MANUAL FÖR NATIONELLT KVALITETSREGISTER BRÖSTCANCER UPPFÖLJNING

Transkript

1 MANUAL FÖR NATIONELLT KVALITETSREGISTER BRÖSTCANCER UPPFÖLJNING Senaste uppdatering (Skapad den ) Ansvarigt Regionalt Cancercentrum

2 REGISTERVERSIONER Omfattar registerversion/-er Datum driftsättning Variabelbeskrivningsversion Datum revidering, manualen Register version / OC-Stockholm Register version / OC-Stockholm Register version / OC-Stockholm Register version /RCC-Stockholm Förtydligande av kolumninnehåll Formulering (etikett) Variabelbeskrivning, Kodning, Värden, Regler Motsvarar fältetikett på blanketten Beskrivning av Variabler/Kodlistor/Regler 1 Gäller för patienter inrapporterade i version Gäller för patienter inrapporterade i version 1.0.1, dvs. reviderad version av inrapporteringsformulär 3 Gäller för patienter inrapporterade i version 1.0.2, dvs. reviderad version av inrapporteringsformulär 4 Gäller för patienter inrapporterade i version 1.0.3, dvs. reviderad version av inrapporteringsformulär Manualen är utarbetad av Nationella Bröstcancerregistrets stödteam RCC Stockholm Gotland Regionalt cancercentrum Stockholm Gotland Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Box STOCKHOLM Besöksadress: Västgötagatan 2 2

3 Innehållsförteckning REGISTERVERSIONER... 2 FORMULÄRENS STATUS OCH HANTERING... 4 Status för inrapportering... 4 Beskrivning... 4 REGLER FÖR INRAPPORTERING... 5 För fall som genomgått kurativt syftande operation... 5 För fall som EJ genomgått kurativt syftande operation... 5 Vilka uppgifter sparas i Registerposten... 5 Datum för postoperativa recidiv/metastaser... 5 ÖVRIG INFORMATION FÖR INRAPPORTERING... 6 Användarhandbok för inrapportörer... 6 Ofullständigt datum... 6 Komplettering eller rättning av enstaka uppgifter... 6 Recidiv/fjärrmetastasrapportering i INCA respektive i regionala Historiska bröstcancerregister... 6 BESKRIVNING - UPPFÖLJNING... 7 Personuppgifter... 7 Inrapporterande enhet... 7 Status Uppföljning... 8 Postoperativa Loko-regionala Recidiv / Fjärrmetastaser... 9 Rapportering av Postoperativ Endokrin terapi

4 FORMULÄRENS STATUS OCH HANTERING Status för inrapportering Beskrivning Nuvarande status Åtgärd Detta är en informationsruta för formulärets status. Inrapportör behöver ej göra något val här. I listan för Åtgärd väljer inrapportören vad som ska ske med formuläret. En vald Åtgärd måste följas av Utför för att åtgärden ska aktiveras. När inrapportören är klar med registreringen, är nästa steg att välja Åtgärd. Åtgärd finns längst upp i formuläret, använd länken som finns i slutet av formuläret Gå till Åtgärd längst upp i formuläret eller gå upp i formuläret med hjälp av rullisten. Välj alternativ från åtgärdslistan och tryck sedan på Utför. Längst upp i formuläret finns ett kommentarsfält där inrapportören kan skriva meddelande till monitor. Skriv eventuellt meddelande innan val av alternativ från åtgärdslistan och tryck sedan på Utför. Förklaring till åtgärder som finns i åtgärdslistan: Ej klar, kvar i inkorg betyder att formuläret sparas och finns kvar i inrapportörens inkorg, med status Ej klar. Inrapporteringen kan återupptas senare från inkorgen och när formuläret är färdigifyllt välj alternativ Klar, sänd till RCC. Avbryt och radera betyder att inrapporteringen avbryts och formuläret raderas. Klar, sänd till RCC betyder att formuläret är ifyllt och klart att skickas till Regionalt Cancercentrum. Klar för godkännande betyder att formuläret är ifyllt men ska godkännas av ansvarig läkare och kan därefter skickas till Regionalt Cancercentrum. Formuläret finns kvar i enhetens inkorg tills det blir godkänt och inskickat (med alternativet Klar, sänd till RCC). Utför Denna Åtgärd används ej av alla kliniker. Utför knappen ska kombineras med en Åtgärd. Efter valet Klar, sänd till RCC och Utför skickar systemet formuläret vidare till monitor på RCC för vidare bearbetning och formuläret läggs under Ärenden i RCC:s inkorg i översikten till vänster. Kommentar Organisationsenhet Om systemet upptäcker något fel, visas ett felmeddelande för inrapportören. Åtgärda felet och välj därefter Åtgärd och Utför. Här kan inrapportör och monitor skriva in textmeddelanden till varandra. Hämtas automatiskt från INCA inloggningsuppgifter om du är inrapportör. Val av organisationsenhet ska ske om du är monitor 4

5 REGLER FÖR INRAPPORTERING För fall som genomgått kurativt syftande operation Uppföljningsformuläret bör skickas in vid varje ny händelse (nyupptäckta loko-regionala recidiv eller fjärrmetastas/er) samt vid rapportering av endokrin terapi. Annars bör formuläret skickas in 5 år efter diagnos. För fall som EJ genomgått kurativt syftande operation För patienter med fjärrmetastasering redan vid diagnos (detta gäller även om de opereras) och patienter som inte opereras av olika orsaker gäller följande: Fyll endast i besöksdatum och kryssa Ja i rutan Finns det kvarvarande primärtumör (patienten ej opererad) eller fanns det fjärrmetastaser vid diagnos och skicka därefter in formuläret. Avsnittet för Postoperativa loko-regionala recidiv/fjärrmetastaser skall ej fyllas i för dessa patienter. Avsnittet för Rapportering av postoperativ endokrin terapi skall ej fyllas i för dessa patienter. Vilka uppgifter sparas i Registerposten Uppföljningsformulär med olika uppgifter kommer att skickas in vid ett flertal tillfällen för varje patient och i registerposten kommer enbart en uppgift per fråga att sparas enligt följande: När det gäller Datum för senaste kontakt, kommer det senast rapporterade datumet att sparas. När det gäller uppgifter om Loko-regionala recidiv och fjärrmetastaser, kommer det tidigaste datumet för upptäckt att sparas. Datum för postoperativa recidiv/metastaser Datum för postoperativa recidiv/metastaser skall helst vara det datum för första välgrundade misstanke om recidiv/metastas som sedan blir verifierat, eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. 5

6 ÖVRIG INFORMATION FÖR INRAPPORTERING Användarhandbok för inrapportörer På INCA:s hemsida, under rubriken Kvalitetsregister finns Användarhandbok för inrapportör. Den beskriver mer detaljerat och stegvis hur en inrapportering går till. Användarhandboken finns även tillsammans med övriga bröstregisterspecifika formulär och manualer. Dit kommer man från sidan Kvalitetsregister: klicka på Bröstcancer/Dokument. Ofullständigt datum Om det är ett datum som ska fyllas i men exakt datum inte går att få fram så kan dag 15 anges. Komplettering eller rättning av enstaka uppgifter För att komma förbi spärrar för obligatoriska uppgifter kan man kryssa i rutan som avser Markera med kryss om inrapportering avser komplettering eller rättning av enstaka uppgifter som finns i början av formuläret. Det bör dock användas med försiktighet eftersom alla kontroller då inaktiveras. OBS! Sida måste alltid registreras. Recidiv/fjärrmetastasrapportering i INCA respektive i regionala Historiska bröstcancerregister Monitorinformation: I INCA:s nationella bröstcancerregister ska bröstcancerrecidiv eller fjärrmetastaser registreras ifall det primära bröstcancerfallet finns registrerat i INCA. Finns den primära bröstcancern registrerad i regionalt historiskt bröstcancerregister så ska recidiv/fjärrmetastasuppgifter sparas där. Om den primära bröstcancern inte finns registrerad vare sig i INCA eller i regionalt bröstcancerregister ska heller inte recidiv/fjärrmetastasuppgifter sparas i registren. Det krävs alltså att en Anmälan ska finnas registrerad för att man ska spara recidiv/fjärrmetastasuppgifter. 6

7 BESKRIVNING - UPPFÖLJNING Variabler Personuppgifter Personnummer Patientens namn Adress Kön Dödsdatum Hemort vid diagnos Inrapporterande enhet Markera med kryss om inrapportering avser komplettering eller rättning av enstaka uppgifter Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Personnummer T.ex. 19XXXXXXXXXX Patientens efternamn och förnamn. Hämtas automatiskt från befolkningsregister Ses enbart i registerposten (ej vid inrapportering) Hämtas automatiskt från befolkningsregister K = kvinna M = Man Hämtas automatiskt från befolkningsregister. Dödsdatum hämtas automatiskt från befolkningsregister om det finns. När personnummer knappas in söks det alltid först mot INCA:s patienttabell om dödsdatum redan finns. Kod för län, kommun och församling (LKF). Hämtas automatiskt från befolkningsregister men kan vid behov ändras av monitor. För att komma förbi spärrar för obligatoriska uppgifter kan man kryssa i rutan som avser Komplettering eller rättning av enstaka uppgifter som finns i början av formuläret. Det bör dock användas med försiktighet eftersom alla kontroller då inaktiveras. Initierat av Inrapporterande enhet Rapporterande sjukhuskod Synlig endast för monitor. Går att ändra. Obs! Används denna kryssruta deaktiveras alla spärrar och kontroller och gör det möjligt att bara fylla i enstaka uppgifter. Namn på den person som startar rapporteringen av formuläret. Hämtas automatiskt från INCA inloggningsuppgifter. Regionalt cancercentrum - Sjukhus - Klinik. Hämtas automatiskt från INCA inloggningsuppgifter. Klinikkod för anmälande sjukhus/enhet enligt kodförteckning för varje region. Kod från Inrapporterande enhet kommer automatiskt men kan ändras av monitor. Monitor kontrollerar och Delsparar om Inrapportering ska Kompletteras eller skickas På Remiss. Underlättar vid eventuella selekteringar ur registret. 7

8 Variabler Rapporterande klinikkod Synlig endast för monitor. Går att ändra. Anmälande inrapportör Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Klinikkod för anmälande klinik enligt kodförteckning för varje region. Kod från Inrapporterande enhet kommer automatiskt men kan ändras av monitor. Monitor kontrollerar och Delsparar om Inrapportering ska Kompletteras eller skickas På Remiss. Underlättar vid eventuella selekteringar ur registret. Inrapportörens namn. Om flera varit inblandade i inrapportering av posten ser man här namnet på den senaste inrapportören. Hämtas automatiskt från systemvariabel, Inrapportör, i de fall då formuläret är inrapporterat via webben. Lagras i registerposten. Anmälande läkare Rapporteringsdatum Monitors kommentar Synlig endast för monitor. Status Uppföljning Sida Obs! I de fall monitor rapporterar in från pappersblankett hämtas inte uppgiften från inloggningen. Monitor måste i dessa fall själv fylla i uppgift om vem som är Anmälande inrapportör enligt pappersblanketten. Namn på läkare som är ansvarig för inrapportering. Anges i klartext. Datum då inrapportering skickas till Regionalt cancercentrum. Dagens datum hämtas automatiskt från systemet om fältet lämnas blankt, denna uppgift går att ändra. ÅÅÅÅ-MM-DD Viktiga kommentarer för inrapporteringen och posten, som monitor vid behov skriver in. Ange vilken sida rapporteringen gäller. Om patienten har eller har haft bröstcancer i båda brösten går det bra att rapportera uppföljning för båda tumörerna på ett formulär. Förutom i de fall där Nyupptäckta loko-regionala recidiv ska rapporteras på båda sidor. Datum för senaste kontakt 1=Höger 2=Vänster 3=Båda brösten Datum för senaste återbesök, telefonkontakt eller andra uppgiftskällor när det gäller rapportering av uppföljning. OBS! Endast ett datum kan sparas i registerposten och det är det senaste datumet som ska sparas. 8

9 Variabler Finns det kvarvarande primärtumör (patienten är ej opererad) eller fanns det fjärrmetastaser vid diagnos? Finns det tidigare kända och redan rapporterade loko-regionala recidiv eller fjärrmetastaser? Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Om Ja, inaktiveras resten av formuläret och formuläret är klart att skickas till Regionalt Cancercentrum. I dessa fall ska det inte fyllas i något om postoperativa lokoregionala recidiv, fjärrmetastaser eller postoperativ endokrin terapi. 0=Nej 1=Ja Om Ja, kontrollera i registerposten att det verkligen finns inrapporterade loko-regionala recidiv eller fjärrmetastaser. Om monitor upptäcker att det inte finns inrapporterat sänds formuläret åter till inrapportören pga. saknade uppgifter. Finns det nyupptäckta postoperativa loko-regionala recidiv eller fjärrmetastaser som ska rapporteras 0=Nej 1=Ja Om Ja, aktiveras avsnittet för Postoperativa loko-regionala recidiv eller fjärrmetastaser. 0=Nej 1=Ja Postoperativa Loko-regionala Recidiv / Fjärrmetastaser Datum för postoperativa recidiv/metastaser ska helst vara det datum för första misstanke om recidivet som sedan blir verifierat eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. Nyupptäckt loko-regionalt recidiv Det finns ingen kryssruta för denna fråga på webbformuläret, den finns endast på pappersformuläret. Sida som recidivet avser Loko-regionalt recidiv = Recidiv på den opererade sidan i bröst/bröstkorgsvägg, i operationsärret, i lymfkörtlar i axillen, parasternalt, fossa supraclavikulärt eller infraclavikulärt. Vilken sida avser det nyupptäckta loko-regionala recidivet? Om Sida som recidivet avser är besvarad måste minst ett av nedanstående alternativ måste fyllas i. Bröst/Bröstkorgsvägg ipsilateralt Om patienten har bröstcancer på båda sidor och det ska rapporteras nyupptäckta loko-regionala recidiv för båda sidorna måste två formulär fyllas i. 1=Höger 2=Vänster Kryssruta för lokalt recidiv på den opererade sidan i kvarvarande bröst eller på bröstkorgsvägg. 9

10 Variabler Datum för upptäckt (*) Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Datum för det första lokala recidivet på den opererade sidan i kvarvarande bröst eller på bröstkorgsvägg. Datum för postoperativa recidiv/metastaser skall helst vara det vara datum för första misstanke om recidivet som sedan blir verifierat eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. t om Bröst/Bröstkorgsvägg ipsilateralt är ifyllt. Lgll axill ipsilateralt Datum för upptäckt (*) (*) Om exakt dag saknas ange dag 15 ÅÅÅÅMMDD Kryssruta för regionalt recidiv i axillens lymfkörtlar på den opererade sidan. Datum för det första regionala recidivet på den opererade sidan i axillen. Datum för postoperativa recidiv/metastaser skall helst vara det vara datum för första misstanke om recidivet som sedan blir verifierat eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. t om Lgll axill ipsilateralt är ifyllt. Lgll parasternalt/fossa scl/icl ipsilateralt. Datum för upptäckt (*) (*) Om exakt dag saknas ange dag 15 ÅÅÅÅMMDD Kryssruta för nyupptäckt regionalt recidiv på den opererade sidan i lymfkörtlar parasternalt eller fossa supraclavikulärt eller infraclavikulärt Datum för det första regionala recidivet på den opererade sidan i lymfkörtlar parasternalt eller fossa supraclavikulärt eller infraclavikulärt Datum för postoperativa recidiv/metastaser skall helst vara det vara datum för första misstanke om recidivet som sedan blir verifierat eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. t om Lgll parasternalt/fossa scl/icl ipsilateralt är ifyllt Nyupptäckt 1:a fjärrmetastas/er Det finns ingen kryssruta för denna fråga på webbformuläret, den finns endast på pappersformuläret. (*) Om exakt dag saknas ange dag 15 ÅÅÅÅMMDD Endast datum och läge/n för 1:a fjärrmetastas skall rapporteras (flera lägen kan anges om de upptäcks samtidigt som 1:a fjärrmetastas). 10

11 Variabler Datum för upptäckt 1:a fjärrmetastas (*) Om Datum för upptäckt 1:a fjärrmetastas är besvarad måste minst ett av nedanstående alternativ måste fyllas i. Hjärna Lunga Lungsäck Lever Skelett Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Datum för upptäckt av patientens 1:a fjärrmetastas. Datum för postoperativa fjärrmetastaser skall helst vara det vara datum för första misstanke om fjärrmetastasen som sedan blir verifierad eller om detta inte går att få fram anges datum för verifikation. (*) Om exakt dag saknas ange dag 15 ÅÅÅÅMMDD Kryssruta för hjärnmetastas, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Kryssruta för lungmetastas, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Kryssruta för lungsäcksmetastas, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Kryssruta för levermetastas, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Kryssruta för skelettmetastas, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Annan lokalisation Kryssruta för annan metastas än ovanstående, om det är den 1:a fjärrmetastasen. Rapportering av Postoperativ Endokrin terapi Ej aktuellt att rapportera eller redan rapporterat Postoperativ endokrin terapi Behandling pågår Kryssruta för att endokrin terapi ej är aktuellt att rapportera eller redan är rapporterat. Om kryss i rutan, inaktiveras följdfrågor om endokrin terapi. Endokrin terapi pågår vid rapporteringstillfället. Behandling avslutad, fullföljd enligt plan: Om Nej, orsak till avbrott/ändring om Behandling avslutad, fullföljd enligt plan = Nej Given behandling (flera alternativ kan anges) Tamoxifen Aromatashämmare Kryssruta Rullista svarsalternativ: Nej Ja Uppgift saknas Rullista svarsalternativ: Toxicitet Annan orsak Uppgift saknas Endokrin behandling med Tamoxifen. Kryssruta = Ja Endokrin behandling med Aromatashämmare. Kryssruta = Ja 11

12 Variabler GnRH Annan Slutdatum för endokrin terapi (ifylles endast vid avslutad behandling) Variabelbeskrivning/Kodning och värden/regler Behandling med GnRH. Kryssruta = Ja Annan endokrin behandling. Kryssruta = Ja Slutdatum för fullföljd endokrin terapi eller datum för avbrott. (*) Om exakt dag saknas ange dag 15 ÅÅÅÅMMDD 12