Styrdokument för inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Transkript

1 HÖGSKOLAN DALARNA BESLUT DUC 2014/1878/10 Rektor DUC 2014/1879/10 DUC 2014/1880/10 Styrdokument för inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Ärendet Under förra året ändrades lagstiftningen om offentlig upphandling. Bland annat höjdes gränsen för direktupphandling markant. Därför infördes också ett krav på dokumentation av direktupphandlingar hos upphandlande organisationer. Detta krav, tillsammans med ett behov av att förtydliga och klargöra vilka regler som ska gälla vid inköp och upphandlingar på Högskolan Dalarna, har medfört att upphandlingsenheten på Fastighetsavdelningen tagit fram förslag till nya styrdokument inom området. Styrdokumenten inom inköp och upphandling måste harmoniera med Högskolan Dalarnas beslutsordning. En översyn av beslutsordningen sker för närvarande och de nya styrdokumenten inom inköp och upphandling harmoniserar med föreslagna förtydliganden av beslutsordningen. Under 2015 blir en viktig uppgift för upphandlingsenheten att informera och utbilda organisationen om de nya reglerna och rutinerna för inköp och upphandling. Beslut Rektor beslutar att: fastställa Policy för upphandling, DUC 2014/1878/10, Regler vid inköp och upphandlingar vid Högskolan Dalarna, DUC 2014/1879/10 och Handläggningsordning vid genomförande av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna, DUC 2014/1880/10. Ärendet föredrogs av Lars-Olof Nordqvist, fastighetschef. Vid beslutet närvarade deltagarna vid beslutsmötet enligt protokoll 7:2015. Marita Hilliges Rektor Lars-Olof Nordqvist Föredragande 1

2 HÖGSKOLAN DALARNA BESLUT DUC 2014/1878/10 Rektor DUC 2014/1879/10 DUC 2014/1880/10 Bilaga Policy för upphandling, DUC 2014/1878/10 Regler vid inköp och upphandlingar vid Högskolan Dalarna, DUC 2014/1879/10 Bilaga 1 till Regler, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2 till Regler, Handläggningsordning vid genomförande av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna, DUC 2014/1880/10. Delges Högskolan Dalarnas personal 2

3 Policy för upphandling Omfattning Upphandlingspolicyn omfattar alla inköp som görs i tjänsten med samtliga medel förvaltade av Högskolan Dalarna. Med inköp av en vara, tjänst eller entreprenad avses hela kedjan från behov till betalning. Ett inköp är till exempel upphandling, avtalshantering, avrop och beställningar från ramavtal. Policyn gäller samtliga medarbetare inom Högskolan Dalarnas alla verksamheter. Mål Denna policy syftar till att följande långsiktiga mål uppnås. Högskolan Dalarna ska: - genomföra behovsprövade kostnadseffektiva inköp - ha ett enhetligt, förenklat och rationellt arbetssätt vid inköp - genomföra kvalitetssäkrade inköp med hänsyn tagen till miljömässiga och etiska aspekter - nyttja de konkurrensmöjligheter som finns och behandla alla leverantörer lika. Ovanstående mål uppnås genom att samtliga inköp vid Högskolan Dalarna görs utifrån beslutade regler och handläggningsordning om inköp och upphandlingar. Ansvar Samtliga medarbetare inom Högskolan Dalarna ansvarar för att: - kontakta upphandlingsansvarig eller utsedd inköpare för att få hjälp med sitt inköp - vara insatt i Högskolan Dalarnas regler vid inköp och upphandlingar. I de fall inköp inte ska genomföras av upphandlingsenheten ska personen som fått i uppdrag att genomföra inköpet ansvara för att: - planera och genomföra sina inköp så att de uppfyller målen i denna upphandlingspolicy - agera i enlighet med Högskolan Dalarnas regler vid inköp och handläggningsordning vid genomförandet av en direktupphandling - alltid göra miljömässiga och etiska val vid inköp av vara och tjänst där så är möjligt - inköp är godkända av chef enligt gällande beslutsordning innan beställning och inköp genomförs. Akademichef eller chef direkt underställd rektor ansvarar för att: - samtliga medarbetare inom akademin eller avdelningen följer inköpspolicyn - utse inköpare inom enheten och göra årlig revision av behörigheter - personal som arbetar med inköp har nödvändig kompetens och utbildning. Beslut: Rektor Datum: Revidering: Dnr: DUC 2014/1878/10 Ansvarig för uppdatering: Fastighetschef Giltighetstid: Tills vidare Publicerad på:

4 Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna Bilaga 2 till dokumentet Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1880/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Policy för upphandling, Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Ansvarig: Fastighetschef

5 2 Innehåll 1. Bakgrund Vad är en direktupphandling? Vem får genomföra en direktupphandling vid Högskolan Dalarna? Kontrollera ramavtal Frågor att ställa sig innan du genomför en direktupphandling Krav vid genomförandet av en direktupphandling Så här genomför du en direktupphandling När värdet på det du ska köpa understiger kronor exklusive moms: När värdet för det du ska köpa överstiger kronor exklusive moms: Sekretess i samband med upphandlingar Grundläggande EU-principer Hitta konkurrens... 8

6 3 1. Bakgrund Handläggningsordning beskriver förutsättningarna för direktupphandling och hur en direktupphandling ska genomföras. Syftet med handläggningsordningen är hjälpa anställda att genomföra ett inköp på ett bra sätt så att Högskolan Dalarna uppfyller lagkrav samt bidra till en effektiv uppföljningsverksamhet inom Högskolan Dalarna. Syftet är också att skapa ett gemensamt arbetssätt för genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna. Upphandlingsenheten svarar gärna på frågor om inköp. Tänk på att ta kontakt i god tid innan förfrågan ska skickas ut. E-postadress: inkop@du.se. 2. Vad är en direktupphandling? Direktupphandling tillämpas när inget gällande ramavtal finns och då värdet på det som ska köpas understiger kronor exklusive moms. Det är dock inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret inom hela Högskolan Dalarna. Upphandlingar får inte delas upp i syfte att underskrida gränsen för direktupphandling. Direktupphandling bör, om inte synnerliga skäl finns eller lagstadgad undantagssituation föreligger, endast användas där värdet är mycket lågt samt för sällanköp, det vill säga vid inköp av sådant som Högskolan Dalarna inte köper så ofta. Är det ett återkommande behov ska Högskolan Dalarna överväga att genomföra en ramavtalsupphandling. 3. Vem får genomföra en direktupphandling vid Högskolan Dalarna? När direktupphandling är tillämpningsbart kan ansvaret att genomföra direktupphandlingen delegeras från upphandlingsenheten till akademierna och avdelningarna. En dialog förs då mellan upphandlingsansvarig och beställare och en skriftlig eller muntlig överenskommelse träffas. Ansvarig chef för beställaren utser vilken som får i uppdrag att genomföra inköpet. I Högskolan Dalarnas beslutsordning framgår vilka beslut och belopp som respektive chef får ansvara för och genomföra. Den person som har rätt till inköp enligt beslutsordningen är samma person som också skriver under avtal. Beslutsordningen finns på Högskolan Dalarnas externa webbplats.

7 4 4. Kontrollera ramavtal Steg inför ett köp och val av upphandlingsförfarande Behov av vara eller tjänst Avrop Ja Finns ramavtal? Högskolans 1. Egna ramavtal (bland annat i samarbete med UU) 2. Statliga ramavtal Nej Upphandling Värdet på det som ska köpas påverkar upphandlingsförfarandet Direktupphandling SEK ex moms Förenklad upphandling * SEK ex moms Öppen upphandling* Mer än SEK ex moms * Finns ytterligare upphandlingsförfaranden Bild 1. Tillvägagångssätt inför ett köp inom Högskolan Dalarna. Innan en direktupphandling genomförs ska en kontroll göras om Högskolan Dalarna har ett tillämpligt ramavtal. Högskolan Dalarna är som avtalspart bunden av tecknade ramavtal och är skyldig att använda ramavtal som omfattar det som ska köpas in. Det gäller även statliga ramavtal och avtal som Högskolan Dalarna har tecknat tillsammans med Uppsala universitet. Högskolan Dalarnas utsedda inköpare utnyttjar ramavtal. Ska en anställd köpa en produkt där Högskolan Dalarna har utsedda inköpare så är det genom dessa personer som köpet ska genomföras. Information om utsedda inköpare finns på Högskolan Dalarnas intranät. Kontakta upphandlingsenheten via inkop@du.se för att få hjälp att kontrollera om det finns eventuella ramavtal eller om det är ett återkommande behov inom Högskolan Dalarna så att en större ramavtalsupphandling enligt lagen om offentlig upphandling behöver genomföras. 5. Frågor att ställa sig innan du genomför en direktupphandling Följande frågor är lämpliga att fundera över innan du genomför en direktupphandling: Vad är det jag vill uppnå med mitt köp? Vad ska ha hänt när köpet är genomfört/levererat/utfört? Hur finansieras köpet? Hur ser beslutsordningen ut? Vem attesterar fakturan? Vem skriver under avtalet? Har chefen godkänt köpet? Är det verkligen ett köp av en vara eller tjänst som är det mest lämpliga sättet att lösa mitt behov/problem, eller löser jag det bättre med egna resurser, t.ex. genom att anställa?

8 5 Finns det redan ett avtal som är lämpligt att använda? Har organisationen köpt samma eller en liknande vara eller tjänst tidigare under året? Hur ser min organisations regler, riktlinjer, mallar m.m. för direktupphandling ut? Hur uppnår jag bästa konkurrens för det jag ska köpa? Hur väl känner jag marknaden? Kontaktar jag ett par utvalda leverantörer via telefon eller e-post? Annonserar jag på organisationens hemsida? Annonserar jag i en databas? Om jag bara tillfrågar en leverantör hur säkerställer jag att organisationen verkligen får den bästa varan eller tjänsten till ett konkurrenskraftigt pris? Vilka krav måste jag ställa på varan/tjänsten/leverantören? Ska jag beskriva i detalj hur tjänsten ska utföras, eller ska jag beskriva mina målsättningar och låta leverantören välja tillvägagångssätt? Vilka kriterier är lämpliga att använda för att välja mellan de leverantörer som uppfyller mina krav? Ska jag värdera enbart pris? Finns det kvalitetskriterier av något slag som är viktiga, t.ex. leveranstid, produktkvalitet eller annat som jag vill använda? Vilket kriterium är mest viktigt? Finns varan eller tjänsten redan inom Högskolan Dalarna? 6. Krav vid genomförandet av en direktupphandling Det finns inga krav i lagen om offentlig upphandling om hur en leverantör ska anlitas vid en direktupphandling. Det finns dock lagkrav på att direktupphandlingar över kronor exklusive moms ska dokumenteras. Följs denna handläggningsordning uppfylls de lagkrav som finns samt minimerar risk för påföljder från granskande myndigheter. Vid genomförandet av direktupphandlingar ska EU:s grundläggande principerna alltid följas. Läs längre ner i dokumentet under rubriken Grundläggande EU-principer vad respektive princip innebär. Det finns risk att drabbas av ogiltighetsförklaring av avtal och upphandlingsskadeavgift om direktupphandlingar genomförs på fel sätt. Det är därför som Högskolan Dalarna har tagit fram dessa rutiner som ska följas när anställda vid Högskolan Dalarna genomför direktupphandlingar. 7. Så här genomför du en direktupphandling 7.1 När värdet på det du ska köpa understiger kronor exklusive moms: Om det som ska köpas: - inte finns på ramavtal - inte är ett återkommande behov och - kostnaden understiger kronor exklusive moms genomför personen som har fått i uppdrag att genomföra inköpet det efter sin egen förmåga. Upphandlingsenheten rekommenderar att den som genomför inköpet för någon typ av dokumentation av den överenskommelse som har skett mellan Högskolan Dalarna och aktuell leverantör. Detta i fall det skulle bli något problem i leveransen. Dessa köp kan registreras i diariet men det är inte nödvändigt. Skrivs avtal ska det diarieföras.

9 6 7.2 När värdet för det du ska köpa överstiger kronor exklusive moms: När du har identifierat ditt behov och du vet vad du ska köpa och du vet att det är en direktupphandling som du får genomföra så är det dags att skriva ditt underlag. Kontakta registrator och begär ett diarienummer för ditt köp. Du e-postar för att få ett diarienummer. Ange i din e-post vad köpet gäller och vem som genomför direktupphandlingen. Du fyller i och ser till att behörig chef skriver under dokumentet Beslut om upphandling eller avrop. Du hittar dokumentet (Blankett, Beslut om upphandling) på Högskolan Dalarnas intranät. Du skickar en skriftlig förfrågan via e-post till lämpliga företag. För att tillgodose konkurrensen är rekommendationen att skicka förfrågan till minst tre företag för att ta till vara på konkurrensen. I din förfrågan är det bra om följande information finns med: Ditt behov, vad är det du vill köpa? Har du några krav på det du vill köpa? Krav på tjänsten eller varan? Har du något krav på företaget som ska leverera varan eller tjänsten? Har du något krav på kompetensen hos den person som ska utföra tjänsten? När ska arbetet göras? När ska arbetet vara klart? När ska leverans ske? Hur ska du utvärdera de inkomna anbuden? Skriv in hur du kommer att gå till väga vid valet av leverantör. När är sista dag att lämna anbud? Vänta med att öppna alla anbud till dagen efter att sista anbudsdag har passerat. Tänk på att utforma din förfrågan på ett tydligt sätt. Även om det inte finns krav på viss form på underlaget blir resultatet alltid bättre om man är tydlig med vad som ska köpas och hur valet av leverantör ska gå till. Välj den leverantör som uppfyller det du önskar (uppfyller ställda krav) enligt din förfrågan. Skriv ett upphandlingsprotokoll och mall för dokumentation. Du hittar dokumentet (Upphandlingsprotokoll och dokumentation av direktupphandlingar) på Högskolan Dalarnas intranät. Så snart som möjligt skickar du ett e-postmeddelande till samtliga leverantörer som har lämnat in anbud och meddelar vilket företag du har valt och varför. Bifoga det påskrivna (av behörig chef) och inskannade upphandlingsprotokollet och mall för dokumentation. Kom överens med det företag som har vunnit direktupphandlingen och skriv därefter ett avtal. Högskolan Dalarna har tagit fram mallar till konsultavtal och avtal (för övriga köp) som ni kan använda. Dessa avtalsmallar finns på Högskolan Dalarnas intranät. Båda parter ska skriva under avtalet. Du behöver två exemplar av avtalet, ett till Högskolan Dalarna och ett till leverantören.

10 7 Alla handlingar: o underskrivet dokument Beslut om upphandling eller avrop o din förfrågan o alla anbud o det ifyllda dokumentet Upphandlingsprotokoll och dokumentation av direktupphandling o underskrivet avtal (båda parter ska ha skrivit under med namn och datum) ska diarieföras. De underlag som är i digital form skickar du vidare i digital form till registrator@du.se. I ämnesraden skriver du diarienumret. Påskrivna originalhandlingar skickar du via internposten till registrator. Egna minnesanteckningar rörande inköpet räknas som arbetsmaterial och sparas i en systematisk ordning för en eventuell granskning. 8. Sekretess i samband med upphandlingar Som vid andra upphandlingsförfaranden gäller så kallad absolut sekretess även vid direktupphandlingar. Tänk även på principen om likabehandling. Lämna inte ut uppgifter i förväg till vissa leverantörer men inte till andra. Fakta: Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess (även kallad strikt sekretess) fram till dess att den upphandlande myndigheten/enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. 9. Grundläggande EU-principer Även om ingen särskild form för direktupphandling är föreskriven ska man som offentlig köpare alltid beakta de grundläggande principerna för all EU-rätt och för upphandlingsdirektiven: Principen om icke diskriminering Den upphandlande enheten eller myndigheten får inte diskriminera en leverantör på grund av nationstillhörighet, vare sig leverantören kommer från ett land inom eller utanför EU, och förfrågningsunderlagen får inte innehålla diskriminerande krav. Principen om likabehandling Anbudsgivare och anbudssökande ska få så lika förutsättningar som möjligt att delta i upphandling. Informationen ska vara lika och tillgänglig för alla samtidigt. Proportionalitetsprincipen Förfrågningsunderlaget får inte innehålla krav som inte är nödvändiga för den aktuella upphandlingen. De

11 8 krav som den upphandlande enheten eller myndigheten ställer ska ha samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. Transparensprincipen Den upphandlande enheten eller myndigheten är skyldig att lämna information om upphandlingar och hur anbudsgivare och anbudssökande praktiskt går till väga vid upphandlingar. Upphandlingsprocessen ska vara förutsägbar och öppen. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Upphandlaren får inte heller frångå de krav som har ställts. Principen om ömsesidigt erkännande En upphandlande enhet eller myndighet som vill att en anbudsgivare ska visa att denne uppfyller vissa krav, måste godta bevis och intyg även från behöriga myndigheter i andra länder. 10. Hitta konkurrens Ett köp blir nästan alltid bättre om fler än en leverantör får möjlighet att lämna anbud på det som ska anskaffas. Att genomföra en konkurrensutsättning kan vara enkelt. Det kan i sin enklaste form ske genom ett antal telefonsamtal, via e-post, via ett upphandlingssystem eller via en offentlig annonsdatabas. Det kan även finnas situationer då det av olika anledningar inte är lämpligt att göra en konkurrensutsättning. Dessa situationer är dock relativt få.

12 Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning vid genomförande av direktupphandingar vid Högskolan Dalarna Ansvarig: Fastighetschef

13 2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund, mål och inriktning Kontroll på Högskolan Dalarnas inköp och uppföljning Muta, bestickning och jäv Hållbar upphandling Tillvägagångssätt inför ett inköp Statliga ramavtal och samarbete med Uppsala universitet Genomföra upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling Direktupphandling Upphandlingsskadeavgift Upphandlingssystem Elektronisk handel Upphandlingsorganisationen vid Högskolan Dalarna Utsedda inköpare Roller och ansvar vid inköp och upphandling Delegering av genomförandet av ett inköp eller upphandling Vem skriver under avtalen? Avsteg från Högskolan Dalarnas regler vid inköp och upphandling... 9

14 3 1. Inledning Högskolan Dalarnas upphandlingar regleras i första hand av lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Dessa regler innehåller de regler som utöver gällande rättsregler ska gälla vid Högskolan Dalarna vid genomförandet av inköp. Ett inköp är till exempel en upphandling, en direktupphandling, en beställning från ramavtal eller ett inköp från en leverantör då värdet på det som ska köpas är lågt och det inte finns något ramavtal. 2. Bakgrund, mål och inriktning Högskolan Dalarna är en statlig förvaltningsmyndighet och ska bland annat följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen bygger på EU-direktiv om upphandling. EU:s direktiv för offentlig upphandling är en viktig del i arbetet med att förverkliga den inre marknaden genom att främja den fria rörligheten för varor och tjänster inom EU och för att få marknaden att fungera effektivt. Genom att följa de svenska upphandlingsbestämmelserna (LOU) uppfyller upphandlande myndigheter de skyldigheter som följer av EU-rätten. Högskolan Dalarna ska alltid sträva efter att upphandla varor, tjänster och entreprenader i konkurrens på objektivt och effektivt samt affärsmässigt sätt. Genom att följa: - Högskolan Dalarnas policy för upphandling - Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna (detta dokument), och - Handläggningsordning vid genomförande av direktupphandling vid Högskolan Dalarna ska god affärsetik skapas och Högskolan Dalarna ska vara en trovärdig aktör på både den offentliga och privata marknaden. Upphandlingsprocessen beskrivs i bilaga 1, Upphandlingsprocessen. 3. Kontroll på Högskolan Dalarnas inköp och uppföljning Det är viktigt att Högskolan Dalarna har kontroll över sina avtal och att inköpen och upphandlingarna som har föregått ett avtal är dokumenterade på ett systematiskt vis. Det är grundläggande för att kunna arbeta strategiskt med offentlig upphandling och få bättre nytta av de medel som används för att köpa varor och tjänster. Det är också viktigt att dokumentera de avtal som ingåtts utan ett formellt upphandlingsförfarande, en så kallad direktupphandling, eftersom Högskolan Dalarna kan behöva styrka att avtalet ingåtts i enlighet med upphandlingslagstiftningen i de fall någon ansöker om att avtalet ska ogiltigförklaras. Dokumentationen är dessutom viktig för Högskolan Dalarnas egen uppföljning och kan också underlätta insamlingen av uppgifter för statistik och forskning.

15 4 4. Muta, bestickning och jäv I kontakter mellan kunder och leverantörer förekommer ibland erbjudanden om förmåner med syfte att främja relationer. Det kan vara allt från måltider och presenter till evenemangsbesök och resor. I Sverige kan alla dessa saker, under vissa omständigheter, klassas som muta enligt brottsbalken. Den som tar emot eller begär en muta kan dömas för mutbrott och den som lämnar eller erbjuder en muta kan dömas för bestickning. Reglerna om mutor och bestickning i brottsbalken omfattar alla anställda, oavsett befattning. Kontakter mellan Högskolan Dalarnas personal och leverantörer och säljare ska ske i sådana former att parterna bevarar full trovärdighet och en oberoende ställning i förhållande till varandra. Anställda ska inte ha personliga intressen hos anbudsgivare eller leverantörer som påverka handläggningen av en upphandling eller avrop. Otillbörliga konkurrensfördelar kan uppkomma om myndigheten anlitar en extern konsult för någon del av upphandlingen och konsulten också planerar att lämna anbud i upphandlingen. Det kallas konsultjäv. En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos den upphandlande myndigheten: har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den anpassats till konsultens produkter fått konkurrensfördelar genom information om t.ex. myndighetens krav och budget som andra anbudsgivare inte fått genom sin medverkan fått någon annan otillbörlig konkurrensfördel 5. Hållbar upphandling Högskolan Dalarna ska ställa krav på miljöhänsyn och sociala hänsyn om upphandlingens art motiverar det. Det innebär att sådana krav ska ställas vid alla upphandlingar där sådana krav är ett måste utifrån regeringskrav, är relevanta, meningsfulla samt förenliga med och proportionerliga i förhållande till upphandlingen. Ställda krav ska ha ett naturligt samband med det som upphandlas. Kraven måste vara var anpassade för att syftet med att ställa kraven uppnås. Kraven måste följas upp och kontrolleras. Högskolan Dalarnas upphandlingar ska bidra till att uppfylla nationella, regionala och lokala miljömål. 6. Tillvägagångssätt inför ett inköp Alla inköp som genomförs i tjänsten omfattas av upphandlingslagarna. Alla medel från staten och externa bidragsgivare tillhör Högskolan Dalarna och därför gäller upphandlingslagarna.

16 5 Finns ett ramavtal ska det alltid användas i första hand när ett behov av att köpa något uppstår: Bild 1. Tillvägagångssätt inför ett inköp inom Högskolan Dalarna. Kontakta upphandlingsenheten på inkop@du.se för att få veta om det finns giltiga ramavtal och för att få veta hur inköpet ska genomföras. När en konsult ska användas för undervisning och konsulten tar betalt via ett bolag ses detta som inköp av en tjänst. Upphandlingsregler ska då följas. 7. Statliga ramavtal och samarbete med Uppsala universitet Högskolan Dalarna använder i stor grad de statliga ramavtalen som bland annat Kammarkollegiet ansvarar för, för att täcka upp behovet av varor och tjänster. På finns en lista över de flesta statliga ramavtal. Det finns även några få andra myndigheter som genomför upphandlingar som resulterar i statliga ramavtal. Dessa avtal publiceras inte på För att följa lagen och tillgodose Högskolan Dalarnas behov av varor och tjänster har Högskolan Dalarna även skrivit ett avtal med Uppsala universitet om samarbete om upphandling. Högskolan Dalarna har möjlighet att ta del av de flesta avtal som Uppsala universitet upphandlar. De flesta av Högskolan Dalarnas ramavtal inom teknisk utrustning är upphandlade av Uppsala universitet eller av Kammarkollegiet (statligt ramavtal).

17 6 Ramavtal ska alltid användas när ramavtal finns för den aktuella varan eller tjänsten. Det gäller oavsett vad kostnaden på det som ska köpas är. Ramavtal ger goda villkor samtidigt som det spar mycket administrativt arbete för Högskolan Dalarna. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor samt att Högskolan Dalarnas trovärdighet som kund ökar. Högskolan Dalarnas anställda är skyldiga att kontrollera om det finns statliga ramavtal inför ett inköp. Upphandlingsenheten hjälper till att vägleda om det finns ramavtal som ska användas vid inköp. Att genomföra ett avrop kan delegeras från upphandlingsenheten till akademierna och avdelningar. Ett avrop är en beställning av varor eller tjänster som Högskolan Dalarna gör genom tilldelning av kontrakt till en leverantör utifrån de villkor som är ställda i det ramavtal som man göra beställningen från. Hur beställningen (avropet) ska genomföras regleras i ramavtalet. Högskolan Dalarna kan även samarbeta med andra upphandlande myndigheter i enskilda upphandlingar. Upphandlingsansvarig vid Högskolan Dalarnas ska alltid vara involverad i beslutet om vilka upphandlande myndigheter som Högskolan Dalarna ska samarbeta med. Detta beroende på om det redan finns ett samarbete och därmed giltiga avtal. 8. Genomföra upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling Det är upphandlingsansvarig person vid upphandlingsenheten som genomför upphandlingar där upphandlingsförfaranden enligt lagen om offentlig upphandling ska användas. I enstaka fall kan ansvaret delegeras från upphandlingsenheten till akademier och avdelningar. En upphandling tar lång tid att genomföra. Beställare, det vill säga den som har behovet av det som ska köpas, har ett ansvar att vara ute i god tid så att upphandlingsreglerna kan följas. 9. Direktupphandling Direktupphandling tillämpas när det inte finns ett giltigt och passande ramavtal och då det gäller enstaka inköp under ett kalenderår som understiger den fastställda gränsen för direktupphandling. I de fall det kan bli fråga om upprepade direktupphandlingar av en vissa vara eller tjänst, det vill säga om det finns ett kontinuerligt behov inom hela Högskolan Dalarna, ska en större upphandling i stället genomföras med stöd av andra upphandlingsförfaranden enligt lagen om offentlig upphandling. Direktupphandlingar ska genomföras enligt Handläggningsordningen vid genomförandet av direktupphandling vid Högskolan Dalarna (bilaga till detta dokument). Direktupphandlingar får inte genomföras när Högskolan Dalarna har ett giltigt ramavtal inom aktuellt område. Genomförandet av direktupphandlingar kan delegeras från upphandlingsenheten till akademier och avdelningar. 10. Upphandlingsskadeavgift Om Högskolan Dalarna inte följer upphandlingslagen (till exempel genomför en otillåten direktupphandling) kan Högskolan Dalarana bli skyldig att betala en så kallad upphandlingsskadeavgift,

18 7 som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Konkurrensverket har befogenheter att föra talan i allmän förvaltningsdomstol att en upphandlande myndighet eller enhet ska åläggas att betala en upphandlingsskadeavgift. Denna kan uppgå till betydande belopp, maximalt 10 miljoner kronor. Med anledning av detta är det viktigt att Högskolan Dalarnas policy och regler vid upphandling följs av alla anställda. 11. Upphandlingssystem Högskolan Dalarna har ett upphandlingssystem och genom det ska upphandlingar genomföras. Systemet underlättar upphandlingsprocessen och bidrar till att upphandlingslagen följs. Genomförs upphandlingarna via systemet kan Högskolan Dalarna få ut användbar statistik. Det är främst vid genomförandet av de högskoleövergripande upphandlingarna som systemet används i dagsläget. Vid avrop och direktupphandlingar kan annat förfarande gälla. Stäm av med upphandlingsenheten. 12. Elektronisk handel Enligt ett regeringskrav ska myndigheter ha infört så kallad e-handel (elektronisk handel). Statsförvaltningen hanterar elektroniska fakturor sedan 2008 och sedan den 1 juli 2014 ska även beställningar hanteras elektroniskt. I och med detta krav har Högskolan Dalarna infört inköp av vissa varor via e-handel. E-handeln inom Högskolan Dalarna kommer successivt att utökas och implementeras i organisationen. 13. Upphandlingsorganisationen vid Högskolan Dalarna Upphandlingsenheten består av en ansvarig upphandlare och en inköpare av teknisk utrustning (it utrustning och audio visuell utrustning). Upphandlingsenheten nås via inkop@du.se. Mer information om personalen på upphandlingsenheten finns på Högskolan Dalarnas intranät. 14. Utsedda inköpare Inom vissa produktgrupper finns utsedda inköpare vid Högskolan Dalarna som inte tillhör upphandlingsenheten. På Högskolan Dalarnas intranät finns information om vilka produktgrupper som omfattas och vilka som är utsedda inköpare. Där framgår också kontaktuppgifter till de utsedda inköparna. De utsedda inköparna gör sina avrop från ramavtal.

19 8 15. Roller och ansvar vid inköp och upphandling Förvaltningschef Förvaltningschefen och ansvarar för upphandlingar och inköp åt Högskolan Dalarnas alla verksamheter. Förvaltningschefen skriver under avtal som överstiger de belopp som inte har delegerats till akademier och avdelningar enligt fastställd beslutsordning. Upphandlingsansvarig Högskolan Dalarnas upphandlingsansvarig ska vara involverad i upphandlingar som överstiger direktupphandlingsgränsen, det vill säga större och mer omfattande upphandlingar. Upphandlingsansvarig arbetar tillsammans med beställare fram underlagen i upphandlingen. Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlingsansvarig ansvarar för att: utforma förfrågningsunderlaget i sin helhet informera företagen under upphandlingsprocessen avgöra vilka leverantörer som är kvalificerade pröva och utvärdera anbuden (tillsammans med beställaren) upprätta tilldelningsbeslutet efterannonsera. Upphandlaren upprättar avtalet tillsammans med beställare. Beställare och slutanvändare För att kunna genomföra upphandlingar och avrop från ramavtal krävs att det finns en beställare som vet vad som önskas och vilka krav som ska ställas på företag, vara eller tjänst som efterfrågas. Det är också beställaren som ansvarar för att bestämt arbetssätt följs. Beställare ansvarar för att dokumentet Beslut om upphandling eller avrop fylls i av beställare och skrivs under av behörig chef och skickas till upphandlingsansvarig. Det ifyllda dokumentet visar att resurser och finansering finns för att genomföra detta inköp. Beställare arbetar tillsammans med upphandlingsansvarig fram underlagen i upphandlingen, ersättningsformen och hur anbuden ska prövas. Slutanvändare kan också delta i upphandlingsarbetet.

20 Delegering av genomförandet av ett inköp eller upphandling Högskolan Dalarna har en liten upphandlingsorganisation och därmed kan vissa upphandlingar och inköp delegeras från upphandlingsenheten till verksamheten (upphandlingsansvarig har fått delegationsrätt att delegera uppdrag till verksamheten). Beroende på vad som ska köpas och arbetsbelastningen på upphandlingsenheten görs en avvägning om inköpet ska och kan delegeras. En dialog förs då mellan upphandlingsansvarig och beställare och en skriftlig eller muntlig överenskommelse träffas. När det saknas ramavtal och det är små belopp delegeras dock generellt ansvaret att genomföra inköpet till den person som har behovet. Alla anställda vid Högskolan Dalarna har ett ansvar att följa: - Policy för upphandling - Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna - Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandling vid Högskolan Dalarna. 16. Vem skriver under avtalen? I Högskolan Dalarnas beslutsordning framgår vilka beslut och belopp som respektive chef får ansvara för. Den person som har rätt att genomföra inköpet enligt beslutsordningen är samma person som också skriver under det kommande avtalet. Det är upp till beställaren att veta vem inom sin del av organisationen som har rätt att skriva under avtalet. 17. Avsteg från Högskolan Dalarnas regler vid inköp och upphandling Om Högskolan Dalarna av någon anledning ska frångå lagen om offentlig upphandling eller använda sig av ett undantagsförfarande i lagen ska beslut om det godkännas av rektor eller förvaltningschef. Det samma gäller om Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna inte kommer att följas. Ansvarig chef, enligt beslutsordningen, ska också godkänna ett undantagsförarande eller avsteg från handläggningsordningen. Dokumentet Beslut om avsteg ska då skrivas under av rektor och förvaltningschef. Alla dokument som det hänvisas till i detta dokument finns på Högskolan Dalarnas externa webbplats eller på Högskolan Dalarnas intranät.

21 Bilaga 1, Upphandlingsprocessen, till Regler vid Inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Upphandlingsprocessen Behov BEHOV Marknads-, behovs-, risk-, kostnadsanalys genomförs. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlag, kravspecifikation tas fram. ANNONSERING Beroende på upphandlingens värde annonseras upphandlingen nationellt eller inom EU. ANBUDSÖPPNING Inkomna anbud öppnas av minst två personer. UTVÄRDERING Kvalificering Här kontrolleras om inkomna anbud uppfyller ställda krav på vara/tjänst. Krav på företagets tekniska förmåga och kapacitet samt ekonomi och skatter kontrolleras. Endast de anbud som uppfyller kraven går vidare till utvärdering. Utvärdering Utvärdering sker enligt kriterier i förfrågningsunderlag. BESLUT Beslut om tilldelning tas TILLDELNING Besked med motivering skickas till samtliga anbudsgivare. AVTAL Om tilldelningsbesked skickats ut elektroniskt kan avtal tecknas efter tio dagar om ingen överprövning gjorts till förvaltningsrätten. Har tilldelningsbeskedet skickats enbart som brev eller både i brevform och elektroniskt kan avtal tecknas först efter 15 dagar. Tilldelning Avtal Beslut Förfrågningsunderlag Anbudsöppning Annonsering Utvärdering