Granskning av avtalsuppföljning. Vaxholm stad

Transkript

1 Revisionsrapport Sofia Nylund Lotta Ricklander Granskning av avtalsuppföljning Vaxholm stad

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Revisionsmetod Granskning av externa och interna regelverk Lagen om offentlig upphandling Granskning av organisation och ansvarsfördelning Upphandlingsenhet Nämnder och förvaltningar Iakttagelser Kommer nämndernas mål och ambitioner till uttryck i avtalen? Fullmäktiges och nämndernas mål Nämndernas mål i upphandlingsarbetet Iakttagelser Avtalsuppföljning Avtalsregister Ansvarsfördelning avseende avtalsuppföljning Avtalsuppföljning i praktiken Utformning av avtal Iakttagelser Stadens samlade inköp under Stadens totala inköp under Stadens inköp från leverantörer över direktupphandlingsgränsen Iakttagelser Granskningsresultat avtalskontroll MIAB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Lärarjouren i Sverige AB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Vaxholms stad

3 Sanktionsmöjligheter AV Syd AB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Skandinavisk VVS Teknik Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Menigo Foodservice AB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Green Landscaping Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Staples Sweden AB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Norlandia Omsorg AB Om avtalet Kontroll av fakturor Uppföljning Sanktionsmöjligheter Iakttagelser Vaxholms stad

4 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i Vaxholm stad har granskat styrning och uppföljning av avtal inom staden. Den övergripande revisionsfrågan som har besvarats med anledning av granskningen är: Har kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig styrning och kontroll av tecknade avtal? Av de granskade avtalen är det svårt att utläsa i vilken omfattning nämndernas mål och ambitioner framgår. Nämnderna ansvarar för godkännande av förfrågningsunderlag och således finns det möjlighet för nämnden att påverka hur avtalet ska utformas. En genomgång av samtliga nämnders protokoll visar att endast två nämnder har beslutat i upphandlingsärenden under Granskningen visar att stadens avtalsregister inte är fullständigt och att det därför inte går att få en helhetsbild över vilka avtal som finns i staden. Detta gäller främst äldre avtal. Upphandlingsenheten har emellertid tagit fram nya rutiner för avtalshantering och ambitionen är att från 2012 och framåt ska alla tecknade avtal finnas i stadens avtalsdatabas. Vidare visar granskningen att det från fyra leverantörer har gjorts inköp som strider mot LOU. Granskningen visar att det idag inte finns gemensamma rutiner och system för uppföljning av avtal. Uppföljning ska enligt ett flertal av de granskade avtalen göras. Uppföljning görs dock inte alltid i enlighet med villkoren i avtalen. Vi bedömer det dock som positivt att staden under 2013 fokuserar på uppföljning av avtal, bland annat genom den projektanställning som gjorts. Granskningen visar även att det inte på ett enkelt sätt går att stämma av fakturerade priser mot avtalade priser. Detta beror bland annat på att prislistor inte uppdateras vid indexuppräkningar och att det görs köp av produkter som inte finns med på prislistorna. Vi ställer oss därför frågande till hur attestanter säkerställer att leverantörer fakturerar korrekta priser. Vidare visar granskningen att alla de granskade avtalen innehåller regler avseende uppsägning och/eller hävning. Vissa avtal innehåller även vitesklausuler, vilket ger staden ytterligare möjligheter till sanktioner under avtalstiden. Vi har emellertid noterat att de flesta sanktionsmöjligheter innehåller skrivelser som kan uppfattas som otydliga. Det kan därför finnas ett behov av att förtydliga vissa av sanktionsmöjligheterna i syfte att minimera framtida oklarheter. Utifrån ovanstående är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsens och nämndernas styrning och kontroll inte är fullt ut tillräcklig. Vi har emellertid noterat det arbete som staden påbörjat inom området. Vi uppfattar detta arbete som positivt och i granskningen kan vi redan notera några av de positiva effekter som detta arbete medfört. Vaxholms stad 1 av 30

5 Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Säkerställa att alla tecknade avtal finns i stadens avtalsdatabas. Säkerställa att inköp görs från upphandlade leverantörer. Säkerställa att leverantörerna fakturerar avtalade priser samt att attestanterna har rätt förutsättningar att kontrollera detta. Fortsätta arbetet med att utveckla avtalsuppföljning och tillse att rutiner och regler för en enhetlig uppföljning utarbetas. Säkerställa att avtalen, inklusive sanktionsmöjligheterna, är av sådan kvalitet att framtida oklarheter kan undvikas. Vaxholms stad 2 av 30

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Ansvaret för uppföljning och kontroll av externa leverantörer vilar enligt god revisionssed på den nämnd som kontrakterar leverantören. Uppdraget för kommunens revisorer i dessa situationer är att granska att/hur ansvarig nämnd styr, följer upp och utvärderar dessa avtalsförhållanden. Avsikten är att kunna bedöma om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Behovet av granskningen har framkommit i revisorernas analys av väsentlighet och risk. Om inköp görs i strid mot LOU, riskerar staden att påföras en upphandlingsskadeavgift. Utöver detta kan leverantörer som anser att upphandlingen inte genomförs korrekt begära överprövning av densamma. Detta medför i flertalet fall stora förseningar i upphandlingsprocessen och i vissa fall att en upphandling måste göras om. Detta tar mycket tid och kraft från organisationen. I de fall där den interna kontrollen av fakturahantering och uppföljning av avtal inte är tillräcklig, riskerar staden att felaktiga utbetalningar görs och att kostnaderna för de beställningar som görs är högre än avtalat Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Följande revisionsfråga ska besvaras: Har kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig styrning och kontroll av tecknade avtal? Följande kontrollmål ska följas upp: o o o o Nämndernas mål och övriga ambitioner kommer till uttryck i avtalen. Det finns rutiner och system för uppföljning och utvärdering av avtalen. Det finns sanktionsmöjligheter om avtal inte följs. Fakturering av leverantör stämmer överens med tecknade avtal. Som revisionskriterier används LOU samt stadens interna regler, policyn och riktlinjer inom inköps- och upphandlingsområdet Revisionsmetod Följande granskningssteg har genomförts för att följa upp kontrollmålen och därmed besvara revisionsfrågan: Vaxholms stad 3 av 30

7 1. Granskning av externt och internt regelverk samt annan därtill hörande dokumentation. 2. Granskning av organisation och ansvarsfördelning inom staden samt kartläggning av uppföljning och utvärderingsrutiner. 3. Registeranalys av stadens samlade köp från externa leverantörer under Utifrån analysen kontrolleras huruvida staden har avtal med de leverantörer där köp gjorts över direktupphandlingsgränsen. 4. Ett urval om åtta leverantörers avtal kommer att göras. För dessa avtal kommer följande kontrolleras: a. Om staden erhåller rätt produkt/tjänst till rätt pris i enlighet med gällande avtal. b. Om tillräckliga sanktionsmetoder finns. c. Om nämndernas mål och övriga ambitioner kommer till uttryck i avtalen. Vaxholms stad 4 av 30

8 3. Granskning av externa och interna regelverk 3.1. Lagen om offentlig upphandling Syftet med upphandlingsreglerna i LOU är att de upphandlande myndigheterna och enheterna 1 ska använda de offentliga medlen på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer en möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Med offentlig upphandling menas de åtgärder en upphandlande myndighet eller enhet vidtar för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. De upphandlande myndigheterna har därmed att följa LOU vid all köp, hyra och leasing av varor och tjänster, med några undantag. I november 2007 antogs två nya lagar som ersätter lagen (1992:1528) om offentlig upphandling; lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, den s.k. klassiska lagen eller LOU, samt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, den s.k. försörjningslagen eller LUF. För offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader: 1. Principen om icke-diskriminering, 2. Principen om likabehandling, 3. Principen om ömsesidigt erkännande, 4. Proportionalitetsprincipen samt 5. Principen om transparens. Vid all upphandling, utom direktupphandling, krävs att den upphandlande myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. Förfrågningsunderlaget ska, i enlighet med tidigare nämnda principer, innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att inte vissa leverantörer gynnas respektive missgynnas. Skälen för samtliga beslut och vad som förekommit i övrigt under upphandlingsprocessen ska dokumenteras och förvaras i en upphandlingsakt, inklusive protokoll samt anteckningar som förts vid eventuella intervjuer med anbudsgivare. Den upphandlande myndigheten ska på eget initiativ lämna upplysningar om tilldelningsbeslut och skälet till val av leverantör. 1 I tidigare LOU användes begreppet upphandlande enhet. Begreppet kvarstår i försörjningslagen men är utbytt mot upphandlande myndighet i den klassiska lagen. Med myndighet jämställs beslutande församlingar i kommuner och landsting, kommunala bolag m.m. enligt 2 kap 12 LOU, samt sammanslutningar av en eller flera myndigheter. Vaxholms stad 5 av 30

9 Nämnas bör också att ett antal skärpningar i upphandlingslagarna trädde i kraft Exempelvis har en upphandlingsskadeavgift införts vid otillåten direktupphandling och att gränsen för lågt värde/direktupphandling läggs fast till 15 % av tröskelvärdena vilket i nuläget motsvarar cirka 284 tkr enligt LOU respektive 577 tkr enligt LUF. Vaxholms stad 6 av 30

10 4. Granskning av organisation och ansvarsfördelning 4.1. Upphandlingsenhet Vaxholms stad har sedan 2011 inrättat en upphandlingsenhet. Före denna tidpunkt fanns under en period ingen tjänsteman med övergripande upphandlingsansvar i kommunen. Enheten består i dagsläget av en person. Från och med maj 2013 kommer även en projektanställd medarbetare att finnas inom enheten. Denna medarbetare kommer i huvudsak att arbeta med avtalsuppföljning. Detta eftersom staden har beslutat att arbeta strategiskt med avtalsuppföljning. Upphandlingsenheten är placerad inom ekonomiavdelningen på kommunledningskontoret. Upphandlingsansvarig har ansvar för att upphandla och bevaka stadens övergripande ramavtal. Denne har vidare ansvar för att hjälpa stadens samtliga förvaltningar att genomföra upphandlingar inom deras ansvarsområden. Hur omfattande stödet är vid dessa upphandlingar varierar mellan olika förvaltningar och olika upphandlingar. Grundtanken är dock att alla anbudsgivare ska kreditkontrolleras av upphandlingsenheten innan de antas som leverantörer. Detta medför indirekt att stadens upphandlingsansvarige får överblick över alla upphandlingar som genomförs i organisationen. Upphandlingsansvarig har även ansvar att utbilda stadens medarbetare i frågor som rör upphandling och inköp. Omfattande utbildningar genomfördes under vintern 2011/12. Idag genomförs vidareutbildningar för förvaltningarna. Vidareutbildningen ska fokusera på avtalsuppföljning. Upphandlings- och inköpspolicyn är det övergripande policydokumentet för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet Nämnder och förvaltningar Nämnderna ansvarar själva för de upphandlingar som ska genomföras inom sina verksamhetsområden. Nämnderna är normalt inte involverade i själva upphandlingsarbetet utan detta görs av förvaltningarna. Vad gäller vissa stora avtal som ska tecknas vill dock ansvarig nämnd vara med och formulera kraven i förfrågningsunderlaget. Vissa förvaltningar tar mycket hjälp av upphandlingsenheten medan vissa förvaltningar genomför de flesta upphandlingar på egen hand. Inom socialförvaltningen genomförs merparten av upphandlingarna tillsammans med andra kommuner, inom samarbetsområdet Nord-Ost. Dessa upphandlingar genomförs i praktiken av andra kommuner eftersom de har större upphandlingsorganisationer Iakttagelser Vi konstaterar att Vaxholms stad sedan ett par år har fokuserat på att utveckla upphandlingsarbetet, vilket är positivt. Det har lagts mycket arbete på att strukturera Vaxholms stad 7 av 30

11 arbetet samt att samla avtal i stadens gemensamma avtalsregister. Under 2013 har även arbete med att utveckla avtalsuppföljning påbörjats. Vaxholms stad 8 av 30

12 5. Kommer nämndernas mål och ambitioner till uttryck i avtalen? 5.1. Fullmäktiges och nämndernas mål Vaxholms stad har sex övergripande mål för verksamheten som fullmäktige antar årligen i dokumentet Mål och Budget. För 2012 var de övergripande målen: 1. Kvalitet ska utvecklas och förbättras 2. Hållbar miljö 3. Trygga och friska Vaxholm 4. Bra företagsklimat 5. Verksamheterna ska vara kostnadseffektiva 6. Attraktiv arbetsgivare Målen bryts därefter ner av respektive nämnd eller styrelse till mer konkreta mål. Utgångspunkt i nämndernas mål är de kommunövergripande målen Nämndernas mål i upphandlingsarbetet Av stadens rutin för upphandling framkommer följande: Nämnd ska alltid besluta i ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet, i enlighet med kommunallagen, KL. Vidare framgår att nämnd, om inget annat framgår av delegationsordningen, ska: Fatta beslut om upphandling. Ansvara för godkännande av förfrågningsunderlag. Fatta beslut om val av leverantör. Underteckna avtal. Eftersom nämnd ansvarar för godkännande av förfrågningsunderlag finns det möjlighet för den att påverka hur avtalen ska utformas. Efter en genomgång av samtliga nämnders protokoll för år 2012 framkommer följande: Barn- och utbildningsnämnden, kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämnden har inte fattat beslut avseende upphandling under året. Vaxholms stad 9 av 30

13 Socialnämnden har fattat upphandlingsbeslut vid fyra tillfällen under året. Nämnden för teknik, fritid och kultur har beslutat i upphandlingsärenden vid fyra tillfällen under året. Det är olika hur nämndernas mål kommer i uttryck i de avtal som tecknas med externa leverantörer. Det handlar i stor utsträckning om vilken typ av upphandling det är fråga om. I de granskade avtalen kan nämndens mål endast utläsas i ett av avtalen. Huruvida nämndernas mål återfinns i genomförda upphandlingarna framgår sannolikt av förfrågningsunderlagen. Dessa har dock inte studerats närmare inom ramen för denna granskning Iakttagelser Granskningen visar att det är svårt att utläsa av avtal i vilken omfattning nämndernas mål och ambitioner framgår. Nämnderna ansvarar för godkännande av förfrågningsunderlag och således finns det möjlighet för nämnden att påverka hur avtalet ska utformas. En genomgång av samtliga nämnders protokoll visar att endast två nämnder har beslutat i upphandlingsärenden under året. Staden har dock uttalade övergripande mål som nämnderna bryter ner för sin verksamhet. Vidare finns rutiner för hur målen bryts ner hela vägen till den enskilda medarbetaren. Vaxholms stad 10 av 30

14 6. Avtalsuppföljning 6.1. Avtalsregister Enligt stadens rutin för upphandling ska den centrala upphandlingsorganisationen registrera kopia av avtal i upphandlingssystemet. Upphandlingsenheten är ansvarig för avtalsregistret. Tanken är att stadens samtliga avtal ska finnas i detta register. Alla avtal är emellertid inte sökbara för medarbetarna. De som ska vara sökbara är de kommunövergripande ramavtalen där avrop ska kunna ske från alla förvaltningar. Rutiner för avrop från ramavtal finns i dokumentet Rutiner, allmänt vid upphandling. Avrop av IT-produkter görs alltid i samarbete med IT-enheten. Staden använder upphandlingssystemet TendSign, vilket är ett vanligt upphandlingssystem i landet. TendSign fungerar även som avtalsregister Ansvarsfördelning avseende avtalsuppföljning Enligt stadens regelverk för upphandling ska förvaltningschefen tillse att förvaltningen följer ingångna avtal samt under avtalstiden följa upp ställda avtalsvillkor. På alla avtal ska det finnas en avtalsansvarig beställare. I praktiken innebär det att respektive avtal har en person i verksamheten som är ansvarig. Detta betyder att den som beställer mest även är den som är ansvarig gentemot leverantören och som ska kunna svara på frågor som uppkommer internt i den egna verksamheten. I dagsläget är upphandlingsansvarige enligt uppgift involverad i allt för många detaljfrågor från interna beställare. Detta problem hoppas upphandlingsansvarige på sikt kunna lösa genom att i större grad utse avtalsansvariga. Sedan april 2013 har samtliga tecknade avtal en avtalsansvarig och kontaktuppgifter till denna framgår av avtalets första sida. Upphandlingsenheten ska således endast bli involverad när verksamheterna behöver hjälp i någon fråga de inte kan lösa själva. Tanken är att denna lösning ska minska upphandlingsansvariges arbetsbelastning samt även förbättra avtalsuppföljningen. Vissa avtal har ingen naturlig ägare och därmed är avtalsansvaret svårare att delegera ut. Detta gäller exempelvis resebyråtjänster, catering och liknande avtal där alla stadens verksamheter är beställare. På sikt är tanken att även dessa områden ska ha en avtalsansvarig Avtalsuppföljning i praktiken Vaxholms stad har idag inget övergripande system eller rutin för hur avtalsuppföljningen praktisk ska gå till. Varje förvaltning ska själv följa upp de avtal som tecknas inom sina ansvarsområden. I vissa avtal framgår att avtalsuppföljning kommer att göras under avtalstiden och i vissa avtal framgår inget avseende avtalsuppföljning. I granskningen av avtalsföljsamhet (avsnitt 8) framkommer exempel på avtal där information om avtalsupp- Vaxholms stad 11 av 30

15 följning förekommer (t.ex. AV Syd) och saknas (t.ex. Skandinavisk VVS teknik) i avtalet. Upphandlingsansvariga gör idag vissa kontroller avseende kostnadskonton och leverantörer. Kontrollerna kan avse avtalsvolymer, vilka köp som görs från ramavtalsleverantörer eller kontroll av fakturor. Det finns dock ingen utarbetad rutin för hur och när uppföljning ska genomföras. Staden har för 2013 antagit sex övergripande mål (se avsnitt 5.1). Ekonomi- och upphandlingsenheten har brutit ner några av dessa mål och tagit fram nyckeltal för dem. I tabellen nedan presenteras de nyckeltal som tagits fram med bäring på upphandling. Stadens mål Nyckeltal Kvaliteten ska utvecklas och förbättras Avtalstrohet, 90 % Korrekt förfarande vid upphandling Korrekt fakturahantering Verksamheterna ska vara kostnadseffektiva Upphandla två avtalslösa områden/år Utifrån de framtagna nyckeltalen har varje medarbetare individuella aktiviteter i sin utvecklingsplan, bland annat kopplade till avtalsuppföljning Utformning av avtal En viktig del avseende möjligheten att följa upp och i vissa fall även säga upp avtal, regleras i själva avtalen. Sedan stadens upphandlingsenhet inrättats finns rutiner på avtalsinnehåll. Idag ska hävningsklausuler alltid finnas med i avtal. I vissa fall finns även vitesklausuler och skadeståndsansvar. I vissa avtal har man även lagt in uppsägningsklausuler, det vill säga möjlighet för staden att säga upp avtal utan att leverantören har misskött sig. Hittills har stadens upphandlingsansvarige inte genomfört någon hävning eller krävt vite. Kontroll har skett av vilka uppföljnings- och sanktionsmöjligheter som finns definierade i de åtta granskade avtalen. Resultatet presenteras i avsnitt Iakttagelser Granskningen visar att ett stort antal avtal inte finns i avtalsregistret. Upphandlingsansvarig är medveten om detta och arbetar för att stadens samtliga förvaltningar ska rapportera vilka upphandlingar som görs och även skicka in de avtal som tecknas (se vidare avsnitt 7). Vaxholms stad 12 av 30

16 7. Stadens samlade inköp under 2012 Den genomförda registeranalysen innehåller alla externa transaktioner från stadens leverantörsreskontra under perioden till Stadens totala inköp under 2012 Under perioden har inköp från externa leverantörer/motparter gjorts för kr från olika leverantörer. I tabellen nedan har inköpen specificerats enligt beloppsstorlek per leverantör. Inköp (kr) Leverantörer (st) Andel (%) Belopp (kr) Andel (%) > % % % % % % % % % % % % % ,4 % Totalt % % Tabellen ovan visar att staden gör små inköp (<10 000kr) från ett stort antal leverantörer Stadens inköp från leverantörer över direktupphandlingsgränsen I tabellen nedan har leverantörerna delats upp i två kategorier: 1) leverantörer där staden köpt över direktupphandlingsgränsen och 2) leverantörer där staden köpt under direktupphandlingsgränsen. Inköp (kr) Leverantörer (st) Belopp (kr) Inköp > Inköp < Totalt De 151 leverantörer som staden under 2012 har anlitat för belopp över direktupphandlingsgränsen, har stämts av mot stadens avtalsregister. Det är emellertid viktigt att notera att det bland dessa leverantörer finns ett flertal som inte behöver upphandlas eftersom transaktionerna avser t.ex. ersättningar till skolor, förskolor, interkommunala ersättningar, hyror osv. Vaxholms stad 13 av 30

17 Det har inte på ett enkelt sätt gått att göra en avstämning av vilka leverantörer som är upphandlade eftersom staden avtalsregister inte är komplett. Vid en första avstämning mot stadens avtalsregister kunde ett femtiotal leverantörer inte hittas. Upphandlingsfunktionen har emellertid eftersökt de flesta leverantörer och uppger att så gott som alla leverantörer är upphandlade 2. Det är enbart fyra leverantörer, där köp gjorts över direktupphandlingsgränsen, som enligt uppgift inte upphandlats. Inköp från dessa leverantörer uppgår till cirka två mnkr. Enligt uppgift från upphandlingsenheten har flertalet av de avtal som saknas i stadens avtalsregister tecknats innan alla rutiner för avtalshantering kommit på plats. Utbildning om upphandlingspolicy och avtalsadministration gjordes under perioden januari till mars Efter mars 2012 ska samtliga nämndssekreterare vara införstådda i att avtalskopia ska skickas till upphandlingsenheten för inscanning och bevakning i TendSign Iakttagelser Granskningen visar att stadens avtalsregister inte är fullständigt och att det därför inte går att få en helhetsbild över vilka avtal som finns i staden. Detta gäller främst äldre avtal. Vidare visar granskningen att staden gör inköp från fyra leverantörer som inte upphandlats i enlighet med LOU. Detta är inte tillfredställande. Registeranalysen visar att staden gör små inköp (<10 000kr) från ett stort antal leverantörer. 2 har inte begärt in dessa avtal för kontroll och kan därför inte verifiera detta. Vaxholms stad 14 av 30

18 8. Granskningsresultat avtalskontroll Enligt stadens attest- och utanordningsreglemente (KF 5/2004, Rev KF 40/2009) ska följande moment ingå i det granskningsattest som görs för samtliga ekonomiska transaktioner: kontroll av att fakturaadressen är korrekt, att beställningen har skett korrekt och att varan/tjänsten är levererad till rätt kvantitet, kvalitet och pris. Granskningsattest ska även kontrollera att fakturan är rätt uträknad och innehåller korrekta betalningsvillkor. För att kontrollera avtalsföljsamhet, från både kommunens och leverantörens sida, har åtta avtalsleverantörer granskats. Avtalen har valts ut för att representera olika verksamheter i kommunen. För de utvalda avtalen har följande kontrollerats: Att giltigt avtal finns när inköp gjorts. Att fakturerade varor/tjänster överensstämmer med avtal. Att fakturerade priser överensstämmer med avtal. Att uppföljning av avtal gjorts. Att avtal innehåller formalia avseende möjlighet till uppsägning och hävning MIAB Om avtalet Avtalet med MIAB omfattar lokalvård av kommunens fastigheter. Avtalstiden är till Parterna har överenskommit att avtalet förlängs till t.o.m under förutsättning att leverantören (framgår av avtalsförlängningen): 1. Upprättar en planering för underhåll av hårt belastade golvytor. 2. Genomför möten med alla lokala kontaktpersoner 1 gång/mån. 3. Säkerställer att planeringen för de periodiska momenten fungerar i praktiken. 4. Säkerställer att fakturor och avtalsändringar ska vara utförliga, annars betalas inte fakturorna. 5. Genomför kvalitetskontroller, med avtalad modell, på alla objekt 1 gång/mån. Vaxholms stad 15 av 30

19 6. Säkerställer att xx (person) ska arbeta heltid med staden och inte flyttas till andra objekt utan stadens tillstånd. 7. Schemalägger helrengöring av samtliga duschväggar. Av avtalet framgår att kvalitetsuppföljning ska utföras minst 12 gånger per år. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Tabell 1 Inköp från MIAB 2012 Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel MIAB % Utifrån de uppgifter vi har fått ta del av har vi inte kunnat verifiera de fakturerade priserna fullt ut. Vi har emellertid gjort en kontrollberäkning enligt SCB städindex och utifrån den gör vi bedömningen att de fakturerade priserna är rimliga i jämförelse med ursprungspriserna i avtalet. Enligt uppgift från avtalsansvariga görs det på tekniska enheten en kontrollberäkning av indexuppräkningen varje år, dock inte på hela entreprenaden. Skolorna och förskolorna betalar för sin egen städning och fakturorna går direkt till respektive enhet. Alla enheter får information om årets indexuppräkning. Uppföljning Uppföljning görs genom kontroll av de lokaler som städas för att kontrollera att städning sker enligt avtal. Ansvariga för städning på skolor och förskolor hör av sig om städningen inte fungerar. I första hand hör de av sig till leverantören men om ingen bättring sker, hör de av sig till tekniska, som är ytterst ansvarig för att städningen fungerar. Tekniska håller ungefär en gång i månaden möte med städledare samt regionchef. Dessa möten protokollförs. Därtill hålls varje höst och vår möten med samtliga skolor, förskolor, städledare samt VD från MIAB. Vid dessa möten går man genom avtalet samt tittar på eventuella förbättringar som kan göras. Enligt avtalsansvariga bytte leverantören städledare, vilket inte fungerade bra och därför ställde staden krav på att få en annan. De andra kraven som ställdes i avtalsförlängningen (se ovan) var sådant som man kommit överens om på uppföljningsmöten men som inte utförts av leverantören. Därför togs dessa krav med som en förutsättning för förlängning. Sanktionsmöjligheter Uppsägning kan ske med en månads varsel om leverantören sätts i konkurs/likvidation, väsentlig förändring i beställarens organisation, ej har tillräckligt kompetent personal, ej klarar kvalitetskrav och detta påpekats tre gånger eller inte lämnat riktiga uppgifter i sitt anbud. Vidare kan uppsägning med omedelbar verkan göras om leverantören inte avhjälper fel. Beställaren kan omedelbart häva avtalet Vaxholms stad 16 av 30

20 om leverantören väsentligt brutit mot avtalet, kommit på obestånd eller misskött uppdraget Lärarjouren i Sverige AB Om avtalet Avtalet med Lärarjouren i Sverige AB är ett uppdragsavtal för att täcka stadens bemanningstjänster av fritidspedagoger och grundskolelärare. Avtalstiden är till (med möjlighet till förlängning 1 år). Enligt avtalet ska avtalsuppföljning hållas på uppmaning av upphandlande handläggare och minst en gång per kalenderår. Vid dessa möten ska leverantören redovisa hur avtalet fullföljs kvalitetsmässigt och innefatta dokumentation av under perioden inträffade händelser av intresse för staden. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Tabell 2 Inköp från Lärarjouren i Sverige AB Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Lärarjouren i Sverige AB % Vi har noterat följande: Enligt sex av fakturorna avser den köpta tjänsten bemanning till gymnasium/komvux, något som inte ingår i avtalet med leverantören. Det fakturerade priser är högre än det avtalade priset. Dessa fakturor uppgår till kr exkl. moms. Efter kontakt med förvaltningen visar det sig att läraren undervisar i grundskolan. Detta innebär sannolikt att felaktigt pris har fakturerats. På samtliga fakturor har antalet timmar multiplicerats med en faktor. Denna faktor avser ett debiteringspåslag som görs, beroende på när skolorna beställer. Debiteringspåslaget är 0 % (faktor 1) 33 % (faktor 1,33) eller 100 % (2) och avser förberedelser innan man går in på undervisningstjänsten. I avtalet framgår inget om debiteringspåslag. Leverantören räknar tjänsten rastvakt som momsfri 3. Uppföljning Varken skolorna eller utbildningsförvaltningen i Vaxholm har genomfört avtalsuppföljning i linje med vad som står i avtalet. Upphandlingen gjordes av Österåkers kommun och upphandlingsenheten i Österåker har 2011 gjort en uppföljning med leverantören. Denna uppföljning har Vaxholm inte deltagit i. 3 Förvaltningen har efter detta påpekande försökt kontakta leverantören angående detta men inte fått något svar. Vaxholms stad 17 av 30

21 Sanktionsmöjligheter Avtalet reglerar att båda parter kan säga upp avtalet med en uppsägningstid på sex månader. Båda parter har vidare rätt att häva avtalet om den andra parten väsentligt åsidosätter avtalet och rättelse inte sker AV Syd AB Om avtalet Avtalet med AV Syd AB avser AV-produkter 4. Avtalstiden är till (med möjlighet till förlängning 1 år). Enligt avtalet ska avtalsuppföljning genomföras av ansvarig upphandlare samt beställarens kontaktperson, såväl under avtalstiden som i samband med avslut. Uppföljningen syftar till att säkerställa att avtalet följs och att köpta varor håller utlovad kvalitet, till rätt pris och levereras på det sätt som överenskommits. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöten minst en gång per kalenderår. I avtalet anges att juni är uppföljningsmånad. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Tabell 3 Inköp från leverantören AV Syd AB Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel AV Syd AB % Alla granskade inköp har gjorts under avtalstiden. Vi har emellertid noterat följande: Av avtalet framgår att det finns både produktpaket och rabatter. Vi har dock noterat att inga rabatter framgår av fakturorna och därmed går det inte att avgöra om staden fått den avtalade rabatten på de inköp som inte är produktpaket. Sex av fakturorna avser inköp av produktpaket nr 5 (interaktiv projektor samt montering). Tre av dessa fakturor innehåller extra fakturering för installation, i två anges antalet installationstimmar (4 x 695 kr och 5 x 695 kr), i den ena anges endast att installationskostnaden uppgår till 6000 kr. Installation ska enligt avtal ingå i produktpaketet. På ytterligare två fakturor finns installation fakturerat (2500kr och 5 500kr) utan specificering av varken timpris eller antal timmar. Enligt avtal ska installation ingå, om det är övrig installation borde art och mängd framgå. 4 Med AV-produkter menas audiovisuell utrustning för i första hand presentation, såsom projektorer, ljudanläggningar, skrivartavlor mm. Vaxholms stad 18 av 30

22 På en faktura finns ett tillägg för elarbete (7 750 kr) som inte specificerats i varken tid eller timpris, vilket enligt avtal borde framgå. Uppföljning Enligt IT-avdelningen, som ansvarar för detta avtal, tas alltid kontakt med beställande enhet innan fakturan betalas. I de flesta av de granskade fakturorna är beställarna skolor och då har vaktmästarna kontrollerat att arbetet utförts korrekt. I de fall där extra installation har utförts, har även dessa bekräftats av mottagaren (skolan). IT-avdelningen har kontrollerat de extra installationer som nämns ovan och verifierat att samtliga är korrekt fakturerade. Sanktionsmöjligheter Uppsägning av avtalet under avtalsperioden kan göras av båda parter. Uppsägningstid varierar beroende på hur länge avtalet har varat. Avtalet reglerar att staden har rätt att häva avtalet om leverantören brister i sitt fullgörande upprepade gånger. Hävning kan också ske om underleverantörer inte uppfyller krav som ställts på huvudleverantören Skandinavisk VVS Teknik Om avtalet Avtalet med Skandinavisk VVS Teknik avser bygg 5. Avtalstiden är till (med möjlighet till förlängning 1+1 år). Avtalet har tecknats som ett ramavtal med två rangordnade leverantörer. Skandinavisk VVS Teknik har rangordning ett. Av avtalet framgår timpriser för yrkesarbetare under ordinarier arbetstid (380 kr/h) samt under lördag (480kr/h) och helgdagar (580kr/h). I de angivna timpriserna ingår direkt lön, semesterersättning, sjuklön, sociala avgifter, kostnader för hjälpmedel (som hjälpmedel räknas borrmaskin, sticksåg, skruvdragare mm.) inklusive förbrukningsmaterial (borrar, sågblad, bits, spik, skruv, plugg, lim, plastfolie, tejp mm.), handverktyg (alla verktyg som erfordras för entreprenadens utförande), städning och rengöring, försäkringar, arbetsledning samt administration, vinst och transporter. Av avtalet anges inget om avtalsuppföljning. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Skandinavisk VVS Teknik % 5 Löpande arbeten inom beställarens fastighetsbestånd som kan karakteriseras som löpande drift och underhållsarbeten och mindre om- och tillbyggnadsarbeten. Vaxholms stad 19 av 30

23 För alla de granskade fakturorna är samtliga timmar för arbetad tid fakturerat enligt avtalat pris. Kostnaden för arbetad tid utgör en majoritet av inköpen från leverantören. Vi har emellertid noterat följande: Sophantering faktureras i två fall (150kr och 250 kr). Det är oklart om sophantering ska ingå i städning eller inte. Alla fakturorna innehåller en hel del material såsom t.ex. skruvar och pluggar. Det är inte helt enkelt att avgöra om detta material ska tolkas som förbrukningsmaterial och därmed ingå i timpriset eller om materialet är specifikt för objektet och ska faktureras separat. Leverantören har i ett fall anlitat en underleverantör. Vi noterar att underleverantören har ett högre timpris än leverantören. Uppföljning Vi har, trots ett flertal påminnelser, inte fått några uppgifter om någon uppföljning sker. Sanktionsmöjligheter I avtalet står ingenting om uppsägning, hävning eller viten i avtalet. Enligt uppgift så styrs gällande hävnings-, vites- och uppsägningsklausuler av AB04 samt AMA 07, vilka framgår av administrativa föreskrifter i förfrågningsunderlaget Menigo Foodservice AB Om avtalet Avtalet med Menigo Foodservice AB avser leverans av potatis, grönsaker och frukt. Avtalstiden är till (med möjlighet till förlängning 1 år). Avtalet har efter ordinarie avtalstid skriftligen förlängts. Enligt avtalet finns det ett avtalat sortiment samt ett övrigt sortiment. Beställaren kommer normalt att avropa från det avtalade sortimentet och för detta sortiment finns därför kvalitetskrav, prisjusteringar med mera. Det övriga sortimentet kan beställaren i undantagsfall avropa från och erhåller då rabattsatsen 20 procent. För det övriga sortimentet har beställaren inga särskilda krav. Enligt avtalet ska regelbundna uppföljningsmöten hållas. Under det första avtalsåret ska sådana möten hållas tre ggr (tertial) och senare kan tiden mellan uppföljningarna förlängas. Beställaren ska kalla till möte med god framförhållning. Uppföljningsmötena ska innehålla genomgång av eventuella avvikelserapporter under perioden, samt diskussion kring vad som behöver förbättras. Vidare kan uppföljningsmötet innehålla uppföljning av avtalets genomförande i övrigt, informationsoch erfarenhetsutbyte, samt genomgång av den statistik som leverantören lämnat in. Vid uppföljningsmöten kan också behov av förändring av sortiment eller annan utveckling av ramavtalet diskuteras. Vaxholms stad 20 av 30

24 Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Menigo Foodservice AB % Vid granskningen har vi noterat följande: På nio av tio av de granskade fakturorna har enbart inköp av potatis, frukt och grönt gjorts. På en faktura finns emellertid mjölkprodukter till ett värde av cirka 1850 kr, vilket går utanför avtal. Enligt kostchefen beror inköp av mjölkprodukter på att stadens förra leverantör av mjölkprodukter vägrade leverera till en av stadens förskolor och därför har köp av mjölkprodukter gjorts av fruktleverantören. Nu har staden en ny leverantör av mjölkprodukter och nu är problemet löst. Det är inte helt enkelt att jämföra fakturerade priser och avtalade priser eftersom staden får uppdaterade prislistor varje vecka. Uppföljning Livsmedelsupphandlingen har gjorts i samarbete med ett flertal kommuner och det är Vallentuna som haft det övergripande ansvaret. Vallentuna har därmed också varit sammankallande när det gäller uppföljningsmötena. Vid uppföljningsmötena med leverantören deltar kostcheferna från alla kommunerna. Enligt uppgift hölls det flera uppföljningsmöten under det första avtalsåret och efter det endast ett uppföljningsmöte per år. Stadens kostchef anger att samarbetet med leverantören har fungerat bra förutom att de har varit dåliga på att leverera statistik. Sanktionsmöjligheter Uppsägning av avtalet kan göras av beställaren i det fall förutsättningarna för avtalet förändras väsentligt. Uppsägningstid är då sex månader. Uppsägning kan vidare göras i det fall parterna inte kan komma överens om prisjusteringar. Hävning regleras på två olika sätt. Den ena hävningsregleringen avser hävning av specifikt avrop. Hävning av hela avtalet kan också göras om leverantören vid upprepade tillfällen begår fel i uppdraget Green Landscaping Om avtalet Avtalet med Green Landscaping (f.d. Miljöbyggarna Stockholm AB) omfattar drift och löpande underhållsarbete samt vissa uppgifter av servicekaraktär avseende följande två entreprenader: Entreprenad 1: beläggning allmän platsmark och hårdgjord kommunal tomtmark, barmarksrenhållning allmän platsmark och hårdgjord kommunal tomtmark, trafikanordningar, vinterväghållning, konstbyggnader. Vaxholms stad 21 av 30

25 Entreprenad 3: Parkmark och övriga grönytor, park- och grönområden på tomtmark, markutrustning, lekplatsutrustning. Avtalstiden är till (med möjlighet till en förlängning om tre år). Enligt avtalet ska fakturan avse en tolftedel av årspriset. Fakturering ska ske för varje månad. Vidare framgår att ändringar och tilläggsarbeten ska faktureras på separat faktura efter uppmätning av utfört arbete eller á-conto och sedan beställaren godkänt värderingen av utfört arbete. Fakturan ska märkas med Skötselentreprenad 1 respektive 3. Ersättning avseende entreprenad 1 är kr och för entreprenad 3 är den kr år. Av avtalet framgår inget om avtalsuppföljning. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Green Landscaping % Vi har noterat följande: Avtalet omfattas av två entreprenader till ett värde av kr per år. År 2012 hade staden köpt för över kr. Även om hänsyn tas till indexuppräkning, har staden gjort inköp till väsentliga belopp utanför avtalet. En av fakturorna avser inköp av 17 hängande amplar till en kostnad av kr, vilket inte ingår i avtalet. Hundlatrinpåsar finns på samtliga månadsfakturor, det framgår ej av avtalet om denna produkt ingår eller inte. Sammanlagt uppgår inköp av påsar till cirka kr. Att avtalstiden är osedvanligt lång (5 + 3 år). Utifrån avtalet och de uppgifter som finns avseende indexuppräkning av det avtalade priset, har vi inte kunnat verifiera att korrekta priser för entreprenaderna har fakturerats. Vi har gjort en kontrollberäkning enligt angivet index men det framräknade priset skiljer sig så pass mycket från det fakturerade priset att vi i detta skede inte kan göra bedömningen att priset är rimligt. Det är tre olika personer som ansvarar för varsin del av fakturan och enligt uppgift har det de senaste åren gjorts beräkning vid indexuppräkning för att kontrollera att rätt belopp har fakturerats. Uppföljning Enligt uppgift så träffar representanter från staden entreprenören en gång i månaden för uppföljning av avtalet. Utöver det har man även så gott som dagligen kon- Vaxholms stad 22 av 30

26 takt gällande mindre ärenden. Uppföljning förs även regelbundet genom att stadens personal synar entreprenadsområdet. Kontroll av att beställningar utförts görs regelbundet innan betalning sker. Enligt uppgift skickas även faktureringsunderlaget till staden för granskning innan fakturering. Staden beställer även mindre jobb, som t.ex. trädfällning och mindre anläggningsarbeten av entreprenören. De jobb som inte uppenbart överstiger direktupphandlingsgränsen beställs löpande medan större jobb upphandlas. Det har tidigare inte gått att särskilja tilläggsbeställningar från entreprenaden, men efter en förändring i kontoplanen från och med 2013 blir detta möjligt. Detta kommer att underlätta den ekonomiska uppföljningen och det kommer att bli enklare att säkerställa att direktupphandlingsgränsen inte överskrids. Sanktionsmöjligheter Avtalet reglerar att vite kan utgå om leverantören blir försenad avseende tidpunkt för färdigställandet. Vite utgår då per dags försening. Viten kan även utgå om entreprenören skadar vegetation. Beställaren har rätt till hävning av avtalet om entreprenören inte fullgör förpliktelser avseende skatter med mera Staples Sweden AB Om avtalet Med leverantören Staples Sweden AB har staden två avtal: 1. Omfattar kontorsmaterial samt även leverans av skolmaterial, kopieringspapper och trycksaker. I begreppet kontorsmaterial ingår även batterier och glödlampor samt almanackor och toners. Avtalstiden är till med möjlighet till ett års förlängning. I avtalets prisbilaga finns cirka produkter. Avtalet ska följas upp vid behov, dock minst en gång per år. Leverantören initierar en sådan uppföljning. Leverantörens medverkan vid uppföljningsmöten är kostnadsfria för staden. Uppföljningen kan innehålla samtliga avtalskrav, överenskommelser och genomgång av från leverantören inlämnad statistik. 2. Omfattar leverans av kemtekniska produkter för rengöring, tvätt och golvvård samt städredskap för successiva avrop under avtalsperioden. Avtalstiden är till med möjlighet till ett års förlängning. Enligt avtalet ska leverantören lämna statistik till staden en gång per år i samband med avtalsuppföljningen. Utöver det nämns inget angående uppföljning av avtalet. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Vaxholms stad 23 av 30

27 Staples Sweden AB % Vi har noterat följande: Alla inköp avseende kontors-/skolmaterial som finns med bland de avtalade produkterna är korrekt fakturerade. De flesta inköp av kemtekniska produkter finns inte med bland avtalade produkter. Vi har noterat att det i många fall finns motsvarande billigare alternativ på prislistan än vad som köpts in (t.ex. tvättmedel, sopset, allrengöringsmedel). Till förskolorna och skolorna har en del köp gjorts av pysselmaterial (t.ex. kristallpärlor, glaspärlor, piprensare osv.) och leksaker (t.ex. småbilar, leksakspengar, plasthinkar, plastspadar) som inte finns bland de avtalade produkterna. De granskade fakturorna innehåller inköp av kaffe för cirka kr. Uppföljning Det är stadens upphandlingsansvarige som ansvarar för avtalsuppföljningen och enligt uppgift har två uppföljningsmöten hållits med leverantörens kundansvariga. Enligt uppgift är även ett nytt möte inplanerat inom kort. Vid uppföljningsmötena har upphandlingsansvariga tillsammans med leverantören titta på vilka volymer staden köper i jämförelse med tidigare år samt i jämförelse med kommuner med liknande sammansättning av förskolor, skolor och kommunanställda. Enligt uppgift har en kundansvarig från leverantören även fysiskt inspekterat att deras papper används i stadens skrivare. Granskning av enskilda produkter har även gjorts då frågor om priser och rabatter har dykt upp från beställarna. Enligt uppgift från upphandlingsansvarige blir nästa steg att gå in på fakturanivå och granska vad som faktiskt köps in. Sanktionsmöjligheter Staden har rätt att säga upp avtalet vid organisationsförändring som beslutats politiskt under avtalsperioden med sex månaders varsel. Avtalet har vidare regler om att staden kan kräva ut vite av leverantören vid fel, förseningar eller skador. Avtalet reglerar även att staden har rätt att häva avtalet. Detta kräver dock att leverantören väsentligt missköter uppdraget. Även leverantören har rätt att häva avtalet om staden väsentligt misskött uppdraget Norlandia Omsorg AB Om avtalet Avtalet med Norlandia Omsorg AB omfattar drift av särskilda boenden. Uppdraget omfattar 78 lägenheter för permanent boende och elva korttidsplatser, fördelat på tre boenden. Avtalstiden är fyra år med start Staden har ensidig rätt att förlänga avtalet två gånger med två år. Vaxholms stad 24 av 30

28 Enligt avtalet ska följande uppföljning göras: Entreprenören ska årligen och på begäran informera staden om verksamheten skriftligt och/eller på begäran muntligt. Entreprenören ska årligen lämna årsredovisning, personalstatistik, avvikelser och klagomål, uppgifter om kvalitetssystem, resultat av interna kvalitetsuppföljningar, planerat och pågående utvecklingsarbete samt utbildningsnivå hos personalen. Entreprenören ska i samband med redovisningen av synpunkter och klagomål redovisa uppföljning och utveckling av arbetet enligt det kvalitetssystem som entreprenören tillämpar. Företrädare för staden som har ansvar för uppföljningen har rätt att göra den uppföljning som staden anser nödvändig. Entreprenören och företrädare för staden ska även gemensamt genomföra uppföljningar. Dessa ska ta sikte på hur avtalet uppfylls och hur insatserna för den enskilde fungerar. En gång per år ska en gemensam granskning/uppföljning av verksamheten genomföras utifrån en särskilt utarbetad mall. Resultatet av uppföljningarna ska sammanställas i en rapport till staden. Resultatet kommer också att presenteras på stadens hemsida. Kontroll av fakturor I tabellen nedan presenteras stadens inköp från leverantören 2012 samt hur stor del som granskats. Leverantör Inköp 2012 Granskat Andel Norlandia Omsorg AB % Utifrån de uppgifter vi har fått ta del av har vi inte kunnat verifiera de fakturerade priserna fullt ut. Vi har emellertid gjort en kontrollberäkning enligt OPI och utifrån den gör vi bedömningen att de fakturerade priserna är rimliga i jämförelse med ursprungspriserna i avtalet 6. Enligt socialchefen gör förvaltningen alltid en kontrollräkning av priserna när dessa indexjusteras. Uppföljning Leverantören har även tidigare granskats av i granskningsrapporten Kvalitetsuppföljning särskilda boende (daterad ). Följande skrivningar hittas i rapporten: Det har framkommit i granskningen att verksamheten tillfullo inte kan anses uppfylla utfästelserna i anbud och avtal, men att entreprenören i allt väsentligt förfogar över de verktyg, system och metoder som efterfrågats och att ett utvecklingsarbete pågår. 6 OPI = Omsorgsprisindex Vaxholms stad 25 av 30

29 Granskningen visar vidare att skrivningen i förfrågningsunderlag och avtal i allt väsentligt överensstämmer med varandra och att dessa utgått från stadens måldokument för äldreomsorg. Under 2012 gjordes ett antal uppföljningar av verksamheten vid särskilt boende för äldre. Efter verksamhetsuppföljningen ombads Norlandia Care AB att inkomma med en åtgärdsplan av vilken det skulle framgå hur förbättringsarbetet ska ske under 2013 inom de prioriterade områdena. Norlandia Care AB har efter det inkommit med en åtgärdsplan. Uppföljningsarbetet inom hälso- och sjukvården, inklusive vårdhygien har sedan tidigare påbörjats. Senast i april 2013 hade socialnämnden ett extrainsatt sammanträde i ärendet. Vid sammanträdet redogjorde Norlandia Care för sin verksamhet inom Vaxholms stad samt det förbättringsarbete som pågår. Socialnämnden beslutade följande: att Norlandia Care AB varje månad till förvaltningen ska inkomma med en redogörelse av vilka åtgärder som genomförts under månaden utifrån åtgärdsplanerna, att Norlandia Care AB varje månad till förvaltningen även ska redovisa andra åtgärder i syfte att höja kvalitén i verksamheten, att förvaltningen vid varje nämndsammanträde under 2013 redovisar för socialnämnden hur förbättringsarbetet i verksamheten på särskilt boende för äldre fortskrider. Utifrån ovanstående gör vi bedömningen att uppföljningen av avtalet med Norlandia Omsorg AB numera är tillräcklig. Sanktionsmöjligheter Avtalet reglerar att vite kan utgå om entreprenören brister i sina skyldigheter gällande anlitande av underentreprenör. Förutom vite för dessa brister har beställaren även rätt att häva avtalet. Hävning kan även ske vid vissa andra åsidosättande som entreprenören kan göra. Entreprenören kan häva avtalet om ersättning uteblir Iakttagelser Granskningen visar att det inte på ett enkelt sätt går att stämma av fakturerade priser mot avtalade priser. Detta beror bl.a. på att: Prislistor inte uppdateras vid indexuppräkningar. För tre av de granskade leverantörerna uppger dock avtalsansvariga att kontrollräkning görs centralt vid indexuppräkning. Det görs inköp av varor som faller inom ramen för avtalsområdet men som inte finns med på de avtalade prislistorna. Detta försvårar avstämning. Utifrån ovanstående ställer vi oss frågande till hur attestanter säkerställer att leverantörer fakturerar korrekta priser. Vaxholms stad 26 av 30