Reglemente för ersättning till förtroendevalda, partistöd, m.m. 2015

Transkript

1 Styrdokument, regler Kommunledningskontoret Per-Ola Lindahl Dnr Fax KS/2014:389 Reglemente för ersättning till förtroendevalda, partistöd, m.m Nivå: Kommungemensamt, nämnd- eller förvaltningsspecifikt styrdokument Antagen: Kommunfullmäktige den 15 december 2014 Reviderad: Nämndens namn den dag månad årtal x Giltig t.o.m: Den 31 december 2015 Ansvarig ägare: Kommunledningskontoret

2 Reglemente för ersättning till förtroendevalda m.m Tillämpningsområde 1 Detta reglemente gäller för ledamöter och ersättare i; 1. fullmäktige 2. beredning som fullmäktige tillsatt 3. kommunstyrelsen 4. annan kommunal nämnd/styrelse 5. lokala styrelser 6. av kommunstyrelsen eller av annan kommunal nämnd, utsett utskott, beredning eller grupp 7. revisionen 8. partiresurs Ersättningsformer 2 Enligt detta reglemente utbetalas följande slag av ersättningar; - dagarvode enligt 3 - månadsarvode resp. tillfälligt arvode enligt 4, - kostnadsersättning i form av ersättning för förlorad arbetsinkomst och andra ekonomiska förmåner enligt 3 d.v.s. ersättning för förlorade pensions- och semesterförmåner, förlorad arbetslöshetsersättning resp. förlorad föräldrapenning, resekostnadsersättning och traktamente samt resekostnadsersättning p.g.a. funktionshinder enligt 3 eller ersättning för särskilda utgifter enligt 3, - arbetsgivaravgift enligt 5, samt - pension i form av ålderspension, förtidspension eller familjepension enligt 6. Dagarvode, ersättning för förlorad arbetsinkomst, kostnadsersättning 3 Dagarvode betalas vid deltagande i sammanträde eller förrättning för kommunens räkning såväl inom som utom kommunen. Med sammanträde jämställs exempelvis paneldebatter, studiebesök, frågestund och kurser inom den förtroendevaldes område då detta ingår som en del av nämnd-/styrelseuppdraget. Dagarvode betalas dock inte till person/funktion om det sammanlagda månadsarvodet per månad uppgår till minst kronor. Vid sammanträde med kommunfullmäktige betalas dock dagarvode även om det sammanlagda månadsarvodet uppgår till kronor. Dagarvode betalas inte till ledamot och ersättare i gemensam överförmyndarnämnd för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Dagarvode vid sammanträde eller förrättning inom kommunen betalas enligt följande:

3 Arvode för 2015 betalas med 598 kronor för sammanträde som varar upp till och med 3 timmar. För sammanträde som varar mer än 3 timmar betalas arvode med kronor. Till ersättare, som är närvarande vid sammanträde, betalas dagarvode efter ovan angivna grunder. Oavsett antalet sammanträden eller förrättningar, får dagarvode för ett dygn, kl inte överstiga kronor. Dagarvode vid sammanträde eller förrättning utom kommunen betalas enligt ovanstående beräkningsgrunder för den tid, som sammanträdet eller förrättningen föranleder frånvaro från bostad eller arbetsplats. För tid mellan klockan och betalas dock inte dagarvode. Ersättning för förlorad arbetsinkomst och andra ekonomiska förmåner Förtroendevald som deltar i sammanträde eller förrättning för kommunens räkning har för sammanträdes-/förrättningstiden rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst med högst följande belopp. Ersättning för 2015 betalas med högst 330 kronor per timme, dock högst med kronor per dag. Om den förtroendevalde har rätt till ersättning för en eller två timmars restid ska sådan restidsersättning betalas utöver maximibeloppet kronor. För sammanträde utom kommunen beräknas tiden för vilken ersättning för förlorad arbetsinkomst ska betalas enligt grunder som anges i punkt 3, sista stycket ovan. Ersättning för en timmes restid betalas då den förtroendevaldes arbetsplats ligger utanför Upplands Väsby kommun och den förtroendevalde ska resa till eller från sin arbetsplats d.v.s. endast i den ena riktningen. Ersättning för två timmars restid betalas då den förtroendevalde, inför sammanträdet/förrättningen, reser från sin arbetsplats till Upplands Väsby och efter sammanträdet/förrättningen reser tillbaka till sin arbetsplats utanför Upplands Väsby kommun. Ersättning betalas inte till en förtroendevald som, innan sammanträdet/förrättningen, redan befinner sig i Upplands Väsby kommun och inte ska resa till sin arbetsplats efter sammanträdet/förrättningen. Förtroendevald som begär ersättning för förlorad arbetsinkomst ska en gång varje år uppvisa intyg från arbetsgivaren att löneavdrag sker vid frånvaro på grund av kommunalt uppdrag och med vilket belopp. När löneavdragets storlek inte kan beräknas, exempelvis för egna företagare eller studerande, ska ersättningen grundas på försäkringskassans uppgifter om sjukpenninggrundande inkomst. Schablonberäknad ersättning när löneavdragets storlek inte kan beräknas Sjukpenning/dag x 1,10 x 30 dagar 165 timmar = ersättning/timme

4 Sjukpenning/dag x 1,10 x 365 dagar 260 dagar = ersättning/dag Semesterersättning ska beräknas på förlorad arbetsinkomst och ska betalas utöver maximibeloppet kronor. Ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas inte till nämndordförande för sammanträden i egen nämnd, ej heller till heltidsengagerad förtroendevald med månadsarvode. Resekostnadsersättning och traktamente Vid sammanträde eller förrättning inom kommunen ska alltid grundersättning betalas för resekostnader samt kostnadsersättning för förberedelser i samband med sammanträdet (förrättningen) med tillsammans 67 kronor. Denna grundersättning betalas utöver maximibeloppet för dagarvode respektive förlorad arbetsinkomst. Ersättning för resekostnader och traktamente vid sammanträde utom kommunen ska alltid betalas enligt de grunder, som fastställts för kommunens arbetstagare i det kommunala reseavtalet. Förtroendevald med funktionshinder äger rätt till skälig ersättning för resekostnader p. g. a. funktionshindret som uppkommer när den förtroendevalde fullgör sina uppdrag. Ersättning för resekostnader p. g. a. funktionshinder betalas dock inte till förtroendevalda som fullgör uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. Kostnadsersättning Den som i samband med kommunalt uppdrag haft särskilda utgifter får ersättning motsvarande styrkta utlägg. Ledamot och tjänstgörande ersättare har rätt att få ersättning för barntillsyn enligt följande: Mot uppvisande av kvitto ersätter kommunen den förtroendevalde för utlägg för barntillsyn inklusive arbetsgivaravgift och sociala avgifter med högst 126 kronor (2015) per påbörjad sammanträdestimme, dock högst med kronor för en och samma dag. Ersättning betalas för barn som under kalenderåret inte fyllt 12 år och som den förtroendevalde har i sin vård. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av vårdnadshavare eller sammanboende. Det betalas inte heller ersättning för den tid då barnet vistas inom den ordinarie barnomsorgen. Det ankommer på den förtroendevalde att yrka ersättning. Ersättning för kostnadsersättning betalas dock inte till förtroendevald som fullgör uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. Månadsarvode och tillfälligt arvode 4

5 Kommunstyrelsens ordförande arvoderas för heltid, 2:e vice ordförande är oppositionsråd. Samtliga arvoden följer den årliga förändringen av inkomstbasbeloppet. Inkomstbasbelopp år 2015: kronor Organ Uppdrag Arvode 2015 Arvodestyp Del av IBB Kostnad Kommunfullmäktige Ordförande 4358 Månadsarvode 0, :e vice ordf 1453 Månadsarvode 0, :e vice ordf 1453 Månadsarvode 0, Kommunstyrelse Ordförande Månadsarvode 1, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode Politisk ledningsgrupp Kom råd (S) Månadsarvode 0, Kom råd (MP) Månadsarvode 0, Kom råd (V) Månadsarvode 0, Kom råd (VB) Månadsarvode 0, Teknik- och fastighetsutskott * Ordförande Månadsarvode 0, Allmänt utskott * Ordförande Månadsarvode 0, Miljö- o planutskott * Ordförande Månadsarvode 0, Välfärdsutskott * Ordförande Månadsarvode 0, Utbildningsnämnd Ordförande Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Lokal styrelse Ordförande 4358 Månadsarvode 0, Social- och äldrenämnd Ordförande Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Kultur- och fritidsnämnd Ordförande Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Miljö- och hälsoskyddsnämnd Ordförande Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Byggnadsnämnd Ordförande Månadsarvode 0,

6 1:e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Styrgrupp för arbetsmarknadsfrågor Ordförande Månadsarvode 0, Styrelsen för AB Väsbyhem Ordförande Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Styrelsen för Bo i Väsby AB Ordförande 5810 Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, :e vice ordf Månadsarvode 0, Revision Ordförande 2615 Månadsarvode 0, Ledamöter (6 revisorer) (5) 2034 Månadsarvode 0, Gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Ordförande Dagarvode Vice ordf. Dagarvode Gemensam nämnd för överförmyndarfrågor i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Ordförande Månadsarvode 0, Vice ordf Månadsarvode 0, Ersättare 4683 Månadsarvode 0, Dagarvode utgår ej Valnämnd (endast valår) Ordförande 581 Månadsarvode 0, Borgerliga officianter 1489 Per förrättning Vigselförrättare 499 1:a vigsel/dag 223 2:a vigsel/dag (Max 722 kr /dag) Tillfälligt arvode betalas enligt kommunfullmäktiges särskilda beslut. *OBS Arvode för ordförande i utskott betalas inte till person/funktion om det sammanlagda månadsarvodet per månad uppgår till minst kronor. Princip för månadsarvode vid mandatperiodskifte

7 Månadsarvode till kommunstyrelsens presidium och den politiska ledningsgruppen betalas till både avgående och tillträdande presidium och politisk ledningsgrupp från den dag val skett till och med den 31 december valåret. Partiresurser 4 Parti som är representerat och företrätt i kommunfullmäktige erhåller partiresurs dels mandatberoende och dels ett grundstöd för 2015 med kronor/månad som är lika för alla partier. Denna sammanlagda resurs används av partierna som arvoden till gruppledare/politisk sekreterare på samma sätt som till förtroendevalda med garantier för sociala förmåner och mot förlust av pension med en tjänstgöringstid och arbetsförläggning som bestäms av partiet som erhållit resursen. Mandattiden för partiresurs räknas från och med den 1 januari 2015 till och med den 31 december Mandatberoende partiresurs räknas enligt följande: parti med 1-2 mandat får partiresurs med 10 procent av ett inkomstbasbelopp/månad parti med 3-7 mandat får partiresurs med 17,5 procent av ett inkomstbasbelopp/månad parti med 8-12 mandat får partiresurs med 25 procent av ett inkomstbasbelopp/månad parti med 13 mandat eller flera får partiresurs med 32,5 procent av ett inkomstbasbelopp/månad Utöver detta finns en ledningsresurs för oppositionen med 0,3375 av ett inkomstbasbelopp/månad. Anmälan av partiresurs ska göras till kommunstyrelsen. Redovisning av hur partiresursen nyttjas ska ske årligen i samband med redovisning av hur partistödet nyttjas. Arbetsgivaravgift 5 Arvoden respektive ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt 3-5 i detta reglemente ska anses som inkomst av anställning med avseende på försäkring för allmän tilläggspension och sjukförsäkring. För arvode respektive ersättning för förlorad arbetsinkomst, som omfattas av denna bestämmelse, erlägger kommunen arbetsgivaravgift. Pension 6 Pension och pensionsvillkor för förtroendevalda är reglerade i pensionspolicy fastlagd i kommunfullmäktige den 24 november Beslut om vilka bestämmelser som de förtroendevalda ska omfattas av ska fattas under första kvartalet Kommunstyrelsens allmänna utskott fattar därefter löpande beslut om vilka bestämmelser nyvalda ska omfattas av. Indexuppräkning

8 7 Partistöd och samtliga ersättningar ska årligen, med början den 1 januari 2016, räknas upp med inkomstbasbeloppet som grund. Tolkning av reglementet 8 Tolkning och tillämpning av detta reglemente avgörs av kommunstyrelsen. Datum för antagande och revideringar Reglementet är ett styrdokument antaget av kommunfullmäktige den 15 december 2014, att gälla från och med den 1 januari Ansvarig för reglementet Ansvarig för reglementet är kommunledningskontoret. Respektive chef är ansvarig för att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna, efterlevs och följs upp.

9 Regler för kommunalt partistöd 1 I kommunallagen (1991:900) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Upplands Väsby kommun ska därutöver gälla. Partistöd ska betalas till parti som är representerat och företrätt i kommunfullmäktige. Partistöd ska betalas med ett grundstöd som är kronor år Därutöver ska ett mandatstöd betalas som är kronor per år och mandat. Vid fördelningen av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap vallagen (2005:837). Partistöd utgår under sex månader efter det att representationen upphört. Redovisning och granskning En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och ges in till kommunstyrelsen (kommunledningskontoret) senast den 30 juni. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Vid redovisningen ska även redogörelse ske över hur partiresursen nyttjas. Årlig utbetalning Partistöd betalas ut årligen i förskott under januari månad efter beslut av kommunfullmäktige. Partistöd ska rekvireras på särskild blankett. Rekvisitionen ska vara undertecknad av behörig firmatecknare. Har redovisning och granskningsrapport enligt 2 kap. 11 andra stycket kommunallagen inte lämnats in till kommunstyrelsen/kommunledningskontoret sinom föreskriven tid, senast den 30 juni, utbetalas inget stöd för nästkommande år.

10 Bilaga 1 Principer för förtroendevaldas tillgång till lokaler och utrustning, deltagande i kurser, inköp av litteratur, kontorsmateriel m. m. Bakgrund De förtroendevalda utför ett uppdrag åt kommunen och ska i denna egenskap ha det stöd och de hjälpmedel som uppdraget kräver. De förtroendevalda utför också ett uppdrag för partiet. Nämndordförande och gruppledare arbetar dessutom med partigrupperna som kan anses befinna sig mellan partiet och den kommunala organisationen. Att särskilja dessa roller kan vara svårt, men med en syn på frågan som utgår från kommunallagens bestämmelser om partistöd klarnar bilden. Partistödet ska öka partiernas möjlighet att bedriva informationsverksamhet. I förtroendeuppdragsutredningen (SOU 1988:47) sägs att partistödet ska ses som ett allmänt samhälleligt stöd för att stärka de politiska partiernas ställning i opinionsbildningen. I förarbetena till nuvarande bestämmelser om partistöd (KL 2 kap 9-10 ) konstateras bl. a. att Kommuner får ge stöd till partier - för deras till kommunen knutna verksamhet. Härvid ska hänsyn tas också till värdet av fria lokaler och annan kostnadsfri service som kommunen lämnar. Principer för ersättning av kostnader För ledamot i kommunstyrelsen eller annan nämnd/styrelse, för kommunalråd, oppositionsråd, gruppledare och andra företrädare för partier representerade i kommunfullmäktige kan i följande fall ersättning lämnas ur kommunstyrelsens/nämndens anslag: Kurser och konferenser Kurser, konferenser, seminarier e. dyl. som har samband med det kommunala uppdraget betalas av kommunen. Beslut om deltagande fattas av nämnd eller ordförande enligt gällande delegationsregler och/eller den ordning som bestäms inom varje nämnd. Kurser som anordnas av partierna betalas av partierna med partistödsmedel.

11 Lokaler Hyra för lokaler för partiexpedition och partimöten betalas av partiet. Lokal för partigruppsmöten i anslutning till sammanträde tillhandahålls av kommunen utan kostnad i förvaltningshusen Kommunhuset, Drabanten och Messingen. Parti representerat i kommunfullmäktige ska en gång per mandatperiod få disponera en stor lokal för partiarrangemang. Kontorsrum med erforderlig utrustning, telefon, dator m. m. tillhandahålls av kommunen för kommunalråd, oppositionsråd, gruppledare och partiresurs i följande omfattning; Varje parti representerat i kommunfullmäktige får disponera ett rum med en kontorsutrustning i förvaltningshusen. Några personer per parti får tillgång till nyckel, dator etc. För kommunalråd, oppositionsråd och övriga nämndordförande tillhandahålls ordföranderum enligt särskild överenskommelse. Dator med generell kontorsprogramvara, skrivare inklusive papper för utskrift och toner samt trådlös uppkoppling mot internet tillhandahålls kommunalråd, oppositionsråd, nämndordförande och gruppledare. Kommunen tillhandahåller även mobiltelefon för denna grupp, samt en mobiltelefon att disponeras för respektive parti. Privata samtal betalas av respektive förtroendevalda enligt den princip som gäller för kommunens anställda. Ett dokument ska undertecknas av respektive person som anger uppdragets omfattning och arvode, regler för nyttjande av dator, utkvittering av nyckel, passerkort etc. Kommunen tillhandhåller läsplattor för samtliga förtroendevalda. Reparation av läsplatta bekostas av kommunen under förutsättning av skadan inte har uppkommit p.g.a. vårdslöshet. Utbyte av läsplatta sker efter tre år. Utköp av läsplatta när uppdraget upphör kan ej ske. För närmare detaljer se bilaga 2. Böcker, rapporter, utredningar etc. Böcker, utredningar etc. som har samband med uppdraget betalas av styrelse/nämnd med i princip ett exemplar per parti. Litteratur av allmänt intresse för flera förtroendevalda kan beställas i större antal efter kontorschefs bedömning.

12 Bilaga 2 Rutinbeskrivning för läsplatta för förtroendevalda i Upplands Väsby kommun Bakgrund Läsplattan är ett arbetsverktyg för förtroendevalda i Upplands Väsby kommun (UVK) i syfte att möjliggöra papperslös distribution av kallelser, handlingar och protokoll. Livscykel för platta En läsplatta beräknas ha en livstid om tre år. Detta innebär att alla plattor byts ut när de är tre år gamla. Slitdelar som skärmar (repor och skador, ljusstyrka), batteri (allt kortare batteritid), kontakter och knappar gör att underhållskostnaderna går upp och därmed byts hela beståndet vid samma gång. Vid problem De vanligaste problemen med läsplattorna handlar om anslutning- eller internettuppkopplingsproblem. I första hand rekommenderas en omstart av läsplattan. Håll strömknappen inne i upp till fem sekunder tills en fråga dyker upp om man vill stänga av läsplattan. Stäng av och starta därefter läsplattan genom att trycka på strömknappen igen och låt den komma igång innan du försöker koppla upp dig. Om det uppstår något problem med plattan som gör att man inte kan utföra sitt uppdrag ska man i första hand vända sig till nämndsekreterare som finns för den/de nämnd/er man sitter i. Om denna inte kan bistå med lösning på eventuella problem ska man rikta sig till systemansvarig för nämndplattor hos kommunen/ kansliet. Nämndsekreteraren har kontaktuppgifter till systemansvarig. Kommunen begränsar inte nyttjandet av läsplattan utan det står var och en fritt att själv installera appar och programvara enligt önskemål. Om det däremot uppstår problem av typ som inte härrör till uppdraget för kommunen kan man även kontakta tillverkaren av läsplattan direkt. Om man söker denna typ av hjälp kan det tillkomma extra kostnader som användaren själv står för. Om det är osäkert vad som orsakar ett problem med läsplattan tar man kontakt med nämndsekreteraren. Trasig hårdvara Om läsplattan går sönder på ett sådant sätt så det krävs lagning på verkstad ska man kontakta sin nämndsekreterare som hänvisar vidare. Exempelvis om skärmen går sönder vid en olycka eller om sladden till laddaren blir böjd och slutar fungera.

13 Enligt den ansvarsförbindelse för läsplattor som ska tecknas mellan kommunen och den förtroendevalde kan man bli ersättningsskyldig motsvarande reparationskostnad eller alternativt kostnad för ny läsplatta om man är vårdslös med läsplattan och denna tar skada. Läsplattan hyrs på tre år vilket betyder att kommunen inte äger denna utan betalar månatligen hyra till en leverantör som sedan tar tillbaka plattan efter tre år. Detta innebär också att all service som utförs på läsplattan ska ske enligt leverantörs instruktioner, vilket innebär att den ska utföras av plattans tillverkare, Apple. Exempelvis om en skärm går sönder kontaktar man tillverkaren (Apple) och följer deras supportriktlinjer så att originaldelar används och lagning utförs av certifierad verkstad. I annat fall kan kommunen komma att bli ersättningsskyldig mot leverantören vid avtalets slut, om återlämnad läsplatta inte motsvarar det leverantören förväntar sig. Återlämning av platta När en förtroendevalds uppdrag upphör eller avslutas ska läsplattan lämnas åter till kommunen. Eftersom läsplattan ägs av leasingföretaget så är det inte möjligt att köpa ut plattan. Delvis innebär leasingmodellen att restpriset är högre än motsvarande begagnat marknadsvärde, dels måste då en ny läsplatta leasas för att ge till efterträdande förtroendevald. Tidiga kontraktavslut medför höga administrativa kostnader och behovet uppstår då att köpa enskilda läsplattor vid olika tider samt teckna separata leasingavtal med egna tidsfönster för dessa. Förtroendevalds läsplatta används tillsammans med dennes privata Apple ID vilket betyder att inköp man gjort till sin läsplatta följer med om man väljer att köpa en ny egen läsplatta senare. Märk att detta inte nödvändigtvis gäller bilder och egna data på läsplattan som man kan behöva säkerhetskopiera manuellt.