ERASMUS ADMINISTRATIV HANDBOK

Transkript

1 version ERASMUS ADMINISTRATIV HANDBOK studentmobilitet personalmobilitet Kontraktsperioden 1 juni maj 2016

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRKORTNINGSLISTA HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER Handbokens syfte Definitioner FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal Ansökningsprocessen Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning... 8 Principerna för fördelning av medel till lärosäten... 8 Utbetalning av medel till lärosäten GENERELLA URVALSPRINCIPER AV STUDENTER OCH PERSONAL Villkor för studentmobilitet, studier och praktik Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA) Villkor för personalfortbildning (STT) KONTRAKTSHANTERING Regler för budgetöverföring Omfördelning av medel mellan lärosäten Utbetalning från Universitets- och högskolerådet Interimsrapportering Slutrapportering/kontraktsavslut Återbetalning av oförbrukade medel Sammanslagning eller delning av lärosäten ERASMUS MOBILITETSMEDEL FÖR STUDENTER, LÄRARE OCH ÖVRIG PERSONAL MED FUNKTIONSHINDER Stipendiemedel för studenter, lärare och övrig personal med funktionshinder Fördelningsprocessen TILLSYN OCH KONTROLL Kontrolbesök samt ekonomisk och administrativ uppföljning Platsbesök UNDERLÅTELSE ATT FÖLJA ERASMUS CHARTER FOR HIGHER EDUCATION (NON COMPLIANCE) BILAGA Tabell 1. Studentmobilitet, SM (studier och praktik)

3 Tabell 2. Personalmobilitet, ST (undervisningsuppdrag och personalfortbildning) BILAGA List of "Overseas countries and territories" BILAGA Näringsgrensindelning, Ekonomiska sektorer BILAGA Ämneskoder under Erasmus BILAGA Avståndsräknare mellan städer i Europa

4 Förkortningslista DS Diploma Supplement E+ Erasmus+ programmet ECAS ECHE ECTS ESC HEI LA LdV MT+ NA OLS OS PIC SM SMP SMS ST STA STT UHR UoH URF European Commission Authentication System Erasmus Charter for Higher Education European Credit Transfer System Erasmus Student Charter Higher Education Institution (lärosäte) Learning Agreement Leonardo da Vinci programmet Mobility Tool+ National Agency (nationellt kontor) Online Linguistic Support Organisationsstöd Personal Identification Code Studentmobilitet (inbegriper all studentmobilitet, såväl studier som praktik) Studentmobilitet, praktik Studentmobilitet, studier Personalmobilitet (såväl för undervisning som för fortbildning) Lärarmobilitet undervisningsuppdrag (Teaching Assignment) Personalfortbildning (Staff Training) Universitets- och högskolerådet Universitet och högskolor Unique Registration Facility 4

5 1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER 1.1 Handbokens syfte Denna handbok syftar till att förse handläggare för Erasmus+ programmet vid svenska universitet och högskolor med ett gemensamt administrativt ramverk för hur handläggningen av Erasmus+ programmets decentraliserade delar ska hanteras. Handboken innehåller flera förändringar och förtydliganden jämfört med tidigare versioner. De mest betydande förändringarna är blåmarkerade. De olika procedurerna för hur Erasmus+ programmet ska administreras och handläggas finns beskrivna i handboken. Boken förklarar även hur fördelningarna av medlen görs på Universitets- och högskolerådet (UHR). Denna handbok kompletterar programguiden för Erasmus+ och avtalet mellan UHR och lärosätet om stipendiemedel för studenter och personal samt medel för organisationsstöd för kontraktsperioden 1 juni maj Skulle uppgifterna i denna handbok strida mot dem i avtalet så är det avtalets text som gäller. Samtliga bilagor till avtalet publiceras i adressen: Där finns också länkar till hanteringen av projektet. 1.2 Definitioner Legal representative I olika Erasmus-dokument krävs signatur av Legal representative. Detta är lärosätets rektor eller någon som rektor delegerat rätten att signera till. Om rätten att signera har delegerats ska en delegationsordning bifogas. Enda undantaget är när prorektor signerar, då krävs inte någon delegationsordning, men då ska det tydligt framgå att personen är prorektor. När det gäller sommarledighet kan en officiell lista över vilka som är tillförordnade rektorer under vilka veckor räcka för att styrka signaturens legitimitet. Student En person inskriven vid ett lärosäte, oavsett studieområde, i syfte att bedriva högre studier som leder till erkänd examen eller annan erkänd eftergymnasial behörighet, till och med doktorsexamen. För att delta i Erasmusmobilitet ska studenten vara inskriven vid lärosätet vid tidpunkten för mobilitetsansökan. Programland/Partnerland Med programland menas EU-länder och samtliga övriga länder som fullt ut deltar i Erasmus+. Dessa är för närvarande 33 st. Partnerländer är alla andra länder i världen. Erasmusmobilitet är enbart möjligt mellan programländer. Mobilitet En tids vistelse (fysiskt boende) i ett annat programland för studier, praktik, personalfortbildning eller undervisning. Mobiliteten kan på lämpligt sätt stödjas genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i språk. Mobilitetsperiod En mobilitetsperiod är den tid deltagaren spenderar fysiskt i värdlandet för aktiviteter godkända för mobilitet. Språkkurser i värdlandet som anordnas av värdlärosätet eller av privata aktörer direkt före studentmobiliteten kan räknas in i mobilitetsperioden. Onlinekurser i språk räknas inte in i mobilitetsperioden. Mobilitetsperiodens längd En mobilitetsperiod kan vara i maximalt 12 månader. Vid uträkning av stipendiets storlek räknas en hel månad som 30 dagar inom Erasmus+. Enligt denna logik blir 12 månader (12 x 30 dagar) totalt 360 dagar. Detta är det maximala antalet dagar som kan stipendieras för en studentmobilitetsperiod. I verkligheten kan alltså mobilitetens längd innefatta fler kalenderdagar än antalet stipendierade dagar (till exempel 31 kalenderdagar på en månad jämfört med 30 finansierade dagar). För mer detaljer kring hur antalet dagar räknas inom Erasmus+, se bilaga 1. Mobility Tool+ (MT+) Mobility Tool+ är EU-kommissionens online-verktyg för rapportering av aktiviteter under Erasmus+. MT+ räknar även automatiskt ut den totala stipendiesumman per individ. Registrering av samtliga mobiliteter ska göras i MT+. Länk till inloggning i MT+ finns på adressen 5

6 Praktik En tids vistelse vid ett företag eller en organisation i ett annat programland, som på lämpligt sätt stöds genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i språk och som syftar till att hjälpa enskilda att anpassa sig till kraven på en arbetsmarknad som omfattar hela gemenskapen och att förvärva en bestämd färdighet eller förbättra kunskaperna om den ekonomiska och sociala kulturen i landet i fråga i samband med förvärvande av yrkeserfarenhet. Företag Alla företag som är engagerade i ekonomisk verksamhet inom den offentliga eller privata sektorn, oavsett storlek, rättslig ställning eller den ekonomiska sektor inom vilken de är verksamma, inbegripet den sociala ekonomin. Konsortium Definieras som en grupp av högskolor och universitet och möjligen andra organisationer, handelskammare, stiftelser m.fl. som går ihop för att förmedla mobilitetsplatser till högskolestudenter/-anställda. De flesta konsortier har ingen rättslig ställning utan stöder sig på sina medlemmar. För administrativa syften definieras normalsammansättningen av ett konsortium på följande vis. Konsortiets koordinator är organisationen som leder konsortiet. Dess rättsliga ställning kan vara en förening, ett lärosäte, en stiftelse, ett företag, etc. Det är koordinatorn som skriver kontrakt med UHR och har det administrativa och ekonomiska ansvaret för alla medlemmar i konsortiet. Koordinatorns primära roll är att ansöka om medel för Erasmusmobilitet samt administration och rapportering för motsvarande pengar. Koordinatorn kan också ha en aktiv roll i att knyta kontakter med lärosäten utomlands och företag och finna möjligheter till praktik genom information och marknadsföring, etc. Förutom koordinatorn kan konsortiet bestå av två sorters partners: Universitet och högskolor (UoH). Dessa är avsändarna. Varje lärosäte är ansvarigt för kvalitet, innehåll och tillgodoräknande av mobilitetsperioderna. Andra partners. Dessa kan vara i princip vilken organisation som helst som inte är en högskola eller ett universitet såsom föreningar, stiftelser, nätverk, företag m fl. Dessa kan ha olika funktioner. Minst tre inhemska organisationer varav minst två lärosäten måste ingå i ett konsortium. Varje partner måste underteckna en överenskommelse med konsortiets koordinator vilken specificerar dess roll, ansvar samt administrativa och finansiella arrangemang. Modaliteten av samarbetet skall specificera sådant som mekanismer för förberedelser, kvalitetsförsäkran och erkännande/tillgodoräknande. Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) ECHE är ett certifikat som är undertecknat av kommissionen, vilket markerar de grundläggande principerna i alla Erasmusaktiviteter och som ska respekteras av lärosäten. Detta gör det möjligt för lärosäten att ansöka till Universitets- och högskolerådet om Erasmus decentraliserad finansiering. Ett ECHE är även nödvändigt för att söka centraliserade projekt inom Erasmus. När ett lärosäte har fått ett ECHE som ger det tillgång till medel för mobilitet kan det välja mellan att: a) ansöka om medel till UHR som individuellt lärosäte b) gå genom ett konsortium som ansöker till UHR för medel Det är möjligt för en och samma institution/fakultet att skicka studenter både genom ett konsortium och genom det egna lärosätet. Institutionen/ fakulteten är dock skyldig i sådana fall att kontrollera att det inte sker dubbelfinansiering av samma mobilitetsperiod. Mobility Consortium Certificate for Higher Education Söks av konsortiet och är ett villkor för att kunna förmedla stipendier. Learning Agreement (LA) Learning Agreement är ett dokument där studentens överenskomna studie-/praktikplan framgår (mall för Learning Agreement finns som bilaga till kontraktet). Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för studier eller praktik ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser/praktikperioden är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas/erkännas på ett tillfredsställande sätt. 6

7 Staff Mobility Agreement Training Staff Mobility Agreement Training för personalfortbildning ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar personalfortbildningen måste godkänna Staff Mobility Agreement Training-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via . Staff Mobility Agreement Teaching Staff Mobility Agreement Teaching för undervisningsuppdrag ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (inklusive ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar undervisningsuppdrag måste godkänna Staff Mobility Agreement Teaching-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via . Bilateralt avtal (Inter-institutional Agreement) All Erasmusmobilitet för studier och undervisningsuppdrag mellan lärosäten ska vara baserad på bilaterala eller multilaterala avtal (inter-institutional agreements) mellan lärosäten som har Erasmus Charter for Higher Education (ECHE). Mallen för bilaterala avtal finns som bilaga till avtalet mellan UHR och lärosätet. Ett bilateralt avtal kan gälla från bara ett akademiskt år till hela programperioden ut (till sommaren 2021). De bilaterala avtalen kan justeras under kontraktsperioden genom tillägg. Dessa tillägg ska vara skriftliga, allra minst i format av ett . Erasmuspraktik och personalfortbildning behöver inte vara baserade på bilaterala avtal. Underskrift Originalunderskrift, på papper, behövs i kontraktet mellan UHR och lärosätet. För övriga dokument godkänns inskannad underskrift. Inskannade och digitala signaturer godkänns enligt svensk lag. Om lärosätet vill använda inskannade och/eller digitala underskrifter i kontakten med partnerlärosäten, kontrollera då först med partnerlärosätet att deras lands lagstiftning också godkänner dessa. 7

8 2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET Principerna för fördelning av Erasmusmedel till studenter, personal samt medel för organisationsstöd utgår från de generella riktlinjerna i Erasmus Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal Stipendiemedel till individer är till för att kompensera för de extra kostnader som mobiliteten medför och är inte avsedda att täcka hela kostnaden för utlandsvistelsen. Lärosätena måste respektera beloppsnivåerna som anges i bilaga 1 vid fördelningen av stipendiemedel till deltagande i mobilitetsaktiviteter. Alla deltagande måste få ett stipendium för att räknas inom Erasmusmobilitet. I undantagsfall, när stipendiemedlen är slut, kan även mobilitet utan stipendium beviljas (zero-grant mobility). Bilaga 1 anger stipendiebeloppen för deltagare i studentmobilitet, studier och praktik samt för deltagare i lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och för personalfortbildning (Staff Training). För deltagare i personalmobilitet (undervisningsuppdrag eller personalfortbildning) är bidraget uppdelat i två delar: dagersättning och resebidrag. Erasmusmedlen ska gå direkt till Erasmusaktiviteter. Inga schablonavdrag eller allmänna OH-kostnader får dras av. 2.2 Ansökningsprocessen Under våren inbjuds de svenska lärosäten som har Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) att ansöka om Erasmusmedel för kommande läsår genom att UHR informerar via UHRs webbsida, nyhetsbrev och genom ett särskilt e-postmeddelande till lärosätenas centrala Erasmusansvariga. På UHR:s webbsida finns inför varje ansökningsomgång information om ansökningsprocessen med närmare instruktioner om ansökan och länk till aktuell ansökningsblankett. Sista ansökningsdag varierar mellan år men brukar vara i februari/mars. Ansökan sker online och ska vara elektroniskt inskickad senast sista ansökningsdag (vanligtvis kl 12:00 svensk tid). Ansökan signeras av lärosätets rektor. Om en tillfällig rektor signerar ansökan ska en delegationsordning eller dylikt bifogas. Särskilt bevis behövs dock inte för prorektor men då ska det tydligt framgå i samband med signaturen att personen är prorektor. 2.3 Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning UHR upprättar ett kontrakt med varje deltagande lärosäte. Kontraktet ska tecknas för de decentraliserade delarna av Erasmus+ programmet. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för: SMS-studentmobilitet, studier SMP-studentmobilitet, praktik STA-lärarmobilitet undervisningsuppdrag (Teaching Assignment) STT-personalfortbildning (Staff Training) OS-medel När ansökningarna om medel för mobilitet inkommit från lärosätena för kommande läsår gör UHR en fördelning av stipendiemedlen. Alla avsatta medel för respektive aktivitet fördelas. I kontraktet anges det belopp som lärosätet beviljas. Första utbetalningen omfattar 65 procent av det beviljade beloppet. Utbetalning till lärosätet sker efter det att ett påskrivet kontrakt inkommit till UHR i två exemplar. UHR avsätter stipendiemedel till eventuella ansökningar från lärosätena om extra stipendiemedel för studenter och personal med funktionshinder. Principerna för fördelning av medel till lärosäten Principerna för fördelning av medel för mobilitet inom Erasmus+, högre utbildning, till studenter och personal samt för organisationsstöd utgår från de generella riktlinjerna presenterade i 2014 Guide for National Agencies 8

9 implementing the Erasmus+ Programme (NA-guide), UHRs Work Programme för 2014 samt EUkommissionens kontraktsmall för avtal med lärosäten. Studentmobilitet, studier (SMS) och praktik (SMP) Antal mobiliteter som beviljas räknas ut främst baserat på tidigare prestation. Ett genomsnitt av antalet rapporterade mobiliteter i den senaste slutrapporten och den senaste interimsrapporten räknas ut. Detta genomsnitt justeras dock om det behövs, så att antalet mobiliteter som ska beviljas aldrig är lägre än siffran i senaste interimsrapporten. Alla lärosäten beviljas minst två mobiliteter, oavsett tidigare prestation. För att ge lärosäten möjlighet att öka antalet mobiliteter beräknas en schablonmässig ökning på 20 procent alternativt minst fem mobiliteter. Ett lärosäte kan dock aldrig beviljas fler mobiliteter än de ansökt om. Om ett lärosäte inte tidigare rapporterat mobiliteter fördelas det antal mobiliteter lärosätet ansökt om, under förutsättning att det sökta antalet inte anses oskäligt högt. Beviljade medel för SMS och SMP bestäms utifrån månadsbeloppet för SMS respektive SMP samt beviljat antal månader för SMS och SMP. Antalet månader beräknas analogt med hur antal mobiliteter beräknas. Främst baseras antal månader som beviljas på tidigare prestation. Ett genomsnitt av antalet månader i den senaste slutrapporten och den senaste interimsrapporten räknas ut, dock med reservationen att antalet månader inte ska vara lägre än den senaste interimsrapporten. För SMS beviljas alla lärosäten minst sex månader och för SMP beviljas alla lärosäten minst fyra månader oavsett tidigare prestation. Sex månader för SMS motsvarar minsta antalet mobiliteter (två) multiplicerat med minsta mobilitetslängd (tre månader). De fyra månaderna för SMP motsvarar minsta antalet mobiliteter (två) multiplicerat med minsta mobilitetslängd (två månader). För att ge lärosäten möjlighet att öka antalet mobilitetsmånader beräknas en schablonmässig ökning på 20 procent alternativt minst 15 månader för SMS och minst tio månader för SMP. Om ett lärosäte inte tidigare rapporterat mobiliteter fördelas det antal månader lärosätet ansökt om, under förutsättning att det sökta antalet inte anses oskäligt högt. Lärarmobilitet undervisningsuppdrag (Teaching Assignments) och personalfortbildning (Staff Training) Antal mobiliteter som beviljas räknas, liksom för SMS och SMP, ut främst baserat på tidigare prestation. Ett genomsnitt av antalet rapporterade mobiliteter i den senaste slutrapporten och den senaste interimsrapporten räknas ut. Detta genomsnitt justeras dock om det behövs, så att antalet mobiliteter som ska beviljas aldrig är lägre än siffran i senaste interimsrapporten. Alla lärosäten beviljas minst två mobiliteter, oavsett tidigare prestation. För att ge lärosäten möjlighet att öka antalet mobiliteter beräknas en schablonmässig ökning på 20 procent alternativt minst fem mobiliteter. Ett lärosäte kan dock aldrig beviljas fler mobiliteter än de ansökt om. Om ett lärosäte inte tidigare rapporterat mobiliteter fördelas det antal mobiliteter lärosätet ansökt om, under förutsättning att det sökta antalet inte anses oskäligt högt. Beviljade medel för undervisningsuppdrag och personalfortbildning räknas ut genom att multiplicera antalet beviljade mobiliteter, uträknade enligt ovan, med ett framräknat genomsnittligt belopp för undervisningsuppdrag och personalfortbildning. Det genomsnittliga beloppet är detsamma för båda kategorierna och räknas fram genom att addera en schablonkostnad för uppehälle och resa baserad på statistik från tidigare år och i linje med de av Europeiska kommissionen godkända ersättningsnivåerna för resa beroende på avstånd. Medel för organisationsstöd (OS) Organisationsstödet är ett stöd för kostnader som uppstår för lärosätena relaterade till aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och anställda. Lärosätena bestämmer själva vad de vill använda OS-medlen till så länge kostnaderna är direkt relaterade till mobilitetsaktiviteter samt att kommissionens regler för mottagande av medel efterlevs (d.v.s. att kostnaderna går att redovisa, att kostnaderna uppkommit under avtalets löptid o.s.v.). I nedanstående lista finns några exempel på möjliga OS-aktiviteter: Besök hos partnerlärosäten angående kontroll eller utvärdering av mobilitetsaktiviteter Förberedande besök hos potentiella partnerlärosäten för mobilitet (i program- eller partnerländer) Uppdatering av ECTS-kurskatalog Arbete med Learning Agreements och tillgodoräknande samt kostnader för administrativa verktyg Förberedelse, kontroll och utvärdering av student- och lärarmobilitet Urval av samt förberedelse- eller välkomstaktiviteter och annat stöd till dem som deltar i utbytet Språklig förberedelse av studenter och lärare som deltar i utbytet Produktion och distribution av informationsmaterial angående utbytet Aktiviteter kopplade till Diploma Supplement (DS) och Transcript of records 9

10 Deltagande i konferenser som handlar om Erasmusmobilitet Täcka eventuella valutaförluster eller bankavgifter i samband med överföring av Erasmusmedlen Eventuella överblivna OS-medel från en kontraktsperiod får användas efter kontraktsperiodens slut för att täcka kostnader kopplade till Erasmusmobilitet. Tilldelningen av OS-medel baseras på det totala antalet beviljade mobilitetsperioder för studenter, lärare och annan personal. Till lärarmobilitet räknas även inkommande undervisande personal från partnerföretag. Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp per mobilitetsperiod (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal) enligt en tvåstegsmodell mobiliteter 350 euro/mobilitetsperiod över 100 mobiliteter 200 euro/mobilitetsperiod För det totala antalet utresande mellan är OS-medlen per utresande 350 euro. För antalet utresande som överstiger 100 är OS-medlen 200 euro per utresande. UHR tillhandahåller ett Excel-baserat räkneblad som lärosäten kan använda för att under året räkna fram vilken summa OS-medel lärosätet är berättigat till. Utbetalning av medel till lärosäten Under maj månad skickar UHR ett kontrakt till det deltagande lärosätet som specificerar fördelningen av medel till lärosätet. Efter att UHR mottagit två av lärosätet underskrivna exemplar av kontraktet sker den första utbetalningen till lärosätet. Den första utbetalningen uppgår till 65 % av totalt beviljat belopp till UoH för det kommande läsåret. Baserat på uppgifter i interimsrapporten för innevarande läsår kan en andra utbetalning, bestående av den återstående delen av de beviljade medlen, göras till UoH. En förutsättning för att en andra utbetalning ska kunna göras är dock att lärosätet har använt minst 70 % av den första utbetalningen (exklusive OS) från UHR. Om lärosätet har medel kvar från ett läsår kan dessa användas under det efterföljande läsåret fram till och med kontraktsperiodens slut. Under kontraktsperioden sker ingen återbetalning av dessa medel. En eventuell återbetalning kan först ske när hela 24-månadersperioden är slut. Vid utbetalningen av medel för den nya 24-månadersperioden kommer UHR att ta hänsyn till om lärosätet har medel kvar från pågående kontrakts första läsår enligt interimsrapporten. Om medel finns kvar kommer det att räknas av vid utbetalningen av medel för den nya kontraktsperioden. Orsaken till att en avräkning görs är att nå en så effektiv och enkel användning av medlen som möjligt. 10

11 3 GENERELLA URVALSPRINCIPER AV STUDENTER OCH PERSONAL Deltagande lärosäten ska upprätta rutiner för urvalet av sökande i enlighet med de generella riktlinjerna samt att de utförs på ett rättvist, transparent och konsekvent sätt. Urvalet av Erasmusstudenter och lärare/personal ska organiseras på ett sådant sätt att opartiskhet kan garanteras i urvalsprocessen. Urvalskriterierna och prioriteringarna som beskrivs i Erasmus+ Programme Guide (handbok) och den årliga utlysningen (Call for proposals) måste respekteras. Dessa dokument kan laddas ner på adressen: Alla krav som relaterar till urvalet av studenter eller lärare/personal ska vara fullständigt transparenta och ska göras tillgängligt för alla parter involverade i urvalsprocessen. Beslut om tilldelning av Erasmusmedel ska dokumenteras och offentliggöras. De deltagande lärosätena ska i fem år spara alla framtagna listor över studenter, lärare och annan personal som ansöker om Erasmus mobilitetsstöd. Listorna kan innehålla resultatet av ansökningarna till Erasmus samt några korta kommentarer på ansökan. Prioritet för behövande studenter och lärare Lärosätena bör vidta åtgärder för att försäkra sig om att adekvat stöd fördelas till de studenter och lärare som behöver dem bäst. Speciell hänsyn bör tas till: - funktionshinder och speciella föreläsningsbehov Giltiga länder att resa till Nedanstående länder kan medverka fullt ut i Erasmus+: De 28 EU-länderna EES-länderna Island, Liechtenstein, Norge Makedonien och Turkiet Outermost regions : Kanarieöarna, Madeira, Azorerna, Mayotte, Martinique, Guadeloupe, Franska Guyana, Réunion, Saint-Martin och Saint-Barthélemy Länderna och territorierna i bilaga 2, List of Overseas countries and territories 3.1 Villkor för studentmobilitet, studier och praktik För att få ett stipendium inom ramen för Erasmus, ur de medel som kommissionen ställt till förfogande för detta ändamål, måste studenten uppfylla villkoren i följande avsnitt. Det är dock tillåtet att skicka Erasmusstudenter utan stipendium (zero-grant students) om stipendiemedlen tagit slut. Medborgarskap Alla högskolestudenter i Sverige, även studenter som enbart är i Sverige för att läsa ett masterprogram, får oberoende sitt medborgarskap delta i Erasmus om de uppfyller kraven. När det gäller distansstudenter är dock kravet att studenten är medborgare i något av länderna som deltar i Erasmus eller bor i Sverige. Exempelvis är en kinesisk medborgare i Kina som läser distanskurser vid ett svenskt lärosäte inte behörig att delta i Erasmusmobilitet. Däremot så är både en svensk och en italiensk medborgare som bor i Kina och läser distanskurser i Sverige behöriga att åka på Erasmusutbyte från ett svenskt lärosäte om de uppfyller övriga krav. Erasmusperiod i hemlandet En student vars hemvist är ett annat deltagarland men som för närvarande studerar i Sverige kan tilldelas stipendium för Erasmus-studier eller -praktik i sitt hemland men ansökan bör då ges lägsta prioritet i bedömningen av ansökningar. Med hemvist menas i detta sammanhang landet varifrån studenten flyttade till Sverige strax innan han/hon började sin utbildning. Med hemvist menas inte ett land där studenten har sina etniska rötter om studenten bodde i Sverige redan före studierna. 11

12 Krav på studier Erasmus-stipendium ska endast beviljas till studenter som är registrerade på motsvarande minst andra året av heltidsstudier på högskolenivå. Detta gäller dock endast Erasmus-studier och ej studenter som gör Erasmuspraktik. För Erasmuspraktik finns inget krav på tidigare studier. Både för studie- och praktikperioder inom Erasmus är kravet att studenten ämnar ta ut en examen vid det sändande lärosätet så att tillgodoräknande (eller erkännande via Diploma Supplement) är möjligt. En student som enbart tänker läsa en enstaka kurs vid lärosätet utan att ta ut en examen kvalificerar sig inte för Erasmusmobilitet. Erasmuspraktik av nyligen examinerade undantas från regeln för erkännande. Hemlärosäte Erasmus-stipendiaten måste vara registrerad vid ett lärosäte som innehar ECHE. Försäkring Lärosätena är skyldiga att se till att studenter som genomför en mobilitetsperiod (studier eller praktik och inklusive de nyligen utexaminerade) inom Erasmus är försäkrade och att ingen student glömmer bort eller väljer bort att teckna en försäkring. Det är tillåtet att låta studenterna betala för sin försäkring. (Om lärosätet försäkrat studenterna via Kammarkollegiet är det dock inte tillåtet att låta studenterna betala för denna försäkring enligt Kammarkollegiets regler.) Vidare bör lärosätena försäkra sig om att praktikanordnarna tar tillfredsställande säkerhetshänsyn. Bilateralt avtal All mobilitet för studier och undervisningsuppdrag mellan lärosäten måste baseras på bilaterala avtal (interinstitutional agreements) mellan de två deltagande lärosätena där bägge lärosätena innehar ECHE. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal. Erasmuspraktik och personalfortbildning behöver inte vara baserade på bilaterala avtal. Kontraktsdokument för studentmobilitet studier och praktik Lärosätet ska teckna avtal med Erasmusstipendiaterna. Kontraktet ska vara underskrivet av båda parter innan studenten börjar sin utbytesperiod. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns ett dokument med minimikrav på studentkontrakt. Learning Agreement Utöver studentkontraktet är ett Learning Agreement där den överenskomna studie-/praktikplanen framgår obligatoriskt (mall för Learning Agreement finns som bilaga till lärosätets kontrakt med UHR). Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för studier eller praktik ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser/praktikperioden är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas/erkännas på ett tillfredsställande sätt. Det skall finnas en fastställd plan för studier eller praktik under utbytet genom Learning Agreement (LA). LA ska vara en överenskommelse mellan hem- och värdlärosätet/arbetsgivaren samt studenten. LA ska vara påskrivet av studenten, hem- och värdlärosätet/arbetsgivaren innan mobilitetsperioden inleds. Om det finns behov av att ändra LA ska revidering av LA avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet/arbetsplatsen. Om några senare ändringar i LA skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart. För att snabba upp processen med underskrifter till LA är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via . En inskannad underskrift gäller. Om studenten använder utbytesperioden för att samla material till och skriva sin uppsats eller förbereda en avhandling så krävs inte nödvändigtvis Learning Agreement för dessa aktiviteter på ett lärosäte. Det är dock ändå viktigt att det finns en skriftlig överenskommelse med det mottagande lärosätet om utbytesperioden och dess innehåll. Uppsatsen/ avhandlingen kan handledas från och opponeras vid hemlärosätet. Det är dock starkt rekommenderat att studenten även har en handledare vid värdlärosätet. Erasmus Student Charter (ESC) I Erasmus Student Charter (ESC) fastslås Erasmusstudenters rättigheter och skyldigheter. ESC distribueras av UHR till lärosätena. Lärosätena skall se till att varje student som åker på ett Erasmusutbyte får ett ESC. Berättigad studentaktivitet Erasmusstipendium får endast ges för nedanstående aktiviteter utomlands: 12

13 Heltidsstudier på grund-, avancerad eller doktorandnivå vid utländskt lärosäte som innehar ECHE. Studierna ska leda till en erkänd examen vid hemlärosätet i Sverige. Som studier räknas även uppsats- /avhandlingsförberedande aktivitet. För doktorander räknas endast forskaraktiviteter som ingår i doktorandutbildningen som studier; övriga forskaraktiviteter räknas inte som studier. Heltidspraktik utomlands vid företag eller lärosäte. En kombination av studier och praktik under förutsättning att perioderna följer direkt på varandra och att den kombinerade perioden är mellan 3-12 månader. Värdlärosätet ska vara ansvarigt för studenten under hela mobilitetsperioden även om praktikdelen sker utanför värdlärosätet. Det är möjligt att kombinera till exempel två månaders studier med en månads praktik inom samma kontrakt. Det sändande lärosätet tillsammans med studenten bestämmer den inbördes längden på studier respektive praktik i denna kombinerade mobilitet, baserat på mobilitetens relevans. Den här kombinerade perioden räknas som Studentmobilitet - studier med stipendienivån för studier. Mobiliteten markeras i MT+ som SMS och rutan Studies combined with Traineeship fylls i. Namnet på den mottagande praktikorganisationen liksom längden på praktiken skrivs in i kommentarsfältet i MT+. En kombination av studier och praktik i en SMS-period är en möjlighet till exempel inom lärar- och vårdutbildningar. Praktikplatsen (till exempel en skola eller ett sjukhus) kan vara fristående från värdlärosätet, men värdlärosätet ska ha en koppling till/överenskommelse med praktikanordnaren. Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) inom lärarutbildningar och vårdutbildningar ses ofta som studier men kan också ses som praktik (SMP) inom Erasmus+. Erasmuspraktik ska även i detta sammanhang handla om heltidsarbete i 2-12 månader. Datainsamling till uppsats/avhandling som sker till exempel på ett företag/skola/klinik/labb/sjukhus på heltid kan godkännas som praktik om studenten är på plats under minst två månader. Uppsatsskrivande vid ett lärosäte bör om möjligt räknas som studier (SMS) men kan även räknas som praktik (SMP) om det till exempel saknas ett bilateralt avtal mellan lärosätena. När det gäller Erasmuspraktik så ska hela praktikperioden ske hos samma praktikanordnare. Det är dock möjligt att olika delar av praktikperioden sker på olika adresser om praktikanordnaren finns på flera orter. Det är också möjligt att en del av praktikperioden (till exempel en arbetsresa) sker i ett annat land i praktikanordnarens regi, även utanför programländerna. I ett sådant fall ska studenten vara försäkrad även under denna period. Det ovanstående gäller även för studier om en del av studierna sker på annan ort än värdlärosätet, till exempel en studieresa utomlands. Oberoende av vilket land som är studie-/arbetsresans mål påverkas inte storleken på studentens stipendium. Företag giltiga för praktik Företaget som står värd måste motsvara definitionen av företag för att vara berättigade att ta emot studenter. Definitionen ges i början av detta dokument. Praktik vid utländska lärosäten Det är möjligt att skicka studenter på Erasmuspraktik, med praktikstipendium, till andra lärosäten som har ECHE men det måste vara tydligt att det gäller praktik och inte studier. Följande villkor gäller: - Studenten ska utföra ett arbete eller samla material till uppsats/avhandling under perioden. - Studenten ska inte vara inskriven på kurser vid värduniversitetet (med undantag för VFU om detta räknas som kurs på värdlärosätet). - Om praktikperioden tillgodoräknas ska den tillgodoräknas som praktik/uppsats/avhandling/vfu, inte som vanlig studiekurs. Vid oklara fall kontakta UHR. Organisationer inte berättigade att stå som värd för praktik för utresande studenter från Sverige 13

14 EU-institutioner och andra EU-organ, se och notera även länkarna på sidan. (De politiska partiernas kanslier vid EU-parlamentet räknas dock inte som en del av EU-parlamentet och är därför berättigade värdar). Organisationer som hanterar EU program, t.ex. nationella kontor för Erasmus+ som Universitets- och högskolerådet (för att undvika möjliga intressekonflikter och/eller dubbel finansiering). Lärosäten som huvudsakligen finansieras av EU-medel. Några exempel är European University Institute i Italien och College of Europe (Belgien och Polen). EU:s institutioner kan dock vara berättigade att stå som värd för stipendiater som erhåller Sidas resestipendium från UHR. Studentutbytets längd Erasmus-stipendium för studier får inte ges för studieperioder utomlands kortare än 3 månader eller längre än 12 månader. Om studieperioden är kortare än 3 månader men omfattar en hel termin på värdlärosätet är omfattningen godkänd. Studieperioden skall genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. (En mobilitetsperiod kan dock fördelas mellan två lärosäten eller arbetsplatser i samma land eller olika länder om speciella villkor är uppfyllda, se ovan under rubriken Berättigad studentaktivitet ). I och med att kontraktsperioden mellan lärosätena och UHR är 24 månader möjliggörs mobiliteter som startar på vårtermin och avslutas på hösttermin. Minimitid för praktik är 2 månader och maximitiden är 12 månader. Praktiken ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Under praktikföretagets eventuella semesterstängning (t.ex. kring jul och nyår) är praktikanten berättigad till Erasmusstipendium men semesterperioden beräknas inte i minimiperioden (som är två arbetade månader). Tar studenten ledigt från praktikplatsen, för att till exempel åka på semester, är dessa dagar inte stipendiegrundande och antalet dagar ska markeras i MT+. Eventuella sjukdagar i värdlandet räknas som praktikdagar med bibehållet stipendium. Perioden för studentmobilitet inom Erasmus+ ska räknas baserat på datum som står på dokument utfärdade av värdlärosätet eller praktikanordnaren (t.ex. Letter of Acceptance/Certificate of Attendance eller praktikintyg). Mobilitetsperiodens längd avrundas inte utan stipendium beviljas för det exakta antalet dagar som är mobilitetens längd. Mobilitetens längd räknas ut av Mobility Tool+. Grundregeln är att varje månad har 30 dagar. För mer detaljer kring hur MT+ räknar, se bilaga 1. Flera mobilitetsperioder Det är möjligt att skicka ut samma student inom Erasmus flera gånger. En student får dock enbart delta i mobilitetsperioder i sammanlagt 12 månader per utbildningsnivå (kandidat, master eller doktorand) både studier och praktik inräknade. Inom långa, sammanhållna, utbildningar som inte delas i kandidat och master (till exempel inom medicin) kan studenten vara mobil sammanlagt 24 månader. Tidigare Erasmusmobilitet under Programmet för livslångt lärande (LLP) och praktikperioder under Leonardo da Vinci under högre utbildning räknas in i det här sammanhanget i de maximala 12 månaderna per utbildningsnivå. Även utbytesperioder som zero-grant student räknas in i den totala mobilitetstiden per utbildningsnivå. Har en student till exempel varit på utbyte i sex månader på kandidatnivå som zero grant-student har studenten använt sex av de totalt tolv tillåtna månadernas mobilitet på den utbildningsnivån. Möjligheten att göra flera mobilitetsperioder inom samma studienivå innebär också att det är möjligt för studenter och/eller nyligen examinerade att göra praktik vid flera tillfällen, och på olika arbetsplatser, (inom Erasmus+). Maximitiden för mobilitet får dock inte överstigas (max 12 månader per studienivå). Övriga kriterier gällande praktik måste också vara uppfyllda, så som minimitiden två månader per praktikplats. Det sändande lärosätet ska, liksom alltid vid praktik, göra en bedömning av relevansen (av respektive praktikplats för studentens personliga utveckling och jobbmöjligheter) och mervärdet av respektive praktikplats. I normalfallet medför antagligen en praktik under sex månader på ett och samma företag större mervärde än två eller tre praktikplatser på olika företag under samma tid. Det är dock upp till det sändande lärosätet att bedöma mervärdet. Praktikplatser vid olika organisationer räknas som olika mobiliteter och ska därför rapporteras och dokumenteras i enlighet med det. 14

15 Förlängning av mobilitetsperioden En förlängning av en mobilitetsperiod kan godkännas mellan hemlärosätet och värdlärosätet eller företaget om följande kriterier uppfylls: 1. Förlängningen regleras i avtal och övriga överenskommelser. Dessa ska ha tecknats innan den ursprungliga perioden har avslutats. 2. Förlängningen kommer direkt efter pågående mobilitetsperiod. Inga uppehåll tillåts (semester och terminsuppehåll mellan terminer räknas inte som studieuppehåll). 3. Ingen mobilitetsperiod, inklusive förlängning, får sträcka sig utanför kontraktsperioden (1 juni år X till 31 maj år X+2). Rapportering Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla studenter som har varit ute på en Erasmus-mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via Mobility Tool+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till studenten från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats förutsatt att studentens uppgifter lagts in i verktyget av hemlärosätet. Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på det stipendium studenten har rätt till. När studenten kommit hem ska datumen justeras i MT+ så att de stämmer överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet eller värdorganisationen/-företaget. Webbaserat språkstöd (Online Linguistic Support - OLS) Sedan hösten 2014 finns ett webbaserat språkligt stöd till utresande studenter som fått en studie- eller praktikplats genom Erasmus+ programmet. Stödet omfattar i dagsläget sex språk: engelska, tyska, franska, spanska, italienska och nederländska. EU-kommissionen planerar att fler språk ska omfattas successivt. Stödet består av en språklig utvärdering som studenten gör före och i slutet av mobiliteten samt möjlighet till en språkkurs. Lärosätet tilldelas språkbedömningar och kurser för det webbaserade språkstödet i form av licenser. För mobiliteter som startar 1 januari 2015 eller senare är det obligatoriskt för utresande studenter att göra de två språkliga utvärderingarna om det huvudsakliga språket under mobiliteten är något av de språk som täcks av det webbaserade språkstödet. Studenter vars modersmål är det huvudsakliga språket för studierna eller praktiken behöver inte delta i den språkliga utvärderingen. En deltagare kan endast få en OLS-licens i ett språk per utbyte, även om lärosätet har licenser över. Studenten ska alltid göra den språkliga utvärderingen i det huvudsakliga språket för mobiliteten. Möjliga undantag från detta är studenter vars modersmål är det huvudsakliga språket för utbytet och studenter vars nivå redan innan utbytet ligger på mycket hög nivå. Dessa studenter kan, under förutsättning att lärosätet har tillräckligt många licenser, få en kurslicens för att förbättra sina språkkunskaper i landets språk, om detta inte är detsamma som mobilitetens huvudsakliga språk. För studenter som kommer att använda två språk lika mycket under mobiliteten är det upp till det sändande lärosätet att bestämma i vilket av de två språken studenten ska göra den språkliga utvärderingen, samt erbjudas eventuell språkkurs. Det språk studenten gör den språkliga utvärderingen i, och i förekommande fall också språkkurs, ska anges i OLS/MT+ som huvudsakligt språk för mobiliteten. Språkkurser är frivilliga att delta vid, och erbjuds studenten utifrån behov och antal licenser som finns tillgängliga vid lärosätet. En kurs kan påbörjas efter att studenten genomfört den obligatoriska språkbedömningen. Lärosätet har möjlighet att bestämma vilka kriterier som ska gälla för urvalet av de studenter som ska erbjudas en språkkurs. Dock finns några regler att följa: Kriterierna ska vara transparenta och tillgängliga för deltagarna. Urvalskriterierna får inte diskriminera någon (på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder) Licenserna, och därmed kurserna, ska delas ut utifrån behov av språkligt stöd. 15

16 Kurserna ska ges till de studenter som vill gå en kurs. Kurslicenser ska ges till studenter som vill ta en kurs och enligt deltagarens språkliga behov. Det betyder att de som mest behöver förbättra sin språkliga nivå innan utbytet har högst prioritet att få en kurslicens. Om lärosätet har gott om kurslicenser kan lärosätet ge kurslicenser till fler studenter. För språk som inte täcks av det webbaserade språkstödet kan lärosätet genom OS-medel finansiera språkstöd till utresande studenter (till exempel genom förberedande kurser i värdlandet). De licenser som lärosätet får för språklig utvärdering samt kurser är kopplade till en viss kontraktsperiod mellan lärosätet och UHR. Det betyder att studenter som åker på utbyte inom ramen för kontraktsperioden ska tilldelas OLS-licenser från kontraktet. De studenter som åker på utbyte inom ramen för kontraktsperioden ska tilldelas OLS-licenser tillhörande det kontraktet. UHR får licenser för språklig utvärdering och för kurser tilldelat av EU-kommissionen. UHR fördelar sedan OLS-licenser till lärosätena baserat på past performance. Terminsavgifter Värdlärosätet får inte begära terminsavgifter från inkommande Erasmusstudenter (dessa avgifter omfattar studieavgifter, registreringsavgifter, examensavgifter samt laboratorie- och biblioteksavgifter). Mindre avgifter kan dock förekomma för kostnader som försäkring, medlemskap i studentkårer och tillgång till olika hjälpmedel, t.ex. kopiatorer och laboratoriematerial, på samma villkor som gäller för övriga studenter. Studenterna kan dock åläggas att även fortsättningsvis betala sin vanliga terminsavgift till hemlärosätet under studieperioden utomlands. Om ett svenskt lärosäte får veta att ett värdlärosäte begär terminsavgifter från de berörda Erasmusstudenterna, ska det svenska lärosätet omgående underrätta UHR för vidare information till kommissionen. Avbrott Om studenten inte genomfört hela sin utbytesperiod kan delar av eller hela Erasmusstipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Alla de redan utbetalda medlen behöver dock inte krävas tillbaka om studenten förhindrats att genomföra de planerade studierna p.g.a. force majeure. Force majeure handlar om oförutsägbara händelser där studenten inte kunnat påverka utgången. Strejk eller finansiella problem räknas inte som force majeure. I fall av generalstrejk eller naturkatastrof kan Universitets- och högskolerådet eller EU-kommissionen besluta om särskilda tillvägagångssätt. I force majeure-fall ska lärosätet kontakta UHR för skriftligt godkännande. I fall av force majeure kan studenten få behålla stipendiet för de dagar studenten i verkligheten varit mobil, även om minimitiden för utbytet inte uppfyllts. Ett exempel är om studenten kommer hem efter endast sex veckors mobilitet. Om ansökan om force majeure godkänns kan studenten få behålla stipendiet för de sex veckorna. Om lärosätet anser att det minskade stipendiet (som motsvarar det antal dagar studenten var på plats) är för litet för att täcka de kostnader som studenten redan har haft på grund av mobiliteten är det möjligt för UHR att göra undantag och tillåta studenten att behålla en större del av stipendiet än vad som motsvaras av det antal dagar studenten var på plats. Lärosätet föreslår i sin ansökan till UHR vilken summa studenten ska få behålla (och UHR beviljar eller avslår ansökan). En blankett för lärosätets ansökan om force majeure finns hos UHR. Den rapporterade (förkortade) perioden räknas för studenten som en del av den maximala perioden av Erasmusmobilitet på 12 månader per studienivå. Lärosätets rapportering vid force majeure Om lärosätet får godkänt på sin ansökan om force majeure UHR ska mobiliteten inkluderas i rapporteringen i MT+ med förklaring i kommentarsrutan samt genom att fylla i ja i rutan för force majeure. Om mobiliteten avbryts efter att minimitiden för mobilitetstypen (två eller tre månader) passerats och studenten inte fått behålla mer i stipendium än det som motsvarar det antal dagar studenten var på plats behövs ingen förklaring i kommentarsrutan i MT+. Om alla stipendiemedel krävts tillbaka ska studenten inte rapporteras alls. 16

17 Akademiskt erkännande (Academic recognition) Studenter som enbart läser någon eller några enstaka kurser utan syfte att ta ut examen kvalificerar sig inte till Erasmusmobilitet (vare sig för studier eller praktik). Studier Utbytesstudier inom Erasmus ska tillgodoräknas vid hemlärosätet utan onödig fördröjning efter studentens hemkomst. Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för studier ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Detta sker genom att ett Learning Agreement upprättas. Om studenten genomfört utbytesstudierna på ett tillfredsställande sätt ska värdlärosätet efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten med ett betygsutdrag på genomförda studier i enlighet med Learning Agreement. Poäng eller tillgodoräknande kan endast komma att vägras om studenten misslyckas med att uppnå de akademiska mål som värdlärosätet sätter upp eller på annat sätt misslyckas med att leva upp till de krav som partnerlärosätet kräver. Praktik Praktikperioden måste erkännas vid hemlärosätet, minst i ett Diploma Supplement. Poänggivande akademiskt erkännande är inget krav för Erasmuspraktiken för närvarande men rekommenderas ändå. Användandet av Europass-mobilitetsdokument rekommenderas ( Innan en student påbörjar en Erasmusperiod utomlands ska hans/hennes hemlärosäte (sändande lärosäte) försäkra sig om att praktikperioden kan erkännas vid lärosätet efter hemkomst. Det stipendiegivande lärosätet ska säkerställa praktikens akademiska koppling till de studier studenten bedriver vid lärosätet (eller till det yrke som utbildningen kan tänkas leda till). Det är därför viktigt att institutionen där studenten är registrerad kontrollerar att praktiken passar in i den examen/det yrke studenter studerar för. Om studenten genomfört praktikperioden på ett tillfredsställande sätt ska praktikanordnaren efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten med ett intyg för praktikperioden i enlighet med den överenskomna Learning Agreement for Traineeship. Erkännandet kan endast vägras studenten om han/hon misslyckas med att uppnå de mål som satts för praktikperioden. Dubbelfinansiering Det är inte tillåtet att uppbära fler än ett stipendium från EU eller UHR för en och samma mobilitetsperiod. Exempelvis är det inte tillåtet för en student att ta emot Sidas resestipendium för samma praktikperiod som han/hon får ett Erasmusstipendium. 3.2 Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA) Stipendier för undervisningsuppdrag kan ges till undervisande personal (till exempel lärare, doktorander och även eventuell undervisande personal vid universitetssjukhus) som åtar sig en undervisningsperiod vid ett lärosäte som har ECHE. Stipendier för undervisningsuppdrag kan även ges till inkommande personer från ett utländskt företag/organisation som åtar sig ett undervisningsuppdrag vid ett svenskt lärosäte. Dessa stipendier utbetalas av det mottagande, svenska, lärosätet från de vanliga STA-medlen. För stipendiets storlek, se bilaga 1, tabell 2, för Sverige. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för undervisningsuppdrag Innan varje lärarutbyte ska det upprättas en överenskommelse om uppdraget, t ex genom reseorder eller liknande, vidare ska det skapas ett Staff Mobility Agreement Teaching som godkänns av både sändande och mottagande lärosäte före mobilitetsperioden. Blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Teaching bifogas som bilaga till kontraktet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda fax eller inskannade dokument som skickas via . En faxad eller inskannad underskrift gäller i samband med undervisningsuppdrag. Bilateralt avtal 17

18 All mobilitet för studier och undervisningsuppdrag mellan lärosäten måste baseras på ett bilateralt avtal (interinstitutional agreement) mellan de två deltagande lärosätena där bägge lärosätena innehar ECHE. Som en bilaga till kontraktet finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal. Mobilitetsperiodens längd Ett lärarutbyte ska alltid pågå i minst 2 arbetsdagar och innehålla minst 8 undervisningstimmar. För längre perioder gäller minst 8 undervisningstimmar per vecka. Om en lärare är på undervisningsuppdrag som varar längre än en vecka men avslutas med till exempel en halv vecka kan undervisningstiden som krävs för denna icke kompletta vecka räknas ut proportionellt till vistelsetiden. Till exempel: en lärare som är på undervisningsuppdrag som varar mån-fre första veckan och mån-tis andra veckan behöver undervisa 8 timmar + cirka 3 timmar (8 timmar / 5 dagar = 1,6 timmar per dag) för den andra (icke kompletta) veckan. Detta ger totalt 11 timmar. Som undervisning räknas all typ av undervisning av studenter på grund-, avancerad och doktorandnivå där läraren är fysiskt närvarande på värdlärosätet, exempelvis föreläsningar, seminarier, individuell handledning, examination mm. Lärarutbyten får inte pågå längre än 2 månader. Resdagar kan rapporteras rent ekonomiskt som om de vore arbetsdagar under förutsättning att de ligger i direkt anslutning till arbetsperioden (utan mellanliggande dagar). Även helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Prioritet För att försäkra sig om att så många lärare som möjligt får delta, ska prioritet ges till lärare som inte tidigare har deltagit i Erasmusmobilitet. Prioritet ska även ges till lärarutbyten som utöver undervisning även: - försäkrar att den besökande lärarens medverkan ska vara en integrerad del av ett utbildningsprogram på värdlärosätet - leder till utarbetande av nytt undervisningsmaterial - används till att befästa och utöka kontakter och samarbeten mellan avdelningar och fakulteter samt förbereda för framtida samarbetsprojekt Rapportering Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet eller värdorganisationen/- företaget. Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla lärare som har haft en Erasmus mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till läraren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att lärarens uppgifter lagts in i verktyget av hemlärosätet). 3.3 Villkor för personalfortbildning (STT) Inom aktiviteten Staff Training, personalfortbildning (STT), kan lärosätet skicka ut anställda (eller personer som genomför arbete via överenskommelse med lärosätet men utan betalning) till andra lärosäten eller företag/organisationer för arbetsplatsförlagd personalfortbildning (t.ex. arbetsskuggning/ job shadowing). Finansiering för personalfortbildning kan även gälla för kurser, seminarier eller workshops men inte för konferenser. Däremot kan konferenser som handlar om just mobilitetsfrågor finansieras av OS-medel i stället för av personalfortbildningsmedel. Workshops, kurser eller seminarier ska enbart handla om fortbildning i egna arbetsuppgifter och inte i om akademiska ämnen eller ha ett endast allmänbildande syfte. Kurserna kan t.ex. handla om kurser som anordnas av EAIE eller om språkkurser i t.ex. engelska för lärare som planerar att undervisa på engelska. Möjligheten att skicka ut doktorander inom personalfortbildning finns, på samma sätt som för övriga anställda. Aktiviteterna ska då vara kopplade till doktorandens möjliga framtida yrke eller pågående yrkesutövning vid lärosätet. Kontraktsdokument för personalfortbildning Innan varje personalfortbildningsperiod ska det upprättas en överenskommelse, tex genom reseorder eller liknande. Urvalet av deltagare i personalfortbildning sker hos det sändande lärosätet baserat på ett 18

19 fortbildningsprogram, Staff Mobility Agreement Training, som godkänts av både sändande och mottagande part före mobiliteten. Särskild uppmärksamhet ska iakttas vid möjliga jävsituationer i samband med att personal som arbetar med Erasmus söker att själv delta i personalfortbildning. Staff Mobility Agreement Training ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat dvs. vad personen förväntas lära sig under besöket. En blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Training bifogas som bilaga till kontraktet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda fax eller inskannade dokument som skickas via . En faxad eller inskannad underskrift gäller i samband med personalfortbildning. Bilateralt avtal Erasmus-personalfortbildning behöver inte vara baserad på bilateralt avtal. Prioritet För att försäkra sig om att så många som möjligt får delta över tid, ska prioritet ges till personal som inte tidigare har deltagit i Erasmusmobilitet. Organisationer inte berättigade att stå som värd för en personalfortbildningsaktivitet samtliga EU-institutioner, se och notera även länkarna på sidan. (De politiska partiernas kanslier vid EU-parlamentet räknas dock inte som en del av EUparlamentet och är därför berättigade värdar). Organisationer som hanterar EU program, t.ex. nationella kontor som Universitets- och högskolerådet (för att undvika möjliga intressekonflikter och/eller dubbel finansiering) Mobilitetsperiodens längd Staff Training kan pågå under minst 2 arbetsdagar och maximalt under 2 månader. Perioden ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Resdagar kan rapporteras rent ekonomiskt som om de vore arbetsdagar under förutsättning att de ligger i direkt anslutning till arbetsperioden (utan mellanliggande dagar). Även helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Rapportering Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet eller värdorganisationen/- företaget. Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla personal som har företagit en Erasmus mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via Mobility Tool+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till läraren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att lärarens uppgifter lagts in i verktyget av hemlärosätet). 19

20 4 KONTRAKTSHANTERING Universitets- och högskolerådet upprättar kontrakt med varje deltagande lärosäte. Kontraktet ska tecknas för de decentraliserade delarna av Erasmus+ programmet. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för: SMS - studentmobilitet, studier SMP - studentmobilitet, praktik STA - lärarmobilitet undervisningsuppdrag ( vanligt lärarutbyte + undervisande personal från företag/organisation) STT - personalfortbildning (staff training), (personalfortbildning från UoH till UoH + personalfortbildning från UoH till företag/organisation) OS - medel Kontraktet skrivs under av Sveriges National Agency Director och lärosätets rektor (Legal representative, se 1.2 Definitioner) eller personer som delegerats rätten att signera. Kontraktsperioden sträcker sig från 1 juni 2014 till 31 maj Mobilitet och utbetalningar av Erasmusmedel får endast ske under denna period. Lärosätet ska hantera skriftliga handlingar så att studenter, lärare och personal som beviljats Erasmus-medel har blivit tillbörligt informerade om och accepterat de villkor och skyldigheter som ingår i avtalet innan mobilitetsperioden inleds. Elektroniska signaturer kan godkännas i samband med lärosätets interna dokument. Alla avtal, intyg och verifikationer inom Erasmus+ ska sparas av lärosätet i minst 5 år räknat från datumet på avslutningsbrevet från UHR. Om den totala summan i kontraktet är högst euro räcker det att dokumenten sparas i minst 3 år. Nationella regler och lagar kan dock kräva att dokumenten sparas under en längre tid. 4.1 Regler för budgetöverföring Lärosätena kan överföra pengar mellan de olika budgetposterna. Följande överföringar tillåts: Maximalt 100 % av SM-budgeten för studier (SMS) respektive 100 % av SM-budgeten för praktik (SMP) kan överföras till varandra. Maximalt 100 % av STA och STT-budgeten (lärarmobilitet och personalfortbildning) kan överföras till SM-budgeten. Maximalt 50 % av OS-budgeten kan överföras till SM och/eller ST. Inga andra överföringar är tillåtna. 4.2 Omfördelning av medel mellan lärosäten Universitets- och högskolerådet gör ingen omfördelning av medlen mellan lärosäten. Det som står i kontraktet gäller hela kontraktsperioden ut. 4.3 Utbetalning från Universitets- och högskolerådet Tidpunkten för utbetalningarna till lärosäten regleras i kontraktet mellan lärosätet och UHR. Hela den beviljade summan utbetalas till lärosätet och får inte vara föremål för några som helst avdrag för skatter, avgifter, socialförsäkring eller andra sociala avgifter, administrativa-, handläggnings- eller registreringskostnader. Utbetalningar från UHR sker i euro. Växelkursen som används av lärosätet t.ex. vid utbetalningar till studenter regleras i kontraktet mellan lärosätet och UHR. 4.4 Interimsrapportering Senast den 1 april 2015 ska alla lärosäten rapportera utresande studenter, lärare och annan personal till UHR. Interimsrapporten ligger till grund för fördelningen inför kontraktsperioden Om interimsrapporten 20