Beteckning

Transkript

1 Anbudsförfrågan Datum Beteckning Sida 1/7 Måns Lindell Naturavdelningen Postadress Jönköping Besöksadress Hamngatan 4 Tfn Fax E-post lansstyrelsen@f.lst.se Postgiro Anbudsförfrågan Undersökningar i Vättern av vattenkemi, växt- och djurplankton och bottenfauna samt rapportering Länsstyrelsen inbjuder Er att på uppdrag av Vätternvårdsförbundet i samråd med Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Länsstyrelsen i Östergötlands län, Länsstyrelsen i Örebro län och Naturvårdsverket lämna anbud på undersökningar i Vättern av vattenkemi, växt- och djurplankton, bottenfauna samt sammanställning och rapportering av nämnda undersökningar för kalenderåret 2008 med möjlighet till förlängning Dessutom ingår analys och sammanställning av vattenkemi och transportberäkningar för vissa angivna tillflöden till Vättern och för Vätterns utlopp. De årliga undersökningarna i Vättern ingår i Program för samordnad nationell miljöövervakning av Vättern och dess tillflöden där stationer, frekvens och parameterinnehåll beskrivs (bilaga 1). Anbudsförfrågans omfattning Upphandlingen genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091). Anbud ska lämnas på den totala kostnaden (provtagning, analys och rapportering). Kostnaden per undersökningstyp (t ex vattenkemi sjö/tillflöde/utlopp, växt/djurplankton, bottenfauna, rapportering) ska dock kunna utläsas. Kostnaderna ska vara angivna i 2008 års prisläge. Kostnaden ska i första hand redovisas för moment under tidsperioden 1 april -31 december 2008, period som ligger till grund för anbudsutvärderingen. Men även kostnaden för hela kalenderåret 2008 och 2009 ska kunna utläsas. Följande moment omfattas: Moment 1: Att utföra provtagning och analys i Vättern (enligt bilaga 1) av: vattenkemi, växt- och djurplankton och bottenfauna Moment 2. Att utföra kemiska analyser av tillflöden och utlopp till/av Vättern (enligt bilaga 1). Provtagning av tillflöden och utloppet genomförs av Länsstyrelsen i Jönköping, flaskor och emballage tillhandahålls av anbudsgivaren. Moment 3. Att årligen sammanställa resultaten av vattenkemi, biologi och transporter för tillflödena och utlopp från moment 1 och 2. Resultaten redovisas som fristående kapitel till Årsskriften från Vätternvårdsförbundet (exempel enligt bilaga 2).

2 Sida 2/7 I uppdraget ingår förutom provtagning och analyser även kvalitetssäkring, dataläggning, dataleverans till nationella/anvisad datavärd. Vattenståndsuppgifter och vattenföringsuppgifter till transportberäkningarna i tillflödena och utloppet erhålls från Länsstyrelsen. Vidare ingår inte båtkostnad i anbudsförfrågan då provtagningsbåt tillhandahålls av Länsstyrelsen. Exakta provtagningsdatum bestäms i samråd med Länsstyrelsen. Kravspecifikation Krav på leverantören 1. Laboratorium/leverantör som utför analyser och provtagning av vattenkemi, analyser och provtagning av biologiska moment ska vara ackrediterat eller likvärdigt 1 för samtliga av de analysparametrar, rapporteringsområden och provtagningsmoment som omfattas av detta uppdrag (bilaga 1) (se bevis 1). 2. Anbudsgivaren ska inneha miljöledningssystem (SFS 2007:1091, 11 kap, 15), t ex vara certifierad enligt ISO eller likvärdigt 2. Miljöarbete som genomförs anges samt vem som är ansvarig (se bevis 2). 3. Anbudsgivare ska, i enlighet med lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091) ha fullgjort sina lagenliga registreringsskyldigheter (se bevis 3). 4. Anbudsgivare ska, om detta krävs enligt lag, vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter (se bevis 3). 5. Anbudsgivare får inte ha skattskulder eller skulder för sociala avgifter (se bevis 3). 6. Anbudsgivare ska ha utpekade kontakt-resp ansvarspersoner för aktuella moment (se bevis 4 och5). 7. Ovanstående krav ställs också på underleverantörer/-konsulter (se bevis 6 och 7). Följande bevis ska medfölja kraven på leverantören 1. Ackrediteringsbevis för kemiska analyser, provtagning samt analys av biologiska moment ska bifogas anbudet. Om likvärdigt kontrollsystem används ska detta tydligt redovisas. Redovisa i sådant fall kontinuerliga kvalitetssäkringsrutiner, exempelvis hur avvikelserapportering och interkalibreringar sker och hur rimlighetskontroller görs. 1 Med likvärdigt kontrollsystem menas sådant som motsvarar SWEDAC:s ackreditering. I anbudet ska tydligt beskrivas om annat kontrollsystem används och dokumentation ska redovisas så att det går att bedöma om detta system är likvärdigt med SWEDAC:s ackrediteringssystem. 2 Med likvärdigt menas sådant miljöledningssystem som motsvarar SIS:s certifiering. I anbudet ska tydligt beskrivas om annat system används och dokumentation ska redovisas så att det går att bedöma om detta system är likvärdigt med SIS:s certifierng.

3 Sida 3/7 2. Certifieringsintyg eller annan likvärdig miljödeklaration ska bifogas anbudet. 3. Ifylld och signerad blankett "Begäran om upplysningar vid upphandling SKV 4820" (bilaga 3) 4. Kort företagspresentation. Ange ansvariga kontaktpersoner i organisationen för olika moment. 5. Kvalitetsssäkringsansvarig (namn, kompetens, erfarenhet och befogenheter) redovisas. 6. Förteckning över samtliga underleverantörer/-konsulter som kommer att anlitas. 7. Ovanstående krav på bevis ställs också på underleverantörer/-konsulter. Krav på tjänsten 1. Länsstyrelsen ska tidigt kunna ta del av analysresultat, dels preliminära resultat men även kvalitetssäkrade. Kvalitetssäkrade resultat av vattenkemi ska vara Länsstyrelsen tillgänglig senast en månad efter varje provtagningsomgång. Sammanställning av kalenderårets resultat skickas digitalt till beställare och nationell datavärd (där så finnes) i det format som bestäms av nationell datavärd (se bevis 1). 2. Rapporteringsområde för kemiska variabler ska vara såsom anges i bilaga 1. Dessa siffror anger typiska värden (10-årsvärden) av vad som tidigare rapporterats för Vättern och vilka områden som minst ska kunna rapporteras (se bevis 2). 3. Metoder för olika provtagningsmomentska så långt som möjligt vara enligt Naturvårdsverkets Handledning för miljöövervakning ( (se bevis 3). 4. Anbudsgivaren ska ha deltagit i (inter-)nationell provningsjämförelse (se bevis 4). 5. Anbudsgivaren ska kunna genomföra uppdraget inom avsedd tid även om någon oförutsedd händelse inträffar (t e x sjukdom, instrumenthaveri) (se bevis 5). 6. Anbudsgivaren ska ha dokumenterad kompetens för provtagning och analysera (se bevis 6). 7. Anbudsgivaren ska ha dokumenterad kompetens att utvärdera uppkomna resultat (t ex högskole/universitetsexamen) för årlig rapportering enligt bilaga 2 (se bevis 7). 8. Proverna av bottenfauna, växtplankton och djurplankton ska sparas under hela avtalsperioden. Därefter ska uppdragsgivaren kontaktas för beslut om framtida hantering av materialet. Fältprotokoll ska fyllas i, arkiveras och på anmodan tillsändas Länsstyrelsen (se bevis 8). 9. Länsstyrelsen eller Länsstyrelsens ombud ska ha möjlighet att delta vid provtagningen (se bevis 9). 10. Ovanstående krav ställs också på underleverantörer/-konsulter (se bevis 10).

4 Sida 4/7 Följande bevis ska medfölja kraven på tjänsten 1. Anbudsgivaren ska ange hur Länsstyrelsen ska kunna följa och tidigt ta del av analysresultaten, t ex genom olika on-linesystem. Ange rutiner för Länsstyrelsen att ta del av preliminära respektive kvalitetssäkrade resultat. 2. Lista över rapporteringsgränser i förhållande till typiska värden för kemiska variabler (bilaga 1). 3. Lista över provtagningsmetoder som används för respektive moment. 4. Resultat av senaste provningsjämförelse. Ange eventuella vidtagna åtgärder med anledning av resultaten. Observera att detta ska ske för de metoder och rapporteringsområden som avses i detta anbud. Redovisningen kan ges på CD. 5. Uppgifter om utföraren samt anlitade underleverantörer kan genomföra uppdraget med önskad kvalitet inom avsatt tidsram. Redovisa beredskap för om något oförutsett inträffar, t ex anställd slutar eller blir långvarit sjuk, instrumenthaveri o.dyl. 6. Lista på personer som är involverade i tjänsten för analyser och provtagning och rapportering. Meritförteckning för personal kan ges på CD. 7. CV för involverade personer. Förteckning över liknande uppdrag som anbudsgivaren utfört och som anlitade underleverantörer utfört. Ange referenspersoner och telefonnummer. Bifoga gärna exempel på tidigare liknande arbeten (digitala versioner på CD-skiva godkännes). 8. Uppgifter om hur prover sparas, t ex kylförvaring, provbankning. Uppgifterna gäller även för fältprotokollen. 9. Sätt som Länsstyrelsen eller dess ombud ges möjlighet för deltagande vid provtagningar. 10. Ovanstående krav på bevis ställs också på underleverantörer/-konsulter. Anbudsprövning Prövningen av anbud kommer att genomföras i tre steg: 1. Prövning av kraven på leverantören 2. Prövning av kraven på tjänsten 3. Anbudsutvärdering av de anbud som uppfyller kraven i punkt 1 och 2. Icke uppfyllda krav innebär att anbudet är diskvalificerat för vidare utvärdering. Länsstyrelsen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av nedanstående viktade utvärderingskriterier. Utvärderingskriterier Länsstyrelsen kommer att utföra anbudsutvärdering utifrån följande viktade utvärderingskriterier (se utvärderingssystem i bilaga 4). 1. Anbudspris (vikt av totala: 55 procent)

5 Sida 5/7 För varje totala anbudspris bildas en relationskvot genom att lägsta pris delas med respektive anbudspris. Betyget för respektive anbud fås sedan genom att betyget tre (3) multipliceras med relationskvoten. 2. Erfarenhet (vikt av totala: 30 procent) I kriteriet värderas följande dokumenterade delar likvärdigt: Erfarenhet av liknande undersökning för analyslaboratoriet/laboratorierna. Erfarenhet av provtagningar i stora och näringsfattiga sjöar med stora djup (t ex >50 m) Förmåga att utvärdera resultaten på konstruktivt sätt och på ett lättöverskådligt vis redovisa dessa grafiskt med fotografier över t ex provtagning, olika arter mm. 3. Kvalitetsrutiner och leveranssäkerhet (vikt av totala: 10 procent) I kriteriet värderas följande dokumenterade delar likvärdigt: Sårbarhet/reservmöjligheter Tillgänglighet och rapportering av data Provhantering och spårbarhet av prover Analyssäkerhet 4. Transportrutiner och miljöpåverkan (vikt av totala: 5 procent) I kriteriet värderas följande dokumenterade delar likvärdigt: Transporttid: Tid från provtagning till analysstart. Miljöpåverkan vid transporter (t ex miljöbil 3, miljömärkt drivmedel, postfrakt) Samtliga utvärderingskriterier kommer att betygsättas i en skala från 1 till tre där 1 bedöms vara tillfredsställande (enligt kravspecifikationen) och 3 är bästa anbudet. Samtliga kriteriers betyg blir viktade och därefter summerade. Högsta summerad poäng erhåller uppdraget (bilaga 4). Kommersiella villkor Angivande av pris För 2008 ska priset anges till fast pris utan indexreglering för perioden 1 april- 31 december (inkl rapportering). Denna period är grundläggande för anbudsförfrågan. För att kunna jämföra med tidigare årlig kostnader ska anbudet även kunna utläsas för hela kalenderåret 2008 (ej grundläggande för utvärderingen). Pris anges också för hela kalenderåret 2009 (se möjlighet till förlängning av avtal nedan). Mervärdesskatt skall anges separat. Betalningsvillkor Betalning utgår från Länsstyrelsen efter fakturering från leverantören. Fakturering sker med 50% vid avtalstecknade och med 50% när uppdraget slutförts 3 Se SFS 2005:1228, Förordning om ändring i förordningen (2004:1364) om myndigheters inköp och leasing av miljöbilar; men även definiton enligt Stockholm stad (

6 Sida 6/7 (dataleverans och rapportering godkänts). Betalning sker inom 30 dagar från faktura. Avtalstid/Leveranstid Avtalet avser analyser och provtagning 1 april december 2008 (bilaga 1) samt rapportering senast 1 november Möjlighet med förlängning för analyser och provtagning 1 januari 31 december 2009 med rapportering 1 november 2010 ingår som option. Förlängning av avtal Länsstyrelsen eftersträvar kontinuitet i genomförandet av undersökningar och analyser. Är båda parter överens kan en förlängning av avtalet därför vara aktuell för år Överenskommelse om förlängning träffas senast 15/ För närvarande planeras en större översyn av samordnad miljöövervakningen av Vättern varför omfånget/innehållet kan komma ändras efter kalenderåret Om en revidering av miljöövervakningsprogrammet utförs, och blir beslutad, genomförs en förnyad upphandling inför kalenderåret Administrativa bestämmelser Anbudsförutsättningar Anbudsgivare ska lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i denna anbudsförfrågan och anbudet ska uppfyllda kravspecifikationen. För att vi ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Ofullständiga anbud eller omständigheter enligt SFS 2007:1091, (10 kap) kommer inte att behandlas. Möjligheterna att komplettera uppgifter i anbudet i efterhand är begränsat (SFS 2007:1091, 9 kap, 8). Specificerat material (t ex bilagor) samt andra åberopade underlag (t ex rapporter) kan lämnas digitalt (t ex CD-skiva). Upphandlingsform Upphandlingen sker genom förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091). 1. Anbudet skall lämnas som ett undertecknat original. 2. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. 3. Anbudet skall vara bindande till två månader efter anbudstidens utgång. 4. Anbudet skall avse hela uppdraget. Anbud innefattande endast del av uppdraget behandlas ej. 5. Anbudet skall vara skrivet på svenska och alla priser skall vara angivna i svenska kronor. 6. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsutformning och datum Skriftligt anbud skall ha inkommit till Länsstyrelsen i Jönköpings län, Måns Lindell, Naturavdelningen, JÖNKÖPING, senast den 13 februari

7 Sida 7/ Anbudet skall lämnas i slutet kuvert och förseglat ytterkuvert som skall vara märkt Anbud Vättern Anbud via fax eller E-post accepteras ej. Kompletterande upplysningar Eventuella förtydligande under anbudstidens gång publiceras på länsstyrelsens hemsida Anbudsgivaren ansvarar själv för att observera eventuella förtydliganden. För frågor kontakta Måns Lindell, , mans.lindell@f.lst.se eller Bernhard Jaldemark, , bernhard.jaldemark@f.lst.se. Överprövning Samtliga anbudsgivare kommer att underrättas skriftligen om beslutet. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter underrättelsens avsändande för att möjliggöra en eventuell rättslig överprövning enligt 16 kap SFS 2007:1091. Avtal I bilaga 5 finns det ett exempel på möjligt avtal som kan komma att tecknas med uppdragstagaren. Välkommen med ert anbud Måns Lindell Bilagor 1. Program för undersökningarna i Vättern 2. Anvisningar för den skriftliga rapporteringen 3. Blankett "Begäran om upplysningar vid upphandling" SKV Utvärderingsmatris 5. Exempel på avtalsmall