Protokoll styrelsemöte

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Protokoll styrelsemöte"

Gunnel Engström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Protokoll styrelsemöte Datum: , Plats: Uppsala Hund och Aktivitetscenter, Uppsala Närvarande: Denise Persson, Yvonne Höglund, Emma Wallin, Puck Simenstad & Marie Fogelquist 1. Mötet öppnas 2. Denise Persson väljs som justerare 3. Dagordningen godkänns 4. Föregående protokoll läggs till handlingarna Inte åtgärdat a) Linda ska lägga till flera mailadresser samt maila inloggningsuppgifter. Åtgärd: Marie mailar Hundpoolen. Åtgärdat b) Lotta har träffat representant från Studiefrämjandet som vill bistå med lokaler, gratis kurs i föreningsteknik och ekonomisk kompensation för kultursammankomster. Punkten bordläggs till nästa. c) Lotta har pratat med Hundstallet som var väldigt intresserande under förutsättning att det är kostnadsfritt. Lotta och Puck kommer att åka till Hundstallet för att diskutera upplägget (träna upp instruktörer, träna upp volontärer, observera under kurser utan hund). Ett förslag är att SNWK står för reseersättning för de Nose Work instruktörer som håller kurs på Hundstallet. 5. Inga beslut har fattats av AU mellan styrelsemöten 6. Inkomna skrivelser och rapporter a) Hundens dag, Catarina Ahlberg, Bohus fästning Den första maj anordnas Hundens dag på Bohus fästning. Catarina Ahlberg har mailat styrelsen med frågan om SNWK vill vara med som aktivitet eller utställare.

2 Marie återkopplar till Catarina med fråga om kostnader, vad SNWK förväntas bidra med och tidsåtgång. b) Lucianosen Michael Hedman har informerat klubben muntligen att Nose Work tävling planeras i samverkan SNWK i samband med Musikhjälpen Lotta och Denise återkopplar till Michael med information om att arbetet med att ta fram underlag för samarrangemang är påbörjat. c) Avtalsanslutning till SKK Marie har träffat Per- Inge Johansson, föreningenskommitteens ordförande, SKK. Besked kring avtalsanslutning väntas den 17 februari. Om SNWK accepteras som en avtalsansluten klubb kommer SKK att agera mentor under två år. Om SNWK antas som avtalsansluten klubb till SKK behöver SNWK anpassa sina stadgar efter SKKs typstadgar för klubbar inom SKK- organisationen. d) Förfrågan om auktorisation av HundCampus att utbilda instruktörer HundCampus har inkommit med förfrågan om att auktoriseras som utbildare av instruktörer och tävlande i Nose Work. Lotta återkopplar till Björn Reimers och informerar om att en arbetsgrupp för att behandla denna fråga är tillsatt med målsättning att ta fram ett underlag för beslut. 7. Inga utgående skrivelser och rapporter 8. Samtal med Nina Grönlund med flera med anledning av inkommen skrivelse Styrelsen hälsar Jasmine Stavenow, Elin Rosén, Nina Grönlund, Anna Sjöstedt, Gittan Mikaelssson, Katarina Thor, Susann Kärvestedt, Annika Nolin och Maria Blomberg välkomna till mötet. Viktoria Ahl är med på telefon. Katrin Idås har meddelat styrelsen att hon har gått ur gruppen. Mötet diskuterar huvudsakligen följande fyra punkter: a) Diskussion om arbetsgruppen för hundmässan på Stora Stockholm Mötet diskuterade de frågor som gruppen framställs. Följande förslag framkom och beslutades: Skriftlig arbetsbeskrivning för arbetsgrupper skall tas fram (Emma)

3 Inkomma med förslag om arbetsgrupp för medlemsvård till styrelsen (Viktoria) Riktlinjer kring kommunikation via Facebook: Facebook grupper används för information inom arbetsgruppen. Kommunikation med kontaktperson från styrelsen sker via mail eller telefon. Den medlem som är kontaktansvarig i arbetsgruppen ansvarar för att förmedla information till resterande arbetsgruppsmedlemmar. Kontaktansvarig är även admin för eventuell Facebookgrupp och ansvarig för att kommunikation inom gruppen sker utifrån ömsesidig respekt och positiv förstärkning. Styrelsen anser att det är av stor vikt att tonen mellan deltagarna i en Facebbook grupp ska vara vänlig och trevlig. Om så inte sker, har admin behörighet att vidta åtgärder såsom att kontakta personer enskilt. b) Oklarheter kring styrelse/interim styrelse Marie beskriver att hon har pratat med Jan Hugosson. Jan anser att föreningen har bildats enligt föreskrivna regelverket, vilket betyder att styrelsen är en styrelse samt att de stadgar som antogs vid det konstituerande mötet är giltiga. c) Är vi en ideell eller ekonomisk förening? Klubben är en ideell förening, utan momsplikt. Mötet diskuterar att det är viktigt att vara tydlig med vilka som är med vid beslut där det finns egenintressen. Mötet beslutar följande punkter: Information skall utgå till medlemmarna om att medlemsavgiften ser ut som att den innehåller moms, vilket den inte gör utan är ett tekniskt misstag från Din kurs som skickar ut kvitton på avgiften. d) Kontaktuppgifter till styrelsen Kontaktuppgifter till styrelsen efterfrågas. Telefonnummer till ordförande ska finnas med på bekräftelse av medlem samt på inloggningsskyddade medlemssidor. 9. Ekonomi (kassören berättar) Lena kassör, berättar att klubben har ca kr. Klubben har idag 222 medlemmar. Betalningar för tröjor från uppvisningsgruppen har inkommit. De visningsexemplar som köpts in (västar, tröjor) är en kostnad för klubben, och kan användas vid framtida evenemang. 10. Kommittéer och sektorer (Bilaga 1) Mötet bordlägger genomgång av arbetsgrupper till nästa möte.

4 Mötet beslutar att Ta fram måldokument arbetsgrupp och informationsblad om vad deltagande i en arbetsgrupp innebär (Emma). 11. Förberedelser inför årsmötet Marie har haft kontkat med Jan Hugosson, lärare i föreningsteknik angående föreningens tillkomst, med anledning av skrivelse från medlemmar. Jan menar att SNWK är startad på korrekt sätt, samt att det konstituerande styrelse mötet som hölls den är att betrakta som förenings första årsmöte. Vid detta möte startades föreningen, antogs föreningens namn samt stadgar. En styrelse valdes och annat som hörs till ett konstituerande årsmöte. a) Uppgifter till revisor Lena gör ett bokslut inför årsmötet som skickas till revisor enligt tidsramar angivna i klubbens stadgar. Emma (sekreterare) skickar kopior på protokoll till revisor. Marie (ordförande) skickar medlemsregister till revisor. b) Stadgarna Förslag på stadgeändringar: instifta posten vice ordförande; bekräfta namnändring. c) Valberedningen Maria Edelton, Kicki Löf och Nell Ray har tackat ja till att ingå i valberedningen. Åsa Tova Bergh har tackat nej. Marie kontaktar valberedningen (Maria Edelton, Nell Ray) och en till person (Kicki Löf) och informerar om valberedningens uppdrag. d) Kallelse Kallelse till årsmötet utformas. Skicka kallelse till årsmötet via Din kurs så att mailat med säkerhet kommer fram. 12. Övriga frågor a) Domararvode + arvode tävlingsfunktionärer Mötet diskuterar och beslutar att använda samma arvodesnivåer gällande domare som SKK. Mötet beslutar att följa SKKs nivåer, det vill säga: Domare: 400 kr/dag + reseersättning (18.50 kr/mil)

5 Tävlingsledare: 400 kr/dag + reseersättning (18.50 kr/mil) Tävlingssekreterare: 400 kr/dag + reseersättning (18.50 kr/mil) b) Ska dokument på hemsidan vara tillgängliga för alla? Vissa sidor är endast tillgängliga för medlemmar. c) Regeldokument doftprov Puck har utformat ett dokument som anger hur doftprov ska utföras för att resultaten ska kunna registreras under SNWK. Mötet beslutar att dokumentet Regler och kvalitetssäkring för utförande av Doftprov inom Svenska Nose Work Klubben" gäller för samtliga DP som utförs efter den 1 februari Puck uppdaterar hemsidan samt aktuella dokument. d) Information om arbetet med instruktörsutbildning Uppstartsmöte har hållits och nytt möte bokat. e) Samarrangemang Lotta och Denise jobbar med att ta fram underlag för samarrangemang. f) Information om Nose Work kurser på hemsidan (kommande kurser, tävlingar, DP) Mötet diskuterar hur vi ska kunna erbjuda våra medlemmar kan annonsera kurser, tävlingar och doftprov på klubbens hemsida. Punkten bordläggs till nästa möte. g) Information om vad medlemsavgifter går till Mötet diskuterar och beslutar att medlemsavgiften ska användas. Reseersättning för att ta sig till/från styrelsemöten (Bil: kr/mil). Trycksaker Annonser/dekaler Administrering (Din Kurs, hemsida) Bankgiro Utskick 13. Nästa möte , Pontonjärsgatan 31, Stockholm. 14. Mötet avslutas Emma Wallin Mötessekreterare Denise Persson Justerare

Relevanta dokument

Protokoll styrelsemöte

Protokoll styrelsemöte Datum: 150407 Plats: Pontonjärsgatan 31, Stockholm Närvarande: Marie Fogelquist, Bo Edoff, Lotta Bauer, Emma Wallin (Skype), Karin Pennerborn, Adam Hübinette, Johanna Jonsson (Skype).