Strategiskt inköpsarbete på ONROX

Transkript

1 Strategiskt inköpsarbete på ONROX Differentiering och utvärdering Håkan Berg Daniel Olsson Institutionen för teknisk ekonomi och logistik Teknisk logistik Lunds Tekniska Högskola

2 II

3 Förord Detta examensarbete är det sista momentet som författarna genomför i sin civilingenjörsutbildning i Datateknik vid Lunds Tekniska Högskola. Författarna har valt att skriva sitt examensarbete på Institutionen för Teknisk Logistik, och på grund av författarnas bakgrund har ett företag i elektronikbranschen studerats. Arbetet hade sin början redan i november 2005 då författarna kontaktade Onrox AB i Malmö med erbjudandet om att göra en materialadministrativ studie över företagets försörjningskedjor, men startades inte på allvar förrän maj Författarna vill härmed tacka alla de som möjliggjort detta examensarbete. Först och främst riktas ett tack till kontaktpersonen och handledaren på Onrox, Olof Rosenqvist. Ett stort tack riktas även till Onrox övriga personal utan vars entusiastiska deltagande arbetet inte varit möjligt att genomföra. Författarna vill även passa på att tacka handledaren på LTH, Johan Lundin, som regelbundet kommit med feedback på det material som producerats och bistått med referenser. Sist men inte minst tackar författarna Doktor Andreas Norrman som bidragit med värdefulla råd när arbetet varit som svårast. Lund, 26 september 2006 Håkan Berg Daniel Olsson I

4 II

5 Sammanfattning Titel Strategiskt inköpsarbete på Onrox Differentiering och utvärdering Författare Berg, Håkan & Olsson, Daniel Handledare Rosenqvist, Olof. Verkstadschef och Inköpsansvarig, Onrox AB Lundin, Johan. Teknisk Logistik, Lunds Tekniska Högskola Bakgrund Onrox är en Skånsk kontraktstillverkare av elektronikprodukter som haft en väldigt stark tillväxt de senaste åren. Detta har medfört fler kunder, fler komponenter och fler leverantörer, vilket i sin tur har resulterat i en högre komplexitet i materialförsörjningen. Ibland uppstår produktionsstörningar på grund av att allt inte flyter som det ska. Inköpsavdelningens strategier och rutiner har helt enkelt inte till fullo hunnit anpassa sig efter de nya omständigheterna. För att undersöka problemen och få förslag på möjliga lösningar har Onrox valt att använda sig av examensarbetande studenter. Problemformulering Examensarbetet har en övergripande problemformulering: Vad kan Onrox göra för att effektivisera sitt inköpsarbete? Denna problemformulering har delats upp i tre mindre delproblem: Hur fungerar Onrox materialförsörjning i dagsläget? Vilka inköpsstrategier kan Onrox tillämpa? Hur kan Onrox inköpsarbete mätas, styras och utvärderas? Syfte Examensarbetets syfte är att identifiera och analysera genomförbara förbättringsförslag kring Onrox inköpsstrategier och inköpsutvärdering. Varje fråga i problemformuleringen bidrar till detta syfte genom att uppnå ett något mer specifikt delsyfte. Det första delproblemet har syftet att beskriva Onrox materialförsörjning och de problem som finns i dagsläget. Syftet med det andra delproblemet är att beskriva och förklara olika inköpsstrategier som kan tillämpas för att effektivisera den beskrivna materialförsörjningen. Det tredje och sista delproblemet har syftet att skapa ett system för att övervaka, utvärdera och styra strategierna. III

6 Metod Författarna har valt att tillämpa aktionsforskning, det vill säga att aktivt delta i en verklig förändring. Detta val har i stor utsträckning präglat examensarbetets metod och tillvägagångssätt. På grund av den komplexitet som råder har författarna valt ett systemteoretiskt förhållningssätt. Under studiens gång har författarna med hjälp av befintliga teorier och modeller försökt förklara de förhållande som råder på Onrox, samt försökt generera förslag på åtgärder som är anpassade efter dessa förutsättningar. Således har en deduktiv ansats tillämpats. Studien har börjat med en explorativ ambitionsnivå, för att sedan utvecklas till en deskriptiv, förklarande/förstående och slutligen en normativ ambitionsnivå. På grund av detta har många olika former av kvalitativa och kvantitativa datainsamlingsmetoder tillämpats. Slutsatser Kartläggningen av Onrox materialförsörjning har visat att de två största störningskällorna är bristande leveransprecision från leverantörerna samt att affärssystemet inte utnyttjas på ett optimalt sätt. Under kartläggningen framkom det även att det inte bedrivs någon systematisk utvärdering av inköpsavdelningens prestationer. För att effektivisera inköpsarbetet har en modell skapats för att differentiera olika typer av inköp. Inköpen har differentierats med hjälp av två dimensioner, inköpets påverkan på det finansiella resultatet och försörjningsrisken. Dessa två dimensioner har delat in inköpen i fyra kategorier, var och en med sina egna specifika inköpsstrategier. För att kontrollera och analysera dessa strategier har ett utvärderingssystem tagits fram. Utvärderingssystemet bygger på åtta nyckeltal som tillsammans skapar en bra bild av inköpsavdelningens prestationer. Med hjälp av utvärderingssystemet blir det möjligt för ledningen och inköpsavdelningen att gemensamt komma överens om och sätta upp mål för inköpsarbetet. De förbättringsförslag som identifierats ligger i linje med redan existerande tankar hos Onrox personal. Examensarbetet har således utvecklat och bekräftat dessa tankar och därmed gjort det möjligt för företaget att skrida till handling. Nyckelord Onrox, processkartläggning, logistik, inköp, inköpsarbete, inköpsstrategier, Kraljic, differentiering, inköpsutvärdering, nyckeltal IV

7 Abstract Title Strategic purchasing at Onrox Differentiation and evaluation Authors Berg, Håkan & Olsson, Daniel Tutors Rosenqvist, Olof. Workshop manager and Purchasing supervisor, Onrox AB Lundin, Johan. Engineering Logistics, Lunds Tekniska Högskola Background Onrox is a contract manufacturer of electronics which has been growing rapidly and is located in Malmö. The expansion has resulted in more customers, more components and more suppliers, which has increased the complexity of the supply chain. Occasionally, when things do not work out according to plan, this causes problems and interferes with production. The strategies and routines of the purchasing department simply have not been able to keep up with the expansion. To investigate the problems and obtain suggestions of possible solutions Onrox has chosen to make use of students writing their master thesis. Problem The main problem being investigated in the thesis stands: Which measures can Onrox take to increase purchasing efficiency? This problem has been divided into three smaller questions: How is the current supply chain organized at Onrox? What purchasing strategies can be used by Onrox? How can the performance of the purchasing department at Onrox be measured, controlled and evaluated? Purpose The main purpose of this master thesis is to identify and analyze feasible suggestions of improvement concerning the purchasing strategies and purchasing evaluation system at Onrox. Each one of the smaller questions contributes to this purpose by obtaining a more specific objective. The intention of the first question is to describe the current supply chain and the problems that exist today. The aim of the second question is to describe and explain different purchasing strategies which can be applied to make the supply chain more efficient. The goal of the third question is to create a system to monitor, evaluate and control these strategies. V

8 Method The authors have chosen to apply action research, which means an active participation in a real intervention. This choice has had profound effects on the method and the line of action of the thesis. The complexity of the problem at hand has caused the authors to choose a systemic perspective. During the course of the investigation the authors have tried to explain the current situation and strived to generate solutions to the problems at hand by applying existing theories and models. This means that a deductive approach has been applied to the procedure. The thesis has had the ambition to explore, describe, explain and understand the observed obstacles and to suggest solutions to these problems. This has resulted in the use of many different qualitative and quantitative methods of data congregation. Conclusions The investigation of the supply chain has revealed that the two greatest problems are a lack of precision in delivery from the suppliers, and the fact that the business system is not fully utilized. The mapping also discovered that there is presently no systematic evaluation of the performance made by the purchasing department. To make the purchasing strategies more efficient a framework to differentiate the procurement strategies has been developed. This has been done by using two dimensions, importance of purchasing and supply risk. These two dimensions have divided the different purchases into four different categories, each with its own set of strategies and recommendations. To control and analyze these strategies a system for evaluating the purchasing department has been developed. The system is based upon eight key performance indicators which create an objective and realistic picture of the procurement strategies. This arrangement makes it possible for top management and the purchasing division to set goals for the strategies. The suggestions are similar to ideas already present at Onrox. The master thesis has developed and confirmed these thoughts and thereby made it possible for the company to take action. Key Words Onrox, business process reengineering, logistics, purchasing, procurement, strategy, Kraljic, differentiate, evaluate, performance, key performance indicators VI

9 Innehållsförteckning INLEDNING BAKGRUND PROBLEMFORMULERING SYFTE FOKUS OCH AVGRÄNSNINGAR MÅLGRUPP DISPOSITION... 5 METOD UNDERSÖKNINGSDESIGN VETENSKAPLIGT FÖRHÅLLNINGSSÄTT FORSKNINGSANSATS AMBITIONSNIVÅ DATAINSAMLING TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Del 1: Processkartläggning Del 2: Inköpsstrategier Del 3: Inköpsutvärdering EXAMENSARBETETS TROVÄRDIGHET ONROX AB FÖRETAGSBAKGRUND EKONOMISK UTVECKLING POSITIONERING, KUNDER OCH PRODUKTER LEVERANSPRECISION ORGANISATION DEL 1: PROCESSKARTLÄGGNING TEORETISK REFERENSRAM Definitioner och beståndsdelar ONROX PROCESSER Processkartläggning - Nivå Processkartläggning - Nivå Analys av störningskällor Val av fokus för Del DEL 2: INKÖPSSTRATEGIER TEORETISK REFERENSRAM VII

10 Rätt leverantörsrelation med rätt leverantör Differentiering med hjälp av inköpsportföljsanalys Inköpets påverkan på det finansiella resultatet Försörjningsrisken Leveransprecision från Onrox leverantörer Differentiering av Onrox artiklar Presentation av information i affärssystemet Konsekvensdiskussion Val av fokus för Del DEL 3: INKÖPSUTVÄRDERING TEORETISK REFERENSRAM Varför ska inköpsarbetet utvärderas? Kategorier och kriterier Modell för framtagning av nyckeltal Utvärdering som utvecklingsmetodik i utvecklingsarbetet ONROX INKÖPSSTRATEGIER ONROX INKÖPSUTVÄRDERING Val av kategorier och kriterier Identifiering av nyckeltal Betygssättning Analys av nyckeltalen Reflektion över resultatet Konsekvensdiskussion SLUTSATSER OCH AVSLUTANDE KOMMENTARER SLUTSATSER AVSLUTANDE KOMMENTARER REFERENSER BILAGA 1 - ENKÄT VIII

11 Bildförteckning Figurer Figur 1. Examensarbetets upplägg Figur 2. Antal anställda per år Figur 3. Omsättning per år Figur 4. Leveransprecision till kund med fyra dagars tolerans Figur 5. Onrox organisationsschema Figur 6. En modell över en process Figur 7. Nivå 1 Övergripande processer Figur 8. Symboler för nivå Figur 9. Nivå 2 Offerthantering Figur 10. Nivå 2 Orderhantering/Grovplanering/Beredning Figur 11. Nivå 2 Materialförsörjning Figur 12. Nivå 2 Produktionsplanering Figur 13. Resultat från enkätstudien Figur 14. Kraljics differentierade matris för inköpsportföljsanalys Figur 15. Artiklars respektive leverantörers ackumulerade volympris Figur 16. Tidsmässig leveransavvikelse med två dagars tolerans för de 100 största leverantörerna räknat på antal orderrader Figur 17. Tidsmässig leveransavvikelse med nio dagars tolerans för de 100 största leverantörerna räknat på antal orderrader Figur 18. Kvalitetsmässig avvikelse för de 100 största leverantörerna räknat på antal orderrader Figur 19. Totala andelar av de kvalitetsmässiga avvikelserna fördelat över felkoder Figur 20. Kraljic-matrisen anpassad efter Onrox Figur 21. Antal registrerade leverantörer för de 100 volymprismässigt största artiklarna Figur 22. Antal olika artiklar som inhandlats av de 100 volymprismässigt största leverantörerna Figur 23. Totalt antal artiklar registrerade hos varje leverantör Figur 24. Leveransprecision från leverantörerna över tid Figur 25. Kvalitetsmässiga avvikelser vid inleverans Figur 26. Antal artiklar som levereras mer än en gång per månad IX

12 Tabeller Tabell 1. Leverantörsbedömning Tabell 2. Utvärdering av nyckeltal X

13 1. Inledning Detta kapitel beskriver bakgrunden till examensarbetet och de problemformuleringar som undersökts. Vidare presenteras arbetets syfte och målsättning, vilka avgränsningar som gjorts, den tänkta målgruppen samt rapportens disposition Bakgrund I detta stycke beskrivs globala förändringar som ägt rum, hur dessa har påverkat elektronikbranschen, och slutligen vilka konsekvenser dessa förändringar fått för Onrox. Globala förändringar Dagens försörjningskedjor utsätts för en allt snabbare förändringstakt. Globalisering, ökad konkurrens, snabb teknologisk utveckling och politiska förändringar har medfört att organisationer ständigt måste se över sina strategier. Tidigare har ett företags inköpsarbete präglats av rutin, men för att hänga med i dagens turbulenta utveckling så är det nödvändigt att hela tiden ligga steget före. Istället för att endast övervaka förändringar så måste inköpsavdelningen arbeta proaktivt och få saker att utvecklas i rätt riktning. För att lyckas med detta så måste ett långsiktigt och strategiskt inköpsarbete bedrivas.1 En svensk undersökning visar att utmaningen för tillverkande industrier har skiftat från interna förbättringar till optimeringar av försörjningskedjorna. Det är inte längre tillräckligt att produktionen är konkurrenskraftig, det är även nödvändigt att försörjningskedjorna är konkurrenskraftiga. Detta kräver att både relationer mellan avdelningar inom organisationen så väl som relationer mellan olika organisationer i samma försörjningskedja är anpassade efter varandra. Utvecklingen har medfört att val av leverantörer och leverantörsrelationer har ökat i betydelse.2 Allt mer skrivs i pressen och i den akademiska litteraturen om att långsiktiga och intima leverantörssamarbeten är rätt metod för framgång. Förebilden har varit den japanska bilindustrin. En noggrann undersökning av denna industri visar dock att sanningen är mer komplicerad än så. Även om ett nära leverantörssamarbete är en hörnsten i en modern tillverkande industri så är det inte den enda rätta samarbetsformen. Istället krävs en portfölj med olika typer av leverantörsrelationer, med tillhörande strategier för att stödja dem. Effektiva försörjningskedjor kräver således differentierade leverantörsrelationer som är anpassade efter de rådande omständigheterna.3 Dessa förändringar har resulterat i att inköpsavdelningen under senare år ändrats från att endast administrera inköp till att inta en mer strategisk roll. Inköpsavdelningen är idag 1 Kraljic, Peter (1983). Purchasing must become supply management 2 Olhager, Jan & Selldin, Erik (2003). Supply chain management survey of Swedish manufacturing firms 3 Bensaou, M (1999). Portfolios of Buyer-Supplier Relationships 1

14 ansvarig för att övervaka förändringar på leverantörsmarknaden och effekterna av dessa på företaget. Dessutom är inköpsavdelningen ansvarig för att optimera företagets utnyttjande av leverantörsbasen samt att styra utvecklingen av nya försörjningskedjor. Inköpsavdelningen har således ett stort ansvar för att integrera företagets övergripande strategier med förutsättningarna på leverantörsmarknaden. Forskning visar att ett företags inköpsstrategier blir allt mer avgörande för den långsiktiga konkurrensförmågan. I många företag har denna utveckling gått långsamt vilket resulterat i att inköpsavdelningens potential inte utnyttjas till fullo. För att stödja företagets övergripande strategier är det således nödvändigt för inköpsavdelningen att inta en mer strategisk roll och att bli erkänd som en strategisk del av företaget.4 Utvärdering av inköpsavdelningens prestationer är nödvändigt del av ett effektivt inköpsarbete. Med hjälp av ett välanpassat utvärderingssystem blir det möjligt för ledningen och inköpsavdelningen att gemensamt komma överens om vilka strategier som ska tillämpas och vilka resultat som ska eftersträvas. Utvärderingssystemet fungerar därmed som ett kommunikationsmedel mellan ledningen och inköpsavdelningen. Det blir även möjligt att synliggöra inköpsavdelningens mål och prestationer för resten av företaget samt för leverantörerna. Således är ett effektivt utvärderingssystem nödvändigt för att inköpsavdelningen ska kunna leva upp till sitt strategiska ansvar.5 Kontraktstillverkning av elektronik Outsourcing är en stark trend på dagens marknader, inte minst i elektronikbranschen. Från att göra allt själv - produktutveckling, tillverkning, försäljning och distribution - går företag mot att utkontraktera delar av sin verksamhet. Detta för att en allt hårdare konkurrens med ökade kvalitets- och leveranskrav har gjort att företagen fått se över sina kostnader.6 Kontraktstillverkning inom elektronik, så kallad EMS (Electronic Manufacturing Services), började med tillverkning av persondatorer i slutet av 1980-talet och spred sig sedan till telekomsektorn. EMS-företagen fick en rejäl skjuts i slutet av 1990-talet på grund av den goda konjunkturen inom telekomindustrin. I början av 2000-talet blev det emellertid tvärstopp inom stora delar av EMS då hela telekomsektorn snabbt sjönk. Detta bidrog i sin tur till konsolideringar och rationaliseringar även bland EMS-företagen.7 EMS-branschen är uppdelad i segment då konkurrensen bland kontraktstillverkarna har hårdnat. Bland dessa kan man urskilja två stora grupper; tillverkare av konsumentprodukter, samt tillverkare av industriprodukter.8 Gruppen med konsumentprodukter kännetecknas av att produkterna är priskänsliga och att de tillverkas i väldigt stora volymer. Konsumentelektronik, IT- och telekomprodukter hamnar som produkter inom denna kategori. I Sverige representeras denna grupp främst av Flextronics som är en global aktör och ett av de största EMS-företagen i världen.9 Att förlägga tillverkningen i Asien brukar vara förknippat med lägre kostnader. Men för att detta ska vara fallet måste det vara stora volymer. Konsumentelektronik är som sagt de 4 Ellram, Lisa M. & Carr, Amelia (1994). Strategic purchasing: A history and review of the litterature 5 Monczka, Robert & Trent, Robert & Handfield, Robert (2005). Purchasing and supply chain management 6 Partnertechs årsredovisning, Ibid. 8 Ibid. 9 Löpande samtal med Olof Rosenkvist. Verkstadschef, Onrox

15 produkter som står för de stora volymerna, och det är oftast de som tillverkas i Asien. För lägre volymer, läs industrielektronik, lönar det sig ofta att ha kvar produktionen inom Europa. Tullavgifter, resekostnader och kulturskillnader gör att det ofta inte lönar sig att flytta ned produktion till Asien om det inte rör sig om större volymer. Dessutom gör den höga personalomsättningen i Kina att europeiska företag är rädda för att förlora det intellektuella kapitalet. Av denna anledning är Östeuropa desto mer intressant, speciellt i samband med många östländers inträde i den europeiska unionen.10 För industrielektronik är leveranstid och kvalité ofta viktigare än pris. Volymerna är inte lika stora som för konsumentelektronik vilket påverkar det sätt man bedriver inköp och tillverkning av dessa produkter.11 Sverige och Norden gör bra ifrån sig inom denna nisch, marknaden här är mer mogen, vilket man kan se då de tyska företagen omsätter obetydligt mer än de svenska.12 Svenska aktörer inom denna grupp utgörs huvudsakligen av PartnerTech och Note, och stora utländska aktörer är finska InCap13, norska Kitron14, B&B Electronics i Kanada15 och Enics i Schweiz16. Onrox Ytterligare en aktör är skånska Onrox som specialiserat sig på små och mellanstora serier samt prototyptillverkning. Kunderna är framförallt närbelägna svenska industrier, men Onrox har även kunder i Danmark, Norge och Tyskland.17 Allt fler industriföretag har märkt fördelen med att ha en närbelägen och kompetent totalleverantör av elektronikprodukter. En stark trend som just nu pågår i branschen är att EMS-företag transformeras till så kallade CDM-företag (Contract Design and Manufacturing). Detta innebär ett större totalansvar för kontraktstillverkaren, och som också leder till fler partnerskap med tredjepartsleverantörer.18 De senaste åren har Onrox därför haft en mycket stark tillväxt vilket har medfört fler medarbetare, kunder och leverantörer. Tillväxten har resulterat i en ökad organisatorisk komplexitet och företagets struktur och arbetsmetoder har inte hunnit anpassa sig. Detta har i sin tur resulterat i olika former av störningar i materialförsörjningen som tar mycket tid och resurser i anspråk.19 I takt med att Onrox vuxit har behovet av att effektivisera och utvärdera inköpsarbetet ökat. I dagsläget finns inga uttalade strategier för differentiering av inköpsavdelningens arbetsmetoder eller leverantörsrelationer. Det finns heller inget systematiskt utvärderingssystem av avdelningens prestationer. För att kartlägga materialförsörjningen och få förslag på åtgärder som kan effektivisera inköpsarbetet så har Onrox valt att använda sig av examensarbetande studenter från Lunds Tekniska Högskola Olsson, Jesper. Endast ren volymproduktion lönsam i Kina Löpande samtal med Olof Rosenkvist. Verkstadschef, Onrox Partnertechs årsredovisning, Löpande samtal med Olof Rosenkvist. Verkstadschef, Onrox Notes årsredovisning, Löpande samtal med Olof Rosenkvist. Verkstadschef, Onrox Löpande samtal med Olof Rosenkvist. Verkstadschef, Onrox

16 1.2. Problemformulering Från bakgrunden ovan framgår det att Onrox har vissa problem med sin materialförsörjning och sitt inköpsarbete. Hur stora dessa problem är och vad som är de bakomliggande orsakerna var vid examensarbetets början okänt. För att undersöka och komma tillrätta med problemen har en övergripande problemformulering använts: Vad kan Onrox göra för att effektivisera sitt inköpsarbete? Denna problemformulering har under examensarbetets gång kristalliserats ut i tre mindre delproblem. Dessa lyder: Hur fungerar Onrox materialförsörjning i dagsläget? Vilka inköpsstrategier kan Onrox tillämpa? Hur kan Onrox inköpsarbete mätas, styras och utvärderas? Många förslag på intressanta områden har under arbetets gång tagits fram och förkastats. Valet att fokusera på just dessa delproblem har i stor utsträckning styrts av Onrox önskemål Syfte Examensarbetets syfte är att identifiera och analysera genomförbara förbättringsförslag kring Onrox inköpsstrategier och inköpsutvärdering. Avsikten är inte att skapa en komplett manual för hur inköpsarbetet ska bedrivas. Istället försöker författarna hjälpa Onrox att identifiera lämpliga strategier för hur inköpsarbetet kan differentieras samt ett system för hur inköpsavdelningens prestationer kan utvärderas. Således försöker författarna lägga grunden till något som över tid kan utvecklas till ett effektivt inköpsarbete. Varje delproblem i problemformuleringen bidrar till detta syfte genom att uppnå ett något mer specifikt delsyfte. Det första delproblemet har syftet att beskriva Onrox materialförsörjning, hur den är uppbyggd, vilka rutiner som tillämpas samt vilka störningskällor som finns. Denna beskrivning har varit till stor hjälp för att svara på delproblem två och tre. Syftet med det andra delproblemet är att beskriva och förklara olika inköpsstrategier som kan tillämpas för att effektivisera den beskrivna materialförsörjningen. Det tredje och sista delproblemet har syftet att skapa ett system för att övervaka, utvärdera och styra strategierna Fokus och avgränsningar Examensarbetet spänner från en grundlig studie av bakomliggande förutsättningar fram till konkreta åtgärdsförslag. Endast de åtgärder som är direkt kopplade till delproblemen presenteras. Implementering av förslagen ligger utanför examensarbetets ramar. Examensarbetet fokuserar på försörjningen av material till produktionen. Inköp av exempelvis produktionsutrustning, kontorsmaterial och tjänster behandlas ej. Prognoser och lagerstrategier berörs endast ytligt. Förbättringsförslagen fokuserar på inköpsavdelningens arbetssätt och relationerna till företagets leverantörer. Varken kunder eller leverantörer har aktivt deltagit i studien. Dessa val har baserats på Onrox önskemål samt på författarnas uppfattning om hur de mest kunnat bidra till Onrox verksamhet. 4

17 1.5. Målgrupp Examensarbetet har en primär och en sekundär målgrupp. Den primära målgruppen består av Onrox ledning och inköpsavdelning. Den sekundära målgruppen består av företag i samma bransch eller företag som är i behov av att differentiera och utvärdera sitt inköpsarbete. Den består även av personer med ett mer teoretiskt intresse av inköp och logistik såsom studenter och andra personer i den akademiska världen. Målgrupperna har framförallt präglat rapportens disposition och arbetets tillvägagångssätt Disposition Examensarbetets första kapitel Inledning innehåller bakgrunden till uppgiften och de problemställningar som undersökts. Vidare presenteras arbetets syfte och målsättning, vilka avgränsningar som gjorts samt tänkta målgrupper. Metodkapitlet beskriver examensarbetets metod och tillvägagångssätten för den datainsamling som rapporten bygger på. Detta kapitel riktar sig framförallt till den akademiska målgruppen. I Onrox AB presenteras en historisk översikt av Onrox och den nuvarande verksamheten. Del 1: Processkartläggning består av information som huvudsakligen insamlats med hjälp av intervjuer och data från Onrox affärssystem. Den insamlade informationen redovisas i form av en processkartläggning. Kartläggningen åskådliggör och analyserar de problem som identifierats. I Del 2: Inköpsstrategier redovisas först generella inköpsrelaterade teorier. Med hjälp av dessa teorier analyseras data från Onrox affärssystem och förslag på inköpsstrategier ges. Detta kapitel riktar sig framförallt till Onrox och dess inköpsavdelning. För att kunna mäta och utvärdera dessa inköpsstrategier så presenteras i Del 3: Inköpsutvärdering ett system för att övervaka och kontrollera inköpsavdelningens prestationer. Även detta kapitel riktar sig framförallt till Onrox och dess inköpsavdelning. Avslutningsvis presenteras kapitlet Slutsatser och avslutande kommentarer där examensarbetets huvudsakliga resultat sammanfattas. Författarna redovisar även Onrox syn på resultatet samt en del egna synpunkter. 5

18 6

19 2. Metod Metod är ett samlingsbegrepp för de tillvägagångssätt som används vid produktion av kunskap om exempelvis organisationer, grupper och individer. Metod är således läran om de tillvägagångssätt som syftar till att samla in, bearbeta och sammanfatta information så att resultatet blir kunskap.21 Detta kapitel beskriver de metoder på vilka examensarbetet baseras, samt redogör för metodmässiga begrepp som anses relevanta för studien. Författarna förklarar vad det inneburit att skriva examensarbetet i samarbete med ett företag och de metoder och tillvägagångssätt som använts presenteras och diskuteras. Slutligen behandlas studiens trovärdighet Undersökningsdesign Undersökningsdesign är det sätt på vilket forskaren väljer att studera det aktuella fenomenet. I stor utsträckning är det studiens syfte, problemställning och tillgängliga resurser som avgör designen.22 Aktionsforskning Vid aktionsforskning nöjer sig inte forskaren med att undersöka ett visst fenomen utan deltar aktivt i en förändringsprocess. Aktionsforskning används således vid studier av processer eller företeelser som inte skulle äga rum utan forskarens medverkan. Att helt eller delvis genomföra en verklig förändring är således ett sätt att bedriva forskning på. Vid simulerade situationer erhålls ofta andra resultat än då deltagarna får ta konsekvenserna av sina handlingar. Aktionsforskning kan därför vara nödvändig ur metodsynpunkt eftersom det är ett sätt att studera verkliga händelser. Aktionsforskning är framförallt en läroprocess och ett av de viktigaste resultaten är att utöka deltagarnas insikter och erfarenheter.23 Modern logistik baseras på tvärvetenskapliga studier och de fenomen som studeras är ofta komplexa och svåra att definiera. För att skapa ny kunskap är det inte alltid tillräckligt att undersöka historisk data, ibland är det nödvändigt för forskaren att delta i verkliga förändringar. Aktionsforskning är väl lämpad för logistiska studier; genom att aktivt delta i en förändringsprocess så kan forskaren studera ett visst fenomen i sin naturliga kontext. Aktionsforskning bidrar således både till att utöka den bakomliggande kunskapen inom ett specifikt område, samt kunskapen om hur den ska tillämpas.24 Eftersom syftet med examensarbetet är att skapa en grund för ett effektivt inköpsarbete på Onrox har författarna valt att använda sig av aktionsforskning. Onrox nuvarande situation har 21 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 22 Ibid. 23 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 24 Näslund, Dag (2002). Logistics needs qualitative research especially action research 7

20 kartlagts och studerats och konkreta förslag har tagits fram. Att tillämpa aktionsforskning har således gjort det möjligt att initiera en verklig förändring. Upplägget har därmed gjort det möjligt för författarna att tillämpa de metoder och verktyg som tidigare endast studerats teoretiskt i den bakomliggande utbildningen. Vidare har upplägget gett författarna erfarenheter som inte kunnat erhållas genom renodlade teoristudier, samt en insikt i komplexiteten i verkliga situationer Vetenskapligt förhållningssätt Filosofer har länge diskuterat hur världen ser ut i verkligheten, och i vilken utsträckning det är möjligt att samla in kunskap om denna. Inom olika områden är vissa förhållningssätt mer tillämpbara än andra; det finns inget som pekar på att det finns ett förhållningssätt som generellt sätt är bättre än andra. En central del av diskussionen handlar om huruvida sociala system, det vill säga människor som samarbetar, styrs av lagmässigheter eller om alla situationer som studeras är unika.25 Tre av de viktigaste vetenskapliga förhållningssätten är positivismen, hermeneutiken och systemteorin26. Nedan behandlas deras olika karaktärer och en diskussion kring de förhållningssätt som tillämpas i examensarbetets förs. Positivismen Positivismen bygger på vetenskaplig rationalitet och att all kunskap är empiriskt verifierbar. Uppskattningar och bedömningar ska ersättas med mätningar.27 Enligt positivismen så finns det en objektiv värld utanför oss själva som går att studera på ett objektivt sätt. Utgångspunkten är att även människor och sociala system kan studeras på detta vis. Vidare så är det enligt positivismen möjligt att upparbeta kumulativ kunskap om den objektiva världen och resultatet från olika studier kan således kopplas samman för att generera en överblick över de lagbundenheter som styr samhället.28 Det positivistiska förhållningssättet används endast i begränsad utsträckning, exempelvis vid analys av kvantitativa data och vid beräkningar av nyckeltal. Eftersom examensarbetet behandlar ett fenomen av väldigt komplex natur så anser författarna att positivismen inte är ett lämpligt förhållningssätt. Slutsatserna baseras i stor utsträckning på bedömningar och resonemang snarare än på exakta mätningar. Hermeneutiken Denna lära fokuserar på tolkningen av olika företeelser såsom texter, symboler, handlingar och upplevelser. Vid tolkandet växlar forskaren mellan att studera enskilda delar och att försöka förstå helheten, tolkandet sker således i en viss kontext.29 Enligt hermeneutiken finns det inte en entydig och objektiv social verklighet, utan bara olika bilder av verkligheten. Denna verklighet kan kartläggas enbart genom att forskaren sätter sig in i hur människor tolkar och ger mening åt specifika sociala fenomen. Eftersom det finns så många olika sätt att tolka och förstå dessa fenomen så är det troligen inte möjligt att upparbeta någon kumulativ 25 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 26 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 27 Ibid. 28 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 29 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 8

21 kunskap. Det finns inga lagbundenheter som gäller oberoende av tid och rum, allt måste förstås i sin unika kontext.30 Vissa inslag av hermeneutik förekommer, exempelvis vid analys och tolkning av data som insamlats vid intervjuer och enkäter, samt vid analys av dokumentation av befintliga rutiner. Det hermeneutiska förhållningssättet anses dock inte som ett lämpligt förhållningssätt för hela examensarbetet eftersom hermeneutiken inte på ett tillräckligt systematiskt sätt försöker förstå kausala samband; författarna har studerat processer snarare än handlingar och upplevelser. Systemteorin Ett system är en grupp objekt som växelverkar. Systemet har således andra egenskaper än vad som återfinns hos dess ingående delar. Systemteorin försöker svara på frågor om hur ett system är uppbyggt och fungerar, samt studerar flödet av materia, energi och information inom systemet. Systemteorin är exempelvis lämplig vid logistiska studier. Det är inte möjligt att studera ett system genom att endast undersöka en faktor i taget, faktorerna måste studeras i sitt sammanhang.31 Då det systemteoretiska förhållningssättet tillämpas så försöker forskaren att skapa en modell av verkligheten som beskriver hur olika interna och externa faktorer påverkar systemet. Forskaren försöker även att bilda sig en uppfattning av det som ligger utanför systemets gränser, det vill säga faktorer som är väsentliga för systemet men som är utanför dess kontroll. Varje komponent i ett system kan analyseras djupare och kan därmed utgöra ett eget system. På samma sätt kan varje system utgöra en komponent i ett större sammanhang. Det är således möjligt att välja olika grad av detaljrikedom beroende på hur noggrant man vill studera olika företeelser. Systemteorin erbjuder även möjligheten att gå ett steg längre och avbilda systemet med syftet att förändra verkligheten. Viktiga användningsområden för systemteorin är vid studier av företag och organisationer samt vid verksamhetsplanering.32 Detta är det vetenskapliga förhållningssätt som framförallt tillämpas. Eftersom syftet med examensarbetet är att skapa en grund som på sikt kommer att leda till ett effektivt inköpsarbete har det varit nödvändigt att ta hänsyn till mängder med faktorer. För att få en helhetsbild av inköpsavdelningen har författarna försökt att skapa en förståelse för inköpsavdelningens uppbyggnad, hur den växelverkar med sin omgivning och hur informationsflödet fungerar. Således har det varit nödvändigt att tillämpa ett systemteoretiskt förhållningssätt. Inledningsvis har hela Onrox utgjort det studerade systemet. Därefter har arbetet fokuserat mer på inköpsavdelningen som studerats med en hög grad av detaljrikedom Forskningsansats Val av forskningsansats styrs av uppfattningen om relationen mellan teori och empiri33. Forskningsansatsen anger vilket tillvägagångssätt som ska användas för att kartlägga verkligheten. Det finns i huvudsak två angreppssätt, induktion respektive deduktion, eller upptäcktens respektive bevisandets väg Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 31 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 32 Arbnor, Ingeman & Bjerke, Björn (1994). Företagsekonomisk metodlära 33 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 34 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 9

22 Induktion Induktion innebär att generella och teoretiska slutsatser dras utifrån ett empiriskt material. Forskaren med en induktiv metodansats studerar verkligheten helt utan förväntningar. Fördelen med detta är att de data som samlas in inte begränsas eller påverkas av förutfattade meningar. Då det empiriska materialet är insamlat försöker forskaren att bilda teorier som är baserade på data som korrekt återger verkligheten i ett givet sammanhang.35 En del av det empiriska materialet har insamlats förutsättningslöst och författarna har därefter försökt att hitta trender och orsakssamband i detta material. Eftersom syftet har varit att effektivisera det studerade företaget snarare än att dra generella och teoretiska slutsatser så anser författarna inte att en induktiv metodansats har använts. Deduktion Ett deduktivt arbetssätt kännetecknas av att slutsatser om enskilda företeelser dras utifrån allmänna principer och befintliga teorier. Ur den befintliga teorin härleds hypoteser som sedan kan prövas empiriskt. Ett annat namn på denna metodansats är därför hypotetiskdeduktiv.36 Kritiken mot detta arbetssätt är att det driver forskaren att enbart leta efter information som stödjer hypotesen. Därmed finns det en risk att viktig information ignoreras eller förbises.37 Under arbetets gång har författarna försökt att tillämpa de teorier som presenteras i den teoretiska referensramen och examensarbetet präglas således av en deduktiv metodansats. Ofta har olika teorier kombinerats för att generera förbättringsförslag som är anpassade efter de rådande omständigheterna. Förbättringsförslagen har varit en form av hypoteser om vad Onrox skulle kunna göra för att effektivisera sin verksamhet. Vissa av förbättringsförlagen har direkt kunnat testas på det insamlade empiriska materialet medan andra endast kommer att kunna testas genom att implementera förslagen. Eftersom implementationen ligger utanför examensarbetets ramar har författarna inte kunnat ta del av utfallen av dessa förbättringsförslag Ambitionsnivå För att generera ny kunskap är det viktigt att vara medveten om vad kunskapen ska användas till. Syftet med en undersökning är avgörande för vad som undersöks och hur undersökningen går till.38 En studies ambitionsnivå beror till stor del på kunskapsläget inom det aktuella området. Man brukar skilja på fyra kategorier av kunskapslägen som var och en har sin undersökningsform; explorativa-, deskriptiva-, förklarande/förstående- och normativa studier.39 Examensarbetet börjar med en ambitionsnivå som sedan utvecklas allteftersom studien fortskrider. Nedan presenteras hur förutsättningarna förändrats och vilken ambitionsnivå som tillämpats i de olika skeendena. 35 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 36 Patel, Runa & Davidson, Bo (1994). Forskningsmetodikens grunder 37 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 38 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 39 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 10

23 Explorativ studie Explorativa studier används när det finns bristfällig kunskap inom det aktuella området. Syftet med undersökningen är att inhämta så mycket kunskap som möjligt. Metoden är allsidig och har för avsikt att uppnå kunskap som kan ligga till grund för vidare studier. Idérikedom och kreativitet är viktiga inslag och flera olika tekniker bör användas för att samla information.40 Under examensarbetets initiala skeden har denna ambitionsnivå tillämpats. Författarna hade inledningsvis en del teoretiska luckor och väldigt lite kunskap om Onrox och dess verksamhet. Det fanns heller ingen klar problemformulering att arbeta efter. Syftet med denna explorativa fas var således att ge författarna en grundläggande helhetsbild av de problem, möjligheter och förutsättningar som präglar företaget. Den information som insamlats har sedan legat till grund för det fortsatta arbetet. Deskriptiv studie Denna undersökningsform är beskrivande och används när det redan finns en viss mängd kunskap inom problemområdet. Vid deskriptiva studier begränsar forskaren sig till att studera och beskriva vissa aspekter av det aktuella området. Aspekterna beskrivs på ett detaljerat och grundligt sätt var för sig, men det kan även förekomma beskrivningar av samband.41 Det centrala är beskrivning av det studerade fenomenet, snarare än förståelse eller tolkning42. Efter arbetets initiala skeden har denna ambitionsnivå tillämpats. Vissa delar av Onrox verksamhet som bedömts som intressanta för studien, och som först kartlagts under den explorativa fasen, har således undersökts närmare. Stora mängder empiriskt material har insamlats, vilket resulterat i en utförlig beskrivning av de värdeskapande processer som utförs av Onrox. Förklarande eller förstående studie Syftet med en förklarande studie är att analysera en företeelse utifrån kända, kausala modeller. Samband mellan faktorer, orsaker och konsekvenser beskrivs. När generella lagbundenheter föreligger så kan de användas för att prediktera framtiden.43 Det förklarande syftet är nära kopplat till kvantitativa undersökningar. Vid kvalitativa studier försöker man istället att uppnå förståelse.44 (Begreppen kvalitativ och kvantitativ beskrivs i nästa avsnitt under rubriken Datainsamling.) Den förstående ambitionsnivån är något djupare och försöker analysera avsikten eller syftet med ett visst beteende, och är förankrad i de sociala och humanistiska vetenskaperna45. Efter insamlandet av det empiriska materialet så har en uttömmande analys utförs med hjälp av den teoretiska referensramen. Författarna har både velat förklara och förstå de aktiviteter som försiggår inom utvalda delar av företagets verksamhet. Detta har resulterat i en insikt som bygger på både kvalitativa och kvantitativa data. 40 Patel, Runa & Davidson, Bo (1994). Forskningsmetodikens grunder 41 Ibid. 42 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 43 Ibid. 44 Lundahl, Ulf & Skärvad, Per-Hugo (1999). Utredningsmetodik för samhällsvetare och ekonomer 45 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 11

24 Normativ studie Denna ambitionsnivå går ett steg längre och kommer med förslag till lösningar på observerade problem. Den normativa studien försöker bedöma alternativa lösningsförslag och dra slutsatser om vilken lösning som är bäst utifrån den etablerade kunskapsramen.46 Forskarens uppgift är att redogöra för olika ståndpunkter och handlingsförslag samt vilka konsekvenser dessa får för berörda parter47. I samband med analysen av teori och empiri har ett antal förbättringsförslag utvärderats och redovisats. Eftersom det alltid föreligger en risk att subjektiva värderingar påverkar denna typ av bedömningar så har författarna noggrant redogjort för antaganden och resonemang Datainsamling Två grundläggande kategorier av insamlade data är primär- och sekundärdata respektive kvalitativa och kvantitativa metoder. Primär- och sekundärdata handlar om forskarens medverkan vid insamlingen av rådata. Primärdata erhålls då forskaren studerar informationskällan, exempelvis genom intervjuer, observationer eller frågeformulär. Då forskaren arbetar med sekundärdata används istället upplysningar som är insamlade av någon annan, exempelvis i form av dokumentation eller statistiska data. Detta innebär att informationen ofta samlats in för ett annat ändamål eller med en annan problemformulering än den som forskaren själv utreder. I en studie är det lämpligt att använda både primär- och sekundärdata eftersom detta ökar säkerheten i de slutsatser som dras.48 Uppdelningen mellan kvalitativa och kvantitativa metoder görs med utgångspunkt från om den information som studeras består av detaljerad mjukdata från exempelvis ingående intervjuer eller hårddata från statistiska register. En viktig skillnad mellan de båda metoderna är bearbetningen av insamlade data; båda metoderna har sina starka och svaga sidor. Kvantitativa och kvalitativa data kompletterar varandra och det är därför lämpligt att använda båda typer i en underökning.49 Kvalitativa primärdata Metoder för insamlig av kvalitativa primärdata är informella och flexibla. Datainsamlingen utförs i nära relation till informationskällan, och strävar efter att förstå det sammanhang som det studerade fenomenet uppträder inom.50 Ett vanligt sätt att samla in kvalitativa primärdata är genom intervjuer där det är möjligt att få fram information om hur människor tolkar och förstår en given situation. Den kvalitativa metoden är således lämplig när forskaren på ett flexibelt sätt vill erhålla nyanserad primärdata inom ett okänt område. En nackdel är att förfarandet är väldigt resurskrävande, ingående intervjuer tar ofta lång tid. Det finns även en risk för att intervjuaren påverkar den intervjuade på ett sådant sätt att den insamlade informationen inte kan anses representera verkligheten.51 En intervjuform som är lämplig att använda när forskaren har en viss men begränsad kännedom om området i fråga är den delvis 46 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 47 Wallen, Göran (1996). Vetenskapsteori och forskningsmetodik 48 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 49 Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn (1997). Forskningsmetodik 50 Ibid. 51 Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 12

25 strukturerade intervjun. Forskaren har då en lista på punkter som ska belysas, men gör under intervjun utsvävningar och diskuterar gärna ny information som den intervjuade kan komma med. Denna intervjuform används ofta av organisationskonsulter.52 Kvalitativa primärdata har till stor del legat till grund för det empiriska materialet som insamlats, framför allt under de explorativa och deskriptiva faserna. Initialt hade författarna en begränsad kunskap om Onrox verksamhet. För att få en helhetsbild av situationen var det därför nödvändigt att genomföra intervjuer med personer från olika avdelningar. Författarna använde sig av den delvis strukturerade intervjun vilket gav mängder med kvalitativa data som därefter legat till grund för den fortsatta studien. Ofta har dessa intervjuer följts upp och kompletterats med ytterligare frågor. De kvalitativa primärdata som erhållits vid dessa intervjuer har sedan visats upp och stämts av med de personer som intervjuats vilket gjort det möjligt att korrigera och komplettera informationen. Kvalitativa sekundärdata Kvalitativa sekundärdata är information som samlats in och dokumenterats av någon annan. Exempel på kvalitativa sekundärdata är manualer, böcker, artiklar och hemsidor. 53 Författarna har läst igenom och bearbetat stora mängder böcker och artiklar. Detta arbete har utgjort grunden för den teori som används i rapporten. Viss bakgrundsinformation har även hämtats från Onrox hemsida samt från konkurrenters hemsidor. Metoden har använts när författarna behövt generell information som redan dokumenterats av någon annan. En fördel med denna datainsamlingsmetod är att arbetet inte är så resurskrävande. Dessutom så har författarna bedömt hemsidor som säkrare källor än enskilda intervjuer eftersom informationen på hemsidorna med största sannolikhet bearbetats och kontrollerats av ett flertal individer. Risken för ledande frågor elimineras dessutom helt. Kvantitativa primärdata Metoder för insamling av kvantitativa primärdata är mer formaliserade och strukturerade än kvalitativa metoder och är präglade av kontroll från forskarens sida. Upplägget av studien avgör vilka svar som är tänkbara och metoden kännetecknas av selektivitet och distans till informationskällan.54 Exempel på kvantitativa primärdata är laboratorieundersökningar eller experiment och enkäter. En enkät är ett frågeformulär som den undersökta personen själv fyller i. Användandet av enkäter har vissa fördelar relativt intervjuer. Exempelvis är de snabbare att genomföra för stora antal deltagare, respondenterna får god tid på sig att svara på frågorna och risken för att intervjuaren ställer ledande frågor reduceras.55 Kvantitativa primärdata har endast använts i liten utsträckning. Författarna har valt att inte genomföra experiment, exempelvis tidsstudier, för att inte kränka eller exponera de personer som skulle kunna vara intressanta att observera. Det uppstod endast ett tillfälle då författarna valt att använda sig av en enkät. Vid detta tillfälle var dock metoden ett effektivt och kraftfullt verktyg. Under examensarbetets slutskede när olika nyckeltal utvärderades så användes ett strukturerat formulär för betygssättning. 52 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 53 Ibid. 54 Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn (1997). Forskningsmetodik 55 Andersen, Ib (1998). Den uppenbara verkligheten 13

26 Kvantitativa sekundärdata Statistiska verktyg är den kvantitativa metodens största fördel; en stor mängd material, exempelvis från statistiska register, kan bearbetas matematiskt med hjälp av datorer. Varianser och korrelationer kan enkelt studeras. Nackdelen med denna metod är att den ger undersökningen en ytlig prägel. Man måste nöja sig med att mäta relativt enkla faktorer och det är således svårt att gå på djupet.56 Kvantitativa sekundärdata har spelat en avgörande roll då författarna studerat de inköp som utförts under de senaste åren. Stora mängder statistik har kunnat hämtas från Onrox affärsoch kvalitetssystem. Många av de förbättringsförslag som författarna presenterar har sitt ursprung i denna statistik. Statistiska data har dessutom varit mycket användbara för att verifiera de resultat som erhållits vid intervjuerna och har således erbjudit ett mycket värdefullt komplement till dessa Tillvägagångssätt För att i praktiken angripa och genomföra en logistisk studie så finns det vissa generella principer som forskaren bör ha i åtanke. Undersökningen har en mycket stor spännvidd och går både på bredden och på djupet. Allt från strategiska frågor till dagliga operativa rutiner bör beaktas. Systemteoretiska principer bör därför till stor del styra arbetets fortskridande. Frågor angående vad som ingår i systemet och i vilken omfattning olika komponenter ska studeras avgörs helt av studiens syfte. Slutligen är det viktigt att tänka på att de förslag som undersökningen genererar måste vara genomförbara och att de ska accepteras av organisationen; det är lika viktigt att få utredningen accepterad som det är att göra en bra utredning.57 Ofta finns det ett inbyggt motstånd mot förändringar i arbetssätt och rutiner. För att detta motstånd ska övervinnas krävs det att det finns en motivation till förändring hos medarbetarna samt starka argument för varför denna är nödvändig. Dessutom är det viktigt att alla talar samma språk när det gäller verksamhetens vision och strategier. Det är därför viktigt att det finns en utarbetad och uttalad vision och strategi, och att denna kommuniceras ut till medarbetarna. Syftet är att alla medarbetare ska verka och dra åt samma håll.58 För att få med hela organisationen på förändringen är det viktigt att alla berörda parter är med och känner sig delaktiga. Eventuell kritik måste lyftas upp och bli hörd. Ofta finns det en hel del substans i kritiken som därmed kan användas för att utveckla förändringsarbetet. Genom att ge medarbetare möjlighet att själva påverka hur just deras arbetsplats kommer att förändras så skapas en större tilltro och känsla av delaktighet.59 Tidiga resultat i förändringsarbetet är viktiga för att bibehålla motivationen. Om ingen omedelbar verkan är synlig så försvinner ganska lätt den motivation som tidigare fanns för att genomdriva förändringen. Ofta är det svårt vid stora förändringar att omedelbart se positiva effekter. För att inte medarbetarna ska tappa tilltron till förändringarna kan det således vara lämpligt att skapa positiva resultat som direkt går att koppla till de nya förändringarna Jacobsen, Dag Ingvar (2002). Vad hur och varför? 57 Storhagen, Nils G. (1995). Att angripa materialadministrativa problem och att nå resultat 58 Ljungberg, Anders & Larsson, Everth (2001). Processbaserad verksamhetsutveckling 59 Ibid. 60 Ljungberg, Anders & Larsson, Everth (2001). Processbaserad verksamhetsutveckling 14