Upphandling av Serviceavtal för Radioterminaler

Transkript

1 Sid. 1 (19) Upphandling av Serviceavtal för Radioterminaler BILAGA 2 KRAVSPECIFIKATION, BEGREPPSLISTA DNR:

2 Sid. 2 (19) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Detta dokument Svarsinstruktion Kravspecifikation Leverans Leverans Typ A - Inskicksservice alla terminaler Leverans Typ B Felhantering alt. installation på plats Fordonsmonterade terminaler, felsökning Fordonsmonterade terminaler, installation Personals kvalifikationer RPS rätt bedöma leverantörens personal Support Förvaltning, rapportering, statistik Betalning och fakturering Elektronisk faktura Möten Statistik Kontaktvägar (beträffande avtalet, affären och det dagliga arbetet) och organisation Rutiner Kvalitetsledningssystem Verktyg och stödsystem, ärendehantering Eskalering Erbjuden utbildning (kurser) Reservdelar och dessas hantering Garantivillkor (terminaler, tillbehör) Terminaler Reservdelar Formella avtalsvillkor Underleverantörer Nya underleverantörer under avtalstiden Priser, prislista Ord- och begrepp...19

3 Sid. 3 (19) 1 DETTA DOKUMENT Dokumentet är en kravställan från Rikspolisstyrelsen Upphandling (härefter RPS) beträffande service och support till radioterminaler till Rakelsystemet. Syftet med detta dokument är att beskriva omfattning och nivå på den aktuella leveransen. 2 SVARSINSTRUKTION Svar skall inte lämnas i detta dokument utan i Svarsmallen Bilaga 3, se bilagan för mer information. 3 KRAVSPECIFIKATION En förutsättning för det nya avtalet är att terminaler anskaffas (inköp görs) via ett annat avtal, se Bilaga 1. Formella avtalskrav återfinns i förslag till Avtal, Bilaga LEVERANS Serviceavtalet ska hantera dels inskicksservice av terminaler (hand- och fordonsterminaler) benämnt Leverans Typ A, dels service på radiobaserat montage i fordon benämnt Leverans Typ B. För installation i fordon på plats åberopas samma rutin beträffande service och inställelse på plats (Leverans Typ B) Leverans Typ A - Inskicksservice alla terminaler Med terminaler avses handburna terminaler och fordonsterminaler Ärendehantering initiering Leverantören skall via e-post kunna ta emot ärenden beträffande service på terminaler registrerade i RPS ärendehanteringssystem (ARS) Ärendehantering kvittens Leverantören skall kvittera ärende via e-post senast en (1) arbetsdag efter mottaget ärende Ärendehantering process Leverantören skall arbeta enligt processbeskrivning angiven i förfrågningsunderlaget Bilaga 2.1.

4 Sid. 4 (19) Krav på ärendeinformation Leverantören skall ha en beskrivning på vilken information som krävs av RPS vid ärendehantering. Leverantören skall beskriva denna information, t ex avsändare (enhet), kontaktperson (med kännedom om ärende), kostnadsställe, garanti åberopas, felbeskrivning, osv Ärendeförsening Ärenden (service, reparationer, support) som försenas utöver angivna ledtider skall rapporteras till RPS (till den som äger ärendet) Fraktkostnader inom Sverige, ej garantireparation Not: RPS hanterar fraktkostnader vid inskicksservice till Leverantören. Leverantören skall hantera fraktkostnader beträffande terminaler som ska tillbaka till Polisen med angivande av fraktkostnad på faktura Fraktkostnader inom Sverige, alternativ ej garantireparation Leverantören skall som alternativ kunna hantera returfrakt till Polisen via RPS system för frakt, dvs. genom att använda RPS system för bokning av frakt via Posten (eller annan fraktleverantör) Fraktkostnader inom Sverige, garantireparation Leverantören skall ansvara för returfrakt tillbaka till Polisen om reparation av terminal faller inom avtalat garantiåtagande Fraktkostnader utanför Sverige Leverantören skall ansvara för fraktkostnader (tur och retur) som uppstår om terminal behöver hanteras/repareras utanför Sverige, t ex hos producent/fabrik Reservdelar, listor Leverantören skall i en separat bilaga till Anbudet bifoga listor på reservdelar till aktuella terminaler beskrivna i Bilaga 1, Nuläge. Listorna skall innehålla artikelnummer och pris Reservdelar, beställning Reservdelar skall kunna beställas av RPS från Leverantören via överenskommen rutin Ledtider i Sverige Leverantören bör ha en maximal ledtid på fem (5) arbetsdagar beträffande inskickningsservice på terminaler som hanteras inom landet hos leverantören. Ledtiden bör inkludera transport/ frakt av terminal. Beskriv dels utlovade ledtider, dels villkoren för att dessa ledtider ska kunna uppfyllas (dvs. krav på RPS samt eventuella friskrivningar som förlust av terminal i fraktledet) Ledtider utomlands Leverantören bör ha en maximal ledtid på tjugo (20) arbetsdagar beträffande inskickningsservice på terminaler som måste hanteras utanför Sverige. Ledtiden bör inkludera transport/ frakt av terminal. Beskriv dels utlovade ledtider, dels villkoren för att dessa ledtider ska kunna uppfyllas (dvs. krav på RPS samt eventuella friskrivningar som förlust av terminal i fraktledet).

5 Sid. 5 (19) Leverans Typ B Felhantering alt. installation på plats Leverans till Huvudorter Med huvudorter avses följande orter där PVIT har närvaro. Arbete i Polisens garage är möjligt. Utgångspunkt till kravet nedan är att transportsträcka med Polisens fordon ska minimeras. Leverantören skall ha en rutin på hur dessa orter kan besökas vid fel och vid installation. Beskriv rutinen som ska innehålla information om närvaro på orten sker med egen serviceorganisation, Svar ska innehålla uppgift om inställelsetid per ort uttryckt i arbetsdagar efter registrering av ärende (installationsarbete eller service). Ange även om arbete utförs med egen personal eller med underleverantör/servicepartner. Ändringar (beträffande orter) kan komma att ske under avtalstiden. Orter med PVIT personal, polisstation Linköping Norrköping Jönköping Skövde Göteborg Borås Uddevalla Halmstad Malmö Helsingborg Kristianstad Kalmar Växjö Ronneby Eskilstuna Västerås Örebro Falun Karlstad Uppsala Stockholm Luleå Kiruna Umeå Storuman Sundsvall Östersund Gävle

6 Sid. 6 (19) Leverans till Övriga orter Med Övriga orter avses följande orter där PVIT f n inte har närvaro. Arbete i Polisens garage är möjligt. Utgångspunkt till kravet nedan är att transportsträcka med Polisens fordon ska minimeras. Leverantören skall ha en rutin på hur dessa övriga orter kan besökas vid fel och vid installation. Beskriv rutinen. Svar ska innehålla uppgift om inställelsetid per ort uttryckt i arbetsdagar efter registrering av ärende (installationsarbete eller service). Ange även om arbete utförs med egen personal eller med underleverantör/servicepartner. Ändringar (beträffande orter) kan komma att ske under avtalstiden. Övriga orter anges i kolumn 2 nedan (Huvudorterna i kolumn 1). Orter med PVIT personal och med polisstation Linköping Norrköping Jönköping Skövde Övriga orter med polisstation Boxholm Kisa Mjölby Motala Tranås Vadstena Vimmerby Åtvidaberg Ödeshög Finspång Gamleby Nyköping Oxelösund Söderköping Valdemarsvik Västervik Eksjö Gislaved Gnosjö Nässjö Skillingaryd Vetlanda Värnamo Falköping Karlsborg Lidköping

7 Sid. 7 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Göteborg Borås Uddevalla Halmstad Malmö Övriga orter med polisstation Mariestad Skara Tidaholm Vara Alingsås Kungsbacka Kungälv Lerum Stenungsund Kinna Tranemo Ulricehamn Vårgårda Kungshamn Lysekil Strömstad Trollhättan Vänersborg Båstad Falkenberg Hyltebruk Laholm Markaryd Oskarström Varberg Arlöv Dalby Eslöv Hörby Höör Kävlinge Limhamn Lomma Lund Sjöbo Skurup Staffanstorp Sturup Svedala Södra Sandby

8 Sid. 8 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Helsingborg Kristianstad Kalmar Växjö Ronneby Eskilstuna Övriga orter med polisstation Trelleborg Vellinge Ystad Bjuv Höganäs Klippan Landskrona Perstorp Svalöv Åstorp Ängelholm Örkelljunga Broby Bromölla Everöd Hässleholm Osby Simrishamn Sölvesborg Tomelilla Åhus Borgholm Emmaboda Hultsfred Högsby Mönsterås Nybro Oskarshamn Torsås Alvesta Lessebo Ljungby PHS Växjö Tingsryd Åseda Älmhult Karlshamn Karlskrona Olofström Flen

9 Sid. 9 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Västerås Örebro Falun Karlstad Övriga orter med polisstation Gnesta Katrineholm Kungsör Strängnäs Vingåker Arboga Fagersta Hallstahammar Köping Norberg Sala Skinnskatteberg Surahammar Askersund Degerfors Fjugesta Hallsberg Hällefors Karlskoga Kopparberg Kumla Lindesberg Mariestad Nora Avesta Borlänge Hedemora Idre Leksand Ludvika Malung Mora Rättvik Sälen Vansbro Älvdalen Arvika Bengtsfors Charlottenberg Filipstad Forshaga Grums

10 Sid. 10 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Uppsala Stockholm Övriga orter med polisstation Hagfors Kil Kristinehamn Mellerud Munkfors Skoghall Storfors Sunne Sysslebäck Säffle Torsby Åmål Årjäng Bålsta Enköping Hallstavik Tierp Östhammar Arlanda Bromma Danderyd Ekerö Farsta Gustavsberg Handen Huddinge Hägersten Järfälla Järna Kista Kungsängen Lidingö Märsta Nacka Nacka Strand Norrtälje Nynäshamn Rosersberg Råsunda Rönninge Skärholmen

11 Sid. 11 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Luleå Kiruna Umeå Storuman Övriga orter med polisstation Sollentuna Solna Solna, PHS Spånga Sundbyberg Södertälje Trosa Tumba Tyresö Täby Upplands Väsby Vallentuna Vaxholm Visby Vällingby Åkersberga Boden Haparanda Kalix Piteå Älvsbyn Överkalix Övertorneå Gällivare Jokkmokk Pajala Bjurholm Bredbyn Nordmaling Robertsfors Skelleftehamn Skellefteå Vindeln Vännäs Örnsköldsvik Arjeplog Arvidsjaur Dorotea Hoting Lycksele Malå Norsjö

12 Sid. 12 (19) Orter med PVIT personal och med polisstation Sundsvall Östersund Gävle Övriga orter med polisstation Sorsele Strömsund Tärnaby Vilhelmina Åsele Härnösand Junsele Kramfors Kvissleby Sollefteå Timrå Ånge Bräcke Frösön Funäsdalen Gäddede Hammarstrand Hede Järpen Krokom Sveg Svenstavik Åre Bergsjö Bollnäs Edsbyn Hofors Hudiksvall Ljusdal Ockelbo Sandviken Söderhamn

13 Sid. 13 (19) Fordonsmonterade terminaler, felsökning Fordonsmonterade terminaler hanteras normalt som inskickningsservice men i vissa speciella fall, kan ett fel inte lösas utan tillgång till aktuellt fordon, t ex pga. fel i utrustning i fordon Huvudorter Leverantören skall ha en rutin för felsökning och service på radioutrustning som är fordonsmonterad gällande Huvudorter enligt tabell Beskriv rutinen Övriga orter Leverantören skall ha en rutin för felsökning och service på radioutrustning som är fordonsmonterad gällande Övriga orter enligt tabell Beskriv rutinen Fordonsmonterade terminaler, installation Avser installationsstöd Huvudorter Leverantören skall ha en rutin för installation av radioutrustning som är fordonsmonterad gällande Huvudorter enligt tabell Beskriv rutinen Övriga orter Leverantören skall ha en rutin för installation av radioutrustning som är fordonsmonterad gällande Övriga orter enligt tabell Beskriv rutinen Personals kvalifikationer Utbildning Leverantören skall för installation, service och support på terminaltyper angivna i Bilaga 1, Nuläge, ha personal med adekvat, tillräcklig utbildning. Det gäller både egen personal och underleverantörer Certifiering Leverantören skall ha nyckelpersoner som är certifierade för terminaltyper angivna i Bilaga 1, Nuläge. Redovisa hur många personer som dels har certifiering, dels har god eller mycket god kunskap om berörda terminaltyper samt service och support på dessa. Det gäller både egen personal och underleverantörer Språk Leverantörens personal skall behärska svenska i tal och skrift.

14 Sid. 14 (19) RPS rätt bedöma leverantörens personal Kompetens Leverantören skall godkänna att RPS äger rätt att bedöma leverantörens personal och underleverantörer, dels utifrån en säkerhetsklassificering (SUA), dels efter hur personal uppträder och fungerar i sitt yrke beträffande social kompetens och kompetens inom sitt yrkesområde SUA Leverantören skall godkänna att RPS kan begära en s k SUA-klassning av leverantörens personal. Detta omfattar säkerhetskontroll och registerutdrag som genomförs av SÄPO (säkerhetspolisen) på aktuell person. RPS äger därefter ensidigt rätt att bedöma resultat och kan besluta om att viss person inte får användas i uppdrag hos RPS. Detta krav gäller även underleverantörer Utbyte av personal Leverantören skall godkänna att RPS efter samråd med leverantören kan begära att personal byts ut om skäl enligt 3.1.5, eller föreligger Support Innehåll Support (kundstöd) skall innefatta expertstöd på aktuella terminaler. Med expertstöd avses kvalificerad rådgivning och teknisk support (t ex konfigurationshjälp). Beskriv hur kravet uppfylls Tillgänglighet Support skall kunna levereras kontorstid, helgfria vardagar mellan klockan 08 och 17. Supportfråga skall kunna ställas via: - e-post (kunna tas emot dygnet runt) - telefon (kontorstid) - i förekommande fall vid personligt besök (kontorstid)

15 Sid. 15 (19) 3.2 FÖRVALTNING, RAPPORTERING, STATISTIK Betalning och fakturering Leverantören skall ha rutiner för order, fakturering, kreditering, osv. Beskriv rutinerna samt eventuella krav på RPS, t ex information om mottagare, betalningsperiod, betalningsvillkor, etc. Samlingsfaktura skall sändas månadsvis till resp. beställare (PVIT-servicekontor). Faktura skall specificeras enligt överenskommelse med RPS. Tillkommande kostnader som uppstått i uppdrag (t ex vid platsbesök och utförande av service och/eller installation) skall specificeras separat men kan endast aktiveras efter överenskommelse med RPS. Samtliga avgifter för administration och fakturering skall ingå i priset för tjänsten Elektronisk faktura Leverantören bör kunna erbjuda elektronisk faktura. Beskriv hantering och krav på RPS Möten Not: Mötena nedan kan samordnas Avtalsmöten Leverantören skall delta i möten beträffande avtalsuppföljning 4 ggr/år. Eventuella vitesdiskussioner ska ingå. RPS är sammankallande och mötena ska protokollföras av RPS Förvaltningsmöten Leverantören skall delta i möten beträffande leveranser (uppföljning av kvalitet, strul/problem, osv, operativa, praktiska och administrativa frågor), 4 ggr/år. Leverantören är sammankallande och Leverantören ska skriva minnesanteckningar Statistik Leverantören skall kunna leverera statistik på genomförda tjänster och uppdrag. Statistiken ska omfatta antal reparationer, typ av reparation, garantireparationer, antal installationer och felsökningar i fordon inklusive var det skett. Statistiken ska levereras på förvaltningsmöten enligt Beskriv annan information som kan lämnas.

16 Sid. 16 (19) Kontaktvägar (beträffande avtalet, affären och det dagliga arbetet) och organisation Leverantören skall, oavsett interna förändringar i organisationen, alltid ha definierade kontaktvägar tillgängliga för RPS på motsvarande nivåer för: - avtalet och affären (affärsansvarig) - förvaltning (administrativt ansvarig t ex för planering och resurser/personal) - praktisk service och installation (operativt ansvarig) Not: Leverantören kan hantera detta genom en, två eller tre personer, rollerna ska dock vara definierade Rutiner Leverantören behöver ha ett genomtänkt arbetssätt och interna rutiner i övrigt som stödjer leveransen. Leverantören ska redogöra för dessa rutiner om rutinerna anses väsentliga för leveransen och om det gagnar RPS att känna till dem Kvalitetsledningssystem Leverantören bör ha ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller motsvarande. Beskriv detta Verktyg och stödsystem, ärendehantering Se Bilaga 1, kapitel 1.7 om ARS. Se Bilaga 2.1 beträffande processbeskrivning av ärendehantering. Leverantör skall kunna interagera (samverka) med eller på det sätt RPS anger beträffande ärendehantering. Beskriv eventuella avvikelser, problem eller synpunkter Eskalering Leverantören skall ha en rutin som hanterar eskalering. Eskalering ska ske då problem uppstår med Leveransen. Rutinen ska beskriva olika scenarios (händelser) och vilka kontakter som ska tas dels internt, men främst med RPS om olika grad av allvarliga händelser inträffar. Beskriv möjliga händelser som kan inträffa beträffande Leveransen (dvs. service resp. installation). Exempel är: - förlust av terminaler vid frakt eller annan hantering - brand eller inbrott hos Leverantören - nyckelpersoner slutar, etc. - problem hos tillverkaren med t ex leveranser, service Beskriv de förslag på åtgärder och förebyggande åtgärder i respektive fall.

17 Sid. 17 (19) 3.3 ERBJUDEN UTBILDNING (KURSER) Följande utbud beträffande utbildning bör erbjudas till RPS: Tetra grundkurs Handhavande Sepura terminaler Radio Manager Radio Manager Parametersättning Förebyggande service och underhåll Beskriv villkor, utbildningsutbudet och kort dess innehåll samt lämpliga målgrupper. Leverantören skall ange antalet timmar per år som ingår i fastprisåtagandet för tjänsten oavsett kurs. Leverantören skall ange pris per kurs om behovet av mer kurser uppstår. 3.4 RESERVDELAR OCH DESSAS HANTERING Leverantören skall erbjuda reservdelar och tillbehör till terminaltyper enligt Bilaga 1. Beskriv i svarsbilaga 3 eller i en egen bilaga till anbudet samtliga erbjudna reservdelar med följande parametrar: - artikelnummer - pris - minsta beställningsantal - rabatt vid viss mängd eller vissa mängder - garantivillkor uttryck i månader från leverans till RPS (kan vara noll) - leveranstid från beställning uttryckt i kalenderdagar Beskriv rutin för beställning.

18 Sid. 18 (19) 3.5 GARANTIVILLKOR (TERMINALER, TILLBEHÖR) Terminaler Leverantören hanterar köpta terminalers service under garantitiden (vilken anges i ett annat avtal, 3 år, se Bilaga 1, Nuläge). Beskriv hanteringen av garantiarbeten och beskriv hur parterna avgör och vem som avgör vad som är ett garantiärende. Ange undantag (exempel är skador) Reservdelar Leverantören skall hantera köpta reservdelars och tillbehörs service under garantitiden (vilken angivits i punkten 3.4 ovan). Beskriv hanteringen av garantiarbeten och beskriv hur parterna avgör och vem som avgör vad som är ett garantiärende. Ange undantag (exempel är skador). 3.6 FORMELLA AVTALSVILLKOR Leverantören skall godkänna formella avtalsvillkor angivna i Bilaga UNDERLEVERANTÖRER Leverantören skall i en egen bilaga till anbudet bifoga en lista på underleverantörer. 3.8 NYA UNDERLEVERANTÖRER UNDER AVTALSTIDEN Leverantören skall godkänna att RPS ska godkänna eventuella nya underleverantörer som kontrakteras under avtalstiden innan de tillåts utföra uppdrag åt RPS. Se även och

19 Sid. 19 (19) 4 PRISER, PRISLISTA Samtliga priser skall anges i Leverantörens svar, Bilaga 2, Prisbilaga. Mall för vilka priser som efterfrågas kommer att anges i förfrågan Bilaga 3, Svarsmall. 5 ORD- OCH BEGREPP ARS DNR Huvudorter Polisen PVIT Rakel RPS SUA Övriga orter Polisens ärendehanteringssystem, Action Request System). Diarienummer. I denna förfrågan definierat som orter med PVIT-närvaro, dvs. där det finns lokal IT-personal och en polisstation. Kärnverksamheten, med det avses samtliga polismyndigheter. Polisväsendets IT-service. Radiobaserat system för terminaltrafik ( Radiokommunikation för effektiv ledning ). Rikspolisstyrelsen, central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal. I denna förfrågan definierat som orter utan PVIT-närvaro men där det finns en polisstation.