Revisionsrapport Sofia Nylund Joanna Hägg Lotta Ricklander Solna stad September 2013

Transkript

1 Revisionsrapport Sofia Nylund Joanna Hägg Lotta Ricklander September 2013 Granskning av upphandling och miljökrav Solna stad

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Revisionsmetod Granskning av externa och interna regelverk Externa regelverk Interna regelverk Solna stads vision Policy för konkurrensutsättning Miljöprogram för Solna stad På väg mot ett hållbart Solna Stadens miljöprogram och byggherrarnas åtagande vid planering och byggande Strategi för miljöhänsyn vid upphandling i Solna stad Allmänt om upphandling i staden Upphandling och miljökrav Miljöaktuellts kommunrankning Miljökrav i förfrågningsunderlag Nybyggnad skola och idrottshall (SBN 2012:386) Miljökrav Utvärdering Vår bedömning Oskarsro vård- och omsorgsboende Miljökrav Utvärdering Vår bedömning Städupphandling (12/48) Miljökrav Utvärdering Vår bedömning Taxiresor i tjänsten (KS 2012:30) Miljökrav Utvärdering Vår bedömning Hissar stadshus och bibliotek (12/56) Miljökrav Solna stad

3 Utvärdering Vår bedömning Park- och lekmaterial (KS 2012:279) och Lekredskap (12/49 dnr KFN2012:85) Miljökrav Utvärdering Vår bedömning Sammanfattning Bilaga 1. Fokusområden i miljöprogrammet... Bilaga 2. Solna stads svar i Miljörankningen Solna stad

4 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i Solna stad har granskat upphandling och miljökrav i staden. Syftet med granskningen var att bedöma huruvida upphandlingsverksamheten i staden är ändamålsenlig utifrån den miljöhänsyn som ska tas vid upphandling enligt kommunens mål och riktlinjer. De revisionsfrågor som har besvarats i granskningen är: 1. Praktiseras en enhetlig strategi avseende miljökravens roll i kommunens upphandlingsverksamhet? Det praktiseras inte någon enhetlig strategi avseende miljökrav i stadens upphandlingsverksamhet. Enligt stadens policy för konkurrensutsättning ska leverantörerna uppfylla de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Granskningen visar emellertid att det inte finns hänvisning till stadens miljöprogram i ett flertal av de granskade upphandlingarna. 2. Ställs tydliga miljökrav i förfrågningsunderlaget i tillräcklig utsträckning? Miljökrav har ställts i samtliga av de granskade upphandlingarna. Granskningen visar emellertid att det inte alltid finns en förankring i valda miljökrav. Vi har noterat att det av upphandlingsdokumentationen inte framgår hur miljökraven ska följas upp under avtalstiden. Av intervjuerna framgår att det skulle vara önskvärt med uppföljning av ställda miljökrav men att tid och resurser inte räcker till. 3. Används miljökraven i kvalificerings- och utvärderingsfasen på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen visar att det i samtliga fall handlat om skall-krav och därmed har ingen ytterligare bedömning gjorts. Granskningen visar att leverantörer har uteslutits eftersom de inte uppfyllt de skall-krav som berör miljö. Det är oklart huruvida leverantörerna har lämnat in underlag som styrker miljökraven. Efter genomförd granskning rekommenderas kommunstyrelsen att: Säkerställa att stadens policy för konkurrensutsättning följs, det vill säga att det vid samtliga upphandlingar ställs miljökrav som är möjliga och relevanta samt att upphandlade leverantörer uppfyller de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Säkerställa att kontroll och uppföljning görs av ställda miljökrav. Solna stad 1 av 16

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Miljöstyrningsrådet är upphandling ett styrmedel som kommuner och landsting förfogar över och som kan användas för att nå miljöpolitiska och andra samhällspolitiska mål. Miljöproblem kan inte lösas enbart genom lagstiftning och myndighetsarbete utan behöver kompletteras med olika marknadsdrivna insatser. Hållbara upphandlingar har ett antal fördelar vilka gör dem till ett viktigt komplement till existerande generella styrmedel. Fördelar som nämns av Miljöstyrningsrådet är bland andra: Minska organisationens eget miljöfotavtryck Bidra till att uppnå satta miljökvalitetsmål Uppnå miljömål både lokalt, regionalt och internationellt Ge möjlighet till kostnadsbesparingar för upphandlade myndigheter Stimulera miljöinnovation Öka tillgängligheten av miljöanpassade produkter för konsumenter då större volymer sannolikt ger lägre priser Proaktivt förbereda marknaden på kommande miljökrav Ge spridningseffekt till privat sektor Möjlighet att ta social hänsyn 2.2. Revisionsfrågor Följande revisionsfrågor ska besvaras i granskningen: 1. Praktiseras en enhetlig strategi avseende miljökravens roll i kommunens upphandlingsverksamhet? 2. Ställs tydliga miljökrav i förfrågningsunderlaget i tillräcklig utsträckning? 3. Används miljökraven i kvalificerings- och utvärderingsfasen på ett ändamålsenligt sätt? 2.3. Revisionsmetod Följande granskningssteg har genomförts för besvara revisionsfrågorna: 1. Intervjuer med representanter för upphandlingsenheten, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen samt med ansvariga för respektive granskad upphandling. 2. Granskning av relevant upphandlingsdokumentation för åtta upphandlingar. Solna stad 2 av 16

6 3. Granskning av externa och interna regelverk 3.1. Externa regelverk Upphandlingslagstiftningen ger en upphandlande myndighet möjlighet att enligt särskilda bestämmelser ta miljöhänsyn i sin upphandling. Krav kan ställas på leverantören och på den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas, till exempel uteslutning av leverantör enligt 10 kap. LOU eller kontroll av leverantörens lämplighet enligt 11 kap. LOU. Kriterier avgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet vid tilldelning av kontrakt enligt 12 kap. LOU. Särskilda kontraktsvillkor gäller fullgörande av kontrakt enligt 6 kap. 13 LOU. En upphandling ska genomföras i enlighet med principerna om likabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Dessa principer är avgörande för hur den upphandlade myndigheten kan formulera miljöhänsyn i en upphandling. Utöver vad som gäller generellt för miljöhänsyn i upphandlingslagarna, finns specifika lagar och regler, tvingande eller frivilliga, som rör miljöhänsyn i upphandlingar. Här nedan följer ett exempel: Direktivet om rena och energieffektiva vägtransportfordon - Enligt ett EUdirektiv om rena och energieffektiva vägtransportfordon ska upphandlande myndigheter och enheter ta hänsyn till energiförbrukning och miljöpåverkan när de köper in vägtransportfordon, till exempel personbilar. Samma regler gäller också vid upphandling av kollektivtrafiktjänster inom ramen för avtal om allmän trafik. En svensk lag, Miljökrav i upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster, införlivar direktivet. Miljökraven innebär att upphandling av bilar (personbilar, bussar och lastbilar) och vissa kollektivtrafiktjänster ska ta hänsyn till fordonens energianvändning, koldioxidutsläpp och utsläpp av vissa luftföroreningar Interna regelverk Solna stads vision 2013 Solna ska vara en levande och trygg stad, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd Policy för konkurrensutsättning All upphandling i Solna regleras av Policy för konkurrensutsättning (tillämpas från och med , senast reviderad 2009). Av policyn framgår enbart följande skrivelse avseende upphandling och miljökrav: Solna stad 3 av 16

7 Vid all konkurrensutsättning skall staden ställa de miljökrav som är möjliga och relevanta. Vid upphandling av varor och tjänster skall leverantörerna uppfylla de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram Miljöprogram för Solna stad Miljöprogrammet är ett stadsövergripande styrdokument, som lägger fast strategier för hur Solna stad ska arbeta med miljöfrågor för att uppnå stadens inriktningsmål. Miljöprogrammet är antaget av kommunfullmäktige Det primära syftet med programmet är att styra och samordna stadens verksamheter i en miljö- och hälsoanpassad riktning. Det ska även utgöra en grund för ett angeläget och nödvändigt samarbete med Solnaborna och näringslivet, som är viktiga aktörer i arbetet för ett hållbart Solna. Miljöarbetet i svenska kommuner styrs av övergripande nationella och regionala miljö- och folkhälsomål. Kommunerna har det övergripande ansvaret för en lokal anpassning av målen; dels genom myndighetsarbetet, dels genom ansvaret för samhällsplaneringen. Dessutom finns ett flertal områden inom den egna verksamheten där miljödimensionen är av betydelse, exempelvis vattenförsörjning, avfallshantering, drift och underhåll av vägar, anläggningar och fastigheter samt skötsel av grönområden och parker. Även inom utbildningsområdet och äldreomsorgen har miljöfrågorna en naturlig plats. Kommunerna är också stora upphandlare av varor och tjänster och kan genom ett aktivt miljötänkande stimulera utvecklingen på ett positivt sätt. Som utgångspunkt för fokusområdena i Solna stads miljöprogram fungerar de nationella och regionala miljö- och folkhälsomålen. Följande fokusområden omnämns som mest relevanta för Solna stad: Kretsloppsanpassad avfallshantering Hållbar energi- och transportanvändning Hållbart stadsbygge Sunda inomhusmiljöer Bakgrund och strategi för stadens fokusområde återfinns i bilaga 1. Ansvaret att genomföra miljöprogrammet åligger Solna stads nämnder och styrelser På väg mot ett hållbart Solna Stadens miljöprogram och byggherrarnas åtagande vid planering och byggande I skriften På väg mot ett hållbart Solna redovisas Solna stads ambitioner inom miljöprogrammets olika målområden och de förväntningar staden har på byggherrarnas åtagande för att man ska kunna åstadkomma en hållbar stad 2. Skriften kan bland annat vara ett stöd vid framtagande av projektspecifika miljöprogram. 1 Miljöprogrammet i sin helhet hittas på staden webbplats 2 Hela skriften hittas på staden webbplats. Solna stad 4 av 16

8 Förväntningarna i skriften är inte politiskt beslutade men ligger i linje med stadens miljöprogram. Av skriften framgår byggherrarnas åtagande kopplat till de fyra fokusområdena i stadens miljöprogram. Skriften är framtagen i samarbete mellan miljö-och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. Solna stad 5 av 16

9 4. Strategi för miljöhänsyn vid upphandling i Solna stad 4.1. Allmänt om upphandling i staden Ansvaret för inköp och upphandling av varor och tjänster ligger hos respektive nämnd/styrelse. I upphandlingsansvaret ingår planering och genomförande av inköp och upphandling, avtalsuppföljning samt avtalsförvaltning. Solna stads centrala upphandlingsenhet ligger för närvarande under avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Upphandlingsenheten leder idag centrala och gemensamma upphandlingar samt vissa av stadsledningsförvaltningens upphandlingar. Enheten deltar även ofta, i större eller mindre grad, i förvaltningsspecifika upphandlingar. Förvaltningsspecifika upphandlingar leds primärt ute på förvaltningarna av mer eller mindre specialiserade upphandlingsresurser. Det stöd som upphandlingsenheten erbjuder förvaltningarna i deras upphandlingar är idag inte specificerat. För närvarande pågår det emellertid en översyn av hela stadens upphandlingsverksamhet. Det har genomförts en nulägesanalys och utifrån den konstaterat att det finns en del förbättringsområden. Dessa har tydliggjorts i fyra huvudpunkter: Tyddliggöra upphandlingsprocessen och ansvarsfördelningen i staden Förbättra IT stödet och andra verktyg för att underlätta arbetet Utveckla kompetens och erfarenhetsutvinningen inom upphandlingsområdet Utveckla det strategiska planeringsarbetet kring inköp och upphandling Enligt tjänsteskrivelse KS/2013:206 kommer arbetet med att genomföra åtgärder att vara genomfört under hösten Upphandling och miljökrav På upphandlingsenheten i Solna stad finns ingen uttalad strategi för miljöhänsyn vid upphandlingar. Miljökrav ställs främst enligt magkänsla, enligt vad som framkommer i intervjuer. Enligt uppgift har miljö hittills inte varit en ledande fråga i staden och därför har frågan inte prioriterats. Enligt uppgift är det emellertid mycket på gång inom detta område, t.ex. att miljö ska bli en av stadens tvärgående frågor att beakta i all verksamhetsplanering och uppföljning. Därtill pågår framtagande av ett nytt miljöprogram i staden. För närvarande finns det inget strukturerat samarbete mellan miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och upphandlingsenheten. Enligt uppgift har det från upphandlingsenheten framförts ett önskemål om en kontaktperson på miljö- och hälso- Solna stad 6 av 16

10 skyddsförvaltningen. Detta är emellertid en resursfråga som hittills inte har prioriterats. Upphandlingschefen påpekar att kommunhuset är litet och att det därmed är enkelt att ta kontakt med miljö- och hälsoskyddsförvaltningen om expertis behövs. Hur ofta detta i realiteten sker är osäkert. Enligt uppgift från miljö- och hälsoskyddsförvaltningen finns det sällan tid att hjälpa till, inte ens på förfrågan. Det finns heller inget strukturerat samarbete mellan miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. Miljö-och hälsoskyddsförvaltningen har bistått stadsbyggnadsförvaltningen vid någon enstaka upphandling. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen har i samarbete med stadsbyggnadsförvaltningen tagit fram skriften På väg mot ett hållbart Solna (se avsnitt 3.2.4) men den kan inte kopplas till stadsbyggnadsförvaltningens upphandling generellt. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen (kommunekologen) granskar externa byggherrars projektspecifika miljöprogram vid exploatering/byggande. Det är som stöd för dessa miljöprogram som På väg mot ett hållbart Solna tagits fram. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen granskar inte generellt de miljöplaner som lämnas in eftersom inget reglerat ansvar finns för detta, och därmed heller inga resurser. Från förvaltningarnas håll upplevs det som en stor nackdel att det under avtalstiden inte finns tid eller resurser att följa upp hur entreprenörerna följer sina framförda miljöplaner. Formellt är politiken med i upphandlingsprocessen, det vill säga de tar upphandlingsbeslut, godkänner förfrågningsunderlag och fattar tilldelningsbeslut. Överlag är dock engagemanget från politiken låg, förutom vid vissa typer av upphandlingar, enligt intervjuade. Överprövningar är relativt vanliga men hittills har inga överprövningar baserats på miljöfrågor. Enligt uppgift sker de flesta överprövningar inom IT och kommunikation Miljöaktuellts kommunrankning 2013 För femte året i rad har Miljöaktuellt rankat Sveriges kommuner ur ett miljö- och hållbarhetsperspektiv 3. Resultatet i kommunrankningen baseras på svar på Miljöaktuellts egen enkät samt data från sju andra källor 4. Det är förvaltningschefen på miljö-och hälsoskyddsförvaltningen som har svarat på Solna stads miljöenkät. År 2013 hamnar Solna stad på plats 122 i rankingen. De senaste åren har stadens placeringar varit följande: :e plats, :e plats, :e plats och :e plats. Upplands-Väsby, Malmö och Eskilstuna placerar sig i toppen I jämförelse med kommunerna i Stockholms län placerar sig Solna på 3 Läs mera på 4 Gröna Bilister, Grön Flagg från Håll Sverige Rent, SKL Insikt från Sveriges kommuner och landsting, Vattenmyndigheten, Boverkets miljömålsenkät, Ekomatcentrum samt, Kolada kommunernas och landstingens gemensamma databas Solna stad 7 av 16

11 18:e plats av 26. Upplands-Väsby, Stockholm och Södertälje placerar sig i toppen I miljöenkäten ingår två frågor med bäring på upphandling. Dessa framgår av tabell 1. Tabell 1 Frågor avseende upphandling i miljöenkäten 2013 Område Fråga Solna stads svar 11. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt miljökrav vid upphandling och granskar kommunen utfallet så att kraven efterlevs? 12. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt etiska och sociala krav vid upphandling enligt ISO (eller annan internationell motsvarighet såsom riktlinjerna från OECD eller GRI)? Källa: Av tabellen ovan går att utläsa att Solna stad svarat nej på båda frågorna som avser upphandling. I tabellen nedan hur kommunerna i landet respektive länet har svarat på de båda upphandlingsfrågorna. Tabell 2 Svar på upphandlingsfrågorna i miljöenkäten 2013 Ja på båda Ja på fråga 11 Ja på fråga 12 på båda HELA LANDET (%) 10 % 9 % 22 % 59 % STOCKHOLMS LÄN (%) 12 % 19 % 31 % 38 % Upplands Väsby Stockholm (8:2) Södertälje (14:3) Sigtuna (16:4) (1:1) 5 Botkyrka (22:6) Täby (28:7) Järfälla (21:5) Nynäshamn (75:11) Tyresö (41:9) Sollentuna (80:12) Sundbyberg (34:8) Huddinge (93:13) Nykvarn (175:22) Danderyd (54:10) Värmdö (103:15) Vaxholm (200:23) Lidingö (100:14) Upplands-bro (107:16) Nacka (160:21) Salems (119:17) Ekerö (201:24) Solna (122:18) Österåker (204:25) Haninge (132:19) Vallentuna (153:20) Norrtälje (249:26) Källa: Tabellen visar att en majoritet av kommunerna i Sverige inte rutinmässigt ställer miljömässiga, etiska eller sociala krav vid upphandling. Tabellen visar emellertid att det är vanligare bland kommunerna i Stockholms län än generellt i landet. 5 (placering i landet/placering i länet) Solna stad 8 av 16

12 Tabellen visar även att det är mer vanligt att kommunerna rutinmässigt ställer etiska och sociala krav än miljökrav vid upphandling. Denna ranking är dock inte helt okontroversiell och faktorer som ofta lyfts som problematiska är bland annat att en kommun kan få många poäng om den deltar i samarbeten och aktiviteter där miljönyttan inte alltid är helt tydlig. Vår uppfattning är emellertid att rankingen kan ge en indikation på hur Solna stad ligger till både i jämförelse med resten av landet och i jämförelse med andra kommuner i länet. De kommuner som har gett ett jakande svar på upphandlingsfrågorna har dessutom behövt stärka detta svar med dokumentation. Solna stad 9 av 16

13 5. Miljökrav i förfrågningsunderlag Den upphandlande myndigheten preciserar sitt inköpsbehov i ett förfrågningsunderlag. Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar för leverantörerna att skriva anbudet. Dessutom underlättas myndighetens utvärdering av anbuden och utformningen av avtalet mellan beställare och vald leverantör av ett väl utarbetat förfrågningsunderlag. Myndigheten får som huvudregel inte ändra förfrågningsunderlaget under upphandlingens gång. Åtta upphandlingar genomförda under 2012 har granskats. För dessa har följande kontrollerats: 1. Att tydliga miljökrav framgår 2. Att miljökraven är relevanta 3. Att miljökraven används på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen De upphandlingar där upphandlingsdokumentation har begärts in presenteras i tabell 3. Tabell 3 Granskade upphandlingar Upphandling Nybyggnad skola Oskarsro vård- o oms Park- och lekmaterial Städupph. Taxiresor Hissar Kostentre. Lekredskap Eftersom upphandlingen av kostentreprenad avbrutits utgick denna upphandling ur granskningen. Identiska miljökrav har ställts vid upphandling av park- och lekmaterial och upphandling av lekredskap och därför redovisas dessa tillsamman. Upphandlingarna har dock gjorts vid olika tidpunkter men av samma upphandlare. För fyra av upphandlingarna i tabellen ovan har ansvarig upphandlare slutat. Detta gäller för upphandling av park- och lekmaterial, städ, taxiresor och lekredskap. Solna stad 10 av 16

14 5.1. Nybyggnad skola och idrottshall (SBN 2012:386) Miljökrav Upphandlingen är en totalentreprenad avseende nybyggnation av skola och idrottshall i Ulriksdal med alla erforderliga byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. Det finns ett antal miljökrav i förfrågningsunderlaget och i bilaga. I förfrågningsunderlaget anges att skolbyggnaden och idrottshallen ska certifieras enligt Miljöbyggnad version 2.1. En objektsspecifik miljöplan med kraven i Solna stads miljöplan införlivade ska upprättas. Miljöansvarig skall ha skall minst två års erfarenhet i offererad befattning och miljöbyggsamordnare i Miljöbyggnad skall vara certifierad. I bilagan Ramhandling Miljö anges miljökrav bland annat avseende byggnadens konstruktion och innemiljö, energi, avfallshantering, kemiska produkter och transporter/arbetsredskap. För att kvalificeras som anbudsgivare ska dessa krav uppfyllas Utvärdering Anbudet med lägsta pris kommer att antas. Vid bedömningen av vad som utgör lägsta pris lägga på anbudssumman fiktiva mängder ändrings- och tilläggsarbeten och priset räknas ut enligt följande formel: pris = anbudssumma tim x (i anbudsformulär angivet timpris för byggnadsarbetare) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för anläggningsarbetare) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för elmontör) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för montör svagström) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för rörmontör) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för ventilationsmontör) tim x (i anbudsformulär angivet timpris för målare) I anbudsprövningen framgår att de miljökrav som omnämns ovan uppfylls av de två anbudsgivarna och att de således är kvalificerade. Vi har i granskningen inte tagit del av annan utvärdering eller prövning av miljökraven än denna. Enligt uppgift från stadsbyggnadsförvaltningen har en uppföljning av miljökraven gjorts. Detta eftersom byggnaden skall miljöcertifieras. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav och hänvisning till stadens miljöprogram. Kravspecifikationen uppfattas vara den mest omfattande av granskande upphandlingar. Vi gör bedömningen att miljökraven har använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen Oskarsro vård- och omsorgsboende Miljökrav Upphandlingen avser verksamhetsdriften vid Oskarsro vård- och omsorgsboende. En ursprunglig upphandling av ett antal vård- och omsorgsboenden gjordes 2009, men då en av utförarna valde att inte förlänga avtalet gjordes en ny upphandling Förfrågningsunderlaget för 2012 är detsamma som förfrågningsunderlaget Solna stad 11 av 16

15 för 2009, enligt ansvarig för upphandlingen. Det anges att miljöarbetet på omvårdnadsboendet ska drivas med mål om att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten. Därtill anges att arbetet i tillämpliga delar ska inriktas mot de miljömål som framgår av Solna stads miljöprogram Inga ytterligare miljökrav ställs. Ingen diskussion om att lägga till andra miljökrav eller på annat sätt involvera miljöfrågan i upphandlingen fördes inför den andra upphandlingen, enligt upphandlingsansvarige Utvärdering Enligt förfrågningsunderlaget ska avtal tecknas med den anbudsgivare som är ekonomiskt mest fördelaktig med hänsyn till ett antal tilldelningskriterier inom vård och omsorg samt ledning och personal. Kriterierna värderas och poängsätts och får ett betyg mellan 1 och 3, som sedan viktas med per område angivna viktningspoäng. har inte tagit del av utvärderingsprotokollet. Vår bedömning I förfrågningsunderlaget hänvisas till stadens miljöprogram. Vi har inte tagit del av utvärderingsprotokollet för upphandlingen och kan därför inte bedöma huruvida miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Däremot har ingen utvärdering gentemot Solnas miljöprogram gjorts, enligt den upphandlingsansvarige Städupphandling (12/48) Miljökrav Upphandlingen avser städtjänster. I förfrågningsunderlaget anges att leverantören ska ha ett miljöledningssystem enligt ISO eller likvärdigt och ska minst omfatta: Miljöpolicy Beskrivning av verksamhetens miljöprocesser Beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens förmåga att uppfylla de krav och rutiner som finns fastställda i det egna miljöledningssystemet. I miljöplanen ska leverantören redovisa eventuella andra miljöpåverkande aktiviteter och hur dessa ska säkras. Miljökrav på materialval, fordon och avfallshantering ställs. Exempelvis ska 90 procent av de kemiska produkterna ha något av följande eller likvärdiga märken: Svanen, Bra Miljöval och Naturskyddsföreningen. Varudeklarationer och miljödeklarationer ska redovisas. Det anges vidare att stadens miljöprogram ska följas Utvärdering Avtal tecknas med fem till åtta leverantörer, som uppfyller samtliga krav som ställs på tjänsten samt lämnar de lägsta priserna. I de fall samma utvärderingspris lämnas tillämpas lottning. Solna stad 12 av 16

16 I tilldelningsbeslutet redogörs i ett första steg för vilka leverantörer som har kvalificerat sig till anbudslämnande samt vilka leverantörer som ej har mött de kvalificeringskrav som ställs. Minst en leverantör har diskvalificerats på grund av avsaknad av miljöledningssystem. Därefter har utvärdering skett på pris och den mest förmånliga leverantören har utsätts. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljöstyrningsrådets rekommendationer. Någon dokumentation för detta har dock inte kunna uppvisas. Vi gör bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen Taxiresor i tjänsten (KS 2012:30) Miljökrav Upphandlingen avser taxiresor i tjänsten. I förfrågningsunderlaget framkommer de krav som ställs på anbudsgivaren. Leverantören ska ha ett miljöledningssystem som minst motsvarar ISO , EMAS, Säker Grön Taxi eller annat likvärdigt system. Det ska åtminstone finnas rutiner för att minska bränsleförbrukningen, minska utsläppen av växthusgaser och för utbildning i miljöfrågor. På begäran av Solna stad ska miljöledningssystemet och andra intyg och dokument kunna uppvisas, inga dokument som stryker detta ska dock bifogas anbudet. Ytterligare miljökrav ställs på leverantörens fordon avseende miljöklass, användning av förnybara bränslen, underhållskrav och ålder på fordonet. Dessa krav ska på begäran av staden stärkas innan avtal tecknas. Högsta möjliga tillgängliga miljöklass på drivmedel ska användas. Det framgår i förfrågningsunderlaget att: 3. Leverantören ska utbilda, samtliga chaufförer som används för utförandet av detta uppdrag, i sparsam körning Utvärdering Anbuden utvärderas på lägsta pris enligt förfrågningsunderlaget. De olika priser som efterfrågas kommer att sammanräknas. Staden kommer att teckna avtal med leverantören med det lägsta sammanlagda priset under förutsättning att leverantören kunnat styrka alla krav på leverantören och alla krav på tjänsten som ska styrkas innan avtal tecknas. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljöstyrningsrådets rekommendationer. Någon dokumentation för detta har dock inte kunna uppvisas. har inte fått ta del av utvärderingsprotokoll för denna upphandling och kan därför inte bedöma huruvida miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Vi har noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen. Solna stad 13 av 16

17 5.5. Hissar stadshus och bibliotek (12/56) Miljökrav Upphandlingen gäller totalentreprenad avseende hissar. Sammanlagt rör upphandlingen modernisering av tre hissat i två olika fastigheter, Solna stadshus och bibliotek. I de administrativa föreskrifterna (utfärdade av upphandlande enhet Råsunda Förstads AB) bilagda förfrågningsunderlaget framgår att entreprenören/entreprenaden ska upprätta en objektsspecifik miljöplan. Entreprenör/entreprenad ska också upprätta dokumentation över inbyggda varors innehåll och placering i byggnaden i de fall dessa innehåller hälso- och miljöstörande kemikalier enligt KEMI:s klassificeringsdatabas. Inga ytterligare miljökrav anges Utvärdering Anbudet utvärderas på lägsta pris. Vid bedömningen av vad som utgör lägsta pris läggs fiktiva mängder ändrings- och tilläggsarbeten på anbudssumman och priset räknas ut enligt följande formel: pris = anbudssumma +(timpris hissmontör x 40 tim)+ timpris byggnadsarbetare x 30 timmar). I anbudsutvärderingen anges huruvida de administrativa föreskrifterna har erhållits, i vilka kravet om upprättande av miljöplan redogörs förs. De två anbudslämnarna uppfyller detta krav. Då inga ytterligare miljökrav har ställts, görs ingen ytterligare utvärdering. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Det är dock oklart vad dessa miljökrav grundar sig på. Vi gör bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Det framgår av förfrågningsunderlaget att en objektspecifik miljöplan ska tas fram av entreprenören. Det framgår emellertid inte hur denna ska följas upp. Vi har noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen Park- och lekmaterial (KS 2012:279) och Lekredskap (12/49 dnr KFN2012:85) Miljökrav Upphandlingen avser lekredskap för utomhusbruk. Av en bilaga till förfrågningsunderlagen framgår de miljökrav som ska uppfyllas. Miljökraven avser lim, ytbehandling av trä, plast och/eller av metall samt materialåtervinning. Därtill framgår att utbyteskomponenter ska finnas tillgängliga under minst 5 år. Av miljöbilagan framgår vidare att verifikat som styrker miljökraven ska vara Solna stad tillhanda senast två veckor efter anmodan, dock senast två veckor efter kontraktets ikraftträdande. Om teknisk dokumentation som styrker ovanstående ej tillhandahålls äger staden rätt att omedelbart häva avtalet. Solna stad 14 av 16

18 Utvärdering Enligt förfråganingsunderlaget ska anbuden utvärderas enligt lägsta pris. De olika priser som efterfrågas kommer att sammanräknas. Staden kommer att teckna avtal med leverantören med det lägsta sammanlagda priset under förutsättning att leverantören kunnat styrka alla krav på leverantören och alla krav på tjänsten som ska styrkas innan avtal tecknas. I utvärderingsrapporten redogörs för vilka leverantörer som har klarat kvalificeringskrav och skall-krav. De två leverantörer som inte uppfyller samtliga krav har utslutits, bland annat då de inte har visat upp ett godkänt miljöledningssystem (kvalificeringskrav) och krav gällande produktinformation. I utvärderingsrapporten framgår att skall-kravet Miljökrav på produkterna har utvärderats. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Eftersom ansvarig upphandlare har slutat har vi inte kunnat utröna varför just dessa miljökrav ställts. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljöstyrningsrådets rekommendationer. Någon dokumentation för detta har dock inte kunna uppvisas. Vi gör bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Vi har noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen Sammanfattning Upphandling Framgår miljökrav? Finns hänvisning till miljöprogram? Är miljökraven relevanta? Används miljökraven vid kvalificering och utvärdering Nybyggnad skola JA JA JA JA Oskarsro vård- o oms JA JA JA Ingen utvärdering oss tillhanda JA NEJ VET EJ JA Park- och lekmaterial Städentreprenad JA NEJ VET EJ JA Taxiresor JA NEJ VET EJ Ingen utvärdering oss tillhanda Hissar JA NEJ VET EJ JA Kostentreprenad Lekredskap JA NEJ VET EJ JA Solna stad 15 av 16

19 Lotta Ricklander Projektledare Margareta Irenaeus Uppdragsledare Solna stad 16 av 16

20 Bilaga 1. Fokusområden i miljöprogrammet Fokusområde Bakgrund Strategi Kretsloppsanpassad avfallshantering Hållbar energi- och transport användning I takt med ökad konsumtion ökar mängden avfall. Avfallet behöver tas om hand på ett korrekt sätt för att inte förorsaka skador på människor och natur. Samtidigt är avfall av olika slag också en resurs och en väsentlig del i samhällets materialflöde och en del i omsättningen av energi för uppvärmning och elförsörjning. En effektiv och miljöanpassad avfallshantering utgör således en del av samhällets infrastruktur. Tillgången på energi för uppvärmning, transporter, belysning och produktion av varor och tjänster är en viktig del av samhällets infrastruktur. Både företag och medborgare har behov av energi i olika former till överkomliga I enlighet med Solna stads avfallsplan är stadens inriktning inom avfallsområdet att arbeta för att minimera mängden avfall och öka andelen avfall som nyttiggörs genom återanvändning och återvinning. Solna stad är som kommun ansvarig för att ta emot och behandla hushållens avfall och det hushållsliknande avfallet från företag och verksamheter. Företagen ansvarar för hanteringen av det verksamhetsavfall som uppstår inom respektive verksamhet. Det finns också ett producentansvar för vissa produkter och förpackningar, som innebär att de företag som tillverkat eller importerat varorna ansvarar för insamling och återvinning av avfallet såsom förpackningar av glas, metall, papper och plast samt tidningspapper, elektrisk apparatur och batterier. Solna stad har också ett ansvar för avfall från den egna verksamheten. Inriktningen är att staden vid upphandling av varor och tjänster ska försöka att minimera mängden avfall. Produkter och inventarier ska återanvändas så långt som möjligt inom staden. Staden ska också arbeta med information mot hushållen för att minska den mängd avfall som genereras och öka den mängd avfall som nyttiggörs. Staden har också ansvar för att samla in hushållens farliga avfall, medan företag och verksamheter ansvarar för insamlingen av sitt farliga avfall. Redan idag finns i Solna tre miljöstationer och en miljöbil, som samlar in hushållens farliga avfall. Solna stads inriktning är att öka användningen av förnybar energi samtidigt som den totala energianvändningen ska minska. I detta arbete är Norrenergi AB, som producerar, distribuerar och säljer fjärrvärme och fjärrkyla till kunder i Solna och Sundbyberg, ett viktigt verktyg. Av Norrenergis produktion av fjärrvärme uppgår andelen förnybar energi till minst 95 procent av produktionen och Norrenergi försörjer idag Solna stad 1 av 4

21 priser. Samtidigt påverkar energianvändningen miljön. Den främsta energirelaterade utmaningen hänger samman med den negativa påverkan på klimatet som användningen av fossila bränslen ger upphov till. 95 procent av bostadsbeståndet i Solna med förnybar energi. För att långsiktigt säkra Norrenergis miljövänliga fjärrvärmeleveranser har Solna stad och Sundbybergs stad fattat beslut om att bygga en biobränslebaserad fjärrvärmeanläggning i norra Kymlinge. Den nya fjärrvärmeanläggningen ökar Norrenergis leveranskapacitet och gör därmed att Solnas ökande behov av hållbar energi kan tillgodoses. Anläggningen ska producera både miljömärkt el och fjärrvärme, vilket gör att Norrenergi kan erbjuda en miljövänlig energilösning, som bidrar till att uppnå de nationella klimatmålen. Solna stad ska också för egen del arbeta för att minska energianvändningen och öka användningen av förnybar energi. I stadens egna fastigheter ska energieffektiviseringar genomföras i samband med renoveringar och ombyggnader. Det kan handla om utbyte av armaturer, förbättring av ventilation och isolering. Staden ska också successivt byta ut trafiksignallampor, gatubelysning och annan utomhusbelysning till energisparande alternativ. För uppvärmning av de egna fastigheterna ska staden använda fjärrvärme från Norrenergi AB. Staden ska också upphandla enbart miljömärkt el eller motsvarande. Staden ska också påverka externa aktörer att minska sin energianvändning. I detta syfte erbjuder staden gratis energi- och klimatrådgivning för privatpersoner, organisationer och mindre företag. Även Norrenergi erbjuder olika typer av verktyg (energikompassen, värmekollen och servicebesök), som syftar till att hjälpa kunderna att bland annat minska sin energiförbrukning. För att minska den negativa miljöbelastningen av trafiken ska Solna stad arbeta för att minska behovet av biltransporter. I planeringen ska skapas förutsättningar för en hållbar stadsutveckling, som främjar gång- och cykeltrafik samt kollektivt resande. Planeringen ska också inriktas mot att minska genomfartstrafiken. Staden ska även arbeta för en bättre logistik och information med syfte att minska trafiken och dess miljöpåverkan. Solna stads anställda ska vid resor i tjänsten välja det färdsätt som är mest gynnsamt miljömässigt om det inte finns starka ekonomiska eller verksamhetsmässiga skäl för annat. Solnas redan goda kollektivtrafikläge med tillgång till två pendeltågsstationer, till tre Solna stad 2 av 4

22 olika tunnelbanelinjer och flera busslinjer, ska förstärkas ytterligare. Staden arbetar exempelvis tillsammans med SL för att förlänga tvärbanan från Alvik till Solna station och med att förstärka kollektivtrafiken till KI/KS-området. Solna stad ska också verka för att andelen miljöfordon ska öka. För att åstadkomma det är det viktigt att det finns en väl fungerande infrastruktur för produktion och distribution av alternativa drivmedel och Solna stad arbetar tillsammans med resten av Stockholmsregionen för att skapa förutsättningar för det. För Solna stads egen del ska fordon som staden äger eller leasar vara miljöbilar. Även stadens upphandlade entreprenörer ska, så långt som möjlig, använda sig av miljöbilar. Hållbart stadsbyggande Solna har en stark attraktionskraft. Staden har haft den snabbaste befolkningstillväxten i landet under den senaste femårsperioden. Det är också en utveckling som förväntas fortsätta. Det innebär stora möjligheter, men ställer krav på staden att växa på ett miljövänligt sätt. Det ökande antalet kommuninvånare och företagens tillväxt måste kunna mötas, utan att viktiga miljövärden går förlorade. Närheten till natur och vatten är viktig för stadens attraktionskraft och solnabornas rekreation. Den Kungliga Nationalstadsparken utgör omkring en tredjedel av kommunens yta och är viktig för såväl boende och arbetande i staden som för besökare. Solna stad ska främja ett hållbart stadsbyggande. Inriktningen för stadens planering är att bygga i goda kollektivtrafiklägen och att i första hand använda redan exploaterad mark och mark som är utsatt för störningar. Genom denna inriktning skapas förutsättningar för att spara värdefulla grönområden. Ambitionen är också att skapa levande och trygga miljöer med en blandning av arbetsplatser och bostäder. Kontorsbyggnader ska kunna fungera som bullerskydd mot angränsande vägar och järnvägar. Solna stad ska i samarbete med byggherrar och fastighetsägare stimulera miljövänligt byggande. I detta arbete är de miljö- och gestaltningsprogram, som arbetas fram tillsammans med exploatörerna och kopplas till bindande exploateringsavtal, ett viktigt verktyg för staden. Programmen säkerställer bästa tillgängliga teknik för energiförbrukning, bra materialval, miljöeffektiv avfallshantering och omhändertagande av dagvatten. Solna stad ska också bedriva en ekologiskt inriktad skötsel av sina parker och grönområden. Det arbete som har bedrivits för att utveckla naturoch upplevelsevärdena i Igelbäckens naturreservat ska fortsätta. Dessutom ska Solna stad verka för att utveckla värdena i övriga park- och naturområden. Solna stad ska även verka för att förbättra den ekologiska statusen i sjöar och vattendrag. Det ska göras t ex genom att dagvatten från trafiklederna renas. Staden ska också arbeta för en ökad tillgänglighet till sjöar och vattendrag för allmänheten. Sunda inomhus- Solnaborna tillbringar ungefär 85 procent av Solna stad har ansvar för att säkerställa en sund inomhusmiljö i sina egna fastigheter Solna stad 3 av 4

23 miljöer livet inomhus, varav 65 procent i hemmet. Inomhusmiljön i bostäder, skolor och arbetslokaler är därför viktig för hälsa och välbefinnande. Trots en ökad standard, god komfort och bekvämlighet i bostäderna, är hälsobesvär till följd av inomhusmiljön fortfarande ett problem i vissa byggnader. Det handlar framför allt om höga ljudnivåer, ventilation, fukt och mögel. och möjlighet att påverka andra externa aktörer att skapa sunda inomhusmiljöer. Stadens egna fastigheter ska ha en god luftkvalitet och goda ljudförhållanden. Stadens förskolor, skolor, fritidshem och äldreboenden ska ha en god ventilation som är anpassad efter den verksamhet som bedrivs. Dessa verksamheter ska också verka för att säkerställa goda ljudförhållanden. Solna stad kan också påverka externa aktörer att skapa sunda inomhusmiljöer vid planering, exploatering och tillsyn av verksamheter. Staden ska i planeringen av nya bostäder skapa förutsättningar för boendemiljöer med goda ljudförhållanden. Inriktningen för planeringen ska vara att man kan sova ostört om natten. Varje lägenhet ska också ha tillgång till en mindre bullrig uteplats. Parallellt ska staden verka för fortsatt arbete med att genomföra bullerbegränsande åtgärder i utsatta lägen, utifrån bullerkartläggningen. Det handlar om skärmar och andra bullerdämpande insatser och om åtgärder som riktar sig mot vägtrafiken, till exempel hastighetsbegränsningar, begränsning av genomfartstrafik och tunnelförläggning av vägar. Solna stad ska även följa försöken med exempelvis annan vägbeläggning, som kan förbättra ljudmiljön i staden. Arbetet kommer att beskrivas mer ingående i en bullersaneringsplan, som kommer att arbetas fram. Solna stad ska också arbeta för att förbättra luftkvaliteten. Staden ska i planeringen skapa förutsättningar för en markanvändning och ett trafiksystem, som främjar kollektivt resande och därigenom minskar behovet av biltransporter. Solna stad 4 av 4

24 Bilaga 2. Solna stads svar i Miljörankningen 2013 Område Fråga Svar 1. Miljöprogram Har kommunen ett politiskt antaget miljöprogram (eller motsvarande) som är knutet till de nationella miljökvalitetsmålen? Ja 2. Klimatmål Har kommunen ett politiskt antaget klimatmål för att minska utsläppen av växthusgaser? Ja 3. Leasing av miljöbilar Har kommunen som policy att endast köpa eller leasa miljöbilar enligt den senaste miljöbilsdefinitionen? Ja 4. Jämställd verksamhet Bedriver kommunen ett systematiskt förbättringsarbete för att säkerställa en jämställd verksamhet? Ja 5. Tillsynsplan Har kommunens nämnd (med ansvar för tillsyn enligt miljöbalken) antagit en tillsynsplan som grundar sig på en Ja behovsutredning för en treårsperiod? 6. Luftkvalitet Har kommunen kontrollerat luftkvaliteten genom mätning, modellberäkning eller objektiv skattning på egen hand eller i samverkan med andra kommuner under de tre senaste åren? 7. Klimatförändring Har kommunen integrerat anpassning till klimatförändring i sin risk- och sårbarhetsanalys? Ja 8. Transporter Säkerställer kommunen att koldioxidutsläppen från samhällsbetalda transporter (exempelvis skolskjutsar, färdtjänst, varutransporter m.m.) minskar, genom att använda ekonomiska styrmedel eller krav som följs upp? Ja 9. [Utgått]Avfall [Frågan har utgått]samlar kommunen in matavfall separat (till exempel för rötning till biogas) från minst hälften av hushållen? 10. Energiförbrukning Tillämpar kommunen egen gräns som är minst 25 procent hårdare än Boverkets byggregler för hur mycket energi per kvadratmeter som en nybyggd kommunägd bostad och nybyggd kommunägd lokal maximalt får förbruka? 11. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt miljökrav vid upphandling och granskar kommunen utfallet så att kraven efterlevs? 12. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt etiska och sociala krav vid upphandling enligt ISO (eller annan internationell motsvarighet såsom riktlinjerna från OECD eller GRI)? 13. Miljöprojekt Har kommunen under de tre senaste åren arbetat med något miljöprojekt för att förbättra kommunens miljöstatus och bidra till att uppnå miljökvalitetsmålen? Ja Ja Solna stad 1 av 3

25 14. Mutor och korruption Har kommunen under det senaste året jobbat aktivt med att informera om sitt regelverk (för att förebygga mutor och korruption) bland kommunanställda och personal inom kommunägda bolag? 15. Ledningssystem Har kommunen ett ledningssystem där miljöfrågor ingår och som omfattar minst hälften av den egna organisationen? Ja 16. Grön IT Har kommunen en strategi för användning av grön IT? 17. Bilpooler Stödjer kommunen utvecklingen av bilpooler (till exempel genom att tillgängliggöra sina egna bilar för uthyrning)? 18. Hållbara konsekvensbedömningar Genomför kommunen konsekvensbedömningar ur något hållbarhetsperspektiv för att utvärdera vilka effekter ett politiskt beslut får för olika grupper i befolkningen? 19. Hållbara projekt Arbetar kommunen eller kommunägda bolag med hållbara projekt där miljöfrågorna kopplas ihop med ekonomiska och/eller sociala frågor? 20. Exploatering av god jordbruksmark Har kommunen eller kommunalägd verksamhet under de tre senaste åren exploaterat, eller låtit exploatera god jordbruksmark? 21. Exploatering av grönområden Har kommunen eller kommunalägd verksamhet under de tre senaste åren exploaterat, eller låtit exploatera i tätortsområden grönområden i tätortsområden? 22. Exploatering av skyddsvärd natur 23. Medlemskap i ICLEI Har kommunen medlemskap i ICLEI? Organisationen arbetar för global hållbarhet och hjälper aktörer på lokal nivå att bidra till bland annat resurseffektivitet och minskade utsläpp. Målet är att skapa välmående samhällen. Ja Ja Ja Ja 24. Undertecknandet av CEMR:s jämställdhetsdeklaration Har kommunen undertecknat CEMR:s jämställdshetsdeklaration? Kommunerna åtar sig att upprätta en jämställdhetsplan och att arbeta för verklig jämställdhet. 25. Fair Trade City Är kommunen diplomerad enligt Fair Trade City? Kommuner som åtar sig att arbeta för en rättvis handel och etisk konsumtion. 26. Millenniekommun Har kommunen tagit beslut om att arbeta med FN:s millenniemål (Milleniekommun)? Kommuner som tagit beslut om att arbeta med FN:s millenniemål. 27. Aalborgkonventionen Har kommunen antagit Aalborgkonventionen? Nätverk av europeiska städer/kommuner som samarbetar för en hållbar utveckling. Ja Solna stad 2 av 3

26 28. Sveriges ekokommuner Är kommunen medlem i Sveriges Ekokommuner? Föreningens syfta är att främja utvecklingen av ett hållbart samhälle utifrån ett ekologiskt perspektiv men med tydlig koppling till det sociala och ekonomiska perspektivet. 29. Klimatkommunerna Är kommunen medlem i klimatkommunerna? Föreningen syftar till att minska utsläppen av växthusgaser, att hjälpa sina medlemmar och att sprida kunskap. 30. Borgmästaravtalet (Covenant of Mayors) Har kommunen skrivit under Borgmästaravtalet (Convenant of Mayors)? Innebär att man på lokal eller regional nivå förbinder sig att öka energieffektiviteten och övergå till förnybara energikällor. Källa: Solna stad 3 av 3

27 Solna stad 1 av 1 Granskning av upphandling och miljöhänsyn