Vi, av fullmäktige utsedda revisorer i Bengtsfors kommun, har med hjälp av sakkunnigt biträde från KPMG, granskat kommunens :flyktingmottagande.

Transkript

1 BENGTSFORS KOMMUN Revisorerna Till Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktige v.:~ ~::::.\~tr!'"y~~~<r.::,r ~~:7,, '.. ~: \.f" -.r"<._ '._, -,_,-:; ~-- ~.:.:.:! 1 IQl!;;;l\l,J.,,,,:: l_..,, h.>!<.e ~,,1,,JH.. J,\} I Kornmunstyrelson Diariem: "'11:' ~~ri "I n I 2 um.. U,r J ij i aricpl<1nbüt:Íc:<n: l ~ ,,~~--,~...i, 1 Granskningsrapport - flyktingmottagande Vi, av fullmäktige utsedda revisorer i Bengtsfors kommun, har med hjälp av sakkunnigt biträde från KPMG, granskat kommunens :flyktingmottagande. Granskningen har syftat till att bedöma om styrning, genomförande och uppföljning av arbetet med att ta emot och integrera nyanlända och andra invandrare fungerar på ett ändamålsenligt sätt Vi kan i vår granskning konstatera att arbetet med mottagande i nuläget fungerar väl och att det under året har skett och fortsättningsvis kommer att ske förändringar i organisationen för att förbättra arbetet ytterligare. Stora utmaningar för kommunen ligger bl.a. i att lyckas rekrytera personal med lämplig kompetens samt att tillförsäkra tillgång till lokaler, bostäder och arbetstillfällen. Kommunstyrelsens riktlinje för integration antogs 2015 och vi bedömer att kommunen som helhet arbetar i enlighet med riktlinjen men att den bör följas upp och förankras i samtliga verksamheter. Beslutet om omorganisation med utökat antal tjänster inom mottagandet är ett steg i positiv riktning då en samordnande enhet med övergripande ansvar möjliggör för ett kommunövergripande arbetssätt vad gäller mottagandet. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Årligen följa upp riktlinjen för integrationsarbetet i enlighet med vad riktlinjen föreskriver samt säkerställa att samtliga verksamheter har kännedom om hur arbetet med integration ska bedrivas i kommunen utifrån beslutad riktlinje. Upprätta en bostads- och lokalförsörjningsplan baserad på nutida och framtida behov. Kartlägga var i organisationen det idag finns brister avseende personalförsörjning och vidare arbeta utifrån en tydlig kompetensförsörjningsplan där ansvar för kompetensbehovet tydliggörs. Detta är av vikt för att säkerställa att det finns tillräckliga personalresurser och kvalitet i verksamheterna. Tillse att den nya ekonomifunktionen inom integrationsenheten erhåller ett tydligt uppdrag vad gäller återsökning av statliga medel för att tillförsäkra att kommunen får del av de ersättningar den har rätt till. Särskilt viktigt är att riktlinjer och rutiner finns dokumenterade för att underlätta vid exempelvis frånvaro eller personalskifte. Vi önskar att kommunstyrelsen senast den 28 oktober 2016 inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen. För kommunrevisionen d1 ~~t~~ Ordförande

2 Bengtsfors kommun Flyktingmottagande Granskningsrapport KPMGAB 15juni2016 Antal sidor: 15

3 Bengtsfors kommun Flyktingmottagande Innehåll l. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Granskningsresultat Allmänt om flyktingmottagande Kommunens ansvar i flyktingmottagandet Statens ansvar i asyl- och flyktingmottagandet Bengtsfors kommuns organisation Mål, riktlinjer och uppföljning i Bengtsfors kommun Mottagande i Bengtsfors kommun Återsökning av statliga medel Individ- och familjeomsorg, ensamkommande barn och HVB-hem Skol verksamhet Överförmyndarenheten Iakttagelser Slutsatser och rekommendationer 13 Utkast rapport flyktingmottagande Bengtsfors.docx 2016 KPMG AB. a Swedish limited liability company and a member firm of the

4 1. Sammanfattning Vi har av Bengtsfors kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens arbete med flyktingmottagande. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Vi kan av vår granskning konstatera att arbetet med mottagandet i nuläget fungerar relativt väl och att det under året skett och fortsättningsvis kommer att ske vissa förändringar i organisationen. Några av de stora utmaningarna ligger i att lyckas rekrytera personal med lämplig kompetens samt att tillförsäkra att bostäder, lokaler och sysselsättning finns att tillgå. Enligt genomförda intervjuer har det till viss del efterfrågats politiska direktiv för arbetet även om det på senare tid upplevts finnas ett större gehör och viljeinriktningar inom politiken. Kommunstyrelsen antog 2015 en riktlinje för integrationen och vår bedömning är att kommunen som helhet arbetar i enlighet med beslutad riktlinje men att den behöver följas upp och förankras i samtliga verksamheter. Beslutet om en omorganisation med ett utökat antal tjänster inom mottagandet är ett steg i en positiv riktning då en samordnande enhet med övergripande ansvar ytterligare möjliggör för kommunen att få ett kommunövergripande grepp om mottagandet både vad avser verksamhet och ekonomi. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Årligen följa upp riktlinjen för integrationsarbetet i enlighet med vad riktlinjen föreskriver samt säkerställa att samtliga verksamheter har kännedom om hur arbetet med integration ska bedrivas i kommunen utifrån beslutad riktlinje. Upprätta en bostads- och lokalförsörjningsplan baserad på nutida och framtida behov. Kartlägga var i organisationen det idag finns brister avseende personalförsörjning och vidare arbeta utifrån en tydlig kornpetensförsörjningsplan där ansvar för kompetensbehovet tydliggörs. Detta är av vikt för att säkerställa att det finns tillräckliga personalresurser och kvalitet i verksamheterna. Tillse att den nya ekonomifunktionen inom integrationsenheten erhåller ett tydligt uppdrag vad gäller återsökning av statliga medel för att tillförsäkra att kommunen får del av de ersättningar den har rätt till. Särskilt viktigt är att riktlinjer och rutiner finns dokumenterade för att underlätta vid exempelvis frånvaro eller personalskifte.

5 2. Bakgrund Vi har av Bengtsfors kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens arbete med flyktingmottagande. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år I Bengtsfors har en del av befolkningen utländsk bakgrund och kommunen tar årligen emot flyktingar enligt avtal med Migrationsverket och länsstyrelsen. Flyktingmottagande är många gånger en stor utmaning för kommunen och andra organisationer samtidigt som det har stor betydelse för nyanländas möjlighet till snabbt inträde på arbetsmarknaden och övrigt införlivande i samhället. Det senaste året har antalet nyanlända ökat i stor omfattning och belastningen har varit hög för flera av kommunens verksamheter. För att lyckas med ovanstående ställs särskilda krav på styrelser och nämnder beträffande utformning och innehåll i den kommunala servicen samt i myndighetsutövningen. Inte minst viktig är hur detta beaktas i dialogen och kommunikationen med medborgarna. Ansvaret för introduktion av nyanlända flyktingar och andra invandrare förändrades genom etableringsreformen i dee Härigenom förändrades ansvarsfördelningen mellan myndigheter och kommuner, där Arbetsförmedlingen övertog samordningsansvaret från kommunerna. Kommunerna har dock ett fortsatt ansvar för nyanländas etablering och får ersättning från staten. Vissa ersättningar betalas ut per automatik till kommunen baserat på avtal men många ersättningar kräver att kommunen ansöker specifikt. Bengtsfors kommuns revisorer bedömer att kommunens arbete med flyktingmottagande och Integration är av vikt att granska. 3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrning, genomförande och uppföljning av arbetet med att integrera nyanlända och andra invandrare fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen belyser följande revisionsfrågor: Har kommunen fastställda mål, strategier och riktlinjer för flyktingmottagande? Hur arbetar kommunen med mottagandet av flyktingar av personer med utländsk bakgrund? Bedrivs verksamheten i enlighet med gällande mål och riktlinjer? Hur sker uppföljning/återkoppling till kommunstyrelsen rörande uppfyllande av de specifika målen och strategierna? På vilket sätt utvärderas arbetet av kommunstyrelsen? Hur säkerställer man att kommunen får del av de statliga ersättningar som kommunen har rätt till? Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara ersättningar i kommunen? 2

6 4. Avgränsning Granskningen är av övergripande karaktär då området är omfattande och frågor spänner över flera av kommunens verksamhetsområden. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt hur kommunens organisation anpassat sig till den extraordinära situation som nu råder samt hur kommunen följer upp och säkerställer lagefterlevnaden och vilka områden som om möjligt måste prioriteras. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser främst kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef, biträdande kommunchef, utbildningschef och socialchefen 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument: Bl.a. mål för Bengtsfors kommun 2016, riktlinjer för ett integrerat samhälle, protokoll och avtal. Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker: Kommunstyrelsens ordförande, kommunchef, utbildningschef, chef IFO, chef HVB, chef ensamkommandeteamet, chef etableringsenheten, chef överförrnyndarverksamheten, handläggare IFO och samordnare inom skolan. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lina Sjöström, konsult och Annelie Svensson, konsult under ledning av David Bäcker, certifierad kommunal revisor. 9. Granskningsresultat 9.1 Allmänt om flyktingmottagande Enligt SKL:s ekonomirapport april 2016 ansökte personer om asyl i Sverige under 2015, dvs. dubbelt så många som året dessförinnan. Av dessa var barn under 18 år varav ensamkommande vilket är fem gånger så många som Migrationsverkets prognoser för

7 är fortfarande osäkra där det lägsta beräkningsalternativet enligt senaste prognosen är och det högsta l OO 000 asylsökande under året. I enlighet med etableringsreformen som trädde i kraft 2010 ligger samordningsansvaret för etableringsinsatser till nyanlända flyktingar och andra invandrare hos Arbetsförmedlingen som tillsammans med den nyanlände ska upprätta en etableringsplan där planerade insatser för ca två års tid preciseras. Insatserna ska som minst innefatta SFI (svenska för invandrare), samhällsorientering och arbetsförberedande insatser. Det är Migrationsverket som tillsammans med Länsstyrelsen ansvarar för att se till att det finns kapacitet att ta emot flyktingar i kommunerna. Migrationsverket tecknar, med länsstyrelsen som förhandlande part, avtal med kommunerna om mottagande av flyktingar. Kommunerna har trots etableringsreformen ett fortsatt ansvar för nyanländas etablering och får ersättning från staten för arbetet med detta. Vissa ersättningar betalas ut per automatik till kommunen baserat på avtal men många ersättningar kräver att kommunen ansöker/eftersöker specifikt. Många kommuner väljer att sluta avtal med Migrationsverket avseende mottagande av ensamkommande barn. I och med en lagändring under 2014 kan dock Migrationsverket anvisa barn till alla kommuner oavsett om avtal finns samt anvisa utöver befintliga avtal. Detta då de avtalade platserna inte räcker för att möta behovet Kommunens ansvar i flyktingmottagandet En kommun har att ansvara för: }.> Förskoleverksamhet, skola och andra insatser för barn och unga }.> Boende och omsorg för ensamkommande barn }.> Förordnande av god man/särskilt förordnad vårdnadshavare till ensamkommande barn }.> Mottagande, boende och praktisk hjälp i samband med bosättning för nyanlända som anvisats till kommunen }.> SFI och annan vuxenutbildning > Samhällsorientering }.> Försörjningsstöd vid vissa situationer I det kommunala ansvaret för asylsökande ligger att tillhandahålla förskola och skola för asylsökande barn. Asylsökande barn har likt de barn som är folkbokförda i kommunen rätt att gå i skola, det föreligger dock ingen skolplikt. Kommunen har även genom socialtjänstlagen det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får den hjälp de behöver. För asylsökande som är under 18 år och som kommit till Sverige utan någon av sina föräldrar (ensamkommande barn) gäller särskilda regler. Kommunen ansvarar för att ensamkommande barn får boende och den omsorg som behövs och att barnet tillförordnas en god man alternativt en särskild förordnad vårdnadshavare. 4

8 9.1.2 Statens ansvar i asyl- och flyktingmottagandet Staten har genom Migrationsverket det övergripande ansvaret för mottagandet av asylsökande. De ansvarar för att ordna med boende till de asylsökande som inte väljer att ordna eget boende och betalar ut dagersättning till de asylsökande. Migrationsverket ersätter även kommunens kostnader enligt förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa invandrare. Migrationsverket ansvarar för: ~ Att ta fram nationell prognos för nyanlända. ~ Bosättning av asylsökande. ~ Att besluta om statlig ersättning till kommuner och landsting. Arbetsförmedlingen ansvarar för: ~ Att anvisa kommuner nyanlända som har rätt till en etableringsplan. ~ Att samordna etableringsinsatserna till nyanlända. ~ Att upprätta en etableringsplan tillsammans med den nyanlända. ~ Att besluta om etableringsersättning. ~ Att fastställa länstal som riktmärke för hur många nyanlända som kommunerna i ett län bör ta emot. Länsstyrelserna ansvarar för: ~ Att medverka till att det finns beredskap i kommunerna att ta emot nyanlända ~ Att teckna överenskommelser med kommunerna om mottagande av nyanlända. ~ Att främja regional samverkan mellan kommuner, myndigheter och andra aktörer. Försäkringskassan ansvarar för: ~ Att besluta om etableringstillägg och bostadsersättning: ~ Att betala ut etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning. 9.2 Bengtsfors kommuns organisation Kommunens politiska organisation utgörs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och tre nämnder: valnämnden, myndighetsnämnden och krisledningsnämnden samt beredningar och revision. Under kommunstyrelsen ligger det allmänna utskottet, utbildningsutskottet, tekniska utskottet och det sociala utskottet. 5

9 Kommunfullmäktige Myndighetsnämnd Demokratiberedning övriga tillfälliga beredningar Revision Krisledningsnämnd Allmänna utskottet Källa: bengtsfors.se Kommunen har en förvaltning med fyra verksamhetsområden och därunder flertalet olika enheter så som exempelvis arbetsmarknadsenhet, individ- och familjeomsorg och olika utbildningsformer. 9.3 Mål, riktlinjer och uppföljning i Bengtsfors kommun Mål för Bengtsfors kommun 2016 Kommunfullmäktige har beslutat om åtta mål för verksamhetsåret 2016 vilka kommunstyrelsen har brutit ned och anpassat för kommunens verksamheter med mål och indikatorer. Kommunfullmäktiges mål:? Hållbar utveckling - förutsättningarna för en hållbar utveckling i Bengtsfors kommun ska förbättras.? Livskvalitet - livskvaliteten för medborgarna i Bengtsfors kommun ska förbättras.? Utbildning - förutsättningarna för medborgarna i Bengtsfors kommun att etablera sig på arbetsmarknaden ska förbättras.? Näringsliv - förutsättningarna för framgångsrikt företagande i Bengtsfors kommun ska förbättras.? Trygghet - förutsättningarna för att samtliga medborgare, oavsett ålder, ska känna sig trygga i Bengtsfors kommun ska förbättras. 6

10 ;-> Service - den kommunala service som medborgarna i Bengtsfors kommun erbjuds ska förbättras. ;-> Ekonomi - Bengtsfors kommuns ekonomiska ställning ska förbättras. ;-> Personal - kommunen ska vara ett föredöme som arbetsgivare. I dokumentet för kommunstyrelsens mål 2016 framhålls att kommunen ska vara ett föredöme att tillvarata de positiva krafter som följer av invandringen och det finns ett antal mål inom kommunstyrelsens verksamhet som direkt berör flyktingmottagandet och integrationsarbetet. Ett av kommunstyrelsens delmål är exempelvis att tillsammans med Arbetsförmedlingen se till att fler är i egenförsörjning efter etableringsperioden. Vidare finns målet att arbetet kring flerspråkighet och modersmål inom förskolorna ska förbättras för att få ett så likvärdigt och adekvat mottagande som möjligt och att mottagandet av nyinflyttade och nyanlända ska förbättras genom inrättande av en integrationsenhet. Andra målsättningar som indirekt berör flyktingmottagandet är exempelvis att befolkningsutvecklingen ska förbättras, produktion av nya bostäder, måluppfyllelse i skolan och minskat antal hushåll med försörjningsstöd. Riktlinjer för ett integrerat samhälle Kommunstyrelsen beslutade i maj 2015 om riktlinjer för kommunens integrationsarbete i syfte att bl.a. konkretisera cien politiska viljeriktningen för att skapa ett öppet och välkomnande samhälle med bra förutsättningar för integration. I riktlinjerna återfinns bl.a. förklaringar på viktiga definitioner, centrala lagar och regelverk, ansvarsfördelning mellan kommunen och statliga verk och arbetssätt. I riktlinjen fastställs att en kvalitetsberättelse årligen ska upprättas. Uppföljning Uppföljning av målen sker i kommunstyrelsens ordinarie kanaler så som i delårsrapport och årsredovisning. I intervjuerna framgår även att kommunstyrelsen månatligen får rapportering inom integrationsområdet med aktuell information från chefer inom de olika verksamhetsområdena samt att kommunstyrelsens styrgrupp för integrationsfrågor träffas ca en gång i månaden för att diskutera och uppdatera sig om situationen. Iakttagelser I den fastställda riktlinjen för ett integrerat samhälle står att en årlig uppföljning i form av en kvalitetsberättelse ska tas fram. Detta har enligt intervju och genomläsning av protokoll inte genomförts. Av intervjuer framkommer vidare att det finns en otydlighet i hur riktlinjerna ska användas i praktiken och den upplevs därför inte förankrad i kommunens verksamheter även om personal inom exempelvis etableringsenheten tagit del av dokumentet. Vår bedömning, efter avstämning mellan 2016 KPMG AB, a Swedish limited liabilily company and a member firm of the 7

11 intervjuer och riktlinjerna är dock att kommunen som helhet lever upp till de förutsättningar för etableringen som fastställts i dokumentet. 9.4 Mottagande i Bengtsfors kommun Etableringsenheten Bengtsfors kommun har en etableringsenhet som sedan 2015 är organiserad under utbildningsområdet. Inom enheten arbetar handläggare med att förmedla information och vara stödjande främst för nyanlända i etableringen. Enheten arbetar med målen att leverera ett varmt mottagande och att de nyanlända efter etableringsperioden ska komma i egen försörjning, Nära samverkan sker med arbetsförmedlingen vilket är förankrat i en lokal överenskommelse tillsammans med ovan målsättningar. För att utöka förutsättningar till egenförsörjning efter etableringsinsatsen sker exempelvis samtal under etableringsperioden tillsammans med den nyanlände och Arbetsförmedlingen för att kartlägga nuvarande och framtida behov. Samtalen genomförs 12 och 18 månader efter att personen påbörjat etableringsinsatsen. Inom enheten sammanställs månatligen en översiktlig rapport med information om bl.a. antalet personer i etableringen, antalet nyinflyttade till kommunen och antal som går ut etableringen inom kommande halvår. Rapporten föredras i kommunens styrgrupp och som information till kommunstyrelsen. Den 30 april befann sig 306 personer inom etableringen i kommunen varav 197 var över 20 år. Samhällsorientering Den obligatoriska samhällsorientering som kommunen har skyldighet att erbjuda köper etableringsenheten in via Fyrbodals kommunalförbund från andra kommuner i förbundet. Samhällsorientering äger rum en gång i veckan på plats i Bengtsfors kommun. SPI SFI (svenska för invandrare) erbjuds till alla nyanlända med uppehållstillstånd. Inom Bengtsfors kommuns SFI finns idag ca 230 elever vilket innebär en ökning på ca 250 procent den senaste treårsperioden. Kommunen upprättar tillsammans med eleverna individuella studieplaner och undervisningstiden ligger på 15 timmar/vecka. De nyanlända har rätt till två kurser men erbjuds i mån av plats även fortsättningskurser (A-D). Förskola I kommunen finns sex förskoleenheter med totalt 22 avdelningar. Till sommaren 2017 ska antal avdelningar enligt plan utökas till 24 stycken. Utbildningschefen framhåller i vår intervju att det varit och är en utmaning att kunna erbjuda förskoleplats inom fyra månader i enlighet med lagkrav men att kötiden ändå lyckats upprätthållas. 8

12 Handlingsplaner framtagande. Grund- och gymnasieskola för flerspråkighet är enlighet med kommunstyrelsens målsättning under r Bengtsfors kommun finns fyra grundskolor (tre st åk. 1-5, en st åk. 6-9) och ett gymnasium. Nyanlända och asylsökande barn har inför sin skolstart tillsammans med sin/a vårdnadshavare ett inledande samtal med en samordnare som sedan medlar kontakt med skolan. Kartläggning av eleven inför placering i lämplig årskurs görs i respektive skola med Skolverkets material som stöd. Slutlig placering görs i den skola som är geografiskt mest lämplig för att bl.a. minska kostnader för skolskjuts m.m. Kartläggningstiden om två månader klaras idag av även om det under hösten 2015 fanns vissa undantag. Kommunen har anställt åtta nya spåkstödjare inom skolan. Inom gymnasiet finns inom det individuella programmet en språkintroduktion där nyanlända elever erbjud utbildning. Utbildningen fokuserar på det svenska språket för ait eleven sedan ska kunna gå vidare till annat program inom gymnasieskolan. Några av de stora utmaningarna inför framtiden är enligt utbildningschefen att höja nyanländas elevers meritvärden samt ait rekrytera lärare med lämplig kompetens. Även lokalförsörjning är en framtida utmaning då det enligt beräkningar kommer behövas ca fem nya grundskoleklasser inom tre år samt ytterligare tre klasser inom högstadieskolan. Ensamkommande barn Bengtsfors kommun har tillsammans med Dals Eds, Melleruds och Åmåls kommuner ett gemensamt team för utredningar av ensamkommande barn. Bengtsfors har varit del av teamet genom avtal sedan mitten av mars Uppdraget från politiken upplevs enligt intervju med enhetschefen som tydligt och det arbetas inom verksamheten med att hitta en passande form för teamet samt med ait ta fram riktlinjer för verksamheten som ska förankras i politiken. Enligt nuvarande överenskommelse med Migrationsverket ska kommunen ta emot 42 ensamkommande asylsökande barn. Från och med 1 januari 2016 gäller dock en ny anvisningsmodel! där Bengtsfors kommuns andel uppgår till 1,3 promille av det totala antalet ensamkommande barn. Totalt har kommunen haft ett anvisat barn under 2016 men då det är svårt att prognosticera för kommande inflöde finns enligt enhetschefen en planerad beredskap över sommarens semesterveckor. Kommunen har få ensamkommande barn placerade i familjehem då placering främst sker i HVBhem. I de fall familjehem har varit eller är aktuellt hinns utredningar och matchning av barn och familjehem med. I kommunen finns två HVB-hem (hem för vård eller boende) placerade i Bengtsfors och Bäckefors. Vid tidpunkten för vår granskning finns totalt 44 ensamkommande barn inskrivna i HVB-hemmen där 39 st är placerade i Bengtsfors och fem placerade i Bäckefors. Totalt inom ansvaret för Bengtsfors kommun finns ca 60 ensamkommande barn där några är externplacerade i andra kommuner. 9

13 Överförmyndarenheten Bengtsfors kommun har sedan 1 januari 2015 tillsammans med Åmåls, Årjängs och Säffles kommuner en gemensam överförmyndarnämnd som bedriver sin verksamhet med utgångspunkt från Åmål där även kansliet finns förlagt. I verksamheten finns i nuläget en enhetschef samt fyra handläggare varav en utgörs av en tillfällig administrativ tjänst som enligt plan kommer att vara året ut. I Bengtsfors kommun finns ca 60 ensamkommande barn med behov av god man. Samtliga barn har fått behovet tillgodosett. Av intervju med enhetschef framgår att handläggningstiden under hösten 2015 i vissa fall kunde vara fem till sex veckor lång men att läget har stabiliserats då verksamheten har fler handläggare och då antalet nya ärenden har minskat. Handläggningstiden är idag maximalt en vecka. I Bengtsfors kommun finns 22 gode män där varje person i genomsnitt har 2-3 pågående uppdrag. Rekryteringen av gode män var enligt intervju med enhetschef en utmaning i Bengtsfors kommun trots annonsering och samarbete med socialtjänsten. I enstaka fall rekryteras därför gode män från de övriga kommunerna inom verksamheten vid behov. De gode männen arvoderas idag per arbetad timme men fr.o.m. 1 juli 2016 kommer arvode att betalas ut enligt fastställt schablonbelopp om kr per månad. I kommunen finns ett nätverk för gode män där träffar sker en gång i månaden. Representanter från överförmyndarverksamheten deltar vid vissa tillfällen för att dela information m.m. Av intervjuerna framgår att arbetet med överförrnyndarverksamheten upplevs fungera bra i Bengtsfors kommun då man lyckats rekrytera det antalet gode män som behövs för uppdragen med ensamkommande barn. Enheten ska inom närmsta framtiden utvärdera och följa upp verksamheten för exempelvis planering av fler utbildningar för de gode männen i samtliga av nämndens kommuner. Iakttagelser Det finns enligt intervjuer med både tjänstemän och kommunstyrelsens ordförande en gemensam uppfattning i kommunen om att egenförsörjning och utbildning är av yttersta vikt för integrationen. Rutiner finns för ökad beredskap inför framtiden genom kartläggning av antalet personer som kommer ut ur etableringsinsatsen och när detta sker. Kommunstyrelsens ordförande framhåller i intervju att samarbete inom och utanför kommunen ska vara en ledstjärna i mottagandet och arbetet med integration. Kommunen har exempelvis sedan tidigare ett samarbete med arbetsförmedlingen som syftar till att unga människor ska få en chans på arbetsmarknaden. Ett liknande arbete har införts när det gäller vuxna personer, således även nyanlända, som står långt från arbetsmarknaden (''en väg in för vuxna"). Vid samtal med chefer inom de olika verksamheterna framgår att det finns ett intresse och gehör hos politiken men att stora delar av dagens integrationsarbete är en tjänstemannaprodukt där det till viss del saknas politiska direktiv. Vid sammanträde i juni 2016 beslutade dock kommunstyrelsen om fördelning och användning av de extra statliga medel som kommunen erhållit och kommer att IO

14 erhålla. Beslutet innebär bland annat att kommunen ska utvidga antalet tjänster inom integrationsarbetet med en ny enhetschef, samordnare och ekonom inför inrättandet av en ny integrationsenhet. Även personalförstärkning inom individ- och familjeomsorgen och arbetsmarknadsenheten samt möjlighet för föreningar att ansöka om bidrag för aktiviteter som kan kopplas till integrationsarbetet innefattades av beslutet. I kommunen finns "Mötesplats i Billingsfors" vilken syftar till att erbjuda aktiviteter och service till nyanlända och asylsökande. Projektledaren för mötesplatsens uppdrag avslutas under 2016 och projektets framtida form och fortsatta verksamhet är oklar. Enligt kommunchefen ska utvärdering av verksamheten göras angående exempelvis mötesplatsens geografiska placering m.m. innan vidare beslut om verksamhetens framtid kan fattas. En av de stora utmaningarna inom kommunen är att lyckas rekrytera personal med lämplig kompetens så som lärare och socialsekreterare. Även lokal- och bostadsförsörjning upplevs vara en utmaning då det råder brist på lämpliga bostäder inom kommunen. I dag upplevs både från tjänstemannasidan och politiken ett "andrum" som ger utrymme till att hitta lämpliga lösningar för nutida och framtida utmaningar. 9.5 Återsökning av statliga medel Migrationsverket betalar ut olika typer av ersättningar till kommunen där vissa betalas ut automatiskt medan andra måste sökas aktivt av kommunen. Alla kommuner får varje år en grundersättning motsvarande fem prisbas belopp ( sek 2016) och schablonbelopp under en tvåårsperiod för mottagandet av nyanlända personer med uppehållstillstånd. Schablonbelopp kan även erhållas för exempelvis asylsökande barn i förskola, elever inom grund-, och gymnasieskolan och utredningskostnader för ensamkommande barn. Avseende nyanlända personer kan ersättningar sökas för exempelvis tomhyror i väntan på anvisade personer, vård och boende för kommunplacerade ensamkommande barn samt kostnader för stöd och hjälp i boendet till äldre eller sjuka personer Individ- och familjeomsorg, ensamkommande barn och HVB-hem Inom individ- och familjeomsorgen (IFO) arbetar en handläggare med återsök av statliga medel för asylsökande och ensamkommande barn både vad gäller myndighetsutövningen och HVB-hemmen. Återsök görs normalt en gång i kvartalet och handläggaren återsöker medel för samtliga placeringar, utredningskostnader, transportkostnader och extra ordinära kostnader m.m. Handläggaren är systemansvarig för verksamhetssystemet Pro Capita och kan därför enkelt ta fram de underlag som behövs för att kunna återsöka om medel. I de fall kompletterande uppgifter behövs finns enligt de intervjuade en väl fungerade kommunikation med övriga funktioner i verksamheterna. Handläggaren har en egen utarbetad rutin för återsökningsprocessen och använder sig av en Excelmall för att ordna återsökta summor samt vad som inkommit till kommunen inom sitt 11

15 ansvarsområde. Ingen ytterligare person inom verksamheten finns för uppbackning vid eventuell frånvaro. Återsökta medel och schablonbelopp för ensamkommande barn uppgår hittills under 2016 till ca 11,4 mkr (kvartal 1) varav 8,3 mkr inkommit till kommunen. Fortfarande väntas även ca 2,4 mkr för kostnader 2015 vad avser sökta medel. Handläggaren återsöker också för extra ordinära kostnader vad gäller alla asylsökande och nyanlända och enligt intervju ansöks hellre om "för mycket" med risk för avslag istället för att riskera att stå helt utan ersättning för kommunens kostnader Skolverksamhet Inom skolans verksamheter återsöker en samordnare medel för asylsökande elever från förskola upp till gymnasieskolan. Samordnaren, som också är den som har det första mötet med barnet och medlar kontakt med skolan, får signal främst från Migrationsverket när ett asylsökande barn anlänt till kommunen och för terminsvis listor över vilka elever som medel ska sökas för. Återsöket görs terminsvis och samordnaren stämmer av med kontaktpersoner i respektive skola vad gäller antal elever, huruvida någon fått uppehållstillstånd m.m. för att skapa ett så korrekt underlag som möjligt för ansökan. För höstterminen 2015 återsöktes ca 2,4 mkr för 145 barn och elever i förskolan upp till gymnasiet Överförmyndarenheten Överförmyndarverksamheten sköter själva återsökning av medel för kostnader inom sin verksamhet. Det finns inom enheten en utarbetad Excel-mall där uppgifter om återsökta summor och inkomna medel ordnas Iakttagelser De rutiner som finns för att återsöka medel i kommunen är främst utarbetade av de enskilda tjänstemän som sköter återsök för sina tilldelade ansvarsområden och det finns enligt intervjuerna en ambition att hellre ansöka om "för mycket" än att riskera att stå utan ersättning. Det finns dock en viss sårbarhet i arbetet, kanske främst inom IFO-verksamheten och ensamkommande barn som har en tätare intervall i sin återsökningsrutin, då endast en person har kompetensen att återsöka medel för ett stort ansvarsområde. Migrationsverket ligger långt efter med sin handläggning av återsökta medel varför det inte gått att följa upp senaste prognosers tillförlitlighet. Arbetet med återsök upplevs dock enligt intervjuerna fungera bra. 12

16 Medel inkommer centralt till kommunen och det finns en översiktlig mall för fördelning till de olika verksamheterna. Socialtjänsten erhåller exempelvis samtliga medel för ensamkommande barn och integrationsenheten samtliga medel för personer med permanent uppehållstillstånd (PUT). PUT-medlen fördelas ut till respektive skola och förskola samt till kultur och fritid sverksamhet. I och med anställning av en ny ekonom inom den nya integrationsenheten kommer ansvaret för återsök att flyttas till denna funktion tillsammans med det övergripande samordningsansvaret för ekonomin när det gäller flyktingmottagande. 10. Slutsatser och rekommendationer Vi kan av vår granskning konstatera att arbetet med mottagandet i nuläget fungerar relativt väl och att det under året skett och fortsättningsvis kommer att ske vissa förändringar i organisationen. Några av de stora utmaningarna ligger i att lyckas rekrytera personal med lämplig kompetens samt att tillförsäkra att bostäder, lokaler och sysselsättning finns att tillgå. Enligt genomförda intervjuer har det till viss del efterfrågats politiska direktiv för arbetet även om det på senare tid upplevts finnas ett större gehör och viljeinriktningar inom politiken. Kommunstyrelsen antog 2015 en riktlinje för integrationen och vår bedömning är att kommunen som helhet arbetar i enlighet med beslutad riktlinje men att den behöver följas upp och förankras i samtliga verksamheter. Beslutet om en omorganisation med ett utökat antal tjänster inom mottagandet är ett steg i en positiv riktning då en samordnande enhet med övergripande ansvar ytterligare möjliggör för kommunen att få ett kommunövergripande grepp om mottagandet både vad avser verksamhet och ekonomi. Granskningen avser besvara följande frågor: Har kommunenfastställda mål, strategier och riktlinjer för flyktingmottagande? Kommunstyrelsen har utifrån kommunfullmäktiges mål brutit ned mål inom verksamheterna där vissa direkt och indirekt berör flyktingmottagandet och integrationen. Vidare finns en fastställd riktlinje för integrationsarbetet i kommunen. Hur arbetar kommunen med mottagandet av flyktingar av personer med utländsk bakgrund? Bedrivs verksamheten i enlighet med gällande mål och riktlinjer? Kommunen har för närvarande en etableringsenhet där handläggare arbetar med mottagande av nyanlända i kommunen. Efter beslut i kommunstyrelsen ska delar av de extra statliga medel som kommunen erhållit samt kommer att erhålla användas till en omorganisation genom införande av Cooperative ("KPMG lnternalional"), a Swiss entity. All rights reserved. 13

17 en ny integrationsenhet samt tillsättande av nya tjänster i relation till mottagandets olika delar. Samverkan sker med bl.a. Arbetsförmedlingen i syfte att fler nyanlända ska vara i egenförsörjning efter etableringsinsatsen. Vi bedömer som helhet att kommunstyrelsen arbetar efter de mål och riktlinjer som beslutats. Hur sker uppföljning/återkoppling till kommunstyrelsen rörande uppfyllande av de specifika målen och strategierna? På vilket sätt utvärderas arbetet av kommunstyrelsen? Uppföljning av målen sker i kommunstyrelsens ordinarie kanaler så som delårsrapport och årsredovisning. Kommunstyrelsen får månatligen rapportering om integrationsområdet med aktuell information från cheferna. Kommunstyrelsens styrgrupp för integrationsfrågor träffas ca en gång i månaden för att diskutera och uppdatera sig om situationen. Hur säkerställer man att kommunenfår del av de statliga ersättningar som kommunen har rätt till? Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsôkningsbara ersättningar i kommunen? En handläggare ansöker för medel inom IFO, myndighetsutövning för ensamkommande barn och HVB-hem. Handläggaren har en egen utarbetad rutin för att ordna ansökta och erhållna medel och har själv möjlighet att ta fram merparten av de underlag som behövs för ansökan. Inom skolverksamheten ansöker en samordnare de medel som kan återsökas. Den gemensamma överförmyndarnämnden ansöker om de medel som berör gode män för ensamkommande barn och har en utarbetad mall för att ordna sökta och erhållna medel. Det finns en pågående process med nyrekrytering av en ekonom som i framtiden ska sköta allt återsök och även arbeta fram separata budgetar för olika delar inom flyktingmottagandet. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Årligen följa upp riktlinjen för integrationsarbetet i enlighet med vad riktlinjen föreskriver samt säkerställa att samtliga verksamheter har kännedom om hur arbetet med integration ska bedrivas i kommunen utifrån beslutad riktlinje. Upprätta en bostads- och Iokalförsörjningsplan baserad på nutida och framtida behov. Kartlägga var i organisationen det idag finns brister avseende personalförsörjning och vidare arbeta utifrån en tydlig kornpetensförsörjningsplan där ansvar för kompetensbehovet tydliggörs. Detta är av vikt för att säkerställa att det finns tillräckliga personalresurser och kvalitet i verksamheterna. Tillse att den nya ekonomifunktionen inom integrationsenheten erhåller ett tydligt uppdrag vad gäller återsökning av statliga medel för att tillförsäkra att kommunen får del av de ersättningar den har rätt till. Särskilt viktigt är att riktlit-tier och rutiner finns dokumenterade för att underlätta vid exempelvis frånvaro eller personalskifte. 14

18 Datum som ovan KPMGAB L V ~ ~ /\ \.~ ~»< ~s t ~L/' ma jos rom Konsult, offentlig sektor '-'