RKIV SAMHALLE OCH FORS~NING SVENSM ARKIVSAMFUNDET

Transkript

1 RKIV SAMHALLE OCH FORS~NING SVENSM ARKIVSAMFUNDET

2 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1993:1

3

4 Arkiv samhälle och forskning SVENSKA ARKIVSAMFUNDET

5 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING utges med stöd av Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet av Svenska Arkivsamfundet. Tidskriften utkommer med tre häften om året. Den kan erhållas genom medlemskap i SvenskaArkivsamfundet. Årsavgiften för 1993 är 100 krför personliga medlemmar. För institutioner (motsv) 200 kr. Svenska Arkivsamfundet som bildades 1952, har till ändamål att väcka och vidmakthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor. I redaktionen för tidskriften ingår förste arkivarie Lars Ericson, förste arkivarie Britta Joneli Ericsson (huvudredaktör) och förste arkivarie Peeter Mark. Redaktionens adress: Riksarkivet, Box 12541, Stockholm Tel. 08/ Telefax 08/ Anmälan om medlemskap eller adressförändring göres till redaktionen. Manuskript avsedda för publicering i kommande nummer bör vara redaktionen tillhanda senast den 15 september (nr ) och l november (nr ). ISSN Omslag och grafisk formgivning Sven-Gunnar Lidmar Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1993

6 INNEHÅLL Lars Björlin, Att forska i Kominterns arkiv 7 Eric De Groat, Modell för gallring av ADB-system- metod och tillämpning 21 Björn Helmfrid, Så fick Norrköping sitt stadsarkiv. Kring ett 25-årsminne 39 Konferens behövs en tyd Temadag Att bevara digitalt för framtiden - ligare strategi? (Marie Morner Jansson) 45 Översikter och recensioner Ny svensk vapenbok (Björn Helmfrid) 54 American Archivist 1991 :1-4 (Jan Dahlin) 57 Prologue 1991:1-1992:3 (Jan Dahlin) 59 The Archivist 1991:1-1992:2 (Jan Dahlin) 61 FALK-rapport Nr 15, Bilden som allmän handling (Lennart Lundquist) 62 Föreningsliv och kvinnoröster i Jämtland (Per Matsson) 65 Arkiv i Norrland :e nordiska arkivdagarna, Härnösand juni 1991 (Siv Sandberg) 67 Bibliografisk översikt Meddelanden Kristidsnämndernas arkiv - (Inger Johansson) 82 en komplettering Medverkande i detta nummer 83 s

7

8 Att forska i Kominterns arkiv LARS BJÖRLIN I den miljö där jag växte upp under och tidiga 1950-talet var ordet kommunist ett skällsord. Bland oss smågrabbar användes ordet närmast som vilken läcker svordom som helst - och när vi började snagga oss, egentligen efter amerikansk förebild, då kunde invektiven hagla. "Kommunistyngel" och "ryssdjävlar" var vi alla till och från i etablissemangets ögon. Det låg något hemlighetsfullt över kommunismen, något som man inte riktigt kunde komma åt. Jag minns aldrig att socialdemokratin under min uppväxt fick representera det mindre goda på samma sätt som kommumsmen. Min bild är naturligtvis subjektiv. Men den reser ändå några frågor som kan vara värda att försöka finna svaren på. Det handlar om den svenska kommunismens historia - starkt förknippad med händelseutvecklingen i Sovjetunionen och övriga Östeuropa under mellan- och efterkrigstiden. Vad vi då trodde på vet jag inte riktigt, men jag förnimmer att kommunismen från 1920-talet och framåt av många uppfattades som samma onda utopi som socialdemokratin var för många under 1800-talets sista decennier. Det är först med 1960-talet som vår kunskap om kommunismen i Sverige börjat vidgas. Men det säger egentligen väldigt lite. Forskningsläget är fortfarande mycket sprött. Och det dröjde ännu lång tid innan det fylliga källmaterialet som ligger i svenska, nordiska och västeuropeiska arkiv kunde börja utnyttjas. Det dröjde ända in i vår egen tid innan vi fick möjligheten att arbeta med den svenska kommunismens historia i ett internationellt perspektiv med ett adekvat källmaterial som underlag. Men även om källmaterialet saknats har det alltid funnits ett starkt intresse inom den svenska arbetarrörelsen att studera sin egen historia. Historien legitimerar den egna verksamheten, den formar bilden av det gemensamma arvet och lägger på så vis till rätta för en sammahållen politik som tar sikte på framtiden. 7

9 Arbetarklassen har skapat sin egen kultur, sitt eget språk, sina egna ledargestalter. Man menar att just i detta att man format ett alternativ till det borgerliga samhället, ligger embryot till den framtid som ligger bortom det kapitalistiska samhället. Socialdemokrater, kommunister, syndikalister och alla vänsterfraktioner som under efterkrigstiden trätt ut på den offentliga arenan har alla gjort anspråk på att vara den sammanslutning som varit bäst skickad att förändra världen. 1 Som statsbärande parti sedan 1920-talets början har socialdemokratin stått i centrum för forskningen i arbetarrörelsens historia under efterkrigstiden. Förutsättningarna har varit mycket goda. Det allmänna intresset har varit stort och källmaterialet väl bevarat, såväl det som speglar SAP i sin nationella kontext som det som belyser SAP på den internationella arenan. Organisationerna till vänster om SAP har mot den bakgrunden kommit att skjutas något i bakgrunden. Detta förhållande skall emellertid inte förklaras bara med att SAP intagit en så dominerande roll i efterkrigstidens svenska samhälle. Källorna har, som sagt, inte alltid varit så lätt tillgängliga. När det gäller kommunismen har det länge stått klart för många av oss att betydelsefullt källmaterial funnits i Kommunistiska Internationalens arkiv i Moskva. Problemet har varit att få tillgång till han_9lingarna. Man kan konstatera att det kalla kriget satte stopp för alla möjligheter att göra den forskning som bedömdes nödvändig om en trovärdig bild av den svenska kommunistiska rörelsen skulle kunna presenteras. Under och 1980-talen, då forskningen i den svenska arbetarrörelsens historia hade sin stora uppgång (en följd av 1968 års omvälvande händelser runt om i Europa) fanns det över huvudtaget inga möjligheter för forskare i traditionell mening att besöka de sovjetiska arkivinstitutionerna. Utbytesbesök mellan arkivinstitutioner ägde rum och några välrenommerade historiker i dåvarande östblocket hade möjligheter att tränga djupare in i den kommunistiska rörelsen genom studier av arkiv i Sovjetunionen. Men längre än så sträckte sig inte möjligheterna. Nu är situationen en annan. Sedan Sovjetunionen upphört att existera har situationen förändrats. Långsamt öppnas arkiven. Forskare från hela världen har under de senaste åren haft möjligheter att få ta del av de omfattande arkivbestånden som vuxit fram ur sovjetesystemets olika verksamheter. Långsamt förändras nu också möjligheterna att forska i den kommunistiska världsrörelsens historia. Vid Rossijskij Tsentr chranenija i izutjenija dokumentov novejshej istorii (f d Kommunistiska Internationalens Arkiv) 1. Se ex forskningsöversikter i K. Misgeld/K. Åmark (red), Arbetsliv och arbetarrörelse. Modern historisk forskning i Sverige (Stockholm 1991). 8

10 i Moskva pågår en snabbt växande forskning i takt med att handlingarna efter den kommunistiska världsrörelsen görs tillgängliga. Ännu är inte arkivbestånden förbehållslöst öppna för forskning. En rad restriktioner gäller och för att över huvudtaget få tillgång till handlingarna rörande de olika partierna krävs tillstånd från respektive parti - inte, vilket gäller i ex Sverige - av arkivbildaren. I det följande skall jag ge en kort presentation av ett projekt jag är involverad i rörande forskning och arkiv kring den svenska kommunistiska rörelsen. Kommunistiska Internationalen och Sveriges Kommunistiska Parti I samarbete med Vänsterpartiet har jag sedan årsskiftet 1991/1992 haft möjligheter att ta del av handlingar placerade i Rossijskij Tsentr i Moskva rörande den svenska kommunismen under mellankrigstiden. Min forskningsansats är biografisk, men det handlar om att studera en av den svenska kom- Zeth Höglund { ) journalist, politiker, borgarråd i Stockholm. Ord förande i Sveriges kommunistiska parti Här i talarpose Foto: Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. 9

11 Sven Linderot { } ordförande i Sveriges kommunistiska parti Foto: Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. munismens ledande personer i den politiska och organisatoriska kontext där han var verksam. Min överenskommelse med Vänsterpartiet är utformad så att jag har givits möjligheter att ta del av samtliga handlingar som jag bedömer som relevanta för min egen forskning. I gengäld har jag lovat att också, mer översiktligt, gå igenom handlingar rörande den svenska kommunis- lo

12 men som går utöver min egen forskning för att informera Vänsterpartiet om de arkivbestånd som bevaras i Rossijskij Tsentr och som berör kommunismen i Sverige. Några restriktioner för hur de handlingar som berör min forskning skall utnyttjas ställer inte Vänsterpartiet. De handlingar jag går igenom för Vänsterpartiets räkning kommer emellertid att kunna användas först efter att tillstånd givits. Till detta kommer emellertid också att Rossijskij Tsentr ännu sätter upp vissa restriktioner för hur dokumenten kan utnyttjas. Utöver detta vill jag tillägga att vissa arkivbestånd som jag haft anledning att bearbeta faller utanför min överenskommelse med Vänsterpartiet. Arkivinstitutionen Rossijskij Tsentr chranenija i izutjenija dokumentov novejshej istorii Arkivinstitutionen Rossijskij Tsentr ligger på Pusjkingatan 15 i centrala Moskva. Fasaden pryds av reliefer av de tre giganterna Karl Marx, Friedrich Engels och Vladimir Illitj Lenin. Entrenär anspråkslös. På sedvanligt ryskt Rossijskij Tsentr chranenija i izutjenija dokumentov novejshej istorii. Författaren i förgrunden. Foto: Catarina Björlin. 11

13 vis hindrar gardiner insyn. Men väl inne möter en utställning av dokument ur institutionens arkiv bestånd. Så långt kommer man utan tillstånd. Men därefter måste man ha tillstånd för att kunna passera vakten samt ytterligare tillstånd för att kunna ta del av väsentliga delar av de omfattande arkiv bestånden. Rossijskij Tsentr är en arkiv- och forskningsinstitution som idag utnyttjas av ett stort antal forskare från hela världen. Som så många andra institutioner lider Rossijskij Tsentr av den svåra ekonomiska situationen Ryssland befinner sig i. Men för de av oss från västeuropasom haft möjligheter att arbeta i institutionens samlingar är det en stor förhoppning och näst intill ett krav att denna institution kan fortsätta i sitt viktiga arbete för att bereda möjligheter till forskning kring den internationella kommunismen. Forskarsalen på femte våningen är ljus och relativt modern. Här finns ett stort antal forskarplatser, bokbestånd och en särskild avdelning med läsapparater för att studera mikrofilmat källmaterial. Arkivförteckningarna, skrivna på ryska, är lätt tillgängliga för besökarna. Register över förteckningarna finns uppställda för att man lätt skall kunna orientera sig. Forskarservicen är bra. Personal finns i läsesalen för att bistå när man söker förteckningar och rekvirerar sina arkivalier. Enda nackdelen kan vara, det är min erfarenhet hittills, att just den personalen endast talar ryska, något som ibland kan vålla problem. Å andra sidan finns en vad vi kan kalla bakjour. Arkivvården tycks vara organiserad så att arkivarierna specialiserat sig på de kommunistiska organisationerna efter geografiska områden. Sålunda har jag själv kontakt med en arkivarie som är specialist på arkiven rörande just svenska och i någon mån skandinaviska förhållanden. Dessa arkivarier finns tillgängliga när särskilda problem uppstår och många av dem talar också flera västeuropeiska språk. Till forskarservicen hör att det finns goda möjligheter att kopiera handlingar. Papperskopiorna är dyra även med våra mått mätt. Men möjligheterna att få handlingar kopierade på mikrofilm är bra, till ungefär halva priset för en papperskopia. För att kunna föra ut kopiorna krävs särskilda handlingar, utställda av institutionen. Och för att undvika "missbruk" av de kopior som man köper förs noggranna anteckningar över levererade kopior. Arkivvården Efter mer än fyra månaders forskning i f d Kominterns arkiv kan jag konstatera att arkivvården är förhållandevis bra. Arkivet har varit ett levande arkiv under lång tid. Utomstående har tills för helt nyligen inte haft tillträde till 12

14 arkivet och bestånden förefaller mot den bakgrunden väl bevarade. Gallringar utifrån politiska motiv tycks inte ha förekommit. Arbetet med att ordna och förteckna de stora samlingarna pågår intensivt. Ordnings- och förteckningsarbetet sker emellertid inte efter principer vi är vana vid i den svenska arkivvården. Handlingarna ligger placerade i övergripande fonder med underavdelningar (opis). Inom varje opis ligger dokumenten placerade i fascikelomslag (delo), ordnade efter ämne, placerade kronologiskt. Principer om proveniens och arkivbildningens egen inre struktur och spontana ordning upprätthålls inte. I forskningen kan det mot den bakgrunden ibland vara svårt att finna de handlingar man söker. I arkivhandlingarna finns emellertid ofta hänvisningar som så att säga leder fram mot de dokument man söker. Det är sannolikt ett resultat av att man genom åren haft behov av att snabbt kunna ta fram handlingar. Men å andra sidan konstaterar jag också att man varit mycket försiktig med att gallra och att förteckningarna i regel ger god information om beståndens innehåll. Inom varje fascikel/volym (delo) är handlingarna paginerade. Av pagineringen framgår att handlingar tillförts eller tagits ur volymen. Man ser det genom att handlingarna oropaginerats samtidigt som man bara strukit ett streck över tidigare paginering. Det här sättet att arbeta reser frågor om vad volymerna ursprungligen innehållit, vad som tillförts och vad som tagits bort och placerats på annat håll. Det är ett osäkerhetsmoment i forskningen. Men generellt gäller att arkivförteckningarna ger god information om arkivbestånden. Vi vet naturligtvis inte hur mycket som är förtecknat och tillgängligt via de förteckningar man återfinner i läsesalen. Arkivbestånden Den forskning jag bedriver vid Rossijskij Tsentr i Moskva tar sin utgångspunkt i problem kring den svenska kommunismen under mellankrigstiden med tyngdpunkten lagd på 1920-talet. Det är den period då de kommunistiska organisationerna sökte och prövade sina verksamhetsformer, byggde upp sina organisationer och utvecklade sin ideologi. Det gäller f ö också för Ko min tern. Ännu innan Sveriges Kommunistiska Parti (SKP) antagit namn oc'h stadgar som inordnade partiet som sektion i den kommunistiska världsrörelsen inträdde partiet som medlem i Kommunistiska Internationalen ( 1919). Medlemskapet i sig påverkade arkivbildningen. Som Sektion av Tredje Internationalen ålåg det SKP att hålla Internationalens ledning informerad om den 13

15 V. J. Lenin { ) och J. Stalin ( ) grundare och ledare av Kommunistiska Internationalen Foto: Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. kommunistiska verksamheten i Sverige. Ur arkivsynpunkt har denna organisations- och informationsordning varit mycket gynnsam. Källmaterialet som bevarats är omfattande. I en särskild fond och under särskild opis har man samlat ett arkivbestånd rörande SKP (fond 495 o pis 182). Sviten av handlingar kan liknas vid ett ordinärt partiarkiv. I beståndet, som omfattar 149 enheter ( delos) ingår protokoll av skilda slag, korrespondens, rapporter och promemorior. Här kan man också återfinna pressklipp och sammanställningar av information. Arkivsviten spänner i huvudsak över tiden , men med en påtaglig reducering i omfattning från Det kan vara på sin plats att påpeka att jag i fond 495 opis 182 återfunnit handlingar som rimligtvis, enligt för oss gängse arkivprinciper, borde vara placerade i SKP:s arkiv i Stockholm. Att handlingar av det här slaget återfunnits i samlingarna i Rossijskij Tsentr kan sannolikt förklaras av att SKP enligt uppgift strax före andra världskrigets utbrott förde undan handlingar till Moskva. Avsikten torde ha varit att tillfälligt förvara handlingarna i 14

16 Kominterns arkiv. Handlingarna återfördes aldrig till Sverige utan är nu inordnade i bl a fond 495 o pis 182. Sviten av handlingar i denna fond och opis kompletteras med handlingar placerade i fond 495 o pis 15, det s k Florins sekretariat. I denna samling ligger informationsmaterial från Sverige rörande SKP och svensk politik och omfattar tiden från Det material jag kunnat ta del av ur Florins sekretariat består till stora delar av pressklipp, men här ligger också PM och annat arkivmaterial. Beståndet ger emellertid en viss föreställning om det underlag Kl: s ledning tog in från sina sektioner, vilket sedan lades till grund för hur politiken inom de olika sektionerna skulle utformas. Ä ven i fond 495 o pis 15 har jag återfunnit handlingar i original, som utifrån arkivbildningssynpunkt borde återfinnas i SKP:s arkiv i Sverige. Hit hör bl a SKP:s kongressprotokoll i koncept från Som en väsendig del i den kommunistiska rörelsen i Skandinavien har SKP:s verksamhet också inneburit en arkivbildning på vad vi kan kalla den skandinaviska nivån. På denna nivå ligger arkiven samlade under flera o pis. Den uppdelning som skett i arkivbildningen skall sannolikt ses som ett resultat av att Kommunistiska Internationalen under 1920-talet också utvecklade sina verksamhetsformer. Under 1920-talets första år var den skandinaviska Kommissionen verksam (fond 510 opis 1). Tyska Språkgruppen var under samma tid ett underorgan till Internationalens Exekutivkommitte med uppgift att bevaka de skandinaviska förhållandena (fond 495 opis 18). Under några år i mitten av 1920-talet var den skandinaviska Kommunstiska Federationen verksam (fond 510, opis 1) och från 1926 var skandinaviska Ländersekretariatet den enhet inom Kommunistiska Internationalen som primärt handlade frågor rörande kommunismen i de skandinaviska länderna (fond 495, opis 19, opis 31). Samtliga dessa enheter i Internationalens organisation har varit arkivbildande och innehåller stora bestånd som är av största betydelse för vår kunskap om den svenska kommunismen och dess relationer till Kominterns ledning. I detta sammanhang kan det också finnas skäl att nämna den verksamhet som pågick inom de kommunistiska s k sido- och frontorganisationerna. Den kommunistiska världsorganisationen arbetade för att genomsyra hela samhället med den kommunistiska ideologin och förbereda för världsrevolutionen. Att organisera på olika områden i samhället blev mot den bakgrunden en grundläggande uppgift. Sido- och frontorganisationerna är många. A v de bestånd jag hittills kunnat ta del av vill jag särskilt nämna Kommunistiska Ungdomsinternationalens arkiv i de delar som rör de kommunistiska ungdomsorganisationerna i Sverige (fond 533, opis 3, opis 10). Utifrån 15

17 mina forskningar kring svensk kommunism under 1920-talet visar sig den kommunistiska ungdomsorganisationen i Sverige ha haft en viktig roll. Sveriges Kommunistiska Ungdomsförbund (SKU) var en pådrivare på partiet och i de kriser som Sveriges Kommunistiska Parti genomgick under 1924 och 1929 framstår SKU också som ett instrument för Kommunistiska Internationalens ledning i den kamp om beslutsordning och organisationsstruktur som motsättningarna i grunden kom att gälla. Det källmaterial jag kunnat ta del av visar att ungdomsorganisationen haft en mycket viktig roll i maktkampen inom SKP och mellan SKP och Internationalen. Här utgör de båda konflikterna som ledde till splittring av partiet höjdpunkter i motsättningarna. I övrigt kan jag konstatera att även vad gäller SKU är arkivbestånden i fond 533 opis 10 omfattande, med ett innehåll som vi kan återfinna i en ordinär ungdomsorganisations organisationsarkiv. Det finns anledning att här också nämna den särskilda arkivbildning som finns rörande de svenska kommunistiska kvinnornas verksamhet. I min forskning har jag endast haft anledning att bearbeta arkivbestånd rörande kvinnorna kring 1920-talets början, men så vitt jag kan bedöma finns här förutsättningar för att placera in de kommunistiska kvinnornas verksamhet i ett större vetenskapligt perspektiv (fond 507, opis 2-3). Fackföreningarnas stora roll Inom den kommunistiska rörelsen har fackföreningarna alltid haft en stor betydelse som basorganisation. Hur de kommunistiska partierna arbetat inom fackföreningsrörelsen har bl a berott på hur starkt det socialdemokratiska inflytandet varit bland de fackligt anslutna arbetarna. I Sverige har Landsorganisationen med sitt nära samarbete med Socialdemokratiska Arbetarpartiet dominerat inom fackföreningsrörelsen. De försök som gjordes inom Sveriges Socialdemokratiska Vänsterparti, senare SKP, för att vinna inflytande i fackföreningsrörelsen mynnade ut i några organisationsförsök i slutet av 1910-talet och början av 20-talet. Fackliga Propagandaförbundet bildades 1919 som ett försök att samla oppositionen inom fackföreningsrörelsen. De tidiga försöken misslyckades emellertid, men under senare delen av 1920-talet ökade kommunisterna sitt inflytande inom fackföreningsrörelsen. Den s k Enhetskommitten fungerade åren som en sammanhållande kraft för oppositionen inom svensk fackföreningsrörelse. Den upplöstes 1929 i anslutning till den djupa konflikten inom SKP. I början av 1930-talet försökte man från kommunistiskt håll koppla nya grepp för att nå inflytande i fackföreningsrörelsen genom den 16

18 s k cellbildningsverksamheten och genom att konstitutera Röda Fackoppositionen (RFO) som organisatorisk bas för att vinna arbetarna för kommumsmen. Den här verksamheten ägde rum i nära samverkan med den kommunistiska ledningen i Moskva- verksamheten i Sverige speglas väl i Röda Fackföreningsinternationalens (RFI) arkivbestånd (fond 534, opis 1, 2 och 7). Materialet är omfattande, jag har hittills hunnit ta del av protokoll och en del underliggande serier fram till1929. Här återstår alltså mycket att göra. Den kommunistiska politiken inom fackföreningsrörelsen i samverkan med RFI och Internationalens ledning förefaller mig vara mycket viktig mot bakgrund av de stora konflikterna på arbetsmarknaden under 1930-talet, händelserna i Ådalen och de mycket starka motsättningar som fanns inom den svenska fackföreningsrörelsen mellan socialdemokrater och kommunister. Vad beträffar de speciella frontorganisationerna, Röda Sportinternationalen, Röda Hjälpen, Internationella Arbetarhjälpen och många andra, har forskningen ännu inte börjat. Ett undantag utgör här frågorna kring arbetarsporten och den kamp som fördes mellan borgerlig och proletär idrott. 2 I det förberedande arbetet har jag emellertid kunnat konstatera att arkivbestånden tycks väl bevarade. Så har jag bl a kunnat se hur man från kommunistiskt håll försökte bygga upp Röda Sportinternationalen (fond 537, opis 1-2) med sektioner för att vidga sitt inflytande bland arbetarna. Syftet var att nå ett bredare stöd för kommunismen inom arbetarklassen. Internationalens Exekutivkommitte och Presidium I enlighet med Kommunistiska Internationalens beslutsprocess fattades de avgörande besluten av Internationalens Exekutivkommitte, Internationalens verkställande utskott. Med en sådan beslutsordning är det av största betydelse att kunna ta del av protokoll och handlingar från Internationalens ledning. Beslutsprocessen är lång och komplicerad, det är inte möjligt att här precisera alla de verkställande organ som påverkat besluten. Exekutivkommittens sekretariatsprotokoll har jag kunnat ta del av i de delar som rört min forskning (ex fond 495, opis 18). Men i enlighet med det avtal jag har med Vänsterpartiet har jag förberett det fortsatta arbetet genom att ta del av arkivförteckningar och- i förekommande fall- befintliga register. 2. Pålbrant, Rolf, Arbetarrörelsen och idrotten (Uppsala 1977). 17

19 18 Nikolaj Bucharin ( } ledande ideolog i Kommunistiska Internationalen under 1920-talet med nära förbindelser med de kommunistiska partierna i Skandinavien. Avrättad Foto: Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek.

20 De protokoll jag kunnat ta del av från Internationalens högsta beslutande nivå utgörs av beslutsprotokoll Enligt uppgifter finns diskussionsprotokollen bevarade. Jag har emellertid ännu inte haft möjligheter att ta del av dem. I det här sammanhanget är det också av stor betydelse att kunna ta del av underlaget till de beslut som fattas av de högsta beslutande instanserna. Så vitt jag kunnat bedöma har underlag tagits fram och bearbetats i en lång process som tagit sin början med information från svensk sida, bearbetning på olika nivåer i Internationalens beredande organ och av en rad ledande personer, som Otto Wille Kuusinen, Nikolaj Bucharin, Grigorij Zinovjev, Karl Radek och många andra. Till detta kommer att svenska kommunister också varit involverade i denna process- Zeth Höglund, Karl Kilbom, Hugo Sillen, Sven Lasse Lindroth bland flera. Man skall sannolikt ses denna process som en kollektiv arbetsprocess - vem som inspirerat till vad är svårt att avgöra när Internationalens ledning i processens slutskede fastställde det beslut som skulle gälla. Men på den punkten föreligger ett arkivtekniskt problem. Såvitt jag kunnat bedöma har man skilt underlaget från protokoll- men, det vill jag gärna framhålla, det kan också vara så att underlaget ligger som bilagor till diskussionsprotokoll, vilka jag alltså ännu inte haft möjligheter att ta del av. Till frågorna om sekretessen Rossijskij Tsentr är ett öppet arkiv, när man väl en gång fått erforderliga tillstånd att ta del av handlingarna. Men ännu är arkivsviter hemligstämplade och tillgängliga först efter ytterligare tillståndsprövning. Den stora svit av persondossieer som finns i Kominterns arkiv är öppen endast om man har efterlevandes tillstånd att ta del av handlingarna. I den mån efterlevande inte finns är dossieerna hemligstämplade i 75 år efter personens bortgång. Persondossieerna är, så vitt jag kunnat förstå, inte förtecknade. Man beställer dossieerna i den sökta personens namn. De ledande svenska kommunister jag sökt i detta arkivbestånd är alla representerade i dossiersystemet. Vidare har det hittills inte varit möjligt för mig att få ta del av de handlingar som rör Kommunistiska Internationalens Budgetkommission. Kommunistiska Internationalens ekonomiska roll i respektive partiers verksamhet är självklart av största vetenskapliga intresse. Här kan vi bara avvakta tills kommissionens handlingar släpps för seriös forskning i den kommunistiska världsrörelsens historia. 19

21 Forskningen i Kommunistiska Internationalens arkiv har bara börjat. Och det finns stora behov av att tillfälle ges att fullfölja det nu pågående arbetet som i sin tur ger uppslag till fortsatt forskning. Den forskning som bedrivs kring problem rörande den kommunistiska världsrörelsen, av mig själv och av norska och danska kollegor kan sägas utgöra en del i den stora satsning som nu görs för att vidga vår kunskap på området. För att informera om verksamheten utkommer sedan en tid tillbaka tidskriften The International Newsletter of Historical Studies of Comintern, Communism and Stalinism. Published by The European W orkshop of International Historical Research on Comintern, Communism and Stalinism, som kan erhållas genom prenumeration. Tidskriften ges ut i Aachen i Tyskland under ledning av bl a Dr. Bernhard H. Bayerlein. Jag vill varmt tacka alla de institutioner och projekt som givit mig ekonomiska förutsättningar att bedriva forskningar i Moskva. Svenska Institutet, Stockholm, Kungl. Vitterhets Historie o. Antikvitetsakademien, Stockholm, forskningsprojektet Arbetarrörelsen och Språket, lnstitu tionen för Litteraturvetenskap, avd. för Retorik, Uppsala, Centrum för Idrottsforskning, Stockholm, Svenska Metallindustriarbetareförbundet, Svenska Byggnadsarbetareförbundet, Svenska Transportarbetareförbundet, Nämnden för Enskilda arkiv, Riksarkivet, Stockholm och Rektorsämbetet, Stockholms Universitet. 20

22 Modell för gallring av ADB-system- metod och tillämpning ERIC DEGROA T Inledning Gallring av ADB-system, i sin helhet eller delvis, ställer särskilda krav på de individer som skall arbeta med sådana ärenden på myndigheter och hos tillsynsmyndigheten. Det finns ett stort antal typer av ADB-system inom både statsförvaltningen och på den enskilda sidan. Förutom generella personaladministrativa och ekonomisystem som kan vara gemensamma för flera myndigheter, finns det som bekant ett antal andra system av varierande omfattning och karaktär. Drifts- och produktionssystem, lagerhållningssystem, kommunikationssystem, transportsystem är bara några ex e m p el. Därutöver finns det oftast ett stort antal ADB-register som även måste tagas med i hanteringen då dessa register i många fall innehåller värdefulla uppgifter utöver det att de kan innehålla allmänna handlingar. Hos Posten exempelvis finns det register som kan vara av intresse för bland annat forskare inom området arbetsskador. Andra register av kanske mindre intresse är frånvaroregister med statistik över orsaker, register över portkoder m m. Vidare finns det ytterligare en komplikation. Många större myndigheter och affärsverk utvecklar egna system med lokala och regionala applikationer av varierande storlek vilket omöjliggör generella gallringsföreskrifter som i fallen SLÖR och System-S. Till detta skall man lägga det faktum att systemen i många fall är sammanknutna med andra system inom ett större nätverk där information ständigt vandrar mellan de olika ADB-systemen. Ett sådant exempel är Postens personaladministrativa system PA-BAS. Inom PA-BAS finns det fyra "delsystem" varav två arbetar på regional och lokal nivå, och två arbetar på den centrala nivån. Information som finns i ett delsystem bearbetas i ett annat för att sedan sändas tillbaka i en ny, bearbetad form. I det delsystem vari bearbetningen sker lagras egentligen ingen information annat än under den korta tid bearbetningen sker. Till detta finns det ett antal applikationer som utvecklas efter varje användares särskilda behov. 21

23 Få myndigheter, oavsett storlek och omfattning på ADB-användningen, har överblick över vilka system som är i drift och vilka som har varit i drift. I regel begränsar sig överblicken till den förteckning över personregister på ADB som myndigheten skall upprätthålla i enlighet med datalagens 7. Vidare skall det finns beskrivningar över de register som förs med hjälp av ADB enligt sekretesslagen 15:11. Dessa är dock sällan fullständiga. Bakgrund IDS 1991:77, "SJ, Televerket och Posten- bättre som bolag?", redogörs det för förutsättningarna för en bolagisering av nämnda affärsverk. I utredningen diskuteras frågor om förutsättningar för och krav på konkurrensutsatthet för att det skall anses förenligt med den avmonopolisering som en bolagisering måste innebära. Till skillnad från privatiseringspropositionen där dessa verk inte nämndes av ovannämnda anledning, ansågs det i DS 1991:77 nu finnas förutsättningar för en bolagisering. Vad gäller Posten nämndes City Mail som exempel på en möjlig konkurrent. 1 Med anledning av denna utredning bildades det den 11 februari 1992 en arbetsgrupp med representanter både för Posten (koncernstab kansli och juridik, Dokumentadministration) och Riksarkivet. Målet med gruppens arbete var att driva igenom och lösa viktiga arkivfrågor inför den förestående bolagiseringen. När ett affärsverk bolagiseras innebär det att det samtidigt upphör som myndighet. A v denna anledning skall verkets arkiv levereras till arkivmyndighet inom tre månader. Detta innebär för bolaget att det blir oerhört svårt, om inte omöjligt, att bedriva sin verksamhet. För att lösa problemet får det nybildade bolaget låna handlingar från arkivmyndigheten, men för att ett sådant lån skall kunna godkännas ställs vissa krav. Bland annat att arkivet skall vara ordnat, förtecknat och gallrat. Utöver detta skall arkivet hållas förvarat i av arkivmyndigheten granskade lokaler. 2 Förutom dessa krav, som i sig får anses som arkivproblem för många myndigheter, finns det ett flertal praktiska frågor som måste lösas. En av de större frågorna för en myndighet som Posten är hur man skall hantera de många ADB-systemen. l. Konkurrensutsattheten har även påvisats i postlagsutredningen där man talar om teknisk konkurrens (telefax, datakommunikation m m), distributionskonkurrens och mediakonkurrens. SOU 1993:9 sid 75ff. 2. För ytterligare läsning om bolagiseringsproblematiken hänvisas till Arkiv, samhälle och forskning 1992:1, "Arkivperspektiv på bolagisering av myndigheters verksamheter" av Bo Rundberg. 22

24 Liksom för pappershandlingar skall även ADB-systemen vara ordnade, förtecknade och gallrade. Att göra en gallringsutredning för vart och ett av systemen ansåg man redan tidigt vara en omöjlighet med tanke på vilka resurser detta skulle ta i anspråk. Därför var det synnerligen angeläget att utarbeta en modell, eller handlingsplan, som skulle kunna förenkla den enorma hanteringen av vad gruppen inledningsvis trodde vara omkring hundra system. Under sommaren 1992 utarbetades det en modell. Modellen skulle uppfylla vissa grundläggande krav innan den kunde tagas i bruk. Först och främst måste den vara effektiv och lättfattlig. Vidare måste de olika stegen i modellen knyta an till det regelverk som styr myndigheters arkivbildning och arkiv, främst tryckfrihetsförordningen och arkivlagen med följdförfattningar. Vidare ansågs det vara av vikt att den gick att applicera på både stora och små myndigheter och att den skulle kunna användas även vid gallring inom större system. Avslutningsvis skulle modellen kunna användas oavsett typ av ADB-system. Utöver detta ansågs det vara särskilt angeläget att tillräcklig dokumentation skulle bevaras för varje system som passerade modellens olika etapper, oavsett om de gallrades i sin helhet, delvis eller bevarades i sin helhet. Metoder för hur man skall kunna angripa detta har alltid varit angelägna. Olika metoder och modeller har tidigare prövats, men med mindre framgång. En stor risk när man arbetar med gallring i ADB-system är att mycket information går förlorad för framtiden. Det har visat sig att de metoder som hittills använts saknat det i denna modell så viktiga första momentet, nämligen insamlaodet av systembeskrivningar. Vidare har arbetet inte skett i så nära samarbete med arkivmyndigheten såsom i fallet Posten som närmare beskrivs nedan. Det har visat sig att det endast är de större systemen som finns med varför informationen i mindre system och applikationer gått förlorad hos de myndigheter som tidigare försökt sig på en effektivisering. För myndigheten har effektiviseringen legat i att redovisa så få system som möjligt. Syftet är att nedan redogöra för de olika stegen i modellen och där knyta an till aktuelllagstiftning och föreskrifter. Vidare följer en redogörelse över hur den har fungerat i praktiken hos Posten och därefter följer en kort redogörelse för hur den kan tillämpas vid gallring inom ett ADB-system. Metod och Modell För att kunna styra arbetet med modellen bör det ske inom ramen för ett projekt. Därigenom blir det samma personer som arbetar med materialet, vilket är en förutsättning för att bedömningskriterierna skall överensstäm- 23

25 ma vid arbetet med de enskilda systemen. Ännu en anledning till varför arbetet bör bedrivas inom ramen för ett projekt är att många av de bedömningar som görs enligt modellen kräver särskilda kunskaper då det gäller tolkningar av bl a lagtexter. Vidare bör arbetet bedrivas i nära samarbete med arkivmyndigheten om modellen tillämpas på den statliga sidan, i synnerhet som det rör sig om tolkningar av föreskrifter som meddelats av Riksarkivet. Modellen (se figuren) består av ett antal led, eller steg, där varje led kräver sin bedömning innan man kan gå vidare till nästa. Inom modellen lämnas förslag till vem eller vilka som bör arbeta med frågorna. Grovt sett ser de olika leden ut som följer: - Inventering - Allmän handling? -Gallring enligt RA-FS 1991:6 - Gallringsutredning För varje led lämnas det utrymme för olika bedömningar och lösningar vilket leder till nya led i modellen. Inventering Första steget i modellen är att genomföra en totalinventering över samtliga ADB-system, applikationer, delsystem och register som är i drift hos myndigheten. I somliga fall kan det vara nödvändigt att inkludera sådana system som tagits ur drift om ingen gallringsutredning företagits tidigare. Antalet ADB-system skiljer sig naturligtvis från en myndighet till en annan, men oberoende av storlek på de system som finns eller antalet system, måste alla system fångas upp i denna första inventering. Inventeringen som sådan innebär att en s k systembeskrivning sammanställs för varje system. Häri ingår även applikationer, delsystem och register av skilda slag. I fortsättningen kommer dessa applikationer, delsystem och register att ges benämningen system. De systembeskrivningar som sammanställs skall, för att de skall fylla sin funktion, innehålla ett antal fasta rubriker. Avsikten är att de skall utgöra kortfattade beskrivningar på ett fåtal sidor beroende på typen av system. Beskrivningen bör innehålla följande uppgifter: - Översiktlig beskrivning: Häri ingår uppgifter om systemets ändamål, en historik över systemet. Sambandet till andra system skall också dokumenteras. Om uppgifter hämtas från andra system skall även detta redovisas. 24

26 Vidare bör eventuella föregångare till systemet medtagas för att skapa en helhetsbild över systemutvecklingen. - Redogörelse för innehåll: Uppgifter om innehåll och typ av bearbetningar som sker skall medtagas i beskrivningen. Typ av utdata, exempelvis statistik, skalllikaså dokumenteras. - Systemuppbyggnad: Struktur och uppbyggnad skall redovisas. Är systemet exempelvis modulärt uppbyggt, och i så fall hur. Funktionerna hos de olika delarna skall också beskrivas. - Tekniska data: Operativsystem, frågespråk, relationsdatabas, databashanterare etc är tekniska uppgifter som skall finnas med i beskrivningen. Maskinvaran skall också beskrivas. I stort sett kan man jämföra de krav som här ställs på en systembeskrivning med de krav Riksarkivet ställer på systemdokumentation för system i drift (Riksarkivets författningssamling 1991:3 7 "Dokumentation"). Skillnaden är att man i systembeskrivningarna inte behöver gå in på djupet såsom krävs av den vanliga systemdokumentationen. Har myndigheten redan en befintlig systemdokumentation enligt Riksarkivets krav (vilket myndigheten skall ha!) kan den fungera som systembeskrivning. Tanken är dock att beskrivningarna skall vara lätthanterliga och på ett lättbegripligt sätt ge läsaren den information som krävs för att förstå systemets ändamål, få grepp om informationsinnehållet, uppgift om bearbetningar, tekniska data etc. Vidare är det väsentligt att kopplingarna till andra system redovisas för att få den helhetsbild som krävs för att kunna gå vidare i modellen. För att försäkra sig om att rätt uppgifter lämnas, och att de är tillräckliga, bör de som arbetar med modellen gå ut med klara direktiv om hur systembeskrivningen skall se ut. Detta är viktigt med tanke på det merarbete som krävs om man i efterhand måste införskaffa kompletteringar. Att man måste gå ut i efterhand är ändå ofrånkomligt, men detta kan minimeras genom att man bifogar ett exempel på hur en systembeskrivning kan se ut. Om man inte vill gå ut med det kan en förtryckt blankett med färdiga kryssfrågor vara ett alternativ. Ansvaret för att systembeskrivningarna sammanställs bör ligga på dem som arbetar med systemen. Systemansvarige eller systemägaren är i sammanhanget en lämplig person. I regel känner dessa till de uppgifter som begärs in vilket underlättar. Färdigställd systemdokumentation finns i regel redan hos myndigheten vilket innebär att det är mest en fråga om att plocka de uppgifter som krävs från den befintliga dokumentationen. Grafiska modeller finns också vilket bör bifogas systembeskrivningen. 25

27 DOKUMENTATIONEN AV POSTENS ADB-SYSTEM INFÖR BOLAGISERINGEN- ÖVERSIKT- Ansvar Systernigare Inventering- Systembeslaivning till SK-D före 31 dec-92. SK-D /Riksarkivet Dito SK-D meddelarresp arkivbildande enhet (=användare) SK-D SK-D/ systemägare Riksarkivet Arldvbildande enheter ellersystemägare (om övergripande system utanlokala anpassningar) Dito Dito Ompll~p i ntcirlcllrlilld('t.l ci"' tum,.kopicruhd.ablsm.. C Uri~.U..pps<lt<dt. Kommentar: Ovanstående figur användes av Posten vid deras arbete med modellen inför bolagiseringen. Vad gäller kolrunnen "ansvar" ger denna en aning om hur arbetet kan läggas ut avseende ansvarsfördelningen vid de oli.i<a leden i modellen även hos andra myndigheter. (SK-D; koncernstab kansli juridik, dokumentation). 26

28 Ytterligare ett syfte med systembeskrivningarna förutom att de skall utgöra underlag för att kunna ta sig vidare i modellen är, att man i de fall ett system visar sig inte innehålla allmänna handlingar, eller att ett system kan gallras i sin helhet i enlighet med RA-FS 1991:6 (Riksarkivets föl-eskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse), så kommer systembeskrivningen att finnas bevarad för eftervärlden. Den information som då finns bevarad i form av systembeskrivningar ger en god bild av myndighetens verksamhet och utveckling inom ADB-området. Det kan inte nog understrykas vikten av att samtliga system finns med i denna första inventering, oavsett om somliga system betraktas som "mindre viktiga". Allmän handling eller ej? Efter hand som systembeskrivningarna inkommer skall en första bedömning av systemen göras utifrån beskrivningarna. F rågan är vilka system innehåller allmänna handlingar och vilka system kan rensas. En sådan bedömning måste naturligtvis göras av individer med goda kunskaper i tryckfrihetslagstiftningen vilket är ytterligare en anledning att knyta arbetet med modellen till en särskild projektgrupp. Vad gäller detta led i modellen bör bedömningarna ske i samråd med arkivmyndigheten. Det är framförallt tryckfrihetsförordningens 2 kapitel 9 (TF 2:9) som är intressanta i sammanhanget. TF 2.9 "Hos myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning, dock ej till den del som tillfört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän, såvida den icke tages om hand för arkivering." I kommentaren till arkivlagen skriver Lennart Lundquist att "handling som anges i 2 kap. 9 andra stycket TF skiljer sig från dem som anges i första stycket samma paragraf. Andra stycket reglerar hanteringen av handlingar som utgör förstadier till en definitivt utformad handling och som brukar benämnas mellanprodukter - hit räknas utkast och koncept till myndigheters beslut och skrivelse och annan därmed jämställd produkt som ej har expedierats, vidare andra kladdar och utkast i olika stadier av bearbetningar 27

29 som är avsedda att omarbetas, korrektur som skall granskas och s k råtabeller, som används vid framställning av statistik. Häri innefattas även upptagningar för ADB som utgör osjälvständiga led i en pågående bearbetning av data. " 3 Alf Bohlin, som följer samma linje som Lundquist, gör en jämförelse med TF 2.7 där krav ställs på att handlingen skall ha ärendeanknytning. 4 Utgår man från de tolkningar som beskrivits ovan finns det förutsättningar för att rensa vissa ADB-system som sådana system som inte innehåller allmänna handlingar. Definitionen "osjälvständiga led i en pågående bearbetning" kan utgöras av olika typer av styrtabeller och kommunikationstabeller inom större system. Vidare kan det vara system som enbart innehåller kommunikationstabeller och styrtabeller. Dessa kan också utgöra osjälvständiga led i en pågående bearbetning. Vilka typer av system som faller in under denna definition beskrivs närmare nedan. Det kan vara på sin plats att här definiera vissa begrepp som återkommer i texten. Vad anses med upptagning? Hur passar "inkommen till" och "upprättad hos" in på upptagningar? Bohlin har i sin bok "Allmänna handlingar" försökt reda ut begreppen. I TF 2.3, första stycket, talas det om "upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel". Handlingen, i detta fall upptagningen, är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF 2.6 eller TF 2.7 är att anse som inkommen till myndigheten eller upprättad hos myndigheten eller, i annat fall, enligt TF 2.9 tagits om hand för arkivering. Förvarad är upptagningen om den är "tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas" (TF 2.3). Inkommen är en upptagning när annan gjort den tillgänglig för myndigheten på sätt som anges i TF 2.3, dvs när den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Upprättad är en handling som har expedierats eller när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Inget av detta stämmer in på en ADBupptagning. Läser man vidare under samma paragraf, dvs TF 2.7, skall en handling anses upprättad om det rör sig om diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som föres fortlöpande, när handlingen färdigställts för anteckning eller införing. Att avskilja gränserna mellan ADB-upptagningar kan också vålla problem. 3. Gränström/Lundquist/Fredriksson "Arkivlagen - bakgrund och kommentarer", Göteborg 1992, sid Bohlin, A "Allmänna handlingar", Stockholm 1988, sid 183f. 28

30 Skall alla på ett teknikberoende medium förekommande uppgifter ses som en upptagning eller kan de utgöra flera upptagningar? Bohlin använder definitionen som följer; "Varje konstellation av sakligt sammanhängande uppgifter bör... ses som en upptagning för sig". 5 Varje posttyp i exempelvis ett register skulle sålunda betraktas som en upptagning. Vad som skall betraktas som inkommen och förvarad vad gäller ADB-upptagningar står som sagt att läsa i TF 2.3 och 2.6. Man har genom definitionerna ovan åstadkommit en samordning mellan de två begreppen, förvarad (hos myndigheten) och inkommen (till myndigheten). Enligt TF är sålunda en upptagning att betrakta som en allmän handling så fort den gjorts tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med hjälp av tekniskt hjälpmedel. 6 Undantag är den typ av upptagning som beskrivs i TF 2.9. Genom att tillämpa TF i den form det tolkats av både Lundquist och Bohlin visar det sig vid närmare granskning av ADB-system hos myndigheterna att många system inte innehåller allmänna handlingar och att de därför inte behöver bli föremål för en gallringsutredning. Det bör dock påpekas att detta inte är en anledning till att i sin helhet rensa ut dessa system. De flesta system innehåller nämligen både allmänna handlingar och sådana handlingar som inte är allmänna. Om så är fallet måste man gå vidare till nästa led i modellen. Skulle det dock visa sig att systemet inte innehåller några allmänna handlingar alls får myndigheten avgöra vad som skall göras med systemet. Innan man beslutar sig för något skall vissa saker tagas i beaktande. I arkivlagens 3 talar man om att arkivet är en del av det nationella kulturarvet. I RA-FS 1991:13 kap 2 förtydligas detta då man talar om att myndigheten skall, utöver de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet, arkivera sådana handlingar som avses i TF 2.9, om de kan anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättsskipning, förvaltning eller forskning. Det är därför viktigt att myndigheten fattar ett beslut om arkivering av system som är av sådan betydelse, även om systemet endast innehåller s k mellan produkter. Kopplingar till andra system kan vara av intresse i sammanhanget. Oavsett vad som sker i detta led av modellen kommer systembeskrivningarna alltid att finnas kvar för att ge en bild av vilka system som har varit i drift hos myndigheten. 5. Bohlin, A "Allmänna handlingar", Stockholm 1988, sid 64ff samt Prop 1975/76:160 om nya grundlagsregler angående allmänna handlingars offentlighet, sid Bohlin, A "Allmänna handlingar", Stockholm 1988, sid 118 f. 29

31 Gallring enligt RA-FS 1991:6 (Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) I enlighet med RA-FS 1991:6 skall myndigheten gallra ut allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallringen får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för såväl rättsskipning, förvaltning och forskning. Gallring enligt RA-FS 1991:6 kan även tillämpas på ADB-upptagningar då handlingsbegreppet innefattar både konventionella handlingar och "teknikberoende" handlingar. Utifrån systembeskrivningar skall myndigheten ta hänsyn till ovanstående innan beslut fattas om gallring eller bevarande eller om systemet faller in under definitionen "tillfällig eller ringa" och därmed övergår till nästa led i modellen. Är föreskrifterna tillämpningsbara skall gallring ske efter frist eller tidpunkt som fastställs av myndigheten. Man skall dock uppmärksamma att systemet inte gallras ut innan - föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll slutförts - tidsfrist för revision och preskription har gått ut och - betydelsen från rättslig synpunkt eller för styrkande av rättigheter och skyldigheter har upphört. I de allmänna råden som finns under andra paragrafen återges exempel på sådana handlingar som skall gallras i enlighet med RA-FS 1991:6. Handlingstyper av denna art återfinns bl a inom områdena personal- och ekonomiadministration, upphandling och materialförvaltning. Vidare nämns det att handlingarna kan vara lagrade på olika typer av databärare, såsom papper, mikrofilm och magnetband. Fler exempel på handlingar som kan gallras lämnas i bilagan till den andra paragrafen. Exempel på allmänt förekommande handlingar är övertaliga kopior och dubletter, handlingar som inkommit för kännedom, inkomna eller upprättade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som inte är av betydelse för sökning i arkivet, teknisk dokumentation som inte längre behövs för förståelsen av andra handlingarluppgifter eller sambanden mellan dessa m fl handlingstyper. Vid gallring av och i ADB-system bör man särskilt uppmärksamma de sistnämnda exemplen, register, liggare, listor och "andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit för att underlätta myndighetens arbete... ". Många system 30