ESSVISION DEN 2 JULI 2014 BESKRIVNING. Evolution Template Manager 3.0 COPYRIGHT ESSVISION AB ALL RIGHTS RESERVED

Transkript

1 BESKRIVNING Evolution Template Manager 3.0 COPYRIGHT ESSVISION AB ALL RIGHTS RESERVED

2 SIDAN 2 AV 12 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INTRODUKTION BEGREPP TYPER MALLDOKUMENT INNEHÅLLSKONTROLLER DATA-Ö DATAMALL INSTALLATION, UPPSTART OCH ÅTKOMST KRAV PÅ KLIENTDATOR GENOMGÅNG AV MALLVERKTYGET GRAFISK ÖVERSIKT VERKTYGSFÄLTET (1) MALLDOKUMENTÖVERSIKT (2) BINDNINGSÖVERSIKT (3) ÖVERSIKT KOPPLAD DATA-Ö (4) STARTA UPP PROJEKT LÄGGA IN MALLDOKUMENT I VERKTYGET ARBETA MED ETT MALLDOKUMENT LÄGGA TILL DATA-Ö TILL MALLDOKUMENT LÄGGA IN INNEHÅLLSKONTROLLER I MALLDOKUMENT ANGE PÅ VILKA ENHETER MALLARNA SKA VARA TILLGÄNGLIGA BINDA INNEHÅLLSKONTROLL TILL DATA-Ö OM ATT SPARA PROJEKT OCH UPPDATERA DATABASEN UTÖKADE FUNKTIONER FÖR INHÄMTNING/ÖVERFLYTTNING AV TEXT KOPIERA TEXT FRÅN DOKUMENT TILL ANNAT DOKUMENT HÄMTA IN FÖREDRAGNINGSLISTA/ÄRENDELISTA TILL KALLELSE/PROTOKOLL HÄMTA IN RUBRIK FRÅN MÖTESINLÄMNING TILL BESLUT HÄMTA IN FÖRTROENDEVALDA FRÅN FMS ETT PRAKTISKT EXEMPEL SUMMERING... 12

3 SIDAN 3 AV INTRODUKTION Mallverktyget till Evolution är framtaget för att möjliggöra för kunder av systemet att själva kunna administrera och utveckla dokumentmallar för användning i Evolution. För att kunna använda mallverktyget krävs goda kunskaper rörande Evolutions uppbyggnad Microsoft Word 2007 eller senare, främst formatering och kontrollhantering Tillämpning och utveckling av mallar Utöver detta krävs en grundläggande förståelse för konceptet att binda innehållskontroller och datamallar till varandra (sker genom data-ö) för att därigenom hämta värden från Evolutions databas till ett dokument. I Evolution Template Manager kan du även knyta dokumentmallar från Microsoft Excel och Power Point. Dock med begränsningen att dessa inte kan återvinna text mellan Evolution och mall. Mallverktyget kräver version 2.7 eller senare av Evolution BEGREPP TYPER Malldokumenten i Evolution knyts till de olika typerna i Evolution. En typ presenterar ett antal fält styrt utifrån verksamhetens behov. Exempel på olika konfigurationer av typer är: Dokument (innehåller fält såsom beskrivning, motpart, notering etc.). Beslut (innehåller fält såsom beslutsinstans, mötesdatum, paragrafnummer etc.). Avtal (innehåller fält för avtalsperiod, uppsägning, autoförlängning etc.). Det är till de olika typerna i Evolution det finns möjlighet att koppla en eller flera malldokument som då har möjlighet att med automatik hämta information från sin typ samt övrig ärende- och grunddata från Evolution MALLDOKUMENT Den mall för dokument som är avsedd att kopplas in till Evolution eller det malldokument som är kopplad till Evolution och används. Begreppet malldokument används för att särskilja användningen av mallar i Evolution jämfört med traditionella dokumentmallar. I praktiken innebär det att kund utgår ifrån ett exempeldokument skapat från en av sina dokumentmallar. Dokumentet kompletteras med eventuellt ytterligare rubriker och läggs in i Evolution med påförda och kopplade fält för informationsinhämtning. Därmed blir dokumentet att betrakta som ett malldokument INNEHÅLLSKONTROLLER Innehållskontroller läggs in i malldokumentet och genom att koppla dessa till ett värde i en data-ö kan informationen hämtas in till dokumentet. Läs mer om innehållskontroller i kapitel DATA-Ö Data-ön presenterar de fält från databasen som finns att koppla mot innehållskontroller i önskat malldokument.

4 SIDAN 4 AV DATAMALL De uppsättningar fält som finns tillgängliga för skapande av data-öar i malldokument. Datamallar finns i stort med fältuppsättningar för De typer som finns implementerade i Evolution Ärendets information Information kopplad till möteshanteringen i systemet Via datamallarna kan även generell information sparad i Evolution kopplad till användare, organisationsstruktur etc. hämtas INSTALLATION, UPPSTART OCH ÅTKOMST Verktyget installeras som ett Click-once eller MSI-paket och startas såsom en traditionellt installerad programvara. Malldokument som ska kopplas in i Evolution måste vara sparade i formatet.docx. För att få tillgång till mallverktyget behövs en systemroll i Evolutions administratörsklient. Ex Titta, Superadministratör eller annan roll KRAV PÅ KLIENTDATOR Arbetet med malldokument till Evolution kräver stöd för docx-filer och innehållskontroller. För att kunna arbeta med malldokument och detta verktyg krävs därför att Microsoft Word 2007 eller senare finns installerat på klientdatorn. 2. GENOMGÅNG AV MALLVERKTYGET 2.1. GRAFISK ÖVERSIKT Mallverktyget för Evolution innehåller i huvudsak följande delar (1-4):

5 SIDAN 5 AV FIGUR 1 ÖVERSIKTSBILD EVOLUTION MALLVERKTYG VERKTYGSFÄLTET (1) Verktygsfältet (1) innehåller funktioner från vänster till höger projekt (öppna, nytt, stäng, ta bort, importera, exportera) malldokument (nytt, importera, ta bort) data-ö (lägg till, redigera, ta bort) bindningar (skapa, rensa, rensa alla) Redigera egenskaper MALLDOKUMENTÖVERSIKT (2) Presenterar de malldokument som finns inlagda i aktuellt projekt BINDNINGSÖVERSIKT (3) Presenterar markerat malldokuments inlagda innehållskontroller samt eventuell koppling mot fält i dataön ÖVERSIKT KOPPLAD DATA-Ö (4) Presenterar markerat malldokuments kopplade data-öar samt vilka värden som finns tillgängliga STARTA UPP PROJEKT Starta Mallverktyget för Evolution från datorns skrivbord, välj sedan Öppna projekt i verktygsraden. Markera önskat projekt och systemet kommer läsa in projektet samt presentera de malldokument som finns sparade sedan tidigare i lösningen. Tips: För att säkerställa att det är det senaste projektet som du arbetar med, börja alltid med att välja Importera Projekt Från databas när du ska arbeta med organisationens mallar i Evolution.

6 SIDAN 6 AV LÄGGA IN MALLDOKUMENT I VERKTYGET Du lägger in nya malldokument till projektet genom att klicka på Nytt malldokument i verktygsfältet (lägger till ett blankt malldokument i Word) eller genom att klicka på Lägg till malldokument (ger möjlighet att gå ut på din dators filstruktur och hämta in ett malldokument utifrån er grafiska profil) ARBETA MED ETT MALLDOKUMENT Dubbelklicka på önskat malldokument i malldokumentsöversikten. Malldokumentet öppnar Microsoft Word förutsatt att programvaran finns installerad på din dator, och du får möjlighet att arbeta med utformningen och lägga till innehållskontroller för informationsinhämtning från Evolutions databas LÄGGA TILL DATA-Ö TILL MALLDOKUMENT Markera önskat malldokument i malldokumentsöversikten, klicka på Lägg till data-ö och systemet presenterar de möjliga datamallar som finns att använda som grund för data-ö till malldokumentet LÄGGA IN INNEHÅLLSKONTROLLER I MALLDOKUMENT Innehållskontroller läggs in i malldokument genom att först via dubbelklick på önskat malldokument öppna detta i Microsoft Word. I Microsoft Word återfinns stödet för skapande av innehållskontroll under fliken Utvecklare och gruppen Kontroller. FIGUR 2 VERKTYGSFÄLT FÖR INNEHÅLLSKONTROLLER I MICROSOFT WORD Det går att ange egenskaper för innehållskontroller genom att klicka på knappen egenskaper i Word. Ange titel för att användaren ska se vad för information från Evolution som hämtas in, ange tagg för att i mallhanteraren se vilken koppling som ska ske. För mer information om detta hänvisas till inbyggda hjälpen i Microsoft Word. Om man ger innehållskontrollen ett tag-namn (genom att markera ordet och klicka på knappen egenskaper i Word) som är samma som namnet i fältet i XML-ön som denna ska kopplas till, kommer dessa kunna kopplas ihop automatiskt i mallverktyget (för mer information, se kapitel 2.8 Binda innehållskontroll till data-ö) ANGE PÅ VILKA ENHETER MALLARNA SKA VARA TILLGÄNGLIGA Det går att styra dokumentmallarna så att de blir tillgängliga på olika enheter. Markera ett malldokument i översikten över malldokument, klicka på knappen Redigera egenskaper längst till höger i verktygsfältet och ange för vilken/vilka enhet(er) mallen ska vara tillgänglig. Skriv in den förkortning som enheten har i admin. Exempelvis KS för kommunstyrelsen. Ska mallen finnas tillgänglig på flera enheter anger du koderna separerade med komma-tecken (,) och mellanslag (ex: KS, BUN, TEK). Standard är GLOBAL, vilket gör mallen tillgängliga på alla enheter BINDA INNEHÅLLSKONTROLL TILL DATA-Ö Det finns två alternativ för att binda innehållskontroller till aktuell data-ö.

7 SIDAN 7 AV 12 Alternativ 1: Markera aktuell dokumentmall i mallverktyget, klicka på funktionen Skapa bindningar i verktygsfältet. Detta förutsätter att inlagd innehållskontroll i malldokument har samma namn som det värde som önskas hämtas från kopplad data-ö. Alternativ 2: Markera aktuellt fält i data-ön och drag och släpp det över aktuell innehållskontroll i bindningsöversikten (mittendelen av verktyget) OM ATT SPARA PROJEKT OCH UPPDATERA DATABASEN Verktyget sparar kontinuerligt de ändringar som användaren utför i projektet och dess ingående malldokument. För att genomförda förändringar i malldokumentprojektet ska slå igenom krävs avslutningsvis att du som användare väljer att exportera dina ändringar till Evolutions databas. I praktiken innebär denna aktivitet att du skjuter in det uppdaterade projektet och därmed blir de uppdaterade malldokumenten tillgängliga inifrån Evolution. För att nya mallar och förändringar ska synas i Evolution måste du starta om Evolution-klienten. 3. UTÖKADE FUNKTIONER FÖR INHÄMTNING/ÖVERFLYTTNING AV TEXT Det finns tre olika sätt att återvinna text mellan Evolution till dokumentmallar. 1. Värde i data-ö till innehållskontroll i Word dokument (tillåter dubbelriktad synkronisering) 2. Flytta information mellan dokument copy_ (ex copy_sammanfattning) 3. Tabeller med omslutande innehållskontroll (ex tbl_rakpunktlista) för att få en lite med ärenden till en kallelse För utvecklingen av malldokument för Evolution finns ett antal specialutvecklade innehållskontroller för att kunna kopiera/flytta text från ett befintligt dokument till ett annat, exempelvis från utredningsdokument till beslut. På samma sätt finns det möjlighet att hämta in deltagare från förtroendemannasystem, rubrik från inlämning till sammanträde KOPIERA TEXT FRÅN DOKUMENT TILL ANNAT DOKUMENT För att med automatik kunna överföra textinnehåll i innehållskontroller till ett annat dokuments innehållskontroller används ett prefix i innehållskontrollens namn vilket är copy_. Ett exempel I nedanstående exempel har vi skapat en innehållskontroll med namnet copy_förslag. Genom att placera innehållskontroller med samma namnsättning och prefixet copy_ i två malldokument kan texten i innehållskontrollen med automatik överföra text till annat måldokument, jmf tjänsteskrivelse beslut men även vidare från beslut beslut. FIGUR 3 EXEMPEL PÅ INNEHÅLLSKONTROLLER FÖR KOPIERING AV TEXTINNEHÅLL MELLAN TVÅ DOKUMENT

8 SIDAN 8 AV 12 Namnsättningen av innehållskontroller är valfri men för att Evolution ska förstå att hämta text i annat dokument krävs att platshållarnamnet inleds med prefixet copy_ och att användaren vid aktiviteten lämna till sammanträde bockar i det dokument/bilaga som ska användas för informationsåteranvändning (se bild nedan). Vanliga exempel kan vara: copy_sammanfattning (för att exempelvis återvinna sammanfattande text mellan tjänsteskrivelse och protokoll) copy_förslag (för att exempelvis återvinna förslag till beslut mellan tjänsteskrivelse och protokoll) copy_beslutsunderlag (för att exempelvis återvinna information om beslutsunderlag mellan tjänsteskrivelse och protokoll) FIGUR 4 EXEMPEL PÅ INLÄMNING TILL MÖTE MED MARKERAT KÄLLDOKUMENT FÖR ÅTERVINNING AV TEXT 3.2. HÄMTA IN FÖREDRAGNINGSLISTA/ÄRENDELISTA TILL KALLELSE/PROTOKOLL För att exempelvis hämta in föredragningslistan i kallelsemallar används en tabell med tre kolumner som placeras i en innehållskontroll med namnet tbl_rakpunktlista. För att hämta in ärendeförteckning på protokoll används samma scenario som med kallelse med skillnaden att innehållskontrollen sätts med namnet tbl_rakbeslutslista. Tabellen används för att lista mötets ärendepunkter samt formatera avstånd mellan ärendepunkt och rubrik. Önskas sidnumrering i kallelsen till alla bilagor eller sidnumrering i protokollet till alla beslut, utökas tabellen med en ytterligare kolumn, d.v.s. fyra stycken totalt. FIGUR 5 EXEMPEL PÅ INNEHÅLLSKONTROLLER FÖR ATT LYFTA IN FÖREDRAGNINGSLISTA TILL DOKUMENT För att mötes mallar ska fungera korrekt måste mallen kopplas mot sin roll i möte, d.v.s. om den ska agera som kallelse eller protokoll. Genom att markera önskad mall i malldokumentöversikten och klicka på knappen Redigera egenskaper längst till höger i verktygsfältet ges möjlighet att sätta dessa kriterier (se Figur 6 nedan).

9 SIDAN 9 AV 12 FIGUR 6 REDIGERA EGENSKAPER FÖR MALL Genom att markera antingen Protokoll eller Kallelse och sedan klicka på Redigera kan rätt tabelldefinition för innehåll kopplas mot den innehållskontroll och tabell som är inlagd i mallen. FIGUR 7 EXEMPEL PÅ VALBARA TABELLDEFINITIONER Genom att klicka på + tecknet expanderas tabelldefinitionen och verktyget visar vilka delar (kolumner i tabell) och den information som lyfts in i respektive tabellkolumn HÄMTA IN RUBRIK FRÅN MÖTESINLÄMNING TILL BESLUT För att hämta in den rubrik som angivits vid inlämning till sammanträde så att denna blir den rubrik som lyfts in på det beslutsdokument som genereras i sammanträdesstödet används innehållskontroll med namnsättning ins_rubrik.

10 1.1. HÄMTA IN FÖRTROENDEVALDA FRÅN FMS BESKRIVNING SIDAN 10 AV 12 Om EssVisions förtroendamannasystem finns installerat hos kund kan innehållskontroller lyfta in deltagare till kallelse och protokoll. Genom att lägga in innehållskontroller med följande benämningar hämtas uppgifterna enligt: ins_närvarande = Hämtar in tjänstgörande ordinarie ledamöter. ins_ersättare = Hämtar in tjänstgörande ersättare. ins_övriga = Hämtar in närvarande men ej tjänstgörande ersättare. 4. ETT PRAKTISKT EXEMPEL Vi ska i detta exempel komplettera ett malldokument med ytterligare innehållskontroll och koppla denna mot aktuellt värde i kopplad data-ö. I malldokumentet Brev ska vi lägga till så vi får med namn på kontakt. Vi dubbelklickar här på malldokumentet Brev som då öppnar sig i Microsoft Word enligt nedan:

11 SIDAN 11 AV 12 I det öppnade malldokumentet har vi förberett genom att lägga in ett fält för att få in kontaktens namn. Här får vi nu gå in under fliken Utvecklare och väljer att lägga in en innehållskontroll. Vi namnsätter den enligt önskemål genom att klicka på egenskaper under fliken Utvecklare.

12 SIDAN 12 AV 12 Därefter klickar vi på OK i egenskaperna för innehållskontrollen och stänger ner Microsoft Word genom att klicka på avsluta-knappen (krysset) uppe till höger. Word informerar om att malldokumentet har förändrats, vi vill spara våra ändringar likväl som att vi vill ladda om projektet. Bindningsöversikten i mallverktyget har nu uppdaterats och vi kan se att den nya innehållskontrollen är tillagd i malldokumentet men att den ännu inte är kopplad till ett fält i data-ön. För att koppla innehållskontrollen kan vi nu dra önskat värde från data-ön (markerat i översikten för dataön) och släppa den på önskad rad i Bindningsöversikten, d.v.s. på raden handlingsid. Systemet kommer med automatik skapa den bindning som efterfrågas. Därmed är vi färdiga med denna dokumentmall och kan exportera projektet till databasen igen genom att trycka på Exportera projekt. 5. SUMMERING Vi har nu gått igenom hur mallverktyget är uppbyggt och hur dess ingående delar fungerar. Vi har sedan gått igenom ett exempel på hur du som användare kan komplettera en befintlig mall med ytterligare innehållskontroll och koppla denna till ett värde i data-ön för att därigenom med automatik hämta värden från Evolutions databas när malldokumentet används inifrån Evolution. Det bör poängteras att när ett dokument är skapat från malldokument i Evolution och sedan är utcheckat står det dig fritt som användare att ändra format, teckensnitt och storlek på vanlig text och rubriker i malldokumentet om inte malldokumentet försetts med låsta delar. I praktiken fungerar det precis som om du skulle ha arbetat med ett dokument skapat från dokumentmall utanför Evolution.