Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S) Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M)

Transkript

1 1(12) Plats och tid Lycksele rådrummet, kl ande Övriga närvarande Justerare Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S) Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M) Gunilla Johansson (S) Marie Ahlqvist, enhetschef kundtjänst Peter Persson, koncernchef Storuman Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele Erika Arklöf, energi och klimat projektledare Storuman Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele Marlene Holgersson, verksamhetsutvecklare IT Storuman Hans Nyman, kommunchef Åsele Peter Lindström (S) Egon Persson (Åkl) Lilly Bäcklund Justeringens plats och tid Sekreterare... Paragrafer Marie Ahlqvist Ordförande... Tomas Mörtsell Justerare... Lilly Bäcklund ANSLAG/BEVIS Protokollet från har justerats och justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslag uppsatt den Anslag tas ner den Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Underskrift... Marie Ahlqvist

2 2(12) Lyst 50 Dagens ärenden Föredragninglistan kompletteras med information Landslyst och ärende avtal för scanningtjänster. Ärende, meddelande utgår.

3 3(12) Lyst 51 Dnr Aktuell information Kundtjänst ansvarar för lokalbokningar, fritidsenheten Lycksele från 1 november. Servicen till medborgarna kommer succesivt öka från halvtid till heltid. Från 1 november bemannar kundtjänst Umluspens servicetelefon. Kundtjänst har under året utökat med flera uppdrag från förvaltningar, vilket kan påverka servicegraden till medborgare. 90 procent av samtalen ska besvaras inom 20 sekunder. I september och oktober har servicegraden legat på ca procent vilket kan ses som acceptabelt. Inom ramen för LYST finns ett uppdrag att se över möjlighet till samverkan överförmyndare. I Lycksele Kommun praktiserar en student som läser politiskt kandidatprogram med inriktning på statsvetenskap som kommer att göra utredningsuppdraget. Ekonomicheferna i respektive kommun inom ramen för LYST kommer att diskutera och se över möjligheterna till utökat samarbete med till exempel scanning fakturor, ekonomisystem och personal. De kommer att återrapportera till nämnden. Projekt Landslyst är redovisat och avslutat. Nu begärs kompletterande uppgifter för att kommunerna ska få ej utbetalda projektpengar. Nämnden tar del av informationen och konstaterar att det är ett återkommande problem när det gäller projekt. Gemensam projektplattform eller liknande skulle underlätta dokumentering och arkivering av projekt.

4 4(12) Lyst 52 Dnr Resepolicy och riktlinjer Lycksele och Storumans kommun har tidigare antagit resepolicy i respektive komunfullmäktige. Utgångspunkten är att alla medarbetare ska göra smarta val vid planering och genomförande av möten och resor i tjänsten. Utöver resor med kollektivtrafik har respektive kommun idag ett antal leasingbilar som kan nyttjas samt möjlighet till lån av hyrbilar. För närvarande finns ingen total bild över hur de lånade bilarna används, vilket resulterar i höga kostnader för resor. Storumans kommun använder ett resebokningsprogram som har framtagits i ett projekt med landstinget vilket har lett till en mer samlad bild och samåkning sker i större utsträckning nu än tidigare. Lycksele kommun har en liten enkel lösning för bokning av kommunens egna bilar vilket leder till en mycket begränsad möjlighet till samåkning. För att öka kostnadseffektiviteten, resa miljöanpassat, resa säkert och vara en god förebild för allmänheten måste kommunerna förbättra möjligheterna till samåkning och skapa en ökad efterlevnad av resepolicyerna. Vid nämndens sammanträde beslutades att ta fram underlag för en gemensam policy och riktlinjer för resor i tjänsten. Förslaget till ny policy och riktlinjer grundar sig på att, kundtjänst ansvarar för bokningar av hyrbilar, samt att både Lycksele och Storumans kommun använder resebokningsprogramet Spacetime. Vid nämndens sammanträde beslutades att Lycksele deltar i resebokningsprogramet under En gemensam policy för resor i tjänsten har framtagits och justeringar i riktlinjerna har gjort. Nämnden rekommenderar nuvarande skrivning i policy och riktlinjer. et sänds till Lycksele kommun Storumans kommun

5 5(12) Lyst 53 Dnr Samverkan om e-tjänster Sveriges kommuner och landsting har antagit en strategi för e-samhället som Lycksele kommun och Storumans kommun har ställt sig bakom. Utveckling av e-förvaltning är viktig och små kommuner kan behöva samverka för att komma igång med arbetet. Många kommuner erbjuder idag e-tjänster på den officiella webbplatsen. Tillgängligheten ökar och medför service 24 timmar om dygnet. Det sparar tid för medborgare och förvaltningarna blir effektivare. Genom att tillhandahålla och utveckla e-tjänster kan den som vill på sikt sköta större delen av kommunikationen med kommunen via webben. Lycksele kommun och Storumans kommun har idag ett fåtal e-tjänster, men genom samverkan skulle man kunna erbjuda fler e-tjänster. Enligt reglementet ska samverkansnämnden LYST ansvara för upphandling och avrop av IT-system för e-tjänster och informationsstruktur Vid nämndens sammanträde beslutades att en projektgrupp i samverkan med verksamheterna tar fram underlag för offertförfrågan om system för e-tjänster och föreslå modell för finansiering av driftkostnader i respektive kommun. En temadag om e-tjänster har hållits och tre leverantörer inbjöds att presentera sina e-tjänstelösningar. Gemensamt för alla leverantörer är att de vänder sig till offentlig sektor, att de har enkla blanketthotells lösningar och för integrering till andra system krävs ofta tilläggsmoduler eller konsultstöd. Respektive leverantör har dock redan färdiga integrationer till olika system men det betyder inte att det är just den integrationen våra verksamheter efterfrågar. Projektgruppen konstaterar att för ökad service till medborgare med enhetliga blanketter, med full funktionalitet (ej integrering) räcker det med ett blanketthotells lösning. För integrering med olika system vilket efterfrågas från verksamheterna, krävs resurser som organisationerna saknar idag. Dock ger sådana lösningar i större utsträckning möjlighet till besparingar i arbetstid och är på sikt kostnadsbesparande för organisationerna. För att arbeta vidare med utveckling av e-förvaltning är smarta blanketter ett första steg till förbättring av service för medborgarna och ger nog så goda möjligheter till viss effektivisering i förvaltningarna. Lösningar med

6 6(12) integrationer får bli ett nästa steg när organisationerna har möjlighet att öka resurserna. Driftskostnaderna för elektroniska blanketter/webformulär ska fördelas lika på respektive kommuns förvaltningar oavsett storlek eller behov. Varje förvaltning måste utse ansvarig för blanketterna/webformulären samt att respektive organisation måste utse en central funktion som också är delaktig och driver arbetet med e-tjänsterna, förslagsvis informatörer eller liknande funktioner. Åsele kommun har också visat intresse för att ta del av smarta blanketter. Nämnden tar del av informationen och ger bifall till direktupphandling av e- blanketter/webformulär utifrån projektgruppens förslag samt att alla förvaltningar bidrar till finansiering, de årliga driftskostnaderna. Respektive organisation utser lämplig central funktion och alla förvaltningar utser en medarbetare som tar ett övergripande ansvar i utveckling av e-blanketter. s sänds till Förvaltningar, Lycksele kommun Förvaltningar, Storumans kommun Åsele kommun

7 7(12) Lyst 54 Dnr Gemensam IT-organisation Den snabba teknikutvecklingen gör att IT-organisationer i mindre kommuner generellt står inför två utmaningar. Den ena är att inte hamna på efterkälken rent kompetensmässigt och den andra är att hitta vägar att bromsa kostnadsutvecklingen. Dessa två faktorer påverkar dessutom varandra. Ett sätt att få en bredare bas att stå på med avseende på kompetens och på sikt kunna begränsa driftskostnaderna är att gå ihop till en större enhet, ett LYST- IT. Med gemensamma nät- och driftslösningar och ett gemensamt nyttjande av kompetensen skulle vi medverka till att andra verksamheter i respektive kommuner har möjlighet att samverka sinsemellan. Vid nämndens sammanträde fick kommunchef/koncernchef i respektive kommun i uppdrag att ta fram ett underlag för en förstudie av en gemensam IT-organisation. IT-samordnare, Lycksele och verksamhetsutvecklare IT, Storuman har involverats i arbetet. En så pass stor organisationsförändring som att bli ett LYST-IT bör föregås av en omfattande förstudie, där vi tidigt kan identifiera vilka steg som bör tas. Målet med förstudien är utreda ett LYST-IT inom LYST-nämndens ansvarområde. Syfte med förstudien är att redovisa hur vi ska ta oss dit, i vilken ordning olika steg bör tas, vilka villkor som måste uppfyllas samt vilka vinster och eventuella risker sammanslagningen kan leda till. Det finns mycket användbar dokumentation från andra kommuner som genomgått samma process. Den dokumentationen behandlar en del frågeställningar som kan ligga till grund för vad som ska ingå i en förstudie. Vidare har en IT-arkitekt med erfarenhet av liknade ITorganisationssammanslaggningar lämnat feedback på viktiga aspekter. IT-samordnare, Lycksele och verksamhetsutvecklare IT, Storuman är eniga om att en förstudie bör utföras av extern konsult. Införande av en gemensam IT-organisation kräver stora ekonomiska resurser med 3-5 års perspektiv på projektet. Nämnden diskuterar om det finnas möjligheter till extern finansiering av projektet. Åsele kommun visar även intresse att delta i förstudie om gemensam ITorganisation.

8 8(12) Nämnden tar del av informationen och beslutar att en extern förstudie ska utföras och uppdrar till IT-samordnare, Lycksele och verksamhetsutvecklare IT, Storuman att redogöra för kostnader och innan upphandling kan ske. sänds till IT-samordnare, Lycksele Verksamhetsutvecklare IT, Storuman Åsele kommun

9 9(12) Lyst 55 Dnr Minskad konsumentvägledning 2014 Enligt beslut kommunfullmäktige ska alla nämnder se över möjligheterna att kostnadseffektivisera de frivilliga verksamheterna för Kommunstyrelsens ledningsgrupp, Lycksele föreslår en minskning av konsumentledningen Lycksele för Enhetschef kundtjänst har fört dialog med konsumentvägledaren och förordar en mindre minskning, som inte ska påverka kontakterna med medborgare via telefon, post och mail. Däremot kan det bli färre besök och utåtriktade insatser kan ske på ett mer kostnadseffektivt sätt. Nämnden tar del av informationen och fastställer att Lycksele kommun minskar konsumentvägledningen under 2014 med 10 procent. sänds till Konsumentvägledare, Storuman Kanslichef, Storuman Kommunchef, Lycksele

10 10(12) Lyst 56 Dnr Verksamhetsplan 2014 Enhetschef kundtjänst presenterar förslag till verksamhetsplan Nämnden tar del av informationen och fastställer verksamhetsplan för et sänds till Verksamhetschef kundtjänst

11 11(12) Lyst 57 Dnr Sammanträdesplan 2014 Förslag till sammanträdesplan 2104, samverkansnämnden LYST. Måndag 3 februari Verksamhetsberättelse 2013 Måndag 24 mars Investeringsbudget Verksamhetsförändringar Måndag 12 maj Ekonomiprognos per 30 april Måndag 15 september Verksamhetsberättelse per 30 augusti Delårsrapport per 30 augusti med prognos 2014 Måndag 10 november Investeringsbudget Verksamhetsplan 2015 Budget på programnivå 2015 Nämnden fastställer sammanträdesplanen för et sänds till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun

12 12(12) Lyst 58 Dnr Avtal för scanning-tjänster Lycksele, Storuman och Åsele kommuner avser att genom samverkansnämnden LYST genomföra gemensam upphandling av scanning-tjänster av leverantörsfakturor. Syftet med den gemensamma upphandlingen är att skapa större volymer i förhoppning att ge bättre priser och billigare hantering av inkommande fakturor. Målsättningen är att samverkansnämnden LYST ska teckna ett avtal som ska gälla från årsskiftet. I kommunstyrelsen Storuman beslutades att överlämna uppgiften att äga avtalet för scanning-tjänster till samverkansnämnden LYST samt tillföra nämnden medel för de kostnader som utgör Storumans del i det kommande avtalet. Nämnden tar del av informationen och beslutar att samverkansnämnden LYST för Storuman kommuns räkning från och med äger avtalet för scanning-tjänster. Från och med överför kommunstyrelsen, Storuman kommun budget som utgör deras del i det kommande avtalet. et sänds till Kommunstyrelsen, Storuman Enhetschef kundtjänst Ekonomichef, Lycksele