Slutrapport Förstudie: informationsdelning vid kriser

Transkript

1 Slutrapport Förstudie: informationsdelning vid kriser Samverkansområde Skydd, undsättning och vård Dokumentinformation Författare: Ägare: Malin Lintzén & Per Marklund (Fujitsu) Per-Olof Hårsmar (SMHI) Utskriftsdatum: SIda 1 av 42

2 Förord Denna rapport är en redovisning av resultatet av projekt Informationsdelning - förstudie, vilket genomförts under Projektet är ett av de gemensamma projekt som genomförts inom samverkansområdet skydd, undsättning och vård. Arbetet har utförts av konsulterna Malin Lintzén och Per Marklund, Fujitsu Sweden AB. Ansvarig för projektet inom samverkansområdet har varit SMHI och projektet har finansierats av medel ur anslaget 2:4 Krisberedskap. Samverkansområdets medlemmar har utgjort referensgrupp och projektet har redovisats månatligen i denna grupp. Vid två av dessa tillfällen har konsulterna deltagit och gjort en mer detaljerad redovisning. Samverkansområdet har godkänt resultatet från studien och betraktar förstudien slutförd. Samverkansområdet har också fått medel för att gå vidare med flera av de utvecklingsförslag som lämnats i förstudien. Arbetet har under hösten 2012 alltmer samordnats med planeringen för MSBs projekt Ledning och samverkan och det fortsatta arbetet kommer att ske i nära relation till detta projekt. Deltagarna i samverkansområdet är : Kustbevakningen MSB Rikspolisstyrelsen Sjöfartsverket SMHI Socialstyrelsen Transportstyrelsen Tullverket Försvarsmakten Kommuner (SKL): Uppsala och Gotland Landsting (SKL): Västra Götaland och Södermanland Länsstyrelser: Västernorrland För Samverkansområdet Skydd, Undsättning och Vård Per-Olof Hårsmar Ordförande 2013 Utskriftsdatum: Sida 2 av 42

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 4 2. Inledning Bakgrund Syfte Mål Omfattning/ huvudsakliga frågeställningar Avgränsningar Definitioner 6 3. Metod 7 4. Informationsdelning vad har gjorts och vad är på gång? Genomförda förstudier och projekt Pågående projekt Reflektioner Nuläge Tekniskt stöd för informationsdelning WIS Rakel Samverkanswebben Sjöbasis Susie Trafiken.nu Krisinformation.se Video- och webbkonferenssystem (bl a Lync) Meteoalarm Nulägesbeskrivning metoder för informationsdelning vid kris Vilken typ av information behövs hos olika aktörer för att hantera en kris? Var finns den behövda informationen och hur delas den i dag? Kriskommunikation Strategier och principer för informationsdelning Reflektioner Utvecklingsbehov och förslag på fortsatt arbete Automatisera informationsflödet i högre utsträckning Möjlighet att filtrera information Visualisera mera Effektiv dokumentation och distribution Förväntade effekter av förslagen för att automatisera, visualisera och dokumentera information vid kriser Samverkansmöten Roller och ansvar Funktion, ej person Kommuners krishanteringsförmåga Avslutande reflektioner 39 Dokumentkontroll 40 B.1 Deltagarförteckning 41 Utskriftsdatum: Sida 3 av 42

4 1. SAMMANFATTNING Under perioden mars-december 2012 har en förstudie kring informationsdelning vid kriser genomförts på uppdrag av samverkansområde Skydd, undsättning och vård (SOSUV). SMHI har haft det övergripande ansvaret och projektet finansierades av s.k. 2:4-medel. Syftet med förstudien har varit att beskriva vilka effektiviseringsbehov som finns, gällande såväl metoder och arbetssätt som tekniskt stöd för informationsdelning mellan aktörer vid kriser, samt ge förslag på fortsatt arbete. Informationsinsamlingen har skett genom fyra workshops, ett tio- till femtontal intervjuer samt observationer vid övning och samverkanskonferens. Majoriteten av workshopsdeltagarna har haft operativ och praktisk erfarenhet från krisarbete och merparten av SOSUV-aktörerna finns representerade. Slutrapporten presenterar i kapitel 4 ett axplock av tidigare projekt och rapporter som har bäring på informationsdelning, såväl ur metod- som teknikperspektiv. Man kan konstatera att det råder en samstämmighet i rapporterna. Vad gäller de tekniska förutsättningarna för informationsdelning pekar samtliga utredningar på en tjänstebaserad arkitektur med standardiserade protokoll för att förenkla utbyte av information mellan olika aktörers system. En mer effektiv informationsdelning ur ett tekniskt perspektiv handlar alltså inte i första hand om att utveckla nya system, utan snarare att möjliggöra informationsutbyte mellan olika verksamhetssystem. Kapitel 5 ger exempel på tekniska stöd som används i dag vid informationsdelning, t ex WIS, Rakel och Samverkanswebben. Det nuläge som framträder i workshops, intervjuer och observationer ligger även det i linje med vad tidigare rapporter har kunnat konstatera. Informationen som ska delas finns ofta i isolerade verksamhetssystem. Talkommunikation och textbaserade lägesrapporter, utan visuellt stöd. Informationsflödet bygger på en vertikal struktur som inbegriper långa ledtider med dagens mått mätt. Man är ofta starkt beroende av etablerade kontakter och relationer, särskilt på ett lokalt plan. Samverkanskonferenser kan bli mycket mer effektiva. Mot bakgrund av det som framkommit under förstudien har vi identifierat ett antal utvecklingsområden: Automatisera informationsflödet i högre utsträckning Utveckla bättre möjligheter att filtrera information Skapa stöd för att visualisera information i högre utsträckning Effektivisera dokumentation och distribution av information Utveckla metoderna kring samverkanskonferenser Förtydliga och utbilda kring aktörers roller och ansvar vid kriser Fortsätt arbetet med att styra mot funktioner snarare än personer Rapporten ger i kapitel 7 förslag på olika typer av åtgärder inom ovanstående utvecklingsområden. Flertalet av dessa förslag kan arbetas vidare med inom ramen för MSB:s projekt Ledning och Samverkan som startade under hösten 2012 och ska vara klart i juni Parallellt med detta arbete föreslår förstudien att ett antal mindre och snabba förändringsprojekt genomförs inom ramen för SOSUV under Det handlar om metodutveckling kring exempelvis samverkansmöten, framtagande av informationsmaterial samt utbildning till aktörerna. Ett annat centralt förslag från denna förstudie är att vidareutveckla Samverkanswebben och göra den tillgänglig för fler aktörer. Det är inte ett komplett system som svarar upp mot allas informationsbehov, men det är en bra grund att jobba vidare från. Systemet har protokoll för att automatiskt hämta information från olika verksamhetssystem. Det finns stöd för karta, filtrering samt behörighetsstyrning och skulle kunna kopplas mot WIS. Informationsdelning inom det svenska krishanteringssystemet är ett mycket komplext område. Ett sätt att hantera denna komplexitet är att ta små steg i taget. Genom att identifiera förändringsförslag som rör en begränsad målgrupp och kan genomföras under en kortare tidsrymd, skapas lärdomar som kan tas med in i nästa projekt. Goda exempel kan lyftas fram och föras vidare till andra aktörer och projekt. Här utgör SOSUV en utmärkt plattform för att driva utvecklingsarbetet framåt med konkreta förändringar som gör skillnad för de personer som är involverade i krisarbetet. Utskriftsdatum: Sida 4 av 42

5 2. INLEDNING 2.1 Bakgrund Samverkansområde Skydd, Undsättning och Vård (SOSUV) beskriver i sin projektansökan att vid flera händelser under senare år har det blivit tydligt att det finns ett stort behov av att på ett mer effektivt sätt dela information och upprätta gemensamma lägesbilder i samband med kriser. SOSUV beviljades 2:4-projektmedel för att genomföra en förstudie inom informationsdelning vid kriser. SMHI står som projektägare och uppdraget att genomföra förstudien under 2012 gick till Fujitsu Sweden. 2.2 Syfte Projektansökan beskriver syftet med förstudien på följande sätt: Det finns ett behov av att effektivisera informationsdelningen mellan olika aktörer i samband med en kris. Syftet med projektet är att i form av en förstudie beskriva detta behov ytterligare så att denna beskrivning kan utgöra underlag att gå vidare och vidta förbättringsåtgärder i form av ett genomförandeprojekt (delproj A). Det finns idag flera tekniska hjälpmedel för informationsdelning och det finns ett behov att förenkla för den tekniska delningen av information. Förstudien ska lämna förslag på rekommendationer för tekniska lösningar (delproj B). 2.3 Mål Vidare beskrivs förstudiens mål i projektansökan: Detta projekt är en förstudie, som förväntas leda fram till ett genomförandeprojekt med slutmålet att berörda myndigheter (inom SOSUV) ska ha förmågan att på ett effektivt sätt dela den information, som är nödvändig för att i olika krissituationer och i samverkan kunna skapa en samlad lägesbild och underlätta beslutsfattande. Samverkan gäller lokal, regional och nationell nivå. Förstudiens mål är att presentera en rapport som beskriver hur ett genomförandeprojekt ska utformas. Rapporten ska innehålla en beskrivning av resultaten från förstudiens aktiviteter. Omfattningen av förstudien beskrivs nedan. 2.4 Omfattning/ huvudsakliga frågeställningar I en bilaga till projektansökan specificeras förstudien: Nedan betecknas metodstudien med A och teknikstudien med B: AB0 A1 A2 A3 A4 B1 B2 Identifierade och relevanta pågående och genomförda aktiviteter rörande informationsdelning. Vilken typ av information behövs hos olika aktörer för att hantera en kris. Var finns den behövda informationen och hur ska den delas eller rapporteras (strategi för informationsdelning mellan berörda myndigheter). Hur delas informationen idag, t.ex. vilka metoder, rutiner och former används samt vad är dessas brister och vilka utvecklingsbehov finns (vilka termer och begrepp används, hur visualiseras information). Förslag på projektplan för fortsatt arbete med informationsdelning. Vilken teknik för utbyte av information finns idag mellan olika aktörers tekniska system och vilka är de juridiska begränsningarna. Vilka brister finns i dagens tekniska system och vilka utvecklingar skulle behövas. Utskriftsdatum: Sida 5 av 42

6 B3 Förslag på projektplan med ekonomisk kalkyl för vidare arbete med tekniska lösningar för det behov som redovisas i delprojekt A. Under förstudiens gång arbetades dock en del av frågeställningarna om i samband med att MSB:s projekt Ledning och samverkan (LoS) startade hösten I stället för att arbeta fram en konkret projektplan med ekonomisk kalkyl (punkt A4 och B3) ändrades målet till att presentera en slutrapport med förslag till fortsatt arbete. En del av dessa förslag kan på så vis utgöra ingångsvärden till LoS-projektet. 2.5 Avgränsningar I projektplanen (fastställd ) beskrivs följande avgränsningar: Projektet fokuserar på förberedelse- och hanterafasen för de aktörer som ingår i SOSUV. Avgränsning ska ske mot parallella projektarbeten inom ledningssystem samt mot projekt om termer och begrepp. Det avgränsas vidare till metodik respektive teknik, där teknik inte avser tekniska system utan hur information kan delas mellan olika system. Larmplaner kommer att beröras i förstudien men inte den s.k. KBX-funktion, som etablerats hos SOS Alarm. Dessa avgränsningar regleras under projektets gång mellan SMHI och konsulten. Det kan vara värt att poängtera att denna förstudie behandlar informationsdelning vid kriser och berör endast de delar som kan leda till effektivare samverkan. 2.6 Definitioner Det finns några begrepp som är centrala för förstudien och vi har valt att använda oss av regeringens definitioner: Samverkan Samverkan avser den dialog och samarbete som sker mellan självständiga och sidoordnade samhällsaktörer för att samordnat uppnå gemensamma mål (regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet). Kris En händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad, utanför det vanliga och vardagliga och att lösa krisen kräver samordnade åtgärder från flera aktörer (regeringens proposition 2007/08:92). Lägesbild Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över vad som har hänt, händer eller kommer att hända (regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet). Lägesuppfattning Lägesuppfattning är en bedömning av hur det som inträffat påverkar aktörens sammanhang. Lägesuppfattningar bygger således på en lägesbild. Både lägesbild och lägesuppfattning är kopplade till beslutsprocesser och behövs som underlag för att kunna avgöra om agerande krävs på något sätt och i så fall hur (regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet). Utskriftsdatum: Sida 6 av 42

7 3. METOD Förstudien bygger till största delen på informationsinsamling via fyra workshops, men även observationer, litteraturgenomgångar samt ett drygt tiotal intervjuer och möten med representanter från en stor mängd aktörer. Majoriteten av workshopsdeltagarna har haft operativ och praktisk erfarenhet från krisarbete och representerar SOSUV-aktörerna. Workshop 1 Workshop 1 genomfördes den 4 april 2012 med 10 deltagare (se bilaga B.1 Deltagarförteckning). Målet med workshop 1 var att respektive deltagande aktör skulle presentera vilka aktiviteter som sker vid en kris och vilken typ av information som behövs. För att konkretisera diskussionerna valde vi att utgå från det scenario som användes vid övningen SAMÖ KKÖ 2011 (kärnkraftsolycka vid Oskarshamns kärnkraftverk). Mer information om övningen finns på MSB:s webbplats ( Ett övergripande syfte för hela serien av workshops var även att öka förståelsen för varandras informationsbehov och därmed skapa en gemensam grund för fortsatta diskussioner kring förbättringsåtgärder. Workshop 2 Workshop 2 genomfördes den 18 april 2012 med 8 deltagare (se bilaga B.1 Deltagarförteckning). Syftet med denna workshop var att kartlägga informationsflödet in och ut från respektive deltagande aktör. Utifrån detta skulle svaga punkter i flödet identifieras och förbättringsområden lyftas fram. Målet var att skapa en lista på förbättringsområden. Informationsbehovet skiljer sig väldigt mycket beroende på typ av kris: momentan eller utdragen, brottslig eller inte, stor eller liten geografisk spridning. Gruppen enades om att grunda diskussionerna på en plötslig, icke-antagonistisk händelse som inkluderar alla nivåer (lokal, regional och nationell). Workshop 3 Workshop 3 genomfördes den 3 maj 2012 med 7 deltagare (se bilaga B.1 Deltagarförteckning). Syftet med vårens sista workshop var att deltagarna gemensamt skulle arbeta fram olika åtgärdsförslag med utgångspunkt i de förbättringsområden som har framkommit under tidigare workshops. Målet var att skapa en lista av åtgärdsförslag som kunde utgöra en grund till de förbättringsförslag och den inriktning som förstudien ska peka på. Workshop 4 Den 2 oktober 2012 genomfördes den sista workshopen med 8 deltagare (se bilaga B.1 Deltagarförteckning). Syftet var att göra en fördjupad behovskartläggning och diskutera informationsdelning utifrån en mer praktisk och detaljerad synvinkel. Ett scenario kring kraftigt regn med efterföljande komplikationer i samhället användes. Planen var att genomföra ytterligare två workshops under hösten, men då resultaten från workshop 4 inte gav annat än en tydlig bekräftelse på tidigare workshops togs beslutet att inte genomföra de två sista workshoparna. I stället genomfördes flera olika observationer (se nedan) samt ytterligare intervjuer. Intervjuer Under förstudien har ett tiotal intervjuer och ytterligare ett antal möten genomförts med syfte att samla in bakgrundsinformation samt komplettera och fördjupa de resultat som framkom under workshops. Se bilaga B. 1 Deltagarförteckning för en lista på de personer som har intervjuats. Observationer Vid flera tillfällen under hösten har vi medverkat som observatörer vid nationella väderförvarningskonferenser. Dessutom har vi medverkat som observatörer vid övningen VendELa i Härnösand den 7 november Övningen var en samverkansövning mellan Länsstyrelsen Västernorrland, Landstinget Västernorrland, kommunerna i Härnösand, Sollefteå och Kramfors samt elbolagen Eon och Härnösand Energi & Miljö AB (Hemab). Syftet var att simulera ett elbortfall på 50 % där frånkoppling sker enligt Styrel. Vi hade också möjlighet att observera ett veckomöte hos Samverkansfunktion Stockholmsregionen den 8 november Utskriftsdatum: Sida 7 av 42

8 4. INFORMATIONSDELNING VAD HAR GJORTS OCH VAD ÄR PÅ GÅNG? Det har pågått, och pågår, många projekt som har bäring på informationsdelning. Nedan presenteras, i kronologisk ordning, några av de förstudier, utvecklingsprojekt och rapporter som vi har tagit intryck av och som vi anser vara viktiga i arbetet med informationsdelning. 4.1 Genomförda förstudier och projekt Elvira ( ) Elvira var ett ledningsstödssystem för i första hand kommuner, länsstyrelser och andra aktörer inom krishanteringssystemet och var avsett att användas för planering, ledning och uppföljning av större olyckor, kriser och under höjd beredskap. Genom Elvira skulle kommuner, länsstyrelser, centrala myndigheter och regeringen kunna få en samlad lägesbild i ett krisläge. År 2001 uttryckte Statskontoret stor tveksamhet till införandet av Elvira enligt gällande planer och anförde bl.a. skälen att länsstyrelser och kommuner själva måste: Uppdatera systemet med relevant information Svara för anskaffning och underhåll av lokal utrustning Införskaffa kartunderlag Senare togs beslutet att lägga ner Elvira-projektet. Behovet och kravbilden för Elvira är trots detta fortfarande relevant idag. Med dagens teknik- och tjänsteutveckling utgör ovanstående punkter inga större hinder längre: Med en tjänsteorienterad, automatiserad kommunikationsmodell kommer systemen att informera och uppdatera varandra automatiskt. Med en webbaserad lösning behövs varken anskaffning eller underhåll av lokal utrustning. Kartunderlag och applikationer för visning av karta är idag standardprodukter och ingår med utökad funktionalitet som t ex navigering och 3D-visning i program som kan användas kostnadsfritt, t ex Google Maps. Dokumentreferens: System för samordnad krisinformation Författare och sakkunniga: Bo Jonsson, Kenneth Axelsson, Ulf Johansson, Eva Thorsell, Cecilia Vestman, Douglas Dérans och Tony Westin STIL-ramverk (2007) STIL, ett ramverk för Samordnade Tjänster för Information och Ledning, redovisar en helhetssyn som visar hur man kan utveckla förutsättningar för samverkan med fokus på information. Ramverket beskriver ett flexibelt och robust koncept för hur befintliga informationssystem kan utnyttjas effektivt och ekonomiskt. I konceptet läggs extra vikt vid integritet, sekretess och anpassad säkerhet för samverkan. Grunden till ramverket är åsikten att det i samhället finns mycket att vinna på att stödja utbyte av informationsresurser från flera aktörer anpassat efter kända, men också helt nya icke förutsägbara behov. En informationsstruktur stödjer samverkan genom regelverk, metoder och teknik som ger tillgång till information på ett flexibelt och behovsdrivet sätt. Grunden för detta är en tjänstebaserad arkitektur. Tjänstebaserad samverkan ger möjlighet till informationsutbyte med situationsanpassad integritet och informationssäkerhet. Genom att samverkande organisationer har tillgång till varandras information läggs grunden för att de kan agera samordnat. Information från flera källor kan sättas samman till gemensam lägesinformation, att användas vid ledning och styrning av insatser. STIL-ramverk baseras bl. a på resultat från Försvarsmaktens arbete med att ta fram en flexibel och kvalitetssäkrad arkitektur för ledning och information. Arkitekturen har till stor del prövats och verifierats inom ledningssystemarbete i projekt för det nya svenska Nätverksbaserade Försvaret. Den utvecklingsmiljö som levereras som del av STIL-ramverket är sedan flera år i drift vid försvarsmaktens ledningssystemutveckling. Konceptet har också prövats vid projekt för civil ledning och informationssamverkan vid Security Arena, Lindholmen Science Park. Utskriftsdatum: Sida 8 av 42

9 Dokumentreferens: STIL-ramverk, en ansats för samverkan i samhället. Författare och sakkunniga: Lars Löfqvist, Försvarsmakten och Michael Moore, Krisberedskapsmyndigheten Degel/SMED ( ) DEGEL pågick under och var ett samverkansprojekt mellan MSB och SAAB. DEGEL står för Demonstrator Gemensam Lägesuppfattning och projektet undersökte metoder och arbetssätt för att skaffa, bibehålla och sprida en samlad lägesuppfattning ur ett lokalt, regionalt och nationellt perspektiv. DEGEL visade på att arbetssätt, verktyg och metoder som idag används i domänspecifika lösningar för att visa lägesbilder, t.ex. inom el, tele, trafik och sjö, även fungerar för att visa lägesbilder vid en kris. DEGEL vill visa att det är möjligt att skapa ett kluster av tjänster med kanaler för informationsflöde från olika sektorsorgan. Centralt i DEGEL tanken finns också redan befintliga system som WIS och andra nationella portaler för samverkan, samordning och samarbete före, under och efter kris. Med en delad lägesbild och med möjligheter att kommunicera kring lägesbilden kan man förstå lägesbilden och skaffa sig en gemensam lägesuppfattning och sedan ta beslut, prioritera åtgärder och sätta upp gemensamma mål. En enkel och öppen informationsstruktur Som ett resultat av DEGEL framkommer att en realisering måste bygga på en tjänsteorienterad struktur och anpassningsbar teknik för samtliga nivåer inom samhällets förvaltning. Dessutom måste informationskanaler för informationsflöden från olika sektorsorgan skapas. De vinster man kan uppnå med detta synsätt är bland annat att: Befintliga system inom olika sektorer kan anslutas till den omfattning som enskilda systemägare önskar och detta kontrolleras helt av respektive systemägare. Aktörer kan bidra med rapporter till systemet med automatik. Förvarningssystem kan enkelt appliceras hos vilken aktör som helst, t ex elkraftsdistribution, teleoperatörer etc. Olika rapporteringssystem kan samverka. Olika system för Gemensam lägesuppfattning kan samverka. SMED Med koppling till DEGEL och Saabs koncept inom nationell krishantering SAE (Situation Awareness Engine) har en server med tjänster för rapportering, lägesbild och Secure Social Web driftsatts. Tillsammans med MSB och aktörer kommer Saab att ytterligare utvärdera verktyg och arbetssätt för att hantera komplexa situationer i vardag och i kris. Denna provdrift går nu under namnet Sensemaking Engine Demonstrator (SMED) och är tänkt att vara en skarp variant av DEGEL och samtidigt uppfylla de önskemål som har efterfrågats under DEGEL-projektet. Dokumentreferens: DEGEL Slutrapport Författare och sakkunniga: Samverkansprojekt MSB SAAB, utfärdare Jan G Larsson Crisis NEC ( ) "Crisis NEC" (Network Enabled Capabilities) som en idé och ett projekt syftar till att skapa bättre möjligheter för informationsutbyte mellan nationella och internationella krisaktörer före, under och efter en kris i samhället. Denna informationsdelning kommer att ge en bättre situationsmedvetenhet inom och bättre samarbete mellan olika aktörer i krishanteringen. För att uppnå den flexibilitet och interoperabilitet NEC-konceptet erbjuder måste systemen följa vissa gemensamt överenskomna principer. En av de viktigaste är en tjänsteorienterad arkitektur (SOA). Fördelar med en tjänsteorienterad arkitektur (SOA) En tjänst är en beskrivning av hur en producent kan presentera information för en konsument utan att det är nödvändigt att ge en detaljerad beskrivning av hur det är gjort. En tjänsteorienterad arkitektur ger också andra fördelar som: Utveckling av tjänster som kan tillhandahållas av flera aktörer, vilket minskar beroendet av en specifik aktör. Möjligheten att skapa nya tjänster från existerande tjänster som skapar möjlighet att fortlöpande utvecklas. Utskriftsdatum: Sida 9 av 42

10 Ändringar i affärsmodell utan dyra investeringar i teknik. Integration av befintliga system i den nya miljön. Möjligheten att skapa gemensamma tjänster som utgör en plattform för nuvarande och framtida behov. Tjänsteorienterad arkitektur (SOA), öppnar möjligheter till samarbete Med en tjänsteorienterad arkitektur kan affärsprocesser och applikationer utvecklas utan krav från andra processer och lösningar och SOA ger en lös koppling med möjlighet för systemen att kommunicera med varandra. Med en icke tjänsteorienterad arkitektur är det nödvändigt att beskriva processer och system för alla krishanteringens aktörer. Med SOA sätter man istället fokus på att beskriva gränssnitten mellan de olika processerna och systemen. Detta har stora fördelar i en miljö där alla aktörerer inte har samma interna processer, system eller behov. Quick-Win ett test av NEC i en verklig miljö Genom att använda principerna i NEC kopplades ett stort antal verkliga system ihop i ett försök som genomfördes av Försvarsmakten och Nato. Målet var att bekräfta att en tjänsteorienterad arkitektur skulle kunna koppla ihop informationen från sensorer och system och vidarebefordra den till system för aktörer och beslutsfattare. Särskilt ville man kontrollera flexibiliteten hos denna typ av miljö. Under försöket visade det sig att det var den tjänsteorienterade arkitekturen som gjorde det möjligt att på en så kort tid få ett så stort antal system av olika typ att kommunicera med varandra. Dokumentreferens: Crisis NEC, Study Report Författare och sakkunniga: Krister Arnell Rapporteringsrutiner m.m. vid skogsbränder och höga flöden (2008) Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Räddningsverket fick i uppdrag att utvärdera rapporteringsrutiner vid vissa typer av kriser. I sin rapport resonerar man kring den fördröjning som sker när lägesrapporter ska förmedlas vertikalt från lokal till regional och nationell nivå: den nationella nivån som har efterfrågat lägesbilden inte kan förvänta sig någon samlad lägesbild inom de närmaste timmarna utan det tar förmodligen ca 4-6 timmar vid komplexa händelser Rapporten konstaterar också avsaknaden av återrapportering av aggregerad information till lokal och regional nivå och avslutar med följande förslag till fortsatt arbete: Det sker en fortsatt utveckling av WIS med bl a kartfunktionalitet samt implementering av WIS på lokal, regional och nationell nivå. Det skapas rutiner för olika mötesformer t ex hur video- och telefonkonferenser ska används före, under och efter en händelse för att inhämta och återge information mellan lokal, regional och nationell nivå. Dokumentreferens: Uppdrag rapporteringsrutiner m.m. vid skogsbränder och höga flöden Författare: KBM och Räddningsverket Juridiska grunder för lägesrapportering och analyser (2009) Vid diskussioner kring utökad informationsdelning mellan olika organisationer/ myndigheter uppstår ofta ett antal frågeställningar: I vilken utsträckning är man skyldig att rapportera och dela information med andra aktörer? Hur hanteras information som skyddas av sekretesslagstiftning eller som av annan anledning är skyddsvärd? Kommunakuten fick i uppdrag att undersöka de juridiska grunderna för dessa frågeställningar och skriver i sin rapport: Det geografiska områdesansvaret innefattar både krav på samverkan mellan myndigheter och krav på viss samordning av informationshanteringen samt viss rapporteringsskyldighet. Det finns inte någon detaljerad reglering i krisberedskapsförordningen av vad som skall rapporteras, hur och i vilket format det skall rapporteras etc. Den sekretess som råder under normala förhållanden råder även under kriser. Men även om det föreligger en omfattande sekretess myndigheter emellan så finns det stora möjligheter myndigheter emellan att utbyta information. Regelsystemet är Utskriftsdatum: Sida 10 av 42

11 enligt författaren så utformat att sekretessbestämmelserna inte på något sätt kan anses motarbeta samverkan inom krishanteringssystemet. Författaren konstaterar också att möjligheten till styrning av krissystemets aktörer ser olika ut beroende på aktörsgrupp: kommuner och landsting styrs av riksdagen, statliga myndigheter styrs av regeringen via förordningar och aktiebolag styrs av sina ägare. Dokumentreferens: Juridiska grunder för lägesrapportering och analyser vid stora olyckor och kriser Författare och sakkunnig: Kommunakuten AB, Christer Hjert Lägesbild och användning av informationsteknologi ( ) I slutrapporten för MSB-finansierade forskningsprojektet Gemensam lägesbild? skriver man så här kring informationsdelning: I det kommunikations- och informationsflödet som uppstår vid en inträffad kris, allvarlig störning eller vardagsolycka utbyts en stor mängd information som syftar till att snabbt identifiera hjälpbehov samt hur samhällets olika resurser på effektivast sätt kan användas för att minska effekterna av det inträffade. Informationen som utbyts i syfte att skapa förståelse kring det inträffade tenderar att orienteras kring vad som hänt, var detta har skett någonstans, skadeomfattningen samt vilka åtgärder den specifika organisationen genomför för att möta den uppkomna situationen. Sådana beskrivningar förmedlas verbalt och som text medierat via olika stödsystem som länkar samman de involverade aktörerna. Dessa beskrivningar utgör ett fundamentalt material för att erhålla en övergripande förståelse om den inträffade händelsen och responsarbetet. Ett vanligt sätt att prata om materialet som ligger till grund för en sådan förståelse är termen lägesbild. Vidare skrivs: De vanligt förekommande teknikstöden som idag används inom svensk krishantering tenderar att direkt eller indirekt göra stora likhetstecken mellan lägesbild och en kartpresentation med tillhörande symbolspråk och explicita textuella beskrivningar. Teknikstöd med en sådan strikt och kanske också begränsad syn på Lägesbild återfinns i system som t.ex. Lupp, WIS, Samverkanswebben, Sjöbasis m.fl. Syftet med rapporten är att ge en grundläggande förståelse för begreppet lägesbild och beskriver även hur teknikstöd används och kan användas. Rapporten försöker även dela in de systemstöd som hanterar delmängder av information som är relevant för hantering av lägesbilder i nedanstående delvis överlappande grupperingar. Textutdrag från rapporten: System för ärendehantering och resursdisponering Coordcom (SOS Alarm) Storm (Polisen) System för inter-organisatorisk informationsdelning WIS (MSB) Samverkanswebben (SOS Alarm) Sjöbasis (Kustbevakningen) System för kollaborativ beskrivning av platser och aktiviteter På senare tid har en ny typ av system utvecklats där syftet är att underlätta för involverade aktörer att i realtid samarbeta på distans genom att ta del av rik information (bilder, ljud, video, kartor och flygfoton, 3D-modeller) i syfte att koordinera organisationernas arbete och gemensamt lösa komplexa problem. Inom svensk krishantering återfinns den här typen av system endast på prototyp och demonstrator nivå. Dock sker en omfattande enskild användning av olika typer av kartsystem inom ramen för svensk krishantering, med karttjänster från Google, Hitta.se och Eniro.se som särskilt populära. Vidare kan sensorbaserade mätsystem för exempelvis mätning av trafikflöden och vattennivåer fungera som begränsade exempel inom denna kategori. System för geo-visuell analys I syfte att möta utmaningar vid komplexa händelser har system för interaktiv visualisering utvecklats för att hantera stora datamängder med hjälp av avancerad analys (Tomaszewski, 2007). Systemen inhämtar data från en mängd källor och med hjälp av avancerade algoritmer skapas visuella informationsunderlag med aggregerad information med geografi och tid som huvudsakliga dimensioner. System för informationsinhämtning från allmänheten. Utskriftsdatum: Sida 11 av 42

12 Mot bakgrund av en ökande tillgång till mobilt internet och då särskilt i samband med olyckor och katastrofer har allmänheten på senare tid fått en allt mer framträdande roll som informationsförmedlare i samband med kris (Palen et al, 2007). Myndigheter har insett vikten av att kunna dra nytta av information som sprids av allmänheten via sociala medier (Sutton et al, 2008). I samband med protester har tillgång till demonstraternas mikrobloggar visat sig vara ytterst värdefulla för omedelbar och korrekt beskrivning av snabba händelseförlopp (Bergstrand, 2011). System för presentation av samlad lägesbild Trots det omfattande intresset kring att utveckla systemstöd för att presentera lägesbild saknas fortfarande sådana lösningar för svensk krishantering. Det är dock rimligt att de närmaste åren kommer innebära att ett flertal systemstöd lanseras som på ett mer omfattande sätt kan stödja hantering av lägesbild. Erfarenheter från USA visar dock att system som aggregerar underliggande data tenderar enligt Mendonca et al (2007) att lyckas aggregera data på ett värdefullt sätt för några parter men inte nödvändigtvis för andra parter vilket är särskilt besvärande om systemen syftar till att skapa en gemensam lägesbild (common operating picture) i ett nätverk av organisationer. Dokumentreferens: Slutrapport lägesbild och användning av informationsteknologi Författare och sakkunniga: Urban Nulden, Jonas Landgren, Fredrik Bergstrand, Dina Koutsikouri, Thanos Magoulas Förutsättningar för utveckling av nationellt ramverk för koordinerade beslut ( ) 2010 påbörjade MSB ett uppdrag att påbörja ett arbete att utveckla ett nationellt ramverk för koordinerat beslutsfattande, i syfte att tydliggöra förväntningar från andra aktörer när det gäller det stöd som MSB kan erbjuda. Rapporten belyser de grundläggande strukturer och förutsättningar som behövs för koordinerade beslut hos aktörerna i krisberedskapssystemet. Till huvudrapporten bifogades ett antal bilagor, här diskuterar vi bilagorna 2 och 3. Bilaga 2 - Inventering och analys av olika ramverksmodeller Uppdraget har utförts inom ramen för Security Arena Lindholmen och författarna menar att det svenska krishanteringssystemet skall tillåta att de aktörer som behövs för att lösa en kris, också kan dela information för ledning och samverkan. Det skall finnas en gemensam struktur för informationsdelning som aktörerna kan ansluta sig till. Anslutningen till strukturen bör vara på frivillig basis och de krav som ställs på anslutna aktörer får inte vara uteslutande. Vidare citerar man från Vervas rapport Nationellt ramverk för interoperabilitet (daterad ): Övergripande syfte är att tydliggöra att en förbättrad interoperabilitet (förmåga till samverkan) inte bara är en IT-fråga utan kräver en helhetssyn med flera dimensioner rättsliga, organisatoriska, semantiska och tekniska. Förutsättningarna att uppnå interoperabilitet underlättas om utvecklingen bygger på en gemensam värdegrund i form av ett antal arkitekturprinciper och att samverkande sektorer och projekt utgår från gemensamma designprinciper såsom tjänsteorientering, processorientering och standardisering. För att skapa överblick och en gemensam bild av hur olika insatser är beroende av varandra och hur de måste samverka för att nå de gemensamma målen så behövs ett arkitekturbaserat synsätt. För den svenska förvaltningsmodellen, med sin inriktning på mål- och resultatstyrning av relativt självständiga förvaltningsenheter, framstår en tjänsteorienterad arkitektur (Service Oriented Architecture, SOA) som bäst lämpad. Standarder och förvaltningsgemensamma specifikationer utgör en viktig grund för att skapa återanvändbara lösningar och hållbar samarbetsförmåga, eller interoperabilitet. Men standardiserade tjänster och lösningar behöver kunna anpassas och kombineras på olika sätt för att passa i olika sammanhang, de behöver vara konfigurerbara. Första steget på vägen mot att bygga upp en tjänsteorienterad, konfigurerbar interoperabilitetsarkitektur är att enas kring ett nationellt ramverk för interoperabilitet, som utgångspunkt för fortsatta arbeten på mer detaljerad nivå. Dessa kan då ofta med fördel utföras inom ramen för identifierade kluster eller sektorer eller inom enskilda myndigheter. Dokumentreferens: Inventering och analys av olika ramverksmodeller Författare och sakkunniga: Gunilla Rydberg, Hans Jevrell, Leif Axelsson, Christer Hellberg, Torbjörn Andreasson Utskriftsdatum: Sida 12 av 42

13 Bilaga 3 - Diskussionsunderlag med förslag på ett verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet med inriktning på informationsdelning Även denna studie är genomförd inom Security Arena Lindholmen Man beskriver grunderna för krisberedskapssystemet: Krisberedskapssystemet ska tillåta informationsdelning för att uppnå samverkan och ledning mellan de aktörer som behövs för att hantera en kris. Krisberedskapssystemet ska vara inkluderande, d.v.s. regler och principer ska vara utformade så att de aktörer eller system som behöver delta för att lösa en kris tillåts göra detta. Krisberedskapssystemet ska i grunden utgå från ett frivilligt perspektiv men staten kan i vissa avseende peka ut system och enskilda aktörer genom lagar och förordningar. Krisberedskapssystemet ska som grund utgå från tjänsteorientering för att på så sätt underlätta kontinuerlig utveckling avseende både verksamhet och teknik. Vidare föreslås en gemensam struktur för informationsdelning. Anslutning till strukturen ska kunna ske på frivillig basis. Strukturen anger inte vilken information som finns inom de olika nivåerna utan endast hur hantering av information ska ske ur ett flertal perspektiv. Det är varje enskild aktör som bestämmer vilken information som ska publiceras och var publicering ska ske. Strukturen utgörs av processer, metoder och teknik. Följande informationsdelningsnivåer ska finnas: GRÖN: Allt för alla, den publika nivån BLÅ: Det mesta för de flesta, det grundläggande skyddet ORANGE: För de som behöver, det högre skyddet LILA: Specifikt för ett fåtal, det högsta skyddet Figur 1: Informationsmängd och hanteringskrav i förhållande till informationsdelningsnivåer. Källa: Nationellt ramverk, bilaga 3. Dokumentreferens: Diskussionsunderlag med förslag på ett verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet med inriktning på informationsdelning. Författare och sakkunniga: Gunilla Rydberg, Hans Jevrell Utvärdering SAMÖ-KKÖ (2011) MSB:s utvärdering av samverkansövningen SAMÖ-KKÖ 2011 visar på ett antal rekommendationer till fortsatt arbete som har tydliga kopplingar till informationsdelning: En översyn av system och rutiner för alarmering bör göras. En aspekt att ta ställning till är om automatiserade system ska användas i ökad grad. Utskriftsdatum: Sida 13 av 42

14 Formerna för att använda tekniska system särskilt sådana som används för informationsdelning, till exempel WIS bör ses över och utvecklas. Det finns ett behov av att diskutera innebörden i begreppet gemensam lägesuppfattning och under vilka förutsättningar det är möjligt att skapa en sådan vid sektorövergripande samverkan. Ett fortsatt behov av att utveckla strukturen för samverkansmötena. Dokumentreferens: Utvärdering Samö-KKÖ 2011 Författare och sakkunniga: Katarina Hildingsdotter & CG Erixon, MSB MSB:s svar till Alarmeringstjänstutredningen(2012) Inom ramen för den s.k. Alarmeringstjänstutredningen har utredaren ställt ett antal frågor till olika aktörer. MSB sammanfattade sina svar i en promemoria där vi har valt att lyfta ut vissa delar som har direkt koppling till informationsdelning: Ansvaret för utveckling och förvaltning av standarder och tekniska specifikationer för en informationsinfrastruktur som gör det möjligt för aktörer inom området allmän ordning, säkerhet eller hälsa, att utbyta information bör därför knytas till samhällets alarmeringstjänst. Detta i syfte att snabbt kunna initiera åtgärder och lätt kunna skapa lägesbilder och beslutsunderlag utifrån tillgänglig information. Detta är särskilt lämpligt eftersom 112-tjänsten automatiskt genererar den grundläggande händelseinformationen. Behovet av en samlad hantering av dessa tjänster belyses i flera genomförda utredningar och stärks också av den mängd pågående utvecklingsprojekt inom området lägesbild, informationsdelning och ledningssystem som finansieras med krisberedskapsanslaget (2:4-anslaget). Det behövs också en tydligt utpekad funktion med ansvar för dessa frågor. Vidare skriver man att det traditionella tänket kring larmkedja kanske måste kompletteras med ett tänk kring nätverk:...den traditionella synen på kedjan av händelser och informationsöverföring i en riktning larmkedjan kanske inte kommer att vara en kedja utan istället vara ett flöde av information mellan olika aktörer i ett nätverk. I detta nätverk ansvarar var och en, utifrån sina respektive ansvar och roller, för att vidta åtgärder i samverkan med andra och att förmedla information till de andra om inträffade händelser eller signaler om att något kommer att hända. Dokumentreferens: Frågor och svar till Alarmeringstjänstutredningen Författare: Jan Wisén, MSB 4.2 Pågående projekt Program för samverkan i Stockholmsregionen Inom Program för samverkan i Stockholmsregionen utvecklas nya processer och samverkansytor för en mer effektiv samverkansfunktion i länet. Parallellt till detta pågår dessutom ett arbete för att uppföra en fastighet som ska samlokalisera ett antal verksamheter Samverkanscentralen. I programmet ingår aktörer såsom Länsstyrelsen i Stockholms län, Trafikverket, Stockholms stad, Storstockholms Brandförsvar, Södertörns Brandförsvar och SOS Alarm. Programmet påbörjades 2011 och löper under fyra år. Exempel på delprojekt under 2012: Vardagssamverkan blåljus Samlad lägesbild och gemensam analys Gemensam planering Regionalt ramverk för samordnad planering och koordinerade beslut Teknik och ledningsstöd Omvärldsbevakning och informationsdelning Utskriftsdatum: Sida 14 av 42

15 4.2.2 Utveckling av övergripande modell och ramverk för ledning och samverkan vid olyckor och kriser (LoS) Flera rapporter har pekat på behovet att ta ett samlat grepp kring utvecklingen av ett ramverk för krisberedskapssystemet. MSB startade under 2012 upp projektet Ledning och samverkan (LoS) som i sin tur består av följande delprojekt (DP): DP 1: Riktlinjer för Samverkan och Ledning. T ex grundläggande samverkansmodeller, roller och ansvar. DP 2: Gemensamma grunder för arbete och stab. T ex stabsfunktioner, kompetens, metodik, arbetsbeskrivningar och checklistor. DP 3: Lägesbild och informationsdelning. Detta delprojekt har stark koppling till denna förstudie. DP 4: Teknik och system. T ex ramverk och rekommenderade standardformat. DP 5: Kompetenshöjande åtgärder. T ex utbildning och övning. Projektet pågår fram till juni Polisens projekt Ledningsstöd I samband med att Rikspolisstyrelsen ska ersätta det nuvarande ärendehanterings- och ledningssystemet STORM har de startat ett projekt kring ledningsstöd. Projektet tar ett bredare grepp än bara den egna polisorganisationen. En nationell plattform för lägesbild, dirigering och ledning som omfattar polis, sjukvård och all säkerhet diskuteras. Förstudien påbörjades i oktober 2012 med en behovskartläggning och en väntad rapportering i mars Projektet ska dock pågå under E-delegationen E-delegationen har i uppdrag att driva på e-utvecklingen inom offentlig sektor och rapporterar till IT-minister Anna-Karin Hatt. Enligt regeringens direktiv har delegationen i uppdrag att arbeta med e-förvaltning, sociala medier och vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet). Under 2014 ska E-delegationen lämna förslag till hur arbetet med e-förvaltning kan föras vidare i ett längre perspektiv. Delegationen kommer den närmaste tiden att titta på andra länders modeller för e-förvaltning och identifiera regelverk som hindrar informationsutbyte. Nedanstående kapitel är E-delegationens presentation av sin strategi, en modell för genomgripande förändring av svensk offentlig e-förvaltning. Ambitionen är att lägga grunden för det som kallas tredje generationens e-förvaltning där en grundläggande beståndsdel utgörs av ökade möjligheter för automatiserad samverkan kring utbyte av elektronisk information och samverkan med tredje part. Privatpersoner och företag ses inte längre som enbart mottagare av myndigheternas service och tjänster utan också som bidragande aktörer till bättre informationstillgång och effektivare samhällsservice. Grundläggande principer för e-förvaltning Informationssäkerhet Information som kommuniceras skyddas mot oönskad förvanskning och mot obehörig insyn. Informationssäkerhet i samband med elektroniskt informationsutbyte förutsätter att varje organisation tar ansvar för sin egen del i relationen och att hänsyn tas till de behov och krav hos samverkande parter. Adekvat informationssäkerhet skapas i dessa sammanhang i hög grad av de inblandade parternas interna informationssäkerhetsarbete. Kom överens om så lite som möjligt och endast när det behövs Vägledningen har sin inspiration i nätverksorganisationen. En sådan löser varje fråga när den uppstår, lagrar denna kunskap och återanvänder vid behov. Då läggs grunden till en ny flexibel infrastruktur som möjliggör portabilitet och återanvändning. Det handlar alltså om att komma överens när det behövs och att ta ett steg i taget. Automatiserad samverkan bygger på standarder Standarder är en viktig grund för att skapa återanvändbara lösningar och hållbar samarbetsförmåga. Samverkan mellan myndigheter eller med företag och privatpersoner ska inte påverka respektive parts tekniska plattformar. Tjänster ska i så stor utsträckning som möjligt utvecklas med stöd i öppna standarder för att säkerställa återanvändning och informationsutbyte. Utskriftsdatum: Sida 15 av 42

16 Detta betyder att informationsutbytet ska ske på ett standardiserat sätt. De i vägledningen rekommenderade standarder och förvaltningsgemensamma specifikationer bör användas. Flexibilitet Myndigheter, företag och privatpersoner som deltar i automatiserad samverkan ska ha frihet att välja de tekniklösningar som bäst passar den egna verksamhetens behov. Utveckling och förnyelse av verksamheten och dess IT-stöd ska kunna ske oberoende av omgivningen så länge som valda lösningar stödjer myndigheternas informationsutbyte enligt exempelvis de riktlinjer som ges i denna vägledning TSO Tactical Situation Object (TSO) är ett EU-projekt avseende format för överföring av information vid kriser. Det finns ett förslag att detta ska utvecklas till en ISO-standard. TSO är en strukturerad uppsättning data för utbyte av information mellan system som samverkar under katastrof och krisberedskap. Informationen presenteras till användarna på deras eget språk och systemen har möjlighet att tillämpa sin egen uppsättning av symboler. Den första versionen av TSO har definierats inom ramen för EU-projektet Oasis (Open Advanced System for disaster & emergency management ( Interoperabilitet med CAP (Common Alert Protocol) har analyserats. TSO som standard beskriven på högsta nivå innehåller: Identitetsinformation Beskrivning av händelsen Beskrivning av resurser Beskrivning av uppdrag Nedanstående bild är presenterad i Google Earth och visar information som har förmedlats till kartsystemet via TSO. Förutom olycksplatsen och en spridningsprognos så innehåller informationen även platser som anses kritiska i händelseutvecklingen, skolor, köpcentrum, sjukhus, mm. Figur 2: Lägesbild för en olycka presenterad i ett kartsystem med information som förmedlats via TSO. Källa: Datum: Utskriftsdatum: Sida 16 av 42

17 4.3 Reflektioner Den flora av rapporter och projekt som har presenterats i kapitel 4 är långt ifrån komplett. Det har naturligtvis skrivits mycket mer kring informationsdelning och samverkan, men vad som är slående är samstämmigheten i rapporterna. Med sina olika infallsvinklar ger de ungefär samma bild av nuläget och kommer också fram till likartade förslag på fortsatt arbete. Vad gäller de tekniska förutsättningarna för informationsdelning pekar samtliga utredningar på en tjänstebaserad arkitektur med standardiserade protokoll för att förenkla utbyte av information mellan olika aktörers system. En mer effektiv informationsdelning ur ett tekniskt perspektiv handlar alltså inte i första hand om att utveckla nya system, utan snarare att möjliggöra informationsutbyte mellan olika verksamhetssystem. När ökad informationsdelning mellan aktörer diskuteras anges ofta sekretess som ett hinder. Även om man inte ska underskatta komplexiteten vad gäller sekretess- och behörighetsfrågor, så är det ändå viktigt att detta inte utgör ett hinder för vidareutveckling. Detta stöds även av Christer Hjert i sin utredning kring juridiska grunder där han menar att sekretessregelverket inte utgör ett hinder för samverkan. Vi utgår då från att informationsdelning utgör en viktig del i samverkan. I rapporten kring nationellt ramverk för koordinerade beslut ges förslag på olika informationsdelningsnivåer. Det är rimligt att tro att det finns mycket information som inte är känslig och sekretessbelagd, men som ändå skulle vara till stor nytta om den tillgängliggjordes till fler aktörer. Det kanske är i denna ände man ska börja utvecklingsarbetet? Som vi kommer att se i kapitel 5, finns det exempel på system som kan anses distribuera information av mindre känslig karaktär. Det traditionella informationsflödet sker i vertikalt led, och då främst från lokal nivå upp till regional och nationell nivå. Detta flöde, som har sin grund i myndigheters geografiska områdesansvar, föreslås i rapporten kompletteras med ett nätverksbaserat informationsutbyte. Dessa tankar är intressanta och värda att föra med sig i framtida utvecklingsarbete, då informationsdelning handlar om att distribuera information till rätt aktörer vid rätt tillfällen. Här riskerar informationsdelning enligt de traditionella stuprören att utgöra en begränsning. Efter att ha läst många utredningar i ämnet blir det ännu tydligare att informationsdelning i samband med kriser onekligen är ett komplext område. Generella modeller som ska passa alla aktörer är svåra att definiera. Förslag och lösningar riskerar att bli urvattnade. Utvecklingsarbetet tar lång tid samtidigt som den tekniska utvecklingen går snabbt framåt i samhället. För att inte tappa fart i utvecklingsarbetet är en av e-delegationens grundläggande principer bra som vägledare i utvecklingsarbetet: Kom överens om så lite som möjligt och endast när det behövs På så sätt kan utvecklingen ta små, men många, steg framåt. Utskriftsdatum: Sida 17 av 42

18 5. NULÄGE TEKNISKT STÖD FÖR INFORMATIONSDELNING Vilket tekniskt stöd har aktörer när de ska dela information mellan sina organisationer? Syftet med det här kapitlet är att ge en översiktlig bild av de tekniska system som i dagsläget finns till hands för aktörer i krishanteringssystemet. Därefter kommer kapitel 6 att ge en nulägesbeskrivning av de metoder och arbetssätt som används. 5.1 WIS WIS, webbaserat nationellt krisinformationssystem, har idag över 6000 användare och ca 70 personer är inloggade per dag. WIS är tillgängligt via webben och kostar inget att använda. Ytterligare information om WIS finns på MSB hemsida. Målet med WIS är: att vara ett bra verktyg som underlättar för aktörerna att dela information, beslut och lägesrapporter före, under och efter en kris. att fungera för en bred användargrupp: myndigheter, kommuner, landsting, organisationer och även vissa privata aktörer (t.ex. el- och telebolag). WIS bygger på att inblandande aktörer skriver noteringar i händelser, noteringar som kan vara interna eller som efter publicering blir tillgängliga för andra aktörer. WIS är rollbaserat med stora möjligheter till rättighetsstyrning. Konceptet WIS, RIB, LUPP och Rakel har givetvis använts vid ett stort antal kriser. Ett exempel på ett lyckat användande av systemen är oljeutsläppet vid Tjörn hösten Vid detta tillfälle användes WIS bl.a. för att via dagboksanteckningar kommunicera information från stabsmöten samt för att via bilder från flygfotografering sprida aktuell lägesbild över utsläppet. WIS 2 I och med lanseringen av WIS 2 kommer systemet att bli händelsebaserat och få en ny grafisk och mer intuitiv form. Den nya versionen innehåller bl a följande nyheter: Möjlighet att positionera noteringar på karta Koppling till LUPP Bättre stöd för driftinformation om RAKEL Enkelt att begära nytt lösenord Helhetsrapport är ett nytt begrepp Stöd för läsplattor och mobiler Utskriftsdatum: Sida 18 av 42

19 Figur 3: En händelse, Höga flöden ( ) och anteckningar i denna händelse. Källa: WIS (MSB). 5.2 Rakel Rakel är ett talkommunikationssystem som används av organisationer som arbetar med ordning, säkerhet eller hälsa. Byggt robust med god täckning Rakel täcker 99,84 procent av Sveriges befolkning och 95 procent av landets yta. Rakelsystemet är byggt och planerat för att klara krissituationer. Rakel har en egen infrastruktur som klarar tuffa väderförhållanden och det finns dubbla förbindelser i princip överallt. Dessutom är alla växlar och basstationer utrustade med reservkraft vilket gör att Rakel är tåligt vid elavbrott. Alla får samma information samtidigt med talgrupper En Rakelterminal kan vara programmerad med ett stort antal olika talgrupper. Varje talgrupp innehåller de personer, funktioner, som behöver samverka i en viss fråga. Vid varje given situation kan användarna snabbt komma i kontakt med just de som är berörda. Det går att lyssna av flera talgrupper samtidigt och att tillfälligt skapa nya om behov uppstår. Det gör att samverkan både fungerar bättre och kommer igång snabbare. Utskriftsdatum: Sida 19 av 42

20 Kommunikationen går inte att avlyssna Kommunikationen i Rakel är krypterad och går inte att avlyssna. Det gör att känslig information kan sändas i Rakel, till exempel medicinska data eller uppgifter inom socialtjänsten. Stort antal funktioner och tjänster Rakel har ett brett utbud av funktioner och tjänster. Det går att tala i gruppsamtal, individuella samtal mellan två personer, ringa och ta emot samtal från det vanliga telefonnätet, göra nödsamtal som går direkt till lednings- eller larmcentral, sända information om position, sända textmeddelanden, ta emot och sända filer och data, som till exempel medicinska data som EKG och komma åt databaser som körkortsregister. 5.3 Samverkanswebben Samverkanswebben är en form för regional och lokal samverkan och informationsutbyte mellan samhällets larm- och ledningscentraler. SOS Alarm är navet i samarbetet. Webbtjänsten innehåller viktig händelseinformation som alla medverkande parter omedelbart kan använda vid utalarmering, dirigering av hjälpresurser och planering. Det är t ex information om olyckor, bränder, polisinsatser, trafiksituation, vägavstängningar, demonstrationer, evenemang och andra planerade händelser, vädervarningar och el- och telestörningar samt bilder från trafikkameror. Informationen som visas för användaren kan filtreras både vad gäller geografisk utbredning och vad gäller händelsetyper. Vidare finns behörighetsstyrning samt fördröjningar för att t ex undvika falsklarm. Bakgrunden är att centralerna är i stort behov av att snabbt ta del av varandras information om insatser och allvarliga händelser. Informationen är också till nytta för allmänheten som då kan undvika platser där utryckningar och insatser pågår. Samverkanswebben innebär att: Parterna får en snabb samlad lägesbild och information som underlag för beslut. Användarna får möjlighet att vara bättre förberedda genom en samlad lägesbild som kontinuerligt uppdateras. Alla parter får tillgång till samma information samtidigt. Behovet av att ringa mellan larm- och ledningscentralerna under larmskede och incident minskar. Ledtiderna från att något händer tills att informationen sprids och åtgärder påbörjas minskar. Hur har Samverkanswebben utvecklats Parterna har tillsammans tagit fram Samverkanswebben. Utvecklingen har finansierats av Vägverket och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. Ansvar för utveckling och drift av tjänsten har SOS Alarm. Samverkanswebben skapades på operativa grunder och huvudmålet var och är fortfarande att samla information på karta. Systemet har under åren mognat och vidareutvecklingen som ständigt pågår sker i nära samarbete med räddningstjänst och polis. Man försöker bredda perspektivet från blåljus till krishantering. Ett av de större projekten efter driftstarten har varit att via PTS och GLU-systemet (Gemensam lägesuppfattning) införa täcknings- och driftinformation från alla större teleoperatörer och deras system för telefoni, mobiltelefoni, bredband och bredbandstelefoni. Samverkanswebben är enligt vår mening billig i drift, totalt ca 2,5 miljoner SEK per år inkluderat utveckling och personella resurser. Utskriftsdatum: Sida 20 av 42

21 Figur 4: Samverkanswebben med geografiskt filter över Stockholm. Källa: Samverkanswebben. Datum: Sjöbasis Sjöbasis är ett system för sjöbaserad informationssamordning, som Kustbevakningen har utvecklat på uppdrag av Regeringen. Systemet möjliggör ett informationsutbyte inom befintliga myndighetsstrukturer och ansvarsområden. I Sjöbasis samlas, bearbetas och utvecklas relevant sjöinformation i ett enda system och görs tillgänglig för de myndigheter som behöver den. På detta sätt undviks kostnadskrävande dubbelarbete när information måste hämtas från flera olika system. Den samlade och sammanställda informationen ger ett förbättrat beslutsunderlag i sjöverksamheten. Genom Sjöbasis samordnas dessutom informations- och underrättelsearbetet inom sjöövervakning effektivare. Det gör Sjöbasis: Samlar in sjölägesinformation från system i Försvarsmakten, Sjöfartsverket och Havs- och vattenmyndigheten. Samlar in sjöinformation från system i Rikspolisstyrelsen, Tullverket, Transportstyrelsen, Sjöfartsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Kustbevakningen, Havs- och vattenmyndigheten, SMHI, Naturvårdsverket och Sveriges Geologiska Undersökning. Erbjuder snabb information 24 timmar om dygnet, 365 dagar om året. Reglerar tillgången till den sammanställda informationen, både på myndighetsnivå och på användarnivå. Sammanställer information och erbjuder olika tjänster till användarna på deltagande myndigheter. Utskriftsdatum: Sida 21 av 42

22 Ger användaren möjlighet att filtrerar informationen Figur 5: Var kommer data ifrån. Källa: Datum: Sjöbasis utvecklas nu vidare i små steg, anpassat efter kundernas behov. Ett exempel på det är att få med vissa RAKEL-stationer på kartbilden, så att man ska kunna se var det finns myndighetsresurser. 5.5 Susie Alla aktuella elavbrott ska visas skarpt alla dagar och timmar på året. Det är visionen med den nya SUSIE, elsamverkansportalen, som Svenska Kraftnät i samarbete med elbranschen håller på att slutföra. SUSIE står för Samverkan Under Störningar Inom Elförsörjningen och föddes i en första version redan år SUSIE:s roll är att vara det kommunikativa navet och verktyget för krisledning, samverkan och information. SUSIE är det verktyg där elnätsföretagen, entreprenörer och andra ska rapportera in vilka resurser som kan ställas till förfogande för dem som behöver hjälp främst manskap och materiel. För länsstyrelser och myndigheter har SUSIE redan nu varit en viktig hemsida för att snabbt få en aktuell lägesbild. Den rollen befästs ytterligare i den nya versionen. Funktioner i SUSIE: Aktuell lägesbild över elavbrott kommer hela tiden att kunna visas i systemet med automatisk eller manuell störningsrapportering från elnätsföretagen. Hantering av personella och materiella resurser. Förvarningsfunktion för att t ex uppmärksamma elsamverkansledningar på att vädersituationen hotar att medföra störningsläge. Informationshantering, t ex störningsinformation till myndigheter. Kopplingar till externa informationskällor såsom SMHI, Svenska Kraftnät, SOS Alarm. Även entreprenörsföretag kommer att kunna registrera sina resurser i systemet, inte bara elnätsföretagen. Resursförfrågningar till vardags kan ske under en ny rubrik Elblocket. Möjlighet att skapa egna eller gemensamma sändlistor för alla användare. Möjlighet att skapa en elatlas bestående av elnätsföretagens koncessionsområden. Utskriftsdatum: Sida 22 av 42

23 Figur 6: Ögonblicksbild över elnätets status. Källa: Datum: Trafiken.nu Trafiken.nu ger en samlad och aktuell bild av trafikläget och finns i Stockholm, Göteborg, Skåne och Kalmar/Öland. Ansvariga för Trafiken.nu i Stockholm är: AB Storstockholms lokaltrafik (SL) Stockholms stad, Trafikkontoret Trafikverket Stockholm På Trafiken.nu i Stockholm fås information om: Kollektivtrafikens tider och reseförslag Aktuell hastighet på infartsleder Eventuella avvikelser i kollektivtrafiken Cykelvägar och cykelkartor Trafikolyckor och andra hinder för vägtrafiken Vägarbeten Väglag och väder Parkeringar Det som ligger till grund för informationen på Trafiken.nu kommer från: Vägtrafikledningscentralen Trafik Stockholm SL Polisen och SOS Alarm Sensorer i eller vid vägbanan Kameror längs vägarna Trafikverkets entreprenörer Stockholms stad Privatpersoner och vägrapportörer som ringer in och berättar om trafikhinder och avvikelser i vägtrafiken Utskriftsdatum: Sida 23 av 42

24 Figur 7: Ögonblicksbild över trafikläget i Stockholm. Källa: Datum: Krisinformation.se Krisinformation.se är en webbplats som förmedlar information från myndigheter och andra ansvariga om hur de hanterar olika kriser - före, under och efter krisen. Webbplatsen riktar sig till allmänhet och media. Krisinformation.se lanserades 2008 av Krisberedskapsmyndigheten. Webbplatsen är resultatet av utredningen System för samordnad krisinformation (SOU 2003:11), som konstaterade att det måste bli lättare för allmänheten att få en samlad bild över Sveriges krishantering. Webbplatsen drivs av MSB och innehållet är framtaget genom myndighetsgemensamma arbetsgrupper inom olika områden. FÖRE en kris kan man läsa nyheter om olika allvarliga händelser, i Sverige och utomlands. Det finns även information om hur myndigheterna arbetar för att förebygga och hantera kriser. UNDER en kris ges en översiktlig bild av vad som har hänt. Man länkar till krisinformation hos myndigheter, kommuner och andra aktörer samt informerar om telefonnummer som allmänheten kan ringa för att få veta mer. Utskriftsdatum: Sida 24 av 42

25 EFTER krisen fortsätter man att beskriva hur myndigheter och andra kan hjälpa den som drabbats, och att vägleda de drabbade till rätt hjälp och stöd. Figur 8: Krisinformation.se. Källa: Datum: Video- och webbkonferenssystem (bl a Lync) Videokonferens innebär att man har möten, som med traditionella metoder skulle inneburit långa reseavstånd för de deltagande, över video där alla sitter på varsin hemort. I dag finns det färdiga lösningar som är väldigt användarvänliga och driftsäkra, de kallas för codec och är en hårdvaruenhet. Den använder olika sätt att kommunicera bl.a. via ISDN (gammalt)och IP. Den mest exklusiva videokonferensen kallas för telepresence och ger en större närvarokänsla. Till codecen kopplas på olika sätt en kamera, och bildskärm, den styrs sedan med hjälp av en fjärrkontroll. Utskriftsdatum: Sida 25 av 42

26 En annan variant är mjukvarulösningar av olika slag, webbkonferenssystem. De är oftast mer krävande för användaren att hantera, samt självklart mer instabila då det installeras på Mac eller PC tillsammans med många andra mjukvaror. Generellt har de betydligt sämre kvalitet än hårdvarulösningen men är billigare, dock hänger kvalitet oftast ihop med kameran och datorns prestanda. Videokonferens är inte bara till för att spara pengar på resor och ersätta traditionella möten, utan även för att ersätta telefonsamtal så att man kan tyda ansiktsuttryck och kroppsspråk och på det sättet undvika eventuella missförstånd. Microsoft Lync, ett exempel på webbkonferenssystem Lync är en programvara i Microsoft Office paketet och ingår i det som kallas Office Professional Plus 2010, programvaran består av både en server- och en klientapplikation. Serverapplikationen måste installeras på en server i nätverket som klienterna har åtkomst till medan klientapplikationen installeras direkt på klienten. För den användare som inte har Lync installerat på sin dator finns det möjlighet att installera en kostnadsfri men begränsad klient från nätet. Programvaran finns även i en version som körs som en molntjänst, dvs du kan köpa en tjänst som du använder men ett annat företag sköter driften av tjänsten. Microsoft Lync är en virtuell anslutning mellan dig och de du arbetar med som gör det möjligt att prata, dela skrivbord och program samt samarbeta i realtid direkt från datorn. Microsoft Lync har bl. a inbyggd delning av skrivbord och program, Powerpoint-överföringar och omfattande whiteboard-funktioner, inklusive möjligheten att kopiera och klistra in bilder och annat innehåll. Möjlighet att schemalägga och delta i möten med en klickning i Outlook eller i mötespåminnelsen. Placera deltagare i en virtuell lobby för ökad säkerhet och kontroll över vilka som deltar. Det finns även möjlighet att spela in konferenser. 5.9 Meteoalarm Meteoalarm är ett system för vädervarningar i Europa som drivs av medlemmarna i EUMETNET, ett nätverk för de europeiska vädertjänsterna. Initiativet är kraftfullt uppmuntrat av WMO, the World Meteorological Organisation. Tjänsten uppmärksammar användaren för risken för allvarligt väder och på händelser som orsakats av allvarligt väder. Man kan på ett ögonblick se var i Europa det finns varningar för väder som kan innebära fara och man kan: Klicka på europakartan och få en regional väderkarta Klicka på den regionala kartan och få detaljerad information Figur 9: Meteoalarm.eu Källa: Datum: Utskriftsdatum: Sida 26 av 42

27 6. NULÄGESBESKRIVNING METODER FÖR INFORMATIONSDELNING VID KRIS Hur delar aktörer information mellan sig vid en kris? Detta kapitel beskriver den nulägesbild som framträder under de intervjuer, workshops och observationer som har genomförts inom ramen för denna förstudie. 6.1 Vilken typ av information behövs hos olika aktörer för att hantera en kris? Ovanstående fråga skulle kunna utgöra en egen rapport i sig och är oerhört komplex att svara på då svaret är väldigt situationsberoende. Informationsbehovet styrs av karaktären på händelsen förvarnad/plötslig, snabbt/långsamt skeende, lokal/regional/nationell, olycka/antagonistisk händelse allt detta är exempel på parametrar som påverkar vilka som blir inblandade och vad de behöver veta. Det finns dock en minsta gemensam nämnare för den information som efterfrågas av aktörerna. Initialt vill aktörerna ha snabb och kortfattad information som beskriver: Vad har hänt? Typ av händelse och omfattning När hände det? Om det är kopplat till en geografisk plats, var har händelsen inträffat? I nästa skede vill man ha en mer komplett lägesbild som även beskriver: Vilka är involverade i hanteringen av krisen? Vilka åtgärder har eller kommer att vidtas? Hur ser prognosen för händelseutvecklingen ut? Vilka konsekvenser bedöms händelsen få? Vilket behov av samverkan ser andra aktörer? Utifrån denna lägesbild skapar sig respektive aktör en egen lägesuppfattning där de analyserar vilka konsekvenser händelsen får för deras egen verksamhet. Ligger krisen inom deras ansvarsområde? Behöver de gå upp i stab? Vilka åtgärder behöver de själva vidta? Behöver de hjälp från andra aktörer? Kan den egna organisationen hjälpa andra aktörer? Vilket informationsbehov finns till allmänheten? Krävs informationssamordning? Allt detta sammantaget ger respektive aktör en grund för att skapa sig en bild av hur den egna verksamheten påverkas och ett beslutsunderlag till vilken inriktning insatserna bör ta. Ju närmre händelsen en aktör är, och ju mer operativt ansvar man har, desto mer detaljerad och frekvent behöver informationen vara. Länsstyrelser och centrala myndigheter, som ofta inte är del av den operativa verksamheten, efterfrågar mest aggregerad och analyserad information. Det är viktigt att inte glömma att privata aktörer ofta kan ha en framskjuten roll vid en kris. Information från t ex el- och telebolag och vägentreprenörer efterfrågas ofta. För att belysa bredden av den typ av information som kan efterfrågas vid en kris följer här ett antal situationsspecifika exempel: Spridningsberäkningar från SMHI Uppgifter om tillgängliga resurser såsom reservkraftaggregat och översvämningsbarriärer. Var finns de? Hur många finns? Berörs samhällskritisk verksamhet av händelsen? Finns skolor och äldreomsorg inom det drabbade området? Utskriftsdatum: Sida 27 av 42

28 6.2 Var finns den behövda informationen och hur delas den i dag? För att svara på dessa frågor väljer vi att följa händelseutvecklingen i kronologisk ordning: Figur 10: Händelseutvecklingen vid en kris i kronologisk ordning Förberedelsefas I de fall det handlar om en i förväg känd händelse, t ex höga flöden som riskerar att leda till översvämningsproblem, fångas informationen ofta upp via omvärldsbevakning, schemalagda samverkanskonferenser eller SMHI:s vädervarningar. Omvärldsbevakningen hos olika aktörer ser väldigt olika ut vad gäller omfattning och struktur. Vissa arbetar inte alls med regelbunden omvärldsbevakning, exempelvis många kommuner, medan andra har dedikerade resurser och även systemstöd till hjälp. Det finns i dag ingen systematik i att dokumentera och delge andra aktörer det man själv har kommit fram till i sin omvärldsanalys. Schemalagda samverkanskonferenser sker på många olika håll, främst på regional och nationell nivå. Syftet med dessa är att dela information mellan aktörer kring exempelvis stora planerade händelser (t ex publikarrangemang) och väderläge. Dessutom syftar dessa regelbundna träffar till att etablera relationer och kontaktvägar mellan aktörer samt att öva på mötesformen. Samverkansmöten sker per telefon utan visuellt stöd. Dokumentationen distribueras per mejl och läggs upp i WIS Larmningsfasen Om larmet kommer via 112 så loggas den initiala grundinformationen kring händelsen i SOS Alarms system CoordCom. Larmningen till berörda aktörer sker enligt avtalade larmplaner mellan SOS Alarm och respektive aktör. I dag sker uppringningen antingen manuellt per telefon eller Minicall, eller per automatik med kvittensfunktion. Utvärderingen från SAMÖ-KKÖ 2011 visar på stora tidsvinster med den automatiserade uppringningen. För de som har tillgång till Samverkanswebben syns även informationen där med en referens till karta. Där kan man också på användarnivå sätta ett filter som styr när man ska bli underrättad om en händelse. Hur sker larmningen om det inte går via 112? De samtal som går till exempelvis polisens informationsnummer , kan hamna utanför den vanliga larmkedjan vilket riskerar att det tar längre tid innan berörda aktörer blir underrättade. För många typer av sällanhändelser med långsamt händelseförlopp, sker larmningen när en individ har identifierat ett problem. Som exempel kan nämnas om någon vid Sjukvårdsrådgivningen konstaterar att det är ovanligt många fall av magsjuka i en kommun, varpå personen ringer upp smittskyddsläkaren Hanterafasen lokal nivå Det är på den här lokala, och oftast väldigt operativa, nivån som mycket av grunddata kring händelsen produceras. Informationen finns hos personalen som hanterar själva händelsen, exempelvis räddningstjänst, polis och landsting. Information kring händelsen samt vilka insatser man gör loggas i respektive aktörs verksamhetssystem. Dessa system är inte interoperabla. Exempel på system: CoordCom (SOS Alarm) STORM (Polisen) LUPP (vissa räddningstjänster) Utskriftsdatum: Sida 28 av 42

29 Mycket av den informationsdelning som är relaterad till den operativa insatsen sker via Rakels talgrupper och per telefon. I vissa fall placerar man även sambandspersoner hos andra aktörer för att främja informationsdelningen. Samverkanskonferenser är en av de främsta metoderna för informationsdelning och dessa sker vanligtvis via telefon. Det är mindre vanligt att man delar visuell information, t ex kartbilder, i samband med samverkanskonferenser. Vissa aktörer har video- och webbkonferenssystem, men dessa används endast i väldigt begränsad utsträckning mellan olika aktörer. Många vittnar om att samverkanskonferenserna skulle kunna bli mer effektiva, bl a genom bättre utbildning och övning samt bättre tekniskt stöd hos vissa aktörer. Vid exempelvis stabsgenomgångar dokumenterar man ofta på whiteboard, vilket gör det svårt att kategorisera informationen och sprida vidare utanför rummet. Figur 11: Dokumentation på whiteboard. Den lokala nivån får ofta i uppdrag att förmedla en lägesrapport till länsstyrelsen. Informationsinsamling sker vanligtvis manuellt och dokumentationen görs ofta i en Word-mall som mejlas och/eller läggs upp i WIS. I övrigt används inte WIS i någon högre utsträckning på den lokala nivån. Tröskeln är ofta hög till att använda systemet. Man är sällananvändare och har inte alltid inloggningsuppgifter till hands. Då systemet matas med information manuellt, anser många att mycket av informationen riskerar att vara inaktuell när den kommer andra till del. Vi har vid flera tillfällen fått intrycket av att dessa lägesrapporter kan upplevas som ett störande moment mitt i krisens skeende. Man upplever att det är resurskrävande och ser inte att det tillför nytta till deras egen verksamhet, eller till själva hanteringen av krisen. Informationen på den lokala nivån finns enligt resonemanget ofta i ett eller flera system hos den lokala aktören, om viss del av denna information automatiskt blev tillgängligt för aktörer på högre nivåer skulle det givetvis minska på förmedlingstrycket. Det kan gälla information som rör resurser, trolig händelseutveckling, behov, etc. Kontakter mellan olika lokala aktörer bygger ofta på personliga relationer. Även om ett arbete pågår med att ersätta personliga kontaktuppgifter mot funktionsmejl och funktionstelefonnummer, så kvarstår en hel del arbete. Vissa aktörer har uttryckt oro kring den generationsväxling man står inför och hur det ska påverka förutsättningarna för effektiv samverkan. Många små och medelstora kommuner saknar också funktionen Tjänsteman i Beredskap (TiB) och hänvisar till den kommunala räddningschefen i beredskap vid händelser utanför kontorstid. Allmänheten är också en potentiell informationskälla som fler aktörer börjar använda sig av. Via sociala medier såsom Facebook och Twitter har t ex en kommun lyckats ringa in en vattenläcka. De skickade ut frågan: Bor du i och saknar vatten i kranen? Svaren kom snabbt in och vattenläckan kunde grovt ringas in med väldigt enkla medel Hanterafasen regional nivå Länsstyrelserna följer händelseutvecklingen via lägesrapporter från lokal nivå, samverkanskonferenser och medierapportering. Mycket av dokumentationen sker i WIS. Länsstyrelserna är ofta sammankallande till samverkanskonferenser och dessa sker nästan uteslutande via telefon. Länsstyrelserna använder webbmötesprogrammet Microsoft Lync internt, men detta eller andra Utskriftsdatum: Sida 29 av 42

30 liknande system används sällan vid samverkanskonferenser. Detsamma gäller de videokonferenssystem som finns installerade i många konferens-, stabs- och ledningsrum. Figur 13: Förmedlande av lägesbild via telefon och dokument. Rapportering kring händelseutvecklingen på regional nivå sker ofta stötvis. I samband med samverkanskonferenser och inskickade lägesrapporter uppdateras länsstyrelsen, men däremellan sker ingen löpande informationsdelning. Man kan säga att regionala aktörer i vissa stunder befinner sig i ett informationsvacuum i väntan på nästa rapport och har då att förlita sig på rapportering i media och sociala medier. Som observatörer vid en övning kunde vi iaktta att det tog ett par timmar efter det att information om en händelse gick ut tills att stab och ledning kunde få en visuell bild över händelsen Hanterafasen nationell nivå Länsstyrelsen rapporterar vid behov vidare till centrala myndigheter, som i sin tur informerar berörda departement. MSB agerar ofta som samordnare av nationell samverkan och sammankallar till samverkanskonferenser via telefon. Centrala myndigheter använder WIS för dokumentation av aggregerade lägesrapporter. En genomgående kritik är att det inte kommer tillbaka någon aggregerad information från den nationella nivån till den regionala och lokala nivån. Känslan av informationsvacuum infinner sig även på nationell nivå. I väntan på nästa lägesrapport från regionalt plan fås ingen fortlöpande information och nationella aktörer befinner sig snabbt i ett läge med inaktuell information. 6.3 Kriskommunikation Det finns naturligtvis ett stort behov av kommunikation till allmänheten vid kriser. Här upplever många aktörer att det är problem med samordningen, vilket resulterar i olika besked från olika aktörer vilket skapar oro och irritation hos allmänheten. Informatörsnätverk har etablerats för att förbättra detta område och flera kommuner och myndigheter har gjort försök med att införa funktionen Kommunikatör i Beredskap (KiB). Som observatörer vid en övning fick vi höra följande citat Har vi lagt ut den här informationen till allmänheten? Det är ju ingen som förstår något av det! 6.4 Strategier och principer för informationsdelning Grundprincipen för informationsdelning diskuterades vid flera workshops. Ska respektive aktör göra en bedömning av vilken typ av information andra aktörer kan behöva och sedan aktivt förmedla denna? Vilken kunskap om andras roller och ansvar vid en viss typ av händelse ställer detta krav på? Hur många olika typer av händelser ska man planera för? Ligger det i avsändarens ansvar att begära kvittens på att viktig information är mottagen? I dag saknas systemstöd och rutiner för detta. Utskriftsdatum: Sida 30 av 42