Avtalsmall alternativ 1 SH är serviceorganisation åt en annan avelsorganisation

Transkript

1 Version Avtalsnr XX-2010 AVTAL OM TJÄNSTER 1.Parter Mellan Svenska Hästavelsförbundet (XXXXXX-XXXX), nedan kallad SH och AVELSORGANISATIONEN (XXXXXX-XXXX) nedan kallad YY har följande avtal träffats. 2. Bakgrund och syfte SH kan efter uppdrag utföra tjänster åt en godkänd hästavelsorganisation. SH är i dessa sammanhang en serviceorganisation. Tjänsterna innefattar sådan delar som en avelsorganisation kan delegera eller köpa in tjänst för. Tjänsterna innefattar inte de delar som avelsorganisationen själv måste ansvara för inom förvaltningsuppdraget. Bland tjänsterna som SH kan tillhandahålla ingår Blå Basen som är ett webb-baserat hästregister med uppgifter om hästarnas identitet, födelsedata, uppfödare, härstamning, resultat, avelsvärdering, stamboksföring och registrering av avkommor. Blå Basen används också för att utfärda hästpass. Avelsvärdering av hingstar sker under avelsorganisationernas ansvar. Ansvarsfördelningen i arrangemanget framgår av detta avtal. Sommarpremieringarna är en riksomfattande bedömning av unghästar och ston. Resultaten från sommarpremieringarna är avelsvärderingsgrundande. Beslut om avelsvärdeklass tas av varje avelsorganisation. Finansieringen av verksamheten bygger på avgiftssystem i olika delar och med kostnadstäckning utan vinstsyfte. För att en avelsorganisation ska kunna teckna detta avtal om tjänster krävs att medlemskap i SH. Medlemsavgiften fastställs årligen av SH:s stämma. 3. Omfattning YY har beställt följande tjänster hos SH: Paket A Från Betäckningsrapport till Pass via Blå Basen Betäckningsrapportblock System för rapportering från hingstägare System för rapportering från stoägare Nyttjande av passprogram och ägarbytesfunktion Databas enligt EU-krav ID-kontrollanter & chipmärkare Besvärsnämnd för registreringsfrågor Registrerade hästar med härstamning publikt synligt i Blå Basen

2 Paket B1 Registrering av resultat i Blå Basen inklusive internetanmälan Registrering och publicering av resultat i Blå Basen från avelsvärderingar Administration, registrering och publicering av avelsvärderingsgrundande evenemang Registrering och publicering av tillgängliga resultat från Ridsportförbundet m fl i Blå Basen Statistik ur Blå Basen Genetiska och veterinärmedicinska rådet Domarutbildning Besvärsnämnd för avelsvärdering Paket B2a, b eller c tre olika typer av kostnads- och uppdragsfördelning för Avelsvärdering av hingstar Avelsvärdering av hingstar Paket B3 Sommarpremieringar Sommarpremiering av ston och unghästar, rikstäckande verksamhet Övriga tjänster Brandsäker lagring Arkivhantering Bokföring 4. SH:s åtagande Paket A - hingstägare som betalt in avgift för betäckningsblock får detta tillsänt sig per post. - tillhandahålla system så att hingstägare kan rapportera hingstens betäckningar - tillhandahålla system så att stoägarna kan rapportera resultatet av betäckningen till hingstägare och avelsorganisation - dataprogram för utfärdande av hästpass och genomförande av ägarbyte finns tillgängligt via inloggning på webben för avelsorganisationens registrator och dess biträdare. - databasen uppfyller de krav som EU ställer. - lista över godkända id-kontrollanter och chipmärkare finns tillgänglig samt utbildar ytterligare sådana funktionärer när det bedöms nödvändigt. - kommunicera besvärsärenden och sammankallar besvärsnämnden för registreringsfrågor då det inkommit ärenden som ska behandlas - hålla Blå Basen publikt tillgänglig med sökfunktioner på SH:s webbsida - dagligen säkerhetskopiera Blå Basen

3 Paket B1 -resultaten från avelsvärderingarna för hingstar, ston och unghästar registreras och publiceras i Blå Basen. - avelsvärderingsgrundande evenemang kan administreras, registreras och publiceras i Blå Basen. -en gång årligen registrera tillgängliga årsresultat per häst från Ridsportförbundet i Blå Basen. Ytterligare resultat registreras i fastställt format efter överenskommelse med avelsorganisationen. - i möjligaste mån ta fram statistiska sammanställningar enligt avelsvärderingsnämndernas behov. - att årligen utse genetiska och veterinärmedicinska rådet och begära in yttrande från dessa då behov föreligger. - utbilda de domare som behövs för att genomföra avelsvärdering. - sammankallar besvärsnämnden för avelsvärderingsfrågor då det inkommit ärenden som ska behandlas. Paket B2a - i samråd med avelsorganisationen utse platser och datum för avelsvärderingar av hingstar - ta fram propositioner för avelsvärderingen av hingstar - ta emot hingstägarnas anmälan och anmälningsavgift till avelsvärdering. - det administrativa och praktiska genomförandet av avelsvärdering för hingstar. - ta fram tidsprogram - föreslå och arvoderar (inkl kost, logi och resa) en avelsvärderingsnämnd vid hingstpremiering bestående av tre svenska ledamöter varav en veterinär. Arvoden betalas enligt SH:s beslut om arvode. - boka resa och logi för nämndens tre ledamöter. - ta fram och administrera underlag för hingstarnas bedömning till avelsvärderingsnämnden. - administrera avelsvärderingsbevis för hingstar. Original sänds till hingstägaren. Kopior sänds till ordförande i avelsvärderingsnämnden, avelsorganisationen samt att SH arkiverar en kopia. eller Paket B2b - ta emot hingstägarnas anmälan - ta fram underlag till katalog - trycka katalog - trycka bedömningsprotokoll - ta fram och administrera underlag för hingstarnas bedömning till avelsvärderingsnämnden. - administrera avelsvärderingsbevis för hingstar. Original sänds till hingstägaren. Kopior sänds till ordförande i avelsvärderingsnämnden, avelsorganisationen samt att SH arkiverar en kopia. eller Paket B2c

4 - administrera avelsvärderingsbevis för hingstar. Original sänds till hingstägaren. Kopior sänds till ordförande i avelsvärderingsnämnden, avelsorganisationen samt att SH arkiverar en kopia. - avelsvärderingsbevisen är utskickade senast två veckor efter det att protokollen inkommit till SH under förutsättning att ordförande i avelsvärderingsnämnden har undertecknat dessa. Paket B3 - utse platser och datum för sommarpremieringarna. - utse och teckna avtal med lokal administratör för sommarpremieringarna. - ta emot sto- och unghäst ägarnas anmälan och anmälningsavgift sommarpremieringarna. - utser och arvodera premieringsdomare för sommarpremieringarna Övriga tjänster Brandsäker lagring - inlämnat material förvaras i den ordning det inkom i hyllor i ett brandsäkert utrymme. Arkivhantering -efter begäran från avelsorganisationen snarast ta fram material som efterfrågats ur det brandsäkra utrymmet. Bokföring - utföra betalningar av räkningar och löner. - bokföra de verifikationer som inkommit enligt fastställd kontoplan. 5. YY:s åtaganden Paket A - informera hingstägare om att betäckningsblock måste köpas från SH och användas för registrering av alla betäckningar som hingsten gör i Sverige. - informera hingst- och stoägare om att och hur betäckningar och resultat av dessa ska rapporteras. -utse registrator och dess biträdare som ska få inloggningsbehörighet till Blå basen för avelsorganisationens räkning. - anmäla inkomna besvärsärenden om registreringar till SH. Paket B1 - resultat från YY:s avelsvärderingsgrundande arrangemang kommer in i Blå Basen/ skickas till SH för registrering i Blå Basen. - Inom rimlig tid beställa statistik ur Blå Basen för avelsvärdering

5 Paket B2a - utse avelsvärderingsnämnd - utse och arvodera (inkl kost, logi och resa) rasledamot/ledamöter vid avelsvärdering av hingstar - finansiera ev överskridande belopp avseende avelsvärderingsnämndens arvode - arvodera (inkl kost, logi och resa) brukprovsdomarna - bistå med XX st funktionärer vid avelsvärdering för hingstar. - beställa och bekosta rosetter och avelsvärderingsplaketter - marknadsföra avelsvärderingar av hingstar. eller Paket B2b - utser platser och datum för avelsvärderingar av hingstar. - ta fram propositioner för avelsvärderingen av hingstar - ansvarar helt för det praktiska genomförandet av avelsvärdering för hingstar. - ta fram tidsprogram - ta fram övrig information (tex funktionärslista) som ska vara med i katalogen - utser och arvoderar (inkl kost, logi och resa) samtliga ledamöter i avelsvärderingsnämnden samt bruksprovsdomare. - boka resa och logi för nämndens ledamöter - betala kostnader för lokal. - beställa och bekosta rosetter och avelsvärderingsplaketter. - marknadsföra avelsvärderingar av hingstar. eller Paket B2c YY ansvarar - fullständigt för det administrativa och praktiska genomförandet av avelsvärdering av hingstar och finansierar alla kostnader som uppstår. - för att direkt leverera protokollen från avelsvärderingen till SH Paket B3 - marknadsföra sommarpremieringar av ston och unghästar - avelsvärderar ston och administrerar avelsvärderingsbevis för ston - anmäla inkomna besvärsärenden om avelsvärdering till SH Övriga tjänster Brandsäker lagring - bekosta och ombesörja flytt av material till SH:s brandsäkra lagring. - lämna in material i sådan ordning att det är möjligt att återfinna unika handlingar i akter m.m - inlämning av ytterligare material sker löpande. Avgiften justeras kvartalsvis. Arkivhantering - begäran om arkivhantering endast kommer från avelsorganisationen.

6 Bokföring - i tid inkomma med fakturor och verifikationer som ska registreras. 6. Priser Medlemsavgiften fastställs årligen av SH:s stämma. Övriga priser anges enligt prislista (bilaga 1) till detta avtal. Priserna justeras enligt KPI. Om oförutsedda händelser inträffar som påverkar kostnaderna i verksamheten kan priserna komma att justeras ytterligare för detta. Dessa prisjusteringar beslutas av SH:s styrelse. Samtliga prisjustering sker vid årsskiftet. 7. Betalningsvillkor Fakturering sker kvartalsvis. Betalningsvillkor är 30 dager netto. Därefter debiteras lagstadgad dröjsmålsränta + 8 % samt påminnelseavgift på 100 kr (80 kr + moms). 8. Avtalstid och uppsägning Detta avtal gäller från och med den 1 januari 2011 till och med den 31 december Avtalet förlängs därefter tre år i taget om det inte sägs upp 9 månader före avtalstidens utgång. Uppsägning ska ske skriftligen till den andra parten. 9. Ändringar och tillägg Förändringar av moment i avelsvärderingen för hingstar och ston ska samrådas mellan parterna och beslutas i samförstånd för att momenten ska vara praktiskt genomförbara och inte förorsaka förhöjda kostnader. 10. Avtalsbrott Om YY bryter mot punkt X i detta avtal utgår ett vite till SH på xx kr. Om SH bryter mot punkt X i detta avtal utgår ett vite till YY på xx kr. 11. Överlåtelse av avtal YY har inte rätt att överlåta detta avtal om inte SH har gett sitt skriftliga godkännande till detta. 12. Force majeure Varje part skall ha rätt att uppskjuta fullgörandet av sina avtalsenliga skyldigheter i den mån som sådant fullgörande hindras eller orimligt försvåras av någon av följande omständigheter: Branschomfattande konflikter och varje annan omständighet som ligger utanför parternas kontroll såsom eldsvåda, krig, omfattande militär mobilisering, uppror, upplopp, rekvisition, beslag, konfiskation, inskränkningar i energitillförsel, naturkatastrofer och brister eller förseningar i underleverantörers leveranser som har orsakats av någon sådan omständighet som anges i denna klausul.

7 13. Tvist Tvist om detta avtal, dess tillkomst eller tillämpning får icke hänskjutas till domstol utan skall avgöras av en skiljeman jämlikt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler för förenklat skiljeförfarande. 14. Kontaktpersoner Kontaktpersoner för detta avtal är för Svenska Hästavelsförbundet: Dan-Axel Danielsson för Avelsorganisationen YY: namn telenr Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt Skara den DD mmmm 2010 Ort den DD mmmm 2010 Dan-Axel Danielsson Generalsekreterare Svenska Hästavelsförbundet NN funktion Avelsorganisationen YY

8 Bilaga 1 prislista Paket A Priserna i paket A gäller från och med 2011 Från Betäckningsrapport till Pass via Blå Basen Betäckningsrapportblock 1000 kr (800 kr + moms) per block med 10 betäckningsrapporter. Nedanstående tjänster ingår i denna avgift. Rapportering från hingstägare Rapportering från stoägare Nyttjande av passprogram och ägarbytesfunktion Databas enligt EU-krav ID-kontrollanter & chipmärkare Besvärsnämnd för registreringsfrågor Publikt synligt i Blå Basen Paket B1, B2a och B3 Priserna i paket B1, B2a, B2b och B3 gäller från och med 2012 eftersom 2010-års stoavgifter finansierar avelsvärderingen under 2011 För hästar som införs i grundstamboken för ansluten ras tas en avgift på max 400 kr (320 kr + moms) ut (utöver ordinarie pass eller stämplingsavgift) av avelsorganisationen. Denna avgift fördelas inom paket B1, B2a och B3 enligt nedan. Ingen sådan avgift tas ut för B2b och B2c. Paket B1 Registrering av resultat i Blå Basen inklusive internetanmälan Registrering och publicering av resultat i Blå Basen från avelsvärderingar Administration, registrering och publicering av avelsvärderingsgrundande evenemang Registrering och publicering av resultat i Blå Basen från Ridsportförbundet m fl Genetiska och veterinärmedicinska rådet Pris: 250 kr (200 kr + moms) Paket B2a Avelsvärdering av hingstar Avelsvärdering av hingstar (subventionerad anmälningsavgift) Pris: 75 kr (60 kr + moms) Paket B3 Sommarpremieringar Sommarpremiering av ston och unghästar, rikstäckande verksamhet (subventionerad anmälningsavgift) Pris: 75 kr (60 kr + moms)

9 Paket B2b Pris gäller fr o m 2011 Pris:725 kr (580 kr + moms) per anmäld hingst. Paket B2c Pris gäller fr o m 2011 Pris: 100 kr (80 kr + moms) per avelsvärderingsbevis Övriga tjänster Pris gäller fr o m 2011 Brandsäker lagring 200 kr (160 kr + moms)/hyllmeter och år Arkivhantering 400 kr (320 kr + moms)/tim Bokföring 400 kr (320 kr + moms)/tim