Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsalas. Föreningshandbok

Transkript

1 Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsalas Föreningshandbok

2 Innehållsförteckning Del 1: Hur Röda Korsets Ungdomsförbund funkar s. 2 Del 2: Lokaler och bokning av dem s. 5 Del 3: Kommunikation s. 9 Del 4: Ekonomi s. 13 Del 5: Mångfald och tillgänglighet s. 19 Del 6: Övrigt s. 22 Del 7: Bilagor s. 29 1

3 Del 1: Hur Röda Korsets Ungdomsförbund funkar I denna del ges en övergripande bild av Röda Korsets Ungdomsförbund som organisation. Viktiga aktörer och deras funktion förklaras kortfattat i syfte att öka er kunskap om vilka som arbetar högre upp i förbundet och vad som påverkar dess inriktning. Förbundsstyrelsen är Ungdomsförbundets förtroendevalda på gemensam nivå och består av ledamöter invalda på Riksårsmötet (RÅM), årligen arrangerat under den sena våren/tidiga sommar. Förbundsstyrelsen arbetar med att utveckla organisationen utifrån beslut tagna på RÅM och leds av en förbundsordförande. I dagsläget innehas denna post av Hala Mohammed, återvald i juni Till stöd för alla aktiva i Röda Korsets Ungdomsförbund (RKUF) fnns även anställd personal, sakkunniga. De arbetar med organisationsutveckling, kommunikation och PR, håller utbildningar och kompetensutvecklar frivilliga samt bistår lokalföreningarna runt om i landet i frågor rörande föreningsekonomi, medlemsvärvning och verksamhetsutveckling. Kontaktuppgifter till förbundsstyrelsen och föreningens sakkunniga fnns på RKUFs hemsida ( Röda Korsets Ungdomsförbunds verksamheter riktar sig till unga upp till 31 års ålder. När en som ung tecknar medlemskap i Röda Korset eller Ungdomförbundet blir en automatiskt medlem i både RKUF och Svenska Röda Korset (SRK). Ett års medlemskap i Ungdomsförbundet kostar 50 kr. Medlemsavgiften går till den av landets 22 lokalföreningar som medlemmen tillhör. Lokalföreningarna är kärnan i Ungdomsförbundet och består av medlemmar och av frivilliga som bedriver verksamheter på plats. Genom ett medlemskap stödjer en alltså de verksamheter som fnns i ens närhet. Storleken mellan lokalföreningarna varierar mycket sett till antalet medlemmar, frivilliga och verksamheter. Vi är i Uppsala med våra ca 600 medlemmar, 2

4 160-talet frivilliga och åtta verksamheter en av landets största lokalföreningar! Att vara medlem är inte detsamma som att vara frivillig. Medlemmar stödjer organisationen ekonomiskt (genom den årliga medlemsavgiften på 50 kr) och genom att ställa sig bakom RKUFs arbete för en mer human värld där alla unga känner sig trygga. Ytterligare en viktig aspekt av medlemskapet är att medlemmarna ökar organisationens påverkanskraft, ju fer medlemmar desto tyngre samhällsinfytande. Frivilliga är de som är aktivt engagerade inom någon verksamhet. Ledare och samordnare av verksamheter kallas inom RKUF för verksamhetsledare (inom SRK benämns samma uppdrag som frivilligledare ). Det är verksamhetsledarna som jobbar för att arbetet i verksamheten ska fyta på, planera månadsmöten, rekrytera, välkomna och introducera nya frivilliga o.s.v. Beroende på verksamhetens storlek kan antalet verksamhetsledare variera mellan en och fyra personer. I verksamhetsledarnas uppdrag ligger även att ha kontakt med, och avrapportera om verksamhetens arbete till lokalföreningens styrelse. Styrelsens ledamöter sysslar med föreningsutveckling, att samordna all administration inom föreningen och att stötta verksamhetsledarna i sina uppdrag. En lokalföreningsstyrelse består vanligtvis av fem till åtta ledamöter med olika uppdrag. Förutom ordförande, vice ordförande och kassör består Uppsalas styrelse idag av ledamöter med ansvarsområdena utbildning, medlemmar, kommunikation samt mässor och rekrytering. Styrelsen välj in på årsbasis under föreningens årsmöte i februari. De verksamheter som fnns i Uppsala just nu är: Jourhavande Kompis Rättvis Handel Vänner Emellan Fadderdelen Vänner Emellan Storträffen PR-gruppen RKUF Sport Läxhjälpen Aktivitetshuset Läxhjälpen Boenden FörSköna (vilande) 3

5 En sak att notera är att i princip allt arbete och engagemang inom RKUF sker på frivillig basis. Endast de sakkunniga och förbundsordförande får ut ett arvode för sin sysselsättning inom organisationen. All frivilligkraft inom RKUF gör stor skillnad för unga i samhället när vi tillsammans bedriver sociala verksamheter och arbetar för en hållbar utveckling med mer kärlek och respekt. Så kom alltid ihåg att vi alla frivilliga gör en grym insats! 4

6 Del 2: Lokaler och bokning av dem Det fnns fera olika lokaler som ni kostnadsfritt kan använda er av för möten, utbildningar och andra event. Vi använder oss oftast av de lokaler som ligger på Trädgårdsgatan 16C. Det är Uppsala rödakorskrets som hyr dessa och vi hyr i sin tur ett rum av dem, som vi har förtur till. Alla dessa lokaler går att boka om en vill använda dem. Dessa är följande: - Träffpunkten - Solferino (soffrummet) - Anne Frank (tidigare RKUFs rum) - Henry (tidigare Konferensrummet) - Humanitet (tidigare Infocentret) Röda Korset har ytterligare en lokal som ni kan boka: - Kupan (Röda Korsets Second Hand) Ni kan även använda era av följande externa lokal: - Sensus Träffpunkten Den stora lokalen som ligger till vänster inne i trappuppgången på bottenvåningen. Denna har ett stort rum bra lämpad för möten och utbildningar. Denna lokal är lämplig om man kommer bli fer än 10 personer. Vi har haft möten för upp till 45 personer i lokalen men då är det trångt. Rummet ligger i anslutning till köket. Köket går utmärkt att låna. Om man bara lånar det över en kväll och fkar är det onödigt att dra igång den stora diskmaskinen. Ställ i så fall disken prydligt i plastbackar så diskas den på morgonen istället. Soporna ska kastas i soprummet. Detta ligger bakom huset, gå ut genom bakdörren och in i ett av rummen i trälängan bakom. Om lokalen lånas under en 5

7 längre period eller om det blir mycket disk, dra igång diskmaskinen. OBS! Kör aldrig kaffebryggaren och vattenkokaren samtidigt, då går proppen! Denna lokal är populär, så se till att boka den i god tid! På dagarna under veckan är lokalen alltid uppbokad. Solferino Solferino ligger i anslutning till Träffpunkten på bottenvåningen. Det är ett mindre rum med soffor, bra ifall man vill ha mindre och mer informella möten. Anne Frank Rummet som ligger mitt emot pentryt på övervåningen. Här har RKUF alla sina saker. Rummet passar för möte med 8 personer eller färre. Henry Det första rummet till höger om man går in på övervåningen. Rummet lämpar sig för möten för upp till 10 personer och där fnns whiteboardtavla. Humanitet Det är den lokal man ser utifrån gatan, med ett bord och en röd soffa. Ingång till lokalen sker genom dörren till höger en halvtrappa upp, gå igenom hallen och sedan en halvtrappa ner igen. Lokalen är lämplig för 5-8 personer. Bordet är utdragbart. Lokalen kan främst bokas kvällstid då personalen använder lokalen dagtid. Det går bra att använda pentryt på övervåningen. Denna lokal är lite mer luftig än konferensrummet, dock kan det hända att det kommer andra som behöver låna datorn som står där. Kupan Ute på Röda Korsets Second Hand Kupan (Danmarksgatan 20B) fnns en möteslokal för ca 20 personer. Använd gärna denna lokal, men tänk på att den ligger en bit från centrum. 6

8 Bokning av lokalerna Alla Röda Korsets lokaler bokas via Kontakta styrelsen för inloggningsuppgifter. Verksamheter som Jourhavande kompis som driver verksamheter dagligen eller regelbundet kan boka in sig i sina specifka och redan bestämda lokaler upp till ett år framåt. Övriga kan boka in sig utifrån sin verksamhetsplanering på terminsbasis. Utrustning Information om vilken utrustning det fnns i olika rum fnns under informationsfiken i bokningssystemet. Projektorn på Trädgårdsgatan bokas genom Ulrica Hanebring på ulrica.hanebring@redcross.se Projektorn på Danmarksgatan bokas genom Michael Eriksson på uppsalakupan@telia.com Nycklar För att komma åt lokalerna på Trädgårdsgatan behövs en nyckel. Verksamhetsledarna är ansvariga för nycklarna inom sin verksamhet. En del verksamheter som ofta använder sig av våra lokaler har egna nycklar medan andra verksamheter får höra av sig till sin kontaktperson inom styrelsen om hen behöver få tillgång till en nyckel. De verksamhetsledare som är registrerade på en nyckel är ansvariga för att lämna tillbaka denna nyckel till SRK när hen avslutar sitt uppdrag som verksamhetsledare. Den nya verksamhetsledaren får sedan gå till SRK om att hämta ut nyckeln, så att nyckeln alltid är registrerad på den person som faktiskt har nyckeln. Ansvarig för nycklarna hos SRK ä r Ulrica Hanebring. Hon nås på: eller ulrica.hanebring@redcross.se. Meddela även styrelsen vem som är registrerad på nycklar inom din verksamhet. Sensus Då vi har ett samarbete med Sensus får vi också låna deras lokaler på Västra ågatan 16. De har lokaler av varierande storlek. Vår kontakt på Sensus heter Vivian Abou Karam och det är via henne vi bokar lokal. Hon nås lättast på mail: 7

9 eller på telefon: F ö r a t t f å a n v ä n d a S e n s u s l o k a l e r m å s t e v i s k r i v a t y d l i g t a t t mötet/utbildningen/föreläsningen hålls i samarbete med Sensus och även gärna ha med deras logga om vi skriver en inbjudan eller affsch. Detta låter kanske mer avancerat än vad det är, Sensus logga hittar man på deras hemsida. Vid kontakt med Sensus, var tydlig med att du ringer från Röda Korsets Ungdomsförbund och att du vill göra detta i samarbete med Sensus, annars kostar det pengar. 8

10 Del 3: Kommunikation Hemsida På den gemensamma hemsidan har varje lokalförening en egen avdelning. Varje lokalförening väljer själva hur mycket och vilket material de vill ha på sidan men några saker måste vara uppdaterade: - Styrelsen med kontaktuppgifter till åtminstone ordföranden - Verksamhetsgrupper för varje aktiv verksamhet i lokalföreningen - Kort introduktionstext om vad lokalföreningen jobbar med i stort För RKUF Uppsalas del används hemsidan även till vidare spridning av nyhetsbrevet, den visar aktuellt kalendarium samt har en sida där för medlemmarna viktiga dokument såsom utläggningsblanketter fnns tillgängliga. Verksamhetsledarna har ansvar för att se till att texten om respektive verksamhet är uppdaterad och att kontaktuppgifterna stämmer. Lokalföreningssidan nås på: Nyhetsbrev Belyser såväl genomförda som kommande aktiviteter inom föreningen, visar kalendarium och ger en presentation av styrelsen. Nyhetsbrevet skickas ut via föreningens huvudmail uppsala@rkuf.se till föreningens medlemmar och frivilliga och läggs även upp på hemsidan. Facebook En stor del av de människor vi vill nå har idag Facebook. Av den anledningen är det också en bra arena att driva våra frågor i. RKUF har en gemensam Faceboook-sida för hela Ungdomsförbundet. Det fnns även en användare för föreningsutveckling samt en användare för verksamhetsutveckling. Bli gärna kompis med föreningsutveckling och verksamhetsutveckling för att få information om du är aktiv i en lokalförening eller verksamhet. Den gemensamma Facebook-sidan är bra att följa om en vill se vad som 9

11 händer i våra frågor och i organisationen i stort. Har du något du tycker borde berättas om där är det bara att skriva ett inlägg på sidan. De festa lokalföreningar har också en Facebook-sida för att kommunicera med medlemmar och intresserade på orten. För RKUF Uppsalas del är det följande sida som gäller: Inom RKUF Uppsala används Facebook i huvudsakligen som diskussionsforum för styrelsens medlemmar, för att planera och strukturera arbetet med RKUF Uppsala, kommande möten och aktiviteter etc. samt för att skapa event och sprida information om kommande aktiviter. Vi har för vana att lägga upp en bild och en kort text när vi är ute på till exempel mässor för att få fer att komma fram till vårt bord och prata. Facebook är alltså utmärkt för att sprida information om våra aktiviteter både innan, under och efter att det genomförts. Innan: Informativ text om aktiviteten. Exempel: På lördag 12 april bjuder RKUF Uppsalas PR-grupp in till välgörenhetsfka till förmån för Syrien. Portarna öppnar kl: på Trädgårdsgatan 16 c och på menyn fnns en rad goda bakverk såsom key lime-pie, chokladbollar och smarriga smoothies. Så gör något dubbelt gott fka för Syrien! Under: Kort text som uppmuntrar folk att komma till vår aktivitet samt en trevlig bild. Till exempel: Kön ringlar utanför Svandamshallarna och vi är självklart på plats. Kom förbi och säg hej. Efter: Bild som visar aktiviteten samt en kort text som beskriver hur aktiviteten gick och till exempel hur många som deltog samt ett tack till dessa. Exempel: Igår hölls RKUF:s idéutbildning där ett tjugotal personer deltog. Det var en alltigenom trevlig och lärorik kväll och vi från RKUF Uppsala vill tacka alla som kom för att lära sig mer om vår förening och Röda Korset. 10

12 På Facebook fnns förutom styrelsens interna grupp bland annat en grupp för föreningens verksamhetsledare och så har Rättvis Handel en öppen Facebook-sida där man k a n l äsa mer om v e rksamheten o c h d es s a k t u e lla a k t i viteter: Uppsala/ Facebook används också för att promota föreningens blogg genom att vi länkar till vissa blogginlägg för att på så vis öka spridningen och få fer att upptäcka den. Blogg Visar upp föreningen genom text och bilder och ger en god inblick i vad som händer inom föreningen. Fokus ligger här på bilder och längre texter då våra andra forum såsom till exempel Facebook står för kortare texter och enstaka bilder. Länk till bloggen: E-post Varje lokalförening har en och för RKUF Uppsala är det uppsala@rkuf.se som gäller. Utöver huvudmailen som sköts av föreningens ordförande så har även de festa verksamheter en offciell mail. För RKUF Uppsala används följande adresser: PR-gruppen: PRgruppenuppsala@gmail.com Rättvis Handel: rattvis.handel@gmail.com Jourhavande Kompis: uppsala@jourhavandekompis.se Vänner Emellan Fadderdelen: vanneremellan@hotmail.com Vänner Emellan Storträffen: stortraffen@live.se Läxhjälpen Aktivitetshuset: laxhjalpen.rkuf.uppsala@gmail.com Läxhjälpen Boenden: laxhjalp.boende@gmail.com 11

13 RKUF Sport: Hör av dig till föreningsmailen om du vill komma i kontakt med dem FörSöna: Vilande Samarbete med SRK Den rådande rutinen inom RKUF Uppsala är att vi, främst via föreningens kommunikatör, vid större aktiviteter meddelar Dlovan Kassab, verksamhetsutvecklare & kommunikationsansvarig för Röda Korset i Uppsala, så lägger han upp eventet eller informationen på SRK:s hemsida/kalendarium ( för att på så vis skapa större spridning av eventet. Dlovan nås på: dlovan.kassab@redcross.se Kommunikation mellan verksamheten och styrelsen Inom RKUF Uppsala har varje verksamhet en kontaktperson i styrelsen och via denne rapporteras till övriga i styrelsen hur arbetet i verksamheten går. Kontakten mellan styrelsens kontaktperson och verksamheten sker i huvudsak via mail men även genom verksamhetsbesök med verksamhetsledarna. 12

14 Del 4: Ekonomi För att föreningen och dess verksamheter ekonomiskt ska kunna gå runt, är det viktigt med rutiner och långsiktighet. Här nedan tas det upp en del punkter, som kommer att kunna underlätta att nå de målen. De här punkterna kommer tas upp - Hur funkar ekonomin i föreningen och verksamheterna? - Budget - Bidrag - Kassörens och den ekonomiskt ansvarigas roll - Utlägg och utläggningsblankett - Överlämning - Avslutande Hur funkar ekonomin i föreningen och verksamheterna? Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala är en ideell förening som tillhör organisationen Röda Korsets Ungdomsförbund. Alla lokalföreningar runtom i landet sköter sin ekonomi själva. Alla lokalföreningar är ansvariga för verksamheterna, som verkar inom föreningen. Dessa är i sin tur ansvariga för att se till att de har tillräckligt med pengar. Dock så sköter styrelsen, d.v.s. kassören, utbetalningar och dylikt. Styrelsen söker pengar till föreningen för hyra av lokal, material och annat. Dessa pengar söker vi tillsammans med verksamheterna från Uppsalakretsen av Röda Korset. Verksamheterna söker pengar för sina egna verksamheter, medan styrelsen söker för sin, plus hyra. Det gör vi varje höst för kommande verksamhetsår. Styrelsen skickar alltid ut info om detta i god tid. För övriga bidrag som verksamheterna söker utanför rörelsen drar vi av 5% av det beviljade bidraget. Mer info om det plus tips på var 13

15 verksamheterna kan söka pengar ser ni här nedan. Budget För att ni ska kunna ha så bra koll på er ekonomi som möjligt är en budget en bra grej att ha. En bra rutin att ha inom verksamheterna är att en fxar en budget årsvis, med en halvårsuppföljning, där det kollas upp utgifter/intäkter för att se om budgeten stämmer hittills. För att få tag på utläggen som gjorts hittills, kontaktas kassören i styrelsen. Dennes kontaktuppgifter fnns alltid att tillgå på hemsidan Styrelsen ser gärna att när en budget är hopskriven för det kommande året, att den skickas in till dem. Det kan hända att det fnns en deadline, men då har verksamheterna fått information om detta via mail. Hur ska då en budget se ut? Jo, det behöver inte alls vara speciellt avancerad eller krånglig, den är ju till för verksamheterna själva, samt för bidragsgivarna. Här nedan fnns ett exempel på hur den kan se ut: Budget för verksamhet X 2015 Intäkter: Svenska Röda Korset Uppsala Rotary kr kr Kostnader: Fika för möten Utbildning Verksamhetsträffar Material 500 kr kr kr 500 kr Kvar sedan innan Totalt kr kr 14

16 Som förening är inte tanken att en ska sitta och spara på en massa pengar, just för sparandet skull. De bör användas för att hjälpa så många som möjligt. Dock, betyder inte det att en inte ska tänka långsiktigt. Det kan vara så att verksamheten någon termin inte får bidrag och då är det bra att ha något att luta sig mot. Bidrag Med anledning av att Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala (RKUF) har gått med förlust de senaste åren har styrelsen beslutat att styrelsen kommer att ta 5% av summan av de externa bidrag som verksamheterna får, alltså de bidrag som sökes utanför Svenska Röda Korset samt Röda Korsets Ungdomsförbund. Detta görs för att täcka de gemensamma kostnader som föreningen har, men som tidigare helt har betalats av styrelsen. Exempel på sådana kostnader är lokalhyra, terminsavslutningar, gemensamma utbildningar och gemensamt fka. Detta gäller för alla bidrag som har beviljats från och med 1 januari I och med detta får verksamheterna alltså 5% mindre än vad ni sökt. Ett tips är då att söka 5% mer i bidrag och ange detta som administrativa kostnader, vilket brukar gå bra. Värt att notera är att denna regel alltså bara gäller de pengar som söks externt och inte se som söks från kretsen. Här nedan fnns en del tips på ställen som verksamheter kan söka pengar ifrån. Men oftast fnns listor inom verksamheterna, från tidigare ekonomiskt ansvariga. - RKUF:s regionpott Där kan en som nyuppstartad verksamhet (max kr), de som behöver pengar till utbildningar, samt övriga kostnader inom verksamheter söka (max kr). Tänk på att ju mindre en söker, desto större chans att få hela summan beviljad. - SRK:s kretsar Då föreningen söker pengar varje år från Uppsalakretsen, är det en bra idé att söka pengar härifrån för speciella events, utbildningar eller liknande. Ett exempel är när PR- 15

17 gruppen ville tillverka armband för att sedan sälja till förmån för Syrien. De sökte då 500 kr och fck det beviljat. - Fonder och stiftelser Kolla om verksamheten har en lista hos sig med fonder och stiftelser som fortfarande kan utnyttjas samt se den bifogade flen i slutet av denna handbok. - Kommunen - Landstinget - Privata företag Obs! Se riktlinjer för samarbete med företag i föreningshandboken på nätet - Lokala nätverk T.ex. Lions och Rotary Efter att ett bidrag har beviljats ska verksamheten meddela kassören att detta har hänt, samt skicka en kopia av ansökan och dokumentet som säger vilket summa ni fått beviljat till kassören. När ni generellt gör en budget och söker bidrag så måste ni motivera vad pengarna ska gå till. Dettas görs med en verksamhetsplan. Den görs som med en budget årsvis. Kassörens och den ekonomiskt ansvarigas roll Som kassör för föreningen innebär det att den har huvudansvaret för föreningens ekonomi. Hela styrelsen har givetvis ett ansvar också, men kassören har mest koll, skulle en kunna säga. Kassören betalar ut verksamheternas utlägg (se info om det nedan), betalar fakturor, är stöd till verksamheterna i ekonomiska frågor o.s.v. Föreningen har även (ibland) en vald vice kassör. Kassören och vice kassören delar på arbetet sinsemellan. Om det fnns möjlighet för detta inom verksamheten, bör alltid någon vara ekonomiskt 16

18 ansvarig. Alla verksamhetsledare har såklart ansvaret för ekonomin, men denne kan vara huvudansvarig när det gäller bidragsansökningar, att förmedla ekonomisk info från styrelsen till resten o.s.v. Denne ska sedan också föra över information om hur det ekonomiska läget, samt dess rutiner till efterträdande. Info om utlägg och utläggningsblankett De utgifter som inräknar verksamhetens egna verksamhet, står verksamheten själva för. Det funkar som så att de aktiva inom verksamheten lägger ut pengar själva för kostnaden och får sedan tillbaka dem genom att skicka in kvittot tillsammans med en utläggningsblankett. Blanketten lämnas på kontoret i kassörens fack eller i brevlådan till byggnaden. Utläggningsblanketterna fnns på hemsidan för utskrift ( men även på kontoret utskrivna, på Trädgårdsgatan 16B (övervåningen, i RKUF:s kontor). Tillgång till lokalerna har alla under dagarna, men även på kvällarna om verksamhetens egna nyckel används. Det fnns en del policys inom RKUF att förhålla sig till när det gäller vad en kan köpa för föreningens pengar. Denna info fnns i samma dokument som utläggningsblanketten och uppklistrad på kontoret, där blanketterna fnns. Några viktiga policys är till exempel att all mat ska vara vegetarisk, ingen alkohol samt ekologisk och Fairtrade/Fair Trade i så stor utsträckning som möjligt. Kvitto För att få ersättning för utlägg gäller det att originalkvittot lämnas in. Vid de fall det även fnns någon typ av biljett, exempelvis vid tågresa, biobesök, konsert, ska både kvitto och biljett lämnas in, om detta är möjligt. Fråga i kassan under köp! Det som är superviktigt att tänka på är att BABS-kvitton (det lilla kvittot från kreditkortläsaren) inte är giltiga som kvitton. Detta är just för att en inte kan se vad som har köpt, utan bara för vilken summa. På detta kvitto står det EJ KVITTO PÅ KÖP med stora, tydliga bokstäver. 17

19 Utläggningsblankett Då en fyller i en utläggningsblankett ska alla kvitton tejpas fast på baksidan snyggt och prydligt så att alla kvitton syns när en kopierar. Det är väldigt viktigt att inte tejpa på texten på kvittot eftersom texten då försvinner. Kom också ihåg att fylla i både syftet med utlägget och den verksamhet som berörs, den informationen behövs senare till revisionsberättelsen. Glöm inte att skriva under blanketten också! Överlämning Som verksamhetsledare är det superviktigt med överlämning. Så att de nya förstår vad de olika ansvarsområdena innebär. Det har tidigare varit en del brister i kommunikation verksamhetsledare emellan, vilket i slutändan har lett till mer arbete för både verksamhet och styrelse. Så, om en ekonomiansvarig avgår - se till att den nya får all info! Denna handbok samt att få tillgång till gamla dokument och beskrivning av rutiner inom er verksamhet är bra grejer att gå igenom! Avslutande Mycket info om föreningsekonomi fnns i RKUF:s föreningshandbok: 18

20 Del 5: Mångfald och Tillgänglighet 1 Vi i Röda Korset Ungdomsförbund Uppsala har som mål att alla ska känna att de har möjlighet att vara med på och är välkomna till våra aktiviteter. För att uppnå det målet måste vi se till och respektera att människor har individuella förutsättningar. Nedan följer en checklista som ni kan använda vid olika arrangemang eller på er verksamhet. Det är på intet sätt en uttömmande lista. Ibland kan det vara svårt att uppfylla alla punkter på listan, men det går alltid att förhålla sig till den. Allergier: - Be deltagarna undvika vanliga allergiframkallande källor (t.ex. nötter, citrus, starka dofter, pälsdjur). - Rökning tillåts inte nära entrén, ventilationsintag och fönster. Anmälan till utbildningar, träffar och event: - Undvik att fråga om personnummer. - Fråga om kostpreferenser och allergier. - Fråga om behov av syn, skriv eller teckenspråkstolk. - Vid fråga om könsidentitet använd hen/hon/han/den alt man/kvinna/annat samt vill ej uppge. - Fråga om behov av hörslinga/teleslinga eller andra hjälpmedel som ni vet att ni kan erbjuda. Avgifter: - Undvik att ta ut deltagaravgifter och tänk på att kringavgifter (mat, resor etc.) kan vara hindrande. 1Tillgänglighet att göra en miljö tillgänglig för alla oavsett funktionsförmåga. 19

21 Inbjudan: - I inbjudan bör det framgå hur pass tillgängligt arrangemanget är. - Undvik röd färg i större utsträckning än nödvändigt (det Röda Korset i vår logga måste dock alltid vara rött!), det gäller inte bara i inbjudan. Integritet - Undvik situationer där människor kan behöva vis upp sina ID-handlingar - När ni mailar, tänk på att alla kanske inte vill få sin mailadress spriden. Istället för att lägga in massa adresser under till eller kopia så kan funktionen hemlig kopia med fördel användas - Om det är nödvändigt, be deltagarna lämna namn och telefonnummer till en anhörig som endast kontaktas vid olycka, sjukdom etc. Kost/mat - Tänk på att alla så långt som möjligt ska kunna äta av samma mat. När det inte går, undvik termer som specialkost. - Märk upp mat/fka och dryck med innehållsförteckning. - Presentera maten, ingredienser etc. muntligt. - Om maten serveras ur fera kärl, se till att alla kärl har egna bestick. Lokaler o o o o o o En ingång ska gälla för alla deltagare, undvik särlösningar. Vädra så lite som möjligt med öppet fönster under pollensäsong. Tänk på att dörrhålen bör vara minst 80 cm breda. Alla bör kunna ta sig fram i lokalen utan hinder. Ventilationen bör vara god. Berätta hur lokalen ser ut och var nödutgångar fnns redan vid start. 20

22 Program och tider o Tänk på att ta hänsyn till olika högtider. På ungdomsförbundets kontor fnns en mångfaldsalmanacka ni kan ta hjälp av. o Se till att det är paus minst var 45 minut. Under pauserna är det bra om det fnns ett lugnt rum att gå till samt tillgång till något att dricka för deltagarna. o Vid presentationsrundor är det en bra idé att förutom namn inkludera valt/valda pronomen. Språk o Använd ett språk som är lätt att förstå, det är ett av de tydligaste och bästa sätten som vi kan vara inkluderande på. o o Om facktermer, andra svåra ord eller förkortningar används så ska de förklaras. Tänk på att använda ett könsneutralt språk. T.ex. är en att föredra framför man. När det kommer till pronomen, utgå från hur personen defnierar sig själv. o Använda så neutrala ord som möjligt. Istället för att säga bensträckare så kan du säga paus. Undvik ord som hudfärgat helt. o Översätt gärna texter till fera språk. Toaletter o Det ska fnnas toaletter som alla kan använda! Tänk därför på hur tillgängliga toaletterna är. Är toaletten stor nog för t.ex. rullstol? Finns det räcken på båda sidor toaletten? Kan alla komma fram till handfatet? o o Toaletterna bör vara könsneutrala. Avståndet till tillgängliga toaletter ska vara samma som till otillgängliga. Pauserna kan behöva anpassas efter avståndet till toaletten. 21

23 Del 6: Övrigt I denna del tas dessa punkter upp: Ett år med Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Utbildningar Intyg för engagemang i Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Ett år med RKUF Föreningsårsmöte - FÅM Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och årets viktigaste möte. Det är det enda mötet där föreningens alla medlemmar har rätt att vara med och bestämma. Det är här det föregående verksamhetsåret följs upp och beslut om föreningens framtid fattas. Föreningsårsmötet skall hållas senast den siste februari varje år. Mötet behandlar verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, väljer valberedning, revisorer, ombud till riksårsmötet, ledamöter, kassör och ordförande för lokalföreningens nästkommande verksamhetsår. Det beslutas även om föregående styrelse får ansvarsfrihet och man tar ställning till motioner och propositioner. Riksårsmötet - RÅM Riksårsmötet är en av årets mest spännande händelser inom Röda Korsets ungdomsförbund! Det är då RKUF:are från hela landet samlas för att diskutera spännande motioner och propositioner från medlemmar och förbundsstyrelse och besluta om vilken riktning RKUF ska ta framöver. Här väljs även den nya förbundsstyrelsen, RKUF:s högsta beslutande organ. Mötet hålls varje år i maj/juni. Plats för mötet varierar från år till år beroende på vilken lokalförening som agerar värdförening. Varje lokalförening får skicka ett antal ombud, hur många beror på hur många medlemmar respektive förening har, Uppsala har för tillfället åtta platser. 22

24 Ombuden väljs på föreningsårsmötet har rösträtt på mötet och således en direkt chans att påverka RKUF:s framtid. Motioner Alla medlemmar får skiva motioner inför Riksårsmötet eller Föreningsårsmötet. Detta kan gälla stadgarna eller något helt annat! Om motionen gäller Riksårsmötet kan man antingen skicka den direkt till Förbundsstyrelsen via mail eller så låter man sin lokalförening titta på motionen innan vilket ger den en ökad tyngd. Föreningsstyrelsen besvarar motionen och beslut om alla motioner tas på Riksårsmötet. Stadgemotioner har motionsstop redan i februari medan allmänna motioner har motionsstopp i april. Vill man skriva en motion till Föreningsårsmötet, ska motionen ha inkommit till styrelsen i Uppsala senast två veckor innan årsmötet. MOVE står för Motivation, Organisation, Verksamhet och Engagemang och är en utbildningshelg då frivilliga från hela landet samlas för att gå på föreläsningar, utbyta erfarenheter och umgås. MOVE arrangeras i november varje år. Platsen för MOVE varierar från år till år för att sprida ut reslängden till MOVE för landets lokalföreningar. Verksamhetsplan och Budget Inför varje ny termin ska alla verksamheter lämna in en verksamhetsplan och budget. Detta ska göra oavsett om verksamhetsledarna ämnar sitta kvar eller inte. Planen ska lämnas in under hösten till styrelsen. Verksamhetsplanen ska innehålla tre delar: En beskriver först hur verksamheten ser ut idag och vad en gör. I del två gör en en behovsanalys. En funderar över, och förklarar vilket behov verksamheten fyller och om behovet kommer att fnnas kvar under nästkommande verksamhetsår. Våra verksamheter måste fylla ett behov! I del tre beskriver en målen inför nästkommande år. Vad vill en uppnå under 23

25 nästkommande år? Vill en starta fer grupper? Ha fer frivilliga inom verksamheten? Ha bra utbildade frivilliga? Föreläsa i skolor? Berätta även hur många barn och unga ni har som mål att nå ut till. Beskriv även hur ni kommer att uppnå detta mål dvs. vilka metoder ni kommer att använda er av. Om ett av era mål är att ha fer frivilliga under nästa år, beskriv då hur ni tänker göra detta. Ha ambitioner! Ni ska även i samband med verksamhetsplanen skriva en budget inför nästkommande år som ska täcka alla förväntade aktiviteter, utgifter och inkomster. Tanken är att en till stor del håller sig till verksamhetsplanen och budgeten, men det går givetvis att ändra på den. Vid större ändringar kan detta meddelas till verksamhetens kontaktperson i styrelsen. Hela föreningens budget och verksamhetsplan lämnas in till Föreningsstyrelsen i oktober. Verksamhetsberättelse I slutet av varje verksamhetsår ska en även skriva en verksamhetsberättelse där en berättar hur det har gått för verksamheten under året och vad en har uppnått under året som gått. Ni utgår från verksamhetsplanen för året när ni gör verksamhetsberättelsen och tittar på om ni har nått målen ni satte upp eller inte, om vissa mål inte har uppnåtts så beskriver ni varför. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla hur många frivilliga som varit aktiva inom er verksamhet under året, hur många verksamhetstillfällen ni har haft (t.ex. hur många gånger ni har haft läxhjälp eller hur många och vilka aktiviteter ni har anordnat), hur många och vilken typ av möten ni har haft, hur ni har rekryterat frivilliga, hur ni ha kommunicerat internt och externt. Berätta även hur många barn och unga som ni har nått ut till genom er verksamhet under året som gått. Berätta om framgångar ni har haft, men även om problem och hur ni har/kommer att arbeta för att läsa dem. 24

26 Verksamhetsberättelsen ska lämnas till styrelsen senast fem veckor innan föreningsårsmötet. Föreningsårsmötet brukar hållas i slutet av februari och verksamhetsberättelsen ska därför lämnas in i mitten av januari. Rekryteringskväll I början av varje termin hålls en rekryteringskväll när vi öppnar dörrarna på Träffpunkten för alla som är nyfkna på RKUF Uppsala. Styrelsen och verksamheterna gör tillsammans reklam för kvällen för att locka så många aktiva som möjligt. Alla verksamhetsledare ska vara på plats för att presentera sin verksamhet och svara på frågor. En trevlig kväll och ett väldigt effektivt sätt att locka nya frivilliga! Utbildningar Ideologiutbildning Minst två gånger om året ges utbildningar om RKUF:s ideologi. Utbildningen ger viktig kännedom om RKUF:s värdegrund och uppbyggnad. En väldigt trevlig kväll där en som deltagare får chansen att träffa andra medlemmar och frivilliga samt får en djupare inblick i organisationen, vad vi står för och hur organisationen hänger ihop. Ideologiutbildningen är obligatorisk för alla frivilliga, dels då det är viktigt att veta mer om organisationen och för att vi har märkt att den bidrar till att hålla aktiva kvar inom föreningen. Den är givetvis även väldigt uppskattad och det bjuds på god mat! Verksamhetsledarutbildning Två gånger om året hålls verksamhetsledarutbildning som är obligatoriska för alla verksamhetsledare. Syftet är att verksamhetsledarna ska känna sig bekväma i sitt uppdrag, veta vad som förväntas av dem och få en chans att träffa andra verksamhetsledare och styrelsen. En del viktiga praktiska bitar tas upp som ekonomi, rekrytering och bokning av lokaler, men även information om ledarskap och 25

27 gruppdynamik. Utbildningen kan vid behov skräddarsys eller hållas vid fera tillfällen, prata med styrelsen. Övriga utbildningar som ges vid intresse: - Asylföreläsning, personal från Migrationsverket, Röda Korset och andra aktörer har informerat om deras arbete och hur asylprocessen går till. En väldigt uppskattad utbildning då många verksamheter riktar sig till ensamkommande fyktingungdomar. - På fykt, chans att prova på RKUF:s rollspel som går ut på att öka kunskap om asylprocessen hos svenska gymnasieungdomar genom att leva sig in i hur det är att vara på fykt. Dessutom fnns det verksamhetsspecifka utbildningar som i huvudsak verksamhetsledarna ansvarar för. Om ni behöver hjälp att hålla, ta fram eller anordna en sådan så kan ni prata med styrelsen. RKUF har även en del utbildningar på förbundsnivå som så klart går bra att delta vid, mer information om dessa fnns på hemsidan eller kan fås av styrelsen. Till viss del kan ni även få gå externa utbildningar. Om ni som frivilliga saknar någon utbildning så är det viktigt att ni hör av er så att vi kan arbeta för att ta fram den. Ni som frivilliga har både rätt till och skyldighet att delta vid de utbildningar som krävs för att du ska kunna fullgöra ditt uppdrag. Styrelsen vill gärna ha en dialog med er frivilliga om utbildningarna så att de kan bli så bra och aktuella som möjligt. Terminsavslutningar I slutet på varje termin hålls en avslutningskväll där styrelsen tackar för gånga termin och bjuder på mat, gott sällskap och roliga aktiviteter. Ett perfekt tillfälle att träffa andra frivilliga och medlemmar! 26

28 Intyg för engagemang inom RKUF Uppsala Som aktiv frivillig och verksamhetsledare kan en efter avslutat frivilliguppdrag få ett intyg för sitt engagemang inom RKUF. Verksamheterna har olika riktlinjer gällande längden av engagemang för att utfärda intyg, det varierar mellan en och två terminers frivilliginsats. En mall för intyg till frivilliga fnns att tillgå genom styrelsen, hör med just din verksamhets kontaktperson eller skicka ett mail till för mer information. På intyg till frivillig ska framgå: - Namn på frivillig - Personnummer - Vilket uppdrag personen har haft och vad detta innefattat - Datum över perioden för frivilliguppdraget - Underskrift av verksamhetsledare OBS! Det är viktigt att RKUFs logga med det röda korset fnns med på intyget och att detta är i färg. Intyg för verksamhetsledaruppdrag utfärdas av föreningens ordförande vid avslutat uppdrag. Skicka ett mail till föreningen (samma adress som ovan) och ange ditt namn, personnummer vilken verksamhet du varit ledare för samt under vilken period detta varat tillsammans med en kort beskrivning av just dina uppgifter som verksamhetsledare. 27

29 Bilagor (se kommande sida) 28

30 RKUF Fonder och stiftelser lathund Med reservation för förändring Kan sökas Stiftelse/Fond Beskrivning Särskild blankett Sista ans.dag Kontakt Anmärkning och Redovisning Datum Hela året Allmänna Arvsfonden Stöd till Barn i utsatta situationer. Nyskapande och utvecklande projekt, informations-, utbildningsinsatser; t.ex. Vi deltar, Fördel barn, Lokalstöd JA Hela året Allmänna arvsfonden Stockholm tel: Hela året Anna Lindhs minnesfond I första hand kvinnor och ungdomar som har modet att bekämpa likgiltighet, fördomar, förtryck och orättvisor så att människor kan leva gott i en miljö där de mänskliga rättigheterna efterlevs. NEJ Hela året info@ annalindhsminnesfond.se, januari Clas Groschinskys Minnesfond Vård/uppfostran barn/ungdom. Utbildning. Ansökan kan lämnas mellan 1 november och 31 januari JA 31 jan Box Stockholm tel: Fax info@groschinsky.org Hela året EU:s ungdomsprogram Ungdomsutbyten, EVS, ungdomsinitiativ, programsamverkan och stödaktiviteter. JA Hela året Se hemsidan under

31 Eva och Oscar Ahréns Stiftelse vård och fostran av behövande barn (social verksamhet). NEJ? Bokföringstjänst, Box 5091, Hässelby, tel: Internationellt ungdomsarbete, Ung och Aktiv i Europa. Här listas en mängd olika bidrag. 2ggr/år Folke Bernadottes minnesfond Internationell förståelse. Ungdomar ges möjlighet till kunskap om andra länder Utlandsresor. Ej yrkesinriktad utbildning JA 15/2 samt 15/9 Box Stockholm tel: esfond.se Ansökan skickas via förbundsekonom en senast 14 dgr innan sista dag. Hela året Gates foundation (Bill och Melinda Gatres foundation) Arbete och projekt inriktade på Global utveckling hållbar och ekonomisk utveckling JA Kontin uerligt Europe Office Victoria St., Bressenden Place, London SW1E 5BH +44 (0) info@gatesfoundation.org org/grantseeker/pages/overv iew.aspx org/globalhealth/pages/grandchallengesexplorations.aspx RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 2

32 Mars Gustaf Adolfs och prinsessan Sibyllas Minnesfond Projektet skall avse barn och ungdom inom något av följande områden: 1. att främja vård och uppfostran 2. att stödja undervisning eller utbildning 3. eller att bedriva hjälpverksamhet bland behövande JA 1/3 HM Konungens hovmarskalksämbete Expeditionen Kungl. slottet Stockholm Ansökan görs elektroniskt via fondens hemsida. Bidrag lämnas till konkreta projekt under 1 års tid. feb Helge Ax:son Johnsons Stiftelse Stöder social-, barn- och ungdomsverksamhet 2 ggr/år 2 ggr/år Hugo Stenbecks stiftelse Idéer för livet, Skandia Barn & Ungdomars fostran, både i Sverige och utomlands. Lokala projekt som stödjer och förbättrar situationen för barn & ungdomar? Insamlingsstiftelsen Lejonhjärta Stödjer arbete för barn och ungdomar inom följande områden: Uppväxtsituation och skolmiljö, ökad förståelse mellan olika grupper i samhället, förebyggandet av våld, droger och mobbing, fritidssysselsättning, krishjälp. NEJ 1/2 Box Stockholm tel: NEJ JA Hela året variera nde Box 2094, Stockholm handläggare Johan Stenman tel: , johan.stenman@kinnevik.se NEJ? tel: Kolla hemsidan för olika ansökningsdatum 3 ggr/år If Säkerhetsnål aktiviteter som gör en insats mot mobbing, rasism, som stödjer barn med missbrukande föräldrar eller på annat sätt är drabbade av svårigheter. JA variera nde Fast belopp om kronor. Se hemsidan för ansöknings- RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 3

33 Feb Karin och Ernst August Bångs Minne Sociala ändamål, t ex till föreningar som arbetar med social utveckling, omsorg av barn <18 år. Stöd ges för arbete mot drogmissbruk, våld och för arbete med integration, social gemenskap. Feb Konung Gustav V:s 90-årsfond Ungdomsledarutb (int). Kontakt/utbyte ungdomar i Sverige och andra länder Nov Hela året Kronprinsessan Margaretas Minnesfond Kungliga Patriotiska Sällskapets understödsfond Sociala ändamål. Ej löpande driftskostnader. Högst två år i rad till samma ändamål. Vill stödja kultur och vetenskap samt vård och fostran av barn genom bidrag till undervisning och utbildning. Bidrar ofta till ex: tryckning av böcker, program etc. JA 15/2 Bergsgatan Stockholm tel: datum Telefontid må/tis/tors JA 25/2 Ansökan skickas via förbundsekonom en senast 14 dgr innan sista dag. NEJ 1/11 Över ,- NEJ löpande tel: 08/ , telefontid kl ggr/år Kungliga sällskapets pro patria Fonden har till syfte att främja barns och ungdoms vård, fostran eller utbildning, eller om verksamheten avser stöd åt behövande äldre, sjuka eller handikappade. Fonden lämnar årligen bidrag till föreningar och sammanslutningar, företrädesvis av riksomfattande karaktär. JA 31/3 samt 15/10 tel: 08/ (telefontid 10-12) okt Lars Hiertas Minne Sociala ändamål till allmänt gagn JA 1/10 Eriksbergsgatan 3, 2 tr Stockholm tel: Beslut meddelas i december sept Magnus Bergvalls stiftelse Stöder hjälporganisationer för främjande JA 15/9 Stiftelseavd S3 RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 4

34 av deras arbete Skandinaviska Enskilda Banken Sergels torg 2, Stockholm Maj Ollie och Elof Ericssons stiftelse för välgörande ändamål Vård, fostran och utbildning för ungdomar NEJ 31/5 Ollie och Elof Erikssons Stiftelse för välgörande ändamål, c/o Sven Hugo, Lövsbergsvägen 77, Linköping. tel: ggr/år januari decem ber Hela året Olof Palmes Minnesfond Oskar, Mathilda och Gottfrid Mattssons stiftelse Petrus och Augusta Hedlunds stiftelse Prins Carl Gustafs Stiftelse Främjar internationellt utbyte, studier kring fred och nedrustning samt rasism och främlingsfientlighet. Verkar för internationell förståelse främjar välgörande ändamål såsom vård och uppfostran Nyskapande barn- och ungdomsverksamhet. Prioriterar projekt som innebär ökat ansvar för flyktingar och asylsökande; enbart barn ungdom och ålderstigna. Ej resekostnader. välgörande, sociala, konstnärliga, idrottsliga eller andra kulturella eller eljest allmännyttiga ändamål. JA 20/3 samt 1/10 Box Stockholm tel: NEJ 31/1 Oskar, Mathilda och Gottfrid Mattssons stiftelse c/o Kanslichef Per André, Villagatan 22, Stockholm JA 31/12 Uckerö Östhammar tel: NEJ löpande tel: 08/ , kontaktperson Bengt E Telland Lämpligt sökbelopp mellan och kronor Satsar på stora projekt! Ej under kr. Handläggningstid 2-3 veckor RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 5

35 mars 1.Sigurd och Elsa Goljes minne 2. Ragnhild och Einar Lundströms Minne 3. Karl Jeppssons Minne 4. Irma och Arvid Larsson-Rösts Minne 5. Emma och Erik Granes Minne Stöd till barns och ungdomars vård/fostran och utbildning. JA 31/3 c/o Lindhés Advokatbyrå Riddarg , Stockholm tel: Ansökan kan göras mellan 1 januari och 31 mars. Gemensam blankett för alla fonderna. Hela året Skandiastiftelsen/Amphionstiftelsen Stiftelsernas syfte är att lämna understöd för religiösa, välgörande, sociala, politiska, konstnärliga, idrottsliga eller andra därmed jämförliga kulturella eller eljest allmännyttiga ändamål. NEJ löpande Skandiastiftelsen/Amphions tiftelsen c/o Skandia Bolagsjuridik, Stockholm tel: , kontaktperson Sandra Molin tel: Hela året Hela året Stiftelsen Ulf Lundahls minnesfond Svenska Röda Korsets medel för verksamhetsutveckling Främja fostran och utbildning, samt barn och ungdomsvård ändamålet är att stimulera ny verksamhet i Sverige. Stödet ges främst till nya verksamheter eller nystart av verksamheter. Verksamheten ska bedrivas enligt Rkufs strategi. Stöd ges till föreningar utan egna medel att starta en verksamhet. JA löpande JA löpande Ansvarig på SRK Linda Folke tel: linda.folke@redcross.se Beslut inom 12 veckor Hela året Ungdomsfonden Att stödja samarbete mellan unga människor i syd, öst och nord och att möjliggöra kontakter och projekt som syftar till ungdomars deltagande i samhället och egen utveckling. Kan ge pengar både för utvecklingsinsatser och informationsinsatser. De vanligaste JA löpande ungdomsfonden@forumsyd. se tel: RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 6

36 formerna för ekonomiskt stöd är för: 1) utvecklingssamarbete i Afrika, Asien, Latinamerika, Central- och Östeuropa 2) information i Sverige om globala utvecklingsfrågor 3) ungdomsledda projekt - utvecklingssamarbete och/eller information i Sverige sept Åhlénsstiftelsen Barns/ungdomars vård, fostran, utbildning. NEJ 15/9 tel: sept Åke Wibergs Stiftelse att ge bidrag till främjande av barn och ungdoms vård och fostran JA 1/9 TIPS ÄR ATT ALLTID ANVÄNDA LÄNSSTYRELSENS UPPDATERADE ÄNDAMÅLSSÖKNING AV REGISTRERADE FONDER OCH STIFTELSER: RKUF, Att: Anna Nubäck Box 17563, Stockholm 7