Information om allergi/specialkost Information avseende allergi/specialkost får inte registreras i Vittraboken.

Transkript

1 Riktlinjer för förskolors/skolors användning av SchoolSoft och den digitala Vittraboken Bakgrund Personuppgiftslagen (PuL) innehåller en rad bestämmelser som är viktiga att känna till för förskolor/skolor som använder sig av IT-stöd i elevadministrationen. Riktlinjerna nedan har till syfte dels att säkerställa att barns/elevers och vårdnadshavares integritet respekteras i SchoolSoft och Vittraboken (nedan Vittraboken ) genom att tydliggöra hur PuL ska efterlevas, dels att kvalitetssäkra genom att ge all personal en gemensam utgångspunkt för hur Vittraboken ska användas. Vittrabokens syfte Vittrabokens syfte är att förbättra kontakten mellan förskolan/skolan och hemmet. Vittraboken möjliggör en ökad och förenklad kommunikation mellan barn/elevvårdnadshavare-förskola/skola kring barnets/elevens utveckling och skolgång. Syftet är att öka kvaliteten i uppföljningen av barnets/elevens utveckling för att säkerställa att barnet/eleven tillgodogör sig utbildningen. I Vittraboken får elever och vårdnadshavare tillgång till all information som berör just dem, dygnet runt. Ett webbaserat program gör det lättillgängligt och användarvänligt att få en överblick av vad som händer i alla perioder, både ämnesspecifikt och i tema. Användning av Vittraboken är dessutom säkrare än lösbladssystem som skickas fram och tillbaka mellan förskola/skola och hem och riskerar tappas bort. Det är dock viktigt att barn/elevers och vårdnadshavares integritet respekteras. Känslig information (såsom uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv) och kränkande uttalanden får t.ex. inte registreras i Vittraboken; se vidare nedan. Vittrabokens främsta användningsområden Vittraboken kan användas för generell information såsom nyheter, information om aktiviteter, scheman, men också för ämnesspecifik information med möjlighet till diskussion i forum och inlämning av uppgifter, hämtnings- och lämningstider på fritids och förskola, närvarorapportering i syfte att ha en tät, kontinuerlig dialog med hemmet om elevens skolgång för att säkerställa att elever tillgodogör sig utbildningen; se vidare under rubriken Information om sjukfrånvaro, IUP samt period- och veckoplanering/utvärdering; se vidare under rubriken Fritextfält för specifikation om hur dessa funktioner hanteras,

2 anonyma kvalitetsundersökningar i syfte att få feedback på hur verksamheten upplevs och kontinuerligt kunna möta elevernas och vårdnadshavarnas krav och önskemål, kunskapsuppföljning och betygsättning, och elevkö. Personalens behörighet Det är viktigt att informationen i Vittraboken skyddas mot obehörig åtkomst och att användare inte ges tillgång till mer information än vad som är nödvändigt. I Vittraboken kan begränsningar i läs- och skrivmöjligheter användas för att se till att bara den som behöver uppgifterna i sitt arbete ges möjlighet att ta del av dem. Tekniska behörigheter i Vittraboken ska alltid stämma överens med den funktion och det uppdrag som den anställda personen har. Behörigheterna för en individ ska beslutas av ledningsgruppen på förskolan/skolan som bär ansvaret för medarbetarnas behörigheter, och rättigheterna kan ändras av förskolans/skolans administratör. Personal ska hantera sina inloggningsuppgifter till Vittraboken konfidentiellt och får inte vidarebefordra inloggningsuppgifterna till utomstående eller på annat sätt ge utomstående tillgång till informationen i Vittraboken. Fritextfält De fritextfält som förekommer i Vittraboken är främst elevdokument såsom IUP, kunskapsutveckling, veckoplanering och liknande. Dessa kan användas för planering och utvärdering av elevernas kunskapsutveckling. Fritextfälten får inte användas för att registrera andra uppgifter än vad de är till för. Vid användande av fritextfunktioner ska personal utrycka sig professionellt, sakligt, i relation till den specifika frågan, rättvist och i övrigt överensstämmande med Likabehandlingsplanen, god etik, samt gällande lagar och förordningar. Kränkande uttalanden får inte förekomma. För ytterligare information om regler kring fritextfält i närvarorapporteringen, se Information om sjukfrånvaro. Elever och vårdnadshavare ska informeras på föräldramöten och genom information i Vittraboken av vikten av att använda funktionerna till deras avsedda bruk. Registrering av frånvaro och sjukfrånvaro Uppgifter om sjukdom eller hälsotillstånd får inte registreras i systemet. När vårdnadshavare frånvaroanmäler sitt barn i Vittraboken kan de därför inte välja orsak. De får istället kryssa i Frånvaro vilket Vittraboken registrerar som Föranmäld frånvaro. Personal som närvarorapporterar lektioner ska använda sig av fördefinierade begrepp och inte av fritextfält.

3 Information om allergi/specialkost Information avseende allergi/specialkost får inte registreras i Vittraboken. Integritetskänsliga uppgifter Integritetskänsliga uppgifter (såsom uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv) får inte registreras i Vittraboken. Personer med skyddad identitet Personer med skyddad identitet ska aldrig registreras i Vittraboken. Åtgärdsprogram Åtgärdsprogram och underlag till detsamma ska inte registreras i Vittraboken. Information (i form av i-bockad kryssruta) om att en elev har åtgärdsprogram är dock okej. Skolhälsovård och relaterade uppgifter Skolhälsovård, elevhälsa och relaterade uppgifter får inte registreras i Vittraboken. Information och inloggningsuppgifter till elever och vårdnadshavare Elevers och vårdnadshavares inloggningsuppgifter delas ut separat tillsammans med information om var man loggar in; mall finns på strukturtorget. Elever och vårdnadshavare ska även delges information avseende personuppgifter (se nedan); mall finns på Strukturtorget. När elever/vårdnadshavare får sina inloggningsuppgifter ska de skriftligen (med tydliga kontaktuppgifter till förskolan/skolan) uppmanas att kontakta förskolan/skolan om de stöter på problem eller har frågor. Utlämning av inloggningsuppgifter sker helst vid föräldramöte så att förskolans/skolans personal kan hålla en kort introduktion och svara på frågor. Elever och vårdnadshavare ska informeras om hur deras uppgifter hanteras i Vittraboken, samt att de har rätt att begära ut uppgifter och begära rättelse av felaktiga uppgifter. När en ny elev börjar i förskolan/skolan kan vårdnadshavaren rekommenderas att lämna sitt personnummer till förskolan/skolan för att på så vis undvika att behöva ett konto för vartdera barnet. Det står dock vårdnadshavaren fritt att neka. Hur länge sparas uppgifter?

4 Uppgifter sparas endast under den tid de är relevanta och behövs för verksamheten. Detta innebär bland annat att uppgifter om ett barn/elev och dess vårdnadshavare ska raderas ifrån Vittraboken när barnet/eleven lämnar förskolan/skolan (oavsett om detta sker i mitten av terminen eller ej). Barnet/eleven ska ges möjlighet att först hämta ut den informationen, men om detta inte skett inom 4 veckor avslutas kontot och all information länkad till det raderas. Inför varje läsårsstart gallras systemet på historik, och endast uppgifter relevanta för referens behålls. Det förs en kontinuerlig dialog med systemleverantören (SchoolSoft) för att säkerställa att uppgifterna gallras inom rätt tidsram. Personuppgiftsbiträdesavtal I avtalet med systemleverantören anges leverantören vara s.k. personuppgiftsbiträde. Det innebär att leverantören får behandla personuppgifter bara i enlighet med instruktioner ifrån förskolan/skolan och att leverantören är skyldig att upprätthålla god IT-säkerhet.

5 Bilaga - Behandling av personuppgifter M.M. Behandling av personuppgifter Vittra Aktiebolag, org. nr , med adress Box 15003, Bromma, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i Vittraboken. Uppgifterna i Vittraboken behandlas för elevadministrativa ändamål i syfte att främja kommunikationen mellan elev, pedagoger och vårdnadshavare, öka tillgängligheten till information samt effektivisera uppföljning av elevernas lärande och samordna pedagogernas arbete. De uppgifter som registreras i Vittraboken är bland annat namn på elever och vårdnadshavare, adress, telefonnummer, grupptillhörighet, kommuntillhörighet, personnummer och andra uppgifter som behövs för undervisningen, såsom uppgift om närvaro, underlag till utvecklingssamtal, uppgift om modersmål, schema och betyg. Du har enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204) rätt att gratis, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till oss, få besked om vilka personuppgifter om dig och ditt barn, som vi behandlar och hur vi behandlar dessa. Du har också rätt att enligt 28 personuppgiftslagen begära rättelse i fråga om personuppgifter som vi behandlar om dig och ditt barn. Regler för användning av Vittraboken Funktionerna i Vittraboken får endast användas för avsett bruk och i enlighet med god sed. Du ansvarar själv för innehållet i de inlägg du lämnar i Vittraboken. Vi förbehåller oss dock rätten att ta bort inlägg som bryter mot våra regler eller som på annat sätt inte är förenliga med vår vid varje tidpunkt gällande policy. Dina inlägg i Vittraboken får inte innehålla eller innebära något av följande: hot mot personer/företag eller uppmaning till våld eller annan brottslig handling hets mot folkgrupp eller annat rasistiskt budskap kränkningar eller hot av andra personer, obsceniteter eller stötande material våldsskildringar, barnpornografi eller annan pornografi upphovsrättsligt skyddat material som du inte själv har skapat eller har rättigheterna till, eller annat meddelande som strider mot gällande lagstiftning eller god sed. Du får inte heller genom dina inlägg länka till webbsidor som innehåller eller kan innehålla otillåtet material enligt ovan. Vi uppskattar din hjälp att snabbt hitta tveksamma inlägg. Skicka ett e- postmeddelande till [skolansnamn@vittra.se] och ange det inlägg som vi borde titta närmare på.