Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 GoV Dokumenthanteringsplan Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Antagen av Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden den XX december

2 Innehållsförteckning Anvisningar 3 Inledning Allmänhetens sökvägar till Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens handlingar 3 Arkivansvarig och arkivredogörare 3 Förvaring av allmänna handlingar 4 Diarieföring 4 Sociala medier som används av förvaltningen 5 Ordförklaringar 5 Styrning och ledning 7 Nämnd och allmän administration 7 Ekonomi 9 Antagning och interkommunal ersättning 10 Personal 11 Gymnasieskola 14 Gymnasiesärskola 18 Vuxenutbildning (Komvux, Särvux, SFI och YH) 20 2

3 Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunens centralarkiv i Stadshuset. Den är dessutom nämndens gallringsbeslut (dvs. den reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska förstöras och när). Tanken är att den ska vara ett verktyg för alla medarbetare som hanterar information i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av nämndens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver kontinuerligt revideras. Har du frågor/synpunkter eller tycker att någon handlingstyp saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens arkivansvarige eller arkivredogörare. Förvaltningschefen fattar delegeringsbeslut om mindre omfattande ändringar och tillägg. Större revideringar beslutas av nämnden efter samråd med kommunarkivarien. Allmänhetens sökvägar till Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens handlingar Barn- och utbildningsförvaltningen rekommenderar följande sökvägar till nämndens allmänna handlingar. Eslövs kommuns webbdiarium Här kan man söka bland nämndens handlingar och ärenden som registrerats i vårt ärendehanteringssystem Platina. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med regler för bl.a. bevarande och gallring samt förvaring. Nämndens protokoll Protokollen finns tillgängliga i fulltext med hänvisning till registrerade ärenden. För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, begäran om utlämnande m.m., kontakta respektive arkivredogörare. Arkivansvarig och arkivredogörare Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden även utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. 3

4 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har följande arkivorganisation: Arkivansvarig Förvaltningschef Arkivredogörare Central administration Bergagymnasiet Salliushuset Nämndsekreterare, administrativ assistent, administrativ chef Skolassistent Skolassistent Förvaring av allmänna handlingar Av arkivlagen framgår att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Våra arkivlokaler ska därför uppfylla en rad krav, bland annat ska lokalen stå emot brand i två timmar och inga vattenbärande rör får finnas i lokalen. Åtkomsten ska vara begränsad. Om nya arkivlokaler ska uppföras kontaktas kommunens centrala arkivmyndighet. Har man mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som våra arkivlokaler t.ex. i fråga om brandklassning. Eslövs kommun har inte något system för digitalt långtidsbevarande av allmänna handlingar. Diarieföring I denna dokumenthanteringsplan står det angivet vilka handlingstyper som ska registreras i diariet. Det är emellertid aldrig fel att skicka handlingar för diarieföring om du är osäker. Har du frågor kontaktar du förvaltningens registrator eller respektive skolassistent. Tänk på att det i regel är originalet som ska diarieföras. När du skickar iväg en handling är det kopian som ska diarieföras. Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet... (5 kap. 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten. Det finns dock undantag från registreringskravet. Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. Det kan vara t.ex. reklam, inbjudningar till konferenser eller cirkulär. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller t.ex. betygshandlingar, fakturor och protokoll. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Socialtjänsten och elevhälsan registrerar handlingar i separata system. 4

5 Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur du går tillväga: Är det ett e-postmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till Platina genom att maila till Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller ett SMS gör du en tjänsteanteckning som du skickar för diarieföring. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem eller via social media skrivs den ut på papper och lämnas för diarieföring eller vidarebefordras till mailimport_gov@eslov.se. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren. Kontakta då Helpdesk. Sociala medier som används av förvaltningen Den information som upprättas eller inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid inaktualitet. Observera att information av betydelse som inkommer genom sociala medier ska diarieföras. Detsamma gäller i det fall du får information via en privat blogg eller Facebook-sida riktad till dig som tjänsteman. Den som är ansvarig för t.ex. en Facebook-sida måste också ha uppsikt över denna för att hindra missbruk av tjänsten. Det kan gälla t.ex. brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, förtal eller olaga våldsskildring. Vid missbruk tas informationen bort av sidansvarig efter det att man skrivit ut en skärmdump som registreras i diariet. I de fall man går vidare med en polisanmälan anger man adressen till det sociala mediet, när händelsen inträffade samt bifogar skärmdumpen. Ordförklaringar Nedan följer en lista på begrepp som kan upplevas krångliga i dokumenthanteringen. Databärare fysiskt underlag för handlingar, t.ex. papper. Om handlingen är digital i ett verksamhetssystem anges här systemets namn. Bevara innebär att handlingen bevaras för all framtid. Gallra innebär att man förstör handlingen. Uttrycket gallras vid inaktualitet innebär att den som har handlingen i sin vård själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen eller enligt särskilt annat gallringsbeslut. Om handlingstypen inte finns uppräknad i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras till dess att nämnden fattat beslut om gallring. Tänk också på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha blivit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas före ett eventuellt utlämnande. 5

6 Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Vid upphandling av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra, dvs. förstöra, information i systemet. Gallringsfrist den tidsperiod som anger när handlingen ska förstöras. En gallringsfrist om två år innebär att handlingen ska förstöras två kalenderår (dvs. tidigast den 1 januari det aktuella kalenderåret) efter det att handlingen inkom eller upprättades. Rensa den som handlägger ett ärende förstör själv handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen och som inte tillför ärendet något nytt, t.ex. postit-lappar. Rensningen ska ske senast i samband med att ärendet avslutas och arkivläggs. En postit-lapp blir allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Handlingar av tillfällig och ringa betydelse kan vara t.ex.: kopior eller dubletter om det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör nämndens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Register, listor, cookie-filer, loggar över internettrafiken och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta arbetet och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera nämndens verksamhet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av eller bevis för överföringen. Handlingar som överförts till annan databärare eller annat format, t ex genom utskrift på papper eller att arkivexemplar ersätts med nya exemplar. Handlingar som utgjort underlag för nämndens planering och verksamhetsredovisning när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. Inkomna eller expedierade meddelanden i röstbrevlåda, sms och motsvarande, under förutsättning att handlingarna är av ringa betydelse. För handling som inkommit i röstbrevlåda eller sms och som tillfört ett ärende sakuppgifter gäller att de kan gallras under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet. Förfrågningar och meddelanden i sociala medier, förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. Handling som inte är äkthetsgaranterad t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede, såvida inte anteckningar av betydelse för nämndens beslut gjorts på handlingen. Om den först inkomna handlingen fått ankomststämpel bör den bevaras till dess ärendet avslutas om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diariet. I de fall ärendet berör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen sparas tills tiden för överklagande löpt ut. Leverans till centralarkivet handlingar som ska bevaras överlämnas till kommunarkivet i Stadshuset vid tidpunkt som anges i dokumenthanteringsplanen och efter samråd med kommunarkivarien. Överlämning gäller originalhandlingar. 6

7 Styrning och ledning Nämnd och allmän administration Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till kommunarkiv Protokoll från Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Kommentar Papper Närarkiv Bevaras 5 år Nämndens handlingar som utgör underlag för beslut diarieförs i Platina och förvaras bland diarieförda handlingar. Protokoll från arbetsutskottet Papper Närarkiv Bevaras 5 år Underlag i de ärenden som AU fattar beslut i finns i Platina. Protokollsutdrag, nämnd/au Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina i aktuellt ärende. Kallelser och dagordningar till Papper Närarkiv 2 år - sammanträden med nämnd/au Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Papper Arbetsrum 2 år - Närvarolistor Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när protokollet justerats. Redovisas till löneenheten på KLK. Voteringslistor Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när protokollet justerats. Sekretessförbindelse Papper Närarkiv Vid inaktualitet - Vid uppdragets upphörande. Protokollsutdrag, andra beslutsorgan Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Protokoll från MBL-förhandling Papper Närarkiv Bevaras 5 år Originalet i diariet, kopia i avsedd pärm. Protokoll från samverkansgrupper Papper Närarkiv Bevaras 5 år Originalet i diariet, kopia i avsedd pärm. Protokoll från ledningsgrupper Digitalt O-katalog 5 år - Protokoll från APT eller liknande Digitalt O-katalog 5 år - Delegeringsordning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Sammanställning över delegeringsbeslut Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. 7

8 Arkivbeskrivning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Dokumenthanteringsplan Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Övergripande riktlinjer, handlingsplaner, policies och rutinbeskrivningar för det egna arbetet inom förvaltningen. Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Korrespondens av rutinmässig, tillfällig och ringa betydelse Digitalt/papp er Arbetsrum Vid inaktualitet - Se närmare beskrivning ovan för exempel på sådana handlingar Korrespondens som inte är av Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. rutinkaraktär Elektroniska handlingar som skrivits ut Digitalt Server Efter utskrift - för diarieföring Ett exemplar av allt Papper Närarkiv Bevaras 1 år informationsmaterial som framställs Diarium eller annat register över inoch utgående korrespondens Papper Närarkiv Bevaras 5 år Skrivs ut årligen per den 31/12 och sätts först i diariet. Diarieförda handlingar av trivial art, Papper Närarkiv 5 år - dvs. som ej tillför uppgifter till ärendet Cookies Digitalt Server 1 månad - Inkomna cirkulär och information av Papper/Digita Arbetsrum Vid inaktualitet - olika slag lt Statistiska uppgifter som lämnats till SCB Papper/Digita lt Arbetsrum Vid inaktualitet - Resultat av uppföljningar och Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. utvärderingar Redovisningar, uppföljningar och Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. analyser av verksamhet och kvalitet Betygssammanställningar Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Förvaltningens svar på externa enkäter och förfrågningar Papper/digital t Arbetsrum Vid inaktualitet - Klagomål och synpunkter, samt svar på Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. 8

9 dessa Kopia av polisanmälan Papper Närarkiv 5 år - Diarieförs i Platina. Ekonomi Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till kommunarkiv Kommentar Inköpsorder, kopia Papper/Digitalt Arbetsrum När faktura godkänts - Följesedlar och rekvisitionsblock Papper Närarkiv 2 år - Verifikationer för utbetalning Papper Närarkiv 10 år - Verifikationer inkomna före 1/1-10. Originalfakturor Papper Närarkiv 10 år - Fakturor inkomna före 1/ Kvitton från kontantförsäljning Papper Närarkiv 10 år - Underlag för debiteringar Papper/digitalt Närarkiv 2 år - Attestförteckning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Statsbidragsansökningar och Papper Närarkiv 10 år - Diarieförs i Platina. rekvisitioner Statsbidragsansökningar till Papper Närarkiv 10 år - Migrationsverket Protokoll från anbudsöppning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. OBS sekretess! Beslut om antagande av anbud eller Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. OBS sekretess! leverantör Antagna anbud/offerter Papper Närarkiv 2 år efter avtalstidens - Diarieförs i Platina. utgång Anbud, ej antagna Papper Närarkiv 2 år - Övriga anbudshandlingar Papper Närarkiv 2 år - T.ex. annonsunderlag, anbudsinfordran, anbudsvärdering, soliditetsupplysning, underrättelse om ej antagna anbud. Avtal Papper Närarkiv 2 år efter avtalstidens - Diarieförs i Platina. utgång Förteckning över avtal Papper Närarkiv Bevaras 5 år Uppdateras löpande. Skrivs ut årligen 9

10 per den 31/12 och diarieförs i Platina. Beslut om utdelning ur fonder Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs. Inventarielistor Papper Närarkiv 10 år - Lämnas årligen till central förvaltning. Årlig sammanställning över fördelning av undervisningsresurser Papper Närarkiv Bevaras 5 år Sker på central förvaltning. Diarieförs i Platina. Underlag inför bokslutsprognos och bokslut. Papper Närarkiv 5 år - Antagning och interkommunal ersättning Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till Kommentar kommunarkiv Reglering, yttrande, överenskommelse och beslut om interkommunal ersättning med annan Papper Närarkiv 5 år - Gäller både elev i Eslövs kommun och i annan kommun. Diarieförs i Platina. kommun/fristående gymnasieskola Övriga handlingar avseende Papper/digitalt Arbetsrum 2 år - interkommunal ersättning (ej fakturor) Förteckning över elever med i Papper/digitalt Närarkiv Bevaras 5 år annan kommun Förteckning över elever från annan kommun med i Eslövs kommun Papper/digitalt Arbetsrum 5 år efter avslutad Ansökan och beslut om Papper Arbetsrum 1 år efter avslutad - Diarieförs i Platina. inackorderingstillägg Ansökan och beslut om resebidrag Papper Arbetsrum 1 år efter avslutad - Protokoll med beslut om antagning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Antagning sker i Lund. Överklagande av beslut om antagning Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Antagningsstatistik Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. - 10

11 Personal Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till Kommentar kommunarkiv Facklig samverkan, förhandling Ledighet med lön för fackligt uppdrag Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Ev. kopia till löneenheten. Kallelse, dagordning med bilagor Digitalt O-katalog 2 år - Protokoll enligt MBL Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Kopia i pärm. Samverkansprotokoll FÖSAM Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Kopia i pärm. Samverkansprotokoll LOSAM (avd) Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Kopia i pärm Samverkansprotokoll LOSAM (enhet) Papper Arbetsrum Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Rekrytering Utlåtanden från referenser och Papper/ Arbetsrum Vid inaktualitet - rekryteringskonsulter digitalt Annonser Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina (hanteras enligt Lathund för administration vid rekrytering). Sammanställning över sökande Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina (hanteras enligt Lathund för administration vid rekrytering). Ansökningshandlingar m.m. från den som fått tjänsten Ansökningshandlingar (personligt brev, CV, betyg m.m. från den som ej fått tjänsten och överklagat beslutet Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina (hanteras enligt Lathund för administration vid rekrytering). Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Anställningsbeslut Papper Personakt Bevaras - Lämnas till löneenheten, KLK, för hantering och förvaring. Diarieförs om anställningen överstiger 6 mån. Intresseanmälan/spontanansökan Digitalt/ Arbetsrum/ 2 år - papper Telme Introduktionsprogram för nyanställda Papper Arbetsrum Bevaras - 11

12 Utdrag ur belastningsregistret Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när utdraget beaktats och anteckning påförts anställningsbeslutet. Avtal med konsulter och andra Papper Närarkiv 2 år efter avtalstidens - Diarieförs i Platina. uppdragstagare utgång Sekretessförbindelse Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när förbindelsen beaktats och anteckning påförts anställningsbeslutet. Arbetsrättsliga frågor Löneöversyn inkl. bilagor Frågan ägs av KLK. Enskild överenskommelse/avtal med fastställt avgångsbelopp Papper Personakt Bevaras - Diarieförs i Platina. Originalet till personakt, kopia i närarkiv. Disciplinär åtgärd; varsel/varning och brev om tilltänkt åtgärd samt beslut Papper Närarkiv 2 år - Diarieförs i Platina. Originalet till personakt, kopia i närarkiv. Omställning/omplacering pga arbetsbrist eller misskötsel Papper Närarkiv 2 år - Diarieförs i Platina. Originalet till personakt, kopia i närarkiv. Besked om upphörande av anställning Papper Närarkiv 2 år - Diarieförs i Platina. Originalet till personakt, kopia i närarkiv. LAS-varsel, företrädesrätt Papper Arbetsrum, 2 år - personalfunktio n LAS-varsel, handlingar som resulterar i Papper Arbetsrum, 2 år - avslut personalfunktio n Handlingsplan enskild medarbetare Papper Arbetsrum, chef - Scannas och förs in i Adato. Systematiskt arbetsmiljöarbete Anmälan om arbetsskada, utskrift Papper Närarkiv 5 år - Diarieförs i Platina. Anmälan om tillbud, utskrift Papper Närarkiv 5 år - Diarieförs i Platina. Arbetsmiljöinspektion/tillsyn Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Checklista för årlig uppföljning av SAM Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Handlingsplan SAM Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. 12

13 Skyddsrondsprotokoll/rapport Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Arbetsmiljöplan, lokalt utarbetad Papper Närarkiv Bevaras 5 år Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Papper Närarkiv Vid inaktualitet - Diarieförs i Platina. Kopia hos respektive chef. Kompetensutveckling Utbildningsintyg Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Protokoll från arbetsplatsträffar Papper Arbetsrum chef 2 år - Individuell utvecklingsplan Papper Arbetsrum chef Vid inaktualitet - Dokumentation utvecklingssamtal Papper Arbetsrum chef När anställning - respektive lönesamtal upphör Bevis på behörighetsgivande Papper Personakt Bevaras - Lämnas till löneenheten, KLK. utbildning/legitimation Lön, arvoden och ersättningar till anställda Lönekriterier Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Lönetillägg Papper Personakt Bevaras - Lämnas till löneenheten, KLK. Tjänstgöringsrapport inkl. bilagor, t.ex. Papper Personakt - Lämnas till löneenheten, KLK. T3:or, utlägg, kvittenser, tidrapporter, ersättningar/avdrag reseräkningar m.m. Semesterlista Digitalt/ Arbetsrum chef Vid inaktualitet - papper Pensionsansökan Papper Personakt 1 år - Lämnas till löneenheten, KLK. Avgångsanmälan Papper Personakt 1 år - Lämnas till löneenheten, KLK. Tjänstgöringsintyg, betyg Papper Personakt Bevaras - Dödsfall Papper Personakt Bevaras - Diarieförs i Platina. Rehabilitera personal Rehabiliteringsjournal, dokumentation gällande ex arbetsanpassning/-träning, rehabplan/-kontrakt/-utredning/- uppföljning och ev. rapport från insats Arbetsförmågebedömning/funktionsbe dömning, medicinsk Digitalt Adato/närarkiv 2 år efter anställningens upphörande Digitalt Adato/närarkiv 2 år efter anställningen upphör

14 Beslut om förstadagsintyg Digitalt Adato/närarkiv 2 år efter anställningen - upphör Omplacering, underlag och beslut Digitalt Adato/närarkiv 2 år efter anställningen - upphör Läkarintyg och annat medicinskt underlag i samband m rehabutredning Digitalt Adato/närarkiv Vid inaktualitet - Gallras när rehabilitering genomförts. Beslut om sjukersättning från Försäkringskassan Papper Personakt - - Lämnas till löneenheten, KLK. Gymnasieskola Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till Kommentar kommunarkiv Allmän planering och uppföljning Kursutvärdering Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Lärarschema Novaschem Server 3 år - Klasschema Novaschem Server/arkiv Bevaras 3 år Protokoll från ämneskonferens eller Papper Närarkiv Bevaras 5 år Gäller om protokoll upprättas. arbetsenhetskonferens Protokoll från programråd Papper Närarkiv Bevaras 5 år Pedagogisk utredning m. bilagor Papper Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll från elevvårdskonferens Papper Närarkiv Bevaras 5 år eller annan sammankomst om pedagogiska frågor eller elevhälsa Protokoll från lokala Papper Närarkiv Bevaras 5 år samverkansgrupper inom skolan eller t.ex. skola-näringsliv Protokoll från t.ex. skol-, föräldra- Papper Närarkiv Bevaras 5 år eller klassråd Egenproducerat läromedel Papper Närarkiv Bevaras 5 år 14

15 Ordningsregler Papper Närarkiv Bevaras 5 år Handlingar rörande friluftsdagar och Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - utflykter Handlingar rörande Papper Närarkiv Bevaras 5 år utbytesstipendiater Elevhistorik (elevkort) Procapita/ papper Närarkiv Bevaras 5 år Slutligt elevkort med dokumenterade förändringar under året skrivs ut och Klasslista/gruppförteckning Procapita/ papper Grupplista, kurslista Procapita Server Vid inaktualitet - Skolkatalog Papper Närarkiv Bevaras 5 år Ansökan om byte av skola Papper Närarkiv 1 år - Handlingar rörande samtycke enligt PuL CSN-lista Prov och betyg Gymnasiearbete, årskurs 3 bevaras. Närarkiv Bevaras 5 år Slutligt exemplar med dokumenterade förändringar under året skrivs ut och bevaras. Papper Närarkiv Vid inaktualitet - Papper/ Procapita Arbetsrum Vid inaktualitet - Papper/ digitalt Arbetsrum Vid inaktualitet - Lämnas åter till elev efter införande i betygskatalog Betygskatalog Papper Närarkiv Bevaras 5 år Se SKOLFS 2007:42 Utdrag ur betygskatalog Papper Närarkiv Bevaras 5 år Examensbevis Papper Närarkiv Bevaras 5 år Studiebevis Papper Närarkiv Bevaras 5 år Gymnasieintyg Papper Närarkiv Bevaras 5 år Anmälan till prövning Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Omprövning av betyg, beslut och Papper Närarkiv Bevaras 5 år handlingar (särskild prövning) Prövningsresultat med betyg Papper Närarkiv Bevaras 5 år Skrivs in i betygskatalog. Studieorganisation 15

16 Förändring av individuell studieplan Papper Närarkiv Bevaras 5 år Byte av program, inriktning, kurs, individuellt val och klass, avsluta kurser, reducerat program. Avslutade studier/studieuppehåll Papper Närarkiv Bevaras 5 år Intyg om avgång, ansökan om studieavbrott. Ansökan om utökat program Papper Närarkiv Bevaras 5 år Språkval Procapita Server Vid inaktualitet - Gallras då eleven slutat skolan. Praktik, placering Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då eleven slutat skolan. Disciplinära åtgärder, omedelbar avstängning av elev Papper Närarkiv Bevaras 5 år Rektors omedelbara beslut ska fastställas av AU. Anmälan/avanmälan Procapita Server Vid inaktualitet - Handläggs på Norrevångsskolan. modersmålsundervisning Ansökan om ledighet för elev Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Individuella studieplaner Procapita Server Vid inaktualitet - Gallras då eleven slutat skolan. Skola24 Lektionstillfällen Skola24 Server 4 år - Frånvaro Skola24 Server 4 år - Inmatade omdömen Skola24 Server 3 år efter - avslutad Personuppgifter och Skola24 Server Vid inaktualitet - När de inte längre är kvar på någon inloggningskonton för elev/lärare Personuppgifter och inloggningsuppgifter för föräldrar skola i databasen. Skola24 Server Vid inaktualitet - Gallras ett år efter att eleven slutat på skolan och inte går på annan skola i databasen. Intern data Skola24 Server 2 år - T.ex. inloggningsförsök, ändringslogg, skickad e-post och SMS. Stipendier Protokoll från stipendiekommitté Papper Närarkiv Bevaras 5 år Ansökningshandlingar/underlag Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Stipendieförteckning Papper Närarkiv Bevaras 5 år 16

17 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Anmälan och utredningar om Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. kränkande behandling eller diskriminering Klasskonferensprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, elevvårdskonferenser Papper Närarkiv Bevaras 5 år Rapport efter olycksfall/incident Papper Närarkiv Bevaras 5 år Anmälan om arbetsskada (elev) Papper Närarkiv Bevaras 5 år Åtgärdsprogram Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Skolhälsovårdsjournaler Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Register/förteckning över journaler el. journaluppgifter som lämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet Övrig utrednings- eller kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever Skolpsykologjournaler med underlag, t.ex. testmaterial Stödundervisning, ansökan och beslut Psykologiska undersökning/skol- Psykologjournaler Beslut och dokumentation kring Papper Närarkiv Bevaras 5 år Kopior överlämnas. Papper Närarkiv Bevaras 5 år T.ex. korrespondens med elever och föräldrar. Papper Närarkiv Bevaras 5 år Papper Närarkiv Bevaras 5 år Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad anpassad studiegång Uppgifter från grundskolan Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Individuell studieplan Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad 17

18 Intyg, remisser, brev, anteckningar Papper Närarkiv Bevaras* 5 år efter avslutad *Bevaras om handlingen är av vikt för att dokumentera elevens utveckling. APL Register över arbetsplatser Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Bedömningar från arbetsplatser Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då eleven slutat skolan. Gymnasiesärskola Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till Kommentar kommunarkiv Allmän planering och uppföljning Ansökan med underlag och beslut Papper Närarkiv Bevaras 5 år Handlingar i överklagade ärenden Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Arbetsplaner Papper Närarkiv Bevaras 5 år Utredningar (psykologisk, Papper Närarkiv Bevaras 5 år pedagogisk, social och medicinsk) inför beslut om inskrivning Pedagogiska journaler med bilagor Papper Närarkiv Bevaras 5 år Handlingar rörande elevens val Papper Närarkiv Bevaras 5 år Kursplaner Papper Närarkiv Bevaras 5 år Timplaner Papper Närarkiv Bevaras 5 år Yrkesvalshandlingar Papper Närarkiv Vid inaktualitet - Gallas när anteckning införts i pedagogisk journal. Betyg och intyg Studieomdömen Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Intyg om genomgången utbildning Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad 18

19 Elevutveckling och lärare Stödundervisning, ansökan och beslut Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Åtgärdsprogram Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Särskilt stöd, särskild undervisning (ansökan och beslut) Klasskonferensprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 5 år Elevvårdskonferensprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Specialarbeten/projektarbeten Papper Närarkiv Bevaras 5 år Kopia (orig. återlämnas till eleven). Psykologisk utredning med bilagor Papper Närarkiv Bevaras 5 år Hälsokort/elevhälsovårdsjournal Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Journaler med sammanfattande anteckningar Papper Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Testprotokoll Papper Närarkiv Bevaras 5 år Nationella prov i svenska och Papper Närarkiv Bevaras 5 år svenska som andraspråk Sammanställningar över resultat på Papper Närarkiv Bevaras 5 år nationella prov Nationella prov i andra ämnen än Papper Närarkiv 5 år - svenska Diagnostiska prov, elevlösningar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Skriftliga tester och prov, elevlösningar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Individuella studieplaner Papper Närarkiv Vid inaktualitet - Individuella undervisningsplaner Papper Närarkiv Vid inaktualitet - 19

20 Vuxenutbildning (Komvux, Särvux, SFI och YH) Handling Databärare Förvaring Gallringsfrist Leverans till Kommentar kommunarkiv Protokoll från sammanträden och Papper Närarkiv Bevaras 5 år möten, personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkes- Orienteringskonferenser kring undervisning eller elevhälsa Läromedel, egenproducerat Papper Närarkiv Bevaras 5 år Statsbidrag, ansökan och rekvisition Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Ordningsregler Papper Närarkiv Bevaras 5 år Informationsmaterial Papper Närarkiv Bevaras 5 år 1 ex av t.ex. handlingar som presenterar kurser och ämnen. Elevregistrering Antagningslista Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Klasslista (YH) Papper Närarkiv Bevaras 5 år Elevhistorik (elevkort/ studerandekort) innehållande uppg. om elevs genomförda kurser och studieavbrott Papper/Procapita Närarkiv Bevaras 5 år Anmälningar/ansökningshandlingar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då eleven avslutat sin utb. Övriga register över elever som upprättats i syfte att underlätta Papper/digitalt Arbetsrum/ Server Vid inaktualitet - T.ex. för debitering av interkommunala avgifter. intern kontroll och redovisning Grupp- eller kurslistor Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Handlingar rörande samtycke enligt Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - PuL Elevutveckling och lärande Nationella prov, elevlösningar i Papper Närarkiv 5 år - samtliga ämnen utom svenska Sammanställning av resultat från Papper Närarkiv 5 år - 20

21 nationella prov utom svenska Nationella slutprov Papper Närarkiv Bevaras 5 år (SFI)/ämnesprov i svenska Sammanställning över resultat i Papper Närarkiv Bevaras 5 år nationella prov i svenska Diagnostiska prov, elevlösningar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Skriftliga tester och prov, Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då betyg är satt och tiden för elevlösningar Betygsdokument, samlat, utbildningsbevis Slutbetyg, kopia Papper Närarkiv Bevaras 5 år Betygskatalog Papper Närarkiv Bevaras 5 år Intyg, kopia Papper Närarkiv Bevaras 5 år Betygskriterier, lokalt utarbetade Papper Närarkiv Bevaras 5 år Handlingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten omprövning av betyg löpt ut. Papper Närarkiv Bevaras 5 år Eleven bestämmer vilka kurser som ska ingå. Papper Närarkiv Bevaras 5 år Korrespondens med elev med Papper Närarkiv Bevaras 5 år uppgifter väsentliga för elev el. skola Specialarbeten/projektarbeten Papper Närarkiv Bevaras 5 år Kopia (orig. återlämnas till eleven). Studieorganisation Handlingar rörande disciplinära åtgärder Papper Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs i Platina. Gäller t.ex. varning vid hög frånvaro. Anmälan till prövning Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Prövningsresultat med betyg Papper Närarkiv Bevaras 5 år Överenskommelse om studiegång Papper Närarkiv Bevaras 5 år Ansökningar om kursbyten Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Ansökningar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning m.m. Individuella studieplaner Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Ledighetsansökningar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Papper Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då anteckning gjorts i Procapita eller annat system. 21

22 Närvaro- och frånvarouppgifter Papper/digitalt Arbetsrum Vid inaktualitet - Undervisningsplanering Läsårstider Papper Närarkiv Bevaras 5 år Fc beslutar på delegation. Lokala timplaner Papper Närarkiv Bevaras 5 år Lokala kursplaner Papper Närarkiv Bevaras 5 år Läromedel, egenproducerat Papper Närarkiv Bevaras 5 år Gäller t.ex. böcker, ej stenciler Orienteringskurser, lokala Papper Närarkiv Bevaras 5 år S.k. screening av elever. Protokoll från ämneskonferenser etc Papper Närarkiv Bevaras 5 år Lärarschema, kursschema Papper/digitalt Arbetsrum 3 år - 22