Sida: 2 av 56. Informationsportal med samlad information om insatser för personer med funktionsnedsättning som innebär nedsatt arbetsförmåga

Transkript

1 Arbetsförmedlingens Återrapportering 2011 Förstudie informationsportal med samlad information om insatser för personer med funktionsnedsättning som innebär nedsatt arbetsförmåga

2 Sida: 2 av 56

3 Sida: 3 av 56 Dnr: Af 2010/ Datum: Återrapportering enligt regleringsbrevet för 2011, Informationsportal med samlad information om insatser för personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga Arbetsförmedlingen ska utreda förutsättningarna för att tillhandahålla en webbaserad informationsportal där all relevantinformation om insatser för personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga kan samlas och kommuniceras på ett tydligt sätt. Arbetet ska genomföras i samråd med Försäkringskassan, Handisam, Skatteverket och handikapporganisationer samt med arbetsmarknadens parter. Arbetsförmedlingen ska senast den 1 augusti 2011 redovisa förutsättningarna för att genomföra insatsen samt plan för genomförande. Även kostnaderna initialt för webbportalen samt löpande ska redovisas. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Angeles Bermudez- Svankvist. Ärendet har föredragits av Jens Eriksson. I den slutliga handläggningen har chefen för Informationsavdelningen Greta Svensson och chefen för Ledningsstaben Jan-Olof Dahlgren deltagit. Angeles Bermudez-Svankvist Jens Eriksson

4 Sida: 4 av 56

5 Sida: 5 av 56 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 7 Rekommendationer Ärendets beredning Uppdraget Arbetssätt Avgränsningar Genomförande av förstudien Deltagare i förstudien Behovsanalys och problembild En sammanhållen helhetssyn saknas Kategorisering av funktionsnedsättning Informationsöverskott men kommunikationsbrist Analys av webbstatistik från Arbetsförmedlingen Syfte, målgrupper och effekt Syfte Målgrupper Primära målgrupper Sekundära målgrupper Kopplingar till andra verksamheter och projekt Intressentanalys Nyttoanalys Effektstyrning Lösningsförslag Innehåll och utformning Utseende Krav på tillgänglighet Teknisk lösning Förutsättningar Upphovsrätt Reglering mellan intressenter Organisation och förvaltning Huvudmannaskap Förslag på organisation Förslag till projektupplägg Alternativa lösningsförslag Preliminär tidsplan och resurskalkyl Risklista Förkortningar och begrepp Källor Personer Dokument...45

6 Sida: 6 av 56 Bilaga 1 Effektkarta...46 Bilaga 2 Intressentanalys Bilaga 3 Aktivitetsplan...53 Bilaga 4 Resurskalkyl...54

7 Sida: 7 av Sammanfattning Arbetsförmedlingen har fått uppdraget att utreda förutsättningarna för en gemensam webbportal som samlar all relevant information om den hjälp och det stöd som funktionsnedsatta med nedsatt arbetsförmåga erbjuds av olika aktörer. Genom samverkan och diskussioner har förstudien kommit fram till att en webbportal med samlad information kan ge fler målgrupper möjligheter att lättare utföra sina ärenden, ta kontakt med rätt personer på myndigheter och att ta del av information som underlättar insteget till arbetsmarknaden för funktionsnedsatta. Komplexiteten i frågan om funktionsnedsatta med nedsatt arbetsförmåga ställer dock särskilda krav på samverkan mellan olika aktörer. De utmaningar som främst lyfts fram är att: Det saknas en sammanhållen helhetssyn inom området, vilket gör att det finns olika stödsystem som arbetar skilt från varandra. När ansvaret är fördelat mellan flera aktörer kommer de också att arbeta på olika sätt, och de byråkratiska processerna blir mer omständliga för personer med funktionsnedsättning. Utmaningarna består i att samordna olika typer av aktörer och fördela ansvar mellan dem, samtidigt som gemensamma beslut ska fattas. Det finns inget enkelt sätt att kategorisera funktionsnedsättning eller arbetsuppgifter, vilket försvårar möjligheterna att kategorisera, sortera och filtrera information enligt användares önskemål. Utmaningen består i att balansera individuella lösningar mot generella antaganden om den hjälp och det stöd som kan ges till personer med funktionsnedsättning. Det saknas inte information idag, det råder snarare ett informationsöverflöd. En informationsportal måste främja kommunikation mellan aktörer för att kunna anpassa och avgränsa informationen och göra det lätt att hitta det som efterfrågas. Arbetet måste utgå från användarnas behov av att inhämta information som är relevant, istället för aktörernas vilja att producera information. Informationsportalens syfte skulle vara att bidra till att fler personer med funktionsnedsättning kan få arbete genom att: visa arbetsgivare och arbetssökande vilka aktörer som finns inom området och vart man kan vända sig. inspirera och ge förslag på nya lösningar kring hur arbetsuppgifter och arbetsplatser kan anpassas för personer med funktionsnedsättning. skapa förutsättningar för kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan olika målgrupper.

8 Sida: 8 av 56 Målet med uppdraget var att utreda förutsättningar för en informationsportal och säkerställa att de viktigaste funktionerna kan kopplas till intressenter och användargrupper. De tänkta målgrupperna är: arbetsgivare, som antingen har, eller inte ännu har anställt personer med funktionsnedsättning arbetssökande personer med funktionsnedsättning yrkesroller som kommer i kontakt med dessa ovanstående grupper som handläggare, hjälpmedelspedagoger, psykologer samt andra som möter personer med funktionsnedsättning. Förstudien vill betona vikten av att det i denna typ av samverkan måste finnas resurser för att samordna och koordinera arbete där flera olika aktörer är involverade. Det är lätt att underskatta komplexiteten med att samla information på en gemensam plats och att få målgrupperna att hitta dit. Förstudien föreslår att en informationsportal tas fram och utvecklas i samverkan med flera myndigheter, intresseorganisationer och arbetsmarknadens parter. Här presenteras ett förslag till övergripande organisation och projektupplägg. Det är för tidigt att säga hur samverkansformerna kommer att se ut i detalj i detta läge. En styrgrupp bör tillsättas som tidigt klargör detta. Framtagandet av informationsportalen bör ske stegvis under flera år.

9 Sida: 9 av 56 Steg 1: januari våren 2014 Under denna period kan en första version av en gemensam informationsportal utformas, lanseras och utvärderas. Den lösning vi föreslår innebär en första version som fokuserar på att sammanställa information från olika aktörer och inspirera med goda exempel. Följande aktiviteter behöver genomföras i Steg 1. En mer detaljerad beskrivning finns i aktivitets- och resurskalkylen (Bilaga 3 och 4). Aktiviteter Steg Uppstart och etablering av samarbete Uppdatera Effektkarta och målgruppsanalys Analys av användarbeteende och sökmönster på befintliga webbplatser Kravspecificera portalens viktigaste funktioner Framtag av prototyp och användningstester Sammanställning och produktion av innehåll Utforma kommunikationsplan Utforma marknadsföringsplan Utveckling och test av teknisk lösning Lansering Riskhantering Utvärdering och utformande av förvaltningsplan Ansvar Styrgruppen Projektgruppen Projektgruppen Projektgruppen Projektgruppen Teknik/ Webb Gruppen redaktionellt innehåll Kommunikationsgruppen Marknadsföringsgruppen Projektgruppen Teknik/Webb Projektgruppen Styrgruppen Projektgruppen I samband med driftssättning och lansering av steg 1 går webbportalen in i ett förvaltningsläge. Fortsatt utveckling sker inom ramen för förvaltning. Steg 2: våren Framtagning av nästa generation av webbportalen. På den uppdaterade versionen föreslår vi att man undersöker möjligheter och behov för att utveckla interaktiva tjänster och sociala funktioner samt utökar innehållet. Under denna period ska informationsportalen vidareutvecklas och kompletteras enligt användarnas behov, och svara mot de önskemål som lyfts i utvärdering av den första versionen.

10 Sida: 10 av 56 Aktiviteter Steg Uppdatera Effektkarta och målgruppsanalys Insamling av krav och behov från målgrupperna Kravspecifikation av interaktiva funktioner Utveckling och test av nya funktioner och tjänster Uppdatera kommunikationsplan Innehållsproduktion Uppdatera marknadsföringsplan Lansering Utvärdering och utformande av förvaltningsplan Ansvar Projektgruppen Projektgruppen Projektgruppen Teknik/ Webb Projektgruppen Kommunikationsgruppen Gruppen redaktionellt innehåll Marknadsföringsgruppen Projektgruppen Projektgruppen Uppskattad kostnad För de fem första åren estimeras kostnaderna till ca 62 miljoner kronor. Löpande förvaltningskostnader för de efterföljande åren uppskattas till drygt 10 miljoner kronor årligen för underhåll, drift och utveckling av informationsportalen. Den fullständiga resurskalkylen finns i Bilaga 4. År Personal Konsulter Övriga Totalt Eftersom utgångspunkten för webbportalen är att samla information som redan finns eller som respektive aktör tar fram inom ramen för sin linjeverksamhet, tar kalkylen i det här läget inte höjd för några särskilda resursavsättningar från respektive samverkande aktör. Utgångspunkten bör vara att kostnader för möten och andra aktiviteter förväntas täckas av respektive aktör eller att de äskas i särskild ordning. Eventuellt kan en mindre del av kostnaderna (t ex för inköp av licenser, drift/support och vissa timmar för webbtekniker/utvecklare) lånefinansieras. Detta kommer klargöras i samband med att avtal tecknas med extern leverantör.

11 Sida: 11 av 56 Rekommendationer Arbetsförmedlingen skulle se positivt på att få ett kommande uppdrag från Regeringen som skulle kunna innebära att: ta fram en webbportal och mobila lösningar enligt denna förstudie. utses till huvudman för att samordna planering och utveckling samt uppföljning och rapportering av arbetet. Arbetsförmedlingen gör bedömningen att särskilda medel behöver tilldelas motsvarande 62 miljoner kronor för utveckling och drift under åren (kostnader för andra samverkande aktörer ej inräknade). För underhåll och förvaltning följande år drygt 10 miljoner kronor per år. Kostnader fördelas enligt följande: År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 Därefter 13,7 miljoner kronor 15,9 miljoner kronor 10,7 miljoner kronor 11,4 miljoner kronor 10 miljoner kronor ca 10 miljoner kronor per år.

12 Sida: 12 av Ärendets beredning 2.1. Uppdraget I regleringsbrevet för skriver regeringen att; Arbetsförmedlingen ska utreda förutsättningarna för att tillhandahålla en webbaserad informationsportal där all relevant information om insatser för personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga kan samlas och kommuniceras på ett tydligt sätt. Arbetet ska genomföras i samråd med Försäkringskassan, Handisam, Skatteverket och handikapporganisationer samt med arbetsmarknadens parter. Arbetsförmedlingen ska senast den 1 augusti 2011 redovisa förutsättningarna för att genomföra insatsen samt plan för genomförande. Även kostnaderna initialt för webbportalen samt löpande ska redovisas. Arbetsförmedlingen ska även utforma och genomföra en Informationskampanj. Informationskampanjen syftar till att uppmärksamma arbetsgivare, personer med funktionsnedsättning samt andra berörda om vilka insatser som i dag finns för anställning av personer med en funktionsnedsättning Arbetssätt Uppdraget kom till Arbetsförmedlingen enligt regleringsbrevet för Arbetet fördelades till informationsavdelningen som även samordnade arbetet med IT-avdelningen och Avdelningen Rehabilitering till arbete. Ett projektdirektiv utformades enligt riktlinjerna i projektstyrningssystemet PPS Online. En styrgrupp tillsattes med representanter från Arbetsförmedlingens berörda sakavdelningar och marknadsorganisation. Styrgruppen har bidragit med information, råd och stöd samt viktiga kontakter i sitt nätverk. Projektplanering av förstudiens aktiviteter skedde tillsammans med uppdragsledaren på Arbetsförmedlingen. Kontinuerliga avstämningar har skett med experter och specialister inom Arbetsförmedlingen, Skatteverket, Försäkringskassan, Handi- 1 Arbete för alla- insatser för att underlätta inträdet på arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning, 2011

13 Sida: 13 av 56 sam samt representanter från arbetsmarknadens parter och intresseorganisationer Avgränsningar Arbetet med förstudien har avgränsats för att ge en tydlig bild av behoven. Fokus ligger på funktionsnedsatta med nedsatt arbetsförmåga som med hjälp och stöd kan bli mer attraktiva på arbetsmarknaden. Förstudien undersöker inte de aktörer, insatser eller stödåtgärder som rör funktionsnedsatta som studerar. Även om studier genomförs för att leda till arbete har den gruppen inte ingått i förstudien. Förstudien innefattar heller inte funktionsnedsatta på fritiden eller i hemmet där särskilda stödinsatser finns. Gruppen funktionsnedsatta kan inte enkelt avgränsas, men i denna förstudie görs det för att fokusera på samspelet mellan arbetstagare och arbetsgivare. Förstudien fokuserar på de behov som finns för en samlad kanal för information inom området, inte på de andra åtgärder som behövs för att göra kanalen effektiv, d.v.s. driva trafik till en ny webbplats, marknadsföring eller liknande Genomförande av förstudien Här presenteras en kort genomgång av de aktiviteter som genomförts samt deras delleveranser. Effektkartläggning intervjuer och workshop med intressenterna genomfördes för att ta fram effektmål för en eventuell webbportal. Fokus låg på att verifiera nytta för webbportalen. I detta arbete sammanställdes även erfarenheter från liknande satsningar på myndighetsgemensamma webbplatser. En omvärldsanalys med andra myndighetsgemensamma webbplatser genomfördes. Målgruppsanalys beskriver olika gruppers behov, mål och drivkrafter för att besöka en informationsportal. Analys av förutsättningar och framtagande av projektupplägg. Tillsammans med IT-avdelningen utreddes de tekniska och praktiska förutsättningar som finns för att upprätta en informationsportal. Förslag på modell för förvaltning, ägandeskap och redaktionell organisation togs fram och stämdes av med de olika aktörerna.

14 Sida: 14 av Deltagare i förstudien Ett antal olika aktörer, specialister och individer har deltagit i denna förstudie. De har deltagit i semistrukturerade intervjuer via telefon, avstämningsmöten i olika forum, bidragit med reflektioner, fungerat som bollplank samt deltagit i workshops om nyttan med en informationsportal och dess eventuella funktioner. Rådet för arbetslivsinriktad Rehabilitering (RAR, se avsnitt 12. Förkortningar och begrepp) har gett tillfälle för förankring och diskussion, samt ett nätverk av sakkunniga. I arbetet med förstudien har experter och sakkunniga på Arbetsförmedlingens huvudkontor deltagit, i huvudsak personer från Informationsavdelningen, IT-avdelningen samt Avdelningen Rehabilitering till arbete. Utöver detta har även personal från andra organisatoriska enheter inom Arbetsförmedlingen kontaktats. Sakkunniga från Försäkringskassan, Skatteverket och Handisam har också medverkat, liksom personer på Sveriges kommuner och landsting (SKL), Samhall samt Arbetsgivarverket. Arbetsmarknadens parter har representerats genom Företagarna och TCO. Arbetsgivare som har anställt personer med funktionsnedsättning har representerats av två företag som producerar el- och plastprodukter. Ett stort bidrag till arbetet har varit intervjuer och kontakt med handikapporganisationer, främst Synskadades riksförbund, Dyslexiförbundet FMLS samt Riksförbundet för neuropsykiatriska funktionshinder (Attention). I Sverige finns det drygt 60 handikapporganisationer och ett urval gjordes av de organisationer som representerar de största grupperna av funktionsnedsättningar. Uppsala Särgymnasium har också bidragit med viktiga aspekter av problematiken kring att erbjuda stöd och hjälp till personer med funktionsnedsättning på väg ut i arbetslivet. Trafikverket (Körkortsportalen och Yrkestrafikportalen), Tillväxtverket och Skatteverket (Verksamt.se) samt Sofisam har bidragit med sina erfarenheter av att arbeta med myndighetsgemensamma informationsportaler. 3. Behovsanalys och problembild Av Sveriges befolkning på ungefär sex miljoner personer i arbetsför ålder (16-64) uppskattas drygt leva med en funktionsnedsättning som leder till funktionshinder. Av dessa bedöms drygt personer ha ned-

15 Sida: 15 av 56 satt arbetsförmåga. 2 Idag finns mycket information utspridd på olika webbplatser, vilket gör det svårt för arbetsgivare och arbetssökande att få en samlad bild av vilken hjälp och stöd de kan få för att underlätta anställning. De senaste åren har intresset för att arbeta med tillgänglig information ökat från både myndigheter och det privata näringslivet. Det finns stora vinster med att underlätta för många fler att ta del av information på lika villkor. Självservice brukar här lyftas som en viktig fråga En sammanhållen helhetssyn saknas Nuläge Arbetsförmedlingen har tillsammans med 18 andra myndigheter fått i uppdrag av regeringen att föreslå delmål för genomförandet av handikappolitiken inom sina respektive verksamhetsområden för perioden I detta uppdrag ingår bland annat att fokusera på dem som står längst från arbetsmarknaden och att förkorta tiden från att en arbetssökande blir inskriven till det att den får arbete. Därtill finns ett flertal aktörer som har olika ansvarsområden för att underlätta för funktionsnedsatta med nedsatt arbetsförmåga. Handisam har fått uppdrag av regeringen att genom en kommunikationsinsats stödja kommuner och landsting i genomförandet av FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. 3 Arbetsförmedlingen har huvudansvar för arbetsmarknadspolitiken. Flertalet myndigheter och verksamheter har även ansvar för närliggande områden. Idag saknas en sammanhållen helhetssyn inom området, vilket gör att olika stödsystem arbetar skilt från varandra. När ansvaret är fördelat mellan flera aktörer arbetar de också på olika sätt och de byråkratiska processerna blir mer omständliga för personer med funktionsnedsättning. Utmaningar för en informationsportal Att skapa ett samverkansprojekt för en informationsportal kräver tid och personella resurser för att skapa samsyn mellan de olika aktörerna. Det är inte enbart myndigheter som ska involveras i arbetet utan även representanter från arbetsmarknadens parter och intresseorganisationer. Huvudansvaret bör fördelas mellan en inre krets av de viktigaste aktörerna med tydliga former för samråd med övriga aktörer. När en person med funktionsnedsättning som har fått hjälp och stöd av Arbetsförmedlingen får arbete, avslutas ärendet hos myndigheten. För arbetsgivaren har processen bara börjat i samband med anställning. Därför är det 2 Funktionsnedsattas situation på arbetsmarknaden, SCB, 2009:3 3 Den nya konventionen, Handisam, 2011

16 Sida: 16 av 56 viktigt att portalen täcker in målgruppernas behov i processerna att hitta arbete eller kompetens, börja ett arbete och behålla ett arbete. Utmaningen är att göra portalen relevant i många skeenden för de olika målgrupperna. Mål och börläge De samverkansformer som finns idag bör inkludera fler aktörer för att på lång sikt skapa en gemensam kunskapsplattform. I första hand måste intresseorganisationernas representanter delta i diskussionen eftersom de har omfattande kunskaper om sina medlemmars funktionsnedsättningar och de begränsningar som dessa orsakar. Myndigheter, organisationer och företag bör också delta aktivt för att få en gemensam bild av problematiken. I samverkan bör det även finnas representanter från pedagoger, forskare och anhöriga som kan bidra med särskilda kunskaper och synsätt. Det finns goda skäl att anta att en ökad kunskapsnivå och samsyn mellan beslutsfattare, politiker, arbetsgivare samt funktionsnedsatta kommer att ge positiva effekter för arbetsmarknaden. Inte minst utvecklingen av hjälpmedel eller förståelsen för hur funktionsnedsättningar kan kompenseras utvecklas i snabb takt. Även forskningen om olika funktionsnedsättningars orsaker och möjligheter till stöd har presenterat nya rön de senaste åren. Men det finns fortfarande många kunskapsglapp att fylla för flera grupper i samhället. Förslag till inriktning Med ovanstående förutsättningar bedöms den mest värdefulla inriktningen vara att öka samverkan mellan olika aktörer. Det kan ske genom att initiera projekt och nätverk på såväl nationell som regional och lokal nivå. Fokus bör då vara att öka samsynen om arbetsmarknaden för funktionsnedsatta med utgångspunkt från deras kompetens Kategorisering av funktionsnedsättning Nuläge Flera av aktörerna i denna förstudie lyfter fram bristen på ett övergripande bedömningsinstrument för funktionsnedsättningar, vilket försvårar möjligheterna till samsyn mellan olika aktörer. Det ramverk som oftast nämns är den internationella klassificeringen ICF som innehåller ett antal kategorier av funktionsnedsättningar som gäller motoriska, kognitiva och neuropsykiatriska begränsningar. 4 4 Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa, Socialstyrelsen, 2001

17 Sida: 17 av 56 Idag används olika former av klassificeringar. Som exempel kan nämnas att Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan tolkar funktionsnedsättningar på olika sätt och att Samhall har en egen enklare klassificering som till viss del är baserad på ICF. Försäkringskassans klassificering utgår idag från olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar men den är inte relaterad till personens möjlighet att agera i en viss praktisk arbetssituation. En översyn av Försäkringskassans klassificering har påbörjats. Personer med en funktionsnedsättning kategoriserar sig inte alltid själva som funktionsnedsatta. De kan utifrån sina livserfarenheter hantera sin funktionsnedsättning, eftersom de inte anser att den innebär nedsatt arbetsförmåga. Vissa personer med funktionsnedsättning kanske inte vill erkänna för sig själv att han eller hon t ex har läs och skrivsvårigheter. Det innebär att personen inte heller får ta del av de tekniska hjälpmedel som skulle ge möjlighet att utföra mer avancerade arbetsuppgifter. För arbetsförmedlare är det särskilt viktigt att förstå arbetsgivarens behov av kompetens och kunna utforma hjälp och stöd till arbetssökande som behöver hjälpmedel för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Utmaningar för en informationsportal Att skapa en informationsportal som täcker behoven hos alla arbetsgivare och alla funktionsnedsatta är i stort sett ogörligt. Man behöver generalisera, avgränsa och göra antaganden om arbetsuppgifter och funktionsnedsättning. Eftersom det stöd och den hjälp som erbjuds är specifikt för varje person i en viss arbetssituation behöver olika aktörer ett gemensamt språk. De skilda uppfattningarna om hur kategorisering ska göras innebär att aktörerna har olika bild av vilka som tillhör målgruppen och vilka behov de har av information och tjänster. Det gör det svårt att prioritera i det gemensamma arbetet. För arbetsgivare och arbetssökande finns behov av att söka information om stöd för en viss arbetssituation, eller ett hjälpmedel för en viss typ av funktionsnedsättning. Om olika aktörer har skilda definitioner och gränsdragningar blir det svårt att skapa navigationsstruktur, sökmotor och kategorisering av innehåll på en gemensam informationsportal. Mål och börläge Utgångspunkten i de insatser som den arbetssökande erbjuds ska vara baserat på hur en funktionsnedsättning skapar funktionshinder, och hur personen hanterar en viss arbetssituation. För att arbetsgivare, arbetssökande och arbetsförmedlare ska få en samsyn om vad som är en funktionsnedsättning i

18 Sida: 18 av 56 en viss arbetssituation bör formerna för kategorisering stämmas av mellan olika aktörer. Förslag till inriktning Mot bakgrund av ovanstående föreslås att man i arbetet med information om stöd och insatser för personer med funktionsnedsättning strävar efter en gemensam klassificering av funktionshinder vid en viss arbetssituation. För att förenkla sökbarheten av information eller för att kunna hänvisa besökaren till relevant information krävs en gemensam taxonomi. Informationsportalen kan vara det gemensamma arbete som skapar en samsyn hos olika aktörer och underlättar för alla grupper av funktionsnedsatta Informationsöverskott men kommunikationsbrist Nuläge Samtliga aktörer som har samrått i denna förstudie har visat på den stora mängd information som producerats i form av broschyrer, foldrar och litteratur. Det råder inte ett underskott på information utan är snarare en utmaning för målgrupperna att hitta rätt information. Utmaningar för en informationsportal Den specifika information som finns för en viss funktionsnedsättning eller för att klara en viss arbetssituation är spridd på flera webbplatser idag. Det är inte självklart var den mest relevanta informationen finns. Att skapa en övergripande samlad webbplats är en bra ansats, men utmaningen blir dock att ständigt hålla informationen uppdaterad, klassificerad, sökbar och relevant. En annan utmaning är att möta målgrupperna i de forum och nätverk där de redan idag kommunicerar. Ytterligare en utmaning är att sortera ut det som är viktigt för målgrupperna. Om det redan idag finns mycket information som är spridd, kommer det inte att bli enklare om all den informationen är samlad på ett ställe. Svårigheten blir att välja ut det som är mest relevant för målgrupperna. Mål och börläge Informationen behöver utgå från de behov som målgrupperna har för att kunna komma vidare i sin process och hitta långsiktiga lösningar. Utgångspunkten ska inte vara myndigheternas vilja av att sprida information till arbetssökande och arbetsgivare. Viktigare är att nå rätt specialistkunskap. Mekanismer i sociala webben erbjuder stora möjligheter för personer att kommunicera direkt med varandra. En dialog mellan olika aktörer bör skapas för att förstå varandras behov och för att kunna möta målgrupperna där de befinner sig.

19 Sida: 19 av 56 Förslag till inriktning Arbetet med information handlar inte bara om att producera information, utan om att i stor grad skapa kommunikation kring fakta som redan finns. Informationsportalen ska uppmuntra alternativa sätt att skapa dialog mellan olika aktörer som inte enbart bygger på att information ska inhämtas från en webbportal Analys av webbstatistik från Arbetsförmedlingen Nuläge Arbetsförmedlingens webbplats besöks av 4,5 miljoner besökare varje månad, och Platsbanken besöks av 7,5 miljoner besökare varje månad. Möjligheterna att nå ut till arbetssökande och arbetsgivare får anses god. Mätningar visar att blandningen av besökare är relativt konstant över året. Vissa perioder, t ex under sommaren besöks webbplatsen av en större grupp arbetssökande. Analys av webbstatistik på Arbetsförmedlingens webbsida visar att: fördelningen mellan arbetssökande och arbetsgivare är konstant över en längre tid. blanketter och material som rör lönebidrag, praktikplatser och annan relaterad information är välbesökt av både arbetsgivare och arbetssökande. dyslexi är vanligast att söka information om av besökare som letar fakta om funktionsnedsättningar. Det kan bero på att andra funktionshinder inte använder sökfunktionen i samma utsträckning (t ex synskadade, hörselskadade eller rörelsehindrade). En vidare analys av detta behöver göras. Utmaningar med en informationsportal För att komplettera de befintliga webbplatserna hos myndigheter, intresseorganisationer och arbetsmarknadens parter behövs en djupare sammanställning av de nuvarande användarmönstren. En gemensam analys bör genomföras initialt i ett samverkansprojekt. Mål och börläge En gemensam förståelse av hur olika målgrupper rör sig mellan olika webbplatser och informationsportaler bör upprättas i samarbete mellan olika aktörer. Kontinuerliga analyser av webbstatistik kan genomföras och använ-

20 Sida: 20 av 56 das av informationsportalen. Dessa utgör underlag för prioriteringar och inriktning av en gemensam informationsportal. Förslag till inriktning Med utgångspunkt från en gemensam analys bör styrgruppen (se Kapitel 7 Organisation) för informationsportalen ta fram de viktigaste områden där informationen idag är bristfällig. Arbetet bör fokuseras på att komplettera dessa brister samt att ta fram en åtgärdsplan för hur dessa brister ska överbryggas. 4. Syfte, målgrupper och effekt 4.1. Syfte Informationsportalen ska bidra till att fler personer med funktionsnedsättning ska få arbete genom att: visa arbetsgivare och arbetssökande vilka aktörer som finns inom området och vart man kan vända sig. inspirera och ge förslag på nya lösningar hur arbetsuppgifterna och arbetsplatsen kan anpassas för personer med funktionsnedsättning. skapa förutsättningar för kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan olika målgrupper Målgrupper Generellt sett finns ett stort behov av att kunna ta del av information som rör detta område. Även om det finns mycket information som är utspridd på olika webbplatser idag, är det svårt att hitta det som är aktuellt, relevant och korrekt. Det efterfrågas även att få en samlad bild av vad som kan erbjudas i form av stöd inom området från olika aktörer. Dessutom efterfrågas möjligheten att kunna nå rätt personer som är engagerade hos de olika aktörerna. En direktkontakt till dem som har expertkunskaper efterfrågas Primära målgrupper Arbetsgivare kan delas upp i två grupper, de som har anställt personer med funktionsnedsättning och de som ännu inte har gjort det. Arbetsgivare som har anställt personer med funktionsnedsättning har redan idag en grundläggande kunskap och praktisk erfarenhet av området. De arbetsgivare som ännu inte har anställt personer med funktionsnedsättning kommer att behö-

21 Sida: 21 av 56 va en annan typ av mer beteende- och attitydpåverkande åtgärder för att nå önskad effekt. Arbetsgivare som idag har anställt och kan tänka sig att anställa fler personer med funktionsnedsättning: är i behov av kontaktuppgifter till rätt person på rätt myndighet eller organisation. behöver klara arbetstoppar och långsiktig kompetensförsörjning. vill skapa en dynamisk och kompetent organisation, där företaget står för ett inkluderande och tillåtande arbetsklimat. vill göra en beställning av en viss kompetens. ska se det som naturligt att anställa personer med funktionsnedsättning. Arbetsgivare som aldrig har anställt personer med funktionsnedsättning: behöver ta del av exempel på hur andra löst liknande arbetssituationer. ska våga anställa personer med funktionsnedsättning, genom att se kompetensen och inte enbart begränsningen. ska inte diskriminera personer på grund av funktionsnedsättning. ska känna till att det finns stöd som kan erbjudas av olika aktörer, och vem de kan vända sig till. Den arbetssökande som har en funktionsnedsättning. vill inspireras av hur andra personer med funktionsnedsättning har löst sin arbetssituation behöver kunskap om arbetsmarknadens kompetensbehov. ska känna till att det finns många möjligheter till hjälp och stöd och vilka aktörer som kan erbjuda det Sekundära målgrupper Den sekundära målgruppen kan i grova drag delas upp i två, de som i sin yrkesroll kommer i kontakt med personer med funktionsnedsättning, och de som kommer i kontakt på fritiden eller som släktingar eller bekant till personer med funktionsnedsättning. Informationsportalen är i första hand inte tänkt att vända sig till dessa målgrupper, även om målgrupperna ska hitta information som berör dem. De som i sin yrkesroll kommer i kontakt med personer med funktionsnedsättning som leder till nedsatt arbetsförmåga kan vara: Arbetsförmedlare och specialister hos Arbetsförmedlingen. Arbetsterapeuter hos landsting eller rehabilitering. Synpedagoger på syncentraler, motsvarande finns för hörselskadade.

22 Sida: 22 av 56 Handläggare, på Försäkringskassan och Skatteverket. Kanslipersonal på intresseorganisationerna. Ovanstående yrkesroller ingår i den grupp som ska hjälpa till att matcha kompetens med arbetsuppgift. De: vill göra goda matchningar till arbetsgivarens kompetensbehov ska uppmuntras att hålla kontakt med arbetsgivare behöver vara uppdaterade om vilka stödprogram som finns behöver vara uppdaterade om vilka hjälpmedel som kan användas behöver se de arbetssökandes hela kompetens De personer som i övriga situationer möter personer med funktionsnedsättning och vill stödja dem kan vara: kollegor på en nuvarande eller tidigare arbetsplats vänner och familj som vill hitta hjälp och stöd andra personer med liknande funktionsnedsättning, t ex medlemmar i en intresseorganisation. De som stödjer den arbetssökande: vill inspireras av exempel baserat på typ av funktionsnedsättning. vill vara ett stöd till den som har funktionsnedsättning. ska kunna bidra till att personer med funktionsnedsättning ser möjligheter Kopplingar till andra verksamheter och projekt För att en gemensam webbportal ska ges möjlighet att bli en attraktiv informationskanal med ett intressant innehåll bör den tidigt förhålla sig till andra tjänster och verktyg samt insatser och initiativ på området. Följande bedöms vara särskilt viktigt: Informationskampanjen Se kraften som Arbetsförmedlingen planerar att genomföra hösten 2011 innebär mycket kommunikation med arbetsgivare. Även Arbetsförmedlingens arbetsförmedlare kommer att involveras i kampanjen. Handisam har fått i uppdrag att sammanställa kunskap om effektiva metoder för att förändra attityder inom arbetsmarknadsområdet. Handisam kommer att publicera en inspirerande guide kring anställning av personer med funktionsnedsättning riktad till främst arbetsgivare men även fackliga representanter, hr-personal, handläggare på Arbetsförmedlingen samt personer med funktionsnedsättning. Guiden kommer delvis att bestå av exempel på hur arbetsgivare arbetat för att anställa personer med funktionsnedsättning.

23 Sida: 23 av 56 Samhall kommer under hösten 2011 att starta en sökbar kompetensbank för personer som är anställda hos Samhall. Samhall har sett ett ökat behov hos arbetsgivare att kunna söka efter kompetens och öppnar med databasen en möjlighet direkt mot arbetsgivare. En tänkbar lösning skulle vara att använda samma verktyg för att söka bland personer som är inskrivna hos Arbetsförmedlingen. Kompetensbanken skulle kunna vara ett verktyg på informationsportalen. Arbetsförmedlingen kommer under 2011 att öppna sina databaser med platsannonser med hjälp av ett publikt API. Det gör det möjligt att hämta platsannonser i XML-format för publicering på andra webbplatser, t ex hos rekryterings- och bemanningsföretag. En gemensam informationsportal bör i möjligaste mån byggas med öppna standarder och med öppna gränssnitt mot andra webbplatser. Hjälpmedelsinstitutet hade fram till december 2010 en portal med information och inspiration om arbetshjälpmedel. Portalen var resultat av ett samarbete mellan Hjälpmedelsinstitutet, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Portalen gav information om vart man ska vända sig om man behöver ett arbetshjälpmedel samt inspirationsberättelser om personer med olika funktionsnedsättningar och deras arbete. Portalen lades ner på grund av bristande underhåll och låg användning. Hinfo är en databas för hjälpmedel. Från databasen hämtar hjälpmedelsverksamheterna information om produkter, artiklar och avtal som leverantörer lägger in. Vissa delar av innehållet är publikt. Arbetsförmedlingen kommer under 2011 att introducera möjlighet till videochat med arbetsförmedlare. Tanken är att arbetssökande i landet ska kunna ta direktkontakt med en arbetsförmedlare, utan att behöva resa till det kontor där han eller hon arbetar. För personer med funktionsnedsättning kan detta vara en möjlighet att komma i kontakt med en specialist på ett snabbt sätt. Arbetsförmedlingen prövar också verktyg för att Kundtjänst ska kunna fjärrstyra användarens dator och hjälpa de sökande att hitta rätt på webben. Denna typ av utökad kundservice kan vara värdefull på en gemensam informationsportal Intressentanalys Intressentanalysen ligger som en separat Bilaga 2 Intressenter med direkt koppling till området Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Handisam Hjälpmedelsinstitutet

24 Sida: 24 av 56 Samhall Skatteverket Intressenter med direkt koppling till personer med funktionsnedsättning Handikappförbunden, idag finns ett 60-tal olika riksförbund för personer med funktionsnedsättning. De samordnas i många fall av paraplyorganisationerna Handikappförbundens Samarbetsorganisation (HSO) eller LikaUnika. Intressenter med kopplingar till arbetsgivare Almega ALMI Bemanningsföretag Branschorganisationer Coompanion Företagarna Svenskt Näringsliv Övriga intressenter Trygghetsstiftelsen Ledarna Illustration: De olika intressenterna och deras inbördes relationer i förhållande till de drivkrafter och organisatoriska grundförutsättningar de har.

25 Sida: 25 av Nyttoanalys Fler personer med funktionsnedsättning i arbete Informationsportalen ska bidra till att fler personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga kan komma i arbete. Antalet personer som kan öka sin produktivitet på arbetsplatsen med rätt hjälpmedel är stort. Många av dem som har en funktionsnedsättning idag har inte tillgång till de hjälpmedel de skulle behöva i en viss arbetssituation. Tillgänglig arbetsmiljö Arbetsgivare behöver ökad kännedom om hur hinder i arbetsmiljön kan förebyggas så att den blir tillgänglig för alla arbetstagare. Faktorer som ökar hälsa och arbetslust kallas friskfaktorer. Det innebär förutom en god ergonomisk miljö även fungerande utrustning, tydlig arbetsledning tillåtande atmosfär och att få utvecklas utifrån sin kompetens. 5 En arbetsplats som från början är anpassad eller tillgänglig för personer med funktionsnedsättning kommer också att fungera bra för merparten av de anställda. Vinsterna kan mätas i termer av ökad effektivitet och minskad sjukfrånvaro. En tillgänglig arbetsmiljö öppnar även för att arbetsgivaren får en större kompetensbank att rekrytera ur, vilket är attraktivt vid arbetstoppar eller långsiktig kompetensförsörjning. Ökad självservice och nöjdare kunder En gemensam informationsportal skulle göra det enklare för den enskilde användaren att söka information om stöd och hjälp vid funktionsnedsättning. Det är rimligt att anta att kvalitén på informationen blir bättre, eftersom en ökad samverkan mellan aktörer tydliggör informationsluckor och säkerställer kompletteringar av dessa. Genom ökad tillgänglighet och korrekthet i informationen bör antalet direktkontakter med kundtjänsterna kunna minska. Det kan sannolikt på lång sikt öka den positiva upplevelsen av myndigheterna. Förslag på uppföljning av nyttoeffekter Arbetsförmedlingen genomför arbetsgivarundersökningar kontinuerligt varje månad, med en övergripande sammanställning varje år. Dessa kan kompletteras med frågor gällande stöd till personer med funktionsnedsättning. Arbetsförmedlingen kommer framöver att låta Svenskt kvalitetsindex (SKI) genomföra årliga utvärderingar av kundnöjdhet och kvalitetsutveckling. 5 Så gör du som chef- handledning vid psykisk ohälsa på arbetsplatsen, Handisam, 2010

26 Sida: 26 av 56 Arbetsförmedlingens rutiner för inskrivning kan kompletteras med att alltid ge information om insatser och stöd för funktionsnedsatta. Detta kan utvärderas årligen i medarbetarenkäter. Statistiska centralbyrån (SCB) publicerar vartannat år undersökningen Funktionsnedsattas situation på arbetsmarknaden som kan vara ett stöd i årliga uppföljningar. Arbetsmiljöverket genomför utvärderingar av arbetsgivare på årlig basis. Myndigheter kan följas upp genom deras årliga rapportering till regeringen samt genom Handisams rapportering om den funktionshinderspolitiska utvecklingen. Organisationernas undersökningar för Nöjd Kundindex ger indikationer på hur lätt det är att hitta information. Antalet ärenden som utförs med hjälp av självservice, utan kontakt med kundtjänst, servicecenter eller liknande, bör utvärderas och följas upp på årlig basis Effektstyrning För att en ny webbportal ska bli relevant för målgrupperna är det särskilt viktigt att säkerställa den effekt som portalen ska kunna ge. För att få bättre kontroll och utdelning av satsningar på webben bör allt arbete vara effektfokuserat, det innebär att åtgärder, prioriteringar, utveckling och förändringar motiveras utifrån en bestämd och tydlig förväntad effekt. Illustration: Informationsportalens Effektkarta, (Bilaga 1). En effektkarta är en formaliserad beskrivning av en sådan effekt. I vissa sammanhang heter det målkarta, effektstyrning eller som e-delegationen

27 Sida: 27 av 56 uttrycker det nyttorealisering. Det viktiga är att effekten ska kunna beskrivas som en mätbar bestående förändring av verksamheten eller dess resultat efter att åtgärden/förändringen genomförts. För att effekten ska vara mätbar ska referensmätningar göras innan förändringen. Dessa jämförs med motsvarande mätningar efter förändringen. I webbportalens effektkarta är detta de mätpunkter som placerats centralt i effektkartan. Effektkartan ger en översiktlig bild av webbportalens målgrupper och deras behov då det är dessa målgrupper som i hög grad ser till att skapa den effekt som effektkartan beskriver. Målgrupperna är numrerade från de viktigaste till de minst prioriterade. Effektkartan är ett styrmedel för webbportalen över tid, alltså även under förvaltningsfasen, och ska uppdateras kontinuerligt. 5. Lösningsförslag Den lösning vi föreslår innebär en första version av en webbportal som fokuserar på att sammanställa information från olika aktörer, och inspirera med goda exempel. Inför senare versioner ska möjligheter undersökas för att utveckla interaktiva tjänster och sociala funktioner samt föreslå en utökning av innehåll Innehåll och utformning Utmärkande för en informationsportal är att den samlar flera funktioner på samma ställe. Det kan vara information, tjänster, funktioner och annat innehåll som kan finnas på andra webbplatser. Användarens skäl för att besöka portalen är att man kan utföra något där, hämta information, utföra ett ärende eller nyttja en tjänst. Portalens utformning kan komplettera flera olika webbplatser genom att den gör det lätt att jämföra information eller tjänster från flera olika aktörer. För att möta målgruppernas behov kan det vara viktigt att erbjuda goda alternativ till text, som t ex rörligt innehåll i form av instruktionsfilmer, demonstrationer och berättelser samt inläst material och mp3-filer. Innehållet bör även vara tillgängligt via mobila lösningar av informationsportalen, för att öka valfriheten och tillgängligheten för användarna. Innehållet ska i första hand utgå från användarens behov och önskan att utföra ärenden. Att förenkla handhavandet med fokus på kunden gör det

28 Sida: 28 av 56 lättare för kunden att utföra ärendena utan kontakt med kundtjänst, personlig service eller besök. En portal ska särskilt fokusera på det som är relevant för målgrupperna och deras behov. Hänvisa istället till andra webbplatser om det är sådant som inte direkt ger användaren möjlighet att utföra sitt ärende eller hämta den information han eller hon söker. En informationsportal i samverkan mellan myndigheter, intresseorganisationer och arbetsmarknadens parter måste framstå som seriös, korrekt och aktuell. Myndigheter har krav på att ge korrekt och relevant information, medan intresseorganisationer kan ha ett mer personligt tilltal, och ibland även driva politiska sakfrågor. En informationsportal med dessa intressentgrupper måste balansera mellan deras olika krav. Portalen måste förmedla en tydlig och positiv bild av ämnesområdet, och göra det enkelt att förstå myndigheternas krav och förväntningar. Ingångar En informationsportal bör som tidigare nämnts först och främst utgå från användarens behov. De huvudingångar som skapas ska inte utgå från hur verksamheten är organiserad i olika myndigheter eller organisationer. Det går inte att förutsätta att kunden känner till hur verksamheten fungerar när han eller hon bara vill utföra ett ärende. Förslag på ingångar till en informationsportal för insatser till personer med nedsatt arbetsförmåga skulle kunna vara: för dig som behöver rekrytera kompetens. för dig som söker arbete och har funktionsnedsättning. för dig som stödjer personer med funktionsnedsättning. samt mobila lösningar Utseende Utseendet på informationsportalen ska i första hand tilltala målgrupperna och därför blir det viktigt att stämma av detta med dem tidigt. Följande ledord för utseende har framkommit under förstudien: tydligt, klart, enkelt den grafiska formen inte störa eller ge svårigheter för grupper med dyslexi eller begränsad läsförmåga för att öka tillgängligheten kan det vara värdefullt att kunna ta del av en enklare variant med stora kontraster för att underlätta för synsvaga utseendet ska tilltala och fungera både för arbetsgivare och arbetssökande

29 Sida: 29 av Krav på tillgänglighet Kravställningen ska innehålla utseendemässiga och funktionella krav för tillgänglighet. Portalen måste vara tekniskt anpassad in i minsta detalj för att funktionsnedsatta ska kunna ta del av innehållet. Informationsportalen ska klara av att tillhandahålla talsyntes, förstoring, navigering utan mus, fungera med tangentbord för punktskrift osv. Som stöd i den kravställningen finns bla den nedlagda myndigheten Vervas vägledning för 24-timmarswebben. Den vägledningen ska ge stöd vid utveckling av offentliga sektorns webbplatser så att så många användare som möjligt, oberoende av egenskaper och förmågor, ska kunna söka och läsa information samt enkelt och effektivt interagera via webbplatsen. 6 Efter att Verva lades ned har e-delegationen fått uppdraget att uppdatera riktlinjerna och en ny version ska vara klar under Validering Tillgänglighet kan till viss del mätas genom att validera den kod som webbplatsen är skriven med. Två standarder används idag, W3C och WCAG. Att validera koden innebär att XML-struktur, rubriker och metadatataggar är skrivna på ett sådant sätt att informationen kan användas av olika webbläsare. Det handlar inte om att skapa unik kod för vissa grupper, utan om att anpassa den så att den blir så standardiserad som möjligt. Då kommer olika grupper att ges möjlighet att tillgodogöra sig den. Viktigt att tänka på är också att tillgänglighet ska ses som en dynamisk process som utgår från användarnas behov, vilket gör att arbetet aldrig blir helt färdigt oavsett hur bra koden är skriven enligt alla riktlinjer. Andra språk Det bör också finnas möjlighet att använda webbplatsen på andra språk än svenska. I dagsläget finns ingen sammanställd statistik över vilka språkgrupper som finns hos personer med funktionsnedsättning. SCB har gott om statistik om grupper med utländsk bakgrund. Arbetsförmedlingen har en aktuell lista med de vanligaste invandrarspråken och minoritetsspråken. Det kan dock konstateras att om en person med dyslexi ska läsa på ett annat språk blir det extra svårt. Möjlighet till andra språk än svenska är önskvärt på en gemensam informationsportal, eftersom problem att läsa och skriva på svenska definieras som en funktionsnedsättning enligt klassificeringen ICF. 6 Vägledningen 24-timmarswebben, Verva, 2006

30 Sida: 30 av 56 Ta del av information på flera sätt Arbetsförmedlingen arbetar med en översyn av material som produceras för att kunna erbjuda anpassade versioner av sitt informationsmaterial. Nyligen har ett avtal med tryckeri för punktskrift etablerats. Det innebär att all information i form av foldrar, broschyrer och blanketter vid behov kan erbjudas i version för punktskrift. Det ska vara enkelt för olika grupper att tillgodogöra sig material som produceras på en informationsportal, därför skulle en liknande lösning kunna vara aktuell. Även andra sätt att ta del av informationen på alternativa sätt bör ses över, idag ger Arbetsförmedlingen möjlighet till inläst Daisyformat, storstil, talsyntes, alternativa språk, nedladdningsbara MP3-filer och andra former på beställning. Ett sätt att öka tillgängligheten på en webbplats är att utforma text som är Lättläst. Det innebär att webbredaktörerna använder ett särskilt språk som är särskilt anpassat utifrån pedagogiska och praktiska former för att särskilt passa personer med svårigheter att läsa. Det kan vara dyslektiker, men även barndöva, personer med afasi, demens eller annan intellektuell funktionsnedsättning. De vanligaste kännetecknen för Lättläst 7 är: Texten ska utgå från läsaren - och anpassas till vilken typ av läsare den vänder sig till. Texten ska ha en röd tråd och ta tag i läsaren direkt. Sammanhanget ska vara tydligt, läsaren ska inte behöva ha omfattande förkunskaper. Lättläst ska inte förväxlas med Klarspråk som är de riktlinjer som alla myndigheter ska följa för att skriva klart och tydligt så att medborgarna kan tillgodogöra sig innehållet Teknisk lösning Ett eventuellt införande och drift av informationsportalen föreslås som ett avrop mot Kammarkollegiets ramavtal för E-förvaltningsstödjande tjänster. Det skulle innebära att Arbetsförmedlingen köper in etablering och drift av informationsportalen av extern leverantör. Ramavtalet täcker de behov Arbetsförmedlingen har för att kunna etablera och drifta en ny webbportal genom ramavtalets tjänsteområde Verksamhetsstödjande e-tjänster och tjänsten Införande och driftsstödjande tjänster. Även etablering, drift och utbildning gällande redaktörsverktyg finns med. 7 Lättläst vad är det?, Centrum för Lättläst, webbplats 2011

31 Sida: 31 av 56 Även om man köper denna tjänst innebär det ett arbete för Arbetsförmedlingen och samarbetsparterna att kravställa portalen upp till en sådan nivå att det kan ligga till grund för en implementering. Kravställningen ska även ange krav på prestanda, statistikuttag och servicenivåer för drift och support. Kravställning av en mobil lösning ska också utföras. Arbetsförmedlingen använder idag Sitevision som teknisk plattform för intranät och extern webb. Sitevision är ett kompetent verktyg som dessutom bidrar till en god validering av koden enligt riktlinjer för tillgänglighet. Dock finns det begränsningar i Sitevision att hantera flera olika nivåer på behörigheter för redaktörer, speciellt om de kommer från olika aktörer. Det är aktuellt att utreda alternativa publiceringssystem för informationsportalen, speciellt eftersom implementeringen föreslås ske med hjälp av extern part. Tekniska lösningar för Steg 1 En informationsportal enligt detta exempel behöver inga tekniska lösningar för inloggning eller konton för Mina sidor. Det förenklar utformningen och implementeringen. Säkerheten behöver därmed inte vara särskild hög i detta första steg, eftersom det inte finns några känsliga personuppgifter eller ärenden som kan röjas. För redaktörer behöver informationsportalens publiceringssystem ge möjlighet att skapa redaktörsgrupper med olika nivåer av behörighet. Det ska vara möjligt för anställda i myndigheter och intresseorganisationer att bidra med material, och därmed behöver vissa inlägg språkgranskas eller kvalitetssäkras innan de publiceras. En första version av informationsportalen ska innehålla mobila lösningar. En mobil webblösning kännetecknas av att det finns en lite enklare version av webbsidan. Till de moderna mobila enheterna räknas smarta telefoner och surfplattor som i många fall använder ett touchgränssnitt för användaren. Till dessa enheter går det också att bygga särskilda appar som fungerar som egna program på enheten. Genom att ta bort bilder och grafik, samt skala ned gränssnittet till att enbart innehålla det mest väsentliga blir den mobila webbplatsen mycket enklare att använda. Det finns synsvaga personer som använder skärmläsare som säger att de hellre använder en mobilwebb än en vanlig variant av webbsidor, eftersom den är lättare att navigera i, läsa och ta till sig. En modern informationsportal ska inte begränsa användaren när han eller hon väljer att ta del av informationen med olika webbläsare, enheter eller hjälpmedel. Andelen svenskar som använder Internet ökar stadigt enligt forskningsinstitutet Stiftelsen för Internetinfrastruktur.SE. I den senaste rapporten Svens-

32 Sida: 32 av 56 karna och Internet framgår att internetvanorna förändrats genom att allt fler använder bloggar, deltar i den sociala gemenskapen på olika communitys och bidrar med användargenererat innehåll. 8 Denna utveckling innebär att moderna informationsportaler måste ta hänsyn till de förväntningar som målgrupperna har på den service som erbjuds. En modern webbplats utformas inte enbart för att publicera information utan även för att öka kommunikation mellan olika grupper. Den sociala webben ger användaren möjlighet att skicka information vidare, kommentera och hjälpa andra personer med sina problem och frågeställningar. Arbetsförmedlingen har i flera projekt använt bloggar, Facebook, Youtube och andra verktyg för att nå ut till allmänheten på nya sätt. Viktigt att beakta är att många sociala verktyg idag inte uppfyller tillgänglighetskraven, därför behöver detta säkerställas vid val av verktyg. Detta kan provas i liten skala i ett första steg. Syftet att tidigt involvera användare i utvecklingen. Ett exempel på detta kan vara att använda en utvecklingsblogg under steg 1. I den redovisade resurskalkylen (se Bilaga 4) budgeteras för olika licenser. I Steg 1 planeras för kostnader för publiceringsverktyget med tillhörande drift och support, därutöver kostnader för sökmotortjänst, verktyg för webbanalys samt kostnader för talsyntes. Även ytterligare licenser kan bli aktuella i Steg 1. Tekniska lösningar för Steg 2 Baserat på de behov som framkommer i utvärdering och användningstest av den första versionen kan informationsportalen komma att utökas med både utbyggda möjligheter till användargenererat innehåll samt funktioner för dialog, kunskapsdelning och erfarenhetsutbyte. Det kan handla om interaktiva och sociala funktioner som till exempel forum, bloggar och chattverktyg. På detta sätt kan kontakten och dialogen med inblandade aktörer förbättras och tillgängligheten öka. Denna typ av funktionalitet ställer större krav på att beakta personernas integritet och säkerhet rörande känsliga uppgifter. Det kräver dessutom en ordentlig förankring bland inblandade aktörer. De behov som identifierats kommer att matchas mot tillgängliga interaktiva moduler och kompletterande tekniska lösningar. 8 Svenskarna och Internet,.SE, 2010

33 Sida: 33 av Förutsättningar 6.1. Upphovsrätt Information från myndigheter är offentlig handling och därmed finns inte något egentligt upphovsrättsligt problem när det gäller text i portalen. Frågan kan bli aktuell om man t ex publicerar material av olika slag där författaren har upphovsrätt. Material i form av bilder, illustrationer eller grafik kan vara upphovsrättskyddat. Dessa frågor får lösas i samband med att man beslutar att lägga ut denna typ av material på portalen. Möjligheter att använda material som ligger under CreativeCommons-licens kan vara aktuellt för portalen. CreativeCommons (CC) kan appliceras på alla sorters innehåll som innefattas av immaterialrätt och upphovsrätt, såsom illustrationer, texter, foton, musik och ljud. CC är en licensform som gör det möjligt att kopiera, förändra, komplettera och sprida materialet. Det finns olika former av CC-licens, där vissa former innebär att materialet inte får spridas för kommersiellt bruk. Verksamhet som bedrivs av myndigheter och intresseorganisationer är inte kommersiell, och därmed lämpar sig CC som ett alternativ Reglering mellan intressenter Ett samarbetsavtal bör upprättas mellan parterna för att i detalj reglera hur samverkansformerna för en informationsportal ska organiseras. De myndighetsgemensamma portaler som tillfrågats i denna förstudie har särskilt betonat vikten av att tidigt enas kring ett gemensamt samarbetsavtal. Ett sådant kan reglera gränsdragningar för ekonomiskt, praktiskt och juridiskt ansvar. Särskilt Trafikverket lyfter samarbetsavtalet som en framgångsfaktor till ett långvarigt samarbete. Följande områden bör särskilt beaktas. Ekonomi Det bör framgå hur kostnaderna för portalen ska fördelas mellan parterna. Det bör också presenteras på vilket sätt de ingående parterna bidrar med resurser i form av ekonomiskt stöd och personella resurser. Avtalstid och uppsägning Det bör framgå hur avtalet reglerar de ingående parternas möjligheter att förändra eller avsluta samarbetet. Förslagsvis kan samarbetet förlängas med ett eller två år åt gången, efter det att Projektgruppen (se kap 7) har tagit fram en handlingsplan för den kommande avtalsperioden.

34 Sida: 34 av 56 Rapportering Alla ingående parter bör träffas årligen för att justera handlingsplaner, åtaganden och avtal om så behövs. Övergång av avtalet Om någon av de ingående organisationerna kommer att ombildas eller övergå i annan verksamhet ska det genom avtalet framgå hur eventuella förändringar hanteras vid en sådan händelse. Ansvar och skadestånd Huvudmannen för portalen ansvarar för innehållet i portalen och därmed också för eventuellt skadestånd till tredje man. Detta kan uppstå om en användare anser sig ha fått felaktig information. Tvist Tvist avseende tolkning och tillämpning av avtalet ska i första hand hanteras inom informationsportalens Projektgrupp på handläggarnivå, i andra hand av styrgruppen och i sista hand av ingående parters generaldirektörer eller motsvarande. 7. Organisation och förvaltning Detta förslag på organisation för en informationsportal baseras på de intervjuer och de underlag i form av projektplaner och utvärderingar som har gjorts tillgängliga från andra myndighetsgemensamma webbplatser. Utifrån lärdomar och erfarenheter från dessa portaler har nedanstående förslag till projektorganisation tagits fram. Alla projekt behöver en organisation som planerar, leder och följer upp arbetet och i många fall kommer den organisatoriska sammansättningen att vara föränderlig. De projektgrupper från andra myndighetsgemensamma portaler som tillfrågats under förstudien har berättat att formerna för samarbete har utvecklats under årens lopp. Flera av webbplatserna har kunnat organisera sig på olika sätt i takt med att rutiner och arbetssätt har etablerats. Att upprätta en arbetsorganisation som är flexibel och som ger möjlighet för fler att bidra till informationsportalens utveckling är viktigt. Samtidigt ställer det stora krav på juridiska, upphovsrättsliga frågor vilket kan försvåra samarbetet.

35 Sida: 35 av 56 Initiativtagare till samverkansportaler skiljer sig åt Ett exempel på detta kan vara Körkortsportalen som började då gemensamma utredningar visade på nyttoeffekterna av att göra en gemensam webbplats. Samordningsvinsterna med att driva en portal istället för 22 olika webbsidor var tydliga. Arbetet initierades med hjälp av de myndigheter (Vägverket och Länsstyrelserna) som berördes av förändringen. Arbetsgruppen för samverkansportalen Verksamt.se har angett hur de från början tog kontakt mellan informationsavdelningarna på Skatteverket, Bolagsverket och NUTEK (nuvarande Tillväxtverket), eftersom de såg ett behov av att göra en gemensam folder. De hade märkt att snarlik information skickades ut från dessa myndigheter och att det ibland fanns skillnader i definitioner, eller beskrivningar av processen för att starta och driva ett företag. Ett första samarbete startade och leveransen blev en folder som delades ut på servicekontor runt om i landet. Eftersom samarbetet fungerade väl och de såg behov av ett större samarbete föddes senare idén om en gemensam webbplats. Arbetet med den myndighetsgemensamma webbportalen inleddes utifrån medarbetarnas tankar om att effektivisera informationsflödet. Sedan starten 2002 har Verksamt.se utvecklats med fler funktioner och nya tjänster och projektgruppen har utökats med bla Arbetsförmedlingen. Samarbete innebär öppenhet Det är lätt att underskatta det arbete och den tid som behövs för att förankra arbetet med en ny informationsportal. Det innebär att det är ett antal olika organisationer med olika drivkrafter, regleringsbrev, intressen, finansieringsformer och resurser. Det finns många svårigheter med att upprätta ett samarbete mellan alla dessa olika parter. Synpunkter från de andra myndighetsgemensamma webbplatserna har angett vikten av att genomföra aktiviteter som förankrar arbetet i de olika organisationerna. Det kräver mycket tid eftersom det är flera parter som ska komma överens om inriktning, budget och resurser, ofta med långa komplicerade beslutsprocesser. Samarbetet måste bygga på öppenhet så att information kan delas mellan de olika parterna Huvudmannaskap Ansvaret kan fördelas på olika sätt, men oftast finns det någon part som tar huvudansvaret. Portalen kan ägas gemensamt av de ingående organisationerna och beslut kan fattas gemensamt. Alla aktörer kan bistå med de resurser i form av kompetens, kunskap och nätverk som behövs för en framgångsrik informationsportal.

36 Sida: 36 av 56 Arbetsförmedlingen som huvudman Arbetsförmedlingen är den myndighet som har ansvar för arbetsmarknadsområdet generellt och i synnerhet när det gäller möjligheter till arbete för personer med funktionsnedsättning. Arbetsförmedlingen har en betydande roll när det gäller samordning och koordinering av olika insatser och projekt för arbetsmarknaden regionalt och lokalt. Arbetsförmedlingens unika roll med daglig kontakt med arbetsgivare och arbetssökande är också skäl för att låta Arbetsförmedlingen vara huvudman. Som huvudman skulle det innebära att Arbetsförmedlingen är sammankallande och ordförande för styrgruppen (se nedan), och den myndighet som avrapporterar hur arbetet fortlöper Förslag på organisation Styrgrupp Styrgruppen är huvudansvarig för portalen och består av representanter med beslutanderätt från olika aktörer. Styrgrupp avser den gruppering där beslut fattas i övergripande frågor såsom budget, förvaltningsplan samt långsiktig verksamhetsutveckling. Styrgruppen bör i ett första steg bestå av Arbetsförmedlingen (sammankallande), Försäkringskassan, Handisam, Samhall och Skatteverket, Hjälpmedelsinstitutet samt handikapporganisationer och arbetsmarknadens parter.