Datacentralens informationstidning

Transkript

1 Datacentralens informationstidning 2007

2 Chefredaktör: Markus Talaslahti Ansvarig utgivare: Stig-Göran Lindqvist

3 I detta nummer AktualITeter Kvalitet genom samarbete E-postlistor för information till studerande och personal Tillfälliga gästanvändarnamn Utexaminerad? Slutat jobba? Glad pensionär?behåll ditt ÅA användarnamn!. 6 Nytt på personsöksidan Videodesktopmötessystem Connect Pro Webbkameror Videokonferensbrygga för flerpartskonferens Videomötesrummet har flyttat Mall för avhandlingar Resursbokningen Schemaläggning Kurser och anmälningar Plagiathanteringsprojektet EZPROXY - gör Nelli ännu mera tillgänglig Elektroniska böcker i Alma Webbaserade enkäter Ändringar i administreringen av SPSS-licenser Statens nya IT-upphandlingsprocedurer. Hanselavtalet Nya anskaffningsförfaranden Rekommenderade datorer och utrustning Vad göra om du har speciella behov? Frågor om upphandlingsproceduren, och kanske svar? Trafikuppföljning och begränsningar ADSL-nytt WLAN-nytt Anette med räckvidd Kabelsamarbete i Åbo IP-telefoni med Skype Kommersiella nätet Solnedgång Webbportalprojektet ur en teknisk synvinkel MySQL vid Åbo Akademi Akademins Windowsomgivning Antivirus, nytt program ThinClient konceptet Webbkiosker Nyheter på programvarusidan Word, Excel, PowerPoint och Access Office-verktyg Microsoft Windows Vista har kommit! Det gäller att skynda långsamt! Förnyande av PC-klasser Närstödet Autenticerad SMTP

4

5 AktualITeter Stigo ValtIT-reformen framskrider långsamt. En första plan över inrättandet av en statlig IT-servicecentral föreligger nu. Den ställer flera frågor än den besvarar för universitetens del. Vi står inför en mångårig process. Ur ett universitets synvinkel verkar det mindre lovande att universiteten, eller deras ministerium, inte fått vara med och påverka planen. Som ett hot måste man se det att ValtIT-etablissemanget ser en datacentral som en funktion som blott har till uppgift att sköta driften och stödet av ett antal (närmast administrativa och i sig viktiga) IT-system. Man ser inte alls det som är kärnan i en universitetsdatacentrals arbete, att inneha och utveckla en avancerad sakkunskap om IT-tekniska lösningar, för att kunna förse forskningen och undervisningen med ständigt nya verktyg (och samtidigt vara en utvecklingsmotor för statsförvaltningens IT). Hansel påminner mången litet mognare akademikollega om sin föregångare, statens upphandlingscentral VHK. IT-anskaffningarnas styrhjul har igen svängt till läget full centralisering. Akademin följer statsrådets och finansministeriets direktiv och centraliserar sina IT-anskaffningar till Hansel. Den första reaktionen är dock en lättnad då man slipper arbetet och det juridiska ansvaret kring offertrundor och utredningar. Också Hansels vilja att lyssna på oss har varit god.. Men juryn är ännu ute. Läs om de nya upphandlingsprocedurerna i detta papper och berätta åt oss om dina tankar. Kvalitetsarbetet betjänar och belastar oss. Sett ur datacentralens synvinkel är samarbete ett nyckelord. Några tankar om detta finns i DC-papperet. Många nya eller förbättrade funktioner presenteras i Pappret för dig som är beredd att tänka om. En del listas redan här: o Vill du pröva på personliga videomöten från din egen dator? Titta då på Adobe Connect Pro. o Med EZproxy kommer du åt de elektroniska böckerna i Ebrary och bibliotekets övriga databaser också från hemdatorn eller på resa. o Visste du det här om Vista, Microsofts nya Windowsversion? o Användaradministrationens system bjuder nu

6 på gästanvändarnamn, fakultetsvisa e-postlistor för information åt personal och studerande, och personsökning med ny funktionalitet. o Studiesystemen har utvecklats målmedvetet de senaste åren. På kommande ännu under våren är en ihopkoppling av Teres med MinPlans tent- och kursanmälningar, och till hösten lär sig Moodle att utnyttja MinPlans kursinformation. o Skype, internettelefoni vid ÅA? o Litet tekniskt om webbportalprojektet och MySQL-databaserna o En template i bl.a. Word och WP för gradun, diplomarbeten och andra avhandlingar utvecklas till hösten med bl.a. studiebyrån och tryckeriet. o Ordet trafikövervakning kan ge skrämmande associationer, i flera betydelser. Vad är det egentligen fråga om? o Är du bekant med Akademins bokningssystem och dess nyaste funktioner? Kvalitet genom samarbete stigo Kvalitetsarbetet i dess olika former är på väg att sysselsätta Akademins enheter, så också datacentralen. Vi har redan konstaterat att IT-processerna i många fall anknyter till eller är en del av förvaltningens eller fakulteternas processer och att beskrivningsarbetet sålunda kräver samarbete. Kvalitetsbegreppet innehåller också, åtminstone ur vår synvinkel, riskhantering och prioriteringar gällande IT-tjänsterna. DC har redan tidigare gjort upp förteckningar av olika risker, närmast då tekniska och sådana som har med IT-personresurser att göra, samt återhämtningsplaner för problemscenarier. Det säger sig självt att, vad gäller IT-tillämpningar som ägs eller huvudsakligen används av någon annan (andra) ÅA-enhet(er), så måste den av datacentralen gjorda riskbedömningen ännu prövas av denna (dessa). När man kommer så långt att enheternas processbeskrivningar avslöjar utvecklingsbehov, så blir det antagligen i en del fall fråga om att anpassa också IT-systemen, eller skaffa nya. Bollen ligger då hos enheten att redan i initialskedet kontakta datacentralen, så att vi samråd kan organisera arbetet i form av ett lämpligt projekt.

7 DC har förstås också i kvalitetsarbetet en roll att stöda övriga enheter med behövliga IT-verktyg för processbeskrivningarna. Verktygen är inte ännu fastslagna. Vi är i startgroparna vad gäller att beskriva DC: s egna IT-processer. Detta görs i samarbete med de andra universitetsdatacentralerna. Med gemensamma krafter har vi utvecklat best practices -beskrivningar, vilka sen skall anpassas till den lokala verkligheten. Samtidigt sneglar vi på olika kvalitetsmodeller, såsom ITIL-modellen, för vissa IT-funktioner. E-postlistor för information till studerande och personal babo Under hösten skapades några nya e-postlistor med vars hjälp man kan få ut viktig information till både personal och studerande. Varje fakultet har för tillfället fyra olika listor, en för personalen och tre olika studentlistor. Dessutom finns en skild lista för annan än fakultetspersonal. Listornas medlemmar uppdateras automatiskt på basen av information i de administrativa systemen (Sture och Personec). Man kan inte själv skriva ut sig från en dylik lista och det är inte heller möjligt att manuellt sätta in extra medlemmar. I studentlistorna ingår de som gjort närvaroanmälan för pågående period (höst eller vår). I personallistorna finns alla som har ett aktuellt förordnande registrerat i Personec. Observera att personallistorna inte är riktigt heltäckande, t.ex. stipendiater saknas ännu. Om du har frågor om exakt vilka som finns med på listorna, kontakta mej. Det är inte meningen att vilka meddelanden som helst skall kunna skickas ut på dessa listor, utan alla meddelanden bör först godkännas av en moderator. Eftersom man inte kan skriva ut sej från listorna är det extra viktigt att de inte används för onödiga utskick och att målgruppen är den rätta. Som moderator för studentlistorna fungerar Johanna Hedenborg (alla listor) samt respektive fakultets studiechef. Moderator för personallistorna är Anna-Stina Nyby samt Malin Österholm (alla listor) samt respektive fakultets direktör.

8 Listornas namn är: xxx-gamla_examenssystemet xxx-nya_examenssystemet xxx-forskarstuderande xxx-personal Ersätt xxx ovan med antingen MNF, HF, TF, ESF, PF eller SVF. Observera att Tekniska Fakultetens (TkF) listor är indelade enligt avdelningarna IT och KT: tkf_it-gamla_examenssystemet tkf_it-nya_examenssystemet tkf_it-forskarstuderande tkf_it-personal (eller it-personal) tkf_kt-gamla_examenssystemet tkf_kt-nya_examenssystemet tkf_kt-forskarstuderande tkf_kt-personal (eller kt-personal) Listan med icke-fakultetsanställd personal heter admin-personal Tillfälliga gästanvändarnamn babo Akademins gäster har möjlighet att få ett tillfälligt gästanvändarnamn för inloggning till Akademins trådlösa nät både i Åbo och Vasa. Användarnamnet är i kraft högst en vecka och berättigar endast till nätkontakt utåt. Användarnamnet ger inte rättigheter till Akademins interna resurser såsom nätskivor, printning eller inloggning till datorklasserna. För att aktivera ett gästanvändarnamn räcker det med att veta gästens namn och orsak till vistelsen vid Akademin. Användarnamnet kan reserveras på förhand, d.v.s. man kan ge ett startdatum och slutdatum för när det skall vara aktivt. På detta sätt kan man i god tid se till att gästen får tillgång till ett användarnamn när behov finns. Gästanvändarnamnen kan också aktiveras med kort varsel, så att det kan användas omedelbart då man reserverat det. Vem ger ut gästanvändarnamn? Stora enheter och enheter som ofta har gäster kan utse en ansvarsperson som har rätt att aktivera ett gästanvändarnamn. Om din enhet inte har en ansvarsperson kan du vända dig till Datacentralen för att få ett gästanvändarnamn. I Åbo till Datacentralens dejour (e-

9 post: tel: 4777) och i Vasa till Susanne Wahlman (e-post: swahlman@abo.fi, tel: 7201) Vem skall använda gästanvändarnamn? Gästanvändarnamnen är till för Akademins gäster, personer som kommer på besök till Akademin och har sin egen bärbara dator, PDA eller affärstelefon med sig. Normalt vill gästen koppla upp sig via trådlöst nät för att t.ex. läsa sin e-post via webben. Gästanvändarnamnet är ikraft högst 1 vecka och tänkt för tillfälliga, kortvariga besök. Gäster som behöver komma åt Akademins interna resurser, t.ex. behöver kunna printa eller logga in på allmänna datorer i klasserna, eller stannar för en längre tid bör ansöka om normalt användarnamn på normalt sätt. Hur kan gästen koppla upp sig? Den vanligaste typen av uppkopplingen sker till det trådlösa nätet. Det kräver att gästen har möjlighet till en WLAN förbindelse på sin bärbara dator. Mera information om Akademins trådlösa nät och dess täckning hittar du för Åbos del här: fi/dc/net/wlan/ och för Vasas del här: vasa.abo.fi/dc/wlan.asp Förutom det trådlösa nätet finns även fasta läseplatser där man kopplar upp sig via en normal nätkabel. Information om fasta läseplatser i Åbo hittas från Datakommunikationssektionens webbsidor: I Vasa kan man utnyttja uttag märkta med SURF. Datasäkerhet Datasäkerheten är viktigt att beakta speciellt med bärbara datorer, Akademin har en säkerhetspolicy för bärbara datorer som kopplas i Akademins nät. Användaren själv är skyldig att se till att den bärbara datorn är säkerhetsmässigt i skick. Läs noggrannare i säkerhetspolicyn:

10 Utexaminerad? Slutat jobba? Glad pensionär? Behåll ditt ÅA användarnamn! babo Din e-postadress och ditt användarnamn är giltigt och användningen gratis endast så länge du studerar eller jobbar vid ÅA, eller klassas som samarbetare med någon ÅA enhet. Om du vill behålla din e-postadress också då du inte längre är anknuten till ÅA, kan du ingår ett avtal för privatanvändning. Blankett för detta hittar du på Från och med förändrades och förenklades avgifterna för privatanvändningen. Personer som utexaminerats från ÅA kan nu behålla sin e-postadress och e-postlåda för endast 20 euro/år. Tidigare var avgiften 4 euro/månad. Meddela Datacentralen om du vill behålla din e-postadress trots att du tagit ut dina papper! Observera att användarnamnet (och därmed e-postadressen) annars stängs i början av den period då du inte längre gör närvaroanmälan. Om du slutat jobba vid ÅA men ändå vill behålla din e-postadress så är det också möjligt. För icke-utexaminerade är avgiften 36 euro/år. Observera att om du avgår med pension så kostar det ingenting alls att behålla e-postadressen, men meddela Datacentralen så vi inte stänger användarnamnet i onödan. Närmare information om privatanvändningen finns på: Nytt på personsöksidan babo Du har kanske märkt att det numera går att logga in skilt till söksidan för att kunna söka bland alla användare? Utan inloggning är det endast personalens uppgifter som visas, men efter inloggning kan man också leta fram information om dem som studerar vid ÅA (alla som inte har förbjudit publicering). Uppgifterna om personalen är nämligen offentliga på ett helt annat sätt än studenternas uppgifter. Förutom Akademins studerande har vi också andra kategorier vilkas information inte skall synas utåt, två

11 större grupper är Öppna Universitetets studerande samt eleverna vid Vasa Övningsskola. ÖPU-studenternas information får man efter inloggning, men information om Vasa Övningsskolas låg- och högstadielever kommer inte fram alls via söksidan. Gymnasieelevernas information ser man efter inloggning ifall de har godkänt publicering. Eftersom det förekommer gymnasielever med samma namn som akademipersonal och studerande har vi märkt ut eleverna genom texten VÖS efter namnet för att undvika sammanblandning. Vilken enhet finns du på? Då man letar efter e-postadresser eller telefonnummer ser man också information om på vilken enhet personen finns. Informationen tas direkt från ÅA:s LDAPkatalog, men ibland kan informationen verka felaktig och ibland är den på riktigt felaktig, så det kan vara skäl att säga några ord om hur informationen egentligen har hittat till katalogen. Om du jobbar vid ÅA så är enheten direkt den placeringsenhet som finns angiven i personaladminstrativa systemet. För de som jobbar vid ÅA men inte finns i detta register, t.ex. civiltjänstgörare, tas enhetsinformationen från Datacentralens användarregister. Denna information är tyvärr inte alltid helt korrekt eftersom vi inte alla gånger hänger med i svängarna då folk byter enhet, så meddela gärna om du upptäcker fel i dina egna uppgifter eller andras. För den som studerar gäller att enheten för tillfället definieras utgående från studieregistrets (Stures) uppgifter om fakultet och huvudämne. Ifall inte systemet hittar en lämplig enhet att visa anges enbart fakulteten. För alla övriga tas enhetsinformationen från Datacentralens användarregister. Videodesktopmötessystem Connect Pro stefan Adobe Connect Pro (kallades tidigare för Breeze) har skaffats för att ge möjlighet åt personal och studerande att utnyttja videodesktopkonferens för ta del av gemensamma möten eller undervisning från egen arbetsplats/hemdator. I princip kan man ta del av ett möte med enbart en dator med högtalare och internetanslutning, men det kan vara önskvärt att även ha

12 mikrofon och webbkamera för att kommunicera med de övriga deltagarna. Connect Pro skaffades i ett samarbetsprojekt med Tritonia vilket också ger de övriga parterna i Tritonia-samarbetet rätt till videodesktopsystemet. Tjänsten kommer under våren att anslutas till Akademins ldap-server, men till dess kan du få rätt till Connect Pro genom att skicka mail till connect@ abo.fi. Du behöver dock inte nödvändigtvis ha skilda rättigheter till Connect Pro för att delta i ett möte, men däremot behöver du ha rättigheter för att själv kunna skapa möten. Om du skickat e-post till connect@abo. fi kommer du att få ett svar per mail med dina inloggningsuppgifter (som kommer att vara din mailadress och ett lösenord). Du ansluter dig till Connect Pro genom att gå in på webbsidan Då får du (efter det att du loggat in) upp en sida där du skapa egna möten eller gå in på möten som du skapat tidigare. Du kan också via denna sida bjuda in andra till mötet (även deltagare utanför akademin kan ges rätt att delta i mötet) samt utföra en del administrativa åtgärder gällande dina möten och sparade sessioner. Du kan också gå in på ett speciellt möte genom att skriva in länken för mötet (t.ex. för att gå in i mötet demo Du kan också ha fått en inbjudan per e-post med information inklusive en www-länk till mötet. Om du inte har

13 rätt till Connect Pro kan du ev. delta i mötet som gäst, beroende på hur mötet har skapats. Eftersom Connect Pro använder sig av Flash bör du ladda ner en Flash-plugin för att kunna ta del av ett möte. Dessutom bör du ha Flash (minst version 6) installerat på datorn. Då du väl har detta i ordning kommer du att få upp ett fönster som kan se ut enligt nedan (efter det att du valt att gå med i ett möte). Connect Pro består av olika delfönster, s.k. pods. I bilden ovan ser du Camera and Voice Pod, Attandee List pod, Chat pod, Note pod och Share pod. Alla dessa pods har olika funktioner som åtminstone delvis beskrivs av rubriken. Således Innehåller Camera and voice pod videobild på deltagarna samt en ljudsensor medan Attandee List innehåller en lista på deltagare, Chat pod kan användas för textmeddelanden under ett möte, Note pod för anteckningar och Share pod för att visa dokument och fildelningar. Förutom dessa finns även andra pods som kan aktiveras av den som har rätt att göra det. Beroende av dina rättigheter kan du delta i ett möte antingen som Host (mötesvärd), Presentator (presentatör) eller Participant (deltagare). Om du själv skapat mötet så har du Host-rättigheter, vilket också innebär att du också kan ge rättigheter till de övriga deltagarna. En person med Host-rätt kan också fungera som

14 10 presentatör. I vanliga fall har mötet minst en presentatör (som således då kan vara mötesvärden) medan resten kan vara deltagare. Observera dock att deltagare har endast rätt att ta del av information, även då det gäller Camera and Voice pod. I praktiken innebär det att för att deltagarna skall kunna synas med och höras bör mötesvärden ge rätt åt deltagarna att använda Camera and Voice pod. Mötesvärden kunde göra detta genom att aktivera Autopromote Participants to Presenters i Meeting-menyn men det innebär samtidigt att deltagarna får Presentator rättigheter vilket i sin tur medför att deltagarna har möjlighet att aktivt störa föreläsarens/mötesordförandes framställan. I vissa situationer är det bättre att ge deltagarna rätt att delta med bild och ljud genom att markera deltagaren i Attandee List (du kan markera flera samtidigt) och klicka på kugghjulet i poden och välja Change Enhanced Participants rights... och sedan ge deltagarna rätt till de pods man önskar.

15 11 Nu kan (de valda) deltagarna delta i mötet med ljud och bild. Observera också att deltagaren har har rätt att skriva in meddelanden i chat-poden trots att Chat Pods inte är markerad i bilden ovan. Om du har webkamera samt mikrofon kan du aktivera din bild och ditt ljud genom att klicka på i Video and Voice pod (om ikonen inte finns så har du troligen inte rätt enligt tidigare beskrivet att etablera en video och ljudförbindelse). Efter det att du klickat på ikonen bör du få upp en varningsskylt: För att de övriga ska kunna höra och se dig bör du klicka på allow, i annat fall kommer de övriga deltagarna varken att kunna höra eller se dig! Om allt fungerar som det ska borde din bild synas i Video and Voice pod efter det att du klickat på Allow. Om bilden trots allt inte kommer fram kan det bero på att du har ett annat program aktivt som ockuperar din kamera. För att prata kan du antingen klicka och hålla ner Talk-knappen eller också klicka på handsfree (låset). Klickar du en gång till på låset så avslutar du handsfree-funktionen. I en föreläsningssituation är det vanligt att föreläsaren har handsfree påkopplad medan deltagarna har den av. Ett möte/en föreläsning existerar ända till det att mötesvärden väljer att radera mötet. Det innebär att det definierade mötet kan användas flera gånger, precis som en kurs kan bestå av flera föreläsningar. För att aktivera mötet/föreläsningen igen går man in på länken för mötet. Mötesvärden kan också välja att mötet öppnas först då han/hon är närvarande.

16 12 Spara dina föreläsningar Observera att även har möjlighet att spara dina möten/föreläsningar på Connect Pro. Då föreläsningen börjar väljer du Record Meeting... ur Meeting menyn och ger ett namn på föreläsningen som skall sparas. Efter det kommer mötet/föreläsningen att spelas in och kan senare ses via en www-länk. Webbkameror Förfrågningar kan riktas till eller direkt till Stefan Levander eller Dan Holm Danu I och med att nya tekniska system för distansundervisning och desktopvideomöten tas i bruk ökar behovet av webbkameror och headsets. Webbkamerornas grundläggande tekniska egenskaper i sig har inte ändrats på några år. De kopplas via USB till datorn och klarar i regel av 30 bilder per sekund med en upplösning på 640pixels * 480pixels. De vanliga märkena: Logitech, Labtec, Creative Labs och Microsoft är ändå att föredra mot de billigare okända märkena. En viktig detalj är att inte lite på mikrofonen som eventuellt kommer med webbkameran, den snappar upp en del bakgrundsljud i rummet (t.ex. datorfläktens sus) Det är bättre att använda en headset, som består av både hörlurar och en mikrofon, som är nära munnen. Vi testar några webbkameror av de vanliga märken och kommer att ha några på lager hos Anne Adel. Vi strävar till en prisklass på EUR för en uppsättning av både webbkamera och headset. Målsättningen är att kunderna kunde beställa dem av Anne, som skickar dem med interna posten till en. På detta vis får vi en snabb och enkel leverans. Videokonferensbrygga för flerpartskonferens Steffi Har du behov av att hålla en videokonferens med flera parter som är geografiskt utspridda (t.ex. Åbo- Vasa-Jakobstad)? Det är inget problem, datacentralen har en videokonferensbrygga av modell Polycom Readiconvene som maximalt klarar av 16 samtidiga anslutningar. Den är fysiskt placerad i Vasa och

17 13 administreras av Stefan Levander tel 7210) och Dan Holm tel 4379). Den har redan använts åtskilliga gånger med god erfarenhet. Akademin har videokonferensutrustningar i följande utrymmen: Utrymme Adress Kontaktperson Åbo: Förvaltningsämbetet Dan Holm Asa DC:s mötesrum Dan Holm Mobil utrustning Dynamisk Dan Holm Vasa: Förvaltningen A Stefan Levander DC:s mötesrum Stefan Levander Mobil utrustning Dynamisk Stefan Levander Jakobstad: Mötesrummet Thomas Anderssen Dessutom har Fortbildningscentralen i Åbo (adress ) och PF:s Dako- projekt (adress ) egen utrustning. En utrustning finns även vid Övningsskolans gymnasie (adress x). Videomötesrummet har flyttat Danu Vi har flyttat videomötesrummet i datacentralens utrymmen i ASA-C huset bakom kafé Fänriken. Nya mötesrummet är det som tidigare kallades RBF - Rummet Bakom Fänriken. Orsaken till att vi flyttade rummet är att alarmsystemet till maskinrummet ställde till med besvär, det gick inte att hålla möten på kvällstid och på veckosluten. Besvären blev större i och med att användningen av videomötesteknologin har ökat glädjefullt markant. Nu är det möjligt att hålla videomöten när som helst. Utanför kontorstid kan man inte räkna med tekniskt stöd och man skall komma ihåg att kvittera ut nyckeln till rummet av Anne Adel, tel Dessutom skall man komma ihåg att boka utrymmet via bokningssystemet och ifall mötet är utanför kontorstider skall man se till att man kommer in i själva ASA-C huset. Flexim-nyckel eller kodning av den sköts av Teknisk Service. De datorer som förr fanns i RBF finns nu i tamburen till videomötesrummet. De har minskat till antal, men ökat till prestanda och funktionalitet.

18 14 Det förra videomötesrummet fungerar nu som ett vanligt mötesrum och är avsett för datacentralens egna behov i första hand, men fungerar också som reserv i sådana fall där alla andra videomötesrum är bokade samtidigt. Ett videomöte har alltid förtur till ett utrymme med videokonferenssystem framför ett vanligt möte. Mall för avhandlingar jumppa Under vintern har en arbetsgrupp (studiebyrån, tryckeriet, datacentralen, fortbildningscentralen) jobbat på att skapa Word-, OpenOffice- och WordPerfect-mallar för avhandlingar (främst pro gradu och diplomarbeten, men möjligen också doktorsavhandlingar). Från början var tanken att skapa en gemensam mall för hela ÅA, men i skrivande stund ser det ut som om en mall för ingenjörer och naturvetare och en för humanister och samhällsvetare är ett lämpligare koncept hur som helst så kommer det i så fall att finnas små skillnader mellan de båda mallarna. Inför kommande höst ska mallarna vara klara att tas i bruk. De och tillhörande material kommer att finnas tillgängliga på webben. Resursbokningen Steffi Trots att det redan är en tid sedan akademin tog i bruk ett gemensamt resursbokningssystem har verktyget fortsättningsvis utvecklats och de gamla funktionerna har förbättrats. Bokningen har kompletterats med avancerade sökningsmöjligheter och bokningarna kan skrivas ut i pdf-format. Information om kursuppgifter synkroniseras med MinPlan och man kan i samband med bokningen välja t.ex. vilka grupper tillfället skall bokas för. Information om kommande bokningar kan också fås för att visas t.ex. på husets infotv:s (Academill). Resurserna kan ha olika egenskaper (ett utrymme kan t.ex. innehålla projektor, TV, möjlighet till mörkläggning, videokonferens, etc) som de bokningsansvariga kan editera. Även en bild kan sättas in för resursen som visas då man klickar på resursens namn i veckotablån.

19 15 Observera att du kan göra flera reserveringar med en bokning, dvs du markerar de tider och resurser du vill reservera en i gången. Även repetitioner kan göras (dvs en tid som återkommer t.ex. varje tisdag mellan från vecka 3 till vecka 10). Vanligen markerar man de tillfällen som hör till en kurs under en bokning. Efter det att du markerat din bokningsönskemål klickar du på Boka! och autentiserar dig (endast akademins användare har rätt att boka). Sedan bör du välja vilken kurs du vill boka tillfället för samt kontrollera att dina uppgifter stämmer. Det är viktigt att välja rätt kurs om det är fråga om en kurs som är registrerad i MinPlan, eftersom MinPlan senare hämtar de bokade tiderna från bokningssystemet. Om du bokar tillfället för en annan person kan du klicka på Byt användare under kontaktuppgifterna. På det sättet kommer den personen att sedan få rätt att annullera eller ändra bokningen. Till sist klickar du på Skicka in bokningen varefter den antingen aktiveras (förutsatt att du har rätt att göra bokningen direkt) eller skickas vidare till den bokningsansvarige för resursen i fråga. Bokningen kommer redan nu att synas i schemat, men om den innehåller bokstaven Q (Queue = kö) så betyder det att bokningen inte ännu är bekräftad av bokningsansvarige. Direkt då bokningen bekräftas så ändras färgen på bokningen i schemat och bokstaven Q försvinner. Om du vid bokningstillfället valde att inte ta bort krysset vid Önskar bekräftelse per mail så kommer du att få e-post om den bekräftade bokningen. Förfrågningar gällande resursbokningen kan riktas till bookmaster@abo.fi Schemaläggning Steffi Datacentralen har skaffat programmet TimeEdit för att underlätta fakulteternas och de övriga enheters kursschemaläggning. Vid en schemaläggning innebär det att man kombinerar ett antal olika resurser, bl.a. kurser, föreläsare, studerandegrupper samt utrymmen i ett tidsperspektiv så att kurserna sedan i slutändan inte kolliderar i tid och rum varken för lärare eller kursdeltagare. Vid en fakultet som har mycket undervisning med flera grupper och föreläsare kan det vara en mycket stor utmaning att planera undervisningen så att allting sedan i praktiken löper friktionsfritt.

20 16 TimeEdit kommar att utnyttjas främst av de personer på fakulteten som planerar sin undervisning. Basuppgifterna i TimeEdit kommer att hämtas från diverse källor (bl.a. kursregistret) och den schemalaggda undervisningen kommer att synas i resursbokningen (och även i MinPlan). Arbetet med integreringen av TimeEdit till akademins IT-miljö gällande bl.a. ovannämnda funktioner har påbörjats och beräknas vara klart till hösten 2007 (om allt går enligt planerna). Man kommer att gå in för TimeEdit stegvis så att Pedagogiska fakulteten kommer att testköra programmet först (PF använder redan en äldre version av programmet) varefter man i ett senare skede kommer att skaffa licenser även för de övriga fakulteterna. Kurser och anmälningar Ekis & Chaj Syftet med denna artikel är att klargöra hur tent- och kursanmälan i MinPlan hänger ihop med TeRes och hur man kan underlätta inmatning av kurs- och tentamensvitsord. Dessutom berättar artikeln hur kursinformationen i Moodle länkar samman med MinPlan och Kursdatabasen. Detta är inte en beskrivning över hur tent- och kursanmälan fungerar i MinPlan, eftersom det finns skilda guider för dessa ändamål (se utan en kort sammanfattning över hur olika datasystemen pratar med varandra. Länge har det på studenthåll efterlysts ett enhetligt system för att kunna anmäla sig till kurser och tenter (undertecknad har ett vagt minne av motsvarande tankar under gulnäbbsåret). När tekniken gett flera möjligheter har olika system vuxit fram på olika håll. Likaså har användningen av tekniska hjälpmedel ökat både då det gäller studieplanering (MinPlan)och kursinnehåll (Moodle). Ny teknik och nya bestämmelser innebär ofta ett nytt tankesätt och det tar tid att vänja sig. Se t.ex. på användningen av e-post: ett verktyg som nuförtiden används dagligen och uppfattas som ytterst viktigt av en stor del av personal och studerande. Fallet var kanske inte riktigt så för år sedan.

21 17 TeRes och MinPlan Till TeRes kommer under vårens lopp en funktion med vars hjälp man på basen av kurskod kan hämta tentamensanmälda från MinPlan. Detta underlättar inmatningen av tentamensvitsord eftersom TeRes erbjuder färdiga listor på deltagarna där föreläsaren rakt kan fylla i vitsord utan att först behöva söka fram studenterna en och en. Detta lämpar sig väl för allmänna tentamenstillfällen. Förutsättningen för att detta skall fungera är givetvis att en ansvarig person har skapat tentamenstillfället i MinPlan och att studenterna uppmuntrats till att anmäla sig via systemet. En motsvarande listfunktion för kursanmälda kommer under våren att komma till TeRes. Då kurstentamensvitsord skall föras in kan föreläsaren i TeRes hämta den aktuella kursens anmälda och fylla i vitsorden utan att behöva söka fram studenterna en åt gången. Moodle och MinPlan Det som till hösten kommer att bli verklighet är följande: 1. Moodle kommer att kunna hämta grundinformation om kurser (kurskod, kursnamn, studiepoäng) från Kursdatabasen i MinPlan. Eftersom alla kurser som ÅA erbjuder finns i Kursdatabasen betyder det att risken för felaktiga koder och dylikt minskar då överföringen görs automatiskt. Detta betyder även att kurserna inte mera behöver skapas skilt och för hand i Moodle, vilket har varit fallet härtills. 2. De personer som enligt kursbeskrivningen (fliken Undervisning ) i Kursdatabasen är associerade med en kurs associeras även i Moodle automatiskt till samma kurs och kursversion. Detta gäller alltså examinator, examinators handläggare, tentator och kontaktperson (koordinator/planerare).undantaget är Lärare per delmoment som alltså inte tas i beaktande. 3. Integreringen kommer i praktiken att fungera så, att ett block skapas i Moodle som alla har tillgång till. Om man i sin tur är associerad med en kurs i kursdatabasen så kommer denna kurs att listas inom detta block. Hur det i praktiken kommer att fungera efter att kurserna är listade inom blocket är inte slutgiltigt bestämt ännu. Endera implementeras det så att kursen automatiskt kan överföras till Moodles

22 18 kursdatabas utan administratörens inblandning, eller så sätts kursen till en lista av kurser som administratören måste godkänna förrän den sätts in. Det förstnämnda alternativet skulle vara att föredra. Samtidigt är man lite paranoid...:) 4. Detta block kommer endast att lista de kurser som ännu inte finns i Moodles kursdatabas. Andra förändringar som kommer till Moodle är att vissa fält kommer att låsas. Till dessa hör kursid-fältet inom inställningarna för en kurs och fältet för ID-nummer i ens profil. Dessa fält skall efter integreringen inte kunna ändras, eftersom de i sin tur fullständigt bestämmer funktionaliteten hos detta block. Plagiathanteringsprojektet Danu Rektor har tillsatt en arbetsgrupp som skall utreda hanteringen av plagiat vid ÅA. Speciellt skall det utredas vilken programvara som fungerar bäst för Akademins ändamål. Det finns två tänkbara system, Genuine Text och Urkund. I praktiken görs testandet på ESF. Lärarna använder båda systemen och låter systemen undersöka studerandes skrivarbeten. Dessa system tar ett dokument och med olika algoritmer jämför det med källor från Internet, egna dokumentdatabaser och elektroniska förlag. Fördelar med att låta ett system validera ett skrivet arbete är att det är snabbare, automatiskt och opartiskt. Dessutom har systemen betalat för tillgång till så kallade papermills som är webbsajter som erbjuder möjlighet till nerladdning av uppsatser mot betalning. ESF-lärarnas åsikter om systemen samlas med hjälp av en webbenkät och tas noggrannt i beaktande när gruppen skriver sin rapport åt rektor, som lämnas in Man vet inte om plagiering har blivit vanligare vid Åbo Akademi. Plagiering behöver inte vara ett resultat av fusk, utan kan också bero på okunskap om korrekt användning av källor i övningsarbeten. Det är inte i datacentralens eller i någon annans intresse att skaffa ett system för att haffa plagierare. Systemen är till för att underlätta lärarnas arbete.

23 19 EZPROXY - gör Nelli ännu mera tillgänglig Lena Under hösten har en lösning införts för att ÅAs autentiserade användare via Internet skall kunna nå ÅA:s elektroniska licensbelagda biblioteksresurser (tidskriftsartiklar i fulltext, ordböcker, uppslagsböcker, e-böcker, databaser). Förutsättningen är att man använder ÅA:s Nelli-portal (se Nelli en portal för elektroniska resurser i DC-papperet nr 67. ). Lösningen bygger på produkten EZproxy (leverantör: Useful Utilities). Denna lösning används av många universitet, bibliotek och andra institutioner världen över som vill kunna erbjuda sina användare distansaccess till sina dyrt betalda webbaserade databaser och andra elektroniska resurser. Nu kan användare komma åt resurserna var än de befinner sig och utöver kontorstid, bara de har tillgång till Internet. De är inte längre bundna till att vara anslutna till ÅA:s datanät. Hittills har hemanvändare kunnat nå ÅA:s datanät mha VPN. Nackdelen med VPN är att den är bunden till den dator som man installerat förbindelsen till. EZproxy fungerar som en server mellan användaren och betal-databaserna, som då ser användarna som en ip-adress hörande till Åbo Akademi. Förutsättningen för en lyckad uppkoppling remote är att man autentiserar sig (via Nellis Shibboleth) med sitt vanliga ÅA användarnamn och lösenord. Som distansanvändare går man till och väljer Åbo Akademi. Man söker på vanligt sätt i portalen och först när man väljer en betalresurs aktiveras Shibboleth-inloggningen. Ifall man befinner sig inhouse / on-campus vid användningen av Nelli är allt som tidigare, dvs. ingen autentisering. Lösningen har visat sig uppskattad, speciellt i kombination med Ebrary. Nu kan användare komma åt elektroniska böcker också tex hemifrån. Distansstuderande och distanspersonal/forskare (ända från Tanzania) har glädje av tjänsten. Eftersom ÅA kontinuerligt uppdaterar sina avtal med de leverantörer de prenumererar på tjänster av, så krävs ett administrativt underhållsarbete av länkinformation. Ifall du misstänker att någon länk är inkorrekt var vänlig och meddela ÅA:s bibliotekspersonal. (Ansvarig för Nelliportalen och webblänkar: Egil Gersow )

24 20 EZproxy-tjänsten körs på en virtuell Windows-server. Elektroniska böcker i Alma Jocki I början av året laddades bibliografiska poster för de elektroniska böcker från Ebrary som biblioteket anskaffat via FinELib. Tidigare har dessa böcker varit tillgängliga via Ebrarys eget användargränssnitt och Nelli-portalen, men nu hittas de även via Alma. Länken som finns i de bibliografiska posterna går via EZproxy, som medför att man får tillgång till böckerna även utanför Akademins nätverk. Autentiseringen sker då med hjälp av ens ÅA användarnamn och lösenord. För att kunna läsa böckerna via ens webbläsare krävs en installering av programmet Ebrary Reader. Vi har installerat Ebrary Reader för Internet Explorer automatiskt på alla datorer hörande till Akademidomänen, men Mozilla Firefox kräver en manuell installering av programmet. Instruktioner och installeringsfiler finns på \\pcpub\pcpub\ebrary. Webbaserade enkäter Steffi Akademin har tidigare haft möjlighet att utnyttja programmet Sydaco för att skapa webbaserade enkäter. Nu har det också skaffats en webbaserad modul till SPSS för att skapa enkäter som man senare enkelt kan importera till SPSS. Modulen heter mrinterview/dimensions och finns tillgänglig på För att kunna utnyttja mrinterview bör du först aktiveras som användare, vilket du kan göra genom att skicka en mail till mrinterview@abo.fi. Efter det kan du logga in på ovanstående adress och utnyttja de faciliteter programmet ger. Du kan gå in på sidan om du vill se ett enkelt exempel skapat med mrinterview.

25 21 Ändringar i administreringen av SPSS-licenser Jumppa I januari gjorde vi ett nytt SPSS-avtal och administreringen av akademins SPSS-licenser ändrades. Vi har nu en egen licensserver för SPSS, som medför att administreringen av licenserna blir enklare och att vi i framtiden kan undvika problem med att våra licenser tar slut. Aktiveringskoderna för de olika modulerna i programmet, som man alltid behövt mata in varje gång man installerat en ny SPSS-installation, finns nu inmatade i licensservern. Då man nu installerar SPSS, ska man välja Network License då det frågas efter vilken licenstyp man har. Därefter frågas det efter licensserver, och då skriver man in SPSSLICENSE. ABO.FI (utan citationstecken). Det är nu alltså endast själva licensservern som måste hållas aktiverad för att man ska kunna köra SPSS, inte längre installationerna i sig. Vi måste mata in nya licenskoder i licensservern i oktober månad, precis som fallet varit med installationerna förut. SPSS-versionerna som hittills ingår i det nya avtalet och som därför fungerar tillsammans med licensservern är 14 och 15. Om man inte har nätkontakt och således inte kommer åt licensservern, t.ex. om man har en bärbar som endast sporadiskt är kopplad i nätet, kan man låna en licens för ett visst antal dagar. Då man har maskinen nätkopplad, kan man under Commuter License i SPSS for Windows-gruppen i Startmenyn ge antalet dagar man vill låna en licens. Högsta möjliga antalet dagar är 7. Under denna tid behöver inte maskinen vara nätkopplad för att man ska kunna köra SPSS. Faktureringen av licenserna kommer att gå till på samma sätt som tidigare: då man vill ta i bruk SPSS, betalar man en viss licensavgift. Att ta i bruk SPSS på våren kostar bara hälften så mycket som på hösten. Statens nya IT-upphandlingsprocedurer. Hanselavtalet stigo Statens IT-anskaffningsprocedurer förnyades under förra året. Genom statsrådets principbeslut centraliseras upphandlingarna och genom finansminsteriets beslut utsågs Hansel Ab till statens enhet för kollektiv

26 22 upphandling. Hansels uppgift är att sammanställa statsförvaltningens upphandlingsbehov, konkurrensutsätta tjänster och produkter samt upprätta ramavtal för upphandling av dessa. Akademin slöt på hösten sitt avtal med Hansel. Det inkluderar i detta nu våra anskaffningar av arbetsstationer, bärbara, servers, monitorer och skrivare. Avtalet omfattar Akademins alla enheter. Du hittar aktuell information om de statliga direktiven och ÅA: s upphandlingsprocedurer på upphand/. Där hittar du också tekniska uppgifter och priser (såvida du är ansluten till Akademins datanät). Notera att webbadressen har ändrat. Datacentralen fungerar som ÅA:s IT-upphandlingsenhet och också våra interna anskaffningsförfaranden förnyas. En del är redan gjort, medan annat ännu är under arbete. Vi hoppas att vi får de nya procedurerna att svara mot din enhets behov och att vi tillsammans skall kunna anpassa Akademin till den statliga byråkratin. En del är alltså ännu i stöpsleven och det finns en risk för diverse gnissel. Vi ber om litet tålamod i inkörningsskedet, samtidigt som vi hoppas att du aktivt hör av dig om ev. problem och förbättringsförslag. Nya anskaffningsförfaranden Stigge & Stigo Statens målsättningar Hansels gemensamma avtal för anskaffningar medför att alla organisationer inom statsförvaltningen köper datorer och utrustning från samma grupp av tillverkare vilket innebär att maskinparken på sikt kommer att förenhetligas mer än nuvarande. Staten strävar efter att underhållet av och stödet kring datorerna som en följd av detta blir billigare. Den kanske märkbaraste fördelen är att Hansel utför arbetet kring konkurrensutsättningen, samtidigt som datacentralen och ÅA:s andra enheter slipper jobbet kring anbudsrundor och de juridiska riskerna förknippade med det. Eftersom alla organisationer köper från samma tillverkare blir kraven högre på att tillverkarnas och

27 23 leverantörernas logistik utvecklas. För att förbättra informationsgången vad gäller tillgängliga modeller, lagersituation och eventuella problem byggs för tillfället en ny gemensam portal för alla Hansel-leverantörer. Portalen är ännu inte klar för allmänt bruk, information gällande den kommer att publiceras så fort portalen är färdigställd. Informationen om beställningar Leverantörerna har också utvecklat nya system för att förbättra informationsgången, till exempel då det gäller meddelanden om eventuella förseningar vid leverans, komponentbrister och dylikt. Datacentralen håller likaså på att ta i bruk förnyade beställningssystem för att förbättra informationsgången vid beställningar och förfrågningar. En ny dator utan väntetid? Leveranstiden för rekommenderade datorer, skärmar och annan utrustning är två veckor. För att möjliggöra snabbare leverans vid behov (till exempel då en dator går sönder och en ersättande maskin snabbt behövs) håller Datacentralen några datorer och skärmar i lager. De datorer och skärmar som finns i lager är valda enligt de sammansättningar som mest används vid ÅA. IT-upphandlingsansvariga Inköpen av datorutrustning sköts av Datacentralen, i Åbo sköts beställningarna av Stig Söderback (epost: stigge@abo.fi, tel (80) 4773, i Vasa av Jens Granlund (epost jens@abo.fi, tel (80) Om någon av oss inte är tillgänglig, till exempel på grund av semester, kurser eller dylikt fungerar vi som stand-in för varandra. Rekommenderade datorer och utrustning Stigge ÅA:s avtal med Hansel binder oss till Hansels gemensamma ramavtal. Det här innebär alltså att datorer, skrivare och kringutrustning som köps till ÅA:s olika enheter måste väljas bland de tillverkare som har ett aktivt ramavtal med Hansel. Bland de firmor som Hansel har ramavtal med har datadirektionen valt några märken för ÅA:s rekommendationslista från de

28 24 olika produktgrupperna. Datacentralen rekommenderar att de datorer, skärmar och skrivare som köps för användning vid ÅA är valda från dessa tillverkare: Bordsdatorer: Bärbara datorer: Servrar: Monitorer: Skrivare: Lenovo Finland Mikrolog Lenovo Finland Fujitsu Siemens Computers HP IBM Samsung Electronics Nordic LG-Electronics Nordic Philips Hewlett-Packard Vad göra om du har speciella behov? stigo Om produkterna på rekommendationslistan eller Hansels lista inte svarar emot enhetens behov kan Akademin under vissa förutsättningar själv konkurrensutsätta anskaffningen och beakta produkter och leverantörer utanför Hansels lista. Det förutsätts att det då finns särskilda behov och att dessa dokumenteras. Vad som avses med särskilda behov är inte helt tydligt. Vissa vinkar kan dock fås ur regeringens motiveringar för ändringen av budgetlagen och finansministeriets brev om gemensam konkurrensutsättning (valda stycken fritt översatta till svenska): o det särskilda behovet kan bestå i att produkten skaffas för forsknings- eller undervisningsändamål och att det ställs kvalitativa eller funktionella krav som betydligt skiljer sig från Hansels produkters egenskaper o det särskilda behovet kan också vara att Hansels pris är betydligt högre än vad man uppnår med egen konkurrensutsättning, varvid man i sitt eget pris bör inberäkna anskaffningsprocessens arbets- och andra kostnader. Produktens livstidskostnader bör också jämföras. I praktiken torde prisargumentet närmast vara tillämpbart på viss programvara (som ju universiteten ofta

29 25 får kännbara specialrabatter på) och ev. på ITtjänster, men sällan på hårdvara. o Om särskilda behov åberopas skall den egna upphandlingsproceduren enligt FM:s brev dokumenteras så att det särskilda skälet specificeras i beslutshandlingarna. Det skall ingå en detaljerad beskrivning av det särskilda skälet och en preciserad utredning över hur detta i detalj kan bedömas vid en inspektion. Också vid dylika upphandlingar kontaktar den upphandlande enheten datacentralen som försöker hjälpa med byrokratin. Datacentralens direktör har uppgiften att pröva, i samråd med enheten, huruvida särskilda skäl kan föreligga. Beställaren eller direktören kan om så önskas föra ärendet vidare till DC:s direktion. Frågor om upphandlingsproceduren, och kanske svar? stigo o Gäller upphandlingsdirektiven också anskaffningar som görs för t.ex. stiftelsens eller externa forskningsanslag? Svar: Tolkningen är att de gäller alla anskaffningar som upptas i Akademins bokföring. o Gäller direktiven också enskilda datorköp eller tilläggsdelar? Svar: Ja, enskilda datoranskaffningar omfattas av direktiven. Vad gäller tilläggskomponenter är läget tillsvidare oklart, sunt förnuft kan ev. tillämpas... o Gäller direktiven också leasade eller hyrda produkter? Svar: Ja. Såväl valet av produkt som av leasingpartner görs med konkurrensutsättning enligt direktiven. Hansel har avtal med leasingföretag. o Kan man köpa en produkt som finns på Hansels lista men inte är med på ÅA:s rekommendationslista? Svar: Ja, Anskaffningen är då konkurrensutsatt och uppfyller de statliga direktiven. Den uppfyller dock inte nödvändigtvis Akademins interna specifikationer. Datacentralens kunskaper om och möjligheter att hjälpa med underhållet är sämre. Anskaffningen görs även i detta fall via datacentralen. o Hur göra om man behöver Linux, som datacentralen ju också stöder?

30 26 Svar: Akademins rekommendationslistas pc:s kan förses med ÅA-Linux. o Hansels lista över arbetsstationer och bärbara upptar enbart pc:s. Hur göra om man behöver en Mac eller en unix-arbetsstation? Svar: Då gäller proceduren för anskaffningar vid särskilda behov. Trafikuppföljning och begränsningar Matti och Buck En uppföljning av nättrafiken är nödvändig för att kunna garantera den ostörda datakommunikation, som en god informationshanteringssed kräver. Det skall dock göras så, att dataskyddet består. Detta innebär att endast trafikens volym studeras, inte innehållet eller anknytningen till personer. Med hjälp av statistiken hittas också datorer, som har blivit smittade av virus (eller är krackade) och skickar ut spam eller delar ut olagligt material. Trafiken ut från vårt nät uppföljs av utomstående också. Diverse företag övervakar sina intressen och söker upp datorer som delar ut deras produkter olagligt. Det gäller oftast filmer, spel och musik. Företagen informerar oss om dessa fall och då preciseras produkten, datorn och användarnamnet som används. Datacentralen har tillsvidare informerat datorägarna om upphovsmannarätten och begärt att dylika serverprogram stängs, men är i fortsättningen tvungen att ingripa med hårdare tag och stänga nätförbindelsen. Anmälan till polisen övervägs från fall till fall. Till den goda informationshanteringen hör att man inte tillåter att nätet användas för olaga ändamål.(lag om tillhandahållande av informationssamhällets tjänster Nr 458/2002, kap 4 och 5) På grund av ÅA:s ökade trafikmängd i FUNETs uppföljning har vi under hösten 2006 tagit ibruk ett system för att följa upp trafikmängderna in och ut på förbindelsen till FUNET. Trafikuppföljningen baserar sig på så kallade netflows, vilket betyder att för varje datorkontakt som tas inåt mot eller utåt från ÅA:s datanät lagras följande uppgifter: - sändande dator (IP-adress) - mottagande dator (IP-adress)