Protokoll. fört vid styrelsemöte #15 som ägde rum. Närvarande: Roller: Underskrifter:

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte #15 som ägde rum Närvarande: Roller: Underskrifter: Andreas Fredmer (Ordförande) Marcus Wiking (Vice ordförande) Malin Öhlin (Sekreterare) Simon Lundmark (Informationsansvarig) Övriga: Jimmy Bråthen (UBS) Charlotte Berglund (Skellefteå Kommun) Mötesordförande: Andreas Fredmer Sekreterare: Malin Öhlin Justerare: Simon Lundmark Charlotte Berglund Frånvarande: Gry Frölich (Kassör) Daniel Remen (Sexmästeriet) Julia Bergstedt, Simon Andersson (Valberedningen)

2 Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två mötesjusterare 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Förra mötets protokoll 7. Adjungeringar Rapporter 8. Ordförande informerar 9. Kassören informerar 10. UBS informerar 11. Sexmästeriet informerar 12. Valberedningen informerar Beslut 13. Datum för vårstämman Diskussion 14. Stadgeändringar 15. Bokförningskonsult 16. Matautomat 17. Sexmästeriet på styrelsemöten 18. Replokalen och Bansai 19. Överlämningen till nya styrelsen 20. Övriga frågor Avslutning 21. Nästa möte 22. Mötets avslutande

3 Formalia 1. Mötets öppnande Ordförande Andreas Fredmer förklarar mötet öppnat kl. 11: Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Malin Öhlin. 3. Val av två mötesjusterare Till mötesjusterare väljs Simon Lundmark och Charlotte Berglund. 4. Mötets behörighet Mötet förklaras behörigt då majoriteten av styrelsen är närvarande. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns av styrelsen. 6. Förra mötets protokoll Förra mötets protokoll är ej medtaget till mötet. 7. Adjungeringar Samtliga närvarande adjungeras yttrande- och förslagsrätt. Rapporter 8. Ordförande informerar Ordförande Andreas Fredmer meddelar följande: Han har haft ett möte med Christina Fahlgren-Lövheim, verksamhetschef för Vuxenutbildningen, angående fester och middagar i konferenslokalen på STOCK. De kom överens om att middagar och andra lugnare sammankomster kommer att vara tillåtna, men att fest, dans och alkoholkonsumtion i lokalen skall förbjudas för att minska risken för slitage. Att han senare under veckan kommer att dela vid Umeå Studentkårs årshögtid. Då ingen av de övriga styrelsemedlemmarna hade möjlighet att delta så kommer han att åka dit med Julia Bergstedt från valberedningen. Detta är det sista ordinarie styrelsemötet för den nuvarande styrelsen. 9. Kassören informerar Kassör Gry Frölich är ej närvarande vid mötet. 10. UBS informerar Jimmy Bråthen har inget nytt att meddela.

4 11. Sexmästeriet informerar Marcus Wiking meddelar följande: Att den nya ledningsgruppen skall bjuda med deras föregångare på en tackmiddag. Han undrar om Studentföreningen kommer att bekosta alkohol till maten eller om detta får köpas till självkostnadspris. Styrelsen enas om att det är olämpligt för föreningen att bjuda på alkohol, men att de gärna betalar för ett alkoholfritt alternativ. En slushmaskin har hyrts in, som kommer att vara Traversen till handa under två veckors tid. Kostnaden för detta blir 4000 kr. Sexmästeriet planerar att ha en mexikansk temakväll lördagen den 25:e april. De har pratat med några olika band som är intresserade av att spela på Traversen. Traversens sista öppetkväll för terminen var planerad till den 5:e juni. Den har dock flyttats till den 6:e då Gradshow kommer att vara den 5:e. De planerar att ha trollkarlstema på Traversen den 9:e maj, i samband med turneringen i Wasted Warlocks. De har beställt in nya västar och tygmärken till ledningsgruppen. Eftersom den tidigare västmodellen inte längre fanns att köpa så valde de en ny, liknande modell. De håller på att göra sig av med Traversens gamla stolar och delar just nu ut dem gratis till studenter som vill ha. Andreas Fredmer frågar varför de flyttat bort vissa av phöseriets saker från Traversen. Marcus W berättar att de flyttat tavlorna med tidigare phöserier då dessa revs ned på deras tidigare plats. Han berättar även att Sexmästeriets sköld skall skickas upp till Luleå. Simon Lundmark påpekar att de bör ändra skylten på tavlan med märken och spegatter som säljs, då det i dagsläget står fel på ordet spegatter. 12. Valberedningen informerar Ingen av valberedningens representanter är närvarande vid mötet. Beslut 13. Datum för vårstämman Andreas Fredmer föreslår att vårstämman skall äga rum den 4:e maj kl. 16:30 på STOCK. Styrelsen bifaller förslaget. Diskussion 14. Stadgeändringar Andreas Fredmer frågar om hela stadgetexten behöver finnas med i motionerna till stadgeändringar, eller om det vore mer lättläst att ta bort de paragrafer som ej skall ändras ur dokumentet. Styrelsen enas om att det kan vara bra att visa stadgarna i sin helhet, främst eftersom vissa paragrafer kan få en något ändrad betydelse med de ändringar som föreslås.

5 15. Bokförningskonsult Andreas Fredmer föreslår att se över möjligheten att anställa en person utifrån som kan avlasta kassören genom att sköta arbetet med bokföringen. Han berättar att fördelarna med detta skulle vara att lättare undvika den typ av bokföringsproblem som uppkommit under det gångna året, att avlasta kassören och ge denne tid att fokusera mer på sina övriga uppgifter, samt att kunna få rapporter om hur arbetet går varje månad. Han uppskattar att priset lär ligga runt kr per månad. Jimmy Bråthen konstaterar att ett stort problem under det senaste halvåret har varit avsaknaden av en vice kassör. Han förklarar att kassören i dagsläget måste göra även vice kassörs arbetsuppgifter och att det är därför kassören har en så pass hög belastning. Han berättar även att Gry Frölich tillsammans med Anki, som hjälpt henne med avstämningen, har tagit fram ett nytt upplägg där bokföringen sköts löpande under årets gång. Simon Lundmark konstaterar att det inte finns tid att genomföra förslaget innan överlämningen till nästa styrelse, utan att dessa i stället bör överväga om behovet finns samt om det skulle vara värt kostnaden. Charlotte Berglund påpekar att det varit svårt att hitta intresserade studenter som vill ta sig an kassörsposten. Hon föreslår att istället arvodera en student, dels för att posten allmänt betraktas som den mest krävande i styrelsen, men också som ett sätt att göra den mer attraktiv för nya sökande. Andreas Fredmer konstaterar att detta fortfarande skulle innebära en ny utgift för föreningen, och ifrågasätter om det inte vore bättre att anställa någon med ordentliga förkunskaper inom området och därmed har bättre förutsättningar att sköta arbetet på ett snabbt och effektivt sätt. Jimmy Bråthen konstaterar att en student troligen skulle ta uppgiften på större allvar om de faktiskt betalades för att sköta den korrekt. Det skulle kunna vara en väldigt stark motivation om arvoderingen uteblir om inte arbetet är korrekt utfört inom utsatt tid. Han anser även att det vore bättre att pengarna får gå tillbaka till en student än till en utomstående, eftersom det känns mer förenligt med föreningens mål - att gynna studenterna. Charlotte Berglund berättar att det inte är ovanligt att kassörsposten är arvoderad. Hon använder SLU Alnarp som exempel, där ett flertal poster söktes men endast kassören var arvoderad på 5%. Det konstateras att förslaget bör föras vidare till nästa styrelse, så att dessa kan ta ställning till vilka behov som finns. 16. Matautomat Andreas F berättar att han sett över några olika företag som erbjuder matautomater. Han berättar att LTU i dagsläget har ett kontrakt med Selecta, som antingen hyr ut maskinen så att den kan

6 fyllas med valfria varor, alternativt själva står för uthyrningskostnaden och varor så länge det går runt ekonomiskt. Simon L frågar om det finns något intresse från Restaurang Älvy att betala en del av hyreskostnaden mot att de får sälja sina varor i maskinen. Andreas F berättar att de inte har något intresse av att vara med och köpa in eller hyra en maskin, utan endast är intresserade av att fylla på den med varor. Andreas F berättar även att vissa företag erbjuder en provperiod på t.ex. en månad där man kan låna in en maskin och se om det skulle gå runt ekonomiskt om man väljer att hyra en. Styrelsen konstaterar att frågan bör återupptas när man sett över vilka alternativ som finns vad gäller pris, sortiment och eventuella provperioder. 17. Sexmästeriet på styrelsemöten Andreas F ifrågasätter varför Sexmästeriet bjuds in till vanliga styrelsemöten när inga andra undersektioner gör det. Han frågar om dessa möten bör vara enbart för styrelsen så att de kan diskutera interna frågor utan påverkan av åsikter utifrån. Jimmy Bråthen påpekar att det som sägs på mötena ändå inte skall hållas hemligt, protokollen skall göras tillgängliga till allmänheten. Dessutom arbetar föreningen och dess undersektioner för studenternas intressen, så att ytterligare studenter och förtroendevalda bidrar till diskussionerna bör ses som något positivt. Malin Öhlin konstaterar att det inte behöver vara något krav att sexmästeriets representanter måste närvara vid möten, men att sexmästeriet har en stående inbjudan just eftersom de är en så pass stor och aktiv undersektion, har större evenemang väldigt ofta jämfört med andra undersektioner, samt hanterar stora summor pengar. Hon konstaterar att det viktigaste inte är att sexmästeriet deltar vid alla möten, utan att de håller styrelsen uppdaterade kring planerade evenemang, större utgifter och andra relevanta delar av sin verksamhet, antingen via möten eller någon annan informationskanal. Det konstateras även att det inte behöver vara just sexmästaren som går på alla möten, utan att valfri representant från ledningsgruppen kan delta i hans ställe. Oavsett om ingen har möjlighet att delta eller ingen information finns att delge så bör frånvaro meddelas till styrelsen innan mötet. Marcus Wiking uppmanar Andreas F att skicka ut kallelsen till hela sexmästeriet och inte bara sexmästaren. 18. Replokalen och Bansai

7 Andreas F berättar att Christina Fahlgren-Lövheim framförde klagomål angående att musik från replokalen hörs in till konferenslokalen och kan vara störande under möten. Han föreslår tre strategier som kan användas för att motarbeta problemet: Anpassning av bokningssystemen så att bokning av replokal ej krockar med bokning av konferenslokal. Förbättrad ljudisolering. Omlokalisering av replokalen. Styrelsen konstaterar att omlokalisering av replokalen ej är aktuellt, Ljudisolering ses som ett bra alternativ, men det kan bli svårt att ordna innan sommaren. Frågan är också vem/vilka som bör bekosta detta. Tills vidare föreslås att sätta upp tydliga skyltar när konferenslokalen är bokad, som uppmanar replokalens besökare att hålla ljudnivån nere genom att t.ex. inte spela trummor då dessa tenderar att låta mest. Det föreslås också att lägga till en informationstext på bokningshemsidan där man förvarnar om störande ljud från replokalen. Andreas F berättar även att han kontaktat Kenny Johansson, replokalsansvarig, för att få hans förslag på vad som kan göras åt problemet. 19. Överlämningen till nya styrelsen Andreas F frågar styrelsen om de är redo för överlämning till nästa styrelse. Malin Ö berättar att hon förberett en mall för mötesprotokollen, samt hennes gamla protokoll, som nästa sekreterare kan använda som referenser. Hon berättar att hon ännu har några protokoll kvar som inte är godkända, men att allt nästa sekreterare behöver är redo. Simon L berättar att han inte förberett något för överlämningen, men att filerna med affischmallar och liknande finns sparat på informationsansvariges campuskonto. Han berättar också att han har en del saker som behöver uppdateras på hemsidan innan hans arbete är klart. Andreas F frågar om något annat behöver göras inför överlämningen. Malin Ö föreslår att man tillsammans skriver ihop en lista med påbörjade eller planerade projekt som kan lämnas över till nästkommande styrelse. 20. Övriga frågor Charlotte Berglund berättar att Torunn Törnblom på campusutveckling har Studentföreningen visat intresse för en infoskärm i B-huset, liknande som den som i dagsläget står i Forumhuset. Hon frågar varför detta är av intresse och om inte existerande informationskanaler så som campushemsidan och deras mobilapplikation inte är tillräckliga, samt vem som i så fall skulle bekosta en eventuell infoskärm. Det konstateras att mobilapplikationen inte längre fungerar, men att det hur som helst inte finns något stort behov av en infoskärm. I samband med diskussionen om informationskanaler så nämns det att Studentföreningens Facebooksida tyvärr inte när ut till särskilt många. Malin Ö föreslår därför att anordna en tävling

8 via Facebook där studenterna kan gilla sidan samt dela ett inlägg för en chans att vinna ett pris från Studentföreningen. Som pris föreslår hon det kommande tygmärket med föreningens drakmaskot eller någon form av goodiebag med t.ex. tygmärken, tröja och pins. Styrelsen är positiva till förslaget. Charlotte B berättar att dagordningen till mötet med politiker och tjänstemän kommer att färdigställas och skickas ut till veckan. Andreas F föreslår att styrelsen träffas för ett inofficiellt möte inför extrastämman, så att de kan förbereda lokalen samt se över dagordning och bilagor tillsammans. Styrelsen enas om att detta är en bra idé. Avslutning 21. Nästa möte Nästa möte, utöver den extrainsatta stämman, blir den 28:e april kl. 16:30 på STOCK. 22. Mötets avslutande Andreas Fredmer förklarar mötet avslutat kl. 13:37.