Regeringsuppdrag. Rapport Införande av elektroniska beställningar i staten. Slutrapport ESV 2008:20

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport Införande av elektroniska beställningar i staten Slutrapport ESV 2008:20

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. För statligt anställda är ESV:s publikationer kostnadsfria, övriga debiteras. Datum: Dnr: /2007 ESV-nr: 2008:20 Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, Stockholm Fax: ISBN: Tryckeri: Elanders Sverige AB, Stockholm 2008

3 FÖRORD Förord Regeringen beslutade den 13 december 2007 att uppdra till Ekonomistyrningsverket (ESV) att kartlägga, kostnadsberäkna, se över tillämpningen av standarder och ge förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten. ESV lämnade en delrapport till regeringen (Finansdepartementet) den 15 maj Redovisningen ansluter nära till uppdragets struktur för att underlätta uppföljning. Slutrapporten och delrapporten (ESV 2008:14) utgör tillsammans den kompletta redovisningen av uppdraget. ESV överlämnar härmed slutrapporten i uppdraget. I detta ärende har tf generaldirektör Bengt Anderson beslutat. Utredare Anders Nyström har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också avdelningschef Peter Björebo, expert Curt Johansson och funktionsansvarig Peter Norén deltagit. 3

4 4

5 INNEHÅLL Innehåll Förord Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte ESV:s uppdrag Delrapport Övrigt Utgångspunkter Läsanvisningar Kartläggning Inköpsmönster Förutsättningar för små och stora leverantörer att möta offentlig sektors krav Tillämpning och utveckling av gemensamma elektroniska standarder Standarder e-handel Analys av möjliga standarder Slutsatser Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten Inledning Peka ut ansvarig för att leda och samordna införandet Reglera för att effektivisera Fortsatt arbete Referenser Bilaga 1: Förutsättningar för små och stora leverantörer att möta offentlig sektors krav vid övergång till elektronisk handel Bilaga 1B: Enkät Bilaga 1C: Specificering av branschområden Bilaga 1D: Specificering av branschorganisationer Bilaga 2: Standarder för elektronisk handel

6 6

7 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Regeringen har uppdragit åt ESV att kartlägga, kostnadsberäkna, se över tillämpningen av standarder och ge förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten. Redovisningen ansluter nära till uppdragets struktur för att underlätta uppföljning. Slutrapporten och delrapporten (ESV 2008:14) utgör tillsammans den kompletta redovisningen av uppdraget. I slutrapporten redovisas följande delar av uppdraget: Vilka branscher myndigheterna handlar från. Exempel på inköpsmönster från kommuner och landsting. Små och stora leverantörers förutsättningar att möta offentlig sektors krav vid en övergång till elektroniska beställningar. Tillämpning och utveckling av elektroniska standarder för elektronisk handel. Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten. Införandet av elektroniska beställningar innebär ett komplext och flerårigt förändringsarbete i den statliga förvaltningen. För att införandet av elektroniska beställningar i staten ska ge förväntade effektivitetsvinster, för såväl staten som samhället i stort, är det viktigt att införandet sker samordnat och utifrån de behov som myndigheterna har. En viktig faktor för att lyckas är att peka ut en ansvarig för att leda och samordna införandet i staten. I slutrapporten lämnar ESV följande förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten rörande uppgifter att leda och samordna införandet: ESV föreslår att regeringen ger ESV i uppdrag att leda och samordna införandet av elektronisk handel i staten. anvisar 5 miljoner kronor per år som ett utökat anslag till ESV, för rollen att leda och samordna införandet i staten, ge stöd till myndigheterna och informera näringslivet under ger ESV i uppdrag att leda och samordna införandet av standarder för elektronisk handel i staten. Arbetet ska bedrivas i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) inom ramen för Single Face To Industry (SFTI). regeringen anvisar 1,6 miljoner kronor per år under samma period som ett utökat anslag till ESV för arbetet med utvecklingen av gemensamma standarder. 7

8 SAMMANFATTNING Det är viktigt att myndigheterna och deras leverantörer vet vad som krävs av dem vid en övergång till elektronisk handel. Krav om användning av e-handel ska regleras genom krav på myndigheter och inte genom krav på företagen. Detta är en av framgångsfaktorerna vid införandet av nytt beställningsstöd. Införandet av e-faktura i staten gjordes på ett tydligt sätt och det anses av många vara en viktig anledning till att införandet då kunde genomföras lyckosamt enligt fastlagd tidsplan. I slutrapporten lämnar ESV följande förslag till åtgärder rörande reglering för att underlätta att realisera nyttorna vid införande av elektronisk handel i staten: ESV föreslår att standardformat för elektronisk handel fastställs i förordning. regeringen i en ny förordning för elektronisk handel anger att alla myndigheter ska hantera beställningar elektroniskt senast den 31 december Införandet ska ske enligt den införandeplan som regeringen beslutar. regeringen i en ny förordning för elektronisk handel anger att alla myndigheter ska identifiera och analysera inköpsmönster, identifiera och analysera leverantörer av varor och tjänster, arbetssätt och behörighet för att beställa, kvantifiera besparingspotentialen med mera. Resultatet ska sammanställas i en inköpsstrategi. Arbetet ska dokumenteras i en inköpspolicy. ESV ges föreskriftsrätt för ovanstående förordning. Den lönsamhetsbedömning för år som presenterades i delrapporten jämförde tre alternativ: Tabell 1 Nettonytta och återbetalningstid för staten och näringslivet (diskonterade värden, belopp i miljoner kronor) Nollalternativet Enskilt införande Samordnat införande Nettonytta för staten Återbetalningstid, staten Nettonytta för näringslivet Återbetalningstid, näringslivet Ett samordnat införande i staten ger störst förutsättningar för att realisera nyttor även för näringslivet. En satsning på fem miljoner kronor årligen i utökat anslag till ESV under införandeperioden år för att leda och samordna införandet, ge stöd till myndigheter och informera näringslivet kan ge en förbättrad lönsamhet på miljoner kronor för statsförvaltningen som helhet. 8

9 SAMMANFATTNING I tabellen nedan beskrivs ett samordnat införande av elektronisk handel i staten utifrån framgångfaktorer, förutsättningar och åtgärder: Tabell 2 Hur lyckas vi med e-handel? Framgångsfaktorer Förutsättningar Åtgärder Tydligt vad myndigheterna behöver göra Regeringsbeslut om krav på myndigheter Tillägg i en ny förordning om e-handel att alla myndigheter ska: hantera sina beställningar elektroniskt senast den 31 december 2013 En myndighet ska i sitt arbete med inköp etablera en inköpspolicy och en inköpsstrategi En utpekad ansvarig som leder och samordnar myndigheterna Stöd för myndigheter och information till näringslivet Gemensamma standarder Systemstöd och övrig infrastruktur för myndigheter Regeringsbeslut om mandatet Regeringsbeslut om resurser för arbetet ESV förbereder normering Tillgång till systemstöd och nödvändiga tjänster för att införa elektroniska beställningar Regeringsuppdrag till ESV att leda och samordna införandet av elektronisk handel i staten Samverkan med Kammarkollegiet i stöd till mindre och medelstora myndigheter Samverkan med Nutek om information till näringslivet Ökat anslag till ESV Standardformat för inköpsprocessen fastställs i förordning Ökat anslag till ESV för att finansiera statens del för utveckling av gemensamma standarder inom e-handel för offentlig sektor ESV genomför upphandling inom ramen för statlig inköpssamordning och statliga ramavtal blir tillgängliga 9

10 10

11 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Bakgrund och syfte ESV:s uppdrag är en del av regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning 1, som samlats under namnet Nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning. Det övergripande målet för förvaltningen som helhet är: År 2010 ska det vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service. Det ska ske där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas genom att myndigheterna samverkar sektorsvis. Därigenom ska Sverige återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. Regeringen har satt upp målet att den statliga förvaltningen bör ha kapacitet att hantera sina inköpsprocesser elektroniskt år Detta genomförs i tre steg: 1. Elektronisk fakturering, det vill säga hantering av inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Detta har myndigheterna infört per 1 juli 2008, vilket beskrivs mer detaljerat i slutrapporten 2 för det uppdraget. 2. Elektroniska beställningar, det vill säga beställningar från en given leverantör som hanteras elektroniskt. Förslag till åtgärder inför genomförandet presenteras i denna slutrapport och i delrapporten Elektronisk upphandling, detta tredje steg innebär it-stöd för upphandling av ramavtal och nya typer av innovativa upphandlingsformer och inleds under Detta synsätt ska spegla en bred syn på elektronisk handel och beakta behov hos kommuner medborgare och företagare. 2.2 ESV:s uppdrag Regeringen har uppdragit 4 åt ESV att kartlägga, kostnadsberäkna elektroniska beställningar i staten, se över tillämpningen av standarder samt ge förslag till 1 Handlingsplan för eförvaltning nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning (Fi 2008/491OFA/SF) 2 Uppdrag att leda och samordna införandet av elektronisk fakturahantering i staten, ESV 2008:29 3 Införandet av elektroniska beställningar i staten delrapport, ESV 2008:14 4 Regeringsbeslut Fi 2007/9783 (delvis) 11

12 INLEDNING åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten. Uppdraget ska i tillämpliga delar genomföras i samråd med Verva. Det är viktigt att påskynda införandet av effektiva inköpsprocesser, vilket regeringen framhåller i budgetpropositionen Genom att utveckla myndigheternas beställningar med stöd av it vill regeringen uppnå följande effekter: kostnadsbesparingar förenklad hantering förbättrad kvalitet och service av myndigheternas verksamhet Med bättre samordning av it-standarder ökar dels förutsättningarna för att effektivt och rättssäkert kunna utbyta information, dels möjligheterna till samordning och bättre service till medborgare och företag. 2.3 Delrapport I delrapporten (ESV 2008:14) bedömer ESV att elektroniska beställningar bör införas stegvis i den statliga förvaltningen. Vi noterar också att det behövs en balans mellan frivillighet och krav vid ett införande. Lönsamhetsbedömningen, i delrapporten, visar att det finns en stor potential i att införa elektroniska beställningar i staten. Ett samordnat införande skulle kunna ge så mycket som 3,8 miljarder kronor under åren under förutsättning att ledning, samordning och stöd till myndigheterna finansieras fullt ut. I delrapporten föreslår ESV att: regeringen ger samtliga myndigheter i uppdrag att förbereda och genomföra införandet av elektroniska beställningar tillsammans med ESV. regeringen ger ESV i uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i staten. regeringen anvisar 5 miljoner kronor årligen under införandeperioden som ett utökat anslag till ESV, för utvecklingen och förvaltningen av ett stödpaket (vägledningar, handledningar, checklistor med mera). ESV initierar en upphandling av beställningsstöd, konsulttjänster med mera inom ramen för den statliga inköpssamordningen. Kostnaderna för upphandlingen och en aktiv ramavtalsförvaltning finansieras genom administrativ ersättning (avgift). regeringen ger Kammarkollegiet i uppdrag att tillsammans med ESV stötta små och medelstora myndigheter vid införande av elektroniska beställningar. 5 Proposition 2007/08:1 Utgiftsområde 2, avsnitt 5 12

13 INLEDNING I delrapporten redovisas följande: Kartläggning o Förvaltningens interna arbetsprocesser för beställningar o Möjliga problem hos myndigheterna vid övergång till elektroniska beställningar o Inköpsmönster hos statliga myndigheter (delvis) Kostnad och nytta o Beräkning, analys och redovisning av kostnader och nyttor o Förslag till hur effektivitetsvinster ska uppnås Tillämpning och utveckling av gemensamma elektroniska standarder o Utveckling av gemensamma standarder Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten o Övergripande förslag o Erfarenheter från e-fakturainförandet o Utgångspunkter och framgångsfaktorer o Samtliga myndigheters åtagande o ESV:s åtagande o Kammarkollegiets åtagande o Förslag till genomförande Slutrapporten och delrapporten (ESV 2008:14) utgör tillsammans den fullständiga och kompletta redovisningen av uppdraget Sammanfattning av delrapporten Regeringen anger i sin målbild att en del av en mer modern förvaltning är att ha effektiva inköpsprocesser. Detta gynnar såväl medborgare som företag eftersom förutsättningarna förbättras för ett effektivt och rättssäkert utbyte av information kopplade till anbud och för leverans av varor och tjänster till statsförvaltningen. Genom att utveckla myndigheternas beställningar med stöd av it kan myndigheterna nå stora kostnadsbesparingar, förenklad hantering och förbättrad kvalitet och service. Ett samordnat införande i staten ger störst förutsättningar för att realisera dessa nyttor för myndigheterna och näringslivet. För att kunna dra fördel av de nyttor som hänförs till kostnadsbesparingar krävs att inköp hanteras som en strategisk fråga. Det går inte att enbart införa ett it-stöd för beställningar för att förverkliga dessa nyttor. Förenklad hantering uppstår genom tidsbesparingar när beställningsprocessen effektiviseras, det vill säga vinsterna uppstår genom många små tidsbesparingar fördelat på många individer och transaktioner i hela förvaltningen. Det är viktigt att vara medveten om att den 13

14 INLEDNING frigjorda tiden inte alltid leder till faktiska besparingar. Det uppstår även många kvalitativa fördelar vid en övergång till elektroniska beställningar. I den sammanvägda lönsamheten för staten och näringslivet bör även dessa nyttor ha stor betydelse och de bör beaktas med samma vikt som de monetära nyttorna. ESV bedömer att elektroniska beställningar bör införas stegvis i den statliga förvaltningen. Vi noterar också att det behövs en balans mellan frivillighet och krav vid ett införande. En flerårig myndighetsövergripande utvecklingsprocess kräver att det upprätthålls ett tillräckligt förändringstryck för att ge myndigheterna incitament att aktivt delta i utvecklingsarbetet. Detta tryck måste skapas av regeringen och bör ingå som en del i ett generellt produktivitetstryck på myndigheterna. Det finns också ett antal faktorer, t.ex. kultur, resurser, förändringsarbetets betydelse, politiska förhållanden, intressenter, förväntat resultat, leverans, tidsramar, organisation och lösning/teknik, som måste hanteras under ett införande för att uppnå bedömda nyttor och effekter. Det är mycket viktigt att myndigheterna förbereder sig för elektroniska beställningar, genom bland annat processöversyn, strategier för inköp, se över organisation, analysera kompetensbehov, involvering av medarbetarna, inventering av behov av verktyg inklusive it-stöd. Det är först efter att detta genomförts som det är lämpligt att införa ett it-stöd för beställningsprocessen. Vi bör påbörja införandet av elektroniska beställningar i staten snart, för utan att börja kommer vi aldrig i mål. Under förändringsarbetets gång bör alla vara beredda på att ompröva tidigare ställningstaganden. Det är viktigt att engagera de medarbetare som berörs, att rollfördelningen mellan olika aktörer är tydlig och att planera in analys och revideringstillfällen under det löpande förändringsarbetet. Det går inte att införa elektroniska beställningar enligt en mall som ska gälla för alla, utan alla myndigheter måste analysera och prova vad som passar bäst just för dem. 2.4 Övrigt Omfattning Inköpsprocessen omfattar såväl upphandling, med efterföljande avtalshantering, som beställningar från ramavtal. Dessutom ingår leverans- och fakturahantering. ESV svarar för beställningar från ramavtal och andra avtal. De delar som avser upphandling ingår inte i ESV:s uppdrag. 14

15 INLEDNING Avgränsningar I enlighet med den tolkning som ESV gjort av uppdraget 6, som också stämts av med uppdragsgivaren, ingår inte följande punkter: I uppdraget ingår inte att analysera de delar av inköpsprocessen som berör e- fakturering. Däremot sker samverkan med regeringsuppdraget att införa e- faktura i statliga myndigheter. I uppdraget ingår inte att analysera de delar av inköpsprocessen som berör e- upphandling. Det är en prioriterad fråga under 2009 enligt regeringens handlingsplan för e-förvaltning. I uppdraget ingår inte att ta fram ett komplett upphandlingsunderlag av it-stöd för effektivare hantering av statens beställningar. ESV ansvarar inte för att införa lösningar, rutiner och systemstöd för e- beställningar. I uppdraget ingår inte att ta fram underlag för en inköpsstrategi för statsförvaltningen. I uppdraget ingår inte att ta fram ett införandestöd för elektroniska beställningar. Kostnader för att hyra lokaler ingår inte i förstudien, eftersom att det inte omfattas av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Processer som avser myndigheters försäljning kommer inte att beskrivas eller analyseras. 2.5 Utgångspunkter De förutsättningar som beskrivs nedan har fungerat som de viktigaste utgångspunkterna i ESV:s arbete i samband med detta uppdrag: ESV har utgått från Vervas tidigare regeringsuppdrag kring elektronisk handel 7. Vi anser att det har varit viktigt att skapa incitament och förutsättningar för en gemensam utveckling för hela den offentliga sektorn där verksamheternas krav och behov är utgångspunkten 8.. Vi har drivit utvecklingsarbetet utifrån en gemensam målbild och strategi med syftet att effektivisera de interna arbetsprocesserna inom förvaltningen 9. Vi har eftersträvat enhetliga lösningar där nyttan tydligt framgår, det vill säga att det går att identifiera en synlig kostnadsbesparing Uppdrag att kartlägga, inventera och kostnadsberäkna införandet av elektroniska inköpsprocesser (Fi 2007/9783 (delvis)) 7 Ökad användning av offentlig elektronisk handel (N2002/2901/ITFoU, 6357, 11589, 12061, Fi2004/3035, Fi2004/6345 (delvis)) 8 Uppdrag att kartlägga, inventera och kostnadsberäkna införandet av elektroniska inköpsprocesser (Fi 2007/9783 (delvis)) och Budgetpropositionen 2008, utgiftsområde 2, s 37 (Prop. 2007/08:1) 9 Budgetpropositionen 2008, utgiftsområde 2, s 37 (Prop. 2007/08:1) 15

16 INLEDNING Utvecklingsarbetet ska bidra till en förstärkt intern styrning och kontroll i verksamheten 11.. Insatserna ska harmoniera med övriga mål och aktiviteter som förekommer i e- förvaltningsarbetet inom EU Läsanvisningar I kapitel 2, Inledning, ges en inledande beskrivning av uppdraget samt ESV:s tillvägagångssätt och metod. I kapitel 3, Kartläggning, presenteras en kartläggning av vilka branscher myndigheterna handlar från. Vidare presenteras exempel på inköpsmönster från kommuner och landsting. Dessutom presenteras förutsättningar för små och stora leverantörer att möta offentlig sektors krav vid en övergång till elektronisk handel. Kapitel 4, Tillämpning och utveckling av gemensamma elektroniska standarder, innefattar analys av möjliga standarder och rekommendation för användning av standarder för elektronisk handel i staten. Avslutningsvis lämnar ESV ett antal förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen i kapitel 5, Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten. Fördjupningar av vissa kapitel redovisas i bilagor. 10 Handlingsplan för eförvaltning, Nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning, insatsområde 3 och Budgetpropositionen 2008, utgiftsområde 2, s 37 (Prop. 2007/08:1) 11 Myndighetsförordning (SFS 2007:515) 12 Handlingsplan för eförvaltning, Nya grunder för it-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning 16

17 KARTLÄGGNING 3 Kartläggning I kapitlet beskrivs följande: Detaljering av myndigheternas inköpsmönster och exempel på inköpsmönster från kommuner och landsting. Förutsättningar för små och stora leverantörer att möta den offentliga sektorns krav vid övergång till elektroniska beställningar. 3.1 Inköpsmönster Av uppdraget framgår att ESV ska redovisa följande: ESV ska kartlägga myndigheternas inköpsmönster, vilka de handlar med, inom vilka produktområden samt till vilka kvantiteter. Denna del redovisas i huvudsak i delrapporten (ESV 2008:14). Nedan redovisas en detaljering av statliga myndigheters inköpsmönster. ESV ska, i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), på motsvarande sätt ge exempel från den kommunala och landstingskommunala nivån Myndigheternas inköpsmönster ESV har genomfört en analys utifrån storlek och bransch av de cirka svenska företag 13 som myndigheterna handlade med under Det har gjorts i syfte att åskådliggöra inom vilka branscher som de svenska företagen verkar samt vilken storlek dessa har i form av antalet anställda. Uppgifterna har tagits fram genom att komplettera de uppgifter om organisationsnummer som finns om de svenska företagen i transaktionsdatabasen (TDB) 14 med uppgifter från Statistiska Centralbyrån om SNI-kod 15 och antal anställda. 13 I analysen av inköpsmönster i delrapporten (ESV 2008:14) framgår att myndigheterna även handlade med ett antal utländska firmor, kommuner och landsting, vissa offentliga rättssubjekt, enskilda firmor och privatpersoner samt andra statliga myndigheter 14 TDB är ett delsystem i Hermes, som är ett gemensamt informationssystem för Regeringskansliet och myndigheterna. 15 SNI betyder Svensk Näringsgrensindelning och bygger på EU:s standard, NACE Rev. 2. SNI är primärt en aktivitetsindelning. Produktionsenheter, som företag och arbetsställen klassificeras efter den aktivitet som bedrivs. Ett företag eller arbetsställe kan ha flera aktiviteter (SNI-koder). 17

18 KARTLÄGGNING Nedan följer en tabell med information inom vilka branscher som de svenska företagen är näringsgrensindelade enligt Statistiska Centralbyrån. Tabell 3 Näringsgrensindelning för svenska företag som handlar med myndigheterna under 2007 Avd Benämning Antal Procent Omsättning Andel av företag av antal i tkr omsättning A Jordbruk, skogsbruk och fiske 590 1,2 % ,3 % B Utvinning av mineral 50 0,1 % ,0 % C Tillverkning ,5 % ,6 % D Försörjning av el, gas, värme och kyla 190 0,4 % ,6 % E Vattenförsörjning; Avloppsrensning, 180 0,3 % ,3 % avfallshantering och sanering F Byggverksamhet ,7 % ,9 % G Parti- och detaljhandelsförsäljning ,5 % ,3 % H Transport och magasinering ,3 % ,4 % I Hotell- och restaurangverksamhet ,4 % ,9 % J Informations- och ,4 % ,3 % kommunikationsverksamhet K Finans- och försäkringsverksamhet 290 0,6 % ,4 % L Fastighetsverksamhet 895 1,7 % ,3 % M Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap ,9 % ,9 % och teknik N Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och ,0 % ,5 % annan stödverksamhet O Offentlig förvaltning och försvar; Obligatorisk 20 0,0 % ,0 % socialförsäkring P Utbildning ,0 % ,6 % Q Vård och omsorg; Sociala tjänster ,1 % ,1 % R Kultur, nöje och fritid ,3 % ,2 % S Annan serviceverksamhet ,2 % ,2 % T Förvärvsarbete i hushåll; Hushållens 0 0,0 % 0 0,0 % produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk U Verksamhet vid internationella 0 0,0 % 0 0,0 % organisationer, utländska ambassader och dylikt Ö Övriga företag där SNI-kod är okänd eller saknas ,4 % ,2 % Någon analys av storleks utifrån antalet anställda i dessa företag har inte genomförts på grund av att det kräver en mycket stor manuell arbetsinsats. Svenska företag med 0 eller 1 4 anställda kan vara moderbolag i en koncern eller liknande där ingen verksamhet bedrivs, mängden av dessa företag uppgår till ca För att kunna ge en rättvisande bild av hur många småföretag statliga myndigheter handlar med krävs att moderbolag i en koncern eller liknande inte räknas med. 18

19 KARTLÄGGNING Exempel på inköpsmönster från kommuner och landsting Tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting har ESV hämtat uppgifter från några kommuner och landsting för att kunna ge exempel på inköpsmönster även från denna sektor. Urvalet av kommuner har skett genom en förfrågan från Sveriges Kommuner och Landsting och de kommuner och landsting som frivilligt ställt upp redovisas som exempel nedan. De kommuner och landsting som bidragit med uppgifter är: Bromölla kommun Solna stad Tyresö kommun Stockholms läns landsting Landstinget i Värmland Kommunerna och landstingens inköpsmönster för 2007 avseende inköpsvolym, e- handelsvolym, antal leverantörer, antal leverantörer som man e-handlar med, vilka typer av inköp som görs elektroniskt och vilka standarder som används för e-handel och e- fakturering framgår av tabellen nedan. Tabell 4 Inköpsmönster exempel från kommuner och landsting (alla belopp är miljoner SEK, där ej annat anges) Kommuner Landsting Bromölla Solna stad Tyresö Stockholm Värmland kommun kommun Antal invånare, 31 dec Inköpsvolym varav entreprenader varav vård och läkemedel E-handelsvolym Antal leverantörer totalt Antal e handelsleverantörer Elektronisk handel sedan, år E-handelsstandarder som används 19 SFTI scenario 6.1, 9.1 SFTI scenario 6.1, 6.5.1, 9.1, SFTI SFTI scenario I den totala inköpsvolymen ingår inte lokal- och fastighetshyra eller hyra av anläggningstillgångar samt lämnade bidrag 17 I entreprenader ingår inte byggentreprenader, bemanningsföretag serviceavtal och dylikt 18 Karolinska Universitetssjukhuset började med det elektroniska beställningssystemet år SFTI:s scenarion beskrivs mer detaljerat i kapitel 4 och bilaga På vissa håll används även godsetiketter från SFTI

20 KARTLÄGGNING Bromölla kommun Bromölla kommun har drygt invånare som har en årlig inköpsvolym på cirka 197 miljoner kronor. I dagsläget har man elektronisk handel med åtta leverantörer. Omsättningen av e-handel var 5 miljoner kronor år Kommunen handlar i dagsläget elektroniskt inom följande produktområden: El 21 Kontorsmateriel Livsmedel Läromedel 22 Mobiltelefoni 23 De standarder som Bromölla kommun använder vid elektronisk handel och e-fakturering är SFTI scenario 6.1 och 9.1 samt SFTI fulltextfaktura för e-fakturering. Solna stad Solna stad har cirka invånare. Staden har cirka 500 avtal, varav cirka 300 för entreprenadverksamhet och cirka 175 för varor och tjänster. Sedan 2005 används en anskaffningsportal, Raindance, för elektronisk handel. I dagsläget finns sju ramavtalsleverantörer inlagda. Dessa leverantörer levererar kontorsmateriel, skolmateriel, datatillbehör, sjukvårdsmateriel, livsmedel och av-utrustning. Övriga varor och tjänster beställs via telefon, fax och e-post. De standarder som Solna använder vid elektronisk handel och e-fakturering är SFTI scenario 6.1, 9.1, 9.2. Staden tar även emot elektroniska fakturor i Svefaktura-format. I dagsläget handlar Solna stad elektroniskt inom följande produktgrupper: av-utrustning datatillbehör kontorsmateriel livsmedel sjukvårdsmateriel skolmateriel tvätteritjänster 21 Abonnemangsfakturor, SFTI scenario 9 22 E-fakturor, SFTI Fulltextfaktura 23 Abonnemangsfakturor, SFTI scenario 9 20

21 KARTLÄGGNING Tyresö kommun Tyresö kommun har en inköpsvolym på cirka 770 miljoner kronor per år. Kommunen skannar sina fakturor sedan 2003 och hanterar sina fakturor elektroniskt internt i organisationen. Från och med 2008 tar man även emot Svefakturor och planerar att ha sex leverantörer anslutna till slutet av året. En översyn av inköp och upphandlingar i kommunen har genomförts under 2008, vilket bland annat kommer att resultera i en handlingsplan som tas fram under hösten. Stockholms läns landsting Landstingets inköpsvolym under 2007 uppgick till cirka 32 miljarder kronor utifrån en sammanställning från Karolinska Universitetssjukhuset, Södersjukhuset AB, Danderyds sjukhus AB samt Stockholms läns sjukvårdsområde (primärvård, psykiatri och geriatrik). Karolinska Universitetssjukhuset började med det elektroniska beställningssystemet år 1997 och fram till år 2006 har de övriga sjukhusen samt Stockholms läns sjukvårdsområde implementerat samma beställningssystem. Under november 2008 kommer Karolinska Universitetssjukhuset att införa elektronisk faktura- /ordermatchning. I antalet e-handelsleverantörer ingår även beställningar som sker direkt från leverantörernas hemsidor. Landstinget använder SFTI Scenario som e-handelsstandard för att överföra affärstransaktioner. I dagsläget handlar landstinget elektroniskt inom följande produktgrupper: datamateriel förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel - ej vårdrelaterat inkontinensmateriel inoperativa hjälpmedel kirurgimateriel inklusive anestesi kontorsmateriel inklusive blanketter laboratoriemateriel livsmedel till patienter läkemedel näringspreparat samt blod tvätteritjänster vaccin vårdmateriel 21

22 KARTLÄGGNING Landstinget i Värmland Landstinget i Värmlands läns totala inköp under 2006 uppgick till 2, 9 miljarder kronor. Landstinget har 126 ramavtal på vilka cirka 900 miljoner kronor omsattes. Inköp av öppenvårdsläkemedel, regionvård och lokaler/hyra behöver inte upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling. Landstinget har börjat lägga in avtal i Anskaffningsportalen, Raindance. Folktandvården avropar dental förbrukningsmateriel via denna lösning. I följande fall sker avrop via leverantörens så kallade webbshop: förbrukningsmaterial till hälso- och sjukvården kost suturer och staplers tandvårdsmaterial textilier/tvätt Vid inköp av suturer och tandvårdsmaterial används SFTI Scenario 6.2 som e- handelsstandard för att överföra affärstransaktioner Slutsatser De svenska företag, som står för cirka 90 procent 24 av myndigheternas inköp, bedriver verksamhet i så gott som samtliga näringsgrenar som redovisas av SCB. Den enskilt största näringsgrenen sett till antalet företag som myndigheterna handlar med är parti- och detaljhandel. Här åter finns en dryg fjärdedel av de svenska företag som myndigheterna handlar med. Denna grupp av företag är en bred och differentierad grupp sedd till den verksamhet de bedriver. Sett till inköpsvolym i pengar så köps mest från svenska företag som bedriver verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik. En dryg femtedel av inköpsvolymen görs från dessa företag som företrädesvis säljer tjänster. Det går utläsa att staten handlar både med stora och små företag, men en mer finfördelad indelning av storleken på företagen har inte kunnat genomföras. Kommuner och landstings inköp skiljer sig i vissa avseenden från statens, exempelvis genom att denna verksamhet har större inslag av produktion och också köper livsmedel och sjukvårdsmateriel i större omfattning. Även de kommuner och landsting, som här utgör exempel, handlar med ett stort antal leverantörer. Det går inte att dra slutsatser om kommuner och landsting e-handlar i stor eller liten omfattning utifrån de uppgifter som redovisas. Detta beror på att inom ett visst 24 Se Införandet av elektroniska beställningar i staten delrapport (ESV 2008:14), sida 26 22

23 KARTLÄGGNING område, till exempel livsmedel, så kan andelen elektronisk handel vara mycket stor och inom andra områden liten. De kommuner och landsting som infört elektronisk handel använder SFTI som standard för att utbyta affärstransaktioner med sina leverantörer. 3.2 Förutsättningar för små och stora leverantörer att möta offentlig sektors krav Av uppdraget framgår att ESV ska redovisa följande: ESV ska kartlägga små och stora leverantörers förutsättningar att möta den offentliga sektorns krav vid övergång till elektroniska beställningar Enkät till små och stora leverantörer För att genomföra denna del av uppdraget har ESV genomfört en enkätundersökning. Syftet med enkätundersökningen var att få en indikation om vad leverantörer till staten anser om elektronisk handel. Vilka möjligheter och fördelar de ser, vilka kritiska hinder som finns och vad man bör tänka på för att underlätta ett införande. Enkäten skickades ut till 300 respondenter och svarsfrekvensen uppgick till drygt 30 procent. Enkäten är inte statistiskt säkerställd vilket innebär att slutsatser inte kan dras som motsvarar hela populationen som är leverantörer till offentlig sektor. Trender och tendenser kan däremot urskiljas. Urvalet av respondenter representerar statens största leverantörer vilka har erfarenhet, kunskap och intresse av elektronisk handel. 25 Risken finns att de som svarat på enkäten är de företag som är intresserade av frågor kring elektronisk handel och att de som inte är intresserade valt bort att besvara enkäten. Konsekvenserna av detta kan innebära att färre negativa åsikter och problem kring elektronisk handel framkommit och på så vis påverkat resultatet. 25 De leverantörer som skickar flest fakturor till statliga myndigheter. 23

24 KARTLÄGGNING I enkäten ställs frågor ur leverantörernas perspektiv, vilket bland annat tar sig uttryck i valet att använda begreppet elektronisk försäljning. Statliga myndigheter använder sig av begreppet elektroniska beställningar, vilket illustreras i följande figur. Figur 1 Elektronisk handel = Elektronisk försäljning + Elektroniska beställningar ELEKTRONISK HANDEL Affärstransaktioner Elektronisk försäljning Elektroniska beställningar Leverantörens interna rutiner Myndighetens interna rutiner En komplett redovisning av metod och resultat redovisas i bilaga Resultatet från enkäten Antalet anställda i de företag som besvarade enkäten fördelade sig enligt figuren nedan. Spridningen på företagens storlek var god, förutom i kategorin anställda där det var få som svarade. Figur 2 Fördelningen av antalet anställda på tjänste- respektive varuproducerande företag Företag med tillgång till systemstöd för elektronisk handel Sammantaget var det 72 procent av företagen som sa sig ha tillgång till systemstöd för e-handel. Däremot var det enbart 26 procent som nyttjade systemstödet i stor utsträckning. Tillgången till systemstöd och att nyttjandet av systemstöd är två skilda 24

25 KARTLÄGGNING saker. En anledning till att systemstöden inte används i så stor utsträckning kan bero på att det nyligen införts och ännu inte är helt igång. De som angav att de hade tillgång till systemstöd för elektronisk handel har olika sätt att tillhandahålla elektronisk handel på, till exempel webbshop, ordermottagning på hemsida och EDI-lösningar. Den drivkraft som varit avgörande för att övergå till elektronisk handel angavs vara ökade krav från kunder. Andra viktiga drivkrafter var behov av effektivisering och ökade affärsmöjligheter. De främsta fördelarna som lyftes fram var tidsbesparingar och minskad administration men även att elektronisk handel visat sig leda till bättre affärsrelationer, lägre kostnader och ökad tillgänglighet. De nackdelar som sågs med ett införande var framförallt svårigheterna med att integrera företagens systemstöd med kundens och att se lönsamheten med ett införande på kort sikt. Vidare ansågs det också kostsamt att genomföra systemförändringar som ofta är nödvändiga vid en övergång till elektronisk handel. Företag som saknar tillgång till systemstöd för elektronisk handel Främsta anledningen till att ett införande inte skett angavs vara bristen på resurser för att kunna genomföra en fullständig satsning. Företagen upplevde det som komplicerat och kostsamt att förbereda, genomföra och följa upp en e-handelssatsning. Det finns även en osäkerhet om behovet av elektronisk handel i företagens kundrelationer med offentlig sektor som har gjort att flera företag väljer att avvakta med ett införande. Majoriteten av dem som inte har systemstöd för elektronisk handel angav att de har planer på ett införande. Fördelarna som nämndes var främst möjligheter till minskad administration och tidsbesparingar. Därtill lyfte respondenterna även fram fördelar såsom kvalitetsförbättringar, ökad kontakt med kunderna och stärkt konkurrenskraft. För att företagen ska vilja starta upp ett införande av elektronisk handel tog de upp ett antal incitament. Den ökande efterfrågan från kunderna var det som ansågs vara största incitamentet men även att företagen blev övertygade om nyttan med ett införande. Därtill nämndes att det måste finnas tillgång till tillräckliga resurser för att genomföra ett införande fullt ut. 25

26 KARTLÄGGNING Vad kan underlätta för leverantörerna vid införandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen? På frågan vad anser ni skulle underlätta för er och andra leverantörer vid införandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen, anger företagen tre förbättringsområden: information, standard och organisation. Nedan följer en sammanställning av företagens tankar, tips och idéer. Tabell 5 Förbättringsförslag Information En grund, som är viktig i alla sammanhang när en stor förändring ska ske, är tydlig och lättillgänglig information. Att förmedla vad som ska ske, varför och hur det kommer att ske. Leverantörerna har ett önskemål om tydlig och lättillgänglig information i ett tidigt skede vid införandet av elektroniska beställningar. Företag har olika möjligheter och förutsättningar och för mindre företag tar det längre tid att genomföra förändringar. De behöver till exempel längre tid än större företag för att planera och fördela ut stora investeringskostnader. Leverantörerna anger att de gärna ser att en informationsguide, en steg-förstegbeskrivning över införandeprocessen tas fram. Den skulle förslagsvis kunna innehålla både fallbeskrivningar och exempel i syfte att hjälpa företagen med deras införande. Den bör både tryckas och publiceras på webben i ett användarvänligt format. Standard Organisation De flesta leverantörerna påtalade vikten av standard för elektronisk handel, en tillämpad standard som är användbar och lättillgänglig. Den ska vara uppbyggd enligt best practice och den bör gälla både för offentlig och privat sektor. Fördelarna med en sådan standard är att det skapar tydliga gränssnitt mellan köpare och säljare, innebär lägre kostnader både initialt och löpande, ger en snabbare spridning och skapar en större nytta. Detta framkom även i Vervas rapport från 2007; ökad användning av offentlig elektronisk handel 26. Rapporten lyfte fram att leverantörerna såg ett behov av gemensamma regler, standarder, funktioner och krav för att underlätta ett införande. En sista pusselbit som identifierats utifrån respondenternas svar är rätt organisatoriska förutsättningar. Det påtalas att organisationen måste vara mogen för ett införande och att det är förutsättningen för att kunna ta emot information och arbeta i enlighet med tillämpade standarder. Ett villkor för en lyckad implementering är ledningens engagemang och strategiska synsätt. 26 Ökad användning av offentlig elektronisk handel att skapa en IT- infrastruktur för e-handel där såväl företag som individers behov tillgodoses, Verva

27 KARTLÄGGNING Reflektioner, trender och tendenser Med tanke på den relativt låga svarsfrekvensen finns det en risk att de företag som svarat på enkäten är de som är intresserade av frågor kring elektronisk handel och att resultatet kan ge en skev bild av företagens förutsättningar. Det som talar för att enkätsvaren ändå kan sägas ge en god bild av företagens förutsättningar är en jämförelse med liknande studier 27 som visar på liknande svar avseende drivkrafter, nytta och hinder. Enkäten indikerar att medvetenheten hos företagen kring syftet med och nyttan av elektronisk handel är relativt hög. Denna medvetenhet återfinns både hos de tjänsteproducerande som hos de varuproducerande företagen. Det krävs utökade informationsinsatser för att få fler företag att våga ta steget att investera i och implementera lösningar för elektronisk handel. Följande reflektioner kan göras med utgångspunkt från enkätundersökningen: De varuproducerande företagen har moduler som stödjer elektronisk handel i större utsträckning än de tjänsteproducerande företagen. Det visade sig också att de varuproducerande företagen i högre utsträckning än de tjänsteproducerande aktivt använde sig av elektronisk handel. Ökade krav från kunder var den främsta anledningen för övergång till elektronisk handel. Majoriteten av leverantörerna angav att EDI var det mest utbredda sättet att genomföra elektronisk handel på gentemot sina kunder. Överlag var det minskad administration och tidsbesparingar som ansågs vara de största fördelarna med ett införande av elektronisk handel. När respondenterna fick uttrycka sig fritt angavs bland annat bättre affärsrelationer, tidsbesparingar och lägre kostnader som viktiga faktorer för ett införande. Bristen på resurser är den främsta anledningen till att leverantörerna tvekar att påbörja ett e-handelsprojekt. Företagen anger att de behöver konkret stöd och vägledning till exempel vid val av lämpliga systemlösningar. De lyfter fram behovet av en informationsguide, en steg för stegbeskrivning för hur införandeprocessen bör ske. Företagen vill också få information om vinsterna och fördelarna med e-handel samt att de upplever att enhetliga standarder för e-handel är avgörande för ett utökat och framgångsrikt användande. 27 Elektroniska affärer Status och trender 2006, Nätverket för elektroniska affärer 27

28 KARTLÄGGNING Ett exempel på insatser inom e-handelsområdet för att öka kompetensen och bidra med införandestöd är programmet Handlingskraft med it 28. Programmets syfte är att öka affärsmöjligheterna och stärka handlingskraften hos små och medelstora företag. Nedan sammanfattas de reflektioner som gjorts utifrån enkätunderökningen. Leverantörernas upplevda och förväntade nyttor, vad som drivit fram ett införande av elektronisk handel eller vad som krävs för att ett införande ska ske, samt upplevda hinder som har försvårat och försvårar ett införande. Se tabellen nedan: Tabell 6 Nyttor, drivkrafter och hinder från leverantörernas perspektiv Leverantörer som har infört elektronisk handel Leverantörer som inte har infört elektronisk handel Nyttor (upplevda och förväntade) Drivkrafter (att införa e-handel) Hinder (flaskhalsar) Tidsbesparingar Ökade kundkrav Integrationsproblem leverantören vs kundens styrsystem Minskad administration Behov av effektivisering Resurskrävande i form av kostnader för nödvändiga systemförändringar Ökade Ökade affärsmöjligheter konkurrensfördelar Tidsbesparingar Ökade kundkrav Anses komplicerat att införa Minskad administration Övertygas om nyttan Ser inte behovet av e- med e-handel handel Ökad kundkontakt Tillgång till resurser Bristande resurser 28 Verket för Näringslivsutveckling (NUTEK) ansvarar för programmet, mer information finns på 28

29 TILLÄMPNING OCH UTVECKLING AV GEMENSAMMA ELEKTRONISKA STANDARDER 4 Tillämpning och utveckling av gemensamma elektroniska standarder I detta avsnitt beskrivs följande delar som ESV enligt uppdraget ska redovisa: ESV ska, i samråd med Verva, se över tillämpningen av elektroniska standarder. En förutsättning för en effektiv och fungerade elektronisk förvaltning är att hela den offentliga sektorn deltar i arbetet med att utveckla gemensamma standarder och se till att den tekniska utrustningen motsvarar de krav som ställs i upphandlingsförfarandet. Därför är det angeläget att uppdraget i de delar som rör utveckling av standarder görs gemensamt med SKL. 4.1 Standarder e-handel Här behandlas standarder avseende e-handel, det vill säga avseende handelsprocesser och tillhörande affärsmeddelanden som utbyts elektroniskt mellan köpare och säljare då statliga myndigheter gör beställningar elektroniskt. En avgränsning görs gentemot standarder avseende överföring och kommunikation som inte tas upp. Här görs en analys av lämpliga standarder för statliga myndigheters elektroniska beställningar samt rekommendationer ges kring normering inom området Utgångspunkter I valet av lämpliga standarder har en analys gjorts utifrån verksamhetens behov, små och stora företags förutsättningar till e-handel samt de inköpsmönster som finns i den offentliga sektorn. Det är viktigt med tydlighet kring vilka standarder som statliga myndigheter använder. Antalet standarder bör minimeras för större enhetlighet. De standarder som används bör kunna tillämpas i bred mening, snarare än att de är profilerade för enskilda branscher. Många gånger är statliga myndigheters inköpsvolymer begränsade och enklare förfaranden eftersträvas då snarare än mer avancerad e- handel som kan kräva stort initialt arbete. En genomgång görs i bilaga 2 där dessa tre områden analyseras mer i detalj. 4.2 Analys av möjliga standarder Internationella grundstandarder är komplexa att använda i praktiska tillämpningar och förutsätter i de flesta fall att användningen konkretiseras i olika användningssituationer. 29

30 TILLÄMPNING OCH UTVECKLING AV GEMENSAMMA ELEKTRONISKA STANDARDER I analysen av standarder för statliga myndigheter har därför tillämpningsstandarder varit i fokus. Mest relevant i analysen har varit standarder som inte är framtagna för en specifik bransch, utan kan användas bredare. Det är också viktigt att möjliggöra de effektiviseringar som eftersträvas av staten och att hänsyn tas till olika företags förutsättningar. Analysen har omfattat de standarder som idag redan används inom den offentliga sektorn, pågående internationellt utvecklingsarbete kring tillämpningar av grundstandarder samt förekommande standarder i industrin på den svenska marknaden Internationell standardisering Det finns en rad olika former av standarder. Ett sätt att skilja olika standarder åt är skillnaden mellan grundstandarder och tillämpade standarder. De internationella standarder som tas fram av UN/CEFACT, ISO och OASIS 29 kan ses som grundstandarder. En grundstandard är generell till sin natur och mycket omfattande. Att praktiskt tillämpa en sådan standard är svårt eftersom den lämnar så många valmöjligheter öppna. Internationellt har FN-organet UN/CEFACT sedan länge tagit fram standarder i form av EDIFACT. Dessa är grundstandarder som behöver preciseras vid praktisk tillämpning. Exempelvis GS1 och Odette (se nedan) har tagit fram tillämpningar utifrån EDIFACT. ISO tar inte fram specifika standarder för e-handel, men tar exempelvis fram angränsande standarder inom det finansiella området. OASIS är ett annat standardorgan som verkar internationellt för att ta fram standarder inom IT-området. De har särskilt nått framgångar avseende XML-baserade standarder för e-handel. OASIS arbetade tidigare tillsammans med UN/CEFACT för att ta fram ebxml som är ett brett ramverk. Inom OASIS egna arbete är Universal Business Language (UBL) det mest framträdande initiativet. UBL innehåller i version 2.0 sedan 2006 nära 30 affärsmeddelanden för handels- och transportprocesser. UBL är emellertid en grundstandard precis som EDIFACT och behöver preciseras för praktisk tillämpning. Inom UN/CEFACT pågår också arbete med att ta fram XML-baserade standarder baserade på så kallade core components. Detta arbete består i att beskriva affärskrav och informationsmodeller för affärsdokument samt hur dessa kan representeras i EDIFACT eller i XML. Detta arbete är emellertid inte färdigt än och först om något år väntas lösningar färdiga för användning utifrån dessa grundstandarder. 29 UN/CEFACT: ISO: OASIS: 30

31 TILLÄMPNING OCH UTVECKLING AV GEMENSAMMA ELEKTRONISKA STANDARDER Ett konvergeringsarbete pågår mellan initiativen inom UN/CEFACT och OASIS. Målet är att så långt som möjligt harmonisera de båda initiativen. Offentlig sektor i Europa har varit pådrivande i att få detta arbete till stånd. Sverige deltar i arbetet genom SFTI Tillämpade standarder Här tas utgångspunkt i tillämpade standarder. För praktisk användning är det just tillämpade standarder som bör vara utgångspunkten, inte grundstandarderna, vilket också lyfts fram av NEA 30. I näringslivet och i synnerhet inom tillverkningsindustrin, har e-handel haft stor utbredning. De lösningar som då använts har baserats på EDIFACT, men i de flesta fall har olika branschorgan tagit fram sina specifika tillämpningar, exempelvis: Fordonsindustri Odette Bygg och anläggning Beast Telekom Edifice Transport Transportindustriförbundet Pappersindustri Papinet Ovanstående lösningar är emellertid framtagna företrädesvis för beställningar av direkt material och för de beställningar som förekommer i staten är de mindre lämpade. För ökat informationsutbyte över bransch- och sektorsgränserna behöver skillnaderna mellan branschstandarderna överbryggas. Ett sådant initiativ är Swedish Multi Sector Invoice (SMSI) som sedan 2006 etablerats av Odette, Beast och Transportindustriförbundet. SMSI är avgränsad till att enbart omfatta faktura och är därför inte relevant i detta sammanhang. Banksektorn har sedan några år tagit fram egna standarder i XML-format för fakturor (den finska Finvoice samt svenska varianter av den). Harmonisering görs med arbete inom UN/CEFACT, men eftersom arbetet fokuserar främst på fakturaprocesserna och inte på en mer komplett inköpsprocess är det inte relevant. Banksektorn är också aktiv inom ISO. En stark aktör vad gäller standarder för e-handel är GS1 (tidigare EAN). Traditionellt har GS1 verkat inom detaljhandeln, men standarderna har också en bredare spridning i andra sektorer. GS1 har baserat sina standarder på EDIFACT och har arbetat med 30 Se exempelvis resonemang i NEA:s rapport E-affärer: status och trender