CTM Release Notes 7.4.0

Transkript

1 CTM Release Notes Page 1 of 21

2 1 CTM RELEASE NOTES MEDDELANDEN OCH NOTIFIERINGAR UTVÄRDERING I UPPHANDLING UTVÄRDERING I TEAM ENKEL UTVÄRDERING VISA/DÖLJA VIKTER TILL LEVERANTÖRER SKALL-KRAV UTVÄRDERINGSRAPPORT MINA UTVÄRDERINGAR PÅGÅENDE UPPHANDLINGAR UPPHANDLINGSMODULEN UPPHANDLINGSLISTAN PUBLICERING TILL DENNA SIDA ELLER CTM ANBUDSDOKUMENT FÖR LEVERANTÖRER FÖRIFYLLNING I TED FORMULÄR NY FRÅGE/KRAV TYP DECIMAL FÖRREGISTRERING AV LEVERANTÖRER FLYTTAD PRODUKTINFORMATION DOLD I MATERIALSPECIFIKATIONEN FRÅGOR OCH SVAR AVTALSMODULEN UPPDATERA AVTAL VID IMPORTEN AVTALSLISTAN SORTERING AV AVTALSTILLÄGGEN NY VARIABLE FÖR DYNAMISKA FORMULÄR PLANERADE INKÖP NYA FÄLT RESURSROLLER PROCEDURTYPER BEGRÄNSAD REDIGERARE ADMINISTRATION PUBLICERINGSPROFIL KÄNDA BUGGAR OCH SUPPORTFALL Page 2 of 21

3 1 CTM Release notes Detta dokument beskriver version av CTM. Ingen av ändringarna eller funktionalitet i denna release påverkar existerande funktionalitet, om inte nämnd nedan. Eventuell utbildning kan utföras efter release om önskas. 1.1 Meddelanden och notifieringar På huvudsidan efter inloggning har meddelanden (skickade av användare) och notifieringar separerats, meddelanden ligger överst. Hjälptexterna är flyttade till hjälpsektionen överst på sidan. 1.2 Utvärdering i upphandling Webversionen av utvärderingsverktyget är uppdaterat för att stödja mer funktionalitet, i korthet; Utvärdering i team Konsensus och slutgiltig poäng Genomsnittlig poäng Ny utvärderingsrapport Ändringarna gäller endast utvärderingsmodellen med vikter och poäng Utvärdering i team Utvärdingering i team gör att en grupp av tilldelade utvärderare kan utvärdera leverantörernas anbud, delar av anbuden kan tilldelas till olika utvärderare. När alla utvärderare är färdiga med utvärderingen kan poäng konsensus och slutgiltig poäng sättas. Flödet för utvärdering är illustrerad i Page 3 of 21

4 nedan schema. För att använda utvärdering i team måste det anges när du sätter upp processen för utvärdering i upphandlingen, det finns utvärdering i team och enkel utvärdering. I utvärdering i team kan endast tilldelade utvärderare utvärdera och i enkel utvärdering kan redigerare i upphandlingen utvärdera. Ingen utvärderare skriver över någon annans satta poäng. I upphandlingschecklistan så visas tre punkter i utvärdering i team, Tilldela utvärderare, Min utvärdering och Slutför utvärdering. För enkel utvärdering visas Min utvärdering och Slutför utvärdering. Tilldelning av utvärderare görs i utvärderingsträdet, de delar som kan tilldelas utvärderare är märkta som länkar. Page 4 of 21

5 Det som kan tilldelas är sektioner för frågor/krav, uppfyllnad av krav i dokument, total på materialspecifikation och totalbud. Användare som listas som möjliga användare är det som är tilldelade rollen som utvärderare. En utvärderare kan ha vilken säkerhetsroll i upphandling som helst och det påverkar hur mycket ytterligare information än de sektioner de ska utvärdera som de kan se i upphandlingen. Om utvärderaren inte har någon ytterligare säkerhetsroll ser de endast den/de delar som de blivit tilldelade att utvärdera. Vid tilldelning av utvärderare skickas en notifiering till utvärderaren. De sektioner du har blivit tilldelad finns under Mina utvärderingar från förstasidan. Utvärderare kommer åt de tilldelade delarna direkt från sidan med tilldelade utvärderingar. När utvärderaren är färdig med sin sektion bör de sätta status till Klar för att notifiera ägaren av Page 5 of 21

6 upphandlingen om sin status. Utvärdering och poängsättning görs som vanligt och under utvärdering ser utvärderaren endast sina tilldelade sektioner i trädet. När alla utvärderare är färdiga med sina delar kan konsensus och slutgiltig poäng sättas och hela utvärderingen färdigställas. Page 6 of 21

7 För varje krav som har utvärderas kan konsensus/slutgiltig poäng sättas, den genomsnittliga poängen är förifylld och kan ändras. Om ingen annan poäng angetts kopieras genomsnittspoängen över till konsensuspoängen vid det tillfälle som alla poäng görs slutgiltiga. I sidorna vid tilldelning och kvalificering visas den sparade konsensuspoängen, om ingen poäng sparad, visas den genomsnittliga poängen. När slutgiltig poäng för samtliga krav är angivna går det inte att ändra några poäng, endast genom att upphäva de slutgiltiga poängen är det möjligt. När slutgiltig poäng eller upphävning av slutgiltig poäng görs loggas det till aktivitetsloggen Enkel utvärdering Vid enkel utvärdering tilldelas inga utvärderare till sektioner, alla användare som är redigerare kan gå in att ange poäng. Ingen användare skriver över någon annans poäng. Vid enkel utvärdering räknas genomsnittlig poäng för de som har angett någon poäng på kravet Visa/dölja vikter till leverantörer Som upphandlande myndighet kan du ange hur mycket vikter leverantörer kan se medan de fyller i anbuden. Page 7 of 21

8 För det webbaserade verktyget går det att dölja samtliga vikter eller visa vikter på rubriknivå. Vid användande av ActiveX-utvärdering kan du antagligen visa samtliga vikter eller dölja alla vikter. För pågående upphandlingar sätts valet till att visa vikter, dvs som CTM fungerade innan uppdateringen Skall-krav Skall-kraven visas nu i verktyget och det är markerat huruvida har uppfyllt skall-kravet eller inte. Det går att dölja bort de leverantörer som inte uppfyllt skall-kravet genom enkel filtrering. Page 8 of 21

9 1.2.5 Utvärderingsrapport Utvärderingsrapporten är omformad till att även inkludera genomsnittlig och konsensuspoäng från utvärderingen. Vid generering av rapporten tidstämplas rapporten för varje gång den genereras, varje generad rapport sparas. Utvärderingsrapporten kommer du åt från rapportsidan i upphandlingen. I rapporten sorteras leverantörerna på rangordning baserat på total slutligt poäng. Leverantörerna listas som rader och varje krav är tre kolumner med svar, genomsnittlig poäng och slutlig poäng. Rapporten är i Excel och när du väl laddat ner rapporten till din dator kan du ändra layout och optimera utseendet i din upphandling. Ändringarna i rapporten gäller endast för utvärderingsmodellen med vikter och poäng Mina utvärderingar Från förstasidan har de utvärderingsuppgifter från teamutvärdering med ActiveX-vertyget flyttats in under mina utvärderingar. Page 9 of 21

10 Utvärderingar gällande båda upphandlingar och avtal listas i mina utvärderingar. Upphandlingsutvärderingar Team utvärdering med sektioner tilldelade från webbaserade utvärderingsverktyget. Uppgifter Team utvärdering med sektioner tilldelade från ActiveX utvärderingsverktyget Avtalsutvärderingar Utvärderingar för avtal Du kommer till en sida med flikar för varje typ av utvärdering Pågående upphandlingar Ovan beskrivna ändringar har endast liten påverkan på pågående upphandlingar, upphandlingar där leverantörer redan är tilldelade ändras inte. För ej tilldelade upphandlingar eller steg där leverantörer inte har blivit kvalificerade och ingen slutlig poäng har angivits, rekommenderas du att gå in och sätta slutlig poäng innan tilldelning eller kvalificering. 1.3 Upphandlingsmodulen Detta kapitel handlar om övriga ändringar i upphandlingsmodulen som inte är beskriva ovan Upphandlingslistan Tomma project För flera användare (ofta adminstratörer) kunde listan av Mina upphandlingar innehålla många tomma projekt, dvs projekt utan upphandlingar, och det kunde vara svårt att se mina upphandlingar i listan. Nu visas endast de projekt där det finns minst en upphandling. En stor ändring för de användare som skapar projekt, det nyskapade (tomma) projektet listas under pågående upphandlingar. Publiceringsstatus I upphandlingslistan visas nu detaljerad status för publiceringen. Page 10 of 21

11 Ikonen visas framför de upphandlingar som har publiceringsdatum för annonsen angivet. Återöppna/Aktivera project Ibland stänger användare projekt av misstag och för att myndigheten ska kunna ha full kontroll, finns det nu möjlighet för adminstratörer är återöppna ett stängt projekt. Vid återöppning öppnas endast projektet och inte varje upphandling i projektet Publicering till denna sida eller CTM När upphandlingar publiceras till en extern sida som TED, Doffin, Udbud.dk, TenderNed eller Contracts Finder behöver du inte längre välja denna sida som ytterligare publiceringsställe, det publiceras där ändå när annonsen blivit publicerad till extern sida. I checklistan är det endast en länk att förbereda publiceringen. Det är fortfarande möjligt att publicera till endast denna sida CTM. För pågående upphandlingar skapade före releasen, men inte publicerade skall du gå in till publiceringsställen i upphandlingschecklistan och spara om publiceringsställe. Page 11 of 21

12 Du får en varning för de upphandlingar som inte är publicerade, välj publiceringsställe och spara. Processmallarna är ändrade enligt det nya tankesättet, du kan endast välja ett publiceringsställe och formulären listas per publiceringsställe Anbudsdokument för leverantörer Leverantörer har alltid kunna ladda upp ytterligare anbudsdokument, även när myndigheter ofta vill att leverantörer ska ladda upp dokument till kravet istället. För att myndigheterna ska kunna styra leverantörerna och få in mer strukturerade anbud kan de nu välja att leverantörerna inte får ladda upp dokument som del av huvudanbudet och endast tillåta uppladdning av dokument per krav eller meddelande istället. Ändringen finns att konfigurera i processmallen och inom upphandlingar. Förvalt värde för alla existerande processmallar är Ja och dold, administratörer behöver uppdatera processmallen för att kunna använda den nya inställningen Förifyllning i TED formulär Två nya förifyllningar av TED formulär är tillagda. Sektion V.1) Datum för tilldelning förifylls med det datum då leverantörer valdes för tilldelning Sektion V.2) Antal mottagna anbud förifylls med det antalet leverantörer som har avgett anbud i CTM Ny fråge/krav typ Decimal De strukturerade kraven/frågorna är utökade med en till typ, decimal, dvs leverantörer kan ange ett Page 12 of 21

13 decimaltal som svar på detta krav Förregistrering av leverantörer flyttad Förregistreringen av leverantörer är flyttad från checklistan till söksidorna. Om du har sökt leverantörer och inte hittat den du söker efter visas lank och information för att förregistrera leverantör. Anledningen till denna ändring är att se till att minska dubbelregistreringen av redan existerande leverantörer, dubbletter av leverantörer är en utmaning för leverantören, support och upphandlande myndighet Produktinformation dold i materialspecifikationen Vid användande av materialspecifikation i en upphandling, finns ytterligare produktinformation. De flesta kunder vill dölja denna information för leverantörer och för att underlätta är nu alla fälten dolda, för att använda dessa ska du gå in och öppna fälten i upphandlingen. Page 13 of 21

14 Ändringen påverkar endast upphandlingar skapade efter releasen, pågående upphandlingar påverkas inte Frågor och svar Frågor-och svars-modulen är uppdaterad med följande ändringar. Ordentlig loggning i aktivitetsloggen när leverantören ställer fråga och när myndigheten publicerar svar på fråga Ett unikt nummer för varje fråga visas för myndigheten och leverantörerna Rättningar i utskriftsfunktionaliteten 1.4 Avtalsmodulen Ändringar i avtalsmodulen Uppdatera avtal vid importen I import av avtal går det nu att även uppdatera avtalen vid importen från Excel. Processen för att importera avtal är samma, du laddar ner mallen, fyller i alla avtal och laddar upp Excel-filen med alla avtal. Import-arket har uppdaterats med en kolumn, Tillåt uppdatering, och du kan styra ifall avtalet får uppdateras eller inte. Det kontrakt som uppdateras är det avtal som har samma referens i Excel-arket som i CTM. Reglerna för att uppdatera ett avtal genom importen är detsamma för uppdatering av avtal online i CTM. Page 14 of 21

15 När Excel-arket är uppladdat visas status på importen och du kan härifrån klicka på Fortsätt. Uppdatering av avtal i import loggas som en aktivitet i aktivitetsloggen Avtalslistan Två småändringar i avtalslistan. Sökning med avtals-id Det går nu att ange ett avtals-id och söka på i listan. Sökningen på id är på samma sätt som övriga sökningar, dvs per flik. Rensa sökning Återställer alla sökkriterier för sökning Sortering av avtalstilläggen Förut var avtalstilläggen sorterade alfabetiskt och det var inte möjligt för myndigheten att ändra. Varje myndighet kan nu ändra sorteringsordningen på avtalstilläggen till den ordning som är mest Page 15 of 21

16 logiskt för varje myndighet. Avtalstilläggen sorteras enligt vald ordning på samtliga sidor som tilläggen visas Ny variable för dynamiska formulär För dynamiska formulär inom avtal, finns en ny variabel att använda. Det är leverantörens namn för leverantören i avtalet. 1.5 Planerade inköp Uppdateringar i modulen för planerade inköp Nya fält Flera nya fält för planerade inköp. Page 16 of 21

17 Vid sökningen av planerade inköp söks det även i den detaljerade beskrivningen Resursroller Resursrollerna inom planerade inköp går nu att inaktivera, rollen tas inte bort permanent utan inaktiveras bara. Vid inaktivering av resursroll påverkas inte redan skapade planerade inköp. Page 17 of 21

18 1.5.3 Procedurtyper Procedurtyper väljs i planerade inköp och per procedurtyp är en eller flera ledtidsmallar kopplade. Procedurtyperna var fördefinierade till Projekt, Ramavtal och Avrop och kunde inte ändras. Det är nu möjligt för varje myndighet att skapa egna procedurtyper och tilldela ledtidsmallar till varje procedurtyp. Administratörer kommer åt detta från företagssidan. Myndighetens procedurtyper listas överst på sidan med möjlighet att lägga till ytterligare procedurtyper och tilldela ledtidsmallar. Om du som myndighet inte vill använda Projekt, Ramavtal och Avrop, kan de välja bort det. Ledtidsmallar med alla milstolpar måste skapas av EU-Supply support. Page 18 of 21

19 1.6 Begränsad redigerare I upphandlingar, finns en roll som heter begränsad redigerare, den rollen har fler begränsningar tillagda och kan inte göra följande i CTM. Tilldela rättigheter i projekt, upphandling, avtal eller planerat inköp Publicera annons eller tilldelning Bjuda in leverantörer till upphandling Publicera svar på frågor i frågor och svar modulen Sätta slutlig poäng i utvärdering 1.7 Administration Publiceringsprofil Publiceringsformulären för TED, Doffin och TenderNed har några fält som ofta är samma i de flesta upphandlingar. För att spara arbete för varje upphandling finns det nu möjlighet att administratören fyller i publiceringsprofilen med information som förifylls i varje upphandlingsannons. Sidan har två flikar, en för Sektion III och en för klagoprocedurer. Det som fylls i publiceringsprofilen förifylls i annonsen och kan ändras i annonsen om så behövs. Page 19 of 21

20 Ändring av information i publiceringsprofilen påverkar inte ett redan sparat formulär. 1.8 Kända buggar och supportfall Support case No Description Fullt stöd för grekiska och litauiska bokstäver i CPV-trädet Rättningar i modulen för dynamiska formulär Kontaktlistan i företagsprofilen rättad Visning av anbudsvillkor för redan skapade upphandlingar rättat I sökning och tillägg av leverantörer i upphandling (Direktupphandlingar), finns nu ytterligare knapp att stanna på sidan och fortsätta sökning efter det att leverantören är tillagd Koll vid tillägg av CPV koder så att inte det läggs till dubbletter Page 20 of 21

21 Teamutvärdering och stöd i samtliga webbläsare Rättigheter för leverantörer i avtal som är signerade utanför CTM Sortering av avtalstillägg, se ovan Ta bort publiceringsdatum för upphandlingar Utvärderingsrapporten rättad enligt ovan Plustecknet i dokumentträdet rättad för Chrome Utskrift av avtal rättad Pågående upphandlingar, se ovan Utskrift av franska formuläret Registre des retraits rättad Dölja materialspecifikation med hjälp av processmallen rättad Rapporten med Alla upphandlingar visar nu stängda upphandlingar rätt Kopiera upphandling, kopierar upphandlingsvillkoren Sluttiden för upphandling kan ändras bakåt i tiden tills dess att upphandlingen är publicerad eller leverantörer inbjudna Dynamiska inköp rättningar Navigering i meddelanden när Till, Vidarebefodra och Svara används fram-ochtillbaka rättad Page 21 of 21