Treserva. Debitering. Registrering, Korrigering, Debitering ÄO. Senast reviderad: Manual för: Verksamhetschef och samordnare/gruppchef

Transkript

1 Debitering Registrering, Korrigering, Debitering ÄO Treserva Omsorgskontoret Manual nr: 41 Senast reviderad: Manual för: Verksamhetschef och samordnare/gruppchef

2 Sida 2 av 37 PERSONUPPGIFTER... 3 ÄNDRA PERSONUPPGIFT... 3 REGISTRERA ADRESS... 5 FAKTURAMOTTAGARE OCH REFERENSER REFERENSPERSON... 7 FAKTURAMOTTAGARE... 7 INSTÄLLNINGAR PER PERSON... 9 HITTA FÖRSAMLINGSKOD REGLER HYRESKONTRAKT VÅRDBOENDE I TRESERVA INFLYTTNING TILL VÅRDBOSTAD: UTFLYTT FRÅN VÅRDBOSTAD: REGLER HYRESKONTRAKT SERVICELÄGENHET I TRESERVA INFLYTTNING TILL SERVICELÄGENHET: UTFLYTT FRÅN SERVICELÄGENHET: REGLER FÖR HYRESFRI MÅNAD REGISTRERING AV UTFÖRDA INSATSER REGISTRERING AV TID REGISTRERING AV ANTAL DEBITERINGSUNDERLAG KORRIGERA AVGIFT TILLFÄLLIGT UPPEHÅLL BEVAKNING DEBITERING SKAPA REGEL FÖR URVAL AV DITT DEBITERINGSOMRÅDE DEBITERINGSKÖRNING DEBITERINGSJOURNAL GODKÄNNA DEBITERINGEN ENBART GODKÄNNA DEBITERING HIT KAN DU VÄNDA DIG FÖR SUPPORT... 37

3 Sida 3 av 37 Personuppgifter Vid uppläggning av ärenden ska närstående uppgifter och referenspersoner registreras. Personuppgifterna är gemensamma för alla användare i systemet, ändringar och tillägg som görs syns hos alla användare i olika omfattning. Viktigt att registreringarna görs i rätt dokumentationsfält, i annat fall kommer inte all information att synas i genomförandewebben. Ändra personuppgift Leta upp brukaren som personuppgifterna skall ändras på i trädet. Klicka på personen. Brukarens personuppgifter visas nu i övre högra hörnet på skrivbordet. Klicka på brukaren så att den blir markerad Klicka på välj i högermarginalen

4 Sida 4 av 37 Under fliken person finns en menyrad och där väljer man rubrik för det man vill lägga in

5 Sida 5 av 37 Registrera adress Under fliken adress görs adressändringar. I listfältet adresstyp välj vistelseadress. Skriv in vistelseadressen även om folkbokföringsadressen är den samma. Vistelseadressen styr dit fakturan skickas. Gatuadressen ska alltid skrivas i det undre fältet Utdelningsadress. OBS! Skriv inte in namnet i c/o-adress. SPARA

6 Sida 6 av 37 När ni lägger in vistelseadress, eller gör en ändring på denna, så kommer nedanstående fråga upp: Vill du lägga till samma vistelseadress för personer med relation till.. Svara endast ja om du är säker på att brukaren är sambo i ordinärt boende eller servicelägenhet. Annars Nej. Uppgifterna visas nu i vita fältet längst ner i bilden.

7 Sida 7 av 37 Fakturamottagare och referenser. Referensperson Under fliken Referensperson kan olika kontakter registreras t e x tandläkare, god man och fakturamottagare, se rullisten Typ. Fakturamottagare Om annan person än brukaren, t ex god man, förvaltare eller anhörig, ska ta emot fakturan så välj Fakturamottagareperson. Skriv in aktuellt namn, adress och annat. Lägg sedan in det datum som ändringen ska gälla ifrån. Använd inte fältet c/o-adress. OBS! Ny fakturamottagare skall alltid läggas på månaden innan innevarande faktureringsperiod. Klicka på Lägg till lista. SPARA

8 Sida 8 av 37 Ruta kommer upp Vill du spara fakturamottagare i debiteringsinställningar? med förvalet JA. Välj knappen OK

9 Sida 9 av 37 Inställningar per person Markera brukaren, Klicka på verktygsknappen inställning per person.

10 Sida 10 av 37 Debiteringsområde Vid nytt ärende ligger Nytt ärende ej placerad. När du skall ändra och lägga in ditt deb.område: avsluta föregående i fältet T o m period och välj sedan knappen Kopiera. Lägg in rätt debiteringsområde och Fr.o.m. perioden blir då automatiskt nästkommande debiterings månad. Relation/ fakturamottagare Kontrollera att ev. relation finns inlagd med namn och personnummer och vilken typ av relation. Avgiftsberäkningstyp Lägg rätt avgiftsberäkningstyp för brukaren/kunden. För hemtjänst gäller det faktiska civilståndet. I vårdboende ska ensamstående läggas.(avgiftshandläggare prövar vilket som är mest fördelaktigt och ändrar utifrån det när de fattar beslut om avgift).

11 Sida 11 av 37 Accepterar maxavgift bockas alltid i vid nytt ärende. Med nytt ärende avses brukare/kund som inte haft insatser från någon utförare inom Linköpings kommun. Detta gäller hemtjänst. I Vårdboende ska nästan aldrig Acceptera maxavgift fyllas i, då brukaren/kunden oftast haft någon form av insats tidigare. Församlingskod Fyll i rätt församlingskod. Församlingskoden hittas när man söker upp brukaren/kunden i befolkningsregistret. SPARA Stäng och gå ur bilden.

12 Sida 12 av 37 Hitta församlingskod Församlingskoden hittar du via verktygsknapp för befolkningsregistret, se markering nedan. Klicka på verktygsknappen, skriv in personnummer på personen. Klicka på knappen Sök. Markera personen och dubbelklicka. Församlingskoden visas i markerat fält nedan. Skriv av koden och lägg in i fältet Församlingskod i Inställningar per person, se sid 11.

13 Sida 13 av 37 Regler hyreskontrakt vårdboende i Treserva Inflyttning till vårdbostad: Följande regler gäller kontrakt i vårdbostad: Vid inflyttning mellan 1-14 i månaden gäller kontraktsdatum 17:e denna månad. Vid inflyttning mellan gäller kontraktsdatum 1:a nästkommande månad. Inflyttningsdatum är det faktiska datumet då brukaren flyttar in. Ev. korrigering av hyra görs under Debiteringsunderlag Korrigera avgift. Om korrigering av hyra görs med anledning av Hyresfri månad se också avsnittet Regler för hyresfri månad. Utflytt från vårdbostad: Ska personen debiteras halv hyra lägg slutdatum den 14:e. För hel hyra lägg slutdatum den sista i månaden. Vid frågor kan ni vända er till debiteringen via Användarstöd och supportformuläret som ni hittar här: alt. ring tel mellan 09:00-11:30 mån-fred.

14 Sida 14 av 37 Regler hyreskontrakt servicelägenhet i Treserva Inflyttning till servicelägenhet: Följande regler gäller kontrakt i servicelägenhet: Vid inflyttning mellan 1-15:e i månaden gäller kontraktsdatum 1:e denna månad. Vid inflyttning mellan 16-31:e gäller kontraktsdatum 17:e denna månad. Inflyttningsdatum är det faktiska datumet då brukaren flyttar in. Ev. korrigering av hyra görs under Debiteringsunderlag Korrigera avgift. Om korrigering av hyra görs med anledning av Hyresfri månad se också avsnittet Regler för hyresfri månad. Utflytt från servicelägenhet: Ska personen debiteras halv hyra lägg slutdatum den 14:e. För hel hyra lägg slutdatum den sista i månaden. Vid frågor kan ni vända er till debiteringen via Användarstöd och supportformuläret som ni hittar här: alt. ring tel mellan 09:00-11:30 mån-fred.

15 Sida 15 av 37 Regler för Hyresfri månad Om brukare kommer från ordinärt boende (villa, hyresrätt eller bostadsrätt) och skall flytta in på ett vårdboende eller en servicelägenhet har man rätt till en hyresfri månad om nedanstående kriterier uppfylls: Man är ensamstående i ett ordinärt boende Man har en kostnad för boendet den månad man flyttar in Man kan uppvisa kvitto eller annat intyg som styrker denna kostnad Man kan alltså inte få hyresfritt om man är sammanboende med maka/make eller sambo. Inte heller om kostnaden ej kan styrkas.

16 Sida 16 av 37 Registrering av utförda insatser Gå via Genvägar- Utförda insatser-till Registrering/korrigering

17 Sida 17 av 37 Välj Period och Utförarenhet. Fyll i Personnummer. Du kan också klicka på Sök Person för att söka fram brukaren. Välj Insatstyp i listan på vilken du ska registrera på. Registrering av tid Boservice, städ, tvätt och inköp. Personlig omvårdnad, promenader, ledsagning, social samvaro och vak i livets slut.

18 Sida 18 av 37 Registrering av antal Välj produkt i Insatstyp. Några exempel: Matkorg Leverans av matkorg Lunch Installation av trygghetslarm Växelvård Kost och Omvårdnad Dagverksamhet Kost Bårhustransport. OBS! Endast vårdbostad, korttidsboende, växelvård och servicehus. SPARA

19 Sida 19 av 37 Debiteringsunderlag Markera brukaren, klicka på verktygsknappen Debiteringsunderlag

20 Sida 20 av 37 Korrigera avgift På fliken Korrigera avgift - välj Insatstyp alternativt Produkt beroende på vad som ska korrigeras. Insatstyp är de insatser som automatiskt genererar en avgift, d.v.s. de som är fördelade. Produkt är de insatser som genererar en avgift utifrån att de är registrerade exempel lunch/matkorg. Välj sedan belopp, vid avdrag ska ett minustecken sättas framför summan. I fakturatext skriver man in vad korrigeringen avser. Periodtext och period avser alltid den månad debitering avser får ej ändras. Klicka på knappen Lägg till så faller korrigeringen ner i vita fältet längst ner. SPARA

21 Sida 21 av 37 Tillfälligt uppehåll Du når Tillfälligt uppehåll dels via ikonen Tillfälligt uppehåll i verktygsmenyn, dels från ikonen Debiteringsunderlag. Gå till fliken Tillfälligt uppehåll. Välj Period fr o m när uppehållet startar. När uppehållet ska avslutas läggs t o m datum. Om du inte vet slutdatum så lämnas detta öppet. Orsak: här väljer man orsak till frånvaro via rullisten. Klicka på knappen Lägg till så faller uppehållet ner i vita fältet längst ner. SPARA. OBS! Kom ihåg att avsluta uppehållet genom att lägga t.o.m. datum. SPARA

22 Sida 22 av 37 Bevakning Välj helst alltid att bevaka Oplanerad frånvaro. Det gör du genom funktionen Bevakning som en påminnelse till sig själv att t.ex. avsluta ett uppehåll. Dubbelklicka på registreringen i vita fältet. Då tänds knappen Bevakning Klicka här. Lägg här in Bevakningstyp och hur långt fram i tiden man vill att bevakningen ska gälla. Bevakningsdatum fylls i automatiskt. SPARA Din bevakning syns på skrivbordet under Bevakningar. När tiden för uppehållet avslutas, kom ihåg att även gå in under Bevakningar via skrivbordet och avsluta bevakningen genom att bocka i rutan Klar och tryck på SPARA.

23 Sida 23 av 37 Debitering Öppna debitering Klicka på verktygsknappen Beräkna och sammanställ.

24 Sida 24 av 37 Skapa Regel för Urval av ditt debiteringsområde Klicka på Skapa regler (detta görs bara första gången) Namnge urvalsregeln. Välj debiteringsområde som du skall skapa regel på i båda rullistorna, klicka på Lägg till och Spara. Vill du få en mapp på skrivbordet på dina urval, skall du även bocka i Visa denna regel i skrivbordet innan du sparar. Stäng.

25 Sida 25 av 37 När du bockat i Visa denna regel i skrivbordet så får du en mapp som innehåller dina debiteringsområden och ger dig möjlighet att enkelt titta på och skaffa information om de tre senaste debiteringskörningarna.

26 Sida 26 av 37 Debiteringskörning Välj Regel och klicka på Skapa urval, Svara Ja på frågan Vill du.. I den här bilden lyser RÖDA knappar framför personerna och i de fall det finns 2 RÖDA knappar betyder det att det finns en make/maka/sambo/partner. RÖD betyder att de EJ är beräknade. Klicka på Beräkna, svara Ja på frågan Vill du starta

27 Efter beräkningen är knapparna GULA. Sida 27 av 37

28 Sida 28 av 37 Om knappen Fellista lyser RÖD klicka på den och rätta upp de fel som finns där. De vanligaste felen som kommer upp är inkomst saknas och församlingskod saknas. Dessa fel kan man rätta till genom att höger klicka på den person felet/felen gäller. I den dropplist som kommer upp kan man välja inställningar per person dels på brukaren, men även sambo/make/maka/partner för att rätta inkomst saknas lägg MAX-bock. Församlingskod läggs in efter att den hämtats från befolkningsregistret.

29 Sida 29 av 37 När du har lagt in rätt uppgift i inställningar per person, kommer en fråga upp. Klicka SPARA OBS! Om du gjort dessa korrigeringar efter att du tagit upp ditt urval och gjort beräkning, då måste du göra om detta igen för att ändring/korrigering ska slå igenom. Du måste alltså ta upp ditt urval på nytt under Regel.

30 Sida 30 av 37 När felen är rättade lyser den RÖDA knappen framför personen. Markera personen och högerklicka. Välj beräkna/sammanställ. Då beräknas enbart personen du rättat felen på. Klicka på beräkna/sammanställ. Svara JA vill du. Nu är knapparna GULA framför personerna.

31 Sida 31 av 37 Debiteringsjournal Kontrollera debiteringsperiodens fakturor via Uppföljning-Debitering- Debiteringsjournal. Under valet Debiteringsunderlag kan periodens rapporterade insatser kontrolleras. Välj aktuellt verksamhetsområde t ex. ÄO i rutan Välj verksamhet. Klicka på OK.

32 Sida 32 av 37 Välj debiteringsperiod i listan Period. Välj vilket/vilka debiteringsområden som ska ingå i urvalet. Fyll i anledning till rapportuttag och kryssa för utskriftsalternativ Exportera till word. Valen förhandsgranska och exportera till word finns. Klicka på Exportera till Word.

33 Sida 33 av 37

34 Sida 34 av 37 Godkänna debiteringen Beräkna/Sammanställ Kontrollera att du valt rätt period och urval Klicka på knappen godkänn Svara Ja på frågan Klicka på OK och nu är perioden låst. Nu är din debitering godkänd och klar och knapparna framför personerna är GRÖNA.

35 Sida 35 av 37 Enbart Godkänna debitering Klicka på verktygsknappen beräkna & sammanställ faktura. Kontrollera att rätt period är vald Välj Regel och klicka på Skapa urval, Svara Ja på frågan Vill du Klicka på godkänn och svara Ja på frågan

36 Nu är din debitering godkänd och klar, och knapparna framför personerna GRÖNA. Sida 36 av 37

37 Sida 37 av 37 Hit kan du vända dig för support Om du har frågor eller behöver hjälp så finns vi på Supporten genom två olika vägar: 1. Ring oss vardagar mellan 09:00-11:30 på telefon Om ditt ärende gäller fakturor, avgifter, byte av debiteringsoråden m m så välj alternativ Debitering. Om ditt ärende gäller behörigheter, registrering av insatser m m så välj alternativet Utförare. 2. Det smidigaste sättet är annars att kontakta oss via Supportformulär. Detta hittar du under ikonen Ugglan i Treserva, se bild nedan. Vi kontaktar er så fort som möjligt. Välj sedan Användarstöd, se nedan. Nu kommer du till sidan: 3. Klicka på skiftnyckeln så kommer du in i formuläret och kan skriva ditt ärende.