Revisionsrapport - Granskning av lönerutinerna

Transkript

1 Tillhör AU 66/2008. BILAGA Dnr: 2008/35 Tore Rova, Personalchef Tel: E-post: tore.rova@ronneby.se Revisionsrapport - Granskning av lönerutinerna Granskningens beställare och granskningens syfte De förtroendevalda revisorerna har låtit KPMG granska lönerutinerna i Ronneby kommun. Syftet med granskningen har varit att säkerställa att den interna kontrollen och funktionaliteten i de rutiner som styr lönekostnaderna kan anses som god. I KPMG revisionsrapports sammanfattning redovisas ett antal förslag till kompletterande föreskrifter och dokumentation av rutiner med syfte att förbättra den interna kontrollen. Kommunstyrelsen ska senast den 28 mars yttra sig över revisionsrapporten till revisorerna. Jag har som metod valt att till revisionsrapportens sammanfattning kommentera varje punkt för sig och därefter lämna ett förslag till Kommunstyrelsens yttrande till revisorerna. Sammanfattning ur KPMG revisionsrapport 1. Uppgifter i basregister "Inregistrering av grunduppgifter för en nyanställd respektive registrering av tjänstgöringsrapporter för löneutbetalning bör ske av två olika personer. Detta för att minimera risken för att avsiktliga/oavsiktliga felaktigheter uppstår." Kommentar: Inregistrering av en nyanställds grunduppgifter sker med underlag av uppgifterna i de anställningsbevis som upprättas av chefer i verksamheterna. Anställningsbevisen sänds till personalenhetens lönefunktion för registrering av anställningen. Registreringen sker av löneassistenterna. Med antagande att sakuppgifterna i de insända anställningsbevisen är korrekta så skulle förvisso risken för felaktigt registrerade grunduppgifter minska om löneassistenterna dubbelkontrollerar varandras tidigare inregistrerade grunduppgifter. Inom enheten råder dock viss tveksamhet till införande av en sådan kontrollrutin, om den ger någon effekt eller inte. Respektive löneassistents sakprofession torde i sig innebära tillräcklig säkerhet och kontroll i sammanhanget, men enheten ser ändå att det är rimligt att pröva en sådan rutin för att vinna erfarenheter och för att kunna ta ställning till om rutinen ska inarbetas eller inte.

2 2 När det gäller registrering av tjänstgöringsrapporter för löneutbetalning, att det bör ske av två olika löneassistenter så innebär KPMG förslag i princip att ett och samma arbete utförs två gånger. Kostnaderna för det dubbelarbete förslaget medför i form av ökat behov av tjänster, för ökad bemanning, överstiger enligt min bedömning de besparingar som föreslagen rutin skulle kunna ge genom upptäckter av eventuella felaktiga löneutbetalningar. KPMG förslag är således inte rimligt. "Logglistor på förändringar av grunduppgifter i basregistren bör köras fram beträffande vissa fasta registeruppgifter. Dessa bör sedan stämmas av med enhetschef/arbetsledare på respektive ansvar för att minimera risken för att oriktiga uppgifter registreras i lönesystemet. Detta är ett viktigt kontrollmoment då förändringar gällande grunduppgifter i basregister kan få betydande konsekvenser." Kommentar: För närvarande används inte logglistor för uppföljning och kontroll beträffande förändringar i vissa registeruppgifter. Enheten har erfarit att systemleverantören Aditro efter begäran kan tillhandahålla sådana logguppgifter. Efter att enheten av KPMG har uppmärksammats om möjligheten, så avser enheten pröva om rutinmässiga logglistor är funktionella jämte sedvanliga kontroll- och analyslistor för att ännu mer öka säkerheten avseende riktiga registeruppgifter och i dess förlängning -minska risken ännu mer för felaktiga löneutbetalningar. "Vi anser att kommunen bör tillse att det införs en begränsning av hur lång tid efter en anställnings upphörande som det går att göra en löneutbetalning. Detta skulle minimera risken för oavsiktliga och avsiktliga utbetalningar av lön till ej anställda personer." Kommentar: När det gäller visstidsanställningar så följs de kontinuerligt upp i bevakningslistor och de avslutas manuellt av löneassistenterna efter åsatt avslutningsdatum samt att de slutregleras vid efterföljande månad. Löneutbetalning sker inte därefter. Tillsvidare anställningar, som löper tillsvidare utan avbrott avslutas först efter att löneassistenterna har fått ett skriftligt besked om att en anställning ska upphöra, genom eget entledigande eller uppsägning. Det innebär att om löneassistenterna inte med skriftligt besked har meddelats om en anställning som ska upphöra, så finns det en viss risk för att en lön felaktigt kan utbetalas under en tid till en person som inte längre är anställd. Enhetens bedömning är dock att verksamheterna med stöd av föreliggande krav på ekonomisk uppföljning bland annat över lönekostnaderna samt med hjälp av tillhandahållna kontroll- och

3 3 analyslistor, förmår att kontrollera att löneutbetalningar inte fortsätter och felaktigt utbetalas till personer som inte längre är anställda. 2. Löpande tidrapportering och lönekörningar "Kommunen använder sig till stora delar av ett självservicesystem. I detta system anger de anställda själva, om de haft någon avvikelse från ordinarie arbetstid. I självservicesystemet behöver ej enhetschef/arbetsledare attestera tjänstgöringsrapporten om det inte har varit några avvikelser från ordinarie schema. För att stärka kontrollen bör det finnas någon typ av varning som enhetschefen får, exempelvis att systemet varnar om en anställd inte gjort några avvikelser på ett visst antal månader." Kommentar: För närvarande finns det ingen funktion inbyggd i lönesystemet som ger en varning eller motsvarande, för om en medarbetare inte har registrerat avvikelser på ett visst antal månader. I samverkan under nätverks och användarmöten har enheten tillsammans med andra kommuner framfört behovet av en sådan funktion. Förhoppningen är att systemleverantören tillgodoser behovet och snarast modifierar programfunktionen. Bedömningen är att kommunen fram tills det att modifieringen är införd måste kalkylera med risken att enstaka lönehändelser inte registreras som sig bör, att det inte uppmärksammas av arbetsledare, och att det kan leda till felaktiga löneutbetalningar. "För att ytterliggare förstärka den interna kontrollen kan personalhandläggarna stickprovsvis gå igenom varandras preliminära lönelistor." Kommentar: Att löneassistenterna stickprovsvis går igenom varandras preliminära lönelistor innebär ett oönskat merarbete vars effekt bedöms som osäker. Enheten ser som alternativ att de av lönesystemet genererade "kontroll- och fellistor" och egna checklistor som till exempel fångar upp orimliga utbetalningar eller ger indikation på andra felaktiga utbetalningar eller vanligt förekommande felaktigheter, mer än väl torde uppfylla kraven på kontroll före löneutbetalningarna verkställs. "Kontroll- eller analyslistan som skickas till enhetscheferna/arbetsledarna varje månad bör attesteras och returneras till personalhandläggarna." Kommentar: Enheten förstår inte förslaget syfte. "Självservicesystemet som håller på att införas i hela organisationen upplevs av personalen på lönekontoret som bra. Skriftlig dokumentation över tillvägagångssätt i systemet saknas. Vi

4 4 rekommenderar att behovet analyseras, så att relevant dokumentation kan tas fram." Kommentar: KPMG riktar uppmärksamhet på ett problemområde. När medarbetare och arbetsledare utbildas i systemets självservicefunktion så får de också vid utbildningstillfället nödvändig dokumentation på papper. Dokumentationen är en manual, en handhavandebeskrivning för systemets arbetstagar- eller arbetsledarroll. Samma dokumentation finns inbyggt digitalt och lättillgängligt i systemets hjälpfunktion. Emellertid så har enheten erfarit att tillhandahållen dokumentation inte används i tillräcklig omfattning, troligen för att den är alltför omfattande. Det föreligger därför ett stort behov av att utarbeta och tillhandahålla tydliga, enkla och översiktliga "lathundar" för hantering av de mest förekommande händelserna som är aktuella för medarbetare och arbetsledare. Vidare behöver det också kommuniceras tydligare om vem som ska göra vad i systemet, medarbetaren eller arbetsledaren eller löneassistenterna. En viktig del i detta är att enheten planerar och genomför ytterligare utbildningstillfällen för chefer och arbetsledare i systemets arbetsledarroll. 3. Systemgenererade kontroller "Lönesystemet (Aditro) fungerar enligt personalen på lönekontoret tillfredställande. Till en början då det infördes, (oktober 2003) var det en del svårigheter att bemästra det. Men efterhand som systemet har uppdaterats och handhavandet utvecklats, så fungerar det idag bra. Kommunen ingår i ett nätverk med andra kommuner som använder samma system och utbyter erfarenheter med dem." Kommentar: Enhetens målsättning är att genom kontinuerlig utveckling öka kunskaperna om systemet, dess handhavande samt av kvalitetssäkra de viktigaste delprocesserna ingående i lönerutinen. Det är viktigt i sammanhanget att verksamheternas alla systemanvändare, både medarbetare och arbetsledare, har samma förhållningssätt. Ytterst vilar ansvaret för en korrekt utbetald lön på medarbetaren som ska registrera avvikelser utifrån ett fastlagt schema, och arbetsledare som ska kontrollera, följa upp och bevilja eller avstyrka medarbetarens uppgifter. Löneassistenterna ska ge råd och stöd för användandet, utbilda och fortbilda användare samt utföra nödvändiga kontroller innan löneutbetalningarna verkställs. "Systemets lagringsstorlek bedöms av personal vara tillfredställande, vilket är viktigt så att all historik kan sparas och plockas fram vid behov."

5 5 Kommentar: Det är viktigt att förstå att information som tidigare funnits på papper, attesterats och arkiverats, nu och i ökande grad endast sparas digitalt i systemet. Det ställer krav på att alla användare registrerar rätt information inklusive tilläggsinformation för framtida spårbarhet och förståelse för vad uppgifterna avsåg. Min sammanfattning KPMG revisionsrapport - Granskning av lönerutinerna, december 2007, visar att personalenhetens lönefunktions kunskaper om lönesystemets funktioner och möjligheter är goda och att lönerutinen i allt väsentligt fungerar bra samt att den interna kontrollen fungerar tillfredställande. Utifrån KPMG förslag så bör enheten pröva införa en rutin där löneassistenterna dubbelkontrollerar varandras registrering av nyanställdas grunduppgifter. Enheten bör snarast undersöka möjligheterna att införa en rutin genom att med systemleverantörens logglistor kontrollera ändringar i anställdas grunduppgifter. Vidare är det av högsta angelägenhetsgrad att enheten snarast utarbetar ny dokumentation liknande översiktliga "lathundar" för hantering av de mest förekommande händelserna som är aktuella för medarbetare och arbetsledare. Enheten behöver stöd med att det inom hela förvaltningen tydligare kommuniceras om vem som ska göra vad i systemet, medarbetaren eller arbetsledaren eller löneassistenterna. I det sammanhanget behöver det förtydligas var de tänkta effektiviseringsvinsterna, genom användande av systemet, ska erhållas. Vid personalenheten eller ute vid verksamheterna. Enheten måste snarast planera och genomföra ytterligare utbildningstillfällen för chefer och arbetsledare avseende systemets arbetsledarroll. Enhetens måste säkerställa och fortsätta utveckla kunskaperna om systemets funktioner och möjligheter, särskilt systemförvaltningen är av avgörande vikt. Fortsatt deltagande i utbildningar och medverkan i nätverk och anordnade användarträffar i syfte att öka kompetensen och för att utveckla systemanvändandet. Beslutsförslag Jag föreslår att Kommunstyrelsen till revisorerna yttrar att Kommunstyrelsen noterar att KPMG revisionsrapport - Granskning av lönerutinerna, december 2007, visar att personalenhetens

6 6 lönefunktions kunskaper om lönesystemets funktioner och möjligheter är goda och att lönerutinen i allt väsentligt fungerar bra samt att den interna kontrollen fungerar tillfredställande. Samt att Kommunstyrelsen uppdrar till personalchefen: Att utifrån KPMG förslag, så bör enheten pröva införa en rutin där löneassistenterna dubbelkontrollerar varandras registrering av nyanställdas grunduppgifter. Att enheten snarast bör undersöka möjligheterna att införa en rutin genom att med systemleverantörens logglistor kontrollera ändringar i anställdas grunduppgifter. Att enheten då det är av högsta angelägenhetsgrad snarast utarbetar ny dokumentation liknande översiktliga "lathundar" för hantering av de mest förekommande händelserna som är aktuella för medarbetare och arbetsledare. Att enhetens behov av stöd med att det inom hela förvaltningen tydligare kommuniceras om vem som ska göra vad i systemet, medarbetaren eller arbetsledaren eller löneassistenterna, ska hanteras inom förvaltningsorganisationen. I det sammanhanget ska det förtydligas att de tänkta effektiviseringsvinsterna, genom användande av systemet, ska erhållas vid personalenheten. Att enheten snarast planerar och genomföra ytterligare utbildningstillfällen för chefer och arbetsledare avseende systemets arbetsledarroll. Att enhetens säkerställer och fortsätter att utveckla kunskaperna om systemets funktioner och möjligheter, särskilt systemförvaltningen är av avgörande vikt. Att enheten fortsätter planera för deltagande i utbildningar och medverkan i nätverk och anordnade användarträffar i syfte att öka kompetensen och för att utveckla systemanvändandet.