Styrelsemöte BRF Primusbacken

Transkript

1 Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:30 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Anders Långberg, Carl Bladh Johansson, Michael Monaghan, Patrik Pagréus 1. Mötet öppnades av ordförande Anders Långberg. 2. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där vi beslutat om förändringar eller där informationen uppdaterats: a. Punkt nr 1: Flera personer har mailat till styrelsen om instabilitet i nätet. Markus kommer att skicka ut enkäten till styrelsen för synpunkter. b. Punkt nr 2: Carl har kontaktat Nordic House för att se vad som händer i ärendet. De svarar att de har bemött byggnadsnämndens avslag med förvåning då deras svar ej stämmer med inlämnad ansökan samt ifrågasatt varför de nekar ritningar då de i tidigare och andra ärenden godkänner dem. De har haft olika vinklar hela tiden för att neka, det senaste som vi har problem med det är att en sida kommer att gå in i vägg mellan dörr och fönster. Nordic House har skickat in en mindre skrivelse om att byggnadsnämnden bör kunna utfärda bygglov med det material de redan har fått. Och beskrivit hur de löser det med fönsterbiten. Förhoppningsvis tar byggnadsnämnden sitt förnuft till fånga vid nästa möte. c. Punkt nr 5: Mike ringer hyresgästföreningen och kollar hur förhandlingen går till. d. Punkt nr 6: Ett förslag på underhållsplan ska ha tagits fram av Åkerlunds. Oklart vad den innehåller. Anders ser till så att denna kommer till styrelsens kännedom och till Mike inför budgeten. e. Punkt nr 7: Anders L har tagit kontakt med Åkerlunds om offertförslag för reperation av trasiga fönsterhakar etc. f. Punkt nr 9: Anders L har fått svar från OTIS som har bekräftat den tidigare offerten på kr. Han har även fått svar från Hissen Elektriska och Mekaniska AB som innan de kan lämna en offert behöver komma och göra tester på 3-4 timmar. Anders ser till så att Hissen Elektriska och Mekaniska AB kommer och utför dessa tester. IPTK har inte återkommit. På mötet var vi eniga om att hissen i hus 20 måste repareras/bytas ut snarast.

2 g. Punkt nr 12: Carl har kollat på datainspektionens hemsida vad som gäller. Övervakningen omfattas inte av den nya kameraövervakningslagen eftersom den sker av en plats dit allmänheten inte har tillträde (soprummet är låst). Krävs tillstånd? Det krävs varken tillstånd eller anmälan för att få kameraövervaka platser dit allmänheten inte har tillträde. Däremot måste den som ska bedriva kameraövervakningen se till att övervakningen inte står i strid med de bestämmelser i kameraövervakningslagen som reglerar kameraövervakning på dessa platser. Det innebär i huvudsak följande: Övervakningen ska behövas för att förebygga, avslöja eller utreda brott, förhindra olyckor eller för andra berättigade ändamål, och En bedömning måste ha gjorts som visar att behovet av att övervaka väger tyngre än den enskildes intresse av att inte bli övervakad På mötet var vi överrens om att eftersom problemen i soprummet är så omfattande anser styrelsen att behovet att övervaka väger tyngre än enskilda personers intresse att inte bli övervakade. För att kameraövervakning ska vara tillåten på platser dit allmänheten inte har tillträde krävs dessutom att: övervakningen endast sker för särskilda och berättigade ändamål, ändamålen med övervakningen dokumenteras övervakningen inte sker i större omfattning än vad som behövs för att tillgodose ändamålen med övervakningen Ändamålet med övervakningen anses av styrelsen vara berättigat och beror på den omfattande nedskräpningen i soprimmet. Övervakningen kommer vara rörelsestyrd och det inspelade materialet kommer endast granskas vid förekommen anledning. Behövs skyltning? Den som kameraövervakar måste upplysa om det genom tydlig skyltning eller på något annat verksamt sätt. En särskild upplysning ska lämnas om ljud avlyssnas eller tas upp. Skyltar har införskaffats och kommer att sättas upp i soprummet. Lappar kommer även sättas upp i trappuppgångarna. Hur länge får materialet sparas? För övervakning av platser dit allmänheten inte har tillträde gäller att materialet inte får sparas längre än nödvändigt. I normalfallet innebär det inte längre tid än två månader. Styrelsen kommer att se till så att det inspelade materialet inte lagras längre än nödvändigt.

3 Får materialet spridas hur som helst? Material från kameraövervakning ska skyddas mot obehörig åtkomst eller obehörigt utnyttjande. Skyddas inte materialet kan det vara fråga om ett brott mot tystnadsplikten. Det inspelade materialet kommer endast vara tillgängligt för styrelsen och kommer inte att spridas vidare. h. Punkt nr 13. Register över medlemmar finns på SBC:s hemsida. Mike skriver ut listan så att vi kan gå igenom listan och stämma av mot Ratsit och uppmärkning på postlådorna. Uppmärkning av dörrar bör också harmoniseras. (Patrick följer upp punkten om uppmärkning av dörrarna). i. Punkt nr 20: Presentera protokollen på hemsidan. Informera om detta i entréerna. (Patrick kollar på hur lappen kan se ut). j. Punkt 23: Skaffa/uppdatera en boendebok (Anders L kollar igenom den) Anders har inte hunnit kolla på boendehandboken ännu. Boken behöver uppdateras. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré). k. Punkt 25: Mike har kollat att avtalet gäller även för säsongen 2014/2015. l. Punkt 26: Landauer Nordic AB erbjuder radonmätningstjänsten. En lägenhet på varje våningsplan bör kontrolleras (egentligen 20 % av lägenheterna i varje huskropp). Vid mätningen placeras minst två detektorer ut i lägenheten, i sovrum och vardagsrum i första hand. En långtidsmätning ska pågå minst två månader gärna upp till tre månader. Mätningens ska göras under eldningssäsongen (1 oktober 30 april). Kostnaden är 360 kr per mätpaket. Minst 13 mätpaket kommer att krävas. Carl Beställer dessa till föreningen! 3. Nya punkter a) Byte av portkod behöver göras snart. Anders L ansvarar för detta. b) Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. 4. Övrigt a. Niklas Dorsander vill hyra ett rum till sin mountainbike. Han skulle kunna ställa den i bergrummet i hus 20 och i så fall bidra med eget lås. Mike kollar hur upp hur vi ska ta betalt och hur mycket vi ska ta betalt. Niklas hyr numera rummet innanför pannrummet i hus Datum för nästa styrelsemöte: 19 januari kl på Rosa Drömmar. 6. Mötet avslutades Justerat av: Michael Monaghan Anders Långberg

4

5 Bilaga 1. Åtgärdslista 1. AllTele 1. Mike 2. Markus Grammer Pågående 1. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 2. Inglasningen Carl Pågående Ärendet ligger fortfarande hos Stockholms stad. En informationslapp har satts upp i huset. Carl skickar påminnelser till Nordic House om att ligga på så att det händer något i ärendet. 3. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutat Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt. 4. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr 20 Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. 5. Höjning av hyra hyresrätter Iman Pågående Hur går det till med höjning av hyra för dessa? Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike fixar en fullmakt till Iman. 6. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Kommentar: Mejlade om detta 26/5, inget svar ännu. Underhållsplan kan ha

6 kommit till Jessica. Kolla upp detta! 7. Balkongdörrar och fönster Anders L Pågående På årsmötet beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under Styrelsen ska ta in offert från fastighetsskötaren på att åtgärda detta. Anders ser till så att vi får tre offertförslag. 8. Ventilationsfilter Anders L Pågående Styrelsen ber Åkerlunds köpa in filter och så får var och en byta själv. Anders har varit i kontakt med Åkerlunds och ska ge dem uppgifter om storleken på filtren. 9. Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Pågående Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Behöver göras innan februarimånad. 10. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var kr högre 2013 än Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 11. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten Patrick Pagreus Avslutad Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring.

7 12. Soprummet / nedskräpning Anders E, Anders L, Emilia och Carl Pågående 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i fastigheten en gång i veckan. 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Pågående Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23) 15. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september Container ska hyras in 16. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Pågående Markus Grammer ansvarar för denna fråga.

8 17. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast. 18. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 19. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 20. Nyhetsbrev Pågår Förslag om att ta fram ett nyhetsbrev för att dela ut efter varje styrelsemöte. Protokollet från styrelsemötet skulle kunna sättas upp på anslagstavlorna i varje hur. Frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från detta protokoll. 21. Fixa extranyckel till postfacken Mike Pågår En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. 22. Beställa grus till gången på baksidan 23. Uppdatera boendeboken Emilia Pågår Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi väntar med denna punkt till våren. Anders L Pågår Boendeboken behöver uppdateras med aktuell information och delas ut till alla nya medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré).

9 24. Åtgärda trasiga armaturer Anders L Pågår Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. 25. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år Radonmätning Carl Pågår En långtidsmätning ska pågå minst två månader gärna upp till tre månader. Mätningens ska göras under eldningssäsongen (1 oktober 30 april). Kostnaden är 360 kr per mätpaket. Minst 13 mätpaket kommer att krävas. Carl Beställer dessa till föreningen! 27. Byte av portkod. Anders L Pågår Byte av portkod behöver göras Nyckelinventering Anders L Pågår Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta.