HANDBOK. Version transpa AB v2010.0

Transkript

1 HANDBOK Version transpa AB v2010.0

2 Innehåll INLOGGNING... 7 ÄNDRA LÖSENORD... 7 VÄXLA FÖRETAG... 7 SYSTEMINSTÄLLNINGAR... 9 Företag... 9 Användare... 9 Länder och trafikområden Kommunikation FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Allmänt Löneinställningar Transport- och utlandsavtalet Övriga löneinställningar Bussbranschavtalet Arbetsuppgifter Övrigt Helgdagar KALENDER Kalenderinställningar Navigering Snabbknappar Övriga menyknappar Aktiviteter rullgardinsmeny Lägga ut enstaka arbetspass Dokumentera kompetensutveckling Körtidsprognos BEVAKNING GODKÄNNA TIDRAPPORTER FRISKSKRIVNING transpa AB v2010.0

3 ANSTÄLLDA Allmänt Anställningskontrakt Lön Gruppering Utrustning Kompetens Saldo SNABBREGISTRERING AV TIDRAPPORTER SCHEMALÄGGNING Skapa grunden i schemat Schemats dagar och tider Kontrollera schemat mot kör- och vilotidsreglerna Koppla anställda Lägga ut schemat Ändra/ta bort schema FÖRLÄNGNING AV FLERA SCHEMAN UTRUSTNING Utrustningstyper Utrustning AKTIVITETSTYPER Ny aktivitetstyp Redigera/ta bort aktivitetstyp ARBETSGRUPPER Ny arbetsgrupp Redigera/ta bort arbetsgrupp SEMESTERGRUPPER Ny semestergrupp Redigera/ta bort semestergrupp Lägga ut semester TIDRAPPORTERING TIDRAPPORTERING VIA WEBBTID transpa AB v2010.0

4 Rapportera från fordonsdator LÖNEBERÄKNING Arbetssätt Välj löneform, period och anställd Tidrapporter och schema Löneberäkning Underlag till en lönepost Tider Arbetstidsförkortning vid nattarbete SPARA OCH ÖVERFÖR LÖNEPERIODER INFORMATION SOM ÖVERFÖRS TILL LÖNESYSTEM Hogia SPCS CRONA LÖN SKRIVA UT LÖNEPERIODER FÖRDELNING AV LÖNEKOSTNAD BERÄKNINGSGRUND FÖR LÖNEPOSTERNA LOKAL ÖVERENSKOMMELSE Övertidsberäkning vid Lokal överenskommelse MEDDELANDECENTRAL Meddelandelista Skicka ett meddelande Ange mottagare Hur ser arbetstagaren sina meddelanden SMS DOKUMENT Dokumentlagring Dokumentmallar Sök dokument transpa AB v2010.0

5 transpa AB v2010.0

6 transpa AB v2010.0

7 INLOGGNING Vid uppstart av transpa loggar du in via inloggningsrutan med din signatur och lösenord. I företagsrutan anger du det företag som du vill logga in på. En användare kan ha rättigheter till flera företag. Se vidare information i avsnitt Anställda Vid korrekt inloggning sätts de rätta behörigheterna i enlighet med vad som finns sparat i databasen och du kommer in i kalenderdelen. I inloggningsrutan finns även knappen Tidrapportera. TransPA innehåller en funktion som gör det möjligt att styra enskilda datorer så att de endast kan utnyttjas för tidrapportering. Genom att klicka på knappen Tidrapportera övergår klienten till att bli en låst tidrapportsdator. Alltså samma funktion som du kan konfigurera från inställningarna, läs mer i avsnitt Kommunikation. Här behöver du dock inte låsa en viss dator utan alla datorer kan gå in i detta läge från inloggningsbilden. Tips! Första gången en användare loggar in i transpa efter uppdateringen kommer han att få möjlighet att titta funktionsbeskrivningar och demofilmer över vilka nyheter som finns i systemet. Denna information ligger på transpas webbplats och användaren kan välja att gå dit direkt vid inloggning, eller titta på informationen vid ett senare tillfälle. ÄNDRA LÖSENORD Första gången en användare loggar in i systemet så är lösenordet tomt. Detta bör ändras så snart användaren loggat in första gången. I menyn Arkiv finns alternativet Ändra lösenord. Fyll i ett nytt lösenord och välj okej. Du kommer då att få bekräfta lösenordet en gång, och sedan är det ändrat. Nästa gång du loggar in i transpa, så använder du dig av ditt nya lösenord. Välj ett lösenord som är lätt för dig att komma ihåg, men ändå inte är för enkelt. Ett bra lösenord kan gärna bestå av blandade stora och små bokstäver samt siffror. VÄXLA FÖRETAG I menyn Arkiv finns alternativet Växla företag. Genom att välja detta får du upp ett fönster med en meny som innehåller alla de företag som du har rättigheter till. Du kan på detta sätt enkelt växla mellan olika företag utan att behöva göra en ny inloggning. transpa AB v2010.0

8 transpa AB v2010.0

9 SYSTEMINSTÄLLNINGAR Inställningar i transpa sker på två olika nivåer. Alla inställningar som är giltiga för alla företag ligger på den översta nivån, koncernnivån. Där lägger man upp vilka företag som skall hanteras, vilka användare som skall ha tillträde till systemet samt ytterligare några uppgifter av generell karaktär. Företag TransPA kan hantera ett obegränsat antal företag. Ett företag kan jämställas med den juridiska enheten där personal är anställd och får sin lön utbetald från. Information som kopplas till respektive företag är bl a Anställda, Utrustning, Aktivitetstyper m m. Alla register som är företagskopplade ligger under menyn Register. Tips! När man arbetar i systemet är man alltid inloggad i ett speciellt företag, vilket innebär att du endast ser information från detta företag. Detta innebär att information om t ex en anställd endast är tillgänglig när du är inloggad mot det företag han är anställd i. När transpa startas upp första gången finns det ett företag upplagt. Det har namnet Namnlös men det kan ändras till det som du önskar. För att skapa ett nytt företag klickar du på knappen Lägg till Då får du möjlighet att ange grundinformation för företaget, bl a företagsnamn, adress, telefonnummer och organisationsnummer. Om du vill ta bort ett företag klickar du på knappen Ta bort Då försvinner all information om företaget inkl. alla kopplade register. Tips! Om du vill ha möjlighet att prova på/testa olika funktioner kan du använda detta som ett testföretag. Byt då gärna namn på det till Test eller motsvarande. Företagsnamn, adress m m anges i den fliken som heter Allmänt. Som du kan se ligger den i det undre av de två fliksystemen. Alla flikar på denna nivå avser inställningar som påverkar det markerade företaget. Vi kommer längre ned att gå igenom dessa flikar men först skall vi gå igenom de flikar som avser koncerninställningarna. Tips! Som beskrivs ovan så måste man vara inloggad på rätt företag för att kunna lägga upp anställda m m. Här i inställningarna kan man dock ändra företagsinställningarna för alla företag utan att logga in på respektive vilket underlättar för systemadministratören. Användare Under fliken Användare registreras alla de användare som skall ha tillträde till systemet. När du har installerat systemet finns en användare upplagd som har signaturen Admin. Denna användare har inget lösenord upplagt så det första du bör göra är att ange ett lösenord. Det gör transpa AB v2010.0

10 du genom att gå till Arkiv-menyn och välja Ändra lösenord Ange det lösenord du vill använda för denna användare. För att undvika felskrivningar skall du ange lösenordet två gånger. Din licensnyckel anger hur många användare som kan arbeta i systemet samtidigt. Du kan dock lägga upp obegränsat antal användare. Klicka på knappen Ny för att lägga till en ny användare. Ange den signatur som skall förknippas med användaren samt dennes namn. Signaturen kan vara upp till 6 tecken lång. I fältet Språk anger du vilket språk som skall användas för användaren. Alla ledtexter visas på det språk som anges. Fältet trafikområde kan användas om användaren huvudsakligen arbetar med ett visst trafikområde. Då visas bl a Kalendern direkt för detta trafikområde. I rutan Rättigheter anges vilka företag och funktioner som användaren skall ha tillgång till. Börja med att ange företagsrättigheter genom att klicka på de företag användaren skall ha möjlighet att logga in på. Rättigheten markeras med att en bock läggs till höger om företagsnamnet. Om en användare inte får rättighet till ett företag saknar funktionsrättigheterna betydelse. Han kan inte komma åt dessa mer än för de företag han har behörighet för. Notera även att behörigheter per funktion gäller samtliga företag han har behörighet till. Man kan alltså inte ha olika behörigheter för olika företag. Länder och trafikområden Registret Länder skall innehålla alla de länder som koncernen bedriver trafik på. När systemet installeras finns alla Europas länder tillgängliga med inklusive det skattefria traktamente som gäller för respektive land enligt Skatteverkets normer. Du kan själv välja att lägga till eller ta bort länder efter behov. Länderna används i tidrapporteringen för att ange gränsövergångar. Gränsövergångarna krävs för att beräkna ett korrekt traktamente, både det skattepliktiga och det skattefria. Registret Trafikområden är ett sätt att knyta ihop verksamheter som spänner över hela koncernen. Anställda kan kopplas till ett trafikområde. Detta kan utnyttjas bl a i Kalendern där du kan gruppera alla anställda efter det trafikområde de tillhör. Stationsorter fungerar på ett liknande sätt. Genom att lägga till ett register över vilka trafikområden som finns, kan detta användas för att gruppera och sortera de anställda i kalendern. Kommunikation transpa innehåller en funktion som gör det möjligt att styra enskilda datorer så att de endast kan utnyttjas för tidrapportering. Det är önskvärt när datorn placeras i mer offentliga lokaler som chaufförsrum eller liknande. Det är endast funktionaliteten i transpa som begränsas via denna inställning, datorn kan fortfarande användas för andra ändamål. Tänk på! Datorn måste fortfarande vara tillgänglig i det lokala nätverket, det räcker alltså inte med att datorn har tillgång till Internet. transpa AB v2010.0

11 Tillåten tidsförskjutning anger med hur många minuter man tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl Med en inställning på 00:15 innebär det att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än 16:45. Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad så måste ett fordon anges när man registrerar in en tidrapport. En varningsrutan visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer. För varje chaufför kan man ange hur denne skall registrera sin arbetstid. För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler: Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske. Instämpling före arbetspassets slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om Använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden. Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om Använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden. Utstämpling efter arbetspassets slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om Använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden. Fältet Ägarnamn på dator för tidrapportering anger vad de datorer heter som enbart skall användas för tidrapportering. Flera datornamn kan anges om de separeras med kommatecken. Datorns namn finner man enklast genom att högerklicka på Den här datorn och välja Egenskaper. Där finns information om vad aktuell dator kallas i nätverket. Fältet Ägarnamn på datornamn för kommunikation används av de kunder kör kommunikation med externa värdsystem, t ex Vehco, och vill att denna kommunikation skall ske på en separat dator för att inte störa den normala produktionen. Kryssrutan Loggfunktion är aktiverad gör att det för vissa tabeller sparas information om vem som ändrade en viss post och när. Kryssrutan Kommunikation med Vehco skall markeras av de kunder som använder Vehcos tjänst att utföra mobil tidrapportering. Kommunikation kommer då att upprättas med Vehcos server och hämta hem tidrapporter med jämna intervall. transpa AB v2010.0

12 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR De inställningar som beskrivs i detta stycke är individuella för respektive företag. Allmänt Under denna flik anges allmän information om företaget; namn, adress, telefonnummer, organisationsnummer. Informationen används när officiella dokument skrivs ut från systemet, t ex vid utskrift av anställningskontrakt. Var därför noga med att ange korrekt information redan från början. Fältet med logotyp har för tillfället ingen funktion men är en förberedelse för framtiden. Löneinställningar Här visas alla lönekomponenter som räknas fram av systemet. Systemet är förkonfigurerat med dessa och de behöver alltid finnas. Om du av misstag skulle ta bort en löneart kommer den automatiskt att återskapas vid nästa löneberedning. Namnet på lönearten är valfritt. Dubbelklicka på en rad för att ändra dess namn. I fältet som kallas Löneart i lönesystem anger du det löneartsnr som du använder i det lönesystem där du gör den slutliga utbetalningen. Vid överföringen av löneunderlag kommer detta nr att tas med. Vid installationen av transpa är lönearterna förkonfigurerade med löneartsnr som används av bl a Hogia TransportLön. Använder du detta system behöver du alltså inte göra några justeringar här. I denna flik anger du även till vilket lönesystem du skall överföra löneunderlagen, och till vilken konteringsdimension som fordonet och fordonets tillhörighet skall överföras. Löneunderlag kan även exporteras till ett leverantörsoberoende format. Detta format kan användas för lönesystem som inte kräver ett eget specifikt format. Genom detta kan nu även Agda Lön ta emot löneunderlag från transpa. Formatet kan även användas för att överföra löneunderlag till egna beslutsstöds- eller produktionssystem. Med kryssrutan Negativt antal vid frånvaro väljer du med vilket tecken frånvaro skall överföras till ert lönesystem. Ex: Om du kryssar i den här så kommer 10 timmars sjukfrånvaro att överföras transpa AB v2010.0

13 som -10 i antalskolumnen och ett positivt värde i á-pris kolumnen. De flesta lönesystem vill ta emot frånvaro med negativt antal och positivt á-pris. Om du vill att timmar som sparas i kompbanken skall överföras med sitt omräknade värde, dvs. övertidstimmar * 1,5, skall du kryssa i rutan Överför kompsaldo som bruttotimmar. Transport- och utlandsavtalet I denna flik anges de olika lönenivåer som skall användas inom företaget. Som du märker är kollektivavtalets vanligaste lönekategorier redan upplagda. I den vänstra rutan lägger du upp namnen på de olika kategorierna. Klicka på Ny om du vill lägga till en helt ny, klicka på Ändra om du vill byta namn eller ta bort en kategori. Lönekategorierna visas när du lägger till ett anställningskontrakt på en anställd. Då anger du vilken kategori som gäller för honom. Alla anställda som tillhör samma kategori får därmed samma lönenivå i löneberäkningen. Lönenivåer korrigeras vanligtvis vid vissa datum. Den högra rutan används för detta. Dubbelklicka på ett datum som finns där eller klicka på Ny. Då får du upp ett fönster där du dels anger från vilket datum dessa löner skall gälla samt alla lönebelopp. Löneberäkningen tar hänsyn till det datum som du anger. Alla löneperioder som påbörjas den dagen eller senare kommer att använda dessa belopp, Du behöver alltså inte själv bevaka vilka belopp som skall gälla, se bara till att lägga upp dom i god tid innan de börjar gälla. Om du har en annan lönekategori som vill kopiera beloppen ifrån kan du välja önskad lönekategori att kopiera ifrån. Då slipper du att registrera in beloppen manuellt. Dessa belopp kan anges på en lönekategori: Grundlön/vecka Grundlön för alla anställda med löneform Veckolön. Grundlön/månad Grundlön för alla anställda med löneform Månadslön. Grundlön/timma Timlön som utbetalas för alla löneposter som är timbaserade, t ex anställda med löneform Timlön och övertid. Premiekomp ordinarie arbetsuppgift Ersättning som utbetalas per arbetad timme vid ordinarie arbetsuppgift. Om annan arbetsuppgift har utförts hämtas värdet för detta från registret Arbetsuppgifter. I det fallet gäller den nya premkompen, och inte den ordinarie premkompen. Premiekomp schemalöst arbete Ersättning som utbetalas per arbetad timme när arbetstidsförläggning sker enligt kap 3 5 mom A eller B. OB-tillägg vardag Ersättning för arbete på obekväm arbetstid. Utgår måndag-fredag 00:00 06:00 samt 18:00 24:00, midsommarafton 00:00 transpa AB v2010.0

14 12:00 samt jul och nyårsafton som inte infaller på en lördag 00:00 12:00. OB-tillägg helg Ersättning för arbete på obekväm arbetstid. Utgår lördagar, sönoch helgdagar 00:00 24:00, midsommarafton 12:00 24:00 samt jul och nyårsafton som inte infaller på en lördag 12:00 24:00. Traktamente Sverige halvdygn Ersättning per halvt dygn vid resa inom Sverige. Traktamente Sverige logi Ersättning vid resa inom Sverige. Utbetalas då dygnsvila uppstår. Beloppet inkluderar logi. Traktamente Norden timme Ersättning per timme vid resa inom Norden. Traktamente Norden logi Ersättning vid resa inom Norden. Utbetalas då dygnsvila uppstår. Beloppet inkluderar logi. Traktamente Utrikes halvdygn Ersättning per halvt dygn vid resa utom Norden. Traktamente Utrikes logi Ersättning per natt vid resa utom Norden. Beloppet inkluderar logi. För utlandsavtalet: Garantilön Minsta garanterade lön per vecka. Timlön Ersättning för den tid då föraren står till arbetsgivarens förfogande för utlandsresa. Timlön helg Ersättning enligt ovan som infaller mellan kl under lör-, sön- och helgdag. Milersättning Ersättning per mil. Lastning och lossning Ersättning för varje lastnings- och lossningstillfälle. transpa AB v2010.0

15 Traktamente/time Ersättning per timme från den tidpunkt då föraren lämnar stationsorten tills han återvänder till stationsorten. Övriga löneinställningar Övertid för visstidsanställda efter 40 timmar Hanterar hur övertiden skall beräknas för de timanställda. Om denna ruta är ikryssad uppstår övertid när arbetstiden under veckan överstiger 40 tim. Minsta ersättningstid för visstidsanställda Kollektivavtalet anger att ett arbetspass för en visstidsanställd inte skall understiga 4 tim. transpa räknar därför automatiskt upp passet till detta. Nu kan man välja hur många timmar systemet skall räkna upp till, t ex 3 tim. Om du anger 0 tim sker ingen automatisk uppräkning av arbetstiden. Beräkna semesterersättning för timanställda transpa räknar automatiskt fram den semesterersättning som den timanställde har rätt till under varje löneperiod. Om ni inte vill att detta skall ske kan ni nu stänga av funktionen vilket innebär att raden inte visas i löneberäkningen och inte heller kommer att överföras till lönesystemet. Beräkna måltidskuponger Om ert företag inte använder sig av måltidskuponger kan man nu stänga av denna beräkning. Raden för måltidskuponger visas då inte i löneberäkningen och kommer inte heller att överföras till lönesystemet. Lägg till ett skattefritt logitraktamente på hemkomstdagen när arbetsgivaren står för logi Om arbetsgivaren står för övernattningsmöjlighet under en resa så utgår inte logitraktamente för resan. Det innebär även att det inte utgår skattefria logitraktamente för resan. Under vissa förutsättningar kan det dock hävdas att den anställde har rätt till ett skattefritt logitraktamente för den sista natten på resan. Om ni önskar detta kryssar ni i denna ruta. Använd semesterpass för schemalagd personal Om denna ruta är ikryssad kommer systemet att beräkna antalet semesterpass för de anställda som går på schema. I löneberäkningen kontrolleras ovanstående inställning. Om semesterpass används sker löneavdrag med det antal timmar som är schemalagt den dagen. Detta gäller för de personer som har arbetstidsförläggning enligt Schema eller 3 5 mom A. För huvudregel och 3 5 mom B sker löneavdrag med 8 tim. Se vidare i avsnitt för Schemaläggning. Tillämpa månadslön även för Utlandsavtalet Vid arbete på utlandsavtalet tillämpas normalt inte månadslön. Det innebär att om en anställd har arbetat på detta så elimineras automatiskt månadslönen och den anställde får istället ersättning med de komponenter som finns angivna i avtalet. Om du ändå vill tillämpa månadslön kan denna inställning användas. transpa AB v2010.0

16 Resultatet blir att månadslönen ligger kvar. Vid arbete på utlandsavtalet sker dock ett timavdrag om 8 tim per dag. Funktionen är användbar när man har anställda som både arbetar på Transportavtalet och Utlandsavtalet. Bussbranschavtalet Se separat handbokstillägg. Arbetsuppgifter Arbetsuppgifter används för att kunna hantera olika typer av arbete som skall ge olika premiekompsersättningar. I den här fliken kan du lägga upp så många arbetsuppgifter du önskar. Varje arbetsuppgift har ett a-pris. Detta a-pris kan avse en arbetad timme eller hela det tillfälle som arbetstuppgiften utförs. Det finns även möjlighet att ange ett eget löneartsnummer till varje ny arbetsuppgift som skapas. Om man gör detta kommer premkompen för denna arbetsuppgift att överföras till en egen löneart i lönesystemet. Om ingen löneart anges på arbetsuppgiften kommer lönearten för den ordinarie arbetsuppgiften att användas. I tidrapporteringen kommer de arbetsuppgifter som registreras här att visas som alternativ. En anställd kan registrera upp till fyra olika arbetsuppgifter under ett arbetspass. I löneberäkningen tar beräkningen av premiekompsersättningen hänsyn till detta och räknar fram ersättningar för alla arbetstuppgifter som utförts under löneperioden. Fast arbetsuppgift Restid Förklaring Används om arbetstagaren har beordrats resa med egen bil eller annat transportsätt. För restid utgår timlön, premiekomp. Och OB-ersättning. Dock inte övertidsersättning. Avtalsområde Åkeri Övrigt Befattningsbeskrivning anger ett förslag till befattning på nya anställningskontrakt. Arbetsbeskrivning för 35B-personal anges om ert företag arbetar med personal som arbetar schemalöst enligt 3 5 mom B. Den text som anges här kommer att skrivas ut på den överenskommelse som kan skrivas ut från anställningsregistret. Helgdagar Under den här fliken anger du de helgdagar som skall betraktas som röda dagar. "Vanliga" lördagar och söndagar skall inte anges här. När en helgdag läggs upp här skapas det automatiskt en aktivitet på varje anställd. Aktiviteten visas i kalendern så att det tydligt syns när dessa infaller. Eftersom systemet även beräknar transpa AB v2010.0

17 helglön enligt Transportavtalet ligger dessa aktiviteter även till grund för detta. Aktiviteterna kan om så önskas tas bort på enskilda anställda om helglön inte skall utbetalas för dessa. Helglönen redovisas på en separat lönerad i löneberäkningen. Den anställde erhåller 1 timlön för varje arbetad timma på en helgdag. Dessutom erhåller han övertidsersättning som redovisas på raden för detta. transpa AB v2010.0

18 KALENDER Kalenderdelen är den del av systemet du kommer till direkt när du loggat in. På vänster sida listas alla anställda som finns inlagda i systemet, och den högra delen visar veckodagarna. Högst upp finns en menyrad som innehåller snabbknappar, navigering och rullgardinsmenyer för att lägga till scheman och enstaka arbetspass i kalendern. Tips! Klicka på en händelse i Kalendern och du får fördjupad information utan att öppna ett fönster. Kalenderinställningar I menyn Inställningar/kalenderinställningar finns möjlighet att göra olika inställningar för hur saker och ting skall visas i kalendern. Här görs inställningar för hur tiderna skall visas i kalendern. Du kan själv ställa in om de skall visas med start & sluttider tillsammans med antalet timmar, eller om du hellre vill se enbart timmar osv. transpa AB v2010.0

19 Du kan välja om du vill att avvikande tidrapporter skall markeras med röd text, och om tider utan avvikelser skall visas med grön text. Kalendern kan även uppdateras med jämna mellanrum om du väljer att fylla i en tid i rutan för detta. Tiden anges i minuter. I rullgardinsmenyn för "Första dag" ställer du in vilken dag som skall vara första dag som syns när du öppnar kalendern. Det kan vara söndagen i veckan, dagens datum eller gårdagens datum. Längst till vänster i kalendern finns plats för att visa en del information om den anställde. Här i kalenderinställningarna väljer du hur mycket, och vad som skall visas. Det kan exempelvis vara mobilnummer, anställningsnummer mm. Här anges vad som skall visas i statistikcellerna i kalendern. Se även avsnitt om Statistik. Färdskrivardata Den digitala färdskrivaren ger helt nya möjligheter till uppföljning och analys. I transpa 2008 är det möjligt att se informationen från färdskrivaren tillsammans med den schemalagda tiden och den inrapporterade tiden. Detta ger möjlighet att på ett enkelt sätt se skillnader mellan den tid som rapporterats in av arbetstagaren och vad som registrerats i färdskrivaren. Schemalagd tid transpa AB v2010.0

20 Inrapporterad tid Digital färdskrivare Du kan även se exakt vilka aktiviteter som lagrats i färdskrivaren. Aktivitet för aktivitet och tidpunkt för tidpunkt. Det krävs endast ett klick i kalendern. Förutom att på ett effektivt sätt presentera data, gör transpa även en tolkning av data utifrån ett löneperspektiv. Systemet identifierar när ett arbetspass påbörjas och avslutas och fångar när arbetstagaren har tagit rast. Genom denna tolkning kan ni mycket snabbt se var det finns avvikelser, de signaleras dessutom med röd färg. Under menyn Inställningar Kalenderinställningar ställer man in när avvikelser skall visas. transpa AB v2010.0

21 Gruppering Sortering mm I menyn Inställningar finns ett antal alternativ du kan välja för att anpassa din kalender som du vill ha den. Alternativen Gruppera anger hur de anställda skall listas i kalendern. Detta kan vara bra att använda om det finns många anställda registrerade, och det ger en bättre överblick i kalendern. Det går att gruppera de anställda efter trafikområde, stationsort, arbetsledare, arbetsgrupp och semestergrupp. Då visas en rubrik, tex namnet på en stationsort, följt av de anställdas namn under. Du kan även välja att Sortera de anställda på olika vis, efter namn, anställningsnummer mm. Under inställningar kan du även välja hur många veckor du vill se samtidigt i kalendern. Du kan välja från 1-4 veckor. Statistik Till höger om den anställdes namn i kalendern finns sex stycken celler som kan utnyttjas för att se olika former av statistik över den anställde. Detta kan vara exempelvis antalet arbetade timmar/vecka mm. För att ställa in vilken information du vill se i dessa celler väljer du Inställningar/Kalenderinställningar. Längst ner i fönstret som öppnas finns möjlighet att ställa in vilken information som skall visas i statistikcellerna. Det finns totalt sex stycken rullgardinsmenyer att välja mellan. Valet du gör från översta menyn till vänster visas i statistikinformationen överst till vänster osv. Menyrubrik Övertidssaldo Kompsaldo Flexsaldo Arbetstidsförkortningssaldo Förklaring Antalet arbetade övertidstimmar under ett kalenderår. Antal innestående timmar i kompbanken. Antal innestående timmar i flexbanken. Antal innestående timmar i banken för arbetstidsförkortning. transpa AB v2010.0

22 Arbetad tid/vecka Sammanlagd rapporterad tid under veckan. Innehåller både arbetad tid och frånvarotid. Arbetad tid/månad Semesterdagar i år Veckolön Fridagar/år Fridagar/mån Arbetstidsmått/mån Återstående arbetstid/mån Uppskattad tid/mån Uppskattad återstående tid/mån Uppskattad återstående tid/dag Körtid/vecka Annat arbete/vecka Sammanlagd rapporterad tid under månaden. Innehåller både arbetad tid och frånvarotid. Antalet uttagna semesterdagar under semesteråret. Den sparade lönen för veckan som visas i kalendern. Anger antal utlagda fridagar under kalenderåret. Används för Bussbranschavtalet. Anger antal utlagda fridagar under månaden. Används för Bussbranschavtalet. Antal tillgängliga arbetstimmar under en månad. Beräknas från formeln (Kalenderdagar-Helgdagar-Fridagar) * 8 tim. Värdet skapas i samband med att den första fridagen läggs in för en anställd under en månad. Används för Bussbranschavtalet. Innehåller värdet av Arbetstidsmått/mån Arbetad tid/mån. Innehåller den sammanlagda tiden under månaden där hänsyn tas till både planerad tid och rapporterad tid. Beräkningen utgår från den planerade arbetstiden. I takt med att arbetstagaren rapporterar utförd tid ersätts den planerade tiden med verklig tid. Innehåller värdet av Arbetstidsmått/mån - Uppskattad tid/mån. Innehåller värdet av Uppskattad återstående tid/mån / återstående dagar under månaden. Summan av alla färdskrivaraktiviteter med typen Körning. Summan av alla färdskrivaraktiviteter med typen Annat arbete. Navigering I kalendern finns en navigeringsmeny längst upp till vänster. Här kan du hoppa mellan olika dagar och veckor, framåt och bakåt i tiden. Du har även möjlighet att direkt gå till ett visst datum genom att trycka på knappen i mitten och fylla i ett datum eller en vecka. Under de blåa pilarna ser du vilket år/vecka som visas i kalendern för tillfället. Om du ser kalendern i en vy som visar fler än 1 vecka, så kan det exempelvis stå , vecka 02 visas då till längst till vänster i kalendern följt av vecka 03. transpa AB v2010.0

23 Snabbknappar Högst upp i kalenderdelen finns fem stycken snabbknappar som du kan koppla olika aktiviteter till. Högerklicka på en av knapparna och välj därefter den aktivitet som du vill att knappen skall referera till. Du använder dig av knappen genom att markera en dag i kalendern och sedan trycka på knappen. I de flesta fall öppnas en dialogruta där du fyller i exempelvis klockslag för när aktiviteten inträffar, eller antalet timmar som aktiviteten skall vara. Efter att ha angett rätt tider mm trycker du på spara och aktiviteten läggs ut i kalendern. Tips! Om du håller ned Alt-tagenten samtidigt som du trycker på en snabbknapp läggs aktiviteten direkt ut i kalendern utan att du får upp dialogrutan där du anger tider mm. Kan vara bra att använda om du först vill lägga ut alla aktiviteter, och sedan redigera dem och sätta in rätt klockslag mm. Övriga menyknappar = Om du har grupperat kalender kan du hoppa direkt till önskad grupp utan att behöva rulla i listan. = Filter - Filtrera hur/vilka av de anställda som skall visas i kalendern. = Ny anställd - Lägg till en ny anställd i transpa. = Ta bort - Tar bort en eller flera markerade poster. = Kommunicera - Ring upp eller skicka mail, flera alternativ. = Sjukdag - Lägg ut en sjukdag på en markerad dag/person. = Friskskriv - Friskskriver en markerad person. = Semesterdag - Lägger ut en semesterdag på en markerad dag i kalendern. = Attest - Markera en eller flera poster och attestera. = Nytt arbetspass - Lägger ut ett nytt arbetspass på en markerad dag. Du kan även välja bland sparade arbetspassmallar. transpa AB v2010.0

24 = Förläng schema - öppnar funktionsfönstret för att förlänga ett eller flera schema. Aktiviteter rullgardinsmeny Till höger om snabbknapparna finns en meny där alla aktiviteter som är inlagda i systemet finns. Genom att markera en dag i kalendern och sedan välja ett av alternativen i menyn kan du snabbt lägga ut en aktivitet på en persons arbetspass. När du valt ett av alternativen i menyn så öppnas ett fönster där du ställer in vilka tider som händelsen gäller. På de flesta aktiviteter kan du även lägga till en notering av något slag. När du sedan trycker på spara så läggs aktiviteten ut i kalendern. Läs mer om hur du lägger till nya typer av aktiviteter i avsnitt Aktivitetstyper Lägga ut enstaka arbetspass I kalenderns översta del finns en snabbknapp för att lägga ut enstaka arbetspass på en anställd. Använd denna när du endast vill lägga ut ett pass för en enstaka arbetsdagar, t ex ett extrapass. Om du vill lägga ut för en längre period väljer du att lägga ut ett schema, se avsnitt Schemaläggning. Markera en dag för en anställd och tryck sedan på knappen Lägg till arbetspass. Ett fönster öppnas där du anger passets tider. transpa AB v2010.0

25 Du kan mata in de tider som gäller för arbetspasset du vill lägga ut, och även koppla en arbetsuppgift direkt till arbetspasset. Tryck sedan på Spara. Tips! Vill du spara ett arbetspass för att kunna använda senare klickar du på Spara som mall och anger ett namn för mallen. Arbetspassmallen läggs till i listan under Lägg till arbetspass Tips! Vill du lägga ut ett arbetspass på flera dagar i kalendern så kan du hålla nere Ctrl-tagenten samtidigt som du markerar dagarna i kalendern, därefter trycker du på knappen "Arbetspass". Dokumentera kompetensutveckling transpa AB v2010.0

26 När arbetstagare erhåller kompetensutveckling utanför ordinarie arbetstid, behöver arbetsgivaren fr.o.m. den 1 mars 2008 inte längre utge övertidsersättning för sådan tid upp till 40 timmar under en femårsperiod. transpa bevakar automatiskt så att inte övertidsersättning utges för den tid som har rapporterats som kompetensutveckling. För att detta skall fungera måste dock dokumentationen av kompetensutvecklingen ske via den nya funktionen för kompetensdokumentation se eller Notera att arbetstagaren skall rapportera sin tid på sedvanligt sätt, denne behöver alltså inte på något sätt markera att en viss tid avser kompetensutveckling. Tänk på att löneberäkningen inte bevakar om den anställde genomfört kompetensutveckling över 40 tim per femårsperiod. Det utgår således aldrig övertidsersättning för kompetensutveckling, vilket är ett avtalsbrott om arbetstagaren haft kompetensutveckling överstigande 40 tim/femårsperiod. Enligt information från BA har Transport ställt sig positiva till att sluta lokala överenskommelser om att övertidsersättning inte skall utges när detta uppstår. En dag på en anställd Högerklicka på en dag i Kalendern och välj Kompetensutveckling Nu visas ett fönster där du ser samtliga typer av utbildningar som du har genomfört tidigare (om denna utbildning inte finns med kan du lägga till den). Ange hur många timmar som utbildningen var och godkänn genom att klicka på den gröna bocken. Nu visas det en gul markering i kalendern för den anställde. Om du öppnar anställda-kortet och går till Kompetensfliken så ser du också att det finns en ny rad där. Flera dagar och/eller flera anställda När en grupp anställda har gått en utbildning t ex den 25 feb gör du så här: Klicka på den 25 feb för samtliga anställda (håll ner ctrl-tangenten för att markera flera celler). Gå till menyn Åtgärd och välj Dokumentera kompetensutveckling. Nu visas ett fönster där du ser samtliga typer av utbildningar som du har genomfört tidigare (om denna utbildning inte finns med kan du lägga till den). Ange hur många timmar som utbildningen var och godkänn genom att klicka på den gröna bocken Nu visas det en gul markering i kalendern för samtliga anställda. Om du öppnar anställdakortet och går till Kompetensfliken så ser du också att det finns en ny rad där. Körtidsprognos Ett viktigt moment i chaufförsplaneringen är att säkerställa att aktuell planering inte kommer att medföra överträdelser mot kör- och vilotidsreglerna. transpa erbjuder ett bra verktyg för detta som kallas Körtidsprognos. Prognosen utgår från de planerade arbetspass som är synliga i kalendern (de grå cellerna). Det har ingen betydelse hur dessa pass har lagts dit, de kan ha kommit från schemaläggaren, lagts dit som enskilda arbetspass i kalendern eller skapats i ett försystem till transpa. Oavsett hur de registrerats så har de samma betydelse för körtidsprognosen. Uppdatera körtidsprognos transpa AB v2010.0

27 För att ta fram körtidsprognosen väljer du Uppdatera körtidsprognos i menyn Åtgärd. (Du kan även välja snabbvalet F9). Nu hämtar funktionen in information om alla planerade arbetspass 30 dagar bakåt och 30 dagar framåt i tiden. Detta krävs för att få en fullgod kontroll över arbetsplaneringen. Prognosen skapas nu för alla chaufförer som visas i kalendern (om du endast vill utföra prognosen för enstaka chaufförer, kan du först markera dessa). En indikator visas under tiden som prognosen skapas. När prognosen är klar visas ytterligare en rad i kalendern. Du har nu 4 eller 5 rader (beroende på om du har valt att visa färdskrivardata i kalendern) synliga för varje chaufför. Om inte kalendern visade innevarande vecka så har den också automatiskt förflyttat dig dit, eftersom prognosen alltid utgår från dagsläget. Prognosen ger dig nu information om flera viktiga moment, allt synligt direkt i kalendern genom tydliga symboler: Symbol Förklaring Moment i kör- och vilotidsförordningen Nästa nödvändiga veckovila. Senaste dag som chauffören måste få en sammanhängande veckovila. Prognosen tar hänsyn till ev. reducerade veckovilor. Överträdelse mot veckovila. Dag när en veckovila skulle ha tagits ut. Prognosen har tagit hänsyn till ev. reducerade veckovilor. För kort dygnsvila. Tiden mellan två arbetspass är för kort. För lång körtid/vecka. Den sammanlagda arbetstiden under en vecka överstiger 56 tim. För lång körtid utan rast. Arbetstiden utan rast överstiger 4,5 tim. Notera att all arbetstid jämställs med Körtid. Hänsyn tas alltså inte till om en del av arbetspasset avser Annat arbete. Om så är fallet kan denna varning lämnas utan avseende. transpa AB v2010.0

28 BEVAKNING I kalendern finns det möjlighet att visa ett separat bevakningsfönster. Bevakningen kan ge dig information om t ex körkort eller certifikat som förfaller, anställningskontrakt som går ut eller att anställda fyller år. För att visa bevakningen väljer du valet Bevakning i menyn "Inställningar". Då öppnas ett tilläggsfönster direkt till höger om kalendern. Där kan du välja för vilken tidshorisont som bevakning skall ske. Alternativen är 30, 60 eller 90 dagar. Bevakningen hämtar information från anställningskorten och från kompetensfunktionen, se avsnitt Kompetens. transpa AB v2010.0

29 GODKÄNNA TIDRAPPORTER transpa innehåller en funktion för att snabbt och enkelt godkänna alla tidrapporter som kommer in i systemet. Efter att ha kontrollerat tiderna i kalendern så att de stämmer är de klara att attesteras. Funktionen är tänkt att användas av de personer som arbetar operativt med personalen. Det enklaste sättet att attestera en tidrapport är att helt enkelt markera en eller flera poster i kalendern och sedan trycka på knappen Attestera Attestfunktionen finns även i menyn Åtgärd/Attestera tidrapporter. Tips! För att markera flera poster i kalendern samtidigt så håller du nere Ctrl-tangenten på tangentbordet. Vilka tidrapporter är godkända? När en anställd har registrerat sina arbetade timmar så visas antalet arbetade timmar med fet stil i kalendern. De är ännu inte attesterade. Är arbetspasset attesterat ändrar timmarna utseende och visas istället i vanlig stil. På så sätt får du enkelt en överblick över vilka arbetspass som är attesterade och vilka som inte är det. transpa AB v2010.0

30 FRISKSKRIVNING Att en anställd är sjukskriven kan du se genom att en ikon i form av ett rött kors visas strax till vänster om den anställdes namn. För att friskskriva den anställde markerar du personen och trycker sedan på knappen för friskskrivning i menyraden. Ett fönster öppnas där du har möjlighet att ange från vilken dag du vill friskskriva personen. Alternativen som finns är att friskskriva personen fr.o.m. idag, imorgon eller datum. Du kan även markera en person i kalendern och gå in i menyn Åtgärd/Friskskriv anställd. När du gjort ditt val och tryckt på spara försvinner den anställdes sjukdagar i kalendern fr o m den dag du valt, och ikonen bredvid namnet tas bort. När man friskskriver fr o m en dag i framtiden så gör systemet så att det lägger ut sjukdagar fram till dagen innan friskskrivningsdagen. transpa AB v2010.0

31 ANSTÄLLDA Anställdaregistret hittar du i menyn Register/Anställda. Vill du lägga upp en ny anställd i registret trycker du på knappen Lägg till. Det finns även en knapp för att lägga till en anställd direkt från kalendern: All information om den anställde matas in under sju olika flikar Tips! Du kan även dubbelklicka direkt på en persons namn i kalendern för att se information om just den personen. Allmänt Här anges all den grundläggande informationen om den anställde såsom signatur, namn, adressuppgifter mm. Signatur måste anges och används av den anställde när denne skall logga in i tidrapporteringen. Signaturen får max vara 3 tecken lång, och den skall vara unik inom koncernen. Det finns även möjlighet att ladda upp ett foto på den anställde. Genom att trycka på den förvalda bilden öppnas ett fönster där du kan leta upp ett foto på hårddisken. Fotot måste vara av typen.jpg och kommer att beskäras till lämplig storlek. Kryssrutan Ej aktiv innebär att den anställde ej skall vara aktiv i transpa. Han/hon kommer då ej att synas i alla register eller funktioner som finns såsom schemaläggningen, kalendern mm. Anställningskontrakt Ett giltigt anställningskontrakt måste finnas för att den anställde skall komma med i löneberedningen. Det kan finnas flera anställningskontrakt inlagda på varje anställd, men det är det senaste giltiga kontraktet som används vid löneberäkningen. Tryck på knappen Nytt eller markera ett befintligt kontrakt och tryck på Duplicera. Börja med att ange vilken anställningstyp kontraktet gäller för, om det är en nyanställning eller en ändring av en befintlig anställning. Därefter väljer du avtalsområde som anger vilket kollektivavtal som tillämpas för arbetstagaren. I rullgardinsmenyn Anställningsform markerar du tillsvidare, prov eller visstidsanställning. Ett datum fr.o.m. när kontraktet skall gälla måste fyllas i. transpa AB v2010.0

32 Definiera sedan arbetstiden, om den skall vara hel eller deltid. Ange löneform, Veckolön, Månadslön eller Timlön. Välj sedan vilken lönegrupp som den anställde skall ingå i. Alternativen som finns är: Förare 4 år i yrket, Förare 2 år i yrket eller Förare Begynnelselön. Det är möjligt att lägga till nya lönegrupper, och det gör du i menyn Arkiv/Inställningar. Läs mer om detta i avsnitt Löner På anställningskontraktet finns det en knapp med rubriken Avsluta anställning... Denna knapp är endast tillgänglig vid Tillsvidareanställning. När man klickar på den får man möjlighet att ange t o m datum för detta kontrakt. Det här datumet används bl a vid löneberäkningen för att kontrollera om det finns ett giltigt kontrakt. När du fyllt i ett datum får du även en fråga om du vill skriva ut en bekräftelse på uppsägningen. En utskrift går även att göra direkt från rullgardinsmenyn Skriv ut. När du väljer utskrift från anställda-kortet kommer beviset att presenteras i din webbläsare innan det skrivs ut. Det gör att du kan ändra namnet på den hos arbetsgivaren som skall skriva under. Underlättar om detta växlar inom företaget. Precis som tidigare så föreslås det namn som ni har angivit i företagsinställningarna. Den anställde blir inte automatiskt satt som inaktiv i systemet, utan det måste du göra manuellt. Läs mer om det i avsnittet Allmänt om den anställde. Viktigt är även att ange hur arbetstiden skall förläggas. Det finns fem alternativ: Huvudregel, Arbetstidsschema, Schemalöst arbete enligt 3 5 mom A, Schemalöst arbete enligt 3 5 mom B samt Lokal överenskommelse (3 6 mom). Dessa alternativ ligger till grund för hur lönen skall beräknas i löneberäkningen. Lön Under denna flik anges bland annat semesterlön/dag, ett värde för måltidskupongerna och eventuella personliga tillägg. Semesterlönen beräknas fram i ditt löneprogram och den summan du får fram matar du in i fältet för semesterlön/dag i transpa. Måltidskupongernas värde anges i kronor/kupong. Antalet kuponger multipliceras sedan i löneberedningen med detta värde och ger den korrekta summan. transpa AB v2010.0

33 Om du anger ett värde i fältet Personlig månadslön kommer detta att användas, i annat fall hämtas värdet från den lönekategori som gäller för den anställde. Omfattas av högriskskyddet kryssar du i om den anställde har intyg från Försäkringskassan att inte karensavdrag skall ske. Du kan lägga till ett obegränsat antal personliga tillägg på varje anställd. För att skapa ett nytt tillägg tryck på knappen Ny. Fyll i ett namn och sätt ett belopp för lönetillägget. Detta belopp kan vara per löneperiod vilket innebär att den anställde får ett extra fast belopp per månad. Det kan även vara per arbetad timme vilket innebär en extra premiekompensation. De tilläggen du definierar här kommer automatiskt att tas med i löneberäkningen. Gruppering Här görs inställningar för hur den anställde skall förlägga sitt arbete och vilka grupper han skall ingå i. I den översta rullgardinsmenyn anges vilken yrkeskategori den anställde skall tillhöra. Valbara alternativ är Förare, Terminalarbetare, Verkstadsarbetare och Övriga. Om man anger att en anställd tillhör kategorin Terminalarbetare medför det att löneberäkningen anpassas till de villkor som anges i Transportavtalet för denna yrkeskategori. Jämfört med yrkeskategorin Förare innebär det att: 1) Övertidsersättning är 100% vid arbete på sön- och helgdag. 2) Klockslagen för OB-tider är något annorlunda. Löneberäkningen gör i dagsläget inte skillnad på yrkeskategorierna Förare och Övriga, exakt samma principer används. Övriga rullgardinsmenyer som används för att lägga in personalen i olika grupper. Dessa grupper kan sedan användas för att sortera eller filtrera de anställda. Förvalt trafikområde grupperar de anställda i kalendern och i schemaläggningen. Trafikområden läggs till under fliken Länder och trafikområden i menyn Arkiv/Inställningar. Semestergrupp används för att definiera under vilken tid den anställde skall ha semester. Dessa grupper läggs till i menyn Register/Semestergrupper. Även alternativet Arbetsgrupp är ett rent sorteringsalternativ. Det används för att gruppera de anställda i kalendern och för att söka/sortera de anställda i schemaläggningen. Nya arbetsgrupper läggs till i menyn Register/Arbetsgrupper. Under denna flik görs även inställningar för tidrapportering. Här fyller man i det personliga lösenord som används tillsammans med signaturen för att logga in i tidrapporteringen samt om transpa AB v2010.0

34 den anställde skall rapportera in tid via vanlig tidrapportering eller genom in- och utstämpling. Notera att in- och utstämpling inte är möjlig om den anställde rapporterar sin tid via transpa Webbtid. Se avsnitt Tidrapportering Utrustning Listan över den utrustning som den anställde skall ha tillgång till visas här. På höger sida är en lista över de utrustningstyper som finns inlagda i systemet. Läs mer i avsnittet Utrustning För att lägga till utrustning på den anställde klickar du först på utrustningstypen. Ett register på all utrustning som tillhör just den typen visas. Dubbelklicka på utrustningens namn och den läggs automatiskt till i utrustningslistan för den anställde. I utrustningslistan visas namnet på utrustningen tillsammans med eventuellt id, se avsnitt Utrustningstyper. Du kan även se vilket datum den är utlämnad och statusen för utrustningen. Statusen består av utlämnad, förbrukad och återlämnad. Utrustningen kan inte direkt tas bort ur listan, utan den måste först sättas antingen till återlämnad eller förbrukad. Längst ner i fönstret finns det möjlighet att skriva ut en utrustningslista. Kompetens Till varje anställd kan man dokumentera vilken typ av kompetens den anställde har. Detta sker under fliken Kompetens. OBS! För att transpa automatiskt skall bevaka att ingen Övertidsersättning utgår vid kompetensutveckling skall kompetensen dokumenteras via Kalendern enligt avsnitt 5.9 Dokumentera Kompetensutveckling. Information om den anställdes körkort samt dess giltighetstid ligger alltid under kompetensfliken. Detta visar på ett sätt att hantera en form av kompetens som en anställd besitter. Genom att dokumentera det där får ni automatiskt en bevakning på när körkorten behöver förnyas. Kompetensfunktionen kan användas för alla typer av utbildningar, behörigheter, körkort etc. som företaget behöver ha ordning på. transpa AB v2010.0

35 För att lägga till ny kompetens klickar du på knappen Lägg till. Då kan du välja på tillgängliga kompetenstyper. Om det saknas där kan du direkt skapa en ny post som läggs in i det nya registret Kompetenser som du återfinner i Register-menyn. När det väl finns i det registret kan du återanvända det för andra anställda. För varje kompetens har du möjlighet att ange när du lade till kompetensen, om den har en viss giltighetstid, vem som var utbildare och hur lång utbildningstiden var. Denna funktion ger dig möjlighet att på en säkert och lättillgängligt sätt dokumentera all kompetens inom företaget. Förutom bevakningen på giltighetstid kan du även följa upp att ni uppfyller kravet om 40 timmars kompetensutveckling under en 5-årsperiod som kollektivavtalet kräver. För varje anställd finns det även möjligt att skriva ut ett kompetenskort. Detta görs genom att trycka på knappen "Skriv ut" i anställdaregistret, sedan markera Kompetensbok och återigen trycka på knappen "Skriv ut". transpa AB v2010.0

36 Saldo Fliken saldo innehåller information om olika saldon som finns sparade för den anställde. Ett saldo kan vara antalet övertidstimmar, arbetad tid per vecka/månad, semesterdagar mm. Systemet lägger automatiskt till ett saldo exempelvis när tidrapporten för ett arbetspass är registrerat och när en löneperiod sparas. För att lägga till ett nytt saldo trycker du på knappen Ny. Välj därefter vilken saldotyp och antalet timmar. För saldotyperna övertid och semesterdagar anges även en period för när saldot gäller. Vill du ändra i ett saldo trycker du på knappen Ändra, och redigerar saldot i fönstret som öppnas. Skulle du vilja ta bort ett saldo får du först öppna det genom att trycka på Ändra och därefter på knappen för att ta bort som ligger i fönstrets överkant. Saldo skapas och uppdateras automatiskt i det kontinuerliga arbetet i systemet. När du tar systemet i drift kan det dock krävas att vissa saldon läggs till manuellt. Det gäller saldona för övertid, kompbank och uttagen semester. Om du startar vid en annan tidpunkt än årsskiftet bör du lägga in saldo för övertid och kompbank. Om du startar vid annan tidpunkt än semesterårets början, dvs. den 1 april, så bör du även lägga in saldot för uttagen semester. transpa AB v2010.0

37 SNABBREGISTRERING AV TIDRAPPORTER I menyn Åtgärd finns alternativet Snabbregistrera tidrapport. Denna funktion använder du om du snabbt vill registrera tidrapporter för dina anställda. Du kan navigera mellan dagarna genom att använda de blå pilarna i fönstrets övre högra hörn. När du godkänner en registrering förflyttas du automatiskt till nästa datum. transpa AB v2010.0

38 SCHEMALÄGGNING Schemaläggningen i transpa kan ses som ett verktyg för utläggning av arbetspass i kalendern. Användaren skapar först ett antal mallar för hur arbetspassen skall se ut i kalendern, därefter sätts ett schema ihop och slutligen knyts de anställda till schemat. En viktig sak att hålla i åtanke är att arbetspass som skapas i schemaläggningen inte automatiskt uppdateras i kalendern när det görs en förändring i schemamallen. I transpa kan du skapa ett schema som kan bestå av upp till 15 veckor och innehålla max 10 stycken olika arbetspass. Genom att lägga ut de anställda på olika veckor i schemat kan du ge dem olika startveckor i schemat. Schemat som du skapat lägger du sedan ut genom att ange mellan vilka datum du vill skapa arbetspassen i kalendern. Skapa grunden i schemat I menyn Arbetsområde finner du alternativet Schemaläggning. Genom att välja det kommer du till ett fönster som listar alla inlagda scheman. Tryck på knappen Lägg till. Nu kommer du in i själva schemaläggningen där du har möjlighet att skapa schema och sedan koppla en anställd till schemat. Ange först ett namn och antalet veckor du vill att schemat skall sträcka sig över. Veckorna visas i den vita tidsaxeln. I området Arbetspassmallar definierar du varje arbetspass med dess tider och raster. Genom att trycka på de färgade knapparna kan du skapa upp till 50 olika typer av arbetspass. transpa AB v2010.0

39 Du kan även koppla en arbetsuppgift, en avgång eller ankomst samt tid och fordon för dessa. Händelserna som är kopplade till schemat syns i kalendern först när tidrapporteringen av passet är gjord. I den sista rullgardinsmenyn, Annan schemalagd händelse, kan ytterligare en händelse kopplas till varje arbetspass. Denna händelse läggs ut i kalendern samtidigt som arbetspassen när du lägger ut schemat. Summering Till höger om schemamallen finns en summering som visar hur många semesterpass som schemat medför. Inställningen för om semesterpass skall användas görs under fliken Lön i menyn Arkiv/Inställningar. transpa AB v2010.0

40 Hantering av resor där arbetsgivaren står för logikostnaden När arbetsgivaren erbjuder övernattning i samband med en resa skall den anställde inte få logitraktamente för denna resa. Han skall heller inte få ett skattefritt traktamente för nätterna. Detta hanteras nu av transpa. I schemaläggningen är det möjligt att på en ankomst ange om arbetsgivaren står för login för resan. Denna information följer sedan med till händelsen Ankomst i tidrapporteringen. Funktionen kan även användas för de anställda som inte arbetar enligt schema, även då finns det möjlighet att på ankomsten ange att arbetsgivaren erbjuder övernattning i samband med resan. Informationen går sedan över till löneberäkningen där nattraktamentet utgår för dessa resor, både den skattepliktiga och skattefria delen. Schemats dagar och tider När schemats grund är färdig, antal veckor och arbetspass, så kan du lägga upp ditt schema som du vill ha det. Ta tag med muspekaren på ett arbetspass (de färgade rutorna), dra sedan upp det och släpp på den vita tidslinjen. Du kan hela tiden flytta omkring passen genom att dra och släppa. Vill du ta bort ett arbetspass från tidslinjen så drar du ned passet och släpper på knappen Fritt. För varje vecka kan du alltid se den sammanlagda arbetstiden som du har planerat. Kontrollera schemat mot kör- och vilotidsreglerna När du klickar på knappen Kontrollera schema utförs en kontroll mot EU:s kör- och vilotidsregler. Kontroll sker mot alla moment i förordningen, t ex. arbetspassets längd, maximal arbetstid/vecka, dygnsvilans längd och veckovila. Kontrollen tar en kort stund att genomföra och när den är klar visas det, om schemat kommer att medföra överträdelser, detaljerad information om vilka dagar dessa inträffar och exakt vilken överträdelse det handlar om. I tidslinjen visas ett rött X för varje dag en överträdelse har identifierats. Genom att föra muspekaren över X-et får du en detaljerad förklaring för just den dagen. (Om det är flera överträdelser på en och samma dag kan det bli så att inte all text kan visas på skärmen samtidigt, klicka då bara på X-et så fryser du texten och kan rulla upp och ner i textmassan.) För att justera schemat så att det inte medför några överträdelser justerar du dagar och tider på vanligt sätt, därefter gör du en ny kontroll och jobbar på så vis fram ett korrekt schema. Koppla anställda När du har skapat ett schema och definierat arbetspassen kan du koppla anställda till schemat. Det gör du under fliken Koppla anställda. En lista över alla aktiva anställda som finns inlagda i systemet visas. De anställda visas med anställningsnummer, signatur, namn. Du kan även enkelt transpa AB v2010.0

41 se om personen är kopplade till fler scheman (schemanamn visas), vilken löneform och hur arbetstiden förläggs. Vill du göra ett urval över vilka anställda du vill visa kan du göra det i rullgardinsmenyn Visa urval. Det finns tre urvalskategorier; trafikområde, stationsort och arbetsgrupp. Genom att välja ett av dessa alternativ sorteras de anställda ut och endast de som tillhör den valda kategorin visas i listan. För att återigen visa alla väljer du alternativet Alla i rullgardinsmenyn. För att koppla den anställde till schemat tar du tag i en person och drar upp och släpper på den vecka som du vill att den anställde skall ha som startvecka. Du kan flytta runt de anställda på olika veckor, eller ta bort dem genom att dra och släppa ned dem i listan igen. Exempel... Här kommer Mona att börja schemat på vecka 1, och Niklas startvecka blir vecka 2. Lägga ut schemat Schemaläggningen sker med hela veckor åt gången. En vecka räknas från söndag-lördag. När man i ett schema trycker på knappen Skapa arbetspass öppnas ett fönster där man anger hur schemat skall läggas ut i kalendern, se bild nedan. Förklaring: Nr 1: Här visas tom vilken vecka schemat är utlagt. Är schemat ännu ej utlagt, är detta fältet tomt. Nr 2: I detta fält anger du från vilken vecka (ÅÅMM) schemat skall läggas ut. Du kan även trycka på pilen bredvid fältet för att få upp en kalender där du kan välja ett datum. Vilket datum som söndagen infaller den veckan räknas då automatiskt ut och visas på höger sida om pilen. transpa AB v2010.0

42 Nr 3: I detta fält anger du t.o.m. vilken vecka (ÅÅMM) schemat skall läggas ut. Du kan även trycka på pilen bredvid fältet för att få upp en kalender där du kan välja ett datum. Vilket datum som söndagen infaller den veckan räknas då automatiskt ut och visas på höger sida om pilen. Nr4: Genom att trycka på knappen Avancerat får du upp fler inställningar. Du kan här t.ex. ange om du vill ersätta tidigare utlagda arbetspass eller ej. Schemat rullar automatiskt baserat på det antalet veckor du bestämt att schemat skall innehålla. När schemaläggningen nått slutet av schemat hoppar det tillbaka till dag 1 och börjar om igen. Exempel... Detta schema består av 2 veckor (14 dagar). Lägger du ut schemat över en 3-veckorsperiod kommer schemat att rulla 1,5 varv. Alltså startar på dag nr1, när den kommer till dag nr14 hoppar den till början igen och slutar utläggningen på dag nr7 Vid nästa utläggning kommer startdatumet därför att bli dag 8. Ändra/ta bort schema För att ändra i ett schema väljer du Arbetsområde/Schemaläggning, markerar och dubbelklickar på det schema du vill redigera. Efter du gjort de ändringar du vill göra trycker du på knappen Spara. För att ta bort ett schema markerar du schemat och trycker på Ta bort. Tänk på att du endast tar bort schemat. Om du tidigare har lagt ut arbetspass som är skapde från schemat så kommer de att ligga kvar. FÖRLÄNGNING AV FLERA SCHEMAN I menyraden i kalendern finns knappen Förläng schema. När du trycker på den öppnas ett nytt fönster där du har möjlighet att lägga ut flera scheman åt gången. Denna funktion är främst till för att förenkla den fortsatta schemautläggningen om du har flera scheman som skall läggas ut för samma period. transpa AB v2010.0

43 Förklaring: Nr 1: Här visas schemats namn och till vilken vecka schemat är utlagt, är schemat ej tidigare utlagt är kolumnen Utlagt t.o.m. vecka tom. OBS! Veckan räknas från söndag till lördag även här. Bocken längst till höger anger vilka scheman du markerat för utläggning. Nr 2: Här anger du t.o.m. vilken vecka ett eller flera scheman skall läggas ut. OBS: Den vecka du anger gäller för alla scheman du markerar. Systemet håller själv reda på vilken vecka som skall bli startvecka för respektive schema. Ett exempel är om ett schema är utlagt tom v (lördag ), så kommer startveckan att bli 0504 fast söndagens datum som är Du behöver alltså endast ange en t.o.mvecka, så kommer alla scheman du markerat att läggas ut framåt i tiden med rätt startdatum. Om det är första gången ett schema läggs ut sker en speciell lösning. Startveckan kommer då att vara nästkommande vecka räknat från dagens datum. Vill du ange en annan startvecka, görs detta under knappen avancerat. Nr 3: Under avancerat hittar du fler inställningar. T.ex. kan du ange en annan startvecka än den som systemet automatiskt räknar fram. Du har även möjlighet att ange om tidigare utlagda arbetspass skall ersättas. Om du ändrar startvecka, tänk då på att denna vecka gäller för alla scheman du markerar. UTRUSTNING Utrustningstyper I transpa kan ett register över utrustningstyper läggas in. En utrustningstyp är en kategorisering av utrustning som har likartade egenskaper, t ex mobilkort, telefoner, nycklar m m. All utrustning som ni vill ha kontroll över inom företaget kopplas till en utrustningstyp. transpa AB v2010.0

44 Välj Register/Utrustningstyper för att se en lista över alla utrustningstyper som finns inlagda i systemet. För att lägga till en ny utrustningstyp tryck på Lägg till. Ange ett namn för typen och kryssa i om den skall ha identitetskontroll eller ej. Identitetskontroll innebär att för varje utrustning som läggs till i systemet och som är kopplad till en utrustningstyp som har identitetskontroll, måste ett unikt id anges. Exempel... Utrustningstypen Passerkort läggs till. Vi kryssar i rutan Identitetskontroll eftersom varje utrustning som sedan läggs till av denna typ kommer att vara unik. Tryck sedan på Spara och utrustningstypen läggs till i listan. För att ta bort en utrustningstyp markerar du den i listan och trycker på Ta bort. Utrustning Genom att välja Register/Utrustning visas en lista över all den utrustning som finns inlagt i systemet. För att lägga till utrustning tryck på knappen Lägg till. I fönstret som öppnas fyller du i information om utrustningen. Börja med att namnge den. I rullgardinsmenyn Utrustningstyp väljer du ett av de alternativen som passar in på din utrustning. Hur du lägger upp utrustningstyper kan du läsa om i avsnitt Utrustningstyper. Om du väljer en utrustningstyp som har identitetskontroll så kommer ett fält fram där du kan ange ett unikt id för utrustningen. Exempel... Utrustningen Passerkort GRIND B läggs till. Denna är av utrustningstyp Passerkort som har identitetskontroll. Ett Id anges eftersom varje passerkort är unikt. Är INTE utrustningen som du läger till unik så visas fältet Saldo istället. I detta fält fyller du i hur många exemplar av utrustningen som finns, och när du sedan lägger till utrustning på den anställde så räknas det bort från saldot. Rutan Ägare visar vilka anställda som har erhållit denna utrustning. Det visas med signatur, namn och datumet då utrustningen blivit utlämnat. transpa AB v2010.0

45 För att redigera informationen om utrustningen så dubbelklickar du på namnet i listan, vill du ta bort utrustning från systemet markerar du namnet och klickar på knappen Ta bort. AKTIVITETSTYPER I menyn Register/Aktivitetstyper finns listan över alla aktiviteter som finns inlagda i systemet. När systemet installeras finns redan några aktiviteter med. Dessa aktiviteter är grundläggande för olika funktioner i transpa. Exempelvis används aktiviteterna Lastning, Lossning, Avgång och Ankomst i tidrapporteringen. I version 2008 finns det en inbyggd aktivitetstyp för kompledighet Kompledig Ny. När frånvaro registreras av denna typ gör Löneberäkningen automatiskt ett Uttag från kompbank. Ny aktivitetstyp För att lägga till en ny aktivitet tryck på knappen Lägg till. Fyll i ett namn på aktiviteten och eventuellt en kommentar som beskriver vad aktiviteten innebär. I rullgardinslistan anger du vilken funktion som aktiviteten skall ha. Funktionen Ingen innebär att aktiviteten fungerar som en slags påminnelse i kalendern, dessa aktiviteter påverkar alltså inte löneberäkningen. När en aktivitet med funktionen Ingen läggs ut i kalendern får du möjlighet att fylla i ett klockslag och en beskrivande förklaring. Aktiviteten kan även ha funktionen Frånvaro med lön eller Frånvaro utan lön. När en sådan här aktivitet läggs ut i kalendern får användaren möjlighet att exempelvis fylla i antalet timmar som aktiviteten pågår, och på så sätt påverkas lönen för den ordinarie arbetade tiden på rätt sätt. Till varje egen aktivitetsyp av typen "Frånvaro utan lön" kan man knyta en löneart. Vid överföringen till lönesystemet kommer detta löneartsnr att användas istället för det generella för "Övrig frånvaro". Redigera/ta bort aktivitetstyp För att ta bort en aktivitetstyp markerar du den i listan och trycker på knappen Ta bort. Vill du redigera en aktivitetstyp så dubbelklickar du på den i listan och får då upp ett fönster där du kan göra ändringar. Aktivitetstypens funktion kan endast ändras på de typer som du själv lagt in. På dem som är fördefinierade av systemet kan endast namnet och beskrivningen ändras. ARBETSGRUPPER Ett register över arbetsgrupper kan läggas upp i systemet. Detta register hittar du i menyn Register/Arbetsgrupper. Arbetsgrupper kan exempelvis användas för att gruppera de anställda i kalendern. Det går även att sortera på arbetsgrupper i schemaläggningen för att på så sätt få en bättre överblick över de anställda. Se avsnitt Kalender Ny arbetsgrupp Gå in i menyn Register/Arbetsgrupp, i fönstret som öppnas trycker du sedan på knappen Lägg till. Fyll sedan i ett namn på arbetsgruppen och tryck på Spara. Den nya arbetsgruppen läggs då transpa AB v2010.0

46 till i listan. När du skall koppla den anställde till en viss arbetsgrupp gör du detta genom att gå in på informationen om en anställd och vidare till fliken Gruppering. Se avsnitt Anställda Redigera/ta bort arbetsgrupp Genom att dubbelklicka på en arbetsgrupp i listan har du möjlighet att redigera namnet på gruppen. Vill du ta bort en arbetsgrupp markerar du den i listan och trycker på knappen Ta bort. SEMESTERGRUPPER För att underlätta semesterplaneringen finns det i transpa möjlighet att dela in de anställda i olika semestergrupper. Varje anställd kopplas till en semestergrupp och sedan när semesterplaneringen aktiveras hamnar rätt semesterdagar på varje anställd. Hur du kopplar de anställda till en semestergrupp går att läsa om i avsnitt Anställda Ny semestergrupp I menyn Register/Semestergrupper finns en lista över de inlagda semestergrupperna. För att lägga till en ny grupp trycker du på knappen Lägg till. Ange ett namn på gruppen och mellan vilka veckor som semestern skall vara. Tryck sedan på Spara och semestergruppen läggs till i registret. Redigera/ta bort semestergrupp För att ändra i en semestergrupp så kan du dubbelklicka på gruppens namn i listan och redigera de uppgifter du vill. För att ta bort en grupp markerar du den och trycker på knappen Ta bort. Lägga ut semester Längst ner i fönstret som listar alla semestergrupper hittar du knappen Aktivera semestergrupper. Genom att trycka på denna läggs semesterscheman ut för alla anställda som är kopplade till en semestergrupp. Innan dagarna läggs ut i kalendern får du en kontrollfråga med möjlighet att ta bort semesterdagar som redan är inlagda under samma period. transpa AB v2010.0

47 TIDRAPPORTERING Tider kan rapporteras in av de anställda direkt in i systemet. Rapporteringen kan ske på tre olika sätt: via Internet denna rapportering sker via Webbtid. Rapportering kan ske från alla datorer som har tillgång till Internet. Den anställde behöver alltså inte komma till de lokaler där transpasystemet är installerat. Via mobiltelefon kan utföras från alla telefoner som går under benämningen Smartphone, t ex iphone och alla telefoner med Android och Symbian 4. från fordonsdator rapporteringen sker från en modul från någon av våra samarbetspartner. I dagsläget kan Vehco, PocketMobile och Scania tillhandahålla denna funktion. Nya leverantörer tillkommer hela tiden, kolla på hemsidan för en aktuell förteckning. De olika inrapporteringssätten kan kombineras så att den viss grupp använder ett sätt och andra grupper ett annat. TIDRAPPORTERING VIA WEBBTID Se lathund. Rapportera från fordonsdator Den anställde utför sin arbetstidsregistrering i den fordonsdator som finns tillgänglig i hytten. När rapporten sparas överförs den till en server hos den leverantör som levererar fordonsdatorsystemet. Tidrapporter som har registrerats i Scania Interactor levereras automatiskt till transpa. Om tidrapportering sker från Vehco DoCriver skall du gå till kalendern i transpa och i menyn Åtgärd välja Hämta tidrapporter. Nu läses samtliga alla tidrapporterna in som ligger på kö. Därefter visas de i kalendern på samma sätt som om tidrapporten registrerats på något av de andra sätten. Tänk på att det inte sker någon återkoppling till fordonsdator. Om du gör en ändring av tidrapporten kommer den ändringen alltså inte att synas i fordonsdatorn. Loggning I tidrapporteringsfönstret finns en blå infoikon: När man klickar på den får man upp ett fönster som visar grundregistreringarna samt alla förändringar. Varje gång en tidrapport registreras, ändras eller attesteras loggas detta tillsammans med användarens namn, tid och datum. transpa AB v2010.0

48 LÖNEBERÄKNING Den här funktionen beskrivs i två sektioner, den första är inriktad på hur man arbetar i löneberäkningen och den andra beskriver mer ingående hur de olika löneposterna beräknas. Arbetssätt Löneberäkningen öppnas genom att gå till menyn Arbetsområde och välja Löneberäkning. Fönstret som visas är uppbyggt i tre delar, från vänster till höger. Delen längst till vänster ger möjlighet att navigera mellan löneformer, löneperioder och anställda. Delen i mitten visar alla händelser som är registrerade för den anställde som är markerad. Slutligen den del som ligger till höger i bilden visar vilken lön den anställde skall få för den valda löneperioden. När man avslutar löneberedningen sparas det ner per användare vilken löneperiod och löneform man är på. Dessutom lagras alla personliga inställningar, bland annat aktuella filter och gruppering. Löneberäkningen kan utnyttjas både för att beräkna löner för de löneperioder som inte är klara och för att studera löner bakåt i tiden. Alla löneperioder finns kvar även efter de är sparade och överförda till lönesystemet för utbetalning. Du kan alltså alltid gå tillbaka och se hur en lön har beräknats. Det är även möjlighet att öppna upp en lön redan har blivit överförd, se mer om det längre ned. Välj löneform, period och anställd transpa stöder fyra olika löneformer: Månadslön, Veckolön, Timlön/vecka och Timlön/månad. Beroende på vilket val du gör här förändras periodvalen. När Månadslön eller Timlön/månad är valt navigerar du mellan månader och när Veckolön eller Timlön/vecka är valt navigerar du mellan veckor. Även listan över anställda påverkas av den löneform du har valt. När du väljer en löneform, t ex Månadslön, letar systemet upp alla anställda med den löneformen och som har ett giltigt anställningskontrakt under den aktuella löneperioden. I bilden till vänster visas alla anställda i bokstavsordning. Det finns fler möjligheter att gruppera och sortera de anställda. I menyn Inställningar ställer du in hur du vill att listan skall delas upp och hur de anställda skall sorteras. De inställningar du gör är personliga för dig. Skriver ut löneunderlag för alla de anställda som är markerade. transpa AB v2010.0

49 De här knapparna erbjuder olika nyttiga funktioner i löneberäkningen. När du klickar på den här knappen så kan du välja ut anställda med en viss status. När man går igenom en lön kan det t ex vara effektivt att endast visa de anställda som ännu inte har godkänts, välj då alternativet. Om du vill veta vilka löner som kommer att överföras kan du välja den gula knappen och vill du endast se de som redan är överförda väljer du den här. Som du kan se har knapparna samma färg som respektive anställd har. Om du har valt att visa endast en status och sedan vill återgå till att visa alla anställda oavsett status klickar på alternativet med alla färger. Klicka på den här knappen för att filtrera vilka anställda som skall visas i listan. Ett filter kan sättas på arbetsledare, stationsort, trafikområde, semestergrupp eller arbetsgrupp. När man har valt ett filter så visas endast de anställda som tillhör den eller de grupper som har valts ut. Funktionen är mycket användbar om man har delat upp de anställda mellan olika löneberedare eller man vill göra klart ett område i taget, t ex en stationsort. Genom att klicka på den här kan du skicka ett SMSmeddelande direkt till de anställda som är markerade. Det kan vara effektivt om man saknar tidrapporter eller man vill ställa en fråga om någon registrering. (Funktionen kräver att man har denna tilläggstjänst aktiverad). Tips! Om du saknar en anställd i listan kan det ha olika orsaker: transpa AB v2010.0

50 Ett giltigt anställningskontrakt för den aktuella löneperioden saknas. Gå till den anställde (dubbelklicka på den anställdes namn) och kontrollera anställningskontraktet. Den anställde är markerad som Ej aktiv. Löneform saknas på anställningsbeviset Den anställde ingår inte i det filter som du har valt. När du klickar på en anställd visas allmän information om den anställde längst upp i fönstret. Förutom namn och anställningsnummer visas information som styr löneberäkningen såsom Arbetstid, Lönekategori och Anställningsform. Dessutom visas de aktuella saldona för övertid, kompbank, uttagna semesterdagar, flextid och arbetstidsförkortning. Tänk på att dessa saldon inte inkluderar den aktuella perioden, de uppdateras först när löneberäkningen är sparad. Tidrapporter och schema När du klickar på en anställd hämtas alla tidrapporter som tillhör perioden. För timlön och veckolön innebär det alla tidrapporter som har påbörjats under den veckan som löneperioden omfattar (söndag till lördag). För månadslön innebär det alla tidrapporter som har påbörjats under föregående månad. Händelserna visas i kalendervy där du även kan se vilka helgdagar som har inträffat under perioden. I schema-kolumnen visas de arbetspass som är planerade på den anställde. I kolumnen Arbetstid visas den rapporterade verkliga tiden. I kolumnen Övrigt visas om den anställde haft någon form av frånvaro, t ex sjuk eller semester. Här visas även när den anställde varit på en resa som skall ge traktamente. I kolumnen Kommentar visas den notering som den anställde själv skrivit in på tidrapporten. transpa AB v2010.0

51 Om en tidrapport inte är godkänd så visas den i fetstil. Det är dock ändå möjligt att spara lönen. När lönen sparas så sätts automatiskt alla tidrapporter som godkända. Visning av information - Enkelklicka på en tidrapport eller ett schema för att få mer information, t ex för att se raster. Ändring - Om man dubbelklickar öppnas schemat/tidrapporten/händelsen för ändring. Nytt schema/tidrapport/händelse - Du kan även högerklicka så får du möjligheter att lägga till en ny händelse eller ta bort. På detta sätt slipper du gå via kalendern för att kunna göra nödvändiga förändringar i tidrapporterna, du kan göra alla önskvärda ändringar direkt från löneberäkningen. Löneberäkning Direkt när en anställd markeras i den vänstra listan sker en komplett löneberäkning. Systemet använder informationen från tidrapporterna och schemat samt inställningar från den anställde, bl a lönekategori och personliga lönetillägg, och räknar fram alla löneposter som är aktuella. Du behöver alltså inte klicka någon ytterligare gång, beräkningen sker direkt. Löneberäkningen utförs normalt på några sekunder. För vissa lönetyper där det krävs att övertidsberäkning utförs per vecka, kan det ta något längre tid. Tips! Automatisk beräkning sker även så fort du gör en förändring av händelser, planerat arbetspass eller inställningar på den anställde. Om löneperioden har status Öppen och du har gjort manuella justeringar på löneposterna så får du frågan om du vill att lönen ska räknas om. Om du svara OK på den här frågan så räknas lönen om och därmed försvinner dina manuella justeringar. Om du väljer Avbryt så ligger dina justeringar kvar men löneberäkningen har inte tagit hänsyn till de förändringar du gjort på tidrapporten. Alla löneposter visas i den högra delen av fönstret. Vilka löneposter som skapas är beroende av bl a löneform och arbetstidsförläggning. Beskrivningen för respektive lönepost hämtas från transpa AB v2010.0

52 inställningarna. Om du vill ändra beskrivningen kan du göra det under Lönearter i inställningarna. För varje lönepost visas antal, á-pris och belopp. Även här kan du få ett antal snabbval genom att högerklicka på en rad. Om du väljer Redigera i menyn som visas (eller dubbelklickar direkt på raden) så visas den här bilden Här kan du ändra alla värden som räknats fram. Det kan vara användbart om du har något specialfall som är unikt för denna löneperiod eller en viss person. Det kan även vara klokt att skriva en liten kommentar som påminnelse om orsaken till ändringen. Observera! Vid förändringar av en lönepost som avser traktamente så uppdateras det skattepliktiga traktamentet automatiskt. Principen är att mellanskillnaden mellan det totala traktamentesbeloppet och det skattefria beloppet betraktas som skattepliktigt. Om man vill justera det skattefria beloppet måste man göra även denna justering manuellt på den raden. För säkerhets skull visas en påminnelse när man ändrar en rad som avser traktamente. transpa AB v2010.0

53 Ytterligare val i snabbmenyn (som du får fram genom att högerklicka på en lönerad) Göm rader utan värden. Om du väljer det slipper du se de löneposter som inte har några värden i kolumnerna antal eller belopp. Alternativet Ny gör det möjligt att lägga till en helt ny lönepost. Som löneart kan du välja någon av de lönearter som finns upplagda i löneartsregistret. Dessutom kan du välja Flytta till kompbank samt Plocka från kompbank. Valet Flytta till kompbank är endast valbart när du har markerat den rad som innehåller övertiden. När du väljer detta kan du ange hur många timmar som skall flyttas till kompbanken. Övertiden minskas med dessa timmar och samtidigt tillförs det en ny rad med rubriken Överföring till kompbank. Den nya radens antal blir de överflyttade övertidstimmarna * 1,5. Valet Plocka från kompbank är valbart när du står på raden Övrig frånvaro. Det innebär att den anställde har registrerat en frånvaro som medför löneavdrag. Då kan du högerklicka på denna rad och återföra timmar från kompbanken för att täcka detta löneavdrag. Även här kan man välja det antal timmar som skall återföras. Det går även att flytta timmar till en så kallad flextidsbank. Genom att högerklicka på övertiden kan du välja alernativet Flytta till flextidsbank. För varje timma som flyttas till flextidsbanken minskas övertiden med samma antal timmar. En ny rad med rubriken Överföring till flextidsbank blir synlig. Tänk på! Notera att det är möjligt att skapa ett negativt kompsaldo. Systemet har ingen spärr för detta eftersom arbetsgivaren ibland tillåter detta, t ex i början av en anställning. Tänk dock på att arbetstagaren därmed får en skuld till företaget. Alla förändringar som sker på de löneposterna måste sparas. Om du har gjort en förändring på en lönepost och därefter försöker klicka på en annan anställd får du frågan om du vill spara förändringarna. Om du väljer att inte spara återgår löneberäkningen till ursprungsläget nästa gång du tar fram den anställde. Väljer du att spara lönen är lönen redo för överföring, men du kan alltid öppna en sparad lön för att göra ändringar innan du överför den. Se avsnitt Spara och överför lön. Under de olika löneposterna visas en summerad Bruttolön. Därefter visas hur stor del av traktamentesbeloppen som är skattepliktiga respektive skattefria samt en summering av Skattepliktig lön. transpa AB v2010.0

54 Underlag till en lönepost Om man vill kontrollera hur en lönepost har beräknats kan man klicka på den. Systemet gulmarkerar då de tidrapporter som är underlag till beräkningen. I det här exemplet har vi klickat på övertidsraden och ser snabbt vilka dagar som övertid har uppstått. Tider I fliken Tider har olika typer av tider summerats ihop. Systemet räknas automatiskt fram ett antal värden som t ex totalt arbetad tid, totalt planerad tid, arbetstidsförkortning och undertid. Dessa ger, till skillnad från raderna under liken Löner, inte några pengar till den anställde men är viktiga för att kunna ta fram statistik m m. Posterna sparas tillsammans med löneperioden. Även dessa löneposter är klickbara, det är t ex möjligt att klicka på raden Undertid för att se vilka dagar som en anställd inte har arbetat full tid. Arbetstidsförkortning vid nattarbete Fr.o.m har varje chaufför rätt till 18 sekunders arbetstidsförkortning för varje hel arbetad timma mellan 22:00-06:00. Fr.o.m utökas arbetstidsförkortningen till 0,6minuter. Från och med den 1 mars 2009 är tillgodoräknandet 0,8 minuter och från och med den 1 mars 2010 är tillgodoräknandet 1 minut per fullgjord arbetstimme. Löneberäkningen bevakar tidpunkterna för höjningarna och beräknar automatiskt rätt arbetstidsförkortning. Inga inställningar krävs för detta. Notera dock att transpa ger arbetstidsförkortning för all nattarbetstid, oavsett om den medfört övertid eller inte. Detta gäller personal som är prov eller tillsvidareanställda. Vid beräkningen av lönen räknar systemet automatiskt ut arbetstidsförkortningen och summan för detta syns under fliken Tider. transpa AB v2010.0

55 När löneperioden sparas flyttas denna summa till tidbanken för arbetstidsförkortningen, och syns då i statistiken längst upp till höger i löneberäkningen. Hur mycket intjänad arbetstidsförkortning som varje chaufför har går även att se på fliken Saldo på den anställde. Plocka tid från Arbetstidsförkortningen Arbetstidsförkortningen kan sedan utnyttjas genom att man plockar frånvarotimmar från tidbanken för detta. I fliken Löner högerklickar man på posten Övrig frånvaro, väljer alternativet Plocka från Arbetstidsförkortning och anger hur många timmar som skall plockas. När sedan löneperioden sparas så dras antalet timmar av från tidbanken och saldot uppdateras. transpa AB v2010.0

56 Andra åtgärder I samband med löneberäkningen så analyserar transpa lönen som har beräknats. Beroende på vilka löneposter som har uppstått ger systemet möjligheter att utföra ett antal åtgärder som kan vara användbara. Funktionen kan jämföras med makron som aktiveras på begäran. De makron som är tillgängliga visas direkt under löneposterna. Vilka makron som visas skiljer sig alltså åt beroende på hur lönen ser ut. Makron som systemet föreslår är: Gör avdrag för hela månadslönen Är tillgängligt vid månadslön. När makrot aktiveras skapas det en ny lönepost med rubriken Avdrag hel månad, antal är -1 och a- priset är månadslönen. Denna funktion är användbar när den anställde varit frånvarande fler än 12 arbetspass. Nollställ alla frånvaroavdrag Är tillgänglig vid månadslön och veckolön. När makrot aktiveras så nollställs a-priset på alla frånvaroposter, t ex sjukdom och semester. Denna funktion är användbar i kombination med föregående makro. Spara övertiden i kompbanken Makrot är tillgängligt om det har uppstått övertid under perioden. När det aktiveras så flyttas önskat antal timmar från övertid till kompbanken. Plocka frånvarotiden från kompbanken Kan användas om den anställde har haft övrig frånvaro under perioden, dvs. all frånvaro förutom sjuk och semester. När makrot aktiveras kvittas önskat antal frånvarotimmar mot innestående komptid. transpa AB v2010.0

57 Skapa frånvaroavdrag för alla undertid under perioden Är tillgängligt om det har uppstått undertid under perioden, dvs. om den anställde har arbetat mindre än sitt arbetstidsmått. När makrot aktiveras så kommer alla undertidstimmar att omvandlas till en lönepost med lönearten Övrig frånvaro vilket då medför ett löneavdrag. Som du kan se skapar makrona alltså nya löneposter. Dessa löneposter är möjliga att redigera på samma sätt som de övriga. Makrona kan köras var för sig eller i kombination. SPARA OCH ÖVERFÖR LÖNEPERIODER När du kontrollerat att allt är korrekt på en löneperiod skall den sparas. Det sker genom att klicka på knappen Spara längst ned till höger. Innan lönen går att spara sker en kontroll på att det finns ett anställningsnummer angivet på den anställde. När löneperioden är sparad innebär det att den är klar att överföras till lönesystemet. Det visas genom att symbolen till vänster om den anställdes namn i listan över anställda övergår till gult När löneperioden för en anställd sparas innebär det några olika saker: - Löneperioden låses och i fortsättningen sker ingen automatisk löneberäkning. - - Manuella justeringar av löneposterna kan fortfarande utföras. Det sker genom att dubbelklicka på respektive rad enligt beskrivning i Löneberäkning. Alla händelser och planerade arbetspass låses vilket innebär att de inte kan förändras från löneberäkningen. - Knappen Överför löneunderlag blir valbar - Saldo för övertid, kompbank och uttagna semesterdagar uppdateras. transpa AB v2010.0

58 Tips! Även om övertid har flyttats till kompbanken så kommer ändå övertidssaldot att räknas upp med de timmar du flyttar. Den anställde har ju faktiskt arbetat dessa övertidstimmar. Om man senare kvittar frånvaro mot timmar i kompbanken så kommer övertidssaldot att räknas ner med antal kvittade timma / 1,5. Löneperioder kan överföras till lönesystemet så snart en eller flera löneperioder är sparade. Överföringen sker alltid för en löneform och en period i taget, t ex för Veckolön vecka 43 eller Månadslön juni. Alla anställda behöver dock inte vara klara för att löneöverföringen skall kunna köras. När du klickar på knappen Överför löneunderlag letar systemet upp alla de anställda som är sparade (dvs. har en gul symbol framför sitt namn). Därefter visas en dialog där du får möjlighet att välja filnamn och placering av fil. Du kan även direkt se hur många anställda löneöverföringen avser. Om du väljer att klicka på Bläddra-knappen så kan du leta dig fram till en speciell mapp där filerna skall sparas, annars sparas dom på ditt skrivbord. Tänk på! Om du använder ett filter kan det finnas sparade löner som inte visas i aktuellt filter. Tänk på att även dessa måste överföras, de kommer inte med automatiskt eftersom endast de anställda som ingå i aktuellt filter tas med. Om det finns fler sparade så ger systemet en varning i överföringsfönstret som talar om hur många löner det handlar om. Om det inte finns sparade löner i andra filter så visas inte detta meddelande. När du klickar på OK-knappen skapas två filer. Den ena får det filnamn du har angivit. Den innehåller alla löneposter. Den skall importeras till din löneavräkning, se handboken till ditt lönesystem för att få information om hur detta går till. Den andra filen har samma namn men med suffixet _Employees. Denna fil innehåller information om samtliga aktiva anställda på företaget. transpa AB v2010.0

59 Det gör att du alltid har en möjlighet att importera ett uppdaterat personregister till ditt lönesystem. När löneunderlag överförs till lönesystemet så visas en termometer som anger att överföringen pågår. Därefter visas en notering om att steg 1 är klart och att man väntar på steg 2. Tänk på att alla lönearter måste finnas upplagda i ditt lönesystem innan du gör den första importen. De allra flesta finns säkert redan upplagda, men kanske inte med rätt löneartsnr. Om du redan har lönearter i lönesystemet som du vill använda utan att byta nummer är det enklare att ange dessa nummer i transpa. Det kan du göra i Lönearter i företagsinställningarna. När överföringsfilerna till lönesystemet är skapade visas ett meddelande om detta. Denna process kan ta en stund, beroende på hur många anställda som överförs. När meddelandet har visats kan du gå över till lönesystemet och påbörja importen där. Du behöver dock inte göra detta direkt, du kan mycket väl vänta och ta fram filer för flera löneperioder och sedan läsa in alla dessa i ett moment. Symbolen på den anställde har nu bytt färg till grönt för att visa att överföringen av underlag är klar. Tips! Om du i ett senare läge upptäcker att du vill göra förändringar i en arbetstagares löneperiod kan du göra det. Gå till den löneperiod du vill ändra och högerklicka på arbetstagarens namn så visas en snabbmeny men dessa alternativ: transpa AB v2010.0

60 Om du väljer Ändra status till Sparad så kommer löneperioden att återgå till läget Sparad. Då kan du göra manuella förändringar på löneposterna och därefter överföra löneunderlaget igen. Tänk på att om du redan har importerat löneposterna i lönesystemet måste du även komma ihåg att ta bort dom därifrån innan du importerar, annars får du dubbla poster. Om du vill återgå till ursprungsläget för en löneperiod kan du Räkna om lönen från början. Då är löneperioden helt öppen och systemet har utfört en ny automatberäkning av lönen. Du har då även möjlighet att förändra tidrapporterna. Det är möjligt att markera flera personer och sedan ändra status för alla som är markerade. INFORMATION SOM ÖVERFÖRS TILL LÖNESYSTEM Hogia Anställda Information Beskrivning Anställningsnummer Fältet Anställningsnr i Anställda-registret. Namn Förnamn + Efternamn i Anställda-registret. Personnummer Personnr från anställdaregistret. Skall anges i formatet ÅÅMMDDXXXX eller ÅÅMMDD-XXXX. CO_Adress Fältet Gata 1 i Anställda-registret. Utdelningsadress Fältet Gata 2 i Anställda-registret. Postnummer Postnr i Anställda-registret. Postadress Postort i Anställda-registret. Anställningsdatum Om det finns ett värde i fältet "Anställd fr o m" så används detta, annars används fältet "Fr om" på kontraktet. Detta gäller för samtliga kontraktstyper (Tillvidare, Visstid eller Prov) transpa AB v2010.0

61 Utöver denna information kräver Hogia att skattetabell anges för varje anställd. Vid import till Hogia TransportLön eller WindowsLön kan denna information kompletteras i samband med den första importen. Vid import till Hogia Lön+ måste man komplettera detta på varje nyanställd efter att importen är klar. Löneposter Information Beskrivning Anställningsnummer Fältet Anställningsnr i Anställda-registret. Löneartsnummer Löneart som är kopplad till löneposten i Löneartsregistret. Resultatenhet Resultatenhet för det fordon som löneposten avser. Antal Antal enheter av denna lönepost. A-pris A-priset för denna lönepost. Belopp Antal * A-pris Fr o m datum Händelsedatum för denna lönepost. T o m datum Händelsedatum för denna lönepost. SPCS Anställda SPCS saknar möjlighet att importera anställda. Löneposter Information Beskrivning Anställningsnummer Fältet Anställningsnr i Anställda-registret. Löneartsnummer Resultatenhet Antal A-pris Löneart som är kopplad till löneposten i Löneartsregistret. Resultatenhet för det fordon som löneposten avser. Antal enheter av denna lönepost. A-priset för denna lönepost. transpa AB v2010.0

62 Belopp Fr o m datum T o m datum Antal * A-pris Händelsedatum för denna lönepost. Händelsedatum för denna lönepost. CRONA LÖN Anställda Information Beskrivning Anställningsnummer Fältet Anställningsnr i Anställda-registret. Namn Förnamn + Efternamn i Anställda-registret. Personnummer Personnr från anställdaregistret. Skall anges i formatet ÅÅMMDDXXXX eller ÅÅMMDD-XXXX. CO_Adress Fältet Gata 1 i Anställda-registret. Utdelningsadress Fältet Gata 2 i Anställda-registret. Postnummer Postnr i Anställda-registret. Postadress Postort i Anställda-registret. Anställningsdatum Om det finns ett värde i fältet "Anställd fr o m" så används detta, annars används fältet "Fr om" på kontraktet. Detta gäller för samtliga kontraktstyper (Tillvidare, Visstid eller Prov) Löneposter Information Beskrivning Anställningsnummer Fältet Anställningsnr i Anställda-registret. Löneartsnummer Löneart som är kopplad till löneposten i Löneartsregistret. transpa AB v2010.0

63 Resultatenhet Antal A-pris Belopp Fr o m datum T o m datum Resultatenhet för det fordon som löneposten avser. Antal enheter av denna lönepost. A-priset för denna lönepost. Antal * A-pris Händelsedatum för denna lönepost. Händelsedatum för denna lönepost. SKRIVA UT LÖNEPERIODER transpa ger möjlighet att skriva ut ett komplett löneunderlag för löneperioden. I underlaget får du information om Lön, Tidrapporter, Schema, Summerade tider och Traktamente. Utskrift kan göras dels från löneperioden genom att klicka på knappen Skriv ut. Då skriver du ut information för den/de anställda som är markerade. Efter att löneperioder har överförts till lönesystemet får du även en möjlighet att göra en utskrift, då skrivs det ut löneunderlag för alla de löneposter som överförts. När du väljer utskrift får du upp denna dialog: Du har alltså möjlighet att välja vilken information du vill få med på underlaget. FÖRDELNING AV LÖNEKOSTNAD Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostanden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. transpa erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta. transpa AB v2010.0

64 Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. På varje arbetspass finns möjlighet att ange upp till fyra olika fordon. Dessutom kan alla frånvarorapporter kopplas till ett fordon. I samband med överföring av löneunderlag fördelar transpa alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda. Nedan beskrivs de regler som tillämpas vid denna fördelning. Som konteringsbegrepp för lönekostnaden används kostnadsställe. I fordonsregistret finns det möjlighet att ange vilket kostnadsställe som fordonet tillhör. Om en anställd har använt flera fordon under en löneperiod kommer varje lönepost att delas upp på en lönepost per fordon. Exempel: Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. I lönesystemet kommer det alltså att finnas flera rader som avser samma lönepost. Om du vill skriva ut den anställdes löneunderlaget från lönesystemet ser detta lite märkligt ut eftersom den anställde inte behöver se hur lönekostnaden är fördelad på olika kostnadsställe. Det finns två lösningar på detta. Det vi rekommenderar är att använda utskrift av löneunderlag från transpa istället och endast använda lönesystemets löneunderlag för att visa totalt lönebelopp samt skatteavdrag. Om du ändå vill använda lönesystemets utskrift så brukar de flesta lönesystem ha en möjlighet att slå ihop lönerader som har samma löneartsnr. Lönepost Fördelningsregel Månadslön Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Veckolön Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Timlön Fordon som användes. Övertid Vid Huvudregel, Schema eller 3 5 mom A: Fordon som användes när övertiden uppstod. Vid 3 5 mom B: Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Övertidsersättning Samma som Övertid. transpa AB v2010.0

65 Sjukfrånvaro Efter angivet fordon på sjukregistreringen Sjuklön Efter angivet fordon på sjukregistreringen Semesterfrånvaro Efter angivet fordon på semesterregistreringen Semesterlön Efter angivet fordon på semesterregistreringen Semesterersättning Efter angivet fordon på semesterregistreringen Annan frånvaro Efter angivet fordon på frånvaroregistreringen Från kompbank Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Inrikes traktamente - dag Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. Inrikes traktamente - logi Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. Nordiskt traktamente dag Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. Nordiskt traktamente logi Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. Utrikes traktamente dag Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. Utrikes traktamente - logi Proportionellt på de fordon som använts under löneperioden. OB vardag Fordon som användes när OB uppstod. OB helg Fordon som användes när OB uppstod. Premiekompensation Fordon som användes när premiekompen uppstod. Personliga tillägg Vid Fast tillägg: Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Vid Arbetad tid: Fordon som användes när premiekompen uppstod. transpa AB v2010.0

66 BERÄKNINGSGRUND FÖR LÖNEPOSTERNA transpa räknar fram ett stort antal löneposter. Beräkningen följer de regler som anges av Transportavtalet samt gällande skatteregler. I de allra flesta fall följer beräkningssättet de gängse tolkningarna av dessa förutsättningar. Systemets modell för hur lönen beräknats har presenterats för såväl fackliga representanter som företrädare för arbetsgivare. Andra tolkningar kan dock alltid finnas eller det kan finnas lokala överenskommelser som avviker från det ordinarie avtalet. Det är därför viktigt att alltid göra en kontroll av lönen innan lönen godkännes. Detta är extra viktigt vid uppstart av systemet. Här följer en beskrivning av alla lönekomponenter som transpa räknar fram. Lönepost Arbetad tid Sammanlagd rapporterad arbetad tid. Arbetstidsförkortning Intjänad arbetstidsförkortning vid nattarbete. Avdrag månadslön Skapas när man väljer att dra bort hela månadslönen. Bruttolön Summan av alla löneposter. Frånvaro med lön Sammanlagd rapporterad frånvarotid för vilken det inte sker ett löneavdrag. Helglön Den anställde erhåller 1 timlön för varje arbetad timma på en helgdag. Dessutom erhåller han övertidsersättning som redovisas på raden för detta. Inrikes traktamente dag Antal dagtraktamente samt belopp för de inrikes-resor som körts. Ett dagtraktamente utgår för varje 12-timmars period. Traktamente utgår endast om den anställde varit frånvarande mer än 15 tim. Inrikes traktamente logi Antal logitraktamente samt belopp för de inrikes-resor som körts. Första logitraktamentet utgår efter 15 tim frånvaro, därefter utgår ett för varje 24-timmars period. Karenstid Sjuktid för vilken arbetstagaren inte erhåller sjuklön. Karenstid infaller för den första sjukdagen i sjukperioden och är alltid 8 tim. Enda undantaget från denna regel är när den anställde är sjuk del av dag och är frisk dagen därpå. Karenstid infaller inte om han varit sjuk under de 5 föregående transpa AB v2010.0

67 kalenderdagarna eller omfattas av högriskskyddet. Lastningar/lossningar Antal lastningar och lossningar som har utförts under en resa på Utlandsavtalet. Löneskuld Uppstår om summan av löneposterna blir negativt. Det kan bl a ske om en anställd vari frånvarande en hel månad. Milersättning Antal körda mil på Utlandsavtalet. Måltidskuponger En måltidskupong erhålles för varje dag som arbetaren arbetat utan att ha fått traktamente. A-priset på en måltidskupong är personligt och hämtas från anställda-registret. Månadslön Den månadslön som en arbetstagare med månadslön har rättighet till. A-priset hämtas från den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt. Nordiskt traktamente dag Antal timtraktamente samt belopp för de norden-resor som körts. Nordiskt traktamente logi Antal logitraktamente samt belopp för de norden-resor som körts. Första logitraktamentet utgår efter 15 tim frånvaro, därefter utgår ett för varje 24-timmars period. Traktamente utgår endast om den anställde varit frånvarande mer än 15 tim. OB-tillägg helg Sammanlagd tid som arbetstagaren har arbetat på tider kategoriserade som OB helg enligt Transportavtalet. OB-tillägg vardag Sammanlagd tid som arbetstagaren har arbetat på tider kategoriserade som OB vardag enligt Transportavtalet. Planerad arbetstid Sammanlagd schemalagd arbetstid. Premiekomp ordinarie arbetsuppgift Antal timmar som arbetstagaren har arbetat med ordinarie arbetstuppgift. A-priset hämtas från den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt. Premiekomp övriga arbetsuppgifter En rad för varje arbetsuppgift som arbetstagaren har rapporterat under perioden. Antal motsvarar den sammanlagda arbetstiden per arbetsuppgift. A-priset hämtas från respektive arbetsuppgift i transpa AB v2010.0

68 inställningarna och kan avse pris/arbetad timme eller pris/tillfälle. Personliga tillägg Avser de personliga lönetillägg som kan anges på en anställd. En rad skapas för varje tillägg. Restidsersättning Antal timmar som arbetstagaren har arbetat med arbetsuppgiften Restid. Schemalöst arbete Antal timmar som arbetstagaren har arbetat. Utgår endast för de anställda som har arbetstidsförläggning enligt 3 5 mom A eller B. A-priset hämtas från den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt. Semesterersättning Beräknas för anställda med löneformen Timlön. Värdet är 13% på summan av Timlön, Övertid, Premiekomper samt OB. Semesterfrånvaro Antal timmar som arbetstagaren varit frånvarande p g a semester. Avdrag sker med antal frånvarotimmar * timlönen. Semesterlön Antal semesterdagar under perioden. A-priset hämtas från fältet Semesterlön/dag för den anställde. Detta fält skall uppdateras när semesterlöneberäkningen är utförd inför det nya semesteråret. Semesterlöneberäkningen utförs inte i transpa utan sker i ditt lönesystem. Sjukfrånvaro Antal timmar som arbetstagaren varit frånvarande p g a sjukdom. Avdrag sker med antal frånvarotimmar * timlönen. Sjuklön Antal timmar som arbetstagaren erhåller sjuklön under löneperioden. Sjuklön utbetalas från den andra dagen t o m den 14:e. Fr om dag 15 ersätts sjukönen med en rad med rubriken Sjuklön från försäkringskassan. Sjuklönebeloppet beräknas olika beroende på arbetstidsförläggning. Sjuklönegrundande belopp beräknas enligt någon av dessa principer: - För arbetstagare som har arbetstidsförläggning enligt huvudregeln, schema eller 3 5 mom A, baseras sjuklönen på vad denne skulle ha tjänat om han varit i arbete. Som bas ligger det planerade arbetspasset. I beloppet inkluderas timlön, premiekomp, helglön, OB-tillägg och personliga tillägg. transpa AB v2010.0

69 - För arbetstagare som har arbetstidsförläggning enligt 3 5 mom B eller Lokal överenskommelse baseras sjuklönen på den genomsnittliga timlönen för det senast föregående kalenderkvartalet. Som grund för denna beräkning ligger summan av alla utbetalda löneposter exklusive övertidsersättning och traktamente dividerat med antal arbetade timmar. Tänk på att denna beräkning kan bli missvisande när löneutbetalning inte har skett från transpa under hela beräkningsperioden. Sjuklön utbetalas med 80% av det sjuklönegrundande beloppet. Sjuklön från försäkringskassan Antal timmar som arbetstagaren har varit sjuk fr o m den 15:e sjukdagen. Skattefritt traktamente Det totala värdet av skattefria traktamente under löneperioden enligt RSVs normer. Det skattefria traktamentet kan aldrig överstiga det sammanlagda traktamentesbeloppet som utbetalas. Skattepliktig lön Summan av bruttolön plus skattepliktigt traktamente Skattepliktigt traktamente Anger hur stor del av det sammanlagda traktamentesbeloppet som är skattepliktigt. Som beräkningsgrund används det sammanlagda värdet av Inrikes traktamente, Nordiskt traktamente och Utlandstraktamente minus Skattefritt traktamente. Tillägg Personliga lönetillägg som inte har särredovisats på egen löneart. Timlön Utbetalas till arbetstagare som har löneformen Timlön. Anger det totala antalet arbetade timmar under löneperioden. OBS! Enligt avtalet skall en timanställd alltid få minst 4 tim ersättning för ett arbetspass. Om ett kortare arbetspass är rapporterat räkans detta upp till 4 tim automatiskt. Timlön helg utland Antal timmar och belopp för helgtid under resor på Utlandsavtalet. Timlön utland Antal timmar och belopp för resor på Utlandsavtalet. Timlöneavdrag Timlöneavdrag som används om månadslön tillämpas i kombination med Utlandsavtalet. Undertid Sammanlagt antal timmar där den anställde har arbetat mindre än sitt arbetstidsmått. transpa AB v2010.0

70 Uppfyllnad Antal timmar som krävs för att arbetstagaren skall komma upp till arbetstidsmåttet. Beräknas endast för personal som har arbetstidsförläggning enligt 3 5 mom B. Uppfyllnad mot garantilön Uppkommer vid arbete på utlandsavtalet och den anställde inte har arbetat tillräckligt får att komma upp till sin garantilön. Utlandstraktamente Antal timmar och belopp vid arbete på utlandsarbete. Utrikes traktamente dag Antal dagtraktamente samt belopp för de utrikes-resor som körts på Transportavtalet. Ett dagtraktamente utgår för varje 12-timmars period. Traktamente utgår endast om den anställde varit frånvarande mer än 15 tim. Utrikes traktamente logi Antal logitraktamente samt belopp för de inrikes-resor som körts på Transportavtalet. Första logitraktamentet utgår efter 15 tim frånvaro, därefter utgår ett för varje 24-timmars period. Uttag från arbetstidsförkortning Anger det antal timmar som arbetstagaren plockar ut från sitt innestående saldo för arbetstidsförkortning. Uttag från flextidsbank Anger det antal timmar som arbetstagaren plockar ut från sitt innestående flextidssaldo. Uttag från kompbank Anger det antal timmar som arbetstagaren tar ut från kompbanken. Veckolön Den grundlön som arbetstagare med veckolön skall erhålla. A- priset hämtas från den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt. Överföring till flextidsbank Anger det antal timmar som arbetstagaren överför till flextidsbanken. Överföring till kompbank Anger det antal timmar som arbetstagaren överför till kompbanken. Övertid Antal timmar som arbetstagaren har arbetat övertid under perioden. A-priset hämtas från timlönen i den lönekategori som är angven på arbetstagarens anställningskontrakt. Principen för hur övertid beräknas är olika beroende på hur arbetstiden förläggs. transpa AB v2010.0

71 Arbetstidsförläggning enligt Huvudregeln: Vid arbete på lördag eller söndag. Minst 3 tim erhålles. Vid arbete på helgdag. Minst 3 tim erhålles. När den totala arbetstiden överstiger 8 tim. Arbetstidsförläggning enligt Schema: Vid arbete på helgdag. Minst 3 tim erhålles. Vid arbete på dag där planerat arbetspass saknas. Minst 3 tim erhålles. När den totala arbetstiden överstiger den totala planerade arbetstiden för arbetsdagen. Arbetstidsförläggning enligt 3 mom A: Vid arbete på helgdag. Vid arbete på dag där planerat arbetspass saknas. När den totala arbetstiden överstiger den totala planerade arbetstiden för arbetsdagen. Arbetstidsförläggning enligt 3 mom B: Vid arbete på helgdag. När veckans sammanlagda arbetstid överstiger 40 tim. I arbetstid inkluderas faktisk arbetstid, helgdagar, sjukdom, semester och övrig frånvaro. OBS! Notera att övertidsberäkning vid huvudregel och schema baseras på den sammanlagda arbetstiden under arbetspasset. Övertid uppstår först när arbetstagaren utfört det antal timmar som är planerade oavsett när arbetspasset har utförts. Systemet förutsätter alltså att förskjutningen av arbetstiden är på egen begäran eller av karaktären tillfällig. Exempel: Planerat arbetspass är kl 06: med en timmes rast. Arbetstiden registreras till 05:00 14:00 med en timmes rast. I detta fall uppstår ingen övertid. Om arbetstiden hade avslutats kl 15:00 hade en timmes övertid uppstått. Denna tolkning är den som normalt används i branschen men kontrollera att även din verksamhet beräknar övertid enligt dessa principer. Övertidsberäkning vid utlandsarbete - Om en chaufför under samma löneperiod har arbetat både Transportavtalet och Utlandsavtalet, så utfördes tidigare ingen övertidsberäkning. Det är nu infört. Övertid uppstår om arbetstagaren under en vecka har arbetat mer än 40 tim på Transportavtalet. Övertidsersättning Antal timmar som arbetstagaren har rätt till övertid enligt transpa AB v2010.0

72 beskrivning under Övertid. Värdet hämtas från timlönen i den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt multiplicerat med 50%. Övertidsersättning helg Antal timmar och belopp för övertidsarbete på helgdag. Tillämpas endast för yrkeskategorin Terminalarbetare. Övrig frånvaro Antal timmar som arbetstagaren har varit frånvarande med löneavdrag. Avser sådan frånvaro som inte avser sjukdom eller semester. Värdet hämtas från timlönen i den lönekategori som är angiven på arbetstagarens anställningskontrakt. LOKAL ÖVERENSKOMMELSE På varje anställd under fliken Anställningskontrakt kan man ange en ny variant av arbetstidsförläggning. Den har rubriken Lokal överenskommelse. Detta är en variant av 3 5 mom B men har vissa skillnader. Övertidsberäkning vid Lokal överenskommelse När man har angivit på en anställd att lokal överenskommelse skall användas hämtas principen för övertidsberäkning från den lönekategori som den anställde tillhör. Detta innebär att man på ett företag kan ha olika former av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Om du öppnar en lönekategori så finns dessa inställningar i den högra halvan. transpa AB v2010.0

73 Övertid uppstår: När arbetstiden överskrider den schemalagda arbetstiden/vecka Systemet tittar på de totala schemalagda arbetstiderna för varje vecka under löneperioden, och övertid uppstår vid arbete utöver detta. Kan användas både för veckolön och månadslön. Används t ex vid friveckorssystem. När arbetstiden överskrider den schemalagda arbetstiden/månad Systemet tittar på de totala schemalagda arbetstiderna för hela månaden, och övertid uppstår vid arbete utöver detta. När arbetstiden överskrider normal veckoarbetstid Systemet hämtar värdet från rutan Arbetstid/vecka och övertiden uppstår vid arbete utöver detta. När arbetstiden överskrider normal arbetstid/2 veckor Systemet hämtar värdet från rutan Arbetstid/vecka och multiplicerar med två. Använd denna inställning när arbetstiden skall utjämnas över två veckor. Denna inställning kan endast tillämpas för löneformerna Månadslön och Timlön/mån. Tänk på att det medför att det normalt blir två utjämningsperioder under en månad men att vissa månader inkluderar tre perioder. När arbetstiden överskrider normal månarbetstid Systemet hämtar värdet från rutan Arbetstid/månad och övertiden uppstår vid arbete utöver detta. transpa AB v2010.0

74 Övriga kryssrutor Föreslå schemalagd tid vid frånvaro. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim (både i Webbtid och i Kalendern). Detta gäller alla typ av frånvaro, även vid semester. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0 timmar. Övertid utbetalas vid arbete på ej schemalagd dag. När detta alternativ används kommer transpa att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Helgdagsreduktion sker endast för schemalagda dagar. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Arbetstiden reduceras inte vid helg- eller frånvarodagar. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig. transpa AB v2010.0

75 MEDDELANDECENTRAL Denna funktion ger dig möjlighet att skicka meddelande till dina anställda. Du kan skapa meddelande som distribueras till en enskildarbetstagare, flera arbetstagare och till grupper. Meddelandet kommer att presenteras för arbetstagaren nästa gång som denne loggar in för att tidrapportera. Starta meddelandecentralen genom att välja Meddelandecentralen i menyn Arbetsområde. Du kan även använda snabbkommandot Ctrl+M. Funktionen är tillgänglig som en webbapplikation. Det innebär att din webbläsare startas upp och du gör en inloggning även här. Funktionen visas som ett eget fönster i aktivitetslisten längst ner. Ett litet tips är att är du vill växla mellan klienten och meddelandecentralen så är det enklaste att bara skifta mellan fönstren. Meddelandelista När du har loggat in visas en lista över de meddelande som du har skickat. Listan är sorterad efter datum med de senaste överst. Om du vill sortera i en annan ordning klickar du på rubriken du vill sortera efter. När du klickar på ett meddelande visas texten för det och aktuell status. Skicka ett meddelande Klicka på knappen Skapa meddelande eller välj från menyn Meddelandecentral. Denna bild visas: Skriv önskad rubrik. Skriv in ditt meddelande. Notera att du kan välja typsnitt, storlek, fetstil m m. Chauffören kommer att se meddelandet på precis samma sätt som du ser det. Normalt kommer ett meddelande att visas under en månad. Efter det tas det automatiskt bort. Om du vill att meddelandet skall vara tillgängligt en längre eller kortare period ändrar du datum transpa AB v2010.0

76 för detta. Du kan även ange startdatum när meddelandet skall bli synligt. Det innebär du kan skriva ett meddelande som publiceras vid ett datum längre fram i tiden. Kryssa i Läskvitto om du vill att mottagarna av meddelandet aktivt skall bekräfta att de har läst meddelandet. Du kan då gå in och kolla vilka som ännu inte har bekräftat att de läst meddelandet. Ange mottagare Ett meddelande kan skickas till enstaka arbetstagare, till grupper av arbetstagare och till samtliga anställda. Kryssa i de mottagare du vill skicka till. Om du skicka till en grupp väljer du något av grupperingsbegreppen Välj därefter en specifik gruppering eller enskilda arbetstagare under varje gruppering. Klicka på knappen Skicka för att sända iväg meddelandet. Hur ser arbetstagaren sina meddelanden När arbetstagaren loggar in i tidrapporteringen så visas en ruta där alla meddelanden presenteras. Alla meddelanden som är olästa eller inte har bekräftats visas med fet stil i listan. transpa AB v2010.0

77 SMS SMS-modulen ger er stora möjligheter att kommunicera med era anställda på ett effektivt sätt. Det sker primärt genom SMS men även e-post och telefon kan utnyttjas. Funktionen erbjuds som en tilläggsfunktion till grundavtalet. I korthet innebär den att du genom att klicka på en eller flera anställda i kalendern direkt kan skicka iväg ett SMS till dessa. Funktionen kräver endast Internet-förbindelse. Ingen ytterligare mjuk- eller hårdvara behöver installeras hos er. transpa AB v2010.0

78 DOKUMENT Dokumentmodulen i transpa innehåller två huvudfunktioner, Dokumentlagring och Dokumentmallar. Alla dokument kopplas till en viss anställd. För att välja en anställd klickar du önskad anställd i listan. Välj sedan önskad flik befintligt dokument eller skapa ett nytt dokument från en mall. för att lagra ett Dokumentlagring Denna funktion ger dig möjlighet att lagra alla former av dokument som berör en anställd. Det kan vara Word-dokument, Excel-filer, bilder, PDF-dokument m m. För att lagra ett dokument som finns på din dator klickar du på Nytt dokument och därefter på Välj fil. Om du vill använda ett annat namn på dokumentet än själva filnamnet skriver du in det i fältet Filnamn. Du har även möjlighet att lägga till en mer utförlig kommentar. Klicka på den gröna bocken för att godkänna lagringen. transpa AB v2010.0