Logistik Nytt. Ett annat ledarskap. Små förändringar inom IT. Vad ska sparas var? s. 3. s. 5. s. 8

Transkript

1 NI NG OM DA Logistik Nytt FORUM FÖR LOGISTIK - INFO FR ÅN FÖRSVARE TS MATERIELVERK OCH FÖRSVARSMAK TEN s. 3 s. 5 s. 8 Nr Ett annat ledarskap Små förändringar inom IT Vad ska sparas var? En förkortning att lägga på minnet FSV, Förråd, service och verkstäder ska den nya enheten heta när delar av logistikverksamheten förs över till FMV. Det har funnits många namnförslag och till slut avgjorde Tomas Salzmann frågan. Läs mer på sida 2

2 2 FORUM FÖR LOGISTIK Tusen saker ska göras inför verksamhetsövergången Som en av de första på plats i nya FSV tar Claes Thagemark fram FMV:s projektplan för verksamhetsövergången. Just nu är det viktigast att bestämma exakt vilka verksamhetsdelar som ska föras över och att identifiera vilka verksamhets- och miljötillstånd som behöver hanteras för att verksamheten ska kunna bedrivas i FMV. Stödsystemfrågan, främst kopplingar mot PRIO, är också viktig. Projektplanen ska innehålla allt som ingår i projektet, berättar Claes Thagemark. -Det är tusen saker som ska göras. Det som finns med i projektplanen är på en ganska övergripande nivå så vi kommer också behöva mer detaljerade planer för till exempel aktiviteter, riskhantering och ansvarsfördelning. Samverkan är viktig För att få allt på plats krävs mycket och nära samarbete mellan de inblandade. Treklövern FMLOG, Högkvarteret och FMV måste vara med i alla områden, menar Claes. - Att hantera verksamhetstillstånden är ett exempel där alla tre organisationerna deltar och gör sin del. FMLOG sammanställer vilka tillstånd som finns idag, HKV och FMV ser till att alla tillstånden finns hos rätt tillståndsmyndighet. Några kanske kan lyftas rakt över från FMLOG till FMV, några kanske måste sökas på nytt av FMV. FSV får medarbetare Ett sätt att göra samarbetet lättare är att sitta och jobba tillsammans. Därför har fem personer från FMLOG redan börjat på FSV, de är inlånade från FMLOG sedan den 1 maj. Under hösten är tanken att fler personer successivt ska förstärka den nya organisationen. Just nu är det också aktuellt att komma överens om exakt vilka medarbetare som ska omfattas av verksamhetsövergången. De grova gränsdragningarna fanns med redan i rapporten till regeringen den 1 mars, men fortfarande är alla detaljer inte klara. - Men så snart det är klart kommer vi att informera om hur strukturen ser ut och sätta igång det praktiska arbetet med att förbereda övergången för de som är berörda. Detta arbete sker i en fyrklöver där de fackliga organisationerna också deltar, säger Claes Thagemark. Text: Charlotte Samuelsson FMV Claes Thagemark. Foto: FMV Info Att hantera verksamhetstillstånden är ett exempel där alla tre organisationerna deltar och gör sin del, FMV, FMLOG och HKV. Claes Thagemark FSV Redaktionen Ansvarig utgivare: Eva Pia Sandstedt Informationschef FMLOG Omslagsbild: Thomas Johansson på Markverkstaden i Skövde. Foto: Marcus Boberg Redaktion: Per Josse Cecilia Ekdahl Marcus Boberg Toni Eriksson Hans Ivansson Charlotte Samuelsson FMLOG FMLOG FMLOG FMV FMV FMV Kontakt: FMLOG-Stab-J9@mil.se info@fmv.se Nästa manusstopp: 8/6 Beräknad utgivningsdag: 21/6

3 FORUM FÖR LOGISTIK 3 Nya FSV är en förkortning att lägga på minnet Förråd, service och verkstäder ska den nya enheten heta när delar av logistikverksamheten förs över till FMV. Det har funnits många namnförslag och till slut avgjorde Tomas Salzmann frågan. Man kan ju heta det man gör. FMV:s nyaste verksamhet kommer att syssla med lagerhållning, med att ge service och med att reparera. Så vi heter Förråd, service och verkstäder, förkortat FSV, säger Tomas Salzmann. FMLOG:s order & FMV:s projektplan på gång Tomas Salzmann. Ett annat ledarskap Tomas Salzmann kommer från näringslivet och ska leda verksamheter som tidigare hört till Försvarsmakten. Det kan bli stora kulturkrockar. Foto: Hans Ivansson Det blir skillnad att komma från en orderstyrd verksamhet till ett eget proaktivt ledarskap, menar Tomas Salzmann. Jag kommer att kräva ett eget ansvarstagande och beslutsfattande långt ner i linjen. Cheferna kommer att få ta mycket ansvar men jag kommer också att förvänta mig att de litar på sina medarbetare. Det ansvar det handlar om är ansvaret för att leverera det man kommit överens om med kunden men också ekonomiskt ansvar liksom arbetsmiljöansvar. Tomas Salzmann är inte en vän av hierarkier med många nivåer. Jag vill ha en så platt organisation som möjligt med få beslutssteg mellan golvet och högste chef. När vi har fått över verksamheten och den har stabiliserat sig är det bland annat sådant som kan ingå i en översyn. Salzmann håller just nu på att sätta sig in i de verksamheter som ska föras över. Han åker runt och besöker arbetsplatser i FMLOG, han talar med chefer och anställda och han har en löpande dialog med FMLOG:s ledning. Tomas Salzmann uppskattar det engagemang och den kompetens han har mött under sina besök, men ser också områden som behöver förändras. En sak är tydlig. Vi måste öka beläggningsgraden, den är för låg idag. Verktyg, maskiner och lokaler kan användas effektivare, och personalen kan också arbeta effektivare. Vi måste jämföra oss med liknande verksamheter och där är beläggningsgraden högre. Vi ska leta efter vad som är best practise i civila verksamheter och ändra vårt arbetssätt efter det. Vid en verksamhetsövergång är det många frågor att hålla reda på, några regleras av arbetsrätten andra är sådant Försvarsmakten och FMV måste komma överens om. Ledningarna och medarbetarna för de verksamheter som ska föras över har ett stort ansvar för att det ska fungera så smidigt som möjligt, säger Tomas Salzmann. Men det finns några övergripande områden som är särskilt kniviga, och de har vi särskilda diskussioner om. Det är sådant som rör verksamhetstillstånd och liknande, infrastruktur, miljöfrågor, avtal, informationssystem, säkerhetsfrågor samt krav på beredskap. Text: Eva Pia Sandstedt FMLOG FMLOG:s order för verksamhetsövergång håller på att ställas samman. Den har varit ute på remiss bland enheterna och preliminärt kommer en första version ut den 1 juni. I ordern regleras förberedelser och uppgifter fram tills årsskiftet. Motsvarande och kompletterande dokument finns på FSV men i form av en projektplan. Den styr vilka förberedelser som ska göras för att säkerställa en fungerande leverans av logistikstöd till Försvarsmakten efter årsskiftet. Båda dokumenten är avstämda mot varandra så att man inte ska missa något. Löpande information hittas på FMV:s hemsida För att de medarbetare som inte dagligen kommer åt Försvarsmaktens intranät finns samma information på FMV:s hemsida på internet fmv.se och Omdaning försvarslogistik på startsidan. Här publiceras också löpande de frågor och svar som kommer in till de båda HR-avdelningarna på FMV och FMLOG.

4 FORUM FÖR LOGISTIK Lennart Svensson FSV pekar ut vägen för Thomas Svensson, Ulf Jonsson, Anders Lorentzon från FSV och för Cathrin Thorsell-Starud på strategiska materielledningen (SML). Lennart, Thomas, Ulf och Anders är de fyra nya medarbetarna på FSV, utlånade från FMLOG. Foto: Toni Eriksson FMV Pressad tidslinje Det är mycket som händer i och med Omdaningen av försvarslogistiken men också med anledning av omstruktureringen som sker i hela Försvarsmakten. Båda sker i stort sett samtidigt och i parallella processer. Mycket av det som måste göras för att säkra att våra förband också får det stöd de behöver efter nyår ska ske på kort tid vilket gör att tidsschemat är pressat. Ibland kan det för den enskilde vara svårt att hänga med i alla svängar. På den här tidslinjalen finns de viktigaste milstolparna just nu. Den uppdateras kontinuerligt och kan komma att ändras. Tidslinje över omdaningen av försvarslogistiken 1 maj En första personalgrupp förstärker FSV/FMV för att stödja verksamhetsövergången. 25 maj Sista dagen för anställda att registrera sin kompetens i PRIO. 20 juni - Organisation och bemanning fastställd för FSV / FMV-delen. - FMLOG Ny-organisationen samverkad. - Eventuellt beslut i riksdagen angående omdaningen av försvarslogistiken. cirka 3 september - Erbjudande om verksamhetsövergång lämnas till berörda. - Fler FMLOG:are förstärker FSV/FMV. 20 september Försvarsmaktens bemanningsarbete klart. Maj Juni Juli Augusti September

5 FORUM FÖR LOGISTIK 5 FSV:s ledning ökar med 250 procent Till sju personer Fyra personer har börjat på FMV och en femte är på väg. De är utlånade från Försvarsmakten och de är de första av cirka som kommer från FMLOG till FMV. De har kallats för rekstyrkan och har sina arbetsplatser i en korridor på Tre Vapen i Stockholm. Thomas Svensson från FMLOG gillar inte riktigt namnet rekstyrkan. - Egentligen är rekstyrkan ett olyckligt namn. Det betyder ju att man ska tillbaka och berätta vad man har sett. Vi har kommit för att stanna och jobba, säger Thomas Svensson, även om vi formellt är inlånade från Försvarsmakten under Halvår kvar till överföringen Nu är det ett halvår kvar innan FMV och framförallt FSV ska ansvara för stora delar av Försvarsmaktens logistik personer ska jobba i en verksamhet som omfattar cirka 2, 5 miljarder kronor. Hittills har det varit två personer, Tomas Salzmann och Claes Thagemark, som jobbat med ledning av FSV, men nu utökas alltså styrkan med 250 procent. Och efter sommaren blir de ytterligare några fler. Vana att övervinna problem Thomas Svensson är inte orolig över att själva verksamhetsövergången inte ska fungera. - Jag tror att övergången till FSV från FMLOG kan bli ungefär som vid sekelskiftet när många trodde att alla datorer och elektiska apparater skulle stanna på tolvslaget. De som jobbar på FMLOG är vana att övervinna stora och små problem. FSV är FMV och inte FMLOG, men vi kommer att använda samma systemstöd och samma verktyg som FMLOG använder i dag. Utföra samma verksamhet som i dag och i dag fungerar ju verksamheten. Om vi inte stör den för mycket kommer allt att fungera 1 januari 2013, säger Thomas Svensson. Det betyder inte att det kommer att saknas problem. Det kommer att vara tusen olika problem från små detaljer till stora som systemstöd och Prio. Ett specifikt problem att bemästra är hur besparingarna ska beräknas. Tillsammans ska FMV och Försvarsmakten spara 760 miljoner på årsbasis från och med 1.januari Utgångspunkten är resultaträkningarna 1 januari 2012 och de besparingar och rationaliseringar som görs under 2012 ska alltså räknas med i de 760 miljonerna. - En svårighet är att kunna beräkna besparingarna redan från och med 1 januari i år. FMLOG:s rationaliseringsverksamhet stannar ju inte av för att vi förbereder verksamhetsövergången till FSV. Svårigheten ligger i att det är olika organisationers siffror som ska samordnas. Men det ska vi lösa, säger Thomas. Thomas tycker att det är för tidigt efter två veckor att säga något om hur det är att jobba på FMV. Allt praktiskt har fungerat men å andra sidan är det svårt att hitta rätt personer när man är ny på en arbetsplats. - Just nu inser vi från FMLOG att det kommer att bli en massa hårt jobb här på FMV också. Men antingen kan man räkna upp alla problem som kan uppstå eller så jobbar man på med att lösa dem, avslutar Thomas Svensson. Text: Toni Eriksson FMV 31 oktober Uppsägningsbesked till de som tackat nej till erbjuden befattning i FM (Omstruktureringen) cirka 1 oktober 1 november 30 november 1 jan - Sista svarsdag för erbjudande om verksamhetsövergång. De som tackat nej till verksamhetsövergången prövas mot lediga befattningar i Försvarsmakten. Uppsägningar skickas till de som tackat nej till verksamhetsövergången och ej fått en ny befattning i Försvarsmakten. (Omdaningen) - Verksamhetsövergång till FSV/FMV. - Yrkesofficerare med beviljad pension lämnar Försvarsmakten. Oktober November December Januari

6 FORUM FÖR LOGISTIK Inga-Britt Valfridsson, Ruth Larsson och Ann-Louise Sommarström på FMV:s HR-enhet. Foto: FMV Info Mycket är lika, men inte allt FMV är precis som Försvarsmakten en statlig myndighet. Samma centrala avtal ligger till grund för medarbetarnas villkor. Men myndigheterna har möjlighet att träffa lokala avtal om vissa regler, vilket gör att det finns både likheter och skillnader mellan FMV och Försvarsmakten. Att kartlägga skillnaderna och analysera vad de innebär, är ett av uppdragen för HR. För många som berörs av verksamhetsövergången till FMV är det svårt att se alla detaljer kring de egna arbetsvillkoren efter årsskiftet. På FMV:s HR-enhet arbetar man för att tydliggöra likheter och skillnader. -Det kan nog vara så att i vardagen rul lar allt på utan att man har full koll på vad som står i olika avtal. Kanske är det först när man står inför konkreta förändringar som man sätter sig in i vad som gäller för till exempel semester, övertidsersättning, jour och beredskap, säger Ruth Larsson, HR-strateg. Anställningsavtalet följer med och gäl- ler även på FMV, det innebär att alla har samma jobb och samma lön den dag man går över. Alla anställda omfattas också av ett kollektivavtal, där finns bestämmelser om semester, arbetstid, lön vid sjukfrånvaro med mera. Försvarsmaktens kollektivavtal gäller under högst ett år efter övergången, därefter gäller i stället FMV:s kollektivavtal. Kollektivavtalen analyseras Inga-Britt Valfridsson jobbar just nu med en analys av skillnaderna mellan de två myndigheternas kollektivavtal: -Vi behöver göra en analys för att se till att vi har de villkor som behövs för att verksamheten ska fungera. Chefer och medarbetare måste veta vad som gäller. Det finns också administrativa och ekonomiska aspekter på frågan. Ur ett administrativt perspektiv är det enklare om så mycket som möjligt är lika inom FMV, men ibland är skillnader motiverade av verksamhetsskäl. Det kan bli aktuellt med ett så kallat inrangeringsavtal. Det innebär att FMV och de fackliga företrädarna på FMV kommer överens om vilka regler som ska gälla efter övergången. Man brukar säga att ett sådant avtal släcker ut det ursprungliga, i det här fallet Försvarsmaktens kollektivavtal. Camilla kommer från FMLOG Många andra HR-frågor behöver också tas om hand och lösas. Några exempel är planering av introduktionsutbildning, tillgång till företagshälsovård, rutiner för samverkan med facken och att säkerställa att alla som är med i verksamhetsövergången verkligen får erbjudandet. HRdirektör Ann-Louise Sommarström får snart välkommet tillskott i bemanningen. -Den 1 juni börjar Camilla Karlsson hos oss, hon är inlånad från FMLOG. Vi ser mycket fram emot att Camilla börjar, både som stöd för att lösa de många omfattande frågorna och för att hon har så bra verksamhetskunskap om FMLOG, avslutar Ann-Louise. Text: Charlotte Samuelsson FMV

7 Foto: Marcus Boberg FMLOG FORUM FÖR LOGISTIK En del medarbetare kommer få två datorer att arbeta med. En kopplad till Försvarsmakten och en till Försvarets materielverk. Så lite förändringar som möjligt För den enskilde kan det kännas som att det är mycket som inte är klart än när det gäller verksamhetsövergången till FMV. Ett område där saker och ting börjar falla på plats är inom IT och telefoni. Martin Nylander IT-chef på FMLOG förklarar läget. Försvarsmakten och FMV har arbetat tillsammans med de här frågorna under det senaste halvåret. Allt är inte skrivet i sten än, säger Martin Nylander, IT-chef på FMLOG men vi har kommit långt och vi har en gemensam inriktning för hur det ska gå till. De båda myndigheterna har utgått ifrån att man ska göra så få förändringar som möjligt. Detta för att inte påverka leveranserna av logistikstöd till Försvarsmakten och dess insatser. Vilka IT-system ska vi använda? De system som vi använder idag ska vi fortsätta att använda, säger Martin Nylander. Även om verksamheten går över till FMV och den nya enheten FSV, så ska stödet fungera i fred, kris och krig och då måste vi ha det rätta systemstödet för det tex PRIO, Sweccis, Lift, kryptosystem och så vidare. De rykten om att FMV inte får använda PRIO är helt fel. FMLOG har redan idag flera externa leverantörer som arbetar i PRIO tex Saab Aerotech i våra garnisonslager för reservmateriel. FMV och Försvarsmakten kontrollerar just nu processer, organisation mm för att allt ska fungera och att flödena i PRIO inte stoppas upp vid övergången. LedTek och SFAP via sin egen IT-leverantör. Användarna får därmed två servicedeskar att ringa till ifall de behöver stöd. Hur kommer vår dataarbetsplats att se ut efter övergången? Hur blir det med e-posten? FMV har en motsvarighet till vår FM AP (Försvarsmaktens dataarbetsplats) och den kallas för SFAP dvs säker FMVarbetsplats, förklarar Martin Nylander. Alla medarbetare som går över till FMV kommer att få konto till SFAP så att man kommer åt nätverket, intranätet, e-posten, resebokning, tidredovisning med mera. Fördelen med SFAP är att det är trådlöst och att man kommer åt Internet direkt. På vissa arbetsplatser tex i bergrum eller där täckningen är sämre kommer en fast lina dras in. PRIO och andra IT-system som Lift är auktoriserade för att köras via Försvarsmaktens egna IP-nät FM IP. Det innebär att de som går över till FSV även fortsättningsvis kommer att arbeta via sina vanliga FM AP-datorer. En del medarbetare kommer på så vis ha två datorer på skrivbordet, en FM AP och en SFAP. För de som inte behöver daglig åtkomst till SFAP, dvs huvuddelen av personalen, så kommer så kallade kiosker att placeras ut, säger Martin Nylander. De kommer fungera som de internetkiosker vi har idag. Telia kommer att installera sådana under hösten men hur många det blir på varje ort är inte klart än. FMV kommer att hyra kompletta FM AP-stationerna via FMV använder Microsoft Outlook och alla kommer att få nya FMV-adresser. Dessa ska man börja använda direkt vid övergången men det är tänkt att man ska behålla mil-adressen i ett kvartal så att man har tid att avsluta det kontot, säger Martin Nylander. Vi håller också på att se om det går att konvertera alla e-postfiler centralt så att inte den enskilda ska behöva flytta över information. Får man behålla sina telefonnummer? När det gäller mobilen så behåller man numret, abonnemanget och själva telefonen utan att den enskilde behöver göra något, berättar Martin Nylander. Däremot kommer alla att få nya fasta telefonnummer. Oavsett var man har sin arbetsplats i landet så kommer numret att börja med som är FMV:s växelnummer. En fördel är att Försvarsmaktens och FMV:s växlar är ihopkopplade och alla kortnummer som finns inom Försvarsmakten fungerar också att ringa från FMV. Hur allt det här i detalj kommer att gå till regleras i chefen FMLOG:s order för verksamhetsövergången som preliminärt kommer ut i en första utgåva under juni. Text: Cecilia Ekdahl FMLOG

8 Posttidning B R E T U R A D R E S S: F ö r s va r s m a k t e n s lo g i s t i k - T e g e lu d d s väg e n S to c k h o l m 300Mkr UEFA 270Mkr FMLOG* 130Mkr Ledning och beställning 35Mkr FMV * Redan planerade ratioåtgärder i FMLOG:s nuvarande verksamhet 25Mkr FMLOG 760 miljoner totalt. Summa som skall vara uppnådd 2012 Vad ska sparas var? Regeringen har gett Försvarsmakten och FMV i uppgift att spara 760 miljoner årligen på försvarslogistiken från och med Genom omdaningen av försvarslogistiken ska dessa pengar hämtas hem så att de istället kan läggas på förbandsverksamheten. Här tittar vi närmare på uträkningen och åtgärderna bakom summan. Summan som ska sparas miljoner - är i stort uppdelad i två olika typer av kostnadsreduceringar. Den ena handlar om att genomföra inköp till en lägre kostnad, det vill säga inte genom att köpa färre saker utan att köpa billigare alternativ. Det är det som går under benämningen UEFA (utveckling och effektivisering av Försvarsmaktens anskaffning) och uppgår till 300 miljoner. Det ska tas på den totala anskaffningen på cirka 7 miljarder. Med inköpsstöd som flyttas från Försvarsmakten till det nya FSV ska Försvarsmakten genomföra billigare inköp motsvarande fyra procent. De resterande 460 miljonerna är mera av karaktären effektivisering av verksamheten. 130 miljoner kronor av de kvarvarande besparingarna ska göras på området Ledning och beställning av försvarslogistik. Det kommer främst att beröra Försvarsmaktens och FMV:s centrala materielbeställningar. Resten av besparingarna, 330 miljoner kronor handlar om rationaliseringar inom ramen för FMLOG:s nuvarande verksamhet. FMLOG har sedan 2003 genomfört rationaliseringsåtgärder motsvarande ca 100 miljoner per år och har ytterligare planerade rationaliseringsåtgärder för ca 270 miljoner under de tre kommande åren. Det innebär att under måste FMV/FSV respektive FMLOG hitta nya rationaliseringsåtgärder för ca 35 miljoner för FSV och 25 miljoner för FMLOG. Detta på en sammanlagd omsättning på ca fyra miljarder, det vill säga ett nytt besparingskrav på ett par procent som FMLOG och FMV/FSV har två år på sig att realisera. Thomas Svensson FMLOG / FSV