BOKNING AV MÖTESRUM OCH CATERINGTJÄNSTER

Transkript

1

2 OM CONCIERGE BOOKING CONCIERGE BOOKING används tillsammans med Microsoft Outlook och är ett program för bokning av mötesrum och hantering av besökare. Med CONCIERGE BOOKING kan du planera för event med rumsbokning, cateringtjänster, fakturering och besökare. CONCIERGE BOOKING hanterar alla aspekter vid bokning av mötesrum, skrivbord, resurser och cateringtjänster för möten. I modulen för hantering av besökare ingår utskrift av besöksbrickor, utökad säkerhet och självregistrering för besökare. BOKNING AV MÖTESRUM OCH CATERINGTJÄNSTER Med CONCIERGE BOOKING är det enkelt att boka mötesrum tack vare det användarvänliga gränssnittet. Bokningsprogrammet eliminerar risken för dubbelbokningar och ger en överskådlig vy över mötesrummen via interaktiva planritningar. Det går lätt att se vilka rum som är tillgängliga och var de finns. Användaren kan också boka catering och andra tjänster. Med programmet CONCIERGE BOOKING kan du begära cateringtjänster för möten från Microsoft Outlook eller mobila enheter. Köket eller andra tjänstleverantörer kan hantera beställningar och hämta produktionslistor via sitt tjänstleverantörsgränssnitt. När catering- eller tjänstbeställningen har stängts kan den ekonomiska informationen exporteras till ett ekonomisystem för bokföring och fakturering. De främsta fördelarna med att använda CONCIERGE BOOKING är det användarvänliga gränssnittet, de praktiska och flexibla möjligheterna och det faktum att systemet körs i Outlook. Faktum är att vi har sparat in en hel dags arbete per månad för en person i kökspersonalen IT-projektledare Thorbjørn Nannberg Danish Crown

3 SKRIVBORDSBOKNING VIA OUTLOOK Med programmet CONCIERGE BOOKING kan skrivbordsbokning ske från Microsoft Outlook, via pekskärmar med planritning eller från mobila enheter. Från Microsoft Outlook kan du enkelt söka efter tillgängliga skrivbord och boka dem för en specifik tidsperiod. På en interaktiv planlösning kan du till och med se skrivbordets placering. SKRIVBORDSBOKNING VIA PEKSKÄRMAR Användare kan boka sitt skrivbord för dagen eller i XX timmar från pekskärmen med planritning. Pekskärmsbokningen kan kopplas till NFC-/RFID-kort.

4 Vi ville ha mötesrumsskärmar som kunde förbättra kommunikationen och användningen av våra mötesrum. Nu kan vi boka mötesrum direkt från skärmarna och det går också att se när det är dags för nästa möte. Skärmfunktionerna är lysande och tack vare Fischer & Kerrn har vi fått en lösning som fungerar precis som vi ville. Senior Project Manager Rasmus Paludan Rambøll A/S Programmet synkroniseras med Microsoft Exchange och fungerar med Fischer & Kerrn s rums skärm och alla surfplattor. Du kan boka rum och förlänga eller avsluta mötestiden för ett pågående möte direkt från skärmarna. Fischer & Kerrns mötesrums-panel får ström genom POE, har LED-ljus som visar status på mötesrummet och NFC/RFID kortläsare. Designet på den digitala mötesrums-panelen kan tillpassas efter kundens egna önskemål.

5 DIGITAL MÖTESRUMSSKÄRM Från den digitala mötesrumspanelen kan du boka, förlänga eller avsluta möten. Mötesrumspanelen kan också användas för att annullera en bokad tid om inga användare anländer till mötet. DIGITAL RECEPTIONSSKÄRM Välkomna besökare på ett professionellt sätt med hjälp av en receptionsskärm som informerar om dagens möten. Programvaran i den digitala receptionsskärmen hämtar bokningar från Microsoft Exchange och visar mötesinformationen på skärmarna. Via programmet går det att visa mötestid, ämne, mötesrum och värd. Användaren kan också att lägga till namn på mötesdeltagare, våningsplan och symboler, till exempel pilar eller trappor.

6 HANTERING AV BESÖKARE Programvaran CONCIERGE BOOKING innehåller komplett programvara för hantering av besökare inklusive enkel registrering av besökare och utskrift av besöksbrickor. Det går att se vem som ska komma, vilka besökare som finns i byggnaden och vilka de är där för att träffa. Du kan konfigurera så många receptioner du vill och visa information för besökare från en specifik reception eller från samtliga receptioner. BESÖKSBRICKOR Med programvaran för hantering av besökare kan användaren skriva ut besöksbrickor med till exempel besökarens namn, företag, värd, wifi-kod, streckkod eller QR-kod. Besöksbrickorna skapas och utformas för varje enskild kund. CONCIERGE BOOKING har gjort enorm skillnad för oss och systemet har blivit en del av vår dagliga verksamhet. Vi har kunnat göra oss av med flera manuella processer i verksamheten. Akademiker Mathis Weidanz Danska läkemedelsstyrelsen

7 VÄRDAVISERING Värden kan få automatiska aviseringar via e-post och/ eller sms när besökare har registrerat sig. REGISTRERING AV BESÖKARE Det är enkelt att registrera och avregistrera besökare med CONCIERGE BOOKING. Besökarna kan antingen registrera sig själva via en självregistreringsenhet eller kontakta receptionspersonalen som registrerar besökare från kontrollpanelen för hantering av besökare. QR KOD Förhandsbokade besökare som har fått en QRkod kan till och med registrera sig genom att helt enkelt skanna QR-koden i receptionen. Avregistrering görs av receptionspersonalen från kontrollpanelen eller genom att besöksbrickan skannas.

8 MOBIL BOKNING Öka medarbetarnas flexibilitet och produktivitet genom att möjliggöra åtkomst och bokning från en smartphone och webbläsare. Programvaran CONCIERGE BOOKING är ett fantastiskt verktyg för organisationer som vill öka sina medarbetares flexibilitet och produktivitet. Med modulen CONCIERGE WEB kan medarbetare skapa och komma åt all bokningsinformation i Microsoft Exchange från sina smartphones och via en webbläsare. BOKNING VIA MOBILA ENHETER Med modulen CONCIERGE WEB går det enkelt att boka mötesrum, skrivbord eller cateringtjänster från mobila enheter. Användarna kan komma åt webbapplikationen från såväl smartphones som surfplattor. Webbapplikationen är kopplad till Microsoft Exchange och alla bokningar visas i användarens kalender i Microsoft Outlook. Programmet stöder alla surfplattor och smartphones.

9 SPECIFIKATIONER Stöldsäker Horisontell eller vertikal montering Går att montera på såväl vägg som glas eller andra ytor. Det finns hållare för: ipad, ipad mini och Samsung Galaxy Tab. Andra hållare kan tillverkas på begäran. FISCHER & KERRN MÖTESRUMS-PANEL MED LED LJUS LIGHTS Fischer & Kerrns 10.1 pekskärm är ett slankt och elegant mötesrums-panel. Mötesrums-panelen får ström via POE och har LED ljus som visar booking status. Den unika NFC teknologi gör det enkelt att identifiera användare och gör det möjligt för användare att kontrolera deras möten med deras NFC-bricka. Mötesrums-panelen kan lätt monteras på både vägg och glas. Mötesrums-panelen finns i svart och aluminium. SELF-REGISTRATION TERMINALS CONCIERGE BOOKING stöder alla Windows-baserade registreringsterminaler. Registreringsterminalerna levereras med pekskärm och/eller tangentbord av standardtyp. En del kunder använder registreringsterminaler med inbyggd skanner och skrivare. Vi samarbetar med företag som tillverkar registreringsterminaler och säljer skrivare, skannrar och etiketter. Vi rekommenderar gärna terminaler, skrivare, skannrar och etiketter som passar dig.

10 OM DANSKA SJÖFARTSVERKET 21 år med danska sjöfartsverket 400 år av sjöfart. Danska sjöfartsverkets ansvarsområde bygger på sjöfartsindustrin och dess villkor, fartyg och besättningsmän. Dessutom har de ansvar för navigeringshjälpmedel i vattnen kring Danmark och i land.

11 CONCIERGE BOOKING PÅ DANSKA SJÖFARTSVERKET Alla medarbetare på danska sjöfartsverket använder CONCIERGE BOOKING för bokning av mötesrum och cateringtjänster. Medarbetarna sparar tid och kan enkelt hitta lediga mötesrum med den storlek, placering, inredning och utrustning som de behöver. Cateringleverantörerna kan också använda programmet för att skapa produktionslistor. På konferenscenterskärmarna visas mötesinformation och användarna kan till och med boka mötesrum direkt från de digitala mötesrumsskärmarna.

12 Fischer & Kerrn utvecklar programvaruprodukter för Microsoft Exchange och Microsoft Outlook. Programvaran bygger på den senaste tekniken och programvaruutvecklingen drivs av våra kunders behov. Vårt huvudkontor ligger i Köpenhamn, Danmark och det är också där allt vårt arbete med programvaruutveckling äger rum. Flera av Fischer & Kerrns konsulter har arbetat med Microsoft Exchange sedan I dag använder över 500 organisationer över hela världen produkter från Fischer & Kerrn. ANDRA PRODUKTER FRÅN FISCHER & KERRN ACTIVESIGNATURE Med ACTIVESIGNATURE för hantering av e-postsignaturer kan du centralisera dina medarbetares e-postsignaturer och därmed styra organisationens visuella professionalism. Du kan administrera e-postsignaturer för Microsoft Outlook- klienten, webbaserad e-post och mobila enheter. Medarbetarnas information kan hämtas till exempel från Microsoft Active Directory. BUSINESSMAIL BUSINESSMAIL är en vidareutveckling för Microsoft Outlook och Microsoft Exchange som gör att medarbetarna inom en avdelning/företagsenhet kan dela e-postmeddelanden och automatiskt delegera e-postmeddelanden till personer med rätt ansvarsområde. Med den unika sökfunktionen i BUSINESSMAIL går det oerhört fort att söka efter e-postmeddelanden i flera olika inkorgar. För ytterligara införmation, kontakta oss eller någon av våra partners: Fischer & Kerrn A/S Trikotagen Artillerivej Köpenhamn Danmark sales@fischerkerrn.com Fischer & Kerrn Ltd. 77 North 4th Street, Fl. 2 Brooklyn, NY USA sales@fischerkerrn.com Norderstedt House James Carter Road Mildenhall Suffolk IP28 7RQ England sales@anders-kern.co.uk Sound and Image Group 61 Easthill Drive Robina QLD 4226 Australia conciergebooking@soundandimage.com.au