Revisionsrapport nr 2, 2011, slutversion R Wallin. Arboga kommun. Närvaro bland förtroendevalda

Transkript

1 Revisionsrapport nr 2, 2011, slutversion R Wallin Arboga kommun Närvaro bland förtroendevalda

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Metod och avgränsning Utgångspunkter Bedömning Närvaro på sammanträden Hundra procent närvaro Närvaro och frånvaro i nämnderna, uttryckt i procent per sammanträden under Kommentar

3 1. Sammanfattning Revisorerna i Arboga kommun har uppdragit åt Ernst & Young att genomföra granskningen av förtroendevalda ledamöters närvaro i nämnders och styrelses sammanträden under år Den övergripande revisionsfrågan har varit Deltar enskilda ledamöter i nämndens/styrelsens sammanträden i tillräcklig omfattning för att utöva sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt? Med uppdraget som ledamot i en nämnd eller styrelse följer enligt kommunallagen ett revisionsansvar. Detta ansvar prövas och utkrävs av varje fullmäktigeförsamling en gång om året. Ledamöterna ansvarar för hur de själva och deras anställda genomför den kommunala verksamheten. Revisionsansvaret är, enligt kommunallagen, i första hand kollektivt men också det individuella ansvaret för enskilda ledmöter kan prövas. Det individuella ansvaret prövas undantagsvis, t.ex. när en enskild ledamot agerat uppenbart felaktigt eller vid uppenbar passivitet, enligt kommunallagen. Förtroendeuppdraget som ledamot kräver såväl närvaro som aktivitet. I granskningen har vi endast studerat närvaron. Vi har gjort bedömningen att gränsen för aktivt deltagande går vid 70 procent. Om man som enskild ledamot är frånvarande mer än 30 procent av sammanträdestiden bedöms det få konsekvenser för den enskilde ledamotens förmåga att aktivt bidra till nämndens styrning/ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Ju mindre tid som ledamoten varit närvarande desto sämre har förutsättningar bedömts vara att utöva sitt uppdrag. Exakt var gränsen går när frånvaron blir så stor att det inte kan anses acceptabelt är inte lätt att ange. I granskningen har vi gjort följande bedömning beträffande närvaro procent närvaro - tillfredsställande aktivet procent närvaro delvis tillfredsställande aktivitet procent närvaro - otillfredsställande aktivitet. I granskningen framkom att den absoluta majoriteten har en tillfredsställande närvaro i nämnder och styrelses sammanträden. Granskningen visade att det finns ett antal ledamöter som har låg närvaro och där man kan ifrågasätta om det uppfyller lagens krav på aktivitet. 2

4 2. Inledning Revisorerna i Arboga kommun skall enligt kommunallagen en gång om året i sin revisionsberättelse uttala sig om hur nämnder/styrelse har hanterat sitt ansvar utifrån fullmäktiges uppdrag. Revisionens ansvarsprövning avser i huvudsak hela nämnden/styrelsen, men enligt kommunallagen skall också enskilda ledamöters ansvar prövas. Prövningen av nämnden/styrelsen omfattar nämndens/styrelsens styrning/ledning och uppföljning/redovisning och intern kontroll på ett övergripande plan. I prövningen ingår också att granska att räkenskaperna är rättvisande. Revisorerna i Arboga kommun har uppdragit åt Ernst & Young att genomföra granskningen av förtroendevalda ledamöters närvaro i nämnders och styrelses arbete. Den övergripande revisionsfrågan har varit Deltar enskilda ledamöter i nämndens/styrelsens sammanträden i tillräcklig omfattning för att utöva sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt? 2.1. Metod och avgränsning Granskningen har avsett år 2011 och omfattat följande Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Fritids- och kulturnämnden Granskningen har gjorts i form av närvarokontroll vid sammanträden under år Revisionsbeviset har varit upprättade protokoll som publicerats på kommunens hemsida. Det är endast ordinarie ledamöter som granskats. Även om en ledamot bara deltagit en del av sammanträdet har hans/hennes närvaro i denna granskning bedömts omfatta hela sammanträdet. Revisor Göran Edlund har medverkat i arbetet med att ta fram rapporten Utgångspunkter Med uppdraget som ledamot i en nämnd eller styrelse följer enligt kommunallagen ett revisionsansvar. Detta ansvar prövas och utkrävs av varje fullmäktigeförsamling en gång om året. Ledamöterna ansvarar för hur de själva och deras anställda genomför den kommunala verksamheten. Revisionsansvaret är, enligt kommunallagen, i första hand kollektivt men också det individuella ansvaret för enskilda ledmöter kan prövas. Det individuella ansvaret prövas undantagsvis, t.ex. när en enskild ledamot agerat uppenbart felaktigt eller vid uppenbar passivitet, enligt kommunallagen. Individuell ansvarsprövning kan aktualiseras t.ex. vid uppenbart bristande initiativ från enskild förtroendevald eller uppenbara brister i ordförandes agerande utifrån dennes särskilda ansvar. Även obehörigt avstående från beslutsfattande, individuellt agerande i strid mot fullmäktiges eller nämnds beslut som allvarligt skadar kommunen kan vara grund för en individuell ansvarsprövning. 1 1 God revisionssed i kommunal verksamhet 2010, sid 46 3

5 Av skrivningen i kommunallagen framgår att granskningen i första hand är kollektiv och att det individuella ansvaret (utom vad avser ordföranden) skall prövas när någon ledamot uppenbart visar passivitet, eller visar obehörigt avstående från beslutsfattande i nämnd/styrelse. Det är den sistnämnda formuleringen som utgör grunden för kommunrevisionens beslut att pröva frågan hur enskilda ledamöters närvaro i nämndens styrelsearbete skall ses. Revisionen i Göteborgs stad har utarbetat en skrift om nämndledamöternas ansvar. Skriften används i kommunrevisionens dialog med nämnder och styrelsen i Göteborgs stad. I ett sammanhang framhålls ansvaret för den enskilde i förhållande till kollektivet på följande sätt: Nämndens ledamöter deltar i ett kollektivt beslutsfattande där varje enskild ledamot har en grundläggande skyldighet att närvara vid nämndens sammanträden, att förbereda sig och sätta sig in i ärendena och att delta i beslutsfattandet. 2 I samma skrift sägs vidare beträffande aktivitetskravet för enskilda ledamöter följande: Den enskilde nämndledamotens uppgift är att i nämnden bevaka att en tillfredsställande beredning skett så att han eller hon har ett underlag för sitt ställningstagande. 3 En ledamot kan i ett väckt ärende dessutom yrka på kompletterande utredning återremiss komma med alternativa förslag yrka avslag Den enskilde ledamoten har med andra ord flera sätt att visa sin aktivitet i förhållande till nämndsmajoriteten. Den enskilde ledamoten har också möjlighet att väcka ett ärende hos nämnden genom initiativrätten detta gäller även om ärendet inte finns på nämndens dagordning. Ytterligare ett betydelsefullt instrument för nämndledamöterna att agera ges genom möjligheten för en minoritet att begära extra sammanträde. Denna möjlighet kan bland annat användas då en nämndminoritet anser att majoriteten är för passiv i en fråga. 4 När det gäller enskilda ledamöters ansvar har det särskilt uppmärksammats på senare tid kring de enskilda ledamöternas initiativrätt. Denna har prövats i samband med att nämnder fått anmärkning alternativt inte beviljats ansvarsfrihet och där enskilda ledamöter rest invändning därför att de upplevt sig felaktigt bedömda när de reserverat sig mot nämndbeslut. Detta var fallet för ett par år sedan i Vänersborg. En nämnd blev inte beviljad ansvarsfrihet och två ledamöter i nämnden överklagade detta till förvaltningsrätten med hänvisning till att man som ledamöter hade reserverat sig mot majoritetens beslut. Förvaltningsrätten uttalade att fullmäktige hade stöd enligt kommunallagen för sitt ställningstagande. Ledamöterna begärde då prövningstillstånd i Kammarrätten men denna beviljade ej prövningstillstånd. 2 Nämndledamöters ansvar, Göteborgs stad, stadsrevisionen 3 Nämndledamöters ansvar, Göteborgs stad, stadsrevisionen 4 Se ovan 4

6 I diskussionerna efter den rättsliga prövningen konstaterades att det inte räcker för enskilda ledamöter att reservera sig. Enskilda ledamöter har ett betydande ansvar för nämndens beslut och i de fall man inte delar majoritetens vilja måste man aktivt lägga alternativa förslag som dessutom har stöd i fullmäktiges uppdrag. Det räcker inte med att enbart reservera sig för att undgå ansvar. Kravet på aktivt deltagande måste därför betraktas som stort. Mot bakgrund av detta har kommunrevisionen i Arboga granskat aktiviteten i form av närvaro vid sammanträden. Enbart närvaro som krav på aktivitet får anses vara lågt ställda krav Bedömning Det finns ingen gräns angiven i kommunallagen för hur stor närvaro ledamöter förväntas ha för att fullgöra sina uppdrag på ett nöjaktigt sätt. Det är en fråga om bedömning. Det finns heller inte någon utvecklad praxis att utgå från. Vi har i granskningen bedömt att det är rimligt att gränsen för ett aktivt deltagande går vid 70 procent närvaro. Om man som enskild ledamot är frånvarande mer än 30 procent av sammanträdestiden bedöms det få konsekvenser för den enskilde ledamotens förmåga att aktivt bidra till nämndens styrning/ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Ju mindre tid som ledamoten varit närvarande desto sämre har förutsättningar bedömts vara att utöva sitt uppdrag. Exakt var gränsen går när frånvaron blir så stor att det inte kan anses acceptabelt är inte lätt att ange. I granskningen har vi gjort följande bedömning procents närvaro - tillfredsställande aktivet procents närvaro - delvis tillfredsställande aktivitet 55-0 procent närvaro - otillfredsställande aktivitet 3. Närvaro på sammanträden Kommunens planering för sammanträden under år 2011 visade att nämnderna och styrelsen genomförde 49 sammanträden enligt uppställningen nedan. Antal enl. plan Faktiskt antal Genomsnittlig närvaro bland ordinarie ledamöter Kommunstyrelsen ,2 procent Tekniska nämnden ,7 procent Socialnämnden ,2 procent Barn- och utbildningsnämnden ,0 procent*** Fritids- och kulturnämnden ,4 procent *** Nämnden tog beslut om att ändra sitt arbetssätt under Ett antal sammanträden omvandlades till studiebesök, information och måldiskussioner. Vid dessa tillfällen fördes inte protokoll. I denna granskning har dessa möten inte behandlats som sammanträden. Resultatet i granskningen i den nämnden påverkas av dessa förhållanden. Genomsnittligt är närvaron hög i flertalet nämnder och över gränsen för granskningen. I kommunstyrelsen har alla ledamöter en närvaro överstigande 70 procent av sammanträdestiden under år Det finns sammanlagt nio ledamöter som har en närvaro understigande 70 procent. 5

7 3.1. Hundra procent närvaro Sammanlagt har 20 ordinarie ledamöter i kommunens nämnder och styrelse en hundraprocentig närvaro. De finns representerade i samtliga nämnder. Följande ledamöter har full närvaro i sammanträden under Kommunstyrelsen Olle Ytterberg (S) Kerstin Rosenkvist (C) Carl-Erik Almskoug (OPA) Anders Cargerman (FP) Tekniska nämnden Carl-Erik Almskoug Börje Blomkvist (S) Ola Eriksson (S) Karl-Bertil Eklund (S) Eva Nielsen (S) Carl Egegren (M) Barn- och utbildningsnämnden Ingrid Noord-Silversten (S) Kerstin Rosenkvist (C) Anders Bjurström (M) Lena Håkansson (S) Dan Mårtensson (FP) Socialnämnden Pirjo Karlsson (S) Fritids- och kulturnämnden Maria Fredlund (V) Lena Träff (S) Marianne Samuelsson (FP) Elisabeth Bertö (M) Hans Lundberg (KD) 6

8 3.2. Närvaro och frånvaro i nämnderna, uttryckt i procent per sammanträden under

9 8

10 Ledamöter som haft en närvaro mellan 56 procent och 69 procent är: 5 Tommy Karlsson (M), barn och utbildningsnämnden, 66 procent Erik Jirovsky (FP), barn- och utbildningsnämnden, 66 procent Bo Axelsson (M), tekniska nämnden, 62 procent Göran Svanborg (FP), socialnämnden, 58 procent Elvy Nilsson (M), socialnämnden, 58 procent Följande ledamöter har en lägre närvaro än 55 procent: Alexander Knutsson (FP), tekniska nämnden, 50 procent Mikael Gustavsson (KD), tekniska nämnden, 33 procent** Anna-Lena Rehnman (S), barn- och utbildningsnämnden, 50 procent Karin Nilsson (MP), barn- och utbildningsnämnden, 50 procent 3.3. Kommentar Granskningen visar att en alldeles övervägande del av samtliga ledamöter har en hög närvaro på sammanträdena. Frånvaro förekommer och den märks tydligast i barn- och utbildningsnämnden och den tekniska nämnden. 5 I sakgranskningen har det framkommit synpunkter på att namnge förtroendevalda. Det finns delade meningar, någon anser att alla namn skall publiceras, medan någon annan anser att inget namn skall publiceras. ** Mikael Gustavsson blev vald som ordinarie under hösten

11 Värt att observera är att procentsatser slår hårt på låga numerärer. I granskningen missgynnas barn- och utbildningsnämnden under år 2011 eftersom en del av nämndens aktivteter inte fångats in eftersom nämnden beslutade sig för att omvandla en del planerade sammanträden till andra aktivteter och som inte granskats i detta sammanhang. 10