Sammanträde med Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 7 juni 2016, kl Plats: Kulturhuset, plan 3, Södra Ringgatan 3, Alingsås Information och överläggningar A/ Förvaltningschef Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Konstinventering 2. Hantering av 0,5 % regeln, offentlig konst 3. Lämpliga områden för etablering av näridrottsplatser 4. Återrapportering av åtagande, utvärdering av verksamhetsbidrag 5. Identifiera tillgången till replokaler i kommunen 6. Avsiktsförklaring samarbete med nordiska vänorter Lena Klevenås (MP) Ordförande Pernilla Melin Sekreterare Tel: E-post: Pernilla.melin@alingsas.se

2 Ärende 1 Konstinventering

3 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Pernilla Melin Direktnr: Beteckning: KFN Återrapportering av uppdrag avseende kostnad för utlåningsverksamhet samt förslag till riktlinjer för inköp av konst. Ärendebeskrivning Vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 18 april 16 presenterade förvaltningen den genomförda inventeringen över kommunens konstsamling som genomfördes under 2015 och I samband med denna rapportering gav nämnden förvaltningen i uppdrag att ta fram vilka kostnader det innebär att återuppta utlåningsverksamheten av kommunens konstsamling. Förvaltningen fick också i uppdrag att ge förslag på tydliga riktlinjer avseende inköp till kommunens konstsamling. Förvaltningens yttrande Mot bakgrund av nämndens uppdrag har förvaltningen undersökt kostnaderna och funnit att det skulle kosta motsvarande kr per år att återuppta utlåningsverksamheten från kommunens konstsamling. Denna kostnad innehåller följande delar: Kostnader för arbete: kr Kostnader för verksamhet: kr Kostnader arbete: Administration: kontrakt, rutiner, kontakter, registrering och uppdatering av databas, försäkringar, säkerhet, kösystem, utlån av verk till externa parter för utställningar. Konsultation: visning och genomgång av konst inklusive besök till magasinet, besök till olika lokaler, hängning, viss utställningsverksamhet, viss utbildningsverksamhet, kommunikation av servicen/tjänsten. Underhåll av samlingen: ramning, restaurering, magasinering, inventeringar, konsulttjänster, packning och transporter.

4 Ovanstående uppgår till 20% arbetstid eller 8 timmar per vecka och innebär en kostnad på kr per år. Kostnader verksamhet: Administration: Konsultation: kr Underhåll av samlingen: kr Förvaltningen fick också i uppdrag att lägga fram förslag på riktlinjer för inköp av konst till konstsamlingen. Förvaltningen har tagit fram förslag på sådana riktlinjer (se separat bilaga daterad 31 maj) och följande kriterier föreslås gälla för inköp av konst: Inköp av konst ska göras med god spridning avseende konstnärskap, material, uttryck och tekniker. Konstverket ska tillföra något till platsen, sammanhanget och rummet. Den konst som köps in ska spegla strömningar i tiden så att samlingens bredd bibehålls och avspeglar konstens alla föränderliga uttryck. Inköpen ska även omfatta idébaserade, konceptuella och processinriktade verk. Den konst som köps in ska skapa intresse för konst i kommunen, samt försköna, utveckla och i somliga fall utmana platser. Inköp ska företrädesvis göras från samtida professionella, nu verksamma konstnärer. Inköp av konst ska beakta jämställdhet och mångfald. För att främja kommunens konstnärer ska inköp av konst primärt göras på egenproducerade utställningar och i gallerier, på konstinstitutioner eller konstföreningar. Inköp kan även göras på etablerade gallerier nationellt eller internationellt med syfte att ge medborgarna en variation av uttryck och spegla den globala internationella konstvärlden som kommunen, dess konstnärer och konsthall är den del av. Både konstens kvalitativa och monetära värde ska beaktas vid inköp. Inköp av konst till kommunens konstsamling ska ske för kr vart tredje år. Inköp är delegerade till avdelningschefen som i sin tur gör inköpen i samråd med utställningsproducent och två referenspersoner, som har konstkompetens och är arvoderade. Dessa roterar vart tredje år. Konstinköpen ska i möjligaste mån med jämna mellanrum presenteras för allmänheten.

5 Lagen om offentlig upphandling och Alingsås kommuns riktlinjer för upphandling ska beaktas vid inköp av lös konst. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapporteringen avseende kostnaderna för att återuppta utlåningsverksamheten. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till riktlinjer för inköp till Alingsås kommuns konstsamling Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwartz Tf. förvaltningschef Anna Mighetto Avdelningschefl Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

6 Kultur- och fritidsförvaltningen Datum: Handläggare: Anna Mighetto Direktnr: Beteckning: KFN Riktlinjer avseende inköp till Alingsås kommuns konstsamling Bakgrund Kommunens konstsamling består av lös konst, d v s konst som inte är bunden till någon specifik plats eller lokal. Konsten har köpts in under lång tid och under varierande förhållanden. Detta har påverkat samlingens innehåll och skapat en bred, men möjligen något slumpmässig samling. Syfte med riktlinjer för inköp av konst till kommunens konstsamling Avsikten med att skapa tydliga och enhetliga riktlinjer för inköp av konst till Alingsås kommuns konstsamling är att gynna konstnärer och stödja inköpare av konst, samt utveckla samlingen på ett kvalitativt sätt över tid. Kriterier för konstinköp Inköp av konst ska göras med god spridning avseende konstnärskap, material, uttryck och tekniker. Konstverket ska tillföra något till platsen, sammanhanget och rummet. Den konst som köps in ska spegla strömningar i tiden så att samlingens bredd bibehålls och avspeglar konstens alla föränderliga uttryck. Inköpen ska även omfatta idébaserade, konceptuella och processinriktade verk. Den konst som köps in ska skapa intresse för konst i kommunen, samt försköna, utveckla och i somliga fall utmana platser. Inköp ska företrädesvis göras från samtida professionella, nu verksamma konstnärer. Inköp av konst ska beakta jämställdhet och mångfald. För att främja kommunens konstnärer ska inköp av konst primärt göras på egenproducerade utställningar och i gallerier, på konstinstitutioner eller konstföreningar. Inköp kan även göras på etablerade gallerier nationellt eller internationellt med syfte att ge medborgarna en variation av uttryck och spegla den globala internationella konstvärlden som kommunen, dess konstnärer och konsthall är den del av. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Besöksadress Telefon: Fax: E-post: myndighetsbrevlåda Webbplats:

7 Både konstens kvalitativa och monetära värde ska beaktas vid inköp. Inköp av konst till kommunens konstsamling ska ske för kr vart tredje år. Inköp är delegerade till avdelningschefen som i sin tur gör inköpen i samråd med utställningsproducent och två referenspersoner, som har konstkompetens och är arvoderade. Dessa roterar vart tredje år. Konstinköpen ska i möjligaste mån med jämna mellanrum presenteras för allmänheten. Offentlig upphandling ska beaktas vid större inköp av lös konst. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

8 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag 16 Dnr KFN Konstinventering av kommuns konstsamling Ärendebeskrivning Kultur- fritidsförvaltningen har under våren 2015 till och med februari 2016 genomfört en inventering över kommunens konstsamling. Mot bakgrund av detta har förvaltningen identifierat en rad åtgärdsområden avseende inköps- och utlåneverksamheten av kommunens konstsamling. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har i skrivelse den 11 mars lämnat följande yttrande. Förvaltningen har genomfört en konstinventering av kommunens konstsamling. Det är första gången som samlingen inventeras sedan insamlingen av konst startade i slutet av 1950-talet. Det betyder att förvaltningen har skaffat sig en kunskap om och överblick över samlingen som inte tidigare har funnits. Efter genomförd inventering kan förvaltningen konstatera att samlingens innehåll främst innehåller måleri från 50-talet och framåt. Det finns även skulpturer och textilier. Ett fåtal verk är platsspecifika och byggnadsanknutna (monterade i vägg osv). Utöver detta visar inventeringen följande: 810 verk beräknas finnas i konstsamlingen. 97 verk har inte kunnat återfinnas utan kräver ytterligare efterforskningar. Några av dessa verk kan vara försvunna, felregistrerade eller reproduktioner. 470 verk är i dagsläget utlånade till olika platser inom kommunen och befinner sig i offentliga rum i korridorer, receptioner, väntrum och arbetsrum. De 243 verk som inte är utlånade har flyttats till museets föremålsmagasin och förvaras i dagsläget enligt professionell grundstandard. 22 verk har krävt ny inramning till en kostnad av ca kronor (belastade 2015 års budget som en investering). Konstinventeringen har genomförts genom personliga besök på platser där konsten är placerad, dokumentationsfotografering, uppdatering och överförande av uppgifter om konstsamlingen i ett exceldokument. Förvaltningen anser att dessa uppgifter bör exporteras till en lämplig databas. Här kan man vinna på att undersöka möjligheterna att använda samma databas för kommunens konstsamling som museets arkiv- och föremålssamlingar. Detta är en större fråga, som är nära sammankopplad med strategier för digitalisering av Alingsås museums samlingar. Frågan om huruvida, samt i så fall hur kommunen önskar arbeta med digitalisering Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 Kultur- och fritidsnämnden av museets samlingar, är en fråga som behöver behandlas separat. Under inventeringens gång har förvaltningen kunnat konstatera att det saknas riktlinjer kring inköp av konst något syfte med samlingen har inte heller påträffats. Detta riskerar att inköp till samlingen genomförs godtyckligt och utifrån enskilda personers intressen och kunskaper. Samlingen har också, eventuellt på grund av avsaknad av riktlinjer, en otydlig karaktär i dagsläget. Mot bakgrund av detta är det önskvärt att formulera tydliga riktlinjer avseende inköp av kommunens kontsamling så att arbetet blir tydligare och mer professionellt. Förvaltningen har också funnit att inga kontrakt, avtal eller överenskommelser verkar ha legat till grund för utlåningen av verk inom kommunens konstsamling. För att utlån ska kunna ske på ett icke godtyckligt och för samlingen säkert sätt behöver strukturen för detta arbete ses över. Konstinventeringen har medfört att en mer aktiv inköpsverksamhet kan bedrivas och att utlåneverksamhet kan återupptas. Samlingen har inte rört på sig så mycket de senaste åren och bristande resurser för detta arbete är den huvudsakliga orsaken. Stora besparingar gjordes inom förvaltningen år 2010 och i samband med dessa drogs verksamheten ned till noll. Det är också värt att påpeka att budgeten för inköp av konst har varit den samma sedan 1980-talet ( kr i form av investering vart tredje år). Det är förvaltningens mening att inköp och utlåning av konst genom kommunens konstsamling är en viktig verksamhet som bör bedrivas. Arbetet bör struktureras och utövas enligt professionell grundstandard, något som alltså inte har skett under flera år. Det medför dock ett nytt och resurskrävande arbetsmoment inom avdelningen för Kultur, konst och museum, som det sedan 2010 inte finns några medel för inom avdelningen. Förvaltningen har identifierat följande åtgärdsområden avseende inköps- och utlåningsverksamhet när det rör Alingsås konstsamling. Ta ställning till om inköps- och utlåningsverksamheten ska återupptas, hur verksamheten ska struktureras, samt avsätta ytterligare resurser till avdelningen för denna verksamhet. Ta fram tydliga riktlinjer avseende inköp till kommunens konstsamling. Köpa in en lämplig databas att föra in konstsamlingen i. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 11 april 12 och beslutade då att hänskjuta beslut i ärendet till nämnden sammanträde den 18 april. Förvaltingens förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens konstinventering. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram vilka kostnader det innebär att återuppta utlåningsverksamheten. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram tydliga riktlinjer avseende inköp till kommunens konstsamling. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

10 Kultur- och fritidsnämnden Yrkande Rolf Hedberg (L) yrkar att förvaltningens tredje förslag till beslut ändras till: Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ge förslag på tydliga riktlinjer avseende inköp till kommunens konstsamling. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Rolf Hedbergs (L) ändringsyrkande och finner att det bifalles. Förvaltingens förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens konstinventering. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram vilka kostnader det innebär att återuppta utlåningsverksamheten. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ge förslag på tydliga riktlinjer avseende inköp till kommunens konstsamling. Exp. Anna Mighetto Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

11 Ärende 2 Hantering av 0,5 % regeln, offentlig konst

12 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Anna Mighetto Direktnr: Beteckning: KFN Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun Ärendebeskrivning Vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 18 april 17 presenterade förvaltningen förslag på riktlinjer för arbetet med 0,5 % regeln för offentlig konst i Alingsås kommun. I samband med denna presentation beslutade nämnden att återremittera ärendet till förvaltningen för fortsatt utredning för en mer förenklad hantering av riktlinjerna. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har sett över de föreslagna riktlinjerna och reviderat dessa (se separat bilaga daterad 31 maj). Syftet med riktlinjerna är att ge ansvariga tjänstepersoner en tydlig och säker ordning i arbetsprocessen kring 0,5 % regeln. En ytterligare orsak till detta är att lagen om offentlig upphandling (LOU) ska beaktas vid inköp av konst enligt 0,5 % regeln. Det betyder att de skrivningar som refererar till LOU inte går att förenkla ytterligare. I korthet går riktlinjerna ut på: Att Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för processen och arbetet med att tillämpa 0,5 % regeln i kommunen. Att konstnärlig gestaltning enligt 0,5 % regeln vid om- och nybyggnation ska tillämpas ska skrivas in i relevanta processmanualer och kontrakt hos: - Upphandlingsenheten - Samhällsbyggnadskontoret, Exploateringsavdelningen, Tekniska förvaltningen - Alingsåshem - FABS Gemensamma informationsmöten angående kommande om- och nybyggnationer ska hållas två gånger per år. Varje konstprojekt ska ha sin särskilt sammansatta arbetsgrupp. I samtliga arbetsgrupper ska konstkompetensen vara tydligt representerad.

13 Varje projekt ska arbeta fram specifika aspekter som gäller för val av konstnär och inköp till just det projektet. Följande aspekter ska även tas i beaktande: - Förslaget ska bidra till ett mer offensivt förhållningssätt till konst och till konst i offentliga rum. - Brukarperspektivet: förslaget ska eftersträva närhet och interaktion med medborgarna i deras vardagsmiljö, en viktig demokratisk aspekt. - Estetiska-, konstnärliga-, samt genusaspekter - Samverkan med miljö och arkitektur lokalt och i ett större perspektiv - Symbolvärde för verksamheten/sätt att förstärka verksamhetens identitet - Materialval och tekniska lösningar - Konstverkets hållbarhet och kringlösningar - Drift- och underhållsaspekter Vägledande vid val av konstnär är: 1. Direktupphandling vid värde under direktupphandlingsgränsen 2. Offentlig upphandling vid värde över direktupphandlingsgränsen 3. Undantag p.g.a. konstnärliga eller tekniska skäl I samband med kontraktsskrivning med vald konstnär informeras berörda nämnder och parter om valet. Projekten i sin helhet finansieras av de medel som uppstår i och med att 0,5 % regeln tillämpas. De verk som finansieras genom 0,5 % regeln ägs och förvaltas av den part som finansierar om- eller nybyggnationen. Ägaren av verket regleras i kontraktsskrivningen. Ägaren av verket står för alla kostnader i samband med fortsatt förvaltande av verket.

14 Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom de föreslagna riktlinjerna Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun. Kultur- och fritidsnämnden översänder de föreslagna riktlinjerna Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun på remiss till Samhällsbyggnadsnämnden, Tekniska nämnden, Fabs, Alingsåshem samt upphandlingsenheten för yttrande. Exp: Samhällsbyggnadsnämnden, Fabs, Alingsåshem samt upphandlingsenheten Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwartz Tf Förvaltningschef Anna Mighetto Avdelningschefl Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

15 Kultur- och fritidsförvaltningen Datum: Beteckning: KFN Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun Bakgrund och syfte 1937 beslutade Sveriges Riksdag att 1 % av byggkostnaderna skulle avsättas för konstnärliga utsmyckningar vid offentlig byggnation. Alingsås kommun beslutade 1980 om att avsätta 0,5 % av den totala byggkostnaden vid all om- och nybyggnation, till konstnärlig gestaltning och att Kultur- och fritidsförvaltningen har ansvar att driva frågan. Offentlig konst handlar om att ge något mer till våra offentliga rum än det mest funktionella och förutsägbara. Konst i det offentliga rummet är identitetsskapande och medverkar till att skapa karaktär och sammanhang. Genom konsten uttrycks och formuleras frågeställningar, värderingar och känslor, som ger våra liv och samhället fler dimensioner och nya perspektiv. Konsten har i denna bemärkelse en viktig demokratifrämjande funktion. Syftet med detta dokument är att skapa tydliga, gemensamma riktlinjer för hur arbetet med de konstnärliga gestaltningsuppdragen vid om- och nybyggnation ska ske. 1. 0,5 % regeln skrivs in i relevanta dokument Att konstnärlig gestaltning enligt 0,5 % regeln vid om- och nybyggnation ska tillämpas ska skrivas in i relevanta processmanualer och kontrakt hos: Upphandlingsenheten Samhällsbyggnadskontoret, Exploateringsavdelningen, Tekniska förvaltningen Alingsåshem FABS Vid om- eller nybyggnation där kommunen anlitar privata byggbolag ska det finnas en samarbetsklausul inskriven i kontraktet att 0,5 % av byggkostnaderna ska gå till offentlig konst och att byggbolaget skall samverka med kommunen kring den offentliga gestaltningen som en del av projektet. Kultur- och fritidsförvaltningen är drivande i att detta sker. Ansvar för att så sker ligger på respektive ovan nämnda förvaltningar och bolag. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Besöksadress Telefon: Fax: E-post: myndighetsbrevlåda Webbplats:

16 2. Informationsmöten Informationsmöten angående kommande om- och nybyggnationer ska hållas två gånger per år. Samhällsbyggnadskontoret, Alingsåshem, FABS, och Kultur- och fritidsförvaltningen närvarar. Vid mötet presenteras kommande om- och nybyggnationer med tillhörande tidsplan, budget och om möjligt redan då tankar kring den konstnärliga gestaltningen. Målet är att arbetet med den konstnärliga gestaltningen ska komma in i processen så tidigt som möjligt och vara en naturlig del av projektet. För informationsmötena är Kultur- och fritidsförvaltningen sammankallande. 3. Arbetsgrupper På informationsmötena föreslås arbetsgrupper för varje enskilt konstprojekt på varje om- eller nybyggnation. Olika storlek och karaktär av konstprojekt kräver olika gruppkonstellationer och därför kan det i arbetsgrupperna även ingå t ex verksamhetens, platsens eller byggnadens brukare eller andra med relevant kompetens. Vilka dessa parter är bestämmer arbetsgruppen tillsammans. Kultur- och fritidsförvaltningen kontaktar därefter projektledare för om- och nybyggnationen med den föreslagna arbetsgruppen för konstprojektet, som vid behov kan kompletteras ytterligare. Vid behov och särskilt vid stora projekt anlitar Kultur- och fritidsförvaltningen en extern konstkonsult som projektledare till konstprojektet. Hela eller delar av arbetsgruppen kan även utgöra jury vid val av konstnär. De som deltar i val av konstnär ska till större del bestå av sakkunniga, d v s representanter med konstkompetens. Detta gör att arbetsgruppen när den fungerar som jury ytterligare ska kompletteras. För varje arbetsgrupp är Kultur- och fritidsförvaltningen sammankallande och gruppen rådgivande. 4. Finansiering Eventuellt arvode för externa parter i arbetsgrupperna ingår i de medel som avsätts av byggande part till konstprojektet. Arvodet för eventuell konstkonsult ingår i de medel som avsätts av byggande part till konstprojektet. De medel som avsätts för projektet överförs från byggande part till ett särskilt konto under Kultur- och fritidsförvaltningen. 5. Specifikation av projekt I arbetsgruppen presenterar beställaren projektets ramar (budget, tidsplan etc.) och platsens eller byggnadens funktion (syften, teman etc.). Arbetsgruppen jobbar fram konstprojektets specifikationer. Dessa utgör underlaget för den förstudie som konstkonsult eller ansvarig från Kultur- och fritidsförvaltningen skriver och som utgör underlag för kommande upphandling. 6. Val av konstnär Inköp av offentlig fast konst ska upphandlas och köpas in i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens riktlinjer för upphandling. Beroende på Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

17 projektets storlek och karaktär sker val av konstnär genom annonsering, projekttävling eller parallella skissuppdrag. Ansvarig för upphandlingen är konstkonsult eller ansvarig från Kultur- och fritidsförvaltningen. Vägledande är att val av konstnär görs på följande vis: 1. Direktupphandling Vid värde under direktupphandlingsgränsen ska val av konstnär göras enligt: Vid värde upp till kr tar Kultur- och fritidsförvaltningen, eventuellt tillsammans med konstkonsult för konstprojektet, fram förslag på konstnär. Detta kan, men måste inte basera sig på utannonsering av projektet i form av projekttävling eller för allmän intresseanmälan. Sker ingen annonsering ska minst tre konstnärer tillfrågas, om så är möjligt. Beslut om konstnär tas av arbetsgruppen i egenskap av projektspecifik jury. Direktupphandlingsprocessen ska dokumenteras i enlighet med Alingsås kommuns riktlinjer för direktupphandling. Vid värde från upp till gräns för direktupphandling tar Kultur- och fritidsförvaltningen, eventuellt tillsammans med konstkonsult för konstprojektet fram förslag på 2-3 konstnärer som, efter beslut i arbetsgruppen, tilldelas parallella arvoderade skissuppdrag. Detta kan, men måste inte basera sig på utannonsering av projektet i form av projekttävling eller för allmän intresseanmälan. Sker ingen annonsering ska minst tre konstnärer tillfrågas, om så är möjligt. Beslut om konstnär tas av arbetsgruppen i egenskap av projektspecifik jury. Direktupphandlingsprocessen ska dokumenteras i enlighet med Alingsås kommuns riktlinjer för direktupphandling. 2. Offentlig upphandling Vid värde över direktupphandlingsgränsen genomförs offentlig upphandling enligt LOU med utannonsering av projektet i form av projekttävling eller allmän intresseanmälan. Ur inkomna förslag till projekttävling väljer Kultur- och fritidsförvaltningen tillsammans med konstkonsult för konstprojektet tre konstnärer. Ur inkomna intresseanmälningar väljer Kultur- och fritidsförvaltningen tillsammans med konstkonsult för konstprojektet tre konstnärer, som tilldelas parallella arvoderade skissuppdrag. Beslut om konstnär tas av arbetsgruppen i egenskap av projektspecifik jury. 3. Undantag p g a konstnärliga eller tekniska skäl I de fall då det av tekniska eller konstnärliga skäl bedöms att endast en konstnär kan genomföra uppdraget kan det komma att bli aktuellt med inköp av verk utan annonsering, även över direktupphandlingsgränsen. Om undantaget åberopas måste beslutet att anta konstnären vara välmotiverat och inte vara allmänt hållet. 7. Bedömning av förslag Inkomna skisser och förslag ska bedömas utifrån de specifika aspekter som arbetats fram i respektive arbetsgrupp och projekt. Följande aspekter ska även tas i beaktande: Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

18 Förslaget ska bidra till ett mer offensivt förhållningssätt till konst och till konst i offentliga rum. Brukarperspektivet: förslaget ska eftersträva närhet och interaktion med medborgarna i deras vardagsmiljö, en viktig demokratisk aspekt. Estetiska-, konstnärliga-, samt genusaspekter Samverkan med miljö och arkitektur lokalt och i ett större perspektiv Symbolvärde för verksamheten/sätt att förstärka verksamhetens identitet Materialval och tekniska lösningar Konstverkets hållbarhet och kringlösningar Drift- och underhållsaspekter 8. Kontraktsskrivning Efter beslut i arbetsgruppen skrivs kontrakt mellan Kultur- och fritidsförvaltningen och konstnären. Kontraktet reglerar bl a tidsplan, kostnader, ägarförhållanden, samt garantitid för verket. Berörda nämnder och parter informeras om valet. 9. Arbetsdokument För att underlätta kommunikationen under arbetsprocessen upprättas ett arbetsdokument för respektive arbetsgrupp av Kultur- och fritidsförvaltningen. Samtliga inblandade parter inklusive konstnär ska ta del av dokumentet. Här förtydligas kontaktpersoner, tidsplan, utförande, placering och underhåll. Sker förändringar i projektet är det viktigt att alla får ta del av informationen. 10. Besiktning Besiktning av verket när det väl står på plats görs vid två tillfällen av representanter från arbetsgruppen tillsammans med konstnär. Första besiktningen sker direkt efter verkets uppförande. Andra besiktningen sker vid ett senare tillfälle som beslutas gemensamt, efter att den beslutade garantitiden gått ut. Vid dessa tillfällen kontrolleras verkets överensstämmelse med kontraktet och övrigt underlag såsom t ex säkerhet och hållbarhet. Besiktningarna dokumenteras av ansvarig på Kulturoch fritidsförvaltningen. Till båda besiktningarna är Kultur- och fritidsförvaltningen sammankallande. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

19 11. Överlämning av verk till beställare När första besiktningen är gjord och eventuella åtgärder genomförda avslutas arbetsdokumentet av Kultur- och fritidsförvaltningen och skickas tillsammans med andra för dokumentationen viktiga projekthandlingar till berörd projektledare, samt beställare. Arbetsdokumentet kan användas av beställare som grund i överlämning av verket till förvaltare och fastighetsskötare. 12. Ägarförhållanden och fortsatt förvaltande av verk De verk som finansieras genom 0,5 % regeln ägs och förvaltas av den part som finansierar om- eller nybyggnationen. Ägaren av verket står för alla kostnader i samband med fortsatt förvaltande av verket. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

20 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag 17 Dnr KFN Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun Ärendebeskrivning 1937 beslutade Sveriges Riksdag att 1 % av byggkostnaderna skulle avsättas för konstnärliga utsmyckningar vid offentlig byggnation. Alingsås kommun beslutade 1980 om att avsätta 0,5 % av den totala byggkostnaden vid all om- och nybyggnation, till konstnärlig gestaltning och att Kultur- och fritidsförvaltningen hade ansvar att driva frågan. Det har varit problematiskt att tillämpa beslutet och endast ett fåtal projekt enligt 0,5 % regeln har realiserats sedan beslutet tillkom. Eftersom flera förvaltningar och bolag måste vara inblandade i Kultur- och fritidsförvaltningens arbete med att tillämpa beslutet, är det viktigt med en tydlig ansvarsfördelning för att säkra kvaliteten i den offentliga konsten, dess underhåll, samt förhållandet till brukarna på plats. Mot bakgrund av detta vill förvaltningen skapa tydliga och gemensamma riktlinjer för hur arbetet med de konstnärliga gestaltningsuppdragen vid om- och nybyggnation ska se ut. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har i skrivelse den 11 mars lämnat följande yttrande. Offentlig konst handlar om att ge något mer till våra offentliga rum än det mest funktionella och förutsägbara. Konst i det offentliga rummet är identitetsskapande och medverkar till att skapa karaktär och sammanhang. Genom konsten uttrycks och formuleras frågeställningar, värderingar och känslor, som ger våra liv och samhället fler dimensioner och nya perspektiv. Kultur- och fritidsförvaltningen har därför tagit fram ett förslag till riktlinjer avseende Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun (se separat bilaga). Då flera nämnder är inblandande i beslutet att tillämpa 0,5 % regeln är det av största vikt att dessa nämnder yttrar sig över de föreslagna riktlinjerna. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 11 april 13 och föreslog då att beslutsatsen Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom de föreslagna riktlinjerna Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun skulle avslås Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

21 Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden ställer sig bakom de föreslagna riktlinjerna Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun. Kultur- och fritidsnämnden översänder de föreslagna riktlinjerna Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation enligt 0,5 % regeln i Alingsås kommun på remiss till Samhällsbyggnadsnämnden, Fabs, Alingsåshem samt upphandlingsenheten för yttrande. Remissvaret ska vara inne senast den 27 maj för vidarare behandling i Kultur- och fritidsnämnden. Yrkande Staffan Albinsson (C) yrkar att ärendet återremiteras till förvaltningen för fortsatt utredning för en mer förenklad hantering av riktlinjerna. Frågan om delegationsordningen bör också utredas på detta område. Katarina Ekenger (MP) yrkar bifall till Staffan Albinssons (C) yrkande. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på återremissyrkandet och finner att det bifalles. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen för fortsatt utredning för en mer förenklad hantering av riktlinjerna. Frågan om delegationsordningen bör också utredas på detta området. Ärendet ska återrapporteras till nämndens sammanträde senast i september Exp. Anna Mighetto Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 Ärende 3 Lämpliga områden för etablering av näridrottsplatser

23 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Bengt-Göran Kullner Direktnr: Beteckning: KFN Lämpliga områden för etablering av näridrottsplatser Ärendebeskrivning Vid Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts möte den 7 december presenterade förvaltningen förslag på tre platser för etablering av näridrottsplatser: -Sollebrunn/Bjärkehallen -Ängaboskolan -Noltorpskolan Vid arbetsutskottets sammanträde återremitterades ärendet till förvaltningen för ytterligare beskrivning av de olika aktiviteterna vid näridrottsplatserna. Förvaltningen skulle även ange vilka objekt som föreslås bli prioriterade. Förvaltningens yttrande Förvaltningen kan, efter översynen enligt återremissen, konstatera att de tidigare föreslagna platserna för etablering av näridrottsplatser kvarstår enligt följande prioritering: Sollebrunns skola/bjärkehallen: Fastighetsägare: FABS Skateboardåkandet är i dag en väl etablerad aktivitet bland ungdomar och de flesta kommuner har en eller flera skateanläggningar av olika format. I Alingsås tätort finns sedan ca 10 år en större skateanläggning som nu är föremål för renovering och utbyggnad. I Ingared finns sedan några år en mindre skateanläggning efter initiativ från byalaget. Sedan tidigare finns det önskemål om att anlägga en skateanläggning i Sollebrunn. Det är rimligt att även den största tätorten i kommunens norra delar har en skateanläggning. Finns det ytterligare ekonomiskt utrymme kan en mindre parcouranläggning vara ett bra komplement.

24 Ängaboskolan Fastighetsägare: Alingsås kommun Det finns idag inga kommunala anläggningar för spontanaktiviteter i området Stockslycke, Gråbo, Östra samt Västra Ängabo. I anslutning till Ängaboskolan finns en relativ stor grusplan som, helt eller delvis, kan beläggas med konstgräs. Därigenom skapas en bra aktivitetsyta för skolbarnen under skoltid som samtidigt ger möjlighet till spontanaktiviteter på fritiden. Ängaboskolans grusplan är tillräckligt stor för att rymma ytterligare anläggningar för spontanaktiviteter. Om ekonomiskt utrymme finns, kan man med fördel komplettera konstgräsytan med anläggningar med en inriktning mot klättring, utegym etc. Noltorpskolan Fastighetsägare: FABS Noltorpsområdet behöver fler lokala ytor för spontanaktiviteter. Vi kan konstatera att många ungdomsgrupper idag använder Alströmervallens konstgräsplan för spontan fotboll, när föreningslivet inte utnyttjar planen. Behovet av ytterligare konstgräsytor i området är stort. Noltorpsskolans grusplan kan beläggas med konstgräs och utgöra en aktivitetsbas som med fördel kan kompletteras med ytterligare anläggningar för basket, klättring etc. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur och fritidsnämnden godkänner etablering av näridrottsplatser vid Sollebrunn skola/bjärkehallen, Ängaboskolan och Noltorpskolan med inriktning på aktiviteter som angivits ovan. Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwartz Tf Förvaltningschef Bengt-Göran Kullner Avdelningschefl Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

25

26

27 Ärende 4 Återrapportering av åtagande, utvärdering av verksamhetsbidrag

28 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Lena Eriksson Direktnr: Beteckning: KFN Återrapportering av åtagande, utvärdering av verksamhetsbidrag Ärendebeskrivning Utifrån Kommunfullmäktiges styrindikator 9 Bättre Kulturliv har Kultur- och fritidsnämnden åtagit sig flerårsstrategin att arbeta för en jämnare resursfördelning ur ett genusperspektiv bland unga som tar del av nämndens verksamheter. Förvaltningens yttrande I förvaltningens arbetsplan har Fritid Förening Folkhälsa valt att se över fördelningen av verksamhetsbidraget till barn- och ungdomsverksamhet 4 25 år. (Att beakta är att studieförbundens verksamheter för åldersgruppen inte behandlas av detta bidrag) För 2015 har kronor fördelats i verksamhetsbidrag utifrån deltagartillfällen deltagartillfällen avser flickor och avser pojkar. Detta innebär att 38 % av medlen har fördelats till flickor och 62 % till pojkar. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten. Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwarz Tf Kultur- och fritidschef Lena Eriksson Avdelningschef Fritid Förening Folkhälsa Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

29 Ärende 5 Identifiera tillgången till replokaler i kommunen

30 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Lena Eriksson Direktnr: Beteckning: KFN Identifiera tillgången till replokaler i kommunen Ärendebeskrivning Vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 16 maj 30 fick förvaltningen i uppdrag att identifiera samt kartlägga tillgången till replokaler i kommunen. En första delrapport av uppdraget ska redovisas vid nämndens sammanträde i juni. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har undersökt tillgången till replokaler hos studieförbundwn samt de som finns i kommunal ägo. Kartläggningen har visat på följande: Två studieförbund hyr ut replokaler i Folkets Hus och i Kabomfastigheten. Sammanlagt handlar det om 10 stycken lokaler. Ett studieförbund bedriver en studio för hiphop På Arena Elva finns en replokal som ger nybildade band möjlighet till en första replokal. AFM har fyra replokaler som hyrs privat i Kabomfastigheten I Alingsåsparken finns en replokal att tillgå under sommarmånaderna. Det finns några fastighetsägare som hyr ut lokaler till band men det finns inga offentliga uppgifter på hur många dessa är. Enligt de tillfrågade studieförbunden finns det en efterfrågan på 2-3 lokaler men det är varierande över tid. Kartläggningen visar att ungas musikskapande idag inte är det samma som för några år sen. Många skriver och skapar musik på datorn. Utvecklingen av Alströmergymnasiets Estetprogram samt Kulturskolan gör att behovet att skapa musik i band på fritiden har minskat. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporteringen. Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwartz Tf Förvaltningschef Lena Eriksson Avdelningschef Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

31 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag 30 Dnr KFN Identifiera tillgången till replokaler i kommunen Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsaktiviteter för unga är viktigt. Många ungdomar i Alingsås kommun tar kontakt med Kultur- och fritidsnämndens politiker och ställer frågor avseende replokaler för musikband i kommunen. Mot bakgrund av detta bör en utredning tillsättas för att identifiera och kartlägga tillgången till replokaler i Alingsås kommun. Kultur- och fritidsnämndens beslut Förvaltningen får i uppdrag att identifiera samt kartlägga tillgången till replokaler i kommunen. En första delrapport av uppdraget ska redovisas vid nämndens sammanträde i juni. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

32 Ärende 6 Avsiktsförklaring samarbete med nordiska vänorter

33 Datum: Kultur- och fritidsnämnden Handläggare: Lena Eriksson Direktnr: Beteckning: KFN Avsiktsförklaring samarbete med nordiska vänorter Ärendebeskrivning Vänortskommunerna Skedsmo i Norge, Tårnby i Danmark och Alingsås i Sverige har under lång tid tillbaka haft flera gemensamma uppdrag och arrangemang. De uppdrag som funnits i tidigare avtal har inte kunnat förankras i vänorterna fullt ut. Däremot har ungdomsutbytet visat sig fungera. Efter diskussion med de ungdomar som deltagit i ungdomsutbytet har representanter från vänortskommunerna enats om att fortsätta utbytet. En utvärdering av tidigare genomfört arbete ägde rum mellan vänorterna i Skedomo i mars Vid denna sammankomst tog vänorterna fram en avsiktsförklaring (se separat bilaga) över fortsatt ungdomsutbyte mellan Skedsmo, Tårnby och Alingsås för perioden Denna avsiktsförklaring ska Kultur- och fritidsnämnden ta ställning till. Förvaltningens yttrande Syftet med ett fortsatt ungdomsutbyte är att sprida kunskap, utveckla kulturella samarbeten och stärka ungdomsutbyte samt nytänkande. Samarbetet skall ha speciellt fokus på demokratiarbete. Att arbeta med internationella utbyten är en del i arbetet med de unga på fritidsgårdarna, med ungdomsfullmäktige och föreningslivet. Alingsås kommun har idag en etablerad kontakt med vänorterna vilket möjliggör att arbetet med ovanstående vänorter kan utvecklas ytterligare. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner bifogat förslag till avsiktsförklaring för ungdomsutbyte mellan Tårnby, Skedsmo och Alingsås för perioden Exp: Skedsmo Kommun, Tårnby kommun, Kommunstyrelsen

34 Kultur- och fritidsförvaltningen Anneli Schwartz Tf Förvaltningschef Lena Eriksson Avdelningschefl Godkänd av: Anneli Schwartz Titel: Datum:

35 Intensjonsavtale om ungdomssamarbeid innen kultur- og fritidsområdet mellom Skedsmo, Tårnby og Alingsås Bakgrunn Vennskapskommunene Skedsmo i Norge, Tårnby i Danmark og Alingsås i Sverige har i lang tid tilbake hatt flere felles oppdrag og arrangementer. Tidligere avtale har inneholdt forskjellige oppdrag hvor det ikke har lyktes å få god nok forankring i vennskapskommunene med et stort unntak, nemlig ungdomssamarbeidet. Etter en god diskusjon med mange ungdommer har representanter fra vennskapskommunene blitt enige om å fortsette samarbeidet innenfor området ungdomsutveksling. Formål Formålet med vennskapskommunenes ungdomsutveksling skal være å styrke landenes naturlige bånd, spre kunnskap, utvikle kulturelt samarbeid og oppmuntre hverandre til utveksling og nytenkning. Samarbeidet skal ha et spesielt fokus på demokratibygging. Prinsipper Alle 3 kommunene forplikter seg til følgende: Gjennomføre et planleggingsmøte og et ungdomstreff per år i perioden i Skedsmo, 2018 i Alingsås og 2019 i Tårnby. Målgruppa skal i hovedsak være ungdom i aldersgruppa år. Det skal være mellom 10 og 15 ungdommer fra hver kommune på nordisk ungdomstreff. Temaer for nordisk ungdomstreff skal være innenfor områdene kultur, skole, demokrati og et aktuelt samfunnsspørsmål. Årlig planleggingsmøte avgjør detaljert innhold. Evaluering og rapportering av ungdomstreffene er en forutsetning for deltakelse i ungdomssamarbeidet. Hver kommune har ansvar for sine egne utgifter i forbindelse med nordisk ungdomstreff. Reisekostnadene betaler den enkelte kommune. Styring Det nordiske ungdomssamarbeidet styres av 1 politiker og 1 fra kommunens administrasjon fra hver kommune. Styringsgruppa møtes en gang per år i forbindelse med gjennomføring av nordisk ungdomstreff. Med bakgrunn i intensjonsavtalen ovenfor oppmuntres kommunene til samarbeid også innenfor andre områder etter behov. Dato Alingsås kommune Tårnby kommune Skedsmo kommune

36