Excel Formler Format Procenträkning Absolut cellreferens Procentuell förändring (ökning/minskning)...

Transkript

1 Jan Johansson

2 Excel Formler... 4 Format... 5 Procenträkning... 6 Absolut cellreferens... 7 Procentuell förändring (ökning/minskning)... 8 Påläggsprocent och marginalprocent... 8 Skapa serier Skapa eget talformat Funktioner Villkorsstyrd formatering Tabeller i Excel Excel databas Filter Pivottabeller Inmatning och redigering Summera och beräkna Kopiera Beräkningar och Fasta (Absoluta ($)) och Relativa referenser Formatera Infoga och ta bort Utskrift Dölja och ta fram Text och layout Projektplan - Gantschema Listor Diagram Skydda arbetsböcker och kalkyler Formler och Funktioner Tabell Filter Databasfunktioner Autodisposition och delsummor Verifiering Pivottabeller EXTRAÖVNINGAR Importera data Jan Johansson (56)

3 Excel Namnlist visar namnet på programmet och aktuell fil (arbetsbok) 2. Menyflikar innehåller knappar med kommandon 3. Namnruta visar vilken cell som är markerad, visar också namn om cellen namngivits 4. Formelfält visar cellens innehåll; tal, text eller formel/funktion 5. Kolumnrubriker rubriker på kolumner A, B, C etc. Excel 2007 upp till kolumner 6. Radrubriker rubriker för raderna, 1, 2, 3 etc. I Excel 2007 upp till rader 7. Celler varje ruta kallas cell. Cellerna har alltid en referens; B3, G12, etc. En cell kan innehålla tecken 8. Bladflikar delar in arbetsboken i blad. Varje arbetsbok kan innehålla upp till blad. Bladen kan ges olika färg 9. Statusfält visar olika information bl.a. beroende på vad som är markerat 10. Rullningslister bläddra uppåt/neråt, vänster/höger 11. Åtgärdsknappar minimera, maximera/återställ, stäng 12. Snabbåtkomst anpassningsbart verktygsfält med snabbval Jan Johansson (56)

4 Formler Formler i Excel inleds alltid med ett likamed-tecken (=). I formler används +, -, *, eller / i olika kombinationer beroende på vad du vill beräkna. I normalfallet anges referenser i en formel, inte värden, så vida det inte är konstanter som aldrig ändras, t.ex. Pi (3,1416) eller andra fasta värden. En referens i Excel består av kolumnbeteckningen, en bokstav, och radnummer, en siffra. Ex. G23 Exempel på formler i Excel: =G23 * A3 =A12 + B32 + C24 D10 =A10 + B10 * C10 =(A10 + B10) * C10 Parenteser i formler Formeln =A10 + B10 * C10 och formeln =(A10 + B10) * C10 ger olika resultat. Varför? Vid beräkning av en formel i Excel eller med hjälp av en miniräknare räknas multiplikation och division alltid först och därefter addition och subtraktion. I det första fallet beräknas först B10 * C10 och därefter läggs A10 till, i det andra fallet där parenteser omger, (A10 + B10) beräknas innehållet i parenteserna först och därefter multipliceras detta med C10. Funktioner Formler som används ofta, t.ex. olika statistiska och finansiella beräkningar, finns sparade som en Funktion. Funktioner är alltså ett annat, enklare sätt att skriva en formel. En vanlig beräkning som gör är att summera en eller flera celler, t.ex. =A2 + A3 + A4 + A5 + A6 + A7 kan förenklas genom att använda funktionen SUMMA Ex. =SUMMA(A2:A7) Funktioner kan infogas via fliken Start eller fliken Formler. Tänk på att summa-funktionen bara skall användas i stället för +, alltså bara när du skall lägga ihop innehållet i ett antal celler, aldrig annars! Jan Johansson (56)

5 Format Resultat av en beräkning, en formel eller en funktion, samt värden i cellerna kan formateras på olika sätt för att underlätta vid läsningen av en kalkyl. Du väljer olika format på fliken Start och området Format Exempel på format är Valuta, Procent, Redovisning etc. Formaten är ENDAST ett sätt att visa talen på olika sätt Om du skall skapa en formel för att räkna med procent så är det INTE formatet procent som avses, du kan givetvis formatera resultat med procentformat om värdet skall visas i detta format Jan Johansson (56)

6 Procenträkning Det är viktigt att kunna göra olika typer av procentuella beräkningar och nedan följer en beskrivning av olika begrepp och beräkningsmetoder samt några övningar i Excel. Procentuell andel A B C D 1 Procentuell andel 2 Försäljning Decimalformat Procentformat 3 Sovrumsmöbler kr 0, ,1% 4 Matsalsmöbler kr 0, ,1% 5 Vardagsrumsmöbler kr 0, ,1% 6 Hallmöbler kr 0, ,4% 7 Utemöbler - kr 0 0,0% 8 Kontorsmöbler kr 0, ,3% 9 Övrigt kr 0, ,8% 10 Övriga intäkter kr 0, ,2% Summa försäljning kr 1 100,0% I denna beräkning vill räkna ut hur mycket de olika möblernas försäljning är av summan försäljning. I cell C3 skriver jag formeln: =B3/B12, dessutom lägger jag till dollartecken, $, före B och 12 i B12, formeln ser då ut så här: =B3/$B$12. Detta för att sedan kunna kopiera formeln hela vägen ner till C12 med hjälp av det så kallade Fyllhandtaget, ett litet svart plustecken som visas när du har markören övre nedre högra delen i cellen.. Genom att lägga in dollartecken låser jag referensen till cellen B12. Formler med ett dollartecken i en eller flera av referenser brukar kallas absolut adressering, utan dollartecken kallas de relativ adressering. I kolumn C har jag ännu inte formaterat innehållet med procentformatet, utan det visas i decimal form. I kolumn D har jag valt procentformat med en decimals noggrannhet. I kolumn B har jag formatet redovisning, talen visas med tusentalsuppdelning och kr. Nollvärden visas som: - kr Jan Johansson (56)

7 Absolut cellreferens Det finns två typer av cellreferenser i Excel, relativa och absoluta. En relativ cellreferens skrivs: B2 medan en absolut skrivs. $B$2. Skillnaden mellan en absolut och en relativ cellreferens märks då du kopierar formler genom att använda Fyll. Om du inte vill att en cellreferens ska ändras när du använder Fyll måste du använda dig av en absolut referens. Absolut cellreferens $, används egentligen bara för att det skall vara enklare att lägga in en beräkning där du refererar till en viss cell hela tiden i en beräkning. I övning 6a använd dollartecknet för att låsa beräkningen till cell B13, men du kan givetvis lägga in rätt formel manuellt i varje cell; =B8/B13, B9/B13, B10/B13 etc., men om du har många rader där du skall lägga in formeln tar det mycket längre tid att göra så och du riskerar också att i någon rad lägga in fel referens. Kalkylen på förlagan räknar om ett recept till det antal personer som står angivet i cell B2. I cell C6 multipliceras åtgången av köttbullar för en portion (0,1 kg) med antal personer (I detta fall 10). På samma sätt utförs beräkningarna för de övriga ingredienserna. Om du skriver in formeln: =B6*B2 i cell C6 och sedan fyller nedåt ändras cellreferensen B2 relativt till B3, B4, B5 och B6 i cellerna C7, C7, C8 och C10. Men om du istället skriver: =B6*$B$2 i cellen C6 så är $B$2 en absolut cellreferens och ändras därför inte utan förblir i det här fallet 10 medan B6 är relativ och ändras beroende på ingrediens. Du kan skriva den absoluta cellreferensen på vanligt sätt. $-tecknet får du genom att trycka på Alt Gr- tangenten och siffran 4 samtidigt. Men du kan också göra så här: 1. Skriv in den första kolumnen enligt nedanstående exempel. 2. Markera cell C6 och skriv: =B6*B2 3. Markera B2 i cellen eller i Formelfältet och tryck på funktionstangenten F4 (på övre raden på tangentbordet): 4. Skriv in resten av kalkylen. 5. Uppgift: Hur mycket nötkött går det åt till 6 personer? 6. Spara kalkylen i din egen mapp och stäng kalkylen. A B C D 1 Mor Annas köttbullar 2 Antal personer: Antal portioner 5 Ingredienser 1 =B2 Enhet 6 Nötkött 0,1 =B6*$B$2 Kg 7 Skorpmjöl 15 (fyll nedåt) g 8 Potatis 15 (fyll nedåt) g 9 Lök 10 (fyll nedåt) g 10 Smör 5 (fyll nedåt) g Jan Johansson (56)

8 Procentuell förändring (ökning/minskning) A B C D E 1 Ökning/Minskning 2 Försäljning Utfall 2004 Utfall 2005 Kr Procent 3 Sovrumsmöbler kr kr kr 27% 4 Matsalsmöbler kr kr kr 74% 5 Vardagsrumsmöbler kr kr kr 42% 6 Hallmöbler kr kr kr -58% 7 Utemöbler - kr kr kr #Division/0! 8 Kontorsmöbler kr kr kr 18% 9 Övrigt kr kr kr -28% 10 Övriga intäkter kr kr kr 280% Summa försäljning kr kr kr 56% I denna kalkyl vill jag veta hur mycket försäljningen har ökat eller minskat jämfört med förgående år. Ökningen/minskningen skall visas både som kronor och i procent. Fråga 1 Vilka formler skall jag lägga in och varför visas texten #Division/0! och hur kan jag undvika detta? Påläggsprocent och marginalprocent A 1 Försäljningspris kr 2 Ingående varukostnad 700 kr 3 Pålägg/marginal/bruttovinst 400 kr Påläggsprocent 57,1% 7 Marginalprocent 36,4% B Fråga 2 Hur ser formeln ut i B3 och B6 samt i B7? (Svar på frågorna finns på sidan 9 i detta häfte.) Jan Johansson (56)

9 Svar på Fråga 1 I cellen D3 lägger jag in en enkel subtraktion: =C3 B3 I cellen E3 lägger jag in formeln =D3/B3 och ställer in procentformat och kopiera formleran i båda cellerna (D3 respektive E3) nedåt. Behöver jag lägga in ett dollartecken här? I så fall varför skall jag göra detta eller varför skall jag inte göra detta? Felmeddelandet #Division/0! Visas eftersom jag försöker dividera med ett nollvärde, cell B7. Felet kan undvikas genom att använda funktionen OM, som är en test-funktion. Med denna OM-funktion kan jag först undersöka om cellens värde är större än 0 och i så fall göra beräkningen. Är värdet noll görs ingen beräkning, endast en tom cell visas. Den modifierade formeln skulle då se ut på detta sätt: =OM(B31>0;D31/B31;"") Svar på Fråga 2 Pålägg/marginal/bruttovinst I cell B3 ligger följande formel: =B1 B2 Påläggsprocent I cell B6 ligger formeln =B3/B2 Marginalprocent I cell B7 ligger formeln =B3/B1 Jan Johansson (56)

10 Skapa serier I Excel kan du enkelt skapa en serie med tal, datum eller olika kombinationer av detta. En serie kan också bestå av en beräkning, formel eller funktion som kopieras till flera celler. Du kan i Excel använda två olika sätt för att kopiera, tal, formler eller text. Beroende på vad cellen innehåller och vilken teknik du använder får du olika resultat. Variant 1 Kopiera och klistra in (Ctrl + C och Ctrl + V) Ett tal Original Kopia Två markerade tal i angränsande celler Original Kopia En text Original Kopia Ett datum Original Kopia En kombination av text och tal Original Kopia Som du ser, så blir alltid kopian identisk med originalet när du kopierar och klistrar in oavsett om det är en text, tal eller ett datum. Jan Johansson (56)

11 Variant 2 Använda Fyll-handtaget Med hjälp av det s.k. Fyllhandtaget kan du också kopiera, men resultat blir lite annorlunda beroende på vad cellen innehåller. Ett tal Original Kopia Två markerade tal i angränsande celler Original Kopia En text Original Kopia Ett datum Original Kopia Jan Johansson (56)

12 En kombination av text och tal Original Kopia Excel skapar en serie när du använder Fyllhandtaget och beroende på vad cellerna innehåller får du olika resultat. När det bara är ett tal eller en text blir det en kopia, om det är ett datum, flera markerade tal eller en kombination av text och tal, skapas en serie. När du använder Fyllhandtaget visas en liten symbol intill markeringen (Alternativ för Autofyll). Genom att klicka på symbolen visas de olika alternativ som du kan använda när du kopierar. Alternativen är olika beroende på om du kopierat ett tal, ett datum eller en text med Fyllhandtaget. Jan Johansson (56)

13 Skapa eget talformat Talformatet anger hur det numeriska innehållet i en cell ska presenteras, t ex valutor, telefonnummer, internationella symboler mm. Även om Excel tillhandahåller de mest frekventa talformaten så finns det säkert tillfällen när du har behov av ett format som Excel saknar. I Excel kan du lätt skapa egna tal-format. När du har skapat ett eget talformat så sparas det och är tillgängligt för alla kalkylblad varje gång du öppnar arbetsboken. Tabellen nedan visar exempel på Anpassade talformat i Excel. Vi visar hur fyra olika tal kommer att presenteras om du använder dig av olika talformat. Om ett nummertecken (#) visas i en viss position så innebär det att en inledande nolla undertrycks. Siffran noll betyder att en siffra visas på den platsen. Fördefinierade Talformat i Kategorin Anpassat Du skriver: 4230,79 4,79-4,79 0, , ,79 4,79-4,79 0,08 # ## # ##0, ,79 4,79-4,79 0, , ,790-04,790 00,079 Exempel Skapa anpassade formatet Kg 1. Klicka på dialogruteknappen i området Tal 2. Välj i dialogrutan fliken Tal 3. Välj Kategorin Anpassat 4. I rutan Typ: väljer du ett fördefinierat talformat. Markera formatet # ##0 (Formatet är med tusentalsavgränsare och alla nollor döljs utom den sista.). 5. I den övre rutan klickar du efter 0 och skriver: " <Mellanslag> FRF" Den färdiga koden ser ut så här: # ##0" Kg". Klicka på OK. Nu är formatet sparat i kategorin Anpassat i den aktiva arbetsboken. Tecknen # ## används för att kunna skap ett talformat som är tusentalsuppdelat, t.ex Du kunde också ha valt typen 0 eller 0,00 och skrivit 0 Kg, men då hade talet visats som OBS Det anpassade talformatet sparas bara i den aktiva arbetsboken! Jan Johansson (56)

14 Funktioner I Excel finns det flera hundra olika funktioner, de flesta finns det ingen anledning att lära sig från början. Då du eventuellt behöver någon av dessa kan du använda Excels hjälpfunktion för att lära dig hur de fungerar. De funktioner som man oftast använder är olika statistik-funktioner, t.ex. MAX(), MIN() och MEDEL(). Om du arbetar med ekonomi kan du också behöva använda olika finans-funktioner, t.ex. AMORTERING(), BETALNING(), RÄNTA() Den vanligaste funktionen är dock SUMMA(). Summa-funktionen adderar flera celler med varandra, =SUMMA(A2:A6), du hade också kunnat skriva detta som =A2+A3+A4+A5+A6, men det är enklare att använda Summa-funktionen. Du lägger lättast in summa-funktionen genom att tryck på Autosumma-knappen. Funktioner för att beräkna tid och datum används också relativt ofta, exempel på dessa är funktionen NU() som visar dagens datum och tid OM-funktionen I Excel finns också ett antal test-funktioner eller logiska funktioner som används för att undersöka vad en cell innehåller och sedan utför beräkningar eller visa texter beroende på resultatet av den utförda testen. Exempel: Antag att cellen B5 innehåller ett tal och beroende på vilket värde detta tal har så skall det visas två olika texter; Bra! eller Dåligt! Funktionen OM ser ut så här: =OM(en test görs; testen var sann; testen var falsk) =OM(Värdet i cellen B5 är större än 100; visa texten Bra! ; annars visa texten Dåligt ) =OM(B5>100; Bra! ; Dåligt! ) Formel =OM(B5>=100; Bra ; Dåligt ) =OM(B4>C4;B4;C4 ) Förklaring Är innehållet i cellen B5 större än eller lika med 100 så skrivs BRA ut annars skrivs Dåligt ut. Om B4 är större än C4 så välj B4 annars välj C4 SUMMA.OM() Summerar ett område baserat på ett villkor SUMMA.OM(område;villkor;summaområde) område: är det cellområde som du vill värdera. villkor: är det villkor i form av ett tal, uttryck eller text som definierar vilka celler som ska adderas. summaområde: är de celler som ska summeras. Om de utelämnas används cellerna i området. ANTAL.OM() Räknar antal ej tomma celler baserat på ett villkor ANTAL.OM(område;villkor) område: är det cellområde där du vill räkna antalet ej tomma celler. villkor: är villkoret i form av ett tal, uttryck eller text, som definierar vilka celler som kommer att räknas. Jan Johansson (56)

15 Villkorsstyrd formatering Villkorsstyrd formatering finns på Start-fliken i området Format Med Villkorsstyrd formatering kan du formatera innehållet i en eller flera celler baserat på ett villkor. Jan Johansson (56)

16 Tabeller i Excel Genom att skapa en tabell av ett område kan du enkelt sortera och filtrera informationen. När du skapar en tabell av ett område formateras tabellen automatisk med ett tabellformat och funktionen Autofilter aktiveras. Tabell Definiera ett område som en tabell: Välj fliken Infoga och Tabell i området Tabeller eller välj fliken Start och i området Format, Formatera som tabell eller kortkommandot (Ctrl + T) Tabell får automatiskt en formatering där varannan rad har en annan färg och filtreringspilar visas i rubrikraden. En ny sammanhangsberoende flik Design under Tabellverktyg visas med olika inställningar för tabellen. Tabellområdet utökas automatiskt om en ny rad eller kolumn läggs till Om man lägger till en kolumn med en beräkning så fylls automatiskt hela kolumnen ner med samma beräkning Om rader infogas kopieras denna beräkning automatiskt till den nya raden En Summarad kan läggas till. Fler summeringar kan göras genom att klicka i cellen i summaraden och välja funktion med listpilen. Tabellen blir automatiskt namngiven med namnet Tabell 1, Tabell 2 etc. men du bör ge tabellen ett eget namn. Tabell använder s.k. Strukturerade cellreferenser som automatiskt uppdateras när nya rader läggs till Strukturerad Referens kan användas i en beräkning utanför tabellområdet: =SUMMA(Tabellnamn[Rubriknamnet]) Tabellens storlek kan ändras på fliken Design och området Egenskaper, Ändra storlek på tabell eller dra i hörnet i tabellen. Tabellens rubriker ersätter kolumnbokstäverna (A, B etc.) när du scrollar nedåt. Jan Johansson (56)

17 Excel databas I Excel kan du arbeta med databaser, eller som det kallas i Excel, listor. En lista i Excel kan t.ex. vara ett adressregister, artikelregister eller någon annan sammanställning i listform. Utmärkande för en lista i Excel är att den måste innehålla en Rubrikrad, t.ex. Förnamn, Efternamn, Adress etc. Du bör formatera rubrikraden annorlunda än resten av listan, både för att du skall veta att det är en rubrikrad och också för att Excel skall känna igen det som en rubrikrad och inte ta med rubrikerna i sorteringar. Listan får inte innehålla några helt tomma rader. Man brukar i databassammanhang kalla raderna för Poster, en post består av samtliga uppgifter om t.ex. en kund.; Anna, Andersson, Storgatan 3 etc. Rubrikerna: Förnamn, Efternamn, Adress, kallas för Fältnamn och cellerna under Fältnamn kalls för Fält Förnamn Efternamn Adress Anna Andersson Storgatan 3 Kalle Karlsson Lillgatan 1 Sortera Listan kan sorteras med sorteringsknapparna på fliken Data För att sortera en lista klickar du i något av fälten, cellerna som du vill sortera. Sorteringen sker efter den kolumnen, fältet, som du står i, t.ex. Namn. Du kan bara sortera efter ett fält, en kolumn med hjälp av knapparna. Jan Johansson (56)

18 Om du vill sortera efter flera fält, Efternamn samt Förnamn så väljer du på fliken Data Var noga med att Mina data har rubriker är markerad, annars kommer Excel att sortera rubrikraden också, och istället för fältnamnen står det Kolumn A, Kolumn B etc. Jan Johansson (56)

19 Med hjälp av ett filter så kan du göra urval ur en lista. I Excel finns det några olika sätt att göra detta. Filter Autofilter Med hjälp av Filter kan du välja ut vilken del av informationen i listan som du vill se. Filter väljer du på fliken Data Med hjälp av pilarna som visas i rubrikraden så kan du välja den information som du vill se och filtrera bort allt annat. Du kan göra flera urval genom att klicka på ytterligare pilar. När du har gjort ett urval, en filtrering, kan du välja att summera urvalet. Jan Johansson (56)

20 För att lägga in en summering av ett urval så gör du så här: 1. Gör först urvalet 2. Ställ dig längst ner under sista listraden, sista posten, i den kolumn som du vill summera. 3. Klicka på Autosumma-knappen och tryck på Enter. 4. Excel har nu lagt en funktionen Delsumma, inte Summa. Delsumma kommer att summera urvalet som du gjort, gör du ett nytt urval summeras detta urval. Funktionen Delsumma ser ut så här: =DELSUMMA(9;D2:D16), där siffran 9 talar om att en summering skall göras. Använd gärna Funktionsguiden och hjälpen för lära dig mer om Delsumma-funktionen. Autofiltret stängs av genom att klicka på Filter på fliken Data Jan Johansson (56)

21 Pivottabeller Pivottabeller används för att visa en databas på ett mer överskådligt sätt, samt för att summera ingående värden, räkna ut medelvärden etc. Du hittar detta på fliken Infoga En dialogruta visas där du kan välja dataområdet och var pivottabellen placeras Jan Johansson (56)

22 Du kan ändra formatet på talen i Pivottabellen så här: Välj Värdefältsinställningar i området Värden I fältet Eget namn: kan du byta namn på rubrikerna i Pivottabellen. Detta kan du också göra direkt i cellerna Formatera celler med t.ex. kr eller ett eget format Jan Johansson (56)

23 Övningar i Excel Jan Johansson (56)

24 Inmatning och redigering Övning 1. Skapa en kalkyl 1. Mata in text och värden enligt nedan. 2. Spara kalkylen som Drift.xlsx Driftkostnader i kkr Förening Januari Rubinen Opalen Smaragden Topasen Tips! Förflytta dig i raden genom att använda TAB tangenten (Shift+ TAB för att gå tillbaka). När du kommer till sista cellen i raden tryck på Entertangenten (eller Retur). Då kommer Excel ihåg första ifyllda cellen och hoppar till första cellen i nästa rad. eller Om det är bekvämare med Entertangenten istället för TAB tangenten. Markera området du ska mata in text i. När du trycker på Enter så förflyttar sig markören bara i det markerade området. Övning 2. Redigera 1. Ändra i rubriken till tkr istället för kkr. 2. Redigera rubrikerna enligt nedan. Driftkostnader i tkr Föreningen Januari Februari Mars April Maj Totalt Andel Rubinen Opalen Smaragden Topasen Totalt Tips! För att redigera text i markerad cell: Ställ markören i formelfältet, dubbelklicka i cellen eller tryck på tangenten F2 Jan Johansson (56)

25 Övning 3. Anpassa kolumner 1. Anpassa kolumnerna i din arbetsbok Drift så alla rubriker syns och det blir snyggt. 2. Kolumnerna Januari Maj ska vara lika breda (Kolumn Föreningen kan vara bredare) Driftkostnader i tkr Föreningen Januari Februari Mars April Maj Totalt Andel Rubinen Opalen Smaragden Topasen Totalt Tips! Autoanpassa kolumner genom att dubbelklicka mitt emellan t.ex. kolumnrubrikerna A och B. Obs Markören blir en dubbelriktad pil. Vill du anpassa flera kolumner till samma bredd markera kolumnerna och klicka och dra istället. Kolumnrubriker: Rader anpassas på samma sätt. Övning 4. Summera och beräkna Autosummera Totalerna och gör formler för Andel. Summera och beräkna TIPS! Formler skapas i Excel genom att inleda med tecknet = OBS! Grå celler är beräkningar (formler). Driftkostnader i tkr Föreningen Januari Februari Mars April Maj Totalt Andel Rubinen , Opalen , Smaragden , Topasen , Totalt Övning 5. Namnge och Kopiera flikar Kopiera Aktivera eller öppna din Arbetsbok Drift. Byt namn på fliken där du har din Driftkostnadskalkyl till Kopiera bladfliken och byt namn på fliken till Prognos Jan Johansson (56)

26 Övning 6. Kopiera 1. Kopiera tabellen Driftkostnadstabellen och klistra in den i området A11:H Infoga en rad och ändra/lägg till rubrikerna enligt nedan. 3. Ändra den undre tabellen så den ser ut enligt nedan (innehållet i cellerna B13:F16 är raderad) Övning 7. EXTRAFRÅGA Prognos för nästa år i tkr Prisökning i %: 10 Föreningen Januari Februari Mars April Maj Totalt Andel Rubinen 0 #DIVISION/0! Opalen 0 #DIVISION/0! Smaragden 0 #DIVISION/0! Topasen 0 #DIVISION/0! Totalt #DIVISION/0! Varför blir det #DIVISION/0! i Andelskolumnen? Eller varför blir det inte det? Viktigt! Kontrollera att formler stämmer! Beräkningar och Fasta (Absoluta ($)) och Relativa referenser Övning 8. Beräkningar Fasta (Absoluta ($))och Relativa referenser 1. Aktivera arbetsboken DRIFT. 2. Skapa formler för prognosen (10 % är en känd prisökning som matas in i cellen). Prognos för nästa år i tkr Prisökning i %: 10 Föreningen Januari Februari Mars April Maj Totalt Andel Rubinen 173,8 158, ,5 167,2 790,9 0, Opalen 184,8 149,6 137,5 134,2 136,4 742,5 0, Smaragden 283,8 195,8 178,2 174,9 179, , Topasen ,9 163,9 148,5 147,4 876,7 0, Totalt 873,4 689,7 622,6 606,1 630,3 3422,1 1 Övning 9. Redigera beräkningar Gör om beräkningarna i Andel (både i Drift och Prognos). Använd kopiering och tänk på fast (absolut) referens. Jan Johansson (56)

27 Övning 10. Listor Gör en lista med Januari - December Skriv dagens datum och gör en lista med 10 dagar framåt Tips! kortkommandot ctrl+shift+, (komma) ger dagens datum. (ctrl + shift +. (punkt) ger aktuell tid) Gör en lista med Måndag-Söndag Går det att göra listor och använda förkortningar för dagarna, månaderna? Skriv dagens datum och gör en lista med bara veckodagar (Må Fr ej lö och sö) Tips! använd alternativknappen Gör en lista med t ex Avd 1 Avd 10 Skriv en egen lista t ex Kalle, Lisa, Otto och fyll på så resp. namn repeteras 4 gånger. Januari Måndag Avd 1 Kalle Februari Tisdag Avd 2 Lisa Mars Onsdag Avd 3 Otto April Torsdag Avd 4 Kalle Maj Fredag Avd 5 Lisa Juni Lördag Avd 6 Otto Osv. Osv. Söndag Osv. Osv. Övning 11. EXTRA Listor Skapa en lista med den sista i varje månad Gör sedan ett arbetsschema med Kalle Lisa och Otto. De jobbar var tredje dag och bara måndag till fredag (ej lördag och söndag) Jan Johansson (56)

28 Övning 12. EXTRA Beräkningar Öppna arbetsboken Bilkostnadskalkyl och skapa formler enligt nedan. Bilkostnadskalkyl Indata (matas in) Utdata (beräknas) Bilens pris kr Lånesumma kr Kontant kr Kostnad 1:a året Amorteringstid år 5 Värdeminsk (följ. amort.) kr Ränta % 3,95 Ränta kr Bensinkostnad kr Bensinförbr. l/mil 0,7 Skatt + Försäkr kr Bensinpris kr/l 10,4 Rep. + Diverse kr Körsträcka mil/år Summa 1:a året kr Skatt kr kr Försäkring kr Kostnad per månad 3 347,50 kr Service & rep 900 kr Kostnad per dag 110,05 kr Diverse 700 kr Kostnad per tim 4,59 kr =Pris-kontant =Lånesumma / amort. tid Kostnad per mil 26,78 kr Övning 13. Extra beräkningar Öppna arbetsboken Formler och gör övningarna. Övning 14. EXTRA Beräkningar med Absolut referens Öppna arbetsboken Absolut och gör övningarna. Jan Johansson (56)

29 Formatera Övning 15. Formatera 1. Formatera kalkylen Drift enligt nedan OBS! Det grå visar endast att det är formler i cellen - ska ej vara med i formateringen! TIPS! Använd splittrad markering med ctrl tangenten.. 2. Formatera även Prognos 2015 på samma sätt Tips! Använd Formathämtarpenseln. Avrundning Hur avrundar Excel? 3. Ta fram en decimal i Andel för att förtydliga. Övning 16. Villkorstyrd formatering Använd villkorstyrd formatering. Formatera cellerna (B3:F6) som är större än 150 så de får röd textfärg och fetstil. Övning 17. EXTRA med mer formatering Öppna arbetsboken Format och gör övningarna. Jan Johansson (56)

30 Infoga och ta bort Övning 18. Infoga rader, celler och/eller kolumner Infoga föreningen Ametisten och juni månads resultat enligt nedan. Övning 19. Ta bort rader, celler och/eller kolumner Ta bort föreningen Ametisten och juni månads resultat enligt nedan. OBS! Om du inte vill påverka cellerna nedanför (t ex prognosen) så måste du lägga till/ta bort celler och inte kolumner när du lägger till/tar bort Juni TIPS och OBS när du lägger till och tar bort rader, kolumner eller celler så påverkas formlerna. Du måste alltid komma ihåg att se över formlerna. Jan Johansson (56)

31 Utskrift Övning 20. Utskrift 1. Aktivera Drift. Förhandsgranska utskrift. Lägg till vänster sidhuvud med filnamn och datum. Se till att det inte blir någon vertikal sidbrytning om det blir det. 2. Ändra marginalerna så det blir Överkant, Vänster, Nederkant och Höger har 2 cm Sidhuvudet och sidfoten ska vara 1 cm. 3. Se till så Kalkylen blir centrerad vågrätt. 4. Lägg också till centrerad sidfot med sidnumrering och totalt antal sidor i dokumentet (d.v.s. sidan 1(1)) Övning 21. Utskriftsrubriker 1. Öppna arbetsboken Prislista. Se till så att rubrikerna kommer med på varje utskriftssida. Se även till att det inte blir någon vertikal sidbrytning. 2. Fixa så Vänster sidhuvud har din signatur, filnamn, utskriftsdatum. 3. Sidnumrering i höger sidfot med sidnummer och totalt antal sidor i dokumentet. 4. Gör gärna så att prislistan blir centrerad vågrät. Övning 22. Stödlinjer vid utskrift Lägg till så du får stödlinjer i Prislistan. Övning 23. Infoga egen Sidbrytning 1. Se till så att sidbrytning sker vid varje Beskrivning (t.ex. HD Kabel). 2. Återställ en av sidbrytningarna. 3. Återställ ALLA sidbrytningar. Övning 24. EXTRA ÖVNING Stödlinjer vid utskrift 1. Ändra prislistan från tidigare övning (Prislista). 2. Ordna så att du får stödlinjer vid utskrift i tabelldelen men inte ovanför tabellen. Dölja och ta fram Övning 25. Dölja rader/kolumner 1. Du vill skriva ut prislistan från tidigare övning (Prislista) till kund. Dölj raderna som visar inköpspris mm som du inte vill att kund ska informeras om. 2. Ta fram de dolda raderna/kolumnerna igen Jan Johansson (56)

32 Text och layout Övning 26. Mycket text 1. Öppna Bokprislista. 2. Ordna så att du får en snygg utskrift med kolumner, sidbrytning sidnumrering etc. TIPS! Använd fliken Start och område Justering och klicka på Radbryt text. Alternativt Alt + Retur för att byta rad i cell. 3. Infoga kolumnen program (se bladfliken Kolumn program) Fixa efter eget tycke och smak. 4. Kopiera bladfliken och ordna så att bladfliken går att e-posta. Tips! Använd klistra in special i menyn Redigera. Välj t ex värden. Projektplan - Gantschema Övning 27. Produktionsplan Skapa en produktionsplan enligt nedan V1-V52 Övning 28. Projektplan Öppna arbetsboken Gantschema och skapa projektplan enligt nedan. Tips! Använd funktionen Veckonr samt formel för datum som lägger till en dag i taget. Autofyll från vecka 15. Använd Anpassat datumformat för må (DDD). 30-mar 31-mar apr 02-apr 03-apr 06-apr 07-apr 08-apr 09-apr Aktivitet Ansvarig tim må ti on to fr må ti on to fr må ti on to fr må ti on to fr må ti on to fr Utskick Ulla 6,0 6,0 Uppföljning Pelle 20,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 10-apr 13-apr 14-apr 15-apr 16-apr 17-apr 20-apr 21-apr 22-apr 23-apr 24-apr 27-apr 28-apr 29-apr 30-apr 01-maj Jan Johansson (56)

33 Listor Övning 29. Lås fönsterrutor d.v.s. rubrikraden på skärmen Öppna/Aktivera arbetsboken Prislista. Lås fönsterrutor så rubrikerna alltid syns överst på skärmen. Övning 30. Sortera Öppna/Aktivera arbetsboken Prislista. Sortera på artikelnr stigande. Sortera på Beskrivning stigande, Fabrikat stigande och Pris fallande. Övning 31. Autofilter Öppna/Aktivera arbetsboken Prislista. Skapa Autofilter och filtrera ut Skrivare. Filtrera ut Skrivare, HP och har ett listpris mellan kr. Övning 32. Delsumma Öppna/Aktivera arbetsboken Prislista Räkna ut delsumman för Skrivare, HP och har ett listpris mellan kr. Räkna ut hur många (Antal) det blir. Tips! Använd delsumma (funktionen =DELSUMMA(9;H5:H415). När autofilter är aktiverat går det också att klicka på Autosumma så blir det automatiskt Delsumma funktionen. För antal Kopiera Delsumma funktionen och byt ut 9an till en 3a =DELSUMMA(3;I5:I415) Gör gärna dessa beräkningar ovanför tabellen. Jan Johansson (56)

34 Diagram Övning 33. Stapeldiagram Aktivera/Öppna arbetsboken Drift. Skapa diagram enligt nedan. 300 Driftkostnaderi tkr Jan Feb Mar Apr Maj Rubinen Opalen Smaragden Topasen Tips! Använd dig av Snabblayouten Övning 34. Cirkeldiagram Aktivera/Öppna arbetsboken Drift. Skapa diagram enligt nedan. Totalt Smaragden 29% Topasen 26% Rubinen 23% Opalen 22% Tips! Första gången du markerar Cirkeldiagrammet blir alla tårtbitar (datapunkter) markerade. Om du klickar en gång till och du kan redigera en tårtbit. Jan Johansson (56)

35 Övning 35. Linjediagram Januari Februari Mars April Maj Rubinen Opalen Smaraden Topasen Tips! För att inte linjerna ska sväva Formatera värdeaxel X Primär vågrät axel Detta hittar du under fliken Diagramverktyg/layout och knappen Axlar. Klicka på knappen och välj Fler alternativ för primär vågrät axel. Klicka på Alternativ för axel (om inte den redan är aktiverad). Välj i gruppen Lodrät axel korsar: Välj Placera axel vid Skalstreck. Detta gäller för Excel 2007 och I Excel 2013 väljer du i stället Formatera markering på xxx-fliken i området xxx och Vågrät axel, välj sedan Axelläge Vid skalstreck (se bild) Övning 36. Formatera diagram Byt färger och detaljer på dina diagram enligt eget tycke. Övning 37. Formatera enligt dina egen företagsprofil Använd diagrammen ovan och formatera samtliga diagram enligt ditt företags profil. Övning 38. EXTRA Diagram Öppna arbetsboken Diagram och gör övningarna. Jan Johansson (56)

36 Skydda arbetsböcker och kalkyler Övning 39. Öppna arbetsboken KSTFÖR.XLSX och skapa en modell för kostnads fördelning enl. nedan. (de totala kostnaderna samt avdelningarnas procentuella andel av kostnaderna är kända och inmatade värden i tabellerna) Fördelningsnycklar Avdelning El Labb Process Montage Service Totalt % Fördelning 28% 23% 24% 15% 10% Kostnad/avd. Totalt El Labb Process Montage Service Administration Lokalkostnader Kontorsmaterial Kaffe, dryck etc Totalt Övning 40. Låsa celler Lås celler och skydda bladet i övningarna ovan. Vilka värden skall man kunna ändra? Kan man påverka t.ex. kolumnbredd efter låsningen? Vad innebär Skydda Arbetsbok? Jan Johansson (56)

37 Formler och Funktioner Övning 41. Statistikfunktioner I nedanstående kalkyl (KLASS.XLSX) skall du skapa formler för Max, Min, Medel, Median och Antal deltagare enl. nedan. Pers Nr Förnam Efternamn Adress Prov 1 Prov 2 Prov n Lars Johansson Lingonv Stig Vig Lingonv Ulf Sparre Lingonv Jan Öhrn Lingonv Sven Stål Lingonv Anna Stolt Rönv Lena Rask Rönv Ivan Smirnoff Rönv Karl Larsson Rönv Lisa Qvicker Rönv Katarina Bäck Rönv Siv Al Rönv Eva Asp Torgv Tips! Max 34 Min,00 Medel 20, Median 22,7, ,0 9 14, 15,1,0 Antal i klass Deltagare Sjuka Använd funktionen ANTALV för att få antal elever i klassen (räknar även "-") Lägg märke till skillnaden mellan tom cell, cell med texten "-" och cell med talet 0 (även för medel, etc.). ANTAL.OM räknar celler som uppfyller ett visst villkor. Jan Johansson (56)

38 Övning 42. Sökfunktioner Öppna arbetsboken ORDER.XLSX och skapa formler enl. nedan Artikel Antal a'-pris Rabatt Summa Mängdrabatter Skruv 25 X ,25 20% 500,00 0 0% Spik 10 X ,50 30% 4 200, % Brickor 10mm ,25 25% 225, % Bult M10 X ,45 0% 74, % % Tot 4 999, % % Tips: Använd Funktionen Letarad (skall det vara exakt eller ungefärlig matchning?) Övning 43. Sökfunktioner I nedanstående kalkyl (KLASS.XLSX) skall du skapa formler som letar upp uppgifter enl. nedan när man anger förnamnet i inmatningsfältet. Pers Nr Förnamn Efternamn Adress Postnummer Ort Tel Lars Johansson Lingonv Stockholm Stig Vig Lingonv Stockholm Ulf Sparre Lingonv Stockholm Jan Öhrn Lingonv Stockholm Sven Stål Lingonv Stockholm Anna Stolt Rönv Stockholm OSV Inmatning Uppgifter (formler) Anna Anna Stolt Tips! Rönv Stockhol m LETA funktionen letar i första kolumnen dvs. Pers Nr ingår ej i matrisen Listan är ej i alfabetisk ordning varför 0 måste anges i fältet "ungefärlig". Vad händer i fall fler har samma förnamn? Övning 44. Sökfunktioner Förändra ovanstående så att man får ut alla andra uppgifter när man anger personnumret i inmatningsfältet Jan Johansson (56)

39 Övning 45. Statistik och OM-funktion Skapa medelvärdet i kalkylen (KLASS.XLSX) enl. nedan och skapa formler som returnerar betyget för medelvärde >20 poäng och Underkänd för övriga. Godkänd Pers Nr Förnamn Efternamn Adress Prov 1 Prov 2 Prov 3 Medel G/U Lars Johansson Lingonv ,67 Godkänd Stig Vig Lingonv ,33 Underkänd Ulf Sparre Lingonv ,33 Godkänd Jan Öhrn Lingonv ,33 Godkänd Sven Stål Lingonv ,50 Godkänd Anna Stolt Rönv ,67 Underkänd OSV. Övning 46. Extraövning Bygg ut kalkylen med G >= 20p, VG >=21p och U <20p Övning 47. Formler I nedanstående kalkyl (PRISAV.XLSX) skall du skapa generella formler som räknar med respektive valutakurs, beräknar listpris med aktuellt pålägg samt Netto pris med rabatten. Prislista Valuta kurser DEM 4,89 USD 7,25 Påläg g: Art. Nr Beskrivning Typ Valuta In pris Moderkort VGA-kort IBM IBM DEM USD Kylfläkt IBM USD Moderkort AST DEM VGA-kort AST USD Kylfläkt AST DEM Moderkort DELL USD OSV % Rabatt: 10% In pris (SEK) List pris Net. pris Jan Johansson (56)

40 Övning 48. Datum/Tidfunktioner I kalkylen (TIDRAP.XLSX) skall du skapa formler som räknar ut antal dagar mellan två datum Ank Avresa Antal dagar Övning 49. Datum/Tidfunktioner Räkna ut antal arbetsdagar mellan två datum i kalkylen TIDRAP.XLSX Tabell Övning 50. Skapa tabell Öppna arbetsboken Fröer och skapa en tabell av området A1:I21 Övning 51. Ändra tabell Se till att cellerna i arbetsboken Fröer har lagom kolumnbredd och radhöjd. Jan Johansson (56)

41 Övning 52. Infoga rader och kolumner Infoga raden Funchia samt kolumnen Extrapris enligt bilden nedan. Övning 53. Lägga till en beräkning I kolumnen Extrapris, cell J2 lägger du till en beräkning genom att först skriva ett lika-med-tecken och sedan klicka i cellen I2 (Kolumnbokstaven I inte siffran ett) och sedan skriva * 0,8 och trycka ENTER. Hela kolumnen fylls då med samma beräkning: =Tabell1[[#Denna rad];[pris stor påse]]*0,8 Beräkningen i cellerna får ett lite annorlunda utseende jämfört med vanliga beräkningar, detta kallas Strukturerade cellreferenser och är speciellt för Tabellformat Formatera kolumn I på samma sätt som kolumn H Övning 54. Visningssätt Ändra till visningssättet Sidlayout i arbetsboken Fröer. Byt till Liggande format fliken Sidlayout, området Orientering Återgå sedan till Normalvyn. Övning 55. Infoga Summarad Lägg till en Summarad, fliken Design under Tabellverktyg, området Tabellformatsalternativ Lägg till en summering för kolumnerna Pris liten påse och Pris stor påse Jan Johansson (56)

42 Filter Övning 56. Filtrera CD-skivor Öppna arbetsboken CD-Skivor och använd filter. Filtrera fram hur många skivor det finns från Visa åter alla poster. Ta reda på hur många grupper som börjar på bokstaven A. Visa åter alla poster. Ta reda på hur många grupper som börjar på bokstäverna B eller E. Visa åter alla poster. Ta reda på hur många grupper som börjar på G vars skivor är från 1982 och1991. Övning 57. Avancerat filter - Personallista Öppna arbetsboken Personallista. Du ska ta fram alla medarbetare i Stockholm som arbetar på någon av avdelningarna Butik, Administration eller Ekonomi. Övning 58. Avancerat filter Öppna arbetsboken Tvätt. Använd ett villkorsområde och ett avancerat filter för att visa de tvättmaskiner som har en kapacitet på minst 4 kg. Låt arbetsboken vara öppen för kommande övning. Lösningsförslag finns på bladfliken Lösning 1. Fortsätt jobba med arbetsboken Tvätt. Använd ett villkorsområde och avancerat filter för att visa de tvättmaskiner som har en kapacitet mellan 3 och 4 kg (Ledtråd: OCHvillkor ska skrivas på samma rad och använda samma etikett). Lösningsförslag finns på bladfliken Lösning 2. Fortsätt jobba med arbetsboken Tvätt. Använd ett villkorsområde och avancerat filter för att visa vilka modeller som Burnpool tillverkar. Kopiera till annan plats med början i A19. Lösningsförslag finns på bladfliken Lösning3. Fortsätt jobba med arbetsboken Tvätt. Använd avancerat filter för att visa vilka olika tillverkare som finns med i listan. Jan Johansson (56)

43 Databasfunktioner Övning 59. DMEDEL Öppna arbetsboken Huspriser. Den innehåller en lista på vad olika hus kostar i olika orter. Du ska börja med att ta fram medelpriset för villor i Bromma. Själva listan du ska arbeta med finns i databasområdet. I villkorsområdet ovanför listan, ska du ange dina urvalsvillkor. Det måste finnas rubriker ovanför villkoren för att tala om i vilket fält som filtreringen skall ske, precis som när man använder avancerat filter. Du skall beräkna medelvärdet av villor i Bromma. Skriv därför Villa under rubriken Typ och Bromma som Ort. Ställ dig i cell K5 där du ska beräkna medelvärdet. Tryck på knappen för att öppna funktionsguiden. Välj kategorin Databas och markera funktionen DMEDEL och klicka på OK. Ställ dig i fältet Databas och markera hela listan, d.v.s. A8:H27. Fält är namnet på det fält som ska summeras. Skriv Pris eller klicka på en rubrik där det står pris, t.ex. F8. Ställ dig i fältet Villkorsområde och markera området A2:H3. Klicka OK. Medelpriset för villor i Bromma är således Du ska nu testa att ändra ditt villkor. Ändra typ från Villa till Radhus i B2. Medelvärdet räknas om. Ändra tillbaka till typen Villa igen och låt arbetsboken vara öppen till nästa övning. Jan Johansson (56)

44 Övning 60. Övningsexempel DMAX, DMIN, DSUMMA Fortsätt med arbetsboken Huspriser. Det finns fler bra databasfunktioner. Du ska ta reda på det lägsta, högsta och totala värdet. Alla databasfunktioner fungerar på samma sätt och använder samma argument. Komplettera statistiken i arbetsboken Huspriser. Ta reda på det högsta priset i K6. Det lägsta priset ska stå i K7 och summan (det totala värdet) i K8. Resultatet ska bli som i bilden. Spara och stäng. Lösning finns på bladfliken Lösning. Övning 61. Övningsexempel Jämförelsevillkor Fortsätt arbeta med arbetsboken Huspriser. Radera de gamla villkoren. Vi ska ta reda på huspriser för hus med 5 rum eller mer. Skriv >=5 i cell E3. Lösning finns på bladfliken Lösning. Du får nu svar på dina frågor: Du ska nu ta reda på priser för hus med boyta mellan 100 och 150 kvadrat. Du måste därför lägga till rubriken boyta en gång till. Ta bort det gamla villkoret och markera cellerna C2 och C3. Välj menyfliken Start och klicka på knappen Infoga Skriv rubriken Boyta i den tomma cellen och ange följande villkor: Kom ihåg! Om du ska söka inom ett intervall måste du skriva kolumnrubriken två gånger, då det blir ett och -villkor. Resultatet blir följande: Spara och stäng. Lösning finns på bladfliken Lösning. Jan Johansson (56)

45 Autodisposition och delsummor Övning 62. Delsummor Öppna arbetsboken Delsummor. Vi räkna ut hur mycket varje säljare har sålt med hjälp av delsummor. Sortera säljarna i stigande ordning med knappen: Klicka på Delsumma i menyfliken Data. Välj: Visa varje förändring i Säljare, Använd funktion Summa och Lägg till delsumma för Belopp. Samt ersätt aktuella delsummor och summering nedanför data. Klicka OK. Klicka på knappen radnivå 2 och bredda A-kolumnen. Nu kan du lätt se försäljningen per säljare samt den totala försäljningen. Lösning finns på bladfliken Lösning. Verifiering Övning 63. Verifiering Adresslistan på Delicana (Adresslista personal) är direkt kopplad till ett utbetalningssystem. För att undvika felaktiga inmatningar vill man inte att det ska gå att mata in lägre lön än och inte heller högre lön än Därmed finns ingen risk att någon råkar lägga in en extra nolla som resulterar i att någon får kr i månadslön. Markera kolumn H genom att klicka på kolumnbokstaven. Välj menyfliken Data (Data) och klicka på knappen Verifiering. Se till att bladfliken Inställningar är vald. Klicka på listpilen i rutan Tillåt och välj Hela nummer. Klicka på listpilen vid rubriken Data och välj Mellan. Klicka i rutan Minimum och skriv Klicka i rutan Maximum och skriv Klicka på bladfliken Felmeddelande. Det du skriver här kommer att visas i en varningsruta om någon försöker skriva uppgifter som avviker från kriterierna. Klicka i rutan Rubrik och skriv Varning!. Klicka i rutan Felmeddelande och skriv Det inmatade värdet måste vara mellan och ! Tryck på knappen OK. Testa att ändra lönerna till ett ogiltigt värde. Ditt felmeddelande kommer att visas på skärmen. Stäng arbetsboken utan att spara. Jan Johansson (56)

46 Pivottabeller Övning 64. Skapa Pivottabell Öppna arbetsboken Pivottabell från övningsmappen. Klicka någonstans i listan och klicka på Pivottabell i menyfliken Infoga och välj menyn Pivottabell. I rutan Tabell/Område syns listans område som du klickat i listan, om inte, markera listan. Klicka i rutan Nytt kalkylblad och klicka på OK. Nu ska du bestämma utformningen av pivottabellen. Till höger i kalkylarket ser du rutan Fältlista för Pivottabell. Dra fälten till det område du vill ha. I ditt fall vill du se försäljningen av produkterna till butikskedjorna. Dra fältet Produkt till området Radetiketter och fältet Butikskedja till området Kolumnetiketter. Till området Värden drar du fältet som ska beräknas. Dra fältet Summa dit (se bilden nedan). Jan Johansson (56)

47 Övning 65. Lägga till fält Fortsätt med pivottabellen du just skapat. Du är nu intresserad av att få veta vilka säljare som sålt de olika produkterna. Det kan du få veta genom att lägga till fältnamnet säljare som radetikett under produkt. Peka på fältet säljare i fältlistan, dra och släpp den under produkt i området Radetikett. Du ser nu vilka säljare som sålt de olika produkterna. Övning 66. Flytta fält Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Du ska byta plats på kolumnerna Säljare och Produkt så att säljare kommer först. Då kan du lätt se hur mycket varje säljare sålt av de olika produkterna Peka på fältknappen Säljare i radetikettrutan (inte i fältlistan) och dra den uppåt så den hamnar över fältet Produkt. Tabellen ska se ut enligt figuren: Övning 67. Ta bort fält Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Du ska ta bort fältet Produkt. Peka på fältknappen Produkt och dra och släpp fältet utanför fältlistan. Fältet försvinner. Övning 68. Visa/Dölja fält Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Du ska dölja uppgifterna för butikskedjan Konsum. Klicka på listpilen bredvid fältknappen butikskedja. Alla butikskedjor som visas har en bock bredvid sig. Ta bort bocken framför Konsum. Klicka OK. Uppgifterna för Konsum döljs. Låt arbetsboken vara öppen inför nästa övning. Jan Johansson (56)

48 Övning 69. Rapportfilter Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Peka på fältet Datum i Fältlistan för pivottabell, dra och släpp fältet i området Rapportfilter. Tryck på listpilen bredvid Alla och välj ett datum, så ser du vad som såldes just det datumet. Låt arbetsboken vara öppen inför nästa övning. Välj till sist tillbaka så Konsum åter finns med (Markera allt). Övning 70. Ändra funktion Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Klicka på datafältet i området Värden, klicka på pilen till höger om värdet och välj Värdefältsinställningar. I dialogrutan som visas ändrar du funktionen under avsnittet Sammanfatta med. Välj t ex Medel. Ändra till sist tillbaka till Summa. Övning 71. Visa med (ackumulerad summa, procentuell osv) Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Klicka på datafältet i området Värden, klicka på pilen till höger om värdet och välj Värdefältsinställningar. I dialogrutan som visas ändrar du funktionen under avsnittet visa värden som. Välj t ex visa värden som % av säljare Kalle. Ändra till sist tillbaka till Normal. Jan Johansson (56)

49 Övning 72. Uppdatera pivottabell Fortsätt med pivottabellen du arbetet med. Ändra Marias försäljning från till (rad 4). Byt till bladet med pivottabellen. Eftersom det är Marias enda post så ser du att tabellen inte har uppdaterats. För att uppdatera trycker du på knappen Uppdatera i menyfliken Alternativ. Menyfliken Alternativ visas när man klickar på någon cell i pivottabellen. Kom ihåg! Glöm inte att uppdatera din pivottabell så fort du gjort en förändring i källdata. Övning 73. Lägga till en ny post Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Lägg till en ny post längst ned i listan (rad 317) Maria, , Konsum, Tvättmedel, Varför uppdateras inte Pivottabellen när du klickar på uppdatera pivottabell? Utöka dataområdet genom att ändra datakällan. OBS! Det går att infoga nya rader i en tabell och sedan uppdatera pivottabellen - uppgifterna följer med. Men inte att lägga till nya rader längst ned i listan. Jan Johansson (56)

50 Övning 74. Formatera Fortsätt med pivottabellen du arbetat med. Klicka på datafältet i området Värden. klicka på pilen till höger om värdet och välj Värdefältsinställningar i menyn. I dialogrutan som visas ändrar klicka på talformat och formatera. Formatera talen med Tusentalsavgränsning och inga decimaler. Spara och stäng. Jan Johansson (56)

51 Övning 75. Gruppera Öppna arbetsboken Orderbok Skapa en pivottabell. Använd fälten Orderdatum, försäljare och försäljning enl. nedan bild Gruppera genom att använda dig av bladfliken Alternativ och klicka på knappen Val av grupp i gruppen Gruppera. Välj grupperingen Månader, Kvartal och År. Jan Johansson (56)