Handboken Komma igång

Transkript

1 Handboken Komma igång

2 J U R I D I S K I N F O R M A T I O N Copyright 2011 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. Ingen del av denna publikation får överföras, återges, kopieras, lagras i ett återgivningssystem eller översättas till något språk eller dataspråk i någon form eller på något sätt (mekaniskt, elektroniskt, magnetiskt, optiskt, kemiskt, manuellt eller annat) utan föregående skriftligt tillstånd från Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , USA. Programvaran som beskrivs i denna bok är anskaffad under licens och får endast användas eller kopieras i enlighet med villkoren för denna licens. VIKTIG ANMÄRKNING Nuance Communications, Inc. levererar denna publikation i bruksskick, utan någon som helst garanti, vare sig uttrycklig eller underförstådd, inklusive men inte begränsat till underförstådda handelsgarantier eller lämplighet för ett visst syfte. Vissa stater eller rättskipningsområden tillåter inte friskrivningar från uttryckliga eller underförstådda garantier för vissa affärsuppgörelser, varför detta uttalande kanske inte gäller för dig. Nuance reserverar sig rätten att revidera denna publikation och att då och då utföra ändringar i dess innehåll, utan att Nuance har skyldighet att meddela någon om en sådan revision eller sådana ändringar. VARUMÄRKEN OCH UPPHOVSMÄN Se listan i slutet av den här handboken. L ICENSAVTAL FÖR SLUTANVÄNDARE Du kan läsa texten i panelen Om PaperPort, som du kommer åt via hjälpbanderollen. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , USA. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgien Handboken Komma igång för PaperPort 14 SE, november 2011

3 I N N E H Å L L Välkommen till PaperPort 5 Installera PaperPort 6 Registrering 7 Att lära sig PaperPort 7 Att använda guiden 7 Använda hjälpen 8 Använda filen Viktigt 8 Teknisk support 8 Systemkrav 8 Vad är nytt i PaperPort 14 SE? 9 Nyckelfunktioner 10 Lära känna PaperPort 12 PaperPorts skrivbord 12 PaperPort-banderollen 13 PaperPort-objekt 13 MAX to PDF Converter 14 Mappvyn 15 PaperPort-objektminiatyrbilder 16 PaperPort-sidminiatyrbilder 18 Bildvyn 19 Anpassningsbart verktygsfält Snabbåtkomst 20 PDF Viewer Plus 20 Hämta objekt 21 Skanna till PaperPort-skrivbordet 22 Installera en skanner i PaperPort 23 Använda skanningsprofiler 23 Skriva ut till PaperPort 24 Lägga till PaperPort-mappar 24 Importera bilder från en kamera 25 Retuschera bilder 26 Förbättra bilder manuellt 30 Redigera flera bilder 31 Handboken Komma igång för PaperPort iii

4 Göra tillägg i sidor 32 Tilläggsverktyg 32 Skydda objekt 34 Arkivera objekt 34 Lägga till sökbar information till objekt 35 Söka objekt 36 Dela filer 38 Ansluta till molnet 39 Skicka objekt till andra program 40 Använda OmniPage tillsammans med PaperPort 41 Anpassa Skicka till-fältet 42 Ändra alternativ för Skicka till 42 Konvertera objekt 43 Konvertera objekt till bildformat 43 Trava dokument 43 Kombinera dokument 43 Konvertera bilder till text 44 Fylla i formulär 44 Stöd för PDF-filer 45 Skapa PDF-dokument 47 Avinstallera PaperPort 48 Varumärken och upphovsmän 49 iv Innehåll

5 Välkommen till PaperPort Välkommen till handboken Komma igång för Nuance PaperPort. Den medföljer programmet i PDF-format och är lämpad att använda med olika skärmläsare. Om du skriver ut handboken på papper rekommenderar vi dubbelsidig utskrift med två sidor per ark. PaperPort erbjuder det enklaste sättet att omvandla papper till digitala dokument som alla på ett kontor snabbt kan hitta och använda. PaperPort fungerar med skannrar, multifunktionsskrivare och nätverks- anslutna digitala kopiatorer för omvandling av pappersdokument till digitala dokument. Programmet hjälper dig sedan att inordna dem och alla andra elektroniska dokument i ett bekvämt och enkelt arkiveringssystem. PaperPorts stora, tydliga miniatyrbilder för objekt låter dig visuellt organisera, hämta och använda dina skannade dokument, t.ex. Word-filer, kalkylblad, PDF-filer och till och med digitala foton. Tack vare PaperPorts SET-verktyg (Scanner Enhancement Technology) får du alltid ett utmärkt resultat när du skannar dokument, och du kan även lägga till anteckningar och färgöverstrykningar till skannade bilder. Medföljande program I PaperPort 14 SE (Special Edition) ingår PaperPort Image Printer, en guide för skannerinställningar, programmet ImageViewer (för att visa och arbeta med sidbilder i ett separat fönster utanför PaperPort) och PDF Viewer Plus (för att visa och arbeta med PDF-filer). Dessutom får du PaperPort Anywhere, som gör att du kan spara filer i Nuances moln, Nuance Cloud Connector, som ger dig åtkomst till andra moln, samt ett konverteringsprogram för att konvertera MAX-filer till PDF-filer. Handboken Komma igång för PaperPort 5

6 Installera PaperPort Du kan installera PaperPort från en cd, dvd eller från Internet. Installationsprogrammet innehåller enkla steg-för-steg-instruktioner. Följ instruktionerna på skärmen för att installera programvaran. Installation och avinstallation kräver administratörsrättigheter. Installationen av PaperPort inbegriper följande fem komponenter som installeras i en och samma process: PaperPort-programmet (inklusive ImageViewer, MAX to PDF Converter, Evernote Connector och skannerguiden) PDF Viewer Plus PaperPort image printer PaperPort Anywhere Nuance Cloud Connector (finns som tillval vid installationen). Om installationsprogrammet identifierar att det mer avancerade Nuanceprogrammet PDF Converter Professional (version 6 eller senare) redan finns på datorn kommer PDF Viewer Plus inte att installeras, eftersom det program du redan har innehåller alla funktioner som finns i PDF Viewer Plus och mer därtill. Så här gör du för att installera PaperPort och tillhörande komponenter: 1. Klicka på Autorun. 2. Välj installationsspråk. 3. Godkänn eller ändra programplaceringen. I vissa fall kan du behöva ange ett serienummer. Om PDF Viewer Plus ska installeras finns även följande kryssrutor: Ange Nuance PDF som förvalt visningsprogram för Windows och Internet Explorer Om du markerar denna ruta anges PDF Viewer Plus som standardprogram för visning av PDF-filer. De PDF-filer som finns på PaperPort-skrivbordet öppnas som standard med en PDF-produkt från Nuance. Om du markerar det här alternativet kommer alla PDF-filer som du dubbelklickar på att öppnas i PDF Viewer Plus oberoende av var de finns. Handboken Komma igång för PaperPort 6

7 Installera Nuance Cloud Connector Det här tillvalsprogrammet gör det smidigt att överföra filer till och från de mest populära webbaserade lagringsplatserna. Som standard installeras det inte. Därefter startar installationsprogrammet. Här kan du välja mellan en Fullständig och en Anpassad installation. Du ska endast välja Anpassad installation om du vill lägga till dina egna mappar till de medföljande PaperPort-mapparna redan under installationen. Du kan lägga till mappar senare (se sida 24). Registrering När installationen har slutförts tillfrågas du eventuellt om du vill registrera dig. Genom registrering kan du till fullo utnyttja Nuances produktsupport och få meddelanden om produktuppdateringar. Om du vill uppdatera din registreringsinformation kan du alltid gå till Nuances webbplats, Att lära sig PaperPort Denna guide introducerar PaperPort och visar dig hur PaperPort kan hjälpa dig organisera din information. Det finns många resurser tillgängliga som du kan använda för att lära dig att använda PaperPort, bland annat det omfattande hjälpsystemet, användarguiderna, filen Viktigt och Nuances webbplats. Du hittar dem på hjälp- banderollen. Att använda guiden Den här handboken förutsätter att du är väl bekant med hur Microsoft Windows -miljön fungerar. Läs din Windows-dokumentation om du har frågor som rör användning av dialogrutor, menykommandon, rullningslister, dra och släpp-funktioner, snabbmenyer och så vidare. Handboken Komma igång för PaperPort 7

8 Använda hjälpen PaperPorts hjälp innehåller utförlig information om funktioner, inställningar och procedurer. Hjälpen når du via hjälpbanderollen i PaperPort. Ytterligare teknisk support, inklusive tekniska anmärkningar, programuppdateringar, produktinformation, produktsupport och mycket annat, hittar du också via hjälpbanderollen i PaperPort. I både PDF Viewer Plus och PDF Converter Professional finns separata hjälpsystem som bland annat visar hur du skapar PDF-filer. Använda filen Viktigt I filen Viktigt ges viktig information om denna version av programmet. Dokumentet finns med på installationsskivan, och du hittar det via hjälpbanderollen i PaperPort samt i form av ett exempeldokument på PaperPort-skrivbordet. Teknisk support Innan du kontaktar teknisk support bör du läsa användardokumentationen och se efter i filen Viktigt. Du kan också få hjälp när som helst på dygnet via vår kunskapsdatabas på eller Information om hur du använder PaperPort Anywhere finner du på Dessutom kan din återförsäljare ordna med personlig teknisk support för särskilda utgåvor av PaperPort. Kontakta återförsäljaren för mer information. Systemkrav Minimikrav för maskinvara: kompatibilitet med Intel Pentium eller snabbare processor 1 GB minne (RAM) 700 MB ledigt hårddiskutrymme för programfiler och installation 30 MB för Nuance Cloud Connector Handboken Komma igång för PaperPort 8

9 display med en upplösning på x 768, 16-bitars (High Colour) eller högre. Operativsystem som stöds: Windows XP, 32-bitars med SP3 eller senare Windows Vista, 32-bitars och 64-bitars med SP2 eller senare Windows 7, 32-bitars och 64-bitars. Webbläsare som stöds: Internet Explorer 7, 8 och 9 Firefox 3, 4 och 5 Chrome: nuvarande (versionerna 4 12 har testats). Du behöver antingen en cd-/dvd-enhet eller tillgång till Internet för att utföra installationen. Du måste vara ansluten till Internet för att kunna aktivera och registrera installationen online samt för att få teknisk support och kontinuerliga uppdateringar. Prestandan och hastigheten förbättras om datorns processor, minne och ledigt diskutrymme överskrider minimikraven. Detta gäller speciellt när du hanterar mycket stora färgbildfiler och PDF-filer. Vad är nytt i PaperPort 14 SE? PaperPort 14 SE inkluderar ett antal nyttiga nya funktioner som hjälper dig organisera dina dokument: PaperPort Anywhere Med den här tjänsten kan du länka PaperPort-mappar till webbaserade mappar som tillhandahålls av Nuance, så att innehållet i den länkade PaperPort-mappen överförs till molnet och dokument som läggs till i molnmappen blir tillgängliga i PaperPort-mappen. Du har tillgång till materialet som lagras i molnet via klientprogram för sådana mobila enheter som Android - och Apple ipad -pekplattor. På så sätt kommer du åt PaperPort-objekt medan du är i farten och dokument som skapas på annan plats kan göras tillgängliga i PaperPort. Handboken Komma igång för PaperPort 9

10 Nuance Cloud Connector Med den här tjänsten ansluts din dator och PaperPort till andra populära webbaserade lagringsplatser, däribland Microsoft Live SkyDrive, GoogleDocs, Box.net och flera FTP-platser. Connector-tjänsten kan integreras direkt med Microsoft Windows så att du enkelt kan klicka och dra filer över till molnet. Det går också att uppgradera Nuance Cloud Connector till versionen Gladinet Cloud Desktop Pro som har fler funktioner. Den här förbättrade versionen erbjuder ännu bättre funktionalitet när du använder molntjänster och inbegriper automatisk säkerhetskopiering och filsynkronisering. Evernote Connector Fältet Skicka till utgör en länk till den webbaserade lagringsplatsen Evernote, vilket innebär att objekt kan överföras från PaperPort till den här molntjänsten. Nya SET-verktyg Du får bättre svartvita bilder och optimala OCR-resultat tack vare det breda urvalet av algoritmer för manuell borttagning av fläckar. Några av de nya, vassa redigeringsverktygen är automatisk borttagning av hålstansning och sidbeskärning samt borttagning av kanter. Nyckelfunktioner PDF-prestanda av högsta kvalitet Det går nu snabbare att öppna PDF-filerna och visa dem i PDF Viewer Plus, ett Nuance-program för PDF-hantering som är fullständigt kompatibelt med alla ledande produkter som används för att skapa PDF-filer. Filerna öppnas snabbare i PDF Viewer Plus jämfört med allroundprogrammet ImageViewer, vilket minskar kraven på internminnet och gör att filstorlekarna kan krympa. Den renderade upplösningen optimeras för vart och ett av elementen på sidan, vilket ger tydligare visning och optimal upplösning för utskrift. Handboken Komma igång för PaperPort 10

11 Med PDF Viewer Plus kan du infoga tillägg och dynamiska eller genomskinliga stämplar. Bilderna i ett PDF-dokument som har behandlats med PDF Viewer Plus går att överföra till ImageViewer där de sedan kan förbättras med hjälp av SET-verktygen. Därefter återförs de förbättrade bilderna till PDF-filen. Fyll i och skicka PDF-formulär som e-post, eller skapa dina egna. Du kan skapa sökbara PDF-filer via skannerprofilerna, genom att högerklicka på PaperPort-skrivbordet och välja Spara som i snabbmenyn, eller direkt via PDF Viewer Plus. På så vis kan du göra innehållet i dina inskannade pappersdokument och bildfiler tillgängliga för olika sökmotorer som t.ex. Windows Skrivbordssökning och Google. Förbättrad OCR-inläsning Du kan nu använda språkinställningar för OCR, vilket ökar precisionen för alla de språk som stöds. Hämtning från digitalkamera Det går att ta en bild av ett dokument med en digitalkamera och sedan konvertera den till ett textdokument, utan att texten förvanskas. Specialalgoritmer för utplattning av tredimensionella objekt används för att behandla sidbilderna, och på så vis förbättras precisionen för inläsning av det resulterande textdokumentet. PaperPort är nu mer stabilt Ibland kan PDF-filer skadas, och därmed inte längre gå att öppna. Då kan PaperPort eventuellt inte skapa någon miniatyr på skrivbordet, vilket i sin tur kan förhindra att PaperPort startar korrekt. Det finns ett verktygsprogram i programmappen för PaperPort CheckPPFolders.exe. Du kan köra det här programmet för att identifiera och ta bort eventuella skadade filer så att PaperPort kan fungera korrekt. PaperPort Special Edition levereras till vissa skannertillverkare och andra återförsäljare. Funktionsuppsättningen i dessa versioner kan variera beroende på återförsäljarens behov. Handboken Komma igång för PaperPort 11

12 Lära känna PaperPort I detta avsnitt introduceras PaperPorts olika delar. Mer utförlig information om dem finns i hjälpen för PaperPort. PaperPorts skrivbord PaperPort-skrivbordet visas tillsammans med mappvyn då du startar programmet. Här visas dokumenten i den markerade mappen som miniatyrer, och vilka verktyg som kan användas för att hantera dem. PaperPort erbjuder alla verktyg du behöver för att organisera, söka efter och använda dokument och bilder. Välj Alternativ på skrivbordsbanderollen och gå till fältet Skrivbord om du vill välja ett färgschema för skrivbordet och dess element. Banderoller med kommandoknappar Skrivbord visar miniatyrer av objekten Funktionsvy visar mapparna Ger tillgång till övriga sidor i det här flersidiga objektet I funktionsvyn kan följande visas: Mappar Inställningar för skanning Miniatyrbilder All-in-One Search Egenskaper Miniatyrbild för objekt Miniatyrbild för text Fältet Skicka till Handboken Komma igång för PaperPort 12

13 PaperPort-banderollen PaperPort-objekt PaperPort 14 och ImageViewer har fått ett modernt gränssnitt med flikar och banderoller. De viktigaste delarna är: 1. PaperPort-knappen 2. verktygsfältet Snabbåtkomst (se sidan 20) 3. flik 4. banderollen som tillhör fliken 5. grupp på banderollen 6. knapp i gruppen 7. en knapplista. De dokument och foton som du hämtar i PaperPort kallas objekt. Det finns två typer av objekt: bildobjekt och textobjekt. Bildobjekt är skannade dokument, foton, ritningar och andra digitala objekt i ett filformat för bilder, t.ex. PDF-bild, Sökbar PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort-bildfiler (dessa MAX-filer är skrivskyddade). Dessa kan skannas, kopieras eller importeras till PaperPort-skrivbordet. Textobjekt är dokument som innehåller redigerbar text, t.ex. Word (.doc), HTML och Excel-filer och skapas av en ordbehandlare eller annat textbaserat program. Normala PDF-filer betraktas som textobjekt. När du dubbelklickar på bildobjekt öppnas de som standard i bildvyn där du hittar många verktyg för bildhantering, bl.a. SET-verktygen. Du kan ändra den här funktionen genom att välja Alternativ > Skrivbord. Du kan också välja ImageViewer som erbjuder samma funktioner som bildvyn, men i ett separat fönster så att du samtidigt kan ha PaperPort-skrivbordet framme medan du redigerar objektet du arbetar med. Detta är speciellt praktiskt om du har två bildskärmar. Du kan också välja att öppna objektet i det program som är associerat med filtypen. Lära känna PaperPort 13

14 Du kan använda alla tänkbara typer av PDF-filer: PDF-bilder, sökbara PDF-filer och normala PDF-filer (med formaterad text och grafik) i PaperPort. PDF-filer öppnas som standard i PDF Viewer Plus eller (om det är tillgängligt) i PDF Converter Professional. Dessa Nuanceprogram är optimerade för hantering, granskning och redigering av PDF-filer. Du kan ändra den här funktionen genom att välja Alternativ > Skrivbord. Du kan öppna PDF-bilder och sökbara PDFfiler i ImageViewer om du vill använda SET-verktygen för att förbättra kvaliteten på dessa objekt. Du kan snabbt skicka ett objekt till ett annat program utan att lämna PaperPort-programmet. Dra bara ett objekt till länkikonen i fältet Skicka till längst ned på skrivbordet. PaperPort stöder ett stort antal program som ordbehandlings-, kalkylblads-, fax-, e-post-, grafik- och OCRprogram samt program för onlinetjänster. MAX to PDF Converter MAX var länge PaperPorts eget format för bildobjekt men har nu integrerats i det universella PDF-filformatet. I PaperPort 14 är funktionerna för MAX-filer begränsade: de kan visas sida för sida, men det går inte att göra tillägg i dem, trava dem eller redigera dem på något annat sätt. Det går inte att lägga till metadata (författare, ämne, nyckelord osv.) i PaperPort 14, utan endast redan befintlig text återstår. MAX-filer är med andra ord numera skrivskyddade och kan bara exporteras till vissa andra program (t.ex. e-postprogram eller OmniPage för OCR-uppgifter). Till följd av dessa ändringar erbjuder Nuance nu ett program, utformat som en guide, för att konvertera MAX-filer till PDF-format. Du hittar MAX to PDF Converter-programmet i PaperPort-undermenyn på Startmenyn i Windows. Programmet skapar PDF-bildfiler eller sökbara PDFfiler genom att köra OCR på texten i MAX-filen. Det låter dig också överföra tillägg till den nya PDF-filen. Du kan ställa in språk separat både för innehållet i MAX-filen och dess tillägg. Programmet hittar automatiskt alla MAX-filer i dina PaperPort-mappar. Handboken Komma igång för PaperPort 14

15 Mappvyn Mappvyn visar en hierarkisk vy av dina PaperPortmappar, ungefär samma som den vy du ser i Utforskaren. Använd mappverktygen för att snabbt komma åt dess kommandon. PaperPort installerar en PaperPort-mapp som heter Mina PaperPort-dokument i mappen Mina dokument. Om du använder ett system med flera användare får varje användare en egen mapp med namnet Mina PaperPort-dokument. Mappen Mina PaperPort-dokument innehåller flera undermappar vars namn (exempelvis Artiklar, Visitkort, Fotografier och Kvitton) ger information om hur du kan sortera dina PaperPort-objekt. Mappen Exempel innehåller exempeldokument och fotografier som hjälper dig komma igång med PaperPort. Den här handboken för att komma igång finns i Exempel-mappen som en skrivskyddad PDF-fil. Vi rekommenderar att du kopierar den och tar bort skrivskyddet från kopian om du vill ha en textfil (normal PDF-fil) att experimentera med. Välj Mappar,, för att visa mappvyn med de mappar som redan finns. Högerklicka på en mapp och välj Skapa ny mapp för att lägga till en tom undermapp med ett namn och en färg som du väljer. Du kan lägga till befintliga mappar och undermappar som finns sparade på din dator med hjälp av Mapphanteraren. På så sätt kan du skapa en annan mappvy än den som du har på din dator och skräddarsy den utefter hur du tänker använda PaperPort. Välj Mapphanteraren,, från verktygsbanderollen eller högerklicka i mappvyn och välj Mapphanteraren. Klicka på Lägg till och bläddra till önskad mapp eller undermapp. Mapparna läggs till på den översta nivån på PaperPort-skrivbordet, tillsammans med sina undermappar och sitt innehåll. Om du till exempel väljer C:\MinaRapporter\Fjärde kvartalet Lära känna PaperPort 15

16 visas detta i PaperPort som Fjärde kvartalet på C. Du kan se sökvägen för en mapp som du har lagt till genom att högerklicka och välja Egenskaper. Högerklicka på en mapp om du vill ändra mappfärg eller skapa nya undermappar. I mapphanteraren kan du ta bort, ändra ordningen på och byta namn på de mappar på översta nivån som den hanterar. Detta påverkar inte mapparna på din dator, vare sig deras namn eller platserna där de är sparade. Undermappar som du byter namn på eller ändrar ordningen på och som inte har lagts till med hjälp av mapphanteraren byter i själva verket namn eller plats på din dator. Visa eller dölj mappvyn genom att klicka på knappen Mappar på skrivbordsbanderollen. När skrivbordet är delat kan mappvyer visas för varje arbetsyta. PaperPort-objektminiatyrbilder Det finns två sorters miniatyrer i PaperPort: objekt- och miniatyrbilder. Varje objektminiatyr är en liten bild av dokumentet eller fotografiet. Sidminiatyrbilder visar sidor av bildobjekt och PDF-filer i fältet Sidminiatyrbilder både på PaperPort-skrivbordet och i ImageViewer. Ett sätt att snabbt hitta dina PaperPort-objekt är att bläddra igenom objektminiatyrerna på PaperPort-skrivbordet. Miniatyrer visar vad som finns i ett dokument utan att det behöver öppnas. Du kan även bläddra i dokumentet via miniatyren utan att behöva öppna det. PaperPort visar stora, tydliga miniatyrer av alla dina dokument och foton såsom: skannade bilder och foton foton från en digitalkamera bildfiler i sådana format som BMP, TIFF, JPEG, GIF och MAX (skrivskyddade) Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word Perfect och andra dokument som är skapade i vanliga program Handboken Komma igång för PaperPort 16

17 PDF-dokument PDF-bildobjekt HTML-dokument. Varje objektminiatyr visas med en ikon som anger i vilket program det skapades eller till vilket program det nu är kopplat. Det gör det enkelt och smidigt att snabbt se och hitta alla typer av objekt på din dator. Klicka på en miniatyr för att se bildens attribut: anger att objektet är skrivskyddat. anger att bilden har tillägg. anger att PDF-filen innehåller sökbar text. I flersidiga bildobjekt (TIFF, DCX, PDF m.m.) visas, vilket innebär att du kan bläddra igenom sidorna även när fältet Sidminiatyrbilder är stängt. Innan du kan arbeta med ett objekt måste du markera dess miniatyr på PaperPort-skrivbordet. Ett markerat objekt får en röd ram. Du kan markera flera objekt. Medan du arbetar med objektminiatyrer kan du: Dra en miniatyr för att flytta den på PaperPort-skrivbordet. Dra en miniatyr till en mapp för att flytta objektet till den mappen. Dra en miniatyr till en annan öppen arbetsyta för att flytta objektet till den öppna mappen. Dubbelklicka på en miniatyr för att visa objektet. Tryck på Ctrl-tangenten och dubbelklicka på en miniatyr för att öppna objektet i källprogrammet. Högerklicka på en miniatyr för att visa objektets snabbmeny. Dra en miniatyr till fältet Skicka till för att skicka en kopia av objektet till ett annat program. Genom att använda objektminiatyrer på PaperPort-skrivbordet kan du också enkelt kombinera individuella PaperPort-bildobjekt eller PDFbildobjekt till flersidiga objekt. Denna funktion är användbar om du vill ordna filer och sidor och om du använder en skanner som endast kan skanna en sida som ett enskilt objekt. Lära känna PaperPort 17

18 Om du inte kan se några miniatyrer går du till Miniatyrer, antingen genom att högerklicka i arbetsytan eller genom att klicka på Ändra vy. Andra alternativ är stora eller små ikoner, en lista eller en detaljerad lista. PaperPort-sidminiatyrbilder Fältet Sidminiatyrbilder på PaperPort-skrivbordet och i ImageViewer visar miniatyrer för flersidiga bildobjekt. Markera ett flersidigt objekt och klicka sedan på knappen Miniatyrer på skrivbordsbanderollen. Åtgärder på sidnivå kan utföras snabbt utan att filerna måste öppnas. Du kan göra följande: Förstora eller minska storleken på sidminiatyrerna (samtliga bildobjekt och alla typer av PDF-filer). Kopiera valda sidor till en arbetsyta som separata PDF-filer (från alla bildobjekt som inte är PDF-filer). Flytta valda sidor till en arbetsyta som separata PDF-filer (från alla bildobjekt som inte är PDF-filer, förutom skrivskyddade MAXfiler). Kopiera och flytta sidor mellan dokument som är öppna i olika fält (från alla bildobjekt utom skrivskyddade MAX-filer). Du kan göra följande i PDF-filer, på PaperPort-skrivbordet och i PDF Viewer Plus: Kopiera, klippa ut, klistra in, ta bort och sortera om sidor. Infoga nya sidor på ett visst ställe i dokumentet. Lägga till nya sidor i slutet. Sidminiatyrvyn av en säker PDF är endast tillgänglig om dess lösenord anges. Handboken Komma igång för PaperPort 18

19 Bildvyn Visa ett bildobjekt i bildvyn genom att dubbelklicka på dess miniatyr i skrivbordsvyn eller välj Öppna i bildvyn på skrivbordsbanderollen eller på objektets snabbmeny. Som standard visas PDF-filer i PDF Viewer Plus, inte i bildvyn. I bildvyn kan du granska objekten närmare och har även möjlighet att retuschera och göra tillägg i dem. Du kan också underlätta läsningen genom att förstora eller förminska vyn. Använd SET-verktygen för att förbättra aktuell sidbild. Använd fältet Sidminiatyrbilder för att redigera ditt dokument på sidnivå. Knappen Markera område Knappen Tillbaka till skrivbordet finns som standard i verktygsfältet Snabbåtkomst (men även på visningsbanderollen) SET-verktygen på sidbanderollen Den aktuella sidan i inzoomat läge, klar för eventuella förbättringar eller tillägg I fältet för sidminiatyrer visas en miniatyr per sida i dokumentet Lära känna PaperPort 19

20 Anpassningsbart verktygsfält Snabbåtkomst Knapparna i PaperPort är fördelade på olika banderoller baserat på vad de används till. Du kan placera de knappar du oftast använder i verktygsfältet Snabbåtkomst som finns både i PaperPort och ImageViewer. Högerklicka i banderollområdet och välj Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Markera den banderoll som innehåller de knappar du vill lägga till Ändra ordning på verktygsfältets knappar Fler knappar Lägg till/ta bort knappar Knappar visas som för tillfället PDF Viewer Plus När du dubbelklickar på PDF-filer på PaperPort-skrivbordet visas de som standard i det nya programmet PDF Viewer Plus. Du kan även dra andra typer av filer till ikonen PDF Viewer Plus i fältet Skicka till (se sidan 40) för att automatiskt skapa en PDF-kopia av dem och öppna dem i PDF Viewer. Den första sidan visas i huvudområdet på skärmen. Navigeringspanelen till vänster visar sidminiatyrer eller formulärkontroller och eventuellt syns en kommentarruta längst ner på skärmen. En ruta till höger visar tillgängliga stämplar. Verktygen för att göra tillägg i PDF-filen beskrivs på sidan 33. Om du öppnar en ren PDF-bildfil i PDF Viewer Plus blir du eventuellt tillfrågad om du vill göra den sökbar. Om du inte blir tillfrågad väljer du Skapa sökbar PDF-fil på menyn Verktyg. Handboken Komma igång för PaperPort 20

21 Aktiva PDF-formulär kan fyllas i direkt i PDF Viewer Plus enligt beskrivningen på sidan 44. PDF-filer som öppnas från PaperPortskrivbordet skickas tillbaka dit när du är klar med redigeringen eller tilläggen, inklusive uppdateringarna. Detta sker när du sparar filen eller stänger programmet, men inte om du bara växlar tillbaka till skrivbordet. Hämta objekt Det finns flera sätt att hämta bilder och dokument till PaperPort så att du kan använda PaperPorts verktyg för visning, redigering, OCR och filhantering. Du kan till exempel göra följande: Skanna foton, sidor och andra bilder med en skannerenhet. Lägga till mappar som redan innehåller bilder och dokument i PaperPort. Importera filer från andra program på datorn. Överföra filer från webbaserade lagringsplatser med hjälp av PaperPort Anywhere eller Nuance Cloud Connector. Skriva ut dokument från andra program till PaperPort-skrivbordet. Dra-och-släppa och klippa ut/klistra in bilder och dokument från Utforskaren i Windows eller andra program till PaperPortskrivbordet. Hämta foton från en digitalkamera. Skriva ut webbsidor till PDF-filer så att du kan använda dem i PaperPort. Hämta objekt 21

22 Skanna till PaperPort-skrivbordet PaperPort är utformat för att fungera tillsammans med TWAIN- och WIA-kompatibla skannrar. Klicka på knappen Inställningar för skanning för att visa fältet Skanna eller hämta foto. Välj en skanningsprofil. Profilerna är optimerade för normala skanningsuppgifter. Välj sedan mellan att använda skannerns gränssnitt eller PaperPorts nya fält Skannerinställningar för att få bästa skanningsresultat. Använd skannerdrivrutinens gränssnitt genom att markera kryssrutan Visa skannerdialogrutan. Om den lämnas tom placeras det skannade objektet på den aktiva arbetsytan. Aktivera Fångstassistenten om du vill kunna lägga till ett objektnamn. När skanningen är klar visas objektet på PaperPort-skrivbordet. Högerklicka på objektet och välj Egenskaper. Välj sedan Filegenskaper och Sammanfattning för att lägga till objektnamn till de skannade objekten. När skanningen är klar visas objektet på PaperPort-skrivbordet. Om din skanner inte använder en TWAIN- eller WIA-enhetsdrivrutin använder du det program som medföljde din skanner för att skanna objekt. Kopiera eller flytta sedan de skannade objekten till PaperPort. Mer information om skanning finns i hjälpen för PaperPort. PaperPort gör det enkelt att skanna sidor som enskilda objekt eller som ett flersidigt objekt. När du skannar och sorterar dubbelsidiga ark på en ADFskanner vänder du på arken när du ombeds att göra det och klickar på Skanna andra sidan. PaperPort skannar och sorterar då automatiskt i rätt ordning. Du kan också använda skannerns knappar för att skanna direkt till PaperPort. Öppna Kontrollpanelen i Windows, välj Skannrar och kameror, välj en händelse på fliken Händelser och tilldela PaperPort till den. Du kan också använda en nätverksansluten höghastighetsskanner för att skanna objekt till en nätverksmapp och sedan lägga till den mappen i PaperPort. Handboken Komma igång för PaperPort 22

23 Installera en skanner i PaperPort Innan du använder PaperPort för skanning bör skannern installeras med sitt eget drivrutinsprogram och testas så att den fungerar på rätt sätt. Drivrutiner för skannrar medföljer inte PaperPort. Skannrar som installerats ordentligt och fungerar korrekt blir omedelbart tillgängliga i PaperPort genom att du klickar på knappen Välj och väljer en skanner i dialogrutan Tillgängliga skannrar. Om du inte är nöjd med dina skanningsresultat kan du starta skannerinstallationsguiden för PaperPort från Startmenyn under programgruppen PaperPort 14. Använda skanningsprofiler PaperPort levereras med skanningsprofilerna optimerade för normala skanningsuppgifter. Välj Svartvitt, Gråskala, Färgdokument, Färgfoto eller Sökbart PDF-färgdokument för att få bästa resultat. Till varje skanningsprofil hör en uppsättning inställningar, som görs på följande flikar: Profil: visar den skanningsprofil som för tillfället används. SET: anger vilka förbättringar du vill köra automatiskt. Utdata: anger filformat och automatiskt bifogade filnamn. Skanna: justera inställningarna för skanning: läge, upplösning, storlek, sidorientering, filterfärg, ljusstyrka och kontrast. Hämta objekt 23

24 Skriva ut till PaperPort Du kan hämta in objekt från andra program genom att skriva ut dem till PaperPort-skrivbordet som PDF-bildobjekt eller sökbar PDF. Som standard blir de PDF-bilder, men du kan gå till Skrivbord > Alternativ > Objekt om du vill ändra detta. Detta gör att du snabbt kan importera kalkylblad, bilder, databasfiler, ordbehandlingsfiler m.m. till PaperPort och göra dem till PDF-objekt på PaperPort-skrivbordet. Du åstadkommer detta via Arkiv-menyn (eller motsvarande) i källprogrammet, allt du behöver göra är att välja att skriva ut till PaperPort, eller välja Skriv ut och sedan ange PaperPort Image Printer som mål. Välj Skriv ut i webbläsaren om du vill skapa utskriftsformaterade bilder av webbsidor. Skrivaren PaperPort Image Printer skapar PDF-bildfiler och sökbara PDF-filer. Om du har Nuance PDF Converter Professional eller PDF Create ger dig ScanSoft-skrivaren normala PDF-filer. Oberoende av hur du gör startas PaperPort om det inte redan är igång, och PDF-filen placeras på det aktuella skrivbordet. Lägga till PaperPort-mappar PaperPort innehåller ett lätthanterligt arkiveringssystem för organisering av dina objekt och för att du ska kunna dela dem med andra. I mappvyn kan du göra följande: Lägga till befintliga mappar på datorn i mappvyn. Skapa nya mappar, anslutna nätverksenheter och mappar på externt anslutna enheter. Handboken Komma igång för PaperPort 24

25 Första gången du använder programmet visar mappvyn en uppsättning mappar som du kan använda för att komma igång med PaperPort. Du kan enkelt flytta eller ta bort de här mapparna när du vill. Om du väljer att göra en anpassad installation kan du välja att lägga till egna mappar redan då. Senare kan du när som helst lägga till mappar som redan finns på datorn i mappvyn, inklusive nätverksmappar och mappar på externa enheter som är ansluta till datorn. Dokument i dessa mappar kan sedan användas i PaperPort. Mer information om hur man lägger till och använder PaperPort-mappar finns i hjälpen för PaperPort. Importera bilder från en kamera Du kan hämta digitalfoton till PaperPort-skrivbordet genom att ansluta en kamera. Om din kamera visas som en enhet kan du direkt börja hämta filerna. Om kameran inte stöder denna typ av åtgärd och dess drivrutin installerats ordentligt, visas dess TWAIN- eller WIA-gränssnitt, med vilket du kan importera bilderna. Redigera inte bilderna på plats i kamerans minne inte alla redigeringsåtgärder ger önskat resultat första gången. Hämta istället filerna till PaperPort och använd SET-verktygen för att förbättra dem. Hämta objekt 25

26 Retuschera bilder När du visar ett bildobjekt i bildvyn kan du hitta flera verktyg i PaperPort som du kan använda för att justera eller förbättra bilden. Du kan till exempel räta upp en skannad sida, göra ett underexponerat foto ljusare, justera färgen i en färgbild, ta bort smutsfläckar på ett dokument, rensa bort skuggor och fläckar från sidkanterna eller öka skärpan i suddiga bilder. Du kan dessutom rotera objekt, ta bort enstaka fläckar, förbättra linjer, ta bort röda ögon och beskära en del av bilden. Vissa SET-verktyg är huvudsakligen avsedda för foto eller bildförbättring medan andra (skuggade) hjälper dig att förbereda objekt som innehåller text för OCR (Optical Character Recognition). I bildvyn hittar du SET-verktygen på sidbanderollen som du kan använda för att ändra den aktuella sidan. Vissa av de här verktygen kan du även hitta på PaperPort-skrivbordet eftersom de kan användas för alla sidor i det markerade objektet. Handboken Komma igång för PaperPort 26

27 SET-verktygen I tabellen nedan kan du se vilka verktyg som är tillgängliga var på följande sätt: P = Bildvyn eller ImageViewer (sidbanderollen) endast för att ändra aktuell sida. PI = Även på PaperPort-skrivbordet (objektbanderollen) för att ändra alla sidor i ett eller flera markerade objekt. PM = Även i snabbmenyn för PaperPort-skrivbordet för att ändra alla sidor i ett eller flera markerade objekt. PS = Även tillgängligt i en skanningsprofil för att ändra alla inkommande bilder. Markera område (P) Rotera (PSI) Räta upp en bild Förbättra automatiskt (PSI) Förbättra en bild (P) Använd verktyget Markera område för att markera en del av en bild som du vill klippa ut, kopiera eller ta bort med hjälp av kommandona på sidbanderollen eller snabbmenyn. Använd detta när du vill markera en del av en bild för att beskära den med verktygen Ta bort röda ögon, Radera inuti eller Radera utanför. Klicka på verktyget Rotera om du vill rotera sidan eller objektet du har markerat 90 grader åt vänster eller höger, eller vända dem 180 grader. Ibland hamnar ett dokument snett då det skannas. När det händer kan du rätta till problemet med verktygen Räta upp (P) och Räta upp automatiskt (PSI). Du får bättre resultat med OCR-behandlingen om du först rätar upp textraderna i en svartvit bildfil. Funktionen Förbättra automatiskt justerar ljusstyrka, kontrast, färg och ton för ett objekt eller en bild. PaperPort analyserar bilden och försöker sedan korrigera vad som är fel i den. Du kan justera bilden manuellt med hjälp av verktyget Förbättra. Med det kan du ändra värdena för ljusstyrka, kontrast, färg och ton och välja bästa resultatet bland de nio versioner som visas, som du kan se på sidan 30. Retuschera bilder 27

28 Öka bildskärpan (P) Ta bort röda ögon (P) Ta bort en del av en bild Ändra storlek (PI) Ta bort enstaka fläckar (PM) Förbättra linjer (PM) Radera utanför (P) Invertera färger Markera verktyget Skärpa för att justera skärpan i en otydlig bild eller om du vill göra bilden suddigare som specialeffekt. Verktyget Ta bort röda ögon hjälper dig att ta bort röda ögon-effekten från en vald del av en bild. Röda ögon kan uppstå när du fotograferar människor eller djur i dåligt ljus eller med blixt. Använd verktyget Markering för att definiera den del du vill behålla och ta bort återstoden med verktyget Beskär. Välj verktyget Radergummi (P) om du vill radera de delar av bilden som du drar pekaren över. Används för att ändra storlek på en bild eller ett objekt och för att ändra dess upplösning. (Du kan även konvertera eller invertera färger.) Skannade bilder innehåller ibland enstaka fläckar eller prickar. Verktyget Enstaka fläckar upptäcker och avlägsnar automatiskt sådant skräp. Använd funktionen för att få bättre resultat från OCR-bearbetningen av svartvita bilder. Verktyget Förbättra linjer (för svartvita bilder) gör linjer mörkare och sammanfogar brutna linjer i en tabell eller ett formulär så att de visas mörkare och rakare. Användning av detta verktyg ger bättre OCR-resultat. Med det här verktyget rensar du bort skuggor och fläckar från sidkanter för att förbättra OCRresultatet. Verktyget Radera inuti finns också (P). Med det här verktyget ändrar du bilden till de valda inverterade färgerna. (PMI) Handboken Komma igång för PaperPort 28

29 Konvertera färg Med det här verktyget gör du om färgbilder till gråskala, halvton eller svartvitt. (PMI) Borttagning av hålstansning Tar bort hålmärken från kanten på sidan och fyller i dem med bakgrundsfärgen. (PMIS) Beskär automatiskt Borttagning av svarta kanter Ta bort fläckar Ange vit punkt (P) Ange svart punkt (P) Lägga till svarta och vita punkter Det här verktyget upptäcker tomma utrymmen på sidkanterna och beskär automatiskt sidorna enligt de bildpunktsmarginaler som du har angett. (PMI) Det här verktyget tar bort skuggor som har uppstått i samband med skanningen från sidmarginalerna. (PMIS) Det här verktyget putsar till svartvita bilder med hjälp av den valda metoden för att ta bort fläckar. (PMIS) Klicka på detta verktyg och sedan på en ljus färg i bilden som blir den vita punkten. Se nedan. Klicka på detta verktyg och sedan på en mörk färg i bilden som blir den svarta punkten. Färgerna som valts för de nya vita och svarta punkterna visas i statusfältet. Klicka på det här verktyget om du vill använda den nya svarta/vita punkt du definierat för den aktuella bilden (P) eller för aktuellt objekt (I). Om resultatet inte är godtagbart ångrar du ändringarna och väljer nya värden. Du ändrar svarta och vita punkter och förbättrar bildkvaliteten genom att ta bort mycket mörka och överexponerade områden. Alla färger som är ljusare än den vita punkt som du har valt blir vita. Alla färger som är mörkare än den svarta punkt som du har valt blir svarta. Retuschera bilder 29

30 Detta används normalt för att ta bort en skuggad grå bakgrund i ett dokument som du vill använda i ett OCR-program. Välj en av de mörkare grå bildpunkterna från bakgrunden och använd den som den vita punkten. Bakgrunden blir då vit. Om du ändrar de svarta och vita punkterna i ett färgfoto ökar det normalt kontrasten men färgvärdena kan också ändras. Före: standard Ny vit punkt Ny svart punkt standard Efter: Du kan lägga till nya svarta och vita punkter till enskilda bilder enligt beskrivningen. Du kan också använda dem som en automatisk förbättring på alla nya sidor som skannas med en given skanningsprofil. Alternativ för färgkonvertering Färg Gråskala Halvton Svartvit Förbättra bilder manuellt Välj Förbättra på sidbanderollen i bildvyn om du vill visa nio versioner av din bild. Justera ljusstyrka, kontrast, färg eller ton och dubbelklicka sedan på den bild som du tycker är bäst. Den placeras nu i mitten och blir den nya originalbilden. Du har kvar den ursprungliga bilden och kan välja att återställa den. Handboken Komma igång för PaperPort 30

31 Redigera flera bilder Möjligheten att bearbeta objekt som en grupp kallas ofta för satsbearbetning. PaperPort erbjuder satsbearbetningsfunktioner så att du snabbt kan förbättra, ändra eller rotera flera bildobjekt med en åtgärd. Markera ett eller flera bildobjekt på skrivbordet och välj sedan önskat kommando på objektbanderollen. Mer information finns i hjälpen. Klicka om du vill sluta med förbättringen Aktuell markering Klicka för att ställa in: Ljusstyrka och kontrast Färg Ton Skjutreglage för att minska eller öka Originalbild (med återställningsmöjlighet) Retuschera bilder 31

32 Göra tillägg i sidor PaperPort innehåller en samling tilläggsverktyg som ger dig möjlighet att märka skannade dokument med information som du vill spara tillsammans med det dokumentet. Fler verktyg för att göra tillägg i PDF-filer finns i det medföljande Nuance-programmet för PDF-filer. Alla andra bildobjekt måste förses med tillägg i bildvyn eller i ImageViewer, men kom ihåg att du kan dra vilken som helst av dessa filer till ikonen för Nuance PDF-produkten i fältet Skicka till för att konvertera dem till en PDF-bildfil eller sökbar PDF som därefter kan granskas eller redigeras på annat sätt. Du kan när du vill redigera tillägg i PDF-bildfiler genom att flytta, ändra eller ta bort tilläggen, eller ändra själva texten i tilläggen. På andra typer av bildobjekt (som JPEG- och Windows-bitmappsfiler) blir tilläggen en permanent del av bilden då du sparar objektet. För de objektstyper som inte accepterar tillägg stänger PaperPort automatiskt av tilläggsverktygen. Med PaperPorts tilläggsverktyg kan du lägga till noteringar och text, markera text, dra linjer och pilar eller stämpla en bild på ett bildobjekt. Det är enkelt att skicka ett dokument med tillägg till personer som inte har PaperPort genom att använda formaten PDF-bild eller sökbar PDF. Mottagaren behöver bara dubbelklicka på den bifogade e-postfilen så visas dokumentet i standard-pdf-vyn med alla tillägg. Tilläggsverktyg Du kan använda tilläggsverktygen i tilläggsbanderollen när du visar ett bildobjekt i bildvyn. Använd de kommandon som finns i gruppen Inställningar för tillägg om du vill ändra egenskaperna för de tillägg som därefter skapas med något av verktygen. Detta påverkar inte befintliga tillägg. Du stänger av ett tilläggsverktyg genom att klicka på ett annat verktyget Markera tillägg är vanligen det bästa för detta. Du hittar en detaljerad lista över verktygen i hjälpen. De tilläggsverktyg som beskrivs här är de som finns tillgängliga i PDF Viewer Plus när du arbetar med PDF-filer. Handboken Komma igång för PaperPort 32

33 Använd följande kommandon i PDF Viewer Plus: Hand Anteckning Textruta Färgöverstrykning Penna Linje Stämpel Markera detta verktyg och klicka på ett tillägg så kan du flytta, klippa ut, kopiera eller ändra storleken på det på sidan. Dubbelklicka på en anteckning eller textruta om du vill redigera texten. Högerklicka på ett markerat tillägg om du vill ändra dess status eller egenskaper. Vill du påminna dig själv? Välj Anteckningsverktyget och lägg till en anteckning som du kan ändra storlek på, ungefär som en påminnelselapp som du skriver och sedan fäster på pappersdokument. Du kan förminska anteckningen till en ikon. Högerklicka för att visa anteckningens egenskaper. Dubbelklicka för att öppna anteckningen igen. Att lägga till en textetikett på dina bilder är enkelt med Textverktyget. Välj det här verktyget om du vill skriva in text, vars egenskaper du kan ställa in, under Redigera > Inställningar > Kommentar. Använd verktyget Färgöverstrykning när du vill framhäva viss text på sidan eller i en textruta, precis som du gör med en vanlig överstrykningspenna. Med verktyget Penna kan du rita frihandslinjer på sidan. Välj verktyget Linje om du vill rita raka linjer. Du kan sedan högerklicka och välja olika egenskaper för linjens format och t.ex. göra den till en pil. Med verktyget Stämpel kan du klistra in någon av de medföljande stämplarna eller valfri bitmappsbild på sidan, ungefär som när du använder en vanlig stämpel. Göra tillägg i sidor 33

34 Skydda objekt Du kan bestämma säkerhetsnivån för dina PDF-filer i PDF Viewer Plus (stöd finns för upp till format 1.7) via Dokument-menyn. Om du skapar en ny PDF-fil av befintliga PDF-filer (genom att t.ex. kopiera en sidminiatyr till en arbetsyta eller skapa en dubblett av ett PDF-objekt) får den nya filen samma säkerhetsinställningar som den ursprungliga. Helt nya och tomma PDF-filer skapas utan säkerhetsinställningar, men du kan ändra detta i efterhand. Det finns två sorters lösenord i programmet. Lösenordet för öppning begränsar åtkomsten till dokumentet: du kan bara öppna det om du anger lösenordet när du blir tillfrågad. Den användare som har behörighetslösenordet kan öppna det skyddade dokumentet och definiera hur det får användas. Om det inte anges kan filen användas utan några begränsningar. Arkivera objekt Du skapar ordning bland objekten i PaperPort genom att arkivera dem i lämpliga mappar. Du kan dra och släppa objekt från en mapp till en annan eller från PaperPorts skrivbord till önskad mapp. Ange sökvillkor så du hittar ditt objekt lättare i framtiden. Namnet på respektive objekt visas under miniatyrbilden i miniatyrvyn. Med dialogrutan Mapphanteraren kan du lägga till, ta bort, flytta och byta namn på PaperPortmappar. Du kan byta färg på mappens ikon till en färg som hjälper dig att organisera dina objekt. Du kan också lägga till, ta bort, flytta och byta namn på mappar i Windows Utforskaren som visas med mappstrukturen i PaperPort. Dessa ändringar visas automatiskt i PaperPort. I mappvyn kan du dra och släppa, kopiera och flytta undermappar inklusive innehåll till andra undermappar eller PaperPort-mappar och dessutom skapa och ta bort undermappar. Via mapparnas snabbmenyer kan du också ange inställningar för delning och säkerhet. Handboken Komma igång för PaperPort 34

35 Knappen Bakåt gör det lättare att gå genom tidigare mappar i den ordningsföljd som du nyligen besökt dem, en och en det fungerar ungefär som med Internet Explorer. Det gör det enklare att snabbt navigera bakåt för båda arbetsytorna, oberoende av varandra. Lägga till sökbar information till objekt Du kan lägga till dokumentinformation till alla PaperPort-objekt. Högerklicka på objektet och välj Egenskaper. För PDF-filer och skrivskyddade MAX-filer visas eventuell befintlig dokumentinformation. För övriga filtyper visas inget annat än objektets namn. Klicka på knappen Filegenskaper och välj fliken Sammanfattning. Här anger du rubrik, författare, nyckelord och kommentarer efter behov. Den här informationen sparas inte bara i PaperPort utan även på din dator, där du kan visa och ändra den. Olika sökverktyg på din dator kan eventuellt tillgå informationen. Sökverktyget All-in-One Search i PaperPort fungerar endast för dokumentinformation som finns i skrivskyddade MAX- och PDF-filer. När det gäller skrivskyddade MAX-filer måste denna information finnas redan från början, och den går inte att ändra och ny information kan inte läggas till. I PDF-filer kan du lägga till dokumentinformation via Dokumentegenskaper i Dokument-menyn i PDF Viewer Plus eller PDF Converter Professional. Denna information uppdateras och sparas i filen i PaperPort när du avslutar PDF Viewer Plus eller väljer Arkiv > Spara. Den sparas inte om du bara växlar tillbaka till PaperPort-skrivbordet. Om du vill lägga till sökbar dokumentinformation i skrivskyddade MAX- eller XPS-filer (eller andra format) rekommenderar vi att du först konverterar dem till PDF-filer och därefter lägger till önskade uppgifter. Lägga till sökbar information till objekt 35

36 Söka objekt PaperPort innehåller funktioner som hjälper dig att söka efter dina PaperPort-objekt. Du kan snabbt hitta ett objekt genom att visuellt bläddra igenom miniatyrbilderna på PaperPort-skrivbordet. När du har många mappar och objekt erbjuder PaperPort en snabbare sökning med funktionen All-in-One Search. Öppna rutan Egenskaper för att visa den dokumentinformation som finns för skrivskyddade PDFoch MAX-filer. Detta är den text som du kan söka igenom med sökverktyget All-in-One Search. Så här utför du en sökning: 1. Öppna rutan All-in-One Search. 2. Välj om du bara vill visa den första filen som hittas eller om du vill se alla filer där filinformationen innehåller den text du söker efter. 3. Ange sökningens omfattning: Aktuell mapp, Aktuell mapp och undermappar eller Alla PaperPort-mappar 4. Skriv texten du söker i rutan Namn, författare, nyckelord. Det vanligaste är att skriva ett enda ord, men du kan även skriva en del av ett ord eller flera ord (se nedan). 5. Utöka rutan och välj om du vill utelämna vissa informationsfält, t.ex. om du bara vill söka efter författarens namn i just det fältet. 6. Klicka på Sök. Om du väljer att bara visa den första förekomsten som hittas kommer den första filen som innehåller den eftersökta texten att markeras. Använd Sök nästa i objektbanderollen om du vill gå vidare till nästa förekomst. Om du väljer att visa alla hittade förekomster visas en lista över alla hittade objekt. Alternativ för sökkategorier: Namn: objektnamn. Detta behöver inte nödvändigtvis vara filens namn, utan kan vara en beteckning som har angetts i rutan Egenskaper eller i dialogrutan Objektegenskaper i PaperPort. Författare: som t.ex. angetts i PDF Viewer Plus under Dokumentegenskaper. Nyckelord: som t.ex. angetts i PDF Viewer Plus med Dokumentegenskaper. Handboken Komma igång för PaperPort 36