Protokoll styrelsemöte nr (12) i Svenska Islandshästförbundet

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte nr (12) i Svenska Islandshästförbundet Datum: Plats: Kansliet Strömsholm Tid: kl Närvarande: Jan Ljungholm, Viktoria Östlund, Stöt Ulrika Andersson, Timo Rajaasari, Ulrika Backan, Nina Bergholtz, Tiina Fredriksson. Dagordning 1 Mötet öppnas av ordförande Jan Ljungholm 2 Till sekreterare för mötet valdes Stöt Ulrika Andersson 3 Till justerare jämte ordföranden valdes Ulrika Backan 4 Fastställande av dagordning Ett tillägg till övriga frågor sponsring Länsförsäkringar 5 Föregående mötesprotokoll Lokalerna på kansliet- vi har sagt upp tre arbetsplatser från och med årsskiftet. SIF och SIFavel har nu fem arbetsplatser totalt på Ridsportens Hus. Timo och John fortsätter diskussionen om effektivisering av kanslilokalerna. AGRIA-sponsorsavtal- Vi har fått in ytterligare tre förändringar som innebär något mer pengar till SIF, kr till Gaedinga samt 0.50 kr mer per försäkrad medlemshäst, samt möjlighet att förhandla om avtalet under gällande avtalsperiod. Avtalet är nu undertecknat av båda parter. 75 % av SIFs medlemmars hästar är idag försäkrade i AGRIA. SIFAvel får eget avtal och det är inte undertecknat än. Wången och avgifter för diplom för elever och studenter Utbildningssektionen får reda ut vad som ska gälla. Ulrika Backan ser till att vi tecknar avtal med Wången och övriga säten för SIF utbildningar som klargör förhållandena mellan SIF och utbildningssätena. Vi tar hjälp av jurist med avtalen. Överklagan examinering unghästtränarutbildningen Examinatorerna har haft möte med den student som klagat och gått igenom bedömningarna vid examinationen. Studenten vill ha bedömningarna skriftligen vilket utbildningen självklart ska kunna lämna på begäran.

2 6 Beslutsärenden Minnestavla Einar Öder: Einar Öder har haft väldigt stor betydelse för islandshästar i Sverige. Styrelsen beslutar att SIF bidrar med kr till minnestavlan som på VM ska överlämnas från SIF till Einar Öders anhöriga. Göran Häggberg är initiativtagare och sköter arbetet. 7 Budget ekonomi Vi har inte resultaten för juni än. Tiina har delat upp kvartalsbudgeterna till månadsbudgetar för enklare uppföljning. Vi har fått resterande sponsringspengar och vi har nu avtal med AGRIA. Pengarna från AGRIA är mindre än budgeterat. Vi ligger nu ungefär 1,1 miljoner plus i kassan. Förra året hade vi utgifter på ca 1,5 miljoner under årets sista sju månader. Från det kan vi räkna av kostnaderna för Annas lön för halvtidstjänst under 6 månader då hon inte ersätts på kansliet. Prognoserna för SM och VM visar på vinst vilket skulle innebära ytterligare inkomster till SIF. Budget för nästa år måste läggas så vi klarar vår egen ekonomi utan att förlita oss på osäkra pengar från tredje part. Viktig del av diskussionen på morgondagens extra ordförandekonferens. Vi behöver värva mer medlemmar redan i år för att få möjligheten till större inkomster kommande år. Styrelsen beslutar att ha en värvningssatsning tillsammans med lokalföreningarna. Planer finns för en värvningstävling med fina priser. Ulrika Backan är ansvarig och det finns redan en tillfrågad projektledare. Beslut på kommande styrelsemöte om detaljerna. Se över sidorna på hemsidan för att bli ny medlem så det blir så enkelt och logiskt som möjligt att bli medlem. Gamla fodringar Tiina och Timo får sätta ihop en projektgrupp för att gå igenom alla gamla fodringsärenden och se till att de kan avslutas. 8 Informationsärenden a) Avel - SIF. Nina tar reda på vad som hänt med protokollet från vårt gemensamma möte i Borlänge 16 maj efter att det varit hos henne för underskrift. I det gemensamma samarbetet tar Timo över frågan om lokaler från Tiina från SIFs håll. Från SIF Avel är det fortfarande John som är ansvarig. Vi lägger till en punkt till Timo och Johns del med historiken och det är gemensamma tolkningar/förtydliganden till stiftelsens stadgar. Vi skulle behöva ett samarbete med SIF Avel även när det gäller ungdomsfrågor.

3 Stöt Ulrika rapporterar från diskussioner med Monique och Marjolein kring samarbete med SIF Avel om tidningen Islandshästen. Finns flera förslag på upplägg på samarbete både kortsiktigt och långsiktigt men de behöver diskuteras ytterligare. SIF Avel ska diskutera och besluta internt i frågan på sitt nästa styrelsemöte i september. Vi samarbetar med SIF Avel kring montrar och övrigt program på SIHS, Sweden International Horse Show i Friends arena i november. b) Agria Se under 5. Vi utser Jan som representant från styrelsen som ska ingå i projektgruppen med Agria och SIF Avel. Arbetsuppgiften definieras i avtalet. c) Extra ordförandekonferensen Genomgång av upplägg och de frågor vi vill ta upp. Vi tar upp de tre sista frågorna i gruppdiskussionerna. Minst en från styrelsen i varje grupp som ansvarar för att dokumentera diskussionerna. Efter att vi ringt runt till alla lokalföreningarna så har antalet klubbar som skickar representanter till mötet ökat rejält. 39 personer anmälda. Flera av de mindre föreningarna har inte råd med upp till 1000 kr för att skicka någon. En förening ansåg att vad som händer i SIF inte angår dem. Vi behöver arbeta på att deltagande i ordförandekonferensen blir möjligt och meningsfullt för alla våra föreningar. d) Sektioner kommittéer nämnder Sportsektionen: SM är i full gång. Det rapporteras att stämningen på tävlingar har blivit lugnare sedan skrivelsen om code of conduct/uppförandekod på och kring tävlingar gick ut till medlemmarna. Det har gått ut särskilda skrivelser också till domarna, alla arrangörer och på hemsidan till övriga. Gaedingasektionen: Arbetet med SM i början av september är i full gång. De jobbar på att få full bemanning i sektionen. I år är det för få kvaltävlingar i norr. Samordningen av nästa års kval kommer att ske på tävlingsseminariet i november. Utbildningssektionen: Jobbar på sin del till Höstkonferensen och samordnar med SIF Avel som tar ansvaret för arrangmanget. Arbetar på att dra in pengar till SIF.

4 Nya utbildningen på BYS är startad. Hippologen har tre platser men sju som klarat antagningskraven. Behöver redas ut hur mycket jobb kring utbildningarna som kansliet ska utföra. Norska islandshästförbundet har en anställd som arbetar med utbildningsfrågor. Vi hör efter om juridisk hjälp kring de avtal SIF behöver ha med de olika lärosätena kring islandshästutbildningar. Ett framtida projekt för SIF är hur vi kan utveckla islandshästutbildningarna. Ett Nordiskt samarbete kring utbildningar är behöver diskuteras inom arbetet med NIF. Aveln: Nina redogör för de frågor som diskuterades på Avelns senaste möte. SIHS, lokalfrågan, VM, intern arbetsfördelning. Frågan kring reglerna för urval av hästar som får representera Sverige på VM har varit högaktuell den senaste veckan och kommer att fortsätta vara aktuell ett tag till. Är några frågetecken kring antalet teamleaders för Aveln till VM. Vi har ett landslag för Sverige men en teamledare för avel och en för sport. FEIF tillåter inte fler. Samarbetet fungerar utmärkt mellan de som deltar inom sporten och de som deltar inom aveln. TREC sektionen: Hjälper TREC Danmark att starta upp sin verksamhet. Även de ligger under Danska islandshästförbundet. Vi utbildar deras domare och arrangörer. Danmark tänker anta samma nationella regler som Sverige så vi kan ha utbyte av tävlande och domare. Ungdomssektion: FEIF Youth Camp har precis genomförts i Tyskland och Sverige hade två ungdomar som deltog. De var nöjda. Ungdomarna kommer ha ett eget tält på SM, med popcorn mm. Efter det är det Lag SM som är nästa stora arrangemang, augusti. Djurskyddskommittén: Har varit svårt att hitta någon inom rimligt avstånd till Stockholm med rätt kvalifikationer för att vara SIFs representant i den nya kommittéen. Flera tillfrågade har tackat nej. SIF betalar mötesersättning för de ca tre halvdagsmöten som blir per år. Vi har ett par personer till att fråga. e) RF/IOL/SISU Viktigt att lokalföreningarna söker LOK-stöd, för att visa till RF att vi är aktiva föreningar. Timo jobbar med informationen till föreningarna i denna fråga. Tiina tar ansvar för att kolla upp möjliga nya system för medlemshantering, som är billigare och mer funktionellt än nuvarande MySoft. Systemet bör vara kompatibelt med RFs system IdrottOnLine, IOL.

5 9 Diskussionsärenden a) Styrelsens arbetssätt: Det är tre och en halv månad sedan denna styrelse tillsattes. Dags att utvärdera vårt arbetssätt. Följande förändringar beslutades: Projekten redovisas till styrelsen skriftligen minst sex dagar innan varje fysiskt styrelsemöte. Alla kan då läsa på inför mötet och vi behöver bara ta mötestid till att diskutera problem eller frågeställningar. Ulrika B tar fram en mall för projektplaner. Stöt Ulrika har tagit fram en lista som finns tillgänglig för styrelsen i Dropbox för vem i styrelsen som har ansvar för vilka frågor/projekt/uppgifter. Alla i styrelsen kompletterar i listan. Att dra ned på antalet telefonmöten från varje måndag till att komplettera de fysiska mötena så att mötesintervallet blir tre veckor. Detta då vi nu har kommit igång ordentligt med styrelsens arbete, alla är insatta i vad som händer. Vi har under alla möten som varit, 12 st, så här långt kunnat prata ihop oss som styrelse. Telefonmötena förlängs från 30 minuter till en timme. Viktoria tar som vice ordförande ansvaret för telefonmötena medan Jan har kvar ansvaret för att leda de fysiska mötena. Alla punkter och dokument till alla styrelsemöten läggs i mappar i Dropbox. Ett första budgetmöte i höst kring de centrala delarna i SIF. Ett andra budgetmöte i januari 2016 för sektionernas budgetar. Dessa bör vara klara och inlämnade till styrelsen minst tre veckor innan styrelsens budgetmöte. Sektionerna måste då också lämna önskemål på vilken hjälp de vill ha av kansliet under året för kansliets arbetsplanering. Tiina skickar ut instruktioner till sektionernas budgetar senast 26 oktober. b) Genomgång av projekten c) Ekonomi och administration: Tiina och Anna träffar styrgruppen, John Ljungqvist och Ingemar Tapper imorgon för synpunkter på projektrapporten. d) Styrdokument/Arbetsordning: Inget nytt denna gång e) Nya projekt bordläggs till nästa möte. 9 Övriga frågor Länsförsäkringar har kontaktat oss om att få sponsra SIF. Timo har haft kontakt med dem. De gör eventuellt en mindre sponsring till SM. Vi fortsätter diskussionerna om ytterligare samarbete. Årsplanering Datum behöver sättas snart för höstens ordinarie ordförandekonferens samt nästa riksårsmöte. Stadgar för SIF de måste uppdateras snarast med vad som beslutades på riksårsmötet.

6 10 Nästa möte Telefonmöte var tredje måndag 20: stående mötestid med start 27 juli. Nästa fysiska möte 5 september kl 9-17 i samband med Gaedingakeppni SM i Göteborg. Kommande möten till och med mars 2016 planerades. 11 Mötet avslutas Sekreterare: Stöt Ulrika Andersson Ordförande: Jan Ljungholm Justerare: Ulrika Backan