Årsredovisning för ideella föreningen Svenskt Projektforum

Transkript

1 Stockholm Årsredovisning för ideella föreningen Svenskt Projektforum Organisationsnummer: Räkenskapsåret Innehållsförteckning Sida 1 Inledning 1 2 Medlemskap i föreningen 1 3 IPMA Certifiering 1 4 IPMA Registrering 3 5 Samarbeten 3 6 Medlemskap i internationella organisationer 3 7 Nätverk 4 8 Arrangemang 4 9 Media och kommunikation 4 10 Publikationer 5 11 Mentorprogram 6 12 Rabatter 6 13 Marknadsföring 6 14 Organisation, ekonomi och administration 6 Flerårsöversikt 9 Resultatdisposition 9 Resultaträkning 10 Balansräkning 11 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 12 Redovisningsprinciper 13 Upplysningar till resultaträkningen 13 Upplysningar till balansräkningen 13 Underskrifter 15 Postadress: Besöksadress: Telefon E-post och webb: Bankgiro: Postgiro: Box 3395 Kammakargatan info@projektforum.se Stockholm Stockholm Samarbetsforum i Norden

2 Stockholm Inledning Svenskt Projektforum har haft ett innehållsrikt och tufft år med stora utmaningar. Vår största utvecklingspotential finner vi i efterverkningarna från Nordnet där vi skapat en stark inkörsport till helt nya målgrupper. Vår satsning under året på en helt ny web-plattform har gett oss ett modernt skalbart verktyg med minskade driftskostnader. Våra medlemmar kan idag i större utsträckning följa oss på webben och även på våra event virtuellt. Även i år har vi gett ut Projektvärlden 4 gånger. En lång och givande debatt på LinkedIn under våren ökade intresset för Projektverktygsdagen som i år var mycket välbesökt. Höstens event Projektforum2011 var mycket uppskattat av eventdeltagarna som även kunde delta i ett fysiskt besök i projekt Citybanans tunnlar. Antalet IPMA Certifieringar fortsätter att ligga på samma höga nivå som under En svag tendens med färre godkända kandidater ställer större krav på än tydligare instruktioner och mer pedagogisk information. IPMA Registrering, ett system för att verifiera innehåll i utbildningar, introducerades under hösten 2010 med en pilotomgång som avslutades i början av Medlemskap i föreningen Föreningen har 1593 betalande medlemmar och 10 hedersmedlemmar. Utöver dessa finns även en mängd medlemmar på kostnadsfria vän-medlemskap, assessorsmedlemmar samt followers på LinkedIn och Facebook. Ingalill Abrahamsson ansvarar för administrationen av medlemsregister med kontaktuppgifter. 3 IPMA Certifiering Intresset för certifiering är stabilt under Genom 39 omgångar har sammanlagt 433 kandidater hanterats vara 310 kandidater blivit godkända. Antal godkända certifieringar 2011 Nivå A: 0 person Nivå B: 15 personer Nivå C: 95 personer Nivå D: 200 personer Under året genomfördes både öppna informationsmöten i Malmö, Stockholm och Göteborg samt flera företagsinterna. Utöver detta genomfördes ett flertal interna presentationsseminarier om certifiering hos olika företag och organisationer. Trenden pekar på att antalet recertifieringar minskar år från år. Under året recertifierades 19 st på nivå B och C, vilket ska jämföras med exempelvis 69 st recertifierade under år Miranda Abrahamsson och Karin Berntsson ansvarar för administrationen av certifieringsverksamheten och koordinerar alla tillfällen med kandidater, assessorer, lokaler och dokumentation på Projectplace. Inom certifieringsverksamheten finns olika funktioner och roller, vilka beskrivs i korthet i efterföljande rubriker: 1

3 3.1 Strategiska ledningsgruppen Stockholm Strategiska ledningsgruppen ansvarar för att övervaka, utvärdera, förbättra och utveckla certifieringsverksamheten. Gruppen har fem medlemmar: Två medlemmar från SPF styrelse, SPF administrativa chef, en representant för assessorerna samt certifieringsansvarig. Gruppen har haft 7 protokollförda möten under året. 3.2 Utvecklingsgruppen Utvecklingsgruppen (Scheme Committee) utarbetar rekommendationer för underhåll och utveckling av certifieringsverksamheten. Medlemmarna i utvecklingsgruppen representerar viktiga intressenter till certifieringssystemet. Gruppen har för närvarande sju medlemmar. Gruppen har haft två möten under året. 3.3 Överklagandenämnden Överklagandenämnden behandlar överklaganden från kandidater. Nämnden har tre medlemmar. Under året har tre överklaganden behandlats (en för nivå B samt två för nivå C), samtliga blev avslagna. 3.4 Operativa ledningsgruppen Operativa ledningsgruppen fattar beslut i operativa frågor. Operativa ledningsgruppen består av SPF administrativa chef, kanslipersonalen samt certifieringsansvarig. 3.5 Assessorer Assessorer bedömer kandidater samt rekommenderar godkännande eller underkännande. Under året har tre assessorer avgått samt sju assessorskandidater rekryterats. Antal assessorer är 25. Under året har tre utbildningstillfällen för assessorer arrangerats. 3.6 Certifieringsansvarig Certifieringsansvarig godkänner respektive underkänner kandidater baserat på assessorernas rekommendationer. Förberedelse för att dela upp certifieringsansvaret på två personer påbörjades under året. 3.7 IPMA Certification Systems Panel (CSP) CSP är ett forum för utbyte av erfarenheter och metoder samt är en referensgrupp för IPMA Certification Validation Management Board (CVMB). CSP möts två gånger om året, i mars och september. Certifieringsansvarig har representerat SPF vid CSP möten under året. 3.8 IPMA Utveckling Utveckling av IPMA Certification Regulations and Guidelines (ICRG) och IPMA Competence Baseline (ICB) pågår. Tre assessorer representerade SPF på det första mötet i september i Dublin samt i efterföljande telefonmöten. Utveckling av en gemensam databas för provfrågor inom IPMA pågår. En assessor representerar SPF i det skandinaviska pilotprojektet. 3.9 IPMA Validering IPMA granskar alla medlemsföreningars certifieringsverksamheter med 5 års intervall. En sådan granskning kallas validering och är en kvalitetsrevision, jämförbar med t ex revision mot kraven i ISO IPMA representeras då av två validatorer från olika länder. 2

4 Stockholm Validatorerna utarbetar en rapport baserad på sina observationer. Rapporten innehåller bland annat validatorernas rekommendation om den granskade verksamheten ska godkännas eller inte. Rapporten diskuteras sedan i IPMAs Certification Validation Management Board (CVMB), som godkänner eller underkänner valideringen. IPMAs validatorer Gilles Caupin från Frankrike och Werner Schmehr från Tyskland granskade Svenskt Projektforums certifieringsverksamhet under två dagar i slutet av maj. IPMA CVMB har godkänt valideringen av Svenskt Projektforums certifieringsverksamhet. Som bevis på detta överlämnades ett valideringscertifikat på IPMA-mötet i Drammen i slutet av september. 4 IPMA Registrering Ett system för verifiering av innehållet i projektledarutbildningar med referens till IPMAs ramverk för projektledarkompetens har införts. Målet är att skapa underlag för bättre projektledarutbildningar och tydligare information vid upphandlingar. En första pilot med 10 st ledande utbildningsleverantörer påbörjades hösten 2010 och avslutades under våren Samarbeten 5.1 Svenska ProjektAkademien Svenskt Projektforum och Svenska ProjektAkademien samarbetar kring offentliggörandet av årets projektledare. Intresse finns kring att ytterligare utöka samarbetet mellan de båda föreningarna. 5.2 Skandinaviskt samarbete Danmark, Norge och Sverige samarbetar i certifieringsfrågor, bland annat beträffande certifiering på engelska samt genom utbyte av assessorer. Under året har tre skandinaviska samordningsmöten hållits. Certifieringsansvarig har representerat föreningen vid dessa möten. 6 Medlemskap i internationella organisationer Svenskt Projektforum är medlem i International Project Management Association, IPMA, samt NORDNET, som består av de nordiska systerorganisationerna inom IPMA. Medlemskap i dessa organisationer ger medlemmarna möjligheter att delta i evenemang på den internationella arenan för att knyta kontakter, utbyta erfarenheter och ungås med kollegor. 6.1 International Project Management Association, IPMA IPMA är en paraplyorganisation för drygt 50 nationella projektledarföreningar på alla jordens kontinenter. Svenskt Projektforum deltar aktivt i det internationella nätverket och ordförande/t.f. ordförande och föreningsdirektör har närvarat vid IPMAs beslutsmöten bla Council of Delegates och World Congress. IPMA Advanced Courses genomfördes i Danmark i mars med 4 svenska deltagare. IPMA World Congress 2011 genomfördes i Brisbane, Australien i november. IPMA Registrering har introducerats i ett knappt 10-tal länder med återkommande avstämningar där Svenskt Projektforum driver på utvecklingen aktivt. IPMA Certifiering vidareutvecklas med insatser från flera länder där Håkan Sjöholm arbetar aktivt som representant från Svenskt Projektforum. För mer info om IPMAs internationella arbete, se 3

5 6.2 Nordnet Stockholm Sverige stod under 2011 som arrangör för Nordnet. Ambitionen med Nordnet har varit att försöka hitta /skapa gemensamma nämnare mellan de nordiska länderna. SPF har med årets arrangemang, som hette "Nordiskt Forum för Stora projekt" verkligen försökt att bidra till denna ambition. Innehållet var tydligt nordiskt med inslag av internationell kryddning, mer än hälften av föreläsningarna var också på engelska vilket möjliggjorde förståelse oavsett nationstillhörighet. Det svenska arrangemanget var dessutom förlagt till Göteborg, vilket underlättade för vissa av våra grannländer och gjorde att SPF för första gången hade sitt största evenemang utanför Stockholm. "Nordiskt Forum för Stora projekt" var också ett försök att visa upp SPF för en delvis ny och "svårflörtad" målgrupp, bygg, infra- och anläggningsprojekt, samtliga sektorer med minimal representation i SPF och i certifieringssammanhang. Arrangemanget innehöll fyra olika temaspår och drog cirka 400 deltagare, det var också ett försök till samarbete med andra aktörer med liknande agendor (Chalmers, CMB och Interreg projektet Fliba). Ambitionen är att arrangemanget skall kunna "turnera runt" bland våra nordiska grannländer (plan för ett arrangemang i Norge 2012 pågår) och därmed bli såväl en katalysator för ett ökat nordiskt samarbetet samt för en ökad marknadsföring mot den sektor som hanterar majoriteten av de nordiska projektbudgetarna. För mer info, se 7 Nätverk Det finns ett antal nätverk som presenteras på Svenskt Projektforums webbplats. Nätverken är helt behovsstyrda och startas av enskilda medlemmar. För att göra det enklare att starta och underhålla nätverk har kansliet enkla rutiner för planering, inbjudan och genomförande. Aktiva nätverk under året har varit myndighetsnätverket, nätverk projektstyrning, projektledningsnätverket tillsammans med Västsvenska handelskammaren i Göteborg samt nätverk ABC för IPMA-certifierade. 8 Arrangemang Föreningen har under 2011 arrangerat Projektverktygsdagen2011under våren med 230 deltagare. Under hösten arrangerades både Nordnet med 312 deltagare samt Projektforum2011 med 223 deltagare. Ett flertal seminarier har hållits, däribland Nya standarder i projekt. Det seminariet, tillsammans med övriga evenemang, informationsseminarier och nätverksträffar besöktes av totalt runt 150 personer. 9 Media och kommunikation 9.1 Nyheter/medlemsbrev Nyhetsbrev och medlemsutskick har fortsatt att vara en viktig kanal för att driva trafik till webbplatsen, hålla medlemmarna informerade om föreningens aktiviteter och få deltagare till föreningens evenemang. Under 2011 skickades i snitt två nyhetsbrev i månaden. Utöver nyhetsbreven användes mejlutskick till att t ex distribuera deltagarbiljetter för event etc. Svenskt Projektforum använder verktyget MailChimp för utskick och uppföljning. Verktyget är integrerat med projektforum.se samt CRM-systemet. 9.2 Webbplatser I slutet av september 2011 lanserades nya projektforum.se på opensource-plattformen Wordpress. Syftet var bl a att dra ner på driftskostnader, få ett modernt skalbart verktyg, att bli den främsta kunskapskällan för projektintresserade och ge en signal att föreningen ligger i framkant vad gäller webbnärvaro. Antalet besök med mobila enheter ökar och därför är nya projektforum.se även anpassad för dessa med hjälp av responsiv design. Via personlig inloggning får medlemmar tillgång till extra artiklar och kan t ex söka i Svensk Projektterminologi. Webbplatsen är även integrerad med föreningens medlemsregister. 4

6 Stockholm I anslutning till nya projektforum.se har också kampanjwebbplatser för föreningens olika events producerats, även dessa i gratisverktyget Wordpress. Syftet har bl a varit att förbättra kommunikationen med presumtiva och redan anmäla deltagare på event, att stärka respektive events och föreningens varumärke samt kunna framhäva evenemangen mer effektivt i andra kanaler, t ex tryckmaterial och sökmotorer. Webbplatserna mäts och följs upp med hjälp av verktyget Google Analytics. 9.3 Sociala medier Föreningen har fortsatt att vara aktiv i sociala medier. Mest framgångsrik har föreningens Linkedin-grupp varit. Den hade vid årets slut ca 2000 medlemmar och innehåller alltid färska inlägg och diskussionstrådar. Den är tillsammans med nyhetsbrev och webbplatser även en viktig kanal för att få deltagare till seminarier och events. Antalet medlemmar i gruppen ökar stadigt. På Facebook har föreningen ca 400 personer som följer verksamheten. Separata Facebook-appar har tagits fram för att framhäva nyckeldelar av webbnärvaron och verksamheten, t ex info om IPMAcertifiering, föreningen som sådan, videoklipp och nyhetsbrev. På Twitter har föreningen ca 160 personer som följer verksamheten. Via Twitter har vi t ex liverapporterat från event och kommunicerat med eventdeltagare. På Bambuser har föreningen sänt video live från event och seminarier, ett sätt att nå ut även till medlemmar som t ex pga geografisk avskildhet eller liknande inte kunnat delta. Alla ovanstående kanaler knyts ihop på projektforum.se och bidrar även till att föreningens varumärke syns tydligt i sökmotorer. 9.4 IT-strategi Under 2011 gick föreningens operativa verksamhet över till att använda gratisverktyget Google Apps. Syftet var bl a att sänka drift/supportkostnader för IT-tjänster, att bli plattformsoberoende och på så sätt öka tillgängligheten för olika tjänster för användarna. Tidningen Projektvärlden Föreningens tidning Projektvärlden ges ut fyra gånger om året med tidningen Chef bifogad. Två nummer med vardera exemplar samdistribueras med tidningen Chef inför de stora arrangemangen och 2 nummer till medlemmar med en upplaga om 3 000, totalt en spridning på tidningar. Tidningen distribueras även till kunder, styrelse, förlag etc. Tidningen är mycket uppskattad av läsare och annonsörer. Intresset har varit stort för att boka in annonser i kombination med annons på webbplatsen. Innehållet i tidningen är beroende av bidrag från medlemmar och andra för att spegla idéutvecklingen inom projektledning och projektstyrning samt olika aktiviteter. 10 Publikationer 10.1 Kompetens i Projekt, KiP Kompetens i Projektledning, KiP, är den svenska översättningen av NCB och utgör den svenska referensramen för utvärdering av kompetens i projektledning. Den används huvudsakligen i samband med certifiering av projektledare men även som underlag för utveckling av kursinnehåll. KiP kan beställas på Svenskt Projektforums webbplats. C:a 164 KiP:ar har sålts utöver de som distribueras vid certifiering. Under året reviderades KiP:en med ett helt nytt avsnitt om beteende. 5

7 10.2 Competencies in Project Management Stockholm Competencies in Project Management är den engelskspråkiga motsvarigheten till KiP, en engelsk version av IPMAs referensram som har undertiteln National Competence Baseline for Scandinavia, NCB, som är gemensam för Danmark, Norge och Sverige. Competencies in Project Management kan beställas på Svenskt Projektforums webbplats Svensk ProjektTerminologi SPT är en ordlista med termer, begrepp och förkortningar inom projektledningsområdet, på svenska och engelska. SPT finns tillgänglig för medlemmar på Svenskt Projektforums webbplats. Ambitionen att kunna publicera ordlistan som en delmängd av Rikstermbanken har åter utforskats men finansiering saknas ännu Litteratur Ett antal böcker om projektledning presenteras på Svenskt Projektforums webbplats och beställningar förmedlas till respektive förlag eller författare för betalning och leverans. 11 Mentorprogram Under 2011 har inget mentorprogram genomförts i Svenskt Projektforums regi. 12 Rabatter Företag kan på Svenskt Projektforums webbplats erbjuda rabatter på olika produkter och tjänster, såsom böcker och kurser, till Svenskt Projektforums medlemmar som utgör en intressant och specifik målgrupp. 13 Marknadsföring Marknadsföringen har fokuserats för att göra Svenskt Projektforum och IPMA-certifieringen än mer känt. Vi har ett etablerat samarbete med Tidningen Chef och Utbildning.se som mediapartner i anslutning till våra arrangemang. Dessa kontakter har resulterat i både mediautrymme och idéer som lett till spännande innehåll i olika evenemang. 14 Organisation, ekonomi och administration 14.1 Styrelsen Styrelsen har bestått av följande personer efter årsmötet våren Ordinarie ledamöter Henrik Engdahl, ordförande fram till augusti 2011 Anders Sandberg, vice ordförande samt t.f. ordförande från augusti 2011 Helena Olofsson, kassör Elias Norojarvi Karin Bredin Pia Loinder Susanne von Sydow Beatrice Silow, utsågs till ordinarie ledamot i augusti 2011 när Henrik Engdahl avgått 6

8 Stockholm Suppleanter Vakans från augusti 2011 då Beatrice Silow utsågs till ordinarie ledamot Berit Lindholm Ellinor Brovall Marie Börtin Hultström Styrelsen har haft ett konstituerande och 10 ordinarie styrelsemöten, varav ett i samband med en heldags konferens om föreningens strategiska mål Ekonomi Resultatet för 2011 når inte upp årets planlagda budget. Föreningens omsättning kommer till största delen från certifieringsverksamheten. Personalomsättningen inom certifieringen har under året påverkat kostnadsbudgeten i större utsträckning än planerat. Övriga personalförändringar inom kansliet har också bidragit till slutresultatet. Satsningen på Nordnet var planerat med en positivare budget än vad som blev resultatet. Vårt försök till satsning på IPMA Registreringen har inte givit det positiva resultat som vi räknat med i vår budget. Ekonomin är, trots ett negativt resultat, god och vi står alltjämt rustade för att klara föreningens ambition att växa inom nya områden Kansli och administration Sven Ringmar har arbetat som Föreningsdirektör fram till augusti Anders Sandberg, t.f. oavlönad verksamhetsansvarig från augusti Ingalill Abrahamsson, medlemsadministration och annonsförsäljning. Mikaela Andersson, föräldraledig från april Margareta Fagerstedt, vikarie certifieringskoordinator i perioden januari till augusti Mats Wall, webbredaktör och ansvarig för IT. Miranda Abrahamsson, administration deltid 60% fram till oktober 2011 och därefter som vikarierande certifieringsadministratör deltid 80%. Svenskt Projektforum har anlitat Kajsa Palmskog som redaktör för Projektvärlden, Agneta Brodin för bokföring samt Karin Berntsson som certifieringskoordinator från augusti

9 Stockholm Postadress: Besöksadress: Telefon E-post och webb: Bankgiro: Postgiro: Box 3395 Kammakargatan info@projektforum.se Stockholm Stockholm Samarbetsforum i Norden

10 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 9(15) Flerårsöversikt Nettoomsättning Resultat efter finansiella poster Soliditet, % Resultatdisposition Belopp i kr Styrelsen föreslår att till förfogande stående medel: balanserat resultat årets resultat Totalt disponeras för balanseras i ny räkning Summa

11 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 10(15) Resultaträkning Belopp i kr Not Rörelseintäkter, lagerförändring m.m. Nettoomsättning Övriga rörelseintäkter Summa rörelseintäkter, lagerförändring m.m Rörelsekostnader Direkta verksamhetskostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar Övriga rörelsekostnader -3 0 Summa rörelsekostnader Rörelseresultat Finansiella poster Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Räntekostnader och liknande resultatposter Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster Bokslutsdispositioner Förändring av periodiseringsfonder Summa bokslutsdispositioner Resultat före skatt Skatter Skatt på årets resultat Årets resultat

12 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 11(15) Balansräkning Belopp i kr Not TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer Summa materiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager m.m. Råvaror och förnödenheter Pågående arbete för annans räkning Summa varulager Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Kassa och bank Summa kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

13 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 12(15) Balansräkning Belopp i kr Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 3 Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa eget kapital Obeskattade reserver Periodiseringsfonder Summa obeskattade reserver Kortfristiga skulder Förskott från kunder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda säkerheter Panter och därmed jämförliga säkerheter som har ställts för egna skulder och avsättningar Checkräkningskredit limit Summa ställda säkerheter Ansvarsförbindelser Ansvarsförbindelser Inga Inga

14 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 13(15) Tilläggsupplysningar Redovisningsprinciper Årsredovisningen är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen och BFNAR allmänna råd. Redovisningsprinciperna är oförändrade i jämförelse med föregående år. Redovisning av tjänsteuppdrag Föreningen vinstavräknar, i enlighet med BFN's alternativregel i BFNAR 2003:3, utförda tjänsteuppdrag med fast pris när arbetet är avslutat. Upplysningar till resultaträkning Not 1 Anställda och personalkostnader Medelantalet anställda Män 2,0 2,0 Kvinnor 4,0 2,0 Totalt 6,0 4,0 Löner, andra ersättningar och sociala kostnader Styrelse och VD (varav tantiem) Övriga anställda Summa Sociala kostnader (varav pensionskostnader) Av företagets pensionskostnader avser (fg år ) gruppen företagets ledning (1(1) personer). Upplysningar till balansräkning Not 2 Inventarier, verktyg och installationer Ackumulerade anskaffningsvärden: -Vid årets början Avyttringar och utrangeringar Ackumulerade avskrivningar enligt plan: -Vid årets början Avyttringar och utrangeringar Årets avskrivning enligt plan enligt anskaffningsvärden Redovisat värde vid årets slut

15 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 14(15) Not 3 Eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Totalt fritt eget kapital Totalt eget kapital

16 Ideella Föreningen Svenskt Projektforum 15(15) Underskrifter Stockholm Anders Sandberg t.f. Ordförande Beatrice Silow Helena Olofsson Kassör Pia Loinder Elias Norojärvi Karin Bredin Susanne von Sydow Revisorspåteckning Min revisionsberättelse har lämnats Lena Normann Godkänd revisor