Västra Sörmlands Räddningstjänst

Transkript

1 Direktionen (46) Plats och tid Brandstationen i Katrineholm, den 29 november 2012, klockan Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Ola Lindgren (S), ordf. Marie-Louise Karlsson (S) Therese Palm (S), tjänstg ers Lars Nilsson (V), tjänstg ers Karl-Gunnar Ljungqvist (S) Berit Olming (M) Lars Levin (FP) Sten Holmgren (C) Håkan Björndahl (S), ej tjänstg ers Karin Frisk (S), ej tjänstg ers Ami Rooth (MP), ej tjänstg ers Ingemar Björklund (KD), ej tjänstg ers Roger Larsson, räddningschef Marlene Mård, nämndsekreterare Lars Levin Sekreterare... Paragrafer Marlene Mård Ordförande... Ola Lindgren Justerande... Lars Levin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Vingåkers och Katrineholms kommuns anslagstavlor. Organ Västra Sörmlands Räddningstjänst, direktionen Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Vingåker Underskrift... Namnförtydligande Cecilia Blixt

2 Direktionen Dir 30 Dnr 15/ Revisionsrapport Granskning av Delårsrapport 2012 Direktionen antar förslag till anvisningar för upprättande av delårsrapport i Västra Sörmlands Räddningstjänstförbund och överlämnar det till revisorerna som svar på Revisionsrapport Granskning av Delårsrapport PwC har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer granskat VSR: s delårsrapport för perioden Revisorernas samlade uppfattning är att delårsrapporten har utvecklats i avseende på utvärdering av målen, nyckeltal och verksamhetsmått för att uppfylla syftet att ge direktionen ytterligare möjligheter att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av förbundets samlade verksamhet. Revisorerna bedömer dock också att det finns en rad förbättringsområden. Räddningschefen har tagit fram förslag på anvisningar för upprättande av delårsrapport i Västra Sörmlands Räddningstjänstförbund. Anvisningarna är framtagna utifrån revisorernas granskning av delårsrapport för Dessa anvisningar ska fungera som ett verktyg för verksamhetens tjänstemän vid arbete med kommande delårsrapporter. Beslutsunderlag Utlåtande avseende delårsrapport 2012, Revisionsrapport delårsrapport 2012 VSR Anvisningar för upprättande av delårsrapport i Västra Sörmlands Räddningstjänstförbund, Expediering Revisorerna Västra Sörmlands Räddningstjänst

3 Direktionen Dir 31 Dnr 14/ Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen Direktionen godkänner förslag till svar på Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen och överlämnar det till revisorerna. Revisorerna har uppdragit till PwC att granska hur VSR lever upp till offentlighetsprincipen. Granskningen visar att det saknas ett antal dokument som ska finnas enligt både arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen. Revisorernas bedömning är: - Att det inom förbundet finns brister i hanteringen av allmänna handlingar. Framförallt bör dokumenterade rutiner tas fram kring vilka handlingar som ska diarieföras och vilka handlingar som ska registreras på annat sätt. - Att fullmakt bör inhämtas som ger registrator rätt att öppna även personadresserad post. - Att dokumenthanteringsplanen måste antas av direktionen. Detta är en förutsättning för att handlingarna ska kunna gallras. - Att rutiner bör tas fram så att personliga e-postbrevlådor kontrolleras även vid innehavarens längre frånvaro. Räddningschefen har tagit fram förslag på svar till revisionsrapport för hantering av offentlighetsprincipen där det redogörs för organisationens planerade åtgärder. Svaret ska vara revisorerna tillhanda senast Beslutsunderlag Utlåtande avseende hantering av offentlighetsprincipen, Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen VSR Svar på revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen, Expediering Revisorerna Västra Sörmlands Räddningstjänst

4 Direktionen Dir 32 Dnr 16/ Återkoppling av direktionens fattade beslut Direktionen beslutar att upphäva beslut taget , rörande personlig ersättare för Sari Thorén. Direktionen lägger för övrigt återkoppling av fattade beslut till handlingarna. Direktionen tar del av redovisning av direktionens fattade beslut och hur dessa uppdrag har genomförts av VSR. Följande Direktionsmöten ingår i redovisningen: - Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen Direktionen fattades beslut om att utse Lennart Öhman (S) till personlig ersättare för Sari Thorén (M) i arbetsutskottet, efter att beslutet var taget insåg man att detta inte var möjligt då Lennart Öhman (S) redan var personlig ersättare för Ola Lindgren (S). Detta beslut har inte upphävts tidigare och förslaget till direktionen är därmed att göra detta nu. I efterhand har det beslutats att Pernilla Hagberg (MP) är personlig ersättare för Sari Thorén (M) i arbetsutskottet. Beslutsunderlag Återkoppling av direktionens fattade beslut Expediering Västra Sörmlands Räddningstjänst

5 Direktionen Dir 33 Dnr 8/ Ekonomirapport Informationen läggs till handlingarna. Direktionen får ta del av ekonomirapporten muntligen, vad gäller resultaträkning för driften fram till Intäkter: tkr Kostnader material: 263 tkr Personalkostnader: 263 tkr Kostnader tjänster: -58 tkr Bidrag och avgifter: 25 tkr Driftkostnader: 492 tkr Resultat: 161 tkr, vad gäller driften (finansen ingår ej i denna uträkning). Investeringsbudget: 185 tkr Räddningschefen informerar om en framtida målsättning om att utveckla ekonomirapporten genom att VSR även gör en tillhörande analys till ekonomirapporten. Direktionen diskuterar Regeringens proposition 2011/12:172 - Kommunala resultatutjämningsreserver. I propositionen föreslås att möjligheten för kommuner och landsting att själva kunna utjämna intäkter över tid, och därigenom möta konjunkturvariationer, förstärks. Detta ska ske genom tillskapandet av en möjlighet för kommuner och landsting att bygga upp resultatutjämningsreserver inom ramen för det egna kapitalet. Detta är något som direktionen ställer sig positiva till.

6 Direktionen Dir 34 Dnr 17/ Mötesplanering 2013 Direktionen fastställer förslag till sammanträdestider för Direktionen under Direktionen beslutar att representanter från ytterstationerna ska bjudas in på direktionens sammanträden ett par gånger per år. jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Ärendeberedning /RL ca AU /RL ca Direktion /RL Ägarsamråd 13:00-15:00 12 Räddningschefen informerar om att det finns utrymme för att lägga in ett extra direktionsmöte i juni, beroende på hur det går på ägarsamrådet. Direktionen beslutar att bjuda in representanter från ytterstationerna istället för att förlägga direktionsmöten på ytterstationerna. Tanken är istället att arbetsutskottet ska förlägga några sammanträden på ytterstationerna. Beslutsunderlag Förslag till mötesplanering 2013 Expediering Västra Sörmlands Räddningstjänst

7 Direktionen Dir 35 Dnr 9/ Redovisning av nyckeltal Direktionen uppdrar till ledningen och arbetsutskottet att ta fram förslag på annan definition av landsbygd. Informationen läggs till handlingarna. Direktionen tar del av redovisning av resultat för nyckeltal fram till Inför nästa års revidering av nyckeltalen diskuteras det om man eventuellt ska ta bort nyckeltalet Antal utbildningstillfällen skolor per år, i och med att det inte finns något angivet målvärde. Räddningschefen poängterar dock att det används för att mäta hur många elever som har deltagit vid ett specifikt utbildningstillfälle. Vidare diskuteras möjligheterna att revidera målvärdet för Antal bristfälliga rapporter, i dagsläget är målvärdet 24 st., detta kan ge fel signaler och det bör istället mätas i procent. Vice ordförande tar upp frågan kring hur landsbygd definieras i nyckeltalen samt vad en lämplig definition kan vara. Räddningstjänstens definition av landsbygd är det som ligger utanför en ankomsttid på 10 minuter. Denna definition bör omarbetas enligt direktionen. I övrigt anses det vara bra att direktionen får ta del av denna redovisning och att direktionen bör få ta del av den varje direktionsmöte. Beslutsunderlag Uppföljning av nyckeltal, Expediering Västra Sörmlands Räddningstjänst

8 Direktionen Dir 36 Projektredovisning Informationen läggs till handlingarna. Direktionen tar del av redovisning av projekt som VSR är med i. Detta innefattar bland annat projekt rörande jour- och beredskap samt projekt angående genus.

9 Direktionen Dir 37 Information Informationen läggs till handlingarna. Personalfrågor Direktionen tar del av information rörande VSR: s personal. Direktionen informeras om vad som gäller vid uttag av särskild ålderspension för brandmän. De som omfattas av särskild ålderspension är operativ brandpersonal, som varit anställda i 30 år och arbetat i uttryckningsstyrka i 25 år och som är mellan 58 och 65 år. VSR har beslutat att inkomstsamordning gäller vid uttag av särskild ålderspension för brandmän. Hur sotningsverksamheten fungerar i kommunerna Räddningschefen informerar om att det överlag fungerar väl med sotningsverksamheten i Katrineholms kommun. I vissa lägen kan det dock vara svårt att få tag på sotaren, då sotaren endast har telefontid på förmiddagarna. Efter möte med sotaren i Katrineholm har VSR fått veta att telefontiderna kommer att utökas för att få bättre tillgänglighet. På samma möte diskuterades även gällande avtal med sotaren och möjligheten att göra ytterligare förlängning, VSR kommer att återkomma kring detta. I Vingåkers kommun har det inkommit en del klagomål på sotarverksamheten. VSR ämnar ta en diskussion med sotarmästaren för att kunna komma tillrätta med dessa problem. Dessutom bör taxan uppdateras på webben, då den gamla taxan fortfarande ligger på webben.

10 Direktionen Dir 38 Delegationsbeslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna. Direktionen tar del av sammanställning av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Sammanställning av delegationsbeslut,

11 Direktionen Dir 39 Delgivningar Delgivningarna läggs till handlingarna. Delgivningar Kommunfullmäktiges protokoll , 99 Valärenden, till ersättare i Västra Sörmlands Räddningstjänst väljs Lars Nilsson (V) Kommunfullmäktiges protokoll , 129 Delårsrapport 2012 för VSR, delårsrapporten godkänns

12 Direktionen Dir 40 Övrigt Räddningschefen, ordförande och vice ordförande önskar alla en God Jul och ett Gott Nytt År samt tackar alla för ett gott samarbete. Direktionen tackar för det goda julbordet.