Protokoll från sammanträde nr 15 Polacksbackens Intendenturstyrelse

Transkript

1 Protokoll från sammanträde nr 15 Polacksbackens Intendenturstyrelse Datum Plats nsdagen den 6 februari 2013, kl.13:l5-l4:45. Fakultetsrummet, Ångströmlaboratoriet. Närvarande Peter Lindblad Johnny Nilsson Leif Hammarström Mikael Jonsson Michael Thune Göran Possnert Johan Tysk Eva Nordgren Sven Arvidsson Peter Sundin Linda Geren Andreas Eriksson Mats Lundqvist Mikael Österberg Lena Dahlborg Föreståndare. Intendent. Institutionen för kemi-ångström. Institutionen för teknikvetenskaper. Institutionen för informationsteknologi. Institutionen för fysik och astronomi. Tandemlaboratoriet. Matematiska institutionen. Ångström biblioteket. Universitetsförvaltningens enheter (avdelningen för IT och inköp, TekNat samverkan och UTH kansliet). International Science Program. TekN at fakultetsnämnd (UTH -enheten). Studentrepresentant UTN. Personalorganisationerna. IT -ansvarig intendenturen (del av mötet). Intendenturen (Ek -adm.) 1. Mötets öppnande Peter Lindblad öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2. Justeringsperson Till justeringsperson av protokollet valdes Eva Nordgren. 3. Mötet - Mötets utlysande: Godkändes. Dagens mötesdatum bestämdes i samband med intendenturstyrelsens senaste möte den 20 november 212. Kallelse skickades ut den 30 januari Mötets dagordning: Godkändes. - Mötets sammansättning: Godkändes. Intendenturens ekonomiadministratör Lena Dahlborg inbjuden som stöd vid eventuella specifika frågor med anledning av bokslut och budget. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna. 1/3

2 5. Bokslut 2012 Bokslut för 2012 gicks igenom och lades till handlingarna (bilaga 1). 6. Budget 2013 Budgetförslaget för 2013 omfattade även förslag till personella utökningar, några nya investeringar samt fortsatt utredning av IT -drift. Peter föreslog även under mötet att en miljon kronor av balanserat kapital avseende UGA lokaler justeras i 2013 års budget. Detta medför att i så fall att institutionernas kostnader till intendenturen för UGA relaterade lokaler minskas med detta belopp. Samtliga förslag antogs och budgeten godkändes. (bilaga 2) 7. Lokalplanering -Ångström Etapp 4: F ör närvarande arbetar 7 st. arbetsgrupper (underställda planeringsgruppen) med att definiera lokaltyper inom var sitt ansvarsområde. Målsättningen är att dimensionera lokalbehov samt ge förslag över vad dessa lokaler ska ligga (analysera och sammanställa logiska samband). Arbetsgruppernas arbete sammanställs sedan av planeringsgruppen för att presenteras för strategiska rådet före påsk. -Ny studentmatsal Ångström: Lokalen är i det närmaste fårdigställd (slutbesiktning den 15 februari). Dessvärre dröjer leveransen av möbler till vecka 9. Datum för öppnande kommer att informeras om, så snart leverantören meddelar slutligt leveransdatum. 8. Övriga frågor Intendenturen har påbörj at arbetet med att utarbeta en verksamhetshandbok (VHB). Avsikten är att handboken ska tydliggöra uppdraget, synliggöra arbetsfördelning och ansvar samt omfattat information, regler och rutiner till stöd för personalen det dagliga arbetet. En första utgåva är antagen av föreståndaren. 9. Nästa möte Torsdagen den 30 maj 2013, kl.15:15-. Lokal meddelas i kallelsen. 10. Mötets avslutande rdförande avslutade mötet. 2/3

3 Vid protokollet, \/hnny Nilsson Selaeterare Justeras: Peter Lindblad rdförande,y Eva N ordgren~ Justeringsperson Bilagor: 1. Bokslut Budget /3

4 600 Uppsala universitet RESULTATRÄKN RG LDA sid Polacksbacken RAPPID: RRRG Prestation: *** VERKSAMHETENS INTÄKTER Grundutbildningsanslag , ,00 Fou-anslag , ,00 Avgifter o andra ersättningar , ,09 Finansiella intäkter 4 596,63 218,50 S : A INTÄKTER , ,59 ~ VERKSAMHETENS KSTNADER Löner , ,54 Arvoden , ,34 Traktamenten o bilersättn , ,66 Övr ersättningar , ,79 Upplupna semesterkostnader , ,00 Övr personalkostnader , ,91 Utbildning, konferenser , ,00 Lokaltjänstkostnader , ,00 Övriga interna lokalkostnader , ,00 Externa lokalkostnader ,00 0,00 Övriga lokal kostnader , ,30 Reparationer och underhåll , ,96 Resor, representation o info , ,94 Inköp av varor , ,14 Köp av tjänster , ,45 Finansiella kostnader , ,73 Avskrivningar mm , ,18 Univ gemens kostnader , ,00 S:A KSTNADER , ,94 VERKSAMHE T SUT FAL L , ,35 TRANSFERERINGAR SALD TRANSFERERINGAR 0,00 0,00 ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING , ,35

5 600 Uppsala universitet 911 Polacksbacken Balansräkning org LDA Sid 1 RAPPID: BRRG UTFALL TM: 1212 UTGÅENDE BALANS INGÅENDE BALANS TILLGÅNGAR Förbättr utg på annans fastigh Maskiner, inventarier mm Kundfordringar Fordringar andra myndigheter Övriga fordringar KASSA CH BANK S:A TILLGÅNGAR 0, , , ,00 500, , ,06 0, , , ,00 500, , ,45 KAPITAL CH SKULDER Balanserad kapital förändring Årets kapital förändring Leverantörsskulder Upplupna kostnader Semesterlöneskuld , , , , , , , ,23 0, ,00 S:A KAPITAL CH SKULDER , ,45 ~~~/() Q~ U_- ~ _ Prefektens underskrift

6 600 Uppsala universitet 911 Polacksbacken MSÄTTN RG ÖVER-/UNDERSKTTSMARGINALER LDA Sid l RAPPID: MSÄTT UTFALL TM: 1212 PRESTATIN IB BALANSERAT KAPITAL INTÄKTER KSTNADER VERKSAMHETS UTFALL UB BALANSERAT KAPITAL PRCENT 110 Utb grund- och avance l l Forskning/utbildn for Bidragsforskning l l TTALT l Över-/underskottsmarginal = UB BALANSERAT KAPITAL/KSTNADER Både externa och interna intäkter och kostnader ingår i sammanställningen ovan. EXTERNA UB BALANSERAT PRESTATIN INTÄKTER KAPITAL PRCENT Uppdragsforskning TTALT Över-/underskottsmarginal för uppdragsverksamhet "'-(t UB BALANSERAT KAPITAL/EXTERNA INTÄKTER /1 /j '''~ I I I.~...// " f C\ "\, ~---:-WI,L~-----~ Prefektens underskrift

7 UPPSALA UNIVERSITET Polacksbacken Besöksadress: Angströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Postadress: Box Uppsala Telefon: Hemsida: vvww.polacksbacken.uu.se Redogörelse överskotts marginal för prest 220 Polacksbacken, org 911 Det uppkomna överskott som finns på prest 220 avser hantering av kemikaler samt inköp av husgaser. Intendenturen debiterar ut de faktiska kostnaderna för detta _på brukarna inom intendenturområdet utifrån en uppskattad förbrukning. Dock genererade det ett överskott per Det balanserade kapitalet kommer komma brukarna tillgodo under 2013 med en intention att minska övers~q~~m~[:~er. Föreståndare

8 . FÖRSLAG PÅ INTENENTURBUDGET ANTAGEN AV INTENDENTURS'TYRELSEN Fördelningsnyckel för personalkostnader, drift samt investeringar är baserad på ja nuari ma nads lön er UGA-relaterade kostnader fördelas utifrån HÄS ialimändrift Personal NTl Övr pers.kostn Gem kostn Driftskostn NT 2. Avsl<r bet anl Avskr nya anl Summa: 210 UGA Personal Gem kostrl Driftkostn Avskr bef anl 349 SS Avskr nya anl Summa: U Husgas Personal Gem kostn Gaser Avskr nya anl Summa: 220 Kem 220 tokalkostn Lokalkostn Personal UGA~ Övriga Gem kostn relaterade I<em.hant Avskr befanl Attfördela: Att fördela: Summa: Bas::;; löner jan- Institution 13 Andel % Matematiska inst ,4 [nstför informationstekn ,8 [nst för fyslk och astronomi ,6 Institutet för rymdfysik ,4 Instförteknikvetenskaper ,4 MSL 0,0 Instför kemi ~ Ångström ,1 Instför kemi - UGA 0,0 lsp )0 Tandemlaboratoriet ,5 Ängströmbib lioteket ,5 Teknat Samverkan ,7 UTH-enheten ,0!T-avdelningen ,3 ÄMA(UU innovation ,3 KRY o 0,0 Totalt ,0 lo. - Pre! debitering Andel HÄS för o Prel debitering för 201 Andel % , , ,7 0, ,8 47, A 3.3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ola 2/ /0 Prel Pre! Prel?rel Summa debitering debitering för debitering för debitering för Drift+UGA+ Budgeterat för 2013 Andel % gas+kem+lok , , : , , j , & , Gn S, , : , ll l09u 0, n , , , ,0 o o o ,0 2338& NT 1: Personal: Se specifikation under fliken personal. NT 2: Driftskostnader baserade på kostnaderna för 2012.

9 PERSNAL 2013 Föreståndare Del av heltid Peter lindbjad I Förestå nda re 0,20 Intendenturens personal Del av heltid Andel UGA Johnny Nilsson Intendent 1,00 15% Annette Ander Administratör 0,60 20% Lena Dahlborg Ekonomladm 1,00 10% Kerstin Eriksson Receptionist 1,00 70% Per-Åke Nyberg Tekn samordnare 1,00 20% Desiree Johansson Säkerhetsadm 1,00 50% Mats Lundkvist Institutfonstekn 1,00 10% Thomas Hillgren fnstitutionstekn % Anttl Maatiala Institutionstekn l J 10% Karin Eriksson InstItutionstekn 0,90 10% Sören Andersson Institutionstekn % Cecilia Eriksson Institutions tekn 1,00 10% Mats Wittmar Institutionstekn 1,00 40% Nyanställning 1,00 0% 6 mån "Sommarjobbare" NT 1 NT 1: 3 st en månad vardera Summa: 13,50 Köpta tjänster Del av heltid Andel UGA Konterad Mikael Österberg IT-ansvarig 0,10 100% Ny tjänst datasamordnare Datasamordnare 0,75 0% 210 Ted Karlsson mjl JT"tekniker J80 100% Bengt Noläng m.fl. IT-tekniker 0,75 100% Jan Kärrman mj/. IT-tekniker 1,00 100% Henrik Hedlund IT"tekniker 0,40 100% Roland Grönroos Webredaktör 0,,08 0% 210 Roland Grönroos Kemikalieombud 0/12 0% 220 Torvald Andersson/Amit Patel Gasombud 0/15 0% 220 Teddy Thörniund Fotograf 0,25 0% 210 Summa: 4A

10 KSTNADER FÖR UGA SERVICE (PREST 110) 2013 Fördelningsnyckel för fördelning av kostnader för UGA-service är antal helårsstudenter 2013, Personalkostnader Gemensamma kostnader Driftskostnader Avskrivningar, befintl anläggn 50S 840 Avskrivningar} nya anläggn Summa: (Utdrag ur VP 2013) tabell 13) Institution HAs 2013 Prel kostnad 2013 Matematiska inst Inst för informationsteknologi Inst för fysik och astronomi Institutet tör rymdfysik Inst för teknikvetenskaper MSl Inst för kemi - Angström Inst för kemi - UGA ISP Tandemlaboratoriet Ängströmbiblioteket Teknat Samverkan UTH-enheten IT -avdelningen ÄMA/UU innovation KRY Summa:

11 li<albudget 2013 Intendenturens lokal upplåtelser och kostnader 2013 fördelade på kategori Sammanställning 1. Grupprumjuppehållsr l stud 2. Uppehållsr, personal (Andrummet) 3. Undervisningsiokajer 4. LA-E Intendenturen 5. Sammmanträdesrum/seminarierum 6. Förråd, sophantering 9. Restaurangytor UU 10. Restaurang restauratören 11. Studentfackliga rum 12. Datasalar Summa: ltk Studentrelat 100% 50% - 50% 0% 15% 50% - 100% 100% Preliminär budget lokaler 2013 Kostnader Studentrelaterade lokaler Undervisningslokaler Övriga lokaler Summa: Finansiering Från fakulteten, studentgemensamma lokaler Från fakulteten, serveringsytor Rullan+Cafe Ångström Bokningsintäkter undervisningslokaler Från restauratörer Uppskattade hyresintäkter övrigt Summa: Summa: Fördelning av underskottet Kostnader studentrelaterade lokaler Flnansrerlng från fakulteten, studentgem lokaler Tillgodo överskott balanserat kapital Att fördela UGA-reJaterade lokalkostnader Kvarvarande underskott att fördela övriga fokalkostn För kostnadsfördelning, se Sammanställning

12 GASHANTERING 2013 NyckeJ för fördelning av kostnaderna för husgasen är baserad på gaskostnader för Kostnaderna för gaser inkluderar hyror och förbrukning samt personalkostnader. Översikt Personalkostnader 15% (T Andersson, APatel) Gemensamma kostnader Hyreskostnader kvävehantering, flaskor Förbrukningskostoader gaser mm Flytt av kvävetank (avskr 6 mån 2013) Summa: Fördelnfngsnyckel baserad på 2012 års kostnader Institution Kostnad 2012 Andel % Prel kostnad 2013 Matematiska inst Q,Q Inst för informationsteknologi DJ Inst för fysik och astronomi , Institutet för rymdfysik J Inst för teknfkvetenskaper , MSL , Inst för kemi ~ Ångström A Jnst för kemi - UGA , ISP JD Tandemlaboratorlet Q, Ängströmbiblioteket 0,0 Teknat Samverkan 0,0 UTH-enheten 0,0 ÄMA/UU innovation 0,0 IT-avdelningen KRY (hyra flaskor) , Summa: ,

13 I<EMII{ALlEHANTERING 2013 Kostnader för kemikaliehantering omfattar avyttring av avfall och personalkostnader (12% Roland Grönroos) Översikt Personalkostnader 12% (R Grönroos) Gemensamma kostnader Avyttring kemavfall Förbru kn ingsmateria I Avskrivningar l beffntl anläggn Summa: Institution Andel % Prel kostnad 2013 Matematiska inst Inst för informationsteknologi Inst för fysik och astronomi Institutet för rymdfysik Inst för teknikvetenskaper MSL Inst för kemi - Ångström Inst för kemi" UGA 'SP Tande mia boratoriet Ångström bi bliot eket Teknat Samverkan UTH-enheten IT-avdelningen ÅMA/UU innovation KRY Summa:

14 . Föreslagna investeringar 2013 Kostnad Avskrivn.tid Kostnad 2013 Prest 110 Prest 110 P rest 210 Prest 210 P rest 220 Prest 220 Främst UGA~relaterade Utr datasalar Ångström år % Utr datasalar tte år % El uttag år % % Främst relaterat allm drift Utr samordning IT drift år % Främst relaterat husgas/kem Flytt av kvävetank (avskr 6 mån 2013) år % Beslutade projekt 2012,. ännu ej utförda Nyckelskåp Ångström år % Lunchrum studenter år %