Den utbildningsadministrativa processen. En introduktion till: SISU, NyA och Ladok. Susanne Dackheim Mikael Hultgren

Transkript

1 Den utbildningsadministrativa processen En introduktion till: SISU, NyA och Ladok Susanne Dackheim Mikael Hultgren

2 Vad vi tar upp under delkurserna: Introduktion: Informerade om lagar och regler Informerade om Ladok och SISU som system Förstå principerna i SISUs gränssnitt Vara förtrogna med Ladoks gränssnitt Ladok 3 SISU Skapa kurs- och utbildningsplaner SISU Skapa utbildningsutbud Ladok - Veta hur kursregistrering och resultatrapportering görs Via webb och Ladokklient Tentaanmälan via webb Känna till Ladokfunktionerna för utdata, grupphantering, tillgodoräknanden samt anteckningar

3 Tematiska kurser i Ladok Utdata och uppföljning Utbyten, tillgodoräknanden och examen Utbildningsprogram Forskarstudenter

4 Mer information om våra kurser Kurser Ladok Kurser SISU

5 Vad är SISU? StudieInformation vid Stockholms universitet Gemensamt system för Kursplaner och utbildningsplaner Utbildningskatalogen de kurser och program som ska ges Uppgifterna läggs in av institutionerna Ska stödja verksamhetsprocesserna Olika rutiner för olika fakulteter/institutioner Uppgifterna i systemet Sökbara via antagning.se/universityadmissions.se Sökbara via SU:s webb + inst webb Levereras till antagningssystemet NyA och Ladok Genererar den tryckta utbildningskatalogen, Ladokgruppen 5

6 Vad är NyA? Nationellt antagningssystem Ägs av UHR (Universitets- och högskolerådet) Kopplat till antagning.se och universityadmissions.se Handläggning (grundläggande och särskild behörighet, urval) Används av alla lärosäten Frågor om antagning:

7 Antagningsomgångar och sista anmälningsdag HT2014 Anmälan 15 januari 2014 för internationella studenter Anmälan 15 april 2014 för övriga VT2015 Anmälan 15 augusti 2014 för internationella studenter Anmälan 15 oktober 2014 för övriga

8 Vad är Ladok? Lokalt ADB-baserat Dokumentationssystem Ägs och används av 36 svenska högskolor + CSN Systemutvecklingen görs av UHR Ladok uppdateras 4-6 gånger/år Cirka 6000 Ladokanvändare i Sverige Varje högskola har sin egen Ladokdatabas Ladok3 2015/16

9 Vid varje högskola... En studentmatrikel Grundläggande högskoleutbildning Ev. forskarutbildning Från antagningsresultat till examen Ett administrativt hjälpmedel Ett ekonomisystem Ett statistiksystem

10 Ladok vid SU Ladokservern finns i Uppsala Studentavdelningen ansvarig för Ladok SU:s Ladok innehåller uppgifter om studenter från HT 1977 och framåt (LHS:s Lärdok från 1993) SU:s Ladok innehåller (våren 2013): Drygt personer, ca kurskoder, ca provkoder, ca 3,5 miljoner registreringar, ca utfärdade examina, ca 6100 forskarexamina

11 Tryckt katalog Sukat Mondo TimeEdit3 VFU Daisy, Fastreg Kurs- och utbildningsplaner LPW (Ladok på webb) minastudier.su.se Ladok.su.se SCB Utbildningsdepartementet UKämbe tet Planeringsavdelningen Fakulteter RiR Institutioner Student Anmälan UHR Antagning.se Utbildningsutbud Institutionswebben SU:s webbkatalog Meriter för sökande SISU IVS Kurser, program, anm.koder, prov MIV Ladok Antagna, reserver Intyg Examen Kataloguppgifter, registreringar, meriter Student Data för antagning UHR NyA Kataloguppgifter CSN Studiemedel Arbetsförmedlingen allastudier.se, Ladokgruppen 11 m. fl.

12 Processer Från presumtiva studenter till alumner - olika systemstöd, men systemen hänger ihop Utbildningsadministration, studieadministration, handläggning Kurs, program, val inom program Planera och fastställa utbildningsutbud (SISU) Anmälan (UHR/antagning.se) Antagning (UHR/NyA) Registrering (Ladok) Resultatrapportering (Ladok) Examen (Ladok) Verksamhetsförlagd utbildning (placering sker i VFU-portalen) Utbytesstudier (Ladok) Forskarutbildning (Ladok)

13 Vem får göra vad i systemen? Prefekten beslutar om vem som ska ha vilka rättigheter Behörig användare kan bara lägga in och ändra uppgifter som hör till den egna institutionen Ladok utdata för hela registret, SISU webbkatalogen/planarkivet Olika behörigheter/nivåer i SISU Kursplan/utbildningsplan Fakultet (utbildningsområden) Beslutsfattare (inrättar, fastställer) Redaktör (bearbetar, öppna för revidering) Skapa utbildningsutbudet (kurstillfällen) Utbudsredaktör Behörigheter i Ladok Registrering, avbrott Resultatrapportering, tillgodoräknanden Forskarutbildning, Ladokgruppen 13

14 Support för Ladok och SISU Post: Sektionen för utbildningsdokumentation Studentavdelningen, Ladokgruppen Mejl: Tele: kl må-to Webb: Personal: Ylva Andersson, Johanna Belzacq, Susanne Dackheim, Mikael Hultgren, Lotten Hultgren Viklund, Lars Karlsson, Hélene Norstedt, Lena Sköld, Madeleine Svahn, Erik Wallenberg Bondesson, Malin Zetterström Antagning: Ladokgruppen 14

15 Inloggning och säkerhet SISU Inloggning: medarbetarwebben stödsystem Inloggning med universitetskonto (SUKAT-konto) It o media helpdesk@su.se tele # 1999 Ladok Användarnamn och lösenord vid inloggning Terminal Server, mer information på hemsidan Vissa saker kring inloggning fungerar inte på Mac Körpassen loggas Nyinläggning och ändring av uppgifter Obehöriga påloggningsförsök, Ladokgruppen 15

16 Lagar och regler

17 Centrala lagar och förordningar för Ladokanvändaren: Högskoleförordningen Tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen Personuppgiftslagen Förordning om redovisning av studier mm Förvaltningslagen

18 Lokala regler vid SU Beslutsordningar och delegeringar vid SU (Ledningskansliet ) Beslut om vem som gör vad i Ladok (Studentavdelningen ) Universitetets regelbok Rutiner - hur går det till rent praktiskt

19 Förordning om redovisning av studier Reglerar studieregister (SFS 1993:1153) Bevara uppgifter om sökande, genomgångna studier, betyg och examina Administrativa ändamål Uppföljning och utvärdering Offentlig statistik Beslut om resurstilldelning Registret får även användas för forskning Reglerar vilka som får uppgifter på datamedium

20 Offentlighet och sekretess Tryckfrihetsförordningen Uppgifter i Ladok är offentliga handlingar och måste lämnas ut till den som vill ha dem! Endast listor på papper, inte datamedium Avgifter får tas ut enligt avgiftsförordningen Uppgifter som berör flera institutioner kan hänvisas till Ladokgruppen Arbetsgivare mfl kan använda verification@studadm.su.se Ny sekretesslag från 1 oktober 2006 Ny funktion i Ladok sedan H08 möjliggör att studenten får ett alias i Ladok med ett annat personnr och/eller ett annat namn Vid frågor kontakta Ladokgruppen Om studenten har sin adress spärrad i folkbokföringsregistret så kommer vi inte få den till Ladok

21 Högskoleförordningen SFS 1993:100, 6 kap Kursplaner och utbildningsplaner All grundläggande utbildning skall bedrivas i form av kurser. Kurser får sammanföras till utbildningsprogram. För kurs skall det finnas en kursplan. För utbildningsprogram skall det finnas en utbildningsplan. Betyg Skall sättas på genomgången kurs Betyget bestäms av en särskilt utsedd lärare, examinator Om ett betyg är fel skall examinator ändra beslutet om det inte innebär att betyget sänks

22 Rättning av uppgifter Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Ett beslut som innehåller en uppenbar oriktighet till följd av skrivfel får rättas Innan rättelse sker skall myndigheten ge den som är part tillfälle att yttra sig om ärendet avser myndighetsutövning mot en enskild och åtgärden inte är obehövlig Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Registret ska innehålla korrekta uppgifter Skyldighet att rätta Den registrerade har rätt att ta del av uppgifterna om sig själv

23 Hantering av avgiftsskyldiga studenter Anmälnings- och studieavgifter (GN och AN) Förordning (2010:543) om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor Gäller ej medborgare i EU/EES men ALLA måste prövas och ALLA måste styrka ev. avgiftsbefrielse Anmälningsavgift (ex. undantag: registrerad på utbildning vid svenskt lärosäte) Studieavgift (full kostnadstäckning, stipendieprogram) I Ladok dokumenterad betalning ligger till grund för Migrationsverkets (MIVs) beslut om uppehållstillstånd Avstängning vid ej betalning

24 Styrka avgiftsbefrielse Dokument som styrker avgiftsbefrielse bör vara universityadmissions.se tillhanda samtidigt med övriga kompletterande dokument inför resp. antagningsomgång Om så ej skett kan dokumenten skickas till universityadmissions.se fram till andra urvalet Efter andra urvalet skickas dokumenten både till universityadmissions.se och till Stefan Norrlén, Stockholm University, Stockholm / Namn Namn, Institution eller liknande

25 Styrka avgiftsbefrielse, forts. För medborgare i EU/EES/Schweiz: vidimerad passkopia via post (ej elektroniskt) För sökande med uppehållstillstånd baserat på annat än studier: vidimerad kopia på pass, uppehållstillstånd (UT-kort) samt beslutet på vilket uppehållstillståndet grundar sig skickas via post De som ej kan uppvisa något av ovanstående dokument är avgiftsskyldiga / Namn Namn, Institution eller liknande

26 Fakturering, dokumentation i Ladok och MIV Fakturering av avgiftsskyldiga studenter inleds efter att andra urvalet är klart Fakturering terminsvis OBS! Baseras på antagning (NyA/Ladok) Ladok, avgiftsvillkor för avgiftsskyldiga, ingen registrering möjlig Ladok, dokumenterad betalning häver villkoret och gör registrering möjlig / Namn Namn, Institution eller liknande

27 Exempel, masterstudent antagen HT2013, 2-årigt program Anmälan 15 januari 2013 Termin 1 Antagning till inledande kurs senast 15 maj (behövs ej termin 1!) dokumentation i Ladok av betald faktura senast 15 juni inför HT2013 Uppgiften tillgängligt för MIV, inleder handläggning av uppehållstillstånd för studier Termin 2 (VT2014) Antagning till kurs i Ladok senast 1 december 2013 (på institution) Dokumenterad betalning15 december 2013

28 Exempel, masterstudent antagen HT2013, 2-årigt program Termin 3 (HT2014) MIV igen! Antagning till kurs i Ladok senast 15 maj 2014 (görs av inst.) Dokumenterad betalning 15 juni 2014 Termin 4 (VT2015) Antagning till kurs i Ladok senast 1 december 2014 (görs av inst) dokumenterad betalning 15 december 2014

29 Exempel, masterstudent antagen VT2014, 2-årigt program Anmälan 15 augusti 2013 Antagning till inledande kurs senast 1 december (behövs ej termin 1) Termin 1, dokumentation i Ladok av betald faktura senast 15 december inför VT2014 Uppgiften tillgängligt för MIV, inleder handläggning av uppehållstillstånd för studier Termin 2 (HT2014) Antagning till kurs i Ladok senast 15 maj 2014 (görs av inst.) Dokumenterad betalning 15 juni 2014

30 Exempel, masterstudent antagen VT2013, 2-årigt program Termin 3 (VT2015) MIV igen! OBS!!! Mycket kort tid! Antagning till kurs i Ladok senast 1 december 2014 (görs av inst.) Dokumenterad betalning 15 december 2014 Termin 4 (HT2015) Antagning kurs i Ladok senast 15 maj 2015 (görs av inst.) Dokumenterad betalning 15 juni 2015 (görs av inst.)

31 Utbytesstudenter och forskarstuderade Utbytesstudenter står som avgiftsskyldiga Avgiftskravet kringgås genom etablering och antagning i SA06 (Etablering och antagning av utbytesstud) registrering möjlig Forskarstudier avgiftsbefriade, men: avgiftsskyldig forskarstudent som vill läsa kurs på grund-eller masternivå måste i dagsläget betala om kursen ej ingår i forskarutbildningen

32 SISU, Ladok och ekonomi

33 Universitetet får betalt av staten Kurstillfällen definieras i SISU Studenternas registreringar och resultat i Ladok utgör underlag för resurstilldelningen Redovisningsperioden är 1/1 31/12 Sista datum för rapportering är (ungefär) vecka 2 varje år Exakt datum meddelas i Ladok

34 Håsar och håpar Registreringar ger helårsstudenter HST Helårsstudenter: (antal studenter) x (kursens högskolepoäng) / 60 Förstagångs- och fortsättningsregistreringar ingår i underlaget, men inte omregistreringar Utresande utbytesstudenter ingår i underlaget Höstterminens registreringar fördelas på två år. En termin är 20 veckor och höstterminen spiller över till vårterminen: 17/20 till år 1, 3/20 till år 2 Resultat ger helårsprestationer HPR Helårsprestationer: (antal studenter) x (provets högskolepoäng) / 60 Beräknas på grundval av godkända provresultat Tillgodoräknade kurser och prov ingår inte i beräkningen

35 Utbildningsområde = prislapp per kurs. Olika utbildningar ger olika mycket Utbildningsområde Ersättning per helårsstudent Ersättning per helårsprestation Humanistiskt, teologiskt, juridiskt, samhällsvetenskapligt Naturvetenskapligt, tekniskt, farmaceutiskt Vård Odontologiskt Medicinskt Undervisning Verksamhetsförlagd utbildning Övrigt Design Konst Musik Opera Teater Media Dans Idrott

36 Kurstyp särskiljer olika former av kurser Uppdragsutbildning (UP, SÄL, ULV, VAL) Basår (BAS) Internetkurser (ITD) Sommarkurser (S)