Uddevalla kommun J ERNST & YOUNG. Granskning av arbetet utifrån den nya skollagen - införandet och förändringar

Transkript

1 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2013 Uddevalla kommun Granskning av arbetet utifrån den nya skollagen - införandet och förändringar J ERNST & YOUNG

2 Ho"' U ERNST & YOUNG Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Ansvarig nämnd Revisionskriterier Avgränsning Metod 5 3. Övergripande förändringar utifrån den nya skollagen Organisation Utbildningsinsatser Forum för övergripande uppföljning av implementeringen Bedömning 7 4. Arbetet enligt kapitel 3 skollagen Elevernas lärande och personliga utveckling samt information om elevens utveckling Särskilt stöd Betyg Bedömning Arbetet enligt kapitel 4 skollagen Systematiskt kvalitetsarbete Inflytande och samråd Bedömning Arbetet enligt kapitel 5 skollagen Arbetsmiljö Disciplinära och särskilda åtgärder Bedömning Slutsats och rekommendationer 21 Bilaga 1: Dokumentförteckning 1

3 II "H=/ J ERNST & YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun genomfört en granskning av barn och utbildningsnämndens arbetet utifrån den nya skollagen. Syftet med granskningen har varit att klargöra fastlagda rutiner och effekter utifrån de förändringar som skett och sker med anledning av den nya skollagen, särskilt i fråga om kapitel 3, 4 och 5. Granskningen har också syftat till att klarlägga nämndens arbetsuppgifter i fråga om arbetsmiljö. Granskningen har varit avgränsad till grundskoleverksamheten i kommunen. Nedan följer en sammanfattning av granskningen. Granskningen visar att insatser inom två övergripande områden har skett för att möta kraven i den nya lagen: utbildningsinsatser och omorganisation. Administrativ chef har arbetat fram ett utbildningsmaterial med information om förändringar i den nya lagen. Detta har presenterats vid besök hos lärargrupper vid flertalet skolenheter. Den omorganisation som genomförts innebär att det numera finns en rektor per skolenhet. Tidigare förekom delat rektorskap. I syfte att avhjälpa rektorerna i en ökad arbetsbelastning har nämnden prioriterat ledningsresurser. Granskningen visar att effekten av ledningsresurserna däremot inte har fungerat i önskad utsträckning. Granskningen visar vidare att det inte genomförts någon specifik uppföljning av de förändringar som skett i och med den nya lagen. Däremot finns ett antal etablerade forum för dialog på såväl förvaltningscentral nivå som på enhetsnivå. Vår bedömning är att dessa forum utgör ett fungerande system för uppföljningsdialog. 13 kapitlet skollagen finns bestämmelser om elevernas lärande och personliga utveckling och information om elevens utveckling. I syfte att möta kraven har IT-verktyget Unikum implementerats där elevernas individuella utvecklingsplaner dokumenteras. Vår bedömning är att detta utgör ett viktigt redskap för att dokumentera och hantera elevernas utveckling mot målen. Granskningen visar dock på brister i kontinuiteten av dokumentationen. Detta bedöms utgöra en risk för att 3 kapitel 4 skollagen om föräldrar och elevers rätt till fortlöpande dokumentation inte efterlevs. 13 kapitlet skollagen regleras även arbetet med särskilt stöd och åtgärdsprogram. Granskningen visar att såväl rektorer som lärare upplever svårigheter att efterleva kraven, trots det stödmaterial som förvaltningsledningen arbetat fram. I syfte att underlätta arbetet har en arbetsgrupp tillsatts som ska revidera stödmaterialet med utgångspunkt från Skolverkets allmänna råd om åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd. Vi bedömer att nämnden fortsatt bör prioritera detta arbete. 14 kapitlet skollagen ställs krav på att huvudmannen kontinuerligt och systematiskt ska planera, följa upp och utveckla utbildningen. Vi bedömer att nämnden har vidtagit åtgärder för att möta kraven genom att tillse att ett system för systematiskt kvalitetsarbete har implementerats. Granskningen visar däremot att kvaliteten i skolenheternas rapportering enligt systemet brister. Nämnden bör prioritera arbetet med att åtgärda detta. 14 kapitlet skollagen ställs även krav på elevers och föräldrars inflytande och samråd. Genom dialogforum med föräldrarådsrepresentanter bedömer vi att nämnden möjliggör inflytande och samråd med elevernas vårdnadshavare. Granskningen visar dock på en avsaknad av liknande forum för elever. 2

4 1110III _/J ERNST & YOUNG 15 kapitlet skollagen ställs bland annat krav på arbetsmiljö med hänvisning till arbetsmiljölagen (1977:1160). Revisionens tidigare granskningar samt arbetsmiljöverkets inspektion under 2011 har visat på brister i barn och utbildningsnämndens arbetsmiljöarbete. Brister som påvisats har bland annat varit avsaknad av rutiner för rapportering av skador och tillbud samt nämndens otydliga arbetsmiljöansvar. Granskningen visar att ett arbete pågått inom nämnd och förvaltning med att integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet i det systematiska kvalitetsarbetet. Ett årshjul med återkommande arbetsmiljöuppgifter har upprättats och rutiner för rapportering av skador och tillbud har tagits fram. Barn och utbildningsnämnden bedöms ha tydliggjort sitt ansvar för att följa upp förvaltningens arbetsmiljöarbete. I syfte att följa upp medarbetarnas arbetsmiljö har medarbetarenkäter genomförts. Dessa har följts upp genom analyser och dokumenterade åtgärder. Vi kan dock konstater att nämnden inte har ett fullgott system för att följa upp elevernas arbetsmiljö. Nämnden bör därför vidta åtgärder för att säkerställa att elevernas syn på sin arbetsmiljö och psykosociala hälsa följs upp. Enligt 5 kapitel skollagen får rektor eller lärare vidta omedelbara och tillfälliga åtgärder som är befogade för att tillförsäkra elevernas trygghet och studiero eller för att komma till rätta med en elevs ordningsstörande uppträdande. Detta ska dokumenteras skriftligt av den som genomfört åtgärden. Vår bedömning är att åtgärder vidtagits som möjliggör att de beslut som fattas enligt nämnda lagrum dokumenteras enhetligt. Nämnden bör tillse att en sammanställd analys av besluten vid de olika skolenheterna rapporteras. Detta för att möjliggöra att utvecklingsbehov vid olika skolenheter identifieras. Granskningen visar dock att lärare upplever en stor dokumentationstyngd i arbetet. Detta innebär bland annat att det förekommer fall då lärare väljer att inte klassificera åtgärder som just disciplinära åtgärder för att undvika ytterligare dokumentation. Nämnden bör beakta dessa synpunkter. I granskningen har ett antal förbättringsområden identifierats. Utifrån dessa rekommenderas barn och utbildningsnämnden att tillse att: Konsekvenserna av den omorganisation som genomförts med anledning av den nya skollagen följs upp. Implementeringen av Skolverkets allmänna råd om arbete med åtgärdsprogram för elever med särskilt stöd, fortsatt prioriteras. Arbetet med att säkerställa kvaliteten i skolenheternas återrapportering och analys enligt riktlinjerna för det systematiska kvalitetsarbetet fortsatt prioriteras. System för inflytande och samråd med elever prioriteras. Åtgärder vidtas för att säkerställa ett strukturerat system för att följa upp och analysera elevernas syn på sin arbetsmiljö och psykosociala hälsa. En sammanställd analys genomförs av de beslut som fattas med stöd av 5 kapitel 7-8 (utvisning och kvarsittning) samt (omplacering, avstängning, omhändertagande av föremål m.m.). De synpunkter som framkommit i granskningen avseende lärarnas dokumentationstyngd beaktas. 3

5 =/ JERNST&YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund En ny skollag har trätt i kraft och implementeras för närvarande. Barn och utbildningsnämnden har i sitt svar på revisorernas frågor för 2011 redovisat ett omfattande arbete för att anpassa verksamheten i enlighet med de förändringar som skett. I utbildningshänseende har stort fokus lagts vid kapitel 3, 4 och 5 i skollagen med motiveringen att de utgör ett centralt område. Kapitel 3 omfattar bland annat bestämmelser om barns och elevers lärande och utveckling mot målen, information om detta till rektor och föräldrar samt hur skolans stöd för detta ska handläggas. I kapitel 4 finns bestämmelser om kvalitet och inflytande. Inriktningen ska vara mot de nationella målen, vilka nivåer kvalitetsarbetet ska finnas på, ansvar och medverkande. Bestämmelserna berör också arbetsmiljölagens bestämmelser beträffande eleverna. Kapitel 5, trygghet och studiero, omfattar bestämmelser om arbetsmiljö och tillåtna medel och åtgärder som skolan eventuellt måste vidta för att upprätthålla en trygg arbetsmiljö i skolan. Den nya skollagen påverkar i olika hänseenden arbetsmiljön för lärare och rektorer, till exempel arbetsinsatser och tjänstgöringsförändringar. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att genomföra en granskning av hur införandet av den nya skollagen fortlöpt samt vilka förändringar som skett Syfte Syftet med granskningen är att klargöra fastlagda rutiner och effekter utifrån de förändringar som skett och sker med anledning av den nya skollagen, särskilt i fråga om ovan nämnda kapitel i skollagen. Granskningen syftar också till att klarlägga nämndens arbetsuppgifter i fråga om arbetsmiljön Revisionsfrågor Nedanstående revisionsfrågor ska besvaras av granskningen: Vilka rutiner och organisation finns för tillämpningar av bestämmelserna i skollagens kapitel 3, 4 och 5? Vilka uppföljningar för dessa är beslutade, genomförda och utfall av dessa? Förändringar i elevernas, rektorernas och lärarnas arbetsmiljö med anledning av den nya skollagen? Vilka ytterligare arbetsuppgifter har tillkommit? Vilka är nämndens arbetsuppgifter i fråga om arbetsmiljöarbetet? På vilket sätt skaffar sig nämnden kunskap om personalens och elevernas arbetsmiljö? 4

6 ERNST&YOUNG 2.4. Ansvarig nämnd Barn och utbildningsnämnden är ansvarig för den verksamhet som granskas Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. Revisionskriterier kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av 6 kapitel. 7 kommunallagen (1991:900) som gör gällande att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Revisionskriterierna utgörs även av skollagen (2010:800) kapitel 3-5. Redogörelse av dessa följer i tillämpliga delar i rapporten Avgränsning Granskningen har avgränsats till att undersöka förändringar och införandet av den nya skollagen inom grundskolan. I Uddevalla kommun finns 18 kommunala grundskolor. Gymnasieskolan, vuxenutbildning och förskoleverksamhet ingår inte i granskningen Metod Granskningen har genomförts som en dokument- och intervjustudie. Granskade dokument framgår av dokumentförteckning, bilaga 1. Intervjuer har genomförts med: Barn och utbildningsnämndens presidium Förvaltningschef, barn och utbildningsförvaltningen Grundskolechef Administrativ chef, barn och utbildningsförvaltningen Chef för grundskolekontorets administrativa enhet Utvecklingspedagog, grundskolekontoret Rektorer från följande grundskolor: Äsperödsskolan, Västerskolan, Dalabergsskolan och Ramnerödsskolan Lärare från följande grundskolor: Forshällaskolan, Lane-Ryr skola, Dalabergskolan och Norgårdenskolan Inom ramen för granskningen har vi även genomfört intervjuer med ett antal elevrepresentanter från elevråd, årskurs 8-9. Vi har även intervjuat totalt tre vårdnadshavare till elever i varierande åldrar inom grundskolan. Syftet med intervjuerna har varit att få en indikation av hur ett fåtal elever och föräldrar uppfattar utbildningsverksamheten i kommunen. Dessa intervjuer ger därmed inte en representativ bild av elever och föräldrars åsikter i allmänhet. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 5

7 J ERNST & YOUNG 3. Övergripande förändringar utifrån den nya skollagen Barn och utbildningsnämnden i Uddevalla kommun ansvarar för skolverksamheten i kommunen. Barn och utbildningsförvaltningen leds av förvaltningschefen vars ansvarsområde omfattar samtliga förskole- och skolenheter som kommunen är huvudman för. Förvaltningschefen arbetar i nära samarbete med förvaltningskontorets administrativa chef. Skolverksamheten i kommunen är indelad i verksamhetsområden. Ett av dessa verksamhetsområden är grundskolekontoret som leds av grundskolechefen. Inom grundskolekontoret finns en administrativ enhet som leds av en enhetschef. Inom Uddevalla kommun finns 18 kommunala grundskolor. Insatser inom två övergripande områden har varit särskilt påtagliga i barn och utbildningsförvaltningens arbete med den nya skollagen (2010:800); utbildningsinsatser och omorganisation. Dessa beskrivs nedan Organisation Den nya skollagen började tillämpas 1 juli I och med detta ersattes skola som organisatorisk enhet med begreppet skolenhet. Enligt lagen ska varje skolenhet ha en rektor som ansvarar för ledning och samordning av det pedagogiska arbetet vid skolenheten. Enligt lagen ska det i alla situationer vara tydligt för lärare och elever vem som är ansvarig rektor för den skolenhet de tillhör. Med anledning av dessa nya bestämmelser påbörjades en omorganisation inom barn och utbildningsförvaltningen i Uddevalla kommun i samband med införandet av den nya lagen. Omorganisationen innebar att de skolor som tidigare hade ett delat rektorskap omfördelade ledarskapet till en rektor. I syfte att underlätta arbetsbördan för rektorerna beslutade nämnden att tilldela samtliga rektorer en ledningsresurs. Omfattningen av resursen varierar mellan skolenheterna. Det är upp till varje rektor att besluta hur ledningsresursen ska användas. Enligt intervjuerna uppges den nya lagen ha inneburit en ökad arbetsbelastning för rektorerna. Enligt de intervjuade rektorerna har omorganisationen med en rektor per skolenhet inte underlättat rektorernas arbetssituation utan istället inneburit en stor utmaning, trots införandet av ledningsresurs. Granskningen visar att det varierar i hur rektorerna valt att använda ledningsresursen. En av de intervjuade rektorerna har valt att fördela hela ledningsresursen på en person som arbetar med att kvalitetssäkra enhetens arbete med särskilt stöd. Andra intervjuade rektorer har valt att dela upp ledningsresursen på flertalet olika personer och funktioner. Det senare valet av metod uppges inte ha fungerat i önskvärd utsträckning och därmed inte gett rektorerna tillräcklig avlastning. Rektorerna menar att införandet av ledningsresursen blev bristfällig då det saknades en gemensam modell och dialog kring användandet av resursen. En tydligare vägledning i hur ledningsresursen kan användas på ett mer effektivt sätt hade behövts. Enligt intervju med förvaltningsledningen har inte någon uppföljning av konsekvenserna av omorganisationen genomförts Utbildningsinsatser Enligt intervju med nämndens presidium och förvaltningsledning har arbetet med implementering av den nya lagen även skett genom utbildningsinsatser. Barn och utbildningsförvaltningens administrativa chef har arbetat fram ett utbildningsmaterial som 6

8 (~~IIIIIII~ Eli ERNST&YOUNG kommunicerats till samtliga rektorsgrupper vid olika utbildningstillfällen. Utbildningsmaterialet finns tillgängligt på kommunens intranät. Mallar för lärarnas och rektorernas dokumentation av beslut enligt den nya lagen har arbetats fram. Även dessa finns tillgängliga på kommunens intranät. Enligt intervju med förvaltningschef och administrativ chef har utbildningsinsatser även genomförts med lärargrupper vid flertalet skolenheter samt med stödenheten för elevhälsa. Vid utbildningstillfällena har diskussioner förts kring hur de nya kraven om dokumentation i skollagen kan tillämpas på ett effektivt sätt. Samtliga intervjuade rektorer och lärare uppger att stödet från förvaltningschef och administrativ chef har varit till stor hjälp i arbetet med att införa den nya skollagen Forum för övergripande uppföljning av implementeringen Som framgår i avsnitt 3.1 ovan har det inte skett någon strukturerad uppföljning av den omorganisation som genomfördes i samband med införandet av den nya skollagen. Det har heller inte skett någon specifik uppföljning av de utbildningsinsatser och material som arbetats fram med anledning av den nya skollagen. De intervjuade framhåller dock de etablerade forumen som finns inom förvaltningen som ett viktigt verktyg för att följa upp arbetet på en övergripande nivå; arbetsplatsträffar, rektorsträffar, ledningsgruppsmöten och samverkansgrupp. Inom verksamhetsområdet grundskola finns en tydlig struktur för arbetsplatsträffar (APT) enligt de intervjuade. På skolenhetsnivå genomför rektorer APT med lärare och övrig personal. Grundskolechefen har i sin tur APT med rektorer. Vid APT följs medarbetarnas arbetsmiljö upp och diskussion förs kring aktuella frågor och nya arbetssätt. Enligt intervjuerna sker rektorsträffar en gång i veckan. Rektorsträffarna sker enligt ett rullande schema som fastslås i början av varje termin. Grundskolechefen deltar vid rektorsträffarna och mötesanteckningarna finns tillgängliga på kommunens intranät. Rektorerna har själva möjlighet att påverka dagordningen och teman för träffarna. Enligt intervju med grundskolechef är det främst förändringar utifrån den nya skollagen som diskuteras. De intervjuade rektorerna framhåller att rektorsträffarna är ett bra verktyg i teorin men att strukturen för träffarna har försämrats. Numera är rektorsträffarna inte obligatoriska och i takt med den ökade arbetsbelastningen uppges att deltagandet därför försämrats. På förvaltningsledningsnivå sker uppföljning avseende förändringar i den nya skollagen främst i de ledningsgruppsmöten som hålls en gång i veckan. Vid dessa närvarar förvaltningschef, grundskolechef, administrativ chef, lokalplanerare, controller och kostchef. I vissa fall deltar även personalsekreterare. Mötesanteckningar finns tillgängliga på kommunens intranät. Förvaltningschefen genomför även möten med en samverkansgrupp. I gruppen deltar företrädare från lärarförbundet, lärarnas riksförbund och andra fackliga representanter. I samverkansgruppen diskuteras främst lärarnas förändrade arbetssituation med anledning av den nya skollagen Bedömning Enligt kommunallagen 6 kapitlet 7 har nämnderna ansvar för att se till att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning. Granskningen visar att det på förvaltningscen- 7

9 -i ERNST & YOUNG tral nivå genomförts ett strukturerat och omfattande arbete gällande utbildningsinsatser för hantering av de nya kraven i skollagen, vilket bedöms säkerställa implementeringen av den nya lagen. Förvaltningsledningen har vidtagit åtgärder för att arbeta fram centrala mallar för dokumentation av beslut enligt den nya lagen. Detta bedöms säkerställa att dokumentationen sker på enhetligt sätt och i enlighet med nya lagkrav. Vi kan konstatera att nämnden utifrån sin tolkning av skollagen genomfört en omorganisation och tillsett att varje skolenhet enbart har en rektor. För att avhjälpa rektorerna i en ökad arbetsbelastning har nämnden prioriterat ledningsresurser för rektorer. Vi kan dock konstatera att effekten av ledningsresurserna inte fungerat i önskad utsträckning för alla rektorer och att rektorerna upplever en ökad arbetsbelastning. Det kan finnas anledning för nämnden att utvärdera användningen av ledningsresurser. På så vis kan förbättringsfaktorer identifieras och ledningsresurserna användas effektivt framöver. Granskningen visar att ingen specifik uppföljning har genomförts av de förändringar som skett i och med införandet av den nya skollagen. Vi bedömer dock att det finns ett strukturerat system för uppföljningsdialog inom etablerade forum. 8

10 lffili"" J ERNST & YOUNG 4. Arbetet enligt kapitel 3 skollagen I skollagens kapitel 3 finns bestämmelser om: Elevernas lärande och personliga utveckling (3 ) Information om barnets och elevens utveckling (4-5 ) Särskilt stöd (6-12 ) Allmänna bestämmelser om betyg (13-21 ) 4.1 Elevernas lärande och personliga utveckling samt information om elevens utveckling Sedan den nya skollagens infördes är det numera ett lagligt krav att alla elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling. Detta för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål. Av intervjuerna framgår att IT-verktyget Unikum har implementeras i syfte att säkerställa elevernas lärande och personliga utveckling. I Unikum dokumenteras elevernas individuella utvecklingsplaner, måluppfyllelse och betyg enligt en bedömningsmatris. Genom Unikum ska både elever och vårdnadshavare kontinuerligt kunna följa elevens utveckling mot målen. Dokumentationen i Unikum ska används som underlag vid utvecklingssamtal med eleven och dess vårdnadshavare. Enligt intervjuade lärare och rektorer krävs ett kontinuerligt uppföljningsarbete för att innehållet i Unikum ska hålla god kvalitet. Trots ökade krav på dokumentation finns ingen schemalagd tid för hantering av elevernas individuella utvecklingsplaner och övrig dokumentation menar de intervjuade lärarna och rektorerna. Konsekvensen av detta uppges ha blivit att dokumentationen i Unikum främst sker i samband med utvecklingssamtal. Detta uppges i sin tur innebära att den kontinuerliga uppföljningen brister och därmed även möjligheten för elever och föräldrar att fortlöpande följa den individuella utvecklingen. Av intervju med föräldrar framgår att de använder Unikum för att följa sina barns utveckling. Föräldrarna menar dock att det är tydligt att lärarna inte hinner med att sköta dokumentationen i den utsträckning som är önskvärt. Föräldrarna framhåller istället veckobrev, utvecklingssamtal, mailkorrenspondens samt dialog med lärare som de huvudsakliga kommunikationsmedlen för att följa barnens aktiviteter och utveckling Särskilt stöd 13 kapitlet (6-12 ) skollagen regleras arbetet med särskilt stöd. Av lagen framgår att en elev som riskerar att inte nå kunskapsmålen ska ges särskilt stöd och ett åtgärdsprogram ska upprättas. Användandet av åtgärdsprogram som planeringsdokument har funnits sedan tidigare. Den största förändringen jämfört med tidigare är att beslut om åtgärdsprogram numera är möjliga att överklaga. Dessutom innebär den nya skollagen att rektorer får utökade möjligheter att delegera beslut om åtgärdsprogram till annan personal, vilket därmed ställer ökade krav på att lärare och andra pedagoger har kunskap inom området. 9

11 11111"'"' J ERNST & YOUNG Av verksamhetsberättelsen för grundskola 2012 framgår att skolenheternas arbete med elever i behov av särskilt stöd är en utmaning. Ett mer inkluderande förhållningssätt och att så långt som möjligt behålla eleven i sin klass uppges ställa ökade krav på kompetensutveckling bland lärare. Av verksamhetsplanen för 2013 framgår att medel för kompetensutveckling inom området har avsatts för att möta utmaningarna. Resurser har även avsatts för lärare som arbetar med specialstöd, läxläsningshjälp i skolan samt ökad föräldrasamverkan. I syfte att möta kraven om elever i behov av särskilt stöd har stödmaterial i form av en blankett för åtgärdsprogram arbetats fram på förvaltningscentral nivå. Blanketten finns tillgänglig på kommunens intranät och innehåller en mall för vilken information som ska ingå. Enligt mallen ska mål utifrån läroplan och kursplan beskrivas, både på kort och på lång sikt. Skolans åtgärder samt elevens och vårdnadshavarens synpunkter ska också framgå. Av intervjuerna med lärare och rektorer framkommer att arbetet med åtgärdsprogrammen är en av de största utmaningarna med den nya skollagen. Lärarna upplever svårigheter med att formulera åtgärdsplaner på ett korrekt sätt. Mallarna uppges dock vara ett bra stöd. I intervju med rektorer framkommer att definitionen av "särskilt stöd" inte är densamma på alla skolenheter. Därmed varierar det i stor utsträckning mellan enheterna när åtgärdsprogram skrivs. Av de verksamhetsuppföljningar i VUVIT som vi tagit del av framkommer att vissa enheter analyserat skolenhetens arbete utifrån åtgärdsplaner och på vilket sätt det särskilda stödet använts. Vid andra enheter görs däremot ingen analys av arbetet med åtgärdsplaner och det särskilda stödet. Vid intervju med föräldrarna framkommer att deras erfarenheter av det särskilda stödet varierar beroende på vilken skolenhet deras barn tillhör. En av föräldrarna är mycket nöjd med hur det särskilda stödet har utformats. En annan förälder upplever att det särskilda stödet som dennes barn varit i behov av inte fungerat eftersom utbildningen inte anpassats för den aktuella eleven. Enligt förvaltningsledningen har en arbetsgrupp tillsatts i syfte att justera stödmaterialet kring det särskilda stödet. Arbetsgruppen består av administrativ chef samt deltagare från grundskola och gymnasium. Utgångspunkten för arbetsgruppen är Skolverkets allmänna råd om arbetet med åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd ( ). Av intervjuerna framkommer att det reviderade stödmaterialet kommer innehålla exempel på åtgärder som ska vidtas för att öka elevens förutsättningar att nå målen. Utifrån dessa exempel ska varje skolenhet göra en bedömning av vad som ingår i det särskilda stödet. Förvaltningsledningen framhåller att det särskilda stödet bör definieras på varje enskild skolenhet eftersom stödresurserna organiseras olika på respektive enhet. Tanken är att det reviderade materialet ska underlätta för verksamheten genom att klargöra ansvar och olika åtgärder samt tydliggöra rutiner Betyg Den nya skollagen innebär ett förändrat system för betygssättning. Enligt 3 kapitel 14 ska rektor se till att betyg sätts i enlighet med lagen. Av intervju med grundskolechef, enhetschef för administrativa enheten och utvecklingspedagog framkommer att ett antal utbildningsinsatser avseende betygsättning har erbjudits lärarna i grundskolan. I samband med införandet av den nya lagen deltog lä- 10

12 ERNST & YOUNG rare i en nationell betygskonferens. Därefter har kompetensutvecklingsdagar avseende betyg och bedömning genomförts. Bedömningsträffar erbjuds samtliga lärare, enligt uppgift. Vid dessa träffar rättar lärare varandras prov och diskuterar olika bedömningsunderlag. Bedömningsträffar sker en gång per termin. De intervjuade lärarna uppger att de resurser som erbjudits lärarna varit en stor tillgång i arbetet med betygssättning och bedömning Bedömning Enligt 3 kap 3-4 skollagen ska eleverna ges den ledning och stimulans de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål. Eleven och elevens vårdnadshavare ska fortlöpande informeras om elevens utveckling. Nämnden har tillsett att ett IT-stöd för hantering av elevernas individuella utvecklingsplaner har implementerats på skolenheterna. Detta bedöms utgöra ett viktigt verktyg för att dokumentera elevens utveckling och personliga lärande. Granskningen visar dock att dokumentation främst sker i samband med utvecklingssamtal. Vi vill i detta sammanhang påtala vikten av att lärarna har möjlighet att kontinuerligt följa upp och dokumentera elevernas lärande och personliga utveckling mot målen. Avsaknad av kontinuitet i arbetet kan leda till brister i kvalitet och att den kontinuerliga informationen om elevens utveckling brister. Därmed finns en risk för att skollagens 3 kap 4 om kontinuerlig information inte efterlevs. Enligt 3 kap 9 skollagen ska ett åtgärdsprogram utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Av programmet ska det framgå vilka behoven är, hur de ska tillgodoses och hur åtgärderna ska följas upp och utvärderas. Granskningen visar att mallar för åtgärdsrapportering tagits fram vilket bedöms möjliggöra att åtgärdsrapportering sker i enlighet med lagkraven. Av vad som framkommit i granskningen upplever såväl rektorer som lärare att det finns vissa svårigheter i arbetet med det särskilda stödet och utformningen av åtgärdsprogram. En arbetsgrupp har tillsatts för att revidera stödmaterialet utifrån Skolverkets nyligen utgivna allmänna råd för åtgärdsprogram. Detta bedöms ge goda förutsättningar för att underlätta för verksamheterna i det fortsatta arbetet. Vi bedömer att nämnd och förvaltningsledning fortsatt bör prioritera arbetet med att implementera Skolverkets allmänna råd om arbete med åtgärdsprogram för elever med särskilt stöd. Den nya lagen innebär ett förändrat system för betygssättning. Vi bedömer att de särskilda insatser som har riktats för kompetensutveckling inom detta område är ett viktigt led i att säkerställa att betyg och bedömning sker i enlighet med den nya skollagen. 11

13 "w* UERNST&YOUNG 5. Arbetet enligt kapitel 4 skollagen I skollagens kapitel 4 finns bestämmelser om: Systematiskt kvalitetsarbete (2-8 ) Inflytande och samråd (9-17 ) 5.1. Systematiskt kvalitetsarbete I och med införandet av den nya skollagen togs kraven på kvalitetsredovisningar och kommunala skolplaner bort. Istället ställs krav på att huvudmannen ska planera, följa upp och utveckla sin verksamhet på det sätt som denne finner lämpligast. Arbetet ska dokumenteras och huvudmannen måste alltid agera om det vid en utvärdering framkommer att det finns brister i verksamheten. Detta benämns i lagen som ett systematiskt kvalitetsarbete. Barn och utbildningsnämnden i Uddevalla kommun har beslutat om rutiner och riktlinjer för det systematiska kvalitetsarbetet. I samband med beslutet föreslog nämnden kommunfullmäktige att besluta om att skolplanen från 1999 skulle upphöra att gälla (Dnr BUN 2011:662). Riktlinjerna för det systematiska kvalitetsarbetet finns beskrivet i ett PM daterat Utgångspunkten för det systematiska kvalitetsarbetet är det uppdrag som kommunfullmäktige och barn och utbildningsnämnden ger förvaltningen. Uppdraget dokumenteras i ett politiskt styrkort och utgår från nämndens och kommunfullmäktiges långsiktiga och kortsiktiga mål om verksamhetsutveckling. Styrkortet dokumenteras i kommunens IT-stöd för verksamhetsutveckling, VUVIT. För verksamhetsområdet grundskola/grundsärskola finns ett specifikt styrkort framtaget. Styrkortet anger uppdrag/handlingsplaner, aktiviteter och mått för verksamhetsåret. Datum för när uppdraget senast ska vara genomfört samt ansvarig tjänsteman framgår. Granskningen visar att kontinuerlig uppdatering av aktiviteterna har gjorts i styrkortet. Utifrån styrkortet som avser grundskola/grundsärskola arbetar varje rektor fram specifika verksamhetskort för sin skolenhet. På så sätt utgör verksamhetskortet enhetens planeringsdokument för det aktuella läsåret. Enligt intervjuer med rektorer är målen i styrkortet ett viktigt verktyg för skolenheternas kvalitetsarbete. Barn och utbildningsnämnden har antagit ett årshjul för återkommande aktiviteter i nämnd och förvaltning. Av årshjulet framgår när uppföljning av verksamheten ska göras på såväl enhetsnivå, verksamhetsnivå och förvaltningscentral nivå. Tre gånger om året (tertial 1 och 2 samt årsbokslut) ska rektorer rapportera en uppföljningsrapport utifrån styrkortet. Den uppföljning som sker i samband med årsbokslutet är mer omfattande än tertialuppföljningen. Denna ska innehålla en utvärdering av enheternas planering enligt verksamhetskortet och en analys av resultaten med tillhörande slutsatser kring vad som lämpligen bör göras och åtgärdas framåt. Enligt riktlinjerna för det systematiska kvalitetsarbetet avgör varje rektor omfattningen och kvaliteten på uppföljningen. De enhetsspecifika rapporterna från respektive skolenhet rapporteras till grundskolechefen där samtliga enhetsrapporter sammanställs och analyseras. Grundskolechefen rapporterar i sin tur den sammanställda rapporten till förvaltningschefen. Detta utgör underlag för verksamhetsberättelsen som rapporteras till nämnden. 12

14 =!I ERNST & YOUNG Inom ramen för granskningen har vi tagit del av den enhetsspecifika uppföljning som rektorerna rapporterat från sina respektive enheter. Samtliga uppföljningar vi tagit del av utgår från de uppdrag/handlingsplaner som framgår av det politiska styrkortet för grundskolan. Omfattning och analys i uppföljningsrapporter varierar mellan enheterna. vissa fall framgår enbart redovisning av kunskapsresultat, i andra fall kompletteras detta med beskrivning av resultatet med tillhörande analys för det fortsatta arbetet. Granskningen visar att sju skolenheter inte har rapporterat in någon verksamhetsuppföljning. Av intervju med förvaltningschef framkommer att kvaliteten i enheternas uppföljningsrapporter är ett utvecklingsområde, framförallt vad gäller kvaliteten i rektorernas analys av resultatet. I syfte att förbättra analysarbetet på enhetsnivå har en analysmodell arbetats fram på förvaltningscentral nivå med stödfrågor som ska vara behjälpliga i rektorernas analysarbete. I samband med framtagandet av analysmodellen genomförde grundskolechefen workshops med rektorer för att diskutera hur högre kvalitet i analyserna kan uppnås. Enligt intervju med rektorer är mallen för kvalitetsarbetet ett fungerande verktyg i analysarbetet. Rektorerna upplever även att de kommunala och nationella målen numera har en tydligare överrensstämmelse, vilket underlättar uppföljningsarbetet. I syfte att vidare underlätta rektorernas arbete med analys har en controllerfunktion inom förvaltningen fått i uppgift att sammanställa resultatet. På så vis är tanken att rektorerna ska kunna fokusera på analys och verksamhetsutveckling istället för sammanställning och uppföljning av resultat, uppger de intervjuade Klagomålshantering Inom Uddevalla kommun finns ett system för synpunktshantering kallat "Ris och ros"/"säg vad du tycker". På kommunens hemsida finns en länk till det formulär där synkpunkten kan lämnas. I slutet på året sammanställs synpunkterna i en årsrapport. Rapporten för 2012 visar att barn och utbildning mottog sju synpunkter och sju klagomål.' Vid intervju med förvaltningschef och administrativ chef framkommer att ett antal problem med synpunktshanteringssystemet har identifierats. De intervjuade menar att systemet inte är tillräckligt känt bland medborgarna, varför antalet inkomna synpunkter/klagomål är så få. Förvaltningsledningen menar även att det finns en risk för att synpunkter som inkommer på skolenheterna uppfattas som klagomål och därför kan det finnas en ovilja att synliggöra detta genom registrering i synpunktshanteringssystemet Inflytande och samråd På huvudmannanivå anordnar kommunen dialogforum med föräldrarådsrepresentanter från samtliga skolor och förskolor. Barn och utbildningsnämndens presidium och förvaltningschef deltar vid dessa möten. Föräldrarna ges möjlighet att ställa frågor både i förväg eller på plats. I dagsläget sker information om kallelse till dialogforum via kommunens hemsida. Enligt nämndens presidium har antalet deltagande föräldrar varit lägre än önskvärt. Under dialogforum förs anteckningar som sedan publiceras på kommunens hemsida. Anteckningarna utgörs av de frågor som framkommit följt av kommu- 1 Sammanlagt 14 kommentarer. Inkomna kommentarer klassificeras som förslag/synpunkt, beröm, klagomål eller skaderisk enligt kommunens synpunktshanteringssystem. 13

15 IIf 1111''111w- JERNST&YOUNG nens svar. Intervjuade föräldrar upplever att dialogforum med nämnden är väl fungerande. Intervjuade föräldrar ser positivt på att de ges möjlighet att i förväg skicka in frågor till nämnden och att de får gehör för synpunkter. Barn och utbildningsnämnden har inte något liknande formaliserat och systematiskt möte med elever. Vid vår intervju uppger nämndens presidium att detta är ett område som kommer prioriteras under kommande läsår. Det är rektors yttersta ansvar att säkerställa att elever och föräldrar ges möjlighet att påverka utbildningen. I intervjuer med förvaltningsledningen framkommer att frågor om påverkansmöjligheter på utbildningen därmed inte har varit en prioriterad fråga på förvaltningscentral nivå. Det framgår dock tydligt i det utbildningsmaterial som förvaltningsledningen arbetat fram att det åligger rektorer att tillse system för elevernas och vårdnadshavares möjlighet att påverka utbildningen. Enligt de intervjuade eleverna är möjligheterna att påverka utbildningen begränsad. Eleverna uppger att de sällan ser resultat av eventuella diskussioner kring utbildningens utformning och innehåll. Vid intervju med rektorerna framhålls elevernas utvecklingssamtal med mentor, elevråd och klassråd som de främsta verktygen för påverkan. Vid vissa skolenheter arbetar elevråden aktivt utifrån verksamhetsplaner där aktiviteter framgår Bedömning Enligt skollagen ska varje huvudman inom skolväsendet systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Vi bedömer att nämnden har vidtagit åtgärder för att möta kraven genom att ett system för systematiskt kvalitetsarbete har arbetats fram. Vi kan konstatera att det systematiska kvalitetsarbetet till stor del bygger på verksamhetsrapportering med analys från skolenheterna och att det är upp till varje rektor att besluta omfattningen av rapporteringen. Granskningen visar att vissa enheter inte rapporterat sin analys samt att de rapporter som inkommit varierar i omfattning och kvalitet. Vi kan därför konstatera att det kvarstår vissa utmaningar i att säkerställa kvaliteten i rapporteringen och därmed implementeringen av det systematiska kvalitetsarbetet. Granskningen visar dock att åtgärder vidtagits på förvaltningscentral nivå för att ta fram mallar för rektorernas analys av resultatet utifrån det politiska styrkortet. Barn och utbildningsnämnden bör enligt vår bedömning fortsatt prioritera arbetet med att säkerställa kvaliteten i återrapportering och analys enligt riktlinjerna för det systematiska kvalitetsarbetet. Enligt 4 kap 7 skollagen ska huvudmannen ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Information om rutinerna ska lämnas på lämpligt sätt. Granskningen visar att ett system för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen finns etablerat inom förvaltningen. Vi kan konstatera att det finns en medvetenhet inom förvaltningsledningen om problematiken i att enbart ett fåtal synpunkter registreras i synpunktshanteringssystemet. Förvaltningsledningen bör enligt vår bedömning fortsatt kommunicera innebörden av att anmäla synpunkter för att säkerställa att elevers och vårdnadshavares synpunkter utreds. Skollagens 4 kap 9 ställer krav på att elever och deras vårdnadshavare ges möjlighet till inflytande och samråd. Eleverna ska fortlöpande stimuleras att ta aktiv del i arbetet med att vidareutveckla utbildningen och hållas informerade i frågor som rör dem. Informationen och formerna för elevernas inflytande ska anpassas efter deras ålder och mognad. Genom dialogforum med föräldrarådsrepresentanter bedömer vi att nämnden möjliggör inflytande och samråd med elevernas vårdnadshavare. Vi kan konstatera att 14

16 111,II1IiIw -/ JERNST&YOUNG anteckningar från dessa möten är tydliga och tillgängliga på kommunens hemsida. Granskningen visar att det saknas liknande dialogforum för elever. Vi bedömer att det är av vikt att nämnden prioriterar ett system för inflytande och samråd för elever. 15

17 11111I"'''''' -~J ERNST & Yt)UNG 6. Arbetet enligt kapitel 5 skollagen I skollagens kapitel 5 finns bestämmelser om: Arbetsmiljö och ordningsregler (3-5 ) Disciplinära och andra särskilda åtgärder samt dokumentation (6-24 ) 6.1. Arbetsmiljö 15 kapitlet 4 skollagen framgår att arbetsmiljölagen (1977:1160) reglerar kraven på en god arbetsmiljö. Såväl elever som lärare och rektor samt övrig personal vid en skolenhet omfattas av arbetsmiljölagen. Enligt 5 ska ordningsregler finnas för varje skolenhet. De ska utarbetas under medverkan av eleverna och följas upp på varje skolenhet. Kommunstyrelsen i Uddevalla kommun har antagit arbetsmiljöbestämmelser med riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete ( ). Av riktlinjerna framgår ansvar och befogenheter. Kommunstyrelsen är anställande myndighet och ytterst ansvarig för de anställdas arbetsmiljö. Nämnderna har ett verksamhetsansvar och ska se till att de lagkrav som gäller inom arbetsmiljöområdet efterlevs. Enligt intervju med barn och utbildningsnämndens presidium har arbetsmiljöuppgifterna inte förändrats i och med den nya skollagens införande. Däremot har ett arbete bedrivits för att tydliggöra rutiner, riktlinjer och rapportering. Anledningen till detta uppges främst vara arbetsmiljöverkets inspektion av kommunens arbetsmiljöarbete (Dnr ISG 2011/7662). Inspektionen visade bland annat på brister i rutiner för arbetsmiljöarbetet, uppföljning av tillbud och skaderapportering samt brister i tydlighet gällande nämndens arbetsmiljöuppgifter samt formaliserad fördelning av arbetsmiljöuppgifter till lärare. Även tidigare revisionsrapporter har visat på dessa brister vilket enligt nämndens presidium har varit en anledning till att arbetet med arbetsmiljöuppgifter har utvecklats Systematiskt arbetsmiljöarbete I samband med att barn och utbildningsnämnden antog rutiner och riktlinjer för ett systematiskt kvalitetsarbete (Dnr BUN 2011:662) togs beslutet att integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) i dessa rutiner. En handlingsplan togs fram för att integrera SAM i barn och utbildningsnämndens systematiska kvalitetsarbete. Av handlingsplanen framgår att rapportering av arbetsmiljöarbetet ska ske i enlighet med övrig kvalitetsrapportering i VUVIT och att det ska få en egen rubrik i bokslutskommentaren under gemensamt arbete. Granskningen visar att det i årsredovisning 2012 framgår en redogörelse för arbetsmiljöarbetet. Delar som lyfts fram är bland annat resultatet av medarbetarundersökningen 2011 samt en sammanställning av sjukfrånvaron i kommunen. Rapportering ska ske i enlighet med det årshjul för återkommande arbetsmiljöaktiviteter för nämnd och förvaltning som nämnden beslutat om. Av årshjulet framgår att rektor två gånger per år ska rapportera uppföljning av arbetsmiljöarbetet. I rapporten ska en sammanställning av skade- och tillbudsrapporter ingå. Rapportering av genomförda skydds- och miljöronder ska också ingå och en checklista för skydds- och miljöronder finns framtagen. Rektorernas rapporter tillsänds grundskolechef som i samband med detta kallar till arbetsmiljödialog med rektorerna. Grundskolechefen sammanställer sedan en arbetsmiljörapport för hela verksamhetsområdet grundskola som tillsänds för- 16

18 1111i111 I =/ ERNST&YOUNG valtningschef. Detta rapporteras i sin tur till nämnden. Det är nämndens ansvar att följa upp arbetsmiljöarbetet enligt årshjulet och rapportera arbetsmiljöarbetet till kommunstyrelsen. Inom ramen för granskningen har vi efterfrågat arbetsmiljörapporter från skolenhetsnivå och erhållit en sådan. Vi har även delgivits den sammanställd arbetsmiljörapport för förvaltningen (Dnr 2012:857). Av den sammanställda rapporten framgår uppföljning av tillbud och skaderapportering från samtliga grundskolenheter. I samband med att förvaltningschef tar del av verksamhetschefernas arbetsmiljörapporter kallas samtliga verksamhetschefer till arbetsmiljödialog. Även detta sker två gånger per år. Deltagande aktörer vid dialogen är förutom verksamhetschefer och förvaltningschef även representanter från lärarförbundet, lärarnas riksförbund, kommunal och övriga fackliga representanter. Av sammanträdesprotokoll från arbetsmiljödialogen framgår bland annat att årshjul och rutiner för arbetsmiljöarbetet har diskuterats. Rapport över tillbud och arbetsskador för 2012 har redovisats och bilagts protokollet. Av protokollet framgår även att rektorers och lärares ökade arbetsbelastning i och med dokumentationskraven har diskuterats. Bland annat framgår att lärarförbundet menar att kraven på dokumentation tenderar att bli ohållbara. Arbetsgivaren anger att frågan närmare ska undersökas för att få en bättre bild av dokumentationsarbetet. Det framgår även att arbetsgivaren vill låta ett arbetslag eller enhet pröva alternativa modeller för dokumentation för att hitta förenklade sätt att dokumentera. Protokollet från arbetsmiljödialogen och arbetsmiljörapporten med en sammanställning över tillbud och arbetsskador har redovisats till nämnden (Dnr 2012:857) Övriga rutiner för arbetsmiljöarbetet Nämnden har antagit rutiner vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter (Dnr: BUN/ 2012:822) i syfte att möta de krav som arbetsmiljöverket ställt vid sin inspektion. Av rutinbeskrivningen framgår vilka funktioner som kan få arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig. I enlighet med kommunens övergripande riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete (KS ) har blanketter för fördelning av arbetsmiljöuppgifter mellan rektorer och lärare arbetats fram inom förvaltningsledningen. Dessa finns tillgängliga på kommunens intranät. Exempel på blanketter som finns framtagna är rektorers fördelning av arbetsmiljöuppgifter till lärare som arbetar i komplex miljö såsom idrottslärare, kemilärare, trä/metall- och textilslöjdslärare. Rutiner för rapportering vid tillbud och arbetsskador har tagits fram. Dessa tydliggör arbetstagare/elevers och arbetsgivarens uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Av rutinerna framgår definition av tillbud och arbetsskador samt arbetsstagarens/elevens och arbetsgivarens respektive uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Processen när tillbud eller arbetsskada inträffar beskrivs. Enligt intervju med elever finns det ordningsregler framtagna på deras respektive skolenhet. Eleverna uppger att de känner till ordningsreglerna men menar att de inte varit delaktiga i framtagandet av dem. Eleverna uppger att reglerna är föråldrade och att de inte efterlevs i någon högre utsträckning Medarbetarenkäter Enligt intervju med barn och utbildningsnämndens presidium skaffar sig nämnden kunskap om medarbetarnas arbetsmiljö genom medarbetarenkäter. I Uddevalla kommun genomförs medarbetarenkäter en gång vartannat år. Medarbetarnas nöjdhet mäts genom Nöjd-medarbetar-index (NMI). Senaste undersökningen genomfördes Upp- 17

19 IIww'' " a ERNST & YOUNG draget att genomföra medarbetarenkäter är numera inskrivet i det politiska styrkortet. Det framgår att förvaltningen regelbundet ska genomföra medarbetarenkäter och genom kontroll av sjukfrånvaro följa upp medarbetarnas hälsa och trivsel. Den aktivitet som kopplas till uppdraget är att handlingsplaner ska arbetas fram utifrån resultatet av medarbetarenkäten från Granskningen visar att en sammanställning med tillhörande analys av medarbetarundersökningen från 2011 har genomförts inom barn och utbildningsförvaltningen ( ). Analysen bygger på samtliga skolenheters enkätresultat och analysmetoden utgår från kommunledningskontorets "väglednings vid analys av medarbetarundersökning 2011". Analysen har utarbetats i enlighet med en prioriteringsmatris där sex områden för förbättring ska analyseras utifrån resultatet av undersökningen. Ett område som uppmärksammats är att rektorer upplever en hög arbetsbelastning, vilket kan försvåra möjligheterna för återkoppling till medarbetarna. Därför anges bland annat att resurser för att avlasta rektorerna ska tillsättas. Resultatet av medarbetarenkäter samt de åtgärder som är planerade att vidtas har föredragits för nämnden ( ) Brukarundersökningar Enligt intervju med barn och utbildningsnämndens presidium skaffar sig nämnden kunskap om elevernas fysiska arbetsmiljö genom systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete. Inom ramen för detta ges rapporter genom skade- och tillbudsrapportering. Elevernas psykosociala arbetsmiljö följs inte upp med samma systematik men bör, enligt de intervjuade, följas upp genom brukarundersökningar. Kommunfullmäktige har beslutat att alla nämnder ska genomföra brukarundersökningar. Barn och utbildningsnämnden har i det politiska styrkortet gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en brukarundersökning under Av kommentarerna till uppdraget framgår att en brukarundersökning genomfördes hösten 2012 men resultatet gick inte att sammanställa på grund av för låg svarsfrekvens. Enligt uppgift från de intervjuade inom förvaltningsledningen finns det inte ett fungerande system för att genomföra brukarundersökningar bland elever. Tidigare har kommunen arbetat med den så kallade Våga-Visa-enkäten där frågor utarbetats i samarbete mellan ett antal kommuner i Stockholms län. Den sista Våga-Visa-enkäten genomfördes Enligt uppgift pågår ett arbete att ta fram enkäter anpassade för elever i Uddevalla kommun. Detta uppges vara en anledning till att uppföljningen av elevers uppfattning av arbetsmiljö idag brister Disciplinära och särskilda åtgärder Ett arbete har pågått inom barn och utbildningsförvaltningens administrativa avdelning med att möjliggöra en enhetlig dokumentation av de disciplinära åtgärder som vidtas. Arbetet har resulterat i att specifika mallar för detta tagits fram och finns tillgängliga på kommunens intranät. Av mallarna framgår vilken typ av information som ska dokumenteras samt till vem/vilka kopior på beslutet ska sändas. Disciplinära och särskilda åtgärder som är av allvarligare art, exempelvis avstängning från det obligatoriska skolväsendet, ska tillsändas barn och utbildningsnämnden. Enligt intervju med nämndens presidium är det nämndes ordförande som tar emot besluten i individärenden. Ordförande undertecknar beslutet som bevis på kännedom. I dagsläget efterfrågar inte nämnden någon sammanställd analys av besluten vid de olika skolenheterna. Enligt nämndens presidium skulle en sådan analys kunna möjliggöra att utvecklingsbehov vid olika skolenheter identifieras. Detta är därmed ett utvecklingsområde menar de intervjuade. 18

20 111I111II" =u ERNST&YOUNG Beslut av enklare art, såsom kvarsittning eller beslut om omhändertagande av föremål tillsänds inte nämnden. Samtliga beslut ska diarieföras samt skickas för kännedom till vårdnadshavare och rektor (om lärare/mentor fattat beslutet). Enligt intervju med lärare och rektorer är beslutsmallarna till hjälp i arbetet. En problematik som lyfts är dock att det förekommer fall då lärare väljer att inte klassificera åtgärder som just disciplinär åtgärd för att undvika ytterligare dokumentation. Detta eftersom dokumentationskraven i det dagliga arbetet upplevs som mycket tung Bedömning Såväl arbetsmiljöverkets inspektion under 2011 som revisorernas tidigare granskningar har visat på otydligheter i Uddevalla kommuns organisering avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av vad som framkommit i granskningen kan vi konstatera att kommunstyrelsens fortsatt innehar rollen som anställande myndighet och därmed har det yttersta arbetsmiljöansvaret enligt de bestämmelser som gäller för Uddevalla kommun. Barn och utbildningsnämnden har enligt kommunallagen i uppgift att tillse att de lagkrav som gäller inom arbetsmiljöområdet efterlevs. Genom att integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet i det systematiska kvalitetsarbetet bedömer vi att nämndens ansvar för att följa upp förvaltningens arbete med arbetsmiljö har tydliggjorts. Vi kan konstatera att ett arbete pågått med att tydliggöra former för och fördelning av arbetsuppgifter inom barn och utbildningsnämnden och dess förvaltning. Rutiner för fördelning av arbetsmiljöarbetet mellan rektor och lärare har tagits fram liksom rutiner för tillbud och skaderapportering. Vi kan vidare konstatera att nämnden har bedrivit ett systematiskt arbete för att följa upp medarbetarnas arbetsmiljö genom medarbetarenkäter. Utfallet av enkäterna har analyserats och rapporterats till nämnden. Det framgår av analysen vilka åtgärder som ska vidtas i enlighet med kommunens prioriteringsmatris för analys av medarbetarundersökn ing ar. Kommunfullmäktige i Uddevalla kommun har beslutat att brukarundersökningar för elever ska genomföras. Granskningen visar att barn och utbildningsnämnden inte genomfört en enkätundersökning som gett tillräckliga underlag för att analysera elevernas arbetsmiljö och trivsel sedan Nämnden bör vidta åtgärder för att säkerställa ett strukturerat system för att elevernas syn på sin arbetsmiljö och psykosociala hälsa följs upp och analyseras. Enligt 5 kap 5 skollagen ska ordningsregler finnas för varje skolenhet. De ska utarbetas under medverkan av eleverna och följas upp på varje skolenhet. Vi har genomfört ett fåtal intervjuer med elever och resultatet av intervjuerna ger inte en representativ bild. Vi vill dock understyrka att i det i intervju framkommer att elever upplever att ordningsreglerna är föråldrade och att de inte efterlevs i större utsträckning. Dessutom uppger eleverna att de inte varit delaktiga i utformandet av ordningsreglerna. Vi bedömer att de synpunkter som framkommit bör tas i beaktande. Enligt 5 kapitel 6 skollagen får rektor eller en lärare vidta omedelbara och tillfälliga åtgärder som är befogade för att tillförsäkra eleverna trygghet och studiero eller för att komma till rätta med en elevs ordningsstörande uppträdande. Enligt 24 ska åtgärder som vidtas enligt 7-8 (utvisning och kvarsittning) samt (omplacering, avstängning, omhändertagande av föremål m.m.) dokumenteras skriftligt av den som genomfört åtgärden. Vi bedömer att åtgärder vidtagits som möjliggör att de beslut som 19