Policy för extern kommunikation, service och tillgänglighet i Sollentuna kommun, remissyttrande

Transkript

1 5

2 Tjänsteutlåtande Anna Hann von Dorsche Kommunikatör Sidan 1 av Dnr 2011/232 VON.015 Vård- och omsorgsnämnden Policy för extern kommunikation, service och tillgänglighet i Sollentuna kommun, remissyttrande Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden överlämnar bilaga 1 till tjänsteutlåtande som sitt svar på remissen Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun. Sammanfattning Integrations- och kommunikationsberedningen har tagit fram förslag till en ny policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun. Policyn ersätter nu gällande Informationspolicy och Service- och tillgänglighetspolicy. Samtliga nämnder, däribland vård- och omsorgsnämnden, har fått möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Kommunikatör Bilaga 1: Yttrande över förslag på ny policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun Bilaga 2: Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun Beslutsexpediering: Akt Förvaltningschef Magnus Widén Vik. avdelningschef för stöd och utveckling Eva Arvidsson Kommunikatör Anna Hahn von Dorsche Kommunledningskontoret Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

3

4 Bilaga 1 Anna Hahn von Dorsche Kommunikatör Sidan 1 av Dnr 2011/232 VON.015 Kommunledningskontoret Yttrande över förslag på ny policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun Sollentuna kommun har tagit fram ett förslag på en policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service. Samtliga nämnder, däribland vård- och omsorgsnämnden, har fått möjlighet att lämna synpunkter på förslaget innan kommunfullmäktige väntas ta beslut. Vård- och omsorgsnämnden anser att Sollentuna kommuns policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service är ett bra underlag för en god kommunikation med Sollentunas invånare samt med dem som på annat sätt kommer i kontakt med kommunen. Dock finns några förslag på förändringar som syftar till att tydliggöra informationen samt att ge ett bättre helhetsgrepp kring innehållet. Följande förslag på förändringar finns: 5.3 Uttalanden i media I andra meningen står det att det är chefen för berörd enhet som beslutar vilka tjänstemän som ska uttala sig i media. Här bör det tydliggöras att det är förvaltningschefen man syftar på, då det annars kan tolkas som att det är chefen på till exempel ett särskilt boende som ska ta beslut. 4 Viktiga utgångspunkter och 6 kommunens kommunikation Innehållet i punkt 4 bör flyttas över till rubriken "6 Kommunens kommunikation" då mycket av informationen under båda punkterna hänger samman. Se nedanstående text för exempel på detta. Även punkt 4.1 samt 4.6 kan med fördel placeras under rubriken "Kommunens kommunikation". - Både punkt 6.2 och punkt 4.2 handlar om tillgänglighet samt innefattar tekniska lösningar. Dessa kan med fördel slås ihop till en punkt. - Punkterna 6.1, 6.4 och 4.3 handlar om möjlighet för kommuninvånarna att kunna påverka inför beslut samt möjlighet till insyn och dialog. Det skulle bli tydligare, och därigenom lättare att tolka, om dessa punkter slogs ihop. Innehållet i punkt 4.3 bör dessutom förtydligas för att ge en mer konkret bild av hur detta ska hanteras i praktiken. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

5 Bilaga Dnr 2011/232 VON.015 Sidan 2 av 2 Utöver ovanstående förändringsförslag bör felskrivningen i punkt 6.3 justeras. Vård- och omsorgsnämnden

6 1 Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun Antagen av fullmäktige 2011-xx-xx, xx 1 Inledning Sollentuna kommuns kommunikation ska förmedla en trovärdig bild av Sollentuna som en kommun som är bra att bo, leva och arbeta i och en kommun som är en attraktiv arbetsgivare. Kommunikationen ska stärka Sollentuna kommuns identitet. Kommunikationen ska ge invånarna möjlighet att få insyn och information samt att påverka genom att framföra sina synpunkter inför beslut. 2 Syfte Denna policy fastställer hur arbetet med extern kommunikation, service och tillgänglighet ska bedrivas i organisationen samt principer för fördelning och ansvar. 3 Strategi Vi agerar inom följande tre arenor. 1. Kommunal verksamhet 2. Demokrati och inflytande 3. Marknadsföring/profilering 3.1 Kommunal verksamhet Information och dialog inom de områden som rör myndighetsutövning och service på det kommunala området. 3.2 Demokrati och inflytande Medborgardialog ger möjlighet till insyn och påverkan i den politiska beslutsprocessen. 3.3 Marknadsföring/profilering Lyfter fram kommunen och särskiljer den från övriga kommuner till en bredare krets än kommuninvånare. C:\Documents and SeUings\bireri\Local SettingsYTeniporary Internet Files\Content.Outlook\Q3EXJ5UC\Kommunikationspolicy 2011.docx v?

7 v SOLLENTUNA % FÖRFATTNINGSSAMLING 2 4 Viktiga utgångspunkter 4.1 övergripande Sollentuna kommun leds av förtroendevalda. Kommunens kommunikation och information ska återspegla detta. Alla förtroendevalda och tjänstemän i kommunen utför sitt uppdrag som företrädare för och på uppdrag av kommunens invånare. Samtliga har ett ansvar att arbeta med det kominunikativa perspektivet i den dagliga verksamheten och se till att informationen är korrekt. 4.2 Tekniska lösningar Tekniska lösningar ska underlätta kommunikation och information för personer med funktionsnedsättning. 4.3 Kommunikation före och efter beslut Kommunen kommunicerar både före och efter beslut i övergripande ärenden. Före beslut lyfter vi fram konsekvenserna och ger möjlighet för invånarna att lämna synpunkter. Ju större påverkan ett beslut får på våra invånare och ju större grupp som påverkas, desto högre krav ställs det på information och dialog. 4.6 Kommunens grafiska profil Kommunens grafiska profil tillämpas så att det tydligt framgår att Sollentuna kommun är avsändare och stärker Sollentuna som en sammanhållen kommun. 5 Organisation och ansvarsfördelning 5.1 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågorna i Sollentuna kommun. Kommunstyrelsen ansvarar för att tillhandahålla ett kontaklcenter vars uppgift är att omhänderta den första kontakten med kommunens invånare, företag och omvärld. Kommunstyrelsen ansvarar för alt förvalta och utveckla de kommunövergripande kommunikationskanalerna. 5.2 Nämndernas ansvar Varje nämnd ansvarar för information och kommunikation för sin verksamhet. Det innebär bland annat att anpassa sin information utifrån sina specifika målgruppers behov samt att skapa förutsättningar för ett fungerande kontaktcenter och en uppdaterad wcbbplats. C:\Documents and Settings\bireri\Local SettingsYTemporary Internet Files\Content. Outlook\Q3EXJ5UC\Kommunikationspolicy 2011.docx

8 SOLLENTUNA \vjö FÖRFATTNINGSSAMLING Uttalanden I media I första hand är det förtroendevalda som för Sollentuna kommuns räkning uttalar sig i media. Chefen för berörd enhet beslutar vilka tjänstemän som ska uttala sig för kommunens räkning i specifika ärenden. 5.4 Övrigt Kommunikationsaspekten ska ingå i planering inför större beslut, projekt och aktiviteter. Allt vi gör kommunicerar hög kvalitet i kommunens verksamheter och ett professionellt bemötande utgör grunden för en bra kommunikation. 6 Kommunens kommunikation Information och kommunikation från Sollentuna kommun ska vara lyhörd, tillgänglig, öppen, tydlig, snabb och offensiv samt fördomsfri. 6.1 Lyhörd Kommunen ska skapa förutsättningar för invånarnas möjlighet till insyn och dialog. 6.2 Tillgänglig Kommunen ska vara korrekt i kontakten med omvärlden. Språket ska vara lätt att förstå och tekniska lösningar ska underlätta översättning och språkstöd. 6.3 Öppen Öppen. Kommunen ska bidra till kommuninvånarnas och medias intresse och engagemang för den kommunala verksamheten och öka förtroendet för kommunen. 6.4 Tydlig Kommunen är tydlig med vilket utrymme som finns att påverka. Om kommunikationen syftar till att informera eller om det finns möjlighet att påverka inför beslut. 6.5 Snabb och offensiv Kommunen ska agera snabbt och helst ligga steget före både när det gäller positiva händelser och för att undvika osaklig publicitet och osaklig ryktesspridning. 6.6 Fördomsfri Kommunen ska i text och bild alltid sträva efter att spegla kommunens mångfald. C:\Documents and Settings\bireri\Local SettingsYTemporary Internet Files\Content.Outlook\Q3EXJ5UC\Kommunikationspolioy 2011.docx V,

9 ästl SOLLENTUNA ^ FÖRFATTNINGSSAMLING A 7 Kommunens service och tillgänglighet Den som tar kontakt med kommunen har en självklar rätt att få upplysningar och vägledning och ska mötas av en serviceinriktad attityd. Alla som söker kontakt med kommunen ska bemötas på ett rätlssäkert och likvärdigt sätt. Frågor till kommunen ska besvaras i samma kanal som frågan ställts i om inget annat önskemål framkommit. Återkoppling ska ske inom max tre arbetsdagar. En bärande tanke i en demokrati är att den som vill, har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar om handlingen inte är sekretessbelagd. Tillgängliggörande av offentliga handlingar genom datateknik och snabb service är därför av yttersta vikt 8 Informations- och kommunikationskanaler 8.1 Kommunens webbplats Kommunens webbplats ska vara navet för all extern information. Utöver detta använder vi oss av kompletterande kanaler beroende på syfte, budskap och mottagare. 8.2 Kontaktcenter Kontaktcenter är den naturliga knutpunkten för frågor och synpunkter från allmänheten. 9 Ansvarsfördelning vid kris Vid en eventuell kris, när krisledningen är aktiverad, upphör denna kommunikationspolicy att gälla i frågor som är kopplade till krisen. Krisledningen beslutar, utifrån situationen om vem, vad, när och hur information ska lämnas till omvärld och media. 10 Övriga styrdokument Kommunstyrelsen fastställer regler inom området information och kommunikation i enlighet med denna policy. C:\Documents and Settings\bireri\local SettingsVTemporary Internet Files\Content.Outlook\Q3EXJ5UC\Kommunikationspolicy 2011.docx

10 6

11 SOLLENTUNA KOAAMUN Vård- och omsorgskontoret Caroline Jevring Nämndsekreterare Tjänsteutlåtande Sidan 1 av 1 Dnr 2011/233 VON.031 Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens sammanträdestider 2012 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att fastställa sammanträdestider för vård- och omsorgsnämnden och dess arbetsutskott för verksamhetsåret 2012, enligt bilaga 1 till vård- och omsorgskontorets tjänsteutlåtande Sammanfattning Vid nämndens sammanträde den 8 november 2011 beslutades att skjuta upp ärendet till nästkommande sammanträde den 13 december, för att kunna ta hänsyn till budgetprocessen. Förslag till sammanträdestider finns i bilaga 1. Magnus Widén Förvaltningschef Caroline Jevring Nämndsekreterare Bilagor: Förslag på sammanträdestider för vård- och omsorgsnämnden 2012 Beslutsexpediering: Akt Förvaltningschef Magnus Widén Vik. avdelningschef Eva Arvidsson Nämndsekreterare Caroline Jevring Kommunledningskontoret Tryckeriet Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

12

13 SOLLENTUNA KOMMUN Bilaga 1 Vård- och omsorgskontoret Sidan 1 av 2 Dnr 2011/233 VON.031 Sammanträdestider för vård- och omsorgsnämnden Samhällsuppdraget Arbetsutskott Nämnd Handlingar till KLK Tisdag kl Tisdag kl februari kl februari 21 februari kl mars 20 mars Konstituerande nämnd 3 april 17 april Budgetförslag 24 april 15 maj 22 maj 5 juni 14 augusti 28 augusti Årsredovisning Sommaruppehåll 11 september 25 september Resultatprognos (AU-protokoll) 9 oktober 23 oktober 6 november 20 november 4 december 18 december (nämndprotokoll) Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

14 Bilaga Dnr. 2011/233 VON.031 Sidan 2 av 2 Sammanträdestider för vård- och omsorgsnämnden Produktionsuppdraget Arbetsutskott Nämnd Handlingar till KLK Tisdag kl Tisdag kl februari 21 februari kl Årsredovisning april 8 maj Budgetförslag Sommaruppehåll 11 september 18 september Resultatprognos (AU-protokoll) 27 november 4 december (nämndprotokoll)

15 7

16 Tjänsteutlåtande Sida 1 av 1 Dnr 2010/70 VON.710 Vård- och omsorgsnämnden Kvalitetsutmärkelser vid kvalitetsutmärkelsegalan 2012 Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden premierar genomförda insatser genom utmärkelser för brukarnära kvalitet och systematiskt kvalitetsarbete. 2. Vård- och omsorgsnämnden premierar det bästa sammanvägda kvalitetsindexet inom respektive verksamhetstyp i Kvalitetsbarometern. 3. Vård- och omsorgsnämnden utser...till att utgöra bedömningsgruppen. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden arbetar aktivt med att utveckla kvalitetsarbetet, bland annat genom utdelning av kvalitetsutmärkelser. Vård- och omsorgsnämnden har vid tre tillfällen (2009, 2010 och 2011) delat ut kvalitetsutmärkelser vid en årlig kvalitetsutmärkelsegala. Antal och typ av utmärkelser har skiftat något genom åren. Vid kvalitetsutmärkelsegalan 2011 delades det ut utmärkelser för genomförda insatser inom brukarnära kvalitet och systematiskt kvalitetsarbetet, samt för bästa sammanvägda kvalitetsindex inom respektive verksamhetstyp i brukarenkäten Kvalitetsbarometern. Detta upplägg för utmärkelserna rönte uppskattning då det dels fokuserade på faktiskt genomförda aktiviteter/åtgärder och möjliggjorde ett aktivt spridande av goda exempel (utmärkelser för brukarnära kvalitet och systematiskt kvalitetsarbete), dels gav en tyngd åt brukarnas samlade omdöme (utmärkelser för bästa sammanvägda kvalitetsindex). Vård- och omsorgskontoret föreslår att utmärkelserna vid kvalitetsutmärkelsegalan 2012 är oförändrade mot föregående år. Förvaltningschef Pär Westring Kvalitetsutvecklare Expediering Akt Förvaltningschef Magnus Widén Avdelningschef för äldreomsorg Mona Zakeri Avdelningschef för funktionshinder Anette Ceder Vik. avdelningschef för stöd och utveckling Eva Arvidsson Utredare Pär Westring Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

17

18 Tjänsteutiåtande Kalle Brandstedt Utredare Sidan 1 av 2 Dnr 2011/40 VON.710 Vård- och omsorgsnämnden Delegationsbeslut i samband med överprövning av upphandlingen av trygghetslarm och larmmottagning Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att ge förvaltningschefen delegation för samtliga nödvändiga beslut i samband med överprövningsprocessen av upphandlingen av trygghetslarm och larmmottagning Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden beslutade att anta Tunstall AB (org.nr ) som leverantör av trygghetslarm och larmmottagning från och med upphandlingen inkom det anbud från två företag och den andra anbudsgivaren är Caretech AB (org.nr ). I enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling har anbudsgivare som ej tilldelats avtal rätt att få upphandlingen överprövad i förvaltningsrätten. Caretech AB har begärt en överprövning av upphandlingen och därmed påbörjas en överprövningsprocess. Under överprövningsprocessen är det viktigt att vård- och omsorgskontoret kan ta snabba beslut och förvaltningschefen behöver därför delegation från vård- och omsorgsnämnden för att kunna ta de beslut som kan behövas under överprövningsprocessen. Beroende på förvaltningsrättens bedömning kan förvaltningschefen med kort varsel behöva fatta beslut om att genomföra en omprövning av ska-kraven vilket innebär att vård- och omsorgskontoret gör en ny bedömning om företagen uppfyller dessa krav. Om Tunstall AB bedöms uppfylla kraven kan förvaltningschefen även behöva besluta om att fortsatt tilldela företaget avtalet. Om förvaltningsrätten gör bedömningen att Tunstall AB inte uppfyller ställda ska-krav behöver förvaltningschefen ha delegation för att kunna ta beslut att utesluta Tunstall AB och att därigenom förkasta deras anbud, vilket skulle innebära att Caretech AB erhåller avtalet. Förvaltningschefen kan även behöva ta beslut om att avbryta den aktuella upphandlingen och därefter starta en ny upphandling med delvis justerade ska-krav. Sammanfattningsvis föreslår vård- och omsorgskontoret att vård- och omsorgsnämnden beslutar att ge förvaltningschefen delegation för samtliga nödvändiga beslut i samband med överprövningsprocessen av upphandlingen av trygghetslarm och larmmottagning Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

19 Tjänsteutlåtande Dnr 2011/40 VON.710 Sidan 2 av 2 f Förvaltningschef ML i^4^ Kalle Brandstedt Utredare Anette Ceder Avdelningschef för funktionshinder i Mona Zakeri Avdelningschef för äldreomsorg Ål Beslutsexpediering: Förvaltningschef Magnus Widén Avdelningschef Anette Ceder Avdelningschef Mona Zakeri Projektledare Lennart Olausson Utredare Kalle Brandstedt Upphandlingsenheten Akt