Slutrapport till riksföreningens styrelse från arbetsgrupp rörande kretsarnas behov av service från riksföreningen, samverkan, mm.

Transkript

1 Slutrapport till riksföreningens styrelse från arbetsgrupp rörande kretsarnas behov av service från riksföreningen, samverkan, mm. Bakgrund Arbetsgruppen bildades på initiativ av riksföreningens styrelse på Kryssarklubbsdagen den 21 november 2009 i Göteborg. I gruppen ingår Christer Carlsten, Gunnar Hejde, Anders Persson, Tom Risberg och Kay Wictorin, med Gunnar Hejde som sammankallande. Gruppens uppdrag är att utifrån kretsarnas behov av service från riksföreningen, samverkan, mm, ge riksföreningens styrelse underlag för insatser för förbättring och utveckling. Genomförandet av uppdraget Arbetsgruppen har kommunicerat via mail och även träffats för arbetsmöten vid några tillfällen. Etta arbetsmaterial från gruppen har diskuterats vid en träff med kretsordförandena i samband med SXK:s Forum i Stockholm i mars Information om gruppens arbete lämnades också till alla Forum - deltagare. I maj 2010 genomförde företrädare för arbetsgruppen dialogmöten om kretsservice, mm med kanslipersonal i Stockholm och Göteborg. Rapporten har i remissutgåva kommunicerats med riksföreningens styrelse och under sommaren 2010 tillställts kretsarna för synpunkter. Därefter har den definitiva slutrapporten från arbetsgruppen sammanställts. Då gruppen förväntats arbeta relativt snabbt har något mer omfattande utredningsarbete inte rymts i uppdraget. Slutrapporten bygger på arbetsgruppens bedömning av vad som framkommit under arbetets gång, och rapporten är utformad som en stark rekommendation till riksföreningens styrelse att starta upp ett utvecklingsprogram inom SXK, Inledningfasen Vid ett första gruppmöte i Göteborg den 1 december 2009 identifierades ett 50-tal frågeställningar som diskuterats inom SXK på senare år. Frågeställningarna kunde härröras till ett antal områden enligt följande: * Kretsarnas behov av service från riksföreningen * Kretsbegreppet och innebörden av kretsarnas position som autonoma organisationer * Ekonomistyrning * Medlemsregister, databaser och statistik * Hemsida och webbfrågor * Funktionskrav på riksföreningens administration/administrativa rutiner * Extern marknadsföring och lobbyverksamhet * Bemanning och representation * Innebörd, hantering och vård av varumärket Svenska Kryssarklubben * Kretsmedlemskap * Regionalisering Efter genomgång, analys och diskussion kom gruppen fram till att två huvudområden som inledningsvis ska prioriteras i det fortsatta arbetet: 1

2 * Kretsarnas behov av service och administrativa rutiner, samt hanteringen av medlemsregister, databaser och statistik. * Ekonomihantering, resursfördelning och resursutnyttjande. Dialogprocessen Efter kommunikation under december och början av januari träffades gruppen för ett arbetsmöte i Stockholm den 14 januari 2010.Vid detta möte fördjupades diskussionerna utifrån föreliggande material och tidigare genomgång och dialog i gruppen. Vidare diskuterades hur gruppens fortsatta arbete skulle läggas upp. Samråd och dialog med kretsar, m fl berörda bedömdes som ett viktigt inslag i den fortsatta arbetsprocessen. Bestämdes att ett diskussionsunderlag skulle utarbetas för diskussion med kretsordförandena, lämpligen i samband med SXK:s Forum mars Vidare att arbetsgruppen efter Forum ska fortsätta sitt arbete med ev ytterligare dialog med berörda, och med ambitionen att om möjligt presentera en rapport till riksföreningens styrelse före sommaren Till SXK:s Forum hade arbetsgruppen utformat ett diskussionsmaterial bestående av 10 påståenden som återspeglar frågeställningar som diskuterats inom SXK. Påståendena bifogas i bilaga 1. Diskussionsmaterialet skickades ut till kretsordförandena i förväg så att de skulle komma väl förberedda till Forum, och så att kretsordförande som ej kunde delta i Forum eller inte hade kretsföreträdare med på Forum, likväl skulle ha möjlighet att tillställa arbetsgruppen sina synpunkter. Forumdiskussionerna om arbetsgruppens material kännetecknades av stort engagemang och gav arbetsgruppen en god uppfattning om kretsarnas åsikter, synpunkter och prioriteringar vad gäller service, samverkan, mm. De påståenden som kretsarna särskilt framhöll som viktiga att arbeta vidare med var nr 1, 3, 4, 5 och 8 dvs: * Ska förändrings- och utvecklingsarbetet inom SXK bli framgångsrikt krävs ett bra samspel mellan kretsarna och riksföreningens styrelse och nämnder - utvecklade samarbetsformer är ett viktigt inslag i stödet till kretsarna! * SXK:s administrativa system måste snarast moderniseras med inriktningen att de ska vara lättillgängliga och enkla att använda i kretsarna! * Det ekonomiska stödet till kretsarna och resursfördelningen inom SXK måste ses över och förändras i dialog med kretsarna, och med inriktningen att SXK:s basverksamhet i kretsarna ska stimuleras! * En översyn av kretsstöd och resursfördelning medför ett behov av översyn också av riksföreningens kansli, nämnderna och deras funktion inom SXK! * En ändring av SXK:s verksamhetsår till kalenderår skulle underlätta verksamhetsplaneringen! Även påståendena om outvecklat kretssamarbete och behovet av funktionärsstöd diskuterades livligt som viktiga utvecklingsområden. En gemensam medlemstidning, På Kryss, som belyser verksamheten i kretsarna och SXK-organisationens olika delar anses allmänt av kretsarna som ett värdefullt stöd för kretsverksamheten. 2

3 Informationen om arbetsgruppens uppdrag och diskussionen med kretsordförandena föranledde ett beslut rörande påstående nr 8 på det öppna styrelsemöte som avslutade SXK:s Forum. Beslutet innebar att kretsarnas skattmästare/kassörer skulle tillfrågas om för- och nackdelar med en eventuell ändring från det brutna verksamhetsår som nu gäller till kalenderår som verksamhetsår. Som ett inslag i dialogfasen genomfördes i början av maj månad dialogmöten med kanslipersonal i Stockholm och Göteborg. Mötena gav en bra bild av hur personalen ser på servicen till kretsarna. Bland annat konstaterades behov av information/utbildning för kretsfunktionärer vad gäller de administrativa rutinernas funktion och tillämpning, och de möjligheter kretsarna har att få uppgifter från centrala system och register, samt ett behov av bättre samverkan mellan olika kanslier. Innan sommaren 2010 presenterades arbetsgruppens tankar, idéer och remissmaterial för riksförfeningens styrelse på Nacka Strand. Under sommaren 2010 har kretsarna gets möjlighet att yttra sig over arbetsgruppens remissmaterial. En sådan remissomgång försenade visserligen slutrapporten circa tre månader, och sommaren är inte en optimal period för remissbehandling. Men en remissomgång bedömdes av arbetsgruppen som förankringsmässigt värdefull och innebar en möjlighet för kretsarna och kretsordförandena att komplettera den dialog man haft tidigare med arbetsgruppen, bland annat under Forumdagarna i mars Arbetsgruppens förslag om ett brett upplagt utvecklingsprogram har mottagits positivt av kretsarna och det föreligger inget yttrande eller någon framförd åsikt som är negative till ett utvecklingsprogram enligt arbetsgruppens upplägg. Enskilda synpunkter som forts fram från kretsar och kretsordföranden kan sammanfattas enligt följande: - Många medlemmar bör engageras i utvecklingprogrammet - Nya infallsvinklar som ej kunnat förutses bör ges utrymme i den fortsatta processen - Den samarbetsanda som utvecklades under perioden med en interimsstyrelse i riksföreningen måste tas tillvara - Olika uppfattningar om genomförandetiden för utvecklingsprogrammet har forts fram och går ut på att tre år är en rimlig genomförandetid, eller att tre år är en för lång genomförandetid - En översyn av resursfördelningen måste ges högsta prioritet. Införandet av en ny resursfördelningsmodell kan ske först efter det att förslagen i punkterna 1 och 2 är genomförda - Ett utvecklat funktionärsstöd behövs. Funktionärsutbildningar och funktionärsträffar kan göras regional för att minska resandet och reskostnaderna. Dessutom medverkar detta till utökade och utvecklande kontakter mellan kretsarna. Regional samverkan skall stödjas - Rollfördelningen kretsar-riksförening bör definieras utifrån den konkreta medlemsnyttan och vara en självklar utgångspunkt för allt förändringsarbete inom SXK - Med ett rullande medlemskap och inbetalning av medlemsavgifter skulle nuvarande brutna verksanhetsår kunna behållas - Medlemmar vill ha en diffrentierad avgift och betala för sådant de väljer att utnyttja - En decentraliserad kanslistruktur skapar större närhet till medlemmarna 3

4 - Ökat focus på nationell opinionsbildning och pådrivande båtpolitiska insatser är en viktig framtidsfråga för såväl riksföreningen som kretsarna och i slutändan de enskilda medlemmarna Arbetsgruppens slutsatser I denna fas har arbetsgruppen, främst under maj månad gjort sin sammanfattande, slutliga bedömning av vad som framkommit under arbetets gång. Arbetsgruppens slutsatser är följande: Stämningsläget inom SXK är för närvarande gott. Turbulensen och tendensen till växande klyftor och motsättningar inom SXK i samband med årsmötet 2008 resulterade i att hela styrelsen i riksföreningen avgick. En interimsstyrelse av kretsordförande fick i all hast tillsättas och verkade fram till det att en helt ny styrelse kunde väljas våren Den tidigare turbulensen förefaller nu vara borta. En effekt av perioden med en interimsstyrelse är att större insikt och förståelse nu finns vad gäller kretsarnas olikheter och betydelsen av en fortlöpande kommunikation och samverkan mellan kretsarna, och mellan kretsar och riksförening. En annan erfarenhet är att dialogen på våren 2009 mellan interimsstyrelsen och den tillträdande nya styrelsen lagt grunden för ett bra samarbetsklimat och en anda av öppenhet. Allmänt sett tycks det nu finnas en god förståelse för att ett bra utvecklingsarbete inom SXK, både vad gäller basverksamheten i kretsarna och riksföreningens verksamhet, kräver samverkan och en fortlöpande, förtroendefull dialog mellan riksförening och kretsar. Vården av SXK:s starka varumärke och position inom båtlivet är en angelägenhet för alla nivåer inom organisationen. Samverkansformerna inom SXK kräver fortsatt engagemang så att goda samarbetsförutsättningar långsiktigt kan säkerställas. Arbetsgruppen noterar också en uttalad och gemensam insikt om att medlemsnyttan är den ledstjärna och drivkraft SXK måste ha för en nödvändig och framgångsrik förnyelse av verksamhet och organisation. De områden som arbetsgruppen anser bör prioriteras vad gäller åtgärder under den närmaste treårsperioden är: * Modernisering och förenkling av administrativa rutiner och system * Ny modell för fördelning av ekonomiska resurser inom SXK och för det ekonomiska stödet till kretsarna. * System för stöd till, och utveckling av funktionärer inom SXK. * Uppföljning av formerna för samverkan mellan riksförening och kretsar. Moderniseringen av administrativa rutiner och system har påbörjats med pågående översyn av SXK:s webb. Hos kretsarna finns en förväntan om en rutinutveckling som medför en enklare administration och ett stöd, t ex enklare hantering av medlemsuppgifter, en gemensam, lätthanterlig struktur för hemsidor, mm, som gör att kretsarna kan lägga mer kraft på aktiviteter för medlemmarna och mindre på administrativa uppgifter. Sannolikt finns hos en hel del kretsfunktionärer också ett behov av ökad kunskap om administrativa system och administrativa rutiner. Arbetsgruppen vill framhålla att rutin- och systemutveckling måste ske i samverkan med 4

5 kretsarna. Så långt möjligt bör moderniserings- utvecklingsarbete bedrivas resurssnålt och innefatta tillvaratagande av de olika expertresurser som ryms i SXK:s medlemskader. Ett sådant tillvaratagande kan begränsa behovet av externa expertresurser, ge ändamålsenliga, användarvänliga och kostnadseffektiva system/rutiner, och innebära ideella insatser i någon form som t ex medverkan i förstudier, styrgrupper, referensgrupper, arbetsgrupper, som bollplank, etc. En strävan i moderniseringsarbetet bör vara att det sker fortlöpande och stegvis med inriktningen att undvika att omfattande moderniseringsbehov byggs upp med höga moderniseringströsklar som kräver betydande resurser och kraft att ta sig över. Med modern teknik och med beaktande av det svenska samhällets IT-nivå borde t ex en hel del av arbetet med medlemsuppgifter och ändring av medlemsuppgifter kunna utföras av den enskilde medlemmen och hanteras resurssnålt utan onödiga mellanhänder med hjälp av ny teknik. Vidare torde det administrativa arbetet bli enklare, liksom marknadsföringen av medlemskap, om någon form av prenumerationsmedlemskap och all-inklusive-avgift skulle kunna tillämpas och inkludera det mesta, inklusive kretsavgiften. En regionalisering med ökad samverkan mellan kretsar skulle kunna rymma också administrativa fördelar, förutom att en sådan samverkan skulle kunna bidra till ett attraktivare aktivitetsutbud. En ny modell för resursfördelningen inom SXK och för det ekonomiska stödet till kretsarna bedöms vara ett mycket angeläget utvecklingsområde. Nuvarande resursfördelning inom SXK uppfattas inte som tydlig och väl förankrad i kretsarna. Det finns ett behov av en nyckeltalsuppsättning som överskådligt belyser resursfördelning och resursanvändning inom SXK, och som ger en gemensam bakgrundsbild och utgångspunkt för en fortlöpande dialog om en resursfördelning som bäst gagnar medlemsnyttan. En översyn av resursfördelningen utifrån perspektivet största möjliga medlemsnytta skulle kunna få en vitaliserande verksamhetseffekt, ge medlemmarna mer valuta för medlemsavgiften och bidra till ett attraktivare och konkurrenskraftigare SXK. Ett mer medlemsnytteinriktat resursutnyttjande skulle förmodligen också kunna frigöra resurser att använda i basverksamheten i kretsarna. Det ekonomiska stödet till kretsarna baseras sedan länge på en schablonmodell kombinerad med bidrag till enskilda insatser/projekt samt bidrag till visa kostnader förknippade med uthamnsverksamhet. Modellen uppfattas av kretsarna som trubbig och ej tillräckligt anpassad till SXK:s nuvarande kretsstruktur. En ny modell för kretsstöd bedöms angelägen; en modell som lämpligen utarbetas i samråd med kretsarna och som bättre än nuvarande modell kan bidra till aktiva kretsar, attraktiv verksamhet och ökad medlemsnytta och en positiv nyrekrytering av medlemmar. En översyn av kretsstöd och resursfördelning medför ett behov av att se över också hur resurser används för riksföreningens kansli, verksamhet och nämnder och för kretsarnas egen verksamhet. Ett allmänt bra resursutnyttjande kräver tydligare prioriteringar, verksamhetsmål och handlingsplaner såväl i kretsarna som i riksföreningen. Roll- och uppgiftsfördelningen inom SXK måste definieras och diskuteras. En frågeställning som väckts under dialogfasen är om en offensivare marknadsföring och opinionsbildning utifrån SXK:s positionering i båtpolitiska frågor skulle bli ett bra stöd för kretsarna och underlätta strävandena att både behålla medlemmar och nyrekrytera medlemmar. Under arbetets gång har frågan om funktionärsstöd kommit all mer i fokus för diskussionerna. Från många kretsar meddles ökande svårigheter att rekrytera nya funktionärer och att behålla funktionärer som är villiga att avsätta den tid som krävs i kretsar med all högre ambitionsnivå. En successivt höjd ambitionsnivå anses idag nödvändig i många kretsar om det ska vara möjligt att både bibehålla medlemmar och rekrytera nya medlemmar. En attraktiv kretsverksamhet kräver ett brett aktivitetsutbud med arrangemang av god kvalitet, vilket ställer krav på 5

6 aktiva och kompetenta funktionärer. Dagens funktionärskader inom SXK har en ganska hög medelålder och de flesta tillhör en generation som präglats av en tidsanda där det var närmast naturligt att ägna sig åt ideellt föreningsarbete. I flera kretsar kan en bred och ambitiös verksamhet bedrivas tack vare att så många funktionärer är pensionärer som är beredda att avsätta en betydande del av sin tid till uppoffrande insatser för kretsen och SXK. Stödet till kretsfunktionärerna är dock ringa och outvecklat. I arbetsgruppen har diskuterats betydelsen av en bra introduktion av nya funktionärer, behovet av stöd för funktionärer i form av t ex utbildning, information, belöningar av olika slag, osv. Informations- och erfarenhetsutbytesträffar för funktionärer, t ex kretsordförande och skattmästare/kassörer skulle med fördel kunna regionaliseras och ordnas på olika håll i landet. Introduktionsträffar för nya funktionärer skulle också kunna genomföras regionalt med medverkan av riksföreningen, och komplettera den introduktion som sker i den egna kretsen. Vidare kan det finnas behov av särskilda regional/nationella utbildningar för specialistfunktionärer som t ex kretstidningsredaktörer. Välutvecklad, fortlöpande funktionärsinformation och dialogforum på nätet är också viktiga inslag i ett bra funktionärsstöd. Ett bra funktionärsstöd skulle underlätta och stimulera funktionärernas arbete och sannolikt förbättra förutsättningarna för nyrekrytering av funktionärer. Det torde finnas ett stort behov av funktionärsrekrytering inom SXK under den närmaste femårsperioden. Arbetsgruppen anser att det de närmaste åren måste utvecklas ett bra funktionärsstöd inom SXK. God tillgång på engagerade och duktiga funktionärer är av avgörande betydelse för omfattningen av, och kvaliteten i den verksamhet kretsarna bedriver. Bredd och god kvalitet i basverksamheten i kretsarna är i sin tur avgörande för i vilken utsträckning SXK kan behålla sina medlemmar. Arbetsgruppens uppfattning efter dialogfasen är att en långsiktigt positiv medlemsutveckling bland annat kräver ökad uppmärksamhet inom SXK på frågan hur vi bedriver en kretsverksamhet så att vi i större utsträckning kan behålla medlemmar som medlemmar under lång tid. Inom en organisation av SXK:s heterogena karaktär med decentraliserad basverksamhet i ett stort antal kretsar med i huvudsak ideellt arbetande funktionärer är det ytterst viktigt med ett gott, förtroendefullt samarbete. Då finns förutsättningar för helhjärtat engagemang, öppenhet och ett fortlöpande utvecklings- och förbättringsarbete. Det är därför angeläget att väl fungerande samarbetsformer byggs upp, värnas och utvecklas. Dagens samarbetsformer följs lämpligen upp och utvärderas inom några år. Arbetsgruppens förslag Arbetsgruppen föreslår att riksföreningens styrelse startar upp ett brett utvecklingsprogram inom SXK. Genom att under en treårsperiod göra en förnyelseinriktad översyn av administrativa system och rutiner, kretsstöd, resursanvändning och samverkansformer kan verksamhetsutvecklingen stimuleras till förmån för medlemsnyttan och ett långsiktigt starkt och attraktivt SXK. Inom ramen för en treårig utvecklingsprogram rekommenderar arbetsgruppen att riksföreningens styrelse bland annat - successivt under hösten 2010 och våren 2011 identifierar och tidsbestämmer genomförandet av ett antal förbättringsåtgärder gällande administrativa system och rutiner inom SXK, 6

7 - under det kommande verksamhetsåret särskilt utreder och överväger möjligheterna att införa en prenumerationsbaserad medlemsavgift av typ all inclusive, - snarast utarbetar ett antal nyckeltal som belyser och ger en tydlig bild av resursfördelning och resursanvändning inom SXK, - i samband med ett rådslag under kommande verksamhetsår presenterar ett förslag till hur en bred översyn av resursfördelningen inom SXK och stödet till kretsarna, inklusive en översyn av nämnderna och kansliet, snarast kan läggas upp och bedrivas så att den är genomförd senast tar initiativ till ett system för funktionärsstöd inom SXK utvecklas under en treårsperiod, samt - senast under hösten 2011 arrangerar en särskild konferens för krets- och nämndsordförande om uppföljning och utbyte av erfarenheter av samverkansformerna inom SXK, samt - ingående analyserar hur SXK:s marknadsförings-, lobby- och opinionsbildningsverksamhet skall utvecklas såväl på riksförenings- som kretsnivå. Arbetsgruppen rörande kretsarnas behov av service från riksföreningen, samverkan, mm, Christer Carlsten Gunnar Hejde Anders Persson Tom Risberg Kay Wictorin 7