Anteckningar från Styrgruppsmöte 14 mars Närvarande: Helle Sörensen, Imre Pázsit, Paul Waserbrot, Peter Apéll, Björn Jonson och Kate Larsson

Transkript

1 Anteckningar från Styrgruppsmöte 14 mars Närvarande: Helle Sörensen, Imre Pázsit, Paul Waserbrot, Peter Apéll, Björn Jonson och Kate Larsson Kate Larsson berättade om hur långt arbetet framskridit samt vad arbetsgruppen kommit fram till. Styrgruppen diskuterade utifrån detta - se anteckningar på sidorna framöver. Styrgruppen har prioriterat Hemsidan vilket arbetsgruppen utgått ifrån. Man måste köpa hinken innan man plockar blåbären så att man har något att lägga dem i för att citera Björn J. Frågan om minimikrav på olika typer av information diskuterades t.ex vid annonsering av disputationer. Mallar och riktlinjer kommer att behandlas under projektets gång. Styrgruppen/Helle beslöt undersöka möjligheten till att projektanställa en person under en kortare tid för att hjälpa till med själva konstruktionen av hemsidan och inmatning av uppgifter. Eventuell permanent tjänst som webmaster alt informatör kommer att diskuteras vidare, inget beslut fattades i den frågan - se kommentarer längre fram. Kate kontaktar skribent för översyn av t.ex sektionsinformation. Processen med policy och informationens kvalité bedrivs parallellt. A-M Pendrill kommer att kontaktas som resurs och för diskussioner kring hemsidan. Projektledaren har en länk där info om arbetets fortskridande, anteckningar, möten, svar på enkäter mm finns och den (eller en förfinad version) kommer att läggas ut på Fysiks hemsida. Styrgruppens kommentarer i kursiv stil på varje sida framöver.

2 Info F - områden att arbeta med Hemsidan Monitorer Struktur, kanaler, funktioner, ansvar osv Policy för informationsarbetet samt web Trycksak

3 Förslag från Projektledare: 1 Inrätta funktionsadresser: professionellt intryck ökar tillgängligheten då man ej behöver definiera en kontaktperson utifrån lättare att diarieföra säkrare då man kan ha två eller fler som får dessa mail tex. Fysik@fy.chalmers.se Subatomic@fy.chalmers.se Fysikbiblioteket@fy.chalmers.se Studieexpedition@fy.chalmers.se Svar Styrgrupp: Bra och nödvändigt. Fysikdatorn har lösningar. Kate startar upp arbetet med Anna Stedt.

4 2 Projektanställning Webmaster Vi anser att en tjänst som webmaster borde inrättas. Dels för att underhålla sektionens sidor, dels som support vid uppdateringar. Tjänsten ska finnas under Kansli F alt. Fysikdatorn. Ansvaret för att underhålla sidor och information ska ligga hos informationsbäraren men det övergripande ansvaret samt supportfunktion ska ligga hos webmastern som även ansvarar för den information som faller mellan stolarna. Webmastern ska samarbeta/samråda med Fysikdatorn, den centrala IT avdelningen, Informationsavdelningen och andra funktioner för att få ett så optimalt system som möjligt för fysik. Ev. kan tjänsten kombineras med PC/MAC support till användare på sektionen vilket det idag finns ett stort behov av. Optimalt vore att en projektanställning snarast inrättades för att personen ifråga ska kunna deltaga i arbetet med hemsidan från början samt stå för den fysiska inputen dvs inmatning och länkning. Mycket material finns redan och kan länkas. Inventering av befintliga sidor samt länkning till dem samt konstruktion av nya i samråd med arbetsgruppen Info F. Svar Styrgrupp: För ren inmatning finns behovet. Eventuellt en tre-månaders projektanställning (teknolog?). För en tjänst på sikt krävs mer detaljerad arbetsbeskrivning. En mer journalistisk inriktning på tjänsten, en person som kan sålla i informationsflödet diskuterades. Vilken information som ska finnas på hemsidan resp undersidor diskuteras fortlöpande i gruppen och resultatet gicks igenom på styrgruppsmötet samt kommenterades. Projektet ska behandla informationsflöden, ansvar, policy och eventuella resursbehov i form av t.ex. en informatör men vid förra styrgruppsmötet gavs prioritet att få ordning på hemsidan vilket nu pågår. Parallellt kommer kvalitén på informationen att diskuteras och ev. omarbetas tillsammans med kunnig person.

5 HEMSIDAN, info från arbetsgruppen Extern kontra intern hemside byggare: Extern: Intern: Layout + ser på oss med fräscha ögon + ej hemmablind + oberoende av grupperingar, revirtänkande, personliga åsikter inom Fysik - kostnad - standardmallar - och + liten kunskap om verksamheten + och stor kunskap om verksamheten + billigare - har relationer till och medvetenhet om interna stridigheter och grupperingar - hemmablind En enhetlig förstasida, därefter kan vi vinkla sidorna efter målgrupp. T.ex. en mer flashig sida med kul applikationer för presumtiva studenter/teknologer kontra en mer skalad sida för forskande kollegor. En kombination av statisk och dynamisk layout. Ska funka även i svart vitt. En banner med symboler som går igen på alla sidor. Färgbyte obs läsbarhet för synhandikappade viktig. Nyttja centrala databaser. Bra sökmotorer. Konstrueras av extern designer och webmaster i samråd med Fysikdatorn som ger tekniska förutsättningarna. Drift och underhåll Vi anser att en tjänst som webmaster borde inrättas. Dels för att underhålla sektionens sidor, dels som support till informationsbärare på sektionen. Tjänsten ska finnas under Kansli F alt. Fysikdatorn. Ansvaret för att underhålla sidor och information ska ligga hos informationsbäraren men det övergripande ansvaret ska ligga hos webmastern som även ansvarar för den information som faller mellan stolarna.webmastern ska samarbeta/samråda med Fysikdatorn, den centrala IT avdelningen, Informationsavdelningen och andra funktioner för att få ett så optimalt system som möjligt för fysik. Ev. kan tjänsten kombineras med PC/MAC support till användare på sektionen. Optimalt vore att en projektanställning snarast inrättades för att personen ifråga ska kunna deltaga i arbetet med hemsidan från början samt stå för den fysiska inputen dvs inmatning och länkning. Mycket material finns redan och kan länkas till. Inventering av befintliga sidor samt länkning till dem samt konstruktion av nya.

6 Förslag på knappar på förstasidan, layouten är inte diskuterad här utan endast knapparnas funktion. Dock föreslår vi att de tre huvudverksamheterna markeras särkilt. Forskning Utbildning Tredje uppgiften Organisation & Kontakt Servicefunktioner Aktuellt Insidan Styrgrupp: Bra! Eventuellt ska Servicefunktioner ligga under organisation, bibliotekets plats ska diskuteras i biblioteks kommittén.. Bra att lyfta fram och samla Servicefunktioner. Biblioteket??

7 Följande slides visar exempel på information, länkar och funktioner som kan tänkas finnas under varje knapp på förstasidan.

8 Styrgrupp: Lägg till FÖL, UV Lägg länkar till olika univ. under Kontakt FIR Forskarutbildning För dig som vill studera För dig som studerar Studentliv Mastersutbildningar Kurshemsidor Studieexpedition Studievägledare Kontakt

9 Styrgrupp: lista minimikrav på gruppsidorna gärna direktlänkar till elektroniska tidskrifter Organisationsschema över avdelningar och grupper Presentation Länkar till gruppernas sidor Länk till Biblioteket Fy och Centrala Kontakt

10 nytt namn önskas!!! Styrgrupp: Björn J kontaktar Sture Allén, Svenska Akademien, för förslag på nytt namn Sidan kräver mycket resurser och hög kvalité Presentation Kontakt Länksamling Frågelåda

11 Styrgrupp: Presentation av vår GU/Chalmers profil under Presentation av Fysik och teknisk fysik, länkar till GU och Chalmers centrala sida ska ligga där. Vad gäller anställningsinfo; länkar till Chalmers centrala samt GU s sidor. Servicefunktioner kan ligga här. Presentation av Fysik och teknisk fysik Länk till anställningsinfo dels till Fy samt centralt Ev. Servicefunktioner Dekanus talar organisation : organisationsschema centralt grupp Presskontakter Presentation av vår GU/Chalmers profil Kontaktpersoner/funktioner inom fysik

12 ev under knapp Organisation och Kontakt Styrgrupp: FÖL ska till Utbildning och MAL läggas till här. Verkstad och Kväve Helium under samma rubrik. Teknisk Service Signes FÖL Verkstad Fysikdatorn Kansli F Länkar Kväve Helium Fysikbiblioteket

13 Styrgrupp; pappersversion av Sektionsnytt samt tryckbar version på nätet. bar Sektionsnytt bra. Debattforum Besökare Sektionsnytt Pressreleaser Kalendarium Konferenser

14 Styrgrupp; diskussion ang tillgänglighet när man inte är på Chalmers diskuterades. Fysikdatorn har lösningar. Teknisk service Administrativa verktyg Protokoll och beslut Om något händer Checklistor: när man börjar och slutar en anställning t.ex. Anslagstavla Salsbokning Servicefunktioner Sektionsnytt, sökbar Länk GU

15 Personer Funktioner Verksamhet Länk GU sökmotor