Version 1.1. Readiris 14 Windows. Användarhandbok. 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

Transkript

1 Version 1.1 Readiris 14 Windows Användarhandbok 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

2 Readiris TM 14 - Användarhandbok Innehållsförteckning Introduktion till Readiris... 9 Nytt i Readiris Juridiskt meddelande Avsnitt 1: Installation och aktivering Systemkrav Installera Readiris Aktivera Readiris Registrering av program Söka efter uppdateringar Avinstallera Readiris Teknisk support Avsnitt 2: Komma igång Använda Readiris första gången Utforska gränssnittet Anpassa gränssnittet Ändra språk på användargränssnittet Konfigurera skannern Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning Grundläggande dokumentbearbetning Bearbeta dokument iii

3 Innehållsförteckning Spara bearbetningsinställningar Ladda inställningar: Återställa fabriksinställningar: Använda guiden Använda SmartTasks Avsnitt 4: Välja konfigureringsalternativ Konfigurationsalternativ Rotationsalternativ Upprätning av sida Sidanalys Ändra konfigurationsalternativ för sidan Avsnitt 5: Välja tolkningsalternativ Tolkningsalternativ Huvudspråket Fler tolkningsalternativ (Readiris Pro + Corporate) Fler tolkningsalternativ (Endast Readiris Corporate) Avancerade tolkningsalternativ Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Skanna dokument Välja skannerinställningar Skanna dokumentsatser Öppna bildfiler iv

4 Readiris TM 14 - Användarhandbok Öppningsalternativ Fler sätt att öppna bildfiler på Bearbeta satser med bildfiler Avsnitt 7: Justera bildkvaliteten Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Introduktion Ändra den automatiska sidanalysen Alternativen Redigera och Layout Använda zoningsmallar Avsnitt 9: Spara dokument Spara dokument Lägga till egenskaper i dokument Spara skannade dokument som bildfiler Välja formateringsalternativ Layoutalternativ Allmänna alternativ Alternativ för SpreadsheetML Pappersformat Bilder Välja PDF-alternativ Komprimera PDF-dokument v

5 Innehållsförteckning Lösenordsskydda PDF-dokument Signera PDF-dokument digitalt Välja XPS-alternativ XPS-alternativ Komprimera XPS-dokument Avsnitt 10: Skicka dokument till molnet Skicka indexerade dokument till molnet Så här Konfigurera skannern i Readiris Förbättra tolkningsresultaten Skanna flera dokument Bearbeta lågupplösta bilder Tips för att ta bilder med din digitalkamera: Tolka streckkoder Tolka en speciell streckkod Separarera dokumentsatser Separera pappersdokument Tolkningsalternativ Indexeringsalternativ Separera satser med bildfiler Tolka former vi

6 Readiris TM 14 - Användarhandbok Bearbeta lågupplösta bilder Index vii

7 Readiris TM 14 - Användarhandbok RI_14_dgi_ Välkommen till Readiris dokumentation. Målet med den här dokumentationen är att hjälpa dig komma igång med att använda Readiris. Den innehåller information om Readiris installation och grundläggande bearbetningssteg samt programmets kommandon och arbetsområden. I slutet av dokumentationen finns ett avsnitt med som förklarar vissa specifika procedurer där särskilda frågor tas upp. Procedurerna som beskrivs i denna dokumentation baseras på operativsystemet Windows 7. I dokumentationen antas att du känner till hur man arbetar i Microsoft Windows-miljö. Hänvisa till din Windowsdokumentation om du inte är bekant med menykommandon, dialogrutor, listor, dockningsfönster m.m. Informationen i detta dokument kan komma att ändras utan föregående meddelande. INTRODUKTION TILL READIRIS Readiris är I.R.I.S. flaggskepp när det gäller dokumenttolkningsprogram. Med Readiris kan du skanna pappersdokument, öppna bildfiler och digitalkamerafiler och göra om dem till fullt redigerbara textdokument och sökningsbara PDFdokument som du kan spara, dela och skicka till molnet. Readiris stödjer ett stort antal utformat, bl.a. Microsoft Word, Microsoft Excel och PDF. De dokument som Readiris genererar kan antingen sparas på datorn, skickas direkt via e-post eller exporteras till molnapplikationer som Evernote, Dropbox, GoogleDocs och box. Med Readiris Corporate 9

8 Innehållsförteckning kan du även skicka dokument till Microsoft SharePoint och Therefore. Readiris tolkar dokument på 137 språk. Alla amerikanska och europeiska språk, inklusive centraleuropeiska, baltiska och kyrilliska språk såväl som grekiska och turkiska. Readiris kan även tolka arabiska, farsi och hebriska samt fyra asiatiska språk: japanska, förenklad och traditionell kinesiska och koreanska. Förutom texttolkning erbjuder Readiris kraftfulla kompressionsfunktioner för PDF- och XPS-filer, tack vare I.R.I.S. kompressionsteknik ihqc. NYTT I READIRIS 14 Helt nytt gränssnitt Ny tolkningsmotor Ny ihqc-motor Flertrådig bearbetning Utformat.DOCX och.xlsx Exportera till molnet Enkel webbvisning av PDF-filer Helt nytt gränssnitt Om du någon gång har använt en tidigare version av Readiris kommer du direkt märka att gränssnittet i Readiris 14 ser helt annorlunda ut. Menyerna och verktygsfälten har ersatts med ett menyfält. 10

9 Readiris TM 14 - Användarhandbok Menyfältet innehåller alla de kommandon du behöver för att bearbeta dokument och slutföra tolkningsuppgifter. Kommandona klassificeras efter grupp. Grupper i sin tur samlas under flikar. Varje flik är dedikerad till en typ av åtgärd, t.ex. skanna dokumet eller exportera dokument. Tips: för att läsa mer om det nya gränssnittet, se avsnittet Utforska gränssnittet. Ny OCR-motor I Readiris 14 används I.R.I.S. nya OCR-motor DRS 15 som ger bättre noggrannhet. Ny ihqc-motor Den nya ihqc-motorn som används i Readiris 14 är nu kompatibel med applikationen Förhandsgranskning på Apple ios och Mac OS Flertrådig bearbetning Readiris använder flertrådig bearbetning om din dator har en processor med flera kärnor. Tack vare Readiris flertrådsarkitektur har bearbetningshastigheten ökat dramatiskt. 11

10 Innehållsförteckning Hur fungerar flertrådig bearbetning i Readiris? När du öppnar eller skannar ett dokument utför Readiris flera konverteringsuppgifter - eller trådar - för att tolka dokumentet. Antalet trådar som Readiris kan utföra på samma gång beror till stor del på antalet kärnor i datorn. Anta att din dator är utrustad med en fyrkärning processor. Då kan Readiris utföra 4 trådar på 4 olika sidor. Så fort en tråd är klar på en sida börjar Readiris omedelbart på nästa. Utformat.DOCX och.xlsx Det nya standardformatet i Microsoft Word,.docx, och det nya standardformatet i Microsoft Excel format,.xlsx, stöds nu som utformat av Readiris. Exportera till molnet De dokument du bearbetar i Readiris kan skickas till flera olika molnapplikationer. Readiris Pro skickar dokument till molnapplikationerna Evernote, Dropbox GoogleDocs och box. Readiris Corporate skickar även dokument till Microsoft SharePoint 2011, SharePoint Online, Therefore 2011 och Therefore Online. 12

11 Readiris TM 14 - Användarhandbok Enkel webbvisning av PDF-filer Readiris genererar nu även lineariserade PDF-filer vilket möjliggör snabbare webbvisning. Den här funktionen är särskilt praktiskt när du öppnar dokument som lagrats på en webbserver. 13

12

13 Readiris TM 14 - Användarhandbok JURIDISKT MEDDELANDE Upphovsrätter Upphovsrätter I.R.I.S. Med ensamrätt. I.R.I.S. äger upphovsrätterna till programmet Readiris, för hjälpsystemet online och denna publikation. Informationen i detta dokument är I.R.I.S. egendom. Dess innehåll kan komma att ändras utan föregående meddelande och utan att I.R.I.S. påtar sig några förpliktelser. Programmet som beskrivs i det här dokumentet tillhandahålls efter en licensöverenskommelse som anger villkoren för användning av produkten.. Programmet får bara användas eller kopieras enligt villkoren i överenskommelsen. Inga delar av denna publikation får återges, överföras, sparas i inhämtningssystem eller översättas till annat språk utan att det finns skriftligt samtycke från I.R.I.S. Denna dokumentation använder påhittade namn som exempel. Referenser till personer, företag eller organisationer är helt slumpmässiga. Varumärken Readiris-logon och Readiris är varumärken som tillhör Image Recognition Integrated Systems S.A. OCR- och streckkodsteknik av I.R.I.S. AutoFormat och lingvistisk teknik av I.R.I.S. BCR- och fältanalysteknik av I.R.I.S. ihqc kompressionsteknik av I.R.I.S. Windows är ett registrerat varumärke som tillhör Microsoft Corporation i USA och andra länder. 15

14 Juridiskt meddelande Alla andra produkter som omnämns i denna dokumentation är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive ägare. Patent ihqc TM patentskydd. US Patent No. 8,068,

15 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 1: INSTALLATION OCH AKTIVERING SYSTEMKRAV Lägsta systemkrav för att installera och köra Readiris är: En processor på 1 GHz eller mer. En processor med flera kärnor rekommenderas. Obs! Med flera kärnor sker bearbetningen snabbare i Readiris Corporate. 1 GB RAM. 2 GB RAM rekommenderas. 200 MB ledigt diskutrymme. 1 GB ledigt diskutrymme rekommenderas. Operativsystem: Microsoft Windows XP (Service Pack 2), Windows Vista (32- och 64-bitars), Windows 7 (32- och 64- bitars). INSTALLERA READIRIS Innan du försöker installera Readiris, kontrollera att du har de administratörsrättigheter som krävs för att installera program på din dator. 17

16 Avsnitt 1: Installation och aktivering Att installera Readiris: Sätt i CD-ROM-skivan med Readiris i CD-ROM-enheten på datorn. När fönstret AutoRun visas klickar du på Readiris för att starta installationsguiden. Om fönstret AutoRun inte visas (detta beror på dina Windowsinställningar): o Gå till Dator > CD-ROM-enhet. o Dubbelklicka på ikonen för DVD-enheten och dubbelklicka sedan på setup.exe för att starta installationsguiden. Välj installationsspråk och klicka på OK. Godkänn villkoren i licensavtalet. En fullständig installation erbjuds. Om du är en erfaren användare kan du även välja Anpassad och endast installera de komponenter du behöver. Klicka på Nästa och följ instruktionerna på skärmen. Klicka på Avsluta för att slutföra installationen. Undermenyn IRIS > Readiris i Windows lista över Program skapas automatiskt av installationsprogrammet. Installationsprogrammet skapar också en genväg till programmet Readiris på Windows skrivbord. 18

17 Readiris TM 14 - Användarhandbok AKTIVERA READIRIS När du har installerat Readiris måste du aktivera det. Kopior av Readiris som inte aktiverats kan endast används i 10 dagar. Att aktivera Readiris: Starta genom att dubbelklicka på genvägen till Readiris på skrivbordet. Du ombes aktivera Readiris. Klicka på Ja för att göra det. Observera att det krävs en internetuppkoppling för att aktivera Readiris. Skriv in aktiveringskoden som finns på etiketten i DVDfodralet. Obs! Om du har hämtat en ESD-version har aktiveringskoden skickats till dig i ett e-postmeddelande. Klicka sedan på OK för att avsluta aktiveringen. Tips! Observera att du även kan genomföra aktiveringen manuellt om ett fel inträffar under aktiveringsprocessen. Om fel fortsätter att inträffa kan du behöva inaktivera din brandvägg och försöka igen. Titta i Windows hjälpfil vid behov. Det gör du genom att trycka på f1 på tangentbordet när du befinner dig på skrivbordet. 19

18 Avsnitt 1: Installation och aktivering REGISTRERING AV PROGRAM När du har aktiverat ditt program kan du även registrera det Registrering krävs för att du ska få Teknisk support. Det gär även andra fördelar, som gratis uppdateringar, gratis provhämtningar, videor, rabatt på nya produkter m.m. Att registrera Readiris: Klicka på Readiris-knappen längst upp till vänster i gränssnittet och sedan på Registrera Readiris. Fyll i registreringsformuläret och klicka på Registrera nu. Observera att det krävs en internetanslutning för att registrera Readiris. 20

19 Readiris TM 14 - Användarhandbok SÖKA EFTER UPPDATERINGAR När du registrerar din kopia av Readiris är du berättigad till gratis programuppdateringar. Att söka efter tillgängliga uppdateringar: Klicka på Readiris-knappen längst upp till vänster i gränssnittet. Klicka sedan på Sök efter uppdateringar. Obs! Readiris söker automatiskt efter uppdateringar var 30:e dag. 21

20 Avsnitt 1: Installation och aktivering AVINSTALLERA READIRIS Följ proceduren nedan om du vill ta bort Readiris från datorn. Att avinstallera programmet: Stäng Readiris. Gå till Kontrollpanelen från Windows Start-meny. Klicka på Program och funktioner. Markera sedan Readiris i listan och klicka på Avinstallera. 22

21 Readiris TM 14 - Användarhandbok TEKNISK SUPPORT Om du registrerar din kopia av Readiris är du berättigad till teknisk support helt utan kostnad. I avsnittet Teknisk support på vår webbplats hittar du vanliga frågor, videoklipp och mycket annat om hur du löser de vanligaste problemen. Om du fortfarande inte har fått svar på din fråga, klicka på Teknisk support - kontakt och fyll i onlineformuläret med kontaktuppgifter. 23

22 Avsnitt 1: Installation och aktivering Tips: du kan också läsa i avsnittet Användarhandböcker på webbplatsen för att vara säker på att du har den senaste versionen av den här användarhandboken. 24

23 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 2: KOMMA IGÅNG ANVÄNDA READIRIS FÖRSTA GÅNGEN Att köra Readiris: Dubbelklicka på genvägen till Readiris på skrivbordet. Eller starta Readiris från listan Program i Windows: Klicka på Start > Alla program > IRIS > Readiris. 25

24 Avsnitt 2: Komma igång UTFORSKA GRÄNSSNITTET Readiris nya gränssnitt ser ut på följande sätt: Gränssnittet består av följande delar och paneler: 1. Menyfält Menyfältet är det absolut viktigaste verktyget i Readiris. Det innehåller alla de kommandon du behöver för att bearbeta dina dokument. Kommandona klassificeras efter grupp. Grupper i sin tur samlas under flikar. Numren i menyfältet anger ordningen på de steg du bör ta. 1. Skanna ett dokument eller öppna en fil Från fil. 2. Välj Utformat och Destination. Tips:vi rekommenderar att inställningar för Språk och Konfiguration anges innan dokument skannas eller öppnas. 26

25 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tips: sätt markören på de olika kommandona för att visa deras verktygstips. Verktygstipsen beskriver vad varje kommando gör. 2. Panelen Sidor För varje sida du skannar eller öppnar i Readiris visas motsvarande miniatyr i panelen Sidor. Sidorna bearbetas uppifrån och ner. För att ändra ordningen på sidorna drar du en sida från en plats till en annan. Du kan också flytta sidor uppåt och nedåt, eller ta bort dem genom att högerklicka på dem och välja motsvarande åtgärd. 3. Panelen Åtgärder Panelen Åtgärd visa den uppgift som Readiris utför. I varje fält ser du en beskrivning av uppgiften och på vilken sida den utförs. 27

26 Avsnitt 2: Komma igång Obs! Ju fler kärnor din dator har, desto snabbare går bearbetningen. 4. Panelen Egenskaper Panelen Egenskaper visa egenskapsinformation för varje sida, bl.a. skanningstid, OCR-tid, skanningsupplösning osv. 5. SmartTasks/Skannad bild När inga bilder skannats eller öppnats i Readiris visas kontrollpanelen SmartTask. SmartTasks ger dig möjlighet att göra de vanligaste skannings- och konverteringsuppgifterna i Readiris. Läs mer i avsnittet Använda SmartTasks om du vill veta hur du ändrar standardkonfigurationen. 28

27 Readiris TM 14 - Användarhandbok När ett dokument skannas eller öppnas i Readiris visas dess bilden av det. De olika tolkningszonerna visas. För att läsa mer om hur du ändrar tolkningszonerna, se avsnittet Redigera tolkningszonerna. 29

28 Avsnitt 2: Komma igång Observera att utseendet på de olika delarna och panelerna som beskrivs ovan kan anpassas efter dina önskemål. ANPASSA GRÄNSSNITTET Gränssnittet kan anpassas på flera sätt: Observera att panelen Sidor inte får vara dold eller flyttas runt. Dölja paneler automatiskt Panelerna kan döljas automatiskt för att spara utrymme i Readiris gränssnitt. Klicka på ikonen Dölj automatiskt på en panel för att dölja den. När en panel är dold visas den vertikalt i vänster eller höger marginallist. Peka på namnet med markören för att visa panelen. För att avaktivera funktionen Dölj automatiskt, klicka på ikonen Dölj automatiskt igen. 30

29 Readiris TM 14 - Användarhandbok Dölja paneler Om du vill dölja panelerna helt: Klicka på menyn Visa. Avmarkera kryssrutorna för de paneler du vill dölja. Flytta runt paneler Panelerna har inga fasta platser. De kan placeras var som helst i Readiris gränssnitt. Att flytta en panel: Dubbelklicka i namnlisten. Panelen visas i en mindre version i mitten av gränssnittet. Nu kan du dra den till en annan plats och öppna upp den. 31

30 Avsnitt 2: Komma igång Om du vill flytta tillbaka den till dess ursprungliga plats dubbelklickar du på namnlisten igen. Minimera menyfältet Menyfältet kan minimeras för att spara utrymme i Readiris gränssnitt. För att minimera menyfältet högerklickar du i menyfältet och klickar därefter på Minimera. Menyfältet ser då ut på följande sätt: Klicka på en flik för att visa dess alternativ. 32

31 Readiris TM 14 - Användarhandbok ÄNDRA SPRÅK PÅ ANVÄNDARGRÄNSSNITTET Readiris öppnas på engelska som standard. Om du vill ändra gränssnittsspråk: Klicka på Readiris-knappen längst upp till vänster och sedan på Gränssnittsspråk. I fönstret Språk som öppnas väljer du önskat språk och klickar sedan på OK. Obs! Om du råkar välja fel språk, klicka på Ctrl+U i Readiris. Dialogrutan Språk öppnas och du kan välja ett annat språk i listan. 33

32 Avsnitt 2: Komma igång KONFIGURERA SKANNERN För att skanna dokument i Readiris måste din skanner vara korrekt konfigurerad. Innan du konfigurerar skannern i Readiris: 1. Se till att skannern är ansluten till datorn och påslagen. Obs! Skannern bör vara fysiskt ansluten till din dator via en USB-kabel. En ethernet-anslutning eller trådlös anslutning kan fungera om Twain-drivrutinen som medföljer från tillverkaren har utrustats med den möjligheten. 2. Se till att den senaste Twain-drivrutinen har installerats på skannern. Drivrutiner brukar finnas på skannertillverkarens webbplats. De tillhandahålls inte av I.R.I.S. Observera att vissa skannerdrivrutiner kanske inte fungerar med de senaste Windows-versionerna. Se dokumentationen som medföljer skannern för att ta reda på vilka plattformar som stöds. Kontakta skannertillverkaren vid behov. Konfiguration Klicka på nedåtpilen under Skanna i menyfältet. Klicka sedan på Inställningar. 34

33 Readiris TM 14 - Användarhandbok När du gör det första gången visas listan Skannermodell automatiskt. I den här listan väljer du din skannerprofil. Skannerprofilerna ger dig möjlighet att få åtkomst till funktioner som är specifika för din skanner. Till exempel dubbelsidig skanning. Bli inte orolig om du inte ser skannern i listan; det är inte alla skannrar som har särskilda skannerprofiler. Viktigt! Om du inte hittar exakt samma profil, välj inte en profil som liknar den. Välj istället en universell Twain-profil. Det finns olika Twain-profiler: Välj <Twain><OTHER MODELS> när du använder en vanlig flatbäddsskanner. Välj <Twain><OTHER MODELS>(Användargränssnitt) om du vill använda användargränssnittet för skannern för att skanna dokument istället för Readiris. Välj <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> när du använder en skanner som skannar både fram- och baksidan på ett dokument (dubbelsidig skanning). När du har valt en skannermodell måste du konfigurera skannerns drivrutin. 35

34 Avsnitt 2: Komma igång Klicka på Konfigurera för att välja drivrutin för skannern. Om du inte ser din skanner i listan i fönstret Välj källa har skannern inte installerats korrekt. Installera om skannerns drivrutin innan du försöker konfigurera den i Readiris. Rätt drivrutin för skannern brukar finnas på skannertillverkarens webbplats. När skannern har konfigurerats kan du börja skanna med hjälp av standardinställningarna för skannern. Mer information om de olika skannerinställningarna och hur du ändrar dem finns i avsnittet Välja skannerinställningar. 36

35 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 3: GRUNDLÄGGANDE DOKUMENTBEARBETNING GRUNDLÄGGANDE DOKUMENTBEARBETNING Att bearbeta dokument med Readiris är relativt enkelt när en grundläggande konfiguration används. I det här avsnittet diskuterar vi hur du gör en sådan grundläggande konfiguration. För mer detaljerad information om alla konfigurationssteg, se avsnitt Innan du börjar: 1. Välj Huvudspråk för dokumentet under fliken Språk. Det är avgörande att välja rätt dokumentspråk för att få ett bra tolkningsresultat med Readiris. Standardspråk är det språk du valt när du installerade programmet. Obs! Du kan alltid ändra dokumentspråk när du har öppnat dokumentet men tänk då på att Readiris måste tolka om hela dokumentet. Detta gör naturligtvis hela processen långsammare. 2. Välj Sidkonfigureringsalternativ under fliken Konfigurering: 37

36 Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning Sidanalys är aktiverad som standard. Det här alternativet delar in dokumentet i tolkningszoner. Utan tolkningszoner kan Readiris inte bearbeta dokumenten. Om du väljer att avaktivera den här funktionen måste du rita tolkningszoner manuellt i dokumenten. Readiris kan räta upp och rotera de dokument du öppnar. Bearbeta dokument Steg 1: Skanna eller Öppna dokumenten Klicka på Skanna för att skanna pappersdokument med skannern. För att skanna dokument måste din skanner vara korrekt konfigurerad. Se avsnittet Konfigurera skannern vid behov. eller Klicka på Från fil för att öppna befintliga bildfiler. Bilderna visas i gränssnittet. Du kan ändra tolkningszonerna vid behov. Se avsnittet Redigera tolkningszonerna för detaljerad information. 38

37 Readiris TM 14 - Användarhandbok Steg 2: Välj utformat och destination Klicka i listan Utformat. Välj därefter Utformat i listan. Du kan till exempel spara dina dokument som Word-dokument för att göra textredigering eller som PDF-dokument i lagringssyfte. För detaljerad information om de olika utformaten och formateringsalternatien, se avsnitten Spara dokument och Välja formateringsalternativ. 39

38 Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning I den andra listan väljer du destination för dina dokument. o Välj Spara som fil för att spara dokumenten lokalt på din dator eller en bärbar lagringsenhet. o Välj E-post för att skicka dokumenten via e-post. o Eller välj en molnapplikation för att skicka dina dokument till molnet. Observera att anslutningen till molnapplikationerna måste konfigureras korrekt för att kunna exportera. Se avsnittet Skicka dokument till molnet för att läsa om hur du gör det. När du gått igenom dessa steg, klicka på Skicka för att starta bearbetningen av dokumenten. 40

39 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tips: Om du behöver mer hjälp om hur du konfigurerar Readiris, använd Guiden. Guiden leder dig genom varje steg i konfigurationen. Se avsnittet Använda guiden för mer information om varje steg. Ett annat sätt att få snabba resultat med Readiris är att använda SmartTasks. De innehåller förkonfigurerade kommandon och låter dig bearbeta dokument med bara några få klick. Se avsnittet Använda SmartTasks för mer information om varje steg. Spara bearbetningsinställningar Observera att Readiris sparar bearbetningsinställningar automatiskt när programmet stängs. Nästa gång du startar Readiris används samma inställningar. Om du vill spara specifika inställningsprofiler: Klicka på Readiris-knappen. Klicka sedan på Spara inställningar och namnge inställningsfilen. Ladda inställningar: Klicka på Readiris-knappen. Klicka sedan på Ladda inställningar och markera den inställningsfil du sparade. Återställa fabriksinställningar: Klicka på Readiris-knappen. Klicka sedan på Återställa inställningar 41

40 Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning ANVÄNDA GUIDEN Guiden går igenom konfigurationsprocessen steg för steg. När du har gått igenom stegen klickar du på Gå för att starta den automatiska bearbetningen i Readiris. Att starta guiden: Klicka på Readiris-knappen och sedan på Guide. Steg i guiden Steg 1: Välj bildkälla Du kan använda skannern för att skanna dokument eller öppna avbildningsfiler som redan finns på datorn. I första steget kan du även tillämpa alternativen för rotera. Markera Upprätning av sida om dina dokument skannats in snett och du vill räta upp dem. 42

41 Readiris TM 14 - Användarhandbok Bild, steg 1: Steg 2: Välj din skanner (Obs! Om du valde avbildningsfiler i föregående steg, gå vidare till steg 3) Om du redan konfigurerat din skanner visas din skannermodell här. Om inte visas listan Skannermodell. Välj exakt samma skannermodell och klicka på Konfigurera för att konfigurera drivrutinen. Mer information om hur du konfigurerar skannern finns i Konfigurera skannern. Mer information om de olika skannerinställningarna finns i avsnittet Välja skannerinställningar. Bild, steg 2: 43

42 Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning Steg 3: Välj Dokument språk för dina dokument. Standardspråk för dokumenten är det språk du valt när du installerade programmet. Klicka på Ändra för att välja ett annat språk. Obs! Det är mycket viktigt att du väljer rätt språk för att få bra tolkningsresultat. Bild, steg 3: Steg 4: Välj Utformat och (Moln)destination. Din dokument sparas som Microsoft Word-filer som standard. Klicka på Ändra för att välja ett annat utformat eller en annan destinationsapplikation. För mer information om de olika utformaten och deras alternativ, se avsnitten Spara dokument och Välja formateringsalternativ. 44

43 Readiris TM 14 - Användarhandbok Bild, steg 4: När du har valt inställningar klickar du på Nästaoch sedan på Gå för att börja bearbeta dokumenten. ANVÄNDA SMARTTASKS Kontrollpanelen SmartTask är ett av de snabbaste sätten att använda Readiris på. Den innehåller förkonfigurerade kommandon och låter dig skanna, bearbeta och skicka dokument med bara några få musklick. Om din skanner konfigurerats korrekt i Readiris kan du bara klicka på ett av kommandona i SmartTasks för att börja bearbeta dokument med hjälp av standardinställningarna. Om du fortfarande behöver konfigurera skannern, se avsnittet Konfigurera skannern först. Att ändra standardinställningarna i SmartTasks: Högerklicka eller dubbelklicka på en valfri SmartTask-ikon. Välj Skanner om du vill skanna pappersdokument eller Avbildningsfiler för att ladda befintliga avbildningsfiler som finns på datorn. 45

44 Avsnitt 3: Grundläggande dokumentbearbetning Klicka sedan på Konfigurera för att bestämma Utformat, Formateringsalternativ och Molndestinationer. Formaten och alternativen som är tillgängliga här beror på vilket kommando i SmartTask du använder. Detaljerad information om de olika utformaten och deras formateringsalternativ finns i avsnitten Spara dokument, Välja formateringsalternativ och Skicka dokument till molnet. När du har konfigurerat SmartTask, klicka för att börja bearbeta dina dokument. Om du valde Skanner börjar Readiris skanna dina dokument. Om du valde Avbildningsfiler öppnas ett fönster där du kan välja avbildningsfiler. När Readiris har bearbetat dokumenten öppnas fönstret Utformatsfil. Namnge utformatsfilen och välj var du vill spara den. 46

45 Readiris TM 14 - Användarhandbok När du använder Skicka till e-post SmartTask öppnas din standardklient för e-post. När du använder Skicka till moln SmartTask skickas dina dokument till den molnapplikation som konfigurerats. För information om hur du använder SmartTask Dokumentseparation, se avsnittet Separera dokumentsatser. 47

46

47 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 4: VÄLJA KONFIGURERINGSALTERNATIV KONFIGURATIONSALTERNATIV Innan du kan skanna eller öppna några dokument i Readiris kan du ange ett antal Konfigurationsalternativ. Alternativen förbättrar tolkningsresultaten och utförs när dokumenten skannas/öppnas. Konfigurationsalternativen finns under fliken Konfiguration. Rotationsalternativ Readiris kan rotera dina dokument 90 åt höger, 180 och 90 åt vänster. När du bearbetar flera dokument som inte har samma orientering väljer du Automatisk. Då roterar Readiris dokumenten automatiskt i rätt riktning. 49

48 Avsnitt 4: Välja konfigureringsalternativ Obs! Kontrollera att dokumenten har rätt riktning, dvs. att texten är vänd mot skanningsytan. Annars kommer Readiris inte att kunna rotera dem. Upprätning av sida Välj det här alternativet när du behöver räta upp dokument som skannades in snett. Sidanalys Det här alternativet aktiveras som standard. Det delar in varje sida i tolkningszoner. Readiris analyserar hela sidan och indikerar vilka zoner som innehåller text, bilder respektive tabeller. Dessa tolkningszoner är nödvändiga för att bearbeta dokumenten. Om dokumenten inte innhåller några tolkningszoner kommer Readiris inte att kunna bearbeta dem. I avsnittet Redigera tolkningszoner finns detaljerad information om tolkningszonerna och hur du ändrar dem om det behövs. 50

49 Readiris TM 14 - Användarhandbok Nästa steg När du har valt alternativ, klicka på Skanna för att skanna dina dokument eller på Från fil för att öppna befintliga filer. Klicka på miniatyrerna i panelen Sidor och kontrollera om alternativen har tillämpats korrekt. Om så inte är fallet kan du ändra dem manuellt under fliken Sida på menyfältet. 51

50 Avsnitt 4: Välja konfigureringsalternativ Ändra konfigurationsalternativ för sidan Om konfigurationsalternativen du valt för sidan inte genererar de resultat som du hade hoppats på kan du ändra dem manuellt efter att dina dokument skannats/öppnats. Ändra alternativen: I panelen Sidor väljer du den sida som behöver ändras. Klicka därefter på fliken Sida. Här kan du göra om alternativen upprätning och rotation. Använd pilarna i gruppen Organisera för att växla till andra sidor. Tips: Om du vill ändra tolkningszonerna, klicka på fliken Zoner. Se avsnittet Redigera tolkningszonerna för mer information. 52

51 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 5: VÄLJA TOLKNINGSALTERNATIV TOLKNINGSALTERNATIV Readiris konverterar skannade bilder, bildfiler och PDF-filer till redigerbara textdokument och sökningsbara PDF-dokument. För att Readiris ska kunna tolka text i dina bilder måste du aktivera lämpliga tolkningsalternativ. Tips: vi rekommenderar att du anger tolkningsalternativ för dokumentet innan du skannar eller öppnar ett dokument i Readiris. Anledningen till detta är att Readiris utför dokumenttolkningen samtidigt som flera sidor öppnas och skannas. Tolkningsalternativen finns i gruppen Språk. Avancerade tolkningsalternativ finns i gruppen Konfiguration och visas genom att klicka på pilen bredvid. Nedan finns en översikt över de olika alternativen. Huvudspråket Huvudspråket är det absolut viktigaste tolkningsalternativet. Kvaliteten på dokumenttolkningen beror till stor del på att du väljer 53

52 Avsnitt 5: Välja tolkningsalternativ rätt tolkningsspråk. Tolkningsspråket är det språk du valde när du installerade programmet. Att välja ett annat språk: Klicka på nedåtpilen i listan Huvudspråk och markera önskat språk. Fler tolkningsalternativ (Readiris Pro + Corporate) Tolka numeriska dokument När du bearbetar dokument som endast innehåller siffror och nästan ingen text rekommenderar vi att du väljer alternativet Numerisk. När det här alternativet har valts tolkar Readiris endast siffrorna 0-9 och följande symbolserier: + * / %, plustecken asterisk snedstrec k procenttecke n komma. ( ) - = punkt öppna parenteser slutna parenteser bindestreck multiplikationstecke n $ dollartecke n pundtecke n eurotecke n yentecken 54

53 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tolkar västerländska ord i kyrilliska och slaviska språk samt på grekiska När du bearbetar kyrilliska, slaviska eller grekiska dokument som även innehåller "västerländska" ord skrivna med latinskt alfabet - t.ex. egennamn - rekommenderar vi att du väljer något av de Språkpar som finns tillgängligt. Språkpar kombineras alltid med det engelska språket och är tillgängliga för ryska, vitryska, ukrainska, serbiska, makedonska, bulgariska och grekiska. Att välja språkpar: Klicka på nedåtpilen i Huvudlistan. Välj sedan önskat språkpar. Exempel Hastighet kontra Noggrannhet I Readiris Corporate kan du välja om du vill prioritera hastighet eller noggrannhet när det gäller tolkning. Tips: när du bearbetar bilder av låg kvalitet rekommenderar vi att du väljer att prioritera noggrannhet. Detta ger betydligt bättre resultat. 55

54 Avsnitt 5: Välja tolkningsalternativ Att få åtkomst till alternativet Hastighet kontra Noggrannhet: Klicka på pilen för att öppna listan Språk. Flytta skjutreglaget till Hastighet för snabbare bearbetning. Eller flytta skjutreglaget till Noggrannhet för bättre tolkningsresultat. Fler tolkningsalternativ (Endast Readiris Corporate) Tolka sekundära språk i ett enskilt dokument När dina dokument innehåller text på flera språk rekommenderar vi att du väljer ett huvudspråk för tolkningen och kombinerar detta med flera Sekundära språk. Du kan välja upp till fyra sekundära språk: Klicka på nedåtpilen i listan Sekundära och markera kryssrutorna för önskade språk. Sekundära språk som inte är tillgängliga för det valda huvudspråket visas i grått. 56

55 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tolka arabiska dokument När arabiska dokument tolkas i Readiris Corporate kan du välja vilken tolkningsmotor som ska användas: omnifont eller multifont. Som standard använder Readiris omnifont-motorn som tolkar alla teckensnitt. För bästa möjliga tolkningsresultat rekommenderar vi att multifont-motorn används. På så sätt kan du välja de teckensnitt som används i dina dokument. Klicka på pilen för att öppna gruppen Språk. Välj sedan arabiska i listan Huvudspråk. Nu blir knappen Teckensnitt tillgänglig. Klicka på Teckensnitt och välj sedan Använd multifontmotorn. 57

56 Avsnitt 5: Välja tolkningsalternativ Markera de teckensnitt du vill tolka i den vänstra kolumnen och flytta dem till den högra kolumnen genom att klicka på högerpilen. Tips: om du inte är nöjd med tolkningsresultaten, även om du valt rätt tolkningsalternativ, så är troligen bildkvaliteten inte tillräckligt bra. Se avsnittet Justera bildkvaliteten för att lösa problemet. AVANCERADE TOLKNINGSALTERNATIV Utöver dokumentets språk finns det andra viktiga dokumentegenskaper som spelar en viktig roll vid bearbetningen av dokument, t.ex. Teckensnittstyp och Teckenbredd. Du får tillgång till dem genom att klicka på pilen i gruppen Konfiguration eller via Readiris-knappen > Avancerade inställningar. 58

57 Readiris TM 14 - Användarhandbok Teckensnitt Readiris skiljer mellan "vanliga" och punktmatristryckta dokument. Punktmatrisskrivare är skrivare som skapar dokument med text som skapas med hjälp av enskilda prickar. Speciella segmenterings- och tolkningstekniker krävs för att kunna tolka punktmatrisdokument, och de måste aktiveras. Så här väljer du teckensnittstyp: Klicka på Readiris-knappen och sedan på Avancerade inställingar. Klicka på fliken Teckensnittstyp. Teckensnittstypen är förinställd på Automatisk. På så sätt tolkar Readiris punktmatristryck med "24 nålar" eller "NLQ" (Near Letter Quality) eller annan "normal" utskrift. Om du bara vill att dokument utskrivna med punktmatris ska tolkas, klicka på Punktmatris. Readiris kan tolka så kallade "draft"- och "9 nåls"- punktmatrisdokument. Teckenbredd Teckenbredden är antalet tecken per tum för ett typsnitt. Teckenbredden kan antingen vara fast, då alla tecken har samma bredd, eller proportionell, då alla tecken har olika bredd. 59

58 Avsnitt 5: Välja tolkningsalternativ Så här väljer du teckenbredd: Klicka på Readiris-knappen och sedan på Avancerade inställningar. Klicka på fliken Teckensnittstyp. Teckenbredden är förinställd på Automatisk. Klicka på Fast om alla tecken i typsnittet har samma bredd. Så är ofta fallet för gamla maskinskrivna dokument. Klicka på Proportionell om alla tecken i typsnittet har olika bredd. Praktiskt taget alla teckensnitt i dagstidningar, tidskrifter och böcker är proportionella. Viktigt: dessa dokumentegenskaper kan inte användas för asiatiska, hebreiska och arabiska dokument. 60

59 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 6: SKANNA OCH ÖPPNA DOKUMENT SKANNA DOKUMENT Innan du sätter igång: se till att skannern är ansluten till datorn och korrekt konfigurerad. Vid behov, se avsnittet Konfigurera skannern. Readiris är kompatibel med Twain. Det stöder nästan alla flatbäddsskannrar och arkmatade skannrar, "allt-i-ett"-enheter ("MFP" - "Multifunctional Peripheral"), digitalkameror och skannerstandarder som för tillfället finns tillgängliga. Se avsnittet Välja skannerinställningar för detaljerad information om tillgängliga skannerinställningar i Readiris. Viktigt: Readiris Pro kan skanna 50 sidor åt gången. Det går inte att skanna eller öppna mer än 50 sidor i något enskilt Readiris-projekt. Readiris Corporate kan öppna ett obegränsat antal sidor i ett enskilt projekt. Välja skannerinställningar Det här avsnittet ger en översikt över alla tillgängliga skannerinställningar i Readiris. Att komma åt skanneralternativen: Klicka på nedåtpilen under knappen Skanna och sedan på Inställningar. 61

60 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Fönstret Skanner visas. Nedan finns en översikt över alla tillgängliga skannerinställningar. Skannermodell Klicka på Skannermodell och välj skannerprofil i listan. Skannerprofilen ger dig åtkomst till funktioner som är specifika för din skanner. Till exempel dubbelsidig skanning (ADF). Inställningar som inte är tillgängliga för din skanner visas i grått eller inte alls. Bli inte orolig om du inte ser skannern i listan; det är inte alla skannrar som har särskilda skannerprofiler. 62

61 Readiris TM 14 - Användarhandbok Om du inte hittar exakt skanner i listan, välj inte en liknande profil. Välj istället en universell Twain-profil. Det finns olika Twainprofiler: Välj <Twain><OTHER MODELS> när du använder en vanlig flatbäddsskanner. Välj <Twain><OTHER MODELS>(Användargränssnitt) om du vill använda användargränssnittet för skannern för att skanna dokument istället för Readiris. Välj <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> när du använder en skanner som skannar både fram- och baksidan på ett dokument (dubbelsidig skanning). Konfigurera Klicka på Konfigurera för att välja drivrutin för skannern. Du måste välja rätt skannerdrivrutin för att Readiris ska kunna kommunicera med skannern. Om du inte ser din skanner i listan i fönstret Välj källa har skannern inte installerats korrekt. Installera om skannerns drivrutin innan du försöker konfigurera den i Readiris. Rätt drivrutin för skannern brukar kunna hittas på skannertillverkarens webbplats. 63

62 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Kontrast När du skannar dokument av låg kvalitet måste du ibland justera nivån på Kontrasten för att få optimalt skanningsresultat. Flytta skjutreglaget för Kontrast för att öka eller minska kontrasten mellan text och bakgrund. Flytta det åt vänster för att minska kontrasten. Obs! När alternativet Autoexponering har valts är skjutreglaget för Kontrast inte tillgängligt. Kontrastinställningarna justeras då automatiskt. Ljusstyrka När du skannar mörka, suddiga bilder eller extremt ljusa bilder kan du behöva justera inställningarna för Ljusstyrka. Flytta skjutreglaget för Ljusstyrka åt höger för att öka ljusstyrkan i dina skanningar. Flytta det åt vänster för att minska ljusstyrkan. Obs! När alternativet Autoexponering har valts är skjutreglaget för Ljusstyrka inte tillgängligt. Inställningarna för ljusstyrka justeras då automatiskt. 64

63 Readiris TM 14 - Användarhandbok Optimera upplösning för OCR Det här alternativet justerar upplösningen på bilder som skannades med för mycket detaljer (över 600 dpi). När det här alternativet är aktiverat minskar Readiris upplösningen till en lämplig nivå. Observera att detta alternativ inte ökar upplösningen på skannade bilder med för få detaljer. Skanna en annan sida efter Det här alternativet är praktiskt när du skannar flera sidor på en flatbädsskanner. Det ger dig möjlighet att ange efter hur många sekunder Readiris skannar nästa sida. På så sätt har du tid att ändra sidorna på skannern medan Readiris skannar dem automatiskt. Du behöver inte längre gå tillbaka till Readiris-programmet och klicka på Skanna varje gång du vill skanna en ny sida. Använd uppåt- och nedåtpilarna efter för att ange efter hur många sekunder du vill att Readiris ska skanna nästa sida. Format Klicka i listan Format för att fastställa formatet på de dokument du skannar. Tips: i USA är Letter och Legal de två vanligaste formaten. Internationellt är A4 standard. Upplösning Välj i vilken upplösning du vill skanna bilder. En upplösning på 300 dpi (punkter per tum) rekommenderas. När du skannar mycket liten text eller asiatiska språk rekommenderas 400 dpi. 65

64 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Färgläge Readiris kan skanna dokument i färg, svartvitt och gråskala. Observera att bilder i gråskala och färg ger de bästa OCRresultaten. Liggande Markera Liggande vid skanning av liggande dokument istället för stående dokument. När det här alternativet markerats visar Readiris dina dokument som liggande dokument i gränssnittet. Autoexponering På en del skannrar är alternativet Autoexponering markerat som standard. Detta alternativ justerar inställningarna av kontrast och ljusstyrka automatiskt. Bra kontrast krävs för att få optimala tolkningsresultat. Obs! När det här alternativet är markerat är skjutreglagen för Kontrast och Ljusstyrka inte tillgängliga. 66

65 Readiris TM 14 - Användarhandbok Automatisk dokumentmatare ADF står för Automatic Document Feeder. Det här alternativet är tillgängligt när din skanner har en automatisk dokumentmatare. Välj det här alternativet när du vill skanna buntar med dokument samtidigt. Invertera Ibland visar Twain-skannrar vit text på svart bakgrund när svartvita dokument skannas. För att invertera färgen på text/bakgrund på dokumenten markerar du alternativet Invertera. Digitalkamera När du använder en Twain-kompatibel digitalkamera kan du använda din kamera som direktkälla. För att göra det markerar du Digitalkamera. Readiris använder då speciella tolkningsrutiner för att bearbeta bilderna från digitalkameran. Se avsnittet Så bearbetar du bilder från digitalkamera för tips om hur du använder kameran som skanningskälla. Bearbeta som 300 dpi Markera alternativet Bearbeta som 300 dpi när du bearbetar bilder av en felaktig eller okänd upplösning. Bilderna kommer att bearbetas om de har en upplösning på 300 dpi. Mjuka upp färgbilder Alternativet väljs som standard. Det förbättrar färg- och gråskalan i dina dokument. Obs! På vissa skannrar krävs bildutjämning för att tolka färg- och gråskalebilder korrekt. 67

66 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Dubbelsidig skanning När du använder en skanner som skannar både fram- och baksidan på ett dokument är alternativet Dubbelsidig skanning tillgängligt. Markera det här alternativet för att Readiris ska kunna skanna framoch baksidan på dokument. Snabb binärisering(endast Readiris Corporate) När du använder en höghastighetsskanner rekommenderar vi att du aktiverar Snabb binärisering. Detta alternativ snabbar upp processerna avsevärt. Tips: undvik att välja det här alternativet när du skannar dokument med mycket låg kvalitet. SKANNA DOKUMENTSATSER (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) IMPORTANT NOTE: see the separate Technical Note for information on the new Watched Folders features. This note can be found in the installation folder. By default, the installation folder is C:\Program Files\Readiris Corporate 14\Manual. Or C:\Program Files (x86)\readiris Corporate 14\Manual. Om du behöver skanna hela dokumentsatser kan du använda Readiris funktion Bevakad mapp. Då kan du skanna alla dina dokument till en särskild mapp som övervakas av Readiris. När Readiris upptäcker ett nytt dokument i den bevakade mappen bearbetas det och skickas till en utformatsmapp. 68

67 Readiris TM 14 - Användarhandbok Viktigt: när du använder Readiris funktion Bevakad mapp går det inte att använda Readiris som skanningsprogram samtidigt. Inställning av Bevakad mapp Klicka på nedåtpilen under knappen Från fil. Klicka sedan på Bevakad mapp. Observera att alternativet Bevakad mapp endast är tillgängligt när det inte finns några öppna dokument i Readiris. Bläddra till inläsningsmappen som du vill skanna dina dokument till. Om du vill bearbeta underliggande undermappar i den bevakade mappen markerar du Bearbeta undermappar. Bläddra sedan till utformatsmappen där dina bearbetade dokument kommer att sparas. Viktigt: välj inte en utformatsmapp som används som bevakad mapp. Klicka på Välj utformat för att välja önskat utformat och formateringsalternativ. Tips: se avsnittet Spara dokument och Välja formateringsalternativ för mer information. 69

68 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument När du har valt alternativ, klicka på OK för att Readiris ska börja övervaka Bevakad mapp. Readiris kommer att bearbeta eventuella avbildningar som upptäcks i mappen. Att lägga till dokument i Bevakad mapp medan den övervakas av Readiris: Skanna dokument med hjälp av skannerns gränssnitt, eller Flytta befintliga avbildningsfiler till Bevakad mapp. 70

69 Readiris TM 14 - Användarhandbok ÖPPNA BILDFILER Förutom att skanna dokument kan du även öppna bildfiler och PDFfiler med Readiris. Viktigt: Readiris Pro kan öppna upp flersidiga bildfiler som innehåller upp till 50 sidor. Det går inte att öppna mer än 50 sidor i något enskilt Readiris-projekt. Om du behöver bearbeta flera sidor i ett enskilt projekt, gå över till Readiris Corporate. Readiris stöder följande bildfilsformat. Bildfilsformat Adobe PDF DCX-fax DjVu-bilder JPEG-bilder JPEG 2000-bilder Portable Network Graphics (Komprimerade och flera sidor) TIFF-bilder Filtillägg *.pdf *.dcx *.djv, *.djvu *.jpg, *.jpeg *.j2c, *.j2k, *.jp2 *.png *.tif, *.tiff okomprimerad och LZW, PackBits, Grupp 3, Grupp 4 och komprimerad JPEG Windows bitmap ZSoft Paintbrush-bilder *.bmp *.pcx 71

70 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Så här öppnar du befintliga bildfiler: Klicka på Från fil. Välj de bildfiler du vill bearbeta och klicka på Öppna. Obs! Om bildfilen har skannats i låg eller okänd upplösning visar Readiris följande varning: 72

71 Readiris TM 14 - Användarhandbok Klicka på Öppna ändå för att fortsätta med bilden. Tips: klicka på Hjälp för tips om hur du får bästa möjliga resultat med lågupplösta bilder. Öppningsalternativ Du kan öppna bildfiler på flera olika sätt: Ladda PDF-dokument i färg Det här alternativet gör exakt just detta: det öppnar PDF-dokument i färg. Avaktivera det här alternativet om du vill öppna PDF-dokument i svartvitt för att det ska gå fortare. Mjuka upp färgbilder Alternativet väljs som standard. Det förbättrar färg- och gråskalan i dina dokument. Obs! På vissa skannrar krävs bildutjämning för att tolka färg- och gråskalebilder korrekt. 73

72 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Bearbeta som 300 dpi Välj Bearbeta som 300 dpi när du bearbetar bilder av en felaktig eller okänd upplösning. Bilderna kommer att bearbetas om de har en upplösning på 300 dpi. Snabb binärisering(readiris Corporate) När du öppnar många bildfiler på samma gång rekommenderar vi att du aktiverar Snabb binärisering. Detta alternativ snabbar upp processerna avsevärt. Tips: undvik att välja det här alternativet när du skannar dokument med mycket låg kvalitet. Sidintervall Använd det här alternativet när du bara vill öppna ett visst avsnitt i TIFF- eller PDF-filer med många sidor. Välj Alla sidor för att öppna hela dokumentet (upp till 50 sidor i Readiris Pro). Eller välj Sidor och ange vilket sidintervall du vill öppna. Fler sätt att öppna bildfiler på Förutom att använda Från fil kan du även öppna bildfiler genom att dra dem till Readiris gränssnitt. 74

73 Readiris TM 14 - Användarhandbok BEARBETA SATSER MED BILDFILER (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) När du bearbetar hela satser med bildfiler kan du använda Readiris mapp Satstolkning. Klicka på nedåtpilen under knappen Från fil. Klicka sedan på Satstolkning. Observera att alternativet Satstolkning endast är tillgängligt när det inte finns några öppna dokument i Readiris. Bläddra till inläsningsmappen där dina bildfiler har sparats. Bläddra sedan till utformatsmappen där dina bearbetade dokument kommer att sparas. 75

74 Avsnitt 6: Skanna och öppna dokument Välj därefter bearbetningsalternativ: o Bearbeta undermappar bearbetar alla undermappar i inläsningsmappen. o Skriv över utformatsfiler skriver över alla utformatsfiler med samma namn i utformatsmappen. o Radera skanningar efter tolkning raderar originalbilderna när de har bearbetats. Klicka på Välj utformat för att välja önskat utformat och formateringsalternativ. Tips: se avsnittet Spara dokument och Välja formateringsalternativ för mer information. När du är har valt alternativ, klicka på OK för att börja bearbeta dokumenten. 76

75 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 7: JUSTERA BILDKVALITETEN Tolkningsresultaten beror till stor del på dokumentens bildkvalitet. Om du skannar dokument av väldigt låg kvalitet kommer Readiris inte att kunna tolka dem korrekt. Anledningen är att Readiris konverterar bilder av textens tecken till faktiska tecken. Om dokumenten är för mörka flyter tecknen ihop med varandra och bildar svarta fläckar. Om dokumenten är för ljusa kan textens tecken bli brutna. Följaktligen kommer Readiris inte att kunna tolka dem. Exempel 1: Texten är för mörk Här börjar bokstavsformerna att fyllas i och bli suddiga. Bokstäver som a, e och o är nästan helt utsuddade. Exempel 2: Texten är för ljus Här börjar textens tecken visa luckor och ofullständiga former. 77

76 Avsnitt 7: Justera bildkvaliteten Att förbättra tolkningsresultaten: Kontrollera Skannerinställningar och se till att dina dokument har skannats in med en upplösning på 300 dpi och i gråskala. Se avsnittet Välja skannerinställningar vid behov. Om så inte är fallet kan du skanna om dokumenten med dessa inställningar. Gå sedan till bildjusteringsalternativen: Klicka på fliken Visa. Avmarkera alternativet Visa dokument i färg. Klicka sedan på Storlek > 100 %. 78 Bilden förstoras och ger dig möjlighet att undersöka textens tecken. Tecknen ska inte nudda varandra, vara ifyllda, blekta eller brutna. Klicka nu på fliken Sida och sedan på Justera för att börja justera bilden.

77 Readiris TM 14 - Användarhandbok Mjuka upp färgbild Det här alternativet väljs som standard. Det mjukar upp skillnader i intensitet och ger större kontrast mellan text och bakgrund. Ibland 79

78 Avsnitt 7: Justera bildkvaliteten är uppmjukning det enda sättet att separera text från en färgad bakgrund. Ljusstyrka Flytta skjutreglaget för att öka och minska ljusstyrkan i dokumenten. Exempel 1: Texten är för mörk Bilden nedan är för mörk och resultatet blir en helt svart bild. Det finns ingen text att tolka. I det här fallet måste du göra bilden ljusare för att texten ska visas. Exempel 2: Texten är för ljus Bilden nedan är för ljus och resultatet blir brutna tecken. Texten går knappt att läsa. 80

79 Readiris TM 14 - Användarhandbok I det här fallet måste du göra bilden mörkare för att få tillfredsställande resultat. Kontrast Flytta skjutreglaget för att öka eller minska kontrasten mellan text och bakgrund. Exempel Bilden nedan har brutna tecken. I det här fallet måste du öka kontrasten för att få tillfredsställande resultat. 81

80 Avsnitt 7: Justera bildkvaliteten Despeckle Ibland innhåller ett dokument mycket "störningar" - små svarta prickar som uppstår när dokument av låg kvalitet skannas eller när skannerna har dåliga inställningar. För att avlägsna dessa små svarta prickar använder du Despecklereglaget. Ju längre åt höger du flyttar det desto större fläckar avlägsnas. När du har justerat bildkvaliteten: Klicka på Tillämpa för att förhandsgranska resultaten. Om resultaten är tillfredsställande, klicka på OK. Om inte, gör om inställningarna. 82

81 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 8: REDIGERA TOLKNINGSZONER Introduktion När du skannar ett dokument eller öppnar en bildfil i Readiris delas varje sida automatiskt in i tolkningszoner. Readiris använder dessa zoner för att fastställa hur varje del av dokumentet ska konverteras. Om dokumentet inte innehåller några zoner går det inte att tolka. I Readiris Pro finns tre typer av tolkningszoner. Dessa är textzoner, bildzoner och tabellzoner. I Readiris Corporate kan du även välja en fjärde zontyp, streckkodszoner. Observera att varje zontyp har sin egen färg. Textzoner Bildzoner Tabellzoner *Streckkodszoner *Endast Readiris Corporate. Orange Lila Rosa Gröna Zonerna är även numrerade; numret ser du längst upp till vänster i varje zon. Numren går uppifrån och ner och från vänster till höger*. De anger i vilken ordning zonerna tolkas. *Obs! När arabiska dokument bearbetas går numren från höger till vänster om du väljer arabiska som huvudspråk. 83

82 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Exempel på tolkningszoner Ändra den automatiska sidanalysen Zonerna ovan skapas automatiskt med ett alternativ som kallas Sidanalys. Denna automatiska sidanalys är långt ifrån fast. Den kan ändras på flera sätt. Du kan till exempel manuellt skapa nya zoner, ändra zonen på befintliga zoner, göra zoner större eller mindre, ändra sorteringsordning osv. Observera dock att det inte går att göra någon textredigering inuti Readiris. Den typen av redigering måste göras i målprogrammet, t.ex. Microsoft Word, Excel osv. Öppna alternativen Redigera och Layout: Skanna eller öppna ett dokument i Readiris. Klicka på fliken Zoner. 84

83 Readiris TM 14 - Användarhandbok Alternativen Redigera och Layout Nedan hittar du en översikt över redigerings- och layoutalternativen i Readiris. Obs! När du gör ändringar i layouten gör Readiris om tolkningen av hela sidan. Rita zoner manuellt Om Readiris missade några tolkningszoner kan du rita dem för hand. Observera att streckkodszoner alltid måste ritas för hand. De skapas inte automatiskt med funktionen Sidanalys. Rita zoner: I gruppen Redigera, klicka på den zontyp du vill skapa. Håll sedan vänster musknapp nere och rita en ram runt det avsnitt du vill tolka. I bilden nedan har vi manuellt ritat en ny tabellzon (den rosa ramen). 85

84 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Ändra zontyp När du skannar dokument med dålig kvalitet kan det vara så att Readiris inte kan fastställa zontyperna. Om det sker är det bra att veta att du kan ändra zontyperna manuellt: Högerklicka på den zon som du vill ändra. Peka påzon > Typ, och klicka sedan på den zontyp du önskar. Viktigt! Om du bearbetar bilder av dålig kvalitet kommer Readiris troligen att ha problem med att tolka dem korrekt. I avsnittet Justera bildkvaliteten kan du läsa om hur sådana problem undviks. 86

85 Readiris TM 14 - Användarhandbok Ändra zontyp på flera zoner samtidigt När du skannar dokument med dålig kvalitet kan det vara så att Readiris inte kan fastställa zontyperna. Om det sker är det bra att veta att du kan ändra zontyperna manuellt: Klicka på Välj zon i gruppen Redigera. Håll Shift-tangenten nedtryckt medan du klickar på de zoner du vill ändra. Därefter, medan du fortfarande håller Shift-tangenten nedtryckt, högerklickar du inuti den markerade zonen, pekar på Zon > Typ och klickar på den zontyp som önskas. Viktigt! Om du bearbetar bilder med dålig kvalitet kommer Readiris troligen att ha problem med att tolka dem korrekt. I avsnittet Justera bildkvaliteten kan du läsa om hur sådana problem undviks. Ändra storleken på zoner Klicka på Välj zon i gruppen Redigera. 87

86 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Klicka sedan inuti den zon du vill göra mindre eller större. Klicka på och håll en av punkterna på ramen nedtryckt, dra sedan ramen i önskad riktning för att göra zonen större eller mindre. Ändra sorteringsordning för zoner Den ordning i vilka zonerna är numrerade bestämmer i vilken ordning de hamnar i det slutgiltiga dokumenten. För att ändra ordningen: Klicka på Välj zon i gruppen Redigera. Klicka därefter på fliken Sortera. Numrena försvinner nu från zonerna. 88

87 Readiris TM 14 - Användarhandbok Klicka nu på zonerna en och en, i den ordning du vill sortera dem. Flytta zoner Klicka på Välj zon i gruppen Redigera. Klicka sedan inuti den zon som du vill flytta, håll vänster musknapp nere och dra ramen till önskad plats. Koppla ihop zoner Tänk dig att du har två textzoner som hör ihop och du vill sammanfoga dem till en enda textzon. I så fall: Välj Text i gruppen Redigera. Rita sedan en textzon mellan de två zonerna för att koppla ihop dem. 89

88 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner De två zonerna sammanfogas till en. Observera att endast zoner av samma typ kan kopplas ihop. Radera zoner Om du vill utesluta zoner från tolkningen: Klicka på Välj zon i gruppen Redigera. 90

89 Readiris TM 14 - Användarhandbok Håll Shift-tangenten nedtryckt och markera de zoner du vill radera. Högerklicka på en av de markerade zonerna, peka på Zon och klicka på Radera. Radera små zoner Ibland innehåller ett dokument mycket "oljud" - små svarta prickar som uppstår när dokument av låg kvalitet skannas eller när skannerna har dåliga inställningar. När så är fallet har Readiris en tendens att markera dem som tolkningszoner även om de inte har något användbart innehåll. För att utesluta dessa zoner från tolkning: Klicka på alternativet Radera små zoner. Detta alternativ tar bort alla små fönster som är mindre än 0,5", och sorterar om återstående zoner. 91

90 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Ignorera zoner på kantlinjer När skannern genererar svarta kantlinjer runt dokumenten har Readiris en tendens att markera dem som tolkningszoner även om de inte har något användbart innehåll. I sådana fall rekommenderas du att använda alternativet Ignorera zoner på kantlinjer. På så sätt utesluts zoner på kantlinjer från tolkningen. Ignorera vissa zoner Om dokumenten endast innehåller innehåll i ett visst område på sidan kan du använda alternativet Ignorera för att utesluta resten av sidan från tolkningen. Klicka på Ignorera i gruppen Layout. Rita sedan en ram runt det avsnitt som innehåller informationen. Allt utanför ramen ignoreras. 92

91 Readiris TM 14 - Användarhandbok Obs! Du kan även använda det här alternativet för att skapa zonmallar om alla dokumenten har liknande layout. Läs mer i avsnittet Använda zonmallar. Tolka innehållet i en viss zon Om du endast vill tolka innehållet i en viss textzon och du inte behöver ett fullständigt konverterat utformatsdokument så kan du använda alternativetkopiera som text. Högerklicka på den textzon som du vill tolka. Klicka sedan på Kopiera som text. Resultaten kopieras till Urklipp som brödtext. Du kan nu klistra in dem i andra program. Göra om sidanalysen Om du inte är nöjd med de ändringar du gjort kan du alltid göra om den automatiska sidanalysen. Klicka på kommandot Analysera för att göra det. 93

92 Avsnitt 8: Redigera tolkningszoner Om du vill avaktivera den automatiska sidanalysen helt: Klicka på fliken Hem. Avmarkera alternativet Sidanalys. I det här fallet måste du manuellt definiera tolkningszonerna. Om dokumentet inte innehåller några tolkningszoner kan Readiris inte tolka det. ANVÄNDA ZONINGSMALLAR När du vill skanna många liknande dokument kan det vara praktiskt att använda zoningsmallar istället för att redigera tolkningszonerna varje gång. I en zoningsmall anger du hur dina dokument ser ut och var text, BILD eller tabellzoner finns. På det här sättet tolkar Readiris endast i det anvisade områdena vilket sparar mycket tid. Att skapa en zoningsmall: Skanna det första dokumentet. Klicka på fliken Zoner för att redigera zonerna så att de ser ut som du vill ha dem. Se Redigera tolkningszonerna för mer information. Klicka sedan på Spara för att spara zoningsmallen. 94

93 Readiris TM 14 - Användarhandbok Att använda en zoningsmall: Avaktivera först Sidanalys på fliken Konfiguration. Skanna sedan in eller öppna dina dokument i Readiris. På fliken Zoner klickar du på Öppna. Du ombes ladda zoningsmallen för aktuell sida eller för de sidor som redan öppnats. 95

94

95 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 9: SPARA DOKUMENT SPARA DOKUMENT De dokument som du bearbetar med Readiris kan sparas i ett stort antal utformat, allt från vanliga textfiler till Word-och Excel-filer med full layout, och även PDF- och XPS-filer. Med Readiris kan du även konvertera PDF-bildfiler - i vilka du inte kan markera eller kopiera någon text - till fullt sökningsbara PDFdokument. Detsamma gäller XPS-bilddokument. Nedan finns en översikt över de olika utformaten som stöds. PDF PDF står för "Portable Document Format". Det är ett format som utvecklats av Adobe Systems Inc. för att underlätta utbyte av dokument. PDF-filer är enhetsoberoende och upplösningsoberoende och kan öppnas på vilket operativsystem som helst (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android osv.). PDF-filer används mest i lagringssyfte. Observera att innehållet i PDF-filer inte kan redigeras (på ett enkelt sätt). Med Readiris kan du generera fyra olika typer av PDF-filer. PDF Bild över text (= PDF sökbar bild) Den här filtypen är den vanligaste. Den består av två lager: tolkad text och originalbilden ovanpå. På så sätt har du tillgång till både den tolkade texten men kan fortfarande se originalbilden. 97

96 Avsnitt 9: Spara dokument Obs! Eftersom bilden täcker texten syns inte eventuella tolkningsfel. PDF Text över bild Den här filtypen är omvänd jämfört med PDF Bild över text. Den består av originalbilden i bakgrunden och den tolkade texten ovanpå. Obs! Eventuella tolkningsfel kommer att synas i det här formatet. PDF Text. Den här filtypen består av den tolkade texten men innehåller inte originalbilden av dokumentet. Eventuella bilder i originaldokumentet följer med som grafik i PDF filen. PDF Bild. När du väljer den här filtypen tolkar Readiris inte texten i ditt dokument. Det kommer inte att gå att söka i texten i PDF-filen, den innehåller endast en avbild av originaldokumentet. Obs! Det finns många alternativ för PDF-filer. Readiris kan generera hyperkomprimeraded PDF-filer, lösenordsskyddade PDF-filer, PDF-filer, PDF/Akompatibla PDF-filer. Se avsnittet Välja PDF-alternativ för mer information. Tips: med Readiris kan du även göra om PDF-bilder till sökningsbara PDF-filer. XPS XPS står för XML Paper Specification. Det är ett dokument med fast layout som utvecklats av Microsoft Inc. för att bevara dokumentkvaliteten. XPS-filer - precis som PDF-filer - används mest i lagringssyfte. Observera att innehållet i XPS-filer inte kan redigeras (på ett enkelt sätt). Med Readiris kan du generera fyra olika typer av XPS-filer. 98

97 Readiris TM 14 - Användarhandbok RTF XPS Bild över text. Detta är den vanligaste filtypen. Den består av två lager: tolkad text och originalbilden ovanpå. På så sätt har du tillgång till både den tolkade texten men kan fortfarande se originalbilden. Obs! Eftersom bilden täcker texten syns inte eventuella tolkningsfel. XPS Text över bild. Den här filtypen är omvänd jämfört med XPS Bild över text. Den består av originalbilden i bakgrunden och den tolkade texten ovanpå. Obs! Eventuella tolkningsfel kommer att synas i det här formatet. XPS Text. Den här filtypen består av den tolkade texten men innehåller inte originalbilden av dokumentet. Eventuella bilder i originaldokumentet följer med som grafik i XPS-filen. XPS Avbild. När du väljer den här filtypen tolkar Readiris inte texten i ditt dokument. Det kommer inte att gå att söka i texten i XPS-filen, den innehåller endast en avbild av originaldokumentet. Obs! Readiris kan även generera hyperkomprimeraded XPS-dokument. Se avsnittet Välja XPS-alternativ för mer information. RTF står för "Rich Text Formatting". Det är ett fritt dokumentformat som utvecklats av Microsoft Inc. för att underlätta utbyte av dokument. De flesta textverktyg kan läsa och skriva RTFdokument. Exempel är Microsoft Word 97, 2000, 2002, Återigen finns många layoutnivåer. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information. 99

98 Avsnitt 9: Spara dokument DOCX DOCX är det nya standardformatet för textbearbetning i Microsoft Word 2007 och Filformatet baseras på XML-formatet (extensible markup language). Samma layoutalternativ är tillgängliga som för DOC- och RTFdokument. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information. DOC Doc är standardformatet som används i Microsoft Word 97, 2000, 2002 och Det är ett av standardformaten för textbearbetning. Observera att många layoutnivåer är tillgängliga för.doc-dokument. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information. Observera att Microsoft Word måste finnas installerat på din dator för att du ska kunna generera DOC-filer. ODT ODT står för "OpenDocument Text". Det är ett öppet dokumentformat. ODT-filer kan öppnas med vilket OpenOffice-kompatibelt textverktyg som helst. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information om de tillgängliga layoutalternativen. Spreadsheet ML (xml) SpreadsheetML är en XML-dialekt som utvecklats av Microsoft Inc. Det är standardformatet för kalkylblad i Microsoft Excel Formatet är användbart vid bearbetning av dokument med många tabeller och bilder. 100

99 Readiris TM 14 - Användarhandbok Det finns specifika layoutalternativ för SpreadsheetML. Se avsnittet Alternativ för SpreadsheetML för mer information. XLSX XLSX är det nya standardformatet för kalkylblad i Microsoft Word 2007 och XLSX-filer skapas med hjälp av Open XMLstandarden. Varje cell i en XLSX-fil kan ha olika formatering. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information om de tillgängliga layoutalternativen. CSV CSV står för "Comma Separated Value". Det är ett textformat för lagring av tabelldata. I en CSV-fil används kommatecken för att separera värden. Detta format associeras oftast med Microsoft Excel på Windows-datorer. TXT En TXT-fil är ett standardtextdokument som innehåller oformaterad text. TXT-filer kan öppnas i ett vanligt textredigerings- eller ordbehandlingsprogram. Det finns inga layoutalternativ för TXT-filer. HTML HTML står för "Hypertext Markup Language". Det är det dominerande märkspråket för webbsidor. Det erbjuder ett sätt att beskriva strukturen och formateringen i textbaserad information i ett dokument. Det här filformatet kan öppnas i Microsoft Excel, i webbläsare som Internet Explorer och i redigeringsprogram för webbsidor, t.ex. Adobe Dreamweaver. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information om layoutalternativen. 101

100 Avsnitt 9: Spara dokument TIF Tif står för "Tagged Image File". Det är ett grafikformat med hög kvalitet som ofta används för att lagra bilder med många färger. Välj det här formatet om du vill att Readiris ska konvertera dina dokument till bildfiler. Ingen texttolkning görs i dokumenten. Obs! Ett antal äldre filformat stöds också. Obs! RTF-filer som har skapats av Readiris kan också öppnas i de webbaserade kontorsprogrammen AjaxWrite, ThinkFree, Zoho Writer och Google Writely. När du använder ett av dessa program, kontrollera att du väljer layoutalternativet Bibehåll formatering på ord och stycken. Att spara dina dokument: Klicka på pilen för att öppna gruppen Utformat. Fönstret Utformat öppnas. Markera önskat format i den första listan. Välj Öppna efter spara om du vill att lämpligt program ska öppnas när Readiris har bearbetat dokumenten. Observera att det program som krävs måste vara installerat på din dator för att det här alternativet ska fungera. Låt Spara som fil vara markerat i den andra listan. 102

101 Readiris TM 14 - Användarhandbok Markera ett formateringsalterntiv om det behövs. Se avsnittet Välja formateringsalternativ för mer information. Klicka på OK för att stänga fönstret Utformat. Klicka sedan på Skicka för att konvertera och spara dina dokument. När Readiris har bearbetat dokumenten öppnas fönstret Utformatsfil. Namnge nu din utformatsfil. Obs! Readiris sparar alla sidor i en utformatsfil som standard. Om du vill generera en fil per sida, markera alternativet Skapa en fil per sida. 103

102 Avsnitt 9: Spara dokument Obs! När du har sparat dina dokument tas de inte bort från Readiris gränssnitt automatiskt. På det här sättet har du möjlighet att ändra inställningarna och spara dokumenten i andra format också. Att starta ett nytt projekt i Readiris: Klicka på Papperskorgen längst ned på panelen Sidor. Det här kommandot raderar dina dokument från Readiris så att du kan starta ett nytt. LÄGGA TILL EGENSKAPER I DOKUMENT De dokument du bearbetar kan kompletteras med hjälp av egenskaper. Detta innbär att du kan applicera viktiga "taggar" på dokumenten som t.ex. författare, dokumenttyp, skanningsdatum osv. På så sätt blir de lättare att ta fram när de har sparats. Lägga till egenskaper i dokument: Skanna in eller öppna dokumenten i Readiris. Välj önskat utformat och kontrollera att alternativet Spara som fil har aktiverats. 104

103 Readiris TM 14 - Användarhandbok Klicka på Skicka för att spara dokumenten. I fönstret Spara som som öppnas klickar du på Egenskaper för att lägga till egenskaper i dokumenten. 105

104 Avsnitt 9: Spara dokument Fyll i egenskaperna och klicka sedan på OK för att spara dem. SPARA SKANNADE DOKUMENT SOM BILDFILER De dokument du skannar behöver inte nödvändigtvis konverteras till textfiler. Du kan också välja att spara dem optimerade avbildningsfiler. Så här gör du: Skanna in eller öppna dina dokument i Readiris. 106

105 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tillämpa nödvändiga alternativ för Sidkonfigurering som Räta upp och Rotera. Klicka därefter på fliken Sida: o Klicka på Spara bilder för att spara endast bildzonerna i en avbildningsfil. o Klicka på Spara hela sidan som avbildning för att spara aktuell sida som avbildningsfil eller; Klicka på Spara alla sidor som avbildning för att spara alla sidor i Readiris som avbildningsfil(er). Obs! Med det tredje alternativet kan du välja att spara alla sidor i en avbildningsfil med flera sidor eller spara varje sida separat i separata avbildningsfiler. 107

106 Avsnitt 9: Spara dokument Namnge ditt dokument och välj vilken typ av avbildning du vill spara det som. Beroende på vilket bildformat du väljer kan ett skjutreglage för JPEG-kvalitet vara tillgängligt. Med skjutreglaget kan du ange kvaliteten på dina avbildningsfiler. VÄLJA FORMATERINGSALTERNATIV Beroende på vilket utformat du väljer i fönstret Utformat finns olika alternativ tillgängliga. 108

107 Readiris TM 14 - Användarhandbok Nedan finns en kort beskrivning av varje grupp med alternativ. Se relevant avsnitt nedan för mer information. Layoutalternativ Layoutalternativen spelar en viktig roll när det gäller generering av ordbehandlingsdokument, kalkyldokument och webbplatsdokument. De bestämmer till stor del hur de slutgiltiga dokumenten kommer att se ut. Allmänna alternativ Det finns Allmänna alternativ för varje utformat som Readiris gör en texttolkning av. När du väljer ett utformat, t.ex. PDF-avbildning eller TIF är allmänna alternativ inte längre tillgängliga. De allmänna alternativen kompletterar layoutalternativen och bestämmer, bland annat, om färger och grafik ska behållas i utformatsdokumenten. 109

108 Avsnitt 9: Spara dokument Alternativ för SpreadsheetML När SpreadsheetML-dokument för Microsoft Excel (2002, 2003, 2007 and 2010) genereras finns förutom layout- och allmänna alternativ dedikerade SpreadsheetML-alternativ. SpreadsheetML-alternativen bestämmer hur kalkylbladen ska formateras i ditt Excel-dokument. PDF-alternativ När PDF-dokument ska genereras finns endast de specifika PDFalternativen tillgängliga. Dessa är bokmärkning, ihqckompression, lösenordsskydd och digital signering. XPS-alternativ När XPS-dokument ska genereras finns endast de specifika XPS Options tillgängliga. Dessa är bokmärkning och ihqckompression. Pappersformat Alternativen för Pappersformat ger dig möjlighet att definiera i vilket format (t.ex. A4, Letter, Legal) dina utformatsdokument ska genereras. Alternativen kan användas på de flesta RTF-utformat. Bilder Bildalternativen bestämmer hur bilder presenteras i utformatsdokumenten, t.ex. i svartvitt eller i färg. De definierar också deras upplösning. Obs! När du väljer ett utformat eller ett program som inte stödjer bilder är grafikalternativen inte tillgängliga i Readiris. 110

109 Readiris TM 14 - Användarhandbok LAYOUTALTERNATIV Layoutalternativen spelar en viktig roll när det gäller generering av ordbehandlingsdokument (.doc,.docx,.rtf,.odt), kalkyldokument (.xml,.xlsx) och webbplatsdokument (.htm). De bestämmer till stor del hur de slutgiltiga dokumenten kommer att se ut. Nedan finns en beskrivning av vad varje layoutalternativ gör och exempel på riktiga dokument. Lägg också märke till miniatyren till höger i fönstret. Det ger dig även en uppfattning om dokumentets layout baserat på det layoutalternativ du väljer. Obs! Fliken Layoutalternativ är förstås tillgänglig när du väljer PDF, XPS eller TIF som utformat. PDF och XPS är fasta layoutformat och återskapar dokumentets ursprungliga layout som standard. Och TIF är ett bildformat på vilket ingen tolkning görs. Obs! Om ett layoutalternativ inte finns tillgängligt för det format du har valt betyder det att alternativet i fråga inte stöds. Alternativet Skapa brödtext genererar en sammanhängande textmassa. Resultatet är ett dokument helt utan formatering. Formateringen ska göras manuellt av användaren. 111

110 Avsnitt 9: Spara dokument Exempel på brödtext Alternativet Behåll ord- och paragrafformatering behåller den generella formatstrukturen på ditt skannade dokument. Teckensnittstypen, storleken och typstilen bibehålls under tolkningen. Tabbarna och inriktningen för varje textsegment återskapas. Textsegmenten och kolumnerna återskapas inte, styckena följer bara efter varandra. Tabeller återges korrekt. Bilder återges inte. Exempel på ord- och paragrafformatering Alternativet Återskapa källdokument försöker i så stor utsträckning som möjligt hålla sig till originallayouten. 112

111 Readiris TM 14 - Användarhandbok Textblock, tabeller och bilder återges på samma plats som i originaldokumentet. Ord- och paragrafformatering bibehålls. Hyperlänkar återges också. Exempel på ett källdokument som återgetts Alternativet Använd kolumner istället för ramar skapar kolumner istället för textramar för att placera informationen på sidan. Text i kolumner är lättare att redigera än dokument med många ramar: texten flödar naturligare från en kolumn till en annan. Obs! Om Readiris inte kan detektera kolumner i källdokumentet används fortfarande ramar som en nödlösning. Tips: använd det här alternativet när Word-dokument genereras. Med alternativet Infoga kolumnbrytningar förs en hård kolumnbrytning in vid slutet av varje kolumn vilket bibehåller 113

112 Avsnitt 9: Spara dokument formatet på texten. All text som du redigerar, lägger till eller tar bort förblir i sin kolumn; ingen text passerar automatiskt en kolumnmarkering. Tips: avaktivera det här alternativet (Infoga kolumnbrytningar) när du har brödtext som innehåller kolumner. Du garanteras ett naturligt textflöde från en kolumn till nästa. Alternativet Lägg till sida som bakgrund placerar den skannade bilden som bakgrund under den tolkade texten. Obs! Detta alternativ ökar filstorleken på utformatsfilerna avsevärt. Formatet PDF Text över bild modifierar PDF-filer på samma sätt. För att undvika att storleksökningen på filerna som nämndes ovan markera alternativet Behåll bakgrundsfärger på fliken Alternativ. Detta ger ett liknande men mindre dramatiskt, mer kompakt alternativ. ALLMÄNNA ALTERNATIV Det finns Allmänna alternativ för varje utformat som Readiris gör en texttolkning av. När du väljer ett utformat, t.ex. PDF-avbild eller TIF är inte Allmänna alternativ tillgängliga. Allmänna alternativ kompletterar andra alternativ som alternativen Layout och SpreadsheetML. Observera dock att vissa allmänna alternativ är otillgängliga på grund av de formateringsalternativ du väljer. Nedan finns en beskrivning av vad varje alternativ gör och exempel på riktiga dokument. 114

113 Readiris TM 14 - Användarhandbok Med alternativet Sammanför rader till stycken kan automatisk styckesidentifiering utföras. Readiris radbryter den tolkade texten fram tills ett nytt stycke startar och klistrar ihop ord som har avdelats med bindestreck i slutet av en rad. Alternativet Inkludera bilder gör exakt just det, det inkluderar bilder i dina utformatsdokument. Avmarkera det här alternativet om du endast behöver layoutad text. Alternativet Behåll färger i texten bibehåller originalfärgerna i texten i dina källdokument. Alternativet Behåll färger i bakgrunden återskapar bakgrundsfärgen i varje dokument. Obs! I ett kalkylprogram återskapar det här alternativet bakgrundsfärgen i varje cell. 115

114 Avsnitt 9: Spara dokument ALTERNATIV FÖR SPREADSHEETML När du väljer Microsoft Excel 2002, 2003, 2007, 2010 (SpreadsheetML) som utformat finns det specifika SpreadsheetML-alternativ tillgängliga. Nedan finns en beskrivning av vad varje alternativ gör och exempel på riktiga dokument. Alternativet Ignorera all text utanför tabeller sparar tabellerna och ignorerar alla andra tolkningsresultat. 116

115 Readiris TM 14 - Användarhandbok All data i tabellerna återtas, all annan data försvinner. Exempelbild Alternativet Konvertera siffror till tal kodar tolkade siffror som tal. Som ett resultat kan du utföra aritmetiska operationer i dessa celler. Textcellerna (i alla tabeller) förblir text. Observera att enbart siffror i tabellerna kodas som tal. Alternativet Skapa ett arbetsblad per sida ser till att ett arbetsblad skapas per skannad sida. Om en sida innehåller tabeller och text kommer allt att placeras i samma arbetsblad. Alternativet Skapa ett arbetsblad per tabell placerar varje tabell i ett separat arbetsblad och inkluderar den tolkade texten (utanför tabellen) i ett annat arbetsblad. Om dokumentet som bearbetas innehåller med än en sida kommer varje sida att bearbetas på samma sätt. Det här alternativet är praktiskt när tabeller i olika storlekar och med olika rubriker bearbetas. 117

116 Avsnitt 9: Spara dokument PAPPERSFORMAT Alternativen för Pappersformat ger dig möjlighet att definiera i vilket format (t.ex. A4, Letter, Legal) utformatsdokumenten ska genereras. Alternativen kan användas på de flesta RTF-utformat. Klicka på fliken Pappersformat och använd piltangenterna för att tillämpa eller exkludera pappersformat. Readiris går igenom de aktiva pappersformaten i den av användaren angivna ordningen och kommer att använda det första pappersformat som är tillräckligt stort för att rymma det skannade dokumentet. Obs! Standardformatet för papper varierar beroende på operativsystem. BILDER Alternativet Bilder bestämmer hur bilder presenteras i utformatsdokumenten, t.ex. i svartvitt eller i färg. De definierar också deras upplösning. 118

117 Readiris TM 14 - Användarhandbok Obs! När du väljer ett utformat eller ett program som inte stödjer bilder är grafikalternativen inte tillgängliga i Readiris. Nedan finns en beskrivning av vad varje alternativ gör. Svartvita bilder Readiris sparar bilder i färg som standard. Markera det här alternativet för att generera svartvita bilder. Färger på text i ditt dokument bibehålls ändå. Behåll skanningsupplösning Det här alternativet aktiveras som standard. Readiris genererar utformatsdokument i samma upplösning som dina skannade dokument. För att verifiera i vilken upplösning dokumenten har skannats, gå till Skannerinställningar. Eller gå till bildegenskaper i gränssnittet. Reducera upplösningen till: Om du inte vill behålla den ursprungliga skanningsupplösningen markerar du Minska upplösningen till och anger vilken upplösning du vill ha på dina bilder; Obs! Vi rekommenderar att en upplösning på minst 72 dpi. 119

118 Avsnitt 9: Spara dokument JPEG-kvalitet Bilder lagrade i PDF-, XPS-, Word- och RTF-dokument sparas i JPEG-formatet. Använd skjutreglaget för att justera JPEG-kvaliteten. JPEG 2000-kompression När filer sparas i PDF- eller XPS-format kan Readiris tillämpa JPEG 2000-kompression på färg-gråskalebilderna som finns lagrade inuti dessa filer. VÄLJA PDF-ALTERNATIV De dokument du bearbetar i Readiris kan sparas som PDFdokument. Om PDF-dokument PDF står för "Portable Document Format". Det är ett format som utvecklats av Adobe System Inc. för att underlätta utbyte av dokument. PDF-filer är enhetsoberoende och upplösningsoberoende och kan öppnas på vilket operativsystem som helst (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android osv.). PDF-filer används mest i lagringssyfte. Observera att innehållet i PDF-filer inte kan redigeras (på ett enkelt sätt). Att spara dokument som PDF-dokument: Klicka på knappen Format i gruppen Utformat. 120

119 Readiris TM 14 - Användarhandbok Välj önskad PDF-typ i listan: PDF Avbild över text ( = sökbart PDF-dokument) Detta är den vanligaste filtypen. Den består av två lager: tolkad text och originaltext som avbild ovanpå. På så sätt har du tillgång till både den tolkade texten men kan fortfarande se originaltexten som avbild. Obs! Eftersom bilden täcker texten syns inte eventuella tolkningsfel. PDF Text över avbild Den här filtypen är omvänd jämfört med PDF Avbild över text. Den består av originaltexten som avbild i bakgrunden och den tolkade texten ovanpå. Obs! Eventuella tolkningsfel kommer att synas i det här formatet. PDF Text. Den här filtypen består av den tolkade texten men innehåller inte originaltexten som avbild. Eventuella bilder i originaldokumentet följer med som grafik i PDF filen. PDF Avbild. När du väljer den här filtypen tolkar Readiris inte texten i ditt dokument. Det kommer inte att gå att söka i texten i 121

120 Avsnitt 9: Spara dokument PDF-filen, den innehåller endast en avbild av originaldokumentet. PDF-alternativ Skapa bokmärken Bokmärken är de typer av länkar i ett dokument som innehåller representativ information om det avsnitt de är länkade till. Bokmärken ger ditt PDF-dokument struktur. De grupperas i panelen Bokmärken i fönstret Navigation. I Readiris skapar alternativet Skapa bokmärken ett bokmärke för varje textzon, bildzon och tabellzon i en PDF-fil. 122

121 Readiris TM 14 - Användarhandbok Exempel på bokmärken Bädda in teckensnitt Alternativet Bädda in teckensnitt bäddar in - eller inkluderar - dokumentets ursprungliga teckensnitt i PDF-filen. På det här sättet kan andra användare alltid se dokumenten i sina originalformat på sin dator även om de inte har just det teckensnitt du installerade på sin dator. Observera att filstorleken på utformatsdokumentet ökar när det finns inbäddade teckensnitt. Skapa fullt PDF/A-enhetliga filer(readiris Corporate) Detta genererar PDF-filer som passar för långtidsarkivering. PDF/A står för "Portable Document Format Archivable". PDF/A-filer innehåller bara det som i egentlig mening behövs för att öppna och titta på dem. 123

122 Avsnitt 9: Spara dokument Snabb webbvisning Alternativet Snabb webbvisning återskapar ett PDF-dokument för nedladdning sida-för-sida från webbservrar. Det här alternativet är praktiskt när du vill öppna dokument som du skickat till molnet. PDF-version I den här listan kan du välja vilken PDF-version du vill generera. Efter varje version nämns vilken Acrobat-version som krävs för att öppna PDF-filen. PDF - intelligent High Quality-kompression: I Readiris har du även möjlighet att komprimera dina PDFdokument. Se det separata avsnittet Komprimera PDF-dokument för mer information. Tips: se även avsnittet Lösenordsskydda PDF-dokument och Signera PDF-dokument digitalt. KOMPRIMERA PDF-DOKUMENT De PDF-dokument du genererar med Readiris kan hyperkomprimeras med hjälp av ihqc. ihqc står för intelligent High-Quality Compression, I.R.I.S. egen effektiva kompressionsteknik. ihqc är för bilder vad MP3 är för musik och DivX är för filmer. 124

123 Readiris TM 14 - Användarhandbok Så här genererar du komprimerade PDF-dokument: Klicka på knappen Format i gruppen Utformat. Välj önskad PDF-typ i listan. Observera att ihqc-kompression inte är tillgänglig för filtyperna PDF Text och PDF Text över bild. Välj önskad kom pressionsnivå:. Bra storlek ger bäst kompression med minmal försämring av bildkvaliteten. Bra kvalitet ger något större utformatsfiler med bättre bildkvalitet. 125

124 Avsnitt 9: Spara dokument Obs! I Readiris Pro kan du välja Nivå I - Bra storlek och Nivå I - Bra kvalitet. I Readiris Corporate har du tillgång till alla ihqc-nivåer. Anpassad kompression (Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du även välja Anpassad kompression. När du väljer det här alternativet kan du själv bestämma storlek/kvalitetförhållandet med hjälp av ett skjutreglage. Alternativet Komprimera symboler väljs som standard. Det här alternativet komprimerar text inuti dokumentet. Alternativet Wavelet-kompression väljs också som standard. Det här alternativet komprimerar bilder inuti dokumentet. 126

125 Readiris TM 14 - Användarhandbok LÖSENORDSSKYDDA PDF-DOKUMENT (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) De PDF-dokument du genererar med Readiris kan lösenordsskyddas. Du kan ange ett lösenord för att öppna dokumenten och ett lösenord som begränsar ändringar i dokumenten. Att lösenordsskydda PDF-dokument: Klicka på knappen Format i gruppen Utformat. Välj önskad PDF-typ i listan. Klicka därefter på fliken Lösenord. 127

126 Avsnitt 9: Spara dokument När du väljer att ha ett lösenord för att öppna dokument kommer du att uppmanas att ange lösenordet när du öppnar PDFfilen. När du anger behörigheter för lösenordet kommer du bara att kunna utföra handlingar som är angivna i säkerhetsinställningarna. Om du vill ändra inställningarna måste du ange behörigheter för lösenordet. Readiris säkerhetsinställningar liknar standardskyddsfunktionen som Adobe Acrobat erbjuder. Observera att i Readiris får lösenordet för att öppna dokument och lösenordet för behörigheter inte vara samma. SIGNERA PDF-DOKUMENT DIGITALT (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) De PDF-dokument du genererar med Readiris kan signeras digitalt. Digitala signaturer identifierar personen som skapade PDFdokumenten. De verifierar författarens identitet, certifierar ett dokument och förhindrar oönskade ändringar i PDF-dokument. Observera dock att Readiris inte genererar digitala signaturer. Du måste ha en digital signatur sedan tidigare för att generera signerade dokument med Readiris. Du kan skapa digitala signaturer med Adobe Acrobat eller erhålla dem från företag som VeriSign. Så här genererar du digitalt signerade dokument: Klicka på Format i verktygsfältet. Välj önskad PDF-typ i listan. Klicka på fliken Signatur för att öppna signeringsalternativen. 128

127 Readiris TM 14 - Användarhandbok Välj Använd den här signaturen och bläddra sedan fram till den signatur du vill använda. Tips: Om du inte ser några signaturer i listan, klicka på Hantera. Klicka sedan på Importera och följ instruktionerna i Guiden Importera certifikat. Du kan också använda alternativen bakom knappen Hantera för att redigera, ta bort eller exportera en digital signatur på din dator. Klicka på Detaljer för att visa all tillgänglig information om aktuell signatur. Se i Acrobats dokumentation för mer information om certifikat. När du använder en digital signatur syns den på fliken Signaturer i Adobe Acrobat och Adobe Reader. VÄLJA XPS-ALTERNATIV De dokument du bearbetar i Readiris kan sparas som XPSdokument. 129

128 Avsnitt 9: Spara dokument Om XPS-dokument XPS står för XML Paper Specification. Det är ett dokument med fast layout som utvecklats av Microsoft Inc. för att bevara dokumentkvaliteten. XPS-filer - precis som PDF-filer - används mest i lagringssyfte. Observera att innehållet i XPS-filer inte kan redigeras (på ett enkelt sätt). Att spara dokument som XPS-dokument: Klicka på knappen Format i gruppen Utformat. Välj önskad XPS-typ i listan: XPS Avbild över text. Detta är den vanligaste filtypen. Den består av två lager: tolkad text och originaltext som avbild ovanpå. På så sätt har du tillgång till både den tolkade texten men kan fortfarande se originaltexten som avbild. Obs! Eftersom avbildningen täcker texten syns inte eventuella tolkningsfel. 130

129 Readiris TM 14 - Användarhandbok XPS Text över avbild. Den här filtypen är omvänd jämfört med XPS Avbild över text. Den består av originaltexten som avbild i bakgrunden och den tolkade texten ovanpå. Obs! Eventuella tolkningsfel kommer att synas i det här formatet. XPS Text. Den här filtypen består av den tolkade texten men innehåller inte originalbilden av dokumentet. Eventuella bilder i originaldokumentet följer med som grafik i XPS-filen. XPS Avbild. När du väljer den här filtypen tolkar Readiris inte texten i ditt dokument. Det kommer inte att gå att söka i texten i XPS-filen, den innehåller endast en avbild av originaldokumentet. XPS-alternativ Skapa bokmärken Bokmärken är de typer av länkar i ett XPS-dokument som innehåller representativ information om det avsnitt de är länkade till. Bokmärken ger ditt XPS-dokument struktur. I Readiris skapar alternativet Skapa bokmärken ett bokmärke för varje textzon, bildzon och tabellzon i en XPS-fil. 131

130 Avsnitt 9: Spara dokument XPS - intelligent High Quality-kompression: I Readiris har du även möjlighet att komprimera dina XPSdokument. Se det separata avsnittet Komprimera XPS-dokument för mer information. KOMPRIMERA XPS-DOKUMENT De XPS-dokument du genererar med Readiris kan hyperkomprimeras med hjälp av ihqc. ihqc står för intelligent High-Quality Compression, I.R.I.S. egen effektiva kompressionsteknik. ihqc är för bilder vad MP3 är för musik och vad DivX är för filmer. Så här genererar du komprimerade XPS-dokument: Klicka på knappen Format i gruppen Utformat. Välj önskad XPS-typ i listan. 132

131 Readiris TM 14 - Användarhandbok Observera att ihqc-kompression inte är tillgänglig för filtyperna XPS Text och XPS Text över bild. Välj önskad kompressionsnivå: För Nivå I finns två typer av kompression: Bra storlek och Bra kvalitet. Bra storlek ger bäst kompression med minmal försämring av bildkvaliteten. Bra kvalitet ger något större utformatsfiler med bättre bildkvalitet. I Readiris Corporate kan du även välja Anpassad kompression. När du väljer det här alternativet kan du själv bestämma storlek/kvalitetförhållandet med hjälp av ett skjutreglage. 133

132 134 Avsnitt 9: Spara dokument

133 Readiris TM 14 - Användarhandbok AVSNITT 10: SKICKA DOKUMENT TILL MOLNET De dokument du bearbetar i Readiris kan skickas till olika molnapplikationer. Med Readiris Pro kan du skicka dokument till Evernote, Dropbox, GoogleDocs och box. Med Readiris Corporate kan du även skicka dokument till Microsoft SharePoint och Therefore. Innan du kan exportera till molnet måste anslutningen konfigureras. Viktigt: innan du kan konfigurera en anslutning måste du ha ett giltigt konto hos Dropbox, GoogleDocs, Evernote, Box, SharePoint eller Therefore. Viktigt (Readiris Corporate): när du använder Therefore måste den senaste Therefore-klienten installeras och konfigureras på din dator. Att konfigurera en anslutning: Klicka på fliken Molninstallation och sedan på den molnapplikation du vill installera. Skriv in ditt användarnamn och lösenord. 135

134 Avsnitt 10: Skicka dokument till molnet Om det behövs, klicka på Bläddra för att välja en speciell plats i molnsystemet. Klicka sedan på OK för att slutföra konfigureringen. Att skicka dokument till molnapplikationen: Skanna eller öppna dina dokument och välj nödvändiga inställningar för bearbetningen. Viktigt: personer som regelbundet använder GoogleDocs kan inte exportera avbildningsfiler till sitt konto. Se därför till att du inte väljer en avbildningsfil som utformat i Readiris. Google Apps Premier-kunder kan ladda upp alla typer av dokument till sitt konto. 136

135 Readiris TM 14 - Användarhandbok I gruppen Utformat markerar du den molnapplikation du konfigurerade. Klicka sedan på Skicka för att skicka dina dokument till molnet. Du ombes ange exakt vart i molnsystemet dina dokument ska exporteras. Ange plats och klicka sedan på OK. Tips: avmarkera alternativet Bekräfta innan export om du inte vill ange platsen igen i framtiden. 137

136 Avsnitt 10: Skicka dokument till molnet Du ombes därefter namnge ditt dokument. Namnge dokumentet och klicka på OK för att slutföra exporten. SKICKA INDEXERADE DOKUMENT TILL MOLNET (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) När du skickar dokument till Microsoft SharePoint eller Therefore detekterar Readiris automatiskt om ditt SharePoint- eller Thereforesystem har några obligatoriska indexfält som måste fyllas i. Exempel på obligatoriska SharePoint-fält Skicka indexerade dokument: Konfigurera SharePoint- eller Therefore-anslutningen. 138

137 Readiris TM 14 - Användarhandbok Bearbeta sedan dina dokument med hjälp av vald konfiguration. I gruppen Utformat väljer du Användarindex om du vill att Readiris ska visa alla tillgängliga indexfält på ditt SharePointeller Therefore-system när du skickar dina dokument. Om du inte markerar Användarindex visar Readiris endast obligatoriska indexfält när du skickar dina dokument. Klicka på Skicka för att skicka dokumenten. (Obligatoriska) indexfält visas på fliken Index. Nu kan du antingen fylla i indexfälten manuellt ELLER använda Readiris dra- och släpp-teknik för att fylla i dem: o Klicka inuti det fält du vill fylla i. o Klicka sedan på ikonen för Text för att tolka textzoner eller på ikonen för Streckkod för att tolka streckkodszoner. o Dra sedan en ram runt den text som du vill använda som index. När du släpper musknappen är fältet ifyllt. Klicka på Skicka för att skicka indexerade dokument eller på Ta bort för att börja om. 139

138

139 Readiris TM 14 - Användarhandbok SÅ HÄR KONFIGURERA SKANNERN I READIRIS För att skanna dokument i Readiris måste din skanner vara korrekt konfigurerad. Innan du konfigurerar skannern i Readiris: 1. Se till att skannern är ansluten till datorn och påslagen. Obs! Skannern bör vara fysiskt ansluten till din dator via en USBkabel. En ethernet-anslutning eller trådlös anslutning kan fungera om Twain-drivrutinen som medföljer från tillverkaren har utrustats med den möjligheten. 2. Se till att den senaste Twain-drivrutinen har installerats på skannern. Drivrutiner brukar finnas på skannertillverkarens webbplats. De tillhandahålls inte av I.R.I.S. Observera att vissa skannerdrivrutiner kanske inte fungerar med de senaste Windows-versionerna. Se dokumentationen som bifogas med din skanner för att ta reda på vilka plattformar som stöds. Kontakta skannertillverkaren vid behov. Konfiguration Klicka på nedåtpilen under Skanna i menyfältet. Klicka sedan på Inställningar. 141

140 Så här När du gör det första gången visas listan Skannermodell automatiskt. I den här listan väljer du din skannerprofil. Skannerprofilerna ger dig möjlighet att få åtkomst till funktioner som är specifika för din skanner. Till exempel dubbelsidig skanning. Bli inte orolig om du inte ser skannern i listan; det är inte alla skannrar som har särskilda skannerprofiler. Viktigt! Om du inte hittar exakt samma profil, välj inte en profil som liknar den. Välj istället en universell Twain-profil. Det finns olika Twain-profiler: Välj <Twain><OTHER MODELS> när du använder en vanlig flatbäddsskanner. Välj <Twain><OTHER MODELS>(Användargränssnitt) om du vill använda användargränssnittet för skannern för att skanna dokument istället för Readiris. Välj <Twain><OTHER MODELS with duplex feeder> när du använder en skanner som skannar både fram- och baksidan på ett dokument (dubbelsidig skanning). 142

141 Readiris TM 14 - Användarhandbok När du har valt en skannermodell måste du konfigurera skannerns drivrutin. Klicka på Konfigurera för att välja drivrutin för skannern. Om du inte ser din skanner i listan i fönstret Välj källa har skannern inte installerats korrekt. Installera om skannerns drivrutin innan du försöker konfigurera den i Readiris. När skannerna har konfigurerats kan du börja skanna med hjälp av standardinställningarna för skannern. Mer information om de olika skannerinställningarna och hur du ändrar dem finns i avsnittet Välja skannerinställningar. 143

142 Så här FÖRBÄTTRA TOLKNINGSRESULTATEN Kvaliteten på tolkningsresultaten beror på flera faktorer: Dokumentspråket Se till att du väljer rätt språk i listan Språk. Se avsnittet Alternativ för dokumenttolkning för mer information om varje steg. Kvaliteten på skannade dokument Om de skannade dokumenten är för ljusa, eller för mörka, kommer Readiris att ha problem med att tolka dem. Som tur är finns det en funktion som låter dig justera kvaliteten på skannade dokument. Se avsnittet Justera bildkvaliteten för att läsa om hur du gör det. Skannerinställningarna Om du använder en skanner för att skanna dokument är bildkvaliteten även kopplad till skannerns inställningar. I avsnittet Välja skannerinställningar finns information om hur rätt inställningar väljs för din skanner. Kontrollera att skannerupplösningen är inställd på 300 dpi för vanliga dokument och 400 dpi för liten text och asiatisk text. SKANNA FLERA DOKUMENT I Readiris finns ett antal funktioner som låter dig skanna och bearbeta flera dokument på ett enkelt sätt i Readiris. 144

143 Readiris TM 14 - Användarhandbok Obs! I Readiris Pro är antalet sidor du kan bearbeta i ett enda projekt begränsat till 50. Skanna flera dokument på en flatbäddsskanner Klicka på nedåtpilen under knappen Skanna och sedan på Skannerinställningar. I fönstret Skannerinställningar väljer du Skanna en annan sida efter och ange sedan efter hur många sekunder nästa sida måste skannas. På det här sättet slipper du gå tillbaka till datorn och klicka på knappen Skanna i Readiris. Du kan helt enkelt byta ut sidorna i egen takt så börjar Readiris skanna Readiris nästa sida automatiskt. Skanna flera dokument på en skanner med dokumentmatare Klicka på nedåtpilen under knappen Skanna och sedan på Skannerinställningar. 145

144 Så här I fönstret Skannerinställningar väljer du ADF (automatisk dokumentmatare). På det här sättet kan du skanna den ena sidan efter den andra på din skanner och Readiris hänger med. BEARBETA LÅGUPPLÖSTA BILDER Readiris använder speciella tolkningsrutiner för att bearbeta bilder från digitalkameror. Kontrollera att alternativet Digitalkamera är aktiverat vid bearbetning av sådana bilder. För att aktivera alternativet Digitalkamera: Starta först av allt din digitalkamera och anslut den till datorn med en USB-kabel. Klicka på nedåtpilen under knappen Skanna och sedan på Inställningar. Klicka på Skannermodell och välj <Twain><Other models> i listan. Obs! Om du inte ser din drivrutin i listan Välj källa innebär det att drivrutinen inte har installerats korrekt eller att din kamera inte har en Twain-drivrutin. Kontakta kamerans dokumentations vid behov. Klicka sedan på Konfigurera och välj kamerans Twaindrivrutin. Gå tillbaka till fönstret Skannerinställningar och välj alternativet Digitalkamera. När du klickar på Skanna i Readiris gör kameran en skanning. 146

145 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tips för att ta bilder med din digitalkamera: Kalibrera kameran genom att fotografera ett vitt dokument (innan du använder den med Readiris). Välj alltid den högsta bildupplösningen. Aktivera kamerans makroläge för att ta närbilder. Aktivera kamerans dokumentläge (om det finns). Använd bara optisk zoom, inte digital zoom. Håll kameran direkt över dokumentet. Undvik att fotografera från en sned vinkel. Håll kameran stadigt. Använd stativ vid behov. Avaktivera blixten när du fotograferar glansigt papper. Undvik att öppna komprimerade bilder. Anpassa inställningen av Readiris ljusstyrka och kontrast till omgivningen (dagsljus, lampsken, neonljus). Se Välja skannerinställningar. Välj färg eller gråskala som färgläge i Readiris. Se även Välja skannerinställningar. TOLKA STRECKKODER (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) I Readiris Corporate kan du tolka streckkoder. Streckkoder kan användas för att separera dokument i en dokumentsats. 147

146 Så här Obs! Readiris stödjer de vanligaste 2D-streckkoderna. Readiris stöder laser- och bläckstråleutskrivna streckkoder. För att definiera vilka streckkoder Readiris bör tolka: Klicka på Readiris-knappen och sedan på Avancerade inställingar. Välj de symboler du vill att Readiris ska tolka. Viktigt: Readiris tolkar automatiskt streckkoder till separata dokument men själva streckkodszonerna tolkas inte som streckkoder. I de flesta fall tolkas de som bilder. 148

147 Readiris TM 14 - Användarhandbok Tolka streckkoder manuellt: Skanna eller Öppna ditt dokument. Klicka på fliken Zone. Klicka på ikonen Streckkod och rita en ram runt streckkoden. ELLER högerklicka på de streckkodszoner som felaktigt har tolkats som bild, peka sedan på Zon > Typ och välj Streckkod. Klicka sedan på Skicka för att spara eller skicka ditt dokument. Tolka en speciell streckkod Om du behöver använda innehållet i en viss streckkod: Rita en streckkodszon runt streckkoden. Högerklicka sedan inuti zonen och klicka på Kopiera som data. Innehållet i zonen kopieras till Urklipp. Du kan nu klistra in det i andra program. 149

148 Så här SEPARARERA DOKUMENTSATSER (Det här avsnittet gäller endast Readiris Corporate) När du skannar hela buntar med papper - t.ex. på en skanner med en dokumentmatare - kan det vara praktiskt att ange var ett dokument slutar och ett annat börjar. På så sätt kan Readiris generera en separat utformatsfil för varje dokument. Du slipper då skanna varje dokument för sig. Exempel Låt oss säga att du skannar en bunt på 30 sidor. De första 10 sidorna tillhör dokument 1, sidorna 11 till 20 tillhör dokument 2 och sidorna 21 till 30 tillhör dokument 3. Om du anger att bunten egentligen består av 3 dokument kommer Readiris att generera 3 separata utformatsfiler. Separera pappersdokument I Readiris finns två sätt att separera pappersdokument. Du kan göra detta på med hjälp av: Tomma sidor I det här fallet lägger du helt enkelt bara en tom sida mellan två pappersark för att visa var det nya dokumentet börjar. Omslagssidor med streckkod I det här fallet kan du till exempel sätta en streckkodsetikett på varje förstasida av ett dokument. 150

149 Readiris TM 14 - Användarhandbok Öppna dokumentets separationsalternativ: Klicka på Readiris-knappen och sedan på Avancerade inställingar. Klicka på fliken Dokumentbearbetning. Ange vilken separationsmetod du ska använda: Detektera tomma sidor eller Detektera omslagssidor med en streckkod. När du använder omslagssidor med streckkoder kan du ange exakt var på sidan streckkoderna ska sitta med hjälp av en avläsningszon. När du har definierat avläsningszonen söker Readiris efter streckkoder endast i detta område. 151

150 Så här Tips: för att ta reda på avläsningszonens mått kan du använda funktionen Koordinater i Readiris: Klicka på fliken Zoner och välj Koordinater. Flytta nu markören över bilden för att se koordinaterna. Du kan även ange specifikt innehåll som streckkoderna innehåller. När du väljer detta alternativ kommer Readiris endast att leta efter det innehåll du angett. Övriga streckkoder ignoreras som omslagssida. Denna funktion rekommenderas om dina dokument innehåller streckkoder på andra sidor också och inte bara på omslagssidorna. Tolkningsalternativ Om omslagssidorna med streckkoder består av ytterligare innehåll - förutom streckkoderna - som du vill ha med i dina utformatsdokument, välj alternativet Inkludera omslagssidor i utformatsdokument. Alternativet Tillämpa sidanalys på omslagssidor delar upp omslagssidorna i tolkningszoner, precis som vanliga sidor. 152