Verksamhetsberättelse för Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, verksamhetsåret 2012

Transkript

1 Verksamhetsberättelse för Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland, verksamhetsåret 2012 Nykterhetsfolkets länsarkiv Styrelse och funktionärer Ordförande Barbro Maijgren Vice ordförande Olle Nilsson Sekreterare Bengt Lindqvist Kassör Olle Nilsson Ledamot Asta Berg Ledamot Allan Berg Ersättare Lars-Göran Johansson Ersättare Inger Axelsson Revisorer Ersättare Ann-Sofi Fritzson och Magnus Falk Ulf Johansson och Robert Lychou Arbetsutskott ordförande, vice ordförande, sekreterare samt arkivföreståndare Personal Tidigare arkivföreståndaren Inger Axelsson har varit timanställd för att handleda och uppordna materialet i Varberg. Sammanträden Styrelsen har haft fem protokollförda sammanträden. Arbetsutskottet har sammanträtt vid två tillfällen. Därutöver har såväl styrelse som arbetsutskott haft informella träffar och telefonkontakt. Barbro Maijgren och Inger Axelsson har som adjungerade deltagit i tre styrelsemöten med Folkrörelsernas arkiv i norra Halland. Medlemskap Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland (NFLA) är medlem i: Folkrörelsernas Arkivförbund (FA) Hallands Arkivförbund (HAF). Olle Nilsson har varit ledamot med Leif Arne Gustavsson, IOGT-NTO Halland, som ersättare NFLA bildar sedan 2009 en depå hos Folkrörelsernas arkiv i norra Halland (FANN). Barbro Maijgren har under året varit adjungerad till FANN:s styrelse, med Inger Axelsson som ersättare. Representation och konferens Inger Axelsson och Barbro Maijgren deltog i FANN:s årsmöte den 11 april. Barbro Maijgren, Inger Axelsson och Bengt Lindqvist deltog i IOGT-NTO Hallands årsmöte i Tvååker den 14 april, i vilket NFLA:s årsmöte ingår. Inger Axelsson och Barbro Maijgren deltog som valda ombud för NFLA i HAF:s årsmöte i Halmstad den 25 april och Inger Axelsson i ett ajournerat årsmöte den 30 maj. 20 januari var Barbro Maijgren och Inger Axelsson åhörare när Åsa Bengtsson vid Lunds Universitet försvarade sin doktorsavhandling Nyktra kvinnor om Vita Bandets verksamhet. Åsa bor i Harplinge och har hämtat material för sin avhandling bland annat i NFLA:s arkiv. Verksamhet Tillsammans med FANN arrangerades Arkivens Dag 10 november. NFLA:s avtal med FANN, vilket slöts den 11 juli 2009, innebär att NFLA bildar en depå hos FANN. Styrelsen för NFLA fortfar att verka under en övergångsperiod om minst tre år, d v s åtminstone fram till Under denna period erhåller FANN ersättning i form av de medel av allmänna bidrag och hyllmeteravgifter som tillfaller NFLA som organisation. Enligt FANN:s önskemål har NFLA:s bidrag använts till att avlöna Inger Axelssons arbete. Tillsammans med arkivassistent Anders Andersson har Inger tagit hand om delar av det ännu ouppackade materialet, som uppordnats, gallrats, förtecknats och förts till respektive arkivbildare. Spridda personhistoriska handlingar har förtecknats som en särskild arkivbildare. Vid årsskiftet var 388 arkiv förtecknade enligt det allmänna arkivschemat och införda i den på Internet sökbara arkivdatabasen Visual Arkiv: Arkivbildare Antal Bibliotek/studiecirkel 23 Byggnadsförening 26 Distriktsorganisation 16 Folkbildningsorganisation 13 Företag 3 Gradtempel/gradloge/kretsloge 22 Grundloge 129 Idrottsförening 3 Kulturförening 7 Kvinnoförening 5 Sjuk-, begravningsoch självhjälpsförening 16 Ungdomsförening 89 Övriga 36 Arkivet har under året haft 50 forskarbesök. 83 volymer har tagits fram. Frågor har även besvarats via telefon och e-post. Det finns nu också en länk till NFLA på Hallands kulturhistoriska museums hemsida: 23

2 Under rubriken SAM- LINGAR återfinns ARKIV. NFLA:s egen hemsida återfinns på IOGT- NTO Hallands hemsida och för att söka efter arkivförteckningarna går man till Arkiv i Halland: hitta.arkivihalland.se. Det förrådsrum på Sperlingsgatan, som arkivet hyrt, har sagts upp och tömts under året. Dubblettböcker, projektor, inredning m.m. har skänkts till bland annat Fasta Förbundets projekt Muraren, Våxtorps Lycka, Föreningen Gamla Halmstad, Hallands släktforskareförening, en museisamlare i Örkelljunga samt Amnesty International. Handlingar har returnerats till Hallarnas skådespelarlag. Inger Axelsson har på uppdrag genomfört en utredning åt Nykterhetsfolkets i Halmstad Byggnadsförening och Fasta Förbundet. Ekonomi För det ekonomiska utfallet, se bilagorna resultaträkning, balansräkning och revisorernas berättelse. Från och med 1 september sköts bokföringen av Hallands kulturhistoriska museums ekonomifunktion, som också sköter FANN:s bokföring. Slutord Styrelsen tackar för visat förtroende under det gångna året och uttrycker sin glädje över det goda samarbetet med FANN:s styrelse och personal. NFLA vill särskilt tacka förra arkivchefen Eva Berntsson-Melin för det arbete hon lagt ner på att införliva NFLA med verksamheten i Varberg, och önskar den nya arkivchefen Anna-Lena Nilsson lycka till i sitt arbete. Halmstad i februari 2013 Barbro Maijgren Olle Nilsson Bengt Lindqvist Barbro Maijgren Olle Nilsson Bengt Lindqvist ordförande vice ordförande, kassör sekreterare Allan Berg Allan Berg ledamot Asta Berg Asta Berg ledamot 24

3 Resultaträkning/Budget Nykterhetsfolkets länsarkiv 25

4 Balansräkning Revisionsberättelse Revisorernas redogörelse lämnas på distriktsårsmötet. Verksamhetsplan 2013/2014 Målsättningen för verksamheten är att: verka för att folkrörelsearkiven ges tillräckligt ekonomiskt stöd för att kunna bevara folkrörelsernas historia och utveckla arkivverksamheten tillsammans med övriga stiftare styra Hallands Arkivförbund ytterligare verksamhet fortsätter som beslutas gemensamt med Folkrörelsernas arkiv i norra Halland 26

5 Arkivstyrelsens förslag ang NFLA:s framtid Nykterhetsfolkets länsarkiv Bakgrund 2010 flyttade Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland från Murargatan/Sperlingsgatan i Halmstad till fästningen i Varberg och bildar nu en depå hos Folkrörelsernas arkiv i Norra Halland. I avtalet mellan Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland (NFLA) och Folkrörelsernas arkiv i Norra Halland (FANN) från juli 2009 åtar sig NFLA bland annat följande: Styrelsen för NFLA fortsätter att verka under en övergångsperiod om minst tre år. Under denna period erhåller FANN de medel av allmänna bidrag och hyllmeteravgifter som tillfaller NFLA som organisation. Vid FANNs styrelsemöte beslutades att uppmana NFLA om följande: Styrelsen för NFLA fortsätter att existera även efter 2013, eftersom arkivet är en av stiftarna av Hallands Arkivförbund och NFLAs handlingar finns samlade särskilt i FANNs depå. Styrelsen för NFLA fortsätter att vara mottagare av de allmänna bidrag och årliga hyllmeteravgifter som tillfaller NFLA som organisation, vilka överförs till FANN som handhar den fysiska hanteringen av arkiven. FANN slår vid styrelsemötet fast att NFLAs bidrag och årliga hyllmeteravgifter är nödvändiga för att FANN ska kunna fullfölja sin del av avtalet, att hålla handlingar och föremål i ett ordnat skick och tillgängligt för forskare på samma villkor som FANNs övriga arkiv. Framtid Med ovanstående förutsättningar anser styrelsen för NFLA att NFLAs styrelse ska fortsätta att existera efter 2013 för att vara mottagare av allmänna bidrag och årliga hyllmeteravgifter tillsammans med övriga stiftare styra Hallands Arkivförbund Verksamhet Eftersom det enligt avtalet är FANNs uppgift att hålla handlingar och föremål i ett ordnat skick, bör NFLAs årliga bidrag i fortsättningen disponeras av FANN, förutom en skälig summa för styrelsens arbete. NFLA upphör därmed att ha arbetsgivaransvar. NFLAs styrelses uppgifter blir att verka för arkivets fortlevnad och utveckling styra Hallands Arkivförbund Det är angeläget att utforma NFLAs organisation så att den kan fullgöra sina uppgifter utan att skapa onödigt merarbete för FANNs arkivchef som ansvarar för NFLAs arkivdepå. Stadgar Sedan 1970 är IOGT-NTO Halland huvudman för NFLA. Att i fortsättningen stå som huvudman för arkivet kan komma att bli förenat med kostnader, även om så inte är fallet idag. Därför föreslår styrelsen för NFLA att IOGT-NTO upphör med sitt huvudmannaskap och att NFLA i likhet med FANN ombildas till en förening med medlemmar. Stadgarna måste i så fall revideras. Det kan göras genom att i stadgarna från : 4 ändra rubriken från Huvudman till Medlemmar och ange vilka som kan vara medlemmar i föreningen, t ex de organisationer och privatpersoner, som har sina handlingar och föremål i NFLAs arkiv. 5 ändra till: Anslutna organisationer och privatpersoner erlägger de avgifter som FANNs årsmöte fastställer. 7 Beslutande organ ändras till att NFLAs årsmöte blir högsta beslutande organ. 10 ändra sista stycket: Vid upplösning skall NFLAs arkiv omhändertas som deposition av FANN och föreningens tillgångar överlämnas till FANN. Medlemmarna i NFLA blir medlemmar i FANN. Distriktsårsmötet ersätts med årsmötet i alla förekommande paragrafer. Organisationer utanför IOGT-NTO Halland, vilka har sina handlingar i arkivet, kallas också till årsmötet. Om IOGT-NTO Halland väljer att avsäga sig huvudmannaskapet, kan en ytterligare förenkling vara att anpassa NFLAs stadgar så att de i alla tillämpliga delar överensstämmer med FANNs. Det kan göra det enklare att t ex samordna NFLAs årsmöte med FANNs. 27

6 Distriktsstyrelsens yttrande med anledning av arkivstyrelsens förslag om Nykterhetsfolkets länsarkivs i Halland framtid Under de senaste åren har en process pågått för att omförteckna det samlade materialet i Nykterhetsfolkets länsarkiv (NFLA) och sedan flytta arkivets samlingar till en depå hos Folkrörelsernas arkiv i norra Halland (FANN) i Varberg. Det arbetet är nu slutfört. För att fortsättningsvis sköta om depån önskar Folkrörelsernas arkiv i norra Halland ekonomisk ersättning motsvarande NFLA:s allmänna bidrag från Hallands Arkivförbund/Region Halland samt de hyllmeteravgifter som arkivets användare erlägger, f n cirka kr resp kr. Det är också FANN:s önskan att NFLA ska finnas kvar som självständig juridisk person och mottagare av de allmänna bidragen. Därav föreslår styrelsen för NFLA att IOGT-NTO Halland ska fråntas ansvaret som huvudman och att NFLA istället ska ombildas till en förening med arkivets användare som medlemmar. Distriktsstyrelsens uppfattning är att arkivstyrelsens förslag till framtida organisation leder till ökade kostnader och större administration samtidigt som styrelsens arbetsuppgifter är minimala. Arkivet är redan säkert förvarat och genom FANN:s försorg finns kompetent personal som på plats sörjer för att arkivet hanteras ansvarsfullt och hålls tillgängligt för forskare m fl med intresse för nykterhetsrörelsens halländska historia. Modellen enl arkivstyrelsens förslag skulle t ex innebära att ett separat årsmöte, till vilket föreningarna förväntas välja och skicka ombud, måste hållas. Detta årsmöte kräver förberedelser och tid måste avsättas för resor och närvaro av såväl styrelse som föreningarnas ombud. Distriktsstyrelsen hyser farhågor för att intresset för ett sådant årsmöte kommer att vara svagt, om ens tillräckligt för att bli beslutsmässigt. Det blir sannolikt också svårt att rekrytera funktionärer till arkivföreningens förtroendeuppdrag, vilket innebär en försvagning av nykterhetsrörelsens arkivverksamhet i Halland. IOGT-NTO Halland är redan idag den största användaren av arkivets tjänster och svarar för cirka 27 % av de avgifter användarna betalar. Junis- och UNF-distrikten bidrar med ytterligare 9 %, vilket tillsammans innebär mer än en tredjedel av arkivets intäkter från de nyttjande föreningarna. Detta kan jämföras med flera mindre föreningar, som vardera bara står för en % av brukaravgifterna. Att jämställa dessa olika storheter ifråga om inflytande och ansvar är inte rimligt. Distriktsstyrelsen känner ett stort ansvar, såväl historiskt som för framtiden, att fortlevnaden för NFLA garanteras. Det menar distriktsstyrelsen sker bäst genom att arkivverksamheten knyts närmare IOGT-NTOdistriktet genom att styrelsefunktionen för NFLA samordnas med IOGT-NTO Halland, så att distriktsstyrelsen även utgör styrelse för NFLA, men att NFLA fortlever som en självständig juridisk enhet. Arkivfrågorna hamnar då på båda styrelseborden samtidigt och de beslut som erfordras för arkivverksamheten kan fattas när distriktsstyrelsen ändå är samlad för sammanträde, vilket skulle innebära att kostnaderna för arkivstyrelsens arbete uteblir. Detsamma gäller vid årsmötet, som liksom nu inordnas i IOGT- NTO:s distriktsårsmöte. Arkivstyrelsens egentliga uppdrag blir att ta emot allmänna bidrag, samla in arkivavgifter och betala FANN för skötseln av NFLA:s arkivdepå, således i stort sett enbart ett administrativt uppdrag som kan skötas inom befintlig administration på IOGT-NTO Hallands länskansli. Möjligen tillkommer ett tydligare uttalat ansvar att verka för att nykterhetsrörelsens historia bevaras, men detta ansvar omnämns redan i IOGT-NTO:s stadgar och utgör därför ingen formell förändring. Distriktsstyrelsen föreslår distriktsårsmötet besluta att avslå arkivstyrelsens förslag ang Nykterhetsfolkets länsarkivs i Halland framtid, att bifalla distriktsstyrelsens förslag till nya stadgar, samt att de nya stadgarna träder i kraft med omedelbar verkan. 28

7 Nuvarande stadgar (antagna ) 1. Arkivets namn Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland. 2. Arkivets hemort Styrelsen har sitt säte i Halmstad. 3. Arkivets ändamål Arkivet har som uppgift att insamla, bearbeta, registrera, vårda och förvara arkivmaterial från inom Hallands län verksamma eller nedlagda nykterhetsorganisationer eller i anslutning till dem bildade ekonomiska föreningar, studieförbund och andra sammanslutningar. 4. Huvudman Huvudman för arkivet är IOGT-NTO Halland. 5. Avgifter Årliga arkivavgifter beslutas av styrelsen. 6. Verksamhetsår Arkivets verksamhetsår är kalenderår. 7. Beslutande organ IOGT-NTO:s distriktsårsmöte är arkivets högsta beslutande organ. Vid distriktsårsmötet skall följande ärenden rörande arkivet behandlas: 1. Arkivstyrelsens verksamhetsberättelse 2. Revisorernas berättelse 3. Beslut om ansvarsfrihet 4. Fastställande av arvoden 5. Anmälan av verksamhetsplan och budget 6. Beslut om antal styrelseledamöter och ersättare 7. Val av ordförande i arkivstyrelsen 8. Val av övriga styrelseledamöter och ersättare 9. Val av revisorer och ersättare Arkivstyrelsen får begära av distriktsstyrelsen att inkalla till extra möte, med angivande av de frågor som skall behandlas. Distriktsstyrelsens förslag till nya stadgar 1. Arkivets namn Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland. 2. Arkivets hemort Styrelsen har sitt säte i Falkenberg. 3. Arkivets ändamål Arkivets uppgift är att samla in, bearbeta, registrera, vårda och förvara arkivmaterial från inom Hallands län verksamma eller nedlagda nykterhetsorganisationer eller i anslutning till dem bildade ekonomiska föreningar, studieförbund och andra sammanslutningar. 4. Huvudman Huvudman för arkivet är IOGT-NTO Halland. 5. Avgifter Årliga arkivavgifter beslutas av styrelsen. 6. Verksamhetsår Arkivets verksamhetsår är kalenderår. 7. Beslutande organ IOGT-NTO:s distriktsårsmöte är arkivets högsta beslutande organ. Vid distriktsårsmötet skall följande ärenden rörande arkivet behandlas: 1. Arkivstyrelsens verksamhetsberättelse 2. Revisorernas berättelse 3. Beslut om ansvarsfrihet 4. Fastställande av arvoden och ersättningar 5. Anmälan av verksamhetsplan och budget Extra möte kan inkallas enl bestämmelserna för extra distriktsårsmöte i IOGT- NTO:s stadgar. Fortsättning på nästa sida 29

8 Nuvarande stadgar (antagna ) 8. Arkivets styrelse Styrelsen ansvarar för arkivets verksamhet. Styrelsen utgöres av lägst 5 ledamöter och lägst 3 ersättare, vilka väljes för 1 år. Ordförande väljs av distriktsårsmötet, medan styrelsen inom sig fördelar övriga poster. Styrelsen utser de personer som äger rätt att teckna arkivets firma. Styrelsen äger rätt att besluta om särskilt arbetsutskott. Arkivföreståndaren har skyldighet att närvara vid styrelsens och arbetsutskottets sammanträden. 9. Revision För granskning av arkivets räkenskaper och förvaltning utser distriktsårsmötet för 1 år 2 revisorer och 2 ersättare. 10. Stadgeändring och upplösning Ändring av arkivets stadgar sker genom samstämmiga vid två på varandra följande distriktsårsmöten, eller genom beslut med minst två tredjedels majoritet på ett distriktsårsmöte. Stadgeändring gäller från den tidpunkt distriktsårsmötet beslutar. Vid upplösning skall arkivets tillgångar överlämnas till IOGT-NTO:s distriktsorganisation. Distriktsstyrelsens förslag till nya stadgar 8. Arkivets styrelse Styrelsen för IOGT-NTO Halland är också styrelse för Nykterhetsfolkets länsarkiv i Halland. Styrelsen ansvarar för arkivets verksamhet. 9. Firmateckning Styrelsen bestämmer hur föreningens firma ska tecknas. Firman ska dock tecknas av minst två personer gemensamt. 10. Revision Revisorerna för IOGT-NTO Halland är revisorer även för Nykterhetsfolkets länsarkiv. 11. Stadgeändring och upplösning Ändring av arkivets stadgar sker genom samstämmiga vid två på varandra följande distriktsårsmöten, eller genom beslut med minst två tredjedels majoritet på ett distriktsårsmöte. Stadgeändring gäller från den tidpunkt distriktsårsmötet beslutar. Vid upplösning skall arkivets tillgångar överlämnas till IOGT-NTO:s distriktsorganisation. 30