Revisionsrapporten "Ansvarsgranskning - Sala kommuns nämn-

Transkript

1 Sidnr 1 (1) REVISIONEN Handläggare Gun-Britt Alnefelt Tfn Skol nämnden Sala kommun Revisionsrapporten" Ansvarsgranskning - Sala kommuns nämnder" Under 20 I O genomfördes en övergripande ansvarsgranskning av samtliga nämnder inom Sala kommun. I samband med ordinarie revision s sammanträdet skedde en överläggning med representanter för respektive nämnd samt förvaltningsledning. I samband med överläggningen överlämnades styrdokument etc rörande nämndens ledning och styrning. Vidare har nämndens protokoll för 2010 granskats. Resultatet av årets övergripande ansvarsgranskning har sammanfattats i bilagda rappoti som behandlades och godkändes vid revisorernas sammanträde Med underlag av resultatet från granskningen bedömer vi att Skolnämnden till stor del vidtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. I rapporten kommenteras några förbättringsområden kring nämndens styrning, uppföyning och kontroll Vi emotser nämndens kommentarer kring de iakttagelser som redovisas i bilagd rapport efter sommaren cx:f21~~- Glenn Andersson Sammankallande Gun-Britt Alnefelt PwC Revisionsrapporten "Ansvarsgranskning - Sala kommuns nämn- Bilagor: der 2010" SALA KOMMUN l'osloc!ress Org.nr Box SALA Besöl\.sadress Stadshuset Stora Torget Telefon Vx Telefax Postgiro

2 * U 201 Gun-Britt Alnefelt

3 1 Inledning Uppdraget Genomförande Resultat av granskningen Skolnämnd Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd Vård- och omsorgsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Tekniska nämnden Bygg- och miljönämnden... 13

4 L ' :1 ;' -' ), pwc En grundläggande tanke i kommunallagen är att revisionen skall granska all verksamhet varje är. Avsikten är att årligen stämma av hur väl respektive nämnd fullgjort sin uppgift: "Om verksamheten skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig." Enligt God revisionssed i kommunal verksamhet skall granskningen göras i dialog med nämnden. Avsikten är, som ovan nämnts, att det som nämnden presenterar i dialogerna skall styrkas av nämndens protokoll och andra dokument. I denna granskning av nämndernas ansvarsutövning ingår en bedömning av [oljande ansvarsutövande aktiviteter utifrån ekonomi, prestationer och kvalitet: Ledning och styrning Löpande uppföljning och rapportering Arbete med utvärdering och förbättring Syftet med granskningen är att få en översiktlig bild av hur nämnden i samverkan med förvaltningen styr och följer upp sin verksamhet l samband med ordinarie revisionsmöte har en överläggning med respektive nämnd, representerat vanligen av ordförande, vice ordförande och 2:e vice ordförande samt fårvaltningschef, skett. Ett dokument med samtliga kontrollfrågor enligt bilaga l har varit utsänt till nämnden/förvaltningen innan överläggningen. Dokument som styrker nämndens svar på kontrollfrågorna har begärts in från respektive förvaltning. I samband med överläggningen har nämndernas representanter besvarat kontrollfrågorna. Aktuella frågor som berör nämndens verksamhet har också diskuterats under dessa överläggningar. I granskningen ingår vidare studier av respektive nämnds verksamhetsplaner/budget, delårsrapporter, årsredovisning, protokoll och andra relevanta handlingar.

5 ul av Nämndernas svar på respektive kontrollfrågan framgår av bilaga 2, Nedan följer en sammanfattande bedömning baserad på de svar som framkommit vid överläggningarna samt genom granskning av de dokument som överlämnats i samband med överläggningarna samt andra handlingar såsom nämndernas protokoll med bilagor under 2010, Bedömningen sker utifrån revisionsfrågan och de kontrollfrågor som formulerats utifrån denna. Nämndernas ansvar enligt kommunallagen är att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt gällande lagstiftning, Nämnderna skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt, Med ett i övrigt tillfredsställande sätt menas bl a att verksamheten bedrivs effektivt. Vi granskar i vad mån nämnden kan anses vara aktiv när det gäller att styra och kontrollera verksamheten. För att lyfta fram de mest väsentliga processerna fokuserar vi på hur nämnderna styr och följer upp ekonomi, utförd verksamhet och kvalitet. Vid mötet den 22 mars 2010 med skolnämnden deltog ordförande Peter Molin, ledamöter Mikael Jonsson och Kajsa Pettersson, förvaltningschef Silvana Enelo Jansson samt Benny Wetterberg och Jens Johansson från skolförvaltningen. Baserat på diskussionen vid mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tillfålle överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 2010 och analys av verksamhetsberättelsen kan följande konstateras: er Den strategiska planen innehåller omfattande beskrivningar av den verksamhet som bedrivs idag inom skolnämndens olika verksamhetsområden. Det är svårt att i den löpande texten utläsa vad som är lagkrav och vad som är nämndens ambition i Sala kommun, I vissa texter finns beskrivet vad förvaltningen tror om de ambitioner som nämnden har med verksamheten t ex när det gäller barntätheten inom de olika grupperna i förskola, I den strategiska planen för kommunen återfinns samma struktur som i verksamhetsplanen för skol nämnden, I nämndens verksamhetsplan finns verksamhetens mål sorterade efter fullmäktiges mål i de olika perspektiven. I nämndens verksamhetsplan finns framtagna indikatorer som inte återfinns i den strategiska planen, liksom att vissa av indikatorerna inte stämmer överens med den ambition som uttrycks i den strategiska planen. För indikatorn om antalet inskrivna barn per avdelning redovisas ett snittal om 17 barn medan strategiska planen uttrycker att nämndens ambition är 14 barn per småbarnsavdelning och 20 barn per syskonavdelningen,

6 I de gemensamma planeringsförutsättningarna framgår tydligt vad som skall ingå in nämndernas underlag till kommunfullmäktiges strategiska plan. En bättre anpassning av nämndens dokument till kraven bör underlätta för budgetberedningen att urskilja utvecklingstendenser etc som påverkar ram tilldelningen. Nämnden bör tydligare än vad som idag sker i den strategiska planen klargöra den politiska ambitionen med förskolan och skolan kopplat till fullmäktiges strategiska plan och fullmäktiges verksamhetsplan. För att uppnå en maximal verksamhetsstyrning borde nämnden utforma indikatorer för samtlig verksamhet enligt fullmäktiges mål. 41 \' sorn Det finns en struktur fcir rapporteringen till nämnden. Kvalitetsredovisningen skall beslutas av nämnden den 1 maj och detta ger automatiskt ett sista datum när nämnden skall behandla kvalitetsredovisningen. Den ekonomiska rapporteringen med månadsrapporter, delårsrapport och årsredovisningen följer kommunstyrelsens anvisningar. Kontaktpolitiker finns utsedda och återrapportering sker till nämnden. En informationspunkt finns vid vaije sammanträde och de ärenden som tas upp under denna punkt redovisas i protokoller. Delegationsbeslut redovisas vid varje sammanträde men vilka beslut som fattats på delegation framgår inte utan hänvisning görs till en "delegationspärm" som finns tillgänglig En genomgång av kallelse, utsända handlingar och protokollen till nämndssammanträden visar att för flera ärenden har förvaltningen lämnat ut handlingarna direkt på mötet. Dessa handlingar har sedan inte sänts ut ti11ledamöterna i samband med protokollen och läggs inte heller ut på kommunens hemsida. Delårsrapporten för 2010 var inte komplett när den sändes ut till nämndsledamöterna och det framgår inte heller om man senare fått den kompletta versionen. Det finns ingen redovisning av status för den interna kontrollen till nämnden under sammanträdena 2010 varken i kallelse, protokoll eller bifogade handlingar. Nämnden får löpande en tillräcklig rapportering av den utvärdering som görs men det finns vissa brister. Handlingar som delas ut under mötet skall sändas ut med protokollet så att alla ledamöter, även de som inte är med på mötet, får ta del av den kompletta handlingen samt att dessa handlingar skall läggas in på hemsidan och i de pärmar där protokoll och handlingar förvaras. En tydligare redovisning av statusen på den interna kontrollen skal1 lämnas till nämnden. Det är enligt kommunallagen nämnden som är ansvarig för den interna kontrollen och då bör det gå att spåra att nämnden får tillräcklig information om detta.

7 och Nämnden ger uppdrag till förvaltningen vid behandling av ärenden i nämnden. Man specificerar inte vem inom förvaltningen och ger heller inte någon tidpunkt för återrapportering eller när uppdraget skall vara utfört. Va!je år lämnas en rapport över samtliga nämndsbeslut föregående och i samband med detta ges också en analys/åtgärd till va!je beslut. Nämnden bör tydligare kräva återrapportering under löpande år över de uppdrag man lämnat. Vi bedömer att nämnden till stor del vidtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Nämnden bör ta en mer strategisk roll i styrningen av verksamheten och låta förvaltningen svara för hur strategin skall uppnås. Nämnden bör också vara aktivare i uppföljningen av den interna kontrollen inom nämndens verksamheter. Vid mötet den 21 september med utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden deltog ordförande Arne Persson,v ordförande Sven-Erik Karlsson, förvaltnings chef JuneAnn Vincent, enhetschefmonika VideIund och rektor Börje Andersson. Baserat på diskussionen vid mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tillfalle överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 20 I O och analys av verksamhetsberättelsen kan följande konstateras: Under 2011 har en omorganisation av förvaltningen skett. En ny förvaltningschef har tillsatts. Detta innebär att en del av kommentarer kring brister avser tidigare organisation då t ex strategisk plan och verksamhetsplan 2010 togs fram under 2009 och att förbättringar har skett under Jämfört med tidigare år har under 2010 en markant förbättring skett i de underlag som nämnden har fått inför varje nämndssammanträde. Under 2009 förekom ofta ofullständigt arbetsmaterial som underlag och i vissa fall inga underlag utan endast muntliga föredragningar från förvaltningschefens sida. Dessa dokumenterades inte senare och någon spårbarhet finns således inte. Den verksamhetsplan som förelades nämnden under 2009 var således ett arbetsmaterial och det är oklart när nämnden fick den fullständiga \'ersionen som översändes till kommunstyrelsen. Under 2010 har nämnden vid sitt sammanträde en komplett version av verksamhetsplanen för f14

8 Den internbudget som beslutats av nämnden för 2010 är mycket övergripande och innehåller inga nyckeltal eller mål för de enskilda verksamheterna. Då de mål som nämnden fattat beslut om i samband med verksamhetsplanen endast omfattar mål för delar av verksamheten och det i internbudgeten för 2010 inte finns mål, är det oklart vad nämnden har för ambitioner med hela nämndens verksamhet. För att uppnå en maximal verksamhetsstyrning borde nämnden utforma indikatorer för samtlig verksamhet enligt fullmäktiges må!.!;(lin Det finns en struktur för rapporteringen till nämnden. Kvalitetsredovisningen skall beslutas av fullmäktige den l maj och detta ger automatiskt ett sista datum när nämnden skall behandla kvalitetsredovisningen. Den ekonomiska rapporteringen med månadsrapporter, delårsrapport och årsredovisningen följer kommunstyrelsens anvisningar. Kontaktpolitiker finns utsedda och återrapportering sker till nämnden. Ett veckobrev mailas ut till nämndsledamöterna varje vecka från ordförande och förvaltningschef. En informationspunkt finns vid varje sammanträde och de ärenden som tas upp under denna punkt redovisas i protokoller. Delegationsbeslut redovisas vid varje sammanträde men vilka beslut som fattats på delegation framgår inte utan hänvisning görs till en "delegationspärm" som finns tillgänglig En genomgång av kallelse, utsända handlingar och protokollen till nämndssammanträden visar att för några ärenden har förvaltningen lämnat ut handlingarna direkt på mötet bl a internkontrollrapportering Dessa handlingar har sedan inte sänts ut till ledamöterna i samband med protokollen och läggs inte heller ut på kommunens hemsida. Granskning av protokollen visar att rapportering sker enligt plan dock reservation för elevenkät och medarbetarenkät (troligen i samband med redovisning av årsbokslut ijanjfeb 2011). Inga nyckeltal ingår i den månatliga ekonomiska rapporteringen. Den delårsrapport som återfinns som bilaga till protokoll innehåller intagningssiffror men inga övriga nyckel ta!. En gång om året rapporteras statusen i den interna kontrollen till nämnden. Nämnden får löpande en tillräcklig rapportering av den utvärdering som görs men det finns vissa brister. Handlingar som delas ut under mötet skall sändas ut med protokollet så att alla ledamöter, även de som inte är med på mötet, får ta del av den kompletta handlingen samt att dessa handlingar skall läggas in på hemsidan och i de pärmar där protokoll och handlingar förvaras. Rapportering av nyckeltal till nämnden kan förbättras under året genom att redovisa dessa i delårsrapporten bl a. l! Vid genomgången av protokollen framgår att nämnden ger uppdrag till förvaltningen vid behandling av ärenden i nämnden. Man specificerar inte vem inom förvaltningen som skall genomföra uppdraget och ger heller inte någon tidpunkt för återrapportering eller när uppdraget skall vara utfört. Någon

9 samlad utvärdering av de uppdrag man lämnat till förvaltningen eller uppföljning av fattade beslut har inte skett under 2010 fram till att granskningen genomfördes. f Nämnden bör tydligare kräva återrapportering under löpande år över de uppdrag man lämnat. Vi bedömer att nämnden till stor del \~dtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Nämnden har förbättrat hanteringen av handlingar till nämndssammanträdena sedan Det finns fortfarande områden där förbättring kan ske, se ovan. Nämnden bör tydligare definiera rollen för politiken jämfört med tjänstemännen så att frågor kring strategier hanteras på rätt nivå. Vid mötet den 27 augusti 2010 med Vård- och omsorgsnämnden deltog ordförande Bo Kallerman, verksamhetschef Helena Duske och förvaltningsekonom Anna Cedervång. Baserat på diskussionen vid mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tilwille överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 2010 och analys av verksamhetsberättelsen kan följande konstateras: Nämndens verksamhetsplan innehåller få nyckeltal och omfattar nämndens hela verksamhet. De olika verksamheternas mål finns inte redovisade för nämnden under 2010 i något protokoll och beslutas inte av nämnden. I verksamhetsplanen har nämnden valt att under fullmäktiges mål presentera vilka aktiviteter man avser att genomföra för att nå fullmäktiges mål samt några indikatorer som ger graden av måluppfyllelse. Om det finns egna mål kopplade till fullmäktiges mål eller för den delen gällande lagstiftning framgår inte. Nämndens ambitioner med äldreomsorg, IFO, LSS m m framgår endast i form av indikatorer. Nämndens kallelser innehåller i nästan alla fall även de handlingar som ärendet omfattar och dessa återfinns även på hems idan. Nämndens verksamhet omfattar stora verksamheter och varje verksamhet bör ha av nämnden beslutade övergripande mål i verksamhetsplanen. Detta för att tydliggöra för kommunstyrelsen vilken 8 of14

10 114«, ii pwc omfattning nämndens verksamhet har. För att uppnå en maximal wrksamhetsstyrning borde nämnden utforma indikatorer för samtlig verksamhet enligt fullmäktiges mål. Under 2010 har stora överdrag i kostnaderna på försörjningsstöd och omsorgen om funktionshindrade finansierats via minskade ambitioner eller sparande inom äldreomsorgen eller omsorg om handikappade. Vilka effekter det har på nämndens möjligheter att uppnå de ambitioner man haft för äldreomsorgenihandikappomsorgen blir på detta sätt onödigt komplicerat att redovisa för fullmäktige. SOlH Nämnden får löpande rapportering i samband med månadsrapporter, delårsrapport, årsredovisning, avvikelsehantering, klagomålshantering m m euligt de beslut som nämnden fartat. Löpande under året följer nämnden utvecklingen inom försörjningsstöd och institutionsplaceringar både ekonomiskt och nyckeltal. I övrigt rapporteras inga nyckeltallöpande. Delegationsbeslut redovisas vid varje sammanträde. 1ukl Vi bedömer att nämnden får löpande rapportering till tillfredsställande grad. \.! Hl Vid genomgången av protokollen framgår att nämnden ger uppdrag till forvaltningen vid behandling av ärenden i nämnden. Man specificerar inte vem inom förvaltningen som skall utföra uppdraget och ger heller inte någon tidpunkt för återrapportering eller när uppdraget skall vara utfört. Någon samlad utvärdering av de uppdrag man lämnat till förvaltningen eller uppföljning av fattade beslut har inte skett under 2010 fram till att granskningen genomfördes Nämnden bör tydligare kräva återrapportering under löpande år över de uppdrag man lämnat.,!'a Vi bedömer att nämnden till stor del vidtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. n Vid mötet den 29 oktober 2010 med kultur- och fritidsnämnden deltog ordförande Håkan Pettersson och förvaltnings chef Kurt Hellman. 9 of 14

11 Baserat på diskussionen vid mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tillfålle överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 2010 och analys av verksamhetsberättelsen kan följande konstateras: De handlingar som behandlas på nämndsammanträdena, bilagor etc finns i stor utsträckning även publicerade på kommunens hemsida. Nämnden har inte fattat beslut kring ekonomiska styrprinciper för nämnden utan de av fullmäktige beslutade ekonomiska styrprinciperna gäller för nämnden. Däremot har nämnden fattat beslut kring kvalitetsdeklaration för de olika enheterna som nämnden ansvarar för. Här beskriver nämnden vad brukaren kan förväntas sig av verksamheten, vart man skall vända sig med synpunkter och Idagomål. Dessa kvalitetsdeklarationer anslås vid vmje enhet. Nämnden har beslutat om en internkontrollplan för varje år. För 2010 omfattar den delegationsordning och inköp. All verksamhet omfattas inte av internkontrollplanen. I verksamhetsplanen har nämnden beskrivit indikatorer, framgångsfaktorer och aktiviteter till de av fullmäktige beslutade målen för Man har nyckeltal och prestationsmått för flera av målen. I verksamhetsplanen saknas dock mätetal för några indikatorer samt att det inte framgår vad man beräknar nppnå under det innevarande året (2009). I verksamhetsberättelsen för 2010 följs fullmäktiges mål upp baserat på de indikatorer som beskrivs i verksamhetsplanen. Nämnden har under 2010 uppnått fem av de nio mål man satte upp, en indikator bar inte undersökts (personalenkät). [CUJ els (' i' Verksamhetsplanen beskriver endast översiktligt vad nämnden planerar uppnå under De indikatorer som finns i planen omfattar endast några av de verksamheter som nämnden ansvarar för. För att uppnå en maximal verksamhetsstyrning borde nämnden utforma indikatorer för samtlig verksamhet enligt fullmäktiges mål. Då nämnden inte fattar beslut om verksamhetsplaner för respektive verksamhet är det svårt att veta vilka ambitioner nämnden har med hela verksamheten under planperioden. Nämnden bör låta internkontrollplanen omfatta flera av verksamheterna. den de sorn Den ekonomiska rapportering varje månad finns inte med som egen punkt i protokollen utan ingår i avsnittet information från förvaltningen. Detta ärende bör tas upp som eget ärende och nämnden bör fatta beslut kring den månatliga ekonomiska redovisningen Delårsrapport och boksluts behandlas enligt fullmäktiges anvisningar. Vid varje sammanträde redovisas delegationsbeslut och information från förvaltningen om verksamheten. Någon uppföljning kring de klagomål som eventuellt lämnas i verksamheten enligt de kvalitetsdeklarationer som finns uppsatta vid anläggningarna har inte lämnats enligt protokollen för 2010

12 Den månatliga ekonomiska redovisningen bör finnas som ett eget ärende i protokollen. Nämnden för på det stora hela bra löpande rapportering men avvikelsehantering/klagomålshanteringen kan behöva systematiseras. J Nämnden specificerar \1lka åtgärder som skall göras i protokollen, man namnger inte vem utan refererar till förvaltningen. Man sätter ett datum när åtgärd skall återrapporteras till nämnden. Mätetal finns för några verksamheter Nämnden är aktiv i sitt arbete med utvärdering och förbättring men det finns utrymme för att ta fram mätetal, nyckeltal indikatorer för flera av nämndens verksamheter. va Vi bedömer att nämnden till stor del vidtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Nämnden kan förbättra sitta arbete med internkontrollplanen genom att inkludera flera verksamheter/processer i planen. Vid mötet den 25 maj 2010 med Tekniska nämnden deltog ordförande Allan Westin, v ordförande Kjell Sundqvist, ledamot Bo Kihlström, förvaltningschef Göran Åkesson samt Margareta Furumo och Christine Jirving från förvaltningen. Baserat på diskussionen vid mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tillfalie överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 2010 och analys av verksamhetsberättelsen kan följande konstateras: mnden l s licte.!l. l Man har inför nytt år beslutat om sammanträdesdagar och vilka fasta ärenden som skall behandlas under dessa sammanträden. Man följer fullmäktiges anvisuingar kring strategisk plan, verksamhetsplan, månadsuppföljningar och delårsrapport samt helårsrapport. Nämndeus sammanträden är inte öppna för allmänheten, på kommunens hems ida publiceras inte de handlingar som sänds ut till ledamöterna. Man publicerar endast nämndens sammanträdesprotokoll på hemsidan. I dessa är oftast ärendebeskrivningen en hänvisning till en bilaga som inte är tillgänglig för allmänheten. Inom nämnden finns en ordförandeberedning samt ett arbetsutskott, för \1lka det 11 of 14

13 inte finns några protokoll på hemsidan. Mycket av nämndens arbete är därför svårt att spåra i de offentliga dokumenten. De av kommunstyrelsen beslutade uppföljningar och planer har beslutats av nämnden. Dock behandlas den månatliga ekonomiska uppföljningen endast av arbetsutskottet. Oklart om nämnden i sin helhet får ta del av den månatliga uppföljningen. Ärendet tas inte upp i protokollen från nämndsammanträdena. Nämnden har upprättat en interkontrollplan för 2010 som innehåller ett kontrollmoment - fakturahanteringstid inom Inköp och faktura. Nämndens verksamhetsplan innehåller prioriterade åtgärder och aktiviteter kopplade till fullmäktiges mål. Det finns en ansats till att använda nyckeltal för vissa av fullmäktiges mål. I verksamhetsplanen finns en statistikförteckning (verksamhetsfakta) som också har en framskrivning som ett slags nyckeltal för kommande år. Det är dock oklart i vad mån dessa är srytande för nämnden. rukt/nuelscl' Vi bedömer att det är svårt för en intresserad allmänhet att ta del av nämndens arbete eftersom protokollen har en ofullständig ärendebeskrivning samtidigt som bilagorna man refererar till inte publiceras. Tekniska nämndens verksamheter är rikligt försedda med verksamhetsmått och dessa borde kunna utuyttjas i högre grad som styraude nyckeltal och kopplas till fullmäktiges mål på ett tydligt sätt tex fullmäktiges miljömål. Nämnden bör ges möjlighet att ta ställning till den ekonomiska månadsrapporten. Nämnden bör inkludera fler kontrollmoment i den interna kontrollplanen - den skall omfatta all verksamhet, inte enbart de ekonomiadministrativa rutinerna. n sonl Delårsrapporten har behandlats av nämnden, liksom verksamhetsplan och bokslut för föregående år. Vid varje sammanträde finns en punkt där förvaltningen informerar nämnden om förvaltningsärenden. Varje rapport protokollförs kort. Delegationsärenden tas upp vid varje nämndsammanträde. Under 2010 har endast tre investeringsprojekt redovisats för nämnden och någon slutrapport kring avslutade investeringsprojekt har inte lämnats till nämnden. I verksamhetsberättelsen för 2010 redovisas måluppfyllelsen av fullmäktiges mål genom att nämndens bidrag till dessa följs upp. Kopplingen mellan redovisningen av hur nämnden uppfyllt sina mål och vad man åtog sig i verksamhetsplanen är oklar. Har man genomfört de aktiviteter som man listade i

14 verksamhetsplanen? Vad hände med de nyckeltal som fanns med i verksamhetsplanen för de olika målen? Tekniska nämnden har ett stort investeringsåtagande vilka påverkar andra nämnders driftkostnader och det borde vara viktigt för nämnden att kunna följa hur investeringsprojekten fullföljs löpande under året. Särskilt bör slutredovisning av varje lite större investeringsprojekt lämnas till nämnden. Vi bedömer att kopplingen mellan verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen måste göras bättre så att spårbarheten mellan målen, aktiviteterna och nyckel talen blir tydligare. I samband med delårsrapporten fattade nämnden beslut att starta en utredning kring kostenheten samt att förslå kommunstyrelsen höja portionspriserna. Detta beslut har inte följts upp under resten av året och någon särskilt uppföljning kring kostenhetens ekonomi har inte lämnats till nämnden. Vi bedömer att nämnden inte i tillräckligt hög grad arbetar med utvärdering och förbättring när det gäller t ex så stora hotande underskott som kostenheten redovisade i delårsrapporten. En kontinuerlig uppföljning av detta ärende borde ha lämnats till nämnden under hösten. Vi bedömer att nämnden till en del,idtar aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten men att spårbarheten är otillräcklig för medborgarna. Nämnden bör se till att protokollen från nämndsammanträdena blir mer innehållsrika eller att bilagorna till nämndens protokoll publiceras på kommunens hemsida. Det är också svårt att förstå varför nämnden ställer in så många sammanträden under 2010 med hänvisning till för få ärenden att behandla när nämnden investerar för 50 mkr per år samt har startat upp en för nämnden ny verksamhet som dessutom redovisar ett så stort underskott efter första halvåret. en Vid mötet den 16 december 2010 med bygg- och miljönämnden deltog Karl-Axel Ekebom, ledamot Bygg- och miljönämnden Sala-Heby och Magnus Gunnarsson, för\altningschef Bygg- och miljöförvaltningen Sala-Heby. Baserat på diskussionen,id mötet kring kontrollfrågorna, vid detta tilldille överlämnade dokument, genomgång av nämndens protokoll för 2010 och analys av verksamhets-berättelsen kan följande konstateras: 130f14

15 Nämnden/förvaltningen har ett stort myndighetsansvar men mycket jobb mot lagstiftning (90-95%). Lagstiftning och kommunala mål måste harmoniera för att det ska fungera i praktiken. Naturvård och energirådgivning utgör resterande del och är ej lagstyrt men nämnden får statliga bidrag för verksamheten. Kommunen erbjuder medborgarna fri energirådgivning. Nämnden har i verksamhetsplanen sammanfört lagstiftningens myndighetskrav med kommunens vision och inriktning. För vissa av nämndens mål finns nyckel ta!. Nämndens protokoll finns inte publicerade på kommunens hemsida. IClgelscl' Nämnden bedriver en verksamhet som till största delen är lagreglerad. Nämnden bör överväga om man skall publicera sina protokoll på hemsidan, de delar som inte berörs av PUL i alla fall. Il SOlIl Rapporteringen sker i delårsrapport och verksamhetsberättelse. Eftersom protokollen inte finns tillgängliga på nätet är en ytterligare bedömning av detta inte möjlig att göra Se ovan. : (j? a Nämndens arbete vad gäller den lagstadgade delen (90-95%) av verksamheten granskas bl a av länsstyrelsen samt till största delen hanterar myndighetsbeslut. Detta innebär att nämnden i stora delar följer en reglerad hantering av sina ärenden Gun-Britt Alnefelt