Användarmeddelande (januari 2014) Ny programversion. FLEX Lön. Version 14.1a

Transkript

1 Användarmeddelande (januari 2014) Ny programversion FLEX Lön Version 14.1a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Lön i under Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att med hjälp av ett villkor bestämma när en löneartskoppling ska falla ut elller ej, möjligheten att få med antal timmar i bokföringsordern samt en ny rapportering till Bygglösen. Nu finns det dessutom en helt ny bevakningscentral, möjligheten att lägga olika bokföringskonton för olika typer av arbetsgivaravgifter samt hantering av kontrolluppgiften KU13. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 2 Innehåll Uppdatera egna numeriska fält 3 Valbart ha konteringsfördelning per löneart.. 5 Timmar på bokföringen. 5 Valfri fast motkontering i bokföringen. 7 Valbart filnamn vid skapande av bfo-fil.. 8 Formelvariabel för kontering 8 Villkor på löneartskopplingar 9 Kostnadsavdrag på arbetsgivaravgifter.. 11 Skuldlista Urval på utbetalningsdatum 12 Bygglösen Filrapportering till Byggnads 12 PA-KFS 09 Redigerbart läge. 16 PA-KFS 09 Trafik 16 Collectum Hantering för ITP2 17 Sjukstatistik Förändringar.. 18 Konjunkturstatistik Förändringar.. 19 KU10 på datapostformat.. 19 Koppling till QlikView. 19 Avdrag i bankfil till Nordea 20 Utbetalning via Nordea. 20 Bevakningscentral. 21 Bokföringskonto per typ av arbetsgivaravgift 25 Retroaktiv lön Transaktioner utan datum 27 Personalstatistik Urval på löneform. 28 Lönetrappa.. 29 Kontrolluppgift KU Pensionsrapportering till SPV.. 33 Behörighet för att lägga till och ta bort projekt.. 37 FLEX HR Användare och lösenord. 38 Avdrag för forskning och utveckling 39 Nyheter FLEX WebApp. 40

3 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 3 Nyheter FLEX Lön Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Uppdatera egna numeriska fält Ibland finns ett behov av att göra beräkningar på tidigare perioders belopp eller timmar. I vissa kollektivavtal baseras t.ex. sjuk-ob på tidigare periods genomsnittliga OB-ersättning per timme. För att kunna göra denna beräkning behöver du hämta antalet OB-timmar och OB-ersättningen för föregående period. Detta och mycket annat kan du nu göra med funktionen Uppdatera egna numeriska fält som återfinns under menyn Servicerutiner. Tanken är att du vid första användningen anger vad du vill uppdatera och sedan sparar du dessa inställningar. När du sedan vill göra motsvarande uppdatering nästa gång behöver du bara ändra datumen och sedan köra beräkningen igen för den nya perioden. Nedan följer förklaringar till de olika fälten: Benämning Här anger du ett namn på din uppdateringsinställning så att du själv kommer ihåg vad den ska användas till.

4 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 4 Eget numeriskt fält att uppdatera Här anger du vilket eget numeriskt fält du vill att värdet ska läggas in i. Om du inte redan har ett lämpligt eget numeriskt fält kan du lägga upp ett nytt under Inställningar Egna fält. Du ska också ange ett datumurval som det hämtade värdet ska läggas in för i det egna numeriska fältet. I exemplet ovan vill vi hämta OB-ersättningen för mars månad och lägga in i fältet N10 som då ska gälla från 1 april. Anledningen till att vi har valt 1 april är att vår sjuk-ob i april ska beräknas på genomsnittlig OB för mars månad. Om du även vill ha ett slutdatum för hur länge värdet ska gälla i fältet N10 kan du lägga in ett t o m-datum. Om du inte vill att ett eventuellt nollvärde ska läggas in och gälla från valt fr o m- datum kan du markera rutan Uppdatera ej fält om värdet blir 0. Detta kan vara användbart om du, som i fallet ovan, inte haft någon OB-ersättning i mars och istället ska använda dig av tidigare perioders OB-ersättning. Hämta värde Här anger du vilken ackumulator och vilken datumperiod som ett värde ska hämtas från. Du kan fritt välja vilken datumperiod du vill helt oberoende av om ackumulatorn töms vid årsskiftet eller ej. Du kan även välja en ackumulator som ackumulerar antalet timmar från lönearterna om du vill hämta antalet timmar. Urval på anställda Om du inte vill att det egna numeriska fältet ska uppdateras för alla anställda kan du här göra ett urval på anställda som detta ska gälla. Beräkna När du har angivit uppgifterna ovan och sparat ditt urval klickar du på knappen Beräkna för att starta beräkningen. När beräkningen är klar har systemet hämtat de ackumulerade värdena från önskad period och lagt värdet i de anställdas egna numeriska fält i personregistret under fliken Lön. Värdet i det egna numeriska fältet kan sedan användas i löneartsformlerna för att t.ex. göra en snittberäkning.

5 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 5 Valbart ha konteringsfördelning per löneart Funktionen Konteringsfördelning kan vara användbar om du vill fördela lönekostnader på t.ex. olika k-ställen och/eller projekt. Det vanligaste tillämpningsområdet är om en anställd arbetar på flera avdelningar och man vill följa upp kostnaden per avdelning. Andra lönekostnader, som t.ex. beredskap, kanske du däremot inte önskar fördela enligt lönekörningens huvudfördelning. Detta kunde tidigare innebära ett visst manuellt arbete, men nu finns det en inställning för att välja om en löneart tillåts fördelas enligt lönekörningens huvudfördelning eller inte. Inställningen finns i Löneartsregistret, fliken Kontering, och heter Tillåt konteringsfördelning enligt lönekörningens huvudfördelning. Inställningen är som standard markerad, men om du inte vill att lönearten ska fördelas enligt lönekörningens huvudfördelning kan du välja att avmarkera den. Timmar på bokföringen Ibland är det önskvärt att få med antalet timmar i bokföringen när man överför bokföringsunderlaget till sitt ekonomisystem. Den vanligaste orsaken är att man i ekonomisystemet vill göra beräkningar på timpris utifrån belopp och antalet timmar för ett visst bokföringskonto. Det är nu möjligt att från FLEX Lön föra över antalet timmar i bokföringen. Det första du behöver göra för att få med timmarna är att under Inställningar Styruppgifter, flik Utskrifter, markera inställningen Ta med antal timmar i bokföringsordern.

6 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 6 Därefter behöver du tala om för systemet vilka lönearter som timmarna ska hämtas från. Detta gör du genom att markera Ta med antal timmar i bokföringsordern under Inställningar Lönearter, flik Kontering. Ett krav är att lönearten ska ha enheten timmar. Om du nu tar ut bokföringsordern kommer en ny kolumn för antalet timmar att visas på rapporten. Antalet timmar hämtas för löneraderna där du även anger vilken kontering timmarna ska tillhöra. För att få med antalet timmar i bokföringsfilen krävs det att du använder den generella bokföringsbryggan (se bild nedan). Inställningen hittar du under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation. Klicka på knappen Inställningar för att ändra uppgifter om hur filen ska se ut och vad den ska innehålla. Här kan du välja vilket fält i filen som ska innehålla antal timmar. Observera att det är mycket viktigt att bokföringsfilen stämmer överens med det format som ert ekonomisystem kan hantera. Om du är osäker på detta rekommenderar vi att ni kontaktar våra tekniska konsulter som kan hjälpa er att ställa in detta utifrån filspecifikationen ni fått från ert ekonomisystem.

7 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 7 Valfri fast motkontering i bokföringen Ibland kan det finnas behov av att i bokföringen, utöver konto, ha en fast motkontering (vanligtvis kredit-posterna), oberoende av en transaktions kontering i löneberedningen (vanligtvis debet-posterna). Funktionen är användbar om du exempelvis vill dela upp bokföringen per konto och k-ställe, där de anställda är uppdelade på olika k-ställen på debet-sidan men du vill ha ett fast k-ställe på kreditposterna. En fast motkontering kan sättas per löneart under Inställningar Lönearter, flik Kontering. I exemplet nedan har vi valt att aktuell löneart ska fördelas på k-ställe i bokföringen samt att motkonteringen ska ha det fasta k-stället När vi sedan tar ut bokföringsordern för en anställd så kommer konto 7210 att fördelas på de två k-ställen som den anställdes lön är fördelad på, och konto 1940 (utbetald lön) kommer att ha ett fast k-ställe som vi valde för lönearten.

8 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 8 Valbart filnamn vid skapande av bfo-fil I de företag där flera bokföringsfiler skapas för samma utbetalningsdatum så finns behov av att kunna särskilja respektive fil. Detta för att man ska veta vilken bokföringsfil som hör till vilket företag. Nu finns det möjlighet att under Arbeta med Överföring till eftersystem välja både sökväg och filnamn direkt där filen skapas. Formelvariabel för kontering Nu har du möjlighet att skapa löneartsformler med hjälp av de olika konteringsdimensionerna. Ett exempel kan vara om du vill sätta olika pris på en löneart beroende på vilken kontering som anges. Konteringsvariablerna heter Kontering1, Kontering2 osv. och dessa finner du under lönearter samt löneartens formel och formelvariabler. Nedan följer ett exempel på en sådan formel, där olika k-ställen ger olika priser: Vid inmatning av k-ställe 1000 ska priset i det här fallet bli 150 kr och vid övriga k- ställen ska det blir 160 kr.

9 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 9 Det går också att skapa intervall av konteringar genom att använda > eller < enligt formeln nedan: Villkor på löneartskopplingar På löneartskopplingen kan du nu sätta ett villkor för om lönearten ska genereras eller ej. Detta kan vara användbart om du bara under vissa förutsättningar vill att en kopplad löneart ska läggas ut. Gå in under Inställningar Lönearter och välj den löneart där kopplingen ligger. Gå in under fliken Lön och Löneartskopplingar. Klicka sedan på knappen Villkor. Om knappen är röd betyder detta att ett villkor finns inlagt. För att skapa formler under villkor används variabeln Generera. Om variabeln sätts till 0 kommer raden inte att genereras, om den sätts till något annat värde kommer den att genereras. Om formeln helt tas bort kommer den kopplade lönearten att genereras.

10 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 10 Så här kan det se ut i löneberedningen om du börjar med att lägga ut huvudraden utan belopp. Då genereras inte den kopplade lönearten. Om du däremot lägger in ett belopp kommer den kopplade lönearten att genereras.

11 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 11 Kostnadsavdrag på arbetsgivaravgifter Vissa typer av lönekostnader kan man göra ett kostnadsavdrag på enligt skatteverkets regler. Ett exempel är gage till artister, där man får göra ett avdrag med 30 % av ersättningen. Detta avdrag ska redovisas i ruta 52 på arbetsgivardeklarationen. För att göra ett kostnadsavdrag ställer du in på lönearten att kostnadsavdrag ska göras på denna löneart samt hur stort avdraget ska vara i procent. Exempel: En artist har fått kr i gage. När du tar ut arbetsgivardeklarationen för denna person ser du att den avgiftspliktiga bruttolönen är kr och att ett avdrag på kr har gjorts (30 %). Underlaget som arbetsgivaravgifter beräknas på blir då kr. Arbetsgivaravgifter som bokas upp i bokföringen tar också hänsyn till kostnadsavdrag.

12 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 12 Skuldlista Urval på utbetalningsdatum När du nu tar ut den sammantagna skuldlistan under Rapporter och Personal kan du välja att semesterskulden ska beräknas med uttag t o m-datum på motsvarande sätt som på semesterskuldslistan. Bygglösen Filrapportering till Byggnads Byggnads har i Byggavtalet 2010 respektive Entreprenadmaskinavtalet enats med Sveriges Byggindustrier respektive Maskinentreprenörerna om att alla företag som följer dessa avtal löpande ska skicka ett lönegranskningsunderlag till Byggnads. Parterna har därför tillsammans tagit fram ett specifikt filformat för ett sådant underlag och ett IT-system där underlaget kan hanteras. Detta kallas LÖSEN (LÖneunderlag Säkert och ENkelt). Från version 13.2a av FLEX Lön kan du skapa rapporteringsunderlag på detta filformat. Personregistret För att en anställd ska tas med i rapporteringen till Bygglösen krävs det att du under Register Personuppgifter, flik Statistik mm, anger Avtalsområde. Om du har angivit ett avtalsområde men inte vill att den anställde ska tas med i rapporteringen kan du markera rutan Anställd redovisas ej. Löneartsregistret För att rapporteringen ska fungera måste du ange vilka lönearter som ska tas med och vad lönearten avser. I exemplet nedan ska löneartens timmar rapporteras som arbetad tid och beloppet som utbetald lön. Inställningarna hittar du under Inställningar Lönearter, flik Lön Övrigt.

13 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 13 Projektregistret I rapporteringen av Bygglösen ska du dela upp tid och kostnad på byggarbetsplatsens län och kommun. För att kunna redovisa detta måste du alltså rapportera vilken arbetsplats som arbetstiden och lönen avser. I FLEX Lön gör du detta genom att använda det utökade projektregistret för att rapportera på projekt. Här anger du Län och Kommun enligt SCB:s standard. Tid och kostnader som konteras på ett projekt kommer då att räknas tillhöra projektets län och kommun. Tanken är alltså att ett projekt ska representera ett bygge. Fördelningstal Sedan tidigare finns det vi i FLEX kallar lönekoder under Inställningar Lönekoder. För att det ska finnas möjlighet att rapportera vilket fördelningstal den anställde tillhör för tillfället har vi valt att komplettera lönekoden med ett fält för fördelningstal. Tanken är att du ska lägga upp en lönekod per steg i lönetrappan som har sitt respektive fördelningstal och sin timlön. Timlönen för respektive steg i lönetrappan kan då ändras från det datum då en ny nivå för timlön ska börja gälla enligt kollektivavtalet. I personregistret använder du sedan dessa lönekoder för att tala om vilken lönekods timlön som gäller för den anställde och under vilken tid.

14 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 14 Exempel: En anställd började sin anställning och tillhörde då steg 3 med fördelningstalet 65 %. Efter en tid har den anställde fått ihop tillräckligt med arbetstimmar för att gå upp till steg 4 med fördelningstalet 75 %. I exemplet sker detta Så här ska du då registrera hur lönekoderna ska användas för timlön i personregistret: Rapporten Rapporten för Bygglösen hittar du under Arbeta med Rapporter, Statistik. När du tar ut rapporten anger du först vilken redovisningsperiod rapporteringen avser. Med redovisningsperiod menas den period som arbetet utförts och som du vill redovisa arbetad tid för samt vilken lön du har fått för detta arbete. Systemet kommer att hämta alla lönetransaktioner som har ett transaktionsdatum som stämmer överens med vald redovisningsperiod. För att skapa en fil måste du även ange en sökväg där filen ska sparas.

15 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 15 Innan filen skapas och du får en rapport som du kan skriva ut kommer du till ett redigeringssteg. Här kan du ändra felaktiga uppgifter, välja att vissa poster inte ska tas med och även lägga till nya poster. Alla anställda som tillhör ett avtalsområde och som har arbetad tid eller som har fått lön som avser rapporteringsperioden tas med av systemet. Om en anställd har arbetat på flera byggarbetsplatser inom olika län/kommuner kommer de arbetade timmarna och lönen att delas upp per län/kommun. Samma sak gäller om den anställde har haft olika fördelningstal under perioden. Rapporten är grupperad per avtalsområde och byggarbetsplatsens län/kommun. Filen som skapas kan sedan användas för att rapportera till Byggnads.

16 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 16 PA-KFS 09 Redigerbart läge När du tar ut pensionsfilen till PA-KFS 09 får du nu en möjlighet att redigera alla uppgifter innan filen skapas. När alla urval och inställningar är gjorda, klicka på knappen Bildskärm så visas följande fönster: Här kan du slå ihop anställda med flera anställningar. Du kan ändra i existerande rader och lägga till nya. Redigering av flertalet uppgifter i filen går också att göra här, såsom val av avgångsorsak, ändring av insjuknandedatum och grad av arbetsoförmåga etc. PA-KFS 09 Trafik Ett val som är användbart om man har trafikavtalet har tillkommit för pensionsfilen PA-KFS 09. Här kan du välja att om anställda födda 1954 eller tidigare också ska finnas med i rapporteringen enligt detta avtal.

17 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 17 Collectum Hantering för ITP2 För att minska behovet av manuell hantering för rapportering av ITP2 har vi gjort några förbättringar i hanteringen. Rapportering av ändrad lön Då en anställd har fått en ny månadslön ska den nya beräknade årslönen rapporteras till Collectum. Om en anställd har fått en ny lön som gäller fr.o.m. 1 april kommer denna löneförändring med i rapporteringen för april månad. Dock har ett krav tidigare varit att den nya månadslönen läggs in i personregistret innan Collectum-rapporten för april tas ut. Om den nya lönen blev klar och inlagd i systemet under maj månad efter det att april rapporterats kom alltså inte den nya lönen med varken i april-rapporteringen eller i maj-rapporteringen. I version 13.2a är detta löst genom att information lagras om vem som lade in den nya lönen i personregistret samt tidpunkten för detta. När du sedan tar ut Collectum-rapporten kan du välja att Ta med alla löneändringar som redigerats i perioden. Om du då tar ut rapporten för maj månad och under maj har lagt in en ny lön som gäller från 1 april kommer även denna löneförändring att tas med. Lönetillägg När du rapporterar årslönen för ITP2 till Collectum ska bl.a. avtalad månadslön inklusive lönetillägg räknas med i årslönen. Nu finns det ett enkelt sätt att få med lönetillägg i årslönen som bygger på att lönetillägget finns i ett eget numeriskt fält i personregistret. Först behöver du ett eget numeriskt fält som är inställt att vara ett lönetillägg under Inställningar Egna fält.

18 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 18 I personregistret anger du sedan hur stort lönetillägget är samt under vilken period tillägget gäller. Då kommer tillägget att tas med i årslönen för ITP2 vid rapportering till Collectum. Sjukstatistik Förändringar För att du ska få mer användning av sjukstatistiken har vi omarbetat denna rapport med en ny funktionalitet. Syftet med den omarbetade rapporten är att du ska kunna följa upp hur många sjukperioder de anställda har haft samt hur den sammantagna sjuktiden är fördelad på olika längder av sjukperioder. Vilka olika längder på sjukperioderna du vill dela upp på väljer du som tidigare när du tar ut rapporten. I exemplet ovan har anställd 2 varit sjuk vid två tillfällen. Vid det ena sjuktillfället var sjukperioden mellan 1 och 14 dagar lång och sammanlagt 24 timmar, vilket summeras till kolumnen för dag Vid det andra sjuktillfället var sjukperioden mellan 15 och 90 dagar lång och sammanlagt 96 timmar. Anställd 101 i exemplet har varit sjuk vid tre tillfällen. Vid alla dessa tillfällen har sjukperioden varat med än 15 dagar, vilket gör att sjuktimmarna hamnar i kolumnen för dagar och kolumnen för dagar.

19 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 19 Konjunkturstatistik Förändringar För att det ska bli enklare att se för vilken period uppgifterna till konjunkturstatistiken hämtas har vi omarbetat denna en del. Från och med version 13.2a hämtas alla uppgifter från löneperioder med utbetalningsdatum inom vald månad. Om du vill ha en mer detaljerad specifikation för konjunkturstatistiken kan du kontakta vår support. KU10 på datapostformat Något som kan vara bra att veta inför nästa årsskifte är att KU10 numera även går att skriva ut på datapostformat. Inställningen hittar du under Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter. Koppling till QlikView QlikView är ett program som kan användas för att analysera stora datamängder. Vi har gjort en koppling mellan FLEX och QlikView som möjliggör analys av bl.a. personuppgifter, lönetransaktioner, ackumulatorstyrningar och löneartsregistret. Grunddata förs över från FLEX databas till QlikView för vidare analys och bearbetning. Om du är intresserad av att höra mer om detta kan du kontakta våra säljare.

20 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 20 Avdrag i bankfil till Nordea En komplettering har gjorts i bankfilen för Nordea Lön (som tidigare hette Axess i FLEX). Banken kan administrera avdrag som t ex fackavdrag i samband med löneutbetalningar. För att banken ska göra detta avdrag krävs en markering som visar att ett avdrag får göras. Denna markering finns nu med i filen om du inte väljer att avmarkera rutan Tillåt att banken gör avdrag på denna löneutbetalning. Inställningen finner du under Arbeta med Utbetalning av lön. Utbetalning via Nordea För att det ska bli enklare att välja rätt format på bankfilen till Nordea har vi ändrat benämning på dessa i FLEX. Detta kommer dock inte att påverka innehållet eller funktionen för bankfilen. Följande format har fått en ny benämning: PK-banken Lön (tidigare kallad LON) Detta är ett gammalt format som härstammar från gamla PK-banken. Nordea tecknar inga nya avtal med detta format, men vissa gamla kunder kan fortfarande använda formatet. Lön (tidigare kallad Axess) Detta är ett format som är vanligt förekommande. Formatet kallades tidigare Axess i FLEX, vilket egentligen är namnet på Nordeas överföringstjänst för bankfiler.

21 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 21 Bevakningscentral I lönearbetet är det oftast ett antal saker man behöver bevaka för att allt ska bli korrekt. Om man har många anställda kan det vara ganska tidskrävande att bevaka vissa saker, och andra saker kan vara lätta att missa. För att underlätta lönearbetet har vi därför byggt en bevakningscentral i Flex Lön. För att öppna bevakningscentralen klickar du på den röda flaggan högst upp i löneberedningens knapprad. Bevakningscentralen är indelad i två bevakningsområden, Lönekörning och Personregister. Dessa ser du som två flikar i bevakningscentralen. Bevakning av Lönekörning På fliken Lönekörning ser du varningar på sådant som gäller en lönekörning. Tanken är att du ska kunna ha bevakningscentralen öppen när du arbetar med lönekörningen, så att du kan se alla aktuella varningar som du bör kontrollera. Följande bevakningar finns: Negativ nettolön Om nettolönen är negativ, eller om en negativ nettolön reglerats med nettoskuld till nästa lön. Negativ bruttolön Om bruttolönen är negativ, eller om en negativ bruttolön reglerats med bruttoskuld till nästa lön. Saknar skatteavdrag Om bruttolön finns, men ingen skatt har dragits. Låsta lönerader Om det finns låsta lönerader i löneberedningen. På låsta lönerader går det inte att göra beräkning av retroaktiv lön, och därför ska dessa om möjligt undvikas.

22 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 22 Eget saldo överskrider gränsvärde På ackumulatorer som används till egna saldon samt komp och flex kan du ange ett gränsvärde (Inställningar Ackumulatoruppgifter). Om detta gränsvärde överskrids får du en varning i bevakningscentralen. Detta kan du t.ex. använda för att bevaka övertidstimmar, tak på flexsaldo m.m. Överuttag av semester Varning om mer semester än tillåtet har tagits ut. Notera att om semesterkvot används så tillåts de anställda ligga på minus, men inte mer än en semesterkvot. Avvikelse mot föregående lön Varnar om bruttolönen skiljer sig mer än tillåtet mot föregående ordinarie löneutbetalning. Du väljer under Inställningar Styruppgifter, flik Bevakningar, hur många % bruttolönen får avvika innan systemet varnar. Avvikelse mot fast månadslön Varnar om bruttolönen skiljer sig mer än tillåtet mot fast månadslön. Du väljer under Inställningar Styruppgifter, flik Bevakningar, hur många % bruttolönen får avvika innan systemet varnar. Uppflyttning i lönetrappa Bevakar när den anställde ska flyttas upp till nästa steg i lönetrappan. Se avsnittet för lönetrappa för mer information. Ny anställningsperiod börjar i löneperioden Varnar om en ny anställningsperiod börjar i löneperioden. Med löneperioden menas lönekörningens perioddatum högst upp i löneberedningen. Detta är t.ex. intressant att bevaka om den anställde ska få månadslön för del av månad, eller om den anställde bytt personalkategori och därför behöver hanteras speciellt i övergången. Bevakning av Personregister På fliken Personregister ser du varningar som har med anställda att göra, men som inte hör till en lönekörning. Exempel är bevakning på avgångsdatum respektive födelsedagar. Följande bevakningar finns: Anställning upphör Om en anställd ska sluta och det finns ett avgångsdatum i personregistret kan systemet varna ett önskat antal dagar innan den anställde slutar. Detta kan vara användbart för bevakning av provanställning m.m. Under Inställningar Styruppgifter, flik Bevakningar anger du hur många dagar före avgångsdatumet systemet ska varna.

23 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 23 Egen bevakning på bevakningsdatum I personregistret, under fliken Anställning, kan du lägga in ett fritt bevakningsdatum och bevakningsmeddelande som kan användas till lite av varje. En önskad tid före bevakningsdatumet kommer meddelandet att visas i bevakningscentralen. I styruppgifterna anger du hur lång tid före systemet ska varna. Födelsedagar Om du vill ha bevakning på anställda som fyller jämt kan du använda denna bevakning. I styruppgifterna anger du vilka födelsedagar som ska bevakas. Om du t.ex. bevakar var 10:e födelsedag är det när de anställda fyller jämt (20, 30, 40, 50 år osv). Anställningstid (antal år) På samma sätt som födelsedagar kan du bevaka anställningstid i företaget. Detta kan vara användbart om du t.ex. vill uppmärksamma att någon har varit anställd länge. Inställningar Under Inställningar Styruppgifter, flik Bevakningar, kan du välja vilka bevakningar som ska vara aktiva genom att markera dessa. Här kan du även välja prioritet på respektive varningstyp. Varje prioritet har en egen färg som gör det lättare att i bevakningscentralen se vilka varningar som är viktiga. Några varningstyper har extra inställningar som du hittar under knappen längst till höger på raden. Vilka inställningar som finns för respektive varningstyp kan du läsa om ovan där varningstyperna beskrivs i detalj.

24 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 24 Arbeta med bevakningar i bevakningscentralen I bevakningscentralen (som du öppnar från löneberedningen) visas en lista på aktuella varningar. Du kan välja att sortera listan antingen på Varningstyp eller på Anställningsnummer, beroende på hur du vill arbeta. Längst till höger i listan visas färgen som anger varningens prioritet. När du arbetar med varningslistan kan du enkelt dubbelklicka på en anställd i listan för att visa den anställde i Löneberedningen. På så sätt kan du snabbt hitta och åtgärda felen som visas i bevakningscentralen.

25 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 25 Listan till höger visar alla varningstyper som är aktiva enligt inställningarna i styruppgifterna. Här kan du välja vilka varningstyper du vill se i listan till vänster. Om du t.ex. bara vill se alla varningar som gäller saknad skatt väljer du att endast kryssa i denna i listan. Om du öppnar en gammal lönekörning i Löneberedningen kommer bevakningscentralen att visa de varningar som fanns kvar i denna lönekörning när lönekörningen periodavräknades. Detta gäller dock bara lönekörningar som är skapade i version 13.3a eller senare. Arbeta med bevakningar i löneberedningen Om du inte vill arbeta med bevakningscentralens lista kan du även välja att direkt i Löneberedningen bläddra mellan de anställda som har varningar i lönekörningen. Detta gör du med de röda pilarna i knappraden högst upp i Löneberedningen (se bild). När du står på en anställd som har varningar lyser den runda knappen med frågetecknet rött (se bild). När du klickar på knappen får du upp en ruta med aktuella varningar. Bokföringskonto per typ av arbetsgivaravgift Ibland vill man i bokföringen kunna följa upp kostnader per typ av arbetsgivaravgift enligt arbetsgivardeklarationen. Vanligtvis rör det sig om kostnader för arbetsgivaravgifter där man vill kunna se hur stor del som utgörs av t.ex. ungdomar som har en lägre arbetsgivaravgift. Detta är nu möjligt med en ny funktion där du på lönearten kan ange olika bokföringskonton beroende på typ av arbetsgivaravgift. Under Inställningar Lönearter, flik Kontering, kan du nu ange Avvikande konto enligt typ av arbetsgivaravgift. Om du t.ex. vill att sociala avgifter för ungdomar och särskild löneskatt ska bokföras på egna bokföringskonton kan du på din systemfasta löneart för sociala avgifter (vanligtvis löneart 999) ange dessa avvikande konton. De övriga som du inte har angivit något avvikande konto för kommer fortfarande att gå på löneartens vanliga konto (högst upp i bilden). Om du vill kan du även ange ett avvikande motkonto. Notera även att anställda som är födda 1937 eller tidigare räknas tillhöra gruppen Ingen arbetsgivaravgift eftersom de är befriade från arbetsgivaravgift.

26 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 26 Om du har angivit konton enligt ovan och tar ut en bokföringsorder med endast sociala avgifter får du en uppdelning enligt nedan. Du får då en separat post för särskild löneskatt, och du kan samtidigt se att du inte har några sociala avgifter för ungdomar då det inte finns någon post på konto Denna funktion kan användas på alla lönearter och kan alltså tillämpas för det mesta i systemet, såsom bokföring av utbetald lön, sociala avgifter, semesterskuld, kompskuld, ATK/ATF-skuld m.m. Att tänka på om du vill ha särredovisning på utbetald lön är att det kan vara många lönearter som du måste lägga avvikande konto på.

27 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 27 Retroaktiv lön Transaktioner utan datum Funktionen för beräkning av retroaktiv lön bygger på att man har datum på transaktionerna för att systemet ska kunna veta om en transaktion berörs av en den nya lönen, och därmed ska vara med i retrolöneberäkningen. Ibland kan det dock hända att man har transaktioner som saknar datum, och då kan det bli fel vid beräkning av retroaktiv lön. För att få en bättre möjlighet att göra en korrekt beräkning har vi nu byggt in ett val att transaktioner utan datum ska räknas tillhöra avvikelser t.o.m. datum. Inställningen finns i funktionen för retroaktiv lön som du hittar under Arbeta med Lönerevision Retroaktiv lön. Exempel: För att tydliggöra hur kryssrutan ska användas kan vi titta på några exempel. Vi tänker oss att ett företag betalar ut månadslön till sina anställda innevarande månad och hämtar in avvikelser för föregående månad. De anställda har fått en ny lön som börjar gälla från den 1 maj, varpå retroaktiv lön ska beräknas på löneutbetalningen i maj månad. En anställd får i löneutbetalningen i maj månadslönen som avser maj samt övertidsersättning som avser arbetad övertid i april månad. Vår rekommendation är att alltid ange datum på transaktionerna för att systemet ska kunna veta helt säkert vilka datum lönetransaktionen avser och därmed kunna göra en korrekt beräkning. Månadslönen och övertiden ska således rapporteras enligt följande om det är möjligt. Då kommer retroaktiv lön alltid att kunna beräknas korrekt.

28 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 28 Om du nu inte skulle ha ett datum på övertidstransaktionen (se bild nedan), och vill att systemet ska räkna övertiden (transaktioner utan datum) att tillhöra avvikelser t.o.m. datum ( i exemplet), behöver du markera inställningen Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum. Då kommer retroaktiv lön inte att beräknas på övertiden, eftersom den nya lönen i exemplet gäller från den 1 maj. Om du däremot har datum på övertidstransaktionen men inte på månadslöntransaktionen men där månadslönen enligt exemplet avser utbetalningsmånaden (maj) måste du avmarkera inställningen Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum vid beräkningen av retroaktiv lön. Annars kommer även månadslönen räknas tillhöra april månad och därmed inte bli underlag för retroaktiv lön. Personalstatistik Urval på löneform Rapporten Personalstatistik, under noden Personal, har kompletterats med urval på löneform. På så sätt kan du välja att endast ta med anställda med timlön eller månadslön.

29 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 29 Lönetrappa I många branscher använder man olika lönetrappor för att bestämma de anställdas lön baserat på yrkeserfarenhet. I takt med att yrkeserfarenheten ökar flyttar de anställda upp i lönetrappans olika steg. I FLEX Lön har vi nu byggt in en funktion för denna hantering. Under Inställningar Lönetrappor definierar du de lönetrappor som används i företaget. Börja med att ange en kod och beskrivande benämning för lönetrappan. Därefter väljer du villkor för uppflyttning i lönetrappan. Följande alternativ finns: Eget saldo Om det är t.ex. arbetade timmar som ska ligga till grund för uppflyttning i lönetrappan kan du för detta använda en ackumulator som är inställd att användas som ett eget saldo. Eventuellt ingångsvärde kan du då lägga på ackumulatorn i personregistret. Anställningstid (År) Om det är anställningstiden i år räknat som avgör vilket steg de anställda tillhör i lönetrappan väljer du detta alternativ. Anställningstiden räknas som summan av alla anställningsperioder i personregistret. Systemet kommer att känna av när anställningstiden under en lönekörnings perioddatum passerat gränsen för nästa steg i lönetrappan. Anställningstid (Dagar) Samma som ovan, men räknar antalet anställningsdagar. Branschvana (År) Branschvana, antal år, fungerar på samma sätt som anställningstid men med tillägget att du i personregistret kan ange ett ingående värde för branschvana som du har från andra företag. Den ingående branschvanan summeras sedan med anställningstiden i detta företag.

30 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 30 Branschvana (Dagar) Samma som ovan men räknar antalet anställningsdagar. Därefter definierar du stegen i lönetrappan i tabellen längst ner. Exemplet i bilden ovan är hämtat från Byggavtalet och gäller gymnasielärlingar. Här är det antalet arbetade timmar som avgör vilket steg i lönetrappan den anställde tillhör. För varje steg i lönetrappan anger du vilken lönekod som den aktuella lönen ska hämtas från. Varje lönekod innehåller sedan uppgift om vilken lön som ska gälla för detta lönesteg för respektive avtalsår. Lönekoderna definierar du under Inställningar Lönekoder. Personregistret I personregistret, under fliken Lön, anger du vilken lönetrappa som ska tillämpas för den anställde. Om lönetrappan använder branschvana som villkor för uppflyttning kan du även fylla i fältet för ingående värde för branschvanan. Med ingående värde menas de antal år/dagar den anställde hade som branschvana från tidigare jobb när han/hon anställdes i aktuellt företag. Bevakning på uppflyttning i lönetrappan När de anställda har tjänat in så mycket yrkeserfarenhet att de går upp i nästa steg i lönetrappan kommer systemet att ge en varning i bevakningscentralen. Observera att denna bevakning måste aktiveras under Inställningar Styruppgifter (se avsnittet för bevakningscentralen för mer information). När du får information om att den anställde gått upp till nästa steg i lönetrappan får du manuellt lägga in den nya lönenivån (lönekoden) i personregistret (månadslön/timlön).

31 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 31 Kontrolluppgift KU13 Svenska arbetsgivare som har utomlands bosatta anställda och omfattas av SINK (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) ska redovisa kontrolluppgiften KU13. I personregistret, under fliken Skatt, har nya fält tillkommit för hanteringen av KU13. Överst anger du vilken typ av kontrolluppgift som gäller för den anställde. Följande alternativ finns: Standard (KU10 m.fl.) Innefattar anställda där KU 10, 18 och/eller 25 ska lämnas. Detta är det absolut vanligaste alternativet och väljs som standard när du lägger upp en ny anställd. SINK Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (KU13) Gäller utomlands bosatta som omfattas av SINK där KU13 ska lämnas. Ej kontrolluppgift Om det finns någon anställd i personregistret som inte ska lämna någon kontrolluppgift kan du välja detta alternativ. De fyra fälten längst ner ska fyllas i för KU 13 och motsvarar följande fält på blanketten: Se Skatteverkets instruktion för KU 13 för mer information.

32 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 32 Ackumulatoruppgifter Under Inställningar Ackumulatoruppgifter anger du vilken ackumulator som ska styra till vilket fält på KU 13. Detta fungerar på motsvarande sätt som för KU 10. Granska/komplettera kontrolluppgifter Under Årsrutiner Granska/komplettera kontrolluppgifter finns nu möjlighet att kontrollera KU 13. Skriv ut kontrolluppgifter Utskrift av KU13 finns under Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter. Skapa fil med kontrolluppgifter Under Årsrutiner Skapa fil med kontrolluppgifter skapas fil för KU13. Skicka kontrolluppgifter via e-post Under Årsrutiner Skicka kontrolluppgifter via e-post kan KU 13 skickas via e-post.

33 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 33 Pensionsrapportering till SPV SPV Statens tjänstepensionsverk hanterar pensionsadministration för en mängd statliga företag. I Flex Lön finns nu möjlighet att skapa filen för rapportering till SPV. För att få tillgång till denna funktion krävs tilläggsmodulen för pensionsrapportering till SPV. Nedan beskrivs de inställningar du behöver göra i systemet för att detta ska fungera. Styruppgifter Under Inställningar Styruppgifter anges vilken namnstandard som används. Ange i vilken ordning som namnen kommer och ange sedan vilket tecken som ska användas som avskiljare mellan namnen. Godkända avskiljare är: _,. / \ ; : och mellanslag. Dessa inställningar måste göras då SPV skiljer på för- och efternamn i filen. Normalt sett används mellanslag för detta.

34 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 34 Företagsuppgifter För att rapporteringen till SPV ska fungera behöver du ange ett organisationsnummer under Register Företagsuppgifter, fliken Allmänt. Dessutom ska information om leverantörsnamn och myndighetskod läggas in under Register Företagsuppgifter, fliken Lön, underfliken Medlemsuppgifter.

35 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 35 Personuppgifter Under Register Personuppgifter finns ett antal uppgifter som behöver anges på personnivå. På fliken Anställning finns uppgifter om Anställningsperiod och Sysselsättningsgrad. Nya anställningsperioder och ändringar i sysselsättningsgrad skapar nya perioder i rapporteringen till SPV, om de infaller inom den urvalsperiod du väljer att rapportera in till SPV. På fliken Lön finns uppgift om månadslön. Även ändringar här används för att skapa nya perioder till SPV. Observera att hanteringen endast gäller månadsavlönade.

36 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 36 På fliken Statistik mm finns uppgifter om Anställningskategori, Anställningstyp och Pensionsålder. Om personen av någon anledning inte ska redovisas till SPV finns bocken Anställd redovisas ej. Bockas denna i utelämnas personen ur både rapporten och den fil som ska skickas till SPV. Löneartsregistret I löneartsregistret måste du ange vilka lönearter som ska summeras var i filen till SPV. Inställningarna hittar du under Inställningar Lönarter, fliken Lön, underfliken Övrigt.

37 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 37 Rapporten/filen Rapporten/filen till SPV återfinns under Arbeta med Rapporter, rapportkategorin Statistik. Innan filen skapas kan du vid behov redigera den i ett redigeringsläge. En mer utförlig beskrivning av denna rapportering finns i dokumentet Instruktion för SPV i Flex Lön som du ladda ner från kundzonen på vår hemsida. Behörighet för att lägga till och ta bort projekt En ny behörighetsinställning har tillkommit, som gör det möjligt att styra vilka behörighetsgrupper/användare som ska ha möjlighet att skapa nya projekt. Inställningen kan vara användbar om det finns vissa användare på företaget som ska vara behöriga att ändra på befintliga projekt men inte registrera nya. Den kan även vara användbar om projekten importeras från ett försystem och inga nya projekt ska registreras i FLEX Reseräkning.

38 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 38 Inställningen finns under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Övrigt och heter Behörig att lägga till och ta bort Projekt. FLEX HR Användare och lösenord För att öka säkerheten i kopplingen till FLEX HR kan du nu välja att använda en speciell användare vid anrop av FLEX HR webbservice. Detta kräver även ändringar i hur webbservicen är uppsatt. För att få hjälp med detta kan du vända dig till vår tekniska konsulting.

39 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 39 Avdrag för forskning och utveckling Nytt i arbetsgivardeklarationen för 2014 är att riksdagen har infört möjligheten att göra avdrag på arbetsgivaravgifterna för forskning och utveckling. Detta hanteras på följande sätt i FLEX Lön. För att möjliggöra avdrag för forskning och utveckling i företaget går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Utskrifter, och kryssar i inställningen Avdrag för forskning och utveckling på arbetsgivardeklarationen. Därefter måste du ange vilka anställda som arbetar med forskning och utveckling som du enligt Skatteverkets riktlinjer får göra avdrag för. Detta gör du under Register Personuppgifter, flik Skatt. På arbetsgivardeklarationen görs sedan ett avdrag i ruta 73/74 med underlag från de anställda som arbetar med forskning och utveckling.

40 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 40 Nyheter FLEX WebApp Under hösten 2011 lanserades FlexApp för iphone. Nu finns appen i en ny version som även fungerar på Android: Flex WebApp. FLEX WebApp är utvecklad för att erbjuda medarbetare en lättbegriplig, lättarbetad och mobil klient till FLEX Personalsystem. Appen körs direkt i webbläsaren på din telefon, du behöver därför inte gå in på exempelvis App Store för att ladda ner den. FLEX WebApp är en separat tilläggsmodul, som i dagsläget kan användas tillsammans med FLEX Tidredovisning eller FLEX Lön. Vid köp av tilläggsmodulen FLEX WebApp ingår även integrationsmodulen FLEX API. Med FLEX WebApp har du alltid full kontroll över ditt schema och dina saldon, var du än befinner dig.

41 FLEX Lön Användarmeddelande (januari 2014) 41 Du kan registrera din tidrapport direkt mot FLEX Tidredovisning. Dessutom kan du titta på dina lönespecifikationer från Flex Lön.