Introduktion till Mamut Kassa

Transkript

1 // Mamut Kassa Introduktion till Mamut Kassa

2 Introduktion till Mamut Kassa Innehåll Nyheter i Mamut Kassa version Om Mamut Kassa... 4 Definition av ord och uttryck i programmet... 8 Kom i gång... 9 Vad bör du tänka på innan du sätter igång? Inloggning till Mamut Kassa Problem med kontrollenheten? Försäljning, betalning, retur och faktura Försäljning Betalning Kassainsättning och kontantuttag Skapa fakturor Retur av varor Ordrar och fakturor hämtade från ekonomisystem Snabbknappar i försäljningsfönstret Kassaavstämning och dagsavslut Guide för Kassaavstämning Guide för dagsavslut Uppdatera lagersaldo Uppdatera Produkter och Kunder Administration och inställningar Om dagliga rutiner Inställningar Användare och Säkerhet

3 Rapporter Administera licensinformation Parameterstyrning Övriga inställningar Installation och förstagångsuppstart Installation av Mamut Kassa Installation - checklista Förstagångsuppstart Ny version Uppdatering till ny version Tillverkardeklaration Version 3.5 POS.BKL.INTRO.SE

4 Nyheter i Mamut Kassa version 3.5 Nyheter i Mamut Kassa version 3.5 Förbättrad rabattfunktionalitet I version 3.5 har rabattfunktionaliteten förbättrats. En ny Rabatt-knapp i försäljningsfönstret låter dig ange rabatter på försäljningssumman. Denna rabatt kan antingen anges i procent eller som en fast summa. Dessutom överförs nu rabatter i % på kunder från Mamut Business Software till Mamut Kassa. Dessa visas i det nya fältet Orderrabatt (%) i kundkortet. Om du skapar en ny kund i Mamut Kassa, har du nu möjlighet att tilldela kunden en rabatt genom att använda det fältet. Extra möjligheter med integration av betalningsterminal En ny inställning låter dig automatiskt starta avstämingen av din betalningsterminal så snart dagsavslutet är slutfört. Du kan aktivera denna funktion genom att markera kryssrutan Initierar avstämning i betalningsterminal efter dagsavslut under Administration - Inställningar - Dagsavslut. Dessutom, om din betalningsterminal inte har en integrerad skrivare, kan du skriva ut rapporter genererade av din betalningsterminal på din rapportskrivare. Detta gör du genom att klicka Skriv ut bredvid texten Skriv ut rapporter från betalningsterminal på rapportskrivare i Mamut Kassa under Administration - Inställningar - Externa enheter. Obs! För att använda denna funktionalitet, måte du ha en kompatibel betalningsterminalsintegration. Förbättrad användarvänlighet i produktlistan En ny ikon är nu tillgänglig på varje produktrad för att ge dig ytterligare ett alternativ när du matar in produkter. 3

5 Introduktion till Mamut Kassa Om Mamut Kassa Mamut Kassa är en komplett, användarvänlig och modern kassalösning för alla mindre verksamheter. Lösningen är integrerad med Mamut Business Software och erbjuder allt du kan behöva för att bedriva försäljning. Integrerat med Mamut Business Software Systemet fungerar i samspel med din Mamut Business Software-databas, utan att det är nödvändigt att genomföra större ändringar i inställningarna. Du måste emellertid se till att ha en uppdaterad version av Mamut Business Software installerat. Obs! Se också avsnittet "Vad du bör tänka på innan du sätter igång?" för information om öresavrundning, betalningsätt m.m. Synkronisering Du ansluter till Mamut Business Software-databasen så att nödvändiga data som produkter, priser, betalningsvillkor med mera, kan hämtas från databasen samtidigt som försäljningarna från kassasystemet kan överföras. Mamut Kassa behöver inte alltid vara anslutet till din Mamut Business Software-databas. Systemet måste emellertid anslutas vid vissa operationer som t.ex. synkronisering av kundoch produktregister. Detta säkerställer kassadriften om din Mamut Business Softwaredatabas har installerats på en annan plats eller i ett större nätverk. Enkelt att installera Systemet är enkelt att installera tack vare guiden för förstagångsuppstart. Dessutom kan du konfigurera systemet med hjälp av ett eget inställningsfönster. Som systemadministratör kan du också hantera säkerheten, både i form av användaradministration för att kontrollera användarnas behörigheter i systemet och i form av säkerhetskopieringsrutiner. Registrering av försäljning och betalning Systemet är konstruerat för kunddisplay. Försäljning och betalning registreras enkelt i en användarvänlig skärmbild. Produkterna hämtas via egendefinierade snabbknappar, streckkodsläsare eller genom sökning i produktregistret. Du kan ta emot betalning på flera olika sätt. Kunden kan betala kontant eller med kort. Det kan även uppstå situationer där kunden kommer med Presentkort eller Tillgodokvitto, ska ha tillbaka pengar till följd av detta, eller att kunden betalar i utländsk valuta. Kanske betalar kunden med en kombination av dessa. 4

6 Om Mamut Kassa Parkera försäljningar Du kan parkera en försäljning utifall att en kund inte kan betala efter att du har registrerat alla produkter i kassan. Denna försäljning kan i efterhand enkelt hämtas upp, redigeras och betalas. En lista över parkerade försäljningar förser dig med detaljerad information om alla registrerade parkerade försäljningar. I slutet av dagen, när du kör dagsavslutsproceduren, kommer alla parkerade försäljningar som inte blivit betalda att raderas. Returer Du kan registrera retur av vara och utfärda tillgodokvitto, eller betala tillbaka beloppet i kontanter eller direkt till kreditkortet. Rabatter Du kan ge rabatter och ändra enhetspriser på de enskilda produkterna. Om det registreras försäljning mot en bestämd kund och därefter skapas faktura, kommer priset från ekonomisystemet att användas. Detaljerad produktinformation och lagersaldo Du kan se detaljer om produkten med information om bland annat moms, vikt, volym och självkostnadspris. Du kan också hämta det senaste lagersaldot. Har du slagit in en produkt flera gånger kan varurader slås ihop i registreringsfönstret och på kvittoutskriften. Anonym försäljning med beloppsgräns eller registrering av försäljning på kunden Som standard registreras försäljningar mot en okänd/anonym kund: Kontantkund. Du kan ange en beloppsgräns för anonyma försäljningar, så att dessa inte kan registreras om summan överskrider en bestämd gräns. Kundregistret överförs rutinmässigt från Mamut Business Software-databasen så att du kan registrera försäljning på kunder som redan är registrerade där. Du kan dessutom visa detaljerad information om kunden. Fakturering Vanlig kassaförsäljning registreras vanligtvis utan att specifik information om kunden registreras. Den samlade kassaförsäljningen överförs då till Mamut Business Softwaredatabasen. Du kan emellertid också registrera försäljningen på en bestämd kund, till exempel om du önskar att i efterhand skicka en faktura till kunden. Kassaförsäljning som ska faktureras överförs till orderregistret i Mamut Business Software. Fakturor som skapas i Mamut Kassa överförs till Mamut Business Software vid dagsavslut. Fakturorna måste skrivas ut från Mamut Business Software, inte från Mamut Kassa. 5

7 Introduktion till Mamut Kassa Skapa nya kunder från kassan Du kan skapa nya kunder från kassan. Dessa överförs då till ekonomisystemet, så att du kan fakturera därifrån. Kassainsättning och kontantuttag Du kan också göra insättning och uttag ur kassan. Syftet med detta kan vara att fylla upp eller tömma kassabehållningen efter behov eller kanske göra utlägg från kassan. Kassaavstämning och dagsavslut I kassan finns två guider för avslut. Genom Kassaavstämning visas kassabehållningen för försäljning sedan förra kassaavstämningen och fram till en bestämd tidpunkt. Genom Dagsavslut överförs försäljningen till ekonomisystemet och lagersaldot uppdateras. Beröringsskärm (touch screen) Alla funktioner vid registrering av försäljning, förutom att söka efter kunder eller produkter, kan skötas med en beröringsskärm. Du kan anpassa systemet så att produkterna kategoriseras och tillskrivs olika snabbknappar på skärmen. Dessa snabbknappar kan också grupperas så som du själv önskar. Du kan naturligtvis också använda systemet med en vanlig skärm utan beröringsfunktion. Skrivare för kvitto och rapporter Du kan skriva ut kvitton och rapporter med en och samma skrivare eller välja att skriva ut rapporterna på en annan skrivare. Du kan också skriva ut egna presentkort och egna tillgodokvitton direkt från systemet. Anpassa kvittoutskrift Du kan redigera kvittoutskriften så att den visar information som moms, expeditens namn eller identifiering och egna texter. Obs! Enligt reglerna som trädde i kraft den 1 januari 2010 måste information som företagets namn och organisationsnummer samt kontrollenhetens serienummer etc. vara inkluderade på alla kvittoutskrifter. Informationen registrerar du under Administration - Inställningar. De obligatoriska alternativen är som standard aktiverade, men du måste själv registrera informationen. Läs mer om inställningarna i kapitlet "Inställningar" nedan. 6 Rapporter Systemet har flera rapporter som bland annat kan hjälpa dig att få en översikt över omsättningen för de olika användarna, omsättningen fördelat på timmar under dagen(-arna)

8 Om Mamut Kassa och försäljning som inte har genomförts, samt rapporter i förbindelse med avslutsrutinerna samt de nya lagarna som trädde i kraft I administrationsfönstret kan du se statusinformation med nyckeltal. Användarbehörighet Du kan administrera de olika användarnas behörighet så att du kan kontrollera vem som har tillgång till exempel funktionen för dagsavslut eller att ge rabatt. Användarna loggas automatiskt ut från systemet för systemets säkerhet. Övningsläge Du kan starta systemet i upplärningsläge för att öva dig eller lära upp medarebetare. I övningsläget registreras allt i en exempeldatabas samt i den löpande användningsrapporten (journalminnet). Starta programmet i övningsläget från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassa väljer du Mamut Kassa övningsläge. Du kommer tydligt att se att programmet har startats i övningsläge. DataTools Programmet använder verktyg för underhåll av databasen som kallas DataTools. Du kan starta DataTools från Startmenyn i Windows, i programgruppen Mamut Kassa. Systemkrav De fullständiga och uppdaterade systemkraven och rekommendationerna hittar du på Internet: 7

9 Introduktion till Mamut Kassa Definition av ord och uttryck i programmet 8 Avslutad försäljning: Detta är en som är avklarad/betald. Avstämd försäljning: Detta är en försäljning som är betald och inkluderad i en kassaavstämning. Ekonomisystemet: Mamut Business Software innehåller data som rutinmässigt överförs till kassan. Programmet benämns som ekonomisystemet, till skillnad från Mamut Kassasystem, som har en egen databas vid kassadisken. Superanvändare: En superanvändare är en användare av programmet som har tillgång till all funktionalitet. Systemadministratör: En systemadministratör har tillgång till funktioner som vanliga användare inte kommer i kontakt med, som säkerhetskopiering, användaradministration med flera. I Mamut Business Software kan en användare tillägna sig en förhandsdefinierad behörighetsmall som kallas Systemadministratör. Denna ger tillgång till de funktioner som är mest relevant för en systemadministratör. PLU: PLU är ett egendefinierat nummer för en produkt som fungerar som EAN-kod, men inte följer denna standard. Dagsavslut: Dagsavslut är en beteckning på funktionen för att avsluta en serie med försäljning i en kassa. Dagsavslut görs på en given tidpunkt. För att en försäljning ska komma med i dagsavslutet måste den vara inkluderad i en kassaavstämning. Övningsläge: Du kan starta systemet i upplärningsläge för att öva dig eller lära upp medarebetare. I övningsläget registreras allt i en exempeldatabas. Starta programmet i övningsläget från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassa väljer du Mamut Kassa övningsläge. Du kommer tydligt att se att programmet har startats i övningsläge. Journalminne/löpande användning: Löpande användning avser alla utskrifter, prisändringar, lådöppningar och in- och utloggningar som företas i kassasystemet. Informationen registreras och kan skrivas ut från rapportmodulen. Kontrollenhet: Kassasystemet måste vara ansluten till en fungerande kontrollenhet för att försäljningar ska kunna genomföras. Försäljningsinformationen registreras i kontrollenheten och kan kontrolleras av Skatteverket. Mamut Kassa är endast kompatibel med kontrollenheten CleanCash Typ A. X-dagrapport och Z-dagrapport: Du kan skriva ut en rad olika rapporter från Mamut Kassa. Rapporterna X-dagrapport och Z-dagrapport presenterar försäljningsregistreringar under olika perioder. Z-dagrapporten visar alla försäljningar som har företagits mellan två dagsavslut-processer. X-dagrapporten sammanställer kassaregistrets registreringar sedan den senaste Z-dagrapporten. Z-dagrapporten är således att betrakta som en dagsavslutrapport och heter i programmets rapportmodul Dagsavslut (Z-dagrapport).

10 Kom i gång Kom i gång Installation och Förstagångsuppstart Installationen genomförs med hjälp av en steg-för-steg-guide och som tar dig direkt vidare till en guide för förstagångsuppstart. Obs! Mamut Kassa måste installeras av en återförsäljare. Ansluta en kontrollenhet Enligt de nya lagarna som trädde i kraft i januari 2010 är det inte möjligt att genomföra en försäljning utan att först ansluta en fungerande kontrollenhet. Observera att kontrollenheten konfigureras med den första dator/kassaregister som den ansluts till, det är därför endast möjligt att ansluta kontrollenheten till en dator/kassa. För mer information om hur du ansluter kontrollenheten, var god läs dokumentationen som medföljde kontrollenheten. Mamut Kassa är endast kompatibel med kontrollenheten CleanCash Typ A. Obs! Kontrollenheten måste installeras av en certifierad person. Kontakta din återförsäljare för mer information. Mer information om de nya reglerna rörande kassaregister hittar du på Inställningar Första gången du startar programmet öppnas en guide som hjälper dig att definiera obligatoriska inställningar. Utöver dessa inställningar kan du också anpassa programmet ytterligare. Obs! Enligt reglerna som trädde i kraft den 1 januari 2010 måste information som företagets namn och organisationsnummer samt adressen där försäljningen sker vara inkluderade på alla kvittoutskrifter. Informationen registrerar du på flikarna under Administration - Inställningar. De obligatoriska alternativen är som standard aktiverade, men du måste själv registrera informationen. Läs mer om inställningarna i kapitlet "Inställningar" nedan. Registrering av försäljning Det är en god idé att lära känna huvudfönstret för registrering av försäljning. Fönstret kan anpassas med egna knappar för de produkter som du säljer ofta. 9

11 Introduktion till Mamut Kassa Kassaavstämning och Dagsavslut Du kan genomföra kassaavstämningar och dagsavslut på ett snabbt och effektivt sätt. Alla användare bör veta hur kassaavstämningen går till samt ha en förståelse för dagsavslutsfunktionen. Som standard utförs kassaavstämningen och dagsavslutet i samma process, men du kan också dela upp dessa processer efter eget behov. Läs mer om detta i avsnittet "Om dagliga rutiner". Uppdatera produkter och kunder Mamut Kassa baseras på produktregistret i Mamut Business Software. Produkterna importeras vid förstagångsuppstart. Denna funktion används därefter för att importera produktregistret och kundregistret från Mamut Business Software samt att uppdatera betalningssätten. Funktionen bör användas regelbundet genom att klicka Administration - Uppdatera produkter och kunder. Läs mer om detta i avsnittet "Uppdatera Produkter och Kunder". Övningsläge Du kan starta Mamut Kassa i övningsläge för att testa funktionerna eller lära upp medarbetare. I övningsläget registreras allt i en exempeldatabas. Starta programmet i övningsläget från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassa väljer du Mamut Kassa övningsläge. Du kommer tydligt att se att programmet har startats i övningsläge. 10

12 Kom i gång Vad bör du tänka på innan du sätter igång? Mamut Business Software-version Du måste ha en uppdaterad version av ditt Mamut Business Software-program. Installera den senaste versionen från DVD:n som du har fått skickad till dig eller uppdatera från Du måste veta var Mamut Business Software-databasen har installerats, så att du kan ange eller bekräfta korrekt sökväg till databasen för anslutning till Mamut Kassa. Mamut Business Software måste vara installerad och guiden för förstagångsuppstart måste vara slutförd på samma PC som Mamut Kassa. Därefter kan du frige en licens genom Hjälp - Om- Administrera licensinformation - Installerade maskiner. Betalningsvillkor I Mamut Business Software-databasen måste du registrera ett Betalningsvillkor med beskrivningen Kassaförsäljning. Du kan skapa denna under Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Betalningsvillkor. Betalningssättet måste vara Kontant. Var uppmärksam fältet Tillgänglig på Internet inte är markerat. Under Avancerat ska du markera Post till aktuell reskontra. Obs! Kontrollera så att det inte alternativet Kontant är markerat under Avancerat på betalningsvillkor. Öresavrundning Du måste skapa en produkt för öresavrundning i Mamut Business Software och välja denna i inställningarna i kassasystemet. Denna produkt måste vara knuten mot lagret som du ska använda för Mamut Kassa. Produkten måste vara aktiv: Välj Nej i Inaktiv-fältet på fliken Diverse. Produkten måste vara knuten till lagerplatsen för kassasystemet, men ska inte uppdatera lagersaldot: Kryssrutan Uppdatera lagersaldo under fliken Lager ska inte vara markerad. Produkten måste vara momsfri: Välj Ingen avgift/avgiftsfri i momsfälten. Produkten måste vara länkad till konto för öresavrundning i redovisningen: Välj korrekt konto under fliken Inställningar. Om du i ekonomisystemet inte redan har en sådan produkt som du har valt här, måste du skapa det där. Därefter kan du välja Administration - Uppdatera Produkter och Kunder i kassasystemet, för att hämta produkten, så att du kan välja det här. 11

13 Introduktion till Mamut Kassa Microsoft SQL Server Programmet använder SQL databas. Om du inte redan har installerat en SQL Server 2005 eller en 2008 R2 version av Microsoft SQL Server kommer installationsguiden installera gratisversionen Microsoft SQL Server Express Du måste vara uppkopplad mot Internet för att denna nedladdning ska fungera. Obs! Om Mamut Kassa inte har installerats på samma dator som SQL Servern som används av din Mamut Business Software-installation - och om datorn ingår i en arbetsgrupp - måste du aktivera Gästkontot på den dator som innehåller Mamut Business Software-installationen samt lägga till den i SQL Servern som en administratör. 12 Behörighet Du bör tänka igenom vem som ska ha tillgång till kassasystemet. Dessa användare måste först registreras i Mamut Business Software. Du måste dessutom välja en fyrsiffrig PIN-kod. Ha denna klar när du startar. Det är till exempel endast superanvändaren som har tillgång till dagsavslut. Här kan du också bestämma bland annat vem som ska ge rabatter i kassan och vem som ska kunna se täckningsbidrag och uppdatera fakturor. Läs mer om detta under "Användare och Säkerhet". Maskinvara Är maskinvaran klar för användning? I inställningsfönstret anger du kassalåda, kunddisplay, skrivare för kvitto m.m. Systemet låter dig välja till exempel kvittoskrivare som är installerad på maskinen vid kassadisken. Kassalåda och kunddisplay kan väljas på samma sätt som en skrivare. Enligt de nya lagarna som trädde i kraft i januari 2010 är det inte möjligt att genomföra en försäljning utan att först ansluta en fungerande kontrollenhet. Observera att kontrollenheten konfigureras med den första dator/kassaregister som den ansluts till, det är därför endast möjligt att ansluta kontrollenheten till en dator/kassa. För mer information om hur du ansluter kontrollenheten, var god läs dokumentationen som medföljde kontrollenheten. Obs! Kontrollenheten måste installeras av en certifierad person. Kontakta din återförsäljare för mer information. Mer information om de nya reglerna rörande kassaregister hittar du på Företagsnamn, adress och organisationsnummer Vid förstagångsuppstart av programmet importeras företagets namn och adress automatiskt från Mamut Business Software till Mamut Kassa och sparas i fältet Text över varurad i

14 Kom i gång inställningarna Administration - Inställningar - Kvittoutskrift. Observera att adressen som visas på kvittot måste vara adressen där försäljningen sker. Obs! Enligt reglerna som trädde i kraft den 1 januari 2010 måste information som företagets namn och organisationsnummer samt adressen där försäljningen sker vara inkluderade på alla kvittoutskrifter. Informationen registrerar du på flikarna under Administration - Inställningar. De obligatoriska alternativen är som standard aktiverade, men du måste själv registrera informationen. Läs mer om inställningarna i kapitlet "Inställningar" nedan. Lager Vilket lager ska varorna säljas från? Har du flera lager i Mamut Business Software ska du välja lager i installationsguiden. Mamut Kassa baseras på produktregistret i Mamut Business Software. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart och rutinmässigt senare. Endast produkter som inte kräver Serienummer, Varuparti eller Utgångsdatum kan överföras. Produkterna måste också vara knutna mot det aktuella lagret - även om det inte är en lagervara. Lagersaldot uppdateras vid dagsavslutet. Du kan eventuellt konfigurera systemet så att lagersaldot kan uppdateras oftare, manuellt. Detta görs i programmets Inställningar. Redovisning Betalningssätten för kontanter, bankkort/kreditkort och eventuellt presentkort måste knytas mot kontoplanen i Mamut Business Software. Om du inte vill använda de konton som föreslås automatiskt måste du först skapa aktuella kontona i Mamut Business Software. Rutiner för kassaavstämning Använder du en kassa som delas av flera användare eller har var och en egna kassalådor? Om du opererar med separata kassalådor och avstämning för varje användare måste du ange detta innan du sätter i gång. Alternativt kan du i inställningarna för Dagsavslut, markera att Kassaavstämning medför alltid dagsavslut, så att när en kassa räknas ska det alltid utföras ett dagsavslut. Du bör också registrera valörer för den första kassaavstämningen, som passar bäst med det system du använder för insättning i banken. Kanske behöver du också en "valör" för Kontantuttag och Kassainsättning. Läs mer om detta under "Inställningar". Snabbknappar för ofta sålda produkter Vilka produkter önskar du att göra tillgängliga genom snabbknappar? Det är brukligt att lägga de produkterna som man säljer mest via kassan här. Du kan registrera upp till 16 produkter som snabbknapparna i registreringsfönstret, så att dessa registreras genom ett enda tryck. Resterande produkter får du tillgång till via knappen Produkter. Läs mer om detta under "Inställningar". 13

15 Introduktion till Mamut Kassa Utöver detta finns det flera anpassningsmöjligheter i inställningar för Mamut Kassa. Det rekommenderas att du läser vidare om dessa. Tips! Läs också avsnittet "Installation - checklista" nedan. 14

16 Kom i gång Inloggning till Mamut Kassa Inloggningsfönstret visas varje gång som systemet startas eller efter att en användare har loggat ut. Inga funktioner i systemet är tillgängliga innan du har loggat in dig. Fönstret används också för att stänga programmet. Så här loggar du in: 1. Klicka på knappen med ditt användarnamn. 2. Skriv in din PIN-kod. PIN-koden består av 4 siffror. Skriver du fel kan du klicka/trycka på CLR för att ta bort eller på Avbryt. Du loggas in i systemet och kommer in i fönstret för registrering av försäljning. PIN-kod: Om det är första gången en användare loggar in sig i systemet eller första gången efter att PIN-koden har ändrats av administratören måste en ny PIN-kod anges. Du måste också repetera ny PIN-kod innan du loggar in i systemet. Obs! Om du har glömt PIN-koden måste du kontakta systemadministratören för att skapa en ny PIN-kod. Läs mer om PIN-kod i avsnittet "PIN-kod i Mamut Kassa". Logga ut: Välj Logga ut för att logga ut ur systemet. Avbryt: Klicka Avbryt för att avsluta Mamut Kassa. Denna knapp används både om du vill ansluta innan du har loggat in och om du har loggat ut och vill avsluta. Detta är enda sättet att avsluta programmet på. 15

17 Introduktion till Mamut Kassa Problem med kontrollenheten? Om kontrollenheten CleanCash Typ A inte fungerar efter installation i systemet kan detta bero på att enheten har anslutits till fel COM-port. Du måste då ta reda på vilken COM-port som är tillgänglig i datorn och därefter ändra innehållet i programmets config-fil. Obs! All installation och felsökning av kontrollenheten måste utföras av en certifierad person. Kontakta din återförsäljare för mer information. Så här gör du för att ändra COM-port: 1. Öppna listan över COM-portar genom att klicka: Windows XP: Start - Kontrollpanelen - Administrationsverktyg - Datorhantering. Klicka på Enhetshanteraren i trädstrukturen till vänster och expandera menyn Portar (COM & LPT) till höger för att visa en lista över tillgängliga portar. 2. Öppna mappen innehållandes Mamut Kassas programfiler, standardplatsen är: Windows XP : C:\Dokument och inställningar\alla användare\public Mamut. Windows Vista and Windows 7 : C:\Användare\Delat\Public Mamut. 3. Leta reda på filen settings.config. 4. Högerklicka på filen och välj Öppna. I fönstret som öppnas väljer du Välj program i en lista och klickar OK. 5. I programlistan markerar du Anteckningar (Notepad). Se till att alternativet Använd alltid detta program för att öppna den här filtypen inte är markerad innan du klickar OK. 6. Leta reda på raden <add key="controlunitport" value="com1:9600" /> och ändra siffran som följer COM till den port som du vill använda. Om du inte hittar raden kan du kopiera den från denna procedur och klistra in den i filen. Glöm då inte att ändra siffran som följer COM. Exempel: COM1:9600 kan ändras till COM2: Spara ändringen och stäng fönstret. Du kan nu ansluta kontrollenheten och starta programmet. Om kontrollenheten inte är ansluten på korrekt sätt visas ett felmeddelande varje gång du försöker registrera en försäljning. 16

18 Försäljning, betalning, retur och faktura Försäljning, betalning, retur och faktura Försäljning Alla processer som har med registrering av försäljning att göra startas från ett och samma fönster. Fönstret kan betjänas från kassan, antingen med en beröringsskärm (touch screen), med vanligt tangentbord eller en kombination av dessa. Registreringsfönstret kan konfigureras med snabbknappar genom att gå till Administration - Inställningar - Registrering av försäljning. Det kan också anpassas för varje enskild användare under Administration - Användare och säkerhet. Tips! Du kan aktivera funktionen automatisk utloggning om du vill att systemet automatiskt ska logga ut dig efter varje genomförd försäljning. Detta är en praktisk funktion om du sällan genomför försäljningar i kassan och vill undvika att obehöriga får tillgång till dina data i kassasystemet. Läs mer i avsnittet "Övriga inställningar" nedan. Försäljningsprocessen består av 3 huvuddelar: Välj kund och registrera varor. Detta kan göras i valfri ordning. Ta emot betalning eller skapa en faktura. Fakturan kan skrivas ut från Mamut Business Software senare. Retur av varor. Detta kan göras när som helst under processen. Dessutom kan försäljningar parkeras och sedan hämtas upp. Läs mer i avsnittet "Parkera försäljningar". Mer information om hur du registrerar en försäljning hittar du i avsnittet "Registrera en försäljning". Varje registrerad försäljning i kassasystemet kan ha följande status: Avslutad Avstämd men inte uppdaterat på lager Avstämd och uppdaterad på lager. Detta gäller bara för system som inkluderar funktioner för separat uppdatering av lagerbehållning. Ej avstämd men uppdaterad på lager. Detta gäller bara för system som inkluderar funktioner för separat uppdatering av lagerbehållning. Inkluderad i Dagsavslut 17

19 Introduktion till Mamut Kassa Registrera en försäljning När du registrerar en försäljning kan du själv definiera produkternas kvantitet, pris, rabatt och så vidare (beroende på din behörighet). När du har infogat produkten(-erna) i huvudfönstret klickar du på den akutella produktlinjen för att öppna produktfönstret. Antal För att lägga in fler än en av samma produkt kan du antingen trycka på antalet innan du hämtar in produkter eller klicka på försäljningsraden och ändra antalet efteråt. Använder du snabbknapparna kan du klicka in antalet först, eller klicka flera gånger på snabbknappen för att ändra antalet. Enhetspris och Rabatt I registreringsfönstret kan du klicka/trycka på en försäljningsrad för att få upp ett detaljfönster. I detta fönster kan du ändra antal, enhetspris samt registrera rabatter om du har behörighet till det. Systemadministratören bestämmer vem som ska ha tillgång till detta via Administration - Användare och säkerhet. Fritext Genom att klicka på en försäljningsrad kan du i fönstret som öppnas även skriva en valfri text som beskriver produkten. Texten som du registrerar i fältet Fritext visas under produktlinjen på kvittot. Texten synkroniseras med ditt Mamut Business Software-system där den sparas i orderregistret på fliken Produktlinjer under knappen Text på orderrad. Om du har valt att slå ihop produkter med samma produkt, pris och rabatt visas inte fritexten i Mamut Business Software. 18

20 Försäljning, betalning, retur och faktura Klicka på sökknappen för att få mer information om produkten. Exempel: Standard kontantkund, kontant betalning 1. Klicka på/tryck på eller skanna in produkten/produkterna kunden vill köpa. 2. Klicka på Betalning. 3. Klicka på Kontanter. 4. Knappa in beloppet kunden betalar i fältet Kontanter. 5. Klicka på/tryck på Kvitto och ge tillbaka eventuell växel. 6. Klicka på Stäng för att avsluta försäljningen. Systemet är klart för att registrera en ny försäljning. Du kan läsa mer om att ta emot betalning i avsnittet "Ta emot betalning i kassan" nedan. Tips! Du kan aktivera funktionen automatisk utloggning om du vill att systemet automatiskt ska logga ut dig efter varje genomförd försäljning. Detta är en praktisk funktion om du sällan genomför försäljningar i kassan och vill undvika att obehöriga får tillgång till dina data i kassasystemet. Läs mer i avsnittet "Övriga inställningar" nedan. Om att slå in varor All försäljning måste ha minst en försäljningsrad. För varje vara som slås in upprättas en försäljningsrad som visas i fältet Försäljningsrader. Du kan slå in varor på olika sätt: Skanna EAN-kod med streckkodläsare. Produkten läggs in på en försäljningsrad med antalet 1. Tryck EAN/PLU på sifferknapparna och Enter. Ordningsföljden för sökning i produktregistret efter det angivna nummer är som följer: Produktnummer, EANnummer, Leverantörens Produktnummer. Produkten läggs in på en försäljningsrad med antalet 1. Tryck på en snabbvalsknapp. En tryckning på en snabbvalsknappen lägger in en försäljningsrad med en vara. Snabbknappens funktion definieras under Administration - Inställningar - Registrering av försäljning. Tryck på knappen Produkter för att öppna fönstret Välj vara. När du har markerat en vara och trycker Välj infogas en vara av den valda typen som en försäljningsrad och huvudfönstret visas. Oavsett hur du väljer att infoga en försäljningsrad kan du ange i vilket antal varan ska säljas. Använd sifferknapparna eller tangentbordet för att ange antal. Om du anger ett produktnummer som inte existerar visas produktlistan där du kan finna produkten. 19

21 Introduktion till Mamut Kassa En vara som slås in flera gånger kommer antingen att få antalet ackumulerat på en försäljningsrad eller läggas till som en ny försäljningsrad. Dessa inställningar hittar du genom att klicka Administration - Inställningar - Registrering av försäljning. En försäljningsrad kan ändras efter att den har infogats. Du kan exempelvis ändra/upphäva antalet på raden samt ändra enhetspriset och rabatten i procent. Detta gör du genom att trycka/klicka på den aktuella försäljningsraden och därefter göra ändringarna i fönstret som öppnas. Du kan i detta fönster även registrera en valfri text om produkten i fråga i fältet Fritext. Texten visas på kvittoutskriften under produktraden. Det är inte möjligt att redigera produktnamn i Mamut Kassa. Läs mer om detta i avsnittet "Registrera en försäljning". Du kan Ångra efter att ha hämtat in en vara genom att trycka på knappen Del. Du kan också avbryta hela försäljningen genom att trycka på knappen Avbryt. Om att välja kund Tryck på/klicka på knappen Kunder i huvudfönstret för öppna fönstret Välj kund med en lista över kunder. Obs! All försäljning måste ha en kund. En standardkund är förvald i inställningarna och används om du inte väljer någon annan. Du kan välja kund när som helst under försäljningsregistreringen, ända fram tills du har påbörjat processen med att ta emot betalning. Hur du väljer en kund Du kan välja en ny kund genom att dubbelklicka på kunden eller genom att välja kunden och sedan klicka på Välj. När du har valt motsvarande kund, klicka Stäng för att fortsätta att registrera försäljningen. Hur du söker i listan För att söka efter en bestämd kund, skriv in ett namn eller början på kundens namn i sökfältet. Du kan också använda %-tecken i sökfältet. %-tecknet innebär att du ersätter ett till flera tecken när du söker efter ett kundnamn, och det är bara de kunder som innehåller ditt sökkriterium som kommer att visas i listan. Exempel: Om du skriver %r sökfältet så kommer bara kundnamn som innehåller ett "r" att visas. Hur du sorterar listan Som standard sorteras listan på kundnamnet. Du kan ändra hur listan sorteras genom att klicka på en av kolumnrubrikerna. Listan kommer då att sorteras på vald rubrik. 20

22 Försäljning, betalning, retur och faktura Sorteringsordningen kan vara stigande eller fallande beroende på om du klickar en eller två gånger på rubriken. Lägga till ny kund Finns inte kunden registrerad från tidigare kan du klicka Ny för att registrera en ny kund. Mer information Knappen Mer information visar detaljerad information om kunden. Fälten kan inte ändras. Härifrån kan du också hämta ordrar och betala fakturor från ditt ekonomisystem genom att klicka på respektive knapp. Importera Om ditt system är knutet till ditt redovisningssystem, kan du importera nyligen skapade kontakter direkt genom att klicka på Importera. Detta uppdaterar kontaktlistan i ditt kassasystem. Om kundkortet I kundkortet samlas information om kunderna som du har registrerat i Mamut Business Software. Denna information kan inte redigeras i Mamut Kassa. För att komma till kundkortet, klicka på Kunder i huvudfönstret, och i listan som öppnas välj en kund och klicka Mer information... I tillägg till kontaktinformation, innehåller kundkortet även kundnummer, id, organisationsnummer, momsnummer, status och kategori. Om kunden har en rabatt i procent registrerad i Mamut Business Software, kommer detta att visas i fältet Orderrabatt (%). Läs mer om rabatter i avsnittet Om rabatter. Knappen Betala fakturor låter dig hämta alla obetalda fakturor för motsvarande kund från Mamut Business Software. Läs mer om detta i avsnittet Om betalning av faktura hämtad från ett ekonomisystem. Knappen Hämta ordrar låter dig hämta alla obehandlade ordrar för motsvarande kund från Mamut Business Software, som inte har betalat sedan senaste dagsavslut. Du kan sedan behandla dessa ordrar genom Mamut Kassa. Läs mer om detta i avsnittet Om hämta ordrar från ett ekonomisystem. 21

23 Introduktion till Mamut Kassa 22 Att välja en vara Fönstret Välj vara öppnas under registrering av försäljning när du klickar på knappen Produkter. Fönstret kan användas för att infoga en försäljningsrad med en produkt, eller så kan det användas för att se mer detaljerad information om en vara. Om du har aktiverat inställningen Administration - Inställningar - fliken Generellt - Använd produktgrupper för val av produkt, visas produktgrupperna/undergrupperna först. Hur du väljer en vara Du kan välja en vara genom att dubbelklicka på motsvarande varurad, klicka på den gröna ikonen i motsvarande varurad eller genom att välja en varurad och klicka Lägg till. För att ändra varans antal, klicka på motsvarande varurad och ange önskat antal. När du har registrerat alla varor, klicka Stäng för att fortsätta med betalningen. Om du använder produktgrupper för att välja varor, kan du dessutom gå tillbaka till den senaste produktgruppsnoivån från produktlistan. Detta görs via en ny pilknapp som är placerad på produktlistan. Hur du söker i listan Du kan söka i produktlistan genom att skriva in sökordet i fältet överst i fönstret och därefter klicka Sök. Du kan också välja vilken kolumn som ska vara underlag för sökningen genom att trycka/klicka på kolumnrubriken. Klicka igen för att ändra sorteringsordning. Du kan även använda %-tecken i fältet. %-tecknet innebär att du ersätter ett till flera tecken när du söker efter ett produktnamn, och det är bara de produkter som innehåller ditt sökkriterium som kommer att visas i listan. Exempel: Om du skriver %r sökfältet så kommer bara produktnamn som innehåller ett "r" att visas. Hur du sorterar listan Som standard sorteras listan på produktnamnet. Du kan ändra hur listan sorteras genom att klicka på en av kolumnrubrikerna. Listan kommer då att sorteras på vald rubrik. Sorteringsordningen kan vara stigande eller fallande beroende på om du klickar en eller två gånger på rubriken. Mer information Vill du ha mer information om en produkt kan du markera den i listan och klicka på Mer information. Importera Om ditt system är knutet till ditt redovisningssystem, kan du importera nyligen skapade produkter direkt genom att klicka på Importera. Detta uppdaterar produktlistan i ditt kassasystem.

24 Försäljning, betalning, retur och faktura Mer information - detaljerad produktinformation När du registrerar försäljning kan du i fönstret Välj vara se detaljerad produktinformation om produkten genom att klicka på Mer information. Informationen uppdateras varje gång som du uppdaterar produkter. Lagersaldo Du kan visa det aktuella lagersaldot som är registrerat i Mamut Business Software genom att klicka på länken Klicka för lagersaldo. Detta förutsätter att du har tillgång till datorn där Mamut Business Software är installerat. Du får då tillgång till uppdaterad information om lagersaldo på det lager som är förvalt i inställningarna. Används flera lokaler visas det totala antalet. Om rabatter I Mamut Kassa har du möjlighet att använda rabatter på försäljningar som du slår in. Obs! Tänk på att om du ska använda rabatter, måste du ges tillgång till funktionaliteten av superanvändaren. Tillgång ges genom att klicka Administration - Användare och säkerhet och sedan dubbelklicka på den motsvarande användaren. Typ av rabatter Du kan ange tre olika typer av rabatter till dina försäljningar: rabatt till en försäljningsrad, rabatt till försäljningssumman och standardrabatt i % på ordersumma för en kund. Rabatt till en försäljningsrad Du kan ange en rabatt till en försäljningsrad. Detta görs genom att välja försäljningsraden och manuellt ange ett värde i fältet Rabatt. Värdet är i procent och du kan se slutgiltigt produktpris i fältet Total. Alternativt kan du redigera produktpriset direkt i fältet Enhetspris. Du kan kombinera denna rabatt med en rabatt på den totala försäljningssumman och med orderrabatt i % på kunder. Rabatt på försäljningssumman Du kan ange en rabatt på försäljningssumman. Du kan antingen ange en rabatt i % eller en fast summa. Detta gör du genom att klicka på knappen Rabatt i huvudfönstret. I fönstret som öppnas kan du registrera rabatten i fältet för procent eller för summa. I det nedre högra hörnet av huvudfönstret, visas försäljningssumman före och efter rabatt samt även rabattbeloppet. Rabatt på försäljningssumman kan kombineras med extra rabatter på försäljningsrader. 23

25 Introduktion till Mamut Kassa Standardrabatt i % på ordersumma för en kund Standardrabatt i % på ordersumma för en kund ärvs från Mamut Business Software och kan inte redigeras i kundkortet i Mamut Kassa. Procentrabatten som du har tilldelat en specifik kund är automatisk avdragen från priset på ordern. Denna rabatt kan skrivas över manuellt eller raderas genom att klicka på knappen Rabatt i huvudfönstret. Du kan sedan redigera procentsatsen eller ange en fast summa. Rabatt till en specifik kund kan kombineras med extra rabatter på försäljningsrader. Rabatten är registrerad i fliken Inställningar i registret för kontaktuppföljning i Mamut Business Software, som du kommer åt genom att klicka Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning. Klicka på knappen Kund och ange Orderrabatt i %. Rapporter Rapporten Översikt över prisändringar visar en lista över produkter som har ändrat pris under försäljning och inkluderar ordinarie och rabattpris. Läs mer om rapporter i avsnittet Rapporter i kapitlet Adminstration och inställningar. Behandla rabatter till försäljningssumman i Mamut Business Software När du överför dina försäljningar till Mamut Business Software, beräknas rabatterna om på försäljningssumman (både i procent eller fast summa) till procent på varje försäljningsrad i försäljningen. Detta för att rabatter till försäljningssumman inte finns i Mamut Business Software. Observera att denna omräkning kan orsaka små avvikelser vilka kommer att bokföras som avrundade produktrader. Av samma anledning, vid mottagning av ordrar med rabatter från Mamut Business Software, visas rabatten per försäljningsrad i Mamut Kassa och inte i försäljningssumman. 24

26 Försäljning, betalning, retur och faktura Parkera försäljningar Du kan parkera försäljningar. Detta ger dig möjlighet att hjälpa andra kunder om en kund inte kan betala efter att produkter har registrerats i kassaregistret. En detaljerad lista över alla parkerade försäljningar finns tillgänglig under knappen Parkerad. Vid dagens slut, när Dagsavslutsproceduren körs, kommer alla parkerade försäljningar som inte har betalats att raderas. Möjligheten att parkera försäljningar är som standard aktiverad. Ifall du inte vill använda denna funktionalitet, kan du avmarkera kryssrutan Parkera försäljningar i fliken Registrering av försäljning under Inställningar. Obs! Denna funktionalitet är inte tillgänglig för ordrar eller fakturor mottagna från Mamut Business Software. Så här parkerar du en försäljning 1. Registrera produktrader som en vanlig försäljning. 2. Klicka Parkera. Försäljningen är nu parkerad och temporärt sparad i systemet. Fönstret för registrering av försäljning är nu rensat. Så här hämtar du upp och betalar en parkerad försäljning 1. Klicka på Parkerad. 2. Dubbelklicka på den motsvarande försäljningen i fönstret eller genom att klicka Välj. 3. Lägg till ytterligare produkter om nödvändigt. 4. Klicka på Betalning och fortsätt som en vanlig försäljning. Försäljningen är nu genomförd. 25

27 Introduktion till Mamut Kassa Betalning När du har slagit in alla försäljningsrader är du klar för att ta emot betalning genom att trycka på knappen Betalning. Obs! Systemet kontrollerar om försäljningen är över beloppsgränsen för om det krävs länk till kunden. Om försäljningen är över denna beloppsgräns och försäljningen inte är registrerad mot kunden, visas ett meddelande som gör dig uppmärksam på detta. Kunden bör då införas i kundregistret i Mamut Business Software. I fönstret som visas väljer du vilken typ av betalning som ska företas (Kontant, Kort eller en Kombination av de båda). I fönstret Betalning visas ett fält för växel som visar skillnaden mellan total inknappad betalning och totalsumman på aktiv försäljning. När summan av betalningarna överstiger totalsumman för försäljningen och fältet växel blir positivt kan du trycka på Kvitto för att avsluta försäljningen. Obs! Enligt de nya reglerna för kassaregister som trädde i kraft 2010, är det bara möjligt att skriva ut en kvittokopia. Du kan välja om systemet ska visa ett eget fönster med returbeloppet efter betalningen. Detta görs via Administration - Inställningar - Registrering av försäljning - Visa fönstret "Tillbaka" efter avslutad försäljning. Priser Priserna hämtas tillsammans med övrig produktinformation när du uppdaterar produkter från ekonomisystemet. Systemadministratören kan ge åtkomst för de olika användarna för att ändra enhetspriset och/eller ge rabatter på individuella försäljningar, under Användare och säkerhet. Betalningssätt Vilka betalningssätt som är tillgängliga anges under Administration - Inställningar - Betalningssätt. Här definieras också betalningssätt för kreditkort, presentkort och tillgodokvitton. Läs mer i avsnittet "Inställningar". Ta emot betalning i kassan Tips! Du kan aktivera funktionen automatisk utloggning om du vill att systemet automatiskt ska logga ut dig efter varje genomförd försäljning. Detta är en praktisk funktion om du sällan genomför försäljningar i kassan och vill undvika att obehöriga får tillgång till dina data i kassasystemet. Läs mer i avsnittet "Övriga inställningar" nedan. 26

28 Försäljning, betalning, retur och faktura Så tar du emot betalning i kassan: 1. Registrera köpet 2. Klicka/tryck på Betalning. 3. Välj betalningssätt. 4. Ange beloppet 5. Välj Kvitto. Som standard visas ett fönster som anger returbeloppet och kvitto skrivs ut. Obs! Du registrerar text och annan information på kvittoutskrift genom att klicka Administration - Inställningar - Kvittoutskrift. Läs mer om detta i avsnittet "Inställningar". Kvittokopior Du kan när som helst skriva ut en kopia av ett kvitto som har registrerats via systemet. Gå till Administration - Rapporter och välj Kopia av kvitto i listan. Läs mer om att skriva ut kvittokopior i avsnittet "Skriva ut kvittokopia" nedan. Obs! Notera att du bara kan skriva ut 1 kvittokopia per originalkvitto, enligt de nya reglerna som trädde i kraft Om integration med betalningsterminal Mamut Kassa stödjer full integration med betalningsterminal. Om du använder en integration tillsammans med Mamut Kassa behöver du inte göra några manuella ingrepp på betalningsterminalen. Obs! Mamut Supportcenter har ingen support på problem relaterade till betalningsterminaler. För denna typ av frågor, måste du ta kontakt med din betalningsterminalsleverantör. Krav För att kunna använda denna funktionalitet måste du ha en tredjepartsintegration för din betalningsterminal. Kontakt din Mamut Kassa-leverantör för mer information. Inställningar För att börja använda denna funktionalitet måste du göra några inställningar i Mamut Kassa. Under Administration - Inställningar - Externa Enheter måste du markera kryssrutan Betalningsterminal ansluten och sedan välja motsvarande betalningsterminal i 27

29 Introduktion till Mamut Kassa rullgardinsmenyn Ansluten betalningsterminal. Klicka på knappen Inställningar för att ange korrekt inställningar för din terminal. För att kontrollera att betalningsterminalen är ansluten och fungerar korrekt, klicka Test. Extra möjligheter med betalningsterminaler Du har möjlighet att starta avstämningen för din betalningsterminal automatiskt efter att dagsavslutet är slutfört i Mamut Kassa. Du aktiverar denna funktion genom att välja kryssutan Initierar avstämning i betalningsterminal efter dagsavslut under Administration - Inställningar - Dagsavslut. Dessutom, om din betalningsterminal inte har en integrerad skrivare, kan du skriva ut rapporter genererade av din betalningsterminal på din rapportskrivare. Detta gör du genom att klicka Skriv ut bredvid texten Skriv ut rapporter från betalningsterminal på rapportskrivare i Mamut Kassa under Administration - Inställningar - Externa enheter. Obs! Mamut Kassa varken sparar, behandlar eller överför några kontouppgifter (kortinnehavare eller känsliga autentiseringsdata). Skriva ut kvittokopia Du kan endast skriva ut en (1) kopia av kvitton från tidigare registrerade försäljningar. Du får besked om en kvittokopia redan har skrivits ut. Så här skriver du ut en kvittokopia: 1. Gå till Administration - Rapporter, välj rapporten Kopia av kvitto. 2. Välj medium Skrivare. 3. Klicka Skriv ut. 4. Ange Kvitto-ID och klicka OK. Kvittokopian skrivs nu ut, om en kopia av kvittot inte har skrivits ut tidigare. 28

30 Försäljning, betalning, retur och faktura Kassainsättning och kontantuttag Kassainsättning Detta är en funktion för att registrera insättningar av kontanter i kassalådan. Detta används bland annat när växel läggs i kassan. Registrerade insättningar inkluderas i nästa dagsavslut. Kontantuttag Detta är en funktion för att registrera uttag av kontanter från kassalådan. Detta används bland annat när kassan töms på sedlar. Registrerade uttag inkluderas i nästa dagsavslut. Att registrera kassainsättning Så registrerar du en kassainsättning: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kassainsättning. 3. Skriv in Beloppet. 4. Välj eventuell Valuta. Fältet är endast tillgängligt om det är öppnat för flera valutor under Inställningar, Generellt. 5. Skriv eventuellt in en Notering (på tangentbordet) om du vill lägga in mer information om insättningen. Insättningen lagras i ett register under din användare och inkluderas i nästa dagsavslut. 29

31 Introduktion till Mamut Kassa Att registrera kontantuttag Så registrerar du ett kontantuttag: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kontantuttag. 3. Skriv in Beloppet. 4. Välj eventuell Valuta. Fältet är endast tillgängligt om det är öppnat för flera valutor under Inställningar, Generellt. 5. Skriv eventuellt in en Notering (på tangentbordet) om du vill lägga in mer information om uttaget. Uttaget lagras i ett register under din användare och inkluderas i nästa dagsavslut. Tips! Du kan skriva ut rapporten Lista över kontantuttag och/eller kassainsättning som visar en översikt över alla kontantuttag och kassainsättningar. 30

32 Försäljning, betalning, retur och faktura Skapa fakturor Om inställningen tillåter det kan du skapa en faktura på en försäljning istället för att ta emot betalning. Det krävs då att försäljningen knyts till en annan kund än standardkunden. Obs! Systemadministratören väljer vilka som ska få tillgång till att skapa fakturor under användare och säkerhet. Fakturan skapas med de egenskaper som är angivna i inställningen för denna betalningsform. Obs! Fakturan skrivs inte ut, men överförs till ekonomisystemet när dagsavslutet körs nästa gång, eller vid nästa lageruppdatering. Systemet skriver ut en proformafaktura som kunden kan få med sig direkt. Fakturan från kassasystemet kommer då att ligga som en obehandlad order i ekonomisystemet och kan skrivas ut därifrån. Du kan inte använda samlingsfakturering i ekonomisystemet för butiksdataförsäljning även om det är avmarkerat för detta där. Skapa en faktura För att kunna ge en kund kredit vid en försäljning måste du välja en kund när du registrerar försäljningen. Så skapar du en faktura: 1. Välj Kunder. Du kan exempelvis söka efter kunden genom att välja kolumnrubriken Namn och skriva in kundens namn i sökfältet. 2. Dubbelklicka på kunden för att hämta in den till försäljningen. 3. Färdigregistrera köpet. 4. Välj Betalning. 5. Välj Faktura. Valet kommer inte att vara tillgängligt om ingen kund är vald eller om den aktiva användaren in har tillräcklig behörighet under Administration - Användare och Säkerhet. 6. Välj betalningsvillkor och klicka OK. Faktura kan skrivas ut från ekonomisystemet efter Dagsavslut eller Uppdatera lagersaldo. Leverans och fakturering av ordern utförs via Mamut Business Software. Du kan registrera nya kunder i kassasystemet. Läs mer om detta i ett eget avsnitt. 31

33 Introduktion till Mamut Kassa Skapa en ny kund Du kan skapa nya kunder från kassan. Dessa blir då genast överförda till ekonomisystemet, så att du kan fakturera därifrån. Så här skapar du en ny kund: 1. Klicka på Kund i registreringsfönstret för försäljning. 2. Välj Ny. 3. Skriv in kundinformationen. Systemet kräver som minimum att du skriver in ett kundnamn. 4. Välj OK. Kunden sparas och överförs till ekonomisystemet. När den är överförd, kan du registrera på kunden i Mamut Kassa. Om ditt system inte har kontakt med ekonomisystemet, kommer du att få upp ett meddelande om detta. Kunden kommer emellertid att sparas, men du kan inte genomföra registreringar innan den har blivit överförd. Om du skapar kunden i ekonomisystemet, kommer den att överföras till Mamut Kassa när du kör funktionen Uppdatera produkter och kunder. Du kan läsa mer om detta ovan i avsnittet "Om dagliga rutiner". Retur av varor Om retur av varor Om du har tillräcklig behörighet kan du ta emot retur av varor. Systemadministratören väljer vilka användare som har sådana rättigheter under användare och säkerhet. Varor markeras för retur i fönstret för att se detaljer om en varurad. Du kommer till detta fönster genom att klicka på varuraden i försäljningsfönstret, eller genom att trycka på tangenten F8 i försäljningsfönstret när varuraden är markerad. Lagret uppdateras med antal returnerade varor. Genom att använda F8-tangenten kan du välja att inte uppdatera lagret. Detta måste göras för varje varurad. Tips! Du kan också skriva in <X> <minustecken> <Antal varor som returneras> <Enter>. Detta förutsätter att du använder tangentbord, vilket kan vara lämpligt om du inte ska ändra lageruppdatering. 32 När kunder returnerar varor kan du betala tillbaka i kontanter, genom ett tillgodokvitto eller direkt till deras kreditkort. Gå till Administration - Inställningar - Betalningssätt för att välja kontant och kort som betalningssätt vid retur av varor. Läs mer i avsnittet "Inställningar, Betalningssätt".

34 Försäljning, betalning, retur och faktura Ta emot retur av varor När kunder returnerar varor, kan du återbetala dem i kontanter, genom ett tillgodokvitto eller direkt till deras kreditkort. Så tar du emot varor i retur: 1. Registrera varuraden som om det är en vanlig försäljning. 2. Klicka/tryck på varuraden. 3. Markera i fältet Retur. 4. Klicka på OK. 5. Klicka på Enter i nedersta högra hörnet i försäljningsfönstret. 6. Välj betalningssätt i fönstret som öppnas. 7. Klicka Stäng. Kunden kommer att återbetalas i valt betalningssätt. Tips! Du kan också registrera retur av flera varurader. 33

35 Introduktion till Mamut Kassa Ordrar och fakturor hämtade från ekonomisystem Du kan hämta ordrar från Mamut Business Software och behandla dem i Mamut Kassa. För att kunna hämta ordrar måste följande kriteria vara uppfyllt: Mamut Kassa måste ha en anslutning till Mamut Business Software databasen. Kunden samt produkterna i ordern måste finnas i Mamut Kassa. Alla produkter som finns i måste ha en koppling till lagret som systemet säljer produkter från. Ordern kan inte innehålla varupaket. Ordern måste vara registrerad i samma valuta som den som finns i din företagsdatabas. Via knappen Hämta ordrar i kundfönstret i Mamut Kassa kan du hämta ordrar. När du klickar på den här knappen kommer systemet att hämta alla obehandlade ordrar för kunden sedan sista dagsavslut gjordes. Du kan bara arbeta men en order åt gången. När du har valt en order kommer alla produktlinjer att visas på skärmen som normala produktlinjer. Du kan redigera en order genom att lägga till produktlinjer eller ändra t.ex. priset. Obs! Om en obehandlad order ändras i Mamut Business Software efter betalning i Mamut Kassa och före du har gjort dagsavslutet, kommer en ny order att skapas och faktureras via dagsavslutet. Ordern i Mamut Business Software kommer att finnas kvar som en obehandlad order. Användare måste få tillgång till den här funktionaliteten via fönstret Användarinställningar. 34

36 Försäljning, betalning, retur och faktura Behandla ordrar hämtade från ett ekonomisystem Så här behandrar du ordrar hämtade från ekonomisystemet: 1. Klicka på knappen Kund. 2. Klicka på namnet på kunden som du skall behandla en order för. 3. Klicka på Mer information Klicka på Hämta ordrar. 5. Välj order och klicka Välj. 6. Om det behövs, gör ändringar till ordern. T.ex. ändringar i pris eller lägg till produktlinjer. 7. Klicka på Betalning. 8. Välj betalningsform. 9. Ange summan. 10. Välj Kvitto. Ordern har betalats. Som standard öppnas ett fönster som visar ändringen samt att ett kvitto skrivs ut. Om betalning av faktura hämtad från ett ekonomisystem Du kan hämta fakturor från Mamut Business Software till Mamut Kassa, men för att kunna göra det måste du först ansluta Mamut Kassa till Mamut Business Software databasen. Obs! Betalning av fakturor registrerade med utländsk valuta går inte. Via knappen Betala fakturor i kundfönstret i Mamut Kassa kan du hämta fakturor. När du klickar på den här knappen kommer systemet att hämta fakturor som står som obetalda för kunden. Fakturorna måste betalas var för sig. När en faktura har blivit vald går den inte att ändra den. Observera att orderbetalningen inte kommer att registreras som en Mamut Kassaförsäljning, men som en pengatransaktion. I Mamut Business Software kommer motsvarande verifikat att uppdateras vid dagsavslutet. Användare som skall ha tillgång till den här funktionaliteten kan få den via fönstret Användarinställningar. I fönstret Rapporter kan du skapa en kopia av pappersfakturan. Detta gör du genom att klicka på rapporten som heter Betald faktura, kopia av kvitto. En annan rapport, 35

37 Introduktion till Mamut Kassa Betalning av fakturor, ger dig en översikt över alla fakturor som har hämtats från Mamut Business Software och blivit betald i Mamut Kassa. Motta betalning för fakturor hämtade från ekonomisystemet Så här behandlar du en faktura från ekonomisystemet: 1. Klicka på knappen Kund. 2. Klicka på namnet på kunden som du skall behandla en order för. 3. Klicka på Mer information Klicka på Betala fakturor. 5. Välj faktura och klicka Välj. 6. Klicka på Betalning. 7. Välj betalningsform. 8. Ange summan. 9. Välj Kvitto Fakturan har ny blivit betald. Som standard öppnas ett fönster som visar ändringen samt att ett kvitto skrivs ut. 36

38 Försäljning, betalning, retur och faktura Snabbknappar i försäljningsfönstret Knapp Funktion Beskrivning F1 Hjälp Öppnar hjälpfilen. F2 Betalning Kvittkopia/ Retur Snabbknappen motsvarar en knapp i försäljningsregistreringsfönstret, som ändrar namn och funktion beroende på försäljningen: Om det inte finns registrerade försäljningsrader och användaren har registrerat en försäljning sedan sista inloggning, kommer knappen att kallas för Kvittokopia. Används för att skriva ut kvitto för den senaste avslutade försäljningen. Om totalsumma på försäljningen är positiv och det finns registrerade försäljningsrader, kallas knappen Betalning och används till betalningsprocessen. Om totalsumman är negativ, kallas knappen Retur och fönstret för retur öppnas. F3 Kassalåda Öppnar kassalådan om kassalådan är integrerad. F4 Avbryt Avbryter försäljningen genom att ta bort försäljningsraderna. Är det en vald kund kommer denna att tas bort från försäljningen och ersättas med standardkunden för kontantförsäljning. F5 Varulista Öppnar fönstret Välj vara. Här kan du välja produkt från varulistan eller se information om produkten. F6 Kundlista Öppnar fönstret Välj kund. Används för att knyta försäljningen till en bestämd kund. F8 Ändra rad Används för att ändra antal eller lägga in rabatt på en enskild försäljningsrad. Du kan också klicka på försäljningsraden. F10 Logga ut Loggar ut användaren från systemet och går till inloggningsbilden. Om en försäljning är påbörjad får du frågan om du önskar att radera denna försäljning och logga ut ändå eller inte logga ut. F11 Administration Motsvarar knappen Administration som öppnar fönstret Administration där alla administrativa uppgifter utförs. Endast användare med tillgång till en eller flera av funktionerna kan öppna fönstret. För övriga användare är inte knappen synlig. Om en försäljning är påbörjad kommer du att få frågan om du vill avbryta. Du måste antingen avbryta försäljningen eller fullfölja försäljningen innan du öppnar administrationsfönstret. Shift+F1 Shift+F2 Etc. Produkter Motsvarar snabbknapparna för produkter, om dessa är angivna under Inställningar - Registrering av försäljning. Shift + F1 lägger till produkten för den första snabbknappen. Se mer om snabbknapparna i avsnittet "Inställningar, Registrering av försäljning". 37

39 Introduktion till Mamut Kassa Kassaavstämning och dagsavslut Guide för Kassaavstämning Så här räknar du kassan: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kassaavstämning. Guiden startas. 3. Klicka Nästa. 4. Skriv in datum och tid för försäljningen som ska inkluderas. Som standard väljs nuvarande tidpunkt. 5. Skriv in Önskat restbelopp i kassa efter avstämning. Vanligtvis har företaget ett fast belopp liggandes i kassan till nästa dag. 6. Klicka Nästa. 7. Skriv in beloppet fördelat på de olika valörerna. Valörerna som kommer upp i listan bestäms av inställningarna under fliken Kassaavstämning. 8. Kontrollera att Summa kassasaldo stämmer med dina tal. 9. Klicka på Nästa. 10. Kontrollera kalkyleringen. Du kan eventuellt också ta ut rapporter som visar fördelning av försäljning på säljare/betalningssätt. 11. Välj eventuellt om systemet ska fortsätta direkt till guiden för Dagsavslut. Detta val är inte tillgängligt om inställningen Kassaavstämning medför alltid dagsavslut är aktiverat under inställningar på fliken Dagsavslut. 12. Klicka Slutför. Kassaavstämning registreras och Guide för dagsavslut startas (eventuellt) automatiskt. 38

40 Kassaavstämning och dagsavslut Guide för dagsavslut Så här genomför du ett Dagsavslut: 1. Starta guiden för Dagsavslut och klicka Nästa. Dagsavslutet startas antingen direkt efter en kassaavstämning eller genom att klicka Administration - Dagsavslut. Dagsavlutsinställningarna hittar du under Administration - Inställningar - Dagsavslut. 2. Välj vilket kassaavslut som ska inkluderas genom att markera i listan. 3. Klicka Nästa. Avslutet kontrolleras. 4. Klicka Slutför. Dagsavslutet är utfört. Uppdatera lagersaldo Så här uppdaterar du lagersaldo: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Uppdatera lagersaldo. 3. Klicka Nästa i informationsfönstret som visas. (Fönstret kan eventuellt vara valt på annat sätt än i guiden sedan tidigare). 4. Välj datum och tid för vilken försäljning som ska inkluderas. Som standard väljs nuvarande tidpunkt. 5. Klicka Nästa. 6. Kontrollera överföringsinformationen och klicka Stäng för att avsluta. Lagersaldot är uppdaterat. Obs! Alternativet Uppdatera lagersaldo är bara tillgängligt om du har aktiverat inställningen under Administration - Inställningar - Dagsavslut - Visa "Uppdatera lagersaldo" under Administration. Alternativet kan inaktiveras för enskilda användare under Administration - Inställningar - Användare och Säkerhet. 39

41 Introduktion till Mamut Kassa Uppdatera Produkter och Kunder Mamut Kassa baseras på produktregistret i ekonomisystemet Mamut Business Software. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart. Denna funktion används därefter för att läsa in produktregistret och kundregistret från Mamut Business Software, förutom att betalningssätten uppdateras. Funktionen bör användas rutinmässigt. Endast aktiva produkter kommer att överföras. Det finns inte stöd för överföring av produkter som kräver serienummer, varuparti eller utgångsdatum. Produkterna måste också vara knutna mot lagret som de säljs från - även om det inte är en lagervara. Tips! Det är möjligt att parameterstyra uppdatering av grunddata, till exempel så att det genomförs automatiskt en gång per dygn. Parameterstyring kräver goda datakunskaper. Du kan läsa mer om parameterstyring i hjälpfilen. 40

42 Administration och inställningar Administration och inställningar Välj knappen Administration för att komma till administration av Mamut Kassa. Endast användare med tillgång till en eller flera av funktionerna kan öppna fönstret. Tips! Du kan läsa mer om Kassatransaktioner, Räkenskapsmässiga uppgifter och Synkronisering i avsnitten ovan. Nedan kan du läsa mer om Administrativa uppgifter. Status Statusfälten ger en översikt över nyckeltal sedan sista Dagsavslut. 41

43 Introduktion till Mamut Kassa Om dagliga rutiner Kassaavstämning Genom Kassaavstämning räknas kassabehållningen ut för försäljning från förra kassaavstämningen och fram till denna tidpunkt. Kassaavstämningen sätts igång under Administration. Om du inte har aktiverat funktionen Kassaavstämning medför alltid dagsavslut under Inställningar - Dagsavslut, kan du utföra flera kassaavstämningar för varje dagsavslut. Dagsavslut (Z-dagrapport) Dagsavslut är beteckning på funktionen för att avsluta en serie med försäljning i en kassa. Dagsavslut görs på en given tidspunkt. För att en försäljning ska komma med i dagsavslutet, måste det vara med i en Kassaavstämning. Dagsavslutet sätts igång under Administration eller automatisk efter kassaavstämning, om detta är aktiverat under Inställningar - Dagsavslut. Endast superanvändaren kommer att ha tillgång till denna funktion. Lagersaldot kommer att uppdateras i ekonomisystemet som en del av denna process. Genom dagsavslutet blir ordrarna därefter levererade och fakturerade. Det betyder att ett dagsavslutet inte kan innehålla delar av en försäljningsorder, utan alltid hela försäljningsordrar. Om det har genomförts en manuell uppdatering av lagersaldot, kommer dessa försäljningsordrar från denna uppdatering av lagersaldot att tas bort från ekonomisystemet och det kommer att skapas ny försäljningsorder som endast inkluderar försäljning fram till tidsgränsen. För att genomföra ett dagsavslut måste systemet vara anslutet till Mamut Business Software-databasen. Obs! Dagsavslut (Z-dagrapporten) innehåller information om alla försäljningar som har företagits mellan två dagsavslutprocesser. 42 Uppdatera lagersaldo Denna funktion är en del av dagsavslutet, men du kan också välja att öppna för att kunna genomföra manuell uppdatering. Funktionen visas endast om man har markerat Visa "Uppdatera lagersaldo" under Administration under inställningarna för Dagsavslut. Uppdatera Produkter och Kunder Mamut Kassa baseras på produktregistret i Mamut. Produkterna hämtas vid förstagångsuppstart. Denna funktion används därefter för att läsa in produktregister och

44 Administration och inställningar kundregister från ekonomisystemet (Mamut) förutom att betalningssätten blir uppdaterade. Funktionen bör användas rutinmässigt. Endast aktiva produkter kommer att överföras. Det finns inte stöd för överföring av produkter som kräver serienummer, varuparti eller utgångsdatum. Produkterna måste också vara knutna mot lagret de säljs från - även om det inte är en lagervara. Inställningar Inställningar, Generellt Server och instans: Denna uppges under förstagångs uppstart. Fält kan ändras, om databasen har flyttats. Du ska inte ändra till en annan databas. Systemdatabas: Visar systemdatabasen som Mamut Kassa är ansluten till. Fältet kan inte ändras. Tips! I Mamut Business Software kan du identifiera systemdatabasen under Visa - Inställningar - Övriga inställningar - Andra program. Namn på företagsdatabas: Denna anges under förstagångs uppstart. Namnet kan inte ändras. Mamut API: Visar vilken Mamut Business Software som du använder. Den här informationen är bra att ha när du t.ex. skall kontakta vårt Supportcenter. Valuta: Hämtas från företagsdatabasen som har angivits. 43

45 Introduktion till Mamut Kassa Valutakod på kvitto: Gäller företagets primära valuta. Lägg till exempel in för SEK. Lager: Denna anges under förstagångs uppstart. Fältet kan inte ändras om det finns försäljning som inte har överförts och inkluderats i Dagsavslut. Ändrar du lager kommer produktregistret automatiskt att uppdateras. Kund för kontantförsäljning: Denna anges eller skapas automatiskt under förstagångs uppstart. Du kan ändra denna genom att klicka på sökikonen som öppnar kundlistan. Det är viktigt att kunden som väljs inte sätts upp med samlingsfakturering eller avrundning i kontaktkortet. Företaget accepterar betalning i flera valutor: Du kan använda en sekundär valuta. Aktiverar du här kan du välja valuta under valörer och på betalningssätt. Övrig valuta: Här väljer du sekundär valuta. Valutan måste ha skapats i ekonomisystemet. Kurs: Ange valutakursen för sekundär valuta. Antal 'SEK' per 'EUR' i växelkurs: Anger antal enheter för kursen från fältet ovan. Valutasymbol på kvitto: Gäller sekundär valuta. Lägg in till exempel valutasymbol $,, EUR eller liknande. Inställningar, Kvittoutskrift Här väljs inställningar för innehåll på kvittoutskrifter. Den information som enligt lag måste vara inkluderade på kvittoutskrifter är som standard aktiverade. Var god registrera den nödvändiga informationen. 44 Visning av kolumner för varurader: Markera de kolumner som du vill ha med. Visning av summering: Om du är momspliktig bör du som standard visa både inkl. och exkl. moms, samt fördelning av försäljning på momssatser.

46 Administration och inställningar Standardtext på kvitto Text över varurad: Vid förstagångsuppstart av programmet importeras företagets namn och adress automatiskt från Mamut Business Software till Mamut Kassa och sparas i fältet. Observera att adressen som visas på kvittot måste vara adressen där försäljningen sker. Text under varurad och summering: Här lägger du in texten som du önskar ska stå under varuraden på dina kvittoutskrifter. Många använder kvittot till att informera om kampanjer, öppettider eller liknande. Du kan inte formatera texten. Visa org.nr: Här anger du företagets organisationsnumret. Alternativet är som standard aktiverat och måste enligt lag fyllas i. Visa säljarens ID: Var enskild användare får sitt eget ID på kvittot. Alternativet är som standard aktiverat och måste enligt lag fyllas vara aktiverat. Själva ID:et väljer du för varje enskild användare under Administration - Användare och Säkerhet. Visa kassaregister-id: Markera alternativet för att ange namnet på arbetsstationen/datorn på kvittoutskrifterna. Alternativet är som standard aktiverat och måste enligt lag fyllas i. Visa kvittonummer: Funktionen är som standard aktiv. Visa kundens namn, adress och org.nr när det inte är en kontantkund: Registrerar du försäljning på en bestämd kund kommer systemet att skriva ut kundinformation på kvittot. Önskar du inte detta kan du stänga av funktionen här. Obs! Var uppmärksam på att det finns en del juridiska krav på kvittoutskriften. Vi rekommenderar inte att ändra standardinställningarna här utan att du försäkrar dig om att det är i överensstämmelse med lagen. Du kan läsa mer om vilka regler som gäller för kassaregister på Inställningar, Dagsavslut Avdelning per dagsavslutsverifikat i ekonomisystemet Om du använder avdelningar i ekonomisystemet kan du här markera vilken av dessa dagsavslutsverifikat som de ska bokföras på. Verifikatet är ett summeringsverifikat och kan endast tillhöra en avdelning. Kassanummer Om du använder Mamut Kassa i en fleranvändarmiljö hjälper rullgardinsmenyn Kassanr. dig att identifiera det olika kassorna. Detta kan göra det lätta t.ex. när du skall gör dagsavslut. Det nummer som du väljer rullgardinsmenyn kommer att visas i ditt ekonomisystem både i kolumnen Detaljer i Verifikatslistan och i beskrivningsfältet för motsvarande verifikat. Om du, t.ex. väljer kassa nummer 3 kommer beskrivelsefältet för verifikatet att börja på PC3. Sammanlagt kan du ha upp till 5 kassor i en fleranvändarmiljö. Det kassanummer som du har valt här, visas även i fönstret Administreralicensinformation. Obs! Du måste starta Mamut Kassa på nytt för de val du har gjort skall visas. 45

47 Introduktion till Mamut Kassa Lägg ihop produkter Inställningen styr om produktrader ska slås ihop vid överföring till ekonomisystemet. Kassaavstämning medför alltid dagsavslut Om denna är markerad startar Dagsavslut automatiskt efter Kassaavstämning och det är inte möjligt att endast genomföra Kassaavstämning utan att också genomföra Dagsavslut. Om inställningen Företaget har separata kassalådor och kassaavstämningar för varje användare under Administration - Inställningar - Kassaavstämning är aktiverat, kan du inte sätta igång denna funktion. Visa "Uppdatera lagersaldo" under Administration Lagersaldot kommer att uppdateras i förbindelse med Dagsavslut. Om du önskar att kunna uppdatera lagersaldot manuellt oftare än detta, kan du aktivera möjligheten här. Du kommer då att få ett val under Administration där du kan välja att uppdatera lagersaldot. Konto för avvikelse vid kassaavstämning Här visas kontot för avvikelser vid kassaavstämning. Du kan inte ändra kontot i Mamut Kassa. Kontot ändras i Mamut Business Software. Därefter använder du funktionen Uppdatera produkter och kunder om du har behov för att ändra dessa. 46

48 Administration och inställningar Konto för insättning i bank Här visas kontot för insättning i bank. Du kan inte ändra kontot i Mamut Kassa. Kontot ändras i Mamut Business Software. Därefter använder du funktionen Uppdatera produkter och kunder om du har behov för att ändra dessa. Initierar avstämning i betalningsterminal efter dagsavslut Om du markerar denna ruta kommer avstämningen av din betalningsterminal automatiskt att starta efter att dagsavslutet är slutfört i Mamut Kassa. Detta betyder att du inte behöver göra en manuell åtgärd för att stämma av din betalningsterminal. Observera att om du ska använda denna funktionalitet, måste du ha en kompatibel betalningsterminal. Öresavrunda produkt på order Om du på Betalningssätt väljer en annan avrundning än standard (0,01), kommer skillnaderna som uppstår konteras på ett konto i redovisningen. För att kunna utföra korrekt avrundning måste du välja en produkt för öresavrundning. Denna produkt måste finnas i ekonomisystemet och följande krav gäller: Produkten måste vara aktiv: Välj Nej i Inaktivfältet på fliken Diverse. Produkten måste vara knuten till lagerplatsen för kassasystemet, men ska inte uppdatera lagersaldot: Kryssrutan Uppdatera lagersaldo under fliken Lager ska inte vara markerad. Produkten måste vara momsfri: Välj Ingen avgift/avgiftsfri i momsfälten. Produkten måste vara länkad till konto för öresavrundning i redovisningen: Välj korrekt konto under fliken Inställningar. Om du i ekonomisystemet inte redan har en sådan produkt som du har valt här, måste du skapa det där. Därefter kan du välja Administration - Uppdatera Produkter och Kunder i kassasystemet, för att hämta produkten, så att du kan välja det här. 47

49 Introduktion till Mamut Kassa Inställningar, Betalningssätt Betalningssätten överförs från ekonomisystemet vid förstagångsuppstart och vid hjälp av guiden Uppdatera produkter och kunder. Inställningarna för betalningssätt öppnas genom att klicka Administration - Inställningar - fliken Betalningssätt. Du kan i Mamut Kassa skapa nya, redigera samt radera befintliga betalningssätt. Betalningssätt som har importerats från Mamut Business Software kan inte ändras. Importerade betalningssätt måste redigeras i Mamut Business Software och därefter överföras på nytt med hjälp av guiden Uppdatera produkter och kunder som du startar genom att klicka Administration - Uppdatera produkter och kunder. Systemet hanterar kreditkortsbetalning. Systemet registrerar beloppet så att du vid kassaavstämning/dagsavslut vet hur mycket som har betalats med de olika betalningssätten och att betalningarna bokförs mot korrekt konto när dagsavslutet förs in i verifikatet i Mamut Business Software. Kontanter som betalningssätt för växel/retur: Använd rullgardinsmenyn för att välja vilket kontant betalningssätt du önskar använda när du ger växel tillbaka till kunderna eller vid återbetalning av returbelopp. Denna lista visar alla betalningssätt som har kontanter som betalningstyp. Kort som betalningssätt för retur av varor: Markera denna kryssruta om du önskar återbetala kunder direkt till deras kreditkort när de returnerar varor. Denna lista visar alla betalningssätt som har kort som betalningstyp. 48

50 Administration och inställningar Tillgodokvitto som växel vid betalning med tillgodokvitto: Markerering av denna kryssruta låter dig specificera tillgodokvittots återstående belopp på kvittot när en kund betalar med ett kreditkort och inte spenderar hela tillgodokvittots belopp. Presentkort som växel vid betalning med prestentkort: Markering av denna kryssruta låter dig specificera presentkortets återstående belopp på kvittot när en kund betalar med ett presentkort och inte spenderar hela presentkortets belopp. Registreringsfönstret Betalningssätt Klicka på knappen Ny för att registrera ett nytt betalningssätt eller markera ett betalningssätt i listan och klicka Redigera. Namn: Ange önskat namn på betalningssättet. Typ: Det finns 4 typer av betalningssätt: Kontant, Kort, Presentkort och Tillgodokvitto. Beroende av vilken typ du vill registrera anger du standardvärde för kontonummer. Det finns egna systemkonton i Mamut Business Software med tillhörande konto för de fyra typerna. Betalningssättet Faktura kan inte redigeras. Valuta: Här väljer du valuta. Fältet är endast aktivt om det är markerat för användning av flera valutor under fliken Generellt. Kontonummer: Betalningssätten är knutna till ett konto i kontoplanen. Avrunda till närmsta: För betalningssätt Kontant kommer avrundningen som standard gå till närmaste 50 öre (0,50). Annars används som standard 0.01 (ett öre) så att det inte genomförs någon avrundning. Detta gäller även om du använder en annan typ av avrundning i företagsinställningar för kontaktuppföljning i ekonomisystemet. Du måste skapa en produkt för öresavrundning. Läs mer om detta under "Inställningar, Dagsavslut". Visa när försäljning avslutas: Alla betalningssätt visas i fönstret för att avsluta försäljning, om inte alternativet Visa när försäljning avslutas har avmarkerats. Detta fält kan du också redigera för betalningssätt som är överförda från ekonomisystemet. Bild: Du kan knyta bilder till betalningssätten. Bilderna kommer att visas i betalningsfönstret. Om du önskar att lägga till egna bilder kan du lägga dem i mappen Images i programmappen där du har installerat systemet. 49

51 Introduktion till Mamut Kassa Inställningar, Kassaavstämning På fliken Kassaavstämning hittar du alla inställningar som rör kassaavstämning i Mamut Kassa. Inställningarna hittar du genom att klicka Administration - Inställningar. Ordinär kassabehållning efter avstämning: Beloppet som är angett har föreslagits som restbelopp i kassan efter kassaavstämningen. Företaget har separata kassalådor och kassaavstämningar för varje användare: Inställningen säkrar inte att flera användare registerar försäljning mot samma kassalåda eller på samma kassaavstämning. Om en försäljning har registrerats som inte har inkluderats i en kassaavstämning kan andra användare inte logga in medan denna inställning är aktiverad. En ny kassaavstämning måste då genomföras innan en ny användare kan registrera en försäljning. Visa "Beräknad behållning" och "Avvikelse" vid avstämning: Inställningen är valfri. Vissa önskar att se kalkylerad behållning och avvikelser när kassan avstäms, medan andra önskar att den som genomför kassaavstämningen inte ska känna till hur mycket som förväntas ligga i kassan. 50

52 Administration och inställningar Registreringsfönstret Valör Klicka på Ny eller Redigera för att skapa en ny/redigera en befintlig valör. Systemet har ett antal förhandsdefinierade valörer. Namn: Ange ett namn på den nya valören. Belopp: En valör kan vara något annat än en valutaenhet med fast belopp. Är det till exempel tal om presentkort med varierande belopp, kan du skapa en valör som heter "Presentkort" och där Valörens värde anger: Belopp. Antal: Markera detta alternativ för att ange valörens värde som ett antal. Faktor för omräkning: Denna styr om antalet som anges av användaren ska multipliceras med en faktor för att få beloppet. I exemplet på bilden har det skapats valör för 20 kronor. En styck utgör 20 kronor. Du kan inte använda lägre tal än 1. Valuta: Här kan du ange företagets valuta eller sekundära valuta, om detta har angivits som Övrig valuta under Administration - Inställningar - Generellt. Så här lägger du till en ny valör: 1. Gå till Administration - Inställningar - Kassaavstämning. 2. Klicka Ny. 3. Sätt in namn, till exempel Välj Belopp eller Antal och välj eventuellt Faktor för omräkning. 5. Klicka OK. Valören kan nu börja användas. Tips! En del företag låter anställda registrera Kontantuttag mot kvitto. För att få kontroll på dessa kan du registrera uttag som en valör. Då kommer användaren under dagsavslutet få upp uttag som en valör och kan registrera beloppen på kvittot i eget fält för detta. 51

53 Introduktion till Mamut Kassa Inställningar, Registrering av försäljning På fliken Registrering av försäljning hittar du alla inställningar som rör försäljningsprocessen i Mamut Kassa. Inställningarna öppnas via Administration - Inställningar. Vid registrering av samma produkt flera gånger vid samma försäljning Lägg ihop produkter: Här väljer du metod för hur en försäljning som innehåller samma produkt flera gånger ska visas. Klickar du till exempel 2 gånger på en snabbvalsknapp eller streckkodsläsare, kommer produkten visas på en rad med antal 2 om du har valt alternativen Alltid eller När samma produkt registreras efter varandra. Produktlista Använd produktgrupper för val av produkter: När du klickar/trycker på knappen Produkter öppnas fönstret där du kan hitta önskad produkt. Markerar du denna inställning kommer produktlistan att organiseras med knappar för produktgrupper, så att de är organiserade i ekonomisystemet. Annars får du upp produktlistan. Använd produktsökfunktionen för att välja produkt: Aktiverar en sökrad för produkter överst i fönstret Välj vara, som används vid registrering av försäljning. Sökraden är aktiv när fönstret öppnas. 52

54 Administration och inställningar Beloppsgräns vid försäljning måste knytas mot specifik kund Totalbelopp: Vissa företag önskar eller är pålagda enligt lag att ha en övre beloppsgräns för när en försäljning knyts mot en specifik kund. Här kan du ange denna beloppsgräns. Vid 0,00 kommer funktionen att vara inaktiv. Visning av lista med försäljningsrader Visa priser inklusive moms: Här väljer du visningsdetaljer i försäljningsfönstret. Som standard visas priserna i inkl. moms, men du kan ta bort markeringen här för att visa nettopriser i försäljningsfönstret. Visa kolumn för enhetspris: Systemet visar som standard en egen kolumn med enhetspris. Du kan stänga av denna funktion här. Antal decimaler på antal: Säljer du produkter i mindre än hela enheter kan du sätta antal tillåtna decimaler här. Moms: Om du inte önskar att visa momssatsen i försäljningsfönstret kan du välja Visa inte här. Avsluta försäljning Visa fönstret 'Tillbaka' efter avslutad försäljning: Betalning avslutar försäljningen. Som standard visas ett eget fönster vid avslutningen med information om hur mycket kunden ska ha tillbaka. Detta fönster måste stängas manuellt. Du kan välja att inte visa detta fönster. Då kommer systemet att ta dig direkt vidare till en ny försäljning. Beloppet kunden ska ha tillbaka visas i betalningsfönstret och eventuellt i kunddisplay. Utskrift av tillgodokvitto vid retur av vara: Tillgodokvitton kan skrivas ut automatiskt vid genomförande av retur. Är inställningen aktiverad måste du välja konto för bokföring där skuld till kunder i form av tillgodokvitton ska bokföras. Konton hämtas från systemkonto i Mamut Business Software. Parkera försäljningar: Aktiverar möjligheten att parkera en försäljning. Efter att du har parkerat en försäljning, kan det enkelt hämtas upp och betalas. Denna inställning är som standard aktiverad. Snabbknappar Här kan du lägga upp upptill 16 snabbknappar för registrering av försäljning. Klicka på en knapp för att lägga upp en produkt på snabbknappen. Har du långa produktnamn bör du förkorta namnen, så att texten får plats på snabbknapparna. Storleken på knapparna i själva försäljningsregistreringsfönstret varierar med antalet genvägar du skapar: 53

55 Introduktion till Mamut Kassa Om du har färre än 5 genvägar, kommer knapparna täcka bredden av fyra av de minsta knapparna och rymma maximalt 20 tecken. Om du har från 5 till 8 genvägar, kommer knapparnas bredd att motsvara två av de minsta knapparna och rymma maximalt 10 tecken. Om du har från 9 till 16 genvägar kommer knapparna att rymma maximalt 6 tecken. Så här lägger du till en ny snabbknapp: 1. Klicka Administration - Inställningar - Registrering av försäljning. 2. Klicka på en av de blå rektanglarna till höger i fönstret. 3. I fönstret Redigera genväg klickar du på länken Klicka för att se produkt. 4. Välj produkt i listan som öppnas och klicka Välj. 5. Klicka OK. Snabbvalsknappen har nu lagts till höger om huvudfönstret. 54

56 Administration och inställningar Inställningar, Externa enheter Här görs inställningar för maskinvaran som ska användas tillsammans med kassasystemet. Obs! Vissa funktioner är inte tillgängliga i alla utgåvor av programmet. Kassalådan är ansluten: Markera denna inställning om systemet ska hantera kassalåda vid avslutning av försäljning. Ansluten skrivare: I listan visas namnet på den anslutna skrivaren. Klicka på knappen Test för att kontrollera anslutningen och öppna kassalådan. Kodsekvens: Här anger du koden för att öppna kassalådan. Läs specifikationen på din kassalåda för ytterligare information. Skrivare för kvitto: Rullgardinsmenyn visar en lista över skrivare som är installerade på datorn. Om inte systemet innehåller stöd för kvittoskrivare eller att ingen skrivare har angivits, kommer alla kvitton att skrivas ut på A4-papper på en vanlig skrivare. Klicka på knappen Test för att kontrollera anslutningen och skriva ut en testutskrift. Skrivare för rapporter: Rullgardinsmenyn visar en lista över skrivare som är installerade på datorn. Klicka på knappen Test för att kontrollera anslutningen och skriva ut en testutskrift. Betalningsterminal ansluten: Markera den här kryssrutan om en betalningsterminal skall användas i anslutning till kassan. 55

57 Introduktion till Mamut Kassa Obs! För att du skall kunna använda den här funktionaliteten måste din betalningsterminal ha en tredjepartsintegration. Vänligen kontakta din Mamut Kassa leverantör för att få mer information om vilka betalningsterminaler som stöttas. Ansluten betalningsterminal: I listan visas alla betalningsterminaler som är anslutna. Klicka på knappen Testa om du vill testa anslutningen till betalningsterminalen. Genom att klicka knappen Inställningar kan du ange mer detaljer. Inställningar: Klicka på den här knappen om du vill kunna ange motsvarande inställningar. Välj de värden som passar till din betalningsterminal. Du kan kontrollera om anslutningen fungerar genom att klicka på Identifierar. Skriv ut rapporter från betalningsterminal på rapportskrivare i Mamut Kassa: Genom att klicka Skriv ut kan du skriva ut alla rapporter genererade av din betalningsterminal genom den skrivare som du har valt som din rapportskrivare. Kunddisplay är ansluten: Markera om du använder kunddisplay på din kassadisk. Kunddisplayen kan väljas som en skrivare (driver) i rullgardinsmenyn Ansluten skrivare (nedan) om den är korrekt installerad. Ansluten skrivare: I listan visas namnet på den anslutna enheten. Klicka på knappen Test för att kontrollera anslutningen och visa programvaran och versionsnummer. Standardtext på kunddisplay: Om du har anslutit en kunddisplay kan du i fälten Rad 1 och Rad 2 ange vilken text som ska visas i kunddisplayen. 56

58 Administration och inställningar Användare och Säkerhet Mamut Kassa ger användarbehörighet baserad på förhandsdefinierade roller som kan anpassas. En användare tilldelas en roll och får med hjälp av denna behörighet tillgång till olika funktioner. Du öppnar inställningarna genom att klicka Administration - Användare och säkerhet. Hämta användare från ekonomisystem: Klicka här för att öppna en lista över användare i Mamut Business Software som inte har överförts till Mamut Kassa. Du kan överföra dessa och tilldela roller så att de får tillgång till Mamut Kassa. Redigera: Markera användaren i listan och klicka Redigera för att öppna fönstret Användarinställningar. Roll Ingen behörighet: Användaren har ingen tillgång till Mamut Kassa. Säljare: Användaren kan registrera försäljning. Utökad säljare: Användaren kan registrera försäljning, registrera kontantuttag och insättning, utföra kassaavstämning, importera produkter och kunder samt uppdatera lagersaldot. Superanvändare: Användaren har samma behörighet som "Utökad säljare" plus tillgång till dagsavslut, användare/säkerhet, inställningar och rapporter. 57

59 Introduktion till Mamut Kassa Obs! Användare registreras automatiskt utan tillgång. Superanvändaren måste därför definiera roller innan användaren kan logga in i systemet. Minst en användare måste vara Superanvändare, fönstret kan bara stängas om minst en användare har denna roll. Behörighet Se täckningsbidrag: Gäller vid registrering av försäljning. Ändra priser: Ger användaren tillgång till att ändra enhetspris vid registrering av försäljning. Registrera rabatter: Ger användaren tillgång till att lägga till rabattprocent vid registrering av försäljning. Skapa fakturor: Ger användaren tillgång till att skapa fakturor i Mamut Kassa, som senare måste skrivas ut genom ekonomisystemet. Betala fakturor från ekonomisystemet: Ger användaren tillgång till att betala fakturor hämtade från ekonomisystemet.. Hämta ordrar från ekonomisystemet: Ger användaren tillgång till att hämta ordrar från ekonomisystemet, redigera och betala dem. Retur av varor: Ger användaren möjlighet att erbjuda kunden alternativet att returnera varor och få återbetalt i valt betalningssätt. Profil Visning av numeriskt tangentbord: Här kan du anpassa skärmbilden för höger- /vänsterhänta så att det numeriska tangentbordet visas på höger eller vänster sida. ID på kvitto: Här kan du registrera säljarens namn eller identifikationskod. Texten visas på kvittoutskrifter som användaren skriver ut. Du aktiverar denna inställning genom att klicka Administration - Inställningar - Kvittoutskrift - Visa säljarens ID. Nollställ PIN Här kan du tilldela en ny PIN-kod till användare. Klicka på knappen för att slumpgenerera en PIN-kod som du därefter förmedlar till den aktuella användare. Superanvändare måste alltid göra detta för nya användare, samt användare som får tillgång till kassasystemet. Läs mer om PIN-kod i Mamut Kassa i avsnittet "PIN-kod i Mamut Kassa" nedan. Mamut Online Backup: Mamut Online Backup låter dig utföra säker och effektiv säkerhetskopiering, samt trygg och användarvänlig distribution av dina filer! Mamut Online Backup är enkelt att använda och den krypterade säkerhetskopieringen genomförs kontinuerligt medan användaren är uppkopplad mot Internet. Tjänsten ersätter inte din säkerhetskopiering från programmet, men kan hjälpa dig med att spara säkerhetskopian du tar med hjälp av programmets egen funktion för detta, på ett säkert sätt. Läs mer om tjänsten på 58

60 Administration och inställningar PIN-kod i Mamut Kassa Första gången en användare får tillgång till Mamut Kassa genereras en slumpmässig PINkod för engångsbruk. Denna måste superanvändaren ge till användaren. Första gången en användare loggar in efter att superanvändaren har gett tillgång till Mamut Kassa eller ersatt PIN-koden måste vederbörande byta PIN-kod. Om användaren inte är superanvändare och anger fel PIN-kod tre gånger i rad, visas textfältet Kontakta Superanvändare och fältet för att skriva in PIN-kod kommer att spärras för inmatning. Användaren måste då få en superanvändare att logga sig in och nollställa PIN-koden. Därefter kan användaren logga in igen. Användaren måste klicka Avbryt. Om användaren är superanvändare och skriver fel PIN-kod tre gånger i rad öppnas ett inloggningsfönster där användaren anger lösenordet som han/hon använder för att logga in i Mamut Business Software. Om lösenordet är korrekt öppnas ett nytt fönster där användaren anger en ny PIN-kod. Därefter loggas användaren in i Mamut Kassa. Obs! Inställningen Administration - Inställningar - fliken Kassaavstämning - Företaget har separata kassalådor och kassaavstämningar för varje användare kan medföra att en användare inte kan logga in. Inställningen säkrar att inte flera användare registrerar försäljning mot samma kassalåda eller samma kassaavstämning. Om en försäljning har registrerats som inte är inkluderad i en kassaavstämning kan inga andra användare att kunna logga in så länge denna inställning är aktiverad. Det måste då genomföras en kassaavstämning innan ny användare kan registrera försäljning. Ta en säkerhetskopia Denna funktion tar säkerhetskopia av databasen eller återställer en tidigare säkerhetskopia. Så här tar du en säkerhetskopia: 1. Starta Mamut Data Tools från Startmenyn i Windows, under programgruppen Mamut Kassa. 2. Logga in med din PIN-kod. 3. Välj Säkerhetskopia. 4. Klicka Slutför. Det skapas en säkerhetskopia med standard Beskrivning på för valt område. Det förvalda området kommer vara det område som du senaste tog säkerhetskopia på. Tips! Inför fasta rutiner för säkerhetskopiering. Notera var du sparar din säkerhetskopia. 59

61 Introduktion till Mamut Kassa Funktionaliteten DataTools har ett eget hjälpavsnitt. Tryck på [F1] eller klicka på hjälpknappen från funktionerna i DataTools. Återställ systemet med hjälp av en säkerhetskopia För att kunna starta återställningen, måste du vara systemadministratör i ekonomisystemet. Återställandet genomförs med hjälp av en guide. Alla användare måste vara utloggade. Så här återställer du med hjälp av en säkerhetskopia: 1. Starta Mamut Data Tools från Startmenyn i Windows. 2. Logga in med din PIN-kod. 3. Välj Återställ säkerhetskopia och klicka Nästa. 4. Leta fram det område där den aktuella filen har sparats. Systemet hittar den senaste säkerhetskopian. 5. Lägg eventuellt in Lösenord och klicka Nästa. 6. Kontrollera upplysningen och klicka Nästa. 7. Läs varningen och markera att du har läst den. Klicka Slutför. Systemet återskapas till det tillstånd det var i då säkerhetkopian blev gjord. Obs! Funktionaliteten DataTools har ett eget hjälpavsnitt. Tryck på [F1] eller klicka på hjälpknappen från funktionerna i DataTools. 60

62 Administration och inställningar Rapporter Du hittar rapporterna genom att klicka Administration - Rapporter. Du måste vara superanvändare för att få tillgång till rapporter. Systemadministratören kan definiera behörighet under Användare och säkerhet. Det rekommenderas att du lär känna vilka rapporter som är tillgängliga. Du kan se en kort förklaring om vad varje rapport visar genom att markera rapporten. Du kan i rullgardinsmenyn Media välja att skriva ut rapporten direkt till Skrivare eller till Förhandsvisning på skärm. Rapporterna är utformade så att de kan skrivas ut på en kvittoskrivare. Läs mer om hur man skriver ut en rapport i avsnittet nedan. Skriva ut en rapport Så här skriver du ut en rapport: 1. I huvudförsäljningsfönstret klickar du Administration - Rapporter. 2. I fönstret som öppnas markerar du önskad rapport och väljer antingen att skriva ut till Förhandsvisning eller Skrivare. 3. Klicka Skriv ut. Observera att beroende av vilken rapport du har valt kommer du att få möjlighet att definiera olika parametrar för rapporten, exempelvis: datumintervaller, Avstämnings-ID, Dagsavslut- ID, kvittonummer och så vidare. Rapporten skrivs nu ut på det medium som specificerades i rullgardinsmenyn Media. 61

63 Introduktion till Mamut Kassa Administera licensinformation Fönstret Administrera licensinformation, som du får tillgång till via fönstret Administration, låter dig administrera kassorna som är kopplade till din Mamut Business Software installation. Det ger dig en överblick över alla kassor i ditt nätverk och innehåller information såsom namn, kassanummer och status på kassorna. Kassanummret är det som är det som är valt i motsvarande rullgardinsmeny i fliken Dagsavslut i Inställningar. Via fönstret Administrera licensinformation kan du sätta en kassa till aktiv eller inaktiv. Du kan även göra det genom att markera eller avmarkera Aktiv kryssrutan bredvid motsvarande kassa. Obs! Du kan byta kassor och sätta dem som inaktiva/aktiva ett begränsat antal gånger. Parameterstyrning 62 DataTools: DataTools innehåller funktionalitet för att administrera databaser baserat på SQL-server. Exempel på sådana funktionaliteter är säkerhetskopiering, återställa säkerhetskopia, kontroll och reparation av databas, anslut från databas, anslut till databas och se information om databasen. Du kan starta DataTools från Startmenyn i Windows, i programgruppen Mamut Kassasystem. DataTools kan användas som ett separat program eller startas inifrån andra Mamut applikationer. För att stödja detta kan DataTools också startas med parameter. Programmet installeras automatiskt genom installation av en Mamut applikation som använder DataTools. Automatisk synkronisering av grunddata med ekonomisystemet: I Mamut Kassasystem kan du dessutom göra automatisk synkronisering av olika grunddata. Funktionen kallas POSSYNC.EXE och finns i programmappen till Mamut Kassasystem. Denna kan göras automatiskt att synkronisera grunddata med Mamutdatabasen. Registren som kan synkroniseras är: Valuta (-f) Användare (-u) Produkter (-p) Kunder (-c) Betalingssätt (-m) Alla som är nämnda ovan (-a) Tips! Du kan se kommandonen som är tillgängliga för denna funktion genom att öppna Windows Command Prompt, manövrerar dig fram till programmappen och skriva <POSSYNC -?>

64 Administration och inställningar Obs! Funktionaliteten DataTools har ett eget hjälpavsnitt. Tryck på [F1] eller klicka på hjälpknappen från funktionerna i DataTools. Övriga inställningar Automatisk utloggning Genom att aktivera funktionen automatisk utloggning loggas du när du har genomfört en försäljning. Detta är en praktisk funktion om du sällan genomför försäljningar i kassan och vill undvika att obehöriga får tillgång till dina data i kassasystemet. Så här aktiverar du automatisk utloggning: 1. Finn platsen för Mamut Kassa mappen. Platsen beror på vilken Windows version som du har installerad: Windows XP : C:\Dokument och inställningar\alla användare\public Mamut. Windows Vista and Windows 7 : C:\Användare\Delat\Public Mamut. 2. I Mamut Kassa mappen, högerklicka på filen settings.config och välj att öppna filen i Notepad. 3. Ändra raden <add key="autologoff" value="false" /> till <add key="autologoff" value="true" /> 4. Spara och stäng därefter filen. 5. Starta om programmet för att ta inställningen i bruk. Efter nästa försäljning i kassasystemet kommer du nu att loggas ut automatiskt. 63

65 Introduktion till Mamut Kassa Installation och förstagångsuppstart Installation av Mamut Kassa Installationen av Mamut Kassa genomförs med hjälp av en guide. Du måste acceptera användaravtalet och välja var programmet ska installeras. En genväg till programmet skapas i Windows Startmeny. Obs! Mamut Kassa måste installeras av en återförsäljare. Programmet använder SQL databas. Om du inte redan har installerat en SQL Server 2005 eller 2008 R2 version kommer installationsguiden installera gratisversionen Microsoft SQL Server Express Du måste vara uppkopplad mot Internet för att denna nedladdning ska fungera. Obs! Om Mamut Kassa inte har installerats på samma dator som SQL Servern som används av din Mamut Business Software-installation - och om datorn ingår i en arbetsgrupp - måste du aktivera Gästkontot på den dator som innehåller Mamut Business Software-installationen samt lägga till den i SQL Servern som en administratör. Nedladdningen kan ta tid. 64

66 Installation och förstagångsuppstart Installation - checklista Denna lista kan du använda innan och under installationen, för att försäkra dig om att allt är korrekt utfört. Förberedelser innan installation Beskrivning Mer information Utfört 1 Är maskinvaran i överensstämmelse med systemkraven? 2 Är Windows XP SP2 installerat? (endast för Windows XP-användare) Nej Ladda ner och installera från Microsoft Microsoft 3 Installera drivrutiner för maskinvara Hårdvaruleverantör Mamut Business Software Beskrivning Mer information Utfört 4 Sätt upp betalningssätt för kassaförsäljning Vad du bör tänka på innan du sätter igång? - Information i detta dokument 5 Skapa och kontrollera produkt för öresavrundning 6 Ladda ner uppdaterad licens för Mamut Business Software 7 Behöver du skapa en ny användare? Ja Skapa ny användare i Mamut Business Software Mamut Kassa Vad du bör tänka på innan du sätter igång? - Information i detta dokument Beskrivning Mer information Utfört 8 Installera Mamut Kassa Installation av Mamut Kassa - Information i detta dokument 9 Starta Mamut Kassa och slutför guiden för förstagångs uppstart 10 Sätt in produkt för öresavrundning i inställningar, dagsavslut 11 Anslut kontrollenheten (CleanCash Typ A) enligt anvisningarna som medföljde enheten. Observera att enheten måste anslutas av en certifierad person. Förstagångs uppstart - Information i detta dokument Inställningar, Dagsavslut - Information i detta dokument 65

67 Introduktion till Mamut Kassa Har du installerat en testdatabas eller önskar att ta bort en installation för att starta på nytt, kan du göra på följande sätt: Så här tar du bort en Mamut Kassa-databas: Tips! Du kan även använda.bat filen - där dessa kommandorader finns färdigregistrerade. 1. Avsluta alla instanser av Mamut Kassa. 2. Ladda ner filen Notera var du sparar filen. 3. Ta ut resetpos.exe från.zip-filen du laddat ner. 4. Välj Starta - Kör, skriv "cmd" och klicka OK. 5. I fönstret som öppnas, navigera till mappen där du sparat filen resetpos.exe. 6. Skriv in resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpos;" Har du kört programmet i Upplärningsläge måste du dessutom skriva in: resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpostest;" 7. Starta Mamut Kassa. Programmet kommer då att starta med guiden för förstagångs uppstart. Obs! Kommandona ovan förutsätter att kassasystemdatabasen är installerad lokalt på samma dator som du kör resetpos. 66

68 Installation och förstagångsuppstart Förstagångsuppstart Inledning Du kan starta programmet via startmenyn i Windows. Första gången som du startar programmet kommer en guide att hjälpa dig att definiera de viktigaste inställningarna som systemet kräver för att det ska fungera korrekt. Guiden öppnas varje gång systemet startas tills du har slutfört guiden. Detta betyder att om du klickar på Avbryt innan du har slutfört hela guiden, kommer den att öppnas på nytt nästa gång du startar programmet. I guiden anger du bland annat vilka användare som ska ha tillgång till Mamut Kassa. Användarna måste först registreras i ekonomisystemet Mamut Business Software, om inte detta redan har gjorts. Du måste också ange konton för kontanter, kort och eventuellt presentkort. Det rekommenderas därför att du sätter dig in i detta först. Tips! Vid förstagångsuppstart av programmet importeras företagets namn och adress automatiskt från Mamut Business Software till Mamut Kassa och sparas i fältet Text över varurad i inställningarna Administration - Inställningar - Kvittoutskrift. Observera att adressen som visas på kvittot måste vara adressen där försäljningen sker. Anslut Mamut Kassa till ekonomisystemet Ange namn på servern där ekonomisystemets databas är placerad. Systemet genomsöker din lokala dator automatiskt. 67

69 Introduktion till Mamut Kassa Ange Instans. Instans är valfritt. Programmet letar automatiskt efter en instans med namnet MAMUT. När du har hittat servern och valt instans kan du klicka på Anslut. Programmet kopplas då till servern och laddar ner en lista över systemdatabaser. Listan visas i fönstrets nedre del. Välj systemdatabas och klicka på Nästa. Välj företagsdatabas En del användare har flera företagsdatabaser installerade i sitt ekonomisystem. Om du har det måste du välja vilken företagsdatabas Mamut Kassa ska anslutas till. Du kommer inte att komma vidare i guiden förrän du har valt företagsdatabas. Du kan inte gå vidare i guiden innan du har valt företagsdatabas. 68

70 Installation och förstagångsuppstart Användarinformation Användarnamnet och lösenordet som du uppger måste vara de samma som de du använder för att logga in i ekonomisystemet Mamut Business Software. PIN-koden är en 4- siffrig kod som fungerar som din privata kod. Du måste komma i håg denna kod. Skriv gärna ner den och spara den på ett säkert ställe. Du registreras som superanvändare i kassasystemet. Senare i guiden kan du ge tillgång till övriga användare som är registrerade i Mamut Business Software. När du klickar på Nästa hämtar kassasystemet underlaget från Mamut Business Software. Detta kan ta lite tid. Om det inte finns någon kund med namnet Kontantkund skapas den automatiskt. Denna används i kassasystemet som standardkund när kundnamnet är okänt eller inte har registrerats. 69

71 Introduktion till Mamut Kassa Användarbehörighet Här väljer du vilka användare som ska ha tillgång till Mamut Kassa. Endast användare som redan har registrerats i ekonomisystemet Mamut Business Software kommer att kunna väljas här. Tillgång för flera användare Klicka Redigera om du vill administrera tillgången för de olika användarna som visas i listan. Din egen användaridentitet har nu angivits som superanvändare. För att förhindra att du blir "utelåst" från systemet kan denna identitet inte ändras. De övriga användarna har som standard ingen tillgång. Du kan här tilldela behörighet till andra användare. Systemet har satts upp med förhandsdefinierade roller som du kan välja i en rullgardinsmeny. Du kan klicka på Detaljer för att se vilka rättigheter som är tillägnade de olika rollerna. Notera att detta endast är ett informationsfönster. Funktioner som är markerade i listan är öppna för rollen. Detta kan inte ändras. Du kan emellertid ändra vissa detaljer för varje enskild användare. Under Behörighet kan du markera om du bland annat vill bestämma om användaren ska kunna Ändra priser eller Skapa fakturor. 70

72 Installation och förstagångsuppstart PIN-kod Första gången en användare får tillgång kalkyleras en slumpmässig PIN-kod för engångsanvändning. PIN-koden ger du till användaren. Tips! Superanvändaren kan också senare administrera användartillgången från inställningarna inne i systemet. 71