Kallelse och föredragningslista

Transkript

1 Kallelse och föredragningslista Beredning Ersättarna för kännedom Dag: Tid: Plats: Efter nämndens sammanträde Kommunstyrelsesalen Ärenden: 1 Val av protokollsjusterare 2 Riktlinjer för tillsyn av enskilda huvudmän inom barnomsorg (Karin) 3 Lokalbidragsbelopp för faktisk lokalkostnad till enskilda huvudmän vid nybyggnation (Stefan) 4 Dokumenthanteringsplaner för grundskola, förskolan, kulturskolan och elevhälsovården (Frida)

2 Beslutsförslag Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Riktlinjer för regelbunden tillsyn av fristående förskola i Falkenberg. Dnr /63 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1 Godkänna Riktlinjer för regelbunden tillsyn av fristående förskola i Falkenberg. Beslutsunderlag Förslag till riktlinjer Sammanfattning av ärendet Det är kommunernas ansvar att sköta tillsynen av fristående förskolor. Skolinspektionen har ansvar för tillsynen av hur kommunerna sköter sin tillsyn. Därför har Skolinspektionen genomfört en riktad tillsyn, som är sammanställd i rapporten Kommunernas tillsyn av enskild verksamhet ( Dnr: 2010:43). Det som framkommer i rapporten är att det är brister i kommuners tillsyn av fristående verksamhet. Kommunerna bedömer inte kvalitetsaspekterna i tillräcklig utsträckning. För att kunna bedöma kvalitet och säkerhet i barnens vardag behöver kommunerna använda sig av läroplanernas uttolkning av kvalitet i högre grad. Brister i tillsynen kan leda till att lämpliga åtgärder uteblir. Många kommuner gör inga regelbundna tillsynsbesök. Andra låter det gå långa perioder mellan besöken. Det innebär risk för att kommunen inte får reda på missförhållanden i tid. Ekonomi Tid måste avsättas för att göra kontinuerlig tillsyn som innefattar verksamhetsbesök, insamlandet av dokument och planer samt uppföljning och utvärdering av insamlat underlag och därtill även extra tillsyn vid nystart och uppföljningar av anmärkningar/missförhållanden. Övervägande Falkenbergs kommun har ett gott samarbete med de fristående förskolorna och tillsyn har genomförts, dock inte på ett systematiskt sätt. Falkenbergs kommun brister i riktlinjer och rutiner. Skolinspektionen påvisar i sin rapport Kommunernas tillsyn av enskild verksamhet att system för tillsyn kan utvecklas i många kommuner genom att: Låta läroplanerna vara vägledande för bedömningen av om den enskilda verksamheten lever upp till kraven på god kvalitet. Planera och genomföra tillsyn utifrån en genomtänkt modell, det vill säga använda upplysningar som finns och utifrån dem bedöma vad som är viktigast att fokusera på vid tillsynen. Expedieras till Verksamhetschef för förskolan Fristående förskolor Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

3 Förslag till beslut Datum Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Riktlinjer för regelbunden tillsyn av fristående förskola i Falkenbergs kommun Falkenbergs kommun ska regelbundet granska alla fristående förskolor för att se att de följer de lagar och regler som finns för verksamheten. Tillsynen ska ge underlag för att ta ställning till i vad mån verksamheterna följer de nationella målen. Enligt Skollagen 26 kap. 7 är den, vars verksamhet står under tillsyn enligt lagen, skyldig att på tillsynsmyndighetens begäran lämna upplysningar samt tillhandahålla handlingar och annat material som behövs för tillsynen. Kommunen har tillsynsansvar för fristående förskolor. Inom ramen för den regelbundna tillsynen ska kommunen granska verksamheten löpande. Tillsynen inriktar sig på att bedöma hur förskolan arbetar med att motverka att barn utsätts för kränkande behandling samt att årliga planer upprättas följa upp om förskolan bedrivs i enlighet med Lpfö 98 reviderad upplaga följa upp om förskolan har utformat sin verksamhet så att barnen erbjuds en lärandemiljö, som är i enlighet med de nationella målen. följa upp förskolans verksamhet när det gäller tillgång till plats d v s att de är öppna för alla barn samt barngruppernas storlek och sammansättning följa upp andelen högskoleutbildad personal. Kommunen ska inom ramen för sin tillsyn lämna råd och vägledning. Barn och utbildningsförvaltningen har som målsättning att regelbundet besöka samtliga fristående förskolor för att fördjupa dialogen och samarbetet. Ett forum anordnas för de fristående verksamheterna en gång/termin System för regelbunden tillsyn av fristående fritidshem Under första halvåret ska alla fristående verksamheter skicka in årsberättelse, räkenskapssammandrag till Barn och utbildningsförvaltningens ekonomiavdelning. En gång i månaden rapporterar de fristående verksamheterna antal barn och omsorgstimmar till barn och utbildningsförvaltningens systemansvarige för procapita Varje fristående förskola får tillsynsbesök regelbundet vart annat år Barn- och utbildningsförvaltningen tar kontakt med fristående förskolan ca tre veckor före tillsynsbesök. 1. En blankett besvaras om antal personal på förskolan, personalens utbildning och tjänstgöringsgrad, förskolans öppettider mm. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

4 2. Vid samma tillfälle samlas specificerade planer/dokument in. 3. Besvarad blankett och planer/dokument skickas till förvaltningen senast en vecka före besöket. 4. Tillsynsbesök med observation av verksamhet och samtal med ledning och personalgrupp utifrån olika punkter, se Dialog vid tillsyn av fristående förskolor. 5. Tillsynsbesöken dokumenteras 6. Av dokumentationen framgår att tillsynsbesök utförts, datum för tillsynen samt eventuella anmärkningar eller brister. 7. Dokumentet skickas till förskolan inom tre veckor efter tillsynen 8. Det fristående fritidshemmet skickar skriftligt svar till förvaltningen, där det framgår vilka ev. åtgärder som vidtas eller kommer att vidtas i anslutning till de eventuella anmärkningar och brister, som framkommit i samband med genomförd tillsyn. Det skriftliga svaret ska vara förvaltningen tillhanda senast tre veckor efter dokumentationens datering. 9. Uppföljning av handlingsplan för de ev. anmärkningar som tillsynen gett. 10. Om tillsynen har identifierat missförhållanden av betydande eller allvarlig karaktär skall dessa åtgärdas inom utsatt tid. Om så inte sker kan kommunen besluta om återkallelse av tillstånd för verksamheten. Extra tillsynsbesök Tillsyn görs vid uppstart av ny verksamhet ca 6 månader efter barn- och utbildningsnämndens godkännande och att verksamheten har startat. Utöver kommunens regelbundna tillsyn ingår även att ta emot och utreda synpunkter från föräldrar, medborgare eller annan. Dialog vid tillsyn av fristående förskolor i Falkenbergs kommun Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

5 Målinriktat arbete vad gäller kränkande behandling Hur arbetar förskolan för att motverka kränkande behandling? Upprättas årlig plan? Upprättas likabehandlingsplan? Hur är barnen delaktiga i arbetet med att upprätta, följa upp och utvärdera likabehandlingsplanen? Hur har föräldrarna fått kännedom om likabehandlingsplanen? Förskolans pedagogiska uppdrag utifrån Läroplan för förskolan Lpfö 98 reviderad upplaga. Kap.1 Förskolans värdegrund och uppdrag Hur arbetar ni med att motverka traditionella könsmönster? Verksamheten ska anpassas till varje barns förutsättningar och behov. Hur? Kap. 2.1 Normer och värden Hur arbetar ni med att stimulera barnen att utveckla förståelse för vårt samhälles demokratiska värderingar? Kap. 2.2 Utveckling och lärande Den pedagogiska verksamheten ska genomföras så att den stimulerar och utmanar barnets utveckling och lärande. Hur? Kap. 2.3 Barnens inflytande De behov och intressen som barnen själva på olika sätt ger uttryck för bör ligga till grund för utformning av miljön och planeringen av den pedagogiska verksamheten. Hur? Kap. 2.4 Förskola och hem Hur arbetar ni för att skapa ett nära och förtroendefullt samarbete med barnets vårdnadshavare om barnets individuella utveckling och lärande? Kap.2.5 samverkan med förskoleklassen, skolan och fritidshemmet Hur samarbetar ni med förskoleklass, skola och fritidshem och skola för att stödja barnens allsidiga utveckling och lärande? Kap.2.6 Uppföljning, utvärdering och utveckling Hur arbetar ni med det systematiska kvalitetsarbetet att dokumentera, följa upp och utvärdera verksamheten? Hur blir barn och föräldrar involverade i utvärdering av verksamheten? Observation vid verksamhetsbesök Fysisk miljö: Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

6 Lekytor ute och inne Information: Hur visas verksamhetens arbete upp för föräldrar kopplat till läroplanen? Förhållningssätt: Barn barn Barn vuxna Vuxna vuxna Organisation: Vad utgår planeringen från? Matsituation Styrning av dagen (pojkar/flickor/blandat) Tambursituationen Inskrivna barn/vuxen Faktiska barn/vuxen Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post:

7 Formulär för Tillsyn av fristående förskola i Falkenbergs kommun Förskolans namn Förskolans adress Förskolechef Telefon Barngruppens sammansättning Antal barn fördelat per omsorgstid 1-3 år 4-5 år < >35 < >35 Varav antalet inskrivna barn enl Skollagen 8 kap.7 Verksamhetens omfattning Öppettider Delar av verksamhetsåret som förskolan är stängd (t.ex. sommaren) Kl. - kl. Avgifter Föräldraavgifter, genomsnitt per år och barn Övriga avgifter Personal Antal personal/årsarbetare fördelat på olika kategorier Fsk-chef Fsk-lärare Barnskötare Lokalvårdare Kock Annat Köksbitr. Personaltäthet i barngruppen Registerkontroll av personal innan anställning Ja Nej Registerkontroll av styrelseledamöter Ja Nej

8 Beskriv personalens kompetensutveckling Beskriv förskolans pedagogiska inriktning/profil eller motsvarande Köhantering Skriftliga rutiner för köhantering finns Rutiner bifogas Skriftliga rutiner för köhantering saknas Beskriv arbetet med köhantering om skriftliga rutiner saknas Sammarbete med kommunen Fungerar bra Förslag till förbättring Kan förbättras

9 Systematiskt kvalitetsarbete Finns likabehandlingsplan? Ja Bifoga planen Nej Har föräldraenkäter genomförts under de senaste två åren? Ja Bifoga sammanställning av enkätsvaren. Nej Beskriv det systematiska kvalitetsarbetet När blanketten skickas in ska du bifoga Likabehandlingsplan Sammanställning av enkätsvar Förskolans informationsbroschyr (till föräldrar) Måldokument, arbetsplan från förskolan Datum Underskrift av förskolechefen Namnförtydligande

10 Beslutsförslag Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Stefan Bergdoff Bidrag faktisk lokalkostnad Dnr /68 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen/kommunfullmäktige besluta 1. Skrea Förskola. Ersättning under år 2012 och framåt sker enligt modell antagen av KF från det att förskolan är klar (augusti 2012) Utbetalning sker enligt år 1 i modellen. 1. Barnens Bikupa i Ringsegård. Ersättning under år 2012 och framåt sker enligt modell antagen av KF Utbetalning sker enligt år 1 i modellen. 2. Asken i Vessigebro. Ersättning under år 2012 och framåt sker enligt modell antagen av KF Utbetalning sker enligt år 2 i modellen. 3. Att korrigera Barn och utbildningsnämndens ekonomiska ram enligt fattade beslut om faktisk lokalhyra med 458 tkr avseende Skrea Förskola, Barnens Bikupa 100 tkr samt Montessori Asken 155 tkr. Totalt 713 tkr för år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslut i kommunfullmäktige Kalkyl lokalkostnader 2012, Barnens bikupa Kalkyl lokalkostnader 2012, Montessori Asken Sammanfattning av ärendet I grundbidraget till fristående verksamhet ingår bidrag för lokalkostnader, som baseras på kommunens lokalkostnadssnitt. Detta fastställs varje år utifrån de lokalkostnader som kommunen har budgeterat för nästkommande år avseende motsvarande kommunal verksamhet. Lokalkostnadssnittet är lika för alla fristående förskolor oavsett om den faktiska hyreskostnaden är lägre eller högre. Lokalkostnadssnittet betalas ut som ett lokalbidrag per barn och år. Lokalkostnadssnitt 2012 per barn och år i förskolan är kr. Skrea förskola För Skrea förskola uppvisar fastighetsägaren en lokalkostnad (hyra) på 1525 tkr per år. Utifrån kommunens prövning så har kommunen en kostnad på tkr/år för en motsvarande lokal. Övriga lokalkostnader såsom elförbrukning och lokalvård är inte klart i skrivande stund. Lokalbidraget för 2012 är kr per barn och år, detta multiplicerat med 78 barn innebär en ersättning på 658 tkr. Mellanskillnad upp till tkr ersätts enligt modelltrappan nedan. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

11 Lokalkostnads enligt prövning SBK Bidrag enligt genomsnittlig lokalhyra Mellanskillnad att utbetala upp till faktisk kostnad kr kr kr Modell trappa Faktisk ersättning Bidrag barn underlag * Total kompensation för lokalen År 1= % kr kr kr Utbetalning sker augusti december=458 tkr Nämnden äskar för hela lokalkostnaden då förskolan är helt ny och att enbart rörligt a-pris tillämpas i budgetanvisningarna. Ramäskning aug-dec=458 vilket motsvarar tkr på helår. Barnens bikupa För Barnens bikupa uppvisar förskolan en lokalkostnad (hyra) på 734 tkr per år. Inkluderas uppvärmning och övriga lokalkostnader är kostnaden ca 800 tkr per år Kommunen har ej gjort en prövning då avtal undertecknats före kommunfullmäktigebeslutet Lokalbidraget för 2012 är kr per barn och år, detta multiplicerat med 45 barn innebär en ersättning på 380 tkr. Mellanskillnad upp till 800 tkr ersätts enligt modelltrappan nedan. Modell trappa Faktisk ersättning Bidrag barn underlag * Total kompensation för lokalen År 1= % kr kr kr Ram korrigering med 100 tkr behöver göras år 2012 utöver ramjustering år 2011 för nämnda lokal. Montessori Asken Montessoriförskolan Asken redovisar en lokalkostnad (hyra) på 703 tkr per år. Inkluderas uppvärmning och övriga lokalkostnader är kostnaden ca 900 tkr per år. Kommunen har ej gjort en prövning då avtal undertecknats före kommunfullmäktigebeslutet Lokalbidraget för 2012 är kr per barn och år, detta multiplicerat med 42 barn innebär en ersättning på 354 tkr. Mellanskillnad upp till 900 tkr ersätts enligt modelltrappan nedan. Eftersom förskolan varit i drift sedan år 2010 räknas det i modelltrappan som år 2 varför mellanskillnad 546 tkr multipliceras med 90% enligt modellen. Modell trappa Faktisk ersättning Bidrag barn underlag * Total kompensation för lokalen År 1= % kr kr kr 2

12 Ramen korrigerades år 2011 till att omfatta kostnader på 540 tkr i lokalhyra. Detta räcker inte enligt lämnad kalkyl varför ytterligare 155 tkr äskas för år *Bidraget (barnvolym) betalas ut via förskolans fördelningssystem och avläsning sker varje månad vilket innebär att bidraget varierar efter faktiskt antal barn. Skulle kommunens bidrag utifrån barnunderlag (volym) öka så minskas den faktiska ersättningen till den totala kompensationen för lokalen i modell ovan. Ekonomi Förslaget innebär att nämndens ram måste utökas när det gäller kostnad för Skrea förskola med 1100 tkr. Vidare måste ramen korrigeras med 100 tkr avseende Barnens Bikupa samt Asken i Vessigebro med 100 tkr resp 155 tkr. Övervägande Utifrån kommunfullmäktigebeslut lyfts de tre fristående förskolor som byggt nya lokaler. Ersättning enligt fattad modell. Det följs av ett ramäskande för högre lokalkostnader för BUN. Expedieras till Stiftelsen Falkenbergs Montessori förskolor Barnens Bikupa Karl Oskarskolan 3

13

14

15

16

17

18 Beslutsförslag Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Frida Byrsten Dokumenthanteringsplaner för förskola, grundskola, kulturskola, vikariepoolen och skolhälsovård. Dnr xxxx-xxxx Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1 Fastställa dokumenthanteringsplan för förskolor, grundskolor, kulturskola, vikariepoolen och skolhälsovård Beslutsunderlag Förslag till planer Sammanfattning av ärendet För att hålla god ordning på dokument och säkerställa att information hanteras enligt gällande lagar och regler ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen ger en översiktlig bild över vilka dokument som hanteras i verksamheten och beskriver hur olika typer av information ska hanteras, tex hur länge informationen ska sparas och var. Barn- och utbildningsnämnden har många olika verksamheter och därför upprättas flera planer inom nämndens ansvarsområde. Barn- och utbildningsnämnden beslutar om sina planer och kommunstyrelsen har sedan tillsynsansvaret över arkiv och informationshantering i kommunen. Som stödmaterial för att veta om information ska bevaras eller gallras finns gallringsråd som har legat till grund för planerna. I olika lagar finns också beskrivet vilken information som utbildningsväsendet ska hantera och hur, exempelvis i Skollagen, Arkivlagen och Offentlighetsoch sekretesslagen. Att gallra information innebär att den förstörs. Vid bedömningen om en typ av information ska bevaras eller gallras ska beaktas om informationen är av allmänt intresse och kan behöva återsökas, forskningens behov och för verksamhetens egen skull. Idag förvaras förvaltningens dokumentation på olika platser i kommunen. För varje skolupptagningsområde finns en expedition som har hand om områdets lokala diarium och närarkiv. Här finns administratörer som hanterar information gällande områdets förskolor och skolor tex placeringar, ansökningar, personal- och ekonomiärenden. Kulturskolan, Vikariepoolen och skolhälsovården hanterar sin egen dokumentation. Enskilda tjänstepersoner som rektorer och lärare förvarar också viss information på sitt eget kontor eller i sin dator. På förvaltningens centrala kansli hanteras mer övergripande ärenden och information som kommer till och från den politiska nämnden. Den information som inte gallras förs efter några år till kommunens centrala arkiv för slutförvaring. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

19 Planerna ska ses över årligen och kan därför hela tiden förbättras och anpassas. Nämndsekreteraren har delegation på att göra justeringar i planerna. Ekonomi Planen påverkar inte nämndens ekonomi. Övervägande Dokumenthanteringsplanerna bygger på verksamhetens egna kartläggningar och följer till största delen de statliga råden kring bevaring och gallring. Genom planerna ökar förutsättningarna för en god informationsordning i verksamheten. 2

20 Dokumenthanteringsplan för skolhälsovården Handlingskategori Handlingar Förvaringsplats Till Gymnasie skolans arkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Administration Arbetsmöten, protokoll Hos verksamhetsansvarig Se anm. Till kommunarkiv efter 10 år. Administration Skolhälsovårdens riktlinjer Hos verksamhetsansvarig Se anm. Uppdateras löpande. BHV-journal BHV- journaler, original tillhör Region Halland Respektive skola Se anm. Tillväxt- och vaccination inskannas och biläggs digital SHV-journal. Åter regionens arkiv efter scanning Respektive skola Se anm. Åter till respektive region eller landsting efter avslutad skolgång Respektive skola Se anm. Åter regionens arkiv efter avslutad grundskola BHV-journal BHV-journaler tillhörande andra landsting eller regioner BHV-journal BHV-journaler, kopior i den mån sådana finns Handlingar till annan part Inskrivningshandlingar, särskola, original Rektor, inskrivande rektor Se anm. Ej skolhälsovård, återsändes till den inskrivande parten Hantering av BHV-Journal Förteckning över journaler som Gymnasieskolans arkiv Bevaras Ett exemplar finns på landstingsarkivet återlämnats till landstinget Hantering av SHV-journal Godkännande från vårdnadshavare att Pärm 5 år Bevaras rekvirera journal Personnummerordning Hantering av SHV-journal Mottagningsbevis, avsända journaler Pärm 5 år Bevaras Hantering av SHV-journal Register över journaler som överlämnats Respektive skola Årligen Bevaras till annan huvudman Hantering av SHV-journal Rekvisitioner av journaler Pärm Efter Se anm. Ant. I journalen om kopia skickas, annars Personnummerordning avslutad separat serie grundskola SHV- journal, digital Remisser, från skolläkare/skolsköterska ProfDoc PMO Bevaras Se SHV-jornaler SHV- journal, digital SHV-journaler förda av skolläkare, skolsköterskor ProfDoc PMO Bevaras Konverteras vid systembyte Sida 1 av 3

21 Dokumenthanteringsplan för skolhälsovården Handlingskategori Handlingar Förvaringsplats Till Gymnasie skolans arkiv SHV- journal, papper Brev från andra vårdinrättningar eller kliniker Journalpärm. Personnummerordning. SHV- journal, papper Brev från föräldrar och vårdnadshavare Journalpärm. Personnummerordning. Gallras/ Bevaras Gallras efter avslutad skolgång Gallras efter avslutad skolgång Anmärkning Scannas och bevaras Scannas och bevaras SHV- journal, papper Elevhälsoenkäter Respektive skola Se anm. Gallras om betryggande anteckning gjorts i journalen. SHV- journal, papper Hälsoenkäter, vårdnadshavares svar Respektive skola Se anm. Gallras om betryggande anteckning gjorts i journalen. SHV- journal, papper Inskrivningshandlingar, särskola, kopior Journalpärm Efter avslutad grundskola Bevaras SHV- journal, papper Journalpärm Respektive skola Efter avslutad grundskola SHV- journal, papper Psykologutlåtanden, kopior från landsting Journalpärm. Personnummerordning. SHV- journal, papper Psykologutlåtanden, kopior från skolspsykolog Journalpärm. Personnummerordning. Efter avslutad grundskola Bevaras Se anm. Se anm. Översändes till Gymnasieskolans arkiv efter avslutad skolgång. Om det påverkar skolhälsovårdens handläggning sparas kopiorna. Om endast för kännedom kan de gallras. Kopiorna gallras efter avslutad skolgång, original bevaras hos skolpsykologen SHV- journal, papper Remissvar Scannas Gallras efter inscanning. SHV- journal, papper SHV- journaler, inlånade från annan Respektive skola Se anm. Återsänds till utlånande part vid skola, på papper avslutande. Sida 2 av 3

22 Dokumenthanteringsplan för skolhälsovården Handlingskategori Handlingar Förvaringsplats Till Gymnasie skolans arkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning SHV- journal, papper SHV-journaler, papper Respektive skola Bevaras För asylsökande och anknytningsfall där fullständigt personnummer saknas. SHV- journal, papper SHV- journal, papper SHV-journaler förda av skolläkare, skolsköterskor, som överflyttas till annan offentlig huvudman SHV-journaler, kopior från annan huvudman Se anmärkning Se anm. Digitala journaler, skickas som papperskopia, orginalet behålls i systemet. Respektive skola Se anm. Gallras efter avslutad skolgång, under förutsättning att betryggande anteckning gjorts i den egna journalen SHV- journal, papper SHV-journaler, papper, som överflyttas till annan offentlig huvudman SHV- journal, papper Vaccination, förbud från vårdnadshavare Respektive skola Efter avslutad grundskola SHV- journal, papper Vaccination, tillåtelse från Respektive skola vårdnadshavare SHV- journal, papper Övriga inkomna handlingar på papper Journalpärm. som bör arkiveras Personnummerordning. Se anmärkning Se anm. Skickas i original, kompletteras med utskrift från den digitala journalen. Beslut om avhändande i original taget i kommunfullmäktige Scannas och bevaras Bevaras Betryggande anteckning skall göras i journalen Gallras om betryggande anteckning gjorts i journalen. Registreras i journalen SHV- journal, papper Hörselprov, klassvis Respektive skola Se anm. Gallras om betryggande anteckning gjorts i journalen. Sida 3 av 3

23 Utkast Kulturskolan Dokumenthanteringsplan Kategori Handling Förvaringsplats KA Gallras /bevaras Anmärkningar Administration Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (se anm) Assistent Gallras Vid inaktualitet. I enlighet med RAFS 1997:6, t ex reklam, kursinbjudningar, rutinmässiga skrivelser m m Administration Röstbrevlådemeddelanden - av Assistent Gallras Efter avlyssning ringa/tillfällig betydelse Administration Röstbrevlådemeddelanden - av Assistent 5 år Bevaras Diarieföras vikt Administration Samtycken för postöppning Assistent Gallras Vid inaktualitet. Uppdateras löpan Administration - e-post Som blir eller tillförs ett ärende Assistent 5 år Bevaras Uttages på papper. Diarieföras Administration - e-post Korrespondans kring kö och Assistent Gallras Vid läsårets slut verksamhet Antagning Anmälning och antagen Assistent Gallras 3 år efter avslut Antagning Anmälning och kö Assistent Gallras Vid läsårets slut om avböjt erbjude Avtal Lokalhyror Assistent Gallras Upphörda avtal gallras efter 2 år Avtal Larm Assistent Gallras Upphörda avtal gallras efter 2 år Avtal Kopieringsavtal Assistent Gallras Upphörda avtal gallras efter 2 år Avtal Kopieringsmaskiner Assistent Gallras Upphörda avtal gallras efter 2 år Diarium Diarielistor, handlingar Assistent 5 år Bevaras Ekonomi Bokföringsorder Assistent Bevaras Till Recaal efter 2 år Ekonomi Handlingar i ekonomisystemet Raindance Digitalt, ekonomisystemet Bevaras Se dokumenthant.plan för Kommunstyrelsen, Ekonomi Inventarieförteckning Assistent Gallras Original till ekonomienheten varje år Ekonomi Verifikationer i fakturaportalen Digitalt, Gallras Efter 10 år Ekonomi - fakturor Externa debiteringar Assistent Se anm Till Recall efter 2 år Ekonomi - fakturor, internt Debiteringsunderlag Assistent Se anm Till Recall efter 2 år

24 Utkast Kulturskolan Dokumenthanteringsplan Ekonomi - leverantörsfakturor Verifikationer Kassaskåp Se anm Till Recall efter 2 år Elevdokumentation Elevuppgifter Assistent / Procapita 5 år Bevaras Historik i Procapita. Historik tidigare än ht-08 bevaras på elevkort i arkivskåp på expeditionen Elevdokumentation Inkommande intyg Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Elevdokumentation Utgående intyg Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Elevdokumentation Elevförteckning per lärare Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Elevdokumentation Närvarolista Lärare och assistent Gallras 1år efter läsårets slut Elevdokumentation Elevanteckningar Lärare och assistent Gallras 1år efter läsårets slut Personal Anhörigregister Assistent Gallras Vid inaktualitet Personal Anställningsbeslut-kopia Assistent Gallras Vid inaktualitet, org BUF kansli Personal Anställningsbetyg Personalsekreterare Bevaras Insändes till personakt Personal Arbetsgivarintyg Assistent Gallras 1 år efter inaktualitet Personal Kostavdrag Assistent Gallras Efter 2 år Personal Körrapport inklusive kvitto Assistent Gallras 10 år Personal Läkarintyg Kassaskåp Gallras 2 år Personal Sekretessbevis/Tystnadsplikt Assistent Bevaras Insändes till personakt efter anställningens slut Personal Sjuk/Friskanmälan Assistent Gallras Efter 2 år Personal Tidrapporter,Timvikarier Assistent 10 år Blankett som även är 2 år- om gallras anställningsbeslut ska bevaras Personal Tjänstledighetsansökningar Assistent 2 år Personal Utdrag ur belastningsregister, vik Assistent Gallras Vid inaktualitet, anteckning görs i personec för fast anställda Protokoll Arbetsplatsträffar Assistent 10 år Bevaras Uttages på papper före leverans

25 Utkast Kulturskolan Dokumenthanteringsplan Styra och leda verksamheten Dokumentation av kvalitetsarbete och resultat Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Styra och leda verksamheten Planer, övergripande tex mål verksamhet, arbetsmiljö, likabehandling Assistent 5 år Bevaras Styra och leda verksamheten Kalendarie Assistent Gallras 1år efter läsårets slut Styra och leda verksamheten Enkätsammanställning Assistent 5 år Bevaras Diarieföras utgående Styra och leda verksamheten Enkätsammanställning Assistent 5 år Bevaras Diarieföras inkommande och svar Styra och leda verksamheten Lokalbokningar Assistent Gallras Vid inaktualitet och ev fakturering Styra och leda verksamheten Kataloger/informationsmaterial Assistent 5 år Bevaras Diarieföras kring kursutbud Styra och leda verksamheten Program för konserter Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Styra och leda verksamheten - Projektansökningar Rektor 5 år Bevaras Diarieföras projekt Styra och leda verksamheten - Projektdokumentation Rektor 5 år Bevaras Diarieföras projekt Undervisning Scheman Assistent 5 år Bevaras Diarieföras Undervisning Protokoll för Assistent 5 år Bevaras Diarieföras undervisningsupplägg Undervisning Instrumenthyresavtal Assistent Gallras Vid inaktualitet Undervisning Läromedel Kulturskolan Gallras Vid inaktualitet

26 Utkast Kulturskolan Dokumenthanteringsplan Elevdokumentation Kränkningar och trakasserier, Incidentrapport/utredning/åtg ärd/uppföljning Arkivskåp 1 år efter eleven slutat skolan Bevaras Preskriptionstid för ärenden enl diskrimineringslagen: eleven 18 år + 2/ Kränkningar: ej angivet Verksamhetsoberoende Verksamhetsoberoende Verksamhetsoberoende Verksamhetsoberoende Administration Administration Sociala medier ex blogg, facebook Inlägg/kommentarer sociala medier- som ej blir ärende Inlägg/kommentarer sociala medier- som blir ärende Cockiefiler/Historyfiler/Global filer Klagomål/synpunkt av mindre vikt Samtycke PUL publicering av personuppgifter Server 5 år Bevaras När blogg avslutas ska utskrift göras (print screen tex) för att dokumentera bloggen. Andra sociala medier i mer komplexa former tex facebook görs årligen ett utdrag hur verksamhetens sidor ser ut. Detta registreras årsvis i diariet. Server Gallras Vid inaktualitet. Om ej blir ärende/ej rör verksamheten/leder till mer omfattande åtgärd. Information av stötande eller kränkande karaktär gallras omedelbart. Server 5 år Bevaras Skrivs ut och diarierförs/ förvaras med övrig dokumentation i ett ärende Användarkatalog Gallras Vid inaktualitet Assistent Gallras gallras 1 år efter eleven avslutat vid inaktualitet

27 Utkast Kulturskolan Dokumenthanteringsplan Administration Administration Fotografier, dokumentation av verksamheten Statistik till andra myndigheter (tex SCB) Assistent 5 år Bevaras Gallras om annat foto redan belyser samma sak Assistent Gallras vid inaktualitet

28 Dokumenthanteringsplan Utkast Område Aktivitet Handling Förvaringsplats Till KA Gallras/ Anmärkning bevaras Administration Anhörigregister för barn och elever Expeditionen Vid inaktualitet Uppdateras löpande Administration Ansökan/Beslut om ledighet för elev Expeditionen 2 år efter läsårets slut Administration Avtal lokala ex. uthyrning, larm, kopiator Expeditionen Se anmärkning Upphörda avtal gallras efter 2 år Administration Frånvaroöversikt Expeditionen/Skola 24 2 år efter Förvaras i arkivet under hela skoltiden åk 6-9 läsårets slut Administration Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (se anm) Expeditionen Vid inaktualitet I enlighet med RAFS 1997:6, t ex reklam, kursinbjudningar, rutinmässiga skrivelser m m Administration Handlingar/bo-ärenden Kassaskåp Bevaras Sekretess, diarieföres Administration Handlingar/elevärenden/ Kassaskåp 1 år efter Bevaras Diarieföres åtgärdsprogram avslutad skolgång Administration Handlingar/övriga elevärenden Kassaskåp Bevaras Diarieföres Administration Nationella prov, svenska Arkiv 5 år Bevaras Elevlösningar samtliga delar och sammanställningar på klassnivå Administration Nationella prov, övriga Arkiv Gallras Övr natianella prov ma+en 5 år efter provtillfället Administration Nationella prov, sammanställningar Digitalt LIS Bevaras Tas ut centralt BUF-kansli Administration Röstbrevlådemeddelanden - av ringa/tillfällig Expeditionen Efter avlyssning betydelse Administration Röstbrevlådemeddelanden - av vikt Expeditionen 5 år Efter utskrift Diarieföres. Administration Samtycken för postöppning Expeditionen Vid inaktualitet Uppdateras löpande Administration Skadeanmälan/tillbud (Barn, elev, personal) Expeditionen 5 år Bevaras Administration Skolskjutslistor Expeditionen Vid inaktualitet Administration Val av skola-blankett Expeditionen Se anmärkning Efter registrering i Procapita. Diarieföres Administration Verksamhetsberättelse, rektorsområden BUF Bevaras Till BUF efter upprättande Administration Projekt, dokumentation av (ex EU, Statligt finansierade mm) 5 år Bevaras Efter att projekt avslutats Administration Protokoll lokala styrelser/föräldraråd/klassråd 5 år Administration Protokoll skolkonferenser/elevråd eller annat 5 år Bevaras Administration Skolövergripande planer (tex arbetsmiljö, likabehandling) 5 år Bevaras Administration Statistik, övergripande 5 år Bevaras Egenproducerad statistik som inte finns bevarat på annat sätt Administration Informationsmaterial 5 år Bevaras Egenproducerat, ex broschyrer Administration Ordningsregler 5 år Bevaras Administration Fotografier, dokumentation av verksamheten 5 år Bevaras Gallras om annat foto redan belyser samma sak Administration Statistik till andra myndigheter (tex SCB) Gallras vid inaktualitet Administration Överklaganden Gallras, original till centrala BUFkansliet Administration Klagomål/synpunkt av mindre vikt Gallras vid inaktualitet Administration - E-post Som blir eller tillförs ett ärende Expeditionen 5 år Bevaras Uttages på papper. Diarieföres Administration ProCapita-BO Inkomstuppgifter Kassaskåp Se anmärkning Gallras 3 år efter inkomståret

29 Dokumenthanteringsplan Utkast Område Aktivitet Handling Förvaringsplats Till KA Gallras/ bevaras Administration ProCapita-BO Schema för barnomsorg Expeditionen Avd bevarar Avd/ProCapita aktuellt schema och schema för ett läsår tillbaka Anmärkning Övriga gallras. Historik i Procapita Administration ProCapita-BO Uppsägning av plats Expeditionen Efter 2 år Administration ProCapita-BO Placeringserbjudande Assistent Vid inaktualitet Administration ProCapita-BO Godkännande av placering från vårdnadshavare Expeditionen Efter avslutad placering Administration ProCapita-BO Köanmälan - barnomsorg Expeditionen 1 år efter inaktualitet Administration ProCapita-Elev Scheman - klass Novaschem digitalt 5 år Bevaras Förvaras i arkivet Administration ProCapita-Elev Scheman - lärare Novaschem digitalt Gallras Förvaras i arkivet Administration ProCapita-Elev Uppgift om in- och utflyttning Assistent/Procapita Se anmärkning Efter avslutad skolgång på resp skola Administration ProCapita-Elev Klasslistor ProCapita 5 år Bevaras Förvaras i arkivet Administration ProCapita-Elev Anmälan till förskoleklass Expeditionen Efter avslutad tid i F-5 Administration ProCapita-Elev Betyg / Betygskatalog Kassaskåp 5 år Bevaras Finns även digitalt i ProCapita Administration ProCapita-Elev Språkval/Byte av språkval, blankett Expeditionen När elev lämnar grundskolan Barnomsorg Närvarolistor Gallras 3 år Barnomsorg/Elev admin Samtycke PUL publicering av personuppgifter Gallras 1 år efter eleven avslutat skolgång Barnomsorgs- Elevadministration Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Gallras vid inaktualitet Barnomsorgs- Elevadministration Anteckningar utvecklingssamtal eller dyl Lärare Gallras Diarium Diarielistor, handlingar Expeditionen 5 år Bevaras Ekonomi Bokföringsorder Digitalt Se anmärkning Till Recaal efter 2 år Tex tillstånd att elever deltar/ åker med Efter avslutad skolgång under förutsättning att uppgifter om kränkningar och diskriminering bevaras på annat sätt Ekonomi Ersättning för glasögon Verksamhetsekonom Se anmärkning Original till BUF-kansli som handhar Ekonomi Handlingar i ekonomisystemet Raindance Digitalt Bevaras Se dokumenthant.plan för Kommunstyrelsen, Ekonomi Inventarieförteckning-kopia Kassaskåp Se anmärkning Vid inaktualitet. Original till ekonomienheten varje år Ekonomi Verifikationer i fakturaportalen Digitalt 10 år Följesedlar som inte medföljer elektr faktura - i kassaskåp Ekonomi Internbudget Digitalt kopia gallras Handhas av BUF-kansli Ekonomi - fakturor Externa debiteringar Expeditionen Se anmärkning Till Recaal efter 2 år Ekonomi - fakturor, internt Debiteringsunderlag Expeditionen Se anmärkning Till Recaal efter 2 år Ekonomi - leverantörsfakturor Verifikationer Kassaskåp Se anmärkning Till Recaal efter 2 år

30 Dokumenthanteringsplan Utkast Område Aktivitet Handling Förvaringsplats Till KA Gallras/ Anmärkning bevaras Elevadministration Elevvårdskonferens, protokoll Kassaskåp 2 år efter Bevaras Diarieföres avslutad skolgång Elevadministration Kontrakt En-till-En Expeditionen Förvaras i arkivet efter avslutad skolgång Elevadministration Dokumentation kurator Kurator Gallras Efter avslutad skolgång Elevadministration Individuella utvecklingsplaner Digitalt Bevaras Slutlagring ej fastställd Elevadministration Psykologutredningar-kopia Låst skåp på skolexp 1 år Efter Under förutsättning att original finns på Rodret avslutad skolgång Elevadministration Modersmålsanmälan Expeditionen Gallras Efter avslutad skolgång Elevadministration Fotokatalog/Skolkatalog 5 år Bevaras Kataloger som innehåller flera skolor insamlas av BUF- kansli för diarieföring centralt Elevadministration Läromedel- egenproducerade (tex kompendier, filmer mm) 5 år Bevaras Elevadministration Ansökan om att få gå om årskurs/uppflyttning Gallras vid inaktualitet Elevadministration modersmålsundervisning och studiehandledning 5 år Bevaras Elevadministration Lista över vilka ämnen eleven kan välja som tillval 5 år Bevaras Elevadministration Handlingar om diciplinära åtgärder skolgång Bevaras Elevadministration Anmälan/beslut om svenska som andraspråk inaktualitet Elevadministration modersmål inaktualitet Elevadministration Handlingar rörande praktik och praktikplatser inaktualitet, om Elevadministration datoranvändning slutat skolan Elevadministration Resultat av prövning, med anteckning om betyg 5 år Bevaras Förvaras med övriga betygshandlingar Elevadministration Diagnostiska prov, elevlösningar Lärare Gallras vid inaktualitet Elevadministration Skriftliga tester och prov, elevlösningar Lärare Gallras vid inaktualitet Elevadministration Incidentrapport/utredning/åtgärd/uppföljning eleven slutat Bevaras diskrimineringslagen: eleven 18 år + 2/ Personal Anhörigregister Personal Expeditionen Vid inaktualitet Uppdateras löpande Personal Anställningsbeslut - kopia Expeditionen Vid inaktualitet Original till BUF-kansliet Personal Ansöknings/Anställningshandlingar-kopior Gallras Vid inaktualitet, orginal till BUF kansli Personal Arbetsgivarintyg Expeditionen 1 år efter inaktualitet Personal Arbetsmiljö, Protokoll Arbetsmiljöansv rektor 10 år Bevaras Personal Arbetsplatsträffar, arbetslagskonferenser, Elektroniskt/ 10 år Bevaras Uttages på papper före leverans Personal Kostavdrag Expeditionen 2 år Personal Körrapport inklusive kvitto Expeditionen 10 år 2 år om kvitto saknas Personal LAS-listor anställn,underlag Expeditionen Vid inaktualitet Personal Tjänstledighetsansökan Expeditionen 2 år Personal Läkarintyg Kassaskåp 2 år Personal Samverkansprotokoll/ MBL Expeditionen 10 år Bevaras

31 Dokumenthanteringsplan Utkast Område Aktivitet Handling Förvaringsplats Till KA Gallras/ Anmärkning bevaras Personal Sekretessbevis/ Tystnadsplikt Expeditionen Bevaras Insändes efter anställningens upphörande till Personal Sjuk/Friskanmälan Expeditionen 2 år Personal Tidrapporter, Dagbarnvårdare Expeditionen 2 år Personal Tidrapporter,Timvikarier Expeditionen 2 år Rapporteras in i centralt lönesystem Blankett som även är anställningsbeslut ska bevaras Personal Utdrag ur belastningsregister Digitalt Gallras Anteckning görs i personec Personal Utdrag ur belastningsregister, vik Expeditionen Vid inaktualitet Personal Friskvårdsersättning Expeditionen 10 år inkl kvitto Personal/Elev Tillbuds-/Skadeanmälningar 5 år Bevaras Verksamhetsoberoende Sociala medier ex blogg, facebook Server 5 år Bevaras Verksamhetsoberoende Inlägg/kommentarer sociala medier- som ej blir ärende Server Gallras Inlägg/kommentarer sociala medier- som blir Verksamhetsoberoende ärende Server 5 år Bevaras Verksamhetsoberoende Cockiefiler/Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog Gallras Vid inaktualitet dokumentera bloggen- om den kan dokumenteras i sin helhet. För sociala medier i mer komplexa former tex facebook görs årligen ett utdrag hur verksamhetens sidor ser ut. Detta registreras årsvis i diariet. Vid inaktualitet. Om ej blir ärende/ej rör verksamheten/leder till mer omfattande åtgärd. Information av stötande eller kränkande karaktär gallras omedelbart. Skrivs ut och diarierförs/ förvaras med övrig dokumentation i ett ärende

32 Dokumenthnateringsplan Vikariepoolen UTKAST Kategori Handling Förvaringsplats Till kommun arkiv Gallras eller bevaras Anmärkningar Personal Arbetsgivarintyg Assistent Vid inaktualitet Gallras Personal Arkiverade månadsrapporter fast Assistent 2 år Registreras i personec personal Administration Avtal Assistent Vid inaktualitet Gallras vid upphörande eller nytt avtal upprättas. Personal Avtal arbetskläder vikarier Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Beställningar vi ej kunnat lösa Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Betyg inaktuella vikarier Arkivskåpet Bevaras Till personalakt Tills vidare Personal Betyg vikarier Assistent Bevaras Till personalakt Tills vidare Personal Friskvård Assistent 10 år Räknas som kvitto Administration Följesedlar Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Handlingar avslutad personal Assistent Bevaras Till personalakt Personal Handlingar vilande personal Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Kostavdrag fast personal Assistent 1 år Personal Läkarintyg Assistent 2 år Om ej rehabilitering Personal Månadsrapporter fast personal Arkivskåp 1 år Registreras i personec Administration Original blanketter Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Administration Personalhandbok Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Personuppgifter fasta A - K Arkivskåp Bevaras Till personalakt Personal Personuppgifter fasta L - Ö Arkivskåp Bevaras Till personalakt Personal Personuppgifter vikarier Assistent Bevaras Till personalakt Personal Responspärm Assistent Vid inaktualitet Eget intresse Personal Rutiner poolen Assistent Vid inaktualitet Uppdateras löpande Personal Sjuk - friskanmälan Chef Vid inaktualitet Eget intresse Personal Tidrapport tim Assistent 1 år Registreras i personec Personal Tidrapport tim Arkivskåp 1 år Registreras i personec Personal Tystnadsplikt vikarier Assistent Bevaras Till personalakt Tills vidare Personal Utdrag ur belastningsregister Assistent Vid inaktualitet Eget intresse. Byts ut löpande Personal Verkställda beställningar Assistent 1 år Registreras i personec via tider i bemanningsbladet 1/1