Rektors delegationsordning för Umeå universitet

Transkript

1 Rektors delegationsordning för Umeå universitet Fastställd av rektor Dnr: FS Denna delegationsordning ersätter tidigare delegationsordning fastställd av rektor Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Rektor tills vidare Organisation Planeringsenheten 1

2 Innehållsförteckning 1. Allmänna principer Ekonomi och avtal Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Rektors delegation till överbibliotekarien Utbildning Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till överbibliotekarien Organisation och förvaltning m.m Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Personal Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till överbibliotekarien Förkortningar

3 1. Allmänna principer Vid Umeå universitet ska beslutsprocessen på alla nivåer vara genomskinlig och lättillgänglig. Beslutsordningen ska vara väl definierad och tydlig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens. Ansvar och befogenheter ska följas åt. En utgångspunkt för delegationsordningen är att den ska följa universitetets linjeorganisation men också vara förenlig med vår processorganisation. Rektors delegation Denna delegationsordning utgår från rektor. I delegationsordningen förtecknas således ärendeslag och ärenden där rektor ursprungligen är beslutsfattare. Dessa är av starkt varierande karaktär. Förteckningen av ärenden är givetvis inte heltäckande rektor fattar dagligen en rad beslut som inte finns upptagna i detta dokument. Av förteckningen framgår också i vilken ordning rektor delegerar uppgifter och beslutanderätt till nästkommande nivå. Universitetsstyrelsens uppgifter tas inte upp i detta dokument. De av styrelsens uppgifter som regleras av förordning återfinns i 2 kap Högskoleförordningen. Rektor ska därutöver förelägga universitetsstyrelsen sådana ärenden som är av principiell betydelse eller av större vikt. Arbetsfördelningen mellan rektor, prorektor och vicerektorer behandlas inte heller i denna delegationsordning. Beslut som regleras i Högskolelag, Högskoleförordning samt av universitetsstyrelsen beslutad Arbetsordning för Umeå universitet (Dnr: FS ) upprepas inte i denna delegationsordning. Givande av delegation Delegation kan avse en grupp av ärenden eller ett enskilt ärende. Delegation kan ges till ett beslutande organ eller till en enskild funktion/rollinnehavare. Delegering till namngiven person ska inte ske. Det är inte tillåtet att delegera till en organisatorisk enhet såsom institution, centrumbildning eller enhet. Beslutanderätt kan delegeras vidare om inte den rätten uttryckligen undantagits i författning eller om inte rektor beslutat annat. Beslut som inte får vidaredelegeras är särskilt markerade i delegationsordningen. Delegation av beslutanderätt ska alltid ske så att god förvaltningsrättslig standard upprätthålls. Dekan, universitetsdirektör och överbibliotekarie ansvarar för att kvalitetssäkra sina respektive verksamheters vidaredelegationer. Dessa vidaredelegationer ska även skickas till registrator för diarieföring i universitetets centrala diarium. De beslut som fattas med stöd av delegation är alla beslut av myndigheten oberoende av om de fattas av styrelsen, rektor eller någon annan tjänsteman vid universitetet. Utöver regleringen i Högskolelag och högskoleförordning regleras vad ett beslut ska utvisa i 21 Myndighetsförordningen. Vid vidaredelegation från fakultetsnivå bör centrumbildningar, enheter och högskolor jämställas med institutioner samt föreståndare med prefekter. All vidaredelegation ska vara förenlig med det arbets- och beslutsordningar som rektor har fastställt för universitetets processer. Beslut, baserade på rektors delegation eller annat, får därmed inte tas om de strider mot dessa fastställda processer. Vid Umeå universitet sammanfaller delegation av rätt att teckna universitetets firma eller namn (representationskompetensen) med rätten att avgöra ärenden (beslutskompetensen). Universitetets processer Universitetets verksamhet kan delas upp i de tre huvudprocesserna utbildning, forskning och samverkan, samt stödprocess. Stödprocessen består i sin tur av flera delprocesser. Ett antal av dessa delprocesser är definierade, kartlagda och effektiviserade, t ex ekonomiadministration, personaladministration och utbildningsadministration. Som resultat finns för varje delprocess en beskrivning som visar hur arbetet i delprocessen ska bedrivas samt också var i organisationen vissa beslut ska fattas. Beslut om delegationsordningar inom universitetet ska följa dessa beskrivningar. Detta för att uppnå 3

4 enhetlighet, möjlighet till samordning samt därmed också effektivitet. Ansvarsfördelning Den som mottar delegation beslutar under eget ansvar. Den chef/nivå som delegerar har dock alltid ansvar för att ärendet/ärendena blir avgjorda utan oskäliga dröjsmål och på ett enhetligt sätt. Det förutsätts också att den delegerande chefen/nivån håller sig underrättad om viktigare avgöranden och om den praxis som tillämpas inom verksamhetens olika ärendegrupper. 1 Den som delegerat sin beslutanderätt ansvarar således för att följa upp att mottagaren av delegationen har utövat beslutanderätten på ett riktigt sätt. Det är därför viktigt att tänka på återrapportering till den som gett delegationen. Uppföljning och återrapportering av vidaredelegering ska ske minst årligen. Den som gett delegationen svarar för att ta initiativ till uppföljning och uppföljning kan gärna ske i medarbetarsamtal. Samtliga chefer har, förutom vad som anges i detta dokument, skyldighet att i tillämpliga delar utföra de uppgifter som anges i övriga regeldokument som fastställts att gälla för universitetet. Regeldokument som är fastställda av universitetsstyrelsen eller rektor finns under adress ställföreträdare, utövas av universitetsdirektören samt biträdande universitetsdirektören. Rätten att teckna firma utövas av dessa var och en för sig. Om det i ett ärende krävs undertecknande av universitetets legala företrädare kan inte denna rätt härledas med stöd av rektors delegationsordning. Ett sådant krav innebär att undertecknare i ärendet måste utgöras av någon av de legala ställföreträdarna. Efterfrågas däremot behörig firmatecknare härleds sådan rätt med stöd av rektors delegationsordning och de vidaredelegationer som görs med stöd av denna. Återkallande av delegation samt hänskjutning uppåt Delegationer kan återkallas eller omdelegeras av den som givit delegationen. Återkallandet kan vara generellt, för en grupp av ärenden eller gälla ett visst ärende. Den som mottagit en delegation kan också, när det är motiverat, hänskjuta ett ärende uppåt. Internkontroll Universitetsstyrelsen och ledningen har ansvar för den interna kontrollen. En årlig uppföljning av bland annat delegationsordningen sker inom ramen för intern styrning och kontroll. Internrevisionens uppgift är att säkerställa att den interna kontrollen avseende beslut och verkställighet är ändamålsenlig och uppfyller grundläggande krav. Firmatecknare Firmatecknare för universitet är dels universitetets legala företrädare och dels sådana behöriga firmatecknare som med stöd av delegation har befogenhet att företa rättshandlingar som blir bindande för universitetet. Av Högskoleförordningen framgår att rektor företräder universitetet och att en ställföreträdare för rektor ska utses av styrelsen. Dessa två är universitetets legala ställföreträdare. Universitetsstyrelsen har möjlighet att ange vilka personer som, utöver rektor och rektors ställföreträdare, har rätt att teckna universitetets firma. Universitetsstyrelsen beslutade i september 2014 att rätten att teckna universitetets firma får, utöver rektor och dennes 1 Wennergren, B., Offentlig förvaltning i arbete, 2 uppl.,

5 2. Ekonomi och avtal Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa de av universitetsstyrelsen fastställda ekonomistyrreglerna 2.1 Ärenden som rektor avgör Allmänt Teckna universitetets firma (se även universitetsdirektören p ) Underteckna årsredovisning tillsammans med universitetsstyrelsens samtliga ledamöter Besluta om modell för redovisning av gemensamma kostnader Externfinansierad verksamhet Allmänt Teckna kontrakt och avtal i universitetets namn (se även universitetsdirektören p ) Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal om uppdragsverksamhet (extern uppdragsgivare) om 1,2 mnkr eller mer, likaså avge sådana bindande anbud överstigande detta belopp (se även universitetsdirektören p ) EU finansierade uppdrag och bidrag Teckna alla kontrakt, avtal och avsiktsförklaringar (LoI, MoU) avseende EU- finansierad verksamhet, såväl uppdrag som bidrag, oavsett beloppsnivå (se även universitetsdirektören p ) Beslut om ekonomiska transaktioner Upphandling/inköp Fatta tilldelningsbeslut enligt LOU, för upphandling med kontraktsvärde överstigande kr 2.2 Rektors delegation till fakultetsnämnd Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning till institutioner (motsvarande). I förekommande fall ska medelstilldelning ske efter samråd med annan berörd fakultetsnämnd Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för fakulteten gemensamt Fastställa budget för fakultetsgemensamma kostnader samt ramar till institutioner och enheter Fastställa bokslut för fakulteten Besluta om åtgärder vid över- eller underskott för fakulteten 5

6 2.3 Rektors delegation till dekan Allmänt Får ej delegeras Inrätta stipendier inom ramen för gällande bestämmelser Externfinansierad verksamhet Får ej delegeras Bidragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierad verksamhet Teckna avtal inom fakulteten om bidrag från externa finansiärer utan begränsning av beloppets storlek (får ej delegeras vidare längre än till prefekt/föreståndare) Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal inom fakulteten om uppdragsverksamhet understigande 1,2 mnkr, likaså avge bindande anbud understigande detta belopp (får ej delegeras vidare längre än till prefekt/föreståndare) EU-finansierade uppdrag och bidrag Teckna dokument och överenskommelser från den tidpunkt då bindande avtal träffats mellan Umeå universitet och EU-kommissionen samt från den tidpunkt konsortialavtal mellan parterna har ingåtts (jmf p resp. p ) (får ej delegeras längre än till prefekt/föreståndare) Teckna ekonomisk redovisning i förening med universitetsdirektör eller den till vilken universitetsdirektör delegerat denna rätt (får ej delegeras längre än till prefekt/motsvarande) (se även p ) Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom fakulteten gemensamt (får ej delegeras vidare längre än till respektive kanslichef) Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för institutioner/enheter inom fakulteten Besluta om medfinansiering på fakultetsgemensam nivå/motsvarande Besluta om medfinansiering på institutionsgemensam nivå (får ej delegeras längre än till prefekt/föreståndare) Upphandling/inköp Besluta om direktupphandling av varor och tjänster under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls (i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Besluta om att genomföra upphandling med kontraktsvärde understigande kr (i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokalt ramavtal 6

7 2.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning till enheter inom universitetsförvaltningen (motsvarande) samt övrigt universitetsgemensamt Teckna universitetets firma efter beslut av universitetsstyrelsen (se även rektor p ) (denna rätt gäller även bitr. universitetsdirektör efter beslut av universitetsstyrelsen) Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för universitetsförvaltningen gemensamt Fastställa budget för universitetsförvaltningens gemensamma kostnader och ramar för förvaltningsenheter samt övriga universitetsgemensamma anslag exkl. Universitetsbiblioteket Fastställa bokslut för universitetsförvaltningen Fastställa taxor för och övriga avgifter inom universitetsförvaltningen Externfinansierad verksamhet Allmänt Teckna kontrakt och avtal i universitetets namn (se även rektor p ) Bidragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierad verksamhet Teckna avtal för universitetsförvaltningen, samt inom gemensamma funktioner, om bidrag från externa finansiärer utan begränsning av beloppets storlek (får ej delegeras vidare längre än till enhetschef/motsvarande) Teckna förbindelse att förvalta externa bidrag i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter Teckna ekonomisk redovisning där finansiären så kräver Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal om uppdragsverksamhet (extern uppdragsgivare) om 1,2 mnkr eller mer, likaså avge bindande anbud överstigande detta belopp Teckna avtal inom gemensamma funktioner, inklusive universitetsförvaltningen, om uppdragsverksamhet upp till 1,2 mnkr (får ej delegeras vidare längre än till enhetschef/motsvarande) EU-finansierade uppdrag och bidrag Teckna alla kontrakt, avtal och avsiktsförklaringar (LoI, MoU) om EUfinansierad verksamhet, såväl uppdrag som bidrag, oavsett beloppsnivå Undertecknande av dokument från den tidpunkt då bindande avtal träffats med EU-kommissionen samt konsortialavtal mellan parterna i projektkonsortiet ingåtts (jmf p ) (Får ej vidaredelegeras längre än till biträdande universitetsdirektör) Teckna ekonomisk redovisning i förening med dekan/ överbibliotekarie eller den till vilken dekan/överbibliotekarie delegerat denna rätt (får ej delegeras längre än till enhetschef) (se även p , och p ) 7

8 2.4.3 Stiftelseförvaltning Besluta att mottaga gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Besluta att en befintlig stiftelse som förvaltas av Umeå universitet ska motta en tilläggsgåva Beslut om ekonomiska transaktioner Allmänt Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader till övrigt universitetsgemensamt, inklusive universitetsförvaltningen (får ej delegeras längre än till enhetschef) Teckna betalningsbemyndigande för universitetets betalningar till Plusoch Bankgiro Besluta om avskrivningar avseende kundfordringar efter godkännande av prefekt/motsvarande Besluta i ärenden rörande överskridande av belopp för intern/extern representation Besluta om placering av medel på räntekontot (RGK) Utbetalnings-/bokföringsorder Besluta om utbetalning av löner/arvoden enligt särskild lönehantering Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsgemensamma organisatoriska enheter (7000 och 7001) Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsledningen och universitetsförvaltningen. Vid utbetalning till universitetsdirektören ska dock utbetalningsorder tecknas av rektor Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom Umeå universitet Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader inom gemensamma funktioner, inklusive universitetsförvaltningen, (får ej delegeras längre än till enhetschef) Upphandling/inköp Besluta om direktupphandling av varor och tjänster under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls (i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Besluta om att genomföra upphandling med kontraktsvärde understigande kr (i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Fatta tilldelningsbeslut för upphandling med kontraktsvärde understigande kr, samt oavsett kontraktsvärde fatta beslut om att avbryta upphandling (får ej delegeras längre än till upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokal ramavtal Besluta om anställd ska äga rätt att inneha årskort, destinationskort, reskort på flyget eller annat färdmedel mm (gäller för samtliga anställda) 8

9 2.5 Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse Fastställa budget Fastställa bokslut 2.6 Rektors delegation till överbibliotekarien Externfinansierad verksamhet Får ej delegeras Bidragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierad verksamhet Teckna avtal för universitetsbiblioteket om bidrag från externa finansiärer utan begränsning av beloppets storlek (får ej delegeras vidare längre än till administrativ chef) Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal om uppdragsverksamhet (extern uppdragsgivare) understigande 1,2 mnkr för universitetsbiblioteket, samt avge bindande anbud understigande denna summa. EU-finansierade uppdrag och bidrag Undertecknande av dokument från den tidpunkt då bindande avtal träffats med EU-kommissionen samt konsortialavtal mellan parterna i projektkonsortiet ingåtts (jmf p resp. p ) Teckna ekonomisk redovisning i förening med universitetsdirektör eller den till vilken universitetsdirektör delegerat denna rätt (får ej delegeras längre än till administrativ chef) (se även p ) Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader inom universitetsbiblioteket (får ej delegeras längre än till administrativ chef) Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för Universitetsbiblioteket Upphandling/inköp Besluta om direktupphandling av varor och tjänster under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls (I samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Besluta om att genomföra upphandling med kontraktsvärde understigande kr (i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokalt ramavtal 9

10 3. Utbildning Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa de för utbildningsområdet fastställda delprocesserna 3.1 Ärenden som rektor avgör Antagning, behörighet och urval Fastställa lokala regler för grundläggande behörighet till utbildning på grundnivå och avancerad nivå och eventuella särskilda behörighetskrav Besluta om lägre krav än områdesbehörighet för utbildning som leder till yrkesexamen (på förslag av fakultetsnämnd) Besluta om kursspecifika urvalsregler Stipendier för studieavgifter Rektor beslutar om stipendier för finansiering av studieavgifter på utbildning på grund- och avancerad nivå Examina och tillgodoräknande Fastställa lokal examensordning Fastställa examensbeskrivningar Inrättande av utbildning fastställande av utbud Inrätta och lägga ner utbildningsprogram, samt göra sådan revidering av utbildningsprogram som föranleder förändrad examensbeskrivning Inrätta huvudområden för generell kandidat-, magister- och masterexamen samt konstnärlig kandidat-, magister- och masterexamen Läsår och terminsindelning Fastställa läsårets förläggning och terminsindelning samt medge undantag, om mer än fem dagar, från denna Prov, examination och betyg Ge dispens från användandet av tregradig betygsskala inom utbildning på grund- och avancerad nivå Studiedokumentation Fatta beslut om vilka uppgifter ur universitetets studieregister som får lämnas ut på medium för automatiserad behandling Studenthälsovård Fastställa ledningssystem för studenthälsovården Utbytesavtal Teckna centrala utbytesavtal Utbildning på forskarnivå särskilda beslut Besluta om disputation på annat lärosäte än Umeå universitet Besluta om undantag för tvåårsgräns som gäller vid stipendiefinansiering av forskarutbildning Inrätta ämnen på forskarutbildningsnivå Disciplinärenden Avgöra formerna för behandling av anmälan om misstanke om disciplinär förseelse av student Låta utreda ärende vid anmälan om misstanke om disciplinär förseelse av student 10

11 Vid behov, i samråd med den lagfarne ledamoten i disciplinnämnden, interimistiskt avstänga student från universitetet i avvaktan på disciplinnämndens behandling av anmälan om disciplinär förseelse Anhålla om avskiljande av student till Högskolans avskiljandenämnd 3.2. Rektors delegation till fakultetsnämnd Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om särskild behörighet för program som leder till generell examen Utbildning på forskarnivå Besluta om fastställande av allmän studieplan för utbildning på forskarnivå Fastställa särskilda behörighetsvillkor för forskarutbildningsämnen Inrättande av utbildning Inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplan Fastställa och revidera utbildningsplan för utbildningsprogram (förutom ändringar av redaktionell karaktär som får delegeras) Se även p Fastställa programutbud Fastställa kursutbud Platsantal och platsfördelning Fastställa antal platser på program Fastställa antal platser på kurs Besluta om antalet studenter som antas på program Inom högskoleförordningens minimigränser besluta om den exakta fördelningen av platser mellan betygs- och provgruppen vid urval till program som vänder sig till nybörjare Besluta om vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas Prov, examination och betyg Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov 3.3 Rektors delegation till dekan Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om särskild behörighet för kurser efter förslag från institutionen Besluta om studieuppehåll Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning Stipendier Besluta om att skattefritt stipendium får användas för finansiering av levnadsomkostnader för studerande på grund, avancerad, forskarnivå samt vid postdoktoral meritering 11

12 3.3.3 Examina och tillgodoräknande Besluta om tillgodoräknande under studierna på forskarnivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillgodoräknande inom forskarnivå Besluta om tillgodoräknande av andra året från masterexamen till forskarutbildning Utbytesavtal Teckna övergripande utbytesavtal för fakultetsområdet och där ingående institutioner Läsår och terminsindelning Besluta om undantag från fastställd läsårsindelning då utbildningen kräver en annan förläggning av läsåret/terminen, dock högst fem dagar (med beaktande av studiestödsförordningen) Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå Utbildning på forskarnivå Besluta om undantag om utlysning av lediga utbildningsplatser Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med licentiatexamen som slutmål Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med doktorsexamen som slutmål Fastställa tid och plats för disputation Medge undantag från elektronisk publicering av doktorsavhandling då upphovsrättsliga skäl föreligger Besluta om ordförande, betygsnämnd och fakultetsopponent vid licentiatseminarium Besluta om ordförande, fakultetsopponent och betygsnämnd för varje enskild disputation Utseende av huvudhandledare och biträdande handledare (får ej delegeras vidare längre än till prefekt) Besluta om byte av handledare efter doktorands begäran (får ej delegeras längre än till prefekt) Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på central eller fakultetsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på institutionsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret och föräldraledighet 12

13 Besluta om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av vård av sjukt barn Besluta om riktlinjer för fastställande och uppföljning av individuell studieplan Fastställa och följa upp individuell studieplan Upprätta avtal med andra lärosäten och aktörer när extern handledning anlitas Upprätta avtal med annan arbetsgivare kring frågor om rättigheter och finansiering i de fall doktorand inom ramen för extern anställning bedriver utbildning på forskarnivå 3.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om antagning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (inklusive kurs inom program och senare del inom program) Besluta om antagning av inresande avtalsstudenter på grund och avancerad nivå Besluta om meritvärdering av sökande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Inom ramen för gällande antagningsordning vid universitetet utfärda föreskrifter för den lokala antagningen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om anstånd med studiestart inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om undantag från krav avseende grundläggande och särskild behörighet för tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Polisanmäla försök till vilseledande i samband antagningsförfarandet Stipendier Besluta om att skattefritt stipendium får användas för finansiering av levnadsomkostnader för studerande på utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskarnivå Examina och tillgodoräknande Besluta om och utfärda examensbevis inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt fastställa formulär för dessa bevis Besluta om tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om examensbevis inom grund-, avancerad, och forskarnivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå Bedöma och besluta om överlåtelse av examensutfärdande till annat lärosäte 13

14 3.4.4 Utbytesavtal Fatta beslut om fördelning av EU-programmedel till lärarutbyten Högskoleprovet Besluta om former för anordnande av högskoleprovet Funktionshinder Besluta om fördelning av medel för studenter med funktionshinder 3.5 Rektors delegation till överbibliotekarien Utbildning på forskarnivå Får ej delegeras Besluta om elektronisk spikning av doktorsavhandling 14

15 4. Organisation och förvaltning m.m. Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa de för området fastställda delprocesserna 4.1 Ärenden som rektor avgör Organisation Institutioner, arbetsenheter och centrumbildningar Inrätta och avveckla arbetsenheter och centrumbildningar (universitetsstyrelsen inrättar och avvecklar institutioner och högskolor) Fastställa svenska och engelska benämningar på arbetsenheter och centrumbildningar (universitetsstyrelsen fastställer svenska och engelska benämningar på institutioner och högskolor) Ledamöter i kommittéer och nämnder Utse ledamöter i universitetsgemensamma styrelser, råd och kommittéer Nominera eller utse universitetets representanter i externa organ, när det inte anges att sådana representanter ska utses av annat universitetsorgan Regeldokument Fastställa sådana universitetsgemensamma regeldokument som det inte ankommer på universitetsstyrelsen att besluta om Lokaler Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering, med undantag av vad som beslutas av fastighetsägare eller hyresvärd (se även universitetsdirektör p ) Besluta om investeringar över 3 mnkr Besluta om externa hyresavtal överstigande tre år 4.2 Rektors delegation till fakultetsnämnd Lokaler Får ej delegeras Besluta om riktlinjer för dispositionen av lokaler som hyrs av institution eller enhet inom ramen för internhyressystemet, dock med undantag av lokaler och materiel som sjukvårdshuvudman tillhandahåller 4.3 Rektors delegation till dekan Anmälningar/tillstånd vid forskning Får ej delegeras För forskningshuvudmannens (Umeå universitet) räkning underteckna ansökan till den regionala etikprövningsnämnden i Umeå om etikprövning av forskning som avser människor För personuppgiftsansvariges räkning underteckna sådan anmälan för förhandskontroll enligt 41 personuppgiftslagen samt 10 personuppgiftsförordningen till Datainspektionen samt ändring av sådan 15

16 4.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Organisation Får ej delegeras Besluta om universitetsförvaltningens organisation Processansvar Besluta om stödprocessens indelning i delprocesser samt utse processägare till dessa Ge anvisningar till institutioner och enheter om hur arbetet i delprocessen ska organiseras och bedrivas Påtala avvikelser från det beslutade arbetssättet och vid behov rapportera sådana till ansvarig chef Besluta i övriga grupper av ärenden som inte anges i denna delegationsordning som rör universitetsgemensamma funktioners administrativa och ekonomiska frågor Leda och samordna arbetet med universitetets informationssäkerhet Lokaler och parkering Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering (se även rektor p ) Besluta om fördelning av yta understigande 500 kvm Besluta om lokalisering av fakultetskanslierna inom av fakultetsnämnden givna ekonomiska ramar och inom av rektor anvisade riktlinjer Besluta om investeringar upp till 3 mnkr (se även rektor p ) Besluta om externa hyresavtal vilka längst sträcker sig över tre år och där hyreskostnaderna för avtalet sammanlagt för avtalsperioden inte överstiger 1,5 mnkr (se även rektor p ) Omteckna befintliga hyresavtal för en ny avtalsperiod om högst fem år där hyreskostnaden sammanlagt inte ökar med mer än 1,5 mnkr eller högst 5 % Besluta om avtal med institutioner och enheter inom internhyressystemets ram Besluta om investeringar i infrastruktur samt att teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar understigande 1 mnkr Teckna avtal med fastighetsägare och leverantörer där beslut redan fattats av rektor Medge att universitetet förhyr parkeringsplats för universitetsanställd som använder egen bil i tjänsten i stor omfattning Förvaltningsjuridiska frågor Besluta om anlitande av juridisk person i undervisningen Meddela överklagbart beslut i ärende om utlämnande av allmän handling där den som har vården om handlingen vägrat lämna ut handlingen eller lämnat ut den med förbehåll som inskränker sökandens rätt att förfoga över den eller yppa dess innehåll Lotta inkommande ärenden Fastställa universitetets centrala diarieplan 16

17 4.4.5 Studenthälsovård Företräda vårdgivaren Umeå universitet i frågor som rör studenthälsovård IT-frågor Besluta om investeringar i IT-infrastruktur samt teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar överstigande 1 mnkr Besluta om investeringar i IT-infrastruktur samt teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar understigande 1 mnkr Information och kommunikation Besluta i kommunikationsstrategiska frågor Besluta i kommunikationsfrågor av löpande och operativ karaktär 4.5 Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Organisation Får ej delegeras Besluta om organisationen vid universitetsbiblioteket efter förslag från överbibliotekarien 17

18 5. Personal Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa den av universitetsstyrelsen fastställda anställningsordningen för lärare samt de för personalområdet fastställda delprocesserna. Med prefekt i delegationsordningen likställs i förekommande fall föreståndare vid centrumbildning och arbetsenhet. 5.1 Ärenden som rektor avgör Anställning Bestämmelse Kommentar Besluta om anställning av professor, adjungerad professor, gästprofessor, universitetsdirektör och, överbibliotekarie samt ledningsfunktioner för de enheter som ligger direkt under rektor organisatoriskt Besluta om anställning av internrevisionschef Fastställa anställningsprofil för professor, adjungerad professor Besluta att avbryta en rekrytering Avge yttrande vid överklagande av beslut om anställning RF, AF, HF RF, AF, LAS AF FL, HF, AF I samråd med universitetsstyrelsens ordförande Gäller för de anställningar som rektor beslutar om Uppdrag Utse dekan och prodekan samt fastställa uppdragsvillkor Lön och övriga anställningsvillkor Fastställa riktlinjer för löneoch anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för de anställningar som rektor beslutar om exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal för de anställningar som rektor beslutar om exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor. rektorsbeslut RALS, RALS-T Villkoravtal-T Villkorsavtalet, Villkorsavtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, HF, Studieledighetslagen m.m. 18

19 Besluta om skälighetsledighet för de anställningar som rektor beslutar om exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor. Villkorsavtal - T, Tjänstledighetsförordning m.fl Bisysslor Granska och pröva redovisning av bisyssla för arbetstagare som omfattas av chefsavtalet Besluta om att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla ska upphöra med eller ej åta sig bisysslan LOA,, AF, rektorsbeslut Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång LAS, LOA, HF Anställningen övergår i en tillsvidareanställning om besked ej lämnas. Gäller för de anställningar som rektor beslutar om. Se p och Besluta om anställds egen begäran om uppsägning LOA, Gäller för de anställningar som rektor beslutar om Besluta om uppsägning på grund av arbetsbrist LOA, LAS, TA Delegeras ej p.g.a. universitetets övergripande arbetsgivaransvar. Anställda med fullmakt kan ej sägas upp p.g.a. arbetsbrist Pension Besluta att bevilja delpension för professor PA-03 Efter yttrande av prefekt och dekan 19

20 5.2 Rektors delegation till dekan Anställning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Besluta om utlysning av befattningar i enlighet med anställningsordning HF, AO Besluta om att anställa lärare RF, LOA, HF, AO Undantaget de anställningar som rektor beslutar om Besluta om anställning som doktorand Besluta om anställning av kanslichef Besluta om övriga anställningar vid fakultetskansli Besluta om anställning av övrig teknisk och administrativ personal Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) Besluta att avbryta en rekrytering Besluta om återanställning av anställd som avgått med ålderspension Uppdrag Utse vicedekan samt fastställa uppdragsvillkor HF RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut LOA, AF, LAS, förordning 2000:630 AF Rektorsbeslut Adjunkter och forskare anställs efter samråd med personalchef Efter samråd med universitetsdirektören Information och dialog ska ske på arbetsplatsträff (APT) och i lokal samverkansgrupp (LSG) eller fakultetens samverkansgrupp (FSG). Samverkan inför beslut sker i den centrala samverkansgruppen (CSG) Utse prefekt vid institution Vid institution som är organisatoriskt delad mellan flera fakulteter ska utseendet föregås av ett samråd mellan berörda dekaner Utse ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt Utse studierektor vid institution I samråd med prefekt 20

21 Utse föreståndare vid centrumbildning Efter samråd med rektor Utse handläggare för lika villkor vid fakulteten rektorsbeslut Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för professor, adjungerad professor och gästprofessor RALS, RALS-T Villkorsavtal och Villkorsavtal -T Besluta om ny lön vid lönerevision för lärare RALS, RALS-T, AO Besluta om lön för doktorander enligt doktorandavtal Lokalt kollektivavtal Besluta om ny lön vid lönerevision för kanslichef RALS, RALS-T Efter samråd med universitetsdirektören Besluta om ny lön vid lönerevision för övrig teknisk och administrativ personal RALS, RALS-T Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare, doktorander samt teknisk/administrativ personal RALS, RALS-T I enlighet med lokala arbetstidsavtal Besluta om annan stationeringsort för lärare, doktorander och teknisk/administrativ personal Besluta om arvoden (får endast vidaredelegeras till prefekt/motsvarande vid beslut om arvoden upp till 2 månader eller som understiger två basbelopp/år) Besluta om lönetillägg (får endast vidaredelegeras vid beslut om lönetillägg kortare tid än 2 månader) Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal Villkorsavtalet Villkoravtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, m.fl. Undantaget de anställningar som rektor beslutar om Besluta om skälighetsledigheter kortare än 6 månader Villkorsavtalet, Villkoravtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, m.fl Besluta om skälighetsledigheter längre 6 månader Villkorsavtalet, Villkoravtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, m.fl. 21

22 5.2.4 Bisysslor Besluta om åtgärd i samband med granskning av redovisning av bisyssla för lärare, med undantag av arbetstagare som omfattas av chefsavtalet (se även universitetsdirektören p 5.3.4) HF, LOA, Rektorsbeslut Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om risk för övertalighet med anledning av verksamhetsförändring Rektorsbeslut, MBL, LAS, TA Gäller övergripande för fakulteten Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång LAS, LOA, HF Undantaget de anställningar rektor beslutar om Besluta om besked och varsel med anledning av att tidsbegränsad anställning enligt LAS och HF upphör LAS, HF Besluta om anställds egen begäran om uppsägning LOA, Undantaget de anställningar rektor beslutar om Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område rektorsbeslut (FS ), AML Leda fakultetens arbetsmiljöarbete. Genomföra en tydlig delegation till prefekter/motsv. samt följa upp att delegationen fungerar. Årligen sammanställa och analysera institutionernas handlingsplaner samt vidta de åtgärder som behövs ur ett fakultetsperspektiv. Årligen till rektor och CSG/AMK rapportera sammanställningen samt en handlingsplan för fakultetsgemensamma arbetsmiljöåtgärder Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska rektorsbeslut Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvar för yttre 22

23 miljöledningsarbetet och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808 delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande enligt beslut Dnr: UmU a Rektors delegation till dekan vid medicinska fakultetsnämnden 5.2.a.1 Besluta att en anställning som professor eller universitetslektor skall vara förenad med en anställning vid en sjukvårdsenhet som är upplåten för utbildning och forskning inom det medicinska vetenskapsområdet (inkluderande odontologisk utbildning och forskning) 5.3 Rektors delegation till universitetsdirektören Anställning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Besluta om anställningar inom universitetsgemensamma anställningar, inklusive universitetsförvaltningen samt lön som universitetsdirektören har att besluta om Besluta om rekryteringstillstånd Besluta att avbryta en rekrytering Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) RF, LOA, LAS, rektorsbeslut rektorsbeslut AF LOA, AF, LAS, förordning 200:630, främjandelagen m.fl. Gäller samtliga tekniskt- /administrativa befattningar Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Information och dialog ska ske på arbetsplatsträff (APT) och i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Samverkan inför beslut sker i den centrala samverkansgruppen (CSG) Uppdrag Utse handläggare för lika villkor för universitetsförvaltningen Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön i samband med lönerevision för de anställningar universitetsdirektör har att besluta om 23

24 Sluta enskild överenskommelse om oreglerad arbetstid, lokala arbetstidsavtal Efter förslag av prefekt Sluta enskild överenskommelse om uttag utöver 150 timmar övertid per kalenderår för lärare respektive teknisk/administrativ personal Efter förslag av prefekt Besluta om ersättning för friskvård Besluta om ersättning för hälso-/sjukvård Sluta kollektivavtal enligt löneavtalet RALS RALS, RALS-T Beslut att ändra individuell lön mellan lönerevisionerna RALS, RALS-T Gäller ej vid docentutnämning, uttag av doktorsexamen, tillämpning av doktorandstege, pedagogisk meritering Besluta om arvoden (Får endast vidaredelegeras vid beslut om arvoden upp till 2 månader och som understiger två basbelopp per år) Gäller alla befattningar vid universitetsförvaltning och enheter som ej hör till fakultet Besluta om lönetillägg (får endast vidaredelegeras vid beslut om lönetillägg upp till 2 månader) Gäller alla befattningar vid universitetsförvaltning och enheter som ej hör till fakultet Besluta om lön under avstängning m.m Ingå enskild överenskommelse i enlighet med gällande kollektivavtal Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal, tjänstledighetsförordning m.fl. Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Besluta om skälighetsledighet kortare än 6 månader, tjänstledighetsförordning m.fl. Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om Beslut om skälighetsledighet längre än 6 månader, tjänstledighetsförordning m.fl. Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om 24

25 5.3.4 Bisysslor Informera anställda om bestämmelser om bisyssla På begäran från anställda lämna skriftligt besked i fråga om bisyssla är förenlig med LOA Medge att en arbetstagare får inneha konkurrerande bisyssla LOA, HF, LOA, HF, LOA, HF, Bevilja undantag från regler om affärstransaktioner mellan universitetet och anställd, eller dennes företag, som föranleds av den anställdes bisyssla Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om ändrad organisatorisk placering med oförändrat anställningsavtal till annan institution eller arbetsenhet Besluta om ny befattning och nytt anställningsavtal vid annan institution eller arbetsenhet som ersätter tidigare avtal Besluta att avbryta en pågående rekrytering och tillsätta med redan anställd (omställningsbeslut) Besluta om övertalighet med anledning av verksamhetsförändring föreligger Rehabilitering Besluta om föreläggande av förstadagsintyg (läkarintyg) Besluta i rehabiliteringsärenden Besluta om kostnadsersättning utöver och Villkorsavtal LAS, LOA LAS, LOA LAS, LOA, AF Rektorsbeslut MBL, LAS Lag om allmän försäkring, Lag om sjuklön Gäller placering över fakultetsgränserna Gäller placering över fakultetsgränserna Efter samråd med den som fattat beslut om att inleda rekryteringsförfarandet Gäller övergripande för hela universitetet Endast vid särskilda skäl och efter förslag och samråd med dekan/prefekt Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång för universitetsgemensamma provanställningar och provanställningar vid universitetsförvaltningen LAS, LOA, HF 25

26 Besluta om företrädesrätt - till utökad sysselsättningsgrad - till återanställning - fastställande - turordning - anvisning till anställning - att inte anställa någon med företrädesrätt Besluta om anställds egen begäran om uppsägning Ingå enskild överenskommelse i samband med att en anställd på egen begäran avslutar sin anställning Besluta om turordning vid övertalighet Pension Lämna besked om att anställningen upphör vid 67 år Lämna besked om att anställningen upphör i samband med att den anställde beviljats hel sjukersättning (sjukpension) av Försäkringskassan Besluta om ålderspensionering Besluta att bevilja delpension (alla anställda utom professorer) Besluta om pensionsersättning vid övertalighet Besluta om pensionsrätt vid om-/nyplacering Besluta om pensionsrätt vid nyanställning för de som avgått med ålderspension Besluta om återanställning av anställd som avgått med ålderspension Partsarbete, kollektivavtal och förhandlingar LAS, AF LOA, LAS, Avtal om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S), LOA LAS LAS PA-91, PA-03 PA-03 TA rektorsbeslut Sluta lokala kollektivavtal HA, Genomföra tvisteförhandling HA, MBL, LAS Genomföra centrala förhandlingar HA, MBL, LAS Efter samråd med dekan och prefekt Gäller för de anställningar som universitetsdirektören beslutar om I samråd med dekan och prefekt Delegeras ej till dekan, prefekt p.g.a. universitetets övergripande arbetsgivaransvar I samråd med dekan och prefekt Efter förslag från och samråd med anställande chef Se lokal förhandlingsordning 26

27 Genomföra löneförhandlingar, RALS, RALS Övrigt Besluta om kompensation till institution eller arbetsenhet för kostnader p.g.a. anställds uppdrag som facklig förtroendeman FML, Rektorsbeslut Besluta om åtgärder som får belasta kontot för rehabiliterings- och strukturåtgärder (gemensam avsättning) Rektorsbeslut Besluta i administrativa frågor kring internrevisionschef såsom ledigheter, frånvaro och ersättningar m.m. (jmf ) Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område rektorsbeslut (FS ), AML Leda universitetsförvaltning ens arbetsmiljöarbete och genomföra en tydlig delegation till enhetschefer samt att följa upp att delegationen fungerar. Årligen till rektor redovisa sammanställning och analys av icke fakultetsanknutna enheters arbetsmiljöarbete Universitetsdirektörens övergripande uppgift inom området är att följa upp att delegerad chef fullgör sina uppgifter inom respektive område. En sammanställning och analys av icke fakultetsanknut na enheters arbetsmiljöarbe te ska i samband med verksamhetsberättelsen redovisas för rektor Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska miljöledningsarbetet rektorsbeslut Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvaret för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808, delegerats direkt från rektor till prefekt/motsv. enligt beslut Dnr: UmU